Access

Microsoft Access 2007
Microsoft PowerPoint 2007
Microsoft
Access 2007
Módulo
- Teórico y Práctico -
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DERECHOS RESERVADOS
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¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática!
En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft
Access 2007.
Microsoft Access es un Administrador de bases de datos que se utiliza
para almacenar y organizar todo tipo de información. Gracias a su
confiabilidad y facilidad de uso es considerado el programa más
importante del mercado, dentro de su rubro.
En este programa podrán ingresar toda la información de sus
empresas o emprendimientos, separada por sectores e incluyendo
textos, fechas, fotos, números, etc. En base a ello podrán presentar
listados o resúmenes de datos, de acuerdo con los resultados
buscados.
En las siguientes páginas les explicaremos las principales
herramientas para el manejo de un administrador de base de datos.
Esto les permitirá comprender el mecanismo que utiliza Microsoft
Access 2007 para cubrir las necesidades que se presentan al
desarrollar las tareas más comunes de una empresa.
Esperamos que disfruten este Módulo, tal como nosotros lo hicimos al
redactarlo, y que les sea de utilidad en el desempeño de sus tareas
cotidianas.
Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.
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Metodología de Trabajo
Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de
orientarlos en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas
páginas:
ATENCIÓN
Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el
Software Educativo “Asistente”.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de
las herramientas.
Al finalizar cada Capítulo encontrarán:

Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas
aprendidas en actividades concretas e integradoras.

Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y
adquisición de los conceptos más importantes.
Al finalizar el Módulo encontrarán una Autoevaluación Múltiple Chioce
(Múltiples Opciones), que le servirá como preparación para el Examen On-Lin
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Capítulo 1
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Conocer la utilidad del Administrador de base de datos y sus
características principales.
Conocer las partes de la ventana de Microsoft Access.
Diferenciar los objetos que forman a una base de datos.
Aprender a crear una Base de datos a través de distintas opciones.
Realizar una creación de tablas, conocer las propiedades de los campos
de las mismas.
Aprender a utilizar el comando Totales.
Novedades de Access 2007.
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Novedades de Access 2007
Base de datos
Capítulo 1
Tablas
Utilizar Access 2007
Comando Totales
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NOVEDADES DE ACCESS 2007
Microsoft Access 2007
Microsoft Office 2007 incluye dentro de su paquete de programas,
una nueva versión de Access, llamada Microsoft Access 2007.
Microsoft Access 2007 tiene como
administración de Bases de Datos.
objetivo
la
creación
y
Microsoft Access 2007 permite acceder de manera rápida y eficiente a
todos los datos almacenados en una Base de Datos.
Microsoft Access 2007 incluye un conjunto de eficaces herramientas
que ayudan a compartir información, realizar su seguimiento y
elaborar informes rápidamente. Permite realizar el control de los
empleados, listado de precios y productos, listados telefónicos,
facturación y muchas otras aplicaciones.
Microsoft Access 2007 permite crear atractivas
aplicaciones de seguimiento personalizando.
y
funcionales
Es posible definir el color de los registros, si la tabla tiene o no líneas
divisorias ya sean verticales u horizontales, si se le agrega un color
de fondo, si tiene o no relieve, si los datos cargados están ubicados a
la izquierda - centro o derecha de cada celda, etc.
Todo esto es posible hacerlo en una tabla determinada sin que por
ello se afecten a otras con las cuales se esté trabajando y formen
parte de la misma Base de Datos.
Esto significa que Access 2007 permite personalizar en forma
independiente el aspecto de cada tabla.
Es por ello que pueden realizarse formularios e informes más
elegantes y profesionales.
Generalidades
La esencia del programa sigue manteniéndose, de hecho una vez que
te acostumbres a la nueva interfaz verás que las opciones siguen
siendo las mismas pero dispuestas de forma diferente.
Microsoft ha creído necesario una reestructuración de sus menús
para deshacerse de las listas de menús y las han sustituido por una
Cinta de Opciones en la que se emplazan en forma de pestañas
todas las opciones que encontrábamos en versiones anteriores (y
algunas nuevas).
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Como decíamos antes, sólo es cuestión de acostumbrarse a la nueva
disposición, pues los cambios no suponen un salto demasiado grande
respecto a la dirección que mantiene Microsoft.
Como puedes ver en la imagen, las pestañas de la Cinta
contienen las opciones que nos permitirán trabajar con el
programa. Así se ha conseguido un menú más funcional e intuitivo.
Además su accesibilidad se ha mejorado muchísimo. Si pulsamos la
tecla ALT veremos cómo aparecen las pistas de acceso por teclado en
cada uno de las opciones existentes en la Cinta. De esta forma es
muy sencillo acceder a ellas sin el uso del ratón.
Además en cualquier momento es posible minimizar la Cinta
haciendo doble clic sobre la pestaña activa y los grupos incluidos en
cada pestaña desaparecerán.
BASES DE DATOS
Una base de datos es una recopilación de datos que se refiere a un
tema central (por ejemplo: todos los datos de una empresa
incluyendo clientes, empleados, productos, etc. ), que se encuentra
agrupado en un único archivo. Esto permite acceder fácilmente a la
información con la posibilidad de ordenar y relacionar los datos
ingresados.
Entre los diferentes programas que trabajan con Bases de Datos,
existen dos grupos: bases de datos simples y bases de datos
relacionales.
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Una Base de Datos Simple puede crearse, por ejemplo, en Microsoft
Excel y almacenará toda la información correspondiente a un tema, y
en una sola tabla.
Una Base de Datos Relacional, en cambio, puede crearse en
Microsoft Access y puede contener más de una tabla, cada una de
ellas con datos de diferentes temas aunque relacionados con el tema
central de la base de datos. Por ejemplo, una empresa puede crear
una base de datos con una tabla que posea toda la información de
sus clientes, otra con sus proveedores y otra son sus empleados, y de
acuerdo a la relación que existe entre estos datos formar una nueva
tabla “filtrando” la información que necesite.
Por lo que se puede apreciar una Base de Datos de Access contiene:
-Tablas
-Consultas
-Informes
-Formularios
-Macros
-Módulos
Al definir Base de Datos se dijo que éstas se podían relacionar y por
esto, se denominaban Bases de Datos Relacionales.
Siempre que se hable de Base de Datos
automáticamente se debe pensar en las Tablas.
Relacionales
TABLAS
Las tablas están formadas por un conjunto de datos sobre un tema
específico y son la principal herramienta de cualquier base de datos;
a partir de la información que en ellas se almacena, se podrán utilizar
las restantes herramientas de la base de datos.
Cada tabla organiza sus datos en columnas (denominadas campos) y
filas (denominadas registros)
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Registro o fila
Campo o columna
Un Campo involucra el mismo tipo de datos, pero de diferentes
sujetos. Estos campos contienen fragmentos de datos del tema
tratado. Por ejemplo, el campo Apellido contendrá siempre el mismo
tipo de datos (apellidos), aunque de distintas personas.
Un Registro, en cambio, almacena las diferentes características de
una persona u objeto; cada registro, es un conjunto de datos
relacionados, que pertenecen a campos distintos.
Por ejemplo, el registro 1550 mostrará todos los datos de Pérez, el
siguiente, todos los de Torres, y así sucesivamente, como se observa
en la figura anterior.
Tipos de Vistas
En una Tabla de Access es posible trabajar con dos modos de Vistas:
Vista Diseño y Vista Hoja de datos.
Desde la vista Diseño, puede crear la estructura de campos de una
nueva tabla o personalizar, agregar y eliminar campos de una tabla
existente.
Desde la vista Hoja de datos se pueden agregar, modificar o
simplemente visualizar los registros de la tabla. También puede
revisar la ortografía de los datos de la tabla, imprimirlos, ordenar o
filtrar registros, cambiar la apariencia de la hoja de datos o cambiar
la estructura de la tabla agregando o eliminando columnas.
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Creación de Tablas
Para comenzar a diseñar una tabla debe tener en claro las cinco
pautas que se detallan a continuación:
1. Saber qué campos va a tener cada una de las tablas. Por ejemplo,
si es una base de datos de Productos necesitará crear campos para el
Nombre del Producto, Descripción, Cantidad en Stock, Precio, Nombre
del Proveedor. En cambio, si es una Base de Datos de Empleados,
necesitará, por lo menos, los campos: Nombre y Apellido, Cargo,
Dirección, y Teléfono, entre otros.
2. Una vez definidos los campos, deberá saber el tipo de datos va a
ingresar en cada uno de ellos: los más utilizados son Texto, Número
y Fecha, aunque no son los únicos.
3. Definir el orden con el que deben aparecer en la tabla.
4. Saber qué relaciones deben existir entre las tablas.
5. Definir al campo que funcionará como Clave Principal.
SUGERENCIA
Es recomendable que antes de diseñar una tabla se
plantee cuáles son las necesidades concretas de la Base
de datos y realice una estructura previa de la base sobre
un papel.
Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede
contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que
contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea
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un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de
la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando
una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando
una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un
archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base
de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla
vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los
campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación,
haga clic en Nuevo.
2.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del
archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta
para buscar la ubicación.
3.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada
Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
1.
Haga clic en el Botón Microsoft Office
y, a continuación,
haga clic en Abrir.
2.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de
datos.
3.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en
la vista Hoja de datos
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UTILIZAR ACCESS 2007
Para abrir Access 2007, se deberá realizar lo siguiente:
1° Clic en el botón izquierdo del mouse en Iniciar
2° Seleccione Todos los programas – Microsoft Office –
Microsoft Access 2007
Access 2007 presenta una primera pantalla denominada Página
Introducción a Office Access, que permite obtener un acceso
inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño
profesional, como así también a bases de datos que se hayan abierto
recientemente.
También permite acceder, si se está conectado a Internet, a
publicaciones relacionadas con el programa, a través de Office
Online.
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Para comenzar a trabajar con Access
2007, se podrá optar por utilizar
algunas de las plantillas que el
programa presenta en la Página
Introducción a Office Access,
también podrá descargar del sitio
oficial de Microsoft nuevas plantillas o
simplemente utilizará una base de
datos en blanco.
3° Seleccione la opción Base de datos
en blanco.
4° En el sector Base de datos en
blanco:
Casillero Nombre de Archivos: deberá
escribir el nombre para la nueva base
de datos, desde el icono de carpeta
elija la ubicación donde guardara la
base de datos.
Tenga en cuenta que la base de datos
se guardara con la extensión .accdb
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5° Por ultimo haga clic en el botón Crear
En pantalla podrá visualizar la ventana de Microsoft Access
2007
Offices Fluent o Cinta de Opciones
Una de las diferencias en todo el paquete Office 2007 con relación a
sus anteriores versiones es la nueva Interfaz del Usuario.
La Interfaz del Usuario cambió notablemente con Office 2007 dado
que anteriormente las opciones del programa se presentaban a partir
de Menús desplegables.
Ahora esto cambió dado que los comandos se presentan en un área
estándar, que Microsoft denominó Cinta de Opciones.
A esta nueva interfaz del programa Microsoft lo denomina Office
Fluent.
Presionando sobre las opciones que seguidamente se mencionan, el
programa presentará un grupo de comandos asociados a cada una de
ellas:
Cinta de opciones Inicio
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Cinta de opciones Crear
Cinta de opciones Datos externos
Cinta de opciones Herramientas de bases de datos
Cinta de opciones Hoja de datos
Puede observarse que al presionar con el botón del Mouse sobre cada
una de estas opciones de Access 2007, se presentan un conjunto de
opciones relacionadas con el comando seleccionado.
COMANDO TOTALES
La creación de tablas en Vista Diseño consiste en definir la
estructura de la tabla, definiendo las distintas columnas que tendrá,
el tipo de dato que cada una, etc.
