Auditoria del proyecto: Procedimiento reglado para analizar cualitativamente y cuantitativamente la eficiencia de un proceso, una tarea o un sistema. Las auditorias pueden ser internas o externas. Toda empresa debe tener una auditoria interna. La auditoría de proyectos puede comprender: Auditoria de proyectos o de sus fases o etapas: Consiste en evaluar el logro de los resultados y/o el cumplimiento de disposiciones aplicables relacionadas con el objeto de auditoría. Si corresponde se evaluará, la eficiencia y/o la economía con que se lograron los resultados de la fase o etapa, la utilización de los recursos, y la eficacia en el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Auditoría de la unidad gestora del proyecto: Consiste en evaluar si la organización ha diseñado e implementado sistemas eficaces; adquieren, custodian y emplean sus recursos eficiente y económicamente; y cumplen las políticas y normas de gestión de proyectos. Sistema de control de medición del desempeño: Gerencia de Procesos En éste se definen los aspectos claves de la Gerencia de los Procesos, desde el diseño del servicio hasta su prestación. Es aquí donde se examinan cómo se controlan y mejoran los procesos para superar las expectativas de los clientes y alcanzar un alto rendimiento. El puntaje otorgado a este aspecto es de 100 puntos. Impacto y Desarrollo Regional Examina las estrategias que la empresa utiliza para impulsar el desarrollo de sus proveedores y la generación de unidades productivas o prestadoras de servicios en la Región. Evalúa la conducta ética que pone de manifiesto a través de sus acciones. Su puntaje equivale a 50 puntos. Conservación del Ambiente Se especifican los requerimientos para el sistema de gestión ambiental tomando en consideración los requerimientos legislativos e información sobre los impactos ambientales significativos. Evalúa el compromiso de la organización en la conservación del ambiente y de los recursos, así como la conducta ética que pone de manifiesto. Además, examina todos aquellos aspectos ambientales que pueden ser controlados por la organización o sobre los cuales tenga influencia. El peso otorgado a este aspecto es de 50 puntos. Cabe destacar que este aspecto, al igual que el referido a Impacto y Desarrollo Regional, fue incorporado al modelo original de Malcolm Baldrige, por parte de la CVG. Resultados de Gestión Se definen los resultados que deben guiar las acciones de la empresa y evalúa el desempeño en la satisfacción de los clientes, finanzas y de mercado, recursos humanos, proveedores y resultados operativos. Los resultados del negocio responden a la calidad y profundidad de los esfuerzos de la Empresa en el resto de las categorías, es por esto que el puntaje de este aspecto equivale a 330 puntos. Modelo Excelencia de Gestión de EDELCA a. ¿Qué diferencias hay entre la auditoría del proyecto y el sistema de Control de medición del desempeño? b. ¿Qué información importante esperarías encontrar en una auditoría de proyecto? Objetivos tanto específicos como generales, justificación y alcance, datos institucionales, planeación de la auditoria c. ¿Por qué es difícil realizar una auditoría objetiva, veraz e independiente? 1. No desarrollar un plan anual de auditoría interna en base a riesgos. Hacer siempre lo mismo. Esto significa que las auditorías son “el enfoque del trabajo siempre es el mismo” o “exactamente una lista de trabajo igual a la año pasado”. . 2. No brindar servicios de consultoría. Esconderse detrás de la independencia y objetividad para no agregar valor. Nunca permitir al personal agregar valor a través de ser parte de los grupos o reuniones estratégicos. No participar en proyectos especiales. No tener presente las necesidades de nuestros clientes. 3. Incumplimiento en plazos de tiempo establecidos. No cumplir con los calendarios de trabajo, tanto trimestrales, como anuales. 4. Plan anual inflexible, no actualizado periódicamente, no tener un plan anual ajustable en base al estado actual de la evaluación de riesgo de negocio. Trabajo 5. No haber desarrollado un programa de aseguramiento y mejorar de la calidad. 6. No tener claramente definidas las medidas de desempeño del departamento. 7. Olvidarnos de las mejores prácticas y del uso de la tecnología para realizar el trabajo. Informes 8. Ser un proveedor de datos en vez de un generador de conocimientos. Desarrollo de informes kilométricos. Tales informes son tan largos y tan detallados que los usuarios navegan en un mar repleto de información. 9. Falta de relevancia - Incluir problemas insignificantes en el informe. Sin preocuparse en lo que realmente es importante. 10. Emisión de informes de auditoría tardíos. No dar seguimiento adecuado. No preocuparse de lo ocurrido después de finalizada una asignación. Norma ISO 19011 La Norma ISO 19011 no establece requisitos, sino que proporciona orientación sobre la gestión de un programa de auditoría, sobre la planificación y la realización de una auditoría del Sistema de Gestión, así como la competencia y la evaluación de un auditor y un equipo auditor. La norma ISO 19011 no es una norma certificable pero sí que puede ayudar a las organizaciones a mejorar el desempeño de los Sistemas de Gestión que se encuentren implementados en la organización. La norma se divide en cuatro capítulos principales, que son los siguientes: Principios de auditoria (Capítulo 4) Gestión del programa de auditoria (Capítulo 5) Realización de una auditoria (Capítulo 6) Competencia y evaluación de auditores (Capítulo 7) Principios de auditoría de la norma ISO 19011 Estos principios deben apoyar a la organización para alcanzar auditorías efectivas y de confianza que sirvan como herramientas para la gestión de políticas y controles. Las directrices que se establecen en los capítulos 5 al 7 de la norma se basan en los siguientes principios: Integridad. Como base del profesionalismo. Presentación honesta. Obligación de presentar los resultados de una forma veraz y detallada. Cuidado profesional. Aplicación del debido cuidado y juicio durante la auditoria Confidencialidad. Manejo seguro de la información. Independencia. Como base de la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la misma. Enfoque basado en evidencia. Método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria de confianza y repetibles, mediante un proceso de auditoria sistemático. Gestión del programa de auditoria El programa debe definir los recursos necesarios para realizarlo de forma efectiva, además de la siguiente información: Objetivo de la auditoría Extensión/número/duración/localidades a ser auditadas Procedimientos del programa de auditorías Criterios de auditoría Métodos de auditoría Selección del/os equipo/s de auditoría Recursos necesarios Procesos para el manejo confidencial de la información Realización de una auditoria Esta cláusula define las guías para organizar y realizar una auditoría conforme al programa establecido. Competencia y evaluación de auditores La confianza en el proceso de auditoría y la habilidad para alcanzar sus objetivos obedece a la competencia de las personas involucradas en la planeación y realización de las auditorías, incluyendo al equipo auditor y al líder del mismo. La competencia debe ser evaluada mediante el comportamiento personal y capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades obtenidas mediante la educación, la experiencia laboral, capacitación como auditor, entrenamiento y experiencia en auditorías. El proceso de evaluación debe incorporar las siguientes etapas: 1. Establecer la competencia del personal auditor para cumplir con las necesidades del programa de auditoría 2. Determinar los criterios de evaluación 3. Escoger el método apropiado de evaluación 4. Realizar la evaluación El resultado de este proceso debe proveer las bases para: Seleccionar los miembros del equipo auditor Determinar la necesidad para mejorar las competencia Evaluar permanente el desempeño de los auditores
