ANEXO VIII ENCUESTA TÉCNICA A” – ASPECTOS CUALITATIVOS Lote 1. - Equipamiento diverso de Farmacia 1.1.- Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia.(Carruseles Horizontales) DESCRIBIR 1. Áreas de almacén: Medicamentos no termolábiles: Medicamentos termolábiles: Zonas de preparación multipedido: Volumen máximo y mínimo almacenar en los carruseles: de los envases a 2. Características técnicas de los Carruseles: Equipos El carrusel debe contar con sistemas de seguridad para los productos y para el usuario: Instalación de los equipos: Los carruseles horizontales se adaptarán a una amplísima variedad de formas y tamaños de los productos a almacenar: Otras características: Hardware Hardware necesario para el buen funcionamiento de los carruseles: Otras características: Software del sistema Características generales del software: Integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Será necesaria la demostración, a nivel nacional, de la integración de interfaces con: 1. Gestión de recepción de pedidos de los proveedores o devoluciones, control de inventarios, sincronización de catálogo de productos. 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica. SAP/SAVAC/CERNER, 3. Sistemas automáticos adjudicados en otros sublotes de este concurso (Armarios de dispensación automatizada de medicamentos) 4. Gestión de los pedidos automáticos de los sistemas de dispensación automatizada ubicados en la Planta de hospitalización. 5. Gestión de productos con ubicaciones externas con el mismo sistema de los equipos automáticos. Deberá tener una Base de datos única y contar con multipuesto: Posibilidad de preparación de multipedido, impresión automática de pedidos, configurable por estación, impresión del pedido realmente servido, impresión de productos externos, una hoja por almacén externo e impresión de incidencias. El software de los carruseles deberá identificar los productos no incluidos en el carrusel y emitir listados de líneas de pedidos pendientes de servir, indicando la causa (rotura de stock, material fuera del carrusel, etc.) Importación automática de los pedidos de reposición: Interfaz de usuario con operatividad por pantalla táctil. Perfiles de usuario: La reposición/dispensación desde los sistemas automatizados deben tener la opción para incorporar al sistema control con códigos de barras. Posibilidad de incorporar en su propio software otros dispositivos para la gestión del stock de productos ubicados en áreas externas al propio sistema de carruseles, integrando la gestión de estos productos en el modelo global de la UGC de Farmacia. Display de los carruseles configurable en cuanto a la información a contener. Diversas posibilidades de selección de pedidos (entrada/salida) a procesar por el sistema: Opción de elaboración de pedidos manuales. Opción de ordenar, seleccionar, reservar o agrupar pedidos por diferentes criterios: nº petición, prioridad, descripción… Opciones de impresión de listados, pedidos, informes de incidencias, etc. Configurables. Otras características: 1.2. Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia. (Carrusel Vertical Refrigerado) El equipo ofertado tendrán aproximadamente las siguientes medidas: LA ESTRUCTURA FIJA. Describir EL SISTEMA DE ENTRENAMIENTO. Describir Las suspensiones. Describir La guía. Describir LAS BANDEJAS. Describir CIRCUITOS ELECTRICOS Y ELECTRONICOS. Describir SISTEMAS DE SEGURIDAD. Describir Fotocélulas opto-electrónicas. Contactos sobre la puerta de acceso como complemento a las fotocélulas. Contactos mantenimiento. sobre el acceso para el Contacto sobre eje motor, si se utiliza la manivela. Indicador de desequilibrio. Dos relés redundantes sobre la línea de las seguridades. Seta de emergencia para todos los rotativos de más de 4.000. Kgs de carga total. Deberán cumplir con la homologación RAL-GZ DESCRIBIR 608 del "Deutshes Institut Für Gütesicherung Und Kennzeichnung E.V." Cumplirá la siguiente normativa: seguridad operario: en acuerdo con ZH 1/428 test especificaciones VBG 4/1 1977, VBG 4/4 1979, SUVA. (S/N) TÜV inspección acuerdo con: VDE 0100, 0106, 0113, 0160, 0806. (S/N) E equipo instalado estará equipado con: Describir Contactos de seguridad mecánicos sobre: ventanilla de trabajo (S/N) puerta de acceso baja (S/N) seta de emergencia (S/N) manivela (S/N) fotocélulas en la parte baja y alta de la ventanilla de trabajo (S/N) dos relés redundantes sobre la línea de las seguridades mecánicas (S/N) indicador de desequilibrio (S/N) indicador de errores (S/N) 1 DESCRIPCION DEL SOFTWARE Y HARDWARE 2 ASOCIADO 1. Conectividad - El servidor de base de datos estará conectado con la red de datos del Hospital y los puestos de trabajo se conectarán a dicho servidor a través de la propia red del Hospital. Especificar - Esta arquitectura estará basada en un equipo con funciones de servidor (Server), y un equipo con funciones de cliente atendiendo a cada estación de trabajo (conjunto de carruseles horizontales, carrusel vertical, etc.). Especificar 2. Características del software El software de gestión del carrusel vertical, estará desarrollado especialmente para el entorno hospitalario, respondiendo así directamente a las necesidades de gestión logística propias de estos entornos de trabajo. Especificar Conectable con los sistemas de información del hospital FARMATOOLS/SAP/SAVAC/CERNER, incluida la sincronización de catálogo de productos Especificar. Interfaz de usuario con operatividad por pantalla táctil. Especificar Multipuesto. Arquitectura cliente/servidor. Especificar Base de datos única. Especificar Opción de conectividad inalámbrica. Especificar Múltiples posibilidades de selección de pedidos a preparar. Especificar Gestión de productos con ubicaciones externas a los equipos automáticos. Especificar Impresión de etiquetas de códigos de barras en paralelo a las labores de picking. Especificar Gestión por producto y ubicación. Gestión de distintas ubicaciones por producto. Especificar Gestión de lotes y caducidades. Especificar Diferentes posibilidades máximos, etc. Especificar Listados definibles por personal formado a tal efecto. Especificar Perfiles de Especificar Impresión automática de pedidos configurable por estación. Especificar Impresión de productos externos. 1 hoja por almacén externo. Especificar usuario: a de través de reposición: Definibles tecnología Mínimos, individualmente. Impresión del pedido realmente servido. Especificar Compatible con el software de otros armarios rotatorios verticales y sistemas de dispensación automática disponibles. Especificar Impresión de incidencias de los productos externos no servidos en su totalidad. Especificar Generación de etiquetas de códigos de barras en los productos que lo requieran. Especificar Solicitud de inventario de todos aquellos huecos que sufrieron algún cambio dinámico en la cantidad solicitada durante la preparación de los pedidos. Especificar Simulador de display conteniendo la siguiente información en tamaño de letra lo suficientemente amplio para poder resultar visible desde una distancia de unos 3 m. Nº + descripción pedido. Especificar no Descripción producto (S/N) Destino (S/N) Cantidad (S/N) Cama(S/N) Paciente (S/N) Posibilidad de introducir lote y caducidad en aquellos productos marcados como gestión de lotes/caducidad. Especificar Importación automática de los pedidos de reposición de los almacenes periféricos y sistemas de dispensación automática. Especificar Pantalla inicial, configurable para cada usuario mediante la configuración específica de accesos directos. En cada uno de los “botones” se personaliza el texto de función siendo visibles únicamente aquellos que son habilitados para cada usuario. Especificar El operador tendrá diversas posibilidades para seleccionar un pedido (entrada/salida) a procesar por el sistema: Especificar Tecleando el código (S/N) Seleccionándolo con el “ratón” (S/N) Por lectura de código de barras. (S/N) En pantalla siempre veremos todos los pedidos recibidos por la conexión on-line o realizados de manera manual, pendientes de seleccionar para su preparación. Estos pedidos se podrán ordenar o seleccionar por petición, prioridad, descripción, etc. para poder agruparlos para su preparación. Para cada pedido dispondremos de un mínimo de 2 hojas impresas, una será el identificador de pedido (“etiqueta”) y el resto serán los albaranes de los productos solicitados pertenecientes a almacenes externos. Opcionalmente