PROYECTO DE INVESTIGACION COMPLETO (1)

DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
DIAGNOSTICAR EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS
EMPRESAS AFILIADAS A FENALCO SAN GIL
“BRINDAR ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL DIRIGIDA A EMPRESAS ASOCIADAS EN GREMIOS
DEL MUNICIPIO DE SAN GIL”
GRUPO TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Rosa Milena Arenas Martínez
Instructora
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46
SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.
GLOSARIO………………………………………………………………………….... 5
JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………….... 6
3. OBJETIVOS………………………………………………………………………….... 7
3.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………… 7
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………….…. 7
4. HIPÓTESIS……………………………………………………………………………. 8
5. MARCO TEÓRICO………………………………………………………………….... 9
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………….… 9
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental………………………...………..10
5.1.2 Objetivos de la gestión documental………………………………..………..11
5.1.3 Características de la Gestión Documental…………………...……………..11
5.1.4 Campo de aplicación de la Gestión Documental..………………….……..11
5.2 AGREMIACIONES………………………………………………………………….12
5.2.1 Agremiación empresarial………………………………………………………12
5.3 FENALCO…………………………………………………………………………...14
5.3.1 Objetivos………………………………………………………………………..…15
5.3.2 Seccionales……………………………………………………………………….15
5.3.3 Actividades que realiza FENALCO San Gil……………………………….…17
5.3.4 Junta directiva FENALCO San Gil 2011-2013…………………………........18
5.4 LA ENCUESTA……………………………………………………………..............20
5.4.1 Tipos de encuesta……………………………………………………………….20
5.4.2 Característica de la encuesta……………………………………………….…21
5.4.3 Pasos para realización de la encuesta……………………………………....21
6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………………23
7. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….35
2.
11
46
8. ANEXOS…………………………………………………………………………….…36
8.1 LISTADO DE EMPRESAS ENCUESTADAS..…………………………………..36
8.2 MODELO DE ENCUESTA…………………...…………………………………….39
8.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN…………………….…………………....43
9. BIBLIOGRAFÍA……………….………………………………………………..…….44
1.
GLOSARIO
1.
Afiliar: Incorporar o inscribir a alguien en una organización o en un grupo.
2.
Diagnosticar: Recoger y analizar datos para evaluar problemas de
diversa naturaleza.
3.
FENALCO: Federación Nacional de Comerciantes. Entidad gremial, de
carácter permanente, civil y privado, sin ánimo de lucro, encargada de
fomentar el desarrollo del comercio y de orientar, representar y proteger
sus intereses, dentro de un criterio de bienestar y progreso del país.
4.
Gremio: Es una organización sin ánimo de lucro que reúne a empresas,
personas naturales y entidades jurídicas del orden nacional,
pertenecientes algún sector económico específico.
5.
Hipótesis: Es la suposición que se formula provisionalmente para guiar
la investigación, la cual debe demostrarla o negarla.
6.
Tabla de retención: Es un documento en el cual se registra el listado de
series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asignan el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
7.
Tabulación: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o
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categorías en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la
encuesta aplicada en la investigación, resumiendo los datos en tablas
estadísticas.
1.
JUSTIFICACIÓN
En este proyecto de investigación, se busca dar inicio al desarrollo de nuestro
proyecto formativo : “ Brindar asesoría en la implementación y divulgación de
la Gestión Documental dirigida a empresas asociadas en gremios del
municipio de San Gil “ a través del diagnóstico sobre el manejo de la gestión
documental en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, con el fin de
apropiar nuestros conocimientos en la metodología de la investigación, dar a
conocer nuestro perfil ocupacional como tecnólogos en Gestión Documental,
tener contacto empresarial y posteriormente lograr desempeñar nuestros
conocimientos de manera armónica teniendo en cuenta las políticas, planes,
programas, proyectos y realidades del tema y naturaleza del ente
empresarial, buscando así el mejoramiento continuo de esta gestión.
2.
OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Conocer e identificar los procesos archivísticos de las empresas afiliadas a
FENALCO San Gil. (Proyecto formativo: Brindar asesoría en la implementación y
divulgación de la gestión documental dirigido a empresas asociadas en gremios del
municipio de San Gil).
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1.
●
●
●
●
●
●
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Documentar e investigar sobre los diferentes contenidos: gestión documental,
normatividad, agremiaciones, fuentes y tipos de investigación.
Determinar la muestra de las empresas, las cuales se van a investigar a través
de los diferentes métodos: encuesta, cuestionario y/o entrevista.
Diseño del instrumento de investigación: Encuesta, cuestionario y/o entrevista.
Aplicación del instrumento de investigación (Trabajo de campo).
Organizar
y tabular la información obtenida de los instrumentos de
investigación.
