Sistema Contable y de Control Interno PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA (PUCE-SI) ESCUELA DE NEGOCIOS Y COMERCIO INTERNACIONAL (ENCI) INFORME FINAL DEL PROYECTO “DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO PARA EL RESTAURANTE “LA ISLA” UBICADO EN LA LAGUNA DE YAHUARCOCHA DE LA CIUDAD DE IBARRA” LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: E.2.1 PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD AUTORA: DIANA MARCELA GUERRERO CHILIQUINGA ASESOR: ING. JORGE ENRÍQUEZ G. IBARRA – ENERO – 2011 2 Sistema Contable y de Control Interno RESUMEN EJECUTIVO A continuación se detalla una recapitulación de la información y datos obtenidos en el desarrollo de la presente investigación; donde se procedió a realizar una profunda indagación de todo lo relacionado con la empresa, aplicando las diferentes técnicas de investigación como la: documental, bibliográfica y observación las mismas que servirán de base y sustento científico para el desarrollo del presente proyecto. Para respaldar la información obtenida se realizó un estudio de las diversas variables tales como: Aspecto Legal, Aspecto Contable – Financiero, Aspecto Tributario, Aspecto Administrativo, Recurso Humano, Seguridad Alimentaria, Servicio al Cliente; la interacción de dichas variables e indicadores nos permiten implantar una propuesta que contribuirá a la solución del problema encontrado. El levantamiento de la información se realizó mediante técnicas de investigación como: encuesta, entrevista y la observación directa, estas técnicas fueron aplicadas directamente a la propietaria y a quienes conforman la Isla Restaurante. Luego de haber obtenido la información necesaria, se procede a analizar determinando los problemas y las situaciones favorables que presenta la microempresa. Se encuentran algunas fortalezas como: presta los servicios de manera personalizada, busca la seguridad alimentaria del consumidor final y cuenta con un capital propio. 3 Sistema Contable y de Control Interno De igual manera se encontraron debilidades como: el personal no cuenta con la experiencia necesaria, no existe capacitación continua al personal, no existe cursos de motivación al personal, no existe un manual de funciones y procedimientos, carencia de un manejo contable, falta de conocimientos sobre las obligaciones tributarias con el S.R.I. Como consecuencia de las técnicas de investigación aplicadas, se obtiene el problema diagnóstico; determinando que la microempresa necesita de un sistema contable y de control interno, el cual le permitirá tener un control de todas las transacciones que se realicen, se procederá aplicar el proceso contable, administrativo, y de esta forma lograr determinar el ejercicio económico si se obtiene pérdida o ganancia. Una vez realizado el ejercicio se realizó el análisis de impactos, teniendo como resultado un impacto medio positivo, lo cual nos da como resultado que el proyecto es factible en la implantación y aplicación del sistema, este proyecto traerá consigo beneficios económicos, tanto para la propietaria y sus empleados. Concluido el proyecto se pudo determinar una serie de conclusiones como: la ubicación del local es la adecuada, debido a que se encuentra en uno de los lugares más importantes de la provincia dando apertura al turismo gastronómico de Imbabura; otra de las conclusiones es que la Isla Restaurante no cuenta con un sistema contable y de control interno necesario para llevar un control adecuado de los ingresos y los egresos por lo que impide que mejore su rentabilidad y por último la microempresa no se sujeta a las obligaciones con el SRI ya que actividad se maneja de forma informal. 4 Sistema Contable y de Control Interno Para terminar el presente proyecto planteamos una serie de recomendaciones, las mismas que contribuyen al desarrollo económico-organizativo, entre las cuales se citan algunas: sociabilizar a todo el personal del negocio el plan estratégico, los procedimientos contables, administrativos y de control para de esta manera mejorar las falencias. Poner en práctica el sistema contable y de control interno necesario para optimizar los recursos y mejorar la organización del restaurante. Inscribirse en el RUC y registrase en RISE cumplir con sus obligaciones con el SRI y a la vez obtener mayor mercado debido a que dichos negocios no cumplen con estas disposiciones. Capacitar continuamente al personal en atención y servicio al cliente para encaminarles a mejorar tanto en el ámbito personal como en su desenvolvimiento laboral. Cumplir con el Manual de Funciones planteado en el proyecto para de esta manera tener un control adecuado de los recursos que posee la empresa. Mejorar la Infraestructura así como también la calidad del servicio para diferenciarse ante la competencia. 5 Sistema Contable y de Control Interno AUTORÍA Yo, Diana Marcela Guerrero Chiliquinga, portadora de la cedula de ciudadanía N. 1002973129, declaro bajo juramento que la presente investigación es de total responsabilidad del autor, y que se ha respetado las diferentes fuentes de información realizando las citas correspondientes. Diana Guerrero 6 Sistema Contable y de Control Interno PRESENTACIÓN El proyecto diseño de un sistema contable y de control interno está estructurado en cuatro capítulos: Marco Teórico, Diagnóstico, Propuesta y Análisis de Impactos. En el primer capítulo se realizó una investigación bibliográfica, donde se consulta de varias fuentes y autores, se tiene conceptos contables, de control y administrativos los cuales sean de fácil comprensión para el lector. En el segundo capítulo del Diagnóstico se procedió realizando encuestas a la propietaria y a los empleados de la Isla Restaurante, para determinar la situación real basándose en las variables como: Aspecto Legal, Aspecto Contable – Financiero, Aspecto Tributario, Aspecto Administrativo, Recurso Humano, Seguridad Alimentaria, Servicio al Cliente y sus indicadores lo que nos permitió la elaboración de la matriz FODA y sus respectivas estrategias siendo éstas el soporte técnico para la elaboración de la propuesta. La propuesta consta del diseño de los procesos administrativos y contables adecuados para dar solución al problema diagnosticado así como un ejercicio práctico que permite visualizar el desarrollo productivo organizado que se plantea. El capítulo cuatro contiene, los impactos que serán consecuencia de la aplicación del presente proyecto como: Impacto Económico, Educativo y Social. 7 Sistema Contable y de Control Interno Finalmente se concluye este trabajo de investigación con las conclusiones y recomendaciones que deberán ser tomadas en cuenta por la propietaria y los empleados del restaurante. 8 Sistema Contable y de Control Interno DEDICATORIA Fernando Rielo dice: “Quien todo espera de Dios descubre la gloria. “ Gracias Padre Celestial por brindarme tu sabiduría durante todo mi carrera académica y permitirme culminar una de las etapas de mi vida, a mis padres que con esmero y sacrificio han hecho posible que cumpla mis metas y objetivos como una profesional, a mi hermana quien me inspira para ser el ejemplo de la familia y en especial a Carlos quien de manera desinteresada me colaboró durante toda la investigación. Diana Guerrero 9 Sistema Contable y de Control Interno AGRADECIMIENTO A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ibarra, por haberme acogido en sus aulas, dejándome gratos recuerdos y experiencias de esta etapa universitaria. A mis maestros, que me brindaron sus conocimientos para poder crecer profesionalmente, dándome las herramientas básicas que me servirán para el eficiente y eficaz desempeño profesional. A mis compañeros, con quienes he compartido momentos inolvidables de mi vida universitaria. A la señora Edilma Reascos, propietaria de la Isla Restaurante, por haberme facilitado la información necesaria para la culminación de este proyecto. Un especial agradecimiento a mi asesor Ing. Jorge Enríquez, ya que en cada momento supo guiarme para culminar con éxito el presente trabajo. Diana Guerrero 10 Sistema Contable y de Control Interno INDICE CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.6.1 1.1.6.2 1.1.6.3 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 1.5.7 1.6 1.6.1 1.6.1.1 Contabilidad General ……..…………………………………………………………………………………………. Introducción a la Contabilidad………...…..…………………………………………………………………….. Definición …………………………………………………………………………………………………………………. Importancia …………….…………………………………………………………………………………………………. Objetivos de la Contabilidad……………..………………………………………………………………………… 13 13 13 14 14 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y Procedimientos Contables…………………… 15 Ecuación Contable ……………………………………………………………………………………………………… 19 Activo ………………………..………………………………………………………………………………………………. 19 Pasivo ……………..…………………………………………………………………………………………………………. 22 Patrimonio …………………………………………….…………………………………………………………………… 22 Cuentas Contables ……………………………………………………………………………………………………. 23 Plan de Cuentas ………..……………………………………………………………………………………………… 24 Registros Contables …………….………………………………………………………………………………….…. 27 Estados Financieros ……….……………………………………………………………………………………………. 29 Contabilidad de Costos ………………………………………………………………………………………………. 33 Definición …………….……………………………………………………………………………………………………. 33 Propósito ……………….…………………………………………………………………………………………………… 33 Diferencia entre Contabilidad General y Contabilidad de Costos…………………………….….. 34 Clasificación del Costo………………………………………………………………………………………………... 36 Costos de Producción ………………………………………………………………………………………………… 38 Sistema Contable……………………………………………………………………………………….……………….. 39 Definición ………….……………………………………………………………………………………………………… 39 Procedimientos ………………………………………………………………………………………..………………. 39 Elementos y Funciones Básicas de un Sistema Contable ………………………………………….. 40 Relación entre un Sistema Contable y un Sistema de Control Interno ……………….……… 41 Elementos de UN Sistema de Control Interno ………………………………………..………………….. 42 Control Interno …………………………………………………………………………………………………………. 42 Definición……………………………………………………………………….………………………………………….. 42 Importancia ………………………………………………………………………………………………………………. 43 Objetivos ……………………………………………………………….…………………………………………………. 43 Clases del Control Interno ……………………………………………………………………….………..………. 43 Elementos del Control Interno ……………………………………………………………………….…..……… 44 La Obligación Tributaria ………………….…………………………………………………………………………. 47 Elementos Constitutivos de la Obligación Tributaria ……………………….…………………………. 47 Registro Único de Contribuyentes ……………………………………………………………………………… 48 Comprobantes de Venta y de Retención ……………………………………………………………………. 49 Impuesto al Valor Agregado ………………………………………………………………………………………. 51 Impuesto a la Renta ………………………………………………………………………………………………….. 52 RISE…………………………………………………………………………………………………………………………….. 54 Infracciones Tributarias …………………………………………..………………………………………………. 57 Administración ………………………………………………………………………………………………………. 58 Proceso de la Administración ………………………………….…………………………………………….. 58 Planificación …………………………………………………………………………………………………………… 59 11 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.2 Organización………………………………………………………………….……………………………………….. 1.6.1.2.1Organigramas ……………………………………………………………..…………………………………………. 1.6.1.2.2Manual de Funciones ………………………………………………….…………………………………………. 1.6.1.2.3Flujo grama ……………………………………………………………….……………………………………………. 1.6.1.3 Dirección …………………………………………………………………………………………………………………. 1.6.1.4 Control…………………………………………………………………………………………………………………….. 1.7 Ciudad Ibarra…….………………………………………………………………………………………………………. 1.8 Yahuarcocha …….………………………………………………………………………………………………………. 1.8.1 Historia ……………..………………………………………………......................................................... 1.8.2 Características.………………………………………………………………………………………………………….. 1.9 Sector de restaurantes.…….……………………………………………………………………………………….. 1.9.1 La Isla Restaurante……………………………………………………………………………………………………… 60 61 62 63 65 66 67 67 68 68 69 70 CAPÍTULO II DIAGNÓSTICO 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.1.1 2.7 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.5.1 2.8.5.2 2.8.5.3 2.8.5.4 2.9 Antecedentes……………………………………………………………………………………………………………… Objetivos……………………………………………………..…………………………………………………………….. Objetivo General………………………………………………………………………………………….……………. Objetivos Específicos…………………………………………………………………………….…………………… Variables del Diagnóstico…………………………………………………………….……………………………. Indicadores del Diagnóstico………………………………………………………………………..………..…… Matriz de Relación Diagnóstica………………………………………………………………………..……….. Mecánica Operativa…………………………………………………………………………………………………... Población O Universo…………………………………………………………………………………………….…… Muestra……………………………………………………………………………………………………………………... Instrumentos de Recolección de Fuente Primaria………………………………………………….….. Tabulación y Análisis de Información……………………………………………………………………..… Matriz FODA………………………………………………………………………………………………………………. Fortalezas…………………………………………………………………………………………………………..……… Oportunidades…………………………………………………………………………………………………………… Debilidades………………………………………………………………………………………………………………… Amenazas…………………………………………………………………………………………………………………… Estrategias FO,FA,DO,DA……………………………………………………………………………………….…… Fortalezas-OPORTUNIDADES…………………………………………………………………………………..…. Fortalezas-AMENAZAS…………………………………………………………………………………………….…. Debilidades-OPORTUNIDADES……………………………………………………………………………….……. Debilidades-AMENAZAS……………………………………………………………………………………………… Determinación del Problema Diagnóstico……………………………………………………………….…. 71 72 72 72 73 73 76 79 79 79 80 81 99 99 99 99 100 100 100 100 101 101 101 12 Sistema Contable y de Control Interno CAPÍTULO III INGENIERÍA DEL PROYECTO 3.1 Macro localización…………………………………………………………………………………………………….. 3.2 Micro localización………………………………………………………………………………………………………. 3.2.1 Misión…………………………………………………………………………………………………………………………. 3.2.2 Visión………………………………………………………………………………………………………………………….. 3.2.3 Políticas…………………………………………………………………………………………………………………….... 3.3 Propuesta Diseño de un Sistema Contable………………………………………………………………….. 3.3.1 Sistema Contable……………………………………………………………………………………………………….. 3.3.1.1 Plan de Cuentas…………………………………………………………………………………………………………… 3.3.1.1.1Personificación de Cuentas……………………………………………………………………….………………… 3.3.1.1.2Guía para el uso de Cuentas……………………………………………………………………………………….. 3.3.2 Proceso de Preparación………………………………………………………………………………………..….. 3.3.3 Proceso de Comercialización……………………………………………………………………………………… 3.3.4 Ejercicio Práctico ……………………………………………………………………………………………………..… 3.4 Propuesta Diseño de un Sistema de Control Interno………………………………..………………….. 3.4.1 Organigrama Estructural………………………………………………………………….…………………………… 3.4.2 Manual de Funciones………………………………………………………………………………………………..…. 3.4.2.1 Formato de Documentos………………………………………………………………………………………..……. 103 104 105 105 105 107 107 107 109 111 116 117 118 157 157 158 165 CAPÍTULO IV IMPACTOS 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 Análisis de Impactos………………………………………………………………………………………………….… Impacto Económico………………………………………………………………………………………………….… Impacto Educativo…………………………………………………………………………………………………….... Impacto Social………………………………………………………………………………………………………….…. Análisis General……………………………….…………………………………………………………………………. 169 170 172 174 176 Conclusiones……………………………………………………………………………………………………………………..….….. Recomendaciones………………………………………………………………………………………………………………...….. Bibliografía………………………………………………………………………………………………………………………….….... Anexos………………………………………………………………………………………………………………………….…….…….. 178 179 180 182 13 Sistema Contable y de Control Interno CAPÍTULO I _________________________________________________________________ MARCO TEÓRICO 1.1 CONTABILIDAD GENERAL 1.1.1 INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. 1.1.2 DEFINICIÓN La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero transacciones y hechos que son de carácter financiero y a la vez interpretar sus resultados. “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable.” (Bravo, 2008:1) 14 Sistema Contable y de Control Interno 1.1.3 IMPORTANCIA La contabilidad es de gran importancia para todas las empresas que tiene una actividad económica, ya que les ayuda a mantener un control de todos sus ingresos así como de sus egresos, y da lugar a una mayor productividad en la inversión. 1.1.4 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD Se puede resumir en los siguientes: Planificación y Control.- Sirve para designar responsabilidades y distribuir mejor las labores y controla el uso de los factores productivos evitando su despilfarro. Información.- Proporciona la información adecuada y oportuna contribuyendo para la toma de decisiones necesarias. Protección Legal.- Son el conjunto de reglas generales y normas particulares que sirven de base o fundamento para la formulación de criterios de los elementos patrimoniales y económicos. 15 Sistema Contable y de Control Interno 1.1.5 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Según el Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, señala que los principios de contabilidad vigentes en el país están divididos en tres grupos: a) CONCEPTOS BÁSICOS.- Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable y deben considerarse en la aplicación de los principios contables. 1. Ente Contable.- El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa. 2. Equidad.- La contabilidad y su información debe basarse en el principio de equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguna en particular. 3. Medición de Recursos.- La contabilidad y la información financiera se fundamenta en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por tanto susceptible de ser evaluados en términos monetarios. La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos. 16 Sistema Contable y de Control Interno 4. Período de Tiempo.- La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa, son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones. 5. Esencia sobre la forma.- La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia o esencia económica del evento, aun cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos. 6. Continuidad del ente contable.- Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del momento. Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede ser considerada como empresa en marcha. 7. Medición en términos monetarios.- La contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos. La unidad monetaria de medida para la contabilidad y para la información financiera, en la República del Ecuador, es el dólar. 8. Estimaciones.- Debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o distribuciones de ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos de actividades completas y conjuntas, es necesario utilizar estimaciones o aproximaciones. 17 Sistema Contable y de Control Interno La continuidad, complejidad, incertidumbre y naturaleza común de los resultados inherentes a la actividad económica imposibilitan, en algunos casos, el poder cuantificar con exactitud ciertos rubros, razón por la cual se hace necesario el uso de estimaciones. 9. Acumulación.- La determinación de los ingresos periódicos y de la posición financiera depende de la medición de recursos y obligaciones económicas y sus cambios a medida que éstos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos de efectivo. 10. Precio de intercambio.- Las mediciones de la contabilidad financiera están principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones económicas son intercambiados. La medición en términos monetarios está basada primordialmente en los precios de intercambio. Los cambios de recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la producción, son medidas a través de la asignación de precios anteriores de intercambio, o mediante referencias a precios correspondientes para similares recursos. 11. Juicio o criterio.- Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del profesional contable. 12. Uniformidad.- Los principios de contabilidad deber ser aplicados uniformemente de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informan sobre los efectos que causen en la información contable. No hay que olvidar que el concepto de la uniformidad permite una mejor utilización de la información y de la presentación de los estados financieros. 18 Sistema Contable y de Control Interno 13. Clasificación y contabilización.- Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita el que puede ser comprobable o verificable. 14. Significatividad.- Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos presentados. b) CONCEPTOS ESENCIALES.- Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afectan la posición financiera y los resultados de las operaciones de la empresa. Estos conceptos establecen las bases para la contabilidad acumulativa. c) CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN.- Guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación de la información a través de los Estados Financieros. 19 Sistema Contable y de Control Interno PROCEDIMIENTOS CONTABLES: 1.1.6 ECUACIÓN CONTABLE “Es una igualdad que representa los tres elementos fundamentales en lo que se basa toda actividad económica” (Bravo, 2008:4) LA ECUACIÓN: ACTIVO (Bienes y derechos) = PASIVO + CAPITAL (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario) Esta ecuación siempre está en equilibrio. 1.1.6.1 ACTIVO.- “Bienes y derechos propiedad de una empresa. - ACTIVO CIRCULANTE: Bienes y derechos que tienen cierta rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo.” (http://www.mailxmail.com/cursocontabilidad/capital-activo-pasivo)” A continuación se detalla los más necesarios en nuestro estudio: CAJA CHICA.-“En toda empresa es conveniente establecer el Fondo de Caja Chica o Caja Menor para cubrir los gastos de pequeña cuantía que no ameritan la emisión de cheque, tales como: transporte periódicos, estampillas, revistas, servicio telegráfico, copias, etc. 20 Sistema Contable y de Control Interno El manejo del fondo de caja chica se entrega a una persona responsable, quien se encarga de realizar los pagos y exigir los comprobantes respectivos. El monto de este fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y para cubrir los gastos pequeños durante un tiempo razonable, por lo general no menos a un mes. Tanto el fondo como los recibos o comprobantes se mantienen en una caja fuerte.” (Bravo, 2008:221) BANCOS.-“La cuenta bancos pertenece al Activo Corriente y controla el movimiento de los fondos que la empresa posee en Instituciones Financieras. Estado de cuenta Corriente.- Es un documento emitido por el banco y enviado mensualmente al cliente para darle a conocer el movimiento de sus fondos. Este documento es de gran importancia contable porque sirve de base para efectuar la Conciliación Bancaria. “(Bravo, 2008: 228) Conciliación Bancaria.- “Se elabora comparando el saldo contable con el saldo del Estado de cuenta corriente para establecer: Las diferencias en el estado de Cuenta Las diferencias en el saldo de libros Estas diferencias se presentan por: Depósitos en tránsito Cheques en circulación, girados y no pagados por el banco Nota de débito no registrada por la empresa Nota de crédito no registrada por la empresa Cargos por servicios bancarios 21 Sistema Contable y de Control Interno Intereses sobre los saldos promedios de cuentas Cobros realizados por el banco Cheques protestados Errores del banco Errores en los libros de la empresa.” (Bravo,2008:229) MERCADERÍAS.- “Las mercaderías de una empresa son todos los bienes que están destinados para la venta y constituyen el objeto del mismo negocio. Sistemas de Control: 1. Sistema de Cuenta Múltiple o de Inventario Periódico 2. Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo El que se ocupará en nuestro proyecto es: Sistema de Cuenta o Inventario Periódico: Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercadería en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se requiere una elaboración de inventarios periódicos que se obtiene mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado. El Inventario Final Extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados a la venta.” (Bravo, 2008:107) - ACTIVO FIJO O ACTIVO NO CIRCULANTE: “Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos. Terrenos, edificios, mobiliario y equipo. 22 Sistema Contable y de Control Interno - ACTIVO DIFERIDO: Gastos pagados por anticipado por los que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente. Gastos de instalación, papelería y útiles, propaganda y publicidad, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado, intereses pagados por anticipado. 1.1.6.2 PASIVO.- Deudas y obligaciones a cargo de una empresa. - PASIVO CIRCULANTE O PASIVO A CORTO PLAZO: Deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo mayor a un año. Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, gastos pendientes de pago, impuestos pendientes de pago. - PASIVO FIJO O PASIVO A LARGO PLAZO: deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo mayor de un año. Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo. - PASIVO DIFERIDO O CRÉDITOS DIFERIDOS: Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo. Rentas cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado. 1.1.6.3 PATRIMONIO.- Se refiere al dinero o a los bienes, expresados en dinero, que posee una persona. CAPITAL ECONÓMICO.-Es uno de los factores de la producción y está representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza. 23 Sistema Contable y de Control Interno CAPITAL FINANCIERO.-Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un interés. CAPITAL CONTABLE.-Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades de la empresa y el total de sus deudas.”(http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad/capitalactivo-pasivo) 1.1.7 CUENTAS CONTABLES Definición.- “Una cuenta es una agrupación conveniente de un determinado tipo de transacción. Por ejemplo, todas las transacciones relacionadas con el dinero en efectivo de la empresa, se les denomina cuenta. "(http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad/capitalactivo-pasivo) La cuenta tiene tres elementos principales: 1. Nombre de la cuenta 2. Cargo: Es el lado izquierdo de la cuenta 3. Abono: Es el lado derecho de la cuenta. 24 Sistema Contable y de Control Interno OBJETIVOS: 1. Sirven de base para la elaboración de los asientos contables en los libros de contabilidad. 2. Permiten la elaboración y presentación de los Estados Financieros de una manera adecuada. 3. Ayuda a los propietarios y directivos financieros a entender fácilmente la situación económica de sus empresas. 4. Constituyen una herramienta de contabilidad.” (http://www.mailxmail.com/cursoconocimientos-basicos-contabilidad/principios-contables) 1.1.8 PLAN DE CUENTAS El número de cuentas que se utilizan en la contabilidad de una empresa depende de varios factores: 1. El giro de la empresa 2. El tamaño de la empresa 3. El tipo de productos que comercializa o elabora 4. El análisis que se haga, etc. Mientras más detallado sea el análisis, mayor será el número de cuentas que se utilicen. 25 Sistema Contable y de Control Interno PLAN DE CUENTAS CÒDIGO 1 ACTIVOS 1.1 ACTIVOS CORRIENTES 1.1.1 Caja 1.1.2 Caja Chica 1.1.3 Bancos 1.1.4 Inventario Mercaderías 1.1.4.1 Inventario Mercaderías Bebidas 1.1.4.2 Inventario Materia Prima 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9 1.2.10 1.2.11 ACTIVOS NO CORRIENTES Terreno Edificación Depreciación Acumulada Edificación Muebles de Cocina Depreciación Acumulada Muebles de Cocina Maquinaria Depreciación Acumulada Maquinaria Utensilios de Cocina Depreciación Acumulada Utensilios de Cocina Equipo de Audio y Video Depreciación Acumulada Equipo de Audio y Video 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 PASIVOS PASIVOS CORRIENTES Cuentas por Pagar Proveedores Cuentas por Pagar Empleados Cuentas por Pagar Servicios Básicos 2.2 2.2.1 2.2.1.1 PASIVOS NO CORRIENTES Préstamos por Pagar Banco Pichincha 3. 3.1 3.2 3.3 PATRIMONIO Capital Propio Utilidad del Ejercicio Pérdida del Ejercicio 26 Sistema Contable y de Control Interno 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES Ventas Platos de Tilapia Venta de Gaseosas 4.2 4.2.1 INGRESO NO OPERACIONALES Ingreso Interés 5. 5.1 5.1.2 5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3 COSTOS COSTO DE VENTA OPERACIONAL Costo de Venta Tilapia Inv. Materia Prima Mano de Obra Costos Indirectos de Fabricación 5.1.3 Costo Gaseosas 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.1.11 6.1.12 GASTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS Sueldos y Salarios Servicios Básicos Útiles de Aseo Compras MP Compra Gaseosas Transportes Depreciación Edificación Depreciación Muebles de Cocina Depreciación Maquinaria Depreciación Utensilios de Cocina Depreciación Equipo de Audio y Video 6.2 6.2.1 6.2.2 GASTOS FINANCIEROS Gasto Interés Servicios Bancarios 27 Sistema Contable y de Control Interno 1.1.9 REGISTROS CONTABLES LIBRO DIARIO “El registro de cada transacción en el Libro Diario se denomina asiento contable. Y a la acción de realizar ese registro se la expresa como contabilizar. Al realizar los asientos contables en el Diario deben mantenerse las siguientes pautas: - Orden y registro cronológico, o sea, son registros ordenados. - Número de asiento (correlativo). - Nombre de la cuenta que se debita y de la que se acredita. - Importes del asiento contable. - Detalle de la transacción.” (http://www.simulando.net/manual/espanol/manual.htm) EMPRESA XYZ LIBRO DIARIO FECHA FECHA 1-ENE-09 DETALLE DEBE -XCaja Muebles Oficina Edificios 100 500 1000 Capital Hipoteca 1-ENE-09 HABER R/ Aporte nuevo socio -XCaja 600 1000 600 Capital 600 R/ Aporte nuevo socio 28 Sistema Contable y de Control Interno LIBRO MAYOR “El Libro Mayor no es un libro obligatorio, pero es sumamente necesario y útil en la práctica, ya que en él figuran todos los movimientos de las cuentas y sus saldos. Actualmente el Mayor no tiene forma de libro, sino de ficha. En el Mayor cada cuenta contiene sus respectivas anotaciones (débitos y créditos), y la diferencia entre el total del Debe y el total del Haber será el saldo de dicha cuenta.” (http://www.simulando.net/manual/espanol/manual.htm) La confección del Mayor es así: EMPRESA XYZ LIBRO MAYOR 1.1.03. Banco ZZ cta.cte. Fecha 1-Ene-09 15-Ene-09 Detalle Aporte Socio Compra mercaderías Debe 200 ---- Haber ---50 Saldo 200 150 Debe ---- Haber 200 Saldo 200 Debe 50 Haber ---- Saldo 50 3.1.01. Capital pagado Fecha 1- Ene-09 Detalle Aporte Socio 1.1.04. Mercaderías Fecha 15-Ene-09 Detalle Compra mercaderías 29 Sistema Contable y de Control Interno BALANCE DE COMPROBACIÓN “Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el Libro Diario y en el Libro Mayor, a la vez que permite COMPROBAR la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el Debe y el Haber.” (Bravo, 2008:53) EMPRESA XYZ BALANCE DE SUMAS Y SALDOS CUENTAS 1.1.03. Banco ZZ cta.cte. 1.1.04. Mercaderías 3.1.01. Capital pagado Total Sumas Debe 500 200 ---700 Haber 100 ---600 700 Saldos Debe 400 200 ---600 Haber ------600 600 1.1.10 ESTADOS FINANCIEROS BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL La primera transacción comercial que se anota en los registros de contabilidad es el Estado de Situación Inicial el cual nos presenta un listado de los Activos, Pasivos y Patrimonio con lo que cuenta la empresa para iniciar su actividad comercial. 30 Sistema Contable y de Control Interno El modelo de balance de situación que recoge el Plan General de Contabilidad tiene la siguiente estructura: EMPRESA XYZ ESTADO DE SITUACION INICIAL -NOV-31 ACTIVOS Caja Cuentas x Cobrar Vehículo Edificio Total Activos 100 50 1000 3000 PASIVOS Cuentas x Pagar Documentos x Pagar Obligaciones bancarias Total Pasivo 100 100 500 PATRIMONIO Capital Superávit Reservas Total Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio 4150 700 2000 1000 450 3450 4150 BALANCE GENERAL “Se elabora al finalizar el período contable para determinar la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.”(Bravo, 2008:217) 31 Sistema Contable y de Control Interno Su estructura se presenta a continuación: EMPRESA XYZ BALANCE GENERAL DIC-31 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE 2000 DISPONIBLE 500 DEUDORES 500 INVENTARIOS 1000 ACTIVO NO CORRIENTE 3000 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 1000 INTANGIBLE 500 DIFERIDOS 1000 VALORIZACIONES 500 TOTAL ACTIVO 5000 PASIVO PASIVO CORRIENTE 2000 OBLIGACIONES FINANCIERAS 1000 PROVEEDORES 100 CUENTAS POR PAGAR 300 IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS 50 OBLIGACIONES LABORALES 50 DIFERIDOS 100 PASIVOS NO CORRIENTE 1000 OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO 500 BONOS Y PAPELES COMERCIALES 500 TOTAL PASIVO 3000 PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL 1000 SUPERÁVIT DE CAPITAL 500 RESERVAS REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO 300 UTILIDAD DEL EJERCICIO 200 TOTAL PASIVO PATRIMONIO 5000 32 Sistema Contable y de Control Interno ESTADO DE RESULTADOS O DE GANANCIAS Y PÈRDIDAS “Se elabora al finalizar el período contable con el objeto de determinar la situación de la empresa.” (Bravo, 2008:191). Si existe utilidad o pérdida en el negocio. EMPRESA XYZ BALANCE GENERAL DIC-31 VENTAS 5000 (-) Devoluciones y descuentos 100 INGRESOS OPERACIONALES 4500 (-) Costo de ventas 2500 UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL 2000 (-) Gastos operacionales de ventas 100 (-) Gastos Operacionales de administración 200 UTILIDAD OPERACIONAL 1700 (+) Ingresos no operacionales 300 (-) Gastos no operacionales 100 UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS 1900 (-) Impuesto de renta y complementarios 475 UTILIDAD LÍQUIDA 1425 (-) Reservas 425 UTILIDAD DEL EJERCICIO 1000 33 Sistema Contable y de Control Interno 1.2 CONTABILIDAD DE COSTOS 1.2.1 DEFINICIÓN “La contabilidad de costos es la aplicación de los principios contables con el fin de determinar el valor total de la materia prima, mano de obra y otros insumos utilizados en la obtención de un producto terminado o en la presentación de un servicio.” (Molina, 1987:81) “En la terminología se suelen confundir el término costo y gasto dentro del mismo concepto, para facilitar el manejo e identificación de algunos desembolsos conviene hacer una diferenciación entre estos conceptos. Costo.- Es el conjunto de valores que se aplican para la elaboración de un producto. Gasto.- Es el conjunto de valores que se aplican a ventas y administración. ” (http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/CCostos.html) 1.2.2 PROPÓSITO La contabilidad de costos tiene como objetivos facilitar un oportuno y eficaz servicio de información y el control de todo lo que se relaciona con la producción. 34 Sistema Contable y de Control Interno 1.2.3 DIFERENCIA ENTRE CONTABILIDAD GENERAL Y CONTABILIDAD DE COSTOS En términos generales las diferencias están dadas por las actividades que se desarrollan tanto en el campo industrial como en el comercial. La contabilidad comercial registra las transacciones relacionadas con la compra y venta de artículos ya fabricados mientras que la contabilidad industrial registra aspectos relacionados con la producción y transformación de Materia Prima en producto elaborado. Las empresas comerciales determinan el costo de venta mediante el precio de compra de mercaderías mientras que las industriales requieren de un sistema especial para poder determinar el costo de sus productos. La contabilidad comercial maneja una sola cuenta de Inventario Mercaderías mientras que las industriales tienen Inventario Materia Prima, Producción en Proceso, Producción Terminada. Diferencia en el Balance General BALANCE GENERAL (E. Comercial) ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS 1,257.00 TOTAL ACTIVO 1,257.00 BALANCE GENERAL (E. Industrial) ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS Inv.MP 1,257.00 Inv. P.P 200.00 Inv. P.T 800.00 TOTAL ACTIVO 2,257.00 PASIVO TOTAL PASIVO PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO 879.90 PASIVO TOTAL PASIVO PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO 1,257.00 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 377.10 677.10 1,579.90 2,257.00 35 Sistema Contable y de Control Interno Diferencia en el Estado de Resultados ESTADO DE RESULTADOS (Comercial) VENTAS (-) COSTO DE VETAS Inv. Mercaderías (+) Compras Netas (-) Inv. Final Mercaderías UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL (-) Gastos operacionales de ventas (-)Gastos operacionales de administración UTILIDAD OPERACIONAL (+) Ingresos no operacionales (-) Gastos no operacionales UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta y complementarios UTILIDAD LÍQUIDA (-) Reservas UTILIDAD DEL EJERCICIO 10,987.50 4,190.00 3,352.00 2,095.00 1,257.00 6,797.50 362.73 1,171.95 5,262.82 500.00 200.00 4,562.82 1,654.01 2,908.81 500.00 2,408.81 ESTADO DE RESULTADOS (Industrial) VENTAS (-) COSTO DE VENTAS Inv. Inicial Mercaderías (+) Compras MP (-) Inv. Final MP (=) Materia Prima Utilizada Mano de Obra Costos Indirectos de fabricación (=) Costos de Producción Proceso (+) Inv. I. P.P. (-) Inv.F.P.P (=)Costo de Producción Terminada (+) Inv. I. P.T. (-) Inv.F.P.T UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL (-) Gastos operacionales de ventas (-) Gastos Operacionales de administración UTILIDAD OPERACIONAL (+) Ingresos no operacionales (-) Gastos no operacionales UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS (-) Impuesto de renta y complementarios UTILIDAD LÍQUIDA (-) Reservas UTILIDAD DEL EJERCICIO 10,987.50 7,490.00 3,352.00 2,095.00 1,257.00 4,190.00 1,200.00 700.00 6,090.00 700.00 200.00 6,590.00 1,700.00 800.00 3,497.50 362.73 1,171.95 1,962.82 500.00 200.00 2,262.82 820.26 1,442.56 500.00 942.56 36 Sistema Contable y de Control Interno 1.2.4 CLASIFICACIÓN DEL COSTO Existen diversas formas de clasificar los costos industriales, pero se enunciará los necesarios para nuestro tema de estudio: 1. POR SU COMPORTAMIENTO EN EL VOLUMEN DE PRODUCCIÓN Los valores que conforman el costo total generalmente no tienen el mismo comportamiento de acuerdo al volumen de producción. Costos Fijos.-“Son aquellos costos cuyo importe permanece constante, independiente del nivel de actividad de la empresa. Se pueden identificar y llamar como costos de "mantener la empresa abierta", de manera tal que se realice o no la producción, se venda o no la mercadería o servicio, dichos costos igual deben ser solventados por la empresa. Por ejemplo: Alquileres Amortizaciones o depreciaciones Seguros Impuestos fijos Servicios Públicos (Luz, Gas, etc.) Sueldo y cargas sociales de encargados, supervisores, gerentes, etc. Costos Variables.-Son aquellos costos que varían en forma proporcional, de acuerdo al nivel de producción o actividad de la empresa. Son los costos por "producir" o "vender". Por ejemplo: 37 Sistema Contable y de Control Interno Mano de obra directa (a destajo, por producción o por tanto). Materias Primas directas. Materiales e Insumos directos. Impuestos específicos. Envases, Embalajes y etiquetas. Comisiones sobre ventas.” (http://www.mailxmail.com/curso-fundamentoscostos/clasificacion-costos-modelo-contable) Costos Mixtos.- Son aquellos que tienen una parte fija y una variable, para poder hacer el análisis y toma de decisiones se deberá proceder a separarlos mediante los métodos de segmentación de costos. La segmentación de costos en fijo y en variable permite hacer la planeación y la toma de decisiones, así como determinar el punto de equilibrio. ” (http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm) 2. POR LA IDENTIFICACIÓN CON EL OBJETO DE COSTO “En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo con la identificación con el objeto del costo. Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio, o son parte del mismo; para poder identificarlos, vemos cuáles costos son los que se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la materia prima (pues se sabe cuánto de materia prima se utiliza para cada producto), etc. 38 Sistema Contable y de Control Interno Costos Indirectos: son costos que intervienen indirectamente en la fabricación de los productos o en la prestación de servicios, para poder identificarlos, vemos cuáles son los que no se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la electricidad (cuando se sabe cuánto de electricidad se usa para un determinado producto),.” (http://www.crecenegocios.com/la-contabilidad-de-costos/) 1.2.5 COSTOS DE PRODUCCIÓN Costo De Producción = Materia Prima + Mano De Obra + Costo Indirecto De Fabricación “MATERIA PRIMA: Es el elemento susceptible de transformación por unión, ensamble, mezcla, etc. MANO DE OBRA: Es el esfuerzo humano indispensable para transformar esa materia prima. COSTO INDIRECTO DE FABRICACIÓN: Agrupa las erogaciones necesarias para lograr esa transformación, tales como: espacio, equipo, herramientas, fuerza motriz, etc. COSTO DE PRODUCCIÓN: Es la suma del costo primo más los gastos de fabricación, que también se establece como: Materia prima + Mano de obra + Gastos indirectos.” http://www.mailxmail.com/curso-fundamentos-costos/clasificacion-costos-modelo-contable 39 Sistema Contable y de Control Interno 1.3 SISTEMA CONTABLE 1.3.1 DEFINICIÓN Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información necesaria de una empresa mediante recursos como reportes, libros, informes, etc. Para dar lugar a un adecuado control de las operaciones contables y mejorar la toma de decisiones gerenciales. 1.3.2 PROCEDIMIENTOS Tener conocimientos de la empresa Preparar una lista de la información que se requiere Elaborar informes. Preparar catálogo de cuentas Manual de Procedimiento Diseñar formularios Diseñar reportes Preparar los registros contables Elaborar los Estados Financieros 40 Sistema Contable y de Control Interno 1.3.3 ELEMENTOS Y FUNCIONES BÁSICAS DE UN SISTEMA CONTABLE “1. PERSONAS.-Las personas tienen la misión en un sistema contable de recabar la información del medio y analizarla, para su posterior registro. 2. PROCEDIMIENTOS.-Son formas estandarizadas y secuenciales de llevar a cabo alguna actividad. 3. HERRAMIENTAS.-Son apoyos al trabajo del que registra en el sistema contable. 4. REGISTROS.-Corresponden a las anotaciones varias que se hacen en un sistema contable. UN SISTEMA CONTABLE TIENE LAS SIGUIENTES FUNCIONES: 1. Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa. 2. Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar los distintos subtotales y totales que son útiles para los usuarios de información para la toma de decisiones. 3. Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la información contenida en el sistema.” (http://www.mailxmail.com/curso-conocimientos-basicos- contabilidad/principios-contables) 41 Sistema Contable y de Control Interno 1.3.4 RELACIÓN ENTRE UN SISTEMA CONTABLE Y UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO “ El control interno se integra a los sistemas contables a través de: Una estructura organizacional que provea una segregación apropiada de deberes y responsabilidades funcionales, líneas de autoridad, etc. Una clasificación de cuentas formales debidamente codificadas y acompañadas de la correspondiente descripción de las cuentas. Un plan de asientos que garantice uniformidad y consistencia en el registro de las operaciones Un conjunto de libros y formularios que proporcione control en todas las fases de las operaciones de la empresa. Un método de contabilización que garantice la exactitud y confiabilidad en la información contable. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. Que la contabilización o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectuó el registro Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos, precios de compra, descuentos, etc. Que los activos estén bajo la custodia de personas Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes, facturas, como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta.”(http://www.scribd.com/doc/13839684/Sistemas-y-ProcedimientosContables-Tema2) 42 Sistema Contable y de Control Interno 1.3.5 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: a. Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. b. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. c. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. d. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades. 1.4 CONTROL INTERNO 1.4.1 DEFINICIÓN “El control interno incluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables.” (http://www.mailxmail.com/curso-control-contable/sistemas-control-interno) 43 Sistema Contable y de Control Interno 1.4.2 IMPORTANCIA “El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de las entidades.” (http://www.mailxmail.com/curso-auditoria-administracion-publica-controlinterno/control-interno-importancia-limitaciones-posibilidades-clasificacion) 1.4.3 OBJETIVOS Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. 1.4.4 CLASES DEL CONTROL INTERNO 1. “Control Interno Operacional.- En este caso la responsabilidad fundamental de la dirección de una empresa es buscar producir con el menor costo posible y conseguir el mejor uso posible de sus recursos. 2. Control Interno Contable.- Tiene por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad, haciendo conocer en "tiempo real" las entradas y salidas del sistema expresadas en términos monetarios con la finalidad de conocer el presente. 44 Sistema Contable y de Control Interno 3. Verificación Interna.- La Salvaguardia de los activos de la empresa contra desfalcos y otras irregularidades similares, exige procedimientos contables o controles físicos y estadísticos.”http://www.mailxmail.com/curso-control-contable/sistemas-controlinterno 1.4.5 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO “Establecer y mantener un control interno adecuado es una responsabilidad de la administración. El control interno facilita el logro de los objetivos propuestos, permite el uso adecuado de los recursos e identifica los riesgos probables, lo que hace posible el evitar errores e irregularidades. 1. AMBIENTE DE CONTROL Los más importantes procedimientos o actividades de Control Interno son los siguientes: Responsabilidades delimitadas Segregación de funciones Ningún empleado debe ser responsable para una transacción completa. En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones. Fianzas para protección de los recursos Instrucciones por escrito. Contabilidad por Partida Doble Control y uso de formularios pre numerados Evitar el uso de dinero en efectivo 45 Sistema Contable y de Control Interno Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas mancomunadas. Depósitos oportunos e intactos. Visto lo anterior, se puede deducir que el Sistema de Control Interno es primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo de las tareas diarias, y para la auditoría se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde deberá dirigirse los mayores esfuerzos durante su examen y si el Sistema presenta debilidades se puede incidir en su mejoramiento, aunque este no sea el fin de la auditoría.” http://www.mailxmail.com/curso-elemental-auditoria/sistema-control-interno 2. EVALUACIÓN DEL RIESGO. “A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.” (http://www.wikilearning.com/monografia/del_control_interno_a_la_economia_em presarial/12649) 3. ACTIVIDADES DE CONTROL. “Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la dirección. 46 Sistema Contable y de Control Interno A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control: · Preventivo y correctivos. · Manuales automatizados o informáticos. · Gerenciales o directivos.” (http://www.mailxmail.com/cursoelemental-auditoria/sistema-control-interno) 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. “La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer, en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Cada función debe especificarse con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control Interno. Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal. La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar, por parte de los dirigentes, resultan vitales.” (www.wikilearning.com/monografia/del_control_interno_a_la_economia_empresarial/1264) 47 Sistema Contable y de Control Interno 5. SUPERVISIÓN O MONITOREO. “Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante monitorear el control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de dirección. Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos.” (www.wikilearning.com/monografia/del_control_interno_a_la_economia_empresarial/1264) 1.5 LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA 1.5.1 ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA “La Ley La facultad de establecer, modificar o extinguir tributos, exclusiva del Estado, quien debe hacerlo a través de una Ley; en consecuencia, no hay tributo sin Ley. El hecho generador Se entiende por hecho generador al presupuesto establecido por la Ley para configurar cada tributo. 48 Sistema Contable y de Control Interno Sujeto activo Es el ente acreedor del tributo, el Estado, sea como gobierno nacional (como en el caso de los impuestos administrados por el SRI), o como gobierno seccional(los consejos provinciales, municipios o cualquier ente acreedor público del tributo.) Sujeto pasivo Es la persona natural o jurídica que, según la Ley está obligada al cumplimiento de las prestaciones tributarias sea como contribuyente o como responsable. Se denomina responsable a la persona que sin tener el carácter de contribuyente debe por disposición expresa de la Ley, cumplir las obligaciones atribuidas a éste.” (Guevara y OTROS, 2008:19) 1.5.2 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES “El Registro Único de Contribuyentes (RUC), constituye el número de identificación de todas aquellas personas naturales y sociedades que son sujetas a obligaciones tributarias como consecuencia de la realización de actividades económicas. Las personas naturales o sociedades que realicen alguna actividad económica, tiene dos obligaciones iníciales con el SRI: 1. Obtener el RUC 2. Actualizar el RUC por cualquier cambio producido en los datos contenidos en éste. El trámite de inscripción, actualización, suspensión o cancelación del RUC no tienen costo, y puede ser realizado en cualquier oficina del SRI a nivel nacional. Los contribuyentes deben: 49 Sistema Contable y de Control Interno Inscribirse dentro de los siguientes 30 días hábiles contados desde la fecha de inicio de las actividades. Actualizar su información dentro de los 30 días hábiles contados a partir del cambio de información. Suspender y/o cancelar el RUC dentro de los siguientes 30 días hábiles contados a partir de la fecha de terminación de actividades. Informar la existencia de todas sus sucursales. Los contribuyentes no deben: Utilizar un número de RUC no actualizado Seguir utilizando un número de RUC cancelado o suspendido” (Guevara y OTROS, 2008:32) 1.5.3 COMPROBANTES DE VENTA Y DE RETENCIÓN “El comprobante de Venta sirve para legalizar la transferencia de un bien o un servicio, mientras que el comprobante de retención sirve para legalizar la retención de un impuesto. Emisión.- Los comprobantes de venta deben entregar todas las sociedades y personas naturales que desarrollen una actividad económica, en transferencia de un bien o servicio. Autorización.- El contribuyente debe acercarse con una copia de la cédula y del RUC a cualquiera de las imprentas autorizadas. Plazo de Vigencia de los Documentos.-Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención se autorizan por un año, cuando el 50 Sistema Contable y de Control Interno contribuyente está al día en sus obligaciones tributarias y por tres meses por una sola vez de haber cumplido parcialmente con las mismas. En caso de no haber cumplido con sus obligaciones por más de seis meses no será autorizado. Plazo para entregar un Comprobante de Retención.-Los comprobantes de retención deben estar a disposición del proveedor en un plazo no mayor a cinco días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación del comprobante de venta. Tipos de Comprobantes: - Facturas En transacciones con contribuyentes que necesitan sustentar su crédito tributario; y en operaciones de exportación. - Notas de Venta o Tiquetes de máquinas registradoras En transacciones con consumidores finales del bien o el servicio, es decir destinada a su uso personal. - Liquidación de Compras de bienes o prestación de servicios Por la adquisición de bienes y servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, que por su nivel cultural, no se encuentren en posibilidad de emitir comprobantes de venta. Por servicios ocasionales prestados por extranjeros sin residencia en el país. Por servicios prestados en el Ecuador por sociedades extrajeras, sin domicilio ni establecimiento permanente en el país. 51 Sistema Contable y de Control Interno - Boletos o Entradas a espectáculos públicos Los emiten los organizadores de espectáculos. No identifican al comprador, no sustentan crédito tributario ni costos ni gastos. - Notas de Crédito Sirven para modificar las condiciones de un comprobante de venta emitido con anterioridad, a favor del comprador. - Notas de Débito Se utiliza para el cobro de valores adicionales (intereses de mora, trasporte entre otros incurridos por el vendedor) a los establecidos en el comprobante de venta previamente emitido. - Guías de remisión Son documentos emitidos por personas naturales o sociedades que requieren trasladar físicamente mercaderías dentro del territorio nacional. Deben ser emitidas aún si el traslado se realiza entre establecimientos del mismo contribuyente. - Comprobantes de retención Son documentos que se utilizan para respaldar las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención.” (Guevara y OTROS, 2008:45) 1.5.4 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO “El impuesto al valor agregado IVA grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados. 52 Sistema Contable y de Control Interno La base imponible del IVA es el total de los bienes que se transfieren o de los servicios que se prestan, calculando con base en sus precios de venta o prestación de servicio, incluyendo impuestos, tasas por servicios y cualquier otro gasto legalmente imputable al precio. No siempre el IVA en ventas es mayor que el IVA en compras. En este caso debemos analizar si la diferencia que queda a favor constituye crédito tributario o debe ser imputada al costo o gasto. No existe el derecho a crédito tributario por el IVA pagado cuando se producen o venden bienes o se prestan servicios gravados en su totalidad con tarifa cero. Los exportadores, organismos y entidades del sector público, misiones diplomáticas, ejecutores de convenios de cooperación internacional y personas de la tercera edad, tiene derecho a la devolución del IVA pagado.” (Guevara y OTROS, 2008:59) 1.5.5 IMPUESTO A LA RENTA “Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o rentas, producto de actividades personales, comerciales, industriales, agrícolas, y en general actividades económicas y aún sobre ingresos gratuitos, percibidos durante un año, luego de descontar los costos y gastos incurridos para obtener o conservar dichas rentas. Se paga sobre la base imponible, entendiéndose por tal, el monto de las rentas gravadas percibidas en el año menos los costos o gastos denominados deducciones. Para las personas naturales existe una cantidad desgravada, que es la cantidad fijada por la Ley sobre la cual la tarifa del impuesto es de 0%. El período tributario es anual, empieza el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, en él se deben incluir todas las rentas y presentar una declaración, salvo los ingresos por 53 Sistema Contable y de Control Interno herencias, legados y donaciones; premios; e ingresos ocasionales de no residentes, que son declarados en forma separada. El monto que se debe pagar depende de la base imponible, sobre la cual las sociedades pagan el 25%, y las personas naturales y las sucesiones indivisas deben aplicar una tabla progresiva disponible en el documento adjunto.” (Guevara y OTROS, 2008:60) La declaración y pago del Impuesto a la Renta se debe realizar desde el primero de febrero del año siguiente, hasta las fechas que se detallan a continuación: Noveno Dígito 1 Personas Naturales 10 de marzo Sociedades 10 de abril 2 12 de marzo 12 de abril 3 14 de marzo 14 de abril 4 16 de marzo 16 de abril 5 18 de marzo 18 de abril 6 20 de marzo 20 de abril 7 22 de marzo 22 de abril 8 24 de marzo 24 de abril 9 26 de marzo 26 de abril 0 28 de marzo 28 de abril 54 Sistema Contable y de Control Interno 1.5.6 RISE RÉGIMEN IMPOSITIVO SIMPLIFICADO “El RISE es un nuevo régimen de incorporación voluntaria, reemplaza el pago del IVA y del Impuesto a la Renta a través de cuotas mensuales y tiene por objeto mejorar la cultura tributaria en el país. Se pueden incorporar al Régimen Simplificado a partir del 1 de agosto de 2008. Para inscribirse pueden hacerlo en cualquier oficina del SRI a nivel nacional o a través de brigadas móviles, adicionalmente se dispone del servicio de preinscripción vía Internet, luego deberá acercarse a una ventanilla exclusiva para culminar el proceso de inscripción al RISE, de esta manera disminuirá el tiempo de espera. Recuerde: las cuotas RISE empiezan a ser pagadas desde el mes siguiente al de la inscripción. CONDICIONES: · Ser persona natural · No tener ingresos mayores a USD 60,000 en el año, o si se encuentra bajo relación de dependencia que no supere por este concepto los USD. 7850 al año. · No dedicarse a alguna de las actividades restringidas · No haber sido agente de retención durante los últimos 3 años. 55 Sistema Contable y de Control Interno REQUISITOS: - Presentar el original y copia de la cédula de identidad o ciudadanía - Presentar el último certificado de votación - Presentar original y copia de una planilla de agua, luz o teléfono, o contrato de arrendamiento, o comprobante de pago del impuesto predial, o estado de cuenta bancaria o de tarjeta de crédito (de los 3 últimos meses). BENEFICIOS: a) No necesita hacer declaraciones, por lo tanto se evita los costos por compra de formularios y por la contratación de terceras personas, como tramitadores, para el llenado de los mismos. b) Se evita que le hagan retenciones de impuestos c) Entregar comprobantes de venta simplificados en los cuales solo se llenará fecha y monto de venta. d) No tendrá obligación de llevar contabilidad e) Por cada nuevo trabajador que incorpore a su nómina y que sea afiliado en el IESS, Ud. se podrá descontar un 5% de su cuota, hasta llegar a un máximo del 50% de descuento TIPO DE COMPROBANTE Un contribuyente RISE entregará comprobantes de venta simplificados, es decir notas de venta o tiquete de máquina registradora autorizada por el SRI, para los requisitos de llenado solo deberá registrarse la fecha de la transacción y el monto total de la venta (no se desglosará el 12% del IVA). 