SOFTWARE Software es una secuencia de instrucciones que son interpretadas y/o ejecutadas para la gestión, redireccionamiento o modificación de un dato/información o suceso. Clasificación del software Software del Sistema: Este grupo comprende el sistema operativo, controladores de dispositivos, utilitarios de sistema y toda aquella herramienta que sirva para el control específico de las características de la computadora . Software de Aplicación: Se le llama software de aplicación a todos aquellos programas utilizados por los usuarios para la concreción de una tarea , y en este grupo podemos encontrar software de tipo ofimática , de diseño gráfico, de contabilidad y de electrónica, por sólo citar una pequeña fracción de todas las categorías de aplicaciones que podemos encontrar en el mercado. Hardware :El hardware es un término genérico utilizado para designar a todos los elementos físicos que lo componen , es decir, gabinete , monitor, motherboard, memoria RAM y almacenamiento. Lo tangible. Dentro del Hardware podemos encontrar Dispositivos de Entrada: Dispositivos que permiten el ingreso de información a la PC. CPU: Este dispositivo tiene la tarea de interpretar y ejecutar las instrucciones recibidas del sistema operativo (cerebro) Memoria RAM: La Memoria RAM o Memoria de Acceso Aleatorio es donde la computadora almacena los programas, datos y resultados procesados por la CPU Unidades de almacenamiento: Son todos aquellos dispositivos destinados al almacenamiento de los datos del sistema o de usuario Dispositivos de Salida: Son los dispositivos encargados de mostrarle al usuario resultados. Dispositivos mixtos: Estos son componentes que entregan y reciben información Dato: Puede ser un número, una palabra, una imagen, sonido, video, localización geográfica. Son secuencias de hechos en bruto, que representan eventos que ocurren en las organizaciones o en un entorno físico. No están organizados, ordenados, ni presentados de una forma que las personas puedan entender y utilizar. Tienen un valor temporal (vigencia, caducidad) y tienen un valor locativo (para el lugar de procedencia) Información: Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien, en un momento dado y sirve para tomar decisiones. Son datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos a quienes está dirigida en un momento y en un lugar dados. Definición de sistema de información Se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Tipos de Sistemas de Información Entre los tipos de sistemas de información, encontramos: 1) Sistemas transaccionales Generalmente es el primer tipo de sistemas que se implanta en las organizaciones. Apoyan las tareas a nivel operativo de la organización, y muestran una intensa entrada y salida de información. Sus cálculos y procesos son simples y poco complejos, y se dedican a recolectar datos. Ejemplo: facturación, nóminas, cuentas por cobrar, etc 2) Sistemas de apoyo a las decisiones Suelen instalarse posteriormente a la implementación de los sistemas transaccionales. La información que generan sirve para los mandos intermedios y alta gerencia en la toma de decisiones. Son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas. Apoyan directamente la Toma de Decisiones. Ej. Sistema de simulación de negocios (apoyar el lanzamiento de un nuevo producto en el mercado) 3) Sistemas estratégicos Su función no es apoyar procesos operativos ni ayudar a la toma de decisiones, aunque sí puede hacerlo. Buscan ser creadores de barreras de entrada al negocio. Buscan lograr ventajas competitivas en nuestra empresa, que los competidores no poseen (costos, diferenciación clientes & proveedores). Apoyan el proceso de reestructuración de procesos dentro de la empresa. Ejemplo: CRM, SCM, Comercio Electrónico. NOLAN Etapas Nolan 1 Inicio Comienza con la adquisición de la primera computadora. Suele justificarse por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. 2. Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos, de clientes, de proveedores, cheques. 3. Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos. El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas. 4. Etapa de integración. Las características de esta etapa son: La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologías relacionadas con bases de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. 5. Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes: El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes. 6. Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de la alta administración y aplicaciones de carácter estratégico. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de bases de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales. ETAPA ORIGEN o IDEA En esta fase aparece la voluntad , la necesidad o la oportunidad de contar con un sistema de información debido a diferentes factores: ● Externos a la organización ● Internos a la organización Aspectos sustantivos para el nuevo sistema: Comprar un producto tipo “paquete” La construcción o desarrollo a medida , el que contrariamente a lo que generalmente se piensa, no siempre es más costoso que adquirir un producto tipo paquete. La modalidad SaaS ( S oftware a s a S ervice), que implica usar el sistema como si fuera un servicio, es decir pagando el uso del mismo. 2) ETAPA DE DISEÑO DEL SISTEMA Tenemos el : Diseño Lógico Es la descripción de los requerimientos funcionales de la solución, independientemente del hardware y software que se requiere para su desplegado. En otras palabras, es la expresión conceptual de lo que hará el sistema para resolver los problemas identificados en el análisis previo. Diseño Físico En el diseño físico se especifican las características de los componentes del sistema, requeridos para poner en práctica el diseño lógico. Se emplean diagramas con mayor detalle técnico y con la premisa de que se deben brindar los elementos que permitan llevar a la práctica la solución definida. Diseño de hardware. Debe especificarse todo el equipo Diseño de software. Deben especificarse las características de todo el software. Diseño de bases de datos. Es necesario detallar el tipo, estructura y funciones de las bases de datos. Diseño de telecomunicaciones. Deben especificarse las características necesarias del software, medios y dispositivos de telecomunicaciones. Diseño de personal. Este paso incluye especificar los antecedentes y experiencia de los individuos que más probablemente satisfagan las descripciones de empleo que se incluyen en el diseño lógico. Diseño de procedimientos y controles. Comprende detallar la forma en que se ejecuta cada aplicación y las medidas para minimizar las probabilidades de fallo. 3) ETAPA DE CONSTRUCCIÓN Para seleccionar la metodología de desarrollo de software, se deben tener las siguientes consideraciones: 3.a) Metodologías de desarrollo de software: tradicionales o ágiles. 3.b) Analisis y Especificacion de Requerimientos Durante esta fase, se adquieren, reúnen y especifican las características funcionales y no funcionales (técnicas) que deberá cumplir el futuro programa o sistema a desarrollar. Se define QUIÉN debe hacer QUE, CUANDO y COMO debe hacerlo. Es aquí donde se aplica una técnica de modelado del software. Este modelo permite representar el proceso de negocio a computarizar. Las herramientas más utilizadas para el modelado son UML y los casos de uso, compuestos por un diagrama de especificación y las plantillas de especificación de cada caso. Los casos de uso describen las funcionalidades de un sistema. Indican que es lo que hace un sistema , cuando un actor se lo indica. Los actores (muñecos de palo) representan los diferentes roles de quienes interactuaran con el sistema. Los casos de uso se usan solo para representar los requerimientos funcionales. Los requerimientos técnicos o no funcionales, no se representan por casos de uso 4) Etapa de Implantación o Puesta en Marcha Son todas aquellas actividades necesarias que deberán llevarse a cabo para CONVERTIR el sistema anterior (manual o automatizado) al nuevo sistema 5) Etapa de producción (de servicios de información) Mientras se esté utilizando el sistema, es importante medir en forma permanente los niveles de performance , costos de operación (directos e indirectos), status de proveedores del software y cumplimiento de los requerimientos establecidos. Tenemos Garantía del sistema Una vez que el sistema ha sido entregado, instalado y dictados los cursos de operación, existe un período de garantía durante el cual el proveedor es responsable del mantenimiento del nuevo sistema. Mantenimiento del software Consiste en mantener el sistema funcionando en óptimas condiciones y que se adecue a los cambios que pudieran ocurrir en el futuro. Es sumamente importante el asegurarse el correcto mantenimiento del sistema, en cualesquiera de sus tres tipos: ● Correctivo (ajusta errores sobre requerimientos iniciales). ● Evolutivo o adaptativo (incorpora nuevos requerimientos no relevantes). ● Perfectivo (perfecciona aspectos funcionales mejorando los existentes) Etapa Desajuste con los requerimientos iniciales