UNIVERSIDAD CESAR VALLEJO ESCUELA DE POSTGRADO TESIS PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL DE LA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO DE LAMBAYEQUE – EPSEL S.A., 2016 PARA OBTENER EL GRADO DE MAGISTER EN GESTIÓN PÚBLICA AUTOR Br. GRACIELA ENRIQUETA FLORES CALIZAYA ASESOR Dr. HUGO ENRIQUE HUIMAN TARRILLO LINEA DE INVESTIGACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA CHICLAYO – PERÚ 2016 1 PÁGINA DEL JURADO 2ii DEDICATORIA A Dios: Por darme la oportunidad de vivir, por fortalecer mi alma e iluminar con su Corazón mi mente y mi camino. A mis Padres: Juan y Graciela Por quererme y apoyarme siempre. A mis hijos: Gino, Claudia, Angélica y Alejandra Porque son el motor de mi vida Graciela Enriqueta iii 3 AGRADECIMIENTO A mi querida Aurelia J’ars, por su incondicional apoyo que hizo posible la realización de mis estudios. La Autora 4 iv DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD DECLARACIÓN JURADA Yo, Graciela Enriqueta Flores Calizaya egresada del Programa de Maestría en Maestría en Gestión Pública de la Universidad César Vallejo SAC. Chiclayo, identificado con DNI N° 16550683 DECLARO BAJO JURAMENTO QUE: 1. Soy autora de la tesis titulada: PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL DE LA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO DE LAMBAYEQUE – EPSEL S.A., 2016 . La misma que presento para optar el grado de: Magíster en Gestión Pública. 2. La tesis presentada es auténtica, siguiendo un adecuado proceso de investigación, para la cual se han respetado las normas internacionales de citas y referencias para las fuentes consultadas. 3. La tesis presentada no atenta contra derechos de terceros. 4. La tesis no ha sido publicada ni presentada anteriormente para obtener algún grado académico previo o título profesional. 5. Los datos presentados en los resultados son reales, no han sido falsificados, ni duplicados, ni copiados. Por lo expuesto, mediante la presente asumo frente a LA UNIVERSIDAD cualquier responsabilidad que pudiera derivarse por la autoría, originalidad y veracidad del contenido de la tesis así como por los derechos sobre la obra y/o invención presentada. En consecuencia, me hago responsable frente a LA UNIVERSIDAD y frente a terceros, de cualquier daño que pudiera ocasionar a LA UNIVERSIDAD o a terceros, por el incumplimiento de lo declarado o que pudiera encontrar causa en la tesis presentada, asumiendo todas las cargas pecuniarias que pudieran derivarse de ello. Así mismo, por la presente me comprometo a asumir además todas las cargas pecuniarias que pudieran derivarse para LA UNIVERSIDAD en favor de terceros con motivo de acciones, reclamaciones o conflictos derivados del incumplimiento de lo declarado o las que encontraren causa en el contenido de la tesis. De identificarse algún tipo de falsificación o que el trabajo de investigación haya sido publicado anteriormente; asumo las consecuencias y sanciones que de mi acción se deriven, sometiéndome a la normatividad vigente de la Universidad César Vallejo S.A.C. Chiclayo; por lo que, LA UNIVERSIDAD podrá suspender el grado y denunciar tal hecho ante las autoridades competentes, ello conforme a la Ley 27444 del Procedimiento Administrativo General. Chiclayo, 04 de Noviembre de 2016 Firma Nombres y apellidos: Graciela Enriqueta Flores Calizaya DNI: 16550683 v5 PRESENTACIÓN La presente tesis se titula “PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO JUDICIAL DE LA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO DE LAMBAYEQUE – EPSEL S.A., 2016”, su realización tiene como propósito obtener el grado de magister en Gestión Pública, los beneficios que esta investigación trae consigo es el mejoramiento de la organización del archivo judicial de la Oficina de Asesoría Legal de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque. S.A. Año 2016, a través de un modelo de gestión documental. El presente documento ha cumplido con los requisitos metodológicos utilizados en la elaboración de la tesis. vi6 INDICE Dedicatoria…………………………………………………………… iii Agradecimiento……………………….……………………………… iv Declaración de Autenticidad………..……………………………… v Presentación……………………….………………………………… vi Indice…………………………………..……………………………… vii Resumen……………………………………………………………… x Abstract………………………………..……………………………… xi I. INTRODUCCIÓN..………………………………………………… 12 1.1. Realidad Problemática……….………………………………… 12 1.2. Trabajos Previos………………………………………………… 14 1.3. Teorías relacionadas al tema….………………………………. 18 1.4. Formulación del problema……………………………………… 40 1.5. Justificación del estudio……..…………………………………. 40 1.6. Hipótesis…………..……………………………………………… 41 1.7. Objetivos…………………………………………………………. 41 1.7.1 Objetivo general…….…………………………………………. 41 1.7.2. Objetivos específicos…………………………………………. 41 II. MÉTODO…………………………………………………………… 42 .1. Diseño del estudio…………….…..……………………………… 42 2.2. Variables, operacionalización………..………………………… 42 2.3. Población y muestra……..……………………………………… 45 2.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos, validez y Confiabilidad……………………………………………………… 45 2.5. Métodos de análisis de datos…………..……………………… 47 2.6. Aspectos éticos………………………………………………….. 47 III. RESULTADOS…………………………………………………….. 48 IV. DISCUSION……………………………………………………….. 59 V. CONCLUSIONES………………………………………………….. 61 VI. RECOMENDACIONES…………..………………………………. 62 VII. PROPUESTA…………….……………………………………….. 63 VIII. REFERENCIAS………………………………………………….. 78 7 vii ANEXOS……………………..……………………………………….. - Instrumentos - Validación de los instrumentos 80 viii8 INDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Valor del Documento ............................................................................................. 31 Ilustración 2: Sistemas Archivísticos .......................................................................................... 37 INDICE DE TABLAS TABLA N° 1: Encuesta Aplicada ................................................................................................. 48 TABLA N° 2: Factores de Evaluación: Empresa ...................................................................... 52 TABLA N° 3: Factor 1: Políticas de Archivo .............................................................................. 53 TABLA N° 4: Factor 2: Gestión de Documentos - Ciclo Vital de Documentos .................... 54 TABLA N° 5: Factor 3: Almacenamiento y Recuperación ....................................................... 55 TABLA N° 6: Factor 4: Retención de Documentos .................................................................. 56 TABLA N° 7: Factor 5: Conservación - Depósitos ................................................................... 57 INDICE DE FIGURAS FIGURA N° 1: Factores de Evaluación: Empresa................................................................... 52 FIGURA N° 2: Factor 1: Políticas de Archivo........................................................................... 53 FIGURA N° 3: Factor 2: Gestión de Documentos - Ciclo Vital de Documentos................. 54 FIGURA N° 4: Factor 3: Almacenamiento y Recuperación ................................................... 55 FIGURA N° 5: Factor 4: Retención de Documentos............................................................... 56 FIGURA N° 6: Factor 5: Conservación - Depósitos ................................................................ 57 ix9 RESUMEN En la presente tesis se presenta un estudio que tuvo como propósito proponer un modelo de gestión documental para el fortalecimiento de los procesos del archivo judicial de la Oficina de Asesoría de la Entidad Prestadora de Servicios de Lambayeque EPSEL S.A., ya que esta Entidad mantiene un alto número de procesos judiciales (gestiona las causas internas y supervisa las causas tercerizadas) que debe administrar y controlar. La población y la muestra de estudio corresponde al personal de la Oficina de Asesoría Legal de la Entidad Prestadora de Servicios de Lambayeque - EPSEL S.A., la forma como fueron recogidos los datos fue a través de Guía de Entrevistas y Cuestionarios, siendo procesados los datos a través de frecuencias y porcentuales de respuesta. Este estudio fue desarrollado como una investigación con diseño no experimental descriptivo simple con adaptación de una propuesta descriptiva y transversal, donde la muestra fue observada de acuerdo con una base teórica que permitió recopilar información mediante entrevistas y cuestionarios cuyos resultados reflejaron que el nivel de organización del archivo judicial de la Oficina de Asesoría Legal de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque. S.A. era deficiente y generaba retrasos en la defensa legal, reducía las estrategias legales y originaba conflictos en la organización de orden económico y laboral. Asimismo, los resultados permitieron concluir que la implementación de un modelo de gestión documental tendría una buena incidencia en la Organización ya que mejoraría el desempeño de la Oficina al prestar una defensa oportuna, mejoraría las estrategias legales y generaría el aumento de las probabilidades de éxito. Palabras Clave: Organización del Archivo y Modelo de Gestión Documental 10 x ABSTRACT This thesis presents a study that had the purpose of proposing a document management model for the strengthening of the processes of the judicial file of the Office of the Service Provider entity of Lambayeque - EPSEL SA, since this entity maintains a high Number of judicial processes (manages internal causes and supervises outsourced causes) that it must administer and control. The population and the study sample correspond to the staff of the Office of Legal Advice of the Service Provider entity of Lambayeque - EPSEL SA, the data was collected was through the Guide of Interviews and Questionnaires, being processed through frequencies and percentage of response. This study was developed as a simple non descriptive experimental design with adaptation of a descriptive and transversal proposal, where the sample was observed according to a theoretical basis that allowed to gather information through interviews and questionnaires whose results reflected that the level of organization of the Judicial file of the legal office of the Sanitation Services Provider entity of Lambayeque – EPSEL S.A. was deficient and generated delays in legal defense, reduced legal strategies and produced conflicts in the organization of economic and labor order. The results also led to the conclusion that the implementation of a document management model would have a good impact on the Organization, as it would improve the Office's performance by providing timely defense, improving legal strategies and increasing the chances of success. Keywords: Organization of the Archive and Document Management Model xi 11 I. INTRODUCCIÒN 1.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA La gestión documental y la administración de archivos en los organismos de la administración pública es uno de los elementos que tiene una mayor implicación con respecto a la efectiva implementación de una Ley de acceso a la información y transparencia en los países. El no poder disponer de información podría convertirse en un impedimento para la gestión de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos podría retardar la recopilación de la información solicitada. Las discusiones que se dieron en torno al enfoque custodial y el records management concibieron el concepto de “archivo total”, corriente que buscó conciliar ambas visiones de la archivística, con lo que los canadienses Carol Coture y Christine Pétillat, en la década de 1990, denominaron “archivística integrada”, que se ocupa del tratamiento de los documentos desde su producción en los archivos de gestión hasta su conservación permanente, uniendo el ciclo de vida de los documentos e intentado salvar la brecha separatista del records management norteamericano (Cruz-Mundet, 2014) Hacia finales del siglo XX archivistas australianos consolidaron el principio de continuidad, que tiene su origen en el pensamiento de Ian McLean y materializado por Frank Upward y Sue McKemmish, como una crítica al ciclo vital de los documentos y en respuesta a las dificultades que presentaba la gestión de documentos electrónicos, ante la imposibilidad de aplicar la teoría de las edades. Según el enfoque australiano, los documentos pueden pasar por diferentes edades al mismo tiempo, por lo que la gestión documental debe replantear la forma rígida y escalada como se ha diseñado, y optar por sistemas que muestren la simultaneidad que experimenta un documento electrónico (Cruz-Mundet, 2014). El propósito de la archivística es hacer accesible los documentos de archivo para los usuarios, garantizando su conservación para fines tan diversos, como la administración de las entidades públicas y privadas, como insumo 12 para la toma de decisiones; también para dar testimonio de las actividades diarias de instituciones, personas y familias y para el rescate de la memoria. Igualmente, son garantes de derechos fundamentales para todos los ciudadanos y son fuente de transparencia en el accionar del Estado y medio de acceso a la información (Alberch-Fugueras, 2013). Para Contreras & Forero (2005), en su Tesis “Diseño de un modelo para la Implantación de un sistema de gestión documental en las áreas y organizaciones jurídicas” señala que “El éxito de un proceso judicial está en contemplar todas las variables jurídicas que han sido usadas en el pasado en situaciones similares en el menor tiempo posible, normalmente este conocimiento está en las mentes de los jefes y asesores legales”. En tal sentido, se hace necesario identificar un conjunto de técnicas y herramientas integradas en un modelo que permita solucionar este problema. Con relación a la normatividad en el Perú, tenemos que el INDECOPI ha efectuado una adaptación de la norma norteamericana ISO 15489 sobre certificación de sistemas de gestión de documentos, por medio de las normas NTP-ISO 15489.1 del año 2004 y NTP ISO-TR 15489-2 que data del año 2005. La primera norma señala que: “Provee orientación en gestión de registros a organizaciones públicas y privadas, para clientes internos y externos. Todos los elementos descritos en esta NTP se recomiendan para garantizar que los registros adecuados sean “creados, capturados y gestionados”. En la segunda norma se dice: “Esta Norma Técnica Peruana es una guía de implementación para la NTP-ISO 15489-1 que puede ser utilizada por profesionales en gestión de registros y por los encargados de gestionar los registros en sus organizaciones. Proporciona una metodología que facilita la implementación de la NTP-ISO 15489-1 en todas las organizaciones que tienen necesidad de gestionar sus registros. Da una visión general de los procesos y de los factores a considerar en las organizaciones que desean cumplir con la NTP ISO 15489-1”. 13 La Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. mantiene una organización manual y poco eficiente de los documentos judiciales (Expedientes) correspondiente a los procesos administrativos, laborales, civiles, penales, etc. que tiene a cargo, lo que ocasiona que esta pierda una gran cantidad de tiempo, espacio y control sobre ellos, comprometiendo así su calidad, fácil acceso, eficiencia y rapidez con lo cual pueden evaluar estrategias y recursos en defensa de la Entidad y por ende incrementando los costos operacionales de la entidad. 