En la vista de Diseño de la tabla:
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En la solapa tenemos el nombre de la tabla (como todavía no
hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un
nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la grilla donde definiremos las columnas que
componen la tabla, se utiliza una fila para cada columna, así en la
primera fila definiremos la primera columna de la tabla y así
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos solapas (General y
Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a
la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos brinda ayuda
sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el
cursor se encuentra en la primera fila en la columna Nombre del
campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el
nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Vamos
completando las filas definiendo en cada una los nombres de las
columnas de las tablas.
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En la primera fila escribimos el nombre del primer campo, al pulsar la
tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto
como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacemos
clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegimos
otro tipo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto
caracteres como dígitos y caracteres especiales.
TEXTO
Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres,
siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como
MEMO
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
máxima de 65.536 caracteres.
Se utiliza para datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos. Los tipos Byte, Entero y Entero largo
permiten almacenar números sin decimales; los tipos
NÚMERO
Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el
tipo Id. de réplica se utiliza para claves
autonuméricas en bases réplicas.
Se utiliza para la introducción de fechas y horas
FECHA/HORA
desde el año 100 al año 9999.
Se utiliza para valores de dinero y datos numéricos
utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro
MONEDA
decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la
izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo
Es un número secuencial (incrementado de uno a
uno) único, o número aleatorio que Access asigna
AUTONUMÉRICO cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumérico no se pueden
actualizar.
Son valores Sí y No, y campos que contengan uno de
SÍ/NO
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Es un objeto, como por ejemplo una hoja de cálculo
OBJETO OLE
de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Es texto o combinación de texto y números
HIPERVÍNCULO
almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo.
ASISTENTE
Crea un campo que permite elegir un valor de otra
PARA
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
BÚSQUEDAS
lista o un cuadro combinado.
La tercera columna DESCRIPCION no es obligatorio utilizarla ya que
únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una
descripción del campo de forma que la persona que tenga que
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introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este
cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
CLAVES PRINCIPALES
Antes de guardar la tabla tendremos que definir una clave principal.
En el diseño de una base de datos relacional, cada uno de los
registros de las tablas que contiene debe ser identificado de forma
única, es decir, algún campo de la tabla debe albergar un valor único
para cada registro de la tabla, a este identificador es a lo que
llamamos Clave Principal.
Para asignar una clave principal a un campo:
 Hacemos clic sobre el nombre del campo que será clave
principal.
 Luego, hacemos clic sobre el botón Clave principal en el grupo
Herramientas de la solapa Diseño.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave
indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Las propiedades son las características de un objeto como, por
ejemplo, su nombre, tamaño o color. Todos los objetos de Access
tienen propiedades que se pueden establecer para determinar la
apariencia o el funcionamiento de los mismos.
Se agrupan en la solapa General donde indicamos las
características generales del campo y la solapa Búsqueda en la que
podemos definir una lista de valores válidos para el campo.
1)
Propiedad: Tamaño del campo
Podemos utilizar la propiedad Tamaño Del Campo para
establecer el número máximo de datos que se pueden almacenar en
un campo establecido como de tipo Texto o Número. Si el Tipo de
Campo está establecido como Texto, debemos escribir un número de
0 a 255. El valor implícito es de 50. Si el Tipo de campo está
establecido como Número, las configuraciones de la propiedad
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Tamaño Del Campo y sus valores están relacionadas de la siguiente
forma:
 BYTE: Almacena números entre 0 y 255 (no admite
fracciones). Ocupa 1 byte.
 ENTERO: Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no
admite fracciones). Ocupa 2 bytes.
 ENTERO LARGO: (Implícito) Almacena números entre 2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ocupa
4 bytes.
 SIMPLE: Almacena números entre -3,402823E38 y
3,402823E38. Ocupa 4 bytes.
 DOBLE: Almacena números entre -1,79769313486232E308 y
1,79769313486232E308. Ocupa 8 bytes.
2)
Propiedad: Máscara de Entrada
Podemos usar la propiedad Mascara De Entrada para hacer
más fácil la escritura de los datos y controlar los valores que los
usuarios pueden escribir en un control de cuadro de texto. Por
ejemplo, podríamos crear una máscara de entrada para un campo
Número de Teléfono que muestra exactamente como escribir un
nuevo número: ____-____-____.
3)
Propiedad: Formato
A continuación se muestran los valores predefinidos de la
propiedad Formato para números.
 NÚMERO GENERAL: Muestra el número como se escribió.
Es el implícito.
 MONEDA: Usa el separador de miles, muestra los números
negativos entre paréntesis. El valor implícito de la propiedad
Lugares Decimales es 2.
 FIJO: Muestra como mínimo un dígito.. El valor implícito de
la propiedad Lugares decimales es 2.
 ESTÁNDAR: Usa el separador de miles; el valor implícito de
la propiedad Lugares Decimales es 2.
 PORCENTAJE: multiplica el valor por 100 y le agrega un
signo de porcentaje (%); el valor implícito de la propiedad
Lugares Decimales es 2.
 CIENTÍFICO: Usa notación científica estándar.
A continuación veremos los valores implícitos de la propiedad
Formato para Fechas y Horas.
 FECHA GENERAL: Si el valor es sólo una fecha, no se
muestra hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra
fecha. Esta configuración es una combinación de las
configuraciones Fecha corta y Hora.
 FECHA LARGA: Es la misma que la configuración Fecha
larga de la sección Configuración regional del Panel de
control de Windows. Ejemplo: Lunes 27 de Enero de 1997.
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 FECHA MEDIANA: 27-Ene-97.
 FECHA CORTA: Es la misma que la configuración Fecha
corta de la sección Configuración regional del Panel de
control de Windows. Ejemplo: 27/1/97.
 HORA LARGA: Es igual que la configuración Hora larga de
la Configuración regional del Panel de control de Windows.
Ejemplo: 5:15:20 PM.
 HORA MEDIANA: Ejemplo: 05:15 PM.
 HORA CORTA: Ejemplo: 17:15.
Formato Aplicado a Sí/No
La propiedad Formato proporciona los formatos predefinidos
Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero
y Activado son equivalentes, como lo son No, Falso y Desactivado. Si
especificamos un formato predefinido y escribimos después un valor
equivalente, se mostrará el formato predefinido de valor equivalente.
Formato para los campos texto y memo
Podemos establecer la propiedad Formato para crear formatos
personalizados para campos Texto y Memo usando símbolos
especiales. La propiedad Formato usa los siguientes símbolos para
definir tipos de datos texto y memo:
 @: Se precisa un carácter de texto (bien un carácter o un
espacio).
 &: No se precisa ningún carácter de texto.
 <\: Pone todos los caracteres en minúsculas.
 >\: Pone todos los caracteres en mayúsculas.
4)
Propiedad: Lugares Decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que
queremos asignar a un tipo de dato Número o Moneda
5)
Propiedad: Título
Se utiliza para indicar cómo queremos que se visualice la
cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama F_nac e
indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título,
en la cabecera del campo F_nac veremos Fecha de nacimiento.
6)
Propiedad: Valor Predeterminado
Es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si
no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que
un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo
valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser
ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la
hora de introducir los datos de la tabla.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
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7)
Propiedad: Regla de Validación
Nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que
se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor
introducido en el campo para que sea introducido correctamente.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico.
8)
Propiedad: Texto de Validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos que nos
aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no
cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la
hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda
solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico
9)
Propiedad: Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente
tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario
el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico
10) Propiedad: Permitir Longitud Cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para
controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no
contengan caracteres o estén vacíos
11) Propiedad: Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo
campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos
indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de
ordenación y agrupación
Esta propiedad dispone de tres valores
 NO: Sin índice.
 SÍ (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y
además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor
en el campo).
 SÍ (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin
admitir valores duplicados
Como se recordará el objetivo principal de este TEMA era mostrar
la nueva opción que ofrece Access 2007, diferenciándose de las
versiones anteriores, que permite totalizar campos.
Para utilizar la opción Totales siga los siguientes pasos:
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Compruebe que la tabla esté abierta en el modo Vista Hoja de
datos, de no ser así, haga doble clic sobre la tabla, desde el Panel
de exploración y se abrirá automáticamente.
Luego dirija el cursor del Mouse a la opción Totales, que se halla
ubicada en la opción Registros, de la Cinta de Opciones, y haga un
clic con el botón izquierdo del Mouse.
Automáticamente Access 2007 presenta dentro del primer campo,
un registro con la leyenda Total, ubíquese en la última celda de la
columna donde se encuentran los datos, sobre los que quiere
obtener los totales
De la lista desplegable elija la opción que necesita
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Al modificar un valor de los que intervienen en la opción totales,
automáticamente se actualizara el resultado.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
1, Tema: Nueva opción de Access 2007 el comando: Totales, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
1, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Actividad 1
El gerente del Video Club en el cual trabaja desde hace años, decide
incorporar un sistema de base de datos. La empresa ha decidido
informatizar sus archivos para registrar a los clientes y controlar el
alquiler de las películas. Así pues, le solicitan a usted que realice
dichas tareas administrativas:
1. Abra una nueva Base de Datos.
2. Guárdela en la Unidad A: con el nombre “Video Club”.
3. Diseñe las siguientes tablas:
Tabla Clientes:
Tabla Películas:
Tabla Alquileres:
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4. Desde la Vista de Hoja de Datos, complete cada tabla al menos con
10 registros.
5. En el campo TipoDoc de la tabla Clientes, coloque una lista
desplegable con las opciones: DNI, CI, LC, PASS.
6. En el campo Calificación de la tabla Películas, coloque una lista
desplegable con las opciones: ATP, Mayor de 16 años, Mayor de 18
años, Mayor de 21 años.
7. Coloque la clave principal a los campos que corresponda.
8. Modifique a gusto el formato de las tablas para una mejor
presentación de los datos de las mismas.
9. Recuerde que esta actividad la continuará en el capítulo siguiente,
por lo tanto, guarde todos los cambios realizados.
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Repaso del Capítulo 1
Si una empresa decide crear una Base de datos para ingresar la
información tanto de los clientes como del personal.
a. ¿Cuáles son los principales puntos que debe tener en cuenta para
crear las tablas de la Base de datos?
b. ¿Desde qué vista debe establecer las propiedades de los campos y
los tipos de datos, y mencione que otras acciones puede realizar
desde ese tipo de vista?
c. Si necesita hacer obligatorio el ingreso de datos en un campo.
¿Qué propiedad le debe establecer al mismo?
d. Si uno de los campos de la tabla, debe contener una foto del
cliente. ¿Qué tipo de datos le debe asignar a ese campo?
e. ¿Para qué podría utilizar la propiedad Valor predeterminado dentro
de un campo?
f. Explique con sus palabras que entiende por clave principal y
especifique que propiedades adquiere un campo al establecerlo como
clave principal.
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Capítulo 2
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Aprender a utilizar el comando Buscar y los pasos para realizar las
búsquedas.
Aprender a insertar y eliminar registros y campos. Conocer sus diferencias.
Realizar un adecuado orden de los campos de la tabla, utilizando los
iconos de la barra de herramientas.
Comprender la utilización del comando Reemplazar y su diferencia con el
comando Buscar.
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Buscar datos
Buscar y reemplazar
Capítulo 2
Ir a
Ordenar
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BUSCAR DATOS
Este comando le permite buscar una cadena de caracteres dentro de
una tabla, consulta o formulario. Por ejemplo, suponga que posee
una tabla con los datos de miles de empleados, y necesita visualizar
la información relacionada sólo con uno de ellos. Podrá, entonces,
aplicar el comando Buscar para presentar rápidamente esos datos en
pantalla, evitando revisar registro por registro. Comodines:
Puede acceder a este comando con alguna de las siguientes opciones:
1ª Opción Desde la barra de Estado
Escriba el dato a buscar y presione Enter
2ª Opción Desde la Cinta de Opciones – Ficha Inicio – Buscar
Se presentara el siguiente cuadro:
1
4
2
3
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Microsoft PowerPoint 2007
Paso 1: Ingrese el dato que desea buscar
Paso 2: Indique el lugar donde desea buscar el dato: aparecerá el campo
donde se encuentra el cursor titilando o la opción Tabla que incluye todos
los campos
Paso 3: Indique el sector del dato buscado que debe coincidir con los datos
de la tabla.