Elaborar el informe de la investigación realizada.
3.
HIPÓTESIS
Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, no tienen conocimiento de las normas
relacionadas con la gestión documental, por tal motivo sus archivos no son
manejados adecuadamente.
11
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5. MARCO TEÓRICO
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL
El manejo documental es una actividad que se viene realizando desde el inicio
de la escritura, que nació debido a la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos, transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de
los hechos.
La mejor manera de llevar los documentos es archivándolos ordenadamente,
aplicando las normas técnicas y prácticas necesarias para el manejo de un
archivo, el cual permitirá clasificar y conservar los documentos útiles para la
empresa y/o entidad.
Los cambios tecnológicos han permitido la modificación y la utilización de nuevas
herramientas brindando mayor facilidad a la hora de archivar los documentos:
archivos digitales, microfilmación, tabla de retención, muebles y/o estantes
especiales para archivo con tecnología, seguridad y material apropiado.
Según la ley 594 del 2000,1 se define la gestión documental como el conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Así mismo la ley 594 del 2000 define el archivo como:
● Un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.
●
1
Institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
LEY 594 DEL 2000: Ley general de archivo.
11
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Además, dentro de nuestro proceso de investigación, para desarrollar el marco
teórico se realizó una entrevista en el Centro agro-turístico SENA San Gil, con
la funcionaria Grezia Zambrano Pallares2:
“El Manejo documental es un proceso que permite gestionar de una forma
técnica la organización de los documentos de las entidades basándose en las
normas legales vigentes, permitiendo que los archivos estén de alguna forma
controlados y conservados a partir de la herramienta fundamental que son las
tablas de retención documental, las cuales son la guía para el manejo adecuado
de los archivos”.
Además, manifestó: el SENA maneja procesos y procedimientos, cada uno de
ellos con una documentación que se produce diario o mensualmente. Se debe
organizar con las tablas de Retención Documental. Esta información se
conserva en el caso que sea requerida por alguna de las dependencias
(presupuesto, planeación, coordinación académica, etc). Cada proceso tiene un
color que lo identifica para su fácil búsqueda. El archivo se mantiene durante un
tiempo determinado, se elabora un inventario documental y posteriormente es
transferido a la regional de Bucaramanga.
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental
Algunos de los beneficios que brinda el manejar correctamente el archivo es:
Permite obtener fácilmente la información solicitada en su debido momento.
Facilita la acreditación y certificación por parte de las normas de calidad.
Minimiza el tiempo y el costo en la consulta de un documento.
“Mejora la atención a los clientes”3.
“Reduce los costos legales”4.
Aumenta la satisfacción de los clientes.
Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones.
●
●
●
●
●
●
●
5.1.2 Objetivos de la Gestión Documental
Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:
●
2
3
Mejorar la utilización de los recursos humanos y materiales.
.Grecia Zambrano Pallares: líder procesos documentales
HYPERLINK "about:blank" http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
HYPERLINK "about:blank" http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
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Facilitar la localización de documentos.
Saber aprovechar el espacio.
Incremento en la productividad de las personas.
Visualizar un mejor aspecto al lugar.
Prever a la empresa de problemas legales.
●
●
●
●
●
5.1.3 Características de la Gestión Documental
Las principales características de un archivo son:
Tener fácil acceso a las personas capacitadas en cualquier momento.
● Se deben establecer prácticas de control y sencillez en el manejo de la
información.
● Poseer suficiente capacidad de almacenamiento que permita la adecuada
organización.
● Marcar los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación
por términos semejantes y para su posterior localización.
●
5.1.4 Campo de aplicación de la gestión documental
Aprovechando nuestro perfil académico- laboral, y en búsqueda del desarrollo
de nuestro proyecto formativo: “brindar asesoría en la implementación y
divulgación de la Gestión Documental dirigido a empresas asociadas en
gremios del municipio de San Gil”, decidimos realizar el diagnóstico de la
gestión documental con la agremiación empresarial: FENALCO San Gil
Por ello desarrollamos algunas investigaciones como:
11
46
1.
AGREMIACIONES
Las agremiaciones son entidades formadas por un conjunto de socios para la
persecución de un fin común, generalmente sin ánimo lucro con una gestión
democrática que agrupa a personas naturales y/o jurídicas.
5.2.1 Agremiación Empresarial
La evolución y globalización del mercado ha exigido la creación de agremiaciones
empresariales las cuales ofrecen representación y apoyan el fortalecimiento de las
cadenas productivas ofreciendo un mejor desarrollo económico dentro y fuera del
país, a través de capacitaciones, seminarios, simposios ,festivales, convenios
educativos, conferencias y asesorías relacionadas con el tema empresarial,
satisfaciendo las necesidades y expectativas de los empresarios.