56 Sistema Contable y de Control Interno Los documentos emitidos sustentarán costos y gastos siempre que identifiquen al consumidor y se detalle el bien y/o servicio transferido. Un contribuyente inscrito en el RISE tiene la obligación de emitir y entregar comprobantes de venta por transacciones superiores a US$ 4,00, sin embargo a petición del comprador, estará en la obligación de entregar el comprobante por cualquier valor. Al final de las operaciones de cada día, se deberá emitir una nota de venta resumen por las transacciones realizadas por montos inferiores o iguales a US$ 4,00 por lo que no se emitió un comprobante.” (Guevara y OTROS, 2008:41) 57 Sistema Contable y de Control Interno 1.5.7 INFRACCIONES TRIBUTARIAS “Constituye infracción tributaria, toda acción u omisión que implique violación de normas tributarias. A las infracciones tributarias se las puede clasificar de acuerdo a la gravedad del hecho en faltas reglamentarias, contravenciones y delitos; siendo el delito de infracción más grave y más severamente sancionada. Las penas se aplican según la gravedad y pueden ser: 1. Multa 2. Clausura del establecimiento o negocio 3. Decomiso 4. Incautación 5. Cancelación de inscripciones en los registros públicos 6. Cancelación de patentes y autorizaciones; 7. Suspensión o destitución del desempeño de cargos públicos 8. Prisión Cuando un hecho implica la comisión de varias faltas reglamentarias, se impone la pena que corresponda a todas ellas; sin que en ningún caso la pena acumulada pueda superar el 20% del valor del tributo causado. Cuando por un hecho se configure más de un delito o más de una contravención, se aplica la sanción correspondiente al delito o contravención más grave.” (Guevara y OTROS, 2008:93) 58 Sistema Contable y de Control Interno 1.6 ADMINISTRACIÓN “La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.” (http://www.emagister.com/la-administracion-empresas-cursos-2263071.htm#programa) 1.6.1 PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN -“Planificación - Organización - Dirección - Control Cuando se administra una empresa existen 2 fases: - Estructural o mecánica: se establece lo que debe hacerse de la mejor manera. - Operativa o dinámica: como ejecutarlo y manejarlo.” (http://www.mailxmail.com/cursoadministracion-general-empresarial/administracion-planificacion) 59 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.1 PLANIFICACIÓN “Es la primera etapa del proceso y consiste en determinar objetivos y definir estrategias. El objetivo: es lo que se aspira a llegar o lograr. La estrategia es el camino a seguir para alcanzar ese objetivo.” (http://www.mailxmail.com/curso-administracion-general-empresarial/administracion- planificacion) PROCESO DE PLANIFICACIÓN (etapas) 1) “DIAGNÓSTICO: Se basa en datos ya existentes (encuestas, investigaciones, etc.) Una vez obtenido podemos identificar la distancia que nos separa de la situación deseada. 2) RESTRICCIONES: limitaciones que deben tenerse en cuenta que pueden ser financieras, políticas, técnicas. 3) ESTRATEGIA ADOPTADA: El conocimiento del diagnóstico y las restricciones conduce a una formulación de la situación deseada; esta se presenta como estrategias o directrices y contienen una descripción de lo que se trata de alcanzar y los caminos a utilizarse. 4) OBJETIVOS Y METAS: Se deben establecer con antelación. 5) PARÁMETROS DE CONTROL: medidas o criterios de la evaluación 6) ANÁLISIS DE OPCIONES: Para determinar cuál será la mejor opción. 7) SELECCIÓN DE LA MEJOR OPCIÓN. 60 Sistema Contable y de Control Interno PLAN: resultado del proceso de planificación. Su finalidad es la optimización de los recursos disponibles.”(http://www.mailxmail.com/curso-administracion-generalempresarial/administracion-planificacion) 1.6.1.2 ORGANIZACIÓN Eugenio Velasco dice: "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso Funciones - Autoridad - Responsabilidad - Jerarquía. Estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir." EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN 1-DIVISIÓN DE TRABAJO.- Es la delimitación de actividades dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. 2-COORDINACIÓN.- Es lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelación con facilidad y que se sincronicen.” (http://www.mailxmail.com/curso-administracion-general-empresarial/administracionplanificacion) 61 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.2.1 ORGANIGRAMAS “Son representaciones gráficas de la estructura formal que muestran interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad. Se clasifican: Estructurales: Muestran solo las estructuras Por su Objeto Funcionales: Indican principales funciones Especiales: se destaca alguna característica. Por su Área General ó Carta maestra: Presenta toda la organización. Departamentales: departamento o sección. Por su Contenido Esquemático: Contienen solo los órganos principales. ANALÍTICOS: más detallados y técnicos.” (http://www.mailxmail.com/curso-administracion-general- empresarial/administracion-planificacion) 62 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.2.2 MANUAL DE FUNCIONES “Consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa. Determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES Ventajas.- A continuación se detalla las siguientes ventajas: Constituye una guía eficaz para la preparación y clasificación del personal. Determina la responsabilidad de cada puesto o área de trabajo y su relación con los demás de la organización. Evita duplicación de trabajo. Facilita el estudio de los problemas que se presentan en la organización. Asegurar que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 63 Sistema Contable y de Control Interno Sirve de guía en el adiestramiento de nuevos empleados. Incrementa la coordinación en la realización del trabajo. Posibilita una delegación efectiva. Desventajas.- Destacando como desventajas tenemos: Imponen excesivo formalismo en la empresa. Es complicado mantener actualizado su contenido, debido a que la estructura y funcionamiento de la empresa es dinámica y no estática. Los gastos que ocasionan el estudio, preparación, elaboración y mantenimiento generalmente son altos. Se limita la apertura en el desarrollo de las actividades evidenciándose una rigidez en su cumplimiento. 1.6.1.2.3 FLUJOGRAMA “Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso.” (http://www.emagister.com/manual-higiene-alimentaria-cursos-2491652.htm) 64 Sistema Contable y de Control Interno SÍMBOLOS El flujograma utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del proceso, los símbolos más comunes utilizados son los siguientes: Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso: Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registra al interior del rectángulo: Documento: Simboliza al documento resultante de la operación respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda: Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real: Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso: 65 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.3 DIRECCIÓN “Dirigir es conducir, guiar, orientar a los subordinados para que ejecuten en forma correcta las actividades. Se desarrolla en todos los niveles de la organización. Tiende a que los fines y objetivos se logren a través de las personas. IMPORTANCIA Porque es la función que pone en marcha la organización y permite aplicar los lineamientos establecidos en la planificación. PRINCIPIOS COORDINACIÓN: entre los intereses de los individuos y las metas de la organización. IMPERSONALIDAD DEL MANDO: la autoridad corresponde al mando. RESPETO POR LA VÍA JERARQUICA: las órdenes deben seguir la cadena de mando RESOLUCIÓN INMEDIATA DE LOS CONFLICTOS: en el proceso de dirección limpiamente.”(http://www.mailxmail.com/curso-administracion-generalempresarial/administracion-planificacion) 66 Sistema Contable y de Control Interno 1.6.1.4 CONTROL “Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. La función de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. 2. Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.) 3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. 4. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.” (http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/el-control.html) 67 Sistema Contable y de Control Interno 1.7 CIUDAD DE IBARRA “Ibarra es la capital de la provincia de Imbabura. Ubicada en la región Andina, a 120 km al norte de la ciudad de Quito. Rodeada de joyas naturales como la Laguna de Yahuarcocha que posee además uno de los 10 mejores autódromos del mundo, una infraestructura hotelera de primera calidad que ha sido admirada por el turismo nacional y extranjero que la visita. Ibarra es la ciudad donde el turista encuentra belleza en su paisaje y en la naturaleza que le rodea.”http://www.ecostravel.com/ecuador/ciudades-destinos/ibarra.php 1.8 YAHUARCOCHA 68 Sistema Contable y de Control Interno 1.8.1 HISTORIA “Se cree que esta Laguna se formó en el pleistoceno y es de origen glacial. Según una leyenda la Laguna de Yahuarcocha o “Lago de Sangre” debe este nombre al hecho de que en sus orillas se efectuó la última batalla de resistencia de los Caranquis contra los Incas. Se dice que luego de ganar la batalla, los Incas pasaron a cuchillo a todos los sobrevivientes y arrojaron sus cuerpos al lago, tiñéndose así de sangre. La belleza original de su paisaje y la organización de competencias automovilísticas internacionales, especialmente en el mes de septiembre han impulsando de esta manera el desarrollo del turismo. Entre las actividades tradicionales están la pesca y la recolección de totora así también, este lugar es visitado por muchas familias Ibarreñas y de la provincia en general, por las distintas actividades que se puede realizar como son paseos en canoa, etc. 1.8.2 CARACTERÍSTICAS Se encuentra a 3 Km de Ibarra, por la vía Panamericana Norte Posee una altura de 2.190 msnm La temperatura del agua es de 11º C” http://blog.espol.edu.ec/lictur/2009/07/29/laguna-de-yahuarcocha-o-“lago-de-sangre”/ 69 Sistema Contable y de Control Interno 1.9 SECTOR DE RESTAURANTES Desde que el autódromo de Yahuarcocha dejo de funcionar desde la última de sus grandes carreras la misma que fue las 12 horas Marlboro en el año de 1972 cuyo evento se realizaba en toda la pista de Yahuarcocha. Los moradores del pueblo no tenían un comercio al cual dedicarse ya que al dejar de funcionar el evento también se dio por terminado los pequeños negocios de los pobladores, es por ello que María Ipiales como otros 50 pobladores al verse en la necesidad de un sustento para su hogar toman la decisión de ofrecer los servicios de venta de pescado el mismo producto que era obtenido de la Laguna de Yahuarcocha. Al momento que iniciaron sus negocios atendían a los turistas en puestos rústicos compuestos por carpas armadas con palos y plásticos, así mismo el producto solo era elaborado a leña, con el pasar de los años el Municipio de Ibarra comprendió que el sector empezó a tener mucha acogida por los turistas locales y nacionales por tal razón brindo la ayuda a los pobladores para realizar locales más acogedores y así dar una nueva apertura al turismo de Imbabura. Hoy en día, no solo existen locales comerciales en el pueblo de Yahuarcocha sino una gran variedad al contorno de la laguna es por ello que cada día se ve más impulsado el turismo en este sector y los oferentes también han visto necesario en brindar una diversidad de platos como es hoy por hoy la tilapia al horno un plato novedoso y sobre todo sano para los consumidores. 70 Sistema Contable y de Control Interno 1.9.2 LA ISLA RESTAURANTE El Restaurante “La Isla” fue creado en el mes de marzo del año 2007, se encuentra ubicado en la provincia de Imbabura, ciudad de Ibarra, sector la Portada – Laguna de Yahuarcocha kilómetro 3 vía al pueblo. Su propietaria la Sra. Edilma Reascos, con sus propios recursos económicos constituyó este negocio en busca de establecer su microempresa, así como también brindar fuentes de empleo y prestar un buen servicio a las personas en general. 71 Sistema Contable y de Control Interno CAPÍTULO II _________________________________________________________________ DIAGNÓSTICO 2.1 ANTECEDENTES En la provincia de Imbabura, ciudad de Ibarra, la Laguna de Yahuarcocha constituye uno de los principales centros turísticos, debido a la belleza original de su paisaje y la organización de competencias automovilísticas lo que ha impulsando el desarrollo del Turismo del sector. Dando lugar a los pequeños negocios de expendio de tilapia, frutas, etc. En el sector la Portada, kilómetro 3 vía al pueblo en la Laguna de Yahuarcocha se encuentra ubicado el Restaurante “La Isla”. Su propietaria la Sra. Edilma Reascos, con sus propios recursos económicos constituyó este negocio en busca de establecer su microempresa, así como también brindar fuentes de empleo y prestar servicios de alimentación a las personas en general. “La Isla” cuenta con diez personas, las cuales están distribuidas de la siguiente manera: dos personas para el horneado del producto, dos ayuntes de cocina, una persona para realizar el pescado frito, tres meseros para brindar atención al cliente, una persona para realizar oficios varios y finalmente una persona para caja. Dadas las circunstancias que se han presentado últimamente en el mercado de restaurantes en Yahuarcocha, la evolución de dichos locales así como también la falta de conocimientos en aspectos contables y tributarios por parte de los propietarios a dado como resultado una desorganización y baja estimación de precios en los productos de expendio. 72 Sistema Contable y de Control Interno 2.2 OBJETIVOS 2.2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar una investigación de campo sobre la base de algunas variables que permitan determinar la necesaria utilización de técnicas contables y administrativas así como también las dificultades que acarrea dicha omisión en la gestión de un ente que involucra recursos humanos y económicos. 2.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Indagar la situación legal de la microempresa “La Isla” Restaurante. Conocer el manejo financiero y contable de la microempresa “La Isla” Restaurante. Identificar las obligaciones tributarias que se desarrollan dentro de la microempresa “La Isla” Restaurante. Analizar los procesos administrativos existentes en la microempresa “La Isla” Restaurante. Determinar la cantidad y calidad de recurso humano que labora en la microempresa “La Isla” Restaurante Averiguar el tipo de seguridad alimentaria que utiliza la microempresa “La Isla” Restaurante Establecer el tipo de atención y servicio al cliente que brinda la microempresa “La Isla” Restaurante 73 Sistema Contable y de Control Interno 2.3 VARIABLES DEL DIAGNÓSTICO A la variable diagnóstica también se la conoce aspecto o dimensión de un fenómeno y constituyen los aspectos generales que están relacionadas directamente con los objetivos diagnósticos. A continuación se detallan las variables diagnósticas necesarias para la presente investigación: - Aspecto Legal - Aspecto Contable-Financiero - Aspectos Tributario - Aspecto Administrativo - Recurso Humano - Seguridad Alimentaria - Servicio al Cliente 2.4 INDICADORES DEL DIAGNÓSTICO VARIABLE: ASPECTO LEGAL - Patentes - Registro Sanitario - Permiso de Bomberos - Permiso de la Gobernación - Permiso de Funcionamiento 74 Sistema Contable y de Control Interno VARIABLE: ASPECTO CONTABLE - FINANCIERO - Sistema Contables - Plan de Cuentas - Registro de Ingresos y Egresos - Kardex - Control Caja-Bancos - Control Inventarios - Control Financiero - Presupuesto - Financiamiento VARIABLE: ASPECTOS TRIBUTARIOS - RUC - Obligaciones Tributarias - Facturación - RISE - Declaración de Impuestos VARIABLE: ASPECTO ADMINISTRATIVO - Organigrama - Manual de Funciones - Planificación de Actividades - Toma de decisiones 75 Sistema Contable y de Control Interno VARIABLE: RECURSO HUMANO - Número de Trabajadores - Selección de Personal - Evaluación de Personal - Nivel de Educación - Capacitación - Experiencia - Liderazgo VARIABLE: SEGURIDAD ALIMENTARIA - Control de calidad del producto - Parámetros de calidad - Tiempo de duración del producto - Control de Preparación del producto - Manual de Higiene VARIABLE: SERVICIO AL CLIENTE - Técnicas de Atención al Cliente - Tiempo de Despacho de la orden - Tipo de Servicio 76 Sistema Contable y de Control Interno 2.5 MATRIZ DE RELACIÓN DIAGNÓSTICA Objetivos Específicos Variables Indicadores Técnica Fuentes de Información Indagar la situación legal de la microempresa La Isla Restaurante Aspecto Legal - Patentes - Registro Sanitario - Permiso de Bomberos - Permiso de la Gobernación - Permiso de Funcionamiento - Observación. - Observación. - Observación. - Observación. - Observación. - Documento - Documento - Documento - Documento - Documento Conocer el manejo financiero y contable de la microempresa La Isla Restaurante Aspecto Contable -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Gerente Propietario -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. - Financiero - Sistema Contable - Plan de Cuentas - Registro de Ingresos Egresos - Kardex - Control Caja-Bancos - Control Inventarios - Control Financiero - Presupuesto - Financiamiento y Gerente Propietario Gerente Propietario Gerente Propietario Gerente Propietario Gerente Propietario Gerente Propietario 77 Sistema Contable y de Control Interno Identificar las obligaciones tributarias que se desarrollan dentro de la microempresa La Isla Restaurante Aspectos Tributario - RUC - Obligaciones Tributarias - Facturación - RISE - Declaración de Impuestos - Observación. -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. - Documento - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Gerente Propietario Analizar los procesos administrativos existentes en la microempresa La Isla Restaurante. Aspecto Administrativo - Organigrama - Manual de Funciones - Planificación de Actividades - Toma de decisiones -Entrevista. - Encuesta. -Entrevista. -Entrevista. - Gerente Propietario - Empleados - Gerente Propietario - Gerente Propietario Determinar la cantidad y calidad de recurso humano que labora en la microempresa La Isla Restaurante Recurso Humano - Número de Trabajadores - Selección de Personal - Evaluación de Personal - Nivel de Educación - Capacitación - Experiencia - Liderazgo -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. - Encuesta. - Encuesta. - Encuesta. - Encuesta. - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Empleados - Empleados - Empleados - Empleados 78 Sistema Contable y de Control Interno Averiguar el tipo de seguridad alimentaria que utiliza la microempresa La Isla Restaurante Seguridad Alimentaria Establecer el tipo de atención y servicio al cliente que brinda la microempresa La Isla Restaurante Servicio Cliente al - Procesos de elaboración platos - Refrigeración de insumos - Tiempo de duración - Control de Calidad - Manual de Higiene - Encuesta. - Empleados -Entrevista. -Entrevista. -Entrevista. - Encuesta. - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Gerente Propietario - Empleados - Técnicas Atención - Tiempo de espera - Tipos de servicios - Encuesta. - Encuesta. - Encuesta. - Empleados - Empleados - Empleados 79 Sistema Contable y de Control Interno 2.6 MECÁNICA OPERATIVA 2.6.1 POBLACIÓN O UNIVERSO El universo constituyen las 11 personas que forman parte de “La Isla” Restaurante, dentro de las ellas se encuentran: 1 Gerente - Propietaria 2 Horneros 2 Ayudantes de Cocina 3 Meseros 1 Jefe de Cocina 1 Limpieza 1 Cajera 2.6.2 MUESTRA La mayoría de los investigadores aconsejan que cuando la población o universo a investigarse no sobrepasa las 30 o 40 unidades, no hay que determinar una muestra para aplicar el o los instrumentos de investigación que permitan captar la información requerida, en estos casos es técnico y necesario desarrollar un censo, es decir aplicar los instrumentos para captar información a toda la población o universo motivo de estudio, siempre y cuando las condiciones lo permitan. En el caso de esta investigación no sería necesario determinar una muestra, debido a que el universo es menor a 30 unidades, es así que se ha tomado la decisión de realizar un censo aplicando encuestas y entrevista a todo el universo para obtener una información confiable orientada al objetivo diagnóstico. 