Administración de bibliotecas y unidades de información

Administración de Bibliotecas y Unidades de Información
Tema 1: introducción
• Introducción
• Concepto: estudio de las técnicas necesarias para la organización y funcionamiento de una biblioteca o
unidad de información.
• Los profesionales: tienen que ver con el acopio, tratamiento y funcionamiento de la información y la
estructuración y funcionamiento de las unidades de información.
• centro de información: gestiona la información de fondos propios o ajenos accesibles a través de las
tecnologías de la información. Llevan a cabo una serie de actividades:
• garantizar la conservación de los fondos
• promover el acceso a la información.
Proporcionan servicios para dar respuesta a las necesidades de información de la comunidad a la que sirven.
Extensión bibliotecaria: dar a conocer los servicios de la biblioteca mediante la formación de usuarios,
exposiciones, etc.
• requerimientos de las bibliotecas:
• recursos
• presupuesto / edificio
• recursos humanos
• equipamiento
• recursos de información
• organización
• determina la estructura organizativa
• procesos
• normas de funcionamiento
• toma de decisiones:
• determinar acciones
• coordinar y aplicar sus recursos
• control de actuación
• las bibliotecas son organización de servicios:
• son entidades sociales pues se constituyen por personas
• se persiguen unos fines comunes
• emplean y transforman los recursos a través de acciones que:
• surgen después de una toma de decisiones
• Decisión: elegir la mejor forma de actuar entre las posibles, comprometen las acciones a seguir y por tanto
también comprometen los recursos.
• se realiza por medio de los recursos humanos siguiendo un esquema formal o normativo de funcionamiento
(reparto de tareas y responsabilidades)
• suministran prestaciones humanas que satisfacen necesidades no materiales
• las bibliotecas como sistemas abiertos (abierto cuando interacciona con el entorno, cuando la interacción es
solo entre los elementos interiores es un sistema cerrado): los fines se adecuan a las necesidades del entorno
en el que operan, pues del entorno es de donde obtienen los recursos.
• se constituyen como un conjunto de elementos: capital, trabajo y energía (sinergia: la combinación de
elementos es mayor que la suma de los mismos)
• se adscriben a un fin común.
• los elementos se relacionan e interactúan entre si y con el entorno.
1
• desarrollan mecanismos de control y retroalimentación: incorpora modificaciones en sus servicios para
adaptarse al entorno.
• las interrelaciones:
• dan la determinación de las unidades de información como sistemas
• se producen entre los elementos constituyentes de la biblioteca y también con el entorno
• son holísticas (afectan a la biblioteca en su totalidad y a cada uno de sus elementos en particular) y
dinámicas.
• holística: afecta a la globalidad de la biblioteca y a sus elementos internos
• dinámica: varia cuando se produce un cambio a nivel interno o externo
• a nivel interno permite distinguir en ellas distintos subsistemas:
• subsistema de principios y valores: forma en que se concibe la unidad de información y el marco ideológico
de referencia por el que actúa la unidad de información
• subsistema técnico: tiene que ver con los conocimientos teórico − prácticos
• subsistema psicosocial: tiene que ver con las personas, sus relaciones e interacciones
• subsistema estructural: forma en que se van a producir oficialmente las labores, la estructura organizativa.
• subsistema Management: conjunto de interrelaciones internas sobre el modo en que se concibe la
administración y gestión, hace moverse la unidad de información, influye en todos los subsistemas y se ve
influido por ellos (administración y gestión). Tiene que ver con la toma de decisiones.
• las bibliotecas como unidades organizativas dentro de la administración
• mayoritariamente las bibliotecas se financian con fondos públicos, lo que justifica que haya un marco legal
que las regule.
• articulan políticas públicas: ponen en marcha las actuaciones que idean los poderes públicos para dar
respuesta a los ciudadanos en sus necesidades y expectativas de investigación, información, educación,
formación y ocio.
• Management: en el mundo anglosajón se utiliza como administración y gestión. Es el conjunto de toma de
decisiones que la unidad de información adopta para lograr determinados resultados que deben responder
en cualquier caso al entorno, y que justifiquen su existencia.
• Management como administración: toma de decisiones a largo plazo sobre la organización, consta de:
• funciones:
• Planificación: lo que la organización va a hacer
• Organización: de que modo va a combinar los recursos para lograr sus propósitos
• Dirección / Ejecución: como va a coordinar y aplicar los recursos
• Control: como va a conocer lo que esta llevando a cabo.
• Objetivos:
• determinar los propósitos de la unidad de información
• conducir su funcionamiento al logro de dichos propósitos
• a través de la gestión
• Management como Gestión: toma de decisiones a corto o medio plazo relacionadas con las operaciones
técnicas específicas que permiten desarrollar las funciones directivas, las decisiones a largo plazo.
• Management como administración y gestión (enfoque holístico): conjunto de procesos de decisión, de
ejecución simultánea que la unidad de información debe adoptar en su funcionamiento para alcanzar
determinados propósitos con los recursos puestos a su disposición.
