Avance006 - psproject - tesis de grado oscar amelunge

FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera Ingeniería de Sistemas
MODALIDAD DE GRADUACIÓN
Proyecto de Grado
“Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y
Configuración del software Openbravo ERP para la
gestión de Contabilidad General y Ventas en la empresa
P&S”
Juan Carlos Fernández Vaca
Santa Cruz - Bolivia
2010
FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera Ingeniería de Sistemas
MODALIDAD DE GRADUACIÓN
Proyecto de Grado
“Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y
Configuración del software Openbravo ERP para la
gestión de Contabilidad General y Ventas en la empresa
P&S”
Oscar Marcos Amelunge Ruiz
NR. 2003210474
Proyecto de Grado para optar al
grado de Licenciado en Ingeniería de Sistemas
Santa Cruz - Bolivia
2010
ABSTRACT
TITULO
AUTOR
: Análisis de requisitos, Modelado de Procesos y
Configuración del software Openbravo ERP para la
gestión de Contabilidad General y Ventas en la
empresa P&S.
: Oscar Marcos Amelunge Ruiz.
PROBLEMATICA
El presente documento, describe la realización de cada una de las etapas de la
implementación en cuanto a la Gestión de Contabilidad General y Gestión de
Ventas, para poner en funcionamiento el sistema Openbravo ERP en la empresa
P&S. OpenBavo es un sistema ERP de código abierto desarrollado en JAVA, lo
cual le da una gran flexibilidad en comparación con otros ERP propietarios. La
metodología empleada, es ASAP, Accelerated SAP que se adapto para el
presente trabajo y para el ERP. La primera parte del trabajo describe en detalle
la planificación y preparación del Proyecto, así como la principal herramienta,
Openbravo ERP. La segunda parte, está orientada al diseño y realización, dónde
se define el modelo del negocio y se configura el sistema en base los procesos
identificados. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la
configuración para salir en productivo con una versión beta.
OBJETIVO
Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a
estos configurar el software Openbravo ERP para la gestión de contabilidad
general y ventas de la empresa P&S.
CONTENIDO
a) Plan del Proyecto; b) P&S; c) Openbravo ERP; d) Metodología ASAP e)
Preparación del Proyecto; f) Modelado del Negocio; g) Configuración de
Openbravo ERP h) Pruebas del sistema; i) Conclusiones y Recomendaciones.
CARRERA
PROFESOR GUIA
DESCRIPTORES O TEMAS
E-MAIL
FECHA
: Ingeniería de Sistemas
: Lic. Luis Marcelo Suarez Vaca-Rivera.
: Calidad, Estándares, Pruebas.
: [email protected]
: Julio de 2010.
AGRADECIMIENTO
En esta sección se realizara el agradecimiento correspondiente
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ..................................................................................................................................................... 1
PARTE I ......................................................................................................................................................... 2
1. PLAN DE PROYECTO ............................................................................................................................ 3
1.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 3
1.2. DEFINICION DEL PROBLEMA ........................................................................................................ 3
1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA ......................................................................................................... 3
1.4. SITUACION DESEADA ....................................................................................................................... 4
1.5. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 4
1.5.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 4
1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................................. 4
1.6. ALCANCE .............................................................................................................................................. 5
2. P&S ............................................................................................................................................................. 6
3. OPENBRAVO ERP .................................................................................................................................. 7
3.1. SOFTWARE ERP .................................................................................................................................. 7
3.2. CARACTERISTICAS DE UN ERP ..................................................................................................... 7
3.3. OPENBRAVO ERP ............................................................................................................................... 9
3.4. HISTORIA DE OPENBRAVO ............................................................................................................. 9
3.5. CARACTERÍSTICAS OPENBRAVO ............................................................................................... 10
3.6. AREAS DE APLICACIÓN DE OPENBRAVO ................................................................................ 10
3.6.1. GESTIÓN DE DATOS MAESTROS .............................................................................................. 11
3.6.1.1. CONFIGURACIÓN DE TERCEROS .......................................................................................... 11
3.6.1.2. PRODUCTOS ................................................................................................................................. 12
3.6.2. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD ............................................................................ 13
3.6.2.1. CONTABILIDAD .......................................................................................................................... 13
3.6.2.2. GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS ............................................................................................. 14
3.6.2.3. GESTIÓN DE ACTIVOS .............................................................................................................. 15