Paso 4: Pulse este botón para comenzar la búsqueda
Una vez realizados estos pasos, Access seleccionará el primer dato
que encuentre en la tabla, tal como se observa en la siguiente figura:
Con el botón Buscar siguiente podrá pasar al próximo dato de la
tabla que coincida con la información buscada. Si no hubiere un
nuevo dato, observará el siguiente mensaje:
Si desea buscar un determinado dato y no recuerda el texto completo, Microsoft
Access le permite utilizar los siguientes comodines:
Comodín
*
(Asterisco)
?
(Signo de
Pregunta)
Función
Remplaza a uno o más
caracteres de cualquier
tipo.
Remplaza un carácter en
cualquier posición.
Ejemplo
Si desea buscar todos los
datos que empiezan con
las letras LOP debe
colocar: LOP*
Si desea buscar todos los
datos que posean una E
como tercera letra debe
colocar: ??E*
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
2, Tema: Buscar datos, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
BUSCAR Y REEMPLAZAR
Reemplazar
Este comando busca una cadena de caracteres en una tabla y los
cambia por otro texto que se haya definido. Por ejemplo, puede
buscar el apellido de un empleado dentro de una tabla, consulta o
formulario, y reemplazarlo por otro apellido o texto.
Para utilizar este comando puede elegir alguna de las siguientes
opciones:
1º Opción Desde el cuadro buscar seleccionar la solapa Reemplazar
2º Opción Desde la Cinta de opciones – Ficha Inicio – Reemplazar
A continuación, y con cualquiera de estas opciones, aparecerá un
cuadro en el que deberá realizar los siguientes pasos:
1
2
3
4
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Microsoft PowerPoint 2007
Paso 1: Ingrese el dato que desea modificar
Paso 2: Ingrese el dato que ocupará el lugar del anterior
Paso 3: Pulse el botón Reemplazar para realizar los cambios entre la
palabra buscada por la palabra activa.
Paso 4: Reemplaza todas aquellas palabras que coinciden con la
búsqueda.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
2, Tema: Buscar y Reemplazar, Por ejemplo.
IR A
El comando Ir está situado en la Cinta de Opciones dentro del
grupo de opciones Buscar.
Este botón permite desplazarse entre los registros de la tabla cuando
la misma se encuentre abierta en la Vista Hoja de Datos.
De la lista desplegable podrá elegir alguna de las siguientes opciones:
Primero: Esta opción lo traslada del
registro actual al primero de la tabla.
Anterior: Esta opción lo traslada del
registro actual al anterior registro de la
tabla.
Siguiente: Esta opción lo traslada del
registro actual al próximo registro de la
tabla.
Ultimo: Esta opción lo traslada del
registro actual al último registro de la
tabla.
Nuevo: Esta opción inserta un registro al
final de la tabla de datos.
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Microsoft PowerPoint 2007
También puede disponer de estas herramientas desde el sector
izquierdo inferior de la tabla de datos
ORDENAR
Ordenar Datos
Microsoft Access permite establecer un orden en las tablas a través
de alguno de los campos.
Para ello debe seleccionar el campo por el cual desea ordenarla (por
ejemplo: Apellidos o Nombres), y utilizar alguna de las siguientes
opciones:
1º Opción Desde la Cinta de opciones – Ficha Inicio – Sector
Ordenar y filtrar
2º Opción Desde el Menú Contextual
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Haga clic en la opción deseada:
Orden Ascendente
Orden Descendente
Borrar todos los criterios de ordenación
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
2, Tema: Ordenar, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
2, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Actividad 2
Con el crecimiento de la empresa, usted necesita realizar algunas
modificaciones en la base de datos: incorporar nuevos clientes,
películas y buscar y ordenar algunos datos.
Para ello realice la siguiente práctica integradora de conocimientos:
1. Abra la Base de datos “Video Club” creada en la actividad
anterior.
2. Ingrese 5 registros nuevos en la tabla “Clientes” y “Películas”.
3. Ordene la tabla “Clientes” según el campo Apellido.
4. Busque en la tabla de “Clientes” todos los Apellidos que
comiencen con P y en la tabla “Películas” todas las aquellas que
comiencen con L.
5. Busque y reemplace todos los apellidos que comienzan con C y
remplácelos con apellidos que comiencen con M
6. Guarde los cambios de la base de datos.
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Repaso del Capítulo 2
En la Base de datos de una empresa que posee miles de registros de
clientes, se deben realizar algunas modificaciones sobre los datos
personales y evaluar los pedidos realizados por zonas; por lo tanto:
a. ¿Qué comodines suelen utilizarse para buscar datos en una base
de datos? ¿Cómo se utilizan cada uno de ellos?
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.................................................................................................
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b. Si desea cambiar en un solo paso, el nombre de un producto que
se repite en varios registros de la misma tabla. ¿Qué comando debe
utilizar? Enumere los pasos.
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.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
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c. Ordene la tabla cliente por el campo apellido, la tabla película por
título y la tabla alquiler por código de película y luego por código de
cliente. Utilizando el enunciado anterior describa los pasos que debe
realizar.
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 3
Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes
objetivos:
Conocer los distintos filtros.
Aprender a utilizar los filtros selección
Aprender a utilizar los filtros avanzadas
Agregar botones de acción e hipervínculos con textos u otros objetos.
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Filtros
Capítulo 3
Filtro selección
Avanzadas
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FILTROS
Un filtro es un conjunto de criterios que se aplican sobre las tablas,
consultas o formularios, para limitar el número de registros
visualizados y sólo observar la información necesaria.
Los filtros no modifican ni eliminan información, sólo ajustan la
cantidad de datos visualizados.
Por ejemplo, si trabaja con tablas demasiado grandes, tal vez
necesite que Access le muestre un listado sólo con los registros que
cumplan con un determinado criterio, como los clientes de una
localidad específica, los datos de un determinado empleado, o
simplemente todos los empleados que perciben el mismo sueldo.
Deberá, entonces «filtrar» la información, y para tal fin, dispone de
cuatro tipos de filtros:
En la Cinta de Opciones, sobre la parte derecha de la misma, se
encuentran agrupadas en Ordenar y filtrar las opciones de filtro.
Las mismas son:
-Selección
-Alternar filtro
-Avanzadas
-Filtro
Alternar Filtro
El botón Alternar Filtro, lo que hace es ejecutar la acción de filtrar.
Actúa como si se tratara de un botón Enter.
Cuando de presiona con el botón izquierdo del Mouse sobre el botón
Alternar Filtro, Access ejecuta la acción de filtrar los datos de
acuerdo al criterio empleado.
Si se vuelve a presionar con el botón izquierdo del Mouse el botón
Alternar Filtro Access vuelve a mostrar todos los datos de la Tabla
o Consulta, como estaban antes de aplicar el filtro. Por eso este
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Microsoft PowerPoint 2007
botón cumple dos funciones una es Aplicar Filtro y la otra es Quitar
el Filtro.
FILTRO SELECCIÓN
Permite seleccionar aquellos registros que posean un dato que sea
igual a aquel, en donde se halle el cursor (celda activa) al momento
de aplicarlo.
Permite otras opciones:
-igual a
-que no sea igual
-que contenga
-que no contenga
Para filtrar por selección realice los siguientes pasos:
1° Abra la base de datos.
2° Seleccione un registro de la tabla.
3° Haga clic con el botón izquierdo del Mouse sobre el botón del filtro
Selección.
Podrá observar que se abre un pequeño cuadro de diálogo que en
este caso muestra lo siguiente:
-Igual a "Contenido de la celda
seleccionada"
-No es igual a " Contenido de la
celda seleccionada”
-Contiene " Contenido de la
celda seleccionada”
-No contiene " Contenido de la
celda seleccionada”
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Microsoft PowerPoint 2007
4° Para continuar seleccione la opción deseada por ejemplo, Igual a
"Jose".
Access mostrará automáticamente todos los registros que en el
campo seleccionado cumplan con la celda seleccionada, o sea que
Access mostrará en este caso todos los registros que para el campo
"Nombre" se encuentre escrito "Jose".
De esta manera observará en la tabla solamente los registros cuyos
datos coinciden con la selección.
Si se desea ver nuevamente todos los registros de la tabla y quitar el
filtro, presione con el botón izquierdo del Mouse la opción Alternar
Filtro.
Access mostrará automáticamente todos los registros de la Tabla.
El botón Selección filtra y muestra información igual a la que se
haya en ese momento dentro de la celda activa (se considera activa a
la celda en donde se halle ubicado el cursor al momento de aplicar el
filtro).
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
3, Tema: Filtro selección, Por ejemplo.
AVANZADAS
Este filtro, Avanzadas, al presionar con el botón izquierdo del Mouse
muestra el siguiente cuadro de diálogo:
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Borrar todos los filtros
Borra todos los filtros que se hubieran utilizado hasta ese momento
en la Tabla y vuelve a mostrarla con todos sus registros tal como se
encontraba al principio de la aplicación de filtros.
Filtro por formulario
Al aplicar esta opción, Access 2007 muestra solamente los títulos de
los campos y utiliza un registro posicionándose en el primer campo de
la Tabla, para que se puedan establecer distintos criterios de
búsqueda.
1° Presione con el botón izquierdo del Mouse el botón Avanzadas y
dentro del cuadro de diálogo que se abre, seleccione la opción Filtro
por formulario.
2° Presione con el botón izquierdo del Mouse Filtro por formulario.
Access 2007, mostrará a la Tabla vacía
3° Ubíquese en el campo que desea filtrar.
4° Seleccione de la celda el dato que desea filtrar.
5° Seguidamente a esto presione el botón Alternar filtro, que se
encuentra en la Cinta de opciones junto al grupo de botones de
Ordenar y filtrar.
Access mostrará automáticamente todos los campos que integran el
dato filtrado.
Condiciones de Operadores
Cuando se realizan consultas a las tablas, se pueden establecer
distintos tipos de condiciones utilizando operadores de comparación.
Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de
otra.
Independientemente del operador, que en ese momento se esté
utilizando, si uno de los valores es nulo, el resultado de la
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Microsoft PowerPoint 2007
comparación será nulo.
O sea que no arrojará un resultado ya sea verdadero o falso.
Para buscar un dato determinado se podrán aplicar cualquiera de los
siguientes operadores:
-Igual a: =
-Mayor que: >
-Mayor o igual a: >=
-Menor o igual a: <=
-Menor que: <
-Distinto a: <>
Por Ejemplo:
Suponga que necesita filtrar todo los códigos menores a 1000, En la
celda del campo que va a utilizar para filtrar deberá escribir “< 1000
Podrá apreciar que Access muestra solo los registros menores a 1000
Se puede aplicar un Criterio en cada uno de los campos elegidos. De
ese modo, Access buscará los registros que cumplan con todos los
Criterios establecidos al mismo tiempo. Si uno solo de los criterios
de búsqueda no se cumple, Access no mostrará ningún registro.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
3, Tema: Avanzadas, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
3, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Actividad 3
Con el crecimiento de la empresa, usted necesita realizar algunas
modificaciones en la base de datos: incorporar nuevos clientes,
películas y buscar y ordenar algunos datos.
Para ello realice la siguiente práctica integradora de conocimientos:
1° En la tabla “Clientes” aplique un filtro por selección que muestre
todos los clientes de la misma Ciudad.
