PERFIL DE CARGO: Asistente Administrativo H.S.A. Laboratorio S. Pública I. Antecedentes Generales Nombre del Cargo ASISTENTE ADMINISTRATIVO LABORATORIO Dependencia Departamento de Acción Sanitaria Jefe Directo Jefe Laboratorio Grado Administrativo, Honorarios Suma Alzada (313.500 Mensual Bruto) Cargo que lo reemplaza Funcionarios Laboratorio Cargos que supervisa No supervisa II. Requisitos Formales Estudios Requeridos Poseer Título de Secretaria otorgado por un Liceo Técnico o Técnico Profesional reconocido por el Estado. Estudios de Especialización, Capacitación Computación nivel medio o avanzado: procesador de texto (Word), planillas de cálculo (Excel), Power Point y sistema Windows. Trayectoria Laboral Experiencia mínima 1 año Experiencia En el ámbito público o privado Otros Manejo de archivos Atención de público III. Objetivos del Cargo Personal administrativo con funciones de secretaria y administrativas propias del Laboratorio, colaborando con los objetivos y la responsabilidad de ejecutar los procedimientos y funciones propias del cargo, en forma oportuna y eficiente en los procesos administrativos de la Unidad. IV. Principales Funciones 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Desarrollar la función de recepción de muestras de alimentos y aguas para análisis Colaborar en la preparación y envío de muestras de alimentos y aguas al Instituto de Salud Pública Manejo Sistema Laboratorio (programa computacional): ingreso actas de toma de muestras, generación informes de ensayo y mantención de datos del sistema Operar los sistemas informáticos de apoyo administrativo proporcionados por la Institución Codificación de muestras para análisis y entrega a los analistas Registro de información de muestras recepcionadas Entrega, recepción y archivo de correspondencia (ordinarios, requerimientos, providencias, informes de ensayo, etc.) Manejo de archivos en formato papel y digital: ingreso y egreso de documentos, mantención de archivos. Atención de público presencial y vía telefónica Apoyo en digitación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad (procedimientos, instructivos, registros) Mantención de archivo del Sistema de Gestión de Calidad: almacenamiento, archivo y actualización Digitación de documentos (ordinarios, providencias, requerimientos, informes técnicos, estadísticas de análisis, entre otros). Otras funciones encomendadas por la jefatura en su ámbito de responsabilidad V. Características del Entorno Equipo de Trabajo: Superior Directo Clientes Internos Clientes Externos Clima Laboral El equipo de trabajo está conformado por 3 profesionales, 2 técnicos y un auxiliar donde el trabajo se desarrolla de manera cooperativa y sinérgica con todos los miembros de la Unidad, donde el Jefe de Laboratorio es responsable de ejercer el liderazgo para el cumplimiento de objetivos y desarrollar entre sus integrantes la colaboración, en contraposición a trabajar separada e individualmente. Jefe Laboratorio Los clientes internos son principalmente los Fiscalizadores del Departamento Acción Sanitaria, quienes recolectan muestras para análisis, el Jefe Departamento Acción Sanitaria y Jefe Departamento Salud Pública. Personas y entidades públicas y privadas fiscalizadas, clientes que acuden en forma particular para solicitar análisis de muestras. Existe un apoyo directo de la jefatura para el adecuado desempeño de funciones. Se motiva el respeto hacia el trabajo con subalternos ligando el apoyo a la gestión de funcionarios profesionales y técnicos de las demás unidades funcionales de la institución, donde se establecen relaciones horizontales que promueven la retroalimentación toda vez que se entiende que el producto final lo constituyen los Informes de Ensayo de muestras analizadas. Los Informes de Ensayo sirven de herramienta para establecer diagnósticos, tomar decisiones, asesorar y recomendar en forma técnica los procedimientos a seguir, evaluando situaciones de riesgo epidemiológico, de acuerdo a la legislación existente. VI. Competencias 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Competencias Personales: Capacidad de colaborar ampliamente con todos los miembros de su equipo de trabajo. Flexibilidad al momento de discutir y analizar alternativas diversas para dar solución a situaciones problemáticas. Capacidad y disponibilidad necesaria para desarrollar relaciones interpersonales adecuadas. Orden en el manejo y administración de la documentación a su cargo Prolijidad en su trabajo Iniciativa Capacidad de autocontrol y tolerancia al trabajo bajo presión Empatía Probidad administrativa Mantener reserva de la información que toma conocimiento Compromiso con la Institución
