Descarga - Experiencias Contables. La organizacion del Futuro

Conceptos Básicos de Contabilidad

Índice General
Que es Contabilidad Objetivos
de
Contabilidad
la Contabilidad
Causación
Partida Doble
la Asientos Contables
Ventajas
de
Partida Doble
de
Ecuación Patrimonial Concepto de Cuenta Ingreso
Gasto
Costo de Ventas
Balance General
Estado de Resultado Registro
Esencia
Forma
Sobre
Cuentas por Cobrar
la Prudencia
Inversiones
Periodo Contable
Cuentas por Pagar
Depreciación
Empresa
Ente Económico
Persona Natural
Persona Jurídica
Establecimiento
Comercio
Comerciantes
Ciclo Contable
Libros
Contabilidad
de Sociedades
Comerciales
Soportes
Contabilidad
de
de

2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma
sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa,
con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear,
controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática
sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el
patrimonio que posee la empresa.

Llevar un control de todos los ingresos y egresos.

Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de
una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.

Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.

Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.
2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACION
Esto significa que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en
el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente.
2.4 PARTIDA DOBLE
Es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se
debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones
comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:




Cuando una persona vende, hay otra que compra.
Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
No puede existir deudor sin acreedor.
No puede existir acreedor sin deudor.
Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el
registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las
cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o
servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento
contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y
salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los
mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de
exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es
solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios,
cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos
abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y
beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de
formular un balance general.
2.6 ASIENTOS CONTABLES
Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando
se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean
más de dos cuentas.
2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en
orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de
contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse
con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con
indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado
y autorizado.
2.6.2 Contenido del comprobante.
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

Fecha
Origen
Descripción
Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el
asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por
palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el
auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a
que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a
lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con
los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL
Es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto
de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente
económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través
de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o
disminuyan el Activo o el Pasivo.
2.7.1 Descripción de la ecuación patrimonial.
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo
y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas,
se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor
del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
De donde:
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
Las modificaciones en la ecuación patrimonial. Es cuando la ecuación puede
variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del Activo, Pasivo y
Patrimonio; ejemplo:
El 10 de Abril El señor xy tiene $3.000.000 en Bancos y no tiene deudas a su
cargo.
La ecuación patrimonial se representa así:
ACTIVO
PASIVO
Bancos
$3.000.000
Patrimonio
0
Total Activo
$3.000.000
Aportes Sociales
$3.000.000
=========
========
El 15 de Abril compra al contado muebles por $1.000.000 y cancela con cheque.
La ecuación patrimonial se modifica así:
ACTIVO
PASIVO
Bancos
$2.000.000
Equipo de Oficina
1.000.000
Total Activo
$3.000.000
=========
Patrimonio
0
Aportes Sociales
$3.000.000
=========
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
2.8 CONCEPTO DE CUENTA
Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo
un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes,
obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que
permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.
2.8.1 Partes de una cuenta.






Título o nombre.
Fecha.
Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está
registrando.
Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan
o cargan y constituyen un aumento (débito).
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se
acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo
deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor:
si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.
2.8.2 Clasificación de las cuentas.
2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.
Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas;
forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden
ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables
en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero
en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos,
las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico
como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la
empresa beneficios económicos futuros.
Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o
servicios.

Estar bajo el control de la Empresa.

Generar un derecho de reclamación.
Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la
empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por
cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico,
derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se
deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
Características de los pasivos.
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