2° En la tabla “Alquileres” aplique un filtro por formulario para
visualizar los alquileres posteriores al día 15/07/09.
3° Aplique un filtro para visualizar las películas de Calificación ATP
y Género Infantil.
4° Aplique un filtro para visualizar las películas de Calificación para
mayores de 18 años que pertenezcan al Género Suspenso.
5° Busque en la tabla de “Clientes” todos los Apellidos que
comiencen con P y en la tabla “Películas” todas las aquellas que
comiencen con L.
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Repaso del capítulo 3
1- Explique cómo se inserta un filtro.
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2- ¿Qué función cumple el botón Alternar filtro?
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3- Si desea filtrar todos los apellidos que comienzan con C. ¿Cómo
escribiría la condición y que filtro utilizaría?
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4- Explique Filtro Selección
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5- Explique Filtro Avanzadas
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Capítulo 4
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Definir i utilizar consultas.
Realizar consultas de selección y consultas de acción.
Como actualizar una consulta.
Como eliminar una consulta.
Crear tablas de consultas.
Utilizar consultas anexadas.
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Consultas
Consulta Actualizar
Capítulo 4
Consulta Eliminar
Consulta Crear tablas
Consulta Anexar
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Microsoft PowerPoint 2007
CONSULTAS
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas
maneras. El tipo de consulta más común es la consulta de selección.
Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando
los criterios que especifique y, a continuación, los muestra en el
orden deseado.
Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.
Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque
no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
datos anexados y de creación de tablas.
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Microsoft PowerPoint 2007
Consultas específicas de SQL
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de
Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas
consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay
que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
1° Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
2° Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas
que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un
poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo:
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Microsoft PowerPoint 2007
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección
sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes
nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más
adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de
consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti
mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de
las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo
parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre
el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma
las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana
Vista Diseño de consultas.
La vista Diseño.
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Microsoft PowerPoint 2007
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de
tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes
campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos
la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada
fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación,
más adelante iremos profundizando en la explicación:
Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los
casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo
de la tabla y también puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil
cuando definamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna
no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos
utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que
aparezca en el resultado.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio
de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado
por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y
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Microsoft PowerPoint 2007
(AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar
condiciones.
Añadir campos
Para añadir campos a la cuadrícula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona
de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la
cuadrícula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de
tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la
cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante
de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla,
aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los
campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si
tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista
desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.
También podemos teclear directamente el nombre del campo en la
fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el
resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de
'todos los campos').
Definir campos calculados: Los campos calculados son campos
obtenidos del resultado de una expresión o de una función.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o
bien, seleccionando la opción Guardar del Botón de Office. Si es la
primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de
diálogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón
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Microsoft PowerPoint 2007
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta
o bien desde el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración: Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseño de la consulta: Haciendo clic sobre el botón
Ejecutar de la Ficha Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que
vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios
especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Consultas, Por ejemplo.
CONSULTA ACTUALIZAR
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar
los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los
registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los
registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado
condición.
Es importante señalar que las Consultas Actualizar, No permiten
agregar registros nuevos a una Tabla, para ello se utilizan las
Consultas Anexar.
Para crear una consulta de actualización:
1° Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2° Añadimos la tabla que queremos actualizar.
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Microsoft PowerPoint 2007
3° Haga clic en el botón Actualizar de la Ficha Diseño:
A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han
desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y
en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cómo puedes ver en el
ejemplo que te ofrecemos a continuación:


En la fila Criterios escriba el dato que desea remplazar de la
tabla.
En la fila Actualizar a escriba el nuevo dato que sustituirá al
anterior.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Consulta Actualizar, Por ejemplo.
CONSULTA ELIMINAR
Las Consultas Eliminar se utilizan para eliminar un o más datos de
acuerdo a los criterios establecidos.
Esta Consulta puede eliminar registros enteros y es muy fácil de
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Microsoft PowerPoint 2007
manejar.
Para ello deberá realizar los siguientes pasos:
1° Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2° Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.
3° Haga clic en el botón Eliminar de la Ficha Diseño:
Podrá apreciar que sobre la parte izquierda se presenta un título que
indica Eliminar: y en las filas de cada columna correspondientes a
los distintos campos se presenta la opción Donde.
4° Escriba en el campo donde se encuentran los registros que desea
eliminar de la tabla, el criterio correspondiente para que Access
pueda reconocer los registros a eliminar.
5° Cierre la Consulta y guarde los cambios.
6° Desde el Panel de Exploración, abra nuevamente la consulta
eliminar.
7° Se le presentara el siguiente mensaje:
8° Realizar clic en la opción SI
9° Acepte el mensaje que ahora le presenta Access indicándole que
"va a eliminar X fila(s) de la tabla especificada" presionando con el
botón izquierdo del Mouse el botón Si.
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Microsoft PowerPoint 2007
10° Por ultimo abra la tabla y notara que se eliminaron los registros
correspondientes al criterio establecido en la Consulta.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Consulta Eliminar, Por ejemplo.
CONSULTA CREAR TABLAS
La Consulta Crear tablas, es similar a la Consulta Seleccionar,
pero el resultado que se obtiene es la creación de una nueva Tabla.
Se suele utilizar cuando es necesario obtener cierta información de
una Tabla muy extensa.
Si se tuviera, por ejemplo, una tabla con 100.000 registros que
abarcan varios meses de trabajo y solo se necesitara trabajar en un
solo mes, realizando una consulta Crear Tablas se podría seleccionar
solo ese mes y convertir esa selección en una nueva Tabla más
pequeña.
Para ello deberá realizar los siguientes pasos:
1° Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2° Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a
grabar en la nueva tabla.
3° Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de
tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente
los registros que queremos guardar en la nueva tabla.
4° Haga clic en el botón Crear Tabla de la Ficha Diseño:
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Microsoft PowerPoint 2007
Access muestra a continuación un cuadro de diálogo Crear tabla en
el que se puede colocar el nombre que tendrá la nueva Tabla.
5° Presione Aceptar.
6° Luego escriba sobre la fila Criterios: en la columna que aloja el
campo sobre el cual se va a efectuar el criterio ingresado
7° Cierre la consulta y guarde los cambios.
8° Desde el Panel de Exploración, abra nuevamente la consulta Crear
tabla.
9° Se le presentara el siguiente mensaje:
10° Haga clic en la opción Si.
Seguidamente a ello, Access muestra otro mensaje indicándole que
"va a pegar (en este ejemplo se trata de cuatro registros) 4 fila(s) en
une nueva tabla".
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Microsoft PowerPoint 2007
11° Acepte el mensaje de Access presionando el botón Si.
Automáticamente Access colocará dentro del Panel Exploración una
nueva Tabla denominada con nombre que usted le asigno
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Consulta Crear Tabla, Por ejemplo.
CONSULTA ANEXAR
La Consulta Anexar se utiliza generalmente para cargar nueva
información a una Tabla existente.
Podría darse el caso de que para cargar una Tabla, distintas
personas u organizaciones se encargaran de recopilar los datos y
enviarlos a una sede central con el formato de Tablas, y que una,
vez recibidos en esa sede central se junte en una sola Tabla general.
Las consultas de datos anexados, denominadas por Access Consulta
Anexar son consultas que añaden registros enteros a una Tabla.
Cuando se agregan registros que se colocan al final de la Tabla.
Los datos agregados pueden provenir de uno o varios registros.
Normalmente provienen de otras Tablas por lo que una Consulta
Anexar tendrá datos de origen, o sea de una información externa y
tendrá también un destino que será la Tabla que se utilice para
agregar los registros.
Para crear una consulta de datos anexados:
1° Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
2° Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a
insertar en el destino.
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Microsoft PowerPoint 2007
3° Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de
tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a
insertar.
4° Haga clic en el botón Anexar de la Ficha Diseño:
5° Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla
donde queremos insertar los nuevos registros.
Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base
de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos,
en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y
escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de
datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo
incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con
el botón Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecerá el cuadro de
diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que
queremos.
Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la
ventana Diseño de consulta.
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La ventana de diseño será parecida a la de una consulta de selección,
en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a
grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que tiene una nueva
fila Anexar a:
En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qué campo de la
tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna.
6° Cierre la consulta y guarde los cambios.
7° Desde el Panel de Exploración, abra nuevamente la consulta Crear
tabla.
8° Se le presentara el siguiente mensaje:
9° Haga clic en la opción Si.
Seguidamente a ello, Access muestra otro mensaje
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Microsoft PowerPoint 2007
10° Acepte el mensaje de Access presionando el botón Si.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Consulta Anexar, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
4, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Actividad 4
Esta actividad se realizará junto con la actividad 5
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Microsoft PowerPoint 2007
Repaso del Capítulo 4
Después de haber creado las diferentes tablas dentro de la Base de
datos, seguramente necesitará comenzar a extraer información de
cada una de ellas para obtener nuevos resultados.
a. ¿Para qué se utiliza la consulta? ¿Cuántas tablas se necesitan para
crearla?
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
b. ¿Cuál es la diferencia existente entre las consultas Actualizar y
Crear Tablas?
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c. ¿Qué cambios se pueden efectuar desde la Vista Diseño de una
consulta?
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.................................................................................................
d. ¿Cuál es la diferencia existente entre las consultas Anexar y
Eliminar?
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.................................................................................................
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 5
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Definir y utilizar Relaciones.
Diferencia entre relaciones..
Distintas formas de combinación de relaciones.
Integridad referencial
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Relaciones
Capítulo 5
Propiedades de las combinación
Integridad Referencial
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Microsoft PowerPoint 2007
RELACIONES
En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos
de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de
datos. Si no sabes lo que es una relación en bases de datos, te
introducimos algunos conceptos básicos para entender las relaciones
aquí.
Conceptos básicos sobre relaciones.
Bases de datos relacionales.
Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de
datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las
relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y
espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y
facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es
imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de
datos. Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un
campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y
dicho campo será clave principal en una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la
tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla
secundaria (destino de la relación).
PROPIEDADES DE LAS COMBINACION
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede
estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes
poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo
puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una
población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la
otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera
tabla (tabla secundaria).
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Microsoft PowerPoint 2007
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes
poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más
de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará
empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede
estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra
con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá
realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser
vendido a más de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen
representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.
Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido
relacionado con clientes y con artículos.
Crear la primera relación.
Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la
ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que
se encuentra en la Ficha Herramientas de base de datos.
-Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha
esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a
crear.
-Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo
clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.
-Hacer clic sobre el botón Agregar.
-Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las
relaciones a crear.
-Hacer clic sobre el botón Cerrar.
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Microsoft PowerPoint 2007
Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el
paso anterior.
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso
Cod_Cli). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado
arrastrar hasta el campo Cod_Cli de la tabla secundaria (Clientes).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:
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Microsoft PowerPoint 2007
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas
relacionadas (Clientes y Alquileres) y debajo de éstos el nombre de
los campos de relación (Cod_Cli y Cod_Cli).
Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de
información y por lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará
dependiendo de las características de los campos de relación.
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre
éste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada
los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados.
Añadir tablas a la ventana Relaciones.
Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se
dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla
a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la Ficha Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la Ficha
Diseño.
Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas.
Añadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de diálogo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Quitar tablas de la ventana Relaciones.
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la Ficha Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:

Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá.

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el
botón Ocultar tabla en la Ficha Diseño.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos
formas:

Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y
elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que
aparecerá, o bien:
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Microsoft PowerPoint 2007

Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón
Modificar relaciones que encontrarás en la Ficha Diseño de la
Cinta de opciones.
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Eliminar relaciones
Si lo que queremos es borrar la relación podemos:
Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la
opción Eliminar del menú contextual.
Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará
seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
5, Tema: Propiedades de la combinación, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
INTEGRIDAD REFERENCIAL
La Integridad Referencial es un conjunto de reglas que se deben
cumplir en las relaciones para garantizar la validez de las
correspondencias entre registros, y al mismo tiempo, evitar
modificaciones y eliminaciones accidentales.
Para poder establecer la integridad referencial, se debe crear una
relación con las siguientes condiciones:
-El campo que se utilice como referencia para la relación en la tabla
principal, debe ser clave principal de ésta.
-Los dos campos que se relacionen deben contener el mismo tipo de
datos.
-Las tablas deben estar dentro de la misma base de datos.
Las características que presentan las relaciones con Integridad
Referencial son:
-No es posible eliminar registros de la tabla principal que tengan
registros asociados en una tabla secundaria, asegurando que
ningún dato quede sin correspondencia en la otra tabla.
La forma de eliminar un registro, es hacerlo dentro de la tabla
principal junto con los registros relacionados.
Todos los registros de la tabla secundaria deben tener
obligatoriamente un dato coincidente en la tabla principal.
No se puede cambiar el campo clave, clave principal, de un registro
de la tabla principal si éste tiene coincidentes en la tabla
secundaria.
Si las pautas han sido cumplidas y se aceptan estas características
que ofrece la Integridad Referencial, entonces podrá ser creada la
relación, con esta propiedad. Tal proceso será explicado a
continuación.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
5, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Actividad 5
El Gerente del Video Club le solicita que analice los datos ingresados
en el sistema hasta el momento, para extraer conclusiones sobre
ellos. Por lo tanto usted se dispone a realizar la siguiente práctica
integradora de conocimientos:
1. Abra la Base de datos “Video Club” con la cual ha estado
trabajando hasta el momento.
2. Relacione las tablas según corresponda (aquellas que posean
campos en común) y recuerde guardar los cambios antes de cerrar la
ventana de Relaciones
3. Cree una consulta que presente todos los clientes de Capital
Federal y que muestre los campos Cod_Cli, apellido, nombre y
dirección. Guarde la consulta con el nombre
Clientes de Capital.
4. Cree una nueva consulta que presente todas las películas del
género Drama y que muestre los campos Cod_Película, título, director
y protagonista. Guarde los resultados con el nombre Películas
dramáticas.
5. Cree otra consulta que presente todos los registros que
pertenezcan a la localidad de San Isidro. Incluya los campos que crea
necesarios (pero obligatoriamente agregue Nombre, Apellido y Nro de
doc) y guárdela, luego, con el Promoción de la semana. Cierre la
consulta.
6. Cree una última consulta que muestre todas las películas con
fecha de devolución el día 12/02/10 y que contenga los campos
Título, género, nombre de la persona que la devolvió y precio de
alquiler. Guarde la consulta con el nombre Devoluciones del 12 de
febrero.
7. Suponiendo que el Video Club entrega una película gratis a los
clientes de las distintas localidades y que esto varía todas las
semanas, abra la consulta Promoción de la semana. Cambie
(desde el diseño) la localidad solicitada y en lugar de San Isidro,
coloque Zona Norte.
8. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.
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Microsoft PowerPoint 2007
Repaso del Capítulo 5
a. ¿Qué se necesita para realizar una «relación» entre dos o más
tablas?
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b. ¿Para qué suelen utilizarse las relaciones uno a uno? Ejemplifique
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c. Si usted tiene una tabla cuyos datos coinciden con más de un
registro en otra tabla y viceversa. ¿Qué tipo de relación se formaría?
¿Se necesita crear una tabla de Unión?
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 6
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Comprender la definición de Macro y cuáles son los pasos para crearla.
Aprender a guardar una macro para su posterior ejecución.
Conocer las distintas opciones para ejecutar una macro.
Aprender a utilizar un botón de comando con una macro
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Introducción a las Macros
Capítulo 6
Opciones de Access: Centro de confianza
Creación de Macros
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Microsoft PowerPoint 2007
INTRODUCCION A LAS MACROS
Introducción
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias
tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar
barras de herramientas, ejecutar informes, etc...
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que
se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de
datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se
inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido
a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la
encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar
cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o
lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la
base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas
acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una
ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que
consideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro
de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de
acción.
OPCIONES DE ACCESS: CENTRO DE CONFIANZA
Es muy importante conocer el procedimiento a seguir para que una
Macro pueda ser ejecutada por Access.
Es muy importante, dado que si se trabaja en una base de datos y se
la lleva a otra computadora, que pertenezca al Cliente o la Jefe que
encargó el trabajo, podría darse el caso de que la Macro no funcione
en esas computadoras.
Esto se debe a las restricciones propias que Access establece por
defecto como medidas de seguridad.
Para establecer la ejecución o no de las Macros, deberá hacer lo
siguiente:
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Microsoft PowerPoint 2007
1º Abra la base de datos.
2º Haga clic con el Mouse sobre el Botón de Office.
3º Se abrirá un cuadro de diálogo en el que se puede observar que al
píe del mismo hay un botón que indica Opciones de Access.
4º Haga clic con el botón del Mouse sobre el botón Opciones de
Access.
Se abre un nuevo cuadro de diálogo llamado Opciones de Access.
En este cuadro de diálogo se pueden observar, sobre la parte
izquierda del mismo, distintas opciones:
Todas estas opciones le permiten al usuario modificar diversos
aspectos en cuanto a la presentación de los formularios, corrección
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Microsoft PowerPoint 2007
ortográfica, colores de las fuentes, colores de los registros, los
campos, etc.
Normalmente no se modifican, la casi totalidad de estas opciones.
5º Haga clic con el botón izquierdo del Mouse sobre la Opción
Centro de confianza.
Access presentará un cuadro de diálogo similar al que se muestra en
la siguiente imagen:
Como se puede apreciar, en este primer cuadro de diálogo Microsoft
hace mención a las pautas que rigen su marco de privacidad.
6º Haga un clic con el Mouse sobre el botón Configuración del
Centro de Confianza.
Access abre otro cuadro de diálogo y si observa con atención podrá
ver que sobre la parte izquierda del mismo se hallan nuevas
opciones.
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Microsoft PowerPoint 2007
Configuración de macros
Esta es la opción que deberá tener presente y recordar su ubicación,
dado que de ella depende que funcione o no una Macro.
Las opciones son las siguientes:
7º Haga clic en la opción Habilitar todas las macros (no
recomendado;
puede
ejecutarse
código
posiblemente
peligroso).
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Microsoft PowerPoint 2007
8º Luego presione Aceptar, y el cuadro de diálogo se cerrará.
9º Presione nuevamente Aceptar, y se cerrará este otro cuadro de
diálogo.
CREACIÓN DE MACRO
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de
acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una
Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en
principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario
cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una
consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.
1º Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic
el botón Macro de la Ficha Crear.
2º Se abrirá la Vista de diseño de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya
conoces y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo
que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrán observar, al principio consta de dos columnas:
Acción
Comentario
Aunque puede que aparezca también la columna Argumentos, que
se puede mostrar y ocultar.
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Microsoft PowerPoint 2007
En la imagen pueden observar cómo en la columna Acción deberemos
seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro
desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción
opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su
efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte
inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una
descripción breve de lo que hace la acción.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente
deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que
queremos que se ejecuten.
Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que
estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes
dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El
formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar
el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la
de cierre.
En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar
filas
para insertar nuevas acciones entre dos existentes o
eliminar una acción.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de
comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de
datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic
directamente sobre ella.
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Microsoft PowerPoint 2007
Acciones más utilizadas
En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros.
Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener
información sobre acciones que aquí no tratemos.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte
inferior izquierda aparecerán sus opciones:
A continuación veremos las acciones más comunes:
AbrirConsulta
AbrirFormulario
AbrirInforme
AbrirTabla
BuscarRegistro
BuscarSiguiente
CancelarEvento
Cerrar
CuadroMsj
DetenerMacro
DetenerTodasMacros
*Eco
EjecutarComando
Esta acción abre una consulta escogida entre las
existentes en la base de datos.
Del mismo modo que la acción anterior, abre un
formulario.
Igual que las acciones anteriores, permite abrir un
informe.
Esta acción permite abrir una tabla.
Utilizaremos esta acción para buscar registros.
Esta acción busca el primer registro que cumpla
los criterios especificados. Puedes utilizar esta
acción para avanzar en las búsquedas que realices.
Se posiciona en el siguiente registro que cumpla
con los criterios indicados en la acción
BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos.
Esta acción cancela el evento que produjo la
ejecución de la macro. No tiene argumentos.
Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que
se encuentre abierto.
Con las Macros incluso podremos mostrar
mensajes para interactuar con el usuario.
Introduce esta acción en una Macro para detener
su ejecución. No tiene argumentos. Verás su
utilidad más adelante.
Esta acción detendrá todas las Macros que se estén
ejecutando en ese momento. No tiene argumentos.
Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las
operaciones que se están realizando con una
Macro. Permite la activación o desactivación de la
visualización de las acciones en pantalla.
Utiliza esta acción para lanzar comandos que
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Microsoft PowerPoint 2007
*EstablecerValor
IrARegistro
Maximizar
puedas encontrar en cualquier barra de
herramientas.
Una acción muy útil que te permitirá modificar los
valores de los campos.
Te permitirá saltar a un registro en particular
dentro de un objeto.
Esta acción maximiza la ventana activa para que
ocupe todo el espacio de la ventana de Access.
Minimizar
Al contrario que la anterior, esta acción
minimiza la ventana activa
convirtiéndola en una barra de título en la
parte inferior de la ventana de
Access.
Salir
Esta acción hace que Access se cierre.
Vista
Con esta opción, Access permite que se le indique con qué tipo de
Vista se abrirá la Consulta.
Las posibilidades son:
-Hoja de datos
-Diseño
-Vista preliminar
-Tabla Dinámica
-Gráfico Dinámico
Modo de datos
Con esta posibilidad Access permite que la Consulta sea abierta
dentro de estas tres condiciones:
-Agregar: permite agregar datos a la Consulta.
-Modificar: permite tanto agregar datos como a modificar los
existentes.
-Solo lectura: esta opción es muy utilizada cuando se trabaja con
distintos usuarios. Con esta posibilidad los usuarios pueden consultar
la información de la Consulta pero no pueden modificarla o agregarle
datos.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
6, Tema: Creación de Macros, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
6, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Actividad 6
Para facilitar el traslado de búsqueda de información se le solicita
incorporar algunas modificaciones y realizar distintas tareas en el
sistema informático de la empresa.
Para ello, realice la siguiente práctica integradora de conocimientos:
1. Abra la base de datos “Video Club” con la cual ha trabajado en
actividades anteriores.
2. Cree una macro que abra la tabla Películas en la Vista Hoja de
Datos y otra macro que abra la tabla Clientes en la Vista Diseño.
3. Cree una macro que abra la consulta Películas dramáticas.
4. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.
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Microsoft PowerPoint 2007
Repaso del capítulo 6
Para agilizar las tareas administrativas, la empresa decide utilizar
macros para automatizar la base de datos: (las preguntas referidas a
formularios la podrá contestar viendo los siguientes capítulos)
a. ¿Cuáles son las tareas más comunes que pueden elegirse para que
ejecute una macro?
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.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
b. Si desea ejecutar una macro desde un formulario, ¿cómo lo hace?
¿Qué herramienta le permite elegir la macro que desea ejecutar?
Describa los pasos que debe seguir.
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c. ¿En qué Vista de formulario puede agregar un botón de comando?
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d. Después de haber creado una macro, ¿cuáles son los caminos que
tiene para ejecutarlas?
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e. ¿Es posible borrar una macro? ¿Cómo lo haría?
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.................................................................................................
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f. Después de haber establecido las acciones de una macro. ¿Cuáles
son los pasos que debe realizar para guardar una macro?
