Informe de Auditoria N 201 Coordinaci n Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto Paran CDE

Informe de Auditoría Interna Nº 201/2016
Modalidad Programada
Plan Anual de Trabajo
Áreas de Riesgo Nº 15 – Código de Riesgo AG07
Gestión Operativa de las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones.
Coordinación Departamental
de
Supervisiones Educativas
Departamento - Alto Paraná
Ciudad del Este
Mes: Junio
Año: 2016
Informe de Auditoría
1
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CONTROL INTERNO Y TALENTO HUMANO
Ing. Com. Alberto Daniel Rodríguez Ortiz
Encargado de Despacho
Dirección General de Auditoría Interna
Lic. Carlos Antonio Céspedes Villalba
Encargado de Despacho
Coordinación General de Direcciones Operativas de Auditorias
C.P. Ana Karina Barreto
Auditora
CONTENIDO DEL INFORME
1.- Objetivo
2.- Antecedentes
3.- Alcance del Examen
4.- Base Legal
5.- Responsables Administrativos
6.- Estructura del Informe
7.- Desarrollo del Informe
8.- Conclusiones
9.- Recomendación
Informe de Auditoría
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1. OBJETIVOS
Obtener elementos de juicios suficientes y competentes que nos permitan emitir una
opinión objetiva y profesional sobre la gestión administrativa (control Interno) y de
talento humano de la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del
Departamento de Alto Paraná, a cargo de la Lic. Ana Beatriz Ríos de Franco, con C.I. Nº
935.959.
2. ANTECEDENTES
En el Marco de la Resolución N° 25335/2015 Por la cual se aprueba el Plan Anual y
Cronograma de Trabajos del año 2016, de la Dirección de Auditoría Interna del
Ministerio de Educación, Resolución Nº 8685/2016 Por la cual se aprueba la Versión Nº
2 del Plan Anual y del Cronograma de Trabajos para el Ejercicio Fiscal 2016 de la
Dirección General de Auditoría Interna de este Ministerio, así como las Disposiciones
Legales y Reglamentaciones Internas que regulan la gestión de los funcionarios
públicos.
Por Memorándum de Encargo de Auditoría Nº 151 del 19 de mayo de 2016, se autoriza
la realización de una Auditoría de Gestión de Talento Humano a la Coordinación
Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto Paraná ubicada
en Ciudad del Este.
En fecha 24 de mayo de 2016, se da por iniciada la Auditoría de Gestión de Talento
Humano en la Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del
Departamento de Alto Paraná ubicada en Ciudad del Este.
3. ALCANCE DEL EXAMEN
Auditoría de Gestión Financiera a la Administración de la Lic. Ana Beatriz Ríos de
Franco, Coordinadora Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento
de Alto Paraná ubicada en Ciudad del Este. Abarca el Ejercicio Fiscal 2015 al 24 de
mayo de 2016.
El examen fue practicado de conformidad al Manual de Auditoría Gubernamental
aplicado por el Ministerio de Educación y Cultura; y en consecuencia se incluyen las
pruebas necesarias, realizadas en base a las técnicas y procedimientos de Auditoría
sobre los documentos de la Administración de la Coordinación Departamental de
Supervisiones Educativas del Departamento de Alto Paraná, y que son de exclusiva
responsabilidad de los funcionarios intervinientes en su elaboración, formalización e
implementación.
4. BASE LEGAL
La Auditoría de Gestión se sustenta en el Artículo 61 de la Ley Nº 1535/99 “De
Administración Financiera del Estado”, la Resolución Nº 25335/15 y Resolución Nº
8685 “Por la cual se aprueba el Plan Anual y Cronograma de Trabajos del año 2016, de
la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Educación y Cultura”, así
Informe de Auditoría
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como las disposiciones legales y reglamentaciones internas que regulan la gestión de
los funcionarios públicos.
5. RESPONSABLE DE LA INSTITUCIÓN
Lic. Ana Beatriz Ríos de Franco con C.I. N° 935.959, Encargada de Despacho de la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto
Paraná, según Resolución N° 33 de fecha 22 de enero del 2015.
