UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
DRF-MP
Fecha de Elaboración: 28/05/2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA
DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Fecha de Actualización: 22/05/2015
Versión: 1
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Índice
1. Introducción: ..................................................................................................................
2. Objetivo del Manual: ......................................................................................................
3. Procedimientos: .............................................................................................................
4. Desarrollo de los procedimientos: .................................................................................
2
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DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
1. Introducción:
Con la intención de presentar en forma gráfica y detallada los servicios que ofrece la
Dirección de Recursos Financieros se ha elaborado el presente manual de
procedimientos que constituye un instrumento de trabajo, el cual pretende mostrar una
idea clara de las actividades que forman parte del proceso de gestión, así como
establecer la secuencia de operaciones que interrelacionan a las diferentes áreas y
Departamentos de la Dirección con las demás dependencias Universitarias. Como
material de consulta se encuentra al alcance del personal, usuarios y directivos; ya que
permite comunicar y comprender (quién hace qué cuándo, cómo, por qué y para qué)
de manera visual, mediante procedimientos que conforman un sistema secuencial de
operaciones, incluyendo: documentos, reportes, registros, su elaboración, uso, destino
y personal que interviene.
Con la finalidad de llevar a cabo una administración eficiente y eficaz de los recursos
financieros, no dejando de lado el apoyo que debemos brindar a la actividad académica
hemos definido las siguientes actividades que permitan orientar a los usuarios sobre la
administración financiera.
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
2. Objetivo del Manual:
El presente manual tiene por objeto servir como guía para la regulación organizacional
y funcional de la Dirección de Recursos Financieros y sea de apoyo a las áreas que la
conforman para garantizar el correcto funcionamiento de las actividades financierasadministrativas.
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3. Procedimientos:
1.- Ingresos
2.- Egresos
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4. Desarrollo de los procedimientos:
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Control de Registros de Ingresos
Objetivo: Identificar el origen, aplicación y registro contable de los ingresos de la Universidad Autónoma del Estado de
Hidalgo
Alcance: Comunidad Universitaria, Gobierno Federal y Estatal, Dirección de Recursos Financieros
Fecha de Elaboración: 28/05/2014
Fecha de Actualización: 22/05/2015
Versión: 1
Pág. 1 de 7
DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Control
Presupuestal
Departamento de Caja General
Inicio
1. Captura ley de ingresos
5.
Cobra
mediante
el
usuario
6. Imprime recibo oficial
2. Actualiza clasificador
3.
Recibe convenio de
apoyo financiero
4. Identifica
los depósitos
7. Realiza corte de caja
8. Imprime aplicación del
banco
9.
Entrega al colector de
ingresos
1
7
Departamento de Contabilidad
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DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Control
Presupuestal
Departamento de Caja General
Departamento de Contabilidad
1
14.
Recibe documentos
de ingresos
10. Deposita efectivo en
cuentas
15.
Recibe
de
departamento de control
11. Remite diariamente a
contabilidad
16. Valida
ingresos
pólizas
12. Facilita semanalmente
17. Asigna No. a pólizas
13. Emisión de facturas
18. Paquetes de pólizas
Fin
2
8
de
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Control de Registros de Egresos
DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Control
Presupuestal
Departamento de Caja General
Departamento de Contabilidad
2
19. Imprime
ingresos
20. Firma
ingresos
pólizas
pólizas
de
de
21.
Turna paquetes de
pólizas
22. Archiva
Fin
9
pólizas
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:
Departamento de Control Presupuestal (Ingresos)
1. Captura Ley de Ingresos autorizados por H. Consejo Universitario según “Manual para la Operación de la
Aplicación del Presupuesto de Ingresos”.
2. Actualiza Clasificador por Rubro de Ingresos de acuerdo al “Manual para la Operación de la Aplicación
Determinar Costo”, Catálogo de Partidas y Matriz de cuentas bancarias para registrar de manera armónica,
delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables.
3. Recibe Convenio de Apoyo Financiero para identificar y controlar los ingresos que percibirá la institución por
concepto de subsidios federales y estatales, los cuales se registraran en la “Aplicación Distribución de Subsidios”
según Manual del Usuario.
4. Identifica los depósitos realizados en las cuentas bancarias a nombre de la Universidad Autónoma del Estado de
Hidalgo, a efecto de clasificarlos presupuestalmente y turnarlos al Departamento de Caja General para
ingresarlos vía caja universitaria de cobro.
Departamento de Caja General ( Ingresos )
5. Cobra al usuario mediante efectivo, cheque, tarjeta bancaria, transferencia o depósito bancario según sea el caso,
a través del aplicativo denominado “Ingresos por Caja” y con base en el “Manual de usuario para Aplicación de
Ingresos por Caja”
6. Imprime recibo oficial de ingresos para entregar al usuario del servicio.
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7. Realiza diariamente al cierre de la jornada el corte de caja y emite “reporte de ingresos” para lo cual de manera
manual se efectúan las sumatorias de los recibos emitidos para cotejar con lo registrado en el sistema.