80 Sistema Contable y de Control Interno 2.6.1.1 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE FUENTE PRIMARIA - OBSERVACIÓN Será de suma importancia la información captada en el mismo lugar de los acontecimientos para de esa manera conocer sus hechos y características de una manera correcta con el fin de consolidar información obtenida mediante encuestas, es decir la observación directa será una técnica utilizada en el trascurso del desarrollo de todo el proyecto. - ENCUESTA Las cuales serán aplicadas sobre la base de una población o universo a investigarse. - DOCUMENTACIÒN Se recopilará la documentación necesaria para determinar la situación legal de “La Isla” Restaurante ante los organismos de control como: Municipio, Ministerio de Salud, Bomberos, Gobernación, etc. 81 Sistema Contable y de Control Interno 2.7 TABULACIÒN Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN ENTREVISTA DIRIGIDA A LA SEÑORA EDILMA REASCOS GERENTE PROPIETARIA DE “LA ISLA” RESTAURANTE 1. ¿Realiza un registro de las compras y ventas que se dan dentro de la microempresa? Si se mantiene una especie de registro de compras y ventas de todo lo que se expende en la microempresa pero este registro no se realiza de una manera técnica como es recomendable, por esta razón se puede decir que no existe un control adecuado de los ingresos y egresos. 2. ¿Posee un control y manejo de la materia prima? “La Isla” Restaurante si realiza un control de la materia prima pero esto se realiza de forma rudimentaria calculando cuanto se necesita semanalmente de cada material para elaboración de los platillos que ofrece la microempresa pero no utiliza los Inventarios como medio de control de dichos materiales. 3. ¿Cada qué tiempo realiza el control y manejo de Efectivo? “La Isla” Restaurante lleva un control del dinero en efectivo en forma diaria. 82 Sistema Contable y de Control Interno 4. ¿El depósito de su efectivo cada qué tiempo lo efectúa? Los depósitos se los realiza en forma semanal, pues en el negocio se trabaja únicamente los fines de semana y feriados debido a que en el lugar de ubicación del negocio existe mayor acogida de los clientes en estas temporadas al constituir Yahuarcocha como un lugar de turismo. 5. ¿Con qué frecuencia controla su Inventario? Se ejecuta un control stocks en forma semanal, ya que se maneja mediante una observación de los materiales que hacen falta y de la cantidad necesaria para la semana .Existe veces que hay un sobre stock dando origen a un desperdicio de materiales así como también de un desabastecimiento de materiales. 6. ¿Actualmente “La Isla” Restaurante lleva contabilidad? Actualmente la empresa no cuenta con una administración ni la contabilidad necesaria para llevar correctamente los recursos que posee la empresa, por esta razón no posee un Plan de Cuentas. 7. ¿La microempresa maneja un Sistema Contable? Por el momento la microempresa no cuenta con un sistema contable debido a que los negocios de tilapia en Yahuarcocha trabajan de manera informal. 83 Sistema Contable y de Control Interno 8. ¿Quién realiza el control financiero en “La Isla” Restaurante? Hoy en día no se cuenta con un control financiero debido a la falta de conocimientos y así como también a la ideología antigua de generar ingresos más no aprovecharlos al máximo dejando de lado la rentabilidad y productividad. 9. ¿Cada qué tiempo se realiza el presupuesto en el negocio? “La Isla” Restaurante no elabora un presupuesto de ventas ni de compras, pues solo se calcula en base a la experiencia de los 2 años de trabajo y la frecuencia de visita de los clientes. 10. ¿En la actualidad la microempresa se maneja con financiamiento de alguna Institución Bancaria? “La Isla” Restaurante mantiene actualmente un crédito que se lo destino a mejoras de la infraestructura y servicio del negocio, dicho financiamiento se lo realiza con Instituciones de microempresas como Credife (Banco Pichincha) como es el caso del restaurante. 11. ¿Conoce las obligaciones tributarias que deben asumir las microempresas? No se conoce ninguna de las obligaciones que tienen que asumir los pequeños negocios como los restaurantes con el Servicio de Rentas Internas. 84 Sistema Contable y de Control Interno 12. ¿Al momento de realizar una venta se emite facturas autorizadas por SRI? “La Isla” Restaurante no mantiene con regularidad la emisión de facturas o notas de venta para otorgar a los clientes pero dichos comprobantes no tiene autorización pues son los corrientes que se los adquieren en papelerías. 13. ¿Conoce Ud. sobre el RISE? En la actualidad se escucha el término RISE (Régimen Impositivo Simplificado) pero no se conoce de qué se trata y como beneficiará al negocio. 14. ¿Realiza la declaración de impuestos respectiva de acuerdo a la Ley? La Microempresa al no llevar una contabilidad correcta ni al estar registrada en el SRI no realiza Declaración de Impuestos. 15. ¿“La Isla” Restaurante posee un organigrama estructural? Por el momento no se cuenta con un organigrama estructural, debido a la informalidad con la que trabaja el restaurante. 16. ¿Existe un manual de funciones en la microempresa? No existe un manual de funciones pero los empleados se manejan en base a actividades específicas que se les ha designado. 85 Sistema Contable y de Control Interno 17. ¿Lleva una previa planificación antes desarrollar las diversas actividades del negocio? No se desarrolla una planificación de las actividades, pero en lo que respecta adquisición de insumos lo hace en base a la experiencia. 18. ¿En la microempresa quién realiza la toma de decisiones? En “La Isla” Restaurante la toma de decisiones depende de la máxima autoridad, es decir mi persona en calidad de gerente propietaria; teniendo mayor énfasis en Atención y Servicio al Cliente porque este aspecto es primordial en un restaurante constituyendo su carta de presentación. 19. ¿Cuántos trabajadores laboran actualmente en la microempresa? Actualmente están laborando 10 personas distribuidas específicamente de la siguiente manera: dos personas para el Horneado del producto, dos ayuntes de Cocina, una persona para realizar el pescado frito, tres meseros para brindar atención al cliente, una persona para realizar oficios varios y finalmente una persona para caja. 20. ¿Considera que son suficientes? El número de personas que actualmente están laborando si es suficiente especialmente en las temporadas altas debido a que existe mayor desorganización por parte de los clientes que no ordenan un solo pedido y no lo cancelan antes de servirse. 86 Sistema Contable y de Control Interno 21. ¿Cada qué tiempo laboran sus trabajadores? Únicamente los fines de semana y feriados debido a que estos días son de mayor concurrencia en el sector de Yahuarcocha por los turistas por esta razón los empleados no trabajan toda la semana en forma seguida. 22. ¿Para la selección de personal qué es lo que toma en cuenta? Los aspectos a ser tomados en la selección de personal son principalmente la Experiencia, Temperamento y Disponibilidad requisitos primordiales y necesarios en el desarrollo normal del negocio. 23. ¿Cada qué tiempo evalúa al personal? El personal es evaluado cada mes según la satisfacción del cliente y ventas realizadas; siendo recompensados con incentivos por la labor ejecutada. 25 ¿El pago de sueldos y salarios lo realiza en forma? En “La Isla” Restaurante los pagos a los empleados se realizan en forma diaria por los servicios prestados en el día. 87 Sistema Contable y de Control Interno 26. ¿Controla la calidad de la materia prima? Se realiza un control de la calidad de materiales pero no de manera técnica sino de manera informal. 27. ¿Qué parámetros toma en cuenta para controlar la calidad de la materia prima? La Dueña explica que en los productos del mar hay que tener un cuidado especial debido a que son muy vulnerables a dañarse, por esta situación en el momento de adquisición de este producto se debe poner mucho énfasis tanto en la coloración y textura del producto. 88 Sistema Contable y de Control Interno ENCUESTA DIRIGIDA LOS EMPLEADOS DE “LA ISLA” RESTAURANTE 1. ¿Qué nivel de instrucción tiene? NIVEL DE INSTRUCCIÓN Primaria Secundaria Superior TOTAL FRECUENCIA 4 6 0 10 PORCENTAJE 40% 60% 0% 100% 70% 60% 50% 40% 60% 30% 20% 40% 10% 0% 0% Primaria Secundaria Superior FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Los resultados ponen en evidencia que la mayor parte de la población en estudio ha tenido acceso a la instrucción secundaria reflejada en un 60% de los encuestados, mientras que el 40% restante no ha tenido las todas las posibilidades económicas para obtener una educación adecuada por lo que únicamente han recibido la instrucción primaria. 89 Sistema Contable y de Control Interno 2. ¿La Isla Restaurante le capacita? CAPACITACIÒN SI NO TOTAL FRECUENCIA 0 10 10 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% PORCENTAJE 0% 100% 100% 100% 0% SI NO FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Como es de conocimiento general “La Isla” Restaurante se desarrolla en un sector turístico, en el cual los pequeños negocios prestan servicios de alimentación de manera informal; por esta razón los encuestados sostienen que no reciben ningún tipo de capacitación, pero sostienen que si sería bueno recibir cursos de relaciones humanas y de atención al cliente ya que este aspecto haría la diferenciación ante la competencia. 90 Sistema Contable y de Control Interno 3. ¿Anteriormente ha laborado en el área de restaurantes? ÀREA DE RESTAURANTES SI NO TOTAL FRECUENCIA 0 10 10 PORCENTAJE 0% 100% 100% 100% 90% 80% 70% 60% 100% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0% SI NO FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Es muy preocupante determinar que de acuerdo con la información expuesta por los encuestados, se llega a la conclusión que anteriormente los involucrados no han laborado en área de restaurantes, sino en áreas diferentes como en la doméstica, pues para la mayoría de los empleados es su primer trabajo en el área de restaurantes. 91 Sistema Contable y de Control Interno 4. ¿Cuánto tiempo tiene de experiencia en el área de Restaurantes? EXPERIENCIA 0 – 3 Meses 3 – 6 Meses 6 – 9 Meses 9 – 12 Meses Mas 1 año TOTAL 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% FRECUENCIA 0 0 0 10 0 10 PORCENTAJE 0% 0% 0% 100% 0% 100% 100% 0% 0% 0% 0 – 3 Meses 3 – 6 Meses 6 – 9 Meses 0% 9 – 12 Meses Mas 1 año FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Como es de su conocimiento la contratación del personal en dicho sector se lo realiza sin seguir un proceso de contratación adecuada, ya que no se toma en cuenta aspectos importantes como son: experiencia, capacitación, instrucción y trabajo en equipo; por lo que se obtiene como resultado que el total de encuestados han empezado laborando en áreas distintas a la de restaurantes y han principiado trabajando en una nueva área laboral como es “La Isla” Restaurante por lo que su experiencia es de 9 a 12 meses. 92 Sistema Contable y de Control Interno 5. ¿De qué área se encarga Ud. dentro de la microempresa? ÀREA Cocina Horneado Atención al Cliente Caja TOTAL FRECUENCIA 4 2 3 1 10 PORCENTAJE 40% 20% 30% 10% 100% 40% 35% 30% 25% 20% 40% 30% 15% 20% 10% 10% 5% 0% Cocina Horneado Atención Caja FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: El siguiente gráfico hace referencia a las diferentes áreas en las que se desarrollan los empleados de “La Isla” Restaurante que son en total 10 de los cuales se distribuyen de la siguiente manera: dos personas para el horneado del producto, dos ayuntes de cocina, una persona para realizar el pescado frito, tres meseros para brindar atención al cliente, una persona para realizar oficios varios y finalmente una persona para caja. 93 Sistema Contable y de Control Interno 6. ¿Qué tipos de incentivos recibe por parte la microempresa? INCENTIVO Económico Reconocimiento Viajes Regalos TOTAL FRECUENCIA 0 0 10 10 20 PORCENTAJE 0% 0% 50% 50% 100% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Económico Reconocimiento Viajes Regalos FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Es muy halagador saber que los empleados de “La Isla” Restaurante dicen que si reciben incentivos por parte de la microempresa, dichos incentivos son otorgados a los empleados por medio de los regalos que reciben en el mes de Diciembre como es la canasta navideña y los viajes programados en celebración del día del trabajador. 94 Sistema Contable y de Control Interno 7. ¿Ud. sigue un proceso de elaboración del producto una vez hecha la orden? PROCESO SI NO TOTAL 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% FRECUENCIA 10 0 10 PORCENTAJE 100% 0% 100% 100% 0% SI NO FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Los resultados establecen el papel preponderante que desempeñan los empleados de “La Isla” Restaurante ante el proceso de preparación de un pedido. Dentro del negocio los encuestados expresan que una vez hecha la orden siguen el proceso hasta la entrega del pedido al cliente para de esta manera prestar un servicio oportuno y al menor tiempo posible. 95 Sistema Contable y de Control Interno 8. ¿Utilizan un manual de higiene para la preparación de los alimentos? SISTEMA CONTABLE SI NO TOTAL FRECUENCIA 0 10 1 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% PORCENTAJE 0% 100% 100% 100% 0% SI NO FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: En el medio en el que se desarrolla “La Isla” Restaurante no existe el empleo de manuales de higiene para la preparación de alimentos, por lo que todos los encuestados explican que en el negocio no poseen un manual de higiene pero se rigen bajo indicaciones de la propietaria, la cual explica los aspectos más relevantes para mantener su presentación y aseo de manera impecable. 96 Sistema Contable y de Control Interno 9. ¿Qué técnicas de atención se ofrece al cliente? ATENCIÒN FRECUENCIA PORCENTAJE Personalizado Vía Telefónica Ninguno TOTAL 10 0 0 10 100% 0% 0% 100% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 100% 0% Personalizado Vía Telefónica 0% Ninguno FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Como es evidente “La Isla” Restaurante se caracteriza por la prestación de servicios alimenticios a sus clientes. Por esta razón los encuestados afirman que la atención que brinda la microempresa es personalizada lo cual le permite conocer mejor las nuevas necesidades y deseos de sus clientes. 97 Sistema Contable y de Control Interno 10. ¿Qué tiempo necesita para despachar un pedido? PERSONAS 5 minutos 10 minutos 15 minutos Más de 20 minutos TOTAL 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% FRECUENCIA 0 10 0 0 10 PORCENTAJE 0% 100% 0% 0% 100% 100% 0% 5 minutos 0% 10 minutos 15 minutos 0% Más de 20 minutos FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: La presente gráfica hace referencia al tiempo requerido para despachar un pedido, determinando que el tiempo estimado para la preparación de los platillos que expende “La Isla” Restaurante es de 10 minutos aproximadamente. 98 Sistema Contable y de Control Interno 11. ¿Qué tipo de servicio presta el negocio? SERVICIO A Domicilio Diario Fines de Semana y Feriados Ninguno TOTAL 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% FRECUENCIA 10 0 10 0 20 50% 50% 0% A Domicilio PORCENTAJE 50% 0% 50% 0% 100% Diario 0% Fines de Semana y Feriados Ninguno FUENTE: Encuesta, diciembre del 2009 AUTOR: Diana Guerrero ANÁLISIS: Como es de conocimiento general “La Isla” Restaurante al estar ubicada en un sector turístico tiene que prestar sus servicios de manera constante y oportuna, por lo cual los encuestados manifiestan que el servicio que presta es: a Domicilio, Atención los Fines de Semana y Feriados, cubriendo así la demanda de clientes que posee el negocio. 99 Sistema Contable y de Control Interno 2.8 MATRIZ FODA 2.8.1 FORTALEZAS 1. Prestación de Servicios Personalizados 2. Ubicación Adecuada 3. Seguridad Alimentaria 4. Capital propio 2.8.2 OPORTUNIDADES 1. Realización de inversiones 2. Llegar a ser competitiva en el mercado 3. Que el cliente prefiera el producto por su calidad y su cómodo precio 2.8.3 DEBILIDADES 1. Personal sin Experiencia 2. No existe Capacitación Continua al Personal 3. No existe Cursos de Motivación al Personal 4. No existe un Manual de funciones y procedimientos 5. Carencia de un manejo Contable 6. Falta de conocimientos sobre las obligaciones tributarias 100 Sistema Contable y de Control Interno 2.8.4 AMENAZAS 1. Inflación de los precios 2. Cambio consecutivo de las necesidades de los clientes 3. Fenómenos naturales. 4. Restricciones Legales para esta actividad en Yahuarcocha 2.8.5 ESTRATEGIAS FO,FA,DO,DA 2.8.5.1 FORTALEZAS-OPORTUNIDADES - Disminución del tiempo de espera del cliente. - Mejorar la infraestructura - Brindar un servicio de calidad y mejor organización ante el de la competencia. - Innovación del producto para que sea de buena calidad y buen precio para ser comercializado. 2.8.5.2 FORTALEZAS-AMENAZAS - Incluir nuevos servicios al cliente como es la entrega a domicilio - Reducir la utilidad pero sin descuidar la calidad del producto, así podamos bloquear la disminución en las ventas para mantenerlas y ganar más mercado. - Implementación de Normas de Calidad ISO 101 Sistema Contable y de Control Interno 2.8.5.3 DEBILIDADES-OPORTUNIDADES - Inversión en transporte para servicio a domicilio. - Recibir asesoramiento de un profesional en administración para de esta manera dar lugar a la mejora organizacional del negocio. - Recibir asesoramiento de un profesional en contabilidad, para que, de ese modo se pueda direccionar correctamente en el ámbito económico al negocio y así poder satisfacer al cliente. 2.8.5.4 DEBILIDADES-AMENAZAS - Ver la posibilidad de fusionarse con otra empresa de productos alimenticios más grande para de esta manera tener mayor estabilidad y mejorar sus deficiencias. 2.9 DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA DIAGNÓSTICO De acuerdo con la información recopilada a través de la aplicación de las diferentes técnicas de investigación, se pudo constatar que “La Isla” Restaurante no cuenta con un Sistema Contable y de Control Interno causando las siguientes deficiencias en: Área Contable y de Control Interno, Área Financiera, Área Tributaria, Área Administrativa, dichas falencias originadas por la falta de conocimiento y cultura por parte de la propietaria, pues dichos negocios se maneja de manera elemental e informal. 102 Sistema Contable y de Control Interno Los aspectos mencionados anteriormente si no se busca soluciones oportunas pueden traer consecuencias negativas, destacando las más relevantes: baja rentabilidad para el negocio, pérdida de clientes, disminución de las ventas, desperdicio de insumos. Por lo que se hace imprescindible la ejecución del proyecto planteado “DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO PARA EL RESTAURANTE “LA ISLA” UBICADO EN LA LAGUNA DE YAHUARCOCHA DE LA CIUDAD DE IBARRA” 103 Sistema Contable y de Control Interno CAPÍTULO III _________________________________________________________________ INGENIERÍA DEL PROYECTO 3.1 MACROLOCALIZACIÓN La Laguna de Yahuarcocha es uno de los principales lugares turísticos, se encuentra ubicada aproximadamente a 4 kilómetros de la Ciudad de Ibarra cerca de ella pasa la carretera Panamericana. Su tamaño actual es de 1.700 metros de longitud y su ubicación a 2.253 m sobre el nivel del mar. La belleza natural de su paisaje y la organización de muchas competencias automovilísticas nacionales-internacionales en el autódromo han impulsado el desarrollo del turismo. 