CARACTERIZACION DEL PROCESO DE PROYECTOS CP-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 00 2012-03-30 1 de 8 CARACTERIZACION PROCESO PROYECTOS CP-01 ELABORÓ: Elena Mendoza S. CARGO: Gerente HSEQ FECHA: 30-03-2012 REVISÓ: Arnulfo Roa CARGO: Gerente Proyectos FECHA: 30-03-2012 APROBÓ: Juan Pablo Andrade B. CARGO: Gerente General FECHA: 30-03-2012 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 00 Emisión inicial FECHA DE APROBACIÓN 30-Marzo-2012 RESPONSABLE Juan Pablo Andrade TABLA DE DISTRIBUCIÓN CARGO NOMBRE TABLA DE CONTENIDO 1. IDENTIFICACION Y RECURSOS NECESARIOS DEL PROCESO 2 . PUNTOS DE CONTROL FECHA FIRMA 3 de 8 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 4 de 8 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO GERENTE PROYECTOS RESPONSABLE DEL PROCESO MISIÓN ALCANCE Llevar a cabo las actividades de asistencia en instalación, puesta en marcha y seguimiento de los equipos, logrando la satisfacción del cliente, la rentabilidad de la empresa, la seguridad de la operación y la protección del ambiente. Desde la comercialización del proyecto, la planeación y la ejecución del proyecto, la recepción e instalación de equipos en sitio hasta la puesta en marcha. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 5 de 8 MAPA DEL PROCESO No. PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTOS CLIENTES ISO Cliente 1 Especificaciones Técnicas y comerciales del proyecto Licitación, Pliego de Condiciones Otra información técnica adicional dada por el cliente Contrato, Orden de Compra Cotización Presupuesto Planeación, alistamiento y verificación documentación técnica para el proyecto, Plan Detallado de Trabajo PDT Para oferta Visita de obra (Si Aplica) Verificación de condiciones del Contrato u orden de compra Cotización APU Contrato u Orden de Trabajo Especificaciones Técnicas y comerciales del proyecto Pliego de Condiciones Otra información técnica adicional dada por el cliente Planeación, alistamiento y verificación documentación técnica para el proyecto, Definición del Plan Detallado de Trabajo PDT. Visita de obra (Si Aplica) Definición de recursos, Personal, Herramientas y equipos Remisión de Materiales, equipos y Herramientas Condiciones conformes en HSE para la prestación del proyecto Plan de Calidad Verificación de materiales, equipos y herramientas recibidos en buen estado y de acuerdo a la planeación Verificación de Calibración de Equipos a utilizar en el proyecto Ajuste del Plan de Calidad Definición del Plan de Inspección y Ensayo Ingeniero Residente Condiciones y Equipos adecuados para el servicio. * Ejecución de los trabajos * Cumplir Procedimientos Operativos, de Servicios de Mantenimiento y de Fabricación. * Control seguimiento y medición de la ejecución del proyecto Inicio el proyecto y desarrollo del PDT Ingeniero Residente 7.2.1 Gerente de Proyectos -Cotización - APU Asistente de Proyectos Proceso Proyectos 2 Proceso Comercial 3 Proceso de Logística Proceso de HSEQ 4 Proceso de Logística Proceso HSEQ Procesos Recursos Humanos Ingeniero Residente Gerente de Proyectos Proceso Proyectos - APU - Plan Detallado de trabajo PDT Proceso de Recursos - Requisición interna - Requisición de Personal Humanos 7.1 Proceso de HSE Proceso de Logística Gerente de Proyectos Inspección de Materiales, equipos y herramientas Check List de equipos a instalar Registros control de inducción operativa y control de planes de emergencia del cliente Registros de HSEQ propios y del cliente previo al inicio de las operaciones Desarrollo y Entrega de Trabajos realizados. Informe Técnico Informe Final de Obra Fabricación de equipos, actas de entrega, protocolos. Informes de avance para faturacion Equipo funcionando de forma Cliente Proceso Calidad y HSEQ Proceso Logística y compras Proceso de Logística Proceso de Proyectos 7.5.1 7.5.1 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 6 de 8 MAPA DEL PROCESO No. 4 PROVEEDOR Cliente ENTRADAS Equipo funcionando Reuniones de Seguimiento de Servicios 5 Proceso Comercial Proceso HSE Acuerdos legalizados y/o contratos 6 Proceso de Recursos Humanos Necesidades de formación Necesidades del personal Ambiente de trabajo Vacantes Perfil de Cargo Ingreso de personal Contrato de Trabajo Políticas de Contratación ACTIVIDADES Elaboración de documentos soporte propios del servicio y servicio tickets cuando sea requerido Elaboración de informe Mensual de Proyecto Servicios adicionales Ampliación de alcance Identificar las necesidades de capacitación y formación Asistir a capacitaciones Autorizar permisos del personal Identificar las necesidades de personal Elaborar la solicitud de personal RESPONSABLE Ingeniero Residente Ingeniero Residente Gerente de Operaciones PRODUCTOS conforme. Seguimiento al cumplimiento del Plan detallado de trabajo PDT Reporte de completamiento Informe de actividades, Inspección de equipos Registros HSE Reporte de Mantenimiento y/o Visita Técnica. Resultados Evaluación de desempeño Solicitud de capacitación y entrenamiento Control de Asistencia Solicitud de Permisos Solicitud de Personal Personal Contratado CLIENTES Cliente Proceso Comercial Proceso HSEQ Cliente Proceso Comercial Proceso Logística Proceso HSEQ Proceso de Recursos Humanos Proceso Operativo ISO 7.5.1 7.5.3 7.5.1 7.5.2 6.2 6.3 6.4 CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 7 de 8 PLAN DE CONTROL DE PROCESO PUNTO DE CONTROL Planeación de la prestación del servicio QUÉ SE CONTROLA CÓMO SE CONTROLA Realizar la solicitud interna al proceso de logística de los materiales, equipos y herramientas requeridos, Realizar documento y/o revisar documento del cliente que cumpla con el paso a paso y que se tengan claras los responsabilidades de cada una de las partes involucradas en la prestación del servicio (cliente, TDA, otros). Plan de trabajo detallado de proyecto Los equipos solicitados al área de logística deben especificaciones técnicas y comerciales aprobadas Lista de chequeo de equipo y materiales del servicio La calidad del ensamble y disponibilidad de todos los equipos y materiales requeridos para el Servicio Prestación del servicio Que se cumplan los procedimientos establecidos, incluyendo desempeño en HSEQ y procedimientos operativos Éxito en las instalaciones Nivel de Satisfacción del cliente sobre el soporte técnico Informe Mensual de Proyectos Seguimiento y control del PDT ESPECIFICACIÓN Realizar requisición interna, que contenga el 100% de los equipos que son responsabilidad de TDA para el servicio, así como tener clara la logística (transporte de personal, fecha de instalación, permisos, demás requisitos del cliente) previa a la prestación del servicio FRECUENCIA Seguimiento semanal y control del PDT Informe Mensual de Proyectos REGISTROS Reporte diario de Actividades RESPONSABLE ACCIÓN EN CASO DE NO CONFORMIDAD Ingeniero Residente Ajuste de Plan Detallado de Ejecución Reprogramación de actividades del proyecto y solicitud de recursos necesarios para la reprogramación. Informe Mensual de Proyectos Requisición de materiales y Equipos RL 15 Comunicación con el cliente y negociación de nuevos tiempos de entrega Plan de trabajo detallado de proyecto Cumplimiento del Plan de Calidad y el plan de Inspección y Ensayo Ajuste al 100% del estándar. Por Supervisión del Ingeniero Residente el cumplimiento de los procedimientos durante la operación. Revisión del informe de Mensual Diligenciamiento de registros del proceso Cumplimiento del 100% de los procedimientos establecidos Por Supervisión del Ingeniero Residente el cumplimiento de los procedimientos durante la operación. Cumplimiento de paso a paso operativo. Cumplimiento del 100% de los procedimientos establecidos Realizando evaluaciones de satisfacción sobre el proceso de proyectos Comparar con los estándares acorde con las metas de la empresa De acuerdo al plan de Inspección y ensayo Registro de Pruebas de acuerdo al proyecto Cada vez que se realice se ejecute un Proyecto Registros e Informe Mensual de Proyectos Cada vez que se realice un servicio Inspección condiciones de ejecución Registros HSE Ingeniero Residente QA/QC Ingeniero Residente QA/QC Ingeniero Residente QA/QC Cada vez que se Encuesta de ejecute un satisfacción del proyecto cliente Ingeniero Residente Informar al Gerente de Proyectos y logística para toma de acciones correctiva según sea el caso. Dirigirse al Gerente de Proyectos, Ingeniero Residente Reportar los hallazgos Dirigirse al Gerente de Proyectos, Ingeniero Residente Realizar el reporte correspondiente de Producto No Conforme Dirigirse al Gerente de Proyectos, Ingeniero Residente e iniciar la acción correctiva, con el apoyo del departamento de Calidad. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE OPERACIONES CO-01 Revisión Fecha Emisión Paginas 03 2012-03-30 8 de 8 PLAN DE CONTROL DE PROCESO PUNTO DE CONTROL Documentación soporte de la Ejecución del Proyecto QUÉ SE CONTROLA Cumplimiento del plan detallado de Trabajo PDT Cumplimiento en los tiempos de entrega de la documentación soporte. CÓMO SE CONTROLA Comparando con los estándares establecidos. ESPECIFICACIÓN FRECUENCIA Correspondencia de los soportes con el plan detallado de Trabajo PDT Firma por parte del cliente de los soportes del proyecto Cada vez que se ejecute un proyecto REGISTROS Registros e Informe Mensual de Proyectos -Acta final de proyecto -Registros HSE RESPONSABLE Ingeniero Residente QA/QC ACCIÓN EN CASO DE NO CONFORMIDAD Comunicación al Gerente de Proyectos, Ingeniero Residente