Para crear una agremiación se debe tener en cuenta:
●
Reconocimiento institucional sólo cuando hay eminente interés público que
beneficia el bien común.
●
No haber discriminación de las personas de la misma comunidad.
●
Debe de ser democrática5.
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
11
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En Colombia se reconocen agremiaciones empresariales como6:
Asociaci
ón
Colombia
na de
Administr
adoras
de
Fondos
de
Pensione
s y de
Cesantía
s
Asociaci
ón
Nacional
de
Industria
s
Financier
as
Asociaci
ón
Nacional
de
Empresa
rio de
Colombia
6
HYPERLINK "http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/" http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
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Cámara
Colombia
na de la
Construc
ción
Federaci
ón
Nacional
de
Comerci
ante
5.3 FENALCO
La Federación Nacional de Comerciantes, FENALCO, es una entidad gremial, de
carácter permanente, sin ánimo de lucro, encargada de fomentar el desarrollo del
comercio y de orientar, representar y proteger sus intereses, dentro de un criterio
de bienestar y progreso del país. Actúa de acuerdo con las leyes Colombianas,
siendo su finalidad la de promover el desarrollo del comercio privado de bienes y
servicios, y velar porque la actividad comercial continúe desempeñando en el futuro
la función social, política y económica que corresponde. Aglutina a los comerciantes
particulares que realizan actividades mercantiles ajustadas a las leyes y a los
principios de la moral y la ética comercial7.
HYPERLINK "http://www.cali.gov.co" http://www.cali.gov.co
7
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Esta entidad busca mantener la buena imagen que se compone principalmente del
prestigio, reconocimiento y buenas relaciones personales y empresariales.
Misión
FENALCO trabaja por el bien de la Nación y el desarrollo del comercio. Para esto
busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democráticas y promueve
la solidaridad gremial, eficiencia y modernización de los empresarios colombianos.
Impulsa el desarrollo intelectual, económico y social, de todas las personas
vinculadas al Gremio, y es un foro de discusión sobre los problemas del país8.
Visión
El gremio continuará siendo reconocido como el principal vocero del comercio,
defensor de la iniciativa privada y de la libertad de empresa. La organización, con
una estructura sectorial eficiente, agrupará al mayor número de empresarios posible
con
el
fin
de
promover
su
desarrollo
y
productividad.
Dispondremos de excelentes comunicaciones, y una estructura administrativa y
financiera regida por principios de eficiencia y mejoramiento continuo. El portafolio
de productos y servicios estará fortalecido mediante una coordinación central que
velará por el progreso de toda la Federación.
Seguiremos colaborando con la modernización de nuestros afiliados, con especial
atención a los tenderos, a los pequeños y a los medianos comerciantes. Este
proceso estará acorde con la internacionalización de la economía colombiana9.
5.3.1 Objetivos
Trabajan buscando la eficacia de las actividades y procesos, a través del
desarrollo de una cultura de mejora continua.
● Satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes a través de una
adecuada representación gremial, suministro de información oportuna y veraz, y
apoyo en el desarrollo competitivo.
●
HYPERLINK "http://www.fenalcosantander.com.co/" http://www.fenalcosantander.com.co
8
HYPERLINK "http://www.fenalcosantander.com.co/" http://www.fenalcosantander.com.co
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●
●
●
●
●
Logran la conservación de los afiliados actuales y aumentan los afiliados a la
federación, mediante la gestión de actividades de mercadeo.
Desarrollan una estructura administrativa y financiera que permita obtener una
adecuada rentabilidad y que garantice la supervivencia de la Federación.
Promueven la solidaridad gremial, la eficiencia y modernización de los
empresarios santandereanos, impulsando su desarrollo intelectual, económico y
social, sirviendo como foro de discusión de los problemas de la región.
Mantienen relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar
con talento humano externo, recursos técnicos, administrativos y financieros de
óptima calidad que garanticen la prestación de los servicios.
Apoya el desarrollo de las competencias del recurso humano como base para el
logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del
sentido de pertenencia Fenalquista.
5.3.2 Seccionales
●
Principio del formulario
FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
[email protected]
FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
Final del formulario
11
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Principio del formulario
FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
[email protected]
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Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
[email protected]
Final del formulario
Principio del formulario
FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
[email protected]
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Final del formulario
FENALCO SECCIONAL SAN GIL.
Director (a): Johana Lucia Miranda Moreno
Dirección: Cra. 10 No. 12-37 Of. 209
Email: [email protected]
Teléfono: 7245818
5.3.3 Algunas actividades que realiza FENALCO San Gil
● FENALCO organizó en el parque el Gallineral de San Gil una actividad para
las mujeres con el fin de celebrar su día, en el año 2009.
