Memory Conty Centro de Capacitación EducArte 1 Acceso Al Sistema ................................................................................................................. 3 Identificación Del Usuario .................................................................................................... 3 Identificación De La Empresa ................................................................................................ 3 Carpetas Inforapidas .............................................................................................................. 4 Acceso A Las Carpetas Inforápidas ......................................................................................... 4 Selección De Carpetas Inforápidas .......................................................................................... 4 Comandos De Carpetas Inforápidas ......................................................................................... 5 Configuración De Empresas ...................................................................................................... 6 Propiedades De La Empresa .................................................................................................. 6 Datos De La Empresa .............................................................................................................. 9 Plan De Cuentas ................................................................................................................ 9 Monedas ......................................................................................................................... 10 Impuestos ....................................................................................................................... 10 Libros ............................................................................................................................ 10 Comprobantes .................................................................................................................. 11 Grupos De Cuentas ............................................................................................................ 11 Ingreso De Asientos Y Cotizaciones ............................................................................................ 12 Cotizaciones .................................................................................................................... 12 Asientos ......................................................................................................................... 12 Lotes De Asientos .............................................................................................................. 14 Modelos De Asientos .............................................................................................................. 14 Asientos Automáticos ......................................................................................................... 14 Emisión De Informes .............................................................................................................. 15 Destino Del Informe ........................................................................................................... 15 Subdiarios .......................................................................................................................... 16 Libros Diarios ...................................................................................................................... 17 Libros Mayores .................................................................................................................... 17 Balances Y Balancetes ........................................................................................................... 17 Estadisticas ........................................................................................................................ 18 Herramientas ...................................................................................................................... 18 Respaldar Empresa ............................................................................................................ 18 Recuperar Empresa ........................................................................................................... 18 Consolidación De Empresas .................................................................................................. 18 Validar Datos ................................................................................................................... 19 Trabar Y Destrabar ............................................................................................................ 19 Recodificación De Cuentas .................................................................................................. 19 Renumerar Asientos ........................................................................................................... 19 Usuarios ............................................................................................................................ 20 Definición De Usuarios ........................................................................................................ 20 Cambio De Usuario ............................................................................................................ 20 Cambio De Contraseñas De Usuarios ....................................................................................... 20 Registro De Auditoria ......................................................................................................... 20 Las Organizaciones ............................................................................................................... 21 La Empresa ......................................................................................................................... 22 Concepto Y Funciones De La Contabilidad ................................................................................ 25 El Patrimonio ...................................................................................................................... 27 Activos Y Pasivos Corrientes ................................................................................................. 29 Hechos Económicos Y Actos Administrativos ............................................................................. 29 Plan De Cuentas ............................................................................................................... 30 Los Comprobantes ............................................................................................................. 31 Funciones De Los Comprobantes ............................................................................................... 31 Probatorios ..................................................................................................................... 31 Títulos ........................................................................................................................... 31 Estados Contables ............................................................................................................. 34 Activo ........................................................................................................................... 36 Balance General ............................................................................................................... 36 Interpretación Del Balance .................................................................................................. 37 Anexo ............................................................................................................................ 38 Diarios Múltiples. .............................................................................................................. 41 Ventajas De Los Diarios Múltiples. ......................................................................................... 41 Centro de Capacitación EducArte 2 ACCESO AL SISTEMA Memory Conty Presione el botón inicio que se encuentra en la barra de tareas, vaya a la opción programas, ahí van a aparecer una serie de opciones entre las cuales se encuentra Memory Computación y dentro de ésta elija Contabilidad Central. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO Usuario: Identificación del Usuario Contraseña: Clave del Usuario Empresa: Identificación de la Empresa. Código de 8 letras o números A continuación solicita en un diálogo la Identificación del Usuario y la Contraseña, ambos requisitos necesarios para que el sistema pueda saber que usuario va a ingresar al mismo y verificar a que partes del sistema le permitirá acceder y que operaciones podrá realizar. Recordar: hay dos tipos de usuario: Operador y Supervisor. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA El sistema puede administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por eso es necesario indicarle con cual de ellas vamos a trabajar, pudiendo elegir una empresa ya existente o crear una nueva. Utilización de empresas ya existentes: para ingresar a una empresa que ya existe debemos indicar el código de la misma o bien consultar las que ya existen presionando el botón “...” y luego elegir una de la lista que se muestre. Crear una nueva empresa: se debe digitar un código de empresa que no exista y con el cual deseo crear la empresa. Al crear la nueva empresa Conty copiara la información necesaria para la utilización de la misma y solicitara los datos identificatorios y de configuración de la empresa. Centro de Capacitación EducArte 3 Memory Conty CARPETAS INFORAPIDAS Conty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas Inforápidas, las cuales hacen que el acceso a los datos se realice en forma ágil y sencilla para el usuario Las Carpetas Inforápidas semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo tipo, existiendo un carpeta Inforápida para cada tipo de dato que administra Conty Acceso a las Carpetas Inforápidas Para acceder a cada una de las carpetas de la empresa, seleccione la misma desde el menú Carpetas Para aquellas carpetas mas utilizadas Conty posee iconos de acceso directo en la parte inferior de la ventana del sistema Selección de carpetas Inforápidas Conty permite tener abiertas varias carpetas a la vez Para seleccionar una Carpeta Inforápida que ya se encuentra abierta, Conty dispone de solapas que se encuentran en la parte derecha de las mismas, donde solo es necesario hacer clic con el ratón sobre la solapa deseada Centro de Capacitación EducArte 4 Memory Conty Comandos de Carpetas Inforápidas PRIMERA FICHA Selecciona la ficha que este primero en la carpeta inforápida FICHA ANTERIOR Selecciona la ficha anterior a la actual en la carpeta Inforápida SIGUIENTE FICHA Selecciona la ficha siguiente a la actual en la carpeta Inforápida ULTIMA FICHA Selecciona la ficha que según el orden, se encuentra ultima en la carpeta Inforápida BUSCAR FICHA Busca fichas que cumplan con determinadas características dentro de la carpeta Inforápida INSERTAR FICHA. Agrega una nueva ficha delante de la ficha actual BORRAR FICHA. Marca o desmarca la ficha actual para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta Muestra la ficha seleccionada en un color distinto al resto de las fichas y no la eliminara hasta cerrar la carpeta Tenga en cuenta que si bien Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al que tenga acceso, se debe tener mucha precaución, ya que los datos de la empresa dejaran de ser validos, no permitiendo Conty emitir informes hasta restablecerlos Centro de Capacitación EducArte 5 Memory Conty CONSULTAR FICHAS (F12) Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace referencia a datos de otra carpeta o valores predeterminados por Conty IMPRIMIR Permite emitir un listado por impresora o vista previa, ya sea para todas las cuentas existentes en una carpeta o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir el listado. TERMINAR Cierra la carpeta actual y valida los datos de la misma, de forma de asegurarse la integridad de la información. EN caso de error Memory ofrece la opción de verlos y corregirlos en el momento o dejar para corregirlos mas adelante CONFIGURACIÓN DE EMPRESAS Propiedades de la empresa Se accede a esta opción a partir del Menú Empresa, contiene los datos identificatorios de la empresa y las opciones sobre la parametrizacion de la misma. Estos datos son solicitados al momento de crear una empresa y pueden ser modificados en cualquier momento y siempre de deben validar dichas modificaciones. La ventana de Propiedades de la empresa, para una mejor operación esta dividida en diferentes solapas, donde se distribuyen los datos identificatorios y los datos de configuración del sistema Identificación Esta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa Datos Fiscales. Se ingresan los datos fiscales de la empresa Centro de Capacitación EducArte 6 Memory Conty Inscripciones Permite cargar en forma opcional los datos de inscripción de la empresa en diferentes organismos Asientos Permite definir las características que debe considerar Conty de la empresa al momento de ingresar los asientos o PRIMER MES CON ASIENTOS. Indicar cual es el primer mes en el que se ingresaran asientos. Es utilizado por CONTY para conocer desde que fecha deben considerarse los saldos iniciales Al momento de cerrar balance: si aun no se ingresaron los asientos de cierre y apertura no modifique este dato (permite arrastrar los saldos de las cuentas desde ejercicios anteriores). Si ya se ingresaron los asientos, ingrese el primer mes con asientos