3.6.3. GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO ...................................................................................... 15
3.6.3.1. PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................................................... 16
3.6.3.2. ALBARÁN(PROVEEDOR) .......................................................................................................... 16
3.6.3.3. FACTURA (PROVEEDOR) ......................................................................................................... 16
3.6.4. GESTIÓN DE ALMACENES .......................................................................................................... 16
3.6.5. GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN ................................................................................................. 17
3.6.6. GESTIÓN DE VENTAS ................................................................................................................... 17
3.6.6.1. PEDIDO DE VENTA ..................................................................................................................... 17
i
3.6.6.2. ALBARÁN (CLIENTE) ................................................................................................................. 18
3.6.6.3. FACTURAS (CLIENTE) ............................................................................................................... 18
3.6.7. GESTIÓN DE PROYECTOS Y SERVICIOS ................................................................................ 18
4. METODOLOGÍA ASAP ........................................................................................................................ 19
4.1. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................. 20
4.2. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO ................................................................................................... 21
4.3. FASE 3 - REALIZACIÓN ................................................................................................................... 21
4.4. FASE 4: PREPARACIÓN FINAL ...................................................................................................... 22
4.5. FASE 5: PUESTA EN MARCHA Y SOPORTE ............................................................................... 22
ii
RESUMEN
El presente documento, describe la realización de cada una de las etapas durante la
implementación en cuanto a la Gestión de Contabilidad General y Cuentas por Pagar se
refiera, para poner en funcionamiento el sistema Openbravo ERP en la empresa de P&S.
La metodología a emplear, es ASAP, Accelerated SAP, metodología que proveerá un
marco de referencia para la realización de etapas y tareas de la presente implementación.
La primera parte describe en detalle la planificación del Proyecto, además de contener un
marco teórico que da referencia acercar del software Openbravo ERP, la metodología a
utilizar ASAP, así como la empresa donde se pondrá en funcionamiento el ERP.
La segunda parte, está orientada al análisis del negocio, diseño de procesos y
configuración de los módulos de contabilidad general y de ventas del ERP. Una serie de
pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuración para tener una versión en
funcionamiento del software.
En la tercera parte, se describen las conclusiones y recomendaciones derivadas de las
experiencias del presente proyecto.
1
PARTE I
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
1. PLAN DE PROYECTO
1.1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad las grandes disciplinas empresariales como la contabilidad, las finanzas,
los modelos de inventarios, modelos de presupuesto, etc. han alcanzado un alto nivel de
estandarización, debido a la eficiencia que presentas, en consecuencia toda la tecnología
de conocimiento que estas abarcan ha sido plasmada en productos de software
parametrizables.
Un ejemple de esta situación puede ser claramente observado en los Sistemas de
planificación de recursos empresariales o por su siglas en ingles E.R.P.
1.2. DEFINICION DEL PROBLEMA
La empresa P&S es una PYME que se especializa en la fabricación y venta de artesanías
en porcelana fría, cuenta con una amplia gama de productos los cuales están a la venta en
tres sucursales.
Actualmente el registro de venta de productos en la empresa P&S es realizado utilizando
planillas de Excel. En cada una de sus sucursales se registran las ventas del día y al final
de la jornada laboral se procede a los respectivos cierres de caja, se envía por correo
electrónico las planillas de Excel a la administradora, al día siguiente o dependiendo de
la carga de trabajo, la administradora utiliza las planillas de Excel como información de
entrada en su sistema contable. P&S cuenta con un sistema contable el cual es una
aplicación WINDOWS de escritorio que fue implementada solamente para el manejo de
la contabilidad, no cuenta módulos de ventas por lo cual la información concerniente a
las ventas debe ser introducida en el sistema contable de forma manual, dicha situación
conlleva en un manejo contable poco eficiente y poco fiable.
1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA
El problema principal de P&S es la falta información contable oportuna que refleje las
ventas en forma inmediata (en línea) y permita la generación de reportes contables tanto
para los administrativos de la empresa como para las entidades reguladoras del gobierno.
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Las planillas de Excel para el registro de ventas y la carga manual de estos datos al
sistema contable, significan un proceso lento y poco fiable debido a que los archivos de
Excel se pueden corromper y la información de los mismos es fácilmente manipulable.
Dentro de la problemática actual de la empresa frente a la gestión contable y gestión de
ventas se pueden destacar los siguientes puntos:
 No existe integración contable automática de las ventas que realizan las sucursales.
 Falta de información contable oportuna y confiable.