podremos imprimir copia del pedido solicitado (configurable). La copia del pedido + etiqueta (opcional y configurable) se imprime automáticamente cuando el pedido llega al software del carrusel. Especificar Los albaranes para los almacenes externos se imprimen cuando se empieza la preparación de los pedidos. El albarán de entrega y la hoja de incidencias se imprimen al finalizar la preparación de los pedidos. Aunque habitualmente no se utilizará la pantalla de elaboración de pedidos manuales, siempre existirá la posibilidad de realizarlos. Especificar El operador debe seleccionar los pedidos deseados leyendo con el lector de códigos de barras o bien seleccionando por pulsación en la pantalla táctil del ordenador y a continuación estos serán enviados al equipo (es enviado al equipo todo el pedido completo). A continuación, ya delante del equipo, el operador pulsará el teclado del propio carrusel, confirmando así comenzar el servicio de la agrupación de pedidos seleccionado (desde 1 a 6 pedidos). El equipo mostrará en su pantalla de información el producto que debe ser retirado, o introducido, con información adicional complementaria. Qué información mostrar y cual será su distribución en el display de los equipos será una cuestión configurable en el mismo proceso de instalación. Especificar Se dispondrá de una opción para visualizar la información necesaria tanto en el display como en la pantalla del ordenador. Especificar El sistema debe funcionar de modo que, al finalizar las líneas que deben ser servidas para la planta, se debe informar de las incidencias que se han producido durante el proceso (diferencias entre lo que se pidió originalmente y lo que finalmente pudo ser servido). Estas diferencias se informarán al operador por un informe escrito al final, además de comunicarse al sistema central del hospital de forma automática. Especificar El software debe permitir el diseño de almacenes tanto automatizados como externos para la gestión de las diferentes zonas de almacén que queramos controlar desde el sistema. Especificar Mediante un sistema gráfico se facilitará la labor de “diseñar” la estructura de los huecos que están contenidos en cada una de las bandejas/cestas de los equipos que forman la instalación. Para cada bandeja y equipo definimos los tipos de huecos que queremos configurar, en función de la tipología de los productos a almacenar. Especificar El sistema estará diseñado para trabajar bajo situaciones muy diversas, lo que identificará una instalación y marcará la versatilidad del sistema para adaptarse siempre a las necesidades del hospital. Los diferentes tipos de configuraciones se establecerán habilitando o deshabilitando procesos. Entre estas configuraciones, el sistema deberá permitir: Especificar Usar el servicio Megapick o no. (S/N) Agrupar pedidos. (S/N) Reservar automáticamente pedidos o hacerlo manualmente. (S/N) Mostrar ventanas de información dinámicas en el proceso de servicio. (S/N) Gestionar un solo equipo o varios al mismo tiempo. (S/N) Uso dinámico de lotes, caducidades o no usar ni unos ni otros. (S/N) Mezclar lotes y caducidades distintas en un hueco o no hacerlo. (S/N) Capacidad para localizar una referencia por su descripción o no ofrecer esa posibilidad (S/N) Habilitar procesos de impresión o no tenerlos habilitados. (S/N) Ocultar o no estados del armario.(S/N) Guardar una copia de seguridad de los pedidos tratados por el carrusel.(S/N) Habilitar o no procesos de chequeo que comprueba si lo que se pidió originalmente fue lo que se sirvió finalmente.(S/N) Generar líneas de incidencia o no hacerlo.(S/N) Si queremos funcionar con un equipo horizontal o con uno vertical. (S/N) Mostrar dinámicamente posibles errores en los procesos de importación. (S/N) Todas estas opciones y algunas otras las encontraremos en ventanas de configuración que nos amplían el abanico de posibilidades. (S/N) 3. Hardware asociado a la instalación Se incluirá todo el hardware necesario para el buen funcionamiento del carrusel. Describir El hardware deberá ser tolerante a fallos. Especificar ♠ Otras características: 1.3.- Sistema de armarios de dispensación automatizada de medicamentos para las unidades y controles de enfermería. 