del nuevo ejercicio o USA DISTINTA LEYENDA POR CUENTA. Al momento del ingresar el asiento, indica si se usa una única leyenda por asiento, o si desea que cada cuenta del asiento posea una leyenda diferente. o USA NUMERO DE ASIENTOS. Permite identificar a los asientos con un numero interno de control, lo que permite además validar los numero de asiento o MUESTRA ORIGEN DE ASIENTOS. En el caso de que la empresa reciba asientos generados en Fígaro, Worky, esta opción permite que Conty muestre para cada asiento cual es la aplicación desde la cual fue generado. o INGRESA TIPOS DE ASIENTOS. Permite mostrar u ocultar el tipo de asiento que se esta ingresando. Los tipos de asientos pueden ser configurados por la empresa o INGRESA ASIENTOS EN MONEDA EXTRANJERA. Esta opción se encuentra marcada por omisión, permite que si la empresa no posee asientos en m/e o no desea emitir informes en m/e, Conty oculte los datos relacionados a las monedas y a las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en la emisión de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos o INGRESA VENCIMIENTO DE ASIENTOS. Si la empresa desea administrar la gestión de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opción permite que el usuario pueda registrar para cada línea del asiento, una fecha de vencimiento, la cual será utilizada para emitir los libros mayores ordenadas por dicha fecha o INGRESA IMPUTACIONES A CENTROS DE COSTOS. Si los centros de costos no pueden ser determinados automáticamente, esta opción permite que el usuario pueda discriminar en cada asiento, el monto especifico a asignar en cada centro de costo. o INGRESA COMPROBANTES EN LOS ASIENTOS. Si la empresa registra un asiento por comprobante y además desea identificar los mismos con su nombre Centro de Capacitación EducArte 7 Memory Conty Archivos Permite al crear un nueva empresa, copiar o compartir el plan de cuentas o Copiar otra empresa. Una vez copiado el plan de cuentas, el mimo puede ser modificado sin que se modifique el plan de cuentas original o Usar otra empresa. Varias empresas comparten un mismo plan de cuentas, de modo que cualquier modificación se ve reflejado para todas las empresas que lo utilicen. Es posible tener distintos planes de cuenta genéricos comunes a empresas de un mismo giro, estudio contable o grupo económico Permite compartir las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras Importar. Si la empresa recibe asientos generados por Worky o Fígaro, es posible indicar que al abrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicaciones para incorporarlos en forma automática, o verificar cada tantos minutos si existen archivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la información contable de la empresa Capítulos Permite indicar como están codificados en el plan de cuentas de la empresa los diferentes capítulos contables Notas Permite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de los usuarios Centro de Capacitación EducArte 8 Memory Conty Datos de la empresa Plan de cuentas El Plan de Cuentas permite definir la estructura contable que requiere la empresa para representar su situación y resultados contables. Se indica a cada cuenta cual es su moneda base y si el sistema al momento de calcular las diferencias de cambio automáticamente debe generar diferencias de cambio hacia otras monedas. Para acceder a la carpeta, seleccione Menú Carpeta, opción Plan de Cuentas Se pueden manejar 10 niveles de detalle, respetando los capítulos definidos en Propiedades de la empresa CODIGO. De 1 a 10 dígitos. No solo permite identificar la cuenta, sino además ser utilizado para definir la estructura jerárquica del plan de cuentas 1 ACTIVO 11 ACTIVO CTE 111 DISPONIBILIDADES 1111 CAJA 11111 Caja moneda nacional 11112 Caja moneda extranjera 1112 BANCOS 1113 INVERSIONES TEMPORARIAS 112 CREDITO POR VENTAS 113 CREDITOS DIVERSOS 114 BIENES DE CAMBIO 1.2 ACTIVO NO CTE NOMBRE. Permite identificar el nombre de la cuenta que se esta definiendo MONEDA. Cual es la moneda base del saldo de cada una de las cuentas, a los efectos de poder determinar DC OPERA EN. Si se desea restringir las monedas en las que puede operar una cuenta, es posible indicar en esta columna, una lista de los códigos de las monedas en las cuales permite ingresar asientos Se ingresan separadas por “-“ o “,” Por ejemplo: 1,4-7,9 (1,4,5,6,7 y 9) Si el campo queda vacío, a la cuenta se le puede imputar asientos en cualquier moneda MONEDA (DC). Conty permite generar en forma automática los asientos por DC, por lo cual requiere que se indique a cada cuenta, la lista de monedas que deben ser consideradas al momento del calculo y generación de los asientos. Centro de Capacitación EducArte 9 Memory Conty Cuando el campo este vacío, Conty no considerara la cuenta al momento del calculo y generación de los asientos automáticos Monedas Esta planilla se utiliza para que el usuario defina las distintas monedas que va a utilizar tanto para el ingreso de información como para la emisión de informes. Para acceder a la carpeta Monedas, seleccione Menú Carpetas – Configuración - Monedas Impuestos Para acceder a la carpeta Impuestos, seleccione Menú Carpetas – Configuración Impuestos Las cuentas que representan el IVA y otros impuestos deben ser definidas en el plan de cuentas como cualquier otra cuenta y luego identificadas específicamente en esta carpeta. La tabla de I.V.A permite que el usuario defina las distintas cuentas de I.V.A que manejará la empresa a los efectos de facilitar y eliminar las probabilidades de error en la imputación de aquellos asientos que estén gravados por dicho impuesto. Al usuario indicar que un asiento tiene un I.V.A de tal código, el sistema ya sabrá que tasa desglosar en el asiento y a que cuenta imputar el impuesto. Libros Se pueden crear los libros auxiliares que el usuario considere convenientes a los efectos de que toda la información no se concentre en el Libro Diario y que en él solo aparezca la información resumida de los auxiliares. Para acceder a la carpeta Libros, seleccione Menú Carpetas – Configuración - Libros CODIGO. Cada libro esta identificado con una letra, siendo la P (partida doble) y la U (ultimo de partida doble) códigos reservados para Conty para registrar los asientos que se imputen directamente al libro diario. Centro de Capacitación EducArte 10 Memory Conty Ventas (V) , Compras (C) , Ingresos (I) , Egresos (E) NOMBRE. Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizara como titulo en la impresión del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen. IVA. Indicar si los impuestos deben ir al debe, al haber o este subdiario es sin IVA ORDEN. Conty brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en forma analítica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario. Es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analíticos y de resumen dentro de todos los asientos del mismo día TIPO. Permite que Conty pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos y Egresos FORMATO DE IMPRESIÓN. Permite: incluya o no la discriminación de IVA se muestren o no las operaciones exentas y gravadas o solamente se desea emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro COMPROBANTES Esta opción estará disponible cuando se haya seleccionado en Propiedades, “Ingresa comprobantes en los asientos” Para acceder a la carpeta Comprobantes, seleccione Menú Carpetas – Configuración Comprobantes Cuando se utilicen comprobantes y la empresa reciba asientos generados por Fígaro, los asientos generados mostraran una descripción exacta del comprobante al que representa el asiento CODIGO. Identificar el comprobante que se esta definiendo (debe coincidir con la codificación de Fígaro) NOMBRE. Identifica al comprobante que se esta definiendo TIPO. Permite realizar controles de consistencia en los asientos ingresados SERIE. Indica cual es la serie del ultimo comprobante utilizado, y de esta manera sugerir la correlatividad NUMERO Indica cual es el numero del ultimo comprobante utilizado, y de esta manera sugerir la correlatividad IMPUESTO. Indica la lista de impuesto con los que puede estar gravado el comprobante Grupos de cuentas Esta planilla permite realizar agrupaciones de cuentas del Plan de Cuentas a los efectos de luego emitir informes con las mismas, como también obtener información de las sumas de saldos de las cuentas que lo componen, pudiendo, al definir dichos grupos indicar cuentas de distintos niveles y capítulos. Centro de Capacitación EducArte 11 INGRESO DE ASIENTOS Y COTIZACIONES Memory Conty Cotizaciones Las tablas de Cotizaciones que se dividen por mes y moneda permiten indicarle al sistema, para cada una de las diferentes monedas cual es su cotización y arbitraje día a día, a los efectos de que el sistema pueda utilizar los mismos para realizar las conversiones monetarias necesarias para la emisión de los informes y cálculos de diferencias de cambio. Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Carpetas – Cotizaciones Indicar moneda y mes de ingreso de la cotización No es necesario ingresar todos los días del mes, ya que si se desea que todo el mes maneje la misma cotización solo será necesario ingresar la cotización el primer día y al cerrar la carpeta, Conty copiara dicha cotización para los demás días Asientos Las planillas de ingresos de asientos permiten ingresar los asientos contables de la empresa tanto de Libros Auxiliares como del Libro Diario. Sobre esta información, el sistema calcula y emite todos los informes contables que necesita la empresa sin necesidad de realizar ningún tipo de proceso, previo a la emisión de cualquiera de los informes. Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Carpetas – Asientos Formato rápido de asientos – Datos del asiento Día Ingreso de la fecha del asiento o comprobante (no es necesario el mes, ya que la planilla corresponde a un mismo mes) No tienen porque estar ordenados, el sistema se encarga de ordenarlos cronológicamente en la emisión de los diferentes informes Cuentas al Debe y al Haber. Consultar F12 Comprobante Cuando se haya seleccionado Ingresa comprobante en los asientos en Propiedades, permite al ingresar el asiento, utilizar el código del comprobante definido así como el numero y serie Concepto Se indica la leyenda Si en Propiedades - Incrementa numero en las leyendas. Sugiere el numero siguiente - Generar leyenda a partir del comprobante. Incluye serie, numero Vencimiento Centro de Capacitación EducArte 12 Memory Conty Solo si en Propiedades se marco Ingresa vencimiento de asientos Si se desea administrar la gestión de vencimientos de cheques, facturas y documentos Moneda Ingresar el comprobante en su moneda de origen Total Se ingresa el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en la columna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos Numero de IVA Si el asiento a ingresar esta gravado, se ingrese el código del mismo, de acuerdo a lo definido en la carpeta Impuestos. Si no corresponde calcular IVA se debe ingresar el código 0 IVA Conty calcula automáticamente el monto de IVA Si no correspondiera es posible modificarlo Cotización Si el asiento debe cotizarse con un TC o arbitraje diferente del ingresado para ese día en la carpeta cotizaciones, el usuario podrá ingresar la cotización Si se desea usar la ingresada en la carpeta Cotización se deja en 0 Libro Indica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento. Si el asiento no corresponde a ningún subdiario o libro auxiliar, se debe ingresar en esta columna una P (partida doble) o una U (Ultimo de partida doble) para indicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa Origen Esta disponible solo cuando en Propiedades se indique que Muestra origen de los asientos Este dato es solo de consulta, ya que se completa automáticamente cuando los asientos son importados Diferentes asientos que se ingresan: Ingreso de asientos en una línea: para cada asiento se debe indicar el día del mes, las cuentas contables al Debe y al Haber de acuerdo a lo definido en el Plan de Cuentas, una descripción para identificar al Asiento, el código de la moneda en la cual se va a ingresar el asiento de acuerdo a la tabla de monedas, el monto Total del asiento con I.V.A incluido, el código de I.V.A con el cual está gravado el asiento para que el sistema realice el desglose e imputación automático del impuesto, el tipo de cambio del asiento, y el libro al que se imputa el mismo. Cada línea representará un asiento para aquellos en los cuales intervienen dos cuentas y eventualmente una tercera que es de I.V.A. Ingreso de asientos en más de una línea: para aquellos asientos que poseen más de una Cuenta Contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas líneas como cuentas contables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al debe con sus montos y dejando el campo de cuenta al haber en blanco y luego de manera inversa para las cuentas del haber. Dichas líneas pueden estar ingresadas en distintas monedas, pero deben ser del mismo día, descripción y libro para que el sistema las agrupe como un único asiento. Centro de Capacitación EducArte 13 Memory Conty Ingreso de asientos con distintas leyendas: el sistema prevé que aquellos asientos con más de una línea puedan ser ingresados con distintas leyendas para cada una de las cuentas contables que lo integran, para ello dentro de los Parámetros de la Empresa existe una opción denominada distintas leyendas, la cual agrega una columna más dentro del ingreso de asientos, la cual se utilizará para indicar que líneas pertenecen a un mismo asiento, ingresando en dicha columna un carácter idéntico para todas ellas y diferente para cada uno de los asientos del día. Ingreso de asientos con vencimiento: para indicarle un vencimiento a un asiento en el cual por ejemplo se esta ingresando un Cheque Diferido, dentro de la descripción se debe digitar la fecha de Vencimiento en el formato DD/MM/AA. Lotes de asientos Los Lotes de Asientos son planillas con igual estructura que las planillas de ingreso de asientos, con la diferencia que los movimientos ingresados en los Lotes no son tomados en cuenta para los informes contables. El usuario es el que indica el nombre del lote para luego poder agregar los asientos del lote a todos los meses que desee. Se utilizan por: Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa, cada uno puede ingresar los asientos en su lote y recién cuando los haya validado integrarlos a la carpeta de asientos contables Multiusuario. Cuando dos o mas usuarios pretenden ingresar datos en el mismo mes en la misma empresa, Conty ofrece automáticamente una carpeta auxiliar para ingresar su lote de asientos MODELOS DE ASIENTOS ASIENTOS AUTOMÁTICOS Diferencias de cambio La generación de Diferencias de Cambio en forma automática permiten que el sistema calcule y grabe dentro del mes correspondiente, las diferencias de cambio adecuadas a aquellas cuentas del plan de cuentas que se les haya indicado que se realice el cálculo, a los efectos de ajustar las mismas a cualquiera de las monedas definidas en la tabla de monedas. Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa – Asientos Automáticos – Diferencia de Cambio Se debe verificar que se haya definido adecuadamente en la carpeta: CUENTA. Correctamente identificadas las cuentas que se desean ajustar y con respecto a que moneda MONEDA. Indicar en que cuenta se debita o acredita el resultado ganado o perdido por concepto de diferencia de cambio Asientos de resultados El Asiento de Resultado permite que el sistema calcule los saldos de todas las cuentas de Pérdidas y Ganancias generando un Asiento que cierre las mismas y transfiera la diferencia entre ellas a la cuenta de Resultado del Ejercicio. Centro de Capacitación EducArte 14 Memory Conty Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa – Asientos Automáticos – Resultados Al calcular y generar el asiento de resultados Conty genera 3 asientos de forma automática: Las cuentas diferenciales con saldo deudor (Perdidas) Las cuentas diferenciales con saldo acreedor (ganancias) La diferencia entre las perdidas y ganancias se imputa a la cuenta de Resultado del ejercicio (patrimonio) Este asiento no es incluido automáticamente en la contabilidad sino que se genera un Lote de asiento, el cual luego de su verificación y/o modificación podrá ser integrado a la contabilidad Asientos de cierre y apertura Luego de realizado el asiento de resultados, el Asiento de Cierre y Apertura permite cerrar todas las cuentas de activo, pasivo y patrimonio a los efectos de cerrar el balance y abrir el próximo ejercicio generando el asiento inverso al mes próximo al cierre. Para acceder a esta carpeta, seleccione Menú Empresa Asientos Automáticos – Cierre y apertura – EMISIÓN DE INFORMES DESTINO DEL INFORME POR PANTALLA. Comandos Ir al asiento. (Subdiario, Diario, Mayores) Permite no solo consultarlo sino también modificarlo si se detecta un error de imputación Buscar en el informe. Permite ubicar dentro del informe a aquello asientos que cumpla con la característica que indique el usuario al momento de realizar la búsqueda Seleccionando la columna del informe sobre la cual se desea buscar Es posible ubicar un asiento por su: fecha, leyenda, cuentas, importes Imprimir Permite emitir el informe visualizado en pantalla hacia vista previa sin necesidad de emitir el informe nuevamente Centro de Capacitación EducArte 15 Memory Conty Actualizar. En el caso de haber ingresado nuevos datos en la empresa, ose hayan realizado modificaciones o correcciones Cerrar Cierra la solapa del informe que se esta visualizando Ir al Mayor (Balance) Se puede visualizar el mayor que genera el saldo de la cuenta seleccionada Graficar (Balance) Los comandos de Detallar y Resumir (botón derecho sobre sector seleccionado), permite detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores Guardar. Indicar a Conty que determinado informe se mantenga y no se elimine al momento de realizar la depuración Abrir. Al marcar la opción de Pre – Grabado, voy a poder seleccionar los informes emitidos desde una lista (con el detalle de la fecha y hora en que se emitió) POR VISTA PREVIA Muestra el informe exactamente igual a como saldría impreso por impresora POR IMPRESORA Envía directamente el informe a la impresora predeterminada A PLANILLA ELECTRÓNICA, BASE DE DATOS O TEXTO A GRAFICA Subdiarios Conty brinda la posibilidad de que el usuario defina los distintos subdiarios o libros auxiliares, y no solo podrá emitir los mismos, sino que Conty además generara automáticamente los asientos de resumen correspondientes Además de los subdiarios definido en la carpeta LIBRO, se presentan además: Caja ingreso y egreso. Muestra los Centro de Capacitación EducArte se 16 Memory Conty asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un mismo informe. Permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no poseen contabilidad suficiente Caja con saldo. Desglosa los montos netos y de impuestos de cada asiento Libros diarios Los Libros Diarios pueden ser emitidos en los siguientes formatos: Diario Analítico. Muestra un asiento por cada comprobante Diario resumido por día. Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por día y por subdiario 1) Partida doble 2) Resumen de cada subdiario 3) Últimos de partida doble Diario resumido por mes. La agrupación se realiza por mes Detalle de operaciones. Las mismas características que el analítico, pero con un formato mas compacto Libros mayores El Libro Mayor se puede emitir en los siguientes formatos: Mayor analítico. Dentro de cada cuenta, un asiento por cada comprobante o asiento ingresado Mayor resumido por día. Agrupa a todos los asientos imputados a subdiarios, en un asiento de resumen por día y por subdiario 1) Partida doble 2) Resumen de cada subdiario 3) Últimos de partida doble Mayor resumido por mes. La agrupación se realiza por mes Estados de cuenta. Emite un informe similar al analítico, pero con diferente diseño de impresión (formato de estado de cuenta comercial) Vencimiento por fecha. Considera en la emisión solo a aquellos asientos en los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientos por dicha fecha.(el rango es el de los vencimientos y no el de pasado el asiento) Mayores por cliente y proveedores. Es similar al estado de cuenta. Permite emitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en forma automática Balances y Balancetes Estado de situación. (Activo, Pasivo, Patrimonio) Estado de resultado. Balance completo Centro de Capacitación EducArte 17 Memory Conty Balance 4 columnas. Distribuye los saldos de las cuentas en las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias. Números y saldos. Detalla para cada cuenta, el total de débitos y el total de créditos Movimientos y saldos. Muestra el saldo inicial de las cuenta hasta antes del periodo solicitado, los débitos y crédito de cada cuenta en el periodo, y el saldo final de cada cuenta Balance 8 columnas. Muestra los débitos y créditos del periodo para cada cuenta, los saldos deudores y acreedores, y los saldos distribuidos entre las columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias Totales por grupos. Totaliza los débitos y créditos de todas las cuentas que integran un grupo y calcula el saldo total Ingresos y egresos. Para aquellas empresas sin contabilidad suficiente, totalizar las contra cuentas de los asientos de ingreso y egresos Balance por clientes y proveedores. Saldos de clientes y proveedores ESTADISTICAS Análisis de saldo. Conocer cada de las cuentas a lo largo del tiempo, los saldos mensuales, los saldos acumulados, los débitos o créditos en forma mensual Comparativo. Conocer la composición de una cuenta definida como de un nivel superior como se distribuye el saldo de entre las cuentas de nivel inferior Evolución mensual. Conocer la evolución mes a mes de una cuenta una y esta, HERRAMIENTAS Respaldar empresa Tiene por finalidad la creación de copias de los datos de la empresa, como medida de precaucion y seguridad frente a posibles daños en la información almacenada El sistema para brindarle una seguridad completa también permite que los mismos se realicen con clave de encriptación a los efectos que pueda ser recuperado por usuarios o personas no autorizadas, como también permite comprimir la información y utilizar menos espacio en los disquetes o el medio magnético que se utilice. Recuperar empresa El proceso de recuperación de datos copia los datos respaldados por el proceso anterior dentro del directorio donde se encuentran los datos de la empresa, dicho proceso se utiliza para restablecer la información luego de solucionado un desastre o cuando se desea incorporar la información de otro computador. Consolidación de empresas Centro de Capacitación EducArte 18 Memory Conty Muchas empresas debido a su estructura comercial deben dividir su contabilidad por sector, sucursal u alguna otra causa, eso hace que la contabilidad de la empresa se encuentre dividida en varias empresas pero a los efectos fiscales y totales de la empresa la información debe encontrarse consolidada en una empresa. Por esto el sistema posee el proceso de Consolidación de Empresas que permite agrupar todos los asientos de un periodo de las empresas que indique el usuario en la empresa que se esta utilizando actualmente. Se debe tener en cuenta antes de realizar una Consolidación de Empresas que las mismas deben poseer planes de cuentas, monedas, IVAS, libros y cotizaciones compartibles entre sí. Validar datos La validación de datos le permite al usuario conocer todos los errores que pueda haber cometido, a los efectos que los informes que procesan la información de los valores correctos que el mismo espera. Sobre la lista de errores que despliega el sistema permite que el usuario presionando el botón Explicar de la barra de herramientas conozca a que se debe el problema y cuales son sus posibles soluciones. Trabar y destrabar Los procesos de Trabar y Destrabar le permiten al usuario dejar los archivos de la empresa como solo lectura a los efectos de que no sean modificados por otros usuarios o por accidente, brindándole así seguridad sobre los datos ingresados y verificados. Recodificación de cuentas El proceso de recodificación de cuentas le permite al usuario el poder realizar modificaciones en la definición del plan de cuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a los asientos ingresados. Dicho proceso permite recodificar varias cuentas a la vez, traspasar títulos en la estructura jerárquica y agregar dígitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el usuario realizar pruebas dentro del diálogo del proceso y realizar el mismo para un periodo o para todos los asientos que se encuentran en la empresa. Renumerar asientos Esta opción estará disponible cuando la empresa tenga marcado que Usa numero de asientos dentro de las Propiedades de la empresa Permite que la numeración se realice en forma correlativa dentro del periodo seleccionado o que se deba numerar los asientos debiendo comenzar con el numero inicial cada mes Centro de Capacitación EducArte 19 Memory Conty USUARIOS Definición de usuarios El sistema permite que la empresa defina todos los usuarios que van a utilizar el sistema e indicar para cada uno de ellos a que puntos del sistema se desea o no que tengan acceso, a los efectos de restringir información confidencial, modificación de determinados parámetros de la empresa o la emisión de determinados informes. Cambio de usuario La utilidad de cambio de usuarios que puede ser invocada con doble clic sobre la identificación del usuario de la barra de estado del sistema o desde el menú de opciones Empresa, permite que el sistema lo tome otro usuario para registrarse con su identificación y clave y así obtener los derechos que el mismo posee sobre el sistema sin necesidad de salir y volver a entrar. Cambio de contraseñas de usuarios El cambio de contraseñas de usuarios le permite a cada uno de los usuarios poder modificar su clave de acceso sin necesidad que dicha operación la realice el supervisor, brindándole así una seguridad al usuario de que nadie que no conozca la clave que ha ingresado pueda acceder bajo su identificación. Recordar: no cambiar la/las contraseñas sin notificar al docente de su cambio. Registro de auditoria Cada vez que un usuario ingresa a Conty, Memory registra la operación realizada por el usuario junto con la fecha y hora en la cual se realizo la misma Esto permite conocer posteriormente las tareas que realizo cada uno de los usuarios, emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opción Auditoria del menú Usuarios Centro de Capacitación EducArte 20 LAS ORGANIZACIONES Contabilidad – Marco Teorico Desde tiempo inmemorial el hombre ha sentido que para mejorar su bienestar es conveniente su integración a grupos de individuos. Ello le permite, por ejemplo, protegerse contra otros grupos o individuos y conseguir ventajas o beneficios desde el punto de vista económico, cultural, sanitario, etc. Tales grupos de individuos constituyen organizaciones cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada uno de sus participantes y de su poder relativo para imponerlos a los demás. Las modalidades, características e incluso la conformación de los diversos tipos de organizaciones han variado con el tiempo debido a factores del contexto que no es del caso analizar aquí. Pero sí interesa señalar que la creciente complejidad de la vida en sociedad ha incidido en el crecimiento del tamaño de las organizaciones y complicado su manejo; ejemplo de ello son los siguientes hechos: a) han aparecido organizaciones que nuclean a miles de participantes (por ejemplo, algunos clubes deportivos); b) el proceso de determinación de objetivos de las organizaciones reviste en algunos casos un carácter político pues diversos participantes y grupos de ellos tratan de lograr que tales objetivos se adecuen a sus propios intereses; c) consecuentemente, los objetivos definidos no satisfacen a todos los participantes en igual medida; d) el manejo de la organización no puede ser realizado en forma conjunta por todos los participantes, debiendo hacerse cargo de él alguno o algunos de ellos o delegarse tal gestión a terceros ajenos al grupo. Como se verá más adelante, éstas y otras circunstancias han incidido para que el papel de los sistemas de información (del que la contabilidad forma parte) sea cada día más importante. Sin intentar un estudio profundo de la teoría de la organización cabe afirmar sin peligro de equivocarse que en cualquier organización existen: a) un numero de participantes que han contribuido a su formación; b) uno o más objetivos básicos; c) ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básicos; d) cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y objetivos, que puede estar a cargo de participantes de la organización y/o terceros; e) recursos con que debe contar la organización para el logro de sus fines. Nótese que los elementos recién enumerados son necesarios en cualquier tipo de organización y cualesquiera sean sus objetivos; así, lo enunciado es aplicable en los casos de una universidad, la Iglesia Católica, una tienda, el ejército, el estado en sentido amplio, una fabrica de artículos para el hogar, un sanatorio, un cine-club, etc. Por otra parte, dicho conjunto de elementos identifica lo que en algunos textos de contabilidad se denomina hacienda (1). (1) El vocablo hacienda es utilizado en esos textos con un significado mas comprensivo que el que le otorga la Real Academia, dado que no solo denota a los bienes que forman su patrimonio sino al sujeto que lo posee y a la serie de actos o hechos que configuran la gestión empresaria. Centro de Capacitación EducArte 21 LA EMPRESA Contabilidad – Marco Teorico Como se acaba de señalar, la idea de organización guarda correspondencia con una muy variada gama de actividades y de objetivos. En función de estos últimos es posible asignar nombres a los diversos tipos de organizaciones. Es así que se suele utilizar la palabra empresa para definir a los entes que se dedican a actividades de índole económica. En general, se dice que el objetivo de toda empresa es maximizar sus ganancias. En rigor, el citado puede ser pero no necesariamente es el único objetivo. En la economía moderna, la influencia del contexto, los controles estatales, los requerimientos cambiantes de su clientela y otras causas han llevado al empresario a conformarse con el objetivo de obtener ganancias razonables y, en algunos casos, a sobrevivir en el tiempo así como a lograr algún tipo de beneficio no económico como el reconocimiento de la comunidad por su labor. De todos modos, el objetivo de obtener ganancias (aunque sea a largo plazo) se encuentra, salvo en casos atípicos, presente en la formación de toda empresa. La importancia que en esta sección se ha asignado a las empresas deriva del hecho de que las mismas constituyen el principal marco en que se desenvuelve la contabilidad, lo que no significa afirmar que el sistema contable sea aplicable a otros tipos de organizaciones. OPERACIONES QUE REALIZA LA EMPRESA Definidos los objetivos básicos y las metas especificas de una empresa, es necesario actuar para lograr su consecución. El tipo de actividades de la empresa será distinto según el objeto de su explotación principal (industrial, comercial, agropecuaria, minera, etc.). A titulo ejemplificativo se señalará a continuación la secuencia normal de operativos de una empresa industrial y comercial que constituye lo que suele denominarse ciclo operativo, el que esta determinado por las siguientes fases: a) comprar materias primas y otros insumos; b) pagar las compras realizadas (paso que puede ser también posterior); c) transformar los insumos y producir nuevos bienes; d) vender los bienes producidos; e) cobrar las ventas efectuadas. Es decir que partiendo de la tenencia de la suma de dinero al comienzo del ciclo, después de pasar por las diversas fases del negocio se concluirá en la tenencia de otra suma de dinero, normalmente superior a la primera lo que implicaría la existencia de un excedente que, previa deducción del desgaste de los bienes mantenidos como recursos permanentes (edificios, maquinas, etc.), de los costos generales de administración y de impuestos, indica el importe ganado o perdido por la empresa (2). Debe aclararse que el esquema precedente resulta obviamente de una abstracción, pues solo por tal vía pueden segregarse los efectos o consecuencias de cada ciclo de operaciones. En la vida real de una empresa dinámica por excelencia, la iniciación y finalización de cada ciclo operativo constituyen superposiciones constantes y reiterativas. Además, es de hacer notar que según sea el tipo de actividad o el ramo a que la empresa en cuestión se dedique, diferente será la duración de cada fase y por ende del ciclo en su conjunto. Dicho lapso podría oscilar entre solamente algunos días (compra y venta al contado de bienes de consumo masivo) hasta varios años (bodega que elabora vinos añejados). Ocurre también que ciertas empresas que diversifican sus actividades pueden tener diversos ciclos operativos. Por último, cabe acotar que la duración de los ciclos operativos no es fija, modificándose en el tiempo de acuerdo a la situación del contexto. (2) Por supuesto que para que el computo de la ganancia o perdida tenga algún sentido, las sumas de dinero inicial y final y el desgaste de los bienes deben estar medidos en moneda del mismo poder adquisitivo. La existencia de procesos inflacionarios dificulta estas mediciones pues impone la necesidad de homogeneizar los importes que están expresados en monedas de poderes adquisitivos diversos. Centro de Capacitación EducArte 22 Contabilidad – Marco Teorico RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZA Para cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permitan cumplir con el referido ciclo operativo, pero también un cierto sustrato o estructura más permanente que sirva de base y facilite las operaciones comentadas. Todo el conjunto de elementos con que la empresa opera puede denominarse globalmente recursos. Dentro de ellos es posible distinguir a los bienes (materiales e inmateriales) y los recursos humanos (plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades del ente). De acuerdo con el grado de permanencia de su relación con la empresa, sus bienes pueden ser así clasificados: a) recursos de rápida movilidad; integran este grupo: 1) el efectivo que en cualquier momento disponga la empresa, que es indudablemente el elemento más dinámico de cualquier actividad; 2) los bienes objeto de la compraventa normal de la empresa si se trata de una actividad exclusivamente comercial o los artículos en diferentes estadios del proceso productivo si se incluye también una etapa de elaboración (materias primas, producción en proceso, producción terminada lista para su venta); 3) los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios (si estos son los “productos” que la empresa comercializa) cuando la operación se pacta a crédito o con cobro en cuotas; 4) los bienes en los que pudiera haberse invertido alguna suma de dinero que no requiera ser utilizada de inmediato; para que la clasificación dentro de los recursos de mayor movilidad sea válida, es preciso que exista la posibilidad de recuperar el importe invertido con prontitud; son ejemplos de las colocaciones de excedentes financieros temporarios efectuadas en títulos y acciones, depósitos a corto plazo, etc; b) recursos de carácter permanente; en casi toda empresa existen bienes (en muchos casos de elevado valor) que no constituyen objeto de comercialización pero cuya tenencia es necesaria para poder operar. A título ejemplificativo pueden mencionarse: 1) los edificios donde se llevan a cabo las actividades de producción, comercialización y administración, en tanto sean propiedad de la empresa; 2) equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo; 3) el mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y administrativas (escritorios, vitrinas, máquinas de escribir, de calcular, etc.); 4) los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales (patentes de invención) o nombres (marcas comerciales); 5) ciertos intangibles como el prestigio logrado por la empresa y/o sus productos, la clientela obtenida, etc; 6) los bienes adquiridos como inversión permanente al margen de la actividad principal del negocio pero en atención al objetivo amplio de obtener ganancias (por ejemplo, participaciones en otras sociedades, inmuebles adquiridos para su alquiler a terceros, etc.). La clasificación de elementos arriba esbozada no debe suponerse absolutamente rígida, pudiendo existir ciertos conceptos que según las circunstancias pueden ubicarse en una u otra categoría. La valuación de estos recursos constituye uno de los problemas básicos de la contabilidad, encontrándose en estrecha relación con la naturaleza de los bienes y el grado de dificultad en asignarle valores. Este tema será retomado en el capítulo IV. ORIGEN DE LOS RECURSOS Los recursos de que dispone la empresa pueden originarse de diversa manera. La siguiente es una lista de posibles fuentes de financiación de recursos: Centro de Capacitación EducArte 23 a) b) c) d) Contabilidad – Marco Teorico aportes de los propietarios: es un ejemplo la compra de una máquina con dinero aportado por partes iguales por los socios de una sociedad de responsabilidad limitada; crédito otorgado por el vendedor del recurso: es el caso en que se adquieren materias primas a ser pagadas al proveedor a los sesenta días de la fecha de su entrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagarés; crédito otorgado por otros terceros: a diferencia del caso anterior, la financiación no está específicamente referida a un bien (3) sino que el dinero se obtiene en préstamo y puede destinarse a incrementar cualquiera de los recursos necesarios. Así, por ejemplo, de un préstamo recibido podría destinarse el 40% a aumentar la existencia de mercaderías, el 30% a instalar un nuevo mostrador y refaccionar el local de ventas, el 20% a soportar la concesión de mayores plazos a los clientes con el objetivo de incrementar las ventas y el 10% a incrementar el efectivo para afrontar obligaciones de próximo vencimiento; el resultado de las propias operaciones del ente; en la medida en que genera fondos utilizables para adquirir bienes. Así como fue posible una clasificación de los recursos según su grado de movilidad, es factible efectuar también la siguiente clasificación de las fuentes de financiación: a) fuentes transitorias: corresponde a las obligaciones que se contraen y cancelan en periodos reducidos, normalmente por la adquisición de mercaderías; b) fuentes estables: corresponde a los aportes efectuados por los propietarios originariamente y a través de la reinversión de ganancias obtenidas en el pasado, así como a los préstamos a largo plazo que pueden obtenerse para financiar en forma global la adquisición de varios bienes. Debe aclararse que cuando una empresa ya está operando a ritmo normal se hace imposible –salvo en casos excepcionales- vincular los recursos con las fuentes de su financiación. En razón de ello, esta correlación solo puede darse en términos globales, enunciando por ejemplo que la empresa ha financiado el 70% de sus recursos con préstamos de terceros, el 10% con aportes de los propietarios y el 20% a través de la reinversión de ganancias. Otra cuestión a señalar es que entre estas fuentes enunciadas conviene, a los efectos del desarrollo posterior, distinguir las que son totalmente independientes de la empresa (proveedores que venden a crédito, bancos y otras entidades financieras que prestan dinero) de las que corresponden a los propietarios por sus aportes o por reinversión de ganancias. Esta distinción entre la empresa y sus propietarios se observa nítidamente en el caso de cualquiera de las formas jurídicas pluripersonales conocidas (sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, colectivas y otras en que los socios aporten bienes) pero probablemente aparezca menos clara cuando se trata del negocio de un único dueño que es el comerciante; en este último caso, es necesario diferenciar el patrimonio que tal comerciante afectó al desarrollo de su negocio de sus bienes personales. De esta manera podrá evaluarse el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueño. La aclaración precedente es importante, pues como conclusión de esta sección puede expresarse que las fuentes de fondos con que la empresa adquiere los recursos necesarios para ejecutar sus operaciones constituyen en su conjunto obligaciones de la empresa hacia terceros y derechos de los propietarios sobre tales recursos. Para referirse a estos derechos, en algunos textos, se prefiere considerar a los propietarios como terceros de características especiales; esta concepción no es demasiado correcta, pues crea la ficción de la existencia de obligaciones de la empresa hacia sus propietarios, lo que no responde ni a la realidad económica ni a la jurídica. (3) Hay excepciones a esta regla; por ejemplo, determinados préstamos de organismos internacionales de crédito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realización de ciertas inversiones específicas. Centro de Capacitación EducArte 24 Contabilidad – Marco Teorico CONCEPTO Y FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD Diversos son los objetivos de la contabilidad. En primer lugar, con ella se registra la actividad económica de las empresas y comerciantes en los libros de Contabilidad, con lo cual puede lograrse la información de o datos necesarios para determinar el estado de los negocios y sus beneficios o pérdidas. En segundo lugar, de esta manera se consigna en dichos libros el derecho de propiedad de esas empresas y comerciantes sobre sus bienes y las obligaciones o deudas a favor de terceros originadas por las operaciones propias de su actividad económica. A tales efectos, los libros de Contabilidad, si son llevados en debida forma, constituyen un medio de prueba reconocido expresamente por la ley, que puede hacerse valer en caso de controversias judiciales. En el curso de los negocios se obtienen beneficios o pérdidas, que aumentan nuestro capital inicial o lo reducen, respectivamente. Las alteraciones del patrimonio son acusadas por la Contabilidad a través de sus registraciones, las que nos muestran el origen de nuestros beneficios o pérdidas por medio de la información que suministran los libros de Contabilidad. La Contabilidad permite resguardar los bienes y derechos de los comerciantes mediante sistemas de control que impiden substracciones, fraudes y errores. De nada valdría la información a que antes nos hemos referido si la Contabilidad no ofreciera seguridades en cuanto a maniobras delictivas y equivocaciones. ALGUNAS FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD - Crea sistemas de registración: Los empresarios para desempeñar con éxito su labor de administración, es necesario lleven anotaciones de la actividad que realizan, es decir que dejen constancia escrita de los hechos con contenido económico que afectan a la empresa. Esto se realiza en libros o planillas denominados en general Registros contables o Libros de contabilidad. Para que tales anotaciones sean eficaces, no pueden ser caprichosas, ni tampoco quedar libradas al criterio particular de cada uno, sino que por el contrario deben sujetarse a determinadas reglas de carácter general. Nace así la Tenedurías de libros, como un método, una herramienta creada por la Contabilidad, para historiar los hechos de la administración que tengan contenido económico. - Proporciona información: Gracias a la registración el empresario dispondrá en forma ordenada, de todos los datos que necesite relativos a la marcha de sus negocios. La Contabilidad proporcionará métodos para analizar esa información, para interpretarla en general para determinar la eficiencia de la gestión empresarial en el tiempo. - Facilita el control: En las empresas, las tareas de administración no son ejercidas únicamente por el propietario, sino que por lo general intervienen una cantidad de personas tanto mayor cuanto más grande sea el comercio o la industria, e inclusive en algunos casos con prescindencia del propietario quien delega en otros, su potestad de administrador. Con una adecuada organización de la empresa y mediante el análisis de los hechos ocurridos, la Contabilidad logra fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos y normas impartidas. - Permite realizar previsiones: Teniendo en cuenta la actividad pasada y mediante el cálculo previo, es posible estimar los recursos con que contará la empresa en próximos periodos, así como la cuantía de los gastos en que deberá incurrir y como consecuencia de ellos, estará habilitada para anticipar cual será el resultado de la gestión económica. Centro de Capacitación EducArte 25 Contabilidad – Marco Teorico Conceptualmente la Contabilidad surge entonces como una disciplina que analizando la información proporcionada por los registros contables, permite el conocimiento integral y control de la empresa, facilitando las funciones de dirección y gestión en cuanto a la toma de decisiones, a efectos de orientar la política a seguir para lograr el mejor cumplimiento de los fines propuestos. CONTABILIDAD Y TENEDURÍA DE LIBROS Generalmente la gente confunde la Contabilidad con Teneduría de Libros. Sin embargo, las diferencias son notorias. La Teneduría de Libros, constituye una técnica, un arte, que como tal da un conjunto de reglas para hacer bien algo. Su finalidad es registrar correctamente las operaciones en los libros de Contabilidad. La Contabilidad pretende ser una ciencia del grupo de las denominadas ciencias sociales, que como la Economía o el Derecho, estudian determinados aspectos de las relaciones humanas. La Contabilidad es la ciencia de la administración económica y como toda ciencia es un cuerpo de doctrina ordenado, formado con sujeción a un método y que constituye una rama del saber humano. La Teneduría de Libros es una herramienta creada por la Contabilidad para elaborar su propia estructura de base, es decir para proceder al registro y ordenamiento de todos los hechos con contenido económico, que constituyen información. Además, la Teneduría de Libros, es solo la parte práctica de que se vale la Contabilidad para lograr sus fines. RELACIONES CON OTRAS ASIGNATURAS Mantiene relaciones de afinidad con otras ciencias, con las que existe un intercambio recíproco de elementos o principios. Con la Economía, porque para establecer las normas a que debe ajustarse la administración de las empresas, se basa en las leyes de la producción, distribución y consumo de bienes, que constituyen objeto de aquella disciplina. Con el Derecho, porque la Contabilidad tiene especialmente en cuenta el vínculo jurídico entre personas que mantienen relaciones económicas, y además porque la vida de la empresa se desarrolla dentro de un marco de disposiciones legales que regulan la actividad del empresario. Con la Estadística, proporcionando información sobre la empresa. Con las Finanzas, fundamentalmente en lo que respecta a la Contabilidad de organismos de carácter público, en cuanto permite la formulación de sus presupuestos y la verificación de su cumplimiento. Con la Matemática, porque la utiliza como herramienta, en todo cuanto tiene que ver con el cálculo y la misma teoría de la registración contable, descansa sobre una base de matemática. Con las prácticas administrativas, en lo que respecta a la documentación comercial, elemento fundamental para realizar las registraciones contables, sin la documentación probatoria, dichas registraciones carecen de validez legal. DEFINICIÓN DE COMERCIANTE La ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad para contratar, se haya inscripto con la matrícula de comerciantes y ejercen de cuenta propia actos de comercio, haciendo de ello su profesión habitual. SOCIEDADES Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en la ley 16060 se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la producción e intercambio de bienes y servicios participando de los beneficios y soportando las pérdidas. En la ley se define en su artículo 1 que “Habrá sociedad comercial cuando dos o más personas, físicas o jurídicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de Centro de Capacitación EducArte 26 Contabilidad – Marco Teorico una actividad comercial organizada con el fin de participar en las ganancias y soportar las pérdidas que ella produzca”. Asimismo se establece que la sociedad comercial será sujeto de derecho desde la celebración del contrato social y con el alcance fijado por la ley (artículo 2). Regirán para las sociedades comerciales, las normas y los principios generales en materia de contratos en cuanto no se modifiquen por la ley 16060. El contrato de sociedad comercial se otorgará en escritura pública o privada. Este documento deberá contener la individualización precisa de quienes lo celebran, el tipo social adoptado, la denominación, el domicilio, el objeto o actividad que se proponga realizar, el capital, los aportes, la forma en que se distribuirán las utilidades y se soportarán las pérdidas, la administración y el plazo de la sociedad. El contrato de sociedad comercial se inscribirá en el Registro Público de Comercio del domicilio social, dentro del plazo de treinta días a contar desde el siguiente al de la fecha de su otorgamiento. Las sociedades se considerarán regularmente constituidas con su inscripción en el Registro Público de Comercio, salvo las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada para cuya regularidad deberán realizar las publicaciones previstas en esta ley. En la práctica podemos clasificar a las sociedades comerciales de acuerdo a lo siguiente: Empresa Unipersonal: Esta no es una sociedad propiamente dicha, y se establece cuando una sola persona es dueña del comercio. En este caso la responsabilidad frente a deudas que superen las existencias del negocio es limitada, es decir responderá además de con los bienes del comercio con los suyos particulares. Sociedad Colectiva: En esta sociedad dos o más personas se reúnen con el afán de constituir una sociedad, puede mediar o no contrato, el cual solo tendrá valor entre las partes, y en este caso también la responsabilidad es ilimitada. Esta sociedad también se conoce con el nombre de Sociedad de Hecho. Sociedad en Comandita: Puede ser con o sin acciones, si es una sociedad en comandita sin acciones sus socios son ilimitadamente responsables, mientras que en el otro caso no. Sociedad de Responsabilidad Limitada: Como su propio nombre lo dice la responsabilidad en este caso es limitada, pero la ley exige que se constituya mediante un contrato que debe ser publicado en el Diario Oficial y en otro diario una vez, asimismo se debe inscribir en el Registro de Comercio, y también su nombre (razón social) debe estar acompañado del aditamento S.R.L., LTDA., o LIMITADA, en caso de no cumplir con la normativa se transforma en una sociedad colectivas con las consecuencias que corresponden. Sociedad Anónima: Su capital está dividido en acciones, que pueden ser nominativas o al portador, y las exigencias son parecidas al caso de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, lo que las diferencia es el monto del capital mínimo y máximo que deben tener al momento de la constitución que se fija anualmente por parte del Poder Ejecutivo. EL PATRIMONIO En la empresa podemos encontrar: las cosas, los importes a cobrar y los importes a pagar, reciben en conjunto la denominación patrimonio. Las cosas ingresan al negocio ya sea por el aporte del comerciante o por las compras realizadas. Los importes a cobrar, se originan en las ventas a crédito, es decir aquellas ventas por las cuales el comerciante no recibe el precio correspondiente en el momento de entregar las mercaderías, sino que, entre este momento y el de la recepción del dinero, media un periodo durante el cual, el comprador se constituye en deudor del comerciante. Este, por lo tanto, tiene el derecho de cobrar el importe de su venta. El origen de los importes a pagar esta a la inversa del caso anterior, en las compras a crédito, aquellas por las cuales el comerciante no ha pagado el precio correspondiente sino que, entre el momento de la recepción de las mercaderías y la entrega del dinero, media un periodo durante el cual el comerciante tiene la obligación de pagarle a su proveedor, Centro de Capacitación EducArte 27 Contabilidad – Marco Teorico esto es a su acreedor. A su vez cada uno de esos elementos, recibe técnicamente las siguientes denominaciones: Cosas = Bienes Importes a cobrar = Derechos Importes a pagar = Obligaciones Patrimonio: “El conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona, en un momento determinado”. Podemos decir que los bienes y derechos tienen signo (+).En cambio las obligaciones tienen signo (-) De ahí surge la siguiente expresión matemática. Patrimonio Neto = Bienes + Derechos – Obligaciones. La expresión patrimonio neto, es reemplazable generalmente por otra más corriente que es la de Capital. Patrimonio Neto = Capital Sustituimos la expresión patrimonio neto por su sinónimo capital y aparecen los términos con sus denominaciones definitivas Capital = Bienes + Derechos – Obligaciones Bienes + Derechos = Capital + Obligaciones Activo: “Es el conjunto de bienes y derechos; es la parte positiva del patrimonio, es todo lo que posee un comerciante”. Pasivo: “Es el conjunto de obligaciones; es la parte negativa del patrimonio; es todo lo que debe un comerciante”. Capital: “Es la diferencia entre activo y pasivo siempre que el activo sea mayor que el pasivo, en caso contrario estamos frente a una situación de déficit”. BIENES DERECHOS OBLIGACIONES Bienes: Son las cosas que tienen una medida de valor y puede ser objeto de propiedad. Agrega que los bienes corporales se dividen en: Bienes muebles: que son las cosas que pueden transportarse de un lugar a otro ya sea por la voluntad del hombre como las cosas inanimadas (objetos). Bienes inmuebles: son las cosas que no se pueden transportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, los edificios. Debemos aclarar que, para que un bien pueda tener una medida de valor, ser objeto de propiedad, debe existir en cantidades limitadas. Bienes de cambio: son aquellos adquiridos con el ánimo de revenderlos a los efectos de cubrir con la diferencia de precios, los gastos necesarios para mantener el negocio y obtener una utilidad razonable. Bienes de uso: son muebles, útiles, vehículos, edificios, etc. Necesarios para que el comerciante pueda cumplir con sus tareas. No está para la venta. Derechos: En la actividad comercial el derecho personal surge por lo general por las ventas a crédito que se realizan. Varios de los clientes llevan mercaderías que pagan luego de un plazo preestablecido. Son los que se conocen con el nombre de deudores. También resultan derechos de los adelantos de dinero o de los depósitos en Bancos. Los derechos se agrupan en dos grandes clasificaciones: a) – Crédito simple: existe la factura, el nombre Deudores por ventas. b) – Crédito documentado: existe la factura y también un conforme, el nombre Conformes a cobrar. Obligaciones: Las compras y las ventas que realizan los comerciantes, son contratos en los cuales una persona se obliga a dar mercaderías (venderlas) y otra se obliga a dar dinero Centro de Capacitación EducArte 28 Contabilidad – Marco Teorico (pagar el precio). Por lo tanto cuando el comerciante compra algo a crédito y se compromete a pagarlo luego de transcurrido cierto plazo, contrae una obligación que debe cumplir en la fecha estipulada. Estas obligaciones de la misma manera que los derechos pueden ser documentados o sin documentar es decir, simple. ACTIVOS Y PASIVOS CORRIENTES Los activos y pasivos deben separarse y agruparse en corrientes y no corrientes. “Un activo o un pasivo será considerado corriente cuando se estima que su realización o vencimiento se producirá dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio considerado. Por realización debe entenderse la transformación del activo en dinero o su equivalente”. La estimación para juzgar el periodo de realización deberá basarse el las características propias del activo que permitan su realización dentro del plazo de un año a partir de la fecha de los Estados Contables y en la intención de su realización que tengan los órganos encargados de dirigir la gestión de la empresa. Asimismo, deben considerarse corrientes las prestaciones en bienes o servicios a recibir en el periodo de un año a partir de la fecha de los estados contables, pagadas por adelantado y otros activos destinados específicamente a cancelar pasivos corrientes (1). ECUACIONES PATRIMONIALES La ecuación fundamental con la cual comienza la vida de una empresa, está formada por: el Activo (todo lo que tengo), el Pasivo (todo lo que debo), y el capital (la diferencia entre ambos), a esta ecuación se la denomina “Ecuación estática”. ACTIVO – PASIVO = CAPITAL Las operaciones económicas que de continuo realiza la empresa rompen ese equilibrio, pero es necesario que todo cambio en uno de los términos, origine otro igual en el otro de los términos, a esta ecuación la denominamos “Ecuación dinámica”. ACTIVO – PASIVO = CAPITAL + GANANCIAS – PERDIDAS Al capital más ganancias menos pérdidas también se lo conoce como Patrimonio Neto. HECHOS ECONÓMICOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS La distinción Las causas de las variaciones en el patrimonio son las operaciones comerciales, es decir los hechos con contenido económico, ejecutados por el administrador. Entre la profusa actividad que desarrolla el comerciante durante su gestión, realiza acciones muchas de las cuales tienen incidencia en el patrimonio, aunque otras no. Según tengan o no esa característica se distingue entre hechos económicos y actos administrativos. Los hechos económicos, son los que tienen un contenido económico; importan una variación en la especie, o en el valor, en la cantidad o en la situación jurídica de los bienes de la hacienda. Los actos administrativos carecen del aspecto económico, no alteran los elementos constitutivos del patrimonio, pero son igualmente necesarios para preparar y asegurar el cumplimiento de los hechos económicos o para controlarlos. De esta manera, la contratación de personal constituye un acto administrativo, pero el pago de los sueldos es un hecho económico; la decisión de comprar una máquina de escribir es un acto administrativo, pero su compra constituye un hecho económico. Entre las operaciones comerciales más comunes citamos las compras, las ventas, los pagos, la cobranza, etc. A todas estas operaciones que tienen incidencia en el patrimonio, se les denomina hechos económicos. En consecuencia el patrimonio se encuentra en constante movimiento por la incidencia de los hechos económicos. (1) Aplicaciones Contables Teórico-Práctico Centro de Capacitación EducArte Crs Pavese-Faraco-Varela 29 Contabilidad – Marco Teorico CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS Permutativo Variación cualitativa patrimonio exclusivamente del Mixto Variación cuali - cuantitativa del patrimonio Modificativo Variación cuantitativa del Patrimonio neto Aumento capital Ganancia Disminución capital Pérdida de de Los hechos permutativos son aquellos a causa de los cuales varía la calidad del patrimonio exclusivamente, la forma en que está constituido. En cambio en los hechos modificativos varia la cantidad del capital, existe un aumento o una disminución del patrimonio neto. Mientras que por el hecho permutativo el capital permanece invariado, por el modificativo aumenta, obteniéndose una ganancia o disminuye, produciéndose una pérdida. PLAN DE CUENTAS Las cuentas pueden ser utilizadas sin ningún plan determinado, creando las que sean necesarias en la medida que se vayan realizando las operaciones comerciales. Sin embargo, los objetivos contables obligan a esbozar, antes de las registraciones contables, un plan de rubros o cuentas que ofrecen numerosas ventajas prácticas. Con este propósito es necesario realizar un estudio profundo de la empresa, de la naturaleza de su activo y pasivo y una clasificación minuciosa de sus gastos y sus ingresos. Plan de cuentas: Es un ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el procesamiento contable para lograr sus fines. Manual de cuentas: Es un plan de cuentas con explicaciones e instrucciones para su uso. La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar_ La tarea de preparación de información contable Las tareas de control La imputación contable en los asientos En su preparación deben considerarse los siguientes aspectos: 1. Relacionados a la organización Actividad desarrollada por la organización Naturaleza jurídica Tamaño 2. Relacionados a la información requerida Tipos de informes que desean preparar Grado de análisis de la información 3. Relacionados a procesamiento contable Diario único o diario múltiple Medios disponibles para el procesamiento CODIFICACIÓN Codificar un plan de cuentas es asignarle códigos (letras o números) a las cuentas que la integran. Facilita el procesamiento de la información. Existen distintos sistemas: ALFABÉTICO: asigna códigos utilizando una o varias letras. Centro de Capacitación EducArte 30 Contabilidad – Marco Teorico ALFANUMÉRICO: asigna códigos combinando letras y números NEMOTÉCNICO: asigna códigos tratando de vincular los nombres de las cuentas al código para facilitar su memorización. NUMÉRICO: asigna números según distintos criterios: Correlativos, por conjuntos de grupos ( activo 1 a 100) por grupos (disponibilidades 1 a 10), decimal (un dígito para cada nivel: activo 1, disponibilidades 1.1 caja 1.1.1) Por último, en los hechos mixtos varía la calidad y la cantidad conjuntamente; esto es que al mismo tiempo que cambia la fisonomía del patrimonio, simultáneamente existe una ganancia o una pérdida. LOS COMPROBANTES La actividad comercial como tal, da origen a una relación entre dos partes que reciben y se obligan a dar algo. De acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto, dicha actividad o relación genera comprobantes que se extienden por escrito y en los que se deja constancia de la misma. Se los conoce como documentos comerciales. Estos contienen información tanto de hechos económicos como de actos administrativos. Los hechos económicos son aquellos que modifican el patrimonio de la empresa, siendo considerados por la Contabilidad y registrados en los libros correspondientes. Los actos administrativos no tienen un contenido económico que afecte el patrimonio de la empresa (en su cantidad, pérdidas o ganancias, o cualidad). Luego de efectuada la registración de los comprobantes, se da curso a su tramitación y archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservándolos en buenas condiciones y fundamentalmente facilitando acceso a cada uno de ellos en la forma más rápida posible. Todo empresario está obligado por la ley a llevar la Contabilidad de su negocio y a registrar en ella todas sus operaciones, única manera de comprobar como administra su capital y el de sus acreedores y las obligaciones que se generan con el Estado, las cuales se constituyen así en fuente de recursos fiscales. La función de la Teneduría de Libros es historiar la actividad de la empresa, basada en la documentación comercial, y es así que aparece la importancia de los comprobantes que hacen posible el control sobre la función mencionada. FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES Entre las funciones características de los comprobantes se destacan las siguientes: 1. Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registración. 2. Permitir establecer la relación jurídica entre las partes intervinientes, marcando los derechos y obligaciones de cada una de ellas. 3. Constituir el medio de prueba de las operaciones, teniendo validez las registraciones en los libros en función de la existencia y veracidad de los mismos. 4. Constituir un elemento fundamental para el control posterior y respaldar las registraciones en los procedimientos que aplica el Estado para sus funciones de recepción y fiscalización de impuestos. Los comprobantes, por su parte, son formularios pre-impresos, diseñados de forma tal que puedan reseñar todos los datos de cada tipo de operación en particular. CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL DOCUMENTOS Documentos Probatorios y Títulos Valores Probatorios Básicos Complementarios Representativos de prestaciones dinerarias: Órdenes de Pago - cheque Títulos - letra de cambio Valores Promesas de Pago - vale o pagaré - conforme Centro de Capacitación EducArte 31 Contabilidad – Marco Teorico Representativos de mercaderías: Guía de encomienda Carta de Porte Conocimiento de Embarque La distinción entre “Documentos Probatorios” y “Títulos Valores” que aparece en el cuadro precedente se establece según la autonomía o relación de los documentos respecto a las operaciones que los originan. Documentos Probatorios son los que constituyen una base de prueba de las operaciones – comerciales e internas – de la empresa, dependiendo directamente de la operación que los generó. Los documentos probatorios, a su vez, pueden ser documentos básicos (los resultantes de actuaciones que inciden en el patrimonio, constituyendo la operación en sí misma) o documentos complementarios (los que relatan actuaciones sin valor contable y que generalmente son preparatorios de la operación propiamente dicha). Títulos Valores son los documentos necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo que en ellos figura. Por lo tanto, tienen valor propio y no dependen de la operación que los originó. Son documentos representativos de dinero o de mercaderías. Títulos Valores representativos de dinero son aquellos documentos en los que se hace constar la obligación de dar una suma de dinero: la Orden de Pago y la Promesa de Pago. En la Orden de Pago, una persona ordena a otra que pague a un tercero una suma determinada de dinero. En la Promesa de Pago, una persona reconoce una deuda y promete pagar a otra una suma determinada de dinero en una fecha también determinada. Títulos Valores representativos de mercaderías son aquellos documentos que sirven como instrumentos para documentar el contrato de transporte de mercaderías: la Guía de Encomienda, la Carta de Porte y el Conocimiento de embarque. DOCUMENTOS DE TRÁMITE INTERNO Y DOCUMENTOS DE TRÁMITE EXTERNO Esta clasificación se realiza teniendo en cuenta el ámbito donde se realiza la operación comercial. Los documentos de Trámite interno son aquellos comprobantes de uso interno de la empresa: pueden documentar tanto actos administrativos como hechos económicos. Los documentos de Trámite externo, en cambio, son los comprobantes que circulan fuera de la empresa. DOCUMENTOS RELATIVOS A LA VENTA BOLETA DE CONTADO: Concepto La Boleta de Contado es un documento probatorio que se emite por las ventas realizadas al contado, tanto en efectivo como en cheques. Este comprobante cumple dos funciones: documenta la venta de mercaderías o servicios y la recepción de valores. Podrá ser sustituida por tickets cuando así esté autorizado por la D.G.I. LA FACTURA COMERCIAL: Concepto La Factura Comercial es un documento probatorio que se emite por las ventas realizadas a crédito, tanto simple (cuenta corriente o cuenta abierta) como documentado (conformado). RECIBO OFICIAL: Concepto El Recibo Oficial es un documento probatorio que se emite por la recepción de valores (en efectivo, cheques, conformes, etc.) por pago de deudas. NOTA DE DÉBITO Y NOTA DE CRÉDITO Aclaración previa: las Notas de Ajuste. Las notas de ajuste a las ventas son documentos probatorios que se emiten por errores u omisiones realizados por la empresa en una operación de venta. Para solucionar estos problemas, se emiten documentos probatorios que determinan un aumento o disminución de la cuenta del cliente según el caso. Tales documentos son la Nota de Débito y la Nota de Crédito. Concepto de Nota de Débito Centro de Capacitación EducArte 32 Contabilidad – Marco Teorico La Nota de Débito es un documento probatorio que determina un débito aumento en la cuenta corriente del cliente. Tiene los mismos elementos constitutivos que la factura y se relaciona con ella. La Nota de Débito se emite en los siguientes casos: a. Por intereses y gastos de financiación surgidos con posterioridad a la facturación. b. Por gastos de fletes o transporte, también posteriores a la facturación. c. Por errores de facturación cuando este realizó por menor importe al correspondiente. La Nota de Débito emitida por la empresa vendedora en dos vías como mínimo, tal como el modelo que se propone seguidamente entrega el original al cliente y retiene a los demás. La copia que queda en poder de la empresa, al igual que la factura, deberá estar firmada por el cliente. Concepto de Nota de Crédito la Nota de Crédito es un documento probatorio que constituye un crédito o disminución de la cuenta corriente del cliente. Al igual que la Nota de Débito, tiene los mismos elementos constitutivos que la factura. La Nota de Crédito se emite en los siguientes casos: a. Por devolución de mercaderías. b. Por descuentos o bonificaciones especiales posteriores a la documentación de la venta. c. Por errores en la documentación de la venta, cuando está se realiza por un importe mayor que el correspondiente. La Nota de Crédito es emitida por la empresa vendedora en dos vías como mínimo: entrega el original al cliente y retiene para sí las demás. LIBROS DE COMERCIO El Código de Comercio en su artículo 54 establece que “todo comerciante está obligado a tener libros de registro de su contabilidad y de su correspondencia mercantil. El número y forma de esos libros queda enteramente librado al arbitrio del comerciante, con tal que sea regular y lleve los libros que la ley señala como indispensables”. Asimismo señala en el artículo 55 que “los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente son los siguientes: Libro Diario Libro Inventario Libro Copiador de Cartas Según el artículo 56 “En el Libro Diario se asentarán día por día, y según el orden que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante...” “En el libro Inventarios, según el artículo 59, se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes, muebles y raíces, créditos y otra cualquier especie de valores que formen el capital al tiempo de empezar su giro. Después formará todo comerciante entre los tres primeros meses de cada año, y se extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él todos sus bienes, créditos y acciones así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha de balance, sin reserva ni omisión alguna. Los inventarios y balances generales se firmarán por todos los interesados en el establecimiento, que se hallen presentes al momento de su formación.”. “En el libro Copiador, según el artículo 63, trasladarán los comerciantes íntegramente y a la letra las cartas que escribieren relativas a su comercio. Están asimismo obligados a conservar en legajo y en buen orden todas las cartas que reciben con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que se contestaron, o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación. En la actualidad el Registro Público y General de Comercio acepta la contabilidad por sistema computacional, que debe ser presentado ante este Registro en un plazo de 120 días a contar de la fecha de cierre de balance, debidamente cosidas todas las hojas, y en el Centro de Capacitación EducArte 33 Contabilidad – Marco Teorico registro se coloca un lacre a los efectos de que no puedan incluir nuevas hojas luego de su presentación. DECRETO 540/1991 Artículo 1)- Las sociedades comerciales podrán reemplazar los libros Diarios e Inventario previstos por el artículo 55 del Código de Comercio, por hojas móviles pre o post numeradas correlativamente. Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrán las hojas móviles referidas en el inicio anterior. Artículo 2)- En los casos previstos en el inicio 1° del artículo anterior, una vez realizadas las registraciones, las Sociedades Comerciales presentarán ante el Registro Público de Comercio, a efectos de su intervención, las hojas móviles referidas, encuadernadas en piezas que contendrán mil folios como máximo. Artículo 3)- La intervención del Registro Público de Comercio quedará formalizada en el último folio encuadernado, el cual deberá contener los siguientes datos: denominación de la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeración de los mismos, lugar y fecha de presentación ante el Registro Público de Comercio. Si se utilizaren las fichas microfilmadas referidas en el artículo 1°, la intervención del Registro Público de Comercio será por sistema de perforación en cada una de ellas, indicando la fecha de la misma. Artículo 4)- La presentación de los documentos ante el Registro Público de Comercio para su intervención, deberá realizarse por lo menos una vez al año, en el menor de los plazos siguientes: dentro de los treinta días siguientes a la aprobación de los estados contables por parte de los socios o accionistas, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 97 de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscientos diez días siguientes al cierre del ejercicio social. Si la presentación se realizara vencido el plazo que corresponda, se presumirá que se terminaron de elaborar los registros contables del periodo que se presenta, en la fecha establecida por la intervención del Registro Público de Comercio. Artículo 5)- Las Sociedades Comerciales podrán igualmente sustituir el libro Copiador de Cartas por la conservación y archivo de la correspondencia enviada, en orden progresivo de fecha, con iguales requisitos de intervención que los previstos en los artículos anteriores para las hojas móviles pre o post numeradas correlativamente. Artículo 6)- Los asientos contenidos en las hojas móviles numeradas correlativamente, así como la conservación y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Registro Público de Comercio, de conformidad con lo dispuesto por los artículos que anteceden, tendrán la misma eficacia probatoria que los libros de comercio y los demás efectos de la teneduría regular de libros, de conformidad con la disposición del Código de Comercio. Artículo 7)- Las normas contenidas en el presente decreto entrarán en vigencia para aquellos ejercicios iniciados a partir de la vigencia de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989. Artículo 8)- Aquellas sociedades para las cuales haya vencido el plazo establecido por el artículo 4° dispondrán de ciento veinte días contados a partir de la publicación del presente decreto, para regularizar la situación de sus registros contables. Artículo 9)- Derogase el decreto 104/991 de 27 de febrero de 1991. ESTADOS CONTABLES Los estados contables constituyen el medio a través del cual se suministra información sobre el patrimonio del ente y su evolución. Dado su carácter de medio para comunicar información, en la preparación de los estados contables deben tenerse en cuenta los requisitos que debería satisfacer cualquier información. De ellos, tienen especial interés en la etapa de preparación de los estados contables los siguientes: Centro de Capacitación EducArte 34 Contabilidad – Marco Teorico 1) Integridad: la información debe ser completa y exhaustiva, debe incluir al menos todas sus partes esenciales para una representación fidedigna del fenómeno que se pretende describir. 2) Claridad: la información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible para los acreedores, inversores y otros usuarios que tengan un conocimiento razonable del mundo de los negocios y estén dispuestos a estudiarla con diligencia razonable. 3) Precisión: la información debe procurar acercarse a la exactitud, dentro de los limites de la aproximación. 4) Verificabilidad: la información debe permitir su comprobación independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen. Es decir, debe ser perfectamente posible documentar y respaldar cada una de las afirmaciones contenidas en los estados contables. 5) Confiabilidad: la información debe prepararse de acuerdo con las normas y reglas que le otorguen el carácter creíble. 6) Objetividad: la información debe presentarse de manera que exprese, en el mayor grado posible los acontecimientos tal como son, sin deformaciones subordinadas a intereses particulares del emisor. 7) Pertinencia: la información debe ser apta para satisfacer razonablemente las necesidades de los usuarios más comunes, entendiéndose por tales a los proveedores de recursos del ente (acreedores, propietarios de entes con fines de lucro, contribuyentes a entes sin fines de lucro, etc.). 8) Oportunidad: la información debe suministrarse en tiempo tal que tenga la mayor capacidad posible de influir en la toma de decisiones. 9) Utilidad: la información debe ser útil y beneficiosa para los usuarios. 10) Comparabilidad: la información brindada tiene que ser comparable con otras del mismo ente y de otros entes similares. Para lograr este propósito es necesario: a) seguir criterios similares de contabilización y exposición en los sucesivos períodos contables del ente o, en caso contrario, brindar suficiente información sobre los efectos de los cambios de criterios ocurridos; b) adoptar normas comunes para que los diversos entes preparen sus estados contables sobre bases similares (por más información véase el decreto 103/1991). Por otra parte, al preparar estados contables, se debe tener presente el criterio de significatividad, importancia relativa o materialidad, para discernir en qué casos determinada información requiera ser expuesta y en qué casos no. ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL El Estado de Situación Patrimonial muestra la situación de la empresa, o sea, sus bienes, derechos, obligaciones y patrimonio neto a una fecha determinada. Muestra la situación de la empresa en un momento dado, pero no determina los cambios ocurridos en su patrimonio en el periodo comprendido entre dos balances. El Estado de Situación Patrimonial tiene un doble significado: a) es un estado patrimonial que indica en forma analítica y clara la forma en que se compone el Activo, el Pasivo y el Patrimonio; es decir, las fuentes de financiamiento (Pasivo), la forma en que se invirtió (Activo) y el derecho de los propietarios sobre el exceso de los recursos por encima de las obligaciones (Patrimonio Neto). b) Es un estado financiero que presenta en forma sintética, el “pasivo” (deudas y previsiones) del ente ordenado en función del grado de certidumbre de su existencia, en sentido decreciente, el “activo” ordenado de acuerdo con su grado decreciente de liquidez y atendiendo en forma principal la importancia cuantitativa de cada grupo y el “patrimonio”. El Estado de Situación Patrimonial de la Empresa X será: Centro de Capacitación EducArte 35 Contabilidad – Marco Teorico ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL Denominación: Empresa X Al: 31/12/97 RUC: 02 141267 0018 ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO Caja ..................... 6.000 Mercaderías .................. 6.000 Acreedores por Compras 1.500 Conformes a Pagar ........... 500 2.000 Capital .............................. 9.500 Resultado del Ejercicio .... 1.700 12.000 Deudores por Ventas ..... . 700 Conformes a Cobrar ........ 