Aquí el sistema presenta problemas importantes que condicionan el nivel de servicio requerido. El nivel de servicio se refiere a performance, costos, no cumplimiento con los requerimientos o no consideración de nuevos requerimientos (internos o externos). El sistema queda obsoleto. Los motivos pueden ser: divergencias tecnológicas (fallas y/o cambios en hardware o software) o nuevos requerimientos (internos o externos) 7) Etapa Destino final: descarte / sustitución. En los casos de sistemas lineales, por obsolescencia se descarta su uso, muere, dando lugar a una nueva situación de gestión, en la cual debe decidirse si se sustituye el viejo sistema por uno nuevo. MIGRACIÓN La Migración”, definida como: el proceso mediante el cual se transforma el sistema y/o base de datos actuales por otros nuevos productos o versiones, que se adaptan de mejor manera a las necesidades de la organización ¿Por qué migrar sus datos? Las migraciones de datos generalmente son resultado de la introducción de un nuevo sistema. Esto puede implicar una migración de aplicación o la consolidación de datos, donde uno o varios sistemas de herencia son sustituidos, o el despliegue de un sistema adicional que se utilizará junto a los de usos existentes. La migración como proyecto Podemos definir un proyecto como: un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, con un inicio y una finalización definida, que utilizan recursos limitados para lograr un objetivo deseado. De la definición de proyecto se rescatan tres elementos básicos, Tiempo, Recursos y Actividades. El ciclo de un proyecto consta de 4 grandes etapas: 1. Idea (establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual iniciar el proyecto) 2. Diseño (se valoran las opciones tácticas y estrategias a elegir teniendo como fin el objetivo) 3. Ejecución (supone la realización del proyecto) 4. Puesta en Marcha (es la entrega del producto comprobando que funciona correctamente). Todo proyecto de migración reúne las siguientes características: ∙ Tiene un principio y un fin ∙ Define un calendario de ejecución ∙ Cuenta con una sucesión de actividades o fases ∙ Agrupa personas en función de las necesidades específicas de cada actividad ∙ Cuenta con los recursos necesarios. Las Migraciones deberían ser planificadas como primer requisito y no como el cambio rápido en un fin de semana, debido a que la calidad de los datos que migro debe ser más importante de lo que se piensa. La planificación de un proceso de Migración debe ser considerada como política Empresarial 3.3 Tipos de Procesos de Migración Los procesos que involucra la migración varían dependiendo, entre otros factores, del producto actual, del producto objetivo, de si la decisión había sido tomada con anticipación o de urgencia, o si es necesario plantear diferentes alternativas, etc. A grandes rasgos, el proceso de migración sería así : En primer lugar analizaremos la factibilidad de la migración. Si la migración es posible, se hace un backup de la información que contengan los equipos y luego se procede a realizar la migración. Luego se recuperará la información anterior y por último se verificará que todo funcione adecuadamente y la integridad de la información recuperada. Tipos de elementos del sistema: Sistemas Operativos ( Windows, Linux, UNIX, etc.) Estas migraciones tienen por objetivo el "cambio" del sistema operativo sobre el cual está trabajando actualmente la organización . a) Bases de Datos ( Oracle, SQL Server, DB2, PostgreSQL, etc.) La seguridad e integridad de los datos son esenciales para el buen funcionamiento y la toma de decisiones dentro de una organización. Es por esto que contar con una Base de Datos confiable es muy importante. La migración de Bases de Datos tiene por objetivo que el cambio no sea un problema para la organización. 3.4 Migración de Aplicaciones Por Migración de aplicaciones entendemos la transformación de los programas, o sea que se transformará el software utilizado por la organización. Para llevar a cabo esta migración se tiene que utilizar ciertas herramientas, y entre ellas encontramos: Herramientas de Migración: En la Migración de Aplicaciones o Sistemas se encuentran ciertas herramientas que ayudan a su ejecución: Las basadas en sintaxis . Las herramientas basadas en sintaxis, hacen una transformación simbólica; es decir, mecánica y automática, de la aplicación fuente. El proceso de traducción no necesita conocer nada acerca de la funcionalidad de la aplicación que se transforma. Solo se busca transformar el lenguaje de la aplicación. Las