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 7
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Comprender la definición de panel de control crearla.
Aprender a crear formularios de panel de control.
Modificaciones de panel de control
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Panel de Control: Introducción
Capítulo 7
Creación de un formulario Panel de Control
Modificaciones en el Formulario Panel de
Control
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Microsoft PowerPoint 2007
PANEL DE CONTROL – INTRODUCCIÓN
Hasta ahora se ha explicado cómo se pueden realizar en una base de
datos, distintas Tablas y Consultas.
Cuáles son los procedimientos para relacionar la información entre
Tablas.
También se ha mostrado como automatizar distintas funciones, como
ser abrir y cerrar Tablas y Consultas mediante el uso de Macros.
Normalmente, cuando se trabaja con una base de datos profesional
no se accede a las Tablas o las Consultas directamente, sino a
través de los objetos denominados Formularios
Los usuarios ingresan o acceden a los datos a través de botones
especialmente diseñados en los Formularios. Con ellos es posible
buscar información, modificarla e ingresar nuevos datos.
Esos cuadros de diálogos o ventanas son objetos que Access
denomina Formularios.
Un Formulario permite modificar los
automáticamente e imprimir sus datos.
registros
de
la
Tabla
Es importante destacar las posibilidades que ofrecen los Formularios
para modificar y visualizar la información de la base de datos, sobre
todo cuando las Tablas empiezan a mostrar mayor volumen de
registros y cuando la base requiere un gran número de Consultas.
Unos de los Formularios más importantes que posee Access es el
Panel de Control.
Su importancia se debe a que además de reunir todas las
características de un Formulario común, posee funciones de Menú a
través de botones especiales.
CREACIÓN DE UN FORMULARIO PANEL DE CONTROL
Para comprender bien su funcionamiento y propiedades, se realizará
lo siguiente:
1º Abra el archivo de base de datos.
2º Dirija el cursor del Mouse a la Cinta de Opciones, y dentro de la
misma elija la opción Herramientas de base de datos, haciendo
clic con el botón izquierdo del Mouse.
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Microsoft PowerPoint 2007
3º Seleccione sobre la parte derecha superior de la Cinta de
Opciones la opción Administrador del panel de control.
4º Presione sobre el botón Administrador del panel de control.
Access presenta el siguiente mensaje.
5º Acepte presionando Si.
Se presentara la siguiente ventana del Administrador del panel de
control
Páginas del panel de control: Panel de control principal
(Predeterminado)
El Panel de Control puede albergar botones de comando en sus
páginas. La cantidad total de botones de comando por página es 8
(ocho).
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Microsoft PowerPoint 2007
Parte de una página, que denomina Panel de control principal
(Predeterminado).
En ella se pueden colocar hasta 8 (ocho) botones de comando y por
supuesto se pueden colocar otros botones y demás objetos, propios
de los Formularios.
Para comprender mejor todo esto se continuará con la explicación
paso a paso.
6º Cierre el Panel de control, presionando Cerrar, con el botón
izquierdo del Mouse.
Modificar panel de control
1º Dirija el cursor del Mouse a la Cinta de Opciones, y dentro de la
misma elija la opción Herramientas de base de datos., haciendo
clic con el botón izquierdo del Mouse.
2º Seleccione sobre la parte derecha superior de la Cinta de
Opciones la opción Administrador del panel de control.
3º Seleccione la opción Modificar…
Access presenta un cuadro de diálogo que
modificaciones a la página del Panel de control.
permite
hacer
Nombre del panel de control: escriba el nombre del panel de
control
4º Presione con el botón izquierdo del Mouse la opción Nueva.
Access presenta otro cuadro de diálogo que permite modificar un
elemento del Panel de control.
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Microsoft PowerPoint 2007
Posee tres opciones:
-Texto: permite colocar un texto.
-Comando: se utiliza para elegir una acción determinada, como
puede ser abrir o cerrar formularios, ir a otro panel o también
ejecutar Macros.
-Panel de control: (varía el nombre de esta opción de acuerdo al
objeto seleccionado como Comando.
Texto:
En esta opción se coloca un texto que tendrá el botón. Es muy
importante que dicho texto sea breve y le permita al usuario
comprender la aplicación de cada botón.
-Coloque en la ventana de Texto: "Departamento de Ventas".
Comando:
En esta opción posee un Menú desplegable que permite lo siguiente:
-Ir al panel
-Abrir el formulario en modo Agregar
-Abrir el formulario en modo Edición
-Abrir el informe
-Diseñar aplicación
-Ejecutar macro
-Ejecutar código.
Estas opciones establecen distintos procedimientos, de acuerdo al
objeto que se quiera utilizar.
Access muestra la tercera opción de este cuadro de diálogo, ahora y
de acuerdo al objeto seleccionado como Comando.
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Microsoft PowerPoint 2007
En este caso también se puede desplegar un Menú de opciones.
Siendo selecciono Macro: Access muestra todas aquellas, que no
estén Ocultas, y que pertenezcan a esta base de datos.
5º Presione Aceptar con el botón izquierdo del Mouse.
6º Presione Cerrar y vuelva a presionar Cerrar.
Como se dijo anteriormente, Access muestra dentro del grupo de
objetos Formularios, el Panel de Control.
7º Haga doble clic sobre el Panel de control y Access lo abrirá con
una imagen igual a la que se muestra a continuación:
Sobre la parte inferior derecha se encuentran uno botones que
facilitan mucho la tarea de ver las Tablas - Consultas Formularios - Macros e Informes en las distintas vistas.
Tenemos las siguientes vistas:
-Vista
-Vista
-Vista
-Vista
-Vista
Formulario
Hoja de datos
Tabla dinámica
Presentación
Diseño
8º Haga un solo clic con el botón izquierdo del Mouse sobre las
siguientes vistas: Vista Formulario - Vista Presentación y Vista
Diseño. Las otras vistas se utilizan para las Tablas y las Consultas,
como se ha explicado en los capítulos anteriores.
Podrá apreciar que el Formulario Panel de Control se ve distinto
según el botón que se presiona.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
7, Tema: Creación de un Formulario Panel de Control, Por ejemplo.
MODIFICACIONES EN EL FORMULARIO PANEL DE CONTROL
Access permite realizar diversas modificaciones sobre el Panel de
control.
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Microsoft PowerPoint 2007
Las mismas pueden ser de orden visual, como si se tratara
cualquier otro Formulario, teniendo en cuenta para esto:
aspecto, tamaño, fuentes utilizadas, colores empleados, ubicación
imágenes, etc. y también permite modificar sus botones a partir
sus funciones y aplicaciones.
de
su
de
de
El Administrador del panel de control permite realizar
modificaciones tanto en la cantidad de botones, su ubicación dentro
de la página, sus funciones y aplicaciones.
Cuando se presiona el botón Modificar…se presentan las siguientes
opciones:
-Cerrar: cierra el cuadro de diálogo.
-Nueva…: permite ingresar un nuevo botón de comando.
-Modificar…: permite modificar texto, comando y funciones de un
botón ya creado.
-Eliminar: elimina un botón seleccionado en la ventana Elementos
de este panel de control:
-Mover arriba: existiendo más de un botón permite mover hacia
arriba el botón seleccionado en la ventana Elementos de este panel
de control:
-Mover abajo: existiendo más de un botón permite mover hacia
abajo el botón seleccionado en la ventana Elementos de este panel
de control:
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
7, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Repaso del Capítulo 7
a) ¿Qué es un Panel de Control?
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b) ¿Cuáles son los pasos para crear un formulario panel de control?
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c) Explique cómo se modifica un formulario panel de control
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 8
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Comprender la definición de formulario
Aprender las distintas maneras de crearlos.
Conocer todos los controles para la creación de formularios.
Aprender a modificar formularios
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Formulario
Creación de formulario
Capítulo 8
Controles
Modificar un formulario
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Microsoft PowerPoint 2007
FORMULARIO
Los formularios se utilizan para mejorar el aspecto de los datos que
se encuentran en las tablas o consultas y para realizar las
operaciones más comunes tales como agregar, eliminar, modificar y
buscar información. Los cambios que se realicen en los
formularios también se verán en las tablas o consultas.
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la Ficha Crear:

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la
vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos
que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar
ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido
crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre
el formulario creado modificar el diseño para ajustar el
formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos
más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo
formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta
seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos
abrirá un formulario en blanco
basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a
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Microsoft PowerPoint 2007
continuación la forma de crear un formulario utilizando el
asistente.
El asistente para formularios
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción
Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior.
 Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el
formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde
tomara los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del
formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario
haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón
o simplemente
doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
campo se quita de la lista de campos seleccionados.
y el
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic
sobre el botón
. Una vez seleccionada la distribución que nos
interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla:
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Microsoft PowerPoint 2007
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del
formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.
El asistente para formularios (cont.)
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario,
podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón
Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario,
este título también será el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información en este
caso veremos el resultado del formulario preparado para la
edición de registros, por ejemplo:
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Microsoft PowerPoint 2007
Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción
aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el
aspecto del formulario, por ejemplo:
CREACIÓN DE FORMULARIO
Como se mencionaba en el capítulo anterior, el Panel de control es
también un Formulario.
Es por ello y a los efectos de que este Curso resulte lo más útil
posible, que se describirán y mostrarán en este capítulo, las
herramientas que posee Access para los Formularios, pero aplicadas
sobre el Panel de control.
1° Abra el archivo de base de datos
2° Dirija el cursor del Mouse al Panel de Exploración y haga doble
clic sobre el Formulario.
3° Seleccione la Vista Diseño, presionando el botón que se
encuentra sobre la parte derecha inferior de la base de datos.
En la Vista Diseño, Access muestra el Formulario con un título
sobre la parte superior.
Por defecto lo que hace Access, es mostrar el nombre del archivo de
la Base de Datos (sin su extensión).
Este nombre muestra el tipo de fuente, color, tamaño y tiene
combinada otra fuente igual pero con un color gris que hace las veces
de sombra.
Por supuesto que todo ello se puede cambiar y eso se hará, en el
transcurso de este capítulo.
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Microsoft PowerPoint 2007
CONTROLES
Si se observa detenidamente, se puede apreciar que el Formulario
presenta diversas opciones o herramientas en la Cinta de opciones,
dependiendo de esto que vista esté activada: la Vista Formulario o
la Vista Diseño.
En la siguiente imagen se puede apreciar el Formulario en Vista
Formulario, obsérvese que opciones presenta Access en la Cinta de
opciones.
En esta otra imagen se puede apreciar el Formulario en Vista
Diseño, obsérvese que Cinta de opciones presenta otras
herramientas totalmente diferentes a las señaladas en la imagen
anterior.
En esta imagen
Presentación.
se
puede
apreciar
el
Formulario
en
Vista
Access 2007 incorpora la Vista Presentación que permite tener una
vista preliminar del objeto Formulario y todos sus componentes.
Esto permite cambiar de ubicación algún botón, modificar el color de
un texto, etc.
Con esta nueva vista, Access 2007 permite trabajar casi del mismo
modo en que se realiza un Formulario en la Vista Diseño, pero con
algunas ventajas que presenta la Vista Formulario, pues muestra
en tiempo real los datos del Formulario para que se pueda tener una
idea aproximada de cómo será su aspecto final.
Obsérvese que la Cinta de opciones presenta otras herramientas
totalmente diferentes que la imagen anterior.
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Microsoft PowerPoint 2007
Puede realizar modificaciones avanzadas dentro de los Formularios,
utilizando los controles disponibles en la Cinta de opciones, en el
grupo de opciones Controles.
Los Controles son objetos que cada uno de ellos y de acuerdo a sus
características pueden: mostrar datos, realizar acciones, agregar
imágenes al Formulario, etc.
