E-sourcing

E-sourcing
y las negociaciones
electrónicas en Internet
Jordi Monsech
Responsable de e-Procurement. Grupo Gas Natural
A
pesar del tiempo transcurrido, y nos estamos situando a finales de los años 90, aún
sigue existiendo para los no iniciados cierta confusión con los términos referidos a la
aplicación de las nuevas tecnologías en la gestión de compras y aprovisionamientos.
Si el e-Procurement es la integración de las redes internas e Internet para la gestión del
aprovisionamiento, el e-Sourcing es la gestión estratégica de compras y proveedores o lo que
es lo mismo, la gestión de compra desde que se detecta una necesidad hasta que se formaliza la contratación.
La implantación de procesos de e-Sourcing es singular en cuanto a rapidez en su implantación, coste contenido, baja complejidad tecnológica y rápido retorno de la inversión. Estas características hacen que el e-Sourcing sea el inicio óptimo para la implantación de las nuevas
tecnologías en la gestión de los departamentos de compras. Dentro de ello las negociaciones
on-line, y sobretodo las subastas, reportan una credibilidad y rentabilidad inmediatas.
EL E-SOURCING
¿Es complicado pasar del Sourcing convencional gestionando los compradores información
y aplicaciones sin integración, al e-Sourcing?. ¿Implica el organizar una subasta que se acabará
contratando lo más barato prescindiendo de la calidad?. Incluso quienes tras las primeras experiencias se han convencido de la bondad del método si se aplica en las condiciones y sobre
los objetivos adecuados suelen tener otras dudas del estilo de “está bien para los materiales
COMPRA
APROVISIONAMIENTO
á
á
Conceptos de e-Sourcing y e-Procurement o la compra frente al aprovisionamiento.
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Es la gestión estratégica
(Proveedores, negociación...)
Su herramienta en la red es el
e-Sourcing
Es la gestión del proceso de suministros y servicios contratados
Su herramienta en la red es el
e-Procurement
E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet
porque son fáciles de especificar pero para los
servicios …”. O la sentencia definitiva de los
más escépticos “es que lo mío es especial”. Evidentemente, lo propio siempre lo es.
En cada familia de materiales y servicios, sea
del negocio que sea, existen denominadores
comunes que sólo las particularidades del caso
y del entorno (potencia de compra, solvencia
del comprador, oferta y demanda del mercado,
estabilidad económica, paridades de divisas, …)
hacen que cada negociación se deba analizar
singularmente. Es la función del comprador que
ninguna tecnología puede sustituir.
El e-Sourcing agrupa los procesos de estrategia de compra y de gestión de proveedores a
través de Internet e incluye:
3 la selección de proveedores,
3 la clasificación y calificación de proveedores por familias y capacidades,
3 la definición de especificaciones,
3 la estrategia de mercado,
3 la negociación.
En sus inicios, muchos fracasos en la implantación de procesos de e-Sourcing se produjeron al creer que la tecnología era la solución
cuando sólo es la herramienta para integrar el
proceso. Otros fueron consecuencia de arrancar el proyecto sin haber analizado y ordenado
previamente los procesos de compra.Antes hay
que saber “dónde estamos” y “qué hacemos” y
es imprescindible conocer:
3 Qué se compra; racionalizando el maestro
de materiales, unificando especificaciones, clasificando servicios.
3 Cuánto se compra; en toda la organización, compradores y no compradores, con distintas referencias y especificaciones.
3 Quién lo compra; no sólo en los departamentos de compras sino también las compras
fuera del circuito.
3 A quién se compra; puede estarse comprando lo mismo a distintos proveedores, con diferentes referencias desde varios departamentos.
Para rediseñar el proceso es preciso saber
no sólo lo que se quiere sino dónde se está. El
diagnóstico antes que el remedio para que el diseño del proceso sea correcto. Posteriormente,
nunca antes, se adopta la tecnología
E-Sourcing:
Estrategia de compra,
gestión de proveedores
Clasificación y
calificación de
proveedores
á
Selección de
proveedores
Definición
de especificaciones
Estrategia de mercado
Negociación; peticiones de oferta (RFX) y subastas
Alcance del e-Sourcing.
