Adquisición de Proyecto en Dulnutric S.A.: Etapas y Planificación

Etapas del Proceso de Adquisición de Proyecto
Nelson Rivas
Dulnutric S.A
Es una sociedad anónima, ubicada en el estado Barinas, dedicada a la
elaboración de productos nutricionales para niños, con principios de cero aditivos
químicos a los dulces y jugos que elabora, esta empresa cuenta con un sistema
de calidad para la fabricación de sus distintos productos, y esta quiere mostrar los
pasos para que se cumpla desde el punto de vista gerencial el aseguramiento de
la calidad en sus procesos.
Dulnutric S.A
Tipo de Productos elaborados:
Chupetas, caramelos, jaleas, gomitas, chicles a base
de productos como, miel de abeja, frutas y
hortalizas, gelatinas libre de azúcar, sin uso de
colores artificiales.
Dulnutric S.A
Cada actividad de calidad está vinculada a satisfacer las necesidades de los
clientes, por tanto las actividades coordinadas son aprobadas por el gerente de la
empresa y líder del departamento de Gestión de la calidad de la empresa, y ellos
tienen en sus actividades a desempeñar un compromiso de hacer cumplir los
objetivos de calidad, íntimamente ligados a plan de calidad y a las información
documentada.
Descripción de los roles de la calidad desempeñados por la alta dirección y por el
líder del departamento de gestión de la calidad.
Gerente encargado de la Alta dirección se encargara de: Los planes estratégicos
y de la Toma de decisiones, para llevar estos dos procesos el debe tener un
compromiso y ejercer un liderazgo para con los procesos de gestión de la calidad.
El Líder del departamento de Gestión de compras:
se va a regir por el
procesos llamado gestión de la calidad Dulnutric S.A , donde debe asegurarse de
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que las actividades de gestión de la calidad se cumplan, asegurar de que los
procesos den las salidas antes planificadas, e informar a la gerencia sobre el
cumplimiento de las actividades de calidad y sobre su posibilidad de
mejoramiento, asegurarse de que los procesos estén enfocados al cliente.
Desarrollen las Etapas del Proceso de Adquisición de proyecto., es decir
planificar las compras de Productos y Servicios requeridos para continuar el
avance del Proyecto destacando lo siguiente:
1. Selección de los Productos a Comprar
Se estima realizar la compra aproximadamente para producir 1000 unidades de 2
diferentes tipos de dulces nutritivos.
1. Paletas
2. Gomitas
3. Caramelos
Seleccione los Productos que a su criterio deben comprar: en el cuadro 1 se
estiman los materiales e insumos del proyecto.
Cuadro 1.Materia Prima para la fabricación del producto.
Materia Prima
Mil de Abeja Pura
Cantidad
Frecuencia
Quien
debe
Requerida
Requerida
ordenarlo
15%= 11.1 Kg
Mensual
Almacén materia
prima
Almidón de maíz
10%=7.4Kg
Mensual
Almacén materia
prima
Onoto
1%=0,74Kg
Mensual
Pulverizado
Estevia en hojas
Almacén materia
prima
4%=2.96 Kg
Mensual
Almacén materia
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prima
Gelatina
sin 15%=11.1 Kg
Mensual
Sabor
Frutas
Almacén materia
prima
55%=40.7 Kg
Mensual
Almacén materia
prima
Las compras de los materiales se harán quincenales, debido a que se
requiere frescura con las frutas.
Para administrar este proyecto se requiere mantener los aspectos
administrativos de la empresa, para lo que se requiere mantener un stop de
papelería, este tipo de insumo es necesario considerarlos según las
necesidades de las instalaciones donde se llevara en consideración la gestión
de llevar a cabo la administración del proyecto, se consideraron los siguientes
insumos.
