MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CUENTA POR PAGAR A TRAVÉS DE CHEQUES OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS
CAPUFE
PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CUENTA POR PAGAR A TRAVÉS DE
CHEQUES
OBJETIVO
Realizar en tiempo y forma de acuerdo a la normatividad, el pago a través de cheque por los
compromisos contraídos por el Organismo con terceros.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE EGRESOS
CAPUFE
PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CUENTA POR PAGAR A TRAVÉS DE
CHEQUES
POLÍTICAS
1. La Subgerencia de Egresos solo realizará la elaboración de cheques con los documentos
originales, previa revisión de los mismos.
2. La Subgerencia de Egresos es responsable de proteger los cheques a través del sistema de
protección de cheques antes de ser entregados a los beneficiarios.
3. El beneficiario del cheque deberá presentar identificación personal para verificar que esté
facultado para recibir el mismo, en caso de no ser el titular del cheque, la persona que se
presente deberá entregar carta poder otorgada por el apoderado legal así como identificación
personal para cotejar datos.
4. En caso de cancelación de algún cheque la Subgerencia de Egresos deberá ponerle un sello de
cancelado e informar inmediatamente a la Gerencia de Contabilidad con copia a las áreas
involucradas en el pago.
5. La captura correcta de los beneficiarios en el sistema SIAC será responsabilidad del área
correspondiente así como también cualquier situación derivada de la captura incorrecta.
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TITULO:
PROCEDIMIENTO PARA LIOUIDACIÓN DE CUENTA POR PAGAR
A TRAVÉS DE CHEQUES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
GERENCIA DE TESORERIA Y SUBGERENCIA DE EGRESOS
CLAVE: 06
PAG.
1 DE 1
FECHA: ENERO 2007
CAPUFE
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
Subgerencia
de 1. Recibe diariamente el contra-recibo y la documentación soporte de las Subgerencias de Contra-recibo
Egresos (Área de
Contabilidad, Presupuesto, Cobranza y Gerencia de Tesorería.
cuenta por Pagar
2. Verifica con la documentación original, fecha de pago contra-recibo y los documentos Documentación,
contra-recibo
generadores del pago.
No es correcto el pago
3. Comunica al área solicitante del cheque para la que se haga la corrección o aclaración Oficio
correspondiente.
Si no están registrados en el SAP
4. Elabora cheques en forma manual cuando los pagos no se registran en el sistema Cheque, relación de
(SAP) (Nominas, juicios laborales, reembolsos de fondos de garantía, pagos a terceros, cheques
FARAC etc) realizado posteriormente la afectación contable del mismo en el SIAC.
Si están registrados en el SAP
5. Procede a la elaboración del cheque en el sistema SIAC y se manda a imprimir en forma Relación y póliza
continua haciendo posteriormente su respectiva afectación contable.
6. Realiza protección de cheques a través del sistema de protección de cheque y obtiene
listado donde indica que están operados para que se puedan entregar.
Cheque y contrarecibo
7. Revisan relaciones y cheques otorgando el Vo. Bo. y a su vez firman los cheques y las Relación de cheques
relaciones (primeras firmas) y se envían a la Gerencia de Tesorería para recabar la
segunda firma (mancomunada).
Subdirección de
Finanzas y/o
Gerencia de
Tesorería
Subgerencia de
Egresos
8. Entrega copia fotostáticas de las relaciones de cheques al área de inversiones y bancos Copia de relaciones
de la (Subgerencia de Egresos), con la finalidad de considerar el importe de los pagos.
9. Recibe las relaciones y los cheques, procede estampar la segunda firma de autorización Relaciones
cheques
y regresa a la Subgerencia de Egresos.
10. Entrega los cheques en la ventanilla única para su pago a proveedores y contratistas. Cheques
11. Envía documentación original y la póliza contable a la Subgerencia de Contabilidad.
Subgerencia de
Contabilidad
Cheques, póliza
12. Recibe documentos pagados para validación de su registro contable en el sistema Documentos
SAP.