1.2. TRABAJOS PREVIOS En su artículo, Fernández (2017), indica que los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos (Fernández, 2017). En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad (Fernández, 2017). Desde siglos pasados, los archivos documentales juegan un papel importante, en la actualidad siguen siendo prioritarios por todos los gobiernos de turno de todos los países, en el Perú, el estado aporta mucho 14 para que el proceso de implementación se ajuste a las normas técnicas internacionales que permita su adecuado uso en beneficio de la población. Vilca (2014), en su informe: “Gestión documental del archivo de la Gerencia de Pensiones de la Caja de Pensiones Militar Policial”, desarrolla el plan de gestión documental para la digitalización de los legajos dentro de la Caja de Pensiones Militares y cómo a través de la aplicación del FODA y la contrastación con la ISO 15489-2:2006, utilizadas como metodologías para su informe, establece una nueva propuesta para mejorar la gestión documental, en tal sentido la autora concluye que: a) La utilización del FODA le permitió identificar las principales amenazas para el proceso de digitalización. b) La contrastación de los procesos propios del archivo versus los presentados en la ISO 15489-2:2006 permitió identificar los 8 procesos propios que se vienen cumpliendo. c) El diagrama de flujo permitió conocer toda la ruta por la que atraviesan los documentos. d) El proceso de digitalización y su implementación permitirá el acceso a la información, recuperación de los documentos y la agilización de los procesos. La implementación de metodologías para mejorar la gestión documental se ajusta al estudio de investigación propuesto, los procesos a seguir deben ser tomados en cuenta por todas las entidades públicas, se logrará mejorar el manejo y uso eficiente de los archivos documentales. Caro (2013), en su tesina: “Solución digital a la gestión documental y procesos implicados usando tecnología enterprise content management – ECM, explica la tecnología ECM”, que en español se refiere a la administración de contenidos empresariales. En el estudio se refiere a la correcta utilización de esta tecnología en el que incluye la aplicación de sus componentes para dar facilidad al acceso de documentos dentro de una organización. Entre las principales conclusiones a las que llega el autor están: 15 a) La implementación de un ECM debe estar acompañada de una metodología en gestión documental. b) Toda implementación de gestión documental debe partir de un análisis documental (matriz de documentos) Las matrices de documentos en los archivos permiten el acceso inmediato de los mismos, sea cualquiera la metodología aplicar, el estudio de Caro, será tomado como muestra en la presente investigación. Morales (2012), en su Informe: “El sistema de gestión del archivo central del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)”. Teniendo en cuenta lo mencionado, se evaluó el sistema de gestión del Archivo Central del RENIEC y se planteó como uno de los objetivos, describir los procesos que se dan al brindar el servicio archivístico, con el propósito de que este servicio sea rápido y oportuno para la toma de decisión de la institución. La metodología que se usó fue la descriptiva, se revisó literatura especializada y se aplicó la metodología que propuso la NTP ISO-15489-2-2005. Entre las conclusiones a las que llego la autora podemos rescatar: a) Se demostró que el sistema de gestión actual no cumple con los objetivos que maneja el área de archivo b) Una de las fortalezas con las que cuenta el archivo es el del personal idóneo para la realización de los trabajos archivísticos. c) Se llegó a la conclusión del uso de ARCHOM como la herramienta más idónea para el archivo de la RENIEC. La RENIEC como entidad importante del estado, en el estudio antecedido se demostró que no cumple con su rol, lo mismo sucede en el resto de entidades, el estudio actual de investigación es idóneo, permite buscar mejorar su función ante los requerimientos de los usuarios. Campillo (2010), en su Tesis ´´Sistema de gestión integral de documentos de archivo para empresas de la construcción del territorio Camaguey”, establece en sus conclusiones las ventajas del sistema de gestión de documentos. 16 Este trabajo de investigación establece los beneficios que un sistema de gestión documental de archivos ofrece a las empresas de construcción, partiendo de la integración de cada aspecto de la empresa (operativo, administrativo, comercial, etc.) a nivel de sus archivos, los que se integran para una mejor toma de decisiones, eliminación de costos y pérdida de tiempo en el desarrollo de sus actividades al tener la documentación debidamente ubicada e integrada a nivelo de todos sus procesos. Contreras & Forero (2005), en su Tesis ´´Diseño de un Modelo para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en las áreas u Organizaciones Jurídicas” Este trabajo de investigación establece los lineamientos de un Modelo para la Implantación de un sistema de gestión documental para los archivos de áreas u organizaciones del ámbito jurídico. Vargs (1999), en su Tesis ´´Modelo administrativo y operativo para el control de la documentación y los registros en un sistema de aseguramiento de la Entidad”, concluye que el modelo de gestión propuesto ofrece a la organización un control efectivo de la documentación. Este trabajo de investigación demuestra que un modelo de gestión documental adecuado a la Entidad mediante el análisis, definición, planificación y diseño del modelo puede apoyar en los aspectos administrativos y operativos de sus actividades con el debido control de ellas. Enno (2003), en su Tesis ´´El manual de procedimientos como una herramienta producto de la intervención en el archivo de gestión del área jurídica de Quiñones Cruz Ltda.”, describe en sus conclusiones las oportunidades de la gestión documental para las áreas jurídicas. Este trabajo de investigación demuestra la efectividad de un manual de procedimientos como herramienta para mejorar la gestión de un área jurídica. 17 La Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), en setiembre del 2009, puso en marcha la digitalización de documentos vinculados al comercio exterior, específicamente el proceso de regularización del régimen de exportación definitiva, con el fin de facilitar y optimizar los tiempos de atención de miles de usuarios de este servicio. Para este proceso fue necesario brindar a todo su personal diversos talleres y capacitaciones referentes al tema. En conclusión, toda esta información será de gran utilidad para la presente investigación, ya que aportará antecedentes sobre la implementación de la digitalización de archivos. Al igual que SUNAT, todas las entidades gubernamentales, deben implementar procesos de digitalización de sus archivos, ahorrará tiempo y transparenta los servicios al ciudadano. El proyecto desarrollado por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC) el cual puso en marcha el proyecto de digitalización de documentos de su Archivo Central cumpliendo una serie de directrices mediante un esquema de implementación del área de digitalización (Línea de Producción del MTC) quien desarrolló en el año 2006, un proyecto de digitalización de documentos en todas sus dependencias, teniendo como objetivo optimizar la gestión documental, a su vez, también buscaba ordenar y organizar todos los archivos de dicha institución, unificando procesos; significando ello la mejora en el manejo de información. A nivel nacional el Archivo Nacional de la Nación, encabeza los procesos para implementar y mejorar el mejor uso de los archivos documentales de las entidades del estado. Esta investigación busca optimizar en EPSEL este procedimiento administrativo. 1.3. TEORÍAS RELACIONADAS AL TEMA A través del tiempo el hombre ha tenido necesidad de transmitir información a sus generaciones, de ahí que cada cultura haya preservado sus costumbres mediante diversos medios transmitidos oralmente (mitos, historias), gravados en objetos, etc. 18 Hoy en día, se mantienen muchas formas de almacenar la información desde registros manuales hasta complejos sistemas de gestión documental, donde se registra el ingreso y salida de documentos, pasando por su administración, control de flujos de trabajo, captura de información de distintas bases de datos de procesos productivos, permitiendo la búsqueda y el recupero de los mismos. 1.3.1 La Gestión Documental El concepto de gestión de documentos nace en los Estados Unidos, y su importancia radica en la eliminación de grandes masas documentales, la cual tiene fuerte incidencia en el factor económico y de la intervención archivística en las primeras fases del ciclo de vida. Posteriormente, surge en Québec el concepto de gestion des documents administratifs, que toma vitalidad a partir de los años 1980, define el modelo en su legislación y normativa, este está influenciado por el records management estadounidense, establece un debate con respecto a la preeminencia del cuadro de clasificación o del calendario de conservación dentro del modelo, tiene incidencia en Europa, a través de su influencia sobre el modelo francés. En Francia se da el préarchivage, tiene escasa incidencia este modelo en la gestión de la documentación activa, aplica el desarrollo del modelo a través del depósito intermedio de Fontainebleau, desde 1969, presenta escaso desarrollo normativo y reglamentario, la formación archivística se orienta a la documentación histórica. En el Reino Unido registro, es el modelo más extendido del mundo, su originalidad radica en la fase activa del ciclo de vida, el acto de registrar un documento constituye la evidencia legal de su autenticidad. Por su parte, Alemania bajo la denominación registratur establece un modelo que radica en la fase activa del ciclo de vida, concretamente en la clasificación de los documentos. El registro se basa en un sistema de 19 clasificación por materias, la documentación se clasifica una vez que su vigencia administrativa ha finalizado, el cuadro se completa con índices de personas o temas, rechaza la burocracia, por la incidencia del derecho germánico, dificulta la obtención de eficacia, no existen estudios científicos sobre procedimientos administrativos, hay carencia de teoría escrita y falta de reflexión sobre el procedimiento. Según Llansó Sanjuán (2006), el término gestión de documentos es una traducción del término records management incluido en el diccionario del Consejo Internacional de Archivos editado en 1984, implementando medidas orientadas a la economía y eficacia de los documentos valoración, conservación y uso. Es un proceso que pretende la interconexión de objetivos con el fin de satisfacer al usuario, persigue un funcionamiento armónico de los sistemas y los vínculos con el medio ambiente donde operan, en la medida en que exista una correspondencia e interrelación fluirán. La gestión documental abarca el ciclo de vida de los documentos, el tratamiento secuencial y coherente que se les da desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial como fuente para el conocimiento institucional. La gestión se ocupa del control eficiente y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos, incluyendo los procesos para capturar y mantener la evidencia y la información de actividades. Como se viene remarcando la gestión documental soluciona de manera correcta la administración y gestión de la información y el conocimiento en aras de la institución, porque ahorra costos y a los usuarios les ahora tiempo, para la toma decisiones. 20 El propósito de la gestión documental a) Gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos. b) Proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes o usuarios. c) Lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales, de regulación, probatorias y de rendición de cuentas. d) Fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas. e) Dotar a las unidades y servicios de los instrumentos que les ayuden a conseguir la eficacia y la calidad en el desarrollo de sus funciones y responsabilidades, así como facilitar el acceso a los documentos, tanto a las unidades creadoras o receptoras como a los ciudadanos en general, tal como lo dispone la legislación vigente. f) Controlar y organizar de forma coherente e integral el creciente volumen de documentos que se generan en la organización, preservando aquellos que tienen un valor administrativo, legal o de investigación. g) Racionalizar la utilización de recursos humanos, físicos y materiales afectados en el tratamiento y conservación de los documentos. h) Contribuir positivamente a la eficacia y eficiencia administrativa a través de la recuperación ágil y efectiva de la información contenida en los documentos. i) Reducir los costos de producción, explotación y conservación de los tipos documentales y favorecer una mejor utilización de los mismos. j) Identificar y preservar los documentos esenciales, así como garantizar la máxima difusión de su patrimonio documental. 21 Elementos básicos de la gestión documental a) Un sistema corporativo de clasificación y codificación de documentos y expedientes desde el momento en que se producen o se reciben, cuya plasmación es el cuadro de clasificación. b) Un sistema corporativo de conservación y eliminación de documentos y expedientes para establecer su periodo de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se materializa en las tablas de plazos de conservación o retención. c) Un sistema corporativo de descripción de documentos y expedientes que permita recuperar y acceder a la información, que se concreta en la elaboración de instrumentos de descripción (inventarios, catálogos, guías, etc.). Sus objetivos son la conservación, preservación y eliminación de los documentos, a través de la determinación de una política clara en la materia y la preservación de la integridad de los documentos de valor para la organización. La gestión de documentos comprende: la planificación, el control, la dirección, la organización y otras actividades de gestión relativas a los documentos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, entre otras. Ventajas Las ventajas según Fernández Valderrama (2007), es la implementación de un programa de gestión documental que permita un incremento exponencial de la productividad, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información reduciendo en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma. Estas son algunas de estas ventajas de un de sistema de gestión documental: a) Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. b) Reducción de tiempo en la recuperación de un documento. c) Acceso concurrente a un documento. 