• Management como administración en su sentido más amplio: supone determinar los propósitos a conseguir
por una organización, transformarlos en acción a través de una planificación, organización, dirección,
ejecución y control de los esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles organizativos.
• Management como subsistema: afecta a todos los demás subsistemas. el Management como tal, es el
conjunto de técnicas y funciones integradas de ejecución simultánea que deben aplicar los que son
responsables del trabajo de otros y que son necesarias para que una organización pueda funcionar y
alcanzar sus objetivos. Esto conlleva asumir por parte de los profesionales y directivos la necesidad de
contar o poseer:
2
• Habilidades técnicas: Saber utilizar conocimientos, técnicas, equipos y métodos que son necesarios
para realizar tareas específicas de acuerdo a una determinada educación y experiencia profesional.
• Habilidades humanas: Tener conocimientos de los criterios necesarios para trabajar con personas,
comprender sus actitudes, aptitudes y motivaciones.
• Habilidades conceptuales: comprender la complejidad de la unidad de información como
organización y la adaptación del comportamiento de las personas dentro de ella, para que pueda
proceder de acuerdo a los objetivos que se ha marcado.
• es el elemento imprescindible para lograr la coordinación de los recursos humanos y materiales que
conforman la unidad de información
• condiciona su funcionamiento organizativo y los resultados que logra
• posee una especial importancia en la biblioteca en cuanto responsable del modo de aplicación de los
recursos que el entorno pone a su disposición. Hay que tener en cuenta la concepción mayoritaria de
la biblioteca como unidades organizativas dentro de la administración.
• se ve condicionado por:
• la cultura de organización que posee la biblioteca: conjunto de creencias básicas que configuran el
marco ideológico de referencia de una organización. Determina el comportamiento de los recursos
humanos y se condiciona en parte por las actividades y modos de actuar de sus cuadros directivos.
• conjunto compartido de valores y asunciones (modo en que los adoptan los recursos humanos)
esenciales de la organización
• ideas compartidas
• imagen de identidad de la organización que la hace distinta de cualquier otra
• persistente: es muy difícil establecer cambios
• conformadota de las partes de comportamiento individual y corporativo: establece el modo de
funcionamiento
• observaciones:
• la cultura cambia en cuanto una organización necesita nuevos modos de actuación para asegurar su
supervivencia
• según cambian las condiciones del entorno cambia la cultura y por tanto la gestión, técnicas y medios
utilizados para ejercer las funciones directivas.
• la condición de organización de servicios de la Unidad de información
• características: las 4 I´s
• Intangibilidad: bienes de experiencia (se consumen a la vez que se utilizan)
• Inconsistencia: varían al ser suministrados por personas y varían su calidad en función de los usuarios
• Inventario: su coste no es estable (fluctúa con la demanda)
• Indisolubilidad: se perciben en su globalidad
Tema 2: teoría general de la administración
• evolución del pensamiento administrativo:
• teoría general de la administración: estudia la evolución del pensamiento administrativo como
disciplina científica surgida a principios del S. XX
• ámbito de aplicación:
• mundo de la industria y el sector privado
• cualquier organización con o sin animo de lucro
• han surgido distintos enfoques a la hora de explicar la administración en las organizaciones en
función de:
• la concepción que han dado a:
• la organización
• la toma de decisiones
• la visión de la relación organización − entorno.
• la visión del hombre en su trabajo y su motivación para el mismo
• la aceptación o no de relaciones y estructuras informales (organizaciones ocultas hidden organization)
3
• énfasis que han puesto en las distintas variables:
• tareas
• estructura organizativa
• recursos humanos
• entorno
• tecnología (en el sentido mas amplio)
• han dado lugar a las distintas Escuelas de la Administración
• Nuevas tendencias en la Teoría General de la Administración: en la actualidad la TGA estudia la
organización de las administraciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia entre
las cinco variables citadas: tareas, estructura, personal, tecnología y ambiente. Por tanto se concibe el
comportamiento de estas variables de forma sistémica, para dar respuesta a las exigencias del entorno.
• Hoy toda organización se enfrenta a cambios impuestos por:
• la globalización: interdependencia de todo fenómeno a nivel mundial. Las organizaciones deben
tomar decisiones rápidas e inesperadas para hacer frente al entorno
• complejidad y crecimiento organizativo
• sotisficación de la tecnología
• aumento de la competencia: empresas privadas proporcionan servicios públicos
• calidad como factor de supervivencia: la calidad da el éxito a las organizaciones
• las organizaciones publicas se enfrentan también a:
• nuevos valores aparecidos en su cultura de organización:
• accountability: responsabilidad de rendir cuentas sobre una actuación financiada con fondos públicos
ante la escasez de recursos
• Value for Money: responsabilidad por lograr resultados que justifiquen, por la calidad y el valor
aportado, la actuación organizativa ante usuarios y stakeholders (grupos de presión). Necesidad de
visualizar resultados de valor, cambio en la consideración del usuario / administrado como cliente,
calidad / servicio individualizado.