basadas en semántica. Por otra parte, las herramientas basadas en semántica deben entender, además de la forma (sintaxis), el significado (semántica) de los programas que se traducen, ya que se busca transformar el elemento “salida”. El término Semántica apunta a interpretar el significado de palabras o lenguaje. Es así que una herramienta basada en semántica buscará traducir no solo el lenguaje en el que está escrito una aplicación, sino que también deberá entender para qué se utiliza el programa, ya que transformará el “out” del mismo. El usuario de la aplicación notará diferencias en la misma. La semi automatización Una estrategia para el problema de la migración de aplicaciones es la semiautomatización. Esto es, el uso de herramientas automáticas guiadas por usuarios que conozcan las plataformas de migración, los cuales aportan el componente semántico de la transformación. 3.5 Migración de Datos La migración de datos es una de las etapas más importantes en la implementación de un nuevo sistema y también puede resultar una de las más críticas. A su vez una migración de Aplicaciones puede llevar a una migración de Datos. Por este motivo, se trata de un proceso que requiere de una planificación y de un equipo designado con roles, tiempos y tareas definidas. Para realizar la migración de datos, es muy importante establecer en forma temprana, los datos que se requieren en el nuevo sistema y la ubicación de los datos en el antiguo sistema. También es necesario, conocer el(los) dueño(s) de la información y los criterios de depuración que tendrán los datos seleccionados, para asegurar una óptima calidad de ellos. Etapas de una migración de datos Etapas de Migración de Datos: Levantamiento de Información: Esta etapa contempla la definición de los datos que requiere el nuevo sistema y la identificación de la fuente de origen. Análisis de Calidad: En esta etapa se verifica la calidad de los datos, con el propósito de establecer los tiempos reales de las etapas de Transformación, Limpieza y Mapeo de Datos. Transformación / Mapeo de datos: Esta etapa, contempla la definición de los diccionarios con las reglas de transformación y el mapeo de campos entre las fuentes de origen y destino. Limpieza de Datos: contempla la depuración de los datos en las fuentes de origen. Construcción ETCL (Extracción, Transformación, Carga y Limpieza): en esta etapa, se realiza la construcción de los extractores, transformadores e inyectores de datos. Pruebas: En esta etapa, se realizan las pruebas funcionales de la migración de datos, determinando que la información sea traspasada con éxito al nuevo sistema. Simulación de Cargas: En esta etapa, se pretende identificar los inconvenientes que se podrían tener en las cargas reales, a través de la simulación del proceso real. Cargas Reales : En esta etapa, se realiza la migración real de lo s datos desde el antiguo sistema al nuevo sistema. Revisión de Resultados: En esta etapa, se realiza la revisión final de la información cargada al nuevo sistema. Controlar integridad y calidad de los datos migrados Luego de haber ejecutado los procesos de migración es preciso controlar los resultados de salida que estos devolvieron. Este control incluye la verificación de que los datos se hayan procesado en su totalidad y sin errores u omisiones Modelo de Migración buenas prácticas 4.1 Recopilación del estado actual en la empresa Conocer el estado actual de la empresa implica realizar un relevamiento de toda la información posible 4.1.1 Preparar Inventarios de hardware y software. 4.1.2 Diagramas de Estructura Luego de inventariar el software y el hardware se debe reflejar en forma de dibujo, la ubicación de los equipos 4.1.3 Diagramas de red Luego de tener inventariado el hardware, y de tener confeccionado el Diagrama de Estructura, se debe reflejar en forma de dibujo también, la ubicación e interconexión de los equipos. 4.1.4 Formatos de Datos Un formato es lo que permite a una aplicación interpretar los datos crudos en un archivo. En otras palabras, un formato es un modo de representación de estos datos. (como JPEG, PNG,GIF, TIF, BMP, DOC, TXT, XLS) Formatos abiertos y Formatos propietarios FORMATO ABIERTO Diremos que el formato de un archivo es abierto si el modo de representación de sus datos es transparente y/o su especificación está disponible públicamente. FORMATO PROPIETARIO Diremos que un formato de archivo es propietario si la forma de presentación de sus datos es opaca y su especificación no es disponible públicamente. 4.2 Planificación de La Migración. 