 Demora en el proceso de cierre contable.
Los propietarios de P&S pretenden expandir su negocio con la apertura de 2 sucursales
mas, lo que se traducirá en mas ventas y por ende mayor flujo de información, por lo
tanto se han visto en la necesidad de cambiar su actual sistema contable por un ERP que
les permita reflejar de manera automática, eficiente e inmediata las ventas realizadas en
sus distintas sucursales, para lo cual han elegido “Openbravo ERP”.
1.4. SITUACION DESEADA
Contar información contable fiable y oportuna que refleje las ventas en forma inmediata
y permita la generación de reportes contables tanto para los administrativos de la empresa
como para las entidades reguladoras del gobierno.
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos
configurar el software Openbravo ERP para la gestión de contabilidad general y ventas
de la empresa P&S.
1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los objetivos específicos que se pretenden alcanzar son:
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 Recopilar los requisitos empresariales de P&S.
 Analizar los requisitos empresariales.
 Crear un modelo de los procesos de negocio de P&S.
 Instalar y configurar Openbravo ERP en base al modelo de los procesos del negocio.
1.6. ALCANCE
Módulos
El alcance está definido por los “modulo de Gestión Financiera y Contabilidad y el
modulo de Gestión comercial y CRM de Openbravo ERP” siendo estos módulos de
Openbravo bastante amplios, se definirá que sub módulos se implementaran de acuerdo a
los requerimientos de P&S.
Reportes
Es importante mencionar que el presente trabajo de grado solo comprenderá la los
reportes que Openbravo tiene por defecto para los módulos anteriormente mencionados.
Localización
Es necesario realizar las correspondientes adaptaciones al ERP para que este trabaje de
acuerdo a la legislación boliviana, tipo de moneda, no se tomara impuestos y retenciones
debido a que P&S es una empresa correspondiente al Régimen Tributario Simplificado.
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2. P&S
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3. OPENBRAVO ERP
3.1. SOFTWARE ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise
Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan
muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos
de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes
son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad
(de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica),
inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP
como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple
programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre
únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de
gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra
uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica
la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el
tiempo".(WIKIPEDIA)
3.2. CARACTERISTICAS DE UN ERP
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es
que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:
Integrales
Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos
los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente
haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de
producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto,
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cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un
ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados,
con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el
margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea
un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no
se manipula y se encuentra protegida.
Modulares
Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran
interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad
se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén,
recursos humanos, etc.
Adaptables
Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra
por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las
salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible
que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP
más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de
cada empresa.
Otras características destacables de los sistemas ERP son:
- Base de datos centralizada.
- Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
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- En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
- Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de
bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en
este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
- La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas
empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales
especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un
sector (los más utilizados). Wikipedia
3.3. OPENBRAVO ERP
Openbravo ERP Comunity Edition es una aplicación de código abierto de gestión
empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño.
Openbravo es una aplicación con arquitectura cliente/servidor web escrita en Java. Se
ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle.
Actualmente se encuentra disponible en español, inglés, italiano, portugués, ruso,
ucraniano y francés. wikipedia
3.4. HISTORIA DE OPENBRAVO
Se desarrolló en un principio por dos profesores de la Universidad de Navarra, los dos
involucrados desde mediados de los años 1990 en la gestión de la universidad. Usaron
como base Compiere y orientaron el proyecto como una aplicación Web. La idea se
realizó en una nueva compañía nombrada en su momento Técnica (ahora conocida cómo
Openbravo S.L.) fundada en agosto del 2001 por Serrano, Ciordia y Aguinaga. El
producto resultante fue un nuevo ERP.
Actualmente Openbravo ERP consta de dos versiones; Openbravo Community Edition
(libre y gratuita) y Openbravo Network Edition (con elementos privativos y comercial).
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3.5. CARACTERÍSTICAS OPENBRAVO
Las principales características técnicas de Openbravo ERP son:
- Codigo abierto
3.6. AREAS DE APLICACIÓN DE OPENBRAVO
Openbravo está desarrollado para abarcar una amplia funcionalidad de negocio que trata
de cubrir todas las áreas de aplicación de un sistema de gestión empresarial.
http://www.openbravo.com/es/product/erp/functionality/
Las áreas de aplicación que cubre Openbravo pueden ser apreciadas en el gráfico
siguiente:
Cada una de las áreas que negocio que cubre Openbravo, son correspondientes a un
modulo del sistema. Como se ve en la figura el modulo base de Openbravo corresponde a
la Gestión de Datos Maestros y sobre este se asientan las funcionalidades del resto de la
plataforma.