● El junio del 2009 se firmó un convenio entre SENA Centro Agroturístico y
FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGÍA EN
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL para sus afiliados. A la fecha tenemos
dos tecnologías en proceso de formación
● FENALCO realizó en el 2011 un foro de movilidad para descongestionar las
vías.
● FENALCO Santander lideró una jornada nacional con el fin de no permitir la
explotación de oro en el páramo de Santurbán, para cuidar el medio ambiente
a su alrededores, el día 24 de marzo 201110.
● FENALCO San Gil realizó una actividad donde los aprendices de FENALCO
- SENA de la tecnología administración empresarial se encontraron
realizando la competencia de talento humano el día 18 de abril del 2011 11.
● En San Gil se llevó a cabo la asamblea de socios número 18 el día 3 de mayo
2011, con el fin de rendir cuentas de la agremiación, aprobar las nuevas
proyecciones para el futuro y homenajear a los comerciantes comprometidos
con el comercio12.
HYPERLINK "http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109"
http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
HYPERLINK "http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direcciondel.html" http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-del.html
Revista Noti-Fenalco San Gil
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● FENALCO apoya al afiliado ofreciéndole asesoría jurídica, comercial y
laboral con el fin de que él pueda cumplir a cabalidad sus obligaciones.
● FENALCO lideró una capacitación de manipulación de alimentos.
● FENALCO dispone de una revista llamada Noti-FENALCO, la cual tiene
como objetivo informar a sus asociados acerca de los eventos próximos, la
cual es producida trimestralmente.
● En el último año FENALCO ha venido gestionando diversos proyectos como
lo es la puesta en marcha del aeropuerto Los Pozos y el anillo vial que de
San Gil conduce al Socorro en gestión con la Aeronáutica Civil, la
Gobernación de Santander, Diputados y Senadores del Departamento.
● Algunos eventos exitosos que FENALCO realizó en la provincia, se llevaron
a cabo durante las ferias y fiesta y en los encuentros empresariales dirigidos
a un público específico, como lo fueron los seminarios, las conferencias, las
actividades de fortalecimiento y las capacitaciones en alianza con el SENA y
la Cámara de Comercio seccional San Gil, uno de los encuentros con mayor
concurrencia fue la primer rueda de negocios entre empresarios de la región,
teniendo como fin un año más exitoso en las actividades del gremio.
● Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las
Asesorías Jurídicas, Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crédito, para un
mejor desempeño y resultado en sus actividades comerciales, así mismo
para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas de FENALCO San Gil
obtendremos ayuda.
5.3.4 Junta Directiva FENALCO San Gil 2011- 201313
Luis Humberto Porras Rueda (Casa Del Comercio)
Luis Francisco Ruiz Cediel (Coohilados Del Fonce)
Fabio Corzo Ortiz (Rivano Cueros al Vegetal)
Jimmy Archila Silva (Cala asociados)
Antonio Ramírez Bernal (Ladrillera Versalles)
13
HYPERLINK "http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16"
http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
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Luis Fernando Reyes (Asoparsa)
Gerardo Norato Hernández (San Gil Travel)
Edgar Lesmes Rodríguez (Sura Rodríguez- Lesmes)
Mauricio Berardlnelli Gonzales (Deposito el Nogal)
Martha Gema Núñez Martínez (Hotel Bella Isla)
Deysi Sánchez Castro (Casitas Soluciones)
Roció Del Pilar García Blanco (Corpocides)
Oscar Fernando Rodríguez Ortega (Financiera Comultrasan)
Johana Lucia Miranda Moreno (Directora Ejecutiva).
Para el desarrollo de nuestra investigación seleccionamos como instrumento de
recolección de información LA ENCUESTA por la facilidad de tabulación e
interpretación de los resultados, bajos costos y facilidad al desarrollarla con los
empresarios por permitir pregunta y respuesta cerrada a diferencia de la entrevista.
5.4 LA ENCUESTA
Es un estudio en el cual el investigador no modifica el entorno. La información es
recolectada por medio de una serie de preguntas dirigidas a una muestra
representativa o al total de la población estadística en estudio, conformada por
personas, empresas u organizaciones con el fin de obtener datos precisos,
opiniones, características o hechos específicos El investigador debe seleccionar
11
46
las preguntas más convenientes, de acuerdo con la naturaleza de la investigación.
1.
Tipos de encuesta
● Encuesta personales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares,
empresas, oficinas, etc.…y realiza una serie de preguntas claras y concisas con las
que pretende recolectar de manera rápida la información necesaria de su proyecto
investigativo.