La obligación tiene que haberse causado.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Representa para la empresa una obligación presente.
Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de
un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y
la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una
manera equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la
empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.
La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el
que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto
de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños
para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas.
Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte
adicional de los propietarios de la empresa.
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Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del
ejercicio contable.
Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
Es igual al activo total menos el pasivo total.
El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los
derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
Aportes efectuados por el propietario
Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.
Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y
gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
2.8.2.3 Cuenta de Orden.
Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son
de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia,
manejo o negociación.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la
estructura financiera de un ente económico.
2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros
entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en
el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las
declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.
Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas
con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se
usan también para ejercer control interno.
2.9 INGRESO
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una utilidad.
2.10 GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos
necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO DE VENTAS
Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.
2.12 CUENTAS POR COBRAR
Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la
empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce
como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las
siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crédito del
periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.
2.13 BALANCE GENERAL
Informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una
fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio,
los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación
financiera.
2.14 ESTADO DE RESULTADO
Informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente
económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos,
gastos y corrección monetaria
2.15 REGISTRO
Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a
la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable
relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan
el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la
información.
2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA
La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el
requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y
transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida
observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente
económico.
2.17 PRUDENCIA
En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo
contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con
referencia da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también
aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que
supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en
el periodo actual o en periodos anteriores.
2.18 INVERSIONES
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así
como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las
políticas sociales, económicas y financieras del estado.
2.19 PERIODO CONTABLE
Corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los
resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución
presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades,
efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de
enero al 31 de diciembre.
2.20 CUENTAS POR PAGAR
Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa
contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.
2.21 DEPRECIACIÓN
Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier
institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el
costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación
real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto,
disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.
2.22 EMPRESA
Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la
producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o
para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más
establecimientos de comercio.
2.23 ENTE ECONOMICO
En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad,
respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido
e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.24 PERSONA NATURAL
Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades
que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el
personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las
obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para
construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).
2.25 PERSONA JURIDICA
Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser
representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales
cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más
actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por
Escritura Pública.
2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes
organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma
persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo
establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al
desarrollo de diversas actividades comerciales.
2.27 SOCIEDADES COMERCIALES
Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que
se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un
proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley
como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios.
La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente
de los socios.
2.28 COMERCIANTES
"Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades
que la ley considera mercantil. La calidad de comerciante se adquiere aunque la
actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta
persona". (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el
funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la
legislación.
2.29 CICLO CONTABLE
Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración
de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de
estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable.
Consta de las siguientes partes:
Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes
del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario
general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros
principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa
deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante
diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus
necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en
comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad,
denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros
principales y auxiliares.
2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para
preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y
pérdidas.
3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas
nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa
de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para
comenzar un nuevo ciclo contable.
2.30 SOPORTES DE CONTABILIDAD
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de
acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante
soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por
quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o,
dejando constancia en éstos de tal circunstancia, conservarse archivados en
orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así
como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.
(Decreto 2649/93).
2.30.1 Comprobantes de contabilidad de orden interno o externo.
Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las
partidas asentadas en los libros son de orden Interno o Externo.
2.30.2 Comprobantes de orden interno.
Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan
directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas
de inventarios, la distribución de costos y gastos, y deben contener fecha, número
de serie, descripción de la operación y cuantía de ella.
2.30.3 Comprobantes de orden externo.
Son los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con
terceros como las Facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de
egreso, los comprobantes de devoluciones, y deben contener la fecha de
expedición, número de serie, detalle, valor, y forma de pago cuando fuere
pertinente.
2.30.4 TIPOS DE SOPORTES QUE RESPALDAN HECHOS ECONÓMICOS
2.30.4.1 La Factura Comercial.
Es el documento comercial donde se describe detalladamente los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos causados y la forma de pago.
El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de la