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Dentro de los módulos funcionales el modulo central es el de Gestión financiera y
Contabilidad, sobre el cual se reflejan los procesos realizados por el restos de los
módulos funcionales.
3.6.1. GESTIÓN DE DATOS MAESTROS
Los datos maestros son los datos que dirigen un negocio (datos de clientes, productos,
proveedores, etc.). Jane Griffin, columnista de DMReview, define los metadatos como
“la información necesaria para crear y mantener un “sistema de registro” a nivel
empresarial en las compañías de actividad central, con el fin de capturar transacciones
empresariales y calcular los resultados de tales compañías”
Openbravo ERP dispone de una serie de datos maestros que constituyen la fuente central
de información para los procesos de gestión soportados en el sistema.
Entre los que destacan:
3.6.1.1. CONFIGURACIÓN DE TERCEROS
Son todo tipo de personas o empresas que tienen algún tipo de relación económica con la
propia empresa. Los datos maestros más destacados para configurar terceros son:
Grupos de terceros: se utiliza para clasificar los terceros mediante grupos. Por ejemplo,
en cualquier empresa se podrían crear al menos los siguientes grupos: clientes,
proveedores y empleados.
Calendario de facturación: permite definir el calendario de facturación que se podrá
aplicar a los clientes a través del proceso de facturación automatizado. Los calendarios
más comunes son: mensual, quincenal, semanal o diario.
Condiciones de pago: permite definir los plazos de pago o cobro que se podrán asociar a
los proveedores y clientes, respectivamente. Por ejemplo, pago a 30 días.
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Rappels: permite definir reglas de rappel que se podrán asociar a los terceros. Éstos se
liquidan periódicamente en base a las facturas del periodo asociadas al tercero.
Habitualmente los rappels se definen en tramos, de forma que se pueda bonificar
gradualmente a los clientes en función de las compras que han hecho.
Descuentos: permite definir descuentos en factura que se podrán asociar a los terceros.
Este tipo de descuentos se generarán al completar la factura y aparecerán como una línea
más de ésta.
Categoría salarial: permite definir diferentes categorías salariales de los empleados de la
empresa. Cada categoría tendrá un coste asociado que se podrá utilizar, por ejemplo, para
obtener informes de rentabilidad de proyectos en los que los recursos humanos que hayan
trabajado en él hayan imputado tiempo.
3.6.1.2. PRODUCTOS
Son los elementos que serán comprados, fabricados o vendidos por la empresa. Los
productos pueden ser físicos o también servicios. los datos maestros más destacados para
configurar productos son:
Categoría de producto: se utiliza para clasificar los productos mediante categorías. Por
ejemplo, se puede clasificar el catálogo de productos en: productos y servicios.
Unidad de medida: permite definir las unidades de medida de los productos. Estas
unidades se utilizarán para definir el precio de compra o de venta de los productos así
como para definir otras unidades por las que podrá ser comprado o vendido un producto.
Por ejemplo, un producto puede tener la tarifa en la unidad unidad pero poderse comprar
en cajas de 10 unidades y venderse en packs de 3.
Conjuntos de atributos y atributos: se utilizan para añadir información que permita
caracterizar a una unidad de producto durante todo su ciclo de vida desde el momento en
el que se da entrada de éste en el almacén de la empresa. Cada producto puede tener
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asociado un conjunto de atributos que a su vez está definido mediante una lista de
atributos. De esta forma, estos atributos están vinculados a la instancia del producto que
se ha recepcionado y perduran en él durante todo su ciclo de vida. Un ejemplo de un
conjunto de atributos es el número de serie de un producto, su fecha de caducidad o el
número de lote.
Tarifas: son los distintos precios asociados a la compra / venta de productos. Una tarifa
es una lista de pares producto-precio, ya sea de compra o de venta, que luego se va a
relacionar con los proveedores y clientes, respectivamente.
Esquema de tarificación: son esquemas de variación de precios, que se utilizarán para
generar nuevas versiones de tarifa a partir de otras, aplicándoles esa variación.