4.2.1 Planificación técnica. Se analiza entre otros aspectos el tipo de migración, el equipamiento con el que se cuenta, el nuevo software con el que se va a contar, entre otros aspectos. 4.2.2 Planificación de comunicaciones. La responsabilidad de comunicar y motivar al personal es una tarea, claramente definida de los encargados de la gestión del cambio. Esta tarea comienza y debe ser llevada a cabo incluso antes de que el proyecto de migración empiece realmente. El liderazgo se alcanza mediante la comunicación, así pues el liderazgo y el estilo de comunicación están inseparablemente conectados, requiriendo un grado particularmente alto de habilidad social 4.2.3 Planificación de RRHH. En este punto se pretende tocar un tema altamente significativo en el éxito de un proyecto de migración como lo son los recurso s humanos existentes en la organización. 4.2.4 Plan de contingencia. Al momento de planificar la migración de sistemas, se deberá tener presente un plan de contingencia que trate los desvíos. Si la planificación fue bien realizada y se manejaron adecuadamente los tiempos, se debería considerar un plan piloto, es decir pruebas en paralelo al sistema actual, pero solo a efectos de validar el comportamiento de los nuevos sistemas. 4.2.5 Planificación temporal Dado que la migración es un proceso finito y acotado en el tiempo, es decir que tiene un principio bien establecido y un fin, debemos definir una planificación para desmenuzar el proyecto en detalle. Esta planificación requiere que se establezcan las fechas y plazos de entrega de forma realista para cada paquete de trabajo. 4.2.6 Planificación económica En lo relativo a este ítem, se debe tener en cuenta además de los costos relativos a la nueva tecnología que se deba adquirir para llevar adelante la migración, los demás costos que esto trae incluido como ser: pagos mensuales de licencias de uso hasta pagos de alquiler de equipamiento y/o mantenimiento que nos exigen los mismos proveedores. 4.2.7 Planificación de la migración de Datos. 4.2.8 Aspectos a tener en cuenta Al planificar el proceso de migración no se debe perder de vista el punto inicial y el punto final, a donde se quiere llegar. Siempre, al planificar hay que tener presente el “todo” que involucra una migración. 4.3 Implantación de un Proceso de Migración La introducción de un nuevo sistema de información implica mucho más que nuevo hardware y software. También comprende cambios en los cargos, habilidades, administración y organización. Existen actividades medulares a las cuales se debe prestar gran atención. Una de estas actividades es la «Migración » que se describe como el proceso de transformación, de tal forma que la funcionalidad en la plataforma original se conserve en la plataforma destino. Es así que al implantar un proceso de Migración se encuentran las Fuentes de Cambios y los Tipos de Cambios: Fuentes de Cambios (factores de los cuales surge el cambio) ∙ Usuarios ∙ Equipo de desarrollo. ∙ Soporte de sistemas. ∙ Operación. Tipos de Cambios (por qué se realiza el cambio) ∙ Nuevos requerimientos. ∙ Cambio de políticas. ∙ Mal funcionamiento. 4.3.1 Formación Luego de que el sistema nuevo ha sido preparado, es necesario capacitar al personal. Esto debido a que las personas deberán ser formadas para que puedan realizar sus tareas en sus puestos de trabajo, con las herramientas nuevas que se puedan encontrar. 4.3.2 Implantación y Técnica Luego de que el personal fue instruido, encontramos la Implantación Técnica. Esta segunda etapa implica, la instalación y configuración del nuevo sistema en las distintas máquinas. Como formas de Implantar un Sistema nuevo podemos encontrar: 1) En una sola vez: Acá se implantan todos los Sistemas propuestos de una sola vez. Ventajas: Los usuarios están obligados a adaptarse a la nueva tecnología, se puede analizar su buen funcionamiento de manera general y particular de los sistemas, dependiendo de que los mismos traen consigo un costo menor en la implementación comparada con la segunda solución. Desventajas: Problemas de compatibilidad con los documentos creados anterior al cambio, produce frustración por parte de los clientes. Migración 2) Gentil: Se realiza el cambio por etapas. Ventajas: Se minimizan los problemas de compatibilidad, los usuarios se adaptan de mejor manera a las nuevas tecnologías, la frustración se reduce al tener tecnología con la que pueden realizar sus actividades comunes. Desventajas: Mayor costo de tiempo en implantación, debe realizarse un plan para incentivar a los usuarios a ocupar los nuevos sistemas, el análisis del buen funcionamiento se realiza de manera gradual. 