1. Como sistema único de dispensación de medicamentos ha de tener una capacidad para integrar, al menos, el 95% de los medicamentos utilizados en el Hospital Universitario Central de Asturias: 2. El licitador deberá demostrar amplia y probada experiencia en hospitales de ámbito nacional para proyectos de características similares (relación de hospitales y número de puntos de dispensación por hospital). Software del sistema Capacidad de integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Demostración, a nivel DESCRIBIR nacional, de la integración de interfaces con: 1. Historia clínica electrónica /Sistemas de prescripción médica electrónica / CERNER® 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica FARMATOOLS®/ ASTURCON XXISAP®/SAVAC®/CERNER®. 3. Sistemas automáticos de gestión de almacenes. Deberán estar dotados de sistemas de gestión de stocks a distintos niveles (sincronización del formulario, inventario, consumos/paciente…) y admisión de pacientes. 4. Base de datos de pacientes: admisión, archivo, gestión documental. 5. Con las aplicaciones que registren la administración electrónica fiable y segura de los medicamentos. Experiencia en el desarrollo de interfaces con sistemas de orden médica electrónica y bajo el modelo de funcionamiento de dispensación con control de prescripción (indicar referencias de interfaces realizados y sus Hospitales, así como número de puntos de dispensación donde se trabaja así actualmente) y especialmente con la interface: CERNER®- ARMARIO- FARMATOOLS® La empresa debe aportar documentación del personal que asegure el éxito en las distintas fases del proyecto: consultoría y desarrollo del proyecto, Implantación y puesta en marcha. Detallar nombre, apellidos, capacitación profesional y antigüedad en la empresa y experiencia en la implantación de proyectos similares en hospitales del mismo nivel que el HUCA. Integración con los equipos de almacenamiento rotatorios actualmente en funcionamiento en la UGC de Farmacia del HUCA: Los equipos permitirán realizar una instalación donde todas las unidades propuestas a automatizar se configurarán en modo con control de prescripción médica. El sistema incluirá software de explotación de datos en formato web que permita definición de informes a medida y exportación de datos a otros formatos electrónicos (hojas de cálculo, gráficos…). El software debe permitir la explotación de los datos de tal forma que permita la obtención de documentos e informes que cumplan con la documentación exigida por la legislación para estupefacientes las especialidades farmacéuticas El software de las estaciones dispondrá de la capacidad de informar de aquellos medicamentos que habiendo sido prescritos para un paciente, no han sido retirados de la estación imputados al mismo. El software de las estaciones dispondrá de alertas asociadas a las horas de retirada de los medicamentos, vinculadas a la orden médica del paciente y su horario de tomas: Las estaciones se programarán para poder dar acceso a una serie de medicamentos (configurable) sin necesidad de prescripción médica: El sistema ofertado deberá incluir el software de consola y de los sistemas de información en las unidades, en castellano y deberá de ser específico para la gestión de medicamentos. El software de los armarios dispondrá de capacidad para la gestión de datos clínicos asociados a la dispensación y configurables por el propio Hospital: Funcionalidad por pantalla táctil y software iconográfico, así como posibilidad de selección/asignación de pacientes propios para cada usuario: Acceso seguro de los usuarios: clave de identificación y sistema adicional de seguridad: Sistema flexible de definición de perfiles de usuario: Control de los elementos refrigerados del sistema: Adaptabilidad a diferentes formas de trabajo en planta de hospitalización: Gestión de la devolución de medicamentos por los usuarios: Alertas automáticas asociadas a la hora administración de determinados medicamentos: de Seguridad del sistema Política de seguridad antivirus: Sistemas que faciliten la adecuada gestión de la reposición de los almacenes de dispensación automática en planta. Control efectivo de la temperatura, para el almacenamiento