MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Tema 1: Interfaz de Excel 1. Introducción a Excel Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint u otros, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos ellos. Excel 2013 se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos desde las hojas de cálculo. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima. Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recálculo automático permite hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un crédito hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades de tiempo de deuda para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Otro atributo de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto que podrás obtener un mejor provecho de Excel si sabes matemáticas y lógica. También permite crear distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados de dichas operaciones. Proporciona herramientas y funciones destinadas a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos que serán útiles para tomar decisiones. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 1 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2. Entorno de Microsoft Excel 2.1. Ventana de Excel. Lo primero y básico que analizaremos es cómo entrar al programa desde el ambiente de Windows 10. Para ingresar, podemos hacerlo de dos formas: la primera es a través del botón inicio y la segunda es, de existir, haciendo clic en el ícono de acceso directo a Excel en el escritorio. Para el primer caso, desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Se debe colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio, del que se despliega una lista de Aplicaciones del lado izquierdo y una serie de Azulejos del lado derecho, para insertar aplicaciones recurrentes. Se recomienda navegar en la Lista de Aplicaciones hasta encontrar una carpeta con nombre “Microsoft Office”, hacemos clic en ella y buscamos la aplicación Microsoft Excel. Hacemos clic y se iniciará el programa. Si ahora desea iniciar desde el escritorio o desde los azulejos del lado derecho del menú Inicio, sólo debe hacer clic en el ícono o azulejo: Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla de Inicio rápido, la que nos invita a elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos, informes, listados, entre otros. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 2 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Si lo que desea ahora es salir del programa, para cerrarlo puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones, pues todas cumplen con el objetivo: • • • Hacer clic en el botón cerrar, que se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Finalmente, también es posible salir al hacer clic sobre la pestaña Archivo y posteriormente en el recuadro cerrar programa, tal como lo indica la siguiente figura. Ahora que ya sabes ingresar y salir del programa, revisaremos los elementos constituyentes principales de la ventana inicial. Al iniciar Excel, aparece una pantalla como la de la figura adjunta. Vamos a ver sus componentes fundamentales, así como los nombres de los diferentes elementos que los constituyen, lo que permitirá que sea más fácil entender el resto de la unidad. Es probable que la interfaz no coincida exactamente con la que ves en tu equipo, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 3 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2.2. Menús y características básicas De la figura, se pueden visualizar los siguientes grupos de componentes: 2.2.1. Barra de Acceso Rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como guardar, deshacer o rehacer, ortografía, correo electrónico, entre otros. Esta barra puede personalizarse para añadir los botones que sean útiles en tu trabajo. Para ello, haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona de la totalidad de herramientas disponibles que desees personalizar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 4 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Si aún necesitas más herramientas de acceso rápido, selecciona la opción Más comandos…. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo de la unidad. Si deseas añadir una acción, basta que te posiciones en esta y coloques “agregar”, luego de que finalices con tu elección das Enter en aceptar. 2.2.2. Cinta de opciones La cinta de opciones es un elemento que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento. Al hacer clic, por ejemplo en la pestaña “Insertar” veremos la totalidad de las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que puede crear Excel. Cada pestaña del menú, está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles para ese tema, permitiendo un orden lógico y claro de las operaciones posibles. De forma predeterminada se compone de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los grupos. Para ello, basta con presionar con el botón derecho del ratón sobre la cinta y seleccionar “Personalizar la cinta de opciones…” Para usar los elementos de la cinta, puedes hacerlo haciendo clic sobre la barra de cada panel para visualizarla. También puedes utilizar atajos de teclado para hacerlo, pulsando la tecla ALT. Para conocer qué letras debemos usar, presionamos dicha tecla y aparecerá sobre cada ficha la letra correspondiente. Por lo tanto, para acceder al contenido de una ficha debemos hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 5 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Por ejemplo, en el menú de herramientas presione la tecla ALT y pulse en el teclado la letra U y se ira al Menú de “Formulas” y si desea insertar una fórmula, basta con pulsar la tecla S que nos conduce a un cuadro de dialogo de Insertar Funciones. 2.2.3. Comandos Contextuales Cuando insertamos cualquier elemento en nuestra hoja de cálculo, ya sea una tabla, imagen, forma, gráfico u otro, podemos visualizar sus propiedades y opciones utilizando los comandos contextuales. Estas se encuentran ocultas de forma nativa y sólo aparecerán al insertar ciertos objetos en Excel. Por ejemplo, los comandos para editar un gráfico no son importantes hasta que se inserta un gráfico en una hoja de Excel. Al momento de seleccionar el gráfico se agrega la ficha Herramientas de gráficos que a su vez se divide en dos: Diseño y Formato. Este tipo de fichas son conocidas como Comandos Contextuales y nos muestran los elementos asociados a la operación que vamos a realizar, sin necesidad de su presencia permanente en la cinta de opciones. Otro ejemplo, son las que aparecen al insertar una forma geométrica, como un rectángulo o una elipse, Excel muestra los comandos contextuales de Herramientas de Dibujo, la que te permite trabajar con este tipo de objetos: Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 6 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2.2.4. Botones de ventana y ayuda En la sección superior izquierda de la ventana, podremos encontrar una serie de botones que permiten realizar acciones básicas, como ayuda, visualización de la cinta de opciones y los elementos básicos de la ventana. Al pulsar el botón de ayuda, se abrirá una nueva ventana que permitirá resolver dudas o elementos de consulta durante el uso de Excel 2013. También puedes acceder a consultas a un experto o leer la Comunidad de respuestas de Office. Al pulsar el botón correspondiente a la cinta de opciones, se desplegará un menú que permite modificar la visualización de la Cinta de opciones, vista anteriormente. Entre ellas, se encuentra: Ocultar automáticamente la cinta de opciones, Mostrar pestañas y Mostrar pestañas y comandos. Los tres botones restantes son básicos en toda aplicación bajo entorno Windows, y permiten minimizar, maximizar y cerrar un libro de trabajo o salir del programa. 2.2.5. Menú Archivo Al abrir Excel o durante su uso, podremos ver el menú Archivo, lugar donde encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de archivos, como nuevo, abrir, guardar, imprimir y obtener información sobre ellos, entre otras posibilidades. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 7 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Esta ficha se distingue de las demás por tener color verde. Al hacer clic sobre ella, veremos que el menú ocupa toda la ventana del programa, dividida en dos paneles. En el panel izquierdo aparecen los diferentes comandos disponibles y entre ellos hay un grupo de comandos básicos, como Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Opciones y Salir. El comando Cerrar cierra el archivo. Al hacer clic sobre cada uno de estos comandos, se muestran las opciones correspondientes en el panel derecho. Por ejemplo, si presionamos Nuevo, se mostrarán las plantillas disponibles para crear un nuevo libro y solo debemos seleccionar una para crear un nuevo archivo. Nuevo Libro Tenemos dos formas de crear un nuevo libro, que pueden ser al abrir la aplicación o, durante el trabajo, ingresando a la opción Nuevo del menú Archivo. Un libro se genera de manera automática al hacer clic sobre la plantilla Libro en blanco o cuando creamos un archivo desde el menú Archivo/Nuevo/Libro en blanco. En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola hoja de cálculo, la Hoja1. También podemos crear un nuevo libro desde una serie de Plantillas, que corresponde a modelos que pueden servir como base para muchas hojas de cálculo. Es posible usar las disponibles de forma local en el equipo o podemos buscar en línea, en la biblioteca de Office, si nuestro equipo posee conexión a internet. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel, el número del libro irá variando y dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Abrir Otra opción disponible en el menú Archivo permite abrir un libro de trabajo, como también abrir varios libros a la vez o como libros de solo lectura. Las opciones serán analizadas a continuación: Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 8 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • Abrir un libro ya creado: Para abrir un libro guardado de antemano, se debe, en primer lugar, acceder a la opción Abrir del menú Archivo, se visualiza de forma predeterminada los últimos libros abiertos a la derecha del menú. Además, es posible abrir archivos de direcciones locales, remotas y desde la nube de almacenamiento OneDrive, para lo cual se requiere activar una cuenta en este servicio. Si el archivo no ha sido abierto recientemente, es posible buscarlo entre las carpetas del equipo. Para ello pulsamos la opción Equipo y veremos las carpetas que contienen los archivos recientemente abiertos. Si se encuentra en otro directorio, podemos buscar presionando el botón Revisar y podremos acceder al buscador de archivos de Windows. Encontrado el archivo, hacemos clic en Abrir, donde es posible encontrar más opciones de apertura. Podemos elegir entre apertura en modo solo lectura, abrir una copia del archivo o incluso activar un modo de reparación de archivos. • Abrir varios libros de trabajo a la vez. Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Examinar ubicado en la pestaña Abrir. Para ello, se debe seleccionar el menú de archivo y elegir la opción Abrir. Se desplegará, como ya se indicó, una lista con las unidades disponibles del ordenador que indica en su costado izquierdo los vínculos favoritos utilizados por usted y donde tendrá que ubicar la(s) carpeta(s) donde está(n) ubicado(s) el o los archivo(s) a abrir. Elegimos la unidad deseada, haciendo clic sobre esta y selecciona un archivo a abrir en caso de que sea uno. Si son más pulse la tecla CTRL del teclado y manteniéndola pulsada seleccione otro(s) archivo(s). Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos abrir y Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 9 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 finalmente hacer clic sobre el botón Abrir. Todos los archivos se abrirán, solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, mientras que los demás estarán por debajo. • Abrir varios libros de trabajo de solo lectura. Para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, podemos abrirlo como archivo de solo lectura. Para ello seleccionamos nuevamente el Menú Archivo y elegir la opción Abrir. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Abrir y en la lista desplegable elegir la opción de solo lectura. Lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con el mismo nombre. A la hora de guardar nos pedirá otro nombre mediante el cuadro de diálogo Guardar como. Guardar y Guardar como Es importante recordar que mientras se trabaja en un libro, la información solo se mantiene en memoria RAM y no es almacenada en el disco duro a no ser que se soliciten copias de seguridad que ya veremos cómo se solicitan. Por este motivo es necesario guardar el o los libros de trabajo que se han generado. En Excel, es posible guardar un libro de trabajo, haciendo clic en los botones de “guardar” y “guardar como” reconocidos por las siguientes imágenes. Si el libro de trabajo es nuevo, es decir aún está identificado por defecto como “Libro1” la opción Guardar y Guardar como conducen al cuadro de diálogo que corresponde a la opción “Guardar como”. En esta opción podremos guardar nuestro libro en un archivo local o en la nube de almacenamiento OneDrive, si se encuentra activada. También podemos usar la combinación de teclas Ctrl+G. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 10 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Si decidimos guardar nuestro libro en el equipo, podemos seleccionar entre alguna de las carpetas recientes o examinar nuestro equipo. En ambas opciones, se desplegará el cuadro Guardar como para buscar la carpeta deseada y damos un nombre a nuestro libro en el recuadro que indica “Nombre del Archivo” para remplazar el que aparece y que corresponde a “Libro1”. Si el libro ya está creado y tiene un nombre definido por usted y usted realizó cambios en el que desea conservar, basta para guardar dichos cambios seleccionar la opción de “Guardar” del cuadro de diálogo. Si para este caso usted selecciona la opción “guardar como”, entonces nuevamente deberá ingresar un nombre nuevo para este libro, de lo contrario si lo mantiene y desea guardar en el mismo destino, el programa le enviará un cuadro de consulta como el que se indica, donde debe decidir si desea remplazarlo. Si usted desea proteger su libro de trabajo para evitar la modificación de contenido, en el mismo cuadro Guardar, en su parte inferior, aparece una pestaña llamada Herramientas. Al hacer clic sobre esta y luego en la opción “Opciones generales…” aparecerá un nuevo cuadro de diálogo que permitirá el ingreso de una contraseña de escritura y de apertura, como una manera de seguridad para proteger su libro. De esta manera se podrá copiar, borrar, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido o modificarlo si es lo que desea. Una vez ingresada la contraseña, se solicita la confirmación de la misma para su activación. Incluso es posible la creación automática de copias de seguridad, para esto basta con activar la casilla del mismo cuadro de diálogo de “Opciones Generales”. Imprimir Si se desea realizar la impresión de una hoja de cálculo, encontraremos en la ficha Archivo la opción Imprimir. Veremos en pantalla un cuadro de diálogo con tres secciones: Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 11 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • Imprimir: desde aquí podemos iniciar la impresión y elegir cuántas copias necesitamos de la hoja de cálculo. • Impresora: si tenemos más de una impresora, seleccionamos cuál utilizaremos para realizar la impresión. • Configuración: en esta sección definimos si vamos a imprimir todas las hojas activas, todo el libro o una selección del contenido. La opción Intercaladas permite imprimir doble faz manualmente. La orientación (horizontal o vertical), el tipo de papel, los márgenes y la última opción nos dan a elegir si queremos imprimir en tamaño real o ajustar las filas y columnas para que la información entre en una sola página. 2.2.6. Área de trabajo En el centro de la ventana encontramos el área de trabajo, es decir, el sector donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. Identificaremos sus componentes y a desplazarnos por las hojas de cálculo. Celda activa En Excel, una celda activa es una celda que está abierta para su manipulación. En general, cuando una celda está activa se diferencia gráficamente del resto de las celdas, mediante un marco, recuadro o contorno más grueso, tal como se aprecia en la figura. Además, la dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas, que veremos a continuación. Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango. En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación: a. El interior de la celda: área blanca, delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 12 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 ella este toma apariencia de cruz blanca ancha. Al hacer clic en el interior, permite la escritura en la celda. b. Borde: marco grueso que rodea la celda o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha negra que en la punta tiene una cuádruple flecha. Lo anterior, permite desplazar celdas o rangos a cualquier otra celda o rango del mismo tamaño de la hoja de trabajo. Para tal efecto, se sitúa el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango y con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva posición. Si al desplazar una celda o rango de celdas, en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia. c. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él, este toma apariencia de cruz negra fina. Filas Una fila es el conjunto de varias celdas, dispuestas en sentido horizontal. Una hoja de cálculo de Excel posee 1.048.576 filas por hoja de trabajo, los títulos de las mismas se identifican con los números que van del 1 hasta el 1.048.576. Luego de la fila 1 viene la 2 y luego la 3 y así sucesivamente. Para seleccionar una fila completa se debe hacer un clic sobre el número de la fila que nos interesa. Si hacemos clic en el encabezado de la fila con el botón derecho del mouse, se despliega un menú de comandos que puede permitir, entre otras cosas, cortar, copiar, insertar o eliminar una fila, dar formato a la celda, borrar su contenido, etc. • • • • • Cuando se desea insertar una fila, la nueva desplaza a las anteriores hacia arriba. Si se desea seleccionar una fila completa, presionamos sobre el número de la fila a seleccionar. Para eliminar una fila completa, únicamente es necesario seleccionarla y elegir la opción eliminar. Si se desea seleccionar más de una fila, seleccionamos la primera fila, mientras nos desplazamos a las adyacentes, sin soltar el botón izquierdo del mouse. También, podemos seleccionar la primera fila, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la última fila que queremos seleccionar. Veremos que quedan seleccionadas todas las filas del rango. También es posible seleccionar filas no adyacentes. Para esto, seleccionamos una fila haciendo clic sobre su letra, mantenemos presionada la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada fila que deseamos agregar a la selección. Columnas Una columna es el conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Una hoja de cálculo de Excel posee 16.384 columnas y los títulos de las mismas se identifican con las letras mayúsculas de la A hasta la combinación XFD. Para seleccionar una columna completa, hacemos un clic sobre el título de esta. Y al igual que para las filas, al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la columna seleccionada, se despliega un menú de comandos inmediatos que permite las mismas opciones vistas en ellas. • • Cuando se desea insertar una columna, la nueva desplaza a las anteriores a la derecha. Si se desea seleccionar una columna completa, presionamos sobre la letra de la columna a seleccionar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 13 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • • • Para eliminar una columna completa, únicamente es necesario seleccionarla y elegir la opción eliminar. Si se desea seleccionar más de una columna, seleccionamos la primera columna, mientras nos desplazamos a las adyacentes, sin soltar el botón izquierdo del mouse. También, podemos seleccionar la primera columna, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la última columna que queremos seleccionar. Veremos que quedan seleccionadas todas las columnas del rango. También es posible seleccionar columnas no adyacentes. Para esto, seleccionamos una columna haciendo clic sobre su letra, mantenemos presionada la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna que deseamos agregar a la selección. Las pestañas de hojas y el área de trabajo serán analizadas en profundidad en apartados posteriores. Por último, las barras de desplazamiento horizontal y vertical permiten moverse a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, ya sea desplazando la barra arrastrándola con el mouse o haciendo clic en los triángulos ubicados en los extremos de las barras. 2.2.7. Personalización de gráficos A la hora de necesitar realizar modificaciones generales a un gráfico, podemos hacerlas usando los botones que se muestran a un lado del extremo superior derecho del gráfico seleccionado. Recuerda que hablaremos de gráficos en el tema 2 de la unidad. Los botones mostrados son los siguientes: • • • Elementos de gráfico: permite agregar, quitar o cambiar elementos del gráfico. Estilos de gráfico: muestra diferentes esquemas de color y estilo para el gráfico. Filtros de gráficos: podemos elegir las series de datos y puntos que estarán visibles en el gráfico. Al hacer clic sobre el botón Elementos de gráfico observaremos una lista de elementos con una caja de selección que nos permitirá ocultar o mostrar cada uno de ellos. Además, al pasar el puntero del ratón sobre la lista se mostrará una flecha a la derecha de cada elemento y al hacer clic se mostrarán más opciones de configuración. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 14 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 La última opción del menú mostrado será siempre “Más opciones” la cual abrirá el panel de tareas para darnos acceso a más posibilidades de configuración. Además de los controles mencionados anteriormente, también habrá comandos ubicados tanto en la cinta de opciones como en los controles que se muestran al hacer clic derecho sobre cualquier elemento de gráfico. Al hacer clic sobre el botón Estilos de gráfico encontraremos un menú que nos permitirá elegir algunos estilos de diseño preestablecidos para los gráficos. Si presionamos sobre la pestaña Color, podremos modificar los colores del gráfico conforme a las paletas de colores existentes y personalizados. Por último, al hacer clic sobre el botón Filtros de gráfico encontraremos un menú que nos permitirá elegir y modificar los valores del gráfico, a partir de los valores y nombres de las series creadas previamente. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 15 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2.2.8. Barra de fórmulas La barra de fórmulas siempre muestra el contenido de la celda activa en la hoja de cálculo y se compone de tres elementos claves: cuadro de nombres, botones y barra. El elemento fundamental de la barra de fórmulas es el cuadro de texto que muestra en todo momento el valor de la celda activa. Si la celda activa contiene un valor numérico o texto, entonces se mostrará dicho valor, pero si la celda contiene una fórmula, la barra de fórmulas permitirá visualizar y editarla. A la izquierda del cuadro de texto de la barra de fórmulas existen tres botones: Cancelar, Introducir e Insertar función. Los botones Cancelar e Introducir sólo se activarán al entrar al modificar el valor de una celda. Una manera de entrar al modo de edición es haciendo clic en el cuadro de fórmulas, que mostrará el cursor que permitirá realizar las modificaciones necesarias. Si después de modificar pulsamos el botón Cancelar, se descartarán los cambios realizados y el valor de la celda regresará a su valor original. Por el contrario, para guardar los cambios, debemos pulsar el botón Introducir, alternativa a la tecla Entrar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 16 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 El botón Insertar función es útil para insertar una función de Excel en nuestras fórmulas. Al pulsar, se abrirá un cuadro de diálogo que permite buscar una función por su nombre o visualizar por categoría específica. Una vez encontrada la función a usar, solamente debemos seleccionarla de la lista y presionamos en el botón Aceptar. Inmediatamente se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos de función, que permitirá proporcionar todos los detalles de la función recién seleccionada. Para ampliar los contenidos respecto a función, acceder al tema 5 de la unidad. A la derecha se encuentra el Cuadro de nombres. Aquí se muestra la dirección de la celda activa de manera predeterminada. Si nos movemos a través de la hoja, el cuadro de nombres reflejará automáticamente la dirección de la celda seleccionada. Este cuadro también permite visualizar las etiquetas de celdas, rangos y tablas que hemos creado en nuestro libro. 2.2.9. Barra de Estado Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso, habitualmente, aparece Listo e indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 17 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 También es posible personalizar la barra de estado, para esto basta con posicionarse con el mouse en dicha barra y con el botón derecho hacer un clic y aparecerán todas las opciones están activas e inactivas en la hoja de cálculo. 2.2.10. Creación y cambio de hoja Un libro de trabajo puede estar formado por una o varias hojas. El programa permite crear hasta 1024 hojas y desde la versión 2013 cada nuevo libro viene con una única hoja predeterminada. Si se mira en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás el menú de visualización de las hojas de un libro. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro. De ser necesario es posible agregar más hojas al libro, para esto basta con hacer clic en el botón (+) y automáticamente aparece una hoja nueva correlativa a la anterior. Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente. Si hacemos clic nuevamente aparece otra hoja y así sucesivamente. Además, las hojas de un libro pueden ser editadas en cuanto a visibilidad, nombre, ubicación, color de etiqueta, trasladar, copiar o eliminar. Para ver esas opciones, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta del libro a editar y luego seleccionar la opción deseada en el menú desplegable. 2.2.11. Vista Podemos elegir diferentes maneras de visualizar las hojas de cálculo, las que son apropiadas para trabajar en situaciones específicas. Antes de describir las diferentes maneras de visualizar una planilla de cálculo, definiremos a qué se llama vista. Una vista es un conjunto de parámetros de visualización del contenido de un libro que se ajusta a diferentes opciones de presentación. Existe un modo rápido de vistas, el que se puede encontrar en la parte inferior derecha de la ventana, así como también la ficha Vista en la Cinta de opciones. A la derecha del modo rápido encontramos tres botones, que permiten acceder rápidamente a las vistas de libro. Ellas son: • Normal: La vista Normal es la que utilizamos comúnmente para realizar la mayoría de las tareas, como ingresar y editar datos, gráficos, aplicar formatos, entre otras. En esta, la hoja de cálculo se de forma continua, sin separación en páginas. Aparecen los encabezados de filas y de columnas y las líneas de división de las celdas. Es posible ocultar o mostrar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los encabezados empleando las opciones del grupo Mostrar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 18 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • Diseño de página: Esta vista es útil para preparar la información para la impresión, porque muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en una o más hojas de papel. Aquí aparecen los márgenes, saltos de páginas, encabezados y pies de páginas, las reglas superior y lateral, además de los rótulos de filas y columnas, y las líneas de cuadrícula. Permite saber la cantidad de hojas que ocupa el contenido y su ajuste a la página. En esta vista también es posible ingresar y editar datos, cambiar el diseño y variar el formato, como en la vista Normal. • Vista previa del salto de página: La opción Ver saltos de página presenta la hoja con gruesas líneas azules que marcan la división del contenido en diferentes páginas. No se muestran los márgenes ni los encabezados y pies de página, pero sí sabremos cuántas páginas ocuparán los datos de nuestra planilla. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 19 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Como en las vistas anteriores, aparecen los títulos de filas y columna y las líneas de cuadrícula, que podremos ocultar o mostrar. Cuando activamos esta vista, se abre un cuadro de diálogo informándonos que es posible ajustar los saltos de página si los arrastramos con el mouse. Al modificar los saltos, cambia el tamaño de impresión del contenido de la hoja de cálculo. Desde esta vista, también es posible ingresar y editar datos, y modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas de la planilla. Cada una de las vistas posee su propio nivel de zoom independiente, que podemos ajustar arrastrando la barra de zoom. Junto a este se muestra el número correspondiente al porcentaje de la vista actual, que va desde un 10% en cuanto a reducción y un 400% de ampliación. Al hacer clic sobre este valor se muestra el cuadro Zoom desde el cual podemos elegir valores predeterminados o ingresar el porcentaje deseado. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 20 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 3. Trabajar con Datos Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre otros. Si bien, son detectados de manera automática al momento de ingresarlos en las celdas, el programa no siempre interpreta de modo correcto lo que deseamos. Por eso, es necesario saber cómo lograr que cada dato se corresponda con su tipo específico. En esta sección, centraremos nuestra atención en identificar tres tipos de datos principales: números, texto y fechas. Número • - Son los dígitos del 0 al 9. Los signos: +(positivo) -(negativo) /(fracción mixta) ,(separa los millares) .(separa los decimales) %(porcentaje) $(moneda) Texto • • • • • Son todos los caracteres alfanuméricos. Letras. Números. Símbolos. Hasta un máximo de 32.000 caracteres Fecha y Hora • • • • • • • Incluye varios formatos (D: día, M: mes, AA: año), (H: hora, M: minutos, S: segundos). D/M (4/10) D/M/AA (4/10/2015) D-M (4-10) D-M-AA (4-10-2015) H:M (15:25) H:M:S (15:25:30) 3.1. Número Los datos numéricos son los más utilizados en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes: • • • • • • • • Los datos numéricos admitidos son los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles (.). La función de estos últimos elementos varían según la configuración regional del sistema operativo. Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico. El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de miles. Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario. El uso de los símbolos + (suma), - (resta), * (multiplicar) y / (dividir) junto con los números será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5. Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo, Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido de del signo %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el signo % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta. Al introducir 2^4 Excel considera el desarrollo de una potencia, es decir 2*2*2*2 = 16 Si un número no cabe en su celda, como primera medida se pasa automáticamente a notación científica. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 21 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Siempre conviene ingresar los números sin ningún carácter adicional, solo con el signo menos si corresponde y la coma decimal (,) si tuviera decimales, para después dar formato a la celda. Por ejemplo: 100.000,00 debe escribirse así: 100000. Luego, con los formatos de celda podremos verlo con más o menos decimales, formato monetario, contabilidad, etc. Si deseamos dar formato específico a los números de una o varias celdas, como de moneda, contabilidad u otros, seleccione las celdas que contienen los números que desea mostrar, y en la pestaña “Inicio” se debe seleccionar la opción formato o un clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto al grupo “Número”. En el cuadro Categoría, haga clic en Moneda o en Contabilidad y en el cuadro Símbolo, haga clic en el símbolo de moneda que desee usar. Si decide no mostrar un valor monetario puede hacer clic en Ninguno. También es posible mostrar los decimales de un número usando la opción en el cuadro Posiciones decimales, que puede ser hasta 30. También es posible introducir fracciones reales, en lugar de decimales, clarificando los cálculos posteriores. En la ficha inicio, seleccione el rango o celdas que desea tengan este formato, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto al grupo “Numero” de la pestaña “Inicio”. En la lista Categoría desplegada, haga clic en la opción Fracción. 