Material 1 Los 7 pasos en el proceso de planificación VF

Diplomado en Gestión Escolar con Liderazgo Pedagógico
Módulo 3 - Material S43
Los 7 pasos básicos en el proceso de planificación
La planificación es el proceso de
evaluación de los objetivos de tu
empresa y la creación de un plan de
negocio realista, donde debes escribir
tus planes de acciones acordes con tus
estrategias para poder alcanzar los
objetivos planteados. Al igual que en un
plan de negocio, en un proceso de
planificación, debes tener en cuenta,
entre de tus estrategias, los periodos a
corto, mediano y largo plazo. A
continuación, se mencionan algunos
puntos clave para realizar un proceso de
planificación que implica la creación de
una hoja de ruta que debe describir cada
tarea que se debe realizar para poder
alcanzar tus objetivos generales.
1. Establecer Objetivos
El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación
es identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa. En esta parte, se debe
incluir una descripción detallada de cada meta, detallar las diversas razones de su
selección y cuáles son los resultados esperados para cada una de dichas metas. Los
objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos y no cualitativos.
Ejemplo: aumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un período de 12
meses en relación con el cierre económico del año anterior.
2. Identificación de los recursos
Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus
proyecciones financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento. Ejemplo
(basándonos en el objetivo del paso 1): identificar y cuantificar, tanto en personas como
en costos, cuántas personas del equipo de ventas se van a requerir para cumplir con
dicho objetivo de aumentar las ventas en un 25%.
3. Establecer las tareas de objetivos relacionados
Para evitar que tu equipo colapse y lograr que las gestiones de todos sean eficientes, cada
meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallados. Con este paso,
lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal
punto que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante).
Ejemplo: si tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%, un gerente tendrá que
delinear las tareas necesarias para cumplir con ese objetivo y, basándonos en el paso
anterior donde previamente ya analizó la cantidad de personal comercial que debe contar
para cumplir con las metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser aumentar en un
3% el personal de ventas por meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación
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con la motivación de mi personal, se puede complementar con desarrollar un plan de
capacitación sobre técnicas de entrenamiento de ventas avanzadas.
4. Priorizar objetivos y tareas
Si ya establecimos las metas y los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos
objetivos e identificado las tareas a ejecutar por objetivo, ahora, el siguiente paso es
priorizar metas y tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se
consideran más importantes deberán ser abordadas y completadas primero. En este
proceso de priorización, también, debes precisar los pasos necesarios para completar cada
una de las tareas para alcanzarlas. Ejemplo: si tu objetivo es incrementar las ventas en
un 25% y una tarea asociada es aumentar el personal de ventas, tu empresa
necesitará conocer cuáles son los pasos en orden cronológicos para lograr ese
objetivo general.
5. Crear actividades y calendario
A medida que van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos,
es imperioso crear un calendario donde no solamente se describe cada actividad, sino
también establecer quién o quiénes serán los responsables en su ejecución y cuál es la
fecha tope de finalización, esto con el fin de cumplir con los términos generales de la
empresa.
Es indispensable que cada superior conozca y tenga claramente identificadas las
habilidades de cada uno de los miembros de su equipo de ventas para que, en el momento
de asignar una tarea a un individuo del equipo, nos aseguremos de que este será capaz
de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo previsto sin ocasionar descontentos dentro del
equipo. Ejemplo: el gerente de ventas puede asignar cuotas mensuales de ingresos
adicional como incentivo para mantener el rumbo hacia el objetivo de aumentar las
ventas en un 25%
6. Establecer métodos de evaluación
Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia sobre cómo será la metodología
de evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las
metas a lo largo del período de tiempo establecido. Con la medición y supervisión continua
de los resultados ejecutados, podrás identificar resultados no deseados a tiempo y
reaccionar con las acciones correctivas indicadas. Ejemplo: solicitar un informe mensual
de la situación de progreso de cada meta a los jefes de departamento por equipo
establecido.
7. Identificar alternativas de acción
No se trata de ser pesimistas, pero es importante prever. Incluso, los mejores planes, en
muchas ocasiones, pueden cambiar de rumbo, pues se pueden presentar acontecimientos
imprevistos, porque el mercado es dinámico, cambiante y siempre se ve influenciado por
situaciones que pueden estar fuera de tu control. Un plan de gestión debe incluir un plan
de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser alcanzados.
Ejemplo: definir cursos de acción alternativos que se puedan incorporar en cada
segmento del proceso de planificación o para el plan en su totalidad.
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Para lograr que se cumplan estos siete pasos básicos de todo proceso de planificación, el
ingrediente clave es el equipo de empleados que estén bajo nuestra gerencia.
Cómo construir el trabajo en equipo fuerte
La construcción de un fuerte trabajo de equipo comienza desde el momento en que se
establecen niveles de confianza y políticas claras de comunicación. Cada miembro de un
equipo confía plenamente en sus otros compañeros de trabajo, y siempre se mantiene
como prioridad la comunicación clara y frecuente. Esto fortalecerá tu trabajo en equipo.
Como responsable de tu equipo, debes asegurarte de que cada miembro aporte ideas, y
comparta y colabore con el resto de sus compañeros. Además, debes estimular y
reconocer el trabajo en equipo y, si identificas algún roce o conflicto entre algunos
miembros de tu equipo, es importante que lo resuelvas de forma inmediata con sinceridad
y honestidad. Crear metas y objetivos claros y reconocibles, y siempre escuchar los
comentarios de cada miembro del equipo son claves fundamentales que nunca deben
faltar. Fomenta la cooperación entre los miembros del equipo para asegurar la sinergia de
todos los recursos y materiales que necesiten para tener éxito y alcanzar los objetivos
trazados.
Editado de Magneta Branding & Planificación (2020). Los 7 pasos básicos en el proceso
de planificación. Recuperado de https://magentaig.com/los-7-pasos-basicos-en-elproceso-de-planificacion/ [Consulta: 07 de julio de 2020]
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