Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 1 de 4 1. Objetivo Divulgar al interior del Ministerio la información institucional y de interés, con el propósito de mantener un canal unificado que aporte para el fortalecimiento de la cultura institucional. 2. Alcance El procedimiento inicia con la identificación de una información de interés y de servicio para los servidores públicos del Ministerio del Trabajo en los niveles central y territorial, y termina con el envío del mensaje a través de los canales establecidos. 3. Definiciones Campaña: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Comunicación interna u organizacional: Es la difusión de las políticas e información generada al interior de la entidad de interés para sus servidores públicos. Correo electrónico: Es un medio para la gestión de la información interna del Ministerio. Información primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la entidad está en permanente contacto. Información secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Entidad. Mensaje: Es una comunicación de interés, de conocimiento o de utilidad para los funcionarios de las entidades. Debe ser claro, breve y de interés. 4. Generalidades del procedimiento Todos los mensajes deben ser elaborados cumpliendo con las directrices del Manual de Imagen Institucional. El manual de imagen del Ministerio del Trabajo fue aprobado en febrero de 2012. 5. Descripción de las actividades Nro. 1. Actividad Responsable Definir canales de comunicación, su forma de Profesional administración y su disponibilidad permanente. responsable de Registro /documento Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 2 de 4 comunicación interna. Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 3 de 4 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Recibir, vía correo, solicitudes de los funcionarios que Profesional Correos electrónicos requieren divulgar alguna información interna responsable de comunicación interna y Área Solicitante Analizar la petición de divulgación de información. Profesional Este análisis es importante a fin de definir si: responsable de comunicación • Corresponde a un mensaje informativo o de interna servicio de publicación única y puntual. • Corresponde a mensajes periódicos y recurrentes. • Se requiere de una campaña a corto o mediano plazo. Se definen canales, población objeto, fecha de divulgación, tipo de lenguaje a utilizar. Recibir la información de las diferentes áreas. Funcionarios área solicitante Editar y diseñar el mensaje y/o la campaña. Profesional responsable de comunicación interna Dar visto bueno al mensaje o la propuesta de campaña. Profesional responsable de comunicación interna Enviar para publicar mensaje a los servidores públicos Profesional objeto del mismo en los canales definidos. responsable de comunicación interna Almacenar digitalmente los mensajes enviados. Profesional responsable de comunicación interna Correo electrónico Mensaje diseñado Mensaje aprobado diseñado Mensaje publicado en el canal establecido Mensaje publicado Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 4 de 4 9. Tomar acciones para mejorar los mecanismos comunicación interna. de Profesional Acciones preventivas, responsable de correctivas y de comunicación mejora interna FIN 6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5). Actividad 1. Los responsables de los recursos tecnológicos garantizarán la conectividad para el acceso oportuno a través del correo electrónico institucional en los niveles central y territorial. Actividades 2 y 4. Los responsables de los demás procesos harán el envió el envío y actualización de la información en caso de ser necesario que se divulgará a través de la comunicación interna para su publicación y garantizando la confiabilidad de la información a publicar. Actividades 6, 7, y 8. Confiabilidad de la misma por parte del solicitante. Actividad 8. Los responsables del Proceso de Comunicación Institucional garantizarán la publicación oportuna en la comunicación interna. 7. Anexos ANEXO 1. CANALES DE COMUNICACIÓN Canal Correo electrónico Página web Redes sociales Tipo de información Ver. Matriz de Comunicación Responsable de su actualización Jefes de área Grupo de Comunicaciones Información de interés para los servidores públicos Gestión de Talento Humano. del Ministerio. Políticas y objetivos institucionales, Administración de Bienes y lineamientos administrativos y técnicos, funciones, Servicios. Jefes de área. responsabilidades, no conformidades. Secretaria General Oficina de Planeación Información de interés para los servidores públicos Grupo de Comunicaciones y del Ministerio y de la ciudadanía en general. los contenidos las áreas Trámites, Políticas y objetivos institucionales, correspondientes. requisitos legales, procedimientos, lineamientos administrativos y técnicos, funciones, responsabilidades, no conformidades. Información de interés para los ciudadanos, Periodista de redes sociales Lineamientos administrativos y técnicos, no del Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 5 de 4 conformidades. Grupo de comunicaciones Código: CI-PD-01 PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versión: 1.0 Fecha: Abril 30 de 2013 Página: 6 de 4 Boletines de prensa Video conferencias Medios audiovisuales Comités sectoriales e institucionales Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos técnicos y administrativos. Lineamientos técnicos y administrativos Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos técnicos y administrativos. Políticas y objetivos sectoriales e institucionales, Lineamientos técnicos y administrativos, funciones, responsabilidades