Cuadro 2. Insumos Administrativos
Insumos
Frecuencia de Compra
Resma de Hojas Blancas
Trimestral
Lapiceros
Trimestral
Carpetas
Trimestral
Lápices de grafito
Trimestral
Borradores
Trimestral
Cartuchos de impresoras
Trimestral
Cuadro 3. Insumos Para los Servicios Básicos de Limpieza y Aseo
Insumo
Frecuencia de Compra
Desinfectante
Trimestral
Cloro
Trimestral
Papel de baño
Trimestral
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Cepillos
Trimestral
Coletos
Trimestral
Bolsas de Basura
Trimestral
2. Estime los Servicio más importantes para la continuación del proyecto
El Proyecto con el cual se está trabajando es la elaboración de dulces
nutricionales bajos en azucares y conservantes sintéticos, la clasificación de
los servicios que se van a estimar en este proyecto se colocan a continuación:
Cuadro 4. Clasificación de los Servicios requeridos en el proyecto.
Servicio
Descripción general
Tipo de Servicio
Agua Potable
Electricidad
Servicio Telefónico
Recolección de basura
Internet
Para llevar a cabo este
proyecto se requiere del
agua potable
El proyecto requiere de
servicio
eléctrico,
se
trabajara con una máquina
para hacer la envoltura de
los dulce
Para
tratar
con
la
comercialización tanto de
clientes
como
de
proveedores se requiere
que la empresa tenga el
servicio telefónico
Se considera necesario
tener este servicio, para
controlar los desechos de
la empresa.
La navegación de en la
web es una comunicación
con la cual trabajara el
proyecto por lo tanto
requiere de este servicio.
Público
Publico
Público y Privado.
Publico
Público y Privado.
Uno de los servicios más usado en los proyectos es la contratación de
personal, los proyectos no se manejan por si solos, por lo tanto requiere de la
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selección del personal que fue señalado con anterioridad y desarrollarle los
lineamientos para establecer su contratación.
Cuadro 5. Clasificación del Capital Humano que se Requiere para el
Proyecto.
Capital Humano
Descripción general
Gerente General
Gerencial el proyecto, o dueño del proyecto.
Sub Gerente
Persona a cargo de los roles gerenciales
cuando este se ausenta.
Administración
Un jefe de administración o administradora,
su asistente, jefe de compras
Jefe de Recursos humanos y su asistente
Jefe de Procesos o producción, el de
almacén y todos sus asistentes y operadores
de maquinaria, con servicios generales.
Jefe del departamento y su asistentes.
Talento Humano
Producción
Gestión de Calidad
3. Genere las contrataciones para los proveedores de dichos Productos y
Servicios:
El proyecto de elaboración de productos dulces nutricionales, tendrá la
siguiente política de adquisiciones: Establecer un vínculos con los
proveedores en una acción ganar-ganar, lo que quiere decir que la empresa
establecerá relaciones de empatía con el vendedor, y se comprometerá con
este en las compras, en sus pagos y en comprender los problemas que
atraviese la empresa en cuanto a las posibles demoras que estos puedan
tener.
Contratación del Talento Humano para el Proyecto que se viene generando es:
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1. Cumplida la etapa de la preselección del personal y selección final del
candidato a cubrir el puesto vacante, se debe evaluar si la necesidad de
mantener el vínculo laboral es temporal o permanente. Luego que el
departamento de recursos humanos tome la decisión, se procede a
desarrollar las etapas de la gestión de contrato.

Planificación de Adquisiciones: esta fase se cumple cuando llega al
departamento de talento humano, una solicitud interna de tener un
personal nuevo, de promover el personal o de que área e existe déficit
en un déficit en una área determinada y debe cubrirse, el departamento
de talento humano se encarga de planificar la búsqueda de los
candidatos.
- Efectuar las Adquisiciones:
A. En el caso de contratación de personal permanente:
Cuando ya se logró cubrir los requisitos de evaluación del personal, se
procederá a realizar una entrevistar para hacerle saber al futuro
trabajador los términos del contrato, si este está de acuerdo con las
especificaciones y clausulas, a esta reunión formal entre empleadoras y
futuro empleado se llamaría reunión de adquisición del personal.