● Encuestas por correo:
Permite obtener gran cantidad de información disminuyendo sus costos, el
entrevistado se siente tranquilo y puede ser más sincero a la hora de dar respuestas
pues no siente la presión del investigador. Entre las desventajas encontradas
podemos resaltar que la encuesta por correo no es flexible y lleva un poco más de
tiempo en su realización y posee poca acogida en el público.´
● Encuestas telefónicas:
Son las de mayor uso por que facilitan al investigador una mayor interacción con el
encuestado y, así mismo él puede obtener respuestas claras. Requieren un
elevado costo para su desarrollo en comparación con las encuestas por correo.
5.4.2 Características de la encuesta
● La encuesta es objetiva.
● Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el
encuestado de su opinión.
● La encuesta busca poder tabular las repuestas.
● La encuesta no toma como tal una población completa, solo selecciona una
muestra y esta responde por el total de la población.
● Evalúa periódicamente los resultados.
● Distingue variables demográficas, económicas y sociales.
2.
Pasos para la realización de la encuesta
● Determinar los objetivos de la encuesta justificando de manera clara el fin
de la investigación.
● Determinar la información requerida investigando los datos ajustados a la
misma con el objeto de llevar a cabo los objetivos propuestos.
11
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●
Diseño de las preguntas correspondientes las cuales nos señalaran los
resultados.
● Asignar la población a la cual irá dirigida la encuesta .En este caso Empresas
afiliadas a FENALCO San Gil.
● Establecer el número de encuestas que se realizaran. Para ello se necesita
efectuar la fórmula para determinar la muestra la cual nos permite obtener
un número representativo del total de la población que vamos a estudiar14:
n = (Z²pqN) / (Ne² + Z²pq)
Donde:
n: muestra: es el número representativo del grupo de personas que queremos
estudiar (población) y, por tanto, el número de encuetas que debemos realizar, o el
número de personas que debemos encuestar.
N: población: es el grupo de personas que vamos a estudiar, las cuales podrían
estar conformadas, por ejemplo, por nuestro público objetivo.
z: nivel de confianza: mide la confiabilidad de los resultados. Lo usual es utilizar un
nivel de confianza de 95% (1.96) o de 90% (1.65). Mientras mayor sea el nivel de
confianza, mayor confiabilidad tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor
será el número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
e: grado de error: mide el porcentaje de error que puede haber en los resultados. Lo
usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%. Mientras menor margen de error,
mayor validez tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor será el número de
la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
p: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es
utilizar una probabilidad de ocurrencia del 50%.
q: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo usual
es utilizar una probabilidad de no ocurrencia del 50%. La suma de “p” más “q”
siempre debe dar 100%.
Aplicación de la encuesta a la muestra capturada.
Organización y selección de la información.
Conteo y codificación de resultados. Tabulación (Tabla o cuadro con los
resultados obtenidos.) de la información a través de métodos estadísticos.
● De acuerdo con los resultados adquiridos se efectúa un análisis de los
mismos para extraer las conclusiones de la tabulación realizada.
● Toma de decisiones.
●
●
●
http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
11
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1.
TRABAJO DE CAMPO
Para el desarrollo de nuestra investigación utilizamos una muestra de 56 empresas
de una población de 152 empresas, determinadas por la directora de FENALCO
San Gil al azar por ser las empresas más grandes y representativas del gremio
empresarial de la provincia Guanentina y Comunera. (Anexo n. 8.1)
Las preguntas desarrolladas en la encuesta con sus respectivos resultados son:
(Anexo n. 8.2)
1.
Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental
para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y
evidencia para la empresa?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es importante el
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manejo adecuado y la gestión documental para los procesos de gestión de
calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para la empresa.
2.
Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un
funcionario encargado exclusivamente del archivo, el 25% de las empresas
manifiesta que no es importante, pues su tamaño no lo amerita, cada
funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto sus
empleados deben ser multifuncionales, debido a que la contratación de una
persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario,
prestaciones y espacio físico.
3.
Quién administra el archivo en la empresa?
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Interpretación
De las 56 empresas encuestadas en un 43% el archivo es administrado por
la secretaria, en un 21% las empresas dejan esta función a otro personal,
entre estos se encuentran en un 65% por todos los funcionarios de la
empresa y en 35%, como servicios generales, recepcionista, aprendiz SENA,
asesorías comerciales y particulares. En un 20% el archivo es organizado por
los funcionarios directivos, y en un 16% por la asistente de la empresa.
4.
Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el
tema de la gestión documental?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 100% consideran que es necesaria la
capacitación y formación de una persona en gestión documental, para el
manejo del archivo en cada empresa.
5.