3) Transición de usuario a usuario: Se va realizando la migración dependiente de cada usuario de los sistemas, los primeros en migrar son los que poseen menor valor crítico para la empresa. Migración consideraciones finales Para finalizar, se recomienda como medida de seguridad, que una vez culminada la migración se guarde copia de la base d e datos en un lugar seguro y sellado para prevenir problemas futuros. Esto permite distinguir entre los datos que se incorporaron al sistema mediante importación y los que fueron generados a partir del uso del mismo. Además, actúa como un respaldo del estado de los datos que fueron importados. EVALUACIÓN DE PAQUETES CONTABLES Evaluación de paquetes contables ¿Qué es un paquete contable? Es un software de aplicación de uso específico que permite el ingreso de datos de comprobantes con la finalidad de emitir varios informes tales como Libro diario, Libro Mayor, análisis de movimientos por cuenta, balances con diferentes niveles (títulos, capítulos, cuentas, etc.) entre otros posibles, que serán analizados por usuarios internos y externos de la organización (proveedores, organismos recaudadores, inversores, bancos, accionistas). La elección del paquete contable adecuado para una determinada organización debe comprender el análisis de las necesidades de información y el cumplimiento de ciertos requisitos para que su utilización sea segura, eficiente y los informes que emite resulten confiables tanto para los usuarios internos como externos. Sin intentar elaborar una lista taxativa, al decidir la adquisición de un paquete contable, se acostumbra a evaluar en qué medida se encuentran presentes o ausentes algunos requisitos básicos: Seguridad en el acceso Respaldo y recuperación de datos Agilidad en el ingreso de datos Validación de datos Parametrización, flexibilidad y respaldo Varias alternativas para la emisión de informes Múltiples ejercicios económicos Situaciones de borde y requerimientos del software Relación costo prestaciones Integración con otros sistemas Amigabilidad. Seguridad en el acceso La seguridad en el acceso implica la definición de usuarios a los que se les asignan claves de acceso y se les asocia un conjunto de permisos y restricciones para acceder al sistema. La definición de usuarios y sus restricciones en el acceso colaboran con el cumplimiento de las normas básicas de control interno en la empresa, tales como la separación de funciones y la oposición de intereses. Respaldo y recuperación de datos El sistema debe permitir que se respalden y se restauren los datos, a fin de evitar trastornos innecesarios si se dañara o perdiera la información almacenada en la, o las, computadoras Agilidad en el ingreso de datos Asientos automáticos o asientos tipo y teclas de función para ingresar conceptos u otros datos son algunas de las facilidades que permiten un ingreso de los datos más ágil y seguro. Validación de datos Los datos que se ingresan al sistema deben validarse, para evitar o al menos detectar, los errores, voluntarios o involuntarios, que pudieran cometer los usuarios. Una primera validación de datos se realiza en el mismo momento en que se ingresan los datos al sistema. En caso de no ser válidos los datos que se pretenden ingresar, es necesario contar con adecuados mecanismos de rechazo. Por ejemplo, impedirle al usuario que avance hasta corregir el error o desplegar un mensaje y dejar el asiento marcado para su posterior corrección. El control del tipo o composición verifica que los datos que se ingresan correspondan al tipo de campo definido. Por ejemplo, en caso que se ingresen letras en un campo numérico, el sistema debiera desplegar un aviso e impedir que se registrara el asiento. El control de la longitud correcta del campo verifica que el dato que se ingresa cuente con la longitud de campo correcta de acuerdo con al definición de datos del sistema Los controles de identificación validan datos puntuales o discretos comparando los datos de las transacciones con archivos maestros o tablas constantes. Por ejemplo: un plan de cuentas puede definir que los códigos 100 al 199 corresponden a Activo corriente y asignarle a la cuenta Caja el código 100 Los controles de rangos o verificación de límite o racionalidad admiten varios valores posibles dentro de un determinado rango. Este tipo de control detecta solamente aquellas transacciones que no está comprendidas entre el límite mínimo y máximo del rango. Si por ejemplo el