B. En caso de adquisición de personal temporal:
Se trabaja como el personal que se necesita para el cargo permanente,
con la salvedad de que se los términos del contrato establecerá además
de un periodo de prueba, el tiempo por el cual se va a adquirir sus
servicios laborales.
- Administrar las Adquisiciones
A. En el caso de contratación de personal permanente
Este formara parte del seguimiento del personal, su periodo de prueba y
la evaluación semestral de su desempeño laboral.
B. En caso de adquisición de personal temporal
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Este formara parte del seguimiento del personal, su periodo de prueba y
la evaluación semestral de su desempeño laboral.
- Cerrar las Adquisiciones
A. En el caso de contratación de personal permanente
Para la contratación del personal permanente (Fijo para el proyecto), el
cierre del contrato será cuando el personal firme el contrato, quedando
como acordado que está de acuerdo con lo que especifica, el fico del
contrato debe llevar copia que se debe archivar, este contrato solo lo
firmaran
las
personas
que
hayan
pasado
las
evaluaciones
correspondientes.
B. En caso de adquisición de personal temporal
Los contratos temporales también se consideraran adquisiciones para el
proyecto, y finalizan con la firma del personal contratado, las condiciones de
contrato también están sujetas a cambios según el desempeño del periodo
de prueba del personal.
En el caso de los procedimientos de la Materia prima e insumos
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Ficha de Adquisición de Materia Prima e Insumos para el Proyecto
Fase
Procedimiento
Planificación de Adquisiciones
1.
2.
3.
Efectuar las Adquisiciones:
1.
Administrar las Adquisiciones
1.
Cerrar las Adquisiciones
1.
2.
3.
Documentación Vinculada
Departamento
Vinculado
Administración lleva la secuencia de
las compras de la materia prima, la
jefe de compra y su asistente llevan
el proceso de adquisición
Luego de recopilar las solicitudes de
compra, el departamento debe hacer
cada 7 días hábiles el plan de compra
Se trabaja con el plan general de
compra este plan debe contener las
fechas y el tiempo de requisición de
cada producto
Según el plan de adquisiciones y
ubicando días hábiles y fechas
pertinentes para las compras, se
realizara las llamadas y contactos con
los proveedores, cuando el plazo del
proveedor es mayor al requerido se
contacta un segundo proveedor,
también cuando los precios están por
encima de los estimado se selecciona
3 proveedores y se le solicita sus
presupuestos y las especificaciones
de los productos que esta ofreciendo.
4.
Departamento de compra
Cuando las compras se realizan
existe el monitoreo de la misma, la
primera fase es la compra, contacto
con los pedidos,.
Los cierres se pueden gestionar de
dos maneras: cuando se recibe la
mercancía y esta cumple con todo los
requisitos, se cella como recibido sin
ninguna nota al respecto, se cancela
si no tiene un periodo de pago
posteriores.
Cuando los recibido no es lo
deseado, se presentan los reclamos
de la no conformidades.
El cierre se va a hacer posterior a que
se cumplan los términos de los
reclamos, cuando lo que se vuelva a
recibir este conforme.
1.
5.
Formato solicitud de compra de
materia prima (FSC-CM-001)
Formato General de adquisiciones
y
Personal
Departamento de administración
Departamento de almacén de materia
prima
1.
2.
3.
1.
2.
La orden de compra una copia con
las facturas de compra cuando la
mercancía se recibe.
OC-001
Llenar la forma general de factura,
este lleva las especificaciones del
proveedor.
FGF-001
Mensualmente se debe llevar el
formatos donde se calcula los
indicadores de las compras, este
contempla la eficiencia del proveedor.
FGI-001
Departamento de compra
Con
ayuda
de
los
correos
electrónicos los proveedores hacen
llegar a la administración del proyecto
la compra, este factura
Los formatos que maneja el
departamento de materia prima
donde asienta lo que recibe y sus
condiciones: FRMP-001.
Formato de recepción de materia
prima.
Las facturas van al departamento de
compra, se debe escanear y coloca
como imagen de la compra.
