Reserva de crédito caja chica y viáticos PROYECTO GRP
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PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos _______________________________________________________________________________________________ Proyecto GRP Enero 2015 Estado: Vigente Versión: 0.1 1 de 6 PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos DATOS DEL DOCUMENTO Responsable Documento: Analía Morales Responsable Funcional: LISTA DE DESTINATARIOS DEL DOCUMENTO Equipo del Proyecto REGISTRO DE ACTUALIZACIONES Versión Fecha Realizado por: 0.1 22/01/2015 Analía Morales/Florencia Moreira Detalle de la Actualización Versión inicial REGISTRO DE APROBACIONES Versión Estado: Vigente Fecha Aprobado por: Versión: 0.1 Firma 2 de 6 PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos Contenido Contenido ....................................................................................................................................... 3 1. Descripción de la operativa ........................................................................................................................ 4 2. Modelización en K2B .................................................................................................................................. 4 a)Registro de orden de compra en centro de compras Financiero contable ................................................ 5 b)Anulación de reserva por efectivamente gastado, finalización parcial por importes de la OC.................. 6 3. Consideraciones ......................................................................................................................................... 6 4. Transacciones a utilizarse........................................................................................................................... 6 Estado: Vigente Versión: 0.1 3 de 6 PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos 1. Descripción de la operativa Al inicio de año es necesario realizar una reserva presupuestal en SIIF para los gastos anuales, por ejemplo caja chica. A lo largo del mes, en Tesorería se van pagando distintos gastos, los mismos son rendidos, y al cierre del mes se pasa el importe de todo lo que se pagó a Contaduría. Contabilidad con dicha información repone la caja chica correspondiente y posteriormente realizar la reposición del fondo rotatorio en SIIF. 2. Modelización en K2B Al inicio del año se registra en K2B una orden de compra sin referencia (sin vinculación con SICE), con la cual se genera la afectación de crédito en SIIF. A lo largo del mes, Tesorería irá pagando gastos e impactando en presupuesto K2B. Al cierre del mes, Tesorería enviará a Contaduría la información pertinente para que se le reponga la caja chica. Previo a la reposición del fondo rotatorio en SIIF, Contaduría registra la finalización parcial de la orden de compra, por el importe de la reposición a realizar. Esta finalización modifica la afectación original realizada, rebajando dicho importe, el cual se imputará en SIIF a través del registro de la reposición de fondo rotatorio. Contaduría realiza la reposición de la caja. Estado: Vigente Versión: 0.1 4 de 6 PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos A continuación se detalla el caso del siguiente ejemplo: Reserva Anual por $ 100.000 Entrega de viáticos por $ 5000 Rendición y gastos del viatico por $ 3000 o Ejemplo en Capacitación 2015-0201-OC-0016, con varias finalizaciones Presupuesto K2B Imputación Saldo Imputación Saldo 1. Registro de orden de compra en centro de compras FINANCIERO CONTABLE + 100.000 100.000 100.000 100.000 2. Entrega de fondos de viáticos 3. Rendición de viáticos + 5.000 105.000 No imputa 100.000 - 5.000 + 3.000 100.000 103.000 No imputa 100.000 - 5.000 98.000 - 5.000 95.000 No imputa 98.000 + 3.000 98.000 4. Anulación de reserva por efectivamente gastado Finalización parcial por importes de la OC. 5. Reposición de Fondo Rotatorio en SIIF a) SIIF Registro de orden de compra en centro de compras Financiero contable Tipo de transacción: ORDEN DE COMPRA Producto: 72053 RESERVA VIATICOS DENTRO DEL PAIS Cantidad: 1 Precio unitario: 100.000 Tipo de procedimiento de compra: CD - COMPRA DIRECTA Numeral de compra directa por excepción: .No aplica. Tipo de Ejecución: N - NORMAL Concepto del Gasto: 2 - Gastos Estado: Vigente Versión: 0.1 5 de 6 PROYECTO GRP Reserva de crédito caja chica y viáticos Tipo de documento: 13 - Orden de compra Año procedimiento de compra: 2015 Subtipo de proc. de compra: COM # Compra Directa Común # CD Lugar de entrega: Efectuado Plazo de entrega: Efectuado Los pasos 2 y 3 de la tabla se realizan por parte de tesorería b) Anulación de reserva por efectivamente gastado, finalización parcial por importes de la OC. Tipo de transacción: FINALIZACIÓN PARCIAL ORDEN DE COMPRA, se selecciona la línea de detalle de la orden de compra ingresada en el paso 1. Producto: 72053 RESERVA VIATICOS DENTRO DEL PAIS Importe: 5.000 Tipo de procedimiento de compra: CD - COMPRA DIRECTA Numeral de compra directa por excepción: .No aplica. Tipo de Ejecución: N - NORMAL Concepto del Gasto: 2 - Gastos Tipo de documento: 13 - Orden de compra Año procedimiento de compra: 2015 Subtipo de proc. de compra: COM # Compra Directa Común # CD Lugar de entrega: Efectuado Plazo de entrega: Efectuado 3. Consideraciones Durante el período de tiempo entre que se registra el gasto en caja chica y Contaduría finaliza el pedido y repone, en K2B el presupuesto queda impactado dos veces. 4. Transacciones a utilizarse a) Orden de compra b) Finalización parcial orden de compra c) Estado: Vigente Versión: 0.1 6 de 6