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Para iniciar el e-Sourcing hay que identificar
3
Cuánto se compra
á
Qué se compra
Quién lo compra
A quién se compra
Organicemos la casa antes de salir fuera
Antes de empezar el e-Sourcing es preciso el diagnóstico de la situación actual para el diseño del nuevo proceso.
LAS NEGOCIACIONES EN INTERNET
Las negociaciones a través de Internet son
una realidad que pone en contacto directo y de
forma segura al comprador con sus proveedores en tiempo real. Es una ventaja que hay que
aprovechar, entre otros motivos, porque nuestros competidores ya lo están haciendo. Internet ha autoimpuesto unos estándares, una normalización, que permite mediante protocolos
de comunicación comunes conexiones globales
y directas utilizando una infraestructura ya existente, accesible y de muy bajo coste.
Cuando se invita a un proveedor a participar
en una negociación “on-line” lo único que precisa es de un ordenador personal, un navegador
de Internet y una conexión de red. Nada más.
Ello ha popularizado el uso profesional de las
nuevas tecnologías fuera de las grandes corporaciones. El comprador, como organizador del
evento, provee el software adecuado, propio o
alquilado, alojado en un servidor en alguna parte a cuyo contenido acceden remotamente los
proveedores mediante claves de identificación
para descargarse los pliegos y especificaciones,
lanzar consultas y aportar sus propuestas.
La gran ventaja es la circulación de información en tiempo real, algo impensable en procesos convencionales por eficientes que éstos se-
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an. La aplicación de la tecnología sobre un proceso optimizado aporta:
3 Reducción en los precios de compra; particularmente pero no exclusivamente cuando
se aplican subastas.
3 Reducción en los costes de gestión; se publica la información simultáneamente para todos,
se reciben las repuestas agrupadas, no se precisa
papel, la información fluye en tiempo real, …
3 Mejor calidad y precisión en las respuestas; el comprador recibe la información exactamente en la forma solicitada.
3 Menor plazo de negociación; los flujos de
información son instantáneos.
3 Conocimiento adicional de mercado; la
interactuación en tiempo real transmite otras
percepciones como el interés del proveedor,
velocidad de respuesta, eventuales intentos de
contactar directamente al comprador al margen del canal de negociación, …
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E-Sourcing y las negociaciones electrónicas en Internet
3 Refuerzo de la transparencia; particularmente en las subastas pues todos pueden ver el
desenlace con el grado de información que permita el comprador despejando dudas sobre favoritismos.
3 Liberación de presiones al comprador; el
proveedor debe dar respuesta y explicar las
ventajas de su propuesta en un sistema de registro en el que la pantalla actúa como un filtro
ante presiones externas.
3 Normalización de los procesos de negociación; las estrategias son similares por familias, lo que permite el uso de plantillas de negociación. En las subastas que se negocian de manera recurrente no se puede estar reduciendo
precio indefinidamente y en ellas, la ventaja que
se obtiene está en la normalización del proceso
de negociación.
Existen dos tipos de negociación en Internet: las peticiones de información, propuesta u
oferta y las subastas.Veamos a continuación con
más detalle cada caso.
Las peticiones de información, propuesta y
oferta, genéricamente referidas como RFX por
el acrónimo inglés “Request For X”, equivalen al
proceso convencional de negociación en el que
un comprador lanza una consulta de un determinado alcance y espera respuesta de los proveedores. Se dividen en:
3 Petición de Información (RFI; Request for
Information); cuando el comprador identifica
una necesidad y desconoce el mercado tanto a
nivel proveedor como incluso en cuanto a especificaciones concretas. Es una consulta genérica a los proveedores que se piensa que pueden aportar alguna solución o información. No
se espera información económica, quizá alguna
orientación genérica de precio, y la culminación
del proceso requiere una fase posterior.
3 Petición de Propuesta (RFP; Request for
Proposal); cuando el comprador parte de una
necesidad definida de una manera más o menos
genérica. También puede que haya conocido el
mercado pero precise actualizar especificaciones, precios, nuevos proveedores, … Aunque la
respuesta contendrá informaciones de precios,
normalmente estos no serán firmes. Igualmente, para culminar el proceso se ha de seguir hasta una RFQ o, incluso, una subasta.