8. Imprime de la aplicación del banco “Santander-Escuelas” el reporte diario de los cobros realizados en Cajas
Universitarias por medio de tarjeta bancaria, lo cual será el complemento para el respaldo del corte junto con los
recibos impresos que emite la terminal punto de venta.
9. Entrega al Colector de Ingresos el reporte junto con los recibos, el efectivo y en su caso los cheques, reporte de
transferencias electrónicas y Boucher.
10. Deposita el efectivo en las cuentas bancarias institucionales, obteniendo como evidencia ficha de depósito
certificada por el Banco.
11. Remite diariamente al Departamento de Contabilidad el “reporte de ingresos” junto con los recibos, fichas de
depósito y en su caso reportes de transferencias y depósitos bancarios.
12. Facilita semanalmente a la Contraloría General para su revisión el reporte de ingresos.
13. En caso de realizar en la Caja de Torres de Rectoría la emisión de facturas o Comprobantes Fiscales Digitales
CFDi para los usuarios que lo requieran, se deberá:
Solicitar copia del Registro Federal de Contribuyentes, comprobante de pago del mes en curso y correo
electrónico donde se enviarán los archivos XML y PDF.
Utilizar el software de Buzón Fiscal, donde se proporciona la siguiente información: datos fiscales del cliente,
cantidad, concepto e importe del concepto a facturar, se especifica si se desglosara e I.V.A. o si es donativo, se
selecciona el tipo de pago (cheque, efectivo o transferencia electrónica) y la cuenta bancaria en la cual se realiza
el depósito y se concluye con la emisión del comprobante.
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Envía la factura o CFDi al correo electrónico que proporciona el solicitante.
Realiza dos impresiones de la factura, una para integrar el compendio mensual para enviar a Contraloría General
para su revisión y la otra impresión para el respaldo semanal que se envía al Departamento de Contabilidad para
su registro.
Resguarda electrónicamente en la aplicación, toda la información de los comprobantes emitidos para las
consultas y reportes mensuales de los comprobantes emitidos durante cada periodo.
Departamento de Contabilidad
Recibir diariamente del Departamento de Caja General el “reporte de ingresos” junto con los recibos, fichas de
depósito y en su caso reportes de transferencias y depósitos bancarios, a efecto de su registro contable
Área de Ingresos del departamento de contabilidad
Recibir documentos de ingresos registrados por cajas universitarias por pago de usuarios
Descarga del sistema de contabilidad los “reportes de ingresos” entregados por el Departamento de Caja
General.
Revisa y compara los reportes descargados del sistema de contabilidad con los recibos de ingresos
entregados por el Departamento de Caja General, por dependencia, fondo y bancos.
14. Recibir del Departamento de Control Presupuestal a través de la aplicación “Archivo de ingresos generados por
línea referenciada”.
Clasifica el archivo Excel mediante tablas dinámicas, a efecto de clasificar por partidas, programa educativo,
bancos e importes.
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Contabiliza los ingresos por fondo, función, centro de costos y cuenta contable.
Captura de pólizas de ingresos
15. Valido póliza de ingresos en el sistema de contabilidad.
16. Asigna número a las pólizas de ingresos en el sistema de contabilidad.
17. Genera paquetes de pólizas de ingresos.
18. Imprime pólizas de ingresos.
19. Firma pólizas de ingresos.
20. Turna paquetes de pólizas de ingresos al área de Integración de Pólizas para su revisión.
21. Archiva pólizas contables de ingresos.
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Solicitud del ejercicio presupuestal
Objetivo: Establecer los criterios generales para la aplicación del gasto que contribuya al desarrollo
de las funciones sustantivas y adjetivas de la UAEH.
Alcance: Comunidad Universitaria, División de Administración y Finanzas.
Fecha de Elaboración: 28/05/2014
Dirección General de
Planeación
Fecha de Actualización: 22/05/2015
1-2
Departamento de Control
Presupuestal
B
Inicio
2. Consulta
proyectos
1. Da a conocer las
dependencias
3. Elabora una hoja de
adecuación
10. Genera
solicitudes
11. Envía electrónicamente
1
14
Versión: 2
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Coordinación y
Gestores de Presupuesto
Administración de Finanzas
4. Revisa y es su caso
autoriza
7. Recibe documentos de
autorización
5. Genera formato de
autorización
8. Verifica si existe
proyecto en el sistema
6.
Envía
administrativas
9.