3.2. Texto Los datos de texto son las cadenas de caracteres alfanuméricos, que son conjuntos de letras, símbolos y números. Estos caracteres se usan para escribir nombres, rotular información y describir características, entre otros usos. Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática este tipo de dato y lo alineará a la izquierda de manera predeterminada, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-), porque el programa interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo. Si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple (‘). 3.3. Fecha y hora Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejemplo, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-17, veremos 25/02/2017. El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional del sistema operativo. Esta configuración viene por defecto en la mayoría de los países de Latinoamérica con el formato dd/mm/aaaa (día/mes/año). Además, una fecha como 15/5/2017 tendrá formato de Fecha corta, mientras que lunes, 15 de mayo de 2017 tendrá formato de Fecha larga. Ahora, si queremos ingresar un dato en formato de hora, escribimos dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si ingresamos tres números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo). Los formatos de fecha y hora pueden ser de tipo estático o dinámico Un valor estático en una hoja de cálculo es uno que no cambia cuando la hoja de cálculo se actualiza o abre. Al presionar una combinación de teclas Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 22 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 como CTRL+; para insertar la fecha actual en una celda, Excel “toma una instantánea” de la fecha actual y a continuación, inserta la fecha en la celda. El valor de dicha celda no cambia, por lo que se considera estático. Una fecha u hora que se actualiza cuando se vuelve a calcular la hoja de cálculo o se abre el libro, es considera "dinámica" en lugar de estática. En una hoja de cálculo, la forma más común de devolver una hora o fecha dinámica en una celda es mediante una función de hoja de cálculo. Si desea insertar la fecha u hora actuales para que sean actualizables, use las funciones HOY y AHORA. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 23 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 4. Formatos y Control de Pantalla 4.1. Ingreso y edición de datos Al crear una nueva planilla en Excel, la celda activa por defecto es la A1. Si escribimos un número o un texto, estamos ingresando datos en ella, de manera sencilla. Es importante conocer la manera de ingresar, editar y eliminar datos, ya que será una de nuestras funciones claves a la hora de trabajar usando las hojas de cálculo. 4.1.1. Ingreso de información Para asegurarnos de ingresar datos en una celda es indispensable que esta se encuentre seleccionada como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse nos posicionamos sobre ella y hacemos un clic para que quede seleccionada y activa. Un recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto. Podemos trasladarnos desde una celda activa a otra usando las flechas del teclado. Una vez en la posición deseada, escribimos el dato que queremos ingresar, teniendo en cuenta las consideraciones explicadas sobre los distintos tipos de contenido. Durante el proceso de ingreso, los caracteres que vamos escribiendo se muestran en la celda activa y en la Barra de fórmulas que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. Al terminar de ingresar el dato, presionamos la tecla ENTER. También podemos pulsar TAB, movernos con las flechas del cursor a otra posición, presionar en la Barra de fórmulas el botón Introducir o hacer clic con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas hará que el dato quede almacenado en la celda respectiva. Si aún no hemos validado el dato y presionamos la tecla ESC, cancelaremos lo que estábamos ingresando y la celda quedará con la información existente previamente. 4.1.2. Modificar información Para modificar un dato ingresado, podemos sobrescribirlo o editarlo. El método de sobreescritura ocurre cuando comenzamos a escribir en una celda que ya contiene información. En ese caso, los nuevos datos reemplazarán por completo el contenido anterior. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 24 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Por ejemplo, si en la celda B2 tenemos la palabra “Hola”, nos situamos otra vez sobre ella, escribimos “Chao” y presionamos ENTER, el texto original (Hola) será reemplazado por el nuevo (Chao). La opción de edición nos permite modificar una porción del contenido de la celda seleccionada sin tener que borrar o sobrescribir el dato anterior. Si hacemos doble clic en la celda que queremos modificar, habilitamos el modo Edición y podemos trasladarnos con las flechas izquierda y derecha sobre el contenido de la celda, ya sea un texto, un número o una fórmula. Al borrar los caracteres con SUPR o BACKSPACE, o insertar otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, podemos rescribir la porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez finalizado el proceso, validamos los cambios con ENTER. En modo Edición, las flechas del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas; solo podremos movernos dentro del contenido de la celda actual para hacer las modificaciones necesarias. Otra manera de editar una celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa. En este caso también podemos presionar ESC para cancelar la edición y volver al contenido original de la celda sin tener en cuenta los cambios introducidos. Tengamos presente que cuando estamos modificando el contenido de una celda que contiene una fórmula de cualquier tipo, la sintaxis de la fórmula será visible tanto en la Barra de fórmulas como en la celda, pero no su resultado. Una vez finalizado el proceso, en la Barra de fórmula seguiremos viendo la sintaxis y en la celda, el resultado. 4.1.3. Borrar información Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes formas de hacerlo. Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y de ahí podemos efectuar alguno de los siguientes métodos. El más fácil es presionar la tecla Supr, vaciando la totalidad de celdas seleccionadas. Otra posibilidad es pulsar el botón derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas y, en el menú elegir la opción Borrar contenido. También, desde la opción Borrar del grupo Modificar, en la ficha Inicio, podemos utilizar Borrar todo, que elimina el contenido, los comentarios y el formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrará los formatos ni los comentarios de la selección. La opción Borrar formato elimina solo el formato de la celda, pero no el contenido; en tanto que Borrar comentarios elimina solo los comentarios. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 25 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 4.2. Completar datos Es común que en ocasiones necesitemos completar una secuencia de datos o aplicar una fórmula repetidas veces. Para simplificar este proceso, existe el controlador de relleno, que permite simplificar este proceso, obteniendo un resultado efectivo. Por otra parte, es importante conocer el funcionamiento de esta herramienta para hacer un uso apropiado. 4.2.1. Controlador de relleno Al tener una o varias celdas seleccionadas, observamos en la esquina inferior derecha de la selección un pequeño cuadrado verde separado levemente del resto del recuadro, que se denomina controlador de relleno. Si posicionamos el puntero del mouse sobre esta esquina, este se transformará en una cruz negra más fina que la original, para indicar que estamos en posición de estirar la selección. 4.2.2. Arrastrar y generar series El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear series de datos. Para repetir un dato introducido en una celda bastará con escribirlo y arrastrar el controlador de relleno en la dirección deseada. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos la palabra Prueba, luego nos posicionamos sobre ella, activamos el puntero estirar y con el botón principal apretado nos trasladamos cuatro celdas hacia abajo hasta A5, al soltar el botón del mouse, estas celdas tendrán la palabra Prueba, igual que A1. Sin embargo, si el contenido inicial fuese Prueba 1, luego de arrastrar con el puntero estirar, veremos en las celdas siguientes: Prueba 2, Prueba 3 y así sucesivamente, hasta el final del área que hemos arrastrado. Esto se debe a que Excel identifica que el dato lleva un número y en base a ello crea una secuencia. Para crear series de datos bastará ingresar los dos primeros valores de la serie y arrastrar el controlador de relleno. En este caso, el programa reconoce la diferencia entre ambos y la aplica para continuar la serie. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos el número 3 y en la celda A2 el número 6, seleccionamos ambos valores y arrastramos el controlador, Excel seguirá completando las celdas con los valores 9, 12, 15 y otros múltiplos de 3. Esto se debe a que reconoce que entre los dos primeros valores había 3 unidades de diferencia. Cuando el contenido inicial es un dato de tipo fecha, al arrastrar con el puntero estirar, en las celdas siguientes veremos cada fecha incrementada en un día. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 26 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 En caso de que en la columna inmediata, izquierda o derecha, de la celda que tenemos activa hubiera celdas consecutivas con contenido, al hacer doble clic sobre el puntero arrastrar de la celda activa, se completará la serie hasta la celda final de la última fila que contiene datos adyacentes. 4.2.3. Opciones de autorrelleno Al terminar de arrastrar una serie, abajo y a la derecha del área resultante aparece un botón, se trata del menú Opciones de autorrelleno. Cuando presionamos sobre él, se despliegan otras alternativas destinadas a cambiar el modo en que se completaron los datos: • • • • Copiar celdas: Sólo copia las celdas, sin completar una serie. Serie de relleno: Completa de manera automática la serie según el criterio utilizado para el cálculo. Rellena formatos solo: Copia únicamente el formato de las celdas de origen en las celdas de destino. Rellenar sin formatos: completa una serie respetando el formato de las celdas, es decir, sin modificar su aspecto. Cuando creamos una serie de datos del tipo fecha, aparece una serie de opciones adicionales a las señaladas previamente. • • • • Rellenar días: Rellena la serie fecha modificando los días. Rellenar días de la semana: Rellena la serie fecha, modificando los días considerados como hábiles según la configuración regional. Rellenar meses: Rellena la serie fecha modificando los meses. Rellenar años: Rellena la serie fecha modificando los años. 4.3. Formatos de celda Con el fin de mejorar la presentación de los datos, podemos modificar las celdas en largo, ancho, color, fuente, ajuste de texto y otros, que nos permitirá gestionar y visualizar de mejor manera nuestra información. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones: • En la Cinta de opciones. • En la mini barra que aparece al hacer clic derecho sobre una celda. • En el cuadro de diálogo Formato de celdas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 27 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango. Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras: • • • • • Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas. Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Pulsando la combinación de teclado Ctrl + 1. 4.3.1. Cambio de fuente De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla y podemos hacer esta modificación desde tres ubicaciones diferentes: • En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 28 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • • cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente. La mini barra muestra estas mismas listas desplegables. El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración. Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra. 4.3.2. Alineación de celdas De manera predeterminada, Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio, Alineación. 1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda. 2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma. 3. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido. 4. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha. 5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido. 6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas. Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación. 4.3.3. Relleno de celda Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Este comando también se encuentra en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 29 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 4.3.4. Bordes de una celda La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio y bloque Fuente. Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda. 4.3.5. Estilos de celda Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la pestaña Inicio, bloque Estilos y botón Estilos de celda. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 30 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal. También puedes notar que al final del menú se muestran las opciones Nuevo estilo de celda la cual nos da la posibilidad de crear un nuevo estilo y tenerlo disponible en todo momento. La opción Combinar estilos nos permite copiar los estilos contenidos en otro libro de Excel. El formato de celdas en Excel 2013 nos da la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las celdas de nuestro libro para mejorar la presentación de los datos y de esta manera tener una mejor compresión e interpretación de los mismos. 4.4. Añadir etiquetas a rangos de celdas Si manejamos una hoja de cálculo con una gran cantidad de datos, en ocasiones puede ser complicado realizar referencias para la construcción de gráficos y fórmulas. Es por ello que, para mejorar la gestión de los datos, podemos añadir etiquetas que ayudan a significar y abreviar celdas, rangos de celdas o tablas. Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener tanto constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede tener asignado un nombre así como una celda que contenga una fórmula puede también tener asignado un nombre. También existen los nombres de tablas. Cuando creamos una tabla, Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2, etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea más descriptivo. 4.4.1. Crear, editar y eliminar nombres de etiquetas Para crear un nombre debemos seleccionar primero la celda (o rango de celdas) y posteriormente podemos utilizar dos métodos. El primero es asignar el nombre directamente en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. El segundo método es utilizar el comando Asignar nombre que se encuentra en la ficha Fórmulas. Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Al pulsar el botón Administrador de nombres aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 31 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Este cuadro de diálogo contendrá la lista de todos los nombres de nuestro libro y podremos también crear desde aquí nuevos nombres o editar los existentes. Asimismo, podemos eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón Eliminar. 4.4.2. Obtener listado de nombres Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener una lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes hacer clic en la celda donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se encuentra dentro del menú “Utilizar en la fórmula” que a su vez pertenece al grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombres deberás pulsar el botón Pegar lista y Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos y su definición. Es importante hacer notar que el comando Pegar nombres no considera los nombres de las tablas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 32 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5. Formato Condicional El formato condicional permite aplicar un cambio de aspecto a un rango de celdas de acuerdo a su contenido en función de condiciones o criterios. Este formato se aplicará de manera automática sobre la celda después de evaluar el cumplimiento de la regla de formato condicional. Es muy común para los usuarios desear el cambio de apariencia de una celda conforme su valor o al resultado de otra fórmula. Sin embargo, no existe una función de Excel que nos permita cambiar el color de fondo de una celda o el color de la fuente y por esa razón se creó el formato condicional que permite evaluar el valor de una celda para decidir si se aplicará o no el formato definido. Por último, se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional. Podemos encontrar todas las funciones de formato condicional en la sección “Estilos” de la pestaña Inicio de la cinta de opciones de Excel. 5.1. Formato condicional en números Cuando los datos de nuestras celdas son valores numéricos, Excel provee de varias opciones para aplicar rápidamente un formato condicional. Las primeras alternativas que analizaremos serán las que se encuentran en Resaltar reglas de celdas. Sabiendo que nuestros datos son valores numéricos, podemos utilizar las siguientes opciones: • Es mayor que: Se aplicará el formato a todas las celdas con un valor mayor al especificado. • Es menor que: El formato será aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado. • Entre: Excel evaluará las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango indicado y se les aplicará el formato. • Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrán el formato. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 33 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Una vez que seleccionamos la opción que deseamos utilizar, Excel mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá indicar los valores numéricos con los cuales se realizará la comparación y también podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen puedes notar la aplicación de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros datos numéricos: Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rápidamente a celdas con valores numéricos son las que se encuentran bajo la opción de menú Reglas superiores e inferiores. Estas opciones de formato condicional son las siguientes: • 10 superiores: Se aplicará el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores más altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicará el formato. • 10% de valores superiores: Excel aplicará el formato al 10% de las celdas que contengan los valores más altos. También es posible indicar un porcentaje diferente al 10%. • 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores más bajos. • 10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores más bajos dentro del rango. • Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numéricos del rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio. • Por debajo del promedio: Después de obtener el promedio, el formato será aplicado en las celdas que tengan un valor inferior. En la siguiente imagen vemos aplicada cada una de las reglas de formato condicional señaladas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 34 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5.2. Formato condicional en texto Si nuestras celdas contienen texto podemos utilizar algunas opciones de formato condicional para resaltar nuestras celdas. La primera opción que podemos utilizar es la regla que nos ayuda a saber si un valor es igual a otro, es decir, Es igual a. Esta opción comparará el valor de cada celda con la cadena de texto especificada y en caso de ser iguales se aplicará el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a mayúsculas y minúsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es la opción Texto que contiene que se encuentra en el mismo menú que la opción anterior, solo que en este caso, Excel buscará las celdas que contengan la cadena de texto especificada. 5.3. Formato condicional en fechas Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, entonces existe una opción especialmente diseñada para este tipo de datos. Podemos aplicar formato condicional a celdas que contienen fechas en Resaltar reglas de celdas y Una fecha. Al hacer clic sobre esta opción se mostrará un cuadro de diálogo que permitirá resaltar fácilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Mañana, En los últimos 7 días, Semana pasada, entre otros. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 35 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5.4. Formato condicional para resaltar duplicados También es posible utilizar el formato condicional para resaltar duplicados en nuestros datos. Esta opción funciona para cualquier tipo de dato que tengamos en las celdas, ya sean números, fechas o texto. La opción que tenemos que elegir para resaltar valores duplicados se encuentra en Resaltar reglas de celdas y Duplicar valores. Esto mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá elegir si queremos resaltar los valores que están duplicados o los valores únicos. La regla Duplicados se aplicará sobre todos los elementos que aparecen más de una vez y la regla Únicos será para las celdas que solamente aparecen una vez dentro del rango. 5.5. Uso de variaciones de colores y otros Además de los esquemas predeterminados vistos con anterioridad, podemos usar otros que nos permitirán visualizar de mejor manera nuestros datos. Podemos generar formatos condicionales que incluyan una barra que señale la importancia del dato al interior del conjunto, escalas de colores e íconos. La opción Barra de datos nos permite visualizar el porcentaje de cada celda respecto del conjunto de rango de celdas, usando una pequeña barra que representa su porcentaje respecto al mayor valor existente en la serie. La opción de Escalas de Colores permite visualizar los datos usando la degradación de dos o tres colores para visualizar la progresión de cifras al interior de una serie. Por último, los íconos añaden un elemento gráfico, ya sean círculos, flechas, barras y otros que permitan indicar los rangos de los valores y su interpretación. 5.6. Uso del menú Análisis rápido También es posible usar el botón Análisis rápido para aplicar formato condicional a los datos seleccionados. El botón Análisis rápido aparece automáticamente en la esquina inferior derecha de la selección de datos en la hoja de cálculo. Hacemos clic en él (o presionamos Ctrl+Q) y en la pestaña Formato, pase el puntero del mouse por las diferentes opciones para visualizar una Vista previa dinámica de los datos y hacemos clic en la opción de formato. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 36 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Las opciones de formato que aparecen en la pestaña Formato dependerán de los datos que haya seleccionado. Si la selección contiene solo texto, a continuación, las opciones disponibles son Texto, Duplicar, Único, Igual que y Borrar. Cuando la selección contiene solo números, o texto y números, las opciones son Barras de datos, Colores, Conjuntos de iconos, Mayor que, Superior 10 % y Borrar. La vista previa dinámica solo se representará para las opciones de formato que pueden usarse en sus datos. Por ejemplo, si las celdas seleccionadas no contienen de coincidencia de datos y selecciona Duplicar, la vista previa dinámica no funcionará. Si aparece el cuadro de diálogo Texto que contiene, escriba la opción de formato que desea aplicar y haga clic en Aceptar. 5.7. Creación de reglas de formato Si los formatos condicionales predeterminados no son suficientes para nuestras necesidades, podemos personalizarlos tanto en diseño como en la fórmula para condicionar el formato. Para efectuar cualquiera de las dos personalizaciones, podemos hacerlas creando una nueva regla de formato condicional en “Nueva regla…” o administrando las reglas existentes, en “Administrar reglas…”, ambas opciones al interior del menú “Formato condicional”, señalado con anterioridad. Al presionar el menú “Nueva regla…” se abrirá un cuadro de diálogo que nos permitirá elegir el tipo de formato condicional deseado y podemos seleccionar entre las siguientes opciones, que pudimos profundizar anteriormente. • • • • • • Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior. Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio. Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados. Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 37 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Los cinco primeros elementos ya fueron vistos previamente, con la salvedad que podemos personalizar los tipos de valores a considerar, las series a evaluar y los colores a presentar en cada uno de ellos, creando un formato condicional a medida. Por otra parte, la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato” permite hacer uso de una fórmula a medida para la presentación del formato condicional. Por ejemplo, en la imagen inferior estable que si la suma de una serie de valores B3:E3 es mayor o igual a 1000, presentará un formato condicional en esas celdas. Para conocer más respecto a fórmulas y funciones, revisa los temas 3 y 4 de esta unidad. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 38 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5.8. Borrar formato condicional Por último, para borrar un formato condicional sin eliminar los datos existentes en las celdas hacemos uso del botón “Borrar formatos”. Para ello, basta con seleccionar el rango de celdas a borrar, ir al menú “Borrar formatos” que se encuentra en el botón “Borrar” de la sección Modificar de la pestaña Inicio en la Cinta de opciones. Con ello sólo eliminaremos el formato condicional creado, sin dañar los datos existentes en las celdas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 39 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Tema 2: Gráficos El manejar grandes cantidades de información de manera rápida y ordenada se complementa mediante la representación visual de los datos en un gráfico, que permitan la comprensión rápida de los valores de la tabla que les dio origen, junto con ser una ayuda a evaluar y comparar los distintos valores de una hoja de cálculo. Los gráficos no son estándares, pues cada tipo de gráfico está relacionado con la información que buscamos representar y su forma, tipo y diseño dependerá de los datos que se estén analizando. Por ejemplo, si queremos analizar el comportamiento del precio del dólar en los últimos meses, nos convendrá usar un gráfico de líneas. Se incluyen en esta sección los conceptos más relevantes de la creación y modificación de gráficos, dejando que sea posible la experimentación desde el trabajo individual. 1. Creación de un Gráfico Una de las utilidades de las Hojas de Cálculo es la posibilidad de insertar gráficos de todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen. Para este fin, Excel posee una gestión de gráficos bastante diversa con una buena calidad visual y con amplias opciones de formato. Para insertar un gráfico necesitaremos una tabla previa con la información. Es conveniente que la tabla de datos posea títulos de cabecera en las columnas. También se pueden usar tablas sin etiquetas, pero resulta más complicado intentar añadirlas posteriormente. Por ejemplo, presentamos el siguiente ejemplo de ventas trimestrales de un producto durante el trienio 2015-2017. Para este caso puntual podemos crear un gráfico de barras (o columnas) que permita comparar las ventas mensuales. Siempre que se confeccione un gráfico se debe comenzar por seleccionar la tabla de datos, incluidos los rótulos superiores. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 40 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Seguimos al ingresar en la ficha Insertar y en el grupo de Gráficos elige “Columna”. En el menú correspondiente debes elegir el subtipo de gráfico. Damos clic en aceptar y se inserta el gráfico en la hoja de trabajo, tal como se presenta. 1.1. Gráficos recomendados Una de las novedades de Excel 2013 es la inclusión de un botón denominado Gráficos recomendados. Esta opción permite, conforme a los datos seleccionados en la tabla, analizar la forma más clara para exponerlos mediante un gráfico. Al pulsar este botón se abre el cuadro de diálogo Insertar gráfico que muestra la ficha Gráficos recomendados con una listado de todos los que Excel ha seleccionado y una opción de vista previa para su comprobación. Cuando se hace clic una vez sobre un gráfico, se obtiene acceso al menú contextual y una serie de marcos con puntos de anclaje que permiten regular la extensión de los datos a graficar. El menú contextual ofrece acceso a todas las opciones de la ventana de gráfico: puedes Moverlo, borrarlo, modificar el área de datos, copiarlo, cambiar el tipo, etc. Todas estas opciones correspondientes a herramientas de gráficos y serán analizadas a continuación. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 41 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2. Tipos de Gráficos Excel proporciona una variedad de tipos de gráficos que podemos hacer uso para la representación de distintas clases de información. Antes de insertar un gráfico, debemos pensar qué información queremos mostrar, qué resultado deseamos obtener y los datos de que disponemos, con el fin de elegir el mejor gráfico a usar y ser más eficientes en lo que queremos expresar. El programa dispone de once tipos de gráficos, con sus características específicas. A su vez, cada uno de ellos contiene varios subtipos, lo que amplía las posibilidades de representación. Los diferentes tipos de gráficos permiten mostrar la información sobre los mismos datos de distintas maneras. Por eso, es necesario conocer sus particularidades, ya que así estaremos capacitados para decidir cuál es el más adecuado para los distintos usos posibles. 2.1. Gráfico de columnas y barras El gráfico de columnas está compuesto por rectángulos verticales, y puede usarse para representar la evolución de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones. Por ejemplo, podemos analizar las ventas de un producto durante un trimestre. Sus opciones se encuentran clasificadas en: Columna en 2D y Columna en 3D. Dentro de la primera categoría encontramos: • • • Columna agrupada: se emplea para representar la evolución de datos a través del tiempo. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D. Columna apilada: se utiliza para mostrar en una misma columna las diferentes variables que poseen los datos de origen. También permite presentar los valores en rectángulos verticales tanto en 2D como en 3D. Columna 100% apilada: es una variante de los gráficos de columna apilada y se utiliza para comparar proporciones en escala de 0 a 100%. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 42 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Por otra parte, la característica distintiva del gráfico de barras con respecto al de columnas es que dispone los datos de forma opuesta, ya que los valores de las series se muestran en el eje horizontal (X), y las categorías se presentan en el eje vertical (Y). Cuando los datos de las categorías son muy largos, es preferible utilizar un gráfico de barras, dado que en él los nombres se podrán mostrar completamente, a diferencia de lo que ocurre en uno de columnas, donde el espacio es reducido. En ambos tipos de gráficos podemos representar uno o varios conjuntos de datos y poseen opciones similares para la construcción. 2.2. Gráficos de líneas El gráfico de líneas se usa cuando se desea representar el cambio de una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su construcción es similar a la de otros tipos. Se seleccionan los datos y se inserta el gráfico determinado. Por ejemplo: el nivel de ventas mensuales en distintas zonas. Encontramos dos tipos de gráficos de líneas: Línea 2-D, con los subtipos Línea, Línea apilada, Línea 100% apilada, Línea con marcadores, Línea apilada con marcadores y Línea 100% apilada con marcadores; y el gráfico Línea 3D. Estos subtipos son comparables con los de columnas. Por ejemplo, podemos apreciar la siguiente variación trimestral en las ventas de un artículo específico entre el 2015 y 2017. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 43 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2.3. Gráficos Circulares Los gráficos circulares sólo representan una serie de datos, mostrándolos de manera proporcional a la totalidad de los elementos de la serie. Es decir, es útil para mostrar la proporción de uno o más elementos dentro del total del gráfico circular. Cuando representamos datos dentro de un gráfico circular, precisamos que los valores por trazar sean positivos. Por ejemplo: podemos utilizar un gráfico circular para representar la proporción anual de ventas trimestrales de un artículo en un año. Los gráficos 2D incluyen las siguientes variantes: Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 44 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • Circular: para mostrar la contribución de cada valor al total. • Gráfico circular con subgráfico circular y Gráfico circular con subgráfico de barras: Permiten apreciar las tendencias generales del gráfico principal y de los que representan un pequeño sector en el gráfico general, pero cuya comparación es relevante. Estos se combinan en un gráfico circular o de barras, más pequeño, situado junto al gráfico principal. Dentro de la categoría principal Gráfico circular 3D encontramos el subtipo denominado Gráfico circular seccionado. Este formato muestra los sectores separados y se emplea cuando necesitamos destacar alguno de los valores. Por último, en la categoría Anillo encontramos un gráfico que muestra los datos mediante una banda en forma circular. En todos ellos podemos destacar un sector separándolo de los demás. Para ello hacemos clic sobre el sector deseado, luego con el mouse arrastrarlo tanto como se desee separar. 2.4. Gráficos de Dispersión Los gráficos de dispersión describen como una nube los datos conjuntos de dos variables X-Y. Debes usar este tipo de gráfico cuando deseas comparar dos variables que se representan por muchos pares de datos: AhorroIngreso, Ingreso-Costo, Dólar-UF, etc. Para nuestro ejemplo, el gráfico de dispersión que describe el comportamiento de la variable trimestresaños-ventas corresponde a la siguiente gráfica. Observando los datos, se puede deducir que a medida que avanzan los meses aumentan las ventas, pero no queda muy claro por tratarse de una nube. Si se desea apreciar mejor es posible poder añadir una línea de tendencia. Para tal efecto presionamos en “Opciones de gráfico” y en el cuadro de diálogo seleccionamos la opción “Línea de tendencia”, la que permite insertar distintos tipos de tendencias, tales como lineales, exponenciales, extrapolar lineal, media móvil de dos periodos y otros. Lo anterior se resume en el cuadro siguiente: Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 45 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 2.5. Gráficos de área Los gráficos de área permiten, de manera similar que con los gráficos de línea o de dispersión, representar el cambio de una magnitud a lo largo del tiempo o de cualquier proceso. Su diferencia, es que crea un gráfico de áreas comunes y en 2 dimensiones, que rellena la zona inferior y/o la totalidad de este, dependiendo de la opción seleccionada. Existen diferentes gráficos de área, tanto en 2D y 3D, similares a las anteriores, que presentaremos a continuación. • • Gráfico de Área: Se utilizan para mostrar la tendencia de los valores a través del tiempo. También pueden ser utilizadas para mostrar tendencias por categoría. Hay que tener en cuenta que el área de algunos valores puede opacar u ocultar el de otros, por lo que se debe ser muy cuidadoso al usarlas, especialmente si es una prioridad conocer los valores exactos. Esta gráfica se muestra en 2 y 3 dimensiones. Gráfico de Área apilada: Se utilizan para indicar la contribución que hace cada valor al total a través del Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 46 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 • tiempo. También puede mostrarse la contribución de cada valor a cierta categoría. Esta también está disponible en 2 y 3 dimensiones. Gráfico de Área 100% apilada: Similar a la gráfica de áreas apilada, esta gráfica de áreas 100% apilada muestra la contribución de un valor al total, ya sea a través del tiempo o a la categoría. Esta sin embargo utiliza porcentajes en lugar de los valores. 2.6. Otros tipos de gráficos a. Gráfico de burbujas: El gráfico de burbujas es, en ciertos aspectos, muy similar al gráfico de dispersión ya que muestra valores numéricos en ambos ejes. Pero este tipo de gráfico añade una serie de datos adicional, relacionado con la frecuencia de los elementos de la serie que representará el tamaño de la burbuja. El gráfico de burbujas lo encontramos dentro del mismo menú que el gráfico de dispersión b. Gráfico radial: El gráfico radial es un tipo de gráfico especializado y de uso poco común, útil para mostrar valores relativos a un punto central. El gráfico radial también es conocido como gráfico de araña por su similitud visual con una telaraña. Los datos con los que se puede obtener este gráfico son similares a los que podemos usar para hacer un gráfico de columnas, razón por la cual en más de una ocasión se prefiere dicho gráfico al gráfico radial. c. Gráfico de superficie: Un gráfico de superficie nos permite graficar funciones matemáticas de dos variables de una manera sencilla, solo debemos generar los datos para ambas variables y obtendremos el resultado esperado. d. Gráfico de cotizaciones: El gráfico de cotizaciones fue pensado para mostrar información sobre el mercado de acciones considerando valores numéricos como el volumen de acciones negociadas, el precio de apertura y de cierre, así como el precio máximo y mínimo durante la sesión. Los últimos tres tipos de gráficos en Excel mencionados en este artículo (radial, superficie y cotizaciones) se encuentran dentro del mismo menú. 2.7. Minigráficos Incluido desde Excel 2010, los minigráficos consisten en pequeños gráficos del tamaño de una celda de hoja de cálculo, siendo útiles para una rápida representación visual de las tendencias de los datos. Sólo pueden representar una serie de datos a la vez. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 47 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Existen tres tipos diferentes de minigráficos en Excel 2013 y son los siguientes: • • • Línea: Similar a un gráfico de línea Columna: Similar al gráfico de columnas. Ganancia o pérdida: Este minigráfico sólo representa dos valores que son ganancias o pérdidas. Un cambio positivo en los datos será representado como ganancia mientras que un cambio negativo como pérdida. Para crear un minigráfico, al igual que con los gráficos, debemos seleccionar primero los datos que serán graficados. Es importante seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni etiquetas. Posteriormente vamos a la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos, pulsar el botón correspondiente al tipo que deseamos crear. Aquello mostrará el cuadro de diálogo Crear grupo de Minigráfico. Dentro del cuadro de diálogo debemos seleccionar el rango de celdas donde serán colocados los minigráficos y pulsar el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará vinculado a los datos y si existe alguna modificación, éste será actualizado automáticamente. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 48 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 3. Combinar Gráficos En ocasiones queremos crear un gráfico que tenga información de diferente tipo para hacer énfasis en las similitudes o diferencias entre las series de datos mostradas. La creación de gráficos combinados en Excel 2013 permite lograr ese efecto de manera rápida, además de ser un importante apoyo en la comprensión de la información. La finalidad de esto es la presentación de dos tipos de gráficos en uno solo. En Excel 2013 existen dos métodos de crear gráficos combinados. En primer lugar, en el módulo Gráficos de la ficha Insertar encontraremos un botón correspondiente a “Insertar gráficos combinados”, en donde existen tres tipos de gráficos combinados predeterminados, que son: • • • Columna agrupada – Línea: Este método permite obtener, usando dos o más series de datos con valores similares, un gráfico combinado en que la o las primeras series se grafican en una columna, mientras que la última serie se grafica usando una línea. Es útil para cuando los valores de las series poseen un rango similar. Columna agrupada – Línea en eje secundario: Al igual que el anterior, permite obtener, usando dos o más series de datos, un gráfico combinado en que la o las primeras series se grafican en una columna, mientras que la última serie se grafica usando una línea. La diferencia con el anterior, es que incluye una segunda línea de escala, al costado derecho del gráfico, que entrega los valores de la última serie. Es útil para cuando los valores de las series poseen un rango distinto y puedan visualizarse de forma apropiada usando un gráfico. Área apilada – Columna agrupada: Este método permite obtener usando dos o más series de datos, idealmente con valores similares, un gráfico combinado en que la primera serie se grafican en un área apilada, mientras que las series siguientes se grafica usando una columna. Al igual que la primera, es útil cuando los valores de las series poseen un rango similar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 49 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 En segundo lugar, en el caso que necesitemos crear otro tipo de gráfico combinado para interpretar nuestra información o adaptar un gráfico existente en gráfico combinado, podemos realizar los siguientes pasos: a. Si no hemos creado el gráfico, podemos seleccionar la opción “Crear gráfico combinado personalizado…” que se encuentra en las opciones de “Insertar gráficos combinados” del módulo Gráficos. b. Si ya tenemos un gráfico creado, seleccionamos la serie que deseamos cambiar. Hacemos clic derecho sobre cualquiera de las columnas (filas, líneas u otros) y seleccionamos la opción “Cambiar tipo de gráfico de series”. c. También podemos seleccionar la serie del gráfico que queremos modificar e ir al módulo Gráficos de la ficha Insertar. Allí podemos entrar a los distintos menús para previsualizar y seleccionar el gráfico que deseamos aplicar en la serie seleccionada. Si usamos los métodos a y b anteriormente señalados, se abrirá un cuadro de diálogo que permite realizar la edición del gráfico combinado. En ella, podemos seleccionar las series existentes en el gráfico y elegir el gráfico más apropiado para representarlas, junto a la selección de un eje secundario para hacer visible la información, en caso de que difieran los rangos de las series. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 50 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 4. Edición de Información en Gráficos Es común que, luego de crear un gráfico, necesitemos editar su información para añadir mayores datos o reordenarlos por distintos motivos. Para ello, Excel ofrece una serie de opciones para poder realizar una edición precisa y que garantice la mejor presentación de la información. 4.1. Editar datos de una serie Lo más común en las ediciones de un gráfico es modificar uno o más elementos de una serie. Sólo basta con modificar la o las celdas en que se encuentra la información, pulsando sobre ellas y editando el dato existente. Luego de aceptar la edición de la celda, el gráfico reflejará automáticamente el cambio realizado. 4.2. Extender una serie de datos En ocasiones, poseemos información adicional de manera posterior a la creación de un gráfico. Para incluirla, podemos hacerlo de dos maneras: En primer lugar, podemos seleccionar el gráfico a modificar y veremos las celdas en donde se obtiene la información. Entonces, arrastramos la serie de datos hasta cubrir las celdas en que se encuentran los datos que se desea incluir en el gráfico. La modificación se reflejará de forma automática en el gráfico. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 51 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 4.3. Cambiar o reorganizar una serie Podemos realizar cambios en los datos presentados en un gráfico de dos maneras principales: Usando filtros de gráficos para mostrar u ocultar datos en el gráfico o haciendo uso del cuadro de diálogo “Seleccionar origen de datos” para editar los datos de la serie o reorganizarlos dentro de su gráfico. Para filtrar los datos, basta con presionar en cualquier lugar del gráfico y presionar el botón “Filtros de gráficos” que hay junto al gráfico. En la pestaña “Valores”, active o desactive la serie de categorías que desea mostrar u ocultar. Después de seleccionados los datos a mostrar u ocultar, presione en Aplicar para que sean visualizados en el gráfico. Si desea cambiar o reorganizar los datos de la serie, usamos el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Este se puede obtener de tres maneras: 1, presionamos en Seleccionar datos del menú Filtro de gráficos; 2, haga clic con el botón secundario en el gráfico y luego elija Seleccionar datos; y 3, se puede acceder a este cuadro de diálogo desde la pestaña Valor de la galería Filtros de gráficos del menú contextual Herramientas de gráficos. En el cuadro de diálogo Entradas de leyenda (Series) presione la serie que desea cambiar. Haga clic en Editar, realice los cambios y luego haga clic en Aceptar. Los cambios que haga podrían desactivar los vínculos a los datos origen del libro. Para reorganizar una serie, selecciónela y luego haga clic en el botón Subir o Bajar. También puede agregar una serie de datos o quitarla en este cuadro de diálogo si hace clic en Agregar o en Quitar. Quitar una serie de datos hace que se elimine del gráfico: no podrá usar los filtros del gráfico para volver a mostrarla. Por último, si las series seleccionadas son correctas, pero deseamos realizar un cambio de eje para los datos sean mejor visualizados, presiona sobre el botón “Cambiar entre filas y columnas” del panel “Datos” de la Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 52 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 pestaña “Diseño” del comando contextual “Opciones de Gráficos” y se invertirá el orden de presentación de los datos en el gráfico. Ojo, que realizar este cambio puede generar problemas con la presentación de la información, especialmente si el gráfico contiene una importante cantidad de series visualizadas. 4.4. Uso de datos fecha y hora en gráficos Algunos gráficos se construyen considerando valores de fecha y hora, tal como vimos al analizar los usos de los distintos tipos. Pero este tipo de gráficos suele crear situaciones conflictivas a la hora de modelar, requiriendo, en algunos casos, pasos adicionales para su apropiada visualización. En primer lugar, si nuestra información posee una serie cronológica (fecha y/u hora), la forma más fácil de modelar es usando gráficos de dispersión. Estos gráficos toman automáticamente los datos de fecha u hora y los transforma en una escala de tiempo. Cuando se selecciona un rango de fecha u hora y el dato asociado a este, Excel creará el gráfico de manera automática, dejando la escala fecha-hora en el eje x del gráfico. Sin embargo, es posible que algunos de los datos no sean modelados de la manera más apropiada. En este caso, la mayoría de las ventas se desarrolla durante el horario de oficina, pero Excel modeló considerando desde las 00:00 horas. Para ajustar la escala de tiempo del eje x, presiona el gráfico con el botón secundario y selecciona la opción “Formato del área del gráfico”. Se abrirá un cuadro lateral que permite establecer formato a un gráfico. Presionamos sobre el texto “Opciones de…” y se desplegará un menú de opciones, del que seleccionamos “EjeHorizontal (Valor)”. El cuadro presentará las opciones de edición del eje y para editar los datos a presentar, presionamos sobre el botón “Opciones del eje” (ícono de gráfico) y nos dirigimos a la opción “Opciones del eje”. En ellas podemos editar los elementos a representar en el gráfico y recomendamos hacer uso de algunas consideraciones. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 53 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Primero, la regulación de límites está organizada conforme al almacenamiento de horas de Excel, que se realiza usando fracciones decimales porque el tiempo se considera una parte de un día. El número decimal es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0,99999999 que representa las horas entre las 0:00:00 (12:00:00 A.M.) y las 23:59:59 (11:59:59 P.M.). Considerando aquello, ajustamos los valores máximos y podremos ver el gráfico actualizado. También podemos ajustar las unidades (o ejes a mostrar), editando los parámetros de “Unidades” en su escala mayor, para apreciar los ejes horizontales tal como nos acomoden. Si nuestra escala de tiempo corresponde a días o periodos mayores de tiempo, se hace uso de la escala cronológica propia de Excel, que es medida desde el 1 usando la fecha 1/1/1900 en adelante. Por ejemplo, la fecha 1/1/2018 es la serie 43101, porque es 43101 días posterior al 1 de enero de 1900. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 54 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Por último, si tenemos una serie de datos que incluye fecha y hora en la misma celda, es importante que podamos ajustar de manera apropiada la forma en que aquella se mostrará. Especialmente porque el gráfico puede presentar valores erróneos o no representar lo que deseamos. Para ello, debemos seleccionar un gráfico apropiado, como el de dispersión (en ocasiones no representa nuestros valores), línea o área, después debemos ajustar el valor del número en “Dar formato al eje”, “EjeHorizontal (Valores)” en la sección “Número”. Allí podremos elegir una categoría y tipo predeterminada o, dependiendo el caso, crear nuestro propio tipo de formato de fecha y hora a mostrar. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 55 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5. Edición Visual de Gráficos También es necesario, en ocasiones, realizar un gráfico personalizado en colores o diseños. Puede ser que ocupemos alguna combinación estandarizada o diseñar alguna que vaya más allá de las que Excel trae por defecto. Por ello es importante conocer la forma en que Excel puede realizar estas acciones de manera efectiva. 5.1. Acceder a herramientas de edición visual Para desplegar la totalidad de opciones posibles con todas las herramientas y opciones posibles de realizar, pulsa con el botón derecho sobre el gráfico para obtener el menú de edición rápida. También podemos acceder a ellas usando la ficha contextual “Herramientas de gráfico”, que aparece al momento de hacer clic sobre este. Por último, podemos hacer clic sobre cualquier elemento del gráfico que deseamos editar y se desplegará la ventana de formato del elemento seleccionado. 5.2. Cambiar tipo de gráfico. Si al insertar un gráfico, nos damos cuenta de que no era la opción más adecuada para mostrar los datos de la hoja de cálculo, podemos modificar nuestro tipo de gráfico de manera rápida. Para ello, basta con dirigirse al panel “Tipo” de la pestaña “Diseño” del comando contextual “Opciones de Gráficos” y podremos visualizar los distintos tipos de gráficos. O también, usando el botón derecho y pulsando en la opción “Cambiar tipo de gráfico”. Allí visualizaremos el mismo cuadro de diálogo presentado a la hora de seleccionar un nuevo gráfico. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 56 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 5.3. Diseño del Gráfico Ya con el gráfico activo también es posible cambiar el diseño de la gráfica, existen por defecto 11 tipos de diseños rápidos de barra y la diferencia entre uno y el otro es la manera de representar la información y la estructura del mismo. También podemos acceder a distintos estilos visuales, que nos ayudarán a crear un gráfico atractivo fácilmente. Para obtenerlos, basta con dirigirse al panel “Opciones de diseño” de la pestaña “Diseño” del comando contextual “Opciones de Gráficos” y podremos visualizar los estilos predeterminados. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 57 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer clic para acceder a sus propiedades en la ventana de formato. Dependiendo de cada elemento del gráfico, es posible editar: • • • • Relleno y línea: En esta opción es posible colorear el relleno y borde del elemento seleccionado. Efecto: En esta opción es posible añadir sombra, iluminación, suavizar bordes y formato 3D al elemento seleccionado. Tamaño y propiedades: En esta opción se ajustan la presentación de la información de las etiquetas del gráfico. Tal como es señalado, esta función sólo se encuentra disponible en los elementos de texto. Opciones del eje: En esta opción podemos ajustar los elementos relacionados a la presentación de información de un gráfico. Ya vimos algunas de sus propiedades en el tema anterior. Esta opción sólo está disponible en elementos que muestren información desde las celdas, como ejes, serie(s) y leyenda. 5.4. Mover el Gráfico Para mover un gráfico dentro de la misma hoja, posiciónate en su borde (aparecerá una cruz) con el mouse arrastra el gráfico a la zona deseada y suelta. Si lo desea también es posible mover el gráfico a otras hojas como un objeto, para lo cual basta con activar el botón “Objeto en” y seleccionar la hoja en la pestaña. También es posible mover el gráfico a una hoja nueva dentro del mismo libro donde este abarca la totalidad de la misma, para esto se activa el botón “Hoja Nueva” y si gusta le da un nombre que en este caso es el de “prueba”. 5.5. Guardar gráfico como plantilla Finalmente, si logramos hacer un diseño personalizado de un gráfico y nos interesa poder replicar el mismo estilo en otros documentos, podemos guardar el diseño del gráfico como plantilla para volver a utilizarlo. Ojo, esta opción no guarda los datos. Para ello, hacemos clic con el botón derecho sobre el gráfico, presionamos en la opción “Guardar como plantilla” y se desplegará un menú de diálogo para guardar la plantilla, que opera de la misma manera que el guardado de un archivo. Idealmente, guardamos en el directorio predefinido para que aparezca en la opción correspondiente al añadir un nuevo gráfico. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 58 MATEMÁTICAS Y EXCEL UNIDAD II: EXCEL SEMANA 11 Si deseamos volver a usar el gráfico guardado, vamos a la opción “Plantillas” de la pestaña “Todos los gráficos” del menú y podremos verlas. Matemáticas y Excel - Subercaseaux Instituto de Banca y Finanzas 59