ejercicio económico comenzara el 1/1/2019 y finalizara el 31/12/2019 el sistema debiera impedir que se ingresaran movimientos que no estuvieran comprendidos en ese rango de fechas. El control de verificación de secuencia consiste en comparar la secuencia de los archivos que se ordenan por un determinado campo en forma ascendente o descendente. Por ejemplo un archivo de Sueldos que se ordene por Número de Empleado o uno de Facturas que se ordene por Número de Factura, el programa compara la secuencia de un registro en función del anterior, para detectar interrupciones en la correlatividad numérica de los comprobantes. El sistema debe contar con una bitácora de transacciones permita realizar controles a posteriori del ingreso de datos y procedimientos de auditoría, indicando dónde se originó una transacción, a qué hora, en qué terminal y qué usuario la realizó. Parametrización, flexibilidad y respaldo El sistema debe ser adaptable a los procesos de negocios de la empresa. La adaptación se logra mediante la posibilidad de definir parámetros tales como tasa de IVA, Monedas, Bonificaciones, Tasas de Interés, etc. El sistema debe ser flexible, a fin de seguir funcionando, en caso de aparición de nuevos impuestos, cambios en las políticas de la empresa, nuevos requerimientos de los usuarios, etc. Varias alternativas para la emisión de informes Los sistemas deben permitir que los comprobantes e informes impresos tengan la posibilidad de configurar diferentes impresoras. En caso de enviarlos a un archivo, las salidas en general son compatibles con los formatos más comunes, como XLS, WK1, DBF, Xbase, DOC, TXT, Amplia gama de informes Es necesario disponer de una amplia gama de posibilidades para generar informes que permitan un mejor aprovechamiento del sistema y una mayor agilidad para ejecutar los procesos, debido a que los usuarios se evitan el esfuerzo de generar informes con planillas electrónicas u otros productos para realizar sus tareas. Múltiples ejercicios económicos Mantener varios ejercicios económicos accesibles es de utilidad no sólo para la gestión de la empresa, sino para las tareas de auditoría, que permiten rastrear datos en un horizonte temporal más amplio Situaciones de borde y requerimientos del software El software a adquirir ha sido desarrollado para manejar una determinada cantidad de registros, cuentas, asientos, por lo que al evaluar un paquete contable se deben considerar esas situaciones de borde a fin de evitar inconvenientes en el futuro. Es necesario estimar la cantidad de registros, cuentas, asientos que se manejarán por período, a los efectos de determinar si son adecuadas las situaciones de borde que maneja el producto para esa empresa en particular. Relación costo prestaciones Una vez analizadas las ventajas que ofrece el producto, es necesario evaluar la relación costo beneficio, comparando las ventajas con los costos totales que se incurrirán durante el ciclo de vida del paquete. El costo total es la sumatoria de todos los costos en los que se incurre para adquirir y mantener en funcionamiento el software. El costo total comprende el precio de adquisición, actualizaciones, soporte, etc. Un software de bajo precio puede tener un costo de mantenimiento o de soporte mucho más elevado, por esa razón es necesario estimar y prever los costos totales durante el ciclo de vida del producto y no considerar solamente el costo de adquisición. Integración con otros sistemas • Importación : es la funcionalidad (propiedad o capacidad) de incorporar datos externos al sistema en un momento dado. Ejemplos: carga de un plan de cuentas, incorporar asientos desde otro programa, agregar datos externos a una planilla electrónica, etc. • Exportación : es la funcionalidad de presentar datos de reportes o bien originales en un formato digital (.txt, .csx, .ods, .xls, .etc.) posible de ser manejado por otro programa. • Interoperabilidad : es la capacidad de utilizar o proveer datos desde o a otros sistemas de información, en tiempo real, sin duplicación de datos, habitualmente en entornos heterogéneos. Es compartir datos entre sistemas. Una de las técnicas más utilizadas son los web services. Otros conceptos Interoperabilidad : es la capacidad de utilizar o proveer datos desde o a otros sistemas de información, en tiempo real, sin duplicación de datos, habitualmente en entornos heterogéneos. Es compartir datos entre sistemas. Una de las técnicas más utilizadas son los web services. Software Amigable: Es como percibe el usuario la facilidad para manejar el paquete contable
