importancia del proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho
proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización,
dirección, control.
IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
En el presente documento se verá la importancia que tiene la aplicación del
proceso administrativo en las empresas; como primera instancia es necesario
comprender algunos significados importantes como que es el proceso
administrativo, la Planeación, Organización, Dirigir y Control dentro de las
actividades administrativa de una empresa. El proceso administrativo es una
serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una
organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar,
suministrar el personal y controlar. La responsabilidad de la administración
respecto a especificar y coordinar las metas y objetivos, es igualmente
independiente del tipo de empresa de que se trate, ya sea de servicios,
comercial, industrial, con fines de lucro o sin fines de lucro. Es indispensable que
todas las empresas tengan objetivos y metas. Es esencial que no sólo la
administración sino todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las
metas para lograr que la administración sea una guía eficaz de las actividades y
realice una medición de la efectividad con la que se realiza las actividades
deseadas. La planeación responde a las preguntas ¿Qué es lo que la empresa
quiere hacer? Y ¿Qué se va a hacer? La organización simplemente es ¿Cómo
se van a hacer las cosas? La dirección verifica que lo planeado se haga Control
es la etapa de verificación de ¿Cómo se ha hecho? Este conjunto de fases o
etapas son a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que
se interrelacionan y forman un proceso integral.
PLANEACION
La planeación es para determinar los objetivos en los cursos de acción que van
a seguirse.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo,
las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón
integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad
de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
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Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
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Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACION.
La planeación es necesaria para lograr metas u objetivos concretos obtenidos.
Es necesario planificar para ejercer el control sobre los pasos y recursos que han
de utilizarse en el desarrollo de las operaciones propias de la empresa. Se
planifica para ponderar los resultados en corto, mediano y largo plazo, también
para minimizar los riesgos, reducir los costos y lograr un carácter de
permanencia de la empresa, es decir carácter de durabilidad en el tiempo.
PASOS DE LA PLANEACION.
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Definición de la oportunidad.
Establecimiento de objetivos.
Desarrollo de premisas.
identificación de alternativas.
comparación de alternativa a la luz de las metas deseada.
Elección de una alternativa.
Elaboración de planes de apoyo.
Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.
TIPOS DE PLANES.
Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no
solo el objetivo final de la planeación sino también hacia el que se encamina la
organización, la integración del personal, la dirección y el control.
Políticas: las políticas también son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o interpelaciones generales que guían o causan el pensamiento
para la toma de decisiones, esta es esencial porque conduce las actividades
hacia los fines y objetivos.
Procedimientos: los procedimientos son planes que establecen un método
obligatorio para realizar las actividades futuras, son series cronológicas de
acción requerida.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÒN.
Ventajas:
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Requiere actividades con orden y propósito.
Señala la necesidad de cambios futuros.
Contestar a preguntas.
Proporcionar una base para el control.
Estimula la realización.
Obliga a la visualización del conjunto.
Desventajas:
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La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los
hechos futuros.
La planeación cuesta mucho dinero.
La planeación tiene barrera psicológica.
La planeación ahoga la iniciativa.
La planeación demoras las acciones.
ORGANIZACIÓN.
LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y
para establecer y reconocer las relaciones necesarias.
Es el proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de
manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de
metas específicas.
Es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,
con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la
empresa.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION.
Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
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Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
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Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente con un mínimo esfuerzo.
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Evitar la lentitud e eficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incremento de la productividad.
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Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos. delimita funciones y
responsabilidades.
PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.
En primer lugar, la estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos
se derivan actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que
dispone la administración de una empresa. La autoridad en una organización es
el derecho socialmente determinado para ejercer juicio; como tal está sujeto a
cambio.
En tercer lugar, la estructura de la organización, al igual que cualquier plan debe
reflejar su ambiente.
En cuarto lugar, puesto que la organización se integra de persona, los
agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura
organizacional deben considerar las limitaciones y las costumbres de las
personas.
El proceso de organización consiste en los siguiente seis pasos:
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Establecer los objetivos de la empresa.
Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las
actividades.
Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de
autoridad y flujos de información.
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o
señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo
esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas
disponibles.
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que
se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o
en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros.
Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a
su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.
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Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
DIRECCION O EJECUCIÓN
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien
y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten
la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo
en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros
a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.
Es el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a los
objetivos de la organización.
Es el aspecto interpersonal de la administración que implica guías a los
individuos que integran la organización para que unan sus esfuerzos a fin de que
funcionen efectivamente para el logro de los objetivos.
Es la función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros
de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la
dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer
sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una
empresa.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.
La dirección es transcendental porque:
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Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la
planeación y la organización.
A través de ella se logra las formas de conducta más deseable en los de
la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinada en la moral de los empleados y
consecuentemente, en la productibilidad.
Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementación de métodos
de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr
mejores resultados.
ELEMENTOS DE LA DIRECCION.
Motivación al personal: La motivación es la labor más importante de la
dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la
ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con
los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en
relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes
tendencias:
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Teorías de contenido.
Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías han sido de gran trascendencia en la explicación de la
conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón por la cual
los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se
aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.
Teorías del contenido
Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas
como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se
les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en
procesos internos.
humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de
crecimiento que le son inherentes:
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Fisiológicas. Aquellas que surgen de la naturaleza física, como la
necesidad de alimento, reproducción, etc.
De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las
circunstancias del medio.
Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las demás
personas.
De estimación. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de
fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se
manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención,
importancia, etc.
Teorías del enfoque externo
Llamadas también del aprendizaje o de la modificación de la conducta
organizacional, parten del puesto de que la conducta observable en las
organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la
motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de
los individuos.
Utilizar un liderazgo efectivo: El liderazgo, o supervisión, es de gran
importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica
necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva
dependerán:
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La productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La relación entre jefe-subordinado.
La corrección de errores.
La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.
Por lo tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los
diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.
Mantener un excelente sistema de comunicación: La comunicación es un
aspecto clave en el proceso de dirección.
La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se
transmite y recibe información en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de
comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y
errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del
logro de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos básicos:
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Emisor, en donde se origina la información.
Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
Receptor, que recibe y debe entender la información.
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la
información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se
mencionara su clasificación más sencilla:
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Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización
y fluye a través de los canales organizacionales.
Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los
canales formales, aunque se puede referir a la organización.
Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no
formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, inclusive, ir en
contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de
comunicación formal se apoyen en las redes informales.
Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
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Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior,
o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.
Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum,
circulares, juntas, etc.
Verbal. Se transmite oralmente.
Escrita. Mediante material escrito o gráfico.
Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:
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Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se
exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesible para quien va
dirigida.
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Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación
necesaria para la realización de los objetivos.
Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más
efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para
suplir canales de información de la organización formal.
Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan
de comunicación para quienes resulten afectados.
Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo
mas concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar
burocracia e ineficiencia.
Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa
debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales
estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.
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Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por
la decisión.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
CONTROL.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé
está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir
las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de
cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.
Es una función administrativa que evalúa el desempeño aplicado si es necesario
medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con
los planes.
Es la medición y la correlación del desempeño con el fin de asegurar que se
cumplan los objetivos de la empresa.
IMPORTANCIA DEL CONTROL.
El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas
que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya
que a través dicha función se logra lo planeado., el control nunca debe ser un
obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa.
PROCESO DE CONTROL.
El proceso básico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle,
comprende tres pasos:
1) Establecimiento de estándares: debido a que los planes son los puntos de
referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles
, el primera paso lógico en el proceso de control seria elaborar planes.
Los estándares son simples criterios de desempeño, se trata de puntos
seleccionados en todo un programa de planeación en lo que se realizan
mediciones del desempeño para que los administradores puedan conocer como
van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de ejecución
de los planes.
2) Medición del desempeño: aunque este tipo de medición no siempre resulta
practico , la medición del desempeño con los estándares debería hacerse ,
idealmente , en forma anticipada , con el fin de que las desviaciones se detecten
antes de que ocurra y se eviten mediante las acciones apropiadas.
Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los
medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados.
3) Corrección de las desviaciones: los estándares deben reflejar los diversos
puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo
con ello, es más fácil corregir las desviaciones.
Los administradores sabes exactamente donde se tiene que aplicar las medidas
correctivas en la asignación de las tareas individuales o de grupos.
La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver
como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar
con las de más funciones administrativas.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
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Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y
las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
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Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
TIPOS DE CONTROL.
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Control preliminar.
Control concurrente.
Control de retroalimentación.
TECNICAS DE CONTROL.
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Presupuesto
Estado Financiero
Punto de equilibrio
FACTORES A CONTROLAR.
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Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están
totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe
ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la
ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la
empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado
puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.
EL ADMINISTRADOR
El papel del administrador
La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se
sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional
o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su
departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio
en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa
pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender
cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel
operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos
más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un
administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una
previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se
interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción,
etc. ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo
lo más importante y fundamental es saber cómo utilizarlos y en qué
circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los destacados de la administración son los administradores, siendo la carrera
universitaria que expide el título respectivo la Licenciatura en Administración de
Empresas, asimismo en casi todos los países del mundo existe una maestría de
posgrado en negocios llamada MBA.
CAMPO DE APLICACIÓN
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El administrador es un organizador de recursos materiales y humanos.
Estudiando administración las habilidades y conocimientos que
desarrolles te permitirán detectar, prevenir y corregir errores en la
planeación del trabajo de las personas.
Como administrador puedes ayudar a las personas a hacer mejor las
cosas y a ser más efectivos en su trabajo.
El campo de trabajo del administrador comprende todas las
Organizaciones Humanas, Públicas y Privadas, Despachos de Asesoría
y servicios como emprendedor independiente.
INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES
En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de
modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa
por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se
indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y
luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente
se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada
uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de
orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo
propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas
funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como
algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse
en acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas
o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de
igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que
controlar.
En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y
controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear,
ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la
administración, afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el
proceso administrativo.
La esencia de la administración es alcanzar una meta declarada. Si no se busca
un propósito o resultado final, no hay justificación para la planeación
administrativa. Siglos atrás el filosofo romano Séneca expreso "Si un hombre no
sabe a qué puerto se dirige ningún viento le es favorable".
Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que está tratando de
alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de vista práctico, los objetivos
tienden a perderse en el tráfico de la actividad administrativa. Sus identidades
se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el énfasis sobre que hacer
obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre
debe estar haciendo la pregunta ¿Que estoy tratando de lograr? ¿Por qué?
LOS OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito
definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta
definición incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son:
1. META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos
claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general
de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios,
no en la mira.
2. AMBITO de la meta que se persigue está incluida en la declaración de los
límites o restricciones presitos que deberán observarse.
3. Así mismo un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos
declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún
valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con
frecuencia el resultado es confusión y disturbio.
4. La dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que
deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos
posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona
los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben
formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la
administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una
sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y
reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la
actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal
práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
administración. y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales,
identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Para toda empresa existe una jerarquía de objetivos. Esta puede abarcar los
objetivos que se refieren a las empresas en general como las que se relacionan
con los deseos de los clientes al igual que con él público y la sociedad en general.
Sin embargo la jerarquía contiene más comúnmente solo los objetivos dentro de
la empresa. En el nivel superior de la organización y proporcionando el objetivo
para todos los esfuerzos organizacionales se encuentran el objetivo u objetivos
principales – subordinados, pero definitivamente relacionados con los objetivos
principales se encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos
departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de las unidades
organizacionales de la empresa. Estos objetivos departamentales a su vez
tienen objetivos de grupo subordinados que en sub-secuencia se dividen en
objetivos de la unidad y por ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra
los diferentes niveles de los objetivos en forma diagramática.
La realización de cada objetivo subsidiario debe contribuir a la realización de su
respectivo objetivo inmediato superior, proporcionando así un patrón de objetivos
totalmente integrado y armonioso para todos los miembros de la empresa. Para
una máxima efectividad un objetivo debe ser significativo y oportuno para el
individuo.
CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS
1. Objetivos primarios: por lo general están relacionados con una
compañía no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y
servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes
y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden
dar recompensas a los miembros participantes de la compañía.
2. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e
identifica n las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la
eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros
organizacionales.
3. Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organización sobre una
base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista
que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o
secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en
forma realista la realización de los objetivos individuales. Las necesidades
que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las
relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones
individuales son interdependientes.
4. Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la
sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias
gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, prácticas
laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además
se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico
y cultural de la comunidad.
CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGÚN EL TIEMPO
1. Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un año o menos.
Por ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas
brutas para el año 2003 y un objetivo personal de vender 3 nuevos
contratos en el mes de marzo.
2. Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años
por ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008.
3. Objetivos a largo plazo: se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo
buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2016.
Esta división de las metas es una de las más antiguas clasificaciones y la más
ampliamente aceptada.
MEDICION DE OBJETIVOS
Una expresión tal como " haga tanto como pueda" o " haga lo mejor que pueda"
tiene un valor administrativo. Mínimo porque su significado difiere para distintas
personas es preferible usar una expresión que se pueda medir como "haga 200
unidades para las 5:00 p.m. de hoy". Esto es definitivo y facilita el entendimiento
mutuo de los objetivos en todos los niveles de la organización. La determinación
de lo que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial
en las áreas en donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los
empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo
tales áreas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados
razonablemente satisfactorios. Hablando en términos generales los gerentes
comerciales están mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de
organizaciones no comerciales, tales como hospitales, agencias
gubernamentales y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con
muchas fuentes de información que miden logros en varios factores en toda la
organización. Típicas son las medidas de los medios físicos y financieros para
adquirir y manejar recursos suficientes como las razones de tazas de
rendimientos, de rotación o las relaciones pasivo capital.
Las medidas de la producción que incluye la utilización de maquinas y la
productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia
que se refieren a la penetración de las ventas y la efectividad de la publicidad.
En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que
proporciona el hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los
factores que contribuyen a la atención hospitalaria son medibles como el costo
de la habitación por día, número de visitas de servicio y días paciente por tipo de
enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el enfoque puede
utilizarse para dar medidas útiles para los objetivos de la atención hospitalaria.
CONCLUSIÓN
Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa consta
de las distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden y Crecimiento de
una compañía, realizándose además una sectorización de los trabajos en
distintas Áreas Especializadas, y logrando que cada una de ellas no funcione
como entes autónomos, sino que se realicen Acciones Conjuntas para poder
alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo, que es propuesto
justamente por la administración misma.
Quien es encargado de cada área es justamente el Administrador del Sector de
la firma, siendo no solo quien Coordina las acciones de dicha área, sino que
también actúa como un Mecanismo de Control, supervisando las distintas
actividades realizadas por los empleados, e impulsando las distintas Tareas
Colectivas que se realizan en conjunción con otros sectores pertenecientes a la
compañía.
Un buen Administrador De Empresas tiene entonces que tener un espíritu
desafiante, contando con un perfil ocupacional con gran tendencia a la
Planificación y Proyección, sumado además a un perfil de Liderazgo y
Organización que le permita ser el impulsor del ámbito de trabajo, además de
interiorizarse del funcionamiento de las distintas actividades del Proceso
Administrativo, para poder comparecer ante directivos sobre el control de lo
producido, el resultado al que se ha arribado y la metodología de trabajo
utilizada.
LINK GRAFÍA
 http://www.importancia.org/proceso-administrativo.php#ixzz30KOhnaFq
 https://www.google.com/?hl=es#hl=es&q=importancia+de+los+procesos+de+l
a+administracion
 http://www.importancia.org/proceso-administrativo.php
 www.monografias.com
 faculty.ksu.edu.sa/belaichi/Clases/.../Documento1.pdf
 www.slideshare.net/jcfdezmx2/proceso-de-administración
 http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml#ixzz30EbWca7
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