• entorno de cambio: estos cambios obligan a las organizaciones públicas a buscar nuevas técnicas y
prácticas de gestión que ayuden a mejorar el funcionamiento administrativo.
• el funcionamiento organizativo global aparece como determinante en la obtención de resultados de
valor.
• desde mediados de los 80 se han venido incluyendo criterios empresariales, con ciertas limitaciones
derivadas de su condición pública
• surge un nuevo paradigma administrativo: la Nueva Gestión Pública o Gerencialismo Público
• cambios generales en las estructuras de las organizaciones públicas
• UE: Modernización del estado
• USA: Reinvención del gobierno
• compromiso por la calidad: surge una nueva filosofía de servicio que busca la calidad en las
organizaciones.
• calidad:
• dar al cliente / usuario aquello que espera, orientación al usuario
• conformidad con especificaciones concretas: lista de características que deben cumplir los procesos,
productos y servicios
• producir los bienes y servicios demandados con el menor coste posible
• búsqueda de la mejora continua de procesos y resultados como motor de actuación
• concepción de la organización como un sistema: producto de las interrelaciones que se producen entre
las partes que lo constituyen
• visión holística de su funcionamiento
• todo esto recibe el nombre de TQM o Total Quality Management, Gestión de la Calidad Total:
• compromiso por la calidad: se han formalizado en documentos:
• cartas al ciudadano (citizen cards): documentos oficiales que las autoridades establecen de cara a los
ciudadanos, comprometiéndose a incorporar medidas de calidad y modernización de los servicios
4
públicos
• doble finalidad:
• incrementar la capacidad de actuación de los usuarios de los servicios públicos como clientes
• establecer estándares de servicios (niveles de rendimiento concreto): que se fijan por parte prestataria
a partir de las necesidades y quejas expresadas por los usuarios y se evalúan por estos.
• incorpora mecanismos de protección al usuario
• articulación de procedimientos de reclamaciones
• creación de comités permanentes para la aplicación de las cartas de servicios
• cartas de servicios: existe una negociación real entre lo que la biblioteca ofrece y los ciudadanos.
• DSS (Decisión Support Sistema): proyectos de apoyo a la toma de decisiones, los mas significativos
son DECIMAL y DECIDE, en este sentido es importante la ISO 11−620
Tema 3: Planificación
• Definición: Primera función administrativa, tomar decisiones sobre lo que la biblioteca en un tiempo
determinado y en relación con el entorno:
• va a hacer: como va ha actuar
• por que: responder a necesidades y problemas
• para que: obtener determinados resultados (objetivos fijados para intentar solucionarlos
• encauza el resto de funciones administrativas:
• formula al conjunto global de líneas de investigación que va a seguir en ese tiempo para lo que se
propone (objetivos).
• Por tanto, si una decisión es un compromiso para la acción, entonces condiciona:
• La forma en que se combinan los recursos, es necesario para poner en marcha las acciones fijadas
(organización).
• Cómo dichas acciones se ponen en práctica y se controlan (ejecución y control)
• Desde el punto de vista temporal, la planificación se articula en distintos niveles:
• A largo plazo (3−5 años) Planificación estratégica. Determina con un nivel bajo de concreción, qué
debe hacer la biblioteca hoy para estar en una situación determinada en el futuro.
• El conjunto de objetivos principales y generales (o metas) a conseguir
• el conjunto de objetivos más específicos que se derivan de las anteriores, que es necesario lograr en
tiempos mas cortos para alcanzarlas
• determina las líneas de actuación específicas (estrategias) para lograr los objetivos utilizando los
recursos. (modos de actuación)
• Determina los planes de actuación, que traducen las estrategias en acción (actividades específicas
reflejadas en proyectos) para los que determina:
• Recursos a emplear
• Tiempos de realización
• Sistemas de control/evaluación necesarios para su seguimiento
• OBSERVACIÓN:
• los planes de actuación corresponden a objetivos específicos
• se fijan para todos y cada uno de los años que abarca la planificación estratégica
• en el año que se realiza la planificación estratégica se lleva a cabo también la primera planificación
táctico − operativa.
• A medio/corto plazo Planificación táctico−operativa. Desarrolla lo que debe hacer la biblioteca de
forma concreta. Desarrolla de forma concreta:
• en cada año que abarca la planificación estratégica los conjuntos de actividades o proyectos que
conllevan los planes de actuación establecidos
• OBSERVACIÓN
• Si la planificación estratégica determina qué planes se van a llevar a cabo en el primer año, segundo
año, etc.
• La planificación táctico−operativa programa específicamente en ese primer año, segundo año, etc. los
5
proyectos a realizar y las actividades que éstos conllevan.
• la planificación estratégica determina la planificación táctico − operativa.
• planificación por objetivos: proceso de establecer objetivos y todo lo que conlleva el lograrlos
• la planificación tiene como motor de actuación el establecimiento de los objetivos y la forma de
lograrlos para obtener una posición competitiva dentro del entorno
• aparece en este sentido como un proceso integrado de gestión: para facilitar el desarrollo de la
planificación conviene articular en torno a diversas preguntas que, en la práctica, marcan las distintas
etapas que articulan el proceso de planificación.