Termina procedimiento
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y
PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CUENTA
POR PAGAR A TRAVÉS DE CHEQUES
TITULO:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE TESORERÍA, SUBGERENCIA DE EGRESOS
CLAVE:
05
PÁGINA:
1 DE 2
FECHA:
ENERO 2007
CAPUFE
SUBGERENCIA DE EGRESOS
(ÁREA DE CUENTA POR PAGAR)
SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS Y/O GERENCIA DE
TESORERÍA
INICIO
CONTRA RECIBO
RECIBE DIARIAMENTE EL
CONTRA-RECIBO Y LA
DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE
LAS SUBGERENCIAS DE
CONTABILIDAD, PRESUPUESTO,
COBRANZA Y GERENCIA DE
TESORERÍA.
1
DOCUMENTACIÓN Y
CONTRA RECIBO
VERIFICA CON LA DOCUMENTACIÓN
ORIGINAL, FECHA DE PAGO
CONTRA-RECIBO Y LOS
DOCUMENTOS GENERADORES DEL
PAGO.
2
SI
ES
CORRECTOS
EL PAGO
NO
OFICIO
COMUNICA A LA SUBGERENCIA DE
PRESUPUESTO, DEPARTAMENTO DE
COBRANZA Y GERENCIA DE
TESORERÍA PARA LA CORRECCIÓN O
ACLARACIÓN CORRESPONDIENTE.
3
FIN
CHEQUE,
CHEQUE
RELACIÓN
ELABORA CHEQUES EN FORMA
MANUAL CUANDO LOS PAGOS NO SE
REGISTRAN EN EL SISTEMA (SAP)
(NOMINAS, JUICIOS LABORALES Y
REEMBOLSOS DE FONDOS DE
GARANTÍA Y PAGOS A TERCEROS,
4
ETC) Y RELACIONA
RELACIÓN Y PÓLIZA
REALIZA EN LA P.C. LA IMPRESIÓN
DE LOS CHEQUES EN FORMA
CONTINUA Y DE ACUERDO AL
PROGRAMA DE PAGOS INDICADO
EN EL CONTRA-RECIBO,
EFECTUADO SU APLICACIÓN
CONTABLE EN EL SISTEMA SIAC.
5
CHEQUE Y CONTRARECIBO
REVISAN RELACIONES Y CHEQUES
OTORGANDO EL VO. BO. Y A SU
VEZ FIRMAN LOS CHEQUES Y LAS
RELACIONES (PRIMERAS FIRMAS)
Y SE ENVÍAN A LA GERENCIA DE
TESORERÍA PARA RECABAR LA
SEGUNDA FIRMA
6
ENTREGA COPIA FOTOSTÁTICAS DE
LAS RELACIONES DE CHEQUES AL
ÁREA DE INVERSIONES Y BANCOS
DE LA (GERENCIA DE TESORERÍA),
COPIA DE
RELACIONES
RECIBE LAS RELACIONES Y LOS
CHEQUES, PROCEDE ESTAMPAR LA
SEGUNDA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN Y REGRESA A LA
SUBGERENCIA DE EGRESOS.
8
7
1/2
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TITULO:
PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE CUENTA
POR PAGAR A TRAVÉS DE CHEQUES
UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE TESORERÍA, SUBGERENCIA DE EGRESOS
CLAVE:
06
PÁGINA:
2 DE 2
FECHA:
ENERO 2007
CAPUFE
SUBGERENCIA DE EGRESOS
SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD
1/2
RELACIÓN Y
CHEQUES
REALIZA PROTECCIÓN DE
CHEQUES A TRAVÉS DEL SISTEMA
DE PROTECCIÓN DE CHEQUE Y
OBTIENE LISTADO DONDE INDICA
QUE ESTÁN OPERADOS PARA QUE
SE PUEDAN ENTREGAR.
9
CHEQUES
ENTREGA LOS CHEQUES EN LA
VENTANILLA ÚNICA PARA SU
PAGO A PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS.
10
CHEQUES, PÓLIZA
ENVÍA DOCUMENTACIÓN
ORIGINAL Y LA PÓLIZA CONTABLE
A LA SUBGERENCIA DE
CONTABILIDAD.
11
DOCUMENTOS
RECIBE DOCUMENTOS PAGADOS
PARA VALIDACIÓN DE SU
REGISTRO CONTABLE EN EL
SISTEMA SAP.
12
FIN
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