3 Petición de Oferta (RFQ; Request for
Quotation); cuando el comprador tiene clara la
necesidad y conoce con detalle el suministro y
el mercado solicita una cotización a algo concreto. A menudo la única variable ya es sólo el
precio y éste paso culmina la negociación salvo
que, dándose las condiciones adecuadas, se decida ir a una subasta.
LAS SUBASTAS ELECTRÓNICAS
La subasta, como proceso de negociación dinámica, es una negociación viva en la que el propio mercado va mostrando a los participantes
las sucesivas referencias o hitos a superar. El
comprador define un escenario con unas reglas
de negociación pero para que el resultado sea
satisfactorio, el comprador ha de haber valorado adecuadamente el mercado y definido sus
objetivos. Todo ello es lo que define las reglas
de negociación y de adjudicación cuando ya la
única variable es el precio.
La subasta resuelve directamente una competencia de mercado en la que no caben análisis posteriores no contemplados previamente y
no incluidos en los pliegos de la negociación.
Por lo tanto, el trabajo del comprador se concentra antes de la subasta, en su preparación,
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contrariamente al proceso convencional o al de
la RFQ “on-line” citada, en la que el comprador
dedica gran parte de su esfuerzo a analizar respuestas y contenidos.
La subasta, en función de su tendencia, puede ser:
3 Subasta directa, cuando los precios son
crecientes.
3 Subasta inversa, cuando los precios son
decrecientes.
Existen distintas modalidades de subasta según sus reglas y que se dirigen hacia determinados objetivos.
Subasta inglesa.
La más frecuente en Internet y la más conocida popularmente por ser la habitual, por
ejemplo, en las subastas de obras de arte. Los
participantes van emitiendo pujas sucesivas hasta que nadie mejora la mejor. En ese momento
finaliza la subasta disponiéndose de la mejor
oferta de cada participante con un orden ganador. La subasta inglesa es un mecanismo de optimización absoluta del precio por encima de
cualquier otra consideración. La subasta inglesa
en posición compradora es una subasta inversa,
pues el comprador parte de un precio más alto
que los proveedores van decrementando.
La subasta inglesa obtiene mucha información del mercado y tiene más variables en su
parametrización que permiten al comprador
orientarla hacia ciertos objetivos. Aspectos tales como fijar o no precio de salida, a qué nivel,
los saltos mínimos entre pujas (para evitar que
la negociación se eternice con mejoras céntimo
a céntimo), el tiempo de duración y las prórrogas (cada oferta entrada en la fase final de “x”
minutos genera una prórroga de “y” minutos
para que los competidores puedan reaccionar),
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qué referencias se muestran a los participantes
siempre de forma anónima (mejor precio absoluto, mejor precio de los participantes, posición,
combinación de estos factores,…). No hay una
solución ideal sino simplemente la más adecuada para cada estrategia pues aunque el precio
más bajo esté en primer lugar, ello no implica
que por ejemplo no se adjudique la cuota mayor del contrato al precio más bajo y la menor
al segundo. Cualquier buen especialista de eSourcing ayuda a resolver estas dudas en los inicios. Luego serán suficientes la experiencia y el
sentido común del comprador.
Un error frecuente en la subasta inglesa es el
creer que un precio de salida agresivamente bajo tiende a favorecer un precio de cierre en la
subasta bajo. El precio de salida, si es que el
comprador decide fijarlo, incide sólo en el nivel
de participación pero no en el precio final. Un
precio de salida demasiado bajo limita la competencia. Para cubrirse ante precios de remate
por encima de las expectativas del comprador,
existe el precio de reserva por encima del cual
el comprador se reserva la opción de contratar
pero que, una vez alcanzado o superado a la baja, fuerza el compromiso.
Subasta holandesa.