• OBSERVACIÓN:
• las preguntas marcan todo el proceso de planificación
• en el primer año se llevan a cabo todas las etapas, en años sucesivos solo aquellas que afectan a la
planificación táctico − operativa planteada para cada año.
• ¿Quiénes somos: Que hacemos?
• Revisión de la misión de la biblioteca, su razón de, debe:
• Estar de acuerdo con la misión y objetivos de la institución en la que se inserta
• Incorporar su visión de éxito, las aspiraciones a largo plazo
• Ser distintiva: identificativa de la unidad de información
• No ser ambigua: debe ser clara, para que pueda ser legitimada por los miembros y la organización
• Constituir un reto asumible y suficientemente amplio
• Ser revisado cuando la necesidad que lo creó cambia, sea logrado o ya no constituya un reto
• OBSERVACIÓN: en la mayoría de los casos la bibliografía no suele incluir la misión entre las etapas
de la planificación, en este caso no se trata de la misión general sino de la misión especifica para cada
ciclo de planificación estratégica.
• ¿DÓNDE ESTAMOS? ¿DÓNDE QUEREMOS LLEGAR?
• Examen de situación: Supone analizar la situación de partida, analizar el entorno de la biblioteca,
conocer y evaluar la realidad presente dentro de la biblioteca y el contexto exterior donde ésta se
mueve y que le afecta.
• ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO E INTERNO
• Análisis del entorno externo
• Supone conocer el entorno general, político, social, cultural, económico y tecnológico, por un lado y
por el otro, conocer el entorno específico configurado, tanto la comunidad de usuarios (individuos e
instituciones a las que presta servicios la biblioteca) como los stakeholders (agentes críticos que son
grupos de interés, personas y/o instituciones, que pueden influir en la gestión de la biblioteca.
• La finalidad de este análisis tiene un triple propósito:
• Identificación de los stakeholders que son grupos que pueden influir en nuestro trabajo, autoridades y
usuarios, entre otros. Constituyen lo denominado clientelas internas, en términos de marketing.
• Desde el punto de vista del análisis externo nos interesa saber quiénes son y porque: cuales son sus
actitudes frente a la biblioteca, cuales son sus expectativas ante nuestra gestión, es decir, que resultado
esperan que logremos, que información de nuestra gestión van a necesitar.
• Todo esto con el objetivo de establecer un tipo de relación y para idear los mejores modos de
implicarlos en nuestro quehacer de forma que favorezcan la gestión de la biblioteca.
• Esta identificación requiere la segmentación de los stakeholders en función de sus intereses e
influencias en relación con la biblioteca. Esto conlleva determinar que tipo de información
necesitamos (fundamentalmente de primera mano) sobre ellos.
• por que son stakeholders:
• los usuarios: porque valoran nuestra actuación e incluso pueden establecer demandas contra el centro
• el personal: los representantes del personal pueden afectar nuestra gestión.
• A/ Conocer a la comunidad de usuarios para determinar perfiles de información. Lo podremos hacer
después de conocer sus necesidades y que nos sirve para orientar o modificar el diseño de productos y
servicios de información.
• Supone conocer quiénes son los distintos grupos de usuarios de la biblioteca, sus necesidades
informativas y sus expectativas (lenguaje de marketing). Las expectativas son lo que esperan los
6
usuarios de los servicios de la biblioteca.
• Este punto supone hacerse una serie de preguntas: que necesitan, con que finalidad, con que
frecuencia y con que grado de agregación (síntesis de la información)
• Estas preguntas se hacen para determinar nuestro principal grupo de usuarios (target−market), que
productos y servicios ofreceremos, que recursos necesitaremos, cómo gestionarlos y que cambios
debemos introducir.
• En el análisis del entorno es necesario incluir técnicas de marketing, en concreto los estudios de
mercado (para diferencias segmentos de población de usuarios con características comunes en sus
necesidades, actitudes y hábitos de uso de la información). Para aplicar esta técnica debemos
establecer
• 1º Criterios de segmentación que nos ayuden a diferenciar distintos grupos de usuarios, teniendo en
cuenta que las diferencias entre distintos grupos de usuarios responden a dos tipos de razones: a)
razones objetivas (nivel de estudios, edad,...) y b) razones subjetivas (actitudes, referencias,..)
• 2º Hay que determinar las fuentes de información que nos van a ser útiles, pueden ser: a) secundarias
o indirectas (recogen información objetiva que ya existe sobre el mercado como padrones, censos...)
y b) primarias o directas (recopilan información de campo, es decir, de primera mano como
encuestas por correo, entrevistas...). En estas últimas (primarias) hay que distinguir entre necesidad
(lo que necesita), deseo (como concibe el usuario la necesidad), demanda (lo que pide) y uso (lo que
usa).