En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión
documental?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 50% de ellas conocen y aplican alguna
11
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norma respecto al manejo del archivo, entre estas: el Código de Comercio, la
Norma 6001, la Norma 594 del 2000, la ISO 2001-2008 y la más utilizada es
la ISO 9000. El otro 50% de las empresas encuestadas no conocen ninguna
de estas normas de organización e identificación para su archivo, por tanto
no las aplican.
6.
El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 45% utiliza el sistema alfabético, para la
organización del archivo. El 20% de las empresas encuestadas hacen uso
del sistema temático, en la organización de sus archivos. Un 14% de las
empresas encuestadas tienen otros sistemas para su organización
documental, en la mayoría de los casos las empresas hacen uso del sistema
cronológico y en una menor proporción no utilizan ningún sistema de
organización en sus archivos. El 13% de las empresas encuestadas utilizan
el sistema numérico y un 9% hacen uso del sistema alfanumérico.
7.
En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para la
conservación de los documentos?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas el 46% utiliza otros métodos o tecnologías
para la conservación de los documentos, combinando varios de estos, entre
los cuales sobresale el uso de carpetas y az, claro está, que también se
utilizan archivos digitales, microfilmación, cajas especiales y fotos en menor
proporción combinados entre si. El 34% de las empresas encuestadas hacen
11
46
uso sólo de carpetas, el 18% de las empresas hacen uso de az y el 2% sólo
archivos digitales.
8.
La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, un 80% cuenta con un espacio establecido
y suficiente para la organización y conservación del archivo de la empresa,
en un 20% de las empresas encuestadas no cuentan con un espacio
determinado para la ubicación de su archivo.
9.
Los documentos están expuestos a:
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 45% considera que sus archivos están
expuestos a otros factores como animales y polvo, pero la mayoría este
porcentaje aseguran que sus archivos no están expuestos a ningún factor
que perjudique sus documentos. El 27% de las empresas encuestadas tienen
sus archivos expuestos a la luz, el 21% a ventilación y el 7% a humedad.
11
46
10.
A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el 50% considera que sus archivos están
expuestos a riesgos naturales, dentro 25% de las empresas encuestadas en
su mayoría consideran que están expuestas a todos los riesgos mencionados
y en menor proporción considera que no está expuesto a ningún riesgo. El
14% de las empresas encuestadas considera que sus archivos están
expuestos a incendio y el 11% a robo.
11.
Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el
archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestas, el procedimiento que aplican para controlar
el riesgo al que está expuesto el archivo es el siguiente, el 59% utilizan
extinguidores, el 20% extintores, termostato y control de humedad, el 13%
control de plagas, el 5% control de humedad y un 4% termostato.
12.
En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los
archivos?
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que están elaboradas
las unidades de depósito de los archivos son en un 36% madera, un 29%
utilizan metálico y el 36% corresponde a otros los cuales abarcan los
anteriores mencionados mas el cartón , el piso y cajas.
11
46
13.
La entidad cuenta con tablas de retención documental?
Interpretación:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de
retención para la organización documental, mientras que el 30% de las
empresas si la utiliza para este fin, es decir para ordenar su información.
14. Existe un plan de prevención de desastres?
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas un 55% no tienen un plan de prevención
de desastres y un 45% si cuenta con un plan de prevención de desastres.
15.
Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la
empresa?
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duración de los
archivos físicos y digitales es en un 5% de 13 a 24 meses, 9% de 1 a 12
meses, 25% de 25 a 36 meses y un 61% superior a los 36 meses.
16.
Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
Interpretación
11
46
De las 56 empresas encuestadas, el tipo de conservación que manejan con
los documentos de la empresa es en un 41% conservación total, 34%
selección, 14% eliminación, 7% utiliza los 4 tipos conservación y un 4%
microfilmación, solo una empresa no utiliza ningún tipo de conservación.
8.
CONCLUSIONES
1.
Basándonos en el conocimiento adquirido acerca de la metodología y las
fuentes de investigación, se pudo llevar a cabo satisfactoriamente, el trabajo
de campo propuesto en las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, con el
fin de desarrollar nuestra idea de investigación.
2.
Por medio del desarrollo de la idea de investigación, se logró conocer parte
del manejo archivístico que llevan las empresas al momento de identificar y
conservar sus documentos.
3.
Aplicando uno de los instrumentos de investigación como es la encuesta, se
pudo recolectar la información necesaria ofrecida por las empresas, para
poder realizar el diagnostico acerca del manejo documental que llevan.
4.
Al momento de aplicar la encuesta en las empresas afiliadas a FENALCO
San Gil, además de la información registrada en cada una de estas, se pudo
visualizar algunos de los archivos que las empresas conservan en sus
instalaciones, lo cual nos permite darnos cuenta de la realidad respecto al
manejo de su documentación.
5.
Partiendo de la información recopilada en las encuestas, se realizó la debida
organización y tabulación, lo cual permitió conocer estadística y gráficamente
los resultados de la investigación.