500 Total 13.200 1.200 Total Activo 13.200 Pasivo y 11.200 Patrimonio El Estado de Situación Patrimonial muestra entonces la situación de la empresa, o sea, sus bienes, derechos, obligaciones y patrimonio neto a una fecha determinada. BALANCE GENERAL Finalidad del balance: El Balance General es un conjunto de procedimientos que se ejecutan al término del ejercicio económico de la empresa con la finalidad de determinar con la mayor exactitud la situación patrimonial de ese momento y los resultados obtenidos durante el periodo así como las causas que los originaron. Es en cierto sentido la culminación natural de todo el proceso de registración contable que permite extraer conclusiones sobre la gestión del comerciante. El balance trasciende al interés del propio comerciante. Tan interesados como él están quienes le conceden apoyo financiero, bancos y acreedores que mediante el estudio del balance tendrán elementos que permitirán juzgar el nivel de riesgo de sus créditos. El balance es también de gran importancia fiscal ya que constituye el documento básico para la liquidación de ciertos impuestos que gravan al patrimonio o las ventas de la empresa. Pero por sobre todas las cosas es el comerciante quien recogerá los mejores beneficios de la contabilidad y de la formulación del balance general, no solo sacando conclusiones históricas de carácter retrospectivo, sino también aprovechando la información de la experiencia vivida para proyectar las acciones futuras, adecuando la política de la empresa en materia de compras, ventas, producción, etc. A estos efectos del mejor logro de sus objetivos. Fecha del Balance: El artículo 59 del Código de Comercio, determina que los balances generales deben realizarse una vez al año, es decir que se refiere a la peridiocidad pero nada establece respecto del momento o fecha en que deban formularse dentro del periodo. Por lo tanto queda librado al criterio del comerciante la fijación de la fecha, la que una vez determinada debe mantenerse a través de los ejercicios posteriores, con la finalidad de hacer válida la comparación de resultados. Téngase presente que las conclusiones que se extraen de un balance, no se reduce, exclusivamente al estudio de los resultados del periodo que abarca, sino que también se compara con anteriores para establecer una tendencia. A efectos de determinar el momento más conveniente para realizar el balance deben distinguirse dos tipos de empresas: Centro de Capacitación EducArte 36 Contabilidad – Marco Teorico Aquellas en las que las operaciones se desarrollan en forma más o menos uniforme durante todo el año. Empresas zafrales o sujetas a decisiones esencialmente importantes. En las primeras la ubicación de la fecha de balance tiene importancia relativa y en general podría decirse que cualquier fecha es apta para realizar tal cometido, siendo en estos casos por lo general recomendable que coincida con la finalización del año calendario. En cambio en aquellas empresas en que por el tipo de operaciones que desarrollan, existen momentos de gran actividad y otros de relativa calma, es importante que la fecha se ubique en el lugar adecuado dentro de ese ciclo natural. Se recomienda fijar la fecha de balance en los puntos de más baja actividad dentro del ciclo natural de cada empresa, y esto por motivos diversos entre los que se destacan; por ser el momento en que existe la menor cantidad de operaciones en trámite, las que generalmente hacen imprecisos los resultados del balance ya que obligan a hacer estimaciones; porque existen mayores facilidades para la confección de los inventarios, ya que es el momento en que las existencias son menores y finalmente porque es el momento en que existe la mayor cantidad disponible de empleados para atender la sobrecarga administrativa que significan las tareas de balance. INTERPRETACIÓN DEL BALANCE El balance de la empresa contiene información que es necesario interpretar. A tal efecto se utilizan básicamente el Estado de Situación Patrimonial y el Estado de Resultados. El Estado de Situación Patrimonial proporciona la información necesaria para el estudio de la situación económico- financiera de la empresa. El Estado de Resultados permitirá analizar cada uno de los resultados obtenidos, con la profundidad que se haya deseado al formular inicialmente el Plan de Cuentas diferenciales, brindando datos para estudiar soluciones de futuro en materia de contención de gastos o de lograr niveles más altos de ingresos. Los estados contables serán analizados fundamentalmente por los propios administradores de la empresa y también por sus acreedores. Los primeros estarán interesados especialmente por la situación económica, es decir por la rentabilidad del capital invertido; los segundos estarán preocupados por determinar el grado de seguridad que tienen sus créditos, esto es deducir a través del estudio del Balance, la situación financiera o capacidad de la empresa para hacer frente a sus compromisos. Sin embargo, ambos términos, situación económica y financiera, no constituyen extremos independientes, sino que por el contrario están estrechamente vinculados entre sí, a tal punto que ambos siguen generalmente la misma tendencia. Por último es necesario destacar que todo estudio de Balance no debe hacerse en forma aislada sino que debe compararse con ejercicios anteriores de la misma empresa, a efectos de determinar las tendencias de las cifras, a la vez que es recomendable la comparación con balances de otras empresas del mismo ramo. El estudio en profundidad del tema, excede los limites de este libro, no obstante señalamos que para juzgar la salud de la empresa se utilizan ciertas relaciones entre cifras del Balance, que en la práctica se consideran índices o ratios. Los índices más importantes son los siguientes: Índices de Liquidez; Índices de Endeudamiento; Índices de Actividad, e Índices de Rentabilidad. Centro de Capacitación EducArte 37 Contabilidad – Marco Teorico ANEXO REGISTRACIONES. Las registraciones que se hacen en los libros de contabilidad se clasifican en los siguientes grupos: ASIENTO DE APERTURA DE LIBROS El asiento de apertura de libros, o de iniciación de actividades, es realizado al comenzar sus actividades la empresa, registrándose el aporte inicial del titular o los titulares de la misma. ASIENTOS DE OPERACIONES DE GESTION Consisten en la registración de todos los hechos económicos que ocurren en la empresa durante el ejercicio. Las operaciones de gestión dan lugar a asientos en el Libro Diario y su posterior pasaje al Libro Mayor. Los asientos tienen por objeto registrar las variaciones que se producen en la composición y los valores de los diferentes rubros del Activo, Pasivo y del Patrimonio. ASIENTOS DE AJUSTE Ajuste es un procedimiento de teneduría de libros, que busca adecuar la contabilidad a la realidad y al ejercicio económico considerado. La finalidad de los ajustes es verificar que los saldos contables sean correctos. Se realiza un proceso de análisis de cada una de las cuentas para determinar el saldo con el cual deben figurar los Estados Contables, a efectos de reflejar la verdadera situación económica y financiera de la empresa. ASIENTOS DE RESULTADOS. Al finalizar el ejercicio económico, es necesario determinar el resultado del ejercicio, el cual puede arrojar ganancia o pérdida. Para ello se cierran todas las cuentas diferenciales de resultados. El procedimiento sería el siguiente: 1. Se cierran todas las cuentas diferenciales de pérdida (Saldo Deudor), acreditando las mismas y debitando una cuenta diferencial transitoria denominada: Pérdidas y Ganancias. Pérdidas y Ganancias Cuentas diferenciales de Pérdidas Costo de Ventas Descuentos concedidos Alquileres perdidos Intereses perdidos Etc. 2. Se cierran todas las cuentas diferenciales de ganancia (Saldo Acreedor) debitando las mismas y acreditando la cuenta diferencial transitoria Pérdidas y Ganancias. Centro de Capacitación EducArte 38 Contabilidad – Marco Teorico Cuentas diferenciales de Pérdidas Ventas Descuentos obtenidos Intereses Ganados Etc. Pérdidas y Ganancias 3. Se cierra la cuenta transitoria Pérdidas y Ganancias, volcando su resultado a la cuenta diferencial Resultado del Ejercicio, que indicará el resultado final del ejercicio económico analizado. En el supuesto que la cuenta Pérdidas y Ganancias arroje un saldo Acreedor, estamos frente a la obtención de una ganancia, y el asiento a realizar es el siguiente: Pérdidas y Ganancias Resultado del Ejercicio 4. En el supuesto que la cuenta Pérdidas y Ganancias arroje un saldo deudor, la cuenta Resultado del Ejercicio, indicaría una pérdida, y el asiento a realizar sería el siguiente: Resultado del Ejercicio Pérdidas y Ganancias ASIENTO DE CIERRE DE LIBROS La finalidad del asiento de cierre de libros, es cerrar todas las cuentas que aún permanecen con saldo, que son: Cuentas Integrales de Activo. Cuentas Integrales de Pasivo. La cuenta de Capital La cuenta de Resultado del Ejercicio. Se saldan todas las cuentas mencionadas, realizando un solo asiento. Si la cuenta de Resultado del Ejercicio refleja una ganancia, el asiento a realizar es el siguiente: Cuentas de Pasivo Capital Resultado del Ejercicio Cuentas de Activo Si la cuenta Resultado del Ejercicio refleja una pérdida, el asiento sería el siguiente: Cuentas de Pasivo Capital Cuentas de Activo Resultado del Ejercicio Centro de Capacitación EducArte 39 Contabilidad – Marco Teorico Luego de realizado estos asientos, todas las cuentas al cierre del ejercicio quedan cerradas. Estos asientos son registrados en el Libro Diario. ASIENTO DE REAPERTURA DE LIBROS. La finalidad de este asiento de reapertura de libros, es iniciar el nuevo ejercicio económico abriendo todas las cuentas que representan el patrimonio de la empresa, al comienzo del mismo. Este asiento consiste en abrir todas las cuentas integrales de Activo y Pasivo, la cuenta de Capital y la de Resultado del Ejercicio, con el saldo que las mismas tenían al cierre del ejercicio económico anterior. Este asiento se contabiliza en el Libro Diario el primer día del ejercicio que se está comenzando y es el inverso al asiento de cierre de libros, que se contabilizó al final del ejercicio económico anterior. Si el Resultado del Ejercicio anterior fue Ganancia: Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Capital Resultado del Ejercicio Si el Resultado del Ejercicio fue Pérdida: Cuentas de Activo Resultado del Ejercicio Cuentas de Pasivo Capital Centro de Capacitación EducArte 40 Contabilidad – Marco Teorico DIARIOS MÚLTIPLES. El sistema de registración utilizado hasta ahora se llama sistema de registración directa; y consiste en anotar todas las operaciones según su orden cronológico, en el Libro Diario, que recibe el nombre de Diario Único. El crecimiento del volumen de operaciones de una empresa obliga a sustituir la registración directa por un sistema de registración centralizada. La introducción de este sistema se basa e las siguientes constataciones: a) muchas de las operaciones de las empresas son de carácter homogéneo; b) debitar y acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que debitarla o acreditarla una sola vez, por la suma de todas esas partidas. Las transacciones realizadas por una empresa pueden clasificarse en repetitivas y no repetitivas; por ejemplo, las ventas a crédito, las compras a crédito, las cobranzas, los pagos, son hechos repetitivos. Para simplificar su manejo contable, cada empresa establece un registro cronológico para cada grupo homogéneo de operaciones cuyo volumen justifique las anotaciones en un registro especial. Por lo tanto, registrará todas las ventas a crédito en un Diario auxiliar llamado libro Ventas; todas las compras en otro Diario Auxiliar, llamado Libro Compras, etc. Estos Libros Auxiliares, al igual que el Libro Diario, son “registros de primera entrada”, ya que a los efectos económicos de las operaciones de la empresa son anotados, en primer término, en estos registros cronológicos. Periódicamente, una vez al mes, las anotaciones efectuadas el los Libros Auxiliares son incluidas en el Libro Diario Principal, por medio de asientos de resumen. Cuando la empresa utiliza este sistema, sólo registra en el Libro Diario principal, los asientos de resumen y los hechos que no tienen el carácter de repetitivos. Ventajas de los Diarios Múltiples. Permite que trabajen en la contabilización varias personas al mismo tiempo, agilitando el proceso de registración y aumentando la eficiencia al utilizar las ventajas de la división del trabajo. Ayuda a establecer un buen sistema de control interno, ya que no es una misma persona la que realiza todas las registraciones. Produce directamente resúmenes de algunas clases importantes de transacciones: Ventas a créditos, compras a crédito, ingresos de fondos, egresos de fondos, conformes a cobrar, conformes a pagar, etc. Se minimizan los pasajes al Libro Mayor. El ciclo contable se cierra con los pasajes de las registraciones realizadas en el Libro Diario Principal, a las respectivas cuentas del Libro Mayor. Diarios Auxiliares. La determinación de los Libros Diarios Auxiliares que integran el sistema contable de una empresa, depende básicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones y de las posibilidades de dividir el trabajo contable. Los Diarios Auxiliares más utilizados son: Centro de Capacitación EducArte 41 Contabilidad – Marco Teorico Libro Ingresos de Fondos y Libro Egresos de Fondos: se registra en ellos todas las operaciones que implican respectivamente ingresos o egresos de efectivo o cheques. Libro Ventas y Libro Compras, en los que se registran todas las operaciones que generan una relación de crédito Libro Conformes a Cobrar y Libro Conformes a Pagar, en los cuales quedan registradas las operaciones que se refieres, respectivamente, a recepción o firma de conformes. El Libro de Cheques Diferidos a Cobrar y Libro cheques Diferidos a Pagar, para registrar los cheques diferidos que la empresa recibe o emite, respectivamente. Centro de Capacitación EducArte 42 Contabilidad – Marco Teorico HECHOS ECONOMICOS Boleta de Ventas Recibo de Cobranza Notas de Crédito Bancario Bol. Deposito Cheque Diferido Devoluciones Contado (Asiento Al Revés) Boleta de Compra Recibos de Pagos Notas de Debito Bancario Boletas de Depósitos Bancarios Bol. Dev. Contado Compra (Asiento Al Revés) Facturas Crédito Ventas Nota de Crédito Ventas(Asiento Restando) Notas de Debito Ventas Facturas de Crédito Compras Notas de Debito Compras Notas de Crédito Compras(Asiento Restando) Comprobantes De Inicio Conformes Costos ACTIVO PASIVO D H D H ↑ ↓ ↓ ↑ NOMBRE L. AUXILIARES INGRESO DE FONDOS I EGRESO DE FONDOS E COMPRAS PRINCIPAL PATRIMONIO D V C P VENTAS H X GANANCIA D PERDIDA H D X X H Caja Proveedores Capital Ventas Costos Bancos Acreedores (3111) Ganancias (5401) Mercadería Prestamos a Intereses Gastos Deudores Pagar Ganados Intereses Muebles Y Desc. Perdidos Útiles Obtenidos Desc. Maquinaria Concedidos Documentos A Cobrar Inmueble Materia Prima Prod.Elaborados ASISENTOS MODELOS VENTAS COMPRAS Banco/Caja/Deud./Doc. Cobrar Mercadería 11411/ Mat. Prima Ventas 4101/4102 Caja / Bancos / Acreedores Costo de Ventas 5401 Mercadería 11411/Mat. Prima Centro de Capacitación EducArte 43