• si se utilizan fuentes directas para recabar información subjetiva (opinión de los usuarios a través de
cuestionarios) hay que tener en cuenta una serie de recomendaciones:
♦ No hacer preguntas complicadas
♦ No utilizar y/o
♦ Hacer siempre preguntas positivas
♦ No hacer preguntas que pongan al usuario en situaciones difíciles/comprometidas
♦ No hacer preguntas que se puedan resolver por otros medios
♦ Todas las preguntas deben responder a un objetivo
♦ No usar lenguaje técnico
♦ Limitar las preguntas a tiempos concretos
Delimitar preguntas que nos permitan distinguir claramente las informaciones relativas a los
siguientes aspectos:
♦ Necesidad: lo que el usuario necesita
♦ Deseo: lo que el usuario quiere
♦ Demanda: lo que pregunta, formulación expresa de un deseo
♦ Uso: lo que utiliza
♦ Características fundamentales de los servicios: la percepción que el usuario tiene de la calidad
se encuentra condicionada por las características de la biblioteca como organización de
servicios:
♦ Se definen a través de las 4I's: Intangibilidad (aunque hay que contar con un componente
tangible, el objeto de la información y la parte física del servicio), Inconsistencia (los
servicios varían en su calidad porque son prestados y recibidos por personas), Inventario
(servicios para varias personas para amortizarlos; es el proceso de elaboración del servicio) e
Indisolubilidad (percepción del servicio se hace de manera global por el usuario; no se puede
apreciar lo que funciona y lo que no).
♦ En función de todo esto se define la calidad de un producto o servicio que es el conjunto de
características que le confieren aptitud al producto o servicio para satisfacer las necesidades
expresas o implícitas (Definición de la Norma ISO−8402, norma que especifica el
vocabulario de calidad, también la norma ISO−9000 que estable qué es el cliente. La
definición de la TQM (Gestión de la Calidad Total) es el conjunto de características que
satisfacen al usuario, de las que habla y/o aseguran su fidelidad al producto/servicio
◊ Tipos de calidad:
7
⋅ Calidad objetiva: adecuación de un producto/servicio a un conjunto de
especificaciones técnicas previamente establecidas
⋅ Calidad subjetiva: aquello que percibe el usuario en función de sus
expectativas y necesidades
⋅ Calidad técnica: se relaciona con el que se recibe (información relevante,
exhaustiva, oportuna en el tiempo)
⋅ Calidad funcional: se relaciona con como se realiza el proceso de suministro
de información
La calidad comienza a percibirse en el momento en que interactúan biblioteca y usuario
(servicio = bien de experiencia), la calidad aparece unida al servicio que la biblioteca ofrece
pero también al conjunto de prestaciones que se espera obtener. La calidad se consigue
cuando la calidad experimentada y la calidad esperada coinciden. Es la suma de la calidad
obtenida en todos los componentes del servicio.
◊ Medios de producción: instalaciones y recursos
◊ Proceso de suministro: comportamiento de personal y como utilizan los medios de
producción (INDISOLUBILIDAD DEL SERVICIO)
◊ Calidad esperada: la que el usuario espera del servicio y que esta condicionada por:
⋅ Las necesidades de información
⋅ Las experiencias previas
⋅ La comunicación de marketing de la biblioteca
⋅ La comunicación boca a boca
⋅ La imagen de la biblioteca
◊ La calidad experimentada: resultante de la interacción usuario − biblioteca
(determinante en ultima instancia de la calidad); es la que prima en la percepción de
la calidad
◊ Los factores críticos que intervienen en la percepción de la calidad del servicios:
⋅ Tangibilidad: disponibilidad del personal, facilidades horarias, equipamiento,
etc.
⋅ Fiabilidad: adecuación a lo que el usuario espera del servicio; no prometer
nada que no pueda ofrecer.
⋅ Capacidad de respuesta: rapidez del suministro
⋅ Seguridad: competencia personal y profesional: despreocupación
⋅ Empatía: compromiso, servicio individualizado
◊ IDENTIFICACIÓN MATRIZ DAFO: La identificación del Matriz DAFO supone
identificar amenazas y oportunidades en el entorno externo, es decir, conocer que
factores ambientales positivos o negativos rodean a la biblioteca:
⋅ Amenazas: tendencias negativas que pueden impedir que logremos los
objetivos propuestos.
⋅ Oportunidades: Favorecen nuestra gestión como biblioteca en el logro de
objetivos.
Su objetivo es aprovechar unas (oportunidades) para contrarrestar otras (amenazas) y
determinar las líneas de actuación de la biblioteca.
Debemos contar con las fuentes de información necesarias (legislación de la
biblioteca, etc.)
En este análisis de situación se encuentra el análisis del entorno externo.
− Debilidades: Obstáculos, limitaciones que tiene la biblioteca para no conseguir lo
que se propone.
8
− Fortalezas: Recursos que facilitan el logro de objetivos.
Supone conocer cuál es la capacidad general de la biblioteca para responder a su
entorno (clima laboral, como funcionan los procesos, rendimientos en relación con
las necesidades).
Su finalidad es aprovechar los puntos fuertes para contrarrestar los puntos débiles, y
determinar que cambios se deben hacer dentro de la biblioteca.