Recibe
administrativas
ejercicio
actas
actas
para el
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Dirección General de
Planeación
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Coordinación y
Gestores de Presupuesto
Administración de Finanzas
Departamento de Control
Presupuestal
1
12. Recibe y Revisa
NO
B
15. Revisa
el estatus
SI
SI
13.
Determina
B
NO
SI
A
A
16. Liberación al 48%
17. Liberación solicitudes
2
15
B
14. Liberación de Solicitud
24%
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Dirección General de
Planeación
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Coordinación y
Gestores de Presupuesto
Administración de Finanzas
Departamento de Control
Presupuestal
2
19. Imprime
vale
20. Entrega
vale
18. Recibe
electrónicamente
21. Recibe de los gestores
22. Verifica y Valida
23. Recibe y revisa los…
24. Recibe y Revisa exp.
3
16
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Departamento de
Contabilidad
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Departamento de Caja
Gestores de Presupuesto
General
Departamento de Control
Presupuestal
3
26. Recibe y valida el
registro al 65%
25. Entrega físicamente
27. Remite vales de caja
30. Recibe corte de vales
28. Avanza al 72%
31. Imprime estatus al
87%
29. Remite a caja general
32. Remite cheques para
firma del Director
33.
Recibe
cheques
firmados al 93%
4
17
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Departamento de
Contabilidad
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Departamento de Caja
Gestores de Presupuesto
General
4
39. Recibe transferencias
34. Clasifica cheques
40. Revisa
documentos
B
35. Entrega cheques a
beneficiarios
SI
36. Clasifica pólizas
A
37. Imprime reporte de
cheques
41. Entrega la información
al área de pólizas
5
18
38.
Envía
Departamento
Contabilidad
al
de
Departamento de Control
Presupuestal
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Departamento de
Contabilidad
5
42. Turna paquetes al
área de validación
43.
Realiza
registro
contable en el sistema de
Contabilidad
44. Imprime pólizas y
turna
al
área
de
Administración de Sistema
45. Revisa y consolida
registros contables
6
19
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Departamento de Caja
Gestores de Presupuesto
General
Departamento de Control
Presupuestal
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Departamento de
Contabilidad
6
46. Realiza correcciones
de pólizas
47. Archivar pólizas
Fin
20
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
Departamento de Caja
Gestores de Presupuesto
General
Departamento de Control
Presupuestal
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO:
Dirección General de Planeación
1. Da a conocer a las dependencias lo presupuestado los primeros días hábiles del año, en consecuencia, se
muestran solo los recursos aprobados, los cuales se podrán ejercer una vez que sea habilitada la aplicación
“Solicitud del ejercicio presupuestal”;
Gestores del presupuesto
2. Consulta proyectos autorizados;
3. Elabora una hoja de adecuación presupuestal la cual entregará en la Coordinación de Administración y
Finanzas para solicitar en caso de ser necesario el cambio o incorporación de un nuevo proyecto;
Coordinación de Administración y Finanzas
4. Revisa y en su caso autoriza las solicitudes de adecuaciones presupuestales;
5. Genera formato de autorización de alta o modificación en el presupuesto y envía a la Dirección de Recursos
Financieros;
6. Envía actas administrativas para el ejercicio de recursos específicos;
Departamento de Control Presupuestal
7. Recibe documento de autorización de alta o modificación del presupuesto;
8. Verifica si existe proyecto en el sistema del PAU a efecto de realizar los cambios, en caso contrario notifica al
gestor del presupuesto para que acuda al Departamento de Control Presupuestal a dar de alta el nuevo
proyecto autorizado por la Coordinación de Administración y Finanzas;
9. Recibe actas administrativas para el ejercicio de recursos específicos y captura información en el sistema
presupuestal
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Gestores del presupuesto
10. Genera solicitudes electrónicas para el ejercicio del presupuesto autorizado por medio de la aplicación
denominada “Solicitud del ejercicio presupuestal”;
11. Envía electrónicamente la solicitud del ejercicio presupuestal por medio de la aplicación referida;
Departamento de Control Presupuestal
12. Recibe y revisa solicitud electrónica del ejercicio presupuestal
Los datos que se verifican son el beneficiario, concepto del gasto solicitado, desglose de honorarios en caso de
aplicar, cantidad descripción y costo, proyecto, meta, actividad, fondo, función, partida presupuestal, documentación
electrónica anexa;
13. Determina si es correcta o no la información de la solicitud electrónica.
En caso de que la solicitud no contenga la información a detalle, o existan errores en el fondo, función o partida
presupuestal autorizada, se devolverá para su corrección a los gestores con la observación precisa de los motivos
del rechazo del trámite;
14. Libera solicitud electrónica ubicada en el 24%;
Coordinación de Administración y Finanzas
15. Revisa en el estatus del 36% las solicitudes electrónicas
Si son correctas las libera según la partida presupuestal correspondiente, de lo contrario se regresan al porcentaje
anterior para su modificación.