También aplicada en Internet y muy conocida
popularmente por ser el medio de negociación,
por ejemplo, en las lonjas de pescado. En ella el
subastador, no los participantes invitados, va emitiendo pujas regulares hasta que un participante
cubre la oferta. En ese momento finaliza la subasta con una única oferta. En su forma presencial permite al subastador controlar la velocidad
del proceso sacrificando, si es preciso, cierto
margen en precio. Por ello se aplica en situaciones de demanda cambiante y bienes perecederos. En Internet pretende una resolución rápida
o, dado que solo un participante ofrece información con su puja, ocultar la situación de mercado
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a los demás participantes. Este último objetivo
también puede lograrse imponiendo limitaciones
de visibilidad a la subasta inglesa.
La subasta holandesa en posición compradora es una subasta directa pues el comprador,
partiendo de un precio más bajo, hace que el sistema vaya emitiendo sucesivas pujas de forma
creciente hasta que un proveedor cubra la puja.
Otras modalidades de subasta como la japonesa, que al igual que la holandesa se basa en
pujas regulares del subastador que los participantes han de cubrir para poder participar en la
siguiente puja, o la americana o yankee, similar
a la inglesa pero en la que el participante puede
ofrecer otras alternativas además del precio,
son de menor importancia en Internet.
LA ESTRATEGIA
DE LA NEGOCIACIÓN ES LA CLAVE
Las herramientas de negociación son un arma cuyo buen uso optimiza los resultados del
comprador pero mal aplicada se vuelve en su
contra. Es esencial definir una estrategia adecuada antes de actuar.
Para conocer el mercado proveedor se dispone de las herramientas de negociación (RFX)
que aportan información al comprador para
que pueda definir su estrategia. Llegados al punto culminante de una RFQ se podrá optar entonces por cerrar la negociación o continuarla
en una subasta si se dieran las condiciones.
El comprador ha de estructurar la plantilla
de negociación de forma que obtenga el desglose de precios necesario para la gestión del
contrato. Cualquier generalidad, especialmente
en precio, que deba de ser adecuada o negociada con posterioridad pone en una situación de
desventaja al comprador cuando el proveedor
ya se sabe ganador del concurso. Hay opciones
mejores que las hojas Excel cumplimentadas
con las pujas y las plataformas más evolucionadas permiten el grado de desglose suficiente al
introducir el proveedor, por ejemplo, los precios unitarios que el sistema totaliza. En escandallos de precios se pueden subastar niveles de
descuento.
Pero ¿cuándo subastar?. Si se espera obtener
alguna o varias de las siguientes ventajas.
3 Ahorros de precio
3 Resolución rápida y transparente de una
negociación compleja sin presiones.
3 Conocer con precisión y rapidez el nivel
de precios del mercado.
3 Descubrir estrategias del mercado evidenciando o rompiendo tendencias monopolistas.
En cualquier caso, la expectativa de ahorro
antes que el coste de utilización decide la opción de subasta electrónica frente a una negociación convencional pero se han de cumplir todos estos requisitos:
3 que el objeto y volumen a contratar sean
atractivos,
3 que haya competencia real si esperamos
mejora de precio con proveedores adecuados y
competitivos (mínimo tres, recomendable cinco
proveedores),
3 que el alcance y las especificaciones se
puedan llegar a definir,
3 que no sea un mercado estratégico o de
dependencia crítica que pueda comportar un
riesgo de fractura o pérdida del mercado proveedor.
Todo lo que se compra con especificaciones
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y pliegos bien definidos es subastable siempre
que exista competencia y alternativas de mercado que no pongan en peligro a futuro el mercado proveedor. Pero subastar no es comprar
cualquier cosa al menor precio. Una estrategia
correcta exige una absoluta definición de pliegos y especificaciones y una completa clasificación y evaluación de proveedores.
Sólo debe de invitarse a una subasta a los
proveedores previamente validados y homologados. Si el ganador de la subasta resultara ser
un proveedor no evaluado que posteriormente
no pudiera ser homologado, habría que recurrir
al siguiente en la subasta con el consiguiente daño de imagen. No hay que olvidar que la subasta es un escaparate en el que el comprador lo
ve todo y donde el proveedor percibe la seriedad del comprador.