Descripción de los Controles
Seleccionar: Permite seleccionar los objetos que quiera
modificar en el Formulario. Generalmente se encuentra activo.
Seleccionar todo: Permite seleccionar todos los objetos de
una sola vez, que se quieran modificar en el Formulario.
Asistentes para controles: Si se activa este botón permite
crear diversos controles, como lo son los botones de comando
mediante la ayuda de un Asistente.
Logotipo: Permite incorporar una imagen que
represente el logotipo de una empresa.
Etiqueta: Permite crear etiquetas para llenar con texto a
modo de rótulo o título.
Cuadro de texto: Cuando se colocan etiquetas
generalmente se acompaña de un cuadro de texto. El
cuadro de texto se utiliza también para agregar cualquier
comentario al Formulario
Grupo de opciones: Permite establecer un conjunto de opciones de
las cuales sólo se puede elegir una. Generalmente se combina con
casillas de verificación, botón alternar o botón de
opción. Normalmente se utiliza para presentar un
conjunto limitado de alternativas. Un grupo de
opciones hace fácil la tarea de seleccionar un valor,
ya que el usuario sólo tiene que hacer un clic con el
botón izquierdo del Mouse sobre el valor que desee.
Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones
deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro
combinado en vez de un grupo de opciones.
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Microsoft PowerPoint 2007
Botón alternar: Permite establecer el envío de una respuesta Si/No,
Verdadero/Falso al origen del registro, de modo que solo una de
ellas puede activarse. Se suele utilizar para añadir una
nueva opción a un campo de tipo Si/No, si el campo
contiene el valor Si, el botón aparece presionado.
Botón de opción: Cumple la misma función que el botón Alternar
pero ofrece una visualización distinta. Se suele utilizar
para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, o también se lo utiliza para presentar un campo
de tipo Si/No. Si el campo contiene el valor Si, el botón
tendrá un aspecto similar a un pequeño círculo con un
punto negro en el medio.
En el caso de que el valor sea No, presentará el aspecto de un
pequeño círculo vacío.
Casilla de verificación: Permite seleccionar varias opciones a la
vez. Se suele utilizar para añadir una nueva opción a un
grupo de opciones ya creada, o para presentar un campo
tipo Si/No. Si el campo contiene el valor Si, la casilla
tendrá el aspecto de un pequeño cuadrado marcado
,
si no es así, se presentará como un pequeño cuadrado
en blanco.
Cuadro combinado: Permite crear una lista de opciones,
de modo que la respuesta se elija desde allí, en lugar de
escribirlos. También es conocido como Lista desplegable.
En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un
valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de
posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha
introducido en el campo es correcto. Si no se dispone de suficiente
espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se
utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un
solo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si se
quiere ver la lista, se despliega con la fecha que contiene a la derecha
de la celda.
Cuando se añade un cuadro combinado al área de diseño, se abre el
asistente que facilita el trabajo de definir las aplicaciones de ese
control.
Cuadro de lista: Permite elegir una opción de una lista de valores
previamente creada. A diferencia del cuadro combinado
en el cuadro de lista, la lista de valores, aparece
desplegada en todo momento. Al igual que el cuadro
combinado un cuadro de lista puede tener una o más
columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados.
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Microsoft PowerPoint 2007
Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el
asistente que permite definir el control.
Botón de comando: Permite crear un botón de modo que cuando se
realiza un clic sobre él, con el botón izquierdo del Mouse,
ejecuta una acción o conjunto de acciones. Esta acción abre
Formularios, borra registros, ejecuta una Macros, abre una
Tablas, Busca un dato en particular. Utilizando el Asistente
se pueden crear botones que tienen treinta acciones
predefinidas distintas.
Imagen: Permite insertar una imagen en el Formulario.
Esta imagen no variará al cambiar de registro.
Marco de objeto independiente: Permite insertar cualquier objeto
que no necesita actualizarse. Por ejemplo se pueden
insertar archivos de sonido, un documento de Word, etc.
Se trata de controles que no variarán cuando se abra el
Formulario o se cambie un registro.
Marco de objeto dependiente: Permite insertar cualquier objeto
que necesita actualizarse, cada vez que se abre el
Formulario. Por ejemplo se puede insertar la fecha y
hora del sistema. También se utiliza cuando se inserta
una imagen u otro objeto que debe cambiar a medida
que se cambian los registros.
Salto de página: Permite establecer una división de páginas en una
parte del Formulario. Se utiliza para controlar las
impresiones de los registros del Formulario.
El salto de página no tiene efecto en la vista Formulario
pero sí en la Vista Preliminar cuando se va a imprimir.
Control ficha: Permite establecer varias páginas de información
como un solo conjunto de información. Se diferencia del
salto de página por la diferente visualización. Se utiliza
cuando se desea presentar para cada registro del origen
muchos campos que no caben en una sola pantalla
permitiendo organizarlos en varias pestañas o fichas.
Subformulario/Subinforme:
Permite
subformulario dentro del formulario actual.
insertar
un
Línea: Permite trazar una línea recta en cualquier lugar
del formulario. Luego se puede determinar el color,
grosor, etc.
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Microsoft PowerPoint 2007
Rectángulo: Permite trazar un rectángulo en cualquier lugar del
Formulario. Luego puede determinar el color de borde o
línea, grosor, etc. Este tipo de control es muy utilizado
dado que permite visualizar con mayor facilidad un grupo
de comandos.
Insertar control ActiveX: Permite agregar controles
específicos de imagen, video, etc.
Efecto especial: Permite aplicarle
efectos especiales a objetos insertados
en
el
Formulario
como
ser
rectángulos, líneas, etc.
Esos efectos pueden ser: Sin relieve Con relieve - Bajo relieve - Grabado Sombreado y Cincelado.
Insertar
gráfico:
Permite
insertar
gráficos
especialmente realizados con Access 2007 de acuerdo a
información obtenida de las diversas Tablas.
Insertar hipervínculo: Permite realizar hipervínculos
direccionados a sitios web en Internet o también a
carpetas del disco rígido o de Servidores, tratándose de
computadoras conectadas mediante una Red.
MODIFICAR UN FORMULARIO
Access permite realizar Formularios ya sea en el modo Diseño del
Formulario o utilizando el Asistente para Formularios.
Es importante saber que Access 2007 provee, además del Asistente,
de una serie de plantillas que facilitan el diseño de los distintos
objetos.
Access 2007 brinda una comunicación directa, a través de Internet,
que permite acceder a distintas plantillas que, permanentemente se
van actualizando.
Se ha mencionado las distintas funciones
herramientas agrupadas en Controles.
que
cumplen
Para comprender mejor cómo funcionan se deberá proceder
realizar los ejercicios del Asistente de Access 2007.
las
a
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Microsoft PowerPoint 2007
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
8, Tema: Modificar un Formulario, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
8, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Actividad 8
El Gerente de la empresa le solicita mejorar el aspecto de los datos
que se encuentran en las tablas y consultas. Para ello, debe presentar
los datos en forma gráfica y fácil para ingresar, visualizar y modificar
(de ser necesario) la información. Con dicho propósito, debe realizar
la siguiente práctica integradora de conocimientos:
1. Abra la Base de datos “Video Club”
2. Realice mediante el uso del asistente, un formulario para cada una
de las tablas (Clientes, Películas, Alquileres) Guarde el formulario con
el mismo nombre que poseen las tablas.
3. Realice un formulario SIN el asistente con la consulta Clientes de
Capital. Guarde el formulario con el mismo nombre.
4. Inserte botones de opción, casillas de verificación y algunas listas
desplegables para mejorar la presentación de los datos.
5. Cree un formulario de la tabla Películas que sólo muestre el
Título, género y calificación. Guarde el trabajo con el nombre
Formulario de películas.
6. Realice un formulario de la tabla Alquileres que muestre la fecha
de alquiler, fecha de devolución y el precio. Asígnele el nombre
Formulario de Alquileres.
7. Ingrese 5 nuevos registros en las 3 tablas, utilizando los
correspondientes formularios.
8. Mejore la presentación de los datos utilizando las opciones de
formato y autoformato.
9. Elimine 2 registros del formulario Películas y Clientes.
10. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.
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Microsoft PowerPoint 2007
Repaso del Capítulo 8
a. A diferencia de una tabla, ¿qué tareas pueden realizarse desde un
formulario?
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b. Si un formulario contiene miles de registros, pero en pantalla sólo
se visualiza uno de ellos. ¿Cómo identifica el número de registro
activo? ¿Puede desplazarse al último directamente? ¿Cómo lo hace?
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c. Para agregar un registro nuevo. ¿Hace falta ubicarse en el último
registro? ¿Cómo lo hace?
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d. Si se crea un formulario con el Asistente y luego se decide cambiar
el fondo ¿Desde qué vista lo haría? Mencione los pasos.
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e. Mencione y describa 5 Controles
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Microsoft PowerPoint 2007
Capítulo 9
Al término de este
siguientes objetivos:
capítulo
esperamos
que
logren
los
Comprender la definición de Informes y su utilización.
Aprender a crear informes.
Realizar las actividades correspondientes para la comprensión y
asimilación de los contenidos.
Organización de Contenidos
Capítulos
Temas de Aprendizaje
Introducción a Informes
Capítulo 9
Creación de informes Vista Diseño
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Microsoft PowerPoint 2007
INTRODUCCIÓN A INFORMES
Un Informe es un Objeto que utiliza Access para imprimir la
información guardada en la Base de Datos.
En la Vista Diseño es similar al Formulario, pero lo que cambia es su
función.
El Formulario se utiliza para buscar datos, para agregar nuevos y
para cambiar los existentes.
El Informe se utiliza para imprimir los datos.
Para comprender mejor esto se podría mencionar como ejemplo, que
mientras en un Video Club los Formularios se utilizan para buscar una
película solicitada por un Cliente, también se utilizan para buscar al
Cliente a los efectos de asignarle el alquiler de la película.
El Informe se usa para imprimir el ticket con el importe que debe
abonar el Cliente por ese alquiler.
También los Informes se utilizan para imprimir los listados de las
películas.
Lo mismo ocurre en la Clínicas o Sanatorios, los Formularios se
utilizan para buscar un Paciente dentro de la Base de Datos, mientras
que el Informe puede servir para imprimir su Historia Clínica.
Los Informes se utilizan también para imprimir los listados de los
médicos que atienden en la Clínica.
Los Informes son presentaciones de una Tabla o Consulta de forma
gráfica para ver e imprimir sus registros o datos.
Se pueden ver los registros en hojas, ordenados en columnas.
Dado que un Informe funciona como si fuera una consulta de solo
lectura, no se pueden modificar los registros de una Tabla o Consulta.
Aquellos datos que se cambien en una Tabla que esté vinculada a un
Informe se actualizarán automáticamente en éste.
CREACIÓN DE INFORMES VISTA DISEÑO
Para crear un informe podemos utilizar la sección Informes que
encontrarás en la Ficha Crear:
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Microsoft PowerPoint 2007

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño
y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya
que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear
un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el
informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante
cómo modificar el diseño de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando
paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe
que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada
en el Panel de Exploración.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista
Presentación.
Explicaremos a continuación la forma de crear un informe utilizando
el asistente.
El asistente para informes.
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente
para informes que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
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Microsoft PowerPoint 2007
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el
informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos
del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si
queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una
consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el
campo para seleccionarlo y clic sobre el botón
o simplemente
doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón
y el
campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el
botón
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic
sobre el botón
.
El asistente para informes (cont).
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Microsoft PowerPoint 2007
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del
informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe
por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie
de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de
ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda,
hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic
sobre el botón
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la
estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen
los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro
ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo
por código postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera
correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos
utilizamos los botones, la flecha hacia arriba sube el grupo
seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botón
podemos refinar el agrupamiento.
Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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Microsoft PowerPoint 2007
En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos,
y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos
de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el
cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo
contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras,
etc... Después de pulsar el botón
Aceptar volvemos a la ventana anterior.
El asistente para informes (cont).
En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta
cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que
queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos
si queremos una ordenación ascendente o descendente, para elegir
una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y
pasará a ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos
campos de ordenación.
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Microsoft PowerPoint 2007
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y
aparece la siguiente ventana:
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del
informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.
En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u
Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de
forma que quepan todos los campos en una página, se supone que el
asistente generará los campos tal como lo dice la opción.
El asistente para informes (cont).
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Microsoft PowerPoint 2007
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe,
podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access.
Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón
Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este
título también será el nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del
informe preparado para la impresión o bien

Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta opción
aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos
modificar el aspecto del informe.
La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le
indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del
informe, para ello nos servimos de los controles que veremos más
adelante de la misma forma que definimos un formulario.
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Microsoft PowerPoint 2007
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana
Base de datos con el informe seleccionado y a continuación hacemos
clic en el botón
. Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:





La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que
queremos que aparezca al principio del informe.
La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que
queremos que aparezca al principio de cada página.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen
del informe, o varios registros o uno sólo por página según el
tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una
página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño
correspondiente a un sólo registro.
La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos
aparezca al final de cada página.
La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos
aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones
encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe
que encontrarás en la pestaña Organizar:
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Microsoft PowerPoint 2007
Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en
ellas. Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten
medir las distancias y los controles, también disponemos de una
cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de
diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección
Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente,
en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La Ficha Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la ficha de Diseño
que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos
en los formularios.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a
esta barra.
El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre
Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación
que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalmente
la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
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Microsoft PowerPoint 2007
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes
de mandar el informe a impresora.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde
distintos puntos dentro de Access.
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el
Panel de Exploración para seleccionarlo.
Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que
aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá
selecciona Impresión Rápida.
Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente
comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos
que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para
seleccionarlo.
Y seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office.
Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar
algunos parámetros de impresión como te explicaremos a
continuación:
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Microsoft PowerPoint 2007
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir
cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado
Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la
impresión.
En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si
queremos imprimir Todo el informe o bien sólo algunas páginas.
Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar
la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta
especificar la página final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de
diálogo, podremos activar la opción Registros seleccionados para
imprimir únicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a
imprimir. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia
entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar
imprime todas las copias de cada página juntas.
La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la
impresión a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de
la impresora, esta ventana cambiará según el modelo de nuestra
impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo
en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel
que utilizamos, etc...
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los
márgenes, impresión a varias columnas, etc...
Por último pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si
cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.
Abrir el informe en vista previa
Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir
una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien
mandar la impresión definitiva.
Para abrir la vista previa tienes dos opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botón de Office,
colocar el ratón en la flecha al lado del comando Imprimir y
seleccionar Vista previa en el menú desplegable.
También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de
Exploración
contextual.
y
seleccionar
la
opción
en
el
menú
O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.
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Microsoft PowerPoint 2007
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior
izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los
botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página
anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última
página. En la parte superior tenemos una nueva y única Ficha (la
Ficha Vista preliminar) con iconos que nos ayudarán a ejecutar
algunas acciones:
El botón
reduce el tamaño del informe para poder ver dos
páginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis
páginas en la misma pantalla.
Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por
ejemplo.
Utiliza la opción PDF o XPS para guardar una copia del informe en
formato PDF o XPS.
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Microsoft PowerPoint 2007
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar
el informe a impresora.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
9, Tema: Creación de Informes Vista Diseño, Por ejemplo.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo
9, Tema: Repaso General, Por ejemplo.
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Microsoft PowerPoint 2007
Actividad 9
Diariamente su Gerente le solicita distintos datos que éste y para su
presentación impresa usted decide crear los correspondientes
informes. Realice, entonces, la siguiente práctica integradora de
conocimientos:
1. Abra la Base de datos “Video Club”.
2. Realice mediante el asistente, un Informe para cada una de las
tablas (Clientes, Películas, Alquileres) Guarde el Informe con el
mismo nombre dado a las tablas.
3. Modifique el formato de los informes; coloque encabezados y pies
de informe y página.
4. Realice un informe para las consultas Películas de dramáticas y
Devoluciones del 12 de Febrero. Guarde los informes con el
mismo nombre de las consultas.
5. Guarde los cambios realizados y cierre la base de datos.
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Microsoft PowerPoint 2007
Repaso del Capítulo 9
Para la entrega de los resultados impresos, la empresa le solicita un
formato específico y determinadas características de orden y
agrupación. Por lo tanto:
a. ¿Qué objeto de la Base de datos debe utilizar? ¿Qué pasos debe
realizar?
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
b. ¿Cuáles son las diferencias entre los informes y los formularios?
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
c. Para modificar el formato de un sólo campo del informe, por
ejemplo, colocar negrita y cambiar el color de los apellidos (de modo
que se visualicen mejor) ¿Qué vista debe utilizar? ¿Qué opciones de
cambio están disponibles?
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
d. Si el resultado del informe ocupa varias hojas. ¿Qué pasos debe
realizar para visualizar todas las hojas al mismo tiempo?
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
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Microsoft PowerPoint 2007
Autoevaluación
Esta Autoevaluación tiene como finalidad acercarlo a la metodología
que se utilizará en la evaluación del Módulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos
temas detallados en este Módulo y en el Asistente Access 2007.
Las respuestas correspondientes podrán ser consultadas en la página
N° 124
1- Microsoft Access es:
a.
b.
c.
Una Base de datos simple.
Una Base de datos relacional.
Ninguna de las anteriores.
2- Las tablas se utilizan para...
a.
Ingresar datos referidos a un único aspecto del tema tratado
en la base de datos.
b.
Organizar datos en columnas y filas
c.
Ambas opciones.
3- ¿A qué se denomina Campos?
a.
b.
c.
d.
A las celdas de la tabla
A las filas de la tabla
A los registros de la tabla
Ninguna de las opciones
4- ¿Qué puede ingresar en un campo, si coloca como tipo de
datos la opción “Objeto OLE”?
a.
b.
c.
d.
Texto y números de gran longitud
Imágenes
Ambas opciones
Ninguna de las anteriores
5- Si quiere modificar las propiedades de los campos de la
tabla, ¿qué vista debe utilizar?
a.
b.
c.
d.
Vista Hoja de datos
Vista Diseño
Vista Formulario
Ninguna de las opciones
6- ¿Para qué se utiliza la propiedad Máscara de Entrada?
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Microsoft PowerPoint 2007
a.
Para determinar el valor que tomará el campo por omisión
cuando se agregue un nuevo registro a la tabla.
b.
Para que los datos introducidos en un campo se ajusten a un
formato determinado.
c.
Ninguna de las opciones.
7- ¿Qué es una clave principal?
a.
b.
Es un identificador único para cada registro de una tabla.
Es un campo de la tabla que siempre se encuentra ordenado
en forma ascendente.
c.
Ninguna de las opciones.
8- Para modificar el tipo de letra de los datos de una tabla
debe hacer un clic en...
a.
b.
c.
d.
Ficha Inicio – Celdas
Ficha Crear – Hoja de datos
Ficha Programador – Fuente
Ninguna de las opciones
9- Para agregar nuevos registros a una tabla debe...
a.
Hacer un clic en el Icono “Nuevo registro”, de la Ficha Datos
Externos
b.
Hacer un clic en la Ficha Inicio – Nuevo Registro
c.
Cualquiera de las opciones
10- ¿Cuál de los siguientes objetos permiten clasificar datos
almacenados en diferentes tablas, para obtener nuevos
resultados?
a.
b.
c.
d.
Formularios.
Informes.
Consultas.
Ninguna de las opciones.
11- ¿Qué son los Formularios?
a.
Son objetos que permiten unificar datos procedentes de
distintas tablas
b.
Son objetos que se utilizan para mejorar el aspecto de los
datos y para realizar las operaciones más comunes, tales como
agregar, eliminar, modificar y buscar información
c.
Son objetos que permiten agrupar un conjunto de acciones
para ejecutarlas al mismo tiempo.
d.
Ninguna de las anteriores.
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Microsoft PowerPoint 2007
12- La forma más efectiva de imprimir el resultado de una
consulta, sería utilizando un…
a.
Informe.
b.
Formulario.
c.
Tabla
d.
Ninguna de las opciones.
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Microsoft PowerPoint 2007
1.b.
4.b.
7.a.
10.c.
Respuestas Correctas
2.c.
3.d.
5.b.
6.b.
8.a.
9.b.
11.b.
12.a.
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Microsoft PowerPoint 2007
Índice
Prologo ..................................................................................... 4
Metodologia de trabajo ................................................................ 5
Capítulo 1 .................................................................................. 6
NOVEDADES DE ACCESS 2007 ..................................................... 7
BASE DE DATOS ......................................................................... 8
TABLAS ..................................................................................... 9
UTILIZAR ACCESS 2007 ............................................................ 13
COMANDO TOTALES ................................................................. 16
Actividad 1 .............................................................................. 24
Repaso del Capitulo 1 ............................................................... 26
Capitulo 2 ................................................................................ 28
BUSCAR DATOS ....................................................................... 29
BUSCAR Y REEMPLAZAR ............................................................ 31
IR A ........................................................................................ 32
Actividad 2 .............................................................................. 35
Repaso del Capitulo 2 ............................................................... 36
Capitulo 3 ................................................................................ 37
FILTROS .................................................................................. 38
FILTRO SELECCION .................................................................. 39
AVANZADAS ............................................................................ 40
Actividad 3 .............................................................................. 43
Repaso del Capitulo 3 ............................................................... 44
Capítulo 4 ................................................................................ 45
CONSULTAS ............................................................................. 46
CONSULTA ACTUALIZAR ............................................................ 51
CONSULTA ELIMINAR ................................................................ 52
CONSULTA CREAR TABLAS ........................................................ 54
CONSULTA ANEXAR .................................................................. 56
Actividad 4 .............................................................................. 60
Repaso del Capitulo 4 ............................................................... 61
Capitulo 5 ................................................................................ 62
RELACIONES ............................................................................ 63
PROPIEDADES DE LAS COMBINACION......................................... 63
INTEGRIDAD REFERENCIAL ....................................................... 69
Actividad 5 .............................................................................. 70
Repaso del Capitulo 5 ............................................................... 71
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Microsoft PowerPoint 2007
Capitulo 6 ................................................................................ 72
INTRODUCCION A LAS MACROS ................................................. 73
OPCIONES DE ACCESS: CENTRO DE CONFIANZA ......................... 73
CREACION DE MACRO ............................................................... 77
Actividad 6 .............................................................................. 81
Repaso del Capitulo 6 ............................................................... 82
Capitulo 7 ................................................................................ 83
PANEL DE CONTROL - INTRODUCCION ........................................ 84
CREACION DE UN FORMULARIO ................................................. 84
MODIFICACIONES EN EL FORMULARIO PANEL DE CONTROL .......... 88
Repaso del capitulo 7 ................................................................ 90
Capitulo 8 ................................................................................ 91
FORMULARIO ........................................................................... 92
CREACION DE FORMULARIO ...................................................... 96
CONTROLES............................................................................. 97
MODIFICAR UN FORMULARIO................................................... 101
Actividad 8 ............................................................................ 103
Repaso del Capitulo 8 ............................................................. 104
Capitulo 9 .............................................................................. 105
INTRODUCCION A INFORMES .................................................. 106
CREACION DE INFORMES VISTA DISEÑO .................................. 106
Actividad 9 ............................................................................ 119
Repaso del Capitulo 9 ............................................................. 120
Autoevaluacion ....................................................................... 121
Respuestas Correctas .............................................................. 124
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