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
16. Libera electrónicamente las solicitudes de materiales y servicios profesionales, para tal efecto se activa el
estatus del 48%;
17. Libera solicitudes cuyas partidas presupuestales no corresponden a partidas de materiales y servicios
profesionales, activándose el estatus presupuestal del 60%;
Departamento de Control Presupuestal
18. Recibe electrónicamente en el estatus del 60% las solicitudes del ejercicio presupuestal revisadas en su caso
por la Coordinación de Administración y Finanzas, Dirección de Administración de Personal y Dirección de
Recursos Materiales;
Gestores del presupuesto
19. Imprime vale de caja y en su caso responsiva o respaldo correspondiente;
20. Entrega vale de caja y respaldo en el Departamento de Control Presupuestal para trámite de elaboración de
cheque;
Departamento de Control Presupuestal
21. Recibe de los gestores del presupuesto los vales de caja para tramitar la disponibilidad del recurso solicitado;
22. Verifica y valida los vales de caja junto con la documentación anexa
En el caso de gastos a comprobar se revisa vale de caja, responsiva y en su caso bitácoras, formatos de comisión,
solicitud de transferencia.
En los reembolsos, además de lo anterior, verifica de manera física y electrónica de los comprobantes.
23. Recibe y revisa los expedientes tramitados por la Dirección de Recursos Materiales;
23
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
La Dirección de Recursos Materiales deberá cumplir con los siguientes documentos: solicitud electrónica avanzada al
60%, formato de checklist, reporte de solicitud, cuadro de la comisión gasto financiamiento, orden de compra, CFDi
en formato impreso, xml y pdf adjuntos, oficio de liberación, contrato, bitácora, evidencia, VoBo. de la Dirección de
Protección Civil y/o Dirección de Proyectos y Obras en su caso, si es que aplica acta de recursos específicos;
24. Recibe y revisa los expedientes turnados por la Dirección de Administración de Personal para el pago de
honorarios, así como los vales de caja incluidos en pago vía nómina;
25. Entrega físicamente en el Departamento de Contabilidad los documentos soporte de las solicitudes
electrónicas con motivo de la elaboración de la póliza del devengado, exceptuando los gastos a comprobar y
aquellos realizados mediante transferencia electrónica.
Departamento de Contabilidad
26. Recibe y valida el registro del momento contable del devengado de las solicitudes electrónicas, para tal efecto
se activa el 65%
Departamento de Control Presupuestal
27. Remite vales de caja para visto bueno de Jefa del Departamento de Control Presupuestal, Subdirectora y
Directora de Recursos Financieros;
28. Avanza electrónicamente las solicitudes al 72%;
29. Remite al Departamento de Caja General para elaboración de cheques el corte de vales de caja junto con los
respaldos, avanzando las solicitudes electrónicas al estatus del 84%;
Departamento de Caja General
30. Recibe corte de vales de caja para la emisión de cheques de todos los fondos existentes;
31. Imprime cheques generando el estatus del 87%
Elabora póliza de cheques mediante sistema y genera reporte del total de egresos.
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DIRECIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
32. Remite cheques para firma del Director (a) de Recursos Financieros y del Coordinador de Administración y
Finanzas, 90%
33. Recibe cheques firmados al 93%
34. Clasifica cheques de acuerdo al área de entrega y se distribuyen a las cajas periféricas.
35. Entrega cheques a beneficiarios, quienes deberán firmar de recibido la póliza cheque;
36. Clasifica pólizas cheque pagadas, para generar saldos a efecto de solicitar el fondeo de las cuentas bancarias
a las que corresponden los cheques pagados;
37. Imprime reporte de cheques pagados
38. Envía al Departamento de Contabilidad para su registro contable pólizas cheque y transferencias bancarias;
Departamento de Contabilidad
39. Recibe diariamente transferencias y pólizas cheque pagadas en cajas universitarias junto con una relación que
incluye números de cheque;
40. Revisa los documentos anteriormente mencionados
En el caso que la información no esté debidamente requisitada las pólizas cheque y transferencias se regresaran al
Departamento de Caja General;
41. Entrega la información debidamente requisitada al Área de Integración de pólizas, donde se separa por fondo,
se numera consecutivamente y se integran paquetes de pólizas;
42. Turna paquetes al Área de Validación;
43. Realiza registro contable en el sistema de contabilidad;
44. Imprime pólizas contables y turna al Área de Administración del Sistema;
45. Revisa y consolida registros contables;
46. Realiza correcciones a las pólizas contables;
47. Archiva pólizas contables de egresos.
25