Los proveedores invitados o se aceptan, y a
partir de aquí todos igual, o se ponderan. En el
caso de tener que ponderarse, las plataformas de
subasta tienen capacidad para soportar en tiempo real correcciones de precio de forma que,
por ejemplo, a cada proveedor se le aplique una
corrección porcentual de precio diferente por
sus costes de no calidad y, al mismo tiempo, se le
sume un importe distinto para convertir las diferentes condiciones logísticas al mismo TCO o
coste total de propiedad comparando el coste
total de compra por proveedor, no por precio.
Las subastas son igualmente de aplicación a los
servicios, no sólo a los materiales, ya sean directos (los directamente relacionados con el negocio
y que representan el conocimiento estratégico del
comprador) como indirectos o de consumo general (seguridad, limpieza, mantenimiento general,
…). La diferencia en los servicios radica en su mayor complejidad de gestión que suele obligar a ser
más preciso en la definición de los pliegos.
La única preocupación del proveedor es su
negocio por lo que han de evitarse complejidades innecesarias ya sean, documentales, operativas o técnicas durante la negociación y no olvidar las siguientes reglas al subastar:
3 El proveedor ha de tener en todo momento una indicación clara y directa de lo que
ha de hacer para ganar el contrato.
3 No vale el compita y luego yo valoro, yo
comparo … aún cuando el criterio exista y sea
honesto, ha de ser visible.
3 Adjudicar los contratos respetando escrupulosamente lo establecido en las reglas de negociación.
Al proveedor, de entrada:
1No le gusta la subasta
1Percibe la tecnología como una dificultad
1Siente una presión absoluta sobre el precio
Luego:
1Valora la transparencia
1Aprecia el conocimiento de mercado
Pero acepta y respeta las reglas del juego
Comportamiento del proveedor y su experiencia en la subasta.
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3 Nunca renegociar el resultado de una subasta pues se mata la credibilidad.
BUSCANDO UN MOTOR DE SUBASTA
Ya se ha tomado la decisión de subastar pero nos falta la tecnología. Puede que se quiera
arrancar con alguna RFX previa a la subasta para seleccionar proveedores y establecer referencias de precio en la subasta. También puede
que, al menos en los inicios, precisemos de servicios de apoyo.
En cuanto a la tecnología se puede optar por:
3 Comprar una licencia; puede implantarse
en los sistemas de la organización o alojarse
(“hosting”) en servidores externos en modalidad ASP (Application Service Provider)
3 Alquilar una licencia; ya sea por un periodo de tiempo determinado o por uno o varios
eventos en concreto (por uso). Siendo en modo ASP el software y los servidores son ajenos
a los sistemas de la organización.
Cualquiera que sea la opción o modalidad
elegida, los especialistas de e-Sourcing ofrecen
la opción de soporte operativo y técnico con
diferentes niveles de servicio según requiera el
cliente. Ello es también un filtro ante eventuales
presiones al comprador en la preparación de la
negociación y su alcance puede llegar a ser el siguiente:
3 búsqueda de proveedores
3 consultoría de e-Sourcing
3 parametrización y gestión de la negociación en el sistema
3 formación y activación de participantes
con eventos ficticios
La subasta es un
escaparate, por lo que el
comportamiento del
comprador ha de ser muy
cuidadoso para evitar
dañar la imagen de la
propia organización.
3 soporte técnico y operativo multilingüe
En cualquier caso, el comprador siempre lidera la negociación, siendo el único responsable de
su gestión y el único propietario del contenido.
CONCLUSIÓN
Empezar el e-Sourcing por las negociaciones
aporta ventajas:
3 el arranque es inmediato,
3 no es preciso comprar e integrar tecnología,
3 los resultados son directos y tangibles,
3 retorno inmediato de la inversión.
La subasta es un escaparate, por lo que el
comportamiento del comprador ha de ser muy
cuidadoso para evitar dañar la imagen de la propia organización. Ante el temor del comprador
a que un buen resultado pueda poner en evidencia actuaciones precedentes, siempre tener
presente que un resultado brillante en una subasta no certifica que antes se estuviera haciendo mal, es el medio quien ha optimizado las
circunstancias del mercado.
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