y dispensación de especialidades farmacéuticas termolábiles: Seguridad en la dispensación de estupefacientes: Armarios de dispensación La configuración física de cada armario debe permitir disponer de combinaciones distintas de elementos que aporten distintos niveles de control, desde el control máximo (dosis a dosis), hasta el control mínimo (acceso a grupo de productos). La instalación debe ser modular y permitir crecimiento progresivo y adaptabilidad a necesidades cambiantes. Los elementos de mayor grado de control podrán ser configurados por el propio usuario para adaptarse a nuevos requerimientos que puedan surgir en el futuro. Control de acceso físico a elementos refrigerados para el almacenamiento y dispensación de las especialidades farmacéuticas termolábiles. Disponibilidad de scanners para lectura de códigos de barras en las estaciones de planta durante los procesos de reposición: Se valorará la disponibilidad de elementos tipo cajetín cerrado de diferentes medidas o similar, que por su tecnología y funcionalidad puedan ser repuestos en la UGC de Farmacia y enviados a la Unidad para ser intercambiados en los equipos allí instalados. Sistema de cuidada ergonomía que incorpore pantalla de trabajo táctil de, al menos, 15” y que facilite el acceso a los medicamentos. Configuración de los armarios de dispensación en planta Para el tipo de armarios definiremos: a) Armario principal: b) Armario auxiliar: c) Columna: Para el tipo de cajones definimos cajetines/ubicaciones siguiendo el siguiente criterio: a) Seguridad alta: b) Seguridad máxima: c) Seguridad media: Descripción configuraciones: orientativa de las diferentes Configuración 1: Configuración 2: Configuración 3: Configuración 4: ► Otras características: 1.4.- Equipo de gestión, almacenamiento y dispensación automatizada de medicamentos para el área pacientes externos. 1. Sistema seguro medicamentos: y automático de dispensación de 2. Proyecto de implantación que permita adaptarse a las necesidades actuales del mismo y posibilite la ampliación del mismo en un futuro, con actualizaciones y adaptaciones de nuevos módulos. 3. El Proyecto deberá contar con el diseño de las áreas de preparación, así como con distribución de los espacios, definición de los flujos tanto de personal como de mercancías e información. 4. Gestión y coordinación de todas las obras necesarias para la puesta en marcha y funcionamiento de todos los elementos y en concreto conexiones eléctricas, cableado informático, asentamiento de elementos, etc. 5. Características de la instalación: Capacidad de almacenaje de envases y proporción entre Tª ambiente/ termolábiles. Configuración: 1 robot para dispensación de ambiente: el almacenamiento, control y medicamentos de temperatura DESCRIBIR 1 robot para el almacenamiento, control y dispensación de medicamentos termolábiles: 1 robot de recepción, carga y análisis automático de medicamentos: Sistemas de transporte necesarios: Equipo Robot de carga automática 1. El equipo deberá ser autónomo e independiente: 2. Sistema de lectura de códigos de barras y de escaneado de diferentes tamaños y formas del envase. 3. Dispondrá de dos centrales de escaneado de código de barras y de posición de envases, autónoma y separada de los Robots de almacenamiento y dispensación y adicional a la central de escaneado de código de barras propia de cada robot. 4. Capacidad de detectar y solucionar de manera autónoma y sin intervención externa la caída de envases en posición vertical: 5. Capacidad de expulsar los envases deteriorados, así como los envases que por error se le entreguen y que no sean del Robot de almacenamiento y dispensación. 6. Permitirá asignación de fecha de caducidad por defecto. 7. Capacidad de detectar y solucionar de manera autónoma y sin intervención externa la caída de envases en posición vertical. 8. Tiempo medio de mano de obra dedicado a la recepción, colocación, clasificación y colocación en destino final, incluyendo la solución de incidencias para pedidos de 100 a 500 unidades. 9. Capacidad para la colocación de los envases en la carga automática y en la manual. 