104 Sistema Contable y de Control Interno 3.2 MICROLOCALIZACIÓN El Restaurante “La Isla” se encuentra ubicado en Laguna de Yahuarcocha el sector la Portada, kilómetro tres vía al pueblo, a 15 minutos de la cuidad, este lugar cuenta con la infraestructura necesaria para desarrollo normal del restaurante, así como, también el trasporte es accesible y cuenta con parqueadero para sus clientes. Cerca de la autopista se sitúa “La Isla” Restaurante local #26 dedicado a la prestación de servicios de alimentación su especialidad tilapia frita y horneada, como todo negocio busca obtener rentabilidad, así como, también brindar fuentes de empleo y prestar un buen servicio a los turistas propios y extraños. 105 Sistema Contable y de Control Interno 3.2.1 MISIÓN “La Isla” Restaurante busca rebasar las expectativas de nuestros clientes sirviéndoles platillos con higiene y esmero, garantizando su salud mediante la preparación de un producto fresco y de alta calidad. 3.2.2 VISIÓN “La Isla” Restaurante para el año 2015 implementará normas de calidad a los procesos productivos para poder liderar el mercado competitivo, mediante su promoción de la gastronomía a nivel internacional para de esta manera; dar a conocer al mundo la diversidad de turismo que posee nuestra provincia. 3.2.3 POLÍTICAS CONTABLES: Presentar la información contable que proviene únicamente de los hechos económicos que ha tenido dicha empresa. Utilizar uniformemente los procedimientos contables de un periodo a otro. La presentación de los rubros contables se hará mediante los estados financieros para su correcta interpretación. La factura original emitida por la EMPRESA será entregada al cliente , y la copia quedará bajo resguardo de la EMPRESA. 106 Sistema Contable y de Control Interno COMERCIALES: Realizar todo trabajo con excelencia. Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes. Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. CONTROL: Las Facturas de contado serán pagadas contra la entrega del producto. Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización. Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo trabajo. Mantener en la empresa un sistema de información sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes operativos. 107 Sistema Contable y de Control Interno 3.3 PROPUESTA DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE 3.3.1 SISTEMA CONTABLE 3.3.1.1 PLAN DE CUENTAS PLAN DE CUENTAS CÒDIGO 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.4.1 1.1.4.2 ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES Caja Caja Chica Bancos Inventario Mercaderías Inventario Mercaderías Bebidas Inventario Materia Prima 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9 ACTIVOS NO CORRIENTES Terreno Edificación Depreciación Acumulada Edificación Muebles de Cocina Depreciación Acumulada Muebles de Cocina Equipo de Cocina Depreciación Acumulada Equipo de Cocina Equipo de Audio y Video Depreciación Acumulada Equipo de Audio y Video 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 PASIVOS PASIVOS CORRIENTES Cuentas por Pagar Proveedores Cuentas por Pagar Empleados 2.2 2.2.1 PASIVOS NO CORRIENTES Préstamos por Pagar 2.2.1.1 Banco Pichincha 3. 3.1 3.2 3.3 PATRIMONIO Capital Propio Utilidad del Ejercicio Pérdida del Ejercicio 108 Sistema Contable y de Control Interno 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES Ventas Platos de Tilapia Venta de Gaseosas 4.2 4.2.1 INGRESO NO OPERACIONALES Ingreso Interés 5. 5.1 5.1.2 5.1.3 COSTOS COSTO DE VENTA OPERACIONAL Costo de Venta Tilapia Costo Venta Gaseosas 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 GASTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS Sueldos y Salarios Servicios Básicos Útiles de Aseo Utensilios de Cocina Depreciación Edificación Depreciación Muebles de Cocina Depreciación Equipo de Cocina Depreciación Equipo de Audio y Video 6.2 6.2.1 6.2.2 GASTOS FINANCIEROS Gasto Interés Servicios Bancarios 109 Sistema Contable y de Control Interno 3.3.1.1.1 PERSONIFICACIÓN DE CUENTAS CAJA.- Dinero en efectivo de las ventas. BANCO PICHINCHA.- Fondos disponibles en la cuenta de ahorros. INVENTARIO MERCADERÍAS.- Constituye la mercadería como: las bebidas. INVENTARIO MATERIA PRIMA.- Constituye la materia prima indirecta como: tilapia. TERRENO.- Propiedad ubicada en la pista de la Laguna de Yahuarcocha, sector La Portada. EDIFICACIÓN.- Construcción del local necesario para el funcionamiento del restaurante. MAQUINARIA.- Comprende las cocinas, congeladores, refrigeradores, hornos, nevera. MUEBLES DE COCINA.- Constituyen los muebles de cocina, mesas, sillas. UTENSILIOS DE COCINA.- Constituyen las ollas, vajilla y útiles de cocina. EQUIPO DE COMPUTACIÓN.- Se compone por un computador. EQUIPO DE AUDIO Y VIDEO.- Lo conforman los Televisores, Equipo de Sonido y DVD DEPRECIACIÓN ACUMULADA.- Por el uso sufre un desgaste y esto constituye la depreciación tanto de Edificación, Muebles de Cocina, Utensilios de Cocina, Maquinaria, Equipo de Computación y Equipo de Audio y Video. 110 Sistema Contable y de Control Interno CUENTAS POR PAGAR.- Son las deudas contraídas con los proveedores, empleados, Emelnorte y Emapa. PRÉSTAMOS POR PAGAR LARGO PLAZO.- Préstamos contraídos con el Banco Pichincha por medio de Credife. CAPITAL PROPIO.- Capital con el que se inicio el negocio con esfuerzo de su propietaria. VENTAS.-Ingresos obtenidos a través de las ventas de los diferentes platillos que ofrece el restaurante más el margen de utilidad. COSTO VENTA.- Costo determinado mediante el Método Periódico tanto para el costo de venta materia prima como para el costo de venta inventario de mercadería. GASTOS OPERACIONALES.- Constituyen todos los gastos de recursos humanos y materiales necesarios para la preparación de los platillos del restaurante. GASTOS ADMINISTRATIVOS.- Constituyen los gastos necesarios para la correcta administración del negocio. GASTOS FINANCIEROS.- Constituyen los intereses que genera el préstamo adquirido por el negocio. RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS.- Constituye la diferencia entre los Ingresos y los Egresos que se han generado durante el ejercicio económico y puede generar una Utilidad o Pérdida de Ejercicio. 111 Sistema Contable y de Control Interno 3.3.1.1.2 GUÍA PARA EL USO DE CUENTAS CAJA.- De origen DEUDOR DEBITA Entra dinero en efectivo por las ventas ACREDITA Sale dinero en efectivo por las compras o pagos realizados BANCO PICHINCHA.- De origen DEUDOR DEBITA Cada vez que entra dinero al banco por los depósitos realizados ACREDITA Cada vez que sale dinero del banco INVENTARIO MERCADERÍAS.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando la empresa compra materia prima para elaborar los platillos destinados a la venta ACREDITA Cuando se retira materia prima para elaborar los platillos destinados a la venta TERRENO.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere un terreno ACREDITA Cuando se vende el terreno 112 Sistema Contable y de Control Interno EDIFICACIÓN.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se compra un edificio ACREDITA Cuando se vende el edificio MAQUINARIA.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere maquinaria ACREDITA Cuando se vende la maquinaria o se da de baja este activo MUEBLES DE COCINA.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere muebles de cocina ACREDITA Cuando se venden las muebles de cocina o se da de baja este activo UTENSILIOS DE COCINA.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere utensilios de cocina ACREDITA Cuando se venden las utensilios de cocina o se da de baja este activo EQUIPO DE COMPUTACIÓN.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere Equipo de Computación ACREDITA Cuando se vende el Equipo de Computación o se da de baja este activo 113 Sistema Contable y de Control Interno EQUIPO DE AUDIO Y VIDEO.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se adquiere Equipo de Audio y Video ACREDITA Cuando se vende el Equipo de Audio y Video o se da de baja este activo DEPRECIACIÓN ACUMULADA.- De origen ACREEDOR DEBITA Cuando se vende el edificio, maquinaria, muebles, utensilios de cocina, equipo de computación y audio y video. ACREDITA Para ir cargando la depreciación del edificio, maquinaria, muebles, utensilios de cocina, equipo de computación y audio y video. CUENTAS POR PAGAR.- De origen ACREEDOR DEBITA Cuando la empresa paga una deuda que tiene con proveedores, empleados y las empresas de servicios básicos. ACREDITA Cuando la empresa contrae una deuda con proveedores, empleados y las empresas de servicios básicos. PRÉSTAMOS POR PAGAR LARGO PLAZO.- De origen ACREEDOR DEBITA Cuando la empresa paga una deuda que tiene con un Banco ACREDITA Cuando la empresa contrae una deuda con un Banco 114 Sistema Contable y de Control Interno CAPITAL PROPIO.- De origen ACREEDOR DEBITA Cuando la propietaria realiza el pago a terceros con el patrimonio de la empresa. ACREDITA Cuando la propietaria realiza aportes en efectivo o en bienes para la empresa y cuando tiene rentabilidad mediante su patrimonio. VENTAS.- De origen ACREEDOR DEBITA Para cerrarla al final del periodo contable ACREDITA Para registrar las ventas de los platillos COSTO VENTA.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando compra recursos humanos y materiales necesarios para la elaboración de la receta tanto de la tilapia frita como de la horneada. ACREDITA Para cerrarla al final del período contable GASTOS OPERACIONALES.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando la empresa realiza gastos de materiales necesarios para la preparación del producto final. ACREDITA Cuando se cierra al final del período 115 Sistema Contable y de Control Interno GASTOS ADMINISTRATIVOS.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando la empresa realiza gastos necesarios para la administración del negocio. ACREDITA Cuando se cierra al final del período GASTOS FINANCIEROS.- De origen DEUDOR DEBITA Cuando se cancela periódicamente los intereses del préstamo. ACREDITA Cuando se cierra al final del período RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS DEBITA Para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable. ACREDITA Para cerrar la cuenta de ingresos 116 Sistema Contable y de Control Interno 3.3.2 PROCESO DE PREPARACIÓN 117 Sistema Contable y de Control Interno 3.3.3 PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN 118 Sistema Contable y de Control Interno 3.3.4 EJERCICIO PRÁCTICO La Señora Edilma Reascos se dispuso a creó la microempresa “La Isla” Restaurante hace 3 años, la misma que presta servicios alimenticios para lo cual abrió una cuenta bancaria en el Banco Pichincha Nro. 406-11-0022983 a su nombre. A continuación se detallan los saldos finales al 28 de Febrero del 2010: DETALLE Bancos Terreno Edificación Muebles de Cocina Equipo de Cocina Equipo de Audio y Video Depreciación Edificación Depreciación Muebles de Cocina Depreciación Equipo de Cocina Depreciación Equipo de Audio y Video Cuentas por pagar Proveedor Cuentas por pagar Empleados Crédito Banco Pichincha Capital Propio VALOR 6.119,60 10.000,00 24.360,00 600,00 2.400,00 1.332,00 3.654,00 180,00 545,00 37,00 400,00 485,00 4.881,10 34.629,50 Durante el mes de Marzo se realizaron las siguientes transacciones. 1-Mar.- La propietaria entrega a la Auxiliar Contable la Srta. Lilian Montenegro la suma de $250 dólares para que se maneje como caja chica y cubra los gastos menores o iguales a $10. Para esto gira el cheque Nro. 101 del Banco Pichincha. 119 Sistema Contable y de Control Interno 1-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente del mes de febrero al Sr. Juan Reinoso proveedor por un valor $400. Para esto gira el cheque Nro. 102 del Banco Pichincha. 1-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente del mes de febrero a los empleados por un valor $485. Para esto gira el cheque Nro. 103 del Banco Pichincha. 2- Mar.-Se adquiere a la Asociación 25 de Julio: 1qq de tilapia mediana a $85 c/u y 3qq de tilapia grande a $100 c/u mediante la Orden de Compra 001 que se realiza a crédito a un plazo de 5 días. 2- Mar.-Se paga a la Sra. María Imbaquingo por el lavado de 3qq de tilapia a $6 c/u así como del aliñado de los 3qq de tilapia a $1,50 c/u. Para esto se gira un cheque Nro. 104. 3-Mar.- Se adquiere los materiales complementarios que forman parte de los CIF como se detalla a continuación: Se adquiere en el Supermercado Ofertón los siguientes materiales según la Orden de Compra 002, se cancela mediante emisión del cheque Nro. 105. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Sal Aceite Aliño TOTAL fundas 8 caneca 1 funda 1 0,75 40,00 30,00 6,00 40,00 30,00 76,00 120 Sistema Contable y de Control Interno Se adquiere al Sr. Marco López los siguientes materiales según la Orden de Compra 003, pues se dedica a la distribución y venta de los mismos, se cancela mediante emisión del cheque Nro. 106. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Cilindro de Gas unidades 4 Leña metros 4 TOTAL 2,25 5,00 9,00 20,00 29,00 4-Mar.- Se compra guarniciones en el Mercado Mayorista mediante la Orden de Compra 004 se cancela mediante emisión del cheque Nro. 107. A continuación se detalla lo requerido en la orden de compra mencionada anteriormente. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Papa Roja Tomate Riñón Limón Cebolla Perla Plátano Verde TOTAL quintales caja quintales quintales cabeza 2 1 1 1 1 17,00 5,00 12,00 15,00 5,00 34,00 5,00 12,00 15,00 5,00 71,00 121 Sistema Contable y de Control Interno 5-Mar.- Se compra gaseosas al Sr. Jaime Carvajal a crédito mediante la Orden de Compra 005 con un plazo de 3 días. BEBIDAS Paquete c/u Total Gaseosa 3 litros 2 8,00 16,00 12 1,33 16,00 Gaseosa 1.35 litros 4 4,30 17,20 24 0,72 17,20 Gaseosa Mediana 1 6,00 6,00 24 0,25 6,00 Gaseosa Personal 1 4,50 4,50 24 0,19 4,50 Agua Sin Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Agua Con Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Jugo Natural 1 litro 1 4,50 4,50 6 0,75 4,50 Jugo Natural mediano 1 3,00 3,00 12 0,25 3,00 Cerveza 3 8,00 24,00 36 0,67 24,00 85,20 186 TOTAL Unidades c/u Total 85,20 6-Mar.- Se compra útiles de aseo para el mes según la Orden 006 girando un cheque N 106 por el valor total. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Lava Platos Detergente Cloro Papel Higiénico grande Jabón Líquido Toallas Desechables Servilletas Dispensadores de Aseo Uniformes TOTAL unidad funda galón rollo galón paquete caja unidad unidades 4 1 1 2 1 4 1 4 10 2,50 3,00 4,00 2,25 6,00 2,50 21,60 15,00 10,00 10,00 3,00 4,00 4,50 6,00 10,00 21,60 60,00 100,00 219,10 122 Sistema Contable y de Control Interno 7-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana a la Asociación 25 de Julio quien abastece de tilapia, el pago se realiza con cheque N 107. 7-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana al Sr. Jaime Carvajal quien abastece de gaseosas al restaurante, el pago se realiza con cheque N 108. 7 –Mar.- Se vende del 5 al 7 de Marzo, 485 platos que se detallan a continuación: 137 platos de tilapia frita c/u $3,00 y 384 platos de de tilapia horneada c/u $3,50 todas las ventas se realizan en efectivo. 7 –Mar.- Se vende del 5 al 7 de Marzo bebidas en efectivo y se detallan a continuación: BEBIDAS Gaseosa 3 litros Gaseosa 1.35 litros Gaseosa Mediana Gaseosa Personal Agua Sin Gas Agua Con Gas Jugo Natural 1 litro Jugo Natural mediano Cerveza TOTAL Unidades 8 21 24 24 20 22 5 12 30 166 c/u 2,00 1,25 0,50 0,25 0,50 0,50 1,00 0,50 1,00 Total 16,00 26,25 12,00 6,00 10,00 11,00 5,00 6,00 30,00 122,25 8-Mar.- Se realiza el depósito Nº55189098 a la cuenta del Banco Pichincha de las ventas realizadas en la semana por un valor$934.26. 123 Sistema Contable y de Control Interno 9- Mar.- Se adquiere a la Asociación 25 de Julio: 1qq de tilapia mediana a $85 c/u y 3qq de tilapia grande a $100 c/u mediante la Orden de Compra 007 que se realiza a crédito a un plazo de 5 días. 9- Mar.-Se paga a la Sra. María Imbaquingo por el lavado de 3qq de tilapia a $6 c/u así como del aliñado de los 3qq de tilapia a $1,50 c/u. Para esto se gira un cheque Nro. 109. 11- Mar.- Según la Orden 009 compra utensilios de cocina en Mivajilla, que se cancela con cheque N 111 Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Bandejas Cubiertos Vasos Soperas Cucharas TOTAL unidad docena docena docena docena 70 4 4 4 4 2,00 4,00 4,00 8,00 3,00 140,00 16,00 16,00 32,00 12,00 216,00 11- Mar.- Según la Orden 008 compra materia prima en el Mercado Mayorista, que se cancela con cheque N 110 Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Papa Roja quintales 2 Tomate Riñón caja 1 TOTAL 17,00 5,00 34,00 5,00 39,00 124 Sistema Contable y de Control Interno 12-Mar.- Se compra gaseosas al Sr. Jaime Carvajal a crédito mediante la Orden de Compra 010 con un plazo de 3 días: BEBIDAS Paquete Gaseosa 3 litros 2 8,00 16,00 12 1,33 16,00 Gaseosa 1.35 litros 4 4,30 17,20 24 0,72 17,20 Gaseosa Mediana 1 6,00 6,00 24 0,25 6,00 Gaseosa Personal 1 4,50 4,50 24 0,19 4,50 Agua Sin Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Agua Con Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Jugo Natural 1 litro 1 4,50 4,50 6 0,75 4,50 Jugo Natural mediano 1 3,00 3,00 12 0,25 3,00 Cerveza 3 8,00 24,00 36 0,67 24,00 85,20 186 TOTAL c/u Total Unidades c/u Total 85,20 14-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana a la Asociación 25 de Julio quien abastece de tilapia, el pago se realiza con cheque N 112. 14-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana al Sr. Jaime Carvajal quien abastece de gaseosas al restaurante, el pago se realiza con cheque N 113. 14 –Mar.- Se vende del 12 al 14 de Marzo, 485 platos que se detallan a continuación: 137 platos de tilapia frita c/u $3,00 y 384 platos de de tilapia horneada c/u $3,50 todas las ventas se realizan en efectivo. 125 Sistema Contable y de Control Interno 14 –Mar.- Se vende del 12 al 14 de Marzo bebidas en efectivo y de detallan a continuación: BEBIDAS Gaseosa 3 litros Gaseosa 1.35 litros Gaseosa Mediana Gaseosa Personal Agua Sin Gas Agua Con Gas Jugo Natural 1 litro Jugo Natural mediano Cerveza TOTAL Unidades c/u 8 21 24 24 20 22 5 12 30 166 Total 2,00 1,25 0,50 0,25 0,50 0,50 1,00 0,50 1,00 16,00 26,25 12,00 6,00 10,00 11,00 5,00 6,00 30,00 122,25 15-Mar.- Se realiza el depósito Nº55189657 a la cuenta del Banco Pichincha de las ventas realizadas en la semana por un valor$934.26. 16- Mar.- Se adquiere a la Asociación 25 Julio: 1qq de tilapia mediana a $85 c/u y 3qq de tilapia grande a $100 c/u mediante la Orden de Compra 011 que se realiza a crédito a un plazo de 5 días. 16- Mar.-Se paga a la Sra. María Imbaquingo por el lavado de 3qq de tilapia a $6 c/u así como del aliñado de los 3qq de tilapia a $1,50 c/u. Para esto se gira un cheque Nro. 114. 18-Mar.- Se cancela la 1ra. Cuota del Crédito adquirido el mes anterior al Banco PichinchaCredife por un valor de $4881.10 con una tasa 15.50% anual, pagaderos a 24 meses. 126 Sistema Contable y de Control Interno 18-Mar.- Según la Orden 012 compra materia prima en el Mercado Mayorista, que se cancela con cheque N 115. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Papa Roja quintales 2 Tomate Riñón caja 1 Plátano Verde cabeza 1 TOTAL 17,00 5,00 5,00 34,00 5,00 5,00 44,00 19-Mar.- Se compra gaseosas al Sr. Jaime Carvajal a crédito mediante la Orden de Compra 013 con un plazo de 3 días: BEBIDAS Paquete c/u Total Gaseosa 3 litros 2 8,00 16,00 12 1,33 16,00 Gaseosa 1.35 litros 4 4,30 17,20 24 0,72 17,20 Gaseosa Mediana 1 6,00 6,00 24 0,25 6,00 Gaseosa Personal 1 4,50 4,50 24 0,19 4,50 Agua Sin Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Agua Con Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Jugo Natural 1 litro 1 4,50 4,50 6 0,75 4,50 Jugo Natural mediano 1 3,00 3,00 12 0,25 3,00 Cerveza 3 8,00 24,00 36 0,67 24,00 85,20 186 TOTAL Unidades c/u Total 85,20 21-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana a la Asociación 25 Julio quien abastece de tilapia, el pago se realiza con cheque N 116. 