Departamento de compra la asistente
específicamente se encarga de esta
actividad
Departamento de materia prima
Departamento de compra recibe
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Para los Servicios: el abordaje será de la siguiente manera en cada una de sus etapas.
Ficha de Adquisición de los Servicios para el Proyecto
Fase
Procedimiento
Planificación de
Adquisiciones
Efectuar las
Adquisiciones:
Administrar las
Adquisiciones
Cerrar
Adquisiciones
Evaluación de las necesidades del contrato,
si el proyecto que se está desarrollando es
a largo plazo en la zona donde se va a
ejecutar, si el servicio ya fue contratado en
esa área como por ejemplo servicio de
CANTV, solo se toma en cuenta la fase de
administrar la adquisición.
7. Si el servicio requiere de actividades de
contratación
el
departamento
de
administración se encarga de esta actividad
debido a que se requiere de usar datos que
contiene la administración para crear el
contrato.
2. la gerencia del proyecto se encarga de
gestionar los medios para que la
administración efectúe la gestión de los
pagos pertinentes para que se activen los
servicios.
3. Administración prepara los pagos y los
documentos en una carpeta que llevara el
nombre del servicio.
4.
2. Aplicar el método del seguimiento de la
conexión del servicio.
3. Contactar al proveedor en caso de demoras
en la conexión
4. En caso de fallas en la concepción inicial
contactar a los asistentes del servicio.
4. Cuando son servicios públicos con la firma
de los contratos en el lugar donde se
adquieren los servicios se está cerrando la
adquisición.
6.
las
Documentación Vinculada
Departamento
Vinculado
y
1. Contratos de servicio.
2. Recontrato de servicio, en el
caso que este servicio haya
sido suspendido.
Departamento de compra
Personal
Departamento de administración
Departamento de almacén de materia
prima
1. Preparar la carpeta con los
documentos para la gestión
de la contratación
2. Carpeta digital con los datos
de los proveedores.
3. Carpeta con la facturación por
cancelar o pagadas.
Departamento de compra
2. Fallas en la conexión del
servicios
3. Eventos no deseados en la
conexión del servicio.
Departamento de compra la asistente
específicamente se encarga de esta
actividad
3.
4.
Las firmas de los contratos.
La copia del contrato original.
Departamento de administración
Departamento de compra recibe
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5. Para los servicios privados se pueden
también tener especificaciones técnicas
que tramitar para cumplir con las firmas
finales pertinente y cierre de las adquisición
de esos servicios.
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Utilice el personal Asignado o seleccionado en las actividades anteriores
Administración
Asistente
Talento Humano
Junta Directiva
Producción
Gestión de Calidad
Figura 1. Organigrama de la Empresa.
Personal a cargo de las adquisiciones del proyecto
1. Gerente General de la junta directiva
2. Producción; jefe de producción
3. Administración, la administradora y el jefe de compras
Como lo establece el organigrama interno de los departamentos.
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Departamento
Administración
Administrador
Jefa de RRHH
Jefa de Compras
Figura 2. Organigrama del Departamento de Administración.
Establezca las responsabilidades que cada uno requiere
Cuadro 6. Responsabilidades en el Proceso de Adquisición del Proyecto.
Capital Humano
Descripción de los roles
Gerente General
La gerencia en la adquisición de los materiales
tendrá el rol de gestionar los recursos y
analizar la aceptabilidad de las contrataciones.
La administradora por ser la que gestiona
directamente los recursos económicos, estará
directamente ligada con la evaluación de los
presupuestos que cada proveedor envié para
su evaluación, la jefe de compra pasara los
reportes de lo que se presupueste, estas dos
personas serán las encargadas de llenar la
planillas
de
gestión
de
presupuestos
mensuales de la empresa y se las hacen llegar
a la gerencia para la aprobación de recursos.
Entre los roles que debe tener están:
Planificar las compras.
Efectuar la evaluación de los proveedores.
Contactar los proveedores.
Administración
Jefe de Compra
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Cierre de adquisiciones
Seguimiento de las adquisiciones