22 d) Incremento en la satisfacción de los usuarios internos. e) Reduce el coste del proceso de creación, almacenamiento y f) conservación de los documentos. g) Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite h) compartirla con toda la organización. i) Acelera el flujo de información, dando más oportunidades de respuesta j) al servicio de los usuarios. k) Asegura la óptima utilización de los recursos y espacio físico. l) Ofrece apoyo en la toma de decisiones. m) Documenta las actuaciones de la empresa. n) Ofrece apoyo ante acciones legales. o) Asegura su preservación histórica La gestión documental y la teoría general de sistemas Llansó Sanjuán (2006), dice que la concepción sistémica se articula en las últimas cuatro décadas a partir, de la teoría general de sistemas, esta teoría se inspira en el concepto de organización de la historia natural. José María Jardim define la teoría general de sistemas como: “una ciencia general de la totalidad, o un lenguaje unificador para el entendimiento de la complejidad de la ciencia”. El objetivo era desarrollar la teoría general de sistemas en términos matemáticos, puesto que las matemáticas son un lenguaje exacto que permite deducir, confirmar o rechazar teorías de manera rigurosa. Existen cuatro conceptos fundamentales en la teoría de sistemas: complejidad, interacción, organización (disposición de relaciones entre componentes o individuos, que producen una unidad compleja o sistema, dotada de cualidades desconocidas al nivel de los componentes o individuos) y totalidad (implica unas cualidades emergentes que sus partes no poseen). Llansó Sanjuán (2006), afirma que la teoría de sistemas está ampliamente expandida en la teoría archivística y sostiene que la gestión sistemática de los documentos administrativos, establecida por el archivero 23 del Canadá francófono Michel Roberge, defiende que la gestión de los documentos administrativos debe satisfacer en primer lugar las necesidades de la administración, dando preferencia al cuadro de clasificación sobre otros sistemas administrativos, como son el calendario de conservación y el inventario de los documentos o de los expedientes administrativos. Según esta aproximación global, también denominada corporativa, la preservación de los documentos con valor permanente es la consecuencia y no el objetivo de un sistema de gestión de documentos administrativos. Principios Básicos: Con el ánimo de establecer algunos conceptos básicos de la Gestión Documental con claridad y graficar la cadena documental, podemos decir que en toda comunicación siempre existe un emisor (sujeto) un receptor (sujeto) y un canal que en el caso de una organización viene a ser el documento. Lo mismo sucede en las organizaciones público y privadas, siendo que en estas entidades los documentos pueden ser físicos o virtuales donde se plasma la información y el conocimiento, y a decir de Machicado (2006), estos son elementos importantísimos que son base y orientan a las acciones” Refiere además que sin duda alguna en el tratamiento de la información y el conocimiento dentro de una organización intervienen diversos actores, especialistas y disciplinas por la complejidad que significa ello. Se trata de reagrupar nociones, conceptos, análisis, evaluaciones, variables, entes de información, etc. que juegan un papel importantísimo en su configuración. Refiere Machicado que un proceso natural e importante que entra en acción es la cadena documental, constituida por una serie de operaciones materiales e intelectuales interdependientes entre sí. En un extremo se encuentran los In Put o ingreso de documentos que hay que trabajarlos, para luego seguir con el proceso de tratamiento y después de ello obtener el Out Put salida de productos o resultados. 24 El elemento sustancial y clave que existe dentro de esa cadena documental además con fuerte carga informativa es el documento, el documento y particularmente el documento de gestión, el mismo que forma parte de grupos documentales, como un trámite, un expediente, una serie, etc. deben estar bien representados, mediante una adecuada gestión de ellos. Estos, los documentos generalmente tienen idas y vueltas o son depositarias en alguna unidad administrativa dentro de la organización y por ello responden a ciclos y flujos que se repiten en determinadas acciones. Tanto la cadena documentaria, como los ciclos y flujos son efecto de las operaciones predefinidas y a veces postdefinidas por la organización y deben buscar la rapidez, la precisión, la confiabilidad y la economía. Se debe tener a un orden lógico de tareas consistentes con vistas a la racionalización y normalización del trabajo. En el ciclo de la cadena documental, también intervienen articuladamente organismos distintos como las unidades administrativas de la institución entrelazados en red o redes, sistemas de cooperación y división de tareas tanto de esas unidades como de sus funcionarios. Se puede entonces definir un Sistema de Gestión de la Información (SGI) como “… un sistema diseñado para organizar, almacenar, recuperar y difundir la información”. Un sistema de gestión de la información nos permitirá un control de calidad del proceso documental…” Por otro lado, es de importancia vital mencionar las características de la organización o institución y sus niveles de estructura organizacional, pues 25 dependiendo de ello, se puede identificar su complejidad y diseñar el Sistema de Gestión Documental (SGD). Y como parte fundamental de dicha estructura organizacional, están las unidades administrativas, las mismas que unidas conforman los entes que por excelencia recopilan, generan, procesan y difunden información y documentación en la organización. A esta importancia se añade las funciones y competencias que se define para cada unidad administrativa, ya que es característica en toda institución al crearse. Otro elemento fundamental al considerar el diseño de un Sistema de Gestión Documental (SGD) son precisamente los aspectos jurídicos que rigen o regulan los temas de gestión documental y comunicacional, sobre todo para instituciones dependientes de gobiernos estatales (centrales) o municipios (locales). La Gestión Documental desde la visión de la Gestión del Conocimiento Se pueden encontrar muchas definiciones del término Gestión de Conocimiento, por ejemplo, en la enciclopedia Wikipedia se señala que es “...la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta”. Según Pablo Belly en su libro: “El Origen de la Gestión del Conocimiento”, la Gestión del Conocimiento (GC) es “una disciplina que no tiene mucho de que hablar si se ve desde un punto de vista cronológico”, aunque debe su éxito al desarrollo de otras disciplinas interesadas en el capital intelectual que por el contrario si llevan bastante tiempo siendo 26 trabajadas por reconocidos autores en el campo de la gestión empresarial y dentro de las mismas empresas. El termino Gestión del Conocimiento (Knowledge Management) nace en los años noventa principalmente en Estados Unidos. Al dividir el término y analizar su significado, se encuentra que de gestión se ha venido hablando también durante muchos años, más exactamente, sobre la gestión de todos los recursos que son considerados tangibles. Pero al llegar los años noventa con una nueva visión sobre el mundo y sobre las posibilidades de gestionar otro tipo de recursos, se busca penetrar en el ámbito de lo intangible y demostrar que su importancia en el mundo empresarial es igual o mayor que la de los bienes tangibles. Felipe Contreras Henao y Felipe Forero Guzmán en su Tesis “Diseño de un Modelo para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en áreas u organizaciones Jurídicas (2005) precisa que la “Gestión del conocimiento es todo el conjunto de actividades con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos” citando a Bustelo Ruseta, Carlota y Amarilla Iglesias, Raquel en sus libro Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información. Asimismo, señala que la Gestión de Conocimiento, se ha convertido ahora en una forma de gerenciar la información que se mueve dentro de un entorno determinado para ponerla a disposición de las personas que la requieren y permitir su difusión. En dicho entorno pueden existir varias fuentes que en conjunto conformarían el caparazón de la GC. Es así como fuentes internas (Capital Humano, los Procesos Organizacionales, el Aprendizaje Intelectual y Organizacional, la Gestión Documental, el Capital Estructural, etc.) y fuentes externas (informes y estadísticas de otras organizaciones, entre otros), deberían unirse e interactuar entre si para 27 generar aun más valor en la organización como si se tratara de una variable dependiente. Los autores de la Tesis antes citada aclaran que guardar la información proveniente de diversas fuentes, no sacará conclusiones ni mucho menos conocimiento por si solo. Habrá entonces que explotarla y procesarla con ayuda de herramientas analíticas, cooperativamente y sincronizadamente entre los miembros de la organización, orientado a crear riqueza y a estimular las competencias organizacionales. No suena sencillo ni rápido, desafortunadamente así es. Continuando, señala que para instalar dentro de una organización una plataforma que propicie estas tareas debe tenerse muy claro lo que se quiere y como lograrlo. No solo por ser costoso, si no que podría llevar bastante tiempo materializar la idea. Por fortuna, podemos apoyarnos de tecnologías y metodologías más avanzadas y precisas para este trabajo. Centrando un poco el concepto de Gestión del Conocimiento, este puede ser tocado en tres frentes donde se pueden encontrar iniciativas prácticas. Por ejemplo: a. En la gestión de la información: Trata de que la información que tiene la organización en sus archivadores, ordenadores e individuos, pueda ser compartida por todos. Para permitir esto se pueden usar mapas documentales y de conocimiento. Adicionalmente esto puede apoyarse de una intranet para la información proveniente de documentos digitales. b. En la gestión del recurso humano: Trata de compartir el conocimiento de persona a persona. Para lograr esto, se pueden realizar actividades de capacitación y grupales donde el individuo se sienta motivado a enseñar y aprender. c. En la medición de los activos intangibles: Trata de medir activos intangibles con valor, como el seguimiento y resultado de un objetivo empresarial para alcanzar una meta específica. 28 Para lograr esto se pueden usar herramientas como Balanced Score Card. De las tres, la Gestión de la Información (GI) adquiere mayor grado de importancia por encauzarse más con este proyecto y se ha definido como: “conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades”. Según esta definición, la gestión se restringe al campo de la información manejada por una organización, separándola de los otros dos aspectos. La Gestión Documental desde la visión de la Archivística A.- El Documento: De acuerdo a la normatividad peruana establecida en el Artículo 233 del Código Procesal Civil, Documento: “Es todo escrito u objeto que sirva para acreditar un hecho”, el Artículo 234 señala “Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil o fax, planos, cuadro cinematográficos, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos, y otras reproducciones y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho o una actividad humana o su resultado” El documento de archivo o archivístico tiene como “principal característica el ser el testimonio de una gestión, reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva, asimismo, es un documento único e irrepetible, producido en forma natural a través del trabajo habitual de la vida administrativa, pública o privada” Los documentos son creados siempre con un propósito de uso, sea para mantener un historial de lo que se ha hecho, comunicar una información a algún receptor o cualquier otro. De esta naturaleza propia de 29 los documentos nacen varias operaciones que se pueden realizar con ellos; estas operaciones se dividen en tres tipos, operaciones de obtención, de análisis y de gestión. B.- Ciclo vital de los documentos: El valor Martín Calero (2000) en su “Manual de Gestión de Archivos Administrativos”, ha intentado establecer el valor de los documentos en función de la finalización de la tramitación o de la vigencia administrativa, señala que el valor es un concepto archivístico y lo proporciona la utilidad que los documentos tienen como antecedente administrativo para el productor. Cuando la tramitación administrativa aún no ha concluido, el valor administrativo de un documento es evidente. El documento se consulta con frecuencia para que sirva de soporte la gestión administrativa, pero el valor administrativo no lo proporciona el hecho de que su tramitación no haya concluido, sino esa frecuencia de la consulta con una finalidad des gestión administrativa. Cuando la tramitación ha terminado, los documentos mantienen su vigencia administrativa durante un tiempo y, habiéndola perdido o no, pueden ser consultados con frecuencia como apoyo a esa, por lo que mantendrán su valor administrativo pleno, independientemente de su vigencia administrativa que, por otra parte, está establecida en el derecho administrativo positivo de cada país. Puede suceder que un documento pierda pronto su vigencia administrativa, pero posea un alto valor informativo para el productor, por lo que éste lo consulta con frecuencia. El documento ha perdido su vigencia administrativa, pero mantiene un valor administrativo pleno. El citado autor señala que un archivo administrativo es algo vivo, porque los documentos que conserva lo son. Tienen su vida, transcurren por unas edades cuyo desarrollo está en función de esa cualidad del documento de archivo como testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene para el productor. Esta utilidad como antecedente administrativo, como antecedente para la gestión de los asuntos, es lo que proporciona al 30 documento su valor administrativo. Todo documento posee un valor que nace con el documento mismo y que es la razón, el objeto, la finalidad por la que fue producido. En el caso de los documentos archivísticos el objeto de su producción es el de servir de formalización, de testimonio de un acto, de manera que se convierten en fuente directa para dar fe de una acción concreta. En el ámbito de la Administración y de los negocios. Esta consideración de fuente primaria hace del documento como antecedente un elemento fundamental en la gestión administrativa. Es este uso que de él hace el productor el que proporciona a los documentos su valor. Éste no es una constante. Podemos distinguir tres valores esenciales en el documento, los llamados valor administrativo, valor legal y valor histórico. Asimismo, el citado autor señala que el valor legal es un valor latente que existe en tanto el documento sirva como prueba de algo ante los tribunales. La vigencia legal de un documento está regulada por la legislación. Aquí incluimos el valor fiscal que pudiera tener un documento. Todo documento, desde el momento de su producción, tiene un valor que va a estar condicionado, como hemos dicho, por su utilización. La finalidad primera de un documento es la de ser útil para la resolución de los asuntos. Cuando un documento tiene esta utilidad diremos que posee un valor administrativo. Valor administrativo: determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su consulta con fines administrativos. Valor legal: mientras el documento sirva de prueba ante los tribunales. Valor histórico: cuando su consulta sólo tiene una finalidad Ilustración 1: Valor del Documento Fuente: Elaboración Propia 31 A medida que transcurre el tiempo, la finalidad primera por la que fue producido el documento va desapareciendo, el documento va dejando de ser necesario para la resolución de los asuntos. Al tiempo que va desapareciendo esa utilidad, este valor administrativo, se va desarrollando una nueva utilidad en ese documento, su utilidad para la investigación se va desarrollando su valor histórico, que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva. La vigencia de los valores administrativo e histórico está determinada, una vez concluida la tramitación administrativa, por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos. Estas dos variables, la tramitación administrativa y la frecuencia de las consultas con esa finalidad, fijarán el valor y las edades de los documentos y, como consecuencia, las etapas de formación de los archivos administrativos. El establecimiento del valor administrativo de cada documento nos indicará el tiempo de permanencia de éste en el archivo de gestión. El estudio del valor administrativo de todos los tipos de documentos de un archivo nos proporcionará el calendario de conservación. Éste es la representación sistemática del conjunto de valoraciones de los distintos tipos de documentos del sistema. El valor, por lo tanto, condiciona la organización del fondo en sus distintas etapas. C.- Edad de los documentos: En relación con el valor de los documentos, Martín Calero (2000) en su Manual de Gestión de Archivos Administrativos establece tres edades de los documentos, que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los documentos. Los períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para cada serie documental en particular, porque es característica de cada documento. 32 Edad activa: Decimos que un documento está en edad activa, es un documento activo, vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido, es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de una tramitación en marcha, pero también se mantiene en la edad activa cuando, una vez concluida su tramitación, su consulta como antecedente administrativo es muy frecuente. Se conservan en los archivos de gestión. Edad semiactiva: La tramitación ha concluido, pero su consulta con fines administrativos es todavía relativamente frecuente, porque en cualquier momento puede ser requerida su consulta como antecedente de otro procedimiento o porque todavía tiene vigencia administrativa. Edad inactiva: Su consulta con fines administrativos es muy infrecuente, consultándose casi exclusivamente con fines de investigación científica y técnica. La primera y la segunda edades se corresponden con un valor administrativo primario, aunque se va desarrollando progresivamente un valor histórico, que se inicia desde el momento mismo de su creación y que se desarrollará plenamente en la edad inactiva. Como señala el citado autor, las edades de los documentos no se fijan en función del valor del documento, sino únicamente de su valor administrativo. La actividad o inactividad del documento están en relación con su valor primario. Un documento en su edad inactiva puede ser consultado con mayor frecuencia que en su etapa activa, sería un documento más activo desde el punto de vista de su valor histórico, pero se le clasifica como inactivo, porque prevalece en él su valor secundario desde el punto de vista de su utilidad para el productor: es inactivo para la resolución de los asuntos, en función de su valor primario. 33 D.- Etapas en la formación de archivos: Un organismo está continuamente produciendo documentos que tiene que conservar para mantener su actividad y como memoria de su gestión, pero no todos los documentos van a tener la misma utilidad para la organización. En función de la utilidad de los documentos, los archivos administrativos se organizan en tres etapas: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo de depósito definitivo. Las distintas etapas tienen un importante reflejo en la organización y en la instalación de los depósitos: cuanto más frecuentemente se consulta un documento, mayor necesidad vamos a tener de su proximidad y accesibilidad y, por lo tanto, será necesario un depósito documental cercano. Cada etapa debe estar definida y diferenciada de las otras estableciendo un calendario de conservación y separada físicamente en depósitos e instalaciones distintos. A pesar de esta delimitación, las etapas no son compartimientos estancos, sino que forman un todo continuo constituido por el flujo documental de un organismo, desde que se produce un documento hasta su archivo definitivo o eliminación. Las etapas en la formación de los archivos administrativos condicionan la organización del archivo en secciones y subsecciones. Por un lado, los archivos de las oficinas, donde se producen los documentos y se realiza la primera acumulación. Cuando éstos pierden su utilidad inmediata para el productor, se transfieren a la siguiente etapa que se organizará en función de las necesidades y recursos inmobiliarios del organismo productor, pero que responderá a un esquema básico en el que subyacen las etapas de formación y, en última instancia, el valor de los documentos. Etapa de archivo de gestión Un documento es útil para la gestión de los asuntos mientras predomina en él el valor administrativo primario, mientras se mantiene en la edad activa. En esta etapa los documentos se conservan en las oficinas debido a que su tramitación no ha concluido y/o son consultados con frecuencia. La frecuencia de la consulta, junto a la vigencia administrativa, 34 van a determinar el valor de los documentos, su edad y, como consecuencia, la formación de las etapas archivísticas: el documento se conservará en un archivo de gestión mientras su tramitación no haya concluido o, una vez haya concluido, en tanto que su consulta como antecedente administrativo sea frecuente. Es un archivo abierto a la entrada y a la salida, es decir, a él se incorporan documentos de nueva producción de forma regular y, a su vez, los transfiere a un archivo de depósito. Los documentos tienen un “origen necesario”, un “origen natural”, porque son instrumentos imprescindibles como soporte de la actividad administrativa. Este origen tiene lugar en las oficinas y el proceso de acumulación se inicia también en ellas, constituyendo los archivos de gestión. Los archivos de gestión tienen una importancia notable en la organización de los archivos administrativos y, siguiendo unas normas básicas de organización, facilitará el buen funcionamiento de las etapas posteriores. La intervención sistemática en los archivos de gestión permite establecer claramente los procedimientos necesarios para su organización en el marco del sistema archivístico, generando un doble beneficio: para la oficina, porque facilitará la gestión el flujo rutinario de los documentos a través de las sucesivas etapas. Etapa de archivo de depósito En esta etapa, se conservarán los documentos una vez que han perdido esa utilidad inmediata para la gestión administrativa inmediata. Esta etapa, se suele subdividir en varias agrupaciones documentales, por necesidades esenciales de espacio y distribución de los depósitos. Cuanto mayor sea la producción documental del organismo o mayor sea su implantación geográfica, mayor será la complejidad de esta etapa. A esta etapa corresponden las edades semiactiva e inactiva. En ella los documentos son transferidos a unidades técnico – archivísticas. En la práctica, esta etapa se organiza en secciones y subsecciones cuya creación responderá a distintos criterios. 35 Cronológicos: Se agrupan los documentos por criterios cronológicos. Por ejemplo, hay archivos municipales organizados en dos secciones: Archivo Histórico, con la documentación del Antiguo Régimen, y Archivo Administrativo, con la documentación producida con posterioridad. El valor de los documentos: Las secciones pueden estar construidas por los Archivos de Gestión, Archivo Intermedio y Archivo Definitivo. Estas dos últimas secciones se pueden subdividir, a su vez, en varias subsecciones. Procedencia: Las secciones están constituidas por los documentos producidos por los órganos de la institución, cuyas denominaciones se aproximan más a funciones generales (obras, Beneficencia…) Dispersión geográfica: Un organismo productor con delegaciones en lugares distintos necesitará conservar próximos a las oficinas productoras documentos que ya no son de utilidad inmediata como antecedente administrativo, pero que todavía se consultan con cierta frecuencia (edad semiactiva) y para los que no existe espacio en las oficinas. 1.3.2 DEFINICIÓN Y TIPO DE ARCHIVOS A. - Concepto de archivo. Citando al mismo autor Martín Calero (2000) en su Manual de Gestión de Archivos Administrativos, se señala que una de las teorías sobre la evolución de la palabra “archivo” establece su origen en el vocablo latino vulgar archivium que derivaría, a su vez, del griego arkeión (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos como el conjunto de documentos allí conservados. Las definiciones contemporáneas que el citado autor selecciona a continuación, aunque más detalladas y más amplias, señala que vienen a decir prácticamente lo mismo. De entre las definiciones técnicas, cabe destacar las definiciones dadas por algunas “archivistas” españolas. Así, María Antonia Heredia Herrera los define como “… uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su 36 gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente para la Historia” y Vicenta Cortés Alonso define los archivos como “… el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, que se conserven y custodien para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores”. Conjunto de documentos Unidades: documentos Organización del fondo o de los fondos (secciones, subsecciones) Administración del sistema Recursos: humanos, económicos, nobiliarios e inmobiliarios, técnicos y tecnológicos. Normativa Técnica: Normas nacionales e internacionales. Normas propias del sistema. Legal: Leyes, Decretos y Reglamentos Ilustración 2: Sistemas Archivísticos Fuente: Elaboración Propia B.- Tipos de Sistemas de Archivo Es propicio señalar que Martín Calero (2000) en su Manual de Gestión de Archivos Administrativos precisa que puede clasificarse los sistemas archivísticos por su composición. Según el sistema esté compuesto por un solo fondo o por más de un fondo, tendremos: Sistemas simples: Están constituidos por un solo fondo y pueden formar parte de sistemas complejos. Sistemas complejos: Están constituidos por fondos producidos por varios organismos. Estos sistemas contienen un fondo principal simple, de manera general abierto, al que se agregan otros fondos, simples o complejos, generalmente cerrados, aunque no necesariamente. Una vez agregados, pueden constituir una sección en el sistema. 37 Tradicionalmente los archivos se han clasificado como archivos administrativos o como archivos históricos, según la vigencia del organismo del que forman parte. La vigencia del organismo productor nos permitirá clasificar los sistemas archivísticos en: Sistemas abiertos: El productor es un organismo vigente y produce documentos que se transfiere regularmente de una etapa a otra. Pueden tener agregados otros sistemas, ya sean abiertos o cerrados (ej.: un archivo municipal que tenga agregados los fondos del Juzgado Municipal) Sistemas cerrados: El organismo productor ya no existe y, por lo tanto, ya no produce documentos que haya que transferir (ej.: una empresa desaparecida). En muchas ocasiones, los sistemas cerrados se agregan a sistemas abiertos (ej.: el fondo de un antiguo hospital agregado a un archivo local). También pueden tener agregados otros sistemas, aunque esta agregación se produjo cuando el organismo productor estaba todavía vigente (ej.: la documentación de las antiguas obras pías que se conserva en muchas diputaciones está formada por multitud de fondos procedentes de cofradías y fundaciones que se agregaron a otra institución.) 1.3.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ACHIVO CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras 38 que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTORICO: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. 39 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Es la propuesta de un Modelo de Gestión Documental la que contribuirá al fortalecimiento de la Organización del Archivo de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A.? 1.5. JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO De acuerdo a la descripción del problema que se precisa en este proyecto de investigación, no cabe la menor duda de la gran necesidad que tiene la Oficina de Asesoría Legal de contar con métodos, herramientas y procesos que optimicen su quehacer, porque con ello la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. tendrá acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para desarrollar su actividad procesal, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos. El presente pretende contribuir a estas necesidades con un enfoque práctico, pero dejando un marco teórico que garantice la construcción de modelos más desarrollados. Al enfocar la habilidad del modelo en el entorno de la OAL de EPSEL S.A. se estaría aportando a uno de los más grandes problemas que tiene la entidad en el manejo de información judicial. De esta manera mediante las teorías, las tecnologías y el modelo de gestión documental se busca mejorar la eficiencia del área jurídica y con ello mejorar el servicio a sus clientes internos y a otras entidades con los que interactúa. 40 1.6. HIPÓTESIS La propuesta de un Modelo de Gestión Documental contribuirá al fortalecimiento de la organización del archivo de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. 1.7. OBJETIVOS 1.7.1. OBJETIVO GENERAL Proponer un modelo de gestión documental para el fortalecimiento de los procesos del archivo judicial de la Oficina de Asesoría Legal de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque. S.A. Año 2016 1.7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Identificar la gestión de documentos, conociendo las características y procesos que se realizan en el archivo. b) Identificar el nivel de Archivos que tiene la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque – EPSEL S.A. c) Identificar y definir las características organizacionales de la oficina de asesoría legal de EPSEL S.A. que serán usados para la aplicación del modelo de gestión documental. d) Diseñar la propuesta para el desarrollo del modelo de gestión documental. 41 II. METODO 2.1. DISEÑO DEL ESTUDIO El Diseño que correspondió al presente trabajo fue el No Experimental Descriptivo Simple con adaptación de una propuesta de manera descriptiva y transversal: M O P T M: Muestra O: Observación T: Base Teórica P: Propuesta 2.2. VARIABLES - OPERACIONALIZACION Variable Dependiente: Organización del Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. Variable Independiente: Modelo de Gestión Documental 2.2.1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL a) Organización del Archivo, Martín Calero (2000) en su Manual de Gestión de Archivos Administrativos, se señala que una de las teorías sobre la evolución de la palabra “archivo” establece su origen en el vocablo latino vulgar archivium que derivaría, a su vez, del griego arkeión (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos como el conjunto de documentos allí conservados. Las definiciones contemporáneas que el citado autor selecciona a continuación, aunque más detalladas y más amplias, señala que vienen a decir prácticamente lo mismo. b) Modelo de Gestión Documental, Según Llansó Sanjuán (2006), el término gestión de documentos es una traducción del término records management incluido en el diccionario del Consejo 42 Internacional de Archivos editado en 1984, implementando medidas orientadas a la economía y eficacia de los documentos valoración, conservación y uso. Es un proceso que pretende la interconexión de objetivos con el fin de satisfacer al usuario, persigue un funcionamiento armónico de los sistemas y los vínculos con el medio ambiente donde operan, en la medida en que exista una correspondencia e interrelación fluirán. 2.2.2. DEFINICIÓN OPERACIONAL VARIABLE DEPENDIENTE: Organización del Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. El Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. presenta las siguientes dimensiones: a) Ausencia de una eficiente clasificación de los Procesos según su naturaleza procesal o materia. b) Deterioro de Expedientes Judiciales. c) Pérdida de Expedientes Judiciales. d) Dificultad para ubicar información en tiempo oportuno. e) Deficiente Orden y Organización. VARIABLE INDEPENDIENTE: Modelo de Gestión Documental El Modelo de Gestión Documental para el fortalecimiento del Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. presenta las siguientes dimensiones: a) Eliminación de desplazamientos. b) Reducción de tiempos de consultas y tareas de archivo. c) Ahorro de espacio físico. d) Resolución del problema de localización de documentos. e) Rápido acceso a la información. 43 2.2.3. OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLE DIMENSIONES ORGANIZACIONALES DEPENDIENTE: Organización del Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. PRÁCTICA JURÍDICA ECONÓMICA SOCIAL VARIABLE DIMENSIONES TECNOLÓGICA INDEPENDIENTE: Modelo de Gestión Documental LABORAL PRÁCTICA JURÍDICA INDICADORES Pérdida efectiva de tiempo Conflictos internos Pérdida y deterioro de información Falta de respuesta oportuna Imposibilidad de evaluar estrategias Pérdida del proceso judicial Desbalance presupuestal Conflictos laborales Descrédito de Imagen Institucional INSTRUMENTO INDICADORES Elaboración de una base de datos del archivo Sistematización del Archivo Judicial Eficiencia en la elaboración de los recursos judiciales Respuesta oportuna a los requerimientos judiciales Mayor oportunidad de evaluar estrategias INSTRUMENTO Entrevista Cuestionario 44 2.3. POBLACIÓN Y MUESTRA 2.3.1 Población La población de la Empresa Prestadora de Saneamiento de Lambayeque S.A., en esta investigación estuvo conformada por el Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal, cuyo personal ascendió a cinco (05) personas. 2.3.2 La muestra La muestra estuvo conformada por el Archivo Judicial de la Oficina de Asesoría Legal de la Empresa Prestadora de Saneamiento de Lambayeque S.A., el personal estuvo conformado por cinco (05) personas. 2.4. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS, VALIDEZ Y CONFIABILIDAD. TÉCNICAS Las técnicas utilizadas en la presente investigación fue describir la situación actual del Archivo de la Oficina de Asesoría Legal de la Empresa Prestadora de Saneamiento de Lambayeque S.A., para luego proponer un modelo de gestión documental para lograr su fortalecimiento. Se utilizaron los siguientes: Guías de Entrevistas: Se evaluó la actual situación del sistema de archivos de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., asimismo el estado y características de los equipos de cómputo de dicha Oficina y que procesos regulan sus actividades. Cuestionario: Que resolvieron los colaboradores que actualmente trabajan o hayan laborado en la Oficina de Asesoría Legal haciendo uso del archivo judicial, a fin de evaluar el uso correcto del mismo. De igual forma se analizó la cultura organizacional de EPSEL S.A. y de la Oficina de Asesoría Legal. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS En la investigación los procedimientos para la recolección de datos se basaron en estrategias metodológicas que fueron requeridas por los 45 objetivos e hipótesis de investigación, considerando los siguientes elementos: Definición de los sujetos: Personajes que fueron investigados tomando en cuenta la Operacionalidad de la Investigación, sujetos que representan al Archivo de la Oficina de Asesoría Legal de la Empresa Prestadora de Saneamiento de Lambayeque S.A. Los instrumentos fueron seleccionados y diseñados de acuerdo con la técnica escogida para la investigación: Que fue la guía de entrevista, el cuestionario y análisis documental al personal del Archivo de la Oficina de Asesoría Legal de la Empresa Prestadora de Saneamiento de Lambayeque S.A. VALIDEZ Para contrarrestar errores de especificación y otros de medición, los instrumentos fueron sometidos a la valoración de un grupo de expertos en temas relacionados a este tipo de investigación. Se determinó la adecuación muestral de los ítems de los instrumentos, emitiendo su respectiva calificación, alcanzando niveles de aceptable confiabilidad. CONFIABILIDAD El coeficiente del Alfa de Cronbach es la representación habitual de evaluar la fiabilidad de pruebas apoyadas en teorías de test, mencionada por Enno Parada Madrid, en el presente trabajo. Sirvió para calcular la confidencialidad y eficacia de los instrumentos. La eficacia se refiere al grado en que el instrumento se pretende medir; y la confidencialidad es la confianza que se concede a los datos. Estadísticos de fiabilidad en Entrevistas Alfa de N de elementos Cronbach ,815 17 Fuente: Elaboración Propia 46 Estadísticos de fiabilidad en Encuestas Alfa de N de elementos Cronbach ,815 17 Fuente: Elaboración Propia 2.5. MÉTODOS DE ANÁLISIS DE DATOS. En la investigación estadística se identificó indicadores como la media y la desviación estándar, haciendo uso de los programas Excel 2013 y SPSS versión 21. Se obtuvo las medidas de frecuencia de la variable independiente y dependiente; así como sus dimensiones para una estricta descripción por niveles, con sus respectivas tablas y figuras en formato APA versión 06. Así mismo, se alcanzaron resultados complementarios a través de tablas y gráficos de barras. 2.6. ASPECTOS ÉTICOS: Se observó en todo momento los principios de Verdad y Justicia desarrollados a partir del principio de Confidencialidad y Reserva, para lo cual se expresó que en este trabajo de investigación se guardó las reservas del caso en toda la información que se acopió en la Oficina de Asesoría Legal. Discreción: No se revelaron casos que se confiaron por razones del desarrollo de este trabajo, siendo discretos en todo momento de la ejecución del análisis y definición del trabajo. Respeto a Propiedad Intelectual: Se respetó la propiedad intelectual, citando a los autores de los trabajos que se revisaron. Respeto de Normas de redacción: se respetarán las normas de redacción, cuidando de aplicar el estilo APA. 47 III. RESULTADOS A continuación, se presentan los resultados arrojados por esta investigación donde se reflejan en cada uno de los puntos expuestos, las opiniones que expresaron los entrevistados y encuestados sobre la organización del archivo judicial en la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. y el modelo de gestión documental. Estas herramientas fueron aplicadas con transparencia esperando que sus resultados ayuden a diagnosticar y complementar el modelo de gestión documental escogido para la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. 3.1 RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS TABLA N° 1: Encuesta Aplicada PREGUNTAS RESPUESTAS Conoce el nivel de Organización del Archivo Judicial de su área De qué herramientas de control de la documentación dispone la unidad (registros manuales, ficheros de bases de datos, identificación en el lomo de la caja, etc. La base de datos de las causas legales que tienen a cargo está contenida en un soporte informático clasificado por Actores Procesales, Materia del Proceso, Cuantía, etc. Que les permita ubicarlos en tiempo oportuno Cuando requiere revisar un Expediente Judicial debe recurrir al Archivo físico del mismo, esta actividad demora su labor Qué tipo de inconvenientes trae consigo el hecho que la búsqueda de Información necesaria para la defensa del caso sea extensa o infructuosa Está satisfecho/a con la organización y redimiendo de la organización del archivo de documentos de la unidad En caso afirmativo, enumere brevemente los elementos o aspectos "buenos" de la organización del archivo En caso negativo, cuáles son los elementos o aspectos menos satisfactorios del archivo Si conocen el nivel de organización del Archivo Judicial de su área – 100% Registra manuales – 100%. Qué quiere obtener del sistema de gestión documental de su unidad Qué necesidades de información debería satisfacer el sistema Es escaso – 100% A veces rápido: No – 75%; A veces – 25% Retraso de Manual de Expedientes: Si – 75%; A veces – 25% Retraso de defensa: 25% Reducción de estrategia: 25% Confiabilidad: 0% Todos: 50% No están satisfechos con el nivel de organización de archivos – 100% No permite acceso rápido: 0% Genera confusión de expedientes: 0% Todos: 100% Rápido acceso: 50% Ubicación versátil: 0% Información integrada: 25% Todos: 25% Ubicar información rápida – 100% Obtener información precisa – 100% 48 PREGUNTAS Qué aspectos del sistema de gestión de documentos de la unidad deberían mejorarse Cuáles cree que son los requisitos imprescindibles para que el sistema de gestión de documentos de la unidad funcione correctamente Cuáles cree que son los impedimentos u obstáculos con los que se puede encontrar la implantación de un nuevo modelo de gestión de documentos de la unidad Conoce usted de las ventajas en la aplicación de un modelo de gestión documental. Cuáles cree que son De qué forma cree usted se podría beneficiar la Oficina de Asesoría Legal al aplicar un Modelo de Gestión Documental Cómo considera usted que un Modelo de Gestión Documental ayudaría a generar nuevo conocimiento a los procesos dentro de la Oficina de Asesoría Legal Cómo cree usted que un Modelo de Gestión Documental podría ayudar al mejoramiento del servicio que hoy presta la Oficina de Asesoría legal y por qué RESPUESTAS Acceso rápido: 100% Rápido acceso: 50% Ubicación versátil: 50% Familiarizarse con el sistema: 100% Si: 50% No: 50% Eleva eficiencia de la Oficina: 25% Satisfacción de usuarios: 35% Todas: 40% Eficiente control de expedientes: 35% Acceso rápido de expedientes: 45% Todos: 20% Mejora niveles de eficiencia de la Oficina: 100% Fuente: Elaboración propia El objetivo de la Entrevista aplicada al personal de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. (Asesores Legales) fue Identificar el tipo de dificultades que tiene el personal de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. con el manejo de su Archivo Judicial y determinar si la aplicación de un modelo de gestión documental contribuiría al desarrollo y mejora de sus labores. En esta entrevista se tomó una muestra del 100% de los Asesores Legales de la Oficina de Asesoría Legal y se trataron temas sobre el nivel de Organización del Archivo Judicial de su área, sobre las herramientas de control de la documentación de que dispone la Oficina, entre otros, siendo que el formato de la Guía de Entrevista se puede observar en la sección de anexos. (Anexo A) Hipótesis Una de las principales premisas que se tenía en el momento de realizar estas entrevistas, era determinar si el personal identifica las dificultades que le producía mantener un archivo judicial no sistematizado. 49 Cuando se les preguntó que tipo de inconveniente traía consigo el hecho que la búsqueda de Información necesaria para la defensa de los casos que tienen a cargo sea extensa o infructuosa, las personas coincidieron en afirmar que los inconvenientes son demora en la atención de los procesos, conflictos y baja estrategia legal. Adicionalmente reconocieron no estar satisfechos con la organización y rendimiento de la organización del archivo de documentos de la unidad. El 75% del personal identificó la ausencia de una eficiente clasificación de los Procesos según su naturaleza procesal o materia. El 100% del personal entrevistado determinó que, con el sistema de registro manual de los expedientes judiciales, estos se deterioran, asimismo se experimenta pérdida de Expedientes Judiciales y dificultad para ubicar información en tiempo oportuno. ANALISIS DE ENTREVISTAS Como conclusión general de estas entrevistas se observó que el personal identificaba plenamente las dificultades y las consecuencias que repercuten negativamente en su trabajo con la actual organización de los expedientes judiciales, determinaron una deficiente organización de los expedientes, lo que origina falta de rapidez para ubicar los expedientes, dificultando lograr eficiencia en la elaboración de los recursos judiciales, respuesta oportuna a los requerimientos judiciales y mayor oportunidad de evaluar estrategias. También se puede concluir que el personal entrevistado coincidió en un 100% que un modelo de gestión documental que incluya la elaboración de una base de datos del archivo y sistematización del Archivo Judicial con fácil acceso, confiable, clasificado e Integral, mejoraría los procesos del archivo judicial de la Oficina de Asesoría Legal, y por ende mejoraría el servicio que prestan en su unidad, contribuyendo a la mejora continua de los proceso legales y por tanto disminuyendo los costos de la Entidad. 50 Por último, concluyeron en la necesidad de ser capacitados y tomados en cuenta para que la implantación del nuevo modelo de gestión documental no tenga impedimentos en su implementación. 51 3.2 RESULTADOS DE ENCUESTAS TABLA N° 2: Factores de Evaluación: Empresa ITEM RESULTADO Existen valores, objetivos y misión que guíen a la Empresa en su que hacer 7% Los sistemas de información apoyan los procesos críticos del negocio que soportan su razón de ser 13% Existen Manuales de Procedimientos y Funciones para las diversas áreas de la Institución 20% Existe un documento de planeación estratégica de la organización 27% Conocen los empleados los documentos anteriores 33% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 1: Factores de Evaluación: Empresa Fuente: Elaboración Propia Análisis: El 33% de los encuestados responden que los empleados conocen los documentos anteriores; el 27% saben que existe un documento de planeación estratégica de la organización y el 7% que existen valores, objetivos y misión que guían a la empresa en su quehacer. 52 TABLA N° 3: Factor 1: Políticas de Archivo ITEM RESULTADO Existe un Reglamento de archivo, propio de la empresa Está concebido el archivo de la empresa como un sistema de información archivístico 10% La estructura de archivo refleja el organigrama de la empresa 20% 30% Basa sus procesos de archivo en normas generalmente aceptadas, AGN, otro 40% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 2: Factor 1: Políticas de Archivo Fuente: Elaboración Propia Análisis: Según las respuestas obtenidas, se observa que el 40% de encuestados basa sus procesos de archivo en normas generalmente aceptadas, AGN, otros; el 30% manifiesta que la estructura de archivo refleja el organigrama de la empresa y el 10% indica que existe un reglamento de archivo, propio de la empresa 53 TABLA N° 4: Factor 2: Gestión de Documentos - Ciclo Vital de Documentos ITEM Elaboración de documentos Utilización y conservación de documentos Evaluación de documentos Conservación de documentos Eliminación de documentos Reciclaje – creación de nuevos documentos RESULTADO 15% 17% 18% 17% 16% 17% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 3: Factor 2: Gestión de Documentos - Ciclo Vital de Documentos Fuente: Elaboración Propia Análisis: El 18% de encuestados, da a conocer que evalúan los documentos, mientras que hay un 17% que opina que utilizan y conservan sus documentos, así como reciclan los mismos para crear nuevos documentos y el 15% indica que eliminan los documentos. 54 TABLA N° 5: Factor 3: Almacenamiento y Recuperación ITEM RESULTADO Qué tipo de unidad de conservación prima para el archivo de los documentos de su empresa: A-Z, Fólders, Legajo, Empaste La tradición documental de los documentos de su empresa se refiere a original y dos copias Posee algún sistema de organización de archivos (alfabético, cronológico) Ha identificado de forma general o específica las series documentales existentes en su empresa Los documentos que producen las diferentes dependencias son consultados por otras, en la empresa Existe algún sistema de búsqueda, consulta y recuperación de la información existente en el archivo La documentación de la información es administrada al interior de la organización en forma: Manual Semiautomática Automática 7% 7% 13% 13% 7% 13% 7% 13% 20% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 4: Factor 3: Almacenamiento y Recuperación Fuente: Elaboración Propia Análisis: El 20% de encuestados manifiesta que la documentación de la información es administrada automáticamente; el 13% es semiautomática, identifica de forma general o específica las series documentales existentes, posee algún sistema de archivo, etc; y el 7% que la conservación de archivos de los documentos de la empresa: AZ, Folder, Legajo, empaste; mantienen la tradición documental en original y dos copias, etc. 55 TABLA N° 6: Factor 4: Retención de Documentos ITEM RESULTADO Existen normas, procedimientos que determinen periodos de retención de documentos en las diferentes fases del ciclo de vida del documento Por cuánto tiempo conservan los documentos en las oficinas 25% 1 año 2 años Más de 2 años 12% 25% 38% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 5: Factor 4: Retención de Documentos Fuente: Elaboración Propia Análisis: Se aprecia que el 38% de encuestados conservan los documentos en las oficinas más de 02 años; el 25% de los mismos, indican que los conservan por el lapso de 02 años, así como existen normas, procedimientos que determinan periodos de retención del ciclo de vida del documento; por último, el 12% a quienes se les aplicó la encuesta indica que el tiempo de conservación de documentos en las oficinas es de 01 año calendario. 56 TABLA N° 7: Factor 5: Conservación - Depósitos ITEM RESULTADO En promedio qué cantidad de folios (hojas impresas), en metros lineales se produce al finalizar un año en su empresa Menos de 1 000 000 Entre 1 000 000 y 5 000 000 Más de 5 000 000 7% 13% 17% Los folios se conservan en un lugar – depósito, específicamente diseñado para ello cumple el depósito con control de condiciones y factores como: Luz Humedad Humedad Seguridad Informática Incendio Plagas Disposición de estanterías Capacidad de almacenamiento Salas de consulta 7% 7% 7% 7% 7% 7% 7% 7% 7% Fuente: Elaboración Propia FIGURA N° 6: Factor 5: Conservación - Depósitos Fuente: Elaboración Propia Análisis: El 17% de encuestados, responde que en promedio de folios utilizados en un año es de más de 5’000,000; el 13% manifiesta que están entre 1’000,000 y 5’000,000; por otro lado, el 7% restante indica que es menos de 1’000,000 de folios utilizados y lo que concierne a luz, humedad, seguridad informática, etc, son los factores de control en el lugar control – depósito para su conservación. 57 La finalidad de las encuestas fue identificar el nivel tecnológico de EPSEL S.A. y así poder determinar en el campo cultural la viabilidad del proyecto que tendrá como propósito implementar el Modelo de Gestión Documental Judicial. Después de responder el cuestionario, se aplicó la siguiente fórmula: (∑ PR)* 100 = grado de asimilación de tecnología %=( ∑ PR)*100 ∑ PMT 130 Donde: PR: es igual a la sumatoria de las respuestas elegidas en cada factor de evaluación. PMT: es la sumatoria del peso total de cada factor de evaluación que corresponde a una constante de 130. El resultado fue el siguiente: PR= 25 ∑ 25 * 100 = % 2500 : 130 = 19.2% 130 El resultado de la Encuesta indicó que el personal coincide en que el nivel tecnológico de EPSEL S.A. LLEGA A UN 19.2%. 58 IV. DISCUSIÓN El resultado de la entrevista indicó que el total de la población materia de estudio conocía exactamente que el registro manual de archivo de Expedientes Judiciales es obsoleto y las consecuencias negativas que ello le genera, coincidiendo con el enfoque custodial y el records management concibieron el concepto de “archivo total”, corriente que buscó conciliar ambas visiones de la archivística, con lo que los canadienses Carol Coture y Christine Pétillat, en la década de 1990, denominaron “archivística integrada”, que se ocupa del tratamiento de los documentos desde su producción en los archivos de gestión hasta su conservación permanente, uniendo el ciclo de vida de los documentos e intentado salvar la brecha separatista del records management norteamericano (CruzMundet, 2014). Se observó un gran interés por parte de los integrantes, en la aplicación de un modelo de gestión documental acorde con las tendencias administrativas y tecnológicas, que les permita eliminar desplazamientos en exceso, reducir tiempos en tareas de archivos y tener un acceso inmediato a la información, tal como lo propone Contreras & Forero (2005), en su Tesis “Diseño de un modelo para la Implantación de un sistema de gestión documental en las áreas y organizaciones jurídicas” señala que “El éxito de un proceso judicial está en contemplar todas las variables jurídicas que han sido usadas en el pasado en situaciones similares en el menor tiempo posible, normalmente este conocimiento está en las mentes de los jefes y asesores legales”. Los trabajos previos revisados direccionaron la investigación a la efectividad de los modelos de gestión documental adecuados a la Entidad, demostrando que estos fueron de gran apoyo en los aspectos administrativos y operativos de sus actividades con el debido control de ellos. A la luz de las teorías estudiadas referidas a la gestión de la información y gestión del conocimiento, el problema materia de estudio puede relevarse tratando que la información que el área de asesoría legal tenga en sus archivadores, expedientes, ordenadores e individuos, pueda ser compartida por todos, para ello se pueden usar mapas documentales y de conocimiento. Adicionalmente la organización 59 puede apoyarse de una intranet para la información proveniente de documentos digitales. La Gestión del Conocimiento prioriza el capital humano como primer insumo, el conocimiento explícito contenido en los diversos procesos de la organización debe ser divulgado a toda la Entidad, haciendo que el personal difunda sus conocimientos basados en una motivación trascendente, es así como podrá generarse en la Organización. Esta base teórica se aplica a la población estudiada ya que la ciencia Jurídica por su propia naturaleza es prolífica en conocimiento, el cual se encuentra en cada una de las causas defendidas o estrategias legales planteadas, los cuales al difundirse a toda el área en una red que incluya además las causas tercerizadas, generaría un nuevo conocimiento lo que constituye el objetivo del modelo de gestión documental propuesto. Felipe Contreras Henao y Felipe Forero Guzmán en su Tesis “Diseño de un Modelo para la Implantación de un Sistema de Gestión Documental en áreas u organizaciones Jurídicas (2005) precisa que la “Gestión del conocimiento es todo el conjunto de actividades con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos” citando a Bustelo Ruseta, Carlota y Amarilla Iglesias, Raquel en sus libro Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información. Asimismo, señala que la Gestión de Conocimiento, se ha convertido ahora en una forma de gerenciar la información que se mueve dentro de un entorno determinado para ponerla a disposición de las personas que la requieren y permitir su difusión. En dicho entorno pueden existir varias fuentes que en conjunto conformarían el caparazón de la GC. Es así como fuentes internas (Capital Humano, los Procesos Organizacionales, el Aprendizaje Intelectual y Organizacional, la Gestión Documental, el Capital Estructural, etc.) y fuentes externas (informes y estadísticas de otras organizaciones, entre otros), deberían unirse e interactuar entre si para generar aun más valor en la organización como si se tratara de una variable dependiente. 60 V. CONCLUSIONES Una vez culminado este Trabajo, se llegaron a las siguientes conclusiones: 1. Las características y procesos que se realizan en el archivo de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., es lento, poco confiable debido a la gran cantidad de documentos que posee, no se sabe con certeza si está completo, las responsabilidades no están bien definidas en dicha unidad orgánica y requiere una reformulación del procedimiento para mejorar la gestión documental. 2. El nivel de archivos que tiene la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque – EPSEL S.A., es inadecuado y posee un insuficiente local, carece de mobiliario para el almacenamiento de los documentos, poco espacio para atender al público y escaso estado de conservación de algunos expedientes. 3. El Modelo de Gestión Documental, permitirá mejorar las labores del personal de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., así como poder determinar oportunamente, posibles desviaciones con la finalidad de corregirlas a tiempo, así mismo la gestión la gestión documental y de archivos debe verse desde la creación del documento por todos los integrantes de la unidad organizativa, Con una adecuada gestión documental se mantendrá un buen dominio del sistema para la toma de decisiones, se protegerán y preservarán los documentos permitiendo a la organización trabajar de forma ordenada, lo cual redundará en la mejor eficiencia y eficacia del trabajo. 4. Es necesario implementar un Modelo de Gestión documental que permita agilizar su acceso, minimizar la pérdida de documentos, responder consultas en tiempo real y colaborar en la gestión de los procesos para contribuir a mejorar la eficiencia del área de Asesoría Legal, tanto desde el punto de vista del cumplimiento de las metas como en la satisfacción del cliente, en virtud de poder dar un asesoramiento oportuno y efectivo. 61 VI. RECOMENDACIONES De acuerdo con el desarrollo de este trabajo a continuación se presenta una serie de recomendaciones, con la finalidad lograr una culminación exitosa del Desarrollo del Modelo de Gestión Documental para la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., las cuales se mencionan a continuación: 1. La adopción del modelo de gestión de calidad para el proceso de gestión documental, implica la apropiación del mismo por parte de los funcionarios responsables de la producción, trámite, organización y control documental, así como el compromiso irrestricto de la alta dirección de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Lambayeque – EPSEL S.A., brindándole al proceso el enfoque gerencial que le permita no sólo la evaluación permanente del mismo, sino su mejoramiento continuo, a través de la asignación de recursos humanos idóneos, competentes y comprometidos, al igual que los recursos físicos necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas. 2. Así mismo, en desarrollo de la política institucional de calidad que, por Ley y compromiso social debe asumir la Institución, es pertinente darle un lugar preponderante a la gestión documental, para que no se le continúe viendo sólo como un requisito más en la implementación del sistema de calidad, sino por el contrario, debe asumirse dentro del mapa de procesos, como aquel soporte vital que registra la evidencia del cumplimiento y ejecución de los macroprocesos del sistema de calidad. 62 VII. PROPUESTA DE MODELO DE GESTION DOCUMENTAL I. INTRODUCCIÓN Tras la búsqueda de modelos y bibliografía que sirvan de respuesta a los procesos identificados en la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. y la recopilación obtenida mediante los instrumentos aplicados, se determinó que una adaptación del modelo propuesto por Felipe Forero en su Tesis citada en la presente investigación es recomendable para esta Entidad cuyos procesos legales están clasificados así: • Casos penales • Casos comerciales o de derecho societario • Casos laborales • Casos civiles • Casos Administrativos II. OBJETIVO GENERAL Servir como orientación para los funcionarios y servidores de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo, control y servicios de los documentos que producen en el cumplimiento de sus objetivos y funciones, con el fin de facilitar la consulta y preservación de los mismos como fuentes primarias de información. III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Dar a conocer la normatividad y conceptualización vigente en el área de los archivos, a partir de las políticas establecidas para este fin. b) Advertir sobre la responsabilidad que tienen todos los servidores de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., con respecto a la adecuada organización y manejo de los archivos que produzcan en el cumplimiento de sus funciones y objetivos. c) Sensibilizar a los funcionarios y servidores de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A., sobre la importancia de las nuevas tecnologías en la Gestión Documental. 63 IV. ROLES DENTRO DE UNA OFICINA DE ABOGADOS En la oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. existen varios cargos o roles que desempeñan varias personas, es importante la definición de estos roles para analizar el nivel de involucramiento de cada rol con los documentos. • Jefe de la Oficina y Asesores Legales (Abogados titulados y Colegiados): El jefe es la cabeza de la Oficina y quien firma todos los documentos, analiza y determinan acciones a seguir según el estado de cada proceso. Operaciones con los documentos: Según las operaciones de los documentos previamente definidas en el marco teórico, estas personas realizan las operaciones de obtención, análisis y gestión. • Asesores Legales: Generalmente son abogados con experiencia o sin ella. Estas personas firman los recursos que se les encomiendan, tienen acceso a los documentos de las carpetas. Realizan análisis de estos y planean acciones a seguir que luego el abogado titulado aprobará. Operaciones con los documentos: Estas personas realizan las operaciones de obtención, análisis y gestión. • Asistente Legal (Patinador): Es la persona encargada de verificar el estado de los procesos en los diferentes juzgados. Si se han adicionado documentos a la carpeta del juzgado, el Asistente es quien toma copias de estos documentos y luego los lleva a la oficina para actualizar la carpeta del proceso. Operaciones con los documentos: Estas personas realizan las operaciones de obtención y análisis. • Asistente Gerencial: Es la persona encargada de recibir los comunicados y notificárselo a los abogados titulados. También hace toda clase de labor de oficina como de enviar, escribir comunicados, contestar llamadas, dar información, etc. Operaciones con los documentos: Estas personas realizan la operación de obtención. 64 V. MANEJO DE DOCUMENTOS Los documentos utilizados en una oficina pequeña de abogados (con no más de 04 abogados titulados) cuenta con diferentes tipos de documentos. Estos documentos siempre van ligados a un determinado proceso jurídico que se este llevando en la firma. A la colección de documentos relacionados con un proceso se le llama carpeta o expediente. Generalmente en una carpeta se encuentran los siguientes tipos de documentos: • Denuncia, demanda, pruebas y demás documentos necesarios para empezar un proceso. • La admisión de la fiscalía. Este documento es la confirmación que la fiscalía expide al momento de recibir y aprobar una demanda o una denuncia. • Todas las comunicaciones enviadas o recibidas. Telegramas, correos electrónicos de uso público, edictos, etc. • Indagatorias, oficios, constancias, etc. • Petición de pruebas, que cualquiera de las partes pueda realizar. Estas carpetas no tienen un orden lógico. Todo se lleva de manera física, y a medida que se ingresa un documento a la carpeta se ingresa sin ningún orden, solo se enumera (en el ámbito jurídico se le llama foliar) el documento de acuerdo con un consecutivo dado al inicio del proceso. En los procesos todos los documentos que residen en las oficinas de abogados sean demandante o demandado son copias, todos los documentos originales como pruebas, comunicados, etc. residen en el cuaderno del juzgado y solo tienen acceso a esos documentos cada una de las partes del caso, por ejemplo, demandante y demandado (puede ser persona natural o jurídica). Los abogados no generan todos los documentos, usualmente los documentos que se tienen en la carpeta del proceso son copias de los originales del cuaderno del proceso que reside en el juzgado. Solo documentos como las cartas de estado del proceso, peticiones de pruebas, comunicaciones (telegramas, etc.) y la denuncia o demanda inicial son generados dentro de la oficina. 65 El procedimiento para actualizar las carpetas de los procesos se realiza generalmente por una persona llamada en el medio “patinador o asistente”. Esta persona, es la encargada de ir hasta los juzgados y revisar si existen nuevos documentos en el cuaderno del proceso, si los hay, el patinador saca una copia de estos y luego los lleva a la firma. Si el proceso se lleva en un juzgado de una ciudad distinta a la de la firma, entonces, los documentos son enviados por el representante de la firma en dicha ciudad. A veces se archivan documentos que ya estaban en la carpeta, esto sucede porque no se lleva un historial de los documentos entrantes. Una oficina de abogados típica cuenta con dos tipos de archivadores. Los que se le llaman activos que son donde se encuentran las carpetas de los procesos que están en curso. Y los archivadores inactivos que son los archivadores que tienen las carpetas de todos los procesos que ya fueron cerrados (cuando se dicta una sentencia por parte del juez). En muchas ocasiones los archivadores activos no son siquiera archivadores, son pilas de carpetas arrumadas dentro de las instalaciones. Los archivadores inactivos no tienen un orden respectivo, solo mantienen la carpeta del proceso, y no existe una auditoria de los documentos que se deben guardar, dejando así muchas veces documentos de poca importancia en los archivos históricos. Tampoco se tiene determinado por cuanto tiempo estos documentos serán guardados. A manera general, el ciclo de vida que siguen los documentos en una oficina de abogados es el siguiente: Primera Edad: Nacimiento-Creación Segunda Edad: Conservación, Soporte Tercera Edad: Perdida de valor administrativo, interés histórico En esta edad los documentos cuentan con un valor primario. Primera Edad: Creación de la carpeta: Demanda – denuncia, pruebas, admisión del Juzgado. 66 Ingreso de documentos a carpeta: Alguna de las partes aporta nuevos documentos o el juzgado actualiza el cuaderno, comunicaciones, etc. Uso: Patinadores o Asistentes actualizan carpetas mientras que abogados titulados hacen análisis y determinan acciones a seguir. Segunda Edad: Se consideran dos escenarios en esta edad, en donde los documentos se cuentan con un valor secundario: • El proceso no ha sido cerrado, todos los documentos son mantenidos en la carpeta del proceso para futuras consultas. Estos procesos duran abiertos un largo tiempo. • El proceso ha terminado, pero este es usado para consultas en procesos similares. Estos procesos llevan un corto tiempo de haber sido cerrados. Uso: En esta etapa son de uso casi exclusivo de los abogados titulados para realizar memoriales del proceso. Tercera Edad El proceso ha sido cerrado con una sentencia del juez. La carpeta es almacenada para uso histórico. Uso: Estos son utilizados generalmente por antiguos interesados que necesitan de pruebas de procesos anteriores. También pueden ser utilizados por abogados para consultas de tipo histórico. VI. EL MODELO El modelo que se presenta en esta tesis fue planeado para ser usado en organizaciones legales cuyo tamaño fuera mediano y que todavía no contaran con un sistema de gestión documental. Este modelo ha sido realizado bajo diferentes ópticas recogidas por la base teórica y se adapta a la cultura organizacional de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. Esquema Gráfico: Es indispensable mostrar un gráfico o un cuadro representativo que muestre su composición. 67 Énfasis en áreas de estudio: Ante este criterio la mayoría de los modelos proponen ciertas áreas de estudio para la implantación de un SGD como lo son la de tecnología y la de procesos. En este aspecto la mejora se aprecia en proponer un análisis de la cultura organizacional de la empresa dentro del modelo, lo cual es sumamente importante si tenemos en cuenta que nuestra cultura todavía está muy adherida a la utilización de documentos físicos. ESQUEMA DEL MODELO: Procesos Cultura Tecnología La estructura del modelo detalla tres áreas de estudio; Procesos, Tecnología, y Cultura, las cuales están enmarcadas en dos fases; Análisis y Definición, los que a su vez están compuesta por una serie de actividades. La Metodología de Cambio se trata aquí como la definición del área de estudio cultural. El siguiente cuadro explica mejor la composición del modelo: Diagrama de composición del modelo Áreas de Estudio Cultura Fases Actividades Revisión Determinación de Metodología de cambio. Procesos Revisión Determinación Tecnología Revisión Determinación Fuente: Elaboración Propia 68 El modelo analiza a la organización desde tres perspectivas, que juntas muestran un panorama general de la situación actual en términos de procesos documentales, tecnología y cultura organizacional. Posteriormente y dependiendo de los resultados de la Fase de Revisión, se llevan a cabo una serie de actividades que determinarán que estrategias o acciones se deben tomar para que se pueda aplicar con éxito el concepto de gestión documental. Finalmente, todas las actividades concretadas en las distintas fases son plasmadas en la organización culminando con un plan de implantación para un Modelo de Gestión Documental. VII. CULTURA ORGANIZACIONAL Estudia la estructura general de la organización su ambiente organizacional y la disposición de las personas para asimilar un cambio en la forma de realizar sus actividades cotidianas añadiendo elementos tecnológicos y modificaciones en los procesos que se realizan diariamente. Podría suceder que el análisis que se plantea en esta área de estudio del modelo no se trate de un estudio exhaustivo, debido a que las personas de la organización ya sienten la necesidad de realizar un cambio para el beneficio propio y de la misma organización. VIII. PROCESOS / GESTIÓN DOCUMENTAL Busca determinar en que estado se encuentran los procesos documentales ante las prácticas y teorías que la gestión documental dicta, estudiando el dominio de los documentos en cuestión, personal que los manipula y el control que se llevan sobre estos. IX. TECNOLOGÍA Toda organización cuenta con cierto nivel de tecnología que de alguna forma busca mejorar y agilizar los procesos y actividades diarias. Para implantar un SGD, este nivel tecnológico debe poseer particularidades que se acomoden a las estrategias definidas y así lograr los objetivos esperados (SGD y sus beneficios). 69 X. FASES DEL MODELO Y ACTIVIDADES A continuación, se describe el orden en que debe ser efectuada cada una de las fases del modelo. Su flujo está descrito por la dirección que tienen las flechas. Flujo aplicativo del modelo (Diagrama de flujo) Inicio Revisión Organizacion al Revisión de Procesos Revisión de Tecnología • Revisión Esta fase está compuesta por tres etapas, cada una perteneciente a cada área de estudio. El Análisis Organizacional, Análisis de Procesos y Análisis Tecnológico se pueden desarrollar en paralelo porque una no tiene incidencia sobre otra. Sin embargo, se recomienda empezar primero con el Análisis Cultural, luego con el Análisis de Procesos y finalmente con el Análisis de Tecnología. A continuación, se listan las actividades de cada una de estas: Análisis Cultural Identificar estructura y ambiente organizacional Con esta actividad se quiere tener un conocimiento general de cómo está constituida la organización, quienes la conforman y como son las relaciones entre ellos. Ejemplo: Revisar el organigrama, analizar la forma de toma de decisiones y la forma de comunicación dentro de la organización. Evaluar la resistencia al cambio Esta actividad pretende medir que tan abiertas están las personas ante la actitud de cambio que un SGD requiere. 70 Varias de las acciones que se podrían seguir son: Entrevistas personales, análisis de desempeño y conocimientos en usos de tecnología y análisis de perfil, entre otras. Realizar conclusiones y diagnóstico de la estructura y cultura Organizacional Al finalizar esta actividad, la información obtenida de sus actividades debe quedar recopilada en un documento. El cual entrará en juego más adelante en la Metodología de Cambio y posiblemente en la actividad donde se evalúa la participación de cada miembro de la organización frente a los procesos que involucran el uso de documentos, del Análisis de Procesos. • Revisión de Procesos Identificación de documentos Es primordial identificar a que tipo de documentos se les anhela incluir dentro del SGD. En la empresa los documentos que se mueven tienen una prioridad e importancia mayor ante otros. Quizás resultaría innecesario contemplar dentro del plan los documentos provenientes de la administración y gastos de servicios públicos de la empresa. Para ello simplemente hay que realizar una lista lo más completa posible de los documentos en cuestión. Por poner un ejemplo, en el caso de las firmas de abogados, estos documentos corresponden a los casos que se llevan por demandas impuestas por sus clientes. • Análisis de procesos Se identifican cuales son los procesos que requieren la asistencia del SGD que se desea implantar. Sin duda alguna, tales procesos deben interactuar con los documentos a los cuales se les planea aplicar un control en su ciclo de vida. Específicamente los documentos identificados en la actividad anterior. Para identificar estos procesos basta con hacerle un seguimiento a los documentos identificados anteriormente teniendo en cuenta su ciclo de vida. Para esto se analizan las fuentes de entrada y generación de documentos, actividades y labores de manipulación, administración, 71 marcación, intercambio, corrección, difusión, etc. de los documentos. Y finalmente se analiza la salida del documento que por razones propias de la empresa, estos podrían ser publicados, difundidos, destruidos, reemplazados, almacenados, etc. Identificar que partes de los procesos son aptas y consecuentemente adaptables a formar parte del SGD No todos los momentos o partes de un proceso en donde se ve involucrado un documento pueden formar parte del SGD. Por ejemplo, suponga que debe enviarse la copia de un documento a un cliente que se encuentra en otra región del país. Si el cliente cuenta con acceso a internet y una cuenta de correo electrónico o facilidad para recibir servicios de fax, el SGD puede ahorrarle el trabajo y costos de tener que sacar una fotocopia, comprar una estampilla, un sobre y mandarla por correo tradicional. Evaluar la participación de cada miembro de la organización en los procesos que involucran el uso de documentos El desarrollo de esta actividad va a definir quiénes y quienes no tienen acceso a determinados documentos. Es posible que en las políticas de la empresa el personal más experimentado tenga diferentes niveles de acceso a documentos, frente a novatos recién ingresados o personal de menor experiencia. Si este no es el caso, esta podría ser una actividad que no hay que tener en cuenta. La participación de cada rol de la empresa frente a los procesos, debe ser analizada a medida que se repasan los procesos identificados en la actividad anterior y posiblemente deba tenerse en cuenta el documento obtenido en la actividad de conclusiones y diagnóstico del Análisis Cultural previamente hecho. Determinar el costo actual del proceso documental en la organización Esta actividad se enfoca en determinar el costo y el tiempo que emplean los diferentes recursos que usa la organización para poder llevar a cavo sus procesos documentales. Por ejemplo: personal, papelería, espacio físico, tiempo en manipulación de documentos, etc. 72 Realizar conclusiones y diagnóstico de la situación actual de la gestión documental y de los procesos documentales dentro de la organización Al finalizar esta etapa, la información obtenida del desarrollo de sus actividades debe quedar recopilada en un documento que vendría a conformar el diagnostico actual de la organización en términos de gestión y procesos documentales. Para este punto ya se deben tener claras cuales son las necesidades que esperan ser cubiertas con la aplicación de este modelo. Como conclusiones podría anotar en que aspectos está fallando la organización dentro de los procesos analizados. Luego se debería complementar esto haciendo una comparación con los resultados del análisis de los procesos actuales con los beneficios que un SGD podría traer a la organización. • Revisión Aspecto Tecnológico Realizar un inventario de equipos de cómputo y software con que cuente la organización Es indispensable saber las características de las tecnologías con las que actualmente cuenta la empresa, para poder determinar en una actividad futura las características que hacen falta para poder cubrir las necesidades presentes. En esta actividad se debe inventariar el hardware (computadores, servidores, elementos de red, etc.) y de software (ofimática, corporativo, bases de datos, etc.) que se usan, junto con sus características técnicas. Determinar la existencia de una red local o Intranet teniendo en cuenta su uso, usuarios y seguridad Una red como la mencionada juega un papel muy importante. Sin ella lo más seguro es que no se puedan cubrir necesidades de alto grado.Para llevar a cabo esta actividad solo hay que saber si existe o no una red. Hay muchas formas de verificar la presencia de una, pero en este caso es mejor que consulte a alguien que sepa al respecto. 73 Determinar el uso y procesos documentales que se asocian a estos equipos, el software utilizado y quien están involucrados en dichos procesos Esta actividad es un complemento a la actividad de Análisis de Procesos, realizada en la fase de Análisis de Procesos (si, la fase y la actividad llevan el mismo nombre). Los computadores y con la ayuda del software encontrado en estos, constituyen fuentes generadoras de documentos, herramientas para su procesamiento, almacenamiento, difusión y eliminación de los mismos. Estas características son parte del ciclo de vida de los documentos que se analizaron en la actividad de igual nombre a la fase ya mencionada. Lo que pretende esta actividad ahora es completar el ciclo de vida de los documentos especificando que documentos nacen de que aplicativo de ofimática y que rol los crea. También se debe especificar para qué procesos documentales son usados los equipos. En un principio se dijo que las fases de análisis podían desarrollarse en paralelo, pero también se recomendó hacer primero la fase de Análisis del área de estudio de Procesos. La razón de ello reside en la facilidad para desarrollar ésta actividad teniendo la actividad ya mencionada hecha. XI. REALIZAR CONCLUSIONES Y DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN TECNOLÓGICA EN LA ORGANIZACIÓN Al finalizar esta etapa, la información obtenida del desarrollo de sus actividades debe quedar recopilada en un documento que vendría a conformar el diagnostico actual de la organización en términos de tecnologías encontradas. Para este punto ya se deben tener claras cuales son las necesidades que esperan ser cubiertas con la aplicación de este modelo. Para este momento ya se debe contar con todos los documentos de análisis provenientes de las tres áreas de estudio (Procesos, Cultural y Tecnológico), 74 los cuales permitirán continuar con el flujo normal del modelo pasando así a la fase de Definición o Metodología de Cambio del área de estudio Cultural. • Determinación Esta fase también está compuesta por tres etapas, cada una concerniente a cada área de estudio. La Determinación Cultural o Metodología de Cambio, Determinación de Procesos y Determinación Tecnológica. A continuación, se listan las actividades de cada una de estas: • Metodología de cambio Charlas informativas y concienciación Pasar de imprimir documentos de una forma irracional cada vez que se necesite leerlo, distribuirlo o publicarlo, pueden ser motivo para un cambio de hábitos. Simplemente bastaría con mandarlo por la red a quien lo necesite. Las costumbres normales de trabajo también se pueden ver afectadas cuando en ves de marcar y almacenar físicamente un documento o carpeta de documentos, ahora deban hacerse digitalmente y cuando en vez de tener una tabla de retención documental con unos pocos datos que antes eran olvidados llevados manualmente, ahora deban llevarse en un aplicativo que controla esto automáticamente. Estas distorsiones transitivas en las costumbres suelen suceder cuando se cambia de una manera de hacer las cosas a otra. Para ello, se pueden realizar charlas que expliquen los beneficios que traerían a la organización la implantación de un SGD, las nuevas responsabilidades que se adquirirían con la aparición de nuevos procesos y la importancia de hacer las cosas como ahora deben hacerse. Las capacitaciones vendrían apareciendo en procesos un poco más complejos de asimilar como lo es el uso del nuevo software, digitalización correcta de documentos, etc. La idea de la metodología del cambio es hacer que los miembros de la organización asimilen los cambios lo más pronto posible. • Determinación de Procesos Plan general de gestión documental. 75 Este plan lo que pretende es definir los procesos documentales existentes ya analizados y darles a estos una organización desde el punto de vista archivístico más completo y enmarcarlos bajo un estándar. De acuerdo con el diagnóstico del análisis de procesos, diseñar estrategias, planes o actividades a desarrollar para el debido funcionamiento de la gestión documental en la empresa. Se aplica el plan general de gestión documental, para determinar que hace falta en la organización de acuerdo con el diagnóstico realizado. • Determinación Tecnológica Revisión de soluciones Se evalúan posibles soluciones en gestión documental existentes en el mercado y los requerimientos tecnológicos que éstas requieren. Estas soluciones deben ser evaluadas de acuerdo a la funcionalidad que se requieran o necesidades que se necesitan satisfacer en la empresa donde se esté aplicando el modelo. Usualmente estas herramientas en el mercado no son muchas ya que el precio de desarrollo no es muy asequible. Lo común es que ninguna empresa desarrolladora se comprometa en un proyecto de estos, si no está segura de que alguien lo va a comprar. Por este motivo, estas herramientas no cambian mucho con el tiempo. Por ello se anexa un listado de esta clase de software Determinación de recursos De acuerdo con el diagnóstico del análisis tecnológico, determinar que recursos de este tipo son necesarios para la implantación del sistema documental en la empresa. Se deben definir recursos como equipos necesarios para que el sistema corra, software necesario como motores de bases de datos, sistemas operativos, etc. Y demás recursos tecnológicos que sean necesarios. Selección de solución Se selecciona una solución tecnológica en gestión documental de acuerdo a los lineamientos definidos en la definición de procesos. 76 • Revisiones Las revisiones son fases que se requieren para verificar o mejorar los resultados dejados por las actividades repartidas en las fases del modelo durante todo el proceso de implantación del mismo. 77 VIII. REFERENCIAS Alberch-Fugueras, R. (2013). Entender el padado, construir el futuro. Barcelona, España: UOC. Campillo, I. (2010). Sistema de gestión integral de documentos de archivo para empresas de la construccion del territorio Camaguey. Caro, R. (2013). Solución digital a la gestión documental y procesos implicados usando Teconología Enterprise Content Management - ECM. Lima, Perú: UNMSM. Contreras, & Forero. (2005). Diseño de un modelo para la implementación de un sistma de gestión documental en áreas u Organizaciones Jurídicas. Cruz-Mundet, J. (2014). Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos. Madrid, España: Alianza Editorial. Enno, P. (2003). El manual de procedimientos como una herramienta producto de la intervención en el archivo de gstión del área jurídica de Quiñones Cruz Ltda. Fernández Valderrama, L. (2007). Gestión documental. Venezuela. Obtenido de Sociedad de la Información: http://wwww.sociedadelainformación.com/12/Gestion%20Ducumental.pdf Fernández, M. (26 de 11 de 2017). El archivo en la historia. Obtenido de Islabahia.com: http://www.islabahia.com/arenaycal/2009/164_octubre/miguel_angel_164.as p Llansó Sanjuán, J. (2006). Sistemas archivísticos y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional. Obtenido de redalyc.mex.com: http://redalyc.usamex.mx/redalyc/pdf/953/95320204.pdf Machicado, F. (2006). Metodología para establecer un sistema de gestión documental en una organización. Revista Bibliotecología y Ciencias de la Información - UMSA, 10(15). Martín Calero, C. (2000). Manual de gestión de archivos administrativos. Valladolid, España. Morales, S. (2012). El sistema de gestión del archivo central del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC). Lima, Perú: UNMSM. 78 Vargs, Y. (1999). Modelo administrativo y operativo para el control de la documentación y los registros en un sistema de aseguramiento de la entidad. Vilca, R. (2014). Gestión documental del archivo de la Gerencia de Pensiones de la Caja de Pensiones Militar Policial. Lima, Perú: UNMSM. 79 ANEXOS Instrumentos GUIA DE ENTREVISTA ACERCA DEL ARCHIVO JUDICIAL DE LA OFICINA DE ASESORIA LEGAL DE EPSEL S.A. A.- ENTREVISTA ACERCA DEL ARCHIVO JUDICIAL DE LA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE LAMBAYEQUE S.A. OBJETIVO: Identificar el tipo de dificultades que tiene el personal de la Oficina de Asesoría Legal de EPSEL S.A. con el manejo de su Archivo Judicial. FECHA: NOMBRE DEL ASESOR: ______________________________________________________ CARGO: _________________________________________________________________ 1. ¿Conoce el nivel de Organización del Archivo Judicial de su área? 2. ¿De qué herramientas de control de la documentación dispone la unidad? (registros manuales, ficheros de bases de datos, identificación en el lomo de la caja, etc.) 3. ¿La base de datos de las causas legales que tienen a cargo está contenida en un soporte informático clasificado por Actores Procesales, Materia del Proceso, Cuantía, etc. ¿Que les permita ubicarlos en tiempo oportuno? 4. ¿Cuándo requiere revisar un Expediente Judicial debe recurrir al Archivo físico del mismo, esta actividad demora su labor? 5. ¿Qué tipo de inconvenientes trae consigo el hecho que la búsqueda de Información necesaria para la defensa del caso sea extensa o infructuosa? 6. ¿Está satisfecho/a con la organización y redimiendo de la organización del archivo de documentos de la unidad? 7. En caso afirmativo, enumere brevemente los elementos o aspectos "buenos" de la organización del archivo. 8. En caso negativo, ¿cuáles son los elementos o aspectos menos satisfactorios del archivo? 80 9. ¿Qué quiere obtener del sistema de gestión documental de su unidad? 10. ¿Qué necesidades de información debería satisfacer el sistema? 11. ¿Qué aspectos del sistema de gestión de documentos de la unidad deberían mejorarse? 12. ¿Cuáles cree que son los requisitos imprescindibles para que el sistema de gestión de documentos de la unidad funcione correctamente? 13. ¿Cuáles cree que son los impedimentos u obstáculos con los que se puede encontrar la implantación de un nuevo modelo de gestión de documentos de la unidad? 14. ¿Conoce usted de las ventajas en la aplicación de un modelo de gestión documental? ¿Cuáles cree que son? 15. ¿De qué forma cree usted se podría beneficiar la Oficina de Asesoría Legal al aplicar un Modelo de Gestión Documental? 16. ¿Cómo considera usted que un Modelo de Gestión Documental ayudaría a generar nuevo conocimiento a los procesos dentro de la Oficina de Asesoría Legal? 17. ¿Cómo cree usted que un Modelo de Gestión Documental podría ayudar al mejoramiento del servicio que hoy presta la Oficina de Asesoría legal? y ¿por qué?. 81 B.- Cuestionario: Esta herramienta de estudio es mencionada por Ennio Parada Madrid, citado en el presente trabajo. CUESTIONARIO ACERCA DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL DE EPSEL S.A. OBJETIVO: El objetivo de este anexo es conocer el nivel tecnológico de EPSEL S.A. y así poder determinar en el campo cultural la viabilidad del proyecto que tendrá como propósito implementar el Modelo de Gestión Documental Judicial. FECHA: NOMBRE DEL ASESOR: ______________________________________________________ CARGO: _________________________________________________________________ Factores de evaluación: Empresa Marque con X Peso-Factor 15 ¿Existen valores, objetivos y misión que guíen a la Empresa en su quehacer? 1 ¿Los sistemas de información apoyan los procesos críticos del negocio que soportan su razón de ser? ¿Existen Manuales de Procedimientos y Funciones para las diversas áreas de la Institución? ¿Existe un documento de planeación estratégica de la organización? 2 ¿Conocen los empleados los documentos anteriores? 5 Factor 1: Política de Archivos 3 4 Marque con X Peso-Factor 10 ¿Existe un Reglamento de archivo, propio de la empresa? 1 ¿Está concebido el archivo de la empresa como un sistema de información 2 archivístico? ¿La estructura de archivo refleja el organigrama de la empresa? 3 ¿Basa sus procesos de archivo en normas generalmente aceptadas, AGN, 4 otro? 82 Factor 2: Gestión de Documentos - Ciclo Vital de Documentos Marque con Peso- X Factor 6 Existen normas, procedimientos que determinen: 1 Elaboración de documentos 1 Utilización y conservación de documentos 1 Evaluación de documentos 1 Conservación de documentos 1 Eliminación de documentos 1 Reciclaje – creación de nuevos documentos 1 Factor 3: Almacenamiento y Recuperación Marque con Peso- X Factor 15 ¿Qué tipo de unidad de conservación prima para el archivo de los documentos 1 de su empresa? ¿A-Z, Folders, Legajo, Empaste? ¿La tradición documental de los documentos de su empresa se refiere a 1 original y dos copias? ¿Posee algún sistema de organización de archivos? (alfabético, cronológico) 2 ¿Ha identificado de forma general o específica las series documentales 2 existentes en su empresa? ¿Los documentos que producen las diferentes dependencias son consultados 1 por otras, en la empresa? ¿Existe algún sistema de búsqueda, consulta y recuperación de la información 2 existente en el archivo? La documentación de la información es administrada al interior de la organización en forma: Manual 1 Semiautomática 2 Automática 3 Factor 4: Retención de Documentos ¿Existen normas, procedimientos que determinen periodos de retención de Marque con Peso- X Factor 8 2 documentos en las diferentes fases del ciclo de vida del documento? ¿Por cuánto tiempo conservan los documentos en las oficinas? 1 año 1 2 años 2 Más de 2 años 3 83 Factor 5: Conservación - Depósitos Marque con Peso- X Factor 15 ¿En promedio qué cantidad de folios (hojas impresas), en metros lineales se produce al finalizar un año en su empresa Menos de 1 000 000 1 Entre 1 000 000 y 5 000 000 2 Más de 5 000 000 3 ¿Los folios se conservan en un lugar – depósito, específicamente diseñado 1 para ello? Cumple el depósito con control de condiciones y factores como: - Luz 1 Humedad 1 Humedad 1 Seguridad Informática 1 Incendio 1 Plagas 1 Disposición de estanterías 1 Capacidad de almacenamiento 1 Salas de consulta 1 Después de responder el cuestionario, se debe aplicar la siguiente fórmula: (∑ PR)* 100 = grado de asimilación de tecnología %=( ∑ PR)*100 ∑ PMT 130 Donde: PR: es igual a la sumatoria de las respuestas elegidas en cada factor de evaluación. PMT: es la sumatoria del peso total de cada factor de evaluación que corresponde a una constante de 130. 84 85 86