11
46
6.
Las empresas afiliadas a FENALCO San Gil, en su gran mayoría no conocen
los procesos archivísticos establecidos en la norma, pero si están interesadas
en apoyar la evolución de la gestión documental, con el fin de ofrecer mayor
calidad a sus clientes en el suministro de la información, cumplir con los
requerimientos que determine la norma de certificación y administrar la
información como patrimonio institucional para manejo administrativo, legal,
económico y de gestión.
9.
ANEXOS
9.1LISTADO DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS
NOMBRE DE LA EMPRESA
AGROPECUARIA LA SABANA
ASOPARSA TELESANGIL
AUTOTRAMITES
CAJASAN SUPERMERCADO
CALA ASOCIADOS LTDA
CASA DEL COMERCIO
CASITAS SOLUCIONES INMOBILIARIAS
CENTRO OFTANM. DE S/GIL GALVIS
RUEDA
CONTACTO SEGURO
COOHILADOS DEL FONCE LTDA
COOP. MULTIACTIVA COMULTRASAN
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE
STDER
COOTRAGUANENTA
CORPOCIDES
CORVIAS Y EMCOVIAS LTDA
COTRASANGIL LTDA
DEPOSITO DE MATERIALES EL NOGAL
DISPRO - ALPINA
11
46
REPRESENTANTE LEGAL
Heriberto Sequeda Martínez
Luis Fernando Reyes
Jorge Alonso Rodriguez
Luz Estella Mantilla Tapias
Jimmy Archila Silva
Luis Humberto Porras R.
Daisy Sánchez Castro
Ivan Villamil García
Alejandro Silva Rodriguez
Luis Francisco Ruiz Cediel
Fredy Hernández Martínez
Alvaro Cancino Gutiérrez
Nestor Pereira
Rocio del Pilar García Blanco
Víctor Manuel Buitrago
Fabian Andrés Vargas Porras
Mauricio Berardinelli
González
Olga Gómez Palomino
ESTACION DE SERVICIO LA PALOBLANCA
FERRETERIA CONSTRUMART
FERROMAQUINAS SAN GIL
FINANCIERA COMULTRASAN
FUNDACION EDISOCIAL
HOTEL ABRIL
HOTEL POSADA CAMPESTRE
HOTEL PUERTO BAHIA
INDUSTRIAS FIMAR
INFORTEC SAN GIL
SOL Y LUNA AGENCIA DE VIAJES
LADRILLERA VERSALLES DE RAMIREZ
LTDA
MOTOS VILLAREAL
NORGAS
OPTICA AMERICANA
OTONIEL SOLANO DIAZ
PAPELERIA Y JUGUETERIA BOLIVAR
PLASTIFONCE
PONQUE GRANADOS
PROCESOS PSS
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES
PUNTO EXCLUSIVO Y ALGO MAS
RECARCOMPUTO
REST. MESON DEL CUCHICUTE Y RODEO
RETRATOS FOTOGRAFIA DIGITAL
RINCON Y RINCON CIA LTDA
RIVANO CUEROS AL VEGETAL
RODRIGUEZ LESMES Y CIA LTDA
SAN GIL SONREIR S.A.
SAN GIL.COM.CO
11
46
Fabio Bueno Duran
Faustino Tapias Tapias
Euclides Salazar Rueda
Oscar Fernando Rodriguez
Ortega
Olga Lucia Gualdron Diaz
Elizabeth Abril
Oscar Ardila
Leidy Patricia Gamboa
Parada
Jaime Rueda Balaguera
Edithsson Roman Martínez
Roa
Javier Ribero García
Antonio Ramírez Bernal
Jesús Alberto Villareal
Cárdenas
Manuel Monsalve
Fabian Caceres García
Otoniel Solano Diaz
Luis Modesto Lineros
Alirio Aparicio López
Helber Granados Nuñez
Nancy galindo Collazos
Martha Gema Nuñez
Martínez
Marcelino Lizcano Africano
Martha Elena Gómez Rangel
Luz Marina Gómez Neira
Jorge Luis Peñaloza Sánchez
Gustavo Rincón Gómez
Fabio Enrique Corzo Ortiz
Edgar Orlando Lesmes
Rodriguez
Edgar Rodriguez González
Gerardo Alberto Norato H.
Angela María Calderon
Aparicio
Samuel Galvis Meneses
Milton E. San Miguel M.
Gustavo Villareal León
Mariluz Salamanca
Nelson González Perez
José Alberto Bastilla
Hernández
Blanca Georgina Corzo de V.