21-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana al Sr. Jaime Carvajal quien abastece de gaseosas al restaurante, el pago se realiza con cheque N 117. 127 Sistema Contable y de Control Interno 21 –Mar.- Se vende del 19 al 21 de Marzo, 485 platos que se detallan a continuación: 137 platos de tilapia frita c/u $3,00 y 384 platos de de tilapia horneada c/u $3,50 todas las ventas se realizan en efectivo. 21 –Mar.- Se vende del 19 al 21 de Marzo bebidas en efectivo y de detallan a continuación: BEBIDAS Gaseosa 3 litros Gaseosa 1.35 litros Gaseosa Mediana Gaseosa Personal Agua Sin Gas Agua Con Gas Jugo Natural 1 litro Jugo Natural mediano Cerveza TOTAL Unidades 8 21 24 24 20 22 5 12 30 166 c/u 2,00 1,25 0,50 0,25 0,50 0,50 1,00 0,50 1,00 Total 16,00 26,25 12,00 6,00 10,00 11,00 5,00 6,00 30,00 122,25 22-Mar.- Se realiza el depósito Nº5525987 a la cuenta del Banco Pichincha de las ventas realizadas en la semana por un valor$934.26. 22-Mar.- Se cancela de los servicios básicos: luz $15 y agua $15 para lo cual se emite un cheque Nro118. 23- Mar.- Se adquiere de la Asociación 25 de Julio: 1qq de tilapia mediana a $85 c/u y 3qq de tilapia grande a $100 c/u mediante la Orden de Compra 014 que se realiza a crédito a un plazo de 5 días. 128 Sistema Contable y de Control Interno 23- Mar.-Se paga a la Sra. María Imbaquingo por el lavado de 3qq de tilapia a $6 c/u así como del aliñado de los 3qq de tilapia a $1,50 c/u. Para esto se gira un cheque Nro. 119. 25-Mar.- Según la Orden 015 compra materia prima en el Mercado Mayorista, que se cancela con cheque N 120. Descripción Unidad Cantidad Precio Unitario Total Papa Roja quintales 2 Tomate Riñón caja 1 TOTAL 17,00 5,00 34,00 5,00 39,00 26-Mar.- Se compra gaseosas al Sr. Jaime Carvajal a crédito mediante la Orden de Compra 016 con un plazo de 3 días: BEBIDAS Paquete c/u Total Gaseosa 3 litros 2 8,00 16,00 12 1,33 16,00 Gaseosa 1.35 litros 4 4,30 17,20 24 0,72 17,20 Gaseosa Mediana 1 6,00 6,00 24 0,25 6,00 Gaseosa Personal 1 4,50 4,50 24 0,19 4,50 Agua Sin Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Agua Con Gas 2 2,50 5,00 24 0,21 5,00 Jugo Natural 1 litro 1 4,50 4,50 6 0,75 4,50 Jugo Natural mediano 1 3,00 3,00 12 0,25 3,00 Cerveza 3 8,00 24,00 36 0,67 24,00 85,20 186 TOTAL Unidades c/u Total 85,20 28-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana a la Asociación 25 Julio quien abastece de tilapia, el pago se realiza con cheque N 121. 129 Sistema Contable y de Control Interno 28-Mar.- Se cancela la cuenta pendiente de la semana al Sr. Jaime Carvajal quien abastece de gaseosas al restaurante, el pago se realiza con cheque N 122. 28 –Mar.- Se vende del 26 al 28 de Marzo, 485 platos que se detallan a continuación: 137 platos de tilapia frita c/u $3,00 y 384 platos de de tilapia horneada c/u $3,50 todas las ventas se realizan en efectivo. 28 –Mar.- Se vende del 26 al 28 de Marzo bebidas en efectivo y de detallan a continuación: BEBIDAS Gaseosa 3 litros Gaseosa 1.35 litros Gaseosa Mediana Gaseosa Personal Agua Sin Gas Agua Con Gas Jugo Natural 1 litro Jugo Natural mediano Cerveza TOTAL Unidades c/u 8 21 24 24 20 22 5 12 30 166 Total 2,00 1,25 0,50 0,25 0,50 0,50 1,00 0,50 1,00 16,00 26,25 12,00 6,00 10,00 11,00 5,00 6,00 30,00 122,25 29-Mar.- Se realiza el depósito Nº5525987 a la cuenta del Banco Pichincha de las ventas realizadas en la semana por un valor$934.26. 130 Sistema Contable y de Control Interno 29-Mar.- Se cancela de la MOD a los 3 cocineros y 2 horneros por un valor de $45 dólares cada uno por la semana trabajada, se gira un cheque N 123. Nombre Estela Bonilla Karen Intriago Adela Torres Marco Benavides Edwin Rosas TOTAL Cargo Sueldo Jefa de Cocina 180,00 Ayudante de Cocina 180,00 Ayudante de Cocina 180,00 Hornero 180,00 Hornero 180,00 900,00 29-Mar.- Se cancelan los sueldos de la semana a 3 meseros un valor $45 ,1 personas que realiza oficios varios un valor $45, 1 cajero un valor $50 y a la propietaria un valor de $100; se gira un cheque N 124. Nombre Edilma Reascos Lilian Montenegro David Cazco Bryan Montoya Cristian Mora Cecilia Cacuango TOTAL Cargo Sueldo Gerente 400,00 Cajera 200,00 Mesero 180,00 Mesero 180,00 Mesero 180,00 Limpieza 180,00 1.320,00 30- Mar.- Se adquiere a la Asociación 25 Julio: 1qq de tilapia mediana a $85 c/u y 3qq de tilapia grande a $100 c/u mediante la Orden de Compra 017 que se realiza a crédito a un plazo de 5 días. 30- Mar.-Se paga a la Sra. María Imbaquingo por el lavado de 3qq de tilapia a $6 c/u así como del aliñado de los 3qq de tilapia a $1,50 c/u. Para esto se gira un cheque Nro. 125. 131 Sistema Contable y de Control Interno 31- Mar.-Se realiza la reposición de Fondo de Caja Chica de acuerdo con el reporte de gastos emitido por la persona responsable del dinero Srta. Lilian Montenegro asistente contable por un valor $30. EMPRESA: LA ISLA RESTAURANTE RESUMEN DE CAJA CHICA: 001 RESPONSABLE: FECHA: LILIAN MONTENEGRO 19-mar-10 Fecha # Egreso 02-mar-10 001 03-mar-10 002 09-mar-10 003 10-mar-10 004 16-mar-10 005 17-mar-10 006 23-mar-10 007 24-mar-10 008 30-mar-10 009 31-mar-10 010 SALDO CAJA CHICA _________________ REPONSABLE Detalle Valor Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 30,00 _______________ GERENTE 132 Sistema Contable y de Control Interno DESARROLLO: 133 Sistema Contable y de Control Interno 134 Sistema Contable y de Control Interno 135 Sistema Contable y de Control Interno 136 Sistema Contable y de Control Interno 137 Sistema Contable y de Control Interno 138 Sistema Contable y de Control Interno 139 Sistema Contable y de Control Interno 140 Sistema Contable y de Control Interno 141 Sistema Contable y de Control Interno 142 Sistema Contable y de Control Interno 143 Sistema Contable y de Control Interno 144 Sistema Contable y de Control Interno 145 Sistema Contable y de Control Interno 146 Sistema Contable y de Control Interno 147 Sistema Contable y de Control Interno 148 Sistema Contable y de Control Interno 149 Sistema Contable y de Control Interno 150 Sistema Contable y de Control Interno 151 Sistema Contable y de Control Interno 152 Sistema Contable y de Control Interno ESTADO DE RESULTADOS LA ISLA RESTAURANTE MES DE MARZO 2010 4. INGRESOS 4.1 (+) INGRESOS OPERACIONALES 4.1.1 Ventas Platos de Tilapia 4.1.2 Venta de Gaseosas 4.2 (+) INGRESO NO OPERACIONALES 4.2.1 Ingreso Interés = TOTAL INGRESOS 5. COSTOS 5.1 (-) COSTO DE VENTA OPERACIONAL 5.1.2 Costo de Venta Tilapia 5.1.3 Costo Venta Gaseosas = COSTO DE VENTA = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 6. GASTOS 6.1 (-) GASTOS ADMINISTRATIVOS 6.1.1 Sueldos y Salarios 6.1.2 Servicios Básicos 6.1.3 Útiles de Aseo 6.1.4 Utensilios de Cocina 6.1.5 Depreciación Edificación 6.1.6 Depreciación Muebles de Cocina 6.1.7 Depreciación Equipo de Cocina 6.1.8 Depreciación Equipo de Audio y Video 6.2 (-) GASTOS FINANCIEROS 6.2.1 Gasto Interés 6.2.2 Servicios Bancarios = TOTAL GASTOS = UTILIDAD DEL EJERCICIO 7.009,04 6.520,04 489,00 11,22 11,22 7.020,26 3.187,08 2.918,00 269,08 3.187,08 3.833,17 1.948,60 1.320,00 30,00 219,10 216,00 101,50 5,00 20,00 37,00 81,52 31,52 50,00 2.030,12 1.803,05 153 Sistema Contable y de Control Interno BALANCE GENERAL LA ISLA RESTAURANTE MES DE MARZO 2010 1 1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.4.1 1.1.4.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8 1.2.9 2. 2.1 2.1.1 2.2 2.2.1 2.2.1.1 3. 3.1 3.2 3.3 ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES Caja Chica 250,00 Bancos 6.690,75 Inventario Mercaderías Inventario Mercaderías Bebidas 71,72 Inventario Materia Prima 385,00 ACTIVOS NO CORRIENTES Terreno 10.000,00 Edificación 24.360,00 Depreciación Acum Edificación 3.755,50 Muebles de Cocina 600,00 Depreciación Acum Muebles de Cocina 185,00 Equipo de Cocina 2.400,00 Depreciación Acum Equipo de Cocina 565,00 Equipo de Audio y Video 1.332,00 Depreciación Acum Equipo de Audio y Video 74,00 TOTAL ACTIVOS PASIVOS PASIVOS CORRIENTES Cuentas por Pagar Proveedores PASIVOS NO CORRIENTES Préstamos por Pagar Banco Pichincha PATRIMONIO Capital Propio Utilidad del Ejercicio Pérdida del Ejercicio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 7.397,47 34.112,50 41.509,97 5.077,42 385,00 4.692,42 36.432,55 34.629,50 1.803,05 41.509,97 154 Sistema Contable y de Control Interno EMPRESA: LA ISLA RESTAURANTE RESUMEN DE CAJA CHICA: 001 RESPONSABLE: LILIAN MONTENEGRO FECHA: 19-mar-10 Fecha 02-mar-10 03-mar-10 09-mar-10 10-mar-10 16-mar-10 17-mar-10 23-mar-10 24-mar-10 30-mar-10 31-mar-10 # Egreso 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 Detalle Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos Transporte Sra. Edilma Reascos SALDO CAJA CHICA _________________ REPONSABLE Valor 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 30,00 _______________ GERENTE 155 Sistema Contable y de Control Interno CONCILIACIÓN DE LA CUENTA CORRIENTE DE LA ISLA RESTAURANTE SALDO EN LIBROS (-)Notas Debito Servicios Bancarios (+)Notas Crédito Ingreso Interés SALDO SEGÚN LIBROS 6.812,54 50,00 50,00 11,22 11,22 6.773,75 SALDO EN BANCOS (-)Cheques Girados y no Cobrados Cheque N.108 219,10 Cheque N. 125 30,00 7.022,85 249,10 SALDO SEGÚN BANCOS 6.773,75 156 Sistema Contable y de Control Interno RESUMEN DE PAGO SUELDOS Y SALARIOS AL MES Nombre Edilma Reascos Lilian Montenegro David Cazco Bryan Montoya Cristian Mora Cecilia Cacuango TOTAL Cargo Gerente Cajera Mesero Mesero Mesero Limpieza Sueldo 400,00 200,00 180,00 180,00 180,00 180,00 1.320,00 Nombre Estela Bonilla Karen Intriago Adela Torres Marco Benavides Edwin Rosas TOTAL Cargo Jefa de Cocina Ayudante de Cocina Ayudante de Cocina Hornero Hornero Sueldo 180,00 180,00 180,00 180,00 180,00 900,00 157 Sistema Contable y de Control Interno 3.4 3.4.1 PROPUESTA DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 158 Sistema Contable y de Control Interno 3.4.2 MANUAL DE FUNCIONES NOMBRE DEL CARGO GERENTE PROPIETARIO PERFIL Conocimientos en Administración de Empresas. REQUISITOS LABORALES Experiencia FUNCIONES Representación legal de la empresa. Dirigir las actividades generales de la empresa. Aprobación de presupuestos e inversiones Dirigir el desarrollo de la empresa. Planeamiento estratégico de actividades de la empresa. Contratación de personal administrativo. Elaboración de depósitos de las Ventas al banco 159 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE PERFIL Conocimientos en Contabilidad, Bachiller REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 2 años JEFE INMEDIATO GERENTE PROPIETARIA FUNCIONES Llevar los registros de la empresa Mantener actualizados los libros de contabilidad. Organiza, controla, cuida y archiva todos documentos. Llevar la contabilidad de la empresa Elaborar los informes de contabilidad necesarios Preparación de los Estados Financieros Realiza conciliaciones bancarias Responsable del fondo Caja Chica Elaboración informes para la reposición de caja chica 160 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO JEFE DE COCINA PERFIL Experto en la elaboración Tilapia Frita y Horneada REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 2 años en el ejercicio de su profesión JEFE INMEDIATO GERENTE PROPIETARIA FUNCIONES Organizar el menú para la elaboración de los platos que ofrece la empresa Servir las porciones necesarias para cada persona del pedido Tener suficiente cuidado con los elementos de una manera higiénica Ser responsable del inventario de materia prima y de los elementos de su zona de trabajo Ser responsable con los cargos de su mando Atender las sugerencias de los superiores y de los clientes Preparar ordenada y rápidamente sin dejar de lado el buen sabor de los alimentos para un buen servicio Conocer la preparación y los ingredientes de todos los platos que ofrece la empresa. 161 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO AYUDANTES DE COCINA PERFIL Conocimientos Básicos en Cocina REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 1 año en el ejercicio de su profesión JEFE INMEDIATO JEFE DE COCINA FUNCIONES Ayuda al Jefe de Cocina en sus quehaceres Servir las porciones necesarias para cada persona del pedido Colabora en la preparación de los alimentos Sirve los platos en porciones adecuadas Esta atento con las necesidades de su zona de trabajo Mantiene la cocina en perfecto orden Realiza sus actividades en forma ordenada y higiénica 162 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO HORNEROS PERFIL Conocimientos Básicos en Cocina REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 1 año en el ejercicio de su profesión JEFE INMEDIATO JEFE DE COCINA FUNCIONES Ayuda al Jefe de Cocina en sus quehaceres Colabora en la preparación de los alimentos Esta atento con las necesidades de su zona de trabajo Mantiene su zona de trabajo en perfecto orden Realiza sus actividades en forma ordenada y higiénica NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR DE OFICIOS PERFIL Oficios Varios REQUISITOS LABORALES Estudios Primarios JEFE INMEDIATO JEFE DE COCINA FUNCIONES Mantener Limpio el Restaurante Responsable del orden y el perfecto aseo del restaurante Estar disponible cuando sea necesario Ayudar a mantener aseado mesas, sillas, utensilios, baño, cocinas y demás 163 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO MESEROS PERFIL Conocimientos en Atención al Cliente REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 1 año en el ejercicio de su profesión más recomendaciones JEFE INMEDIATO FUNCIONES JEFE DE COCINA Responsable del servicio a la mesa Toma de Pedidos Está obligado a prestar un servicio amable, eficiente y cortes con alto grado de personalismo y compañerismo Responsable en errores u omisiones en el cobro de cuentas de consumo Encargado de resolver las quejas de los clientes o reportarlas al gerente Dar al cliente información de interés general cuando se requiera 164 Sistema Contable y de Control Interno NOMBRE DEL CARGO CAJERO PERFIL Conocimientos Básicos Contabilidad y Atención al Cliente REQUISITOS LABORALES Experiencia mínimo 1 año en el ejercicio de su profesión más recomendaciones JEFE INMEDIATO FUNCIONES GERENTE PROPIETARIA Emisión de Facturas de Consumo Cobro de Cuentas de consumo de los Clientes Responsable en errores u omisiones en el cobro de cuentas de consumo Dar al cliente información de interés general cuando se requiera Realizar cuadre de Caja 165 Sistema Contable y de Control Interno 3.4.2.1 FORMATO DE DOCUMENTOS COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE INGRESO 166 Sistema Contable y de Control Interno REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 167 Sistema Contable y de Control Interno ÓRDEN DE COMPRAS VALE DE CAJA CHICA 168 Sistema Contable y de Control Interno NOTA DE PEDIDO 169 Sistema Contable y de Control Interno CAPÍTULO IV _________________________________________________________________ IMPACTOS 4.1 ANÁLISIS DE IMPACTOS Habiendo culminado la fase documental, diagnóstica y práctica del presente proyecto es necesario analizar los impactos positivos y negativos que podrían originar a LA ISLA RESTAURANTE. El presente capítulo se lo analizará, utilizando la metodología de la Matriz de Impactos que se ajusta convenientemente a las características de esta investigación, además que resulta fácil de desarrollar e interpretar: PRIMERO.-Seleccionaremos los niveles de impacto numéricamente, así partiendo con los de Alto Negativo que se ubicarán en la escala -3 hasta llegar al de Alto Positivo que se ubicará en la escala 3 de acuerdo a la siguiente tabla: ESCALA -3 -2 -1 0 1 2 3 IMPACTO Alto Negativo Medio Negativo Bajo Negativo No hay Impacto Bajo Positivo Medio Positivo Alto Positivo 170 Sistema Contable y de Control Interno SEGUNDO.-Para analizar la matriz de impactos escogeremos distintos ámbitos a ser analizados según la incidencia de este en el proyecto, dichos ámbitos conformarán los indicadores de la matriz. TERCERO.-A continuación, procederemos aplicar la escala numérica de acuerdo al a impacto que cada indicador haya provocado, previo análisis de aplicación del sistema. CUARTO.-Como cuarto paso realizaremos una sumatoria de forma vertical y multiplicaremos por el valor de la escala respectiva, luego se procederá a dividir para el total de indicadores resultantes. Obteniendo así el impacto promedio de cada área o ámbito. QUINTO.-Para finalizar este capítulo, analizaremos al final de la matriz, cada indicador argumentando las razones por las cuales hemos asignado dichas escalas. 4.1.1 IMPACTO ECONÓMICO NIVELES DE IMPACTO INDICADOR -3 -2 -1 0 1 2 Presentación de información contable real 3 Incremento Nivel de Ventas 2 Mayor Rentabilidad 2 Incremento en Posibilidades de Inversión 1 Optimización de Recursos TOTAL 3 3 1 4 6 171 Sistema Contable y de Control Interno Sumatoria = Número de Indicadores = IMPACTO ECONÓMICO = 11 5 ∑ # Indicadores = 11 5 = 2,20 IMPACTO ECONÓMICO = MEDIO POSITIVO ANÁLISIS Presentación de información contable real.- El impacto para la presentación de información contable real lo consideramos Alto Positivo, ya que al llevar correctamente la cuentas se puede presentar una información confiable y de esta manera poder optimizar los recursos humanos y materiales lo cual se verá reflejado en la rentabilidad que obtendrá la empresa . Incremento Nivel de Ventas.- Como resultado de contar con un sistema contable, el restaurante podrá controlar de manera adecuada compras y aumentar las ventas dando una evaluación Medio Positivo a este impacto. Mayor Rentabilidad.-Se considera que esta propuesta dará mayor rentabilidad al negocio debido al adecuado cumplimiento y aplicación de técnicas contables – tributarias las cuales son necesarias en cualquier actividad económica. 172 Sistema Contable y de Control Interno Incremento en Posibilidades de Inversión.-Este indicador tiene una escala de Bajo Positivo, debido a que la micro empresa, se encuentra en un sector turístico importante de la provincia donde la inversión tienda a incrementarse, debido a la demanda de los productos y la innovación de servicios. Optimización de Recursos.- Con la ejecución de esta propuesta se podrá optimizar los recursos de la empresa controlar y reducir los costos de producción por esta razón el indicador tiene una escala Alto Positivo 4.1.2 IMPACTO EDUCATIVO NIVELES DE IMPACTO -3 INDICADOR -2 -1 0 1 2 Aplicación de Conocimiento 3 Fuentes de Consulta 2 Trasferencia de conocimientos 2 Estímulo de Nuevos Proyectos 2 Experiencia Adquirida 3 TOTAL 6 Sumatoria = Número de Indicadores = 3 6 12 5 IMPACTO EDUCATIVO = SUMATORIA # Indicadores = 12 5 = 2,40 IMPACTO EDUCATIVO= MEDIO POSITIVO 173 Sistema Contable y de Control Interno ANÁLISIS Aplicación de Conocimiento.- En cuanto a la aplicación de conocimientos se considera que el impacto Alto Positivo, ya que, con el desarrollo este proyecto busca solucionar la problemática del restaurante que se maneja de manera informal. Fuente de Consulta.- Consideramos un nivel de impacto bajo positivo, ya que este trabajo tiene la finalidad de ser una fuente de consulta y apoyo en los proyectos de los estudiantes universitarios y colegiales. Trasferencia de conocimientos.-En el trabajo final se impartirá información actual sobre conceptos básicos contables y tributarios necesarios para una correcto desarrollo del negocio. Estímulo de Nuevos Proyectos.-Hemos calificado a este indicador con un porcentaje de bajo positivo, ya que este proyecto podrá servir de modelo y podrá ser aplicado en otras micro empresas de la misma o similar naturaleza, ya que el beneficio de este sistema contable verá reflejado en la información y en la rentabilidad del negocio, además es un modelo de fácil entendimiento para los empleados y propietario. 174 Sistema Contable y de Control Interno Experiencia adquirida.