10. Otras características: Robots de almacenamiento y dispensación 1. Dispondrán de 2 niveles de automatización del proceso de entrada: a. Semiautomático: b. Automático: 2. El sistema permitirá la realización de la carga semiautomática y automática al mismo tiempo que se pueda realizar la dispensación de envases, sin que una tarea paralice la otra. 3. El sistema permitirá el almacenamiento y dispensación de todos los tipos de envases: 4. Número de brazos para el robot de almacenamiento de medicamentos a temperatura ambiente y para el de medicamentos termolábiles. 5. Los brazos de los robots utilizarán el sistema de pinza y deben permitir: a. Función Multipick – Entregas y recepción de varios productos de forma simultánea para aumentar la velocidad de trabajo. b. Función Combipick – Retiradas múltiples en una sola operación. c. Acceso inmediato a cualquier producto almacenado en profundidad. d. Eficacia con cualquier tipo de envoltorio (celofán, etc.). e. Posibilidad de manipular envases en forma de tarros y/o botellas (envases cilíndricos). f. Posibilidad de almacenar los envases distancia entre ellos no superior a 12 mm. con una 6. Sistema de entrega que garantice la entrega de medicamentos en los puntos de dispensación de la manera correcta: 7. Tiempo de entrega de medicamento fuera de robot en petición unitaria: 8. Posibilidad de dispensación de los medicamentos situados en la cinta de entrada inmediatamente hayan entrado en el robot. 9. El sistema incluirá, para los robots de almacenamiento y dispensación de medicamentos, el control del stock y la realización de inventarios reales en cualquier momento. 10. Tipos de carga con el fin de aprovechar al máximo el espacio dedicado al almacenamiento y optimizar los procesos de carga y dispensación: 11. Principio de Almacenamiento para aprovechar al máximo el espacio: 12. Control del stock y cualquier momento. realización de inventarios reales en 13. Control de stock real y cálculo de stock mediante la diferencia de entradas y salidas. 14. Tamaño y capacidades aproximadas de los robots: 15. Posibilidad de ampliar a brazos o cintas transportadoras en un futuro, para el caso de que el Hospital aumente sus necesidades de velocidad de carga y dispensación. 16. Con respecto al robot de almacenamiento y dispensación de medicamentos termolábiles el licitador deberá aportar experiencia en la instalación de dichos equipos, que garantice el correcto funcionamiento del Robot dentro de la cámara frigorífica. 17. Con el fin de garantizar una óptima conservación de los medicamentos termolábiles el licitador suministrará una cámara frigorífica adecuada al objeto del presente Pliego Técnico. 18. Otras características Hardware 1. Unidad de control para la operación paralela del Robot. 2. 2 ordenadores PC industriales con doble Disco Duro sistema “espejo”. 3. 2 terminales de operador con 2 pantallas táctiles de 19”. 4. Vídeo sistema con cámaras interiores para el control de las operaciones y monitor de 19”. 5. SAI con 1 hora de autonomía informática en casos de emergencias. 6. El hardware deberá ser tolerante a fallos. 7. Otras características: Software del sistema El sistema incorporará un software de gestión robusto, de probada eficacia y eficiencia, con un interface de usuario sencillo y de fácil aprendizaje, aportando toda la ergonomía posible al trabajo del usuario final. Software para almacén dinámico y administración de acceso a transmisión remota de datos y para funciones “Multipick” y “Combipick” (retiradas múltiples en una sola operación). Capacidad de integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Será necesaria la demostración, a nivel nacional, de la integración de interfaces con: 1. Gestión de recepción de pedidos de los proveedores o devoluciones, control de inventarios, sincronización de catálogo de productos. 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica ASTURCON XXI- SAP/SAVAC/CERNER, 3. Gestión de productos con ubicaciones externas al equipos automático 4. Base de datos de pacientes: admisión, archivo, gestión documental. El adjudicatario garantizará la interconexión entre el robot y el software de gestión de farmacia. En este sentido el adjudicatario realizará las interfaces necesarias para la correcta interconexión entre el robot y el software de la UGC de Farmacia: