Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Dulnutric S.A Es una sociedad anónima, ubicada en el estado Barinas, dedicada a la elaboración de productos nutricionales para niños, con principios de cero aditivos químicos a los dulces y jugos que elabora, esta empresa cuenta con un sistema de calidad para la fabricación de sus distintos productos, y esta quiere mostrar los pasos para que se cumpla desde el punto de vista gerencial el aseguramiento de la calidad en sus procesos. Dulnutric S.A Tipo de Productos elaborados: Chupetas, caramelos, jaleas, gomitas, chicles a base de productos como, miel de abeja, frutas y hortalizas, gelatinas libre de azúcar, sin uso de colores artificiales. Dulnutric S.A Cada actividad de calidad está vinculada a satisfacer las necesidades de los clientes, por tanto las actividades coordinadas son aprobadas por el gerente de la empresa y líder del departamento de Gestión de la calidad de la empresa, y ellos tienen en sus actividades a desempeñar un compromiso de hacer cumplir los objetivos de calidad, íntimamente ligados a plan de calidad y a las información documentada. Descripción de los roles de la calidad desempeñados por la alta dirección y por el líder del departamento de gestión de la calidad. Gerente encargado de la Alta dirección se encargara de: Los planes estratégicos y de la Toma de decisiones, para llevar estos dos procesos el debe tener un compromiso y ejercer un liderazgo para con los procesos de gestión de la calidad. El Líder del departamento de Gestión de compras: se va a regir por el procesos llamado gestión de la calidad Dulnutric S.A , donde debe asegurarse de Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas que las actividades de gestión de la calidad se cumplan, asegurar de que los procesos den las salidas antes planificadas, e informar a la gerencia sobre el cumplimiento de las actividades de calidad y sobre su posibilidad de mejoramiento, asegurarse de que los procesos estén enfocados al cliente. Desarrollen las Etapas del Proceso de Adquisición de proyecto., es decir planificar las compras de Productos y Servicios requeridos para continuar el avance del Proyecto destacando lo siguiente: 1. Selección de los Productos a Comprar Se estima realizar la compra aproximadamente para producir 1000 unidades de 2 diferentes tipos de dulces nutritivos. 1. Paletas 2. Gomitas 3. Caramelos Seleccione los Productos que a su criterio deben comprar: en el cuadro 1 se estiman los materiales e insumos del proyecto. Cuadro 1.Materia Prima para la fabricación del producto. Materia Prima Mil de Abeja Pura Cantidad Frecuencia Quien debe Requerida Requerida ordenarlo 15%= 11.1 Kg Mensual Almacén materia prima Almidón de maíz 10%=7.4Kg Mensual Almacén materia prima Onoto 1%=0,74Kg Mensual Pulverizado Estevia en hojas Almacén materia prima 4%=2.96 Kg Mensual Almacén materia Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas prima Gelatina sin 15%=11.1 Kg Mensual Sabor Frutas Almacén materia prima 55%=40.7 Kg Mensual Almacén materia prima Las compras de los materiales se harán quincenales, debido a que se requiere frescura con las frutas. Para administrar este proyecto se requiere mantener los aspectos administrativos de la empresa, para lo que se requiere mantener un stop de papelería, este tipo de insumo es necesario considerarlos según las necesidades de las instalaciones donde se llevara en consideración la gestión de llevar a cabo la administración del proyecto, se consideraron los siguientes insumos. Cuadro 2. Insumos Administrativos Insumos Frecuencia de Compra Resma de Hojas Blancas Trimestral Lapiceros Trimestral Carpetas Trimestral Lápices de grafito Trimestral Borradores Trimestral Cartuchos de impresoras Trimestral Cuadro 3. Insumos Para los Servicios Básicos de Limpieza y Aseo Insumo Frecuencia de Compra Desinfectante Trimestral Cloro Trimestral Papel de baño Trimestral Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Cepillos Trimestral Coletos Trimestral Bolsas de Basura Trimestral 2. Estime los Servicio más importantes para la continuación del proyecto El Proyecto con el cual se está trabajando es la elaboración de dulces nutricionales bajos en azucares y conservantes sintéticos, la clasificación de los servicios que se van a estimar en este proyecto se colocan a continuación: Cuadro 4. Clasificación de los Servicios requeridos en el proyecto. Servicio Descripción general Tipo de Servicio Agua Potable Electricidad Servicio Telefónico Recolección de basura Internet Para llevar a cabo este proyecto se requiere del agua potable El proyecto requiere de servicio eléctrico, se trabajara con una máquina para hacer la envoltura de los dulce Para tratar con la comercialización tanto de clientes como de proveedores se requiere que la empresa tenga el servicio telefónico Se considera necesario tener este servicio, para controlar los desechos de la empresa. La navegación de en la web es una comunicación con la cual trabajara el proyecto por lo tanto requiere de este servicio. Público Publico Público y Privado. Publico Público y Privado. Uno de los servicios más usado en los proyectos es la contratación de personal, los proyectos no se manejan por si solos, por lo tanto requiere de la Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas selección del personal que fue señalado con anterioridad y desarrollarle los lineamientos para establecer su contratación. Cuadro 5. Clasificación del Capital Humano que se Requiere para el Proyecto. Capital Humano Descripción general Gerente General Gerencial el proyecto, o dueño del proyecto. Sub Gerente Persona a cargo de los roles gerenciales cuando este se ausenta. Administración Un jefe de administración o administradora, su asistente, jefe de compras Jefe de Recursos humanos y su asistente Jefe de Procesos o producción, el de almacén y todos sus asistentes y operadores de maquinaria, con servicios generales. Jefe del departamento y su asistentes. Talento Humano Producción Gestión de Calidad 3. Genere las contrataciones para los proveedores de dichos Productos y Servicios: El proyecto de elaboración de productos dulces nutricionales, tendrá la siguiente política de adquisiciones: Establecer un vínculos con los proveedores en una acción ganar-ganar, lo que quiere decir que la empresa establecerá relaciones de empatía con el vendedor, y se comprometerá con este en las compras, en sus pagos y en comprender los problemas que atraviese la empresa en cuanto a las posibles demoras que estos puedan tener. Contratación del Talento Humano para el Proyecto que se viene generando es: Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas 1. Cumplida la etapa de la preselección del personal y selección final del candidato a cubrir el puesto vacante, se debe evaluar si la necesidad de mantener el vínculo laboral es temporal o permanente. Luego que el departamento de recursos humanos tome la decisión, se procede a desarrollar las etapas de la gestión de contrato. Planificación de Adquisiciones: esta fase se cumple cuando llega al departamento de talento humano, una solicitud interna de tener un personal nuevo, de promover el personal o de que área e existe déficit en un déficit en una área determinada y debe cubrirse, el departamento de talento humano se encarga de planificar la búsqueda de los candidatos. - Efectuar las Adquisiciones: A. En el caso de contratación de personal permanente: Cuando ya se logró cubrir los requisitos de evaluación del personal, se procederá a realizar una entrevistar para hacerle saber al futuro trabajador los términos del contrato, si este está de acuerdo con las especificaciones y clausulas, a esta reunión formal entre empleadoras y futuro empleado se llamaría reunión de adquisición del personal. B. En caso de adquisición de personal temporal: Se trabaja como el personal que se necesita para el cargo permanente, con la salvedad de que se los términos del contrato establecerá además de un periodo de prueba, el tiempo por el cual se va a adquirir sus servicios laborales. - Administrar las Adquisiciones A. En el caso de contratación de personal permanente Este formara parte del seguimiento del personal, su periodo de prueba y la evaluación semestral de su desempeño laboral. B. En caso de adquisición de personal temporal Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Este formara parte del seguimiento del personal, su periodo de prueba y la evaluación semestral de su desempeño laboral. - Cerrar las Adquisiciones A. En el caso de contratación de personal permanente Para la contratación del personal permanente (Fijo para el proyecto), el cierre del contrato será cuando el personal firme el contrato, quedando como acordado que está de acuerdo con lo que especifica, el fico del contrato debe llevar copia que se debe archivar, este contrato solo lo firmaran las personas que hayan pasado las evaluaciones correspondientes. B. En caso de adquisición de personal temporal Los contratos temporales también se consideraran adquisiciones para el proyecto, y finalizan con la firma del personal contratado, las condiciones de contrato también están sujetas a cambios según el desempeño del periodo de prueba del personal. En el caso de los procedimientos de la Materia prima e insumos Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Ficha de Adquisición de Materia Prima e Insumos para el Proyecto Fase Procedimiento Planificación de Adquisiciones 1. 2. 3. Efectuar las Adquisiciones: 1. Administrar las Adquisiciones 1. Cerrar las Adquisiciones 1. 2. 3. Documentación Vinculada Departamento Vinculado Administración lleva la secuencia de las compras de la materia prima, la jefe de compra y su asistente llevan el proceso de adquisición Luego de recopilar las solicitudes de compra, el departamento debe hacer cada 7 días hábiles el plan de compra Se trabaja con el plan general de compra este plan debe contener las fechas y el tiempo de requisición de cada producto Según el plan de adquisiciones y ubicando días hábiles y fechas pertinentes para las compras, se realizara las llamadas y contactos con los proveedores, cuando el plazo del proveedor es mayor al requerido se contacta un segundo proveedor, también cuando los precios están por encima de los estimado se selecciona 3 proveedores y se le solicita sus presupuestos y las especificaciones de los productos que esta ofreciendo. 4. Departamento de compra Cuando las compras se realizan existe el monitoreo de la misma, la primera fase es la compra, contacto con los pedidos,. Los cierres se pueden gestionar de dos maneras: cuando se recibe la mercancía y esta cumple con todo los requisitos, se cella como recibido sin ninguna nota al respecto, se cancela si no tiene un periodo de pago posteriores. Cuando los recibido no es lo deseado, se presentan los reclamos de la no conformidades. El cierre se va a hacer posterior a que se cumplan los términos de los reclamos, cuando lo que se vuelva a recibir este conforme. 1. 5. Formato solicitud de compra de materia prima (FSC-CM-001) Formato General de adquisiciones y Personal Departamento de administración Departamento de almacén de materia prima 1. 2. 3. 1. 2. La orden de compra una copia con las facturas de compra cuando la mercancía se recibe. OC-001 Llenar la forma general de factura, este lleva las especificaciones del proveedor. FGF-001 Mensualmente se debe llevar el formatos donde se calcula los indicadores de las compras, este contempla la eficiencia del proveedor. FGI-001 Departamento de compra Con ayuda de los correos electrónicos los proveedores hacen llegar a la administración del proyecto la compra, este factura Los formatos que maneja el departamento de materia prima donde asienta lo que recibe y sus condiciones: FRMP-001. Formato de recepción de materia prima. Las facturas van al departamento de compra, se debe escanear y coloca como imagen de la compra. Departamento de compra la asistente específicamente se encarga de esta actividad Departamento de materia prima Departamento de compra recibe Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Para los Servicios: el abordaje será de la siguiente manera en cada una de sus etapas. Ficha de Adquisición de los Servicios para el Proyecto Fase Procedimiento Planificación de Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones: Administrar las Adquisiciones Cerrar Adquisiciones Evaluación de las necesidades del contrato, si el proyecto que se está desarrollando es a largo plazo en la zona donde se va a ejecutar, si el servicio ya fue contratado en esa área como por ejemplo servicio de CANTV, solo se toma en cuenta la fase de administrar la adquisición. 7. Si el servicio requiere de actividades de contratación el departamento de administración se encarga de esta actividad debido a que se requiere de usar datos que contiene la administración para crear el contrato. 2. la gerencia del proyecto se encarga de gestionar los medios para que la administración efectúe la gestión de los pagos pertinentes para que se activen los servicios. 3. Administración prepara los pagos y los documentos en una carpeta que llevara el nombre del servicio. 4. 2. Aplicar el método del seguimiento de la conexión del servicio. 3. Contactar al proveedor en caso de demoras en la conexión 4. En caso de fallas en la concepción inicial contactar a los asistentes del servicio. 4. Cuando son servicios públicos con la firma de los contratos en el lugar donde se adquieren los servicios se está cerrando la adquisición. 6. las Documentación Vinculada Departamento Vinculado y 1. Contratos de servicio. 2. Recontrato de servicio, en el caso que este servicio haya sido suspendido. Departamento de compra Personal Departamento de administración Departamento de almacén de materia prima 1. Preparar la carpeta con los documentos para la gestión de la contratación 2. Carpeta digital con los datos de los proveedores. 3. Carpeta con la facturación por cancelar o pagadas. Departamento de compra 2. Fallas en la conexión del servicios 3. Eventos no deseados en la conexión del servicio. Departamento de compra la asistente específicamente se encarga de esta actividad 3. 4. Las firmas de los contratos. La copia del contrato original. Departamento de administración Departamento de compra recibe Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas 5. Para los servicios privados se pueden también tener especificaciones técnicas que tramitar para cumplir con las firmas finales pertinente y cierre de las adquisición de esos servicios. Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Utilice el personal Asignado o seleccionado en las actividades anteriores Administración Asistente Talento Humano Junta Directiva Producción Gestión de Calidad Figura 1. Organigrama de la Empresa. Personal a cargo de las adquisiciones del proyecto 1. Gerente General de la junta directiva 2. Producción; jefe de producción 3. Administración, la administradora y el jefe de compras Como lo establece el organigrama interno de los departamentos. Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Departamento Administración Administrador Jefa de RRHH Jefa de Compras Figura 2. Organigrama del Departamento de Administración. Establezca las responsabilidades que cada uno requiere Cuadro 6. Responsabilidades en el Proceso de Adquisición del Proyecto. Capital Humano Descripción de los roles Gerente General La gerencia en la adquisición de los materiales tendrá el rol de gestionar los recursos y analizar la aceptabilidad de las contrataciones. La administradora por ser la que gestiona directamente los recursos económicos, estará directamente ligada con la evaluación de los presupuestos que cada proveedor envié para su evaluación, la jefe de compra pasara los reportes de lo que se presupueste, estas dos personas serán las encargadas de llenar la planillas de gestión de presupuestos mensuales de la empresa y se las hacen llegar a la gerencia para la aprobación de recursos. Entre los roles que debe tener están: Planificar las compras. Efectuar la evaluación de los proveedores. Contactar los proveedores. Administración Jefe de Compra Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto Nelson Rivas Cierre de adquisiciones Seguimiento de las adquisiciones