A su vez, cada uno de estos elementos tiene asociado una serie de datos maestros que se
utilizan para configurarlos. A continuación se destacan los siguientes:
http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Master_data_management/es
3.6.2. GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABILIDAD
3.6.2.1. CONTABILIDAD
En Openbravo ERP la contabilización de las transacciones registradas en los procesos de
gestión (facturas de venta y compra, cobros y pagos, etc.) es automática generándose los
apuntes de cada una de estas. Este módulo permite explotar la información referente a la
contabilidad así como realizar asientos manuales para los casos en los que no se efectuará
ningún pago ni cobro. Las funcionalidades más destacadas de este módulo son las
siguientes:
Asientos manuales: permite generar asientos manuales. Esta funcionalidad se utilizará
únicamente cuando el asiento no haga referencia a un cobro ni un pago.
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Presupuestos: permite registrar los presupuestos de la empresa.
Para estas funcionalidades listadas arriba así como para contabilizar correctamente las
transacciones de gestión, se requiere la configuración de los siguientes elementos:
Esquema contable: es el esquema de las cuentas contables que se utilizarán en la
empresa para la contabilización de las transacciones de gestión.
Calendario anual y periodos: permite configurar los ejercicios y los periodos de éstos.
Además, cada periodo puede estar abierto o cerrado lo que implica que se permita
registrar los asientos en éste o no, respectivamente.
Concepto contable: permite configurar los conceptos contables que se utilizarán en las
liquidaciones manuales. Un concepto contable es un elemento que permite seleccionar
una cuenta contable mediante un sinónimo. Es una forma de facilitar la selección de
cuentas contables a los usuarios del sistema.
Categorías de impuesto: permite configurar las categorías de impuesto que aplican en la
empresa.
Rango de impuesto: permite configurar los impuestos que aplican en la empresa. Éstos
están vinculados a una categoría de impuesto y pueden estar compuestos de dos
impuestos.
3.6.2.2. GESTIÓN DE COBROS Y PAGOS
En este bloque cabe destacar las siguientes funcionalidades:
Extracto bancario: permite conciliar cobros/pagos pendientes con movimientos
bancarios. Para ello, el usuario puede seleccionar el efecto1 a cancelar o bien crear uno
nuevo. Una vez la conciliación está completa, se procesa, y se generan automáticamente
las liquidaciones dónde se reflejan los efectos cancelados.
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Diario de caja: permite conciliar cobros/pagos pendientes con movimientos de la caja.
Su funcionamiento es similar al extracto bancario.
Remesas: permite agrupar el pago de diferentes facturas que será gestionado por el banco
de la empresa.
Liquidación: permite transformar efectos, agrupando varios en uno solo (por ejemplo,
para la liquidación de más de una factura en un pago único) o dividiendo un efecto en
varios (por ejemplo, para el pago fraccionado de una factura). El sistema valida que la
suma de los efectos a cancelar sea igual a la suma de los efectos generados.
Liquidación manual: permite crear efectos que posteriormente serán cobrados o
pagados mediante el extracto bancario o el diario de caja.
3.6.2.3. GESTIÓN DE ACTIVOS
Este módulo permite definir los activos de propiedad de la empresa así como su plan de
amortización. La contabilización de las amortizaciones en el Libro Mayor se realizará de
forma automática por Openbravo ERP.
La ventana más relevante de este módulo es la siguiente:
Activos: permite definir los activos de la empresa.
Categoría de activos: permite clasificar los activos de la empresa en distintas categorías.
Una categoría se define por un nombre.
http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Financial_management/es
3.6.3. GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Este módulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de compra de
productos: pedido, albarán y factura de compra. Este módulo está inter-relacionado con
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los módulos de gestión de almacenes, económico-financiero y gestión de proyectos y
servicios.
Las funcionalidades que realiza son las siguientes:
3.6.3.1. PEDIDO DE COMPRAS
Un pedido de compra es un documento que especifica los bienes pedidos a un proveedor
así como el precio, términos y condiciones del mismo. En Openbravo ERP, un pedido se
compone de una cabecera y una serie de líneas; cada una correspondiente a un producto
dentro del pedido.
3.6.3.2. ALBARÁN(PROVEEDOR)
Un albarán de compra es un documento que especifica los bienes recibidos de un
proveedor. Una vez este documento es guardado y completado, la cantidad en stock del
producto en el almacén se actualiza. Un albarán se compone de una cabecera y unas de
líneas donde se especifican los productos y cantidades de entrada así como su almacén y
hueco al que es almacenado el producto.
