1.0 MANTENIMIENTO DEL ESTADO VALIDADO (RECALIFICACIÓN Y REVALIDACIÓN) 1.1 Este apartado considera la política de revalidación o recalificación que aplicará dentro de (nombre de la empresa)para todos los procesos de validación y calificación que lleve a cabo la misma compañía o por proveedores externos. 1.2 Se revisa el estado validado considerando para cada caso, si es necesario una evaluación de análisis de riesgo, incluyendo una revisión a las instalaciones, sistemas, equipos y procesos. 1.3 Los criterios para mantener el estado validado se indican a continuación: 1.3.1 Control de cambios 1.3.2 Programa de calibración 1.3.3 Programa de mantenimiento 1.3.4 Calificación de personal 1.3.5 Auditorias 1.3.6 Desviaciones y no conformidades 1.3.7 Evaluación de proveedores 1.3.8 Revisión anual de producto 1.4 Todo cambio que ocurra durante la vigencia del estado validado será documentado de acuerdo a lo establecido en el sistema de control de cambios, con su seguimiento y conclusión como se indica en dicho procedimiento. 1.5 RECALIFICACIÓN: Los Criterios para recalificar son los siguientes: 1.5.1 La vigencia de las calificaciones está establecida en el procedimiento PNO-AC-008, revisión vigente y es la siguiente: 1.5.1.1 Para equipos 5 años 1.5.1.2 Para áreas 5 años 1.5.1.3 Para sistemas críticos 5 años 1.5.2 La recalificación de equipo, sistema crítico y área se puede dar por las siguientes causas, pudiendo haber otras que no se enlistan pero que tendrán que ser evaluadas por el comité de validación correspondiente. 1.5.2.1 Mantenimiento mayor a componentes que afecten las condiciones iníciales calificadas. 1.5.2.2 Reemplazo de partes o componentes que afecten el funcionamiento de las condiciones originalmente calificadas. 1.5.2.3 Remodelación de áreas. 1.5.2.4 Por vencimiento de la vigencia de la calificación original. 1.5.2.5 Reubicación de equipos o sistemas críticos. 1.5.2.6 Cambio del suministro de algún servicio que afecte la instalación, operación y desempeño original. 1.6 REVALIDACIÓN: los criterios para la revalidación son los siguientes: 1.6.1 La vigencia de la Validación está establecida en el procedimiento PNO-AC-010, revisión vigente y son los siguientes: 1.6.1.1 Procesos de fabricación, limpieza y sistemas computarizados cada 3 años. 1.6.1.2 Sistema de agua purificada cada 3 años. 1.6.1.3 Aire filtrado para las áreas (HVAC) de producción y microbiología cada año (clasificación de áreas). 1.6.1.4 Campanas de flujo unidireccional cada 6 meses. 1.6.1.5 Procesos de esterilizado en autoclave cada año. 1.6.1.6 Perfiles termodinámicos en refrigeradores, hornos de secado, estufas, incubadoras, mapeo de temperatura y humedad en almacenes y cámaras de estabilidad cada año. 1.6.1.7 Métodos analíticos; de acuerdo a lo indicado en el procedimiento correspondiente. 1.6.2 Las razones por las que se requiere revalidar son las siguientes, pudiendo existir otras que no se mencionan aquí y bajo revisión del comité de validación: 1.6.2.1 Recalificación de equipos, áreas o sistemas críticos por mantenimiento mayor. 1.6.2.2 Modificación de equipos, áreas y sistemas críticos sobre su diseño original. 1.6.2.3 Vencimiento de la vigencia establecida. 1.6.2.4 Cambio en los procesos de fabricación por necesidades de producción, lo que incluye el escalamiento y la transferencia del nuevo proceso. 1.6.2.5 Cambio en los proveedores de las materias primas de los procesos (Activos). 1.6.2.6 Reformulación por parte del departamento de desarrollo, lo que incluye el escalamiento y la transferencia del nuevo proceso. 1.6.2.7 1.6.3 Remodelación de áreas. En caso de requerirse revalidación o recalificación, se elaborará un plan de acción y un protocolo donde se describan las actividades que se deben llevar a cabo y se emite el reporte correspondiente. 1.6.4 Para conservar el estado calificado y validado todos los equipos están incluidos en un programa de mantenimiento preventivo. 1.6.5 Para los equipos ya calificados, se realizará la recalificación de acuerdo al procedimiento vigente, sin embargo se realizará una revisión de los equipos cada vez que se efectué mantenimiento preventivo, para verificar su estatus y si no se ha modificado la instalación original, mantenimiento emite un reporte y un memorándum notificando el cumplimiento del programa de mantenimiento, se emite un reporte de liberación para de esta manera crear el historial de cada equipo y confirmar el estado calificado. 1.6.6 Para garantizar el estado calificado y validado todos los instrumentos se calibran de manera periódica y las frecuencias están establecidas en un programa de calibración, el cual se revisa mensualmente. 1.6.7 Los sistemas críticos se monitorearán con la frecuencia necesaria, emitiendo reportes cada año o por los periodos que sean necesarios, estos reportes determinan si hay o no modificación en su comportamiento y dejan evidencia del estado calificado o validado. 1.6.8 Las metodologías analíticas tendrán que ser revalidadas solo si sufren algún cambio mayor, dependiendo del tipo de cambio será el número de pruebas a realizar. 1.6.9 Como parte importante del estado calificado y validado el personal operativo recibe capacitación en temas específicos de las operaciones que realiza y recibe actualización sobre los procesos en que colabora. 1.6.10 Toda desviación ocurrida se debe manejar de acuerdo al procedimiento vigente para desviaciones. 1.6.11 Los procesos solo se revalidarán si sufre cambio en: formulación, fases de fabricación, componentes, equipos o instalaciones. El número de lotes por analizar dependerá de la naturaleza del cambio. Si no hay modificación alguna se hará una verificación cada 20 lotes de fabricación o los que se acumulen en un año, en cumplimiento con el RAP correspondiente, considerando la frecuencia, el número de unidades y las presentaciones. 1.6.12 Para garantizar el estado validado de los procesos los proveedores son evaluados de manera periódica y con indicativos de calidad para verificar su cumplimiento con las normas establecidas. 1.6.13 Los métodos de limpieza se revalidarán cuando haya cambio en el tipo de proceso de limpieza, agente de limpieza o tipo de equipo de fabricación. 1.6.14 Los sistemas de cómputo se revalidarán cuando se haga alguna modificación o actualización del software o hardware, la cual dependerá de la naturaleza del cambio. 1.6.15 La consistencia de los resultados en las diferentes etapas de la validación se revisarán de manera periódica (por lo menos una vez al año) para medir tendencias y que éstas no afecten a largo plazo la calidad del producto. 1.6.16 La información generada durante cierto espacio de tiempo definido por la Dirección de planta se resume en le Reporte de Revisión Anual. 1.6.17 La revalidación de los procesos de esterilización se realizará cada año o cuando haya un cambio en equipos o patrón de carga. 1.6.18 La frecuencia de las calificaciones y las validaciones se establecen en el procedimiento correspondiente. 1.6.19 Los criterios para el estado validado, la forma de reporte y la frecuencia de los seguimientos se establecen en cada uno de los protocolos de validación o de calificación. 1.7 Análisis de riesgo. 1.7.1 Como parte del mantenimiento del estado calificado o estado validado se deben evaluar los cambios a: 1.7.1.1 Instalaciones 1.7.1.2 Áreas 1.7.1.3 Sistemas críticos 1.7.1.4 Instrucciones de operación de quipos y sistemas 1.7.1.5 Instrucciones de fabricación 1.7.1.6 Condiciones ambientales 1.7.1.7 Especificaciones 1.7.1.8 Componentes de equipos o sistemas 1.7.2 Se deberá realizar un análisis de riesgo, que permita la identificación, la mitigación y el control del riesgo, midiendo su impacto en los procesos, productos y su efecto en los consumidores. 1.7.3 Este análisis de riesgo debe permitir la toma de decisiones que tengan un enfoque hacia la optimización de los recursos. 1.7.4 Cada análisis de riesgo se debe realizar por personal que conozca cada una de las actividades que se pretenden evaluar, con el conocimiento de procesos, métodos de análisis y el impacto de cada riesgo en el producto terminado. 