Carlos Enrique Millan
Martínez
José Fernando Santos
Nieves
Jairo Castillo Ortiz
SEGUROS MAPFRE
SERVITECA FULL LLANTAS
T.V. CABLE SAN GIL
VILLA TIENDA DE MARCAS ( san Gil)
YAMAHA
MOLINOS GUANENTA
SUPERIOR DE PINTURAS
TIENDA DE MODAS SCORPION
ELECTRICOS EL CHURCO
ELECTROBENSA
ELECTRODOMESTICOS EL HOGAR
8.2 MODELO DE ENCUESTA
APLICADA POR: Grupo de Tecnología en
Gestión
Documental SENA San Gil
APLICADA A: Muestra empresas afiliadas
a
FENALCO San Gil
OBJETIVO: Diagnóstico de proceso de la gestión documental en las empresas
afiliadas a FENALCO San Gil
PROYECTO FORMATIVO: BRINDAR ASESORIA EN LA IMPLEMENTACION
Y DIVULGACION DE LA GESTION DOCUMENTAL DIRIGIDO A EMPRESAS
ASOCIADAS EN GREMIOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL.
INDICACIONES:
● Preguntas cerradas
● Leer o escuchar cada pregunta, para dar una respuesta acertada que
facilite la investigación
NOMBRE DE LA EMPRESA:
_______________________________________________________
RESPONDIDA POR:
_____________________________________________________________
11
46
CARGO: _____________________________________________
APLICADA POR: ____________________________________________
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Cree usted que es importante el manejo adecuado y la gestión documental
para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y
evidencia para la empresa?
a. SI______
b. NO_____
Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?
a. SI_______
b. NO______
Quién administra el archivo en la empresa?
a. Secretaria______
b. Asistente ______
c. Funcionarios directivos______
d. Otro ______ cuál?____________
Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el
tema de la gestión documental?
a. SI_______
b. NO______
En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión
documental:
a.
SI_______ cuál? ________
b.
NO______
El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
a. Alfabético _______
b. Numérico_______
c. Alfanumérico_______
d. Temático_____
e. Otro? ______ Cuál?___________
En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para
la conservación de los documentos?
a. Carpetas _____
b. AZ _____
c. Archivos digitales ______
d. Microfilmación________
e. Otro? ______ Cuál?_____________
La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado
11
46
9.
a.
b.
c.
d.
10.
a.
b.
c.
d.
11.
a.
b.
c.
d.
e.
12.
a.
b.
c.
13.
14.
15.
16.
manejo?
a. SI _____
Cuál?_________
b. NO ____
Los documentos están expuestos a:
Luz _______
Humedad ______
Ventilación ______
Otro? ______ cuál?_______
A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
Natural
Incendio
Robo
Otro? _______ Cuál? ______
Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que expuesto el
archivo?
Extinguidores__________
Termostato - control de temperatura __________
Control de plagas _______
Control de humedad________
Otro?_______ cuál?_______
En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los
archivos?
Madera
Metálico
Otro?_______ cuál?_______
La entidad cuenta con tablas de retención documental?
a. SI ________
b. NO ________
Existe un plan de prevención de desastres?
a. SI ________
b. NO _______
Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la
empresa?
a. 1 a 12 meses
b. 13 a 24 meses
c. 25 a 36 meses
d. otro _____ Cuál?______
Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
a. Microfilmación ________
b. Eliminación __________
11
46
c.
d.
e.
Conservación total ______
Selección _______
Otro?________ Cuál?_______
FIRMA DEL ENCUESTADOR:
________________________________________
FIRMA DEL ENCUESTADO:
_________________________________________
1.
MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN
11
46
TABLAS DE
RETENCIÓN
DOCUMENTA
L - TRD
Código: GDP-01-F-01
Versión: 02
Fecha:
01/10/2009
OFICIN
A
PRODU
CTORA:
CÓDIGO
SERIE
SERIES
DOCUMENTALE
S
Sub series y
Tipos
Documentales
TIEMPO
RETENCI
ON
D
I
S
P
O
S
I
C
I
Ó
N
F
I
N
A
L
ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL S
11
46
PROCEDIMIENTOS
C.T
.
M E
CONVE
NCIONE
S:
S
C.T.
M
E
Fecha Aprobación
SELECCIONAR,
DEPURAR
CONSERVACIÓN
TOTAL
MICROFILM,
SCANEAR, ETC.
ELIMINACIÓN
Presidente Comité
Archivo
10.
Jefe
Depende
ncia
Jefe de Archivo
Entidad
BIBLIOGRAFÍA
http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://www.cali.gov.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direcciondel.html
http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
LEY 594 DEL 2000.Ley general de archivo.
NOTI-FENALCO. Revista. San Gil.
ZAMBRANO PALLARES, Grezia. Líder en procesos documentales .SENA. San Gil
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46