EVIDENCIA 3 INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL” Presentado por: José Ángel Vega Profesora: Lina Clemencia Trujillo Ortiz SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, Curso ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL Introducción Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. El presente informe sobre la “Administración Documental” tiene como finalidad exponer el paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de 5 documentos de diferente contexto. EVIDENCIA 3 Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto. Desarrollo El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta. ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas 1. Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden de Fecha de entrada entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos Día Mes Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación: Según la Norma Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del documento. 2. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: el número de registro la fecha el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha Nº orden de Día Mes salida Clase Anexos Destinatario Asunto 3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser: único o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida) Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. Correspondencia enviada Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Entrega La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente. Recepción de Documentos: Registro de Correspondencia Externa Recibida Registro de Correspondencia interna Recibida Rotación Folletos y Revistas Control de Documentos Contables Control de Correspondencia Interna Enviada Recordatorio de Correspondencia Recibida en Tramitación Aviso de Traspaso de Documentos DISTRIBUCIÓN La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional). En este proceso se desarrollan las siguientes actividades: Distribución de documentos internos enviados Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío. Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera: La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias las Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución. El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única. Distribución y envío de documentos externos Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional. La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo. La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos). La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos). La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de mensajería. La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia de envío de los documentos y da por concluido el trámite de entrega. Conclusión Al finalizar el presente trabajo se puede concluir que la eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto públicas como privadas, que en los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental. Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.