3.6.3.3. FACTURA (PROVEEDOR)
Las facturas de compa son documentos contables de los bienes enviados por un
proveedor. Indican la cantidad y precio de cada elemento recibido. En Openbravo ERP,
una factura se compone de una cabecera y una serie de líneas donde se especifican cada
uno de los productos y cantidades facturadas.
http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Provisioning_management/es
3.6.4. GESTIÓN DE ALMACENES
El módulo de gestión de almacenes recopila las ventanas referentes a diferentes procesos
tales como movimientos de productos entre almacenes, regulaciones de inventario,
entradas de material, etc.
Las funcionalidades de este módulo son las siguientes:
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Almacén y huecos: permite definir la estructura de los almacenes de la empresa y las
ubicaciones físicas donde se almacenará el material dentro de los mismos.
Inventario físico: permite registrar inventarios físicos (regulaciones de inventario), y
actualizar el stock de productos con las cantidades introducidas.
Movimiento entre almacenes: permite realizar un movimiento de productos entre
almacenes, actualizando las cantidades en stock de cada producto en ellos.
Albarán logístico entrada: permite hacer una entrada de productos al almacén sin que
provengan de un pedido de compra. El funcionamiento de esta ventana es muy similar a
la ventana “Albarán (proveedor)”.
Producción BOM: permite realizar ensamblajes de productos compuestos (o listas de
materiales) actualizando el stock de los almacenes (se añade un nuevo producto
compuesto y se restan las cantidades de los productos que lo componen).
Generar coste medio: proceso que permite valorar el stock de los almacenes. La
valoración se hace a precio de compra.
http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Warehouse_management/es
3.6.5. GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN
3.6.6. GESTIÓN DE VENTAS
Este módulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de venta:
pedido, albarán y factura de venta. Este módulo está inter-relacionado con los módulos de
gestión de almacenes, económico-financiero y gestión de proyectos y servicios.
Las funcionalidades más importantes de este modulo son:
3.6.6.1. PEDIDO DE VENTA
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Un pedido de venta es un documento usado para anotar peticiones de clientes. En
Openbravo ERP un pedido de venta se compone de una cabecera y una serie de líneas
producto-cantidad.
3.6.6.2. ALBARÁN (CLIENTE)
El albarán de cliente es un documento que permite gestionar y procesar los distintos
productos que serán enviados a un cliente y que por tanto serán descontados del almacén.
En Openbravo ERP un albarán de cliente se compone de una cabecera y un conjunto de
líneas de albarán, que relacionan el pedido con sus productos así como con las cantidades
enviadas.
3.6.6.3. FACTURAS (CLIENTE)
Las facturas de venta son documentos contables de los bienes enviados a un cliente.
Indican la cantidad y precio de cada elemento enviado. En Openbravo ERP una factura se
compone de una cabecera y una serie de líneas donde se especifican cada uno de los
productos y cantidades facturadas.
3.6.7. GESTIÓN DE PROYECTOS Y SERVICIOS
HOHAFLJAFJ
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4. METODOLOGÍA ASAP
La metodología de implantación a seguir es ASAP, Accelerated SAP [ASAP] que es una
solución de SAP para implantaciones rápidas y eficientes en un entorno empresarial.
Consiste en una guía paso a paso a través de cada una de las fases del proyecto.
Combina una tecnología probada con herramientas, servicios y gestión de calidad para
optimizar las implementaciones de R/3. Ofrece ayuda a la gestión de proyectos. La
ventaja
principal es que ASAP se centra específicamente en las implementaciones
rápidas de SAP, se apoya en las experiencias de los consultores y permite, gracias al
roadmap, o plano del proyecto, el equipo del proyecto tenga siempre una visión global de
lo que sucede en el proyecto.
Entre los conceptos generales de la Metodología ASAP tenemos:
- Organización por procesos.
- Definición del modelo.
- Prototipo Iterativo.
- Gestión por entregables y uso de aceleradores.
- Uso de herramientas de soporte.
- Escalabilidad - puede fácilmente adaptarse a proyectos grandes o pequeños.
- Orientación por Temas - definición de competencias necesarias para desarrollar cada
tarea o actividad.
El modelo de implantación consta de las siguientes fases:
 Preparación de Proyecto
 Diseño del Negocio
 Parametrización
 Preparación Final
 Salida en Productivo y Soporte
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Estas fases se pueden apreciar en el siguiente gráfico de rutas o “Roadmap” como lo
llama ASAP.
Gráfico 2.