1.7.5 En industrias químico farmacéuticas americanas s.a de c.v se realiza el análisis de riesgo, bajo el esquema de un “análisis de modo y efecto de falla” (AMEF) de acuerdo al procedimiento PNO-AC-088, revisión vigente y en el formato FO-AC-107, revisión vigente. 1.7.6 Todos los análisis de riesgo (AMEF) que se generen serán controlados por aseguramiento de calidad, quien le asigna un número consecutivo y verifica que cada análisis se concluya y se tenga la evidencia correspondiente. 2.0 VALIDACIÓN DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS 2.1 En la actualidad muchos de los procesos son ya automáticos o semiautomáticos lo que en muchos casos se involucra un control por medio de un software o un PLC, en estos casos y de acuerdo con la normatividad vigente se hace necesario que estos sistemas estén validados. 2.2 Se elabora un Plan Maestro de Validación de sistemas computarizados (PMVSC) específico para realizar las actividades relacionadas con este apartado de acuerdo a lo establecido en el “procedimiento para la elaboración de planes maestros de validación” PNO-AC-072 revisión vigente. 2.3 La validación de los sistemas de cómputo es una actividad que debe realizarse conjuntamente con las demás actividades de validación, ya que con ello es posible establecer a través de evidencia documentada que los sistemas de cómputo involucrados en dicho proceso de producción cumplen con las especificaciones de instalación y operación establecidas por su diseño y con los requerimientos de las Buenas Prácticas de Fabricación. Por esta razón, a través de la validación de los sistemas de cómputo es posible descartar que, durante la validación de un proceso, las variaciones en las especificaciones y atributos de calidad estén relacionadas con la instalación, operación y funcionamiento de los sistemas de cómputo. 2.4 Un sistema de cómputo se considera validado cuando se han realizado las calificaciones de instalación, operación y desempeño. 2.5 Todos los sistemas de cómputo que tengan un impacto directo en la calidad del producto en … (planta) tienen que calificarse realizando cada una de las siguientes actividades: 2.5.1 Calificación del Diseño: Todos los sistemas de cómputo nuevos tienen que ser evaluados y cumplir como mínimo con lo siguiente: 2.5.1.1 Determinar si el sistema de cómputo es adecuado para la operación específica a realizar. 2.5.1.2 Revisar si el sistema de cómputo es compatible con las actividades a realizar. 2.5.1.3 Revisar si el sistema de cómputo tiene la capacidad para su uso. 2.5.1.4 Revisar si al sistema de cómputo se le puede realizar mantenimiento y si cuenta con los servicios necesarios. 2.5.1.5 Verificar si el sistema de cómputo es operado por personal calificado. 2.5.2 Calificación de la Instalación: Se verificará que en el momento de la instalación los sistemas de cómputo cumplen las siguientes características: 2.5.2.1 Verificar si trae las correspondientes recomendaciones del fabricante. 2.5.2.2 Verificar si el sistema de cómputo cumple con las especificaciones de diseño, las especificaciones del propio sistema y los códigos correspondientes. 2.5.2.3 Verificar si el sistema de control está instalado conforme a las especificaciones. 2.5.2.4 Verificar si se tienen todas las características del hardware (tarjetas, válvulas, sensores, PLC, computadora, etc.) 2.5.2.5 Verificar que el software corresponda con las especificaciones. 2.5.2.6 Verificar si se cuenta con toda la documentación de soporte para las actividades de operación, mantenimiento y validación. 2.5.3 Calificación de la Operación: Se comprobará que el sistema de cómputo cumple con las siguientes características: 2.5.3.1 Verificar mediante un plan de pruebas si el sistema de cómputo funciona en conformidad con las especificaciones del fabricante. 2.5.3.2 Verificar mediante un plan de pruebas si el sistema de cómputo cumple con los requisitos del proceso. 