mercancía despachada o servicio prestado al cliente.
2.30.5 Soportes de Actos Escritos.
Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el
instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
2.30.6 Soporte de compraventa de inmuebles.
La venta de los bienes raíces y servidumbres, y la de una sucesión hereditaria, no
se reputan perfectas ante la ley mientras no se haya otorgado por escritura
pública. La tradición del dominio de los bienes raíces requerirá además de la
inscripción del título en la correspondiente oficina de Registro de Instrumentos
Públicos, la entrega material de la cosa.
2.30.7 Soporte de actos que deban constar por Escritura Pública.
Cuando la ley exija como solemnidad que un acto o contrato deba elevarse a
escritura pública, el documento soporte para el comprobante de contabilidad
respectivo será la correspondiente escritura.
2.30.8 Soporte de la adquisición de Seguros.
El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se
denomina póliza. Deberá redactarse en castellano, ser firmada por el asegurador y
entregarse en su original al tomador dentro de los quince días siguientes a la
fecha de su expedición.
2.30.9 Soporte para el registro contable de las operaciones de coaseguro.
El registro contable de las operaciones de coaseguro deberá respaldarse en las
copias de las pólizas, anexos y certificados expedidos por la aseguradora líder
para tal efecto las cuales constituirán las pruebas de dicho asiento.
2.30.10 Soporte del pago de un título.
El deudor que pague tendrá derecho a exigir un recibo y no estará obligado a
contentarse con la simple devolución del título, sin embargo la posesión de este
hará presumir el pago.
2.30.11 Soporte de las decisiones sociales.
Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas
aprobadas por la misma o por las personas que se designen en la reunión para tal
efecto, y firmadas por el presidente y secretario de la misma, en las cuales deberá
indicarse, además, la forma en que se hayan sido convocados los socios, los
asistentes y los votos emitidos en cada caso.
2.30.12 Soporte de pasivos.
Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, solo
podrán solicitar los pasivos que estén debidamente respaldados por documentos
de fecha cierta, en los demás casos los pasivos deben estar respaldados por
documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la
contabilidad.
2.30.13 Soporte del comprobante de contabilidad para el registro del
impuesto de timbre.
Los contribuyentes y los agentes retenedores del impuesto de timbre obligados a
llevar contabilidad deberán registrar la causación, recaudo, pago o consignación
del impuesto en una cuenta destinada exclusivamente para ello.
Los comprobantes de contabilidad respectivos deberán identificar plenamente el
acto o documento gravado. Si a ello no estuviera anexo el soporte
correspondiente, tales comprobantes deberán indicar el lugar en donde se
encuentra archivado el soporte de manera que en cualquier momento se facilite
verificar la exactitud del registro.
2.30.14 Conservación de los comprobantes.
El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los
asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se
facilite verificar su exactitud. (Art. 55 C.Co.)
2.30.15 Recibo de caja.
El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y
las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2.30.16 Recibo de consignación bancaria.
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con
el sello del cajero recibido o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte
para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formularios: uno para consignar en efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
2.30.17 Factura cambiaria de compraventa.
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. Es un titulo valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al
comprador.
Contenido de una factura cambiaria de compraventa:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio
c) Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios,
cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un
responsable con derecho al correspondiente descuento
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta
e) Fecha de su expedición
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados
g) Valor total de la operación
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría. (Art 617 E.T)
2.30.18 Comprobante de venta con tarjeta de crédito.
La tarjeta de crédito (o dinero plástico), es un medio de pago que utiliza el
tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema. Se constituye un
contrato con la entidad financiera que expide la tarjeta de crédito.
Cuando la empresa vende bienes o servicios con tarjeta de crédito, se considera
venta de contado porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se
consigna, utilizando el formato especial que el banco ha diseñado para este
servicio. La comisión de servicio que cobra el banco se considera un gasto
financiero para la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta.
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2.30.19 Comprobante de Egreso
Llamado también orden de pago, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos
negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el
comprobante de pago queda una copia del cheque, ya que el título valor se
entrega al beneficiario.
2.30.20 Nota Débito.
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de las
facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.
Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se elaboran
tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra
para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.
2.30.21 Nota Crédito.
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidadas en la
factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un soporte que se denomina nota
crédito.
Se elaboran tres copias: original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad.
2.30.22 Recibo de caja Menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un
monto denominado caja menor de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Cuando se gasta el dinero de caja menor, se debe reintegrar el valor de los pagos
realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debita las
respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos.
La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante
denominado reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago.
Todos estos documentos se deben anexar al comprobante de diario.
2.30.23 Notas de contabilidad.
Es un documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.
2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD
Las características básicas de un libro de contabilidad deben remitirse, en
principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas
donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o
haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina
el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características
enunciadas anteriormente.
2.31.1 Registro de los libros de comercio.
El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de
haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro,
de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus
hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho
del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los
cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su
autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe
llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por cada clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus
operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma
individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y
las restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben
llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los
libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias
de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así
como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con
indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones
que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por
grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre
otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados
de dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
2.31.2 Forma de llevar los libros de contabilidad.
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además
de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en
forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y
reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de
contabilidad que los respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben
totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros está prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos
se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los
asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad
producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran
"espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que
al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las
partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares,
tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos
prohibidos por este artículo.
2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de Comercio.
En los libros de comercio se prohíbe:
1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier
error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.