-Hemos calificado a este indicador con un porcentaje de alto positivo, ya que las autoras del presente proyecto, el propietario y los empleados y personas externas como proveedores y clientes, optimizaron el tiempo y los recursos financieros para que el negocio marche de una mejor manera, se corrigieron errores para mejorar, tanto en lo financiero como en lo administrativo para beneficio de los clientes, que son el ser del negocio. 4.1.3 IMPACTO SOCIAL IMPACTO SOCIAL NIVELES DE IMPACTO INDICADOR Generación de Empleo Mejoramiento en la Calidad de Vida Relación con la Comunidad Posicionamiento en el mercado Nivel Organizativo TOTAL -3 -2 -1 0 1 2 3 3 3 3 2 2 4 9 Sumatoria = 13 Numero de Indicadores = 5 IMPACTO SOCIAL= SUMATORIA # Indicadores = 13 5 = 2,60 IMPACTO SOCIAL = MEDIO POSITIVO 175 Sistema Contable y de Control Interno ANÁLISIS Generación de Empleo.-Este indicador lo hemos considerado en una escala de alto positivo, ya que la efectividad del sistema contable permitirá que la microempresa crezca generando más ventas. Mejoramiento en la Calidad de Vida.- Este indicador se ha considerado en una escala alto positivo, teniendo en cuenta las expectativas tanto del propietario como de los empleados, consideramos que al incentivar al factor humano mejorando su estilo de vida la empresa crecerá para beneficio de todos., ya que los empleados tendrán beneficios sociales y económicos además de capacitaciones ya que el cliente interno es igual de importante que el cliente externo. Relación con la Comunidad.- La escala de este Indicador tiene una calificación alta positiva debido a que el restaurante se encuentra en un lugar turístico en donde se promociona el turismo, la gastronomía y la riqueza natural propia de la ciudad. Posicionamiento en el mercado.-Teniendo en cuenta los indicadores del impacto social consideramos este indicador en una escala de medio positivo, puesto que tendrá un reconocimiento por parte de la demanda por la calidad del servicio y su organización. 176 Sistema Contable y de Control Interno Nivel Organizativo.- Dadas la circunstancias como se lleva comercio de los restaurantes en Yahuarcocha , se ha calificado al indicador con una puntuación medio positivo debido a que el proyecto desarrollado pretende mejorar la organización contable y administrativo del negocio para prestar un servicio de calidad y esta manera diferenciarse ante la competencia. 4.1.4 ANÁLISIS GENERAL IMPACTO GENERAL NIVELES DE IMPACTO AREA ECONÒMICO EDUCATIVO SOCIAL TOTAL -3 -2 -1 0 1 2 3 2,20 2,40 2,60 7,2 0 Sumatoria = Numero de Indicadores = 7,2 IMPACTO ECONOMICO = SUMATORIA 3 # Indicadores = 7,2 3 = 2,40 IMPACTO ECONOMICO = MEDIO POSITIVO 177 Sistema Contable y de Control Interno ANÁLISIS GENERAL Luego de realizar un análisis de los impactos de manera individual detallando cada uno de sus indicadores podemos concluir que el impacto “Diseño de un Sistema Contable y de Control Interno para el Restaurante la Isla” generará un nivel de impacto medio positivo. Con ellos nos damos cuenta que este proyecto será beneficioso para la microempresa, como también para todos quienes lo conforman. ECONÓMICO Con un nivel de impacto medio positivo, se ha determinado, que traerá beneficios para la empresa ya que va a tener una información confiable y oportuna, de esta forma se aprovecha los recursos económicos y materiales para incrementar las ventas que se verá reflejado en los estados financieros. EDUCATIVO El nivel de impacto es medio positivo, ya que la aplicación de este modelo de sistema contable será beneficiosa puesto dará un cambio en la cultura de los empleadores quienes irán formando una mentalidad positiva y comprometida con la organización. SOCIAL El nivel de impacto es medio positivo, puesto que contribuirá al mejoramiento de la calidad de vida de todos quienes integran la microempresa, y por ende el de sus clientes al cumplir con sus deseos y expectativas. 178 Sistema Contable y de Control Interno CONCLUSIONES Al culminar la revisión de las bases teóricas, la investigación de campo y haber concluido con el desarrollo del ejercicio práctico se puede concluir que: La ubicación del local es la adecuada, debido a que se encuentra en uno de los lugares más importantes de la provincia dando apertura al turismo gastronómico de Imbabura. Se pudo determinar que “La Isla” Restaurante no es el único en el sector, debido a la masiva presencia de establecimientos que brindan el mismo servicio alimenticio, lo cual disminuye progresivamente su demanda. “La Isla” Restaurante no cuenta con un sistema contable y de control interno necesario para llevar un control adecuado de los ingresos y los egresos que posee la empresa por lo que impide que mejore su rentabilidad. “La Isla” Restaurante no cumple con las obligaciones tributarias establecidas por Servicio de Rentas Internas ya que dicha actividad económica se maneja de manera informal. “La Isla” Restaurante no capacita al personal. La microempresa es un negocio familiar lo cual no le permite tener un mayor control en inventarios, ventas, y en el efectivo que se maneja. 179 Sistema Contable y de Control Interno RECOMENDACIONES Para que el proyecto cumpla con las expectativas, ponemos a consideración los siguientes aspectos: Mejorar la Infraestructura para diferenciarse ante la competencia y captar un mayor mercado. Sociabilizar a todo el personal del negocio el plan estratégico, los procedimientos contables, administrativos y de control para de esta manera mejorar la calidad en el servicio. Poner en práctica el sistema contable y de control interno necesario para optimizar los recursos y mejorar la organización del restaurante. Inscribirse en el Ruc para cumplir con sus obligaciones que establece el SRI, debido a que en la actualidad dichos negocios no cumplen con estas disposiciones. Capacitar continuamente al personal Atención y Servicio al Cliente para encaminarles a mejorar tanto en el ámbito personal como en su desenvolvimiento laboral. Cumplir con el Manual de Funciones planteado en el proyecto para de esta manera tener un control adecuado de los recursos que posee la empresa. 180 Sistema Contable y de Control Interno BIBLIOGRAFÍA FUENTES BIBLIÓGRAFICAS POSSO, M. (2009). Metodología para el Trabajo de Grado, Editorial NINA, Cuarta Edición, Ibarra-Ecuador. MOLINA CALVACHE, A. (1987) .Contabilidad de Costos, Quito-Ecuador GUEVARA TORRES y OTROS (2008).Educación y Capacitación Tributaria, Ministerio de Educación, SRI, Ecuador. Normas Ecuatorianas de Contabilidad BRAVO VALDIVIESO, M.(2008).Contabilidad General, Editorial NUEVODIA, Octava Edición, Quito-Ecuador FUENTES VIRTUALES http://www.ecostravel.com/ecuador/ciudades-destinos/ibarra.php http://blog.espol.edu.ec/lictur/2009/07/29/laguna-de-yahuarcocha-o-“lago-desangre”/ http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad/capital-activo-pasivo http://www.simulando.net/manual/espanol/manual.htm 181 Sistema Contable y de Control Interno http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/CCostos.html http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/costos.htm http://www.crecenegocios.com/la-contabilidad-de-costos/ http://www.wikilearning.com/monografia/del_control_interno_a_la_economia_emp resarial/12649 http://www.scribd.com/doc/13839684/Sistemas-y-Procedimientos-Contables-Tema2 http://www.emagister.com/la-administracion-empresas-cursos2263071.htm#programa www.aidima.es http://www.emagister.com/manual-higiene-alimentaria-cursos-2491652.htm http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/el-control.html 182 Sistema Contable y de Control Interno 183 Sistema Contable y de Control Interno FORMATO DE COMPROBANTES DE VENTA 184 Sistema Contable y de Control Interno PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA ESCUELA DE NEGOCIOS Y COMERCIO INTERNACIONAL ENTREVISTA DIRIGIDA A LA SEÑORA EDILMA REASCOS GERENTE PROPIETARIO DE “LA ISLA” RESTAURANTE OBJETIVO: Conocer la situación contable y administrativa de La Isla Restaurante. CUESTIONARIO: 1. ¿Realiza un registro de las compras y ventas que se dan dentro de la microempresa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Posee un control y manejo de la materia prima? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Cada qué tiempo realiza el control y manejo de Efectivo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 185 Sistema Contable y de Control Interno 4. ¿El depósito de su efectivo cada qué tiempo lo efectúa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Con qué frecuencia controla su Inventario? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6. ¿Actualmente “La Isla” Restaurante lleva contabilidad? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 7. ¿La microempresa maneja un Sistema Contable? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 8. ¿Quién realiza el control financiero en “La Isla” Restaurante? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 186 Sistema Contable y de Control Interno 9. ¿Cada qué tiempo se realiza el presupuesto en el negocio? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 10. ¿En la actualidad la microempresa se maneja con financiamiento de alguna Institución Bancaria? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 11. ¿Conoce las obligaciones tributarias que deben asumir las microempresas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 12. ¿Al momento de realizar una venta se emite facturas autorizadas por SRI? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 187 Sistema Contable y de Control Interno 13. ¿Conoce Ud. sobre el RISE? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 14. ¿Realiza la declaración de impuestos respectiva de acuerdo a la Ley? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 15. ¿”La Isla” Restaurante posee un organigrama estructural? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 16. ¿Existe un manual de funciones en la microempresa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 17. ¿Lleva una previa planificación antes desarrollar las diversas actividades del negocio? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 188 Sistema Contable y de Control Interno 18. ¿En la microempresa quién se realiza la toma de decisiones? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 19. ¿Cuántos trabajadores laboran actualmente en la microempresa? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 20. ¿Considera que son suficientes? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 21. ¿Cada qué tiempo laboran sus trabajadores? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 22. ¿Para la selección de personal qué es lo que toma en cuenta? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 189 Sistema Contable y de Control Interno 23. ¿Cada qué tiempo evalúa al personal? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 24. ¿El pago de sueldos y salarios lo realiza en forma? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 25. ¿Controla la calidad de la materia prima? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 26. ¿Qué parámetros toma en cuenta para controlar la calidad de la materia prima? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 190 Sistema Contable y de Control Interno PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA ESCUELA DE NEGOCIOS Y COMERCIO INTERNACIONAL ENCUESTA DIRIGIDA LOS EMPLEADOS DE “LA ISLA” RESTAURANTE OBJETIVO: Conocer la situación contable y administrativa de La Isla Restaurante. INSTRUCCIONES: Lea detenidamente la pregunta antes de contestarla. Conteste con toda la sinceridad posible. Marque con una sola X en el paréntesis según corresponda su respuesta. CUESTIONARIO: 1. ¿Qué nivel de instrucción tiene? Primaria ( ) Secundaria ( ) Superior ( ) 2. ¿La Isla Restaurante le capacita? SI ( ) NO ( ) 3. ¿Anteriormente ha laborado en el área de restaurantes? SI ( ) NO ( ) 191 Sistema Contable y de Control Interno 4. ¿Cuánto tiempo tiene de experiencia en el área de Restaurantes? 0 – 3 Meses ( ) 3 – 6 Meses ( ) 6 – 9 Meses ( ) 9 – 12 Meses ( ) Mas 1 año ) ( 5. ¿De qué área se encarga Ud. dentro del la microempresa? Cocina ( ) Limpieza ( ) Atención ( ) Caja ( ) 6. ¿Qué tipos de incentivos recibe por parte la microempresa? Económico ( ) Reconocimiento ( ) Viajes ( ) Regalos ( ) 7. ¿Ud. sigue un proceso de elaboración del producto una vez hecha la orden? SI ( ) NO ( ) 8. ¿Utilizan un manual de higiene para la preparación de los alimentos? SI ( ) NO ( ) 192 Sistema Contable y de Control Interno 9. ¿Qué técnicas de atención se ofrece al cliente? Personalizado ( ) Vía Telefónica ( ) Ninguno ( ) 10. ¿Qué tiempo necesita para despachar un pedido? 5 minutos ( ) 10 minutos ( ) 15 minutos ( ) Más de 20 minutos ( ) 11. ¿Qué tipos de servicio prestan en el negocio? A domicilio ( ) Diario ( ) Fines de semana y feriados ( ) Ninguno ) ( 193 Sistema Contable y de Control Interno TABLA DE AMORTIZACIÓN PRÉSTAMO BANCO PICHINCHA TIEMPO 24 INTERES 0,155 PRESTAMO 0,006 15,50% 4881,10 31,5237708 220,202804 0,1431579 FECHA CUOTA CAPITAL CUOTA DE INTERES CUOTA FIJA SALDO 4.881,10 18-mar-10 188,68 31,52 220,20 4.692,42 18-abr-10 189,90 30,31 220,20 4.502,52 18-may-10 191,12 29,08 220,20 4.311,40 18-jun-10 192,36 27,84 220,20 4.119,04 18-jul-10 193,60 26,60 220,20 3.925,44 18-ago-10 194,85 25,35 220,20 3.730,59 18-sep-10 196,11 24,09 220,20 3.534,48 18-oct-10 197,38 22,83 220,20 3.337,10 18-nov-10 198,65 21,55 220,20 3.138,45 18-dic-10 199,93 20,27 220,20 2.938,52 18-ene-11 201,22 18,98 220,20 2.737,29 18-feb-11 202,52 17,68 220,20 2.534,77 18-mar-11 203,83 16,37 220,20 2.330,94 18-abr-11 205,15 15,05 220,20 2.125,79 18-may-11 206,47 13,73 220,20 1.919,32 18-jun-11 207,81 12,40 220,20 1.711,51 18-jul-11 209,15 11,05 220,20 1.502,36 18-ago-11 210,50 9,70 220,20 1.291,86 18-sep-11 211,86 8,34 220,20 1.080,00 18-oct-11 213,23 6,97 220,20 866,77 18-nov-11 214,60 5,60 220,20 652,17 18-dic-11 215,99 4,21 220,20 436,18 18-ene-12 217,39 2,82 220,20 218,79 18-feb-12 218,79 1,41 220,20 (0,00) 4.881,10 403,77 5.284,87 194 Sistema Contable y de Control Interno ÓRDENES DE COMPRA 195 Sistema Contable y de Control Interno 196 Sistema Contable y de Control Interno 197 Sistema Contable y de Control Interno 198 Sistema Contable y de Control Interno 199 Sistema Contable y de Control Interno 200 Sistema Contable y de Control Interno 201 Sistema Contable y de Control Interno 202 Sistema Contable y de Control Interno 203 Sistema Contable y de Control Interno COSTO DE PRODUCCIÓN MATERIA PRIMA DIRECTA CADA UNIDAD PESCADO Quintales Costo qq Pescado Frito 1 85,00 Pescado Horneado 1 100,00 TOTAL 2 TRANSPORTE GUARNICIONES Papas x qq Tomates x caja Limón x qq Cebolla x qq Verde x cabezas TOTAL Cant Descripción 10 carrera Cantidad 8 4 1 1 2 Unidad de Medida qq caja qq qq cabezas Unidades 137 116 253 Costo Unitario 0,62 0,86 CADA MES Costo Costo Unitario Total 3,00 30,00 Costo Unitario 17,00 5,00 12,00 15,00 5,00 Costo Total 136,00 20,00 12,00 15,00 10,00 Costo Total 85,00 100,00 185,00 Costo # Platos Unitario 2425 0,012 Costo # Platos Unitario 2425 0,056 2425 0,008 2425 0,005 2425 0,006 1740 0,006 0,08 204 Sistema Contable y de Control Interno MANO DE OBRA DIRECTA Proceso Cocción Cocineros Horneros TOTAL Horas 96 8 Proceso Lavado Horas Pescado Frito 2 Pescado Horneado 2 TOTAL 4 Proceso Aliñado Horas Pescado Frito 1 Pescado Horneado 1 TOTAL 2 Costo Hora 1,88 1,88 Unidades Mes 685 1740 2425 Costo Plato Total Mes 540,00 360,00 0,371 900,00 Costo Hora 3,00 3,00 CADA UNIDAD Costo Quintal Unidades 6,00 137 6,00 116 12,00 253 Costo Unitario 0,044 0,052 0,096 Costo Hora 1,50 1,50 CADA UNIDAD Costo Quintal Unidades 1,50 137 1,50 116 3,00 253 Costo Unitario 0,011 0,013 0,024 CIF Cantidad Sal x fundas 8 Aceite x caneca 1 Cilindros Gas 4 Aliños 1 Leña 4 TOTAL CIF Costo Total Mes 180,00 180,00 CADA SEMANA Unidad de Medida fundas caneca cilindro funda metros Costo Unitario 0,75 40,00 2,25 30,00 5,00 Costo Total 6,00 40,00 9,00 30,00 20,00 105,00 # Platos 2425 685 685 2425 1740 Costo Unitario 0,002 0,058 0,013 0,012 0,011 0,10 205 Sistema Contable y de Control Interno RECETA ESTÁNDAR COSTO RECETA ESTÁNDAR Nº001 NOMBRE DEL PLATO: NÙMERO PORCIONES: TILAPIA FRITA 1 UNIDAD DE INGREDIENTES Materia Prima Directa Tilapia Transporte Compras Guarniciones Mano de Obra Directa Adobado Cocción CIF CIF COSTO UNITARIO PLATO % 146 UTILIDAD PRECIO DE VENTA PLATO CANT MEDIDA COSTO UNITARIO COSTO UNITARIO TOTAL 1 1 1 Unidad Unidad porción 0,62 0,01 0,08 0,62 0,01 0,08 1 1 Unidad Unidad 0,05 0,37 0,05 0,37 1 porción 0,09 0,09 1,22 1,78 3,00 206 Sistema Contable y de Control Interno COSTO RECETA ESTANDAR Nº002 NOMBRE DEL PLATO: NÙMERO PORCIONES: TILAPIA HORNEADA 1 INGREDIENTES CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA COSTO UNITARIO COSTO TOTAL Materia Prima Directa Tilapia 1 Unidad 0,86 0,86 Transporte Compras 1 Unidad 0,01 0,01 Guarniciones 1 porción 0,08 0,08 Mano de Obra Directa Adobado 1 Unidad 0,06 0,06 Cocción 1 Unidad 0,37 0,37 CIF CIF 1 porción 0,03 0,03 COSTO UNITARIO PLATO 1,42 % 147 UTILIDAD 2,08 PRECIO DE VENTA PLATO 3,50 207 Sistema Contable y de Control Interno CONCILIACIÓN BANCARIA LA ISLA RESTAURANTE LIBRO AUXILIAR DE LA CTA CTE Nro 406-11-0022983 FECHA 01-mar 01-mar 01-mar 01-mar 02-mar 03-mar 03-mar 04-mar 06-mar 07-mar 07-mar 08-mar 09-mar 11-mar 11-mar 14-mar 14-mar 15-mar 16-mar 18-mar 21-mar 21-mar 22-mar 22-mar 23-mar 28-mar 28-mar 29-mar 29-mar 30-mar 31-mar DETALLE DEBE HABER SALDO Apertura de la Cta Cte Dpto.5518950 6.119,60 6.119,60 Apertura de Caja Chica Ch.101 250,00 5.869,60 Pago proveedores Ch.102 400,00 5.469,60 Pago empleados Ch.103 485,00 4.984,60 Pago proveedores Ch.104 30,00 4.954,60 Pago proveedores Ch.105 76,00 4.878,60 Pago proveedores Ch.106 29,00 4.849,60 Pago proveedores Ch.107 71,00 4.778,60 Pago útiles de aseo Ch.108 219,10 4.559,50 Pago proveedores Ch.109 385,00 4.174,50 Pago proveedores Ch.110 85,20 4.089,30 Ventas de la 1era semana 1.752,26 5.841,56 Pago proveedores Ch.111 30,00 5.811,56 Pago proveedores Ch.112 39,00 5.772,56 Pago Utensilios de Cocina Ch.113 216,00 5.556,56 Pago proveedores Ch.114 385,00 5.171,56 Pago proveedores Ch.115 85,20 5.086,36 Ventas de la 2da semana 1.752,26 6.838,62 Pago proveedores Ch.116 30,00 6.808,62 Pago Crédito 220,20 6.588,42 Pago proveedores Ch.117 385,00 6.203,42 Pago proveedores Ch.118 85,20 6.118,22 Ventas de la 3ra semana 1.752,26 7.870,48 Pago servicios básicos Ch.119 30,00 7.840,48 Pago proveedores Ch.120 30,00 7.810,48 Pago proveedores Ch.121 385,00 7.425,48 Pago proveedores Ch.122 85,20 7.340,28 Ventas de la 4ta semana 1.752,26 9.092,54 Pago Sueldos y Salario Ch.123 2.220,00 6.872,54 Pago proveedores Ch.124 30,00 6.842,54 Reposición Caja Chica Ch.125 30,00 6.812,54 208 Sistema Contable y de Control Interno BANCO PICHINCHA ESTADO DE LA CTA CTE Nro 406-11-0022983 FECHA 01-mar 01-mar 02-mar 02-mar 02-mar 02-mar 03-mar 03-mar 04-mar 07-mar 07-mar 08-mar 09-mar 11-mar 11-mar 14-mar 14-mar 15-mar 16-mar 18-mar 21-mar 21-mar 22-mar 22-mar 23-mar 28-mar 28-mar 29-mar 29-mar 30-mar 30-mar 31-mar DETALLE DEBE HABER SALDO Apertura de la Cta Cte Dpto.5518950 6.119,60 6.119,60 Debito por Chequera 30,00 6.089,60 Cheque101 250,00 5.839,60 Cheque102 400,00 5.439,60 Cheque103 485,00 4.954,60 Cheque104 30,00 4.924,60 Cheque105 76,00 4.848,60 Cheque106 29,00 4.819,60 Cheque107 71,00 4.748,60 Cheque109 385,00 4.363,60 Cheque110 85,20 4.278,40 Deposito nº 6175751 1.752,26 6.030,66 Cheque.111 30,00 6.000,66 Cheque.112 39,00 5.961,66 Cheque.113 216,00 5.745,66 Cheque.114 385,00 5.360,66 Cheque.115 85,20 5.275,46 Deposito nº 6175762 1.752,26 7.027,72 Cheque.116 30,00 6.997,72 Debito de Crédito 220,20 6.777,52 Cheque.117 385,00 6.392,52 Cheque.118 85,20 6.307,32 Deposito nº 6175778 1.752,26 8.059,58 Cheque.119 30,00 8.029,58 Cheque.120 30,00 7.999,58 Cheque.121 385,00 7.614,58 Cheque.122 85,20 7.529,38 Cheque.123 2.220,00 5.309,38 Deposito nº 6175799 1.752,26 7.061,64 Cheque.124 30,00 7.031,64 Débitos Servicios Bancarios 20,00 7.011,64 Intereses Acreditados 11,22 7.022,85 209