También requiere contar con las fuentes de información necesarias: Secundarias
(reglamentos internos, etc.) y Primarias (conseguida a través de entrevistas con el
personal) y los usuarios porque tienen otra percepción distinta y ayuda a detectar
carencias.
En este análisis de situación se encuentra el análisis del entorno interno.
◊ IDENTIFICACIÓN DE ISSUES
El análisis del entorno se hace para identificar los temas estratégicos, que son retos
más importantes a los que la biblioteca debe hacer frente para tener éxito en su
gestión. Una vez identificados deben priorizarse utilizando la llamada Técnica de los
Escenarios estratégicos (¿Qué pasaría si?)
◊ construir futuros probables −pesimistas u optimistas− a partir del análisis DAFO
◊ imaginar −conocidas las fortalezas y debilidades− cual sería la actuación de la
biblioteca para hacerles frente
Finalidad: responder a los retos críticos a través de los objetivos
◊ Análisis del entorno interno: El análisis del entorno interno supone analizar recursos,
tecnología, productos/servicios, actuaciones, resultados anteriores, etc.
◊ ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER PARA CONSEGUIRLO?
4. Establecimiento de metas y objetivos
Concepto y características
Traducir las prioridades estratégicas en propósitos concretos.
Las metas son objetivos corporativos o generales. Son fines amplios, no
cuantificables que se desean lograr a largo plazo, una vez concluido el tiempo de
planificación. Se derivan de la misión y son fines de carácter general.
Las metas necesitan cumplir una serie de requisitos o características:
⋅ se deben priorizar en función de las necesidades del entorno, observadas la
misión y los recursos disponibles
⋅ tener en cuneta el principio de Pareto o Ley del 20:80: el 80% de los
resultados dependen de un 20% de áreas clave o áreas de rendimiento crítico
en las que si se obtienen buenos resultados se logra el éxito de la
organización.
⋅ Deben orientarse a la acción
9
⋅ Deben agruparse por categorías, se deben agrupar por un lado, las metas que
correspondan con los servicios, por otro lado, por recursos y por otro las
metas propias para la gestión (cooperación con otras unidades, etc.).
Los objetivos son los propósitos concretos, medibles, que se derivan de las metas y
que se desean −y se tienen que− alcanzar en un tiempo concreto dentro del ciclo
global de la planificación estratégica.
Sus características son:
⋅ Se establecen de forma piramidal, en cascada, a partir de las metas, con las
que se deben relacionar (puede ser de equipo humano, de nuevos proyectos,
de actividades habituales, etc.)
⋅ Se formulan con un nivel bajo de concreción, para cada sección /
departamento y para todos los años que abarcan la planificación estratégica
⋅ Deben ser compatibles entre secciones
5. Elección de estrategias: Determinar cómo se van a conseguir los objetivos, el
modo de actuar, las líneas de actuación, etc.
⋅ Identificar posibles alternativas de actuación para cada objetivo específico
fijado.
⋅ Establecer de criterios por los que poder priorizar y puntuar cada estrategia.
⋅ Dar a cada criterio valores que puedan alcanzar en una estrategia para que se
pueda ponderar el peso de cada criterio en cada estrategia analizada.
⋅ Determinar el orden de importancia que representan los criterios para la
biblioteca con la finalidad de poder elegir, en caso de obtener la misma
puntuación final, la estrategia que incluya mayor puntuación en el criterio
considerado el más apropiado.
⋅ Elegir la que más me conviene. La de mejor puntuación.
• Definir criterios posibles
• Dar un valor de 1−3 a cada criterio
• Puntuar con un valor el criterio en cada estrategia
• elegir
Es importante equilibrar cuál es más barato, cual conlleva menos tiempo y el impacto
en los usuarios.
6. Determinar planes de acción: cómo poner en práctica las estrategias: forma en
que la biblioteca va a poner en marcha las estrategias elegidas a través de actuaciones
concretas (proyectos)
Pasos a seguir:
⋅ Identificar los posibles proyectos (conjuntos de actividades) que serían
necesarios para llevar a cabo cada objetivo, especificando para cada uno: Los
recursos que conlleva y su coste, Los resultados previstos y el sistema de
seguimiento a utilizar
⋅ Valorar cada proyecto de forma similar a las estrategias
⋅ Elegir los más adecuados para cada estrategia
⋅ Determinar cuando se van a ejecutar, se prioriza el orden de los planes de
actuación
OBSERVACIONES
⋅ El logro de un objetivo puede necesitar de la realización de más de un
10
proyecto.
⋅ Analizar las relaciones posibles entre los proyectos:
⋅ Que no sean incompatibles entre sí incompatibilidad
⋅ Que no tengan el mismo objetivo equivalencia
⋅ Que un proyecto no forme parte de otro inclusión
⋅ Que un proyecto dependa de otro dependencia temporal
CONCLUYE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
7. Planificación formal de los proyectos:
hay que determinar de forma concreta que hay que ahcer, cuando, donde, con que,
por quien.
⋅ Denominar el proyecto
⋅ Determinar su objetivo: resultado que se espera conseguir con el y ayuda a
lograr el objetivo al que sirve: objetivo del plan de actuación.