2.5.3.3 Verificar mediante un plan de pruebas si en el sistema de cómputo se han implementado los sistemas de buenas practicas de manufactura (por ejemplo: capacitación, calibración, mantenimiento, etc.) adecuados. 2.5.3.4 Verificar mediante un plan de pruebas si el sistema de cómputo cumple adecuadamente con todas las instrucciones que se le asignen. 2.5.3.5 Verificar mediante un plan de pruebas si el sistema de cómputo tiene los niveles de acceso con contraseña y que ésta sea adecuada. 2.5.4 Calificación del Desempeño o Ejecución 2.5.4.1 Demostrar mediante evidencias documentales y con un plan de pruebas que tanto el Software como el Hardware funcionan dentro de los límites establecidos para cada una de las pruebas o funciones que se realizarán. 2.5.4.2 El software y el hardware como parte del sistema de cómputo debe demostrar su funcionalidad para procesos particulares diseñados ex profeso para su uso. 2.5.4.3 Las pruebas son particulares para cada proceso o función por lo tanto sus criterios de calificación son de la misma manera particulares. 2.5.4.4 Una vez concluida la calificación del desempeño se elabora el reporte correspondiente y se planea la validación del software. 2.5.5 Proceso de validación: el sistema de cómputo debe cumplir mínimo con lo siguiente: 2.5.5.1 Demostrar que el sistema fue retado para determinar si en condiciones normales de operación es capaz de dar siempre los mismos resultados. 2.5.5.2 Demostrar que todas las actividades hechas se pueden rastrear y que el sistema mantiene una memoria para almacenar los datos. 2.5.5.3 Demostrar que el sistema debe de poder recuperar y respaldar la información de una manera adecuada y confiable. 2.5.5.4 Los resultados de cada función se imprimirán para demostrar la consistencia de los resultados. 2.5.5.5 Se elaborará un protocolo particular para ejecución de pruebas, la información generada del proceso será integrada al reporte final. 2.6 Criterios sobre validación de sistemas de cómputo: 2.6.1 Se realizará una clasificación de todos los sistemas de cómputo de la compañía. 2.6.2 Los sistemas que impacten directamente en la calidad del producto deben de ser validados. 2.6.3 Se realizará la revalidación de los sistemas cada vez que sufra alguna modificación en algún componente crítico para su funcionamiento o se mueva de su localización original. En caso de que no sufra alguna modificación o cambio, se deberá proceder según lo indican en las políticas de revalidación de la empresa y de acuerdo con lo que decida el comité de validación. 2.6.4 Antes de comenzar con la validación de un sistema en particular, se deberá elaborar y aprobar el protocolo correspondiente. 2.6.5 Se deberá contar con la siguiente información disponible y necesaria para la validación: 2.6.5.1 Reporte de iniciación de proyecto. 2.6.5.2 Procedimiento de depuración de archivos electrónicos. 2.6.5.3 Procedimiento para consultas y reportes extemporáneos. 2.6.5.4 Procedimiento para evitar que la información sea sustraída. 2.6.5.5 Procedimiento para respaldo, resguardo, plan de contingencia y recuperación en caso de desastre. 2.6.5.6 Procedimiento para altas, bajas y cambio de usuarios. 2.6.5.7 Procedimiento para realizar auditorias a lo software. 2.6.5.8 Procedimiento de elaboración de perfiles de usuario. 2.6.5.9 Procedimiento para recuperación de datos. 2.6.6 Toda desviación detectada al momento de ejecutar el protocolo deberá ser documentada y resuelta antes de seguir con las siguientes etapas de validación. 2.6.7 Antes de pasar a la siguiente etapa de calificación se debe concluir con la primera la cual debe ser satisfactoria. En algunos casos, se evaluará si las desviaciones presentadas afectan al sistema en su funcionamiento para así poder continuar con la calificación. 2.6.8 Terminada la validación se deberá elaborar un reporte en donde se describan todos los resultados encontrados, su análisis y las conclusiones, deberá estar firmado por las personas relacionadas. 2.6.9 Toda modificación o cambio en los sistemas debe ser sometida al control de cambios, para que sea evaluado su impacto en la calificación.