“Roadmap” de ASAP
4.1. FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO
El objetivo de esta fase es proporcionar la planificación y preparación inicial para el
proyecto de implantación del ERP para la Gestión de Contabilidad General y Cuentas por
Pagar. Aunque cada proyecto de SAP tiene sus propios objetivos, su propio alcance y sus
propias prioridades, los pasos de la fase 1 permiten identificar y planificar las principales
áreas de atención que se deben tener en cuenta.
Al preparar la implementación del ERP, hay algunos temas importantes que deben
plantearse al principio del proyecto, entre ellos:
- Definir las metas y los objetivos del proyecto
- Especificar el alcance de la implementación
- Definir la estrategia de implementación
- Definir la planificación global del proyecto y su secuencia de implementación
- Establecer la organización del proyecto
- Asignar los recursos al proyecto
La fase 1 consiste en los siguientes pasos de trabajo:
- Planificación del proyecto inicial
- Procedimientos del proyecto
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- Lanzamiento o Inicio del proyecto
- Planificación de requerimientos técnicos
- Entrenamiento del equipo
- Control de calidad
4.2. FASE 2 - DISEÑO DEL NEGOCIO
El objetivo de esta fase es crear una documentación detallada de los resultados
recopilados durante las sesiones de trabajo de los requerimientos iniciales. Por otro lado,
también se documentan los requerimientos de los procesos de la empresa organizados por
módulos y submódulos (Contabilidad Financiera : Contabilidad General – Gl y Cuentas
por Pagar - AP). A través de toda esta información es posible alcanzar una percepción
común de la forma en que la empresa pretende realizar sus funciones dentro del sistema
SAP.
En esta fase, también se realizan las actividades siguientes:
- Refinamiento de los objetivos y las metas iniciales del proyecto
- Definir Organización jerárquica
- Definición de Procesos
- Talleres de procesos
- Establecimiento del entorno de desarrollo
- Definición del alcance de la configuración base
- Definición de Interfases, Conversión, etc.
- Aprobación procesos
- Control de Calidad
4.3. FASE 3 - REALIZACIÓN
El objetivo de esta fase es implementar los requerimientos empresariales y de procesos a
partir del plano empresarial. Los objetivos son la implementación final en el sistema, la
realización de una prueba general y la liberación del sistema para la operación (de puesta
en marcha) del sistema productivo. El equipo de proyecto recibe conocimientos
relevantes.
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Se configura el sistema en dos paquetes de trabajo: configuración base (alcance principal)
y final (alcance restante). De tal modo, podrá empezar a trabajar en los otros paquetes de
trabajo una vez confirmada la configuración base.
- Configuración base
- Configuración final
- Desarrollos
- Prueba integral
- Control Calidad
4.4. FASE 4: PREPARACIÓN FINAL
El propósito de esta fase es culminar la preparación final, que incluye las actividades de
prueba, capacitación de los usuarios, gestión del sistema y transposición, para su
disponibilidad y puesta en marcha. Esta fase de preparación final sirve también para
resolver todos los asuntos pendientes decisivos. Después de finalizar satisfactoriamente
esta fase, los usuarios estarán en condiciones de utilizar el sistema SAP en la empresa
- Ejecución de Conversiones
- Capacitación de usuarios finales
- Establecimiento de Help Desk
- Plan de Contingencias
- Prueba entorno técnico
- Aprobación para “Salida en producción”
- Control Calidad.
4.5. FASE 5: PUESTA EN MARCHA Y SOPORTE
El objetivo de esta fase es pasar al entorno productivo operativo. Para ello, es necesario
definir una organización de soporte a los usuarios, no sólo para los primeros días
decisivos del modo productivo, sino también para proporcionar soporte a largo plazo.
Durante esta fase, los usuarios del Sistema SAP se plantean múltiples preguntas. Debe
haber una organización de soporte al usuario sólida y de fácil acceso. Esta fase también
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sirve para supervisar las transacciones del sistema y optimizar el rendimiento global del
mismo. Se da por terminado el proyecto de implantación.
- Comienzo Operaciones.
- Soporte a Producción.
- Transferencia del proyecto al cliente.
- Control
Calidad.
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PARTE II
MODELADO
DEL
NEGOCIO
Y
REALIZACIÓN
5. PREPARACIÓN DEL PROYECTO
6. MODELO DEL NEGOCIO
7. CONFIGURACIÓN DE OPENBRAVO ERP
8. PRUEBAS DEL SISTEMA
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