⋅ Determinar todas y cada una de las actividades a seguir y las tareas que estas
conllevan, establecer su timepo de ejecucion y los resultados/productos de
cada uno de ellos
⋅ Asignar recursos (humanos, materiales y economicos)
⋅ Delimitar responsabilidades (del proyecto, de las actividades, de las tareas,:
su logro! objetivos individuales)
⋅ Prever problemas que puedan surgir en su ejercicio
⋅ Delimitar el modo en que se va a hacer el seguimiento del logro de resultados
y su evolución
Simepre hay que hacer una revision percial del entorno por si hay que desarrollar
algun otro plan de actuación (Anloisis DAFO parcial)
El proyecto sirve de nexo de unión entre la planificación estratégica y la
táctico−operativa; también para convertir los objetivos generales en específicos e
individuales.
OBSERVACIONES
⋅ La planificacion formal de un proyecto conlleva:
• Poner en relación el objetivo del proyecto y el objetivo al que sirve,
definido en la planifiacion Estrategica de forma general.
• Concretar de forma cauntitativa el objetivo fijado en la planificacion
estrategica (para que se pueda medir y permita verificar en que
grtado se alcanza) y definirlo en relación con el proyecto (de forma
que sea especifico en la accion a emprender, el resultado a obtener y
el marco temporal de la realización)
⋅ Todas las tareas englobadas en un proyecto tienen un objetivo que cumplir
(por tanto los objetivos se van desglosando hasta llegar al nivel individual y
para que pueda medirse se deben especificar los resultados que se esperan
ocnseguir; también establecerse de forma participativa: GPO)
⋅ En la planificacion del proyecto
• Se deben establecer los sistemas de control y evaluacion (ejecucion y
rendimiento). Las actividades y el proyecto
• Se debe determinar la forma de medir la contribucion del proyecto al
logro del objetivo al que sirve, el objetivo estrategico que constituye
el plan de actuación (se debe evaluar el grado de logro del objetivo)
11
• La medicion de este ultimo aspecto suel basarse en INDICADORES
(análisis por ratios) y exige establecer valores cuantitativos para los
indicadores: ESTANDARES
♦ El indicador es un parámetro cuantitativo que permite, por
comparación con los estándares, verificar el grado de logro
de un objetivo. Se le conococe como medidas, también
indicadores de número. Pueden medir aspectos cualitativos o
cuantitativos pero siempre deben formularse de forma
cuantificable. Los indicadores, en general, deben ser pocos
en número, deben ser claros, sin ambigüedades y deben
relacionarse entre sí.
♦ Estandares: valores cuantitativos que se dan a los indicadores
ACLARACIONES:
⋅ En un proyecto :
• El indicador es el instrumento de medicion que se utiliza para poder
obtener los datos realtivos al grado de logro del objetivo que dio lgar
a la puesta en marcha del proyecto (objetivo del plan de actuación)
• El estandar es el valor cuantitativo que se debe alcanzar en el
indicador y que sirve de referncia para verificar en que grado se
alcanza el objetivo
• En la GPO el estandar es el valor cuantitativo del objetivo
Práctica: planificación de un proyecto
⋅ Una unidad de informacion descubre en u informe anual que se ahcen
demasiadas preguntas sobre localizacion de fondos en el servicio de
referencia
• ¿Qué datos se han tomado para averiguar esto?: lo que queremos
saber va arriba.
⋅ Determinar el problema: los usuarios no localizan los fondos, por tanto el
problema es la falta de autonomia de los usuarios
⋅ Determinar el objetivo: aumentar el grado de autonomia de los usuarios;
cuantificable a través del % de preguntas (indicador). El objetivo es llegar al
10% (estandar)
• Determinar la causa: determina las estrategias a seguir, no modifica
el objetivo; la causa es la mala informacion sobre los fondos.
⋅ Elegir estrategias:
• Mejorar la señalización: se desarrolla un plan de actuacion y dentro
de este un proyecto.
⋅ Desarrollar el proyecto:
• Denominar el proyecto: Señalización
• Denominar el objetivo del proyecto:
• Identificar las actividades el proyecto, su orden de ejecucion
temporal y sus responsabilidades.
Proyecto/denominacion: Señalizacion
Objetivo: mejorar la señalizacion de los fondos
actividades
Tareas
12
Tiempo de ejecucion previsto
Tiempo de ejecucion real
Resultado/producto
Averiguar las necesidades de señalizacion
Elaborar encuestas
10 dias
Estadisticas de las necesidades de señalizacion
Encuestacion
20 dias
Valoracion
10 dias
Simplificar la señalización
Creacion de carteles
1 semana
Nuevos carteles señalizadores
colocación
1 semana
Señalizacion mediante mapas
Diseño de mapas por colores
3 dias
Mapas guia y folletos
Creacion de mapas guia
1 semana
Creacion de mapas en folleto
1 semana
8. Planificación formal de las actividades
13
Función o conjunto de tareas, dentro de cada objetivo.
◊ Elaborar el plan secuencial de las actividades y tareas que éstas conllevan.
◊ Fijar el tiempo de ejecución para cada actividad, dentro del tiempo de proyecto.
◊ Determinar el resultado/producto de cada actividad
◊ Asignar un responsable a cada actividad/tarea. Su logro es el objetivo individual de
cada persona involucrada.
◊ Establecer el sistema de seguimiento de las actividades/tareas.
9. Redacción de la memoria de planificación
Es poner por escrito el proceso de planificación que se ha seguido:
⋅ El plan estratégico(todos los pasos seguidos para determinar planes generales
y específicos determinando los distintos ciclos de objetivos)
⋅ Los planes operativos de cada ciclo de objetivos (qué conjunto de objetivos
se van a realizar en un tiempo concreto dentro de la planificación
táctico−operativa.
Requisitos a la hora de realizar la memoria:
◊ Señalar
1º La importancia de los objetivos fijados para la biblioteca
2º Ventajas que su logro supondrá para la comunidad de usuarios
3º Prioridades que se han tomado
4º Problemas previsibles
5º Costes socio−culturales de no llevarlos a cabo. Tiene que ver con el cumplimiento
de la misión.
◊ Tener en cuenta los destinatarios finales de la memoria
1º Cuadros directivos de las institución matriz
2º Propio personal
3º Usuarios
La información se presenta distinta a cada una de ellas porque cumple funciones
distintas. Hay que evitar el argot profesional.
◊ Cuidar el diseño para no obstaculizar su comprensión
OBSERVACIONES:
⋅ La memoria de planificacion constituye el primer documento de apoyo a la
gestión de la biblioteca
⋅ Guia el proceder de la organización
• Define la direccion a seguir en relación al entorno
14
⋅ Dar coherencia y sentido a las decisiones y acciones organizativas de todo
nivel
• Determina la configuracion especifica del resto de funciones
directivas
• Enmarca el conjunto de actuaciones concretas a seguir a medio y
corto plazo para lograr los objetivos estrategicos (provee unidad y
direccion)
• Fija los plazos en los que se deben lograr
• Establece los medios necesarios con los que se debe contar y las
responsabilidades de actuacion a nivel departamental e individual
⋅ Aporta el esquema por el que evaluar el rendimiento de la organización
• Establece el conjunto de objetivos con los que poder comparar y
juzgar la actuacion
⋅ Sirve como instrumento de control preventivo: se orienta a evitar
desviaciones antes de que se produzcan.
OBSERVACIONES ESPECIFICAS
⋅ Facilita:
• La puesta en marcha de lo planificado
• La elaboracion de la memoria de actuacion de la biblioteca (al final
de la planificacion estrategica y cada uno de los años de la
planificacion tactico/operativa) permitiendo:
♦ Justificar el porque de cada planificación tactico/operativa
♦ Elaborar informes de ejecucion de cada plan de actuacion
♦ Redactar recomendaciones especificas tras la
implementacion de cada uno de ellos
⋅ Diagramas de Gantt: programacion temporal de los proyectos.
OBSERVACIONES:
⋅ Las actividades de un proyecto siempre tienen una duracion concreta
expresada en unidades temporales
⋅ Se relacionan a lo largo del proyecto siguiendo un determinado orden de
ejecución:
• Unas actividades se deben realizar forzosamente antes que otras
• Hay actividades que se pueden realizar de forma simultanea o
paralela
⋅ El Diagrama de Gantt se debe a un ingeniero que lo inventó, es uno de los
instrumentos mas utilizados no solo para la programación temporal sino
también para hacer el seguimiento del grado de realización de cada actividad,
informando del adelando o retraso que presenta el proyecto respecto al plazo
de ejecucion previsto.
⋅ Proceso:
• Identificar las actividades del proyecto
• Estimar el tiempo de ejecución de cada actividad (fijar la fecha de
inicio y termino)
• Construir el diagrama con los tiempos programados en forma de
tabla con doble entrada
♦ En la parte superior una escala con unidades de tiempo
donde se indican las fechas en las que se llevará a cabo el
seguimiento de las actividades
♦ En la parte izquierda se situan en filas distitnas las
actividades ordenadas por orden temporal de ejecución según
15
la fecha de inicio y si son simultaneas se pone primero la que
antes acaba
♦ El tiempo de ejecución de cada actividad se indica en la tabla
mediante barras divididas en 2 partes, la parte inferior se
corresponde con el tiempo real y se va rellenando cuabndo se
haga el seguimiento
• Hacer el seguimiento del proyecto:
♦ En las fechas previstas registrar el porcentaje de realización
de cada actividad para conocer que adelanto o retraso
presenta teniendo en cuneta que:
◊ El porcentaje de realización de cada actividad para
se realiza en función de la duracion total del
proyecto.
◊ La duracion total del proyecto es igual a la suma de
la duracion de las actividades.
♦ Tomar decisiones sobre el proyecto, cocnentrando el interés
y los recursos en aquellas actividades que presentan mayor
retraso.
Tiempo
Act.
Enero
febrero
16