RESPONSABLES DE CONTROL
Lic. Juan Andrés Denis, Director General de Fortalecimiento del Proceso Educativo.
6. ESTRUCTURA DEL INFORME
A los efectos de una mejor comprensión el Informe se halla estructurado de la siguiente
forma:
Sistema de Control Interno.
Gestión del Talento Humano.
Gestión Financiera.
7. DESARROLLO DEL INFORME
7.1. Sistema de Control Interno
A los efectos de establecer el funcionamiento del Sistema de Control imperante en la
Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto
Paraná, sustentado en las disposiciones legales y normativas internas vigentes en el
Ministerio de Educación y Cultura, cuya tenencia sirven de base para desarrollar en
forma eficiente el rol que tienen asignado.
Nombramiento del Responsable y/o Designación del Coordinador/a
Según Resolución N° 33 de fecha 22 de enero del 2015, la Lic. Ana Beatriz Ríos de
Franco con C.I. N° 935.959, es la Coordinadora Departamental de Supervisiones
Educativas del Departamento de Alto Paraná, quien resulto ser ganadora de concurso.
Declaración Jurada de Bienes y Rentas de la Lic. Ana Beatriz Ríos de Franco,
Encargada de Despacho de la Coordinación Departamental de Supervisiones
Educativas del Departamento de Alto Paraná.
Se observó la constancia de la Declaración Jurada de Bienes presentada a la
Contraloría General de la República en fecha 04/02/2015, conforme a la Res. N°
2309/07 (Dimensión Administrativa punto “b”).
Manual de Funciones de la Coordinación Departamental
Se observó Manual de Funciones de la Dependencia Ministerial, cuya documentación
se encuentra en base a la resolución Nº 2309/07.
Informe de Auditoría
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Organigrama de la Coordinación Departamental
Se observa Organigrama de la Coordinación Departamental de Supervisiones.
Cuadro de Personal de la Coordinación Departamental de Guairá
Se visualizó copia del Cuadro de Personal correspondiente al mes de Abril de 2016 de
la Coordinación Departamental, de conformidad a la Resolución N° 11607/2015. “Por la
cual se aprueba la implementación del proceso de actualización de datos personales,
formación y ubicación laboral de los recursos humanos del Sistema Educativo Nacional,
a través del Sistema Integrado para la Gestión del Ministerio de Educación y Cultura
(sigmec)”.
Supervisiones Educativas dependientes de la Coordinación Departamental de
Supervisiones de Guaira
La Coordinación Departamental de Alto Paraná tiene a su cargo el control de 13 (trece)
Supervisiones Administrativas, 3 (tres) Supervisiones Administrativas y Pedagógicas
Nivel 3; 4 (cuatro) Supervisiones de Educación Indígena; 20 Supervisiones Pedagógicas,
Listado de Instituciones Educativas Públicas y Privadas
Se cuenta con un registro completo (Directorio) de las instituciones educativas públicas
y privadas que dependen del Departamento de Alto Paraná.
Resoluciones de Comisionamientos de los funcionarios de la Coordinación
La Coordinación Departamental remitió listado de funcionarios a la Dirección de
Control de Personal a través del memorándum Nº 489/2015 en fecha 30 de diciembre
de 2015. Se observan Formularios MOVO8 para el periodo 2016.
Plan Estratégico Departamental
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas de Alto Paraná, presentó
Plan Estratégico Departamental, la misma cuenta con las dimensiones en las gestiones
pedagógicas, como así también los Objetivos Estratégicos Generales y Objetivos
Estratégicos Específicos. Se observan igualmente la visión, misión y valores
departamentales. El documento fue presentado a la Dirección General de
Fortalecimiento, según mesa de entrada Nº 2469 se fecha 13 de agosto de 2014.
Registro de Actividades de Visitas mensuales de las Supervisiones Educativas
Se cuenta con Actas en las que se registran las visitas y las actividades enfocadas en los
diversos distritos que corresponden al departamento.
Proyecto Educativo Institucional (PEI)
Se cuenta con Proyectos Educativos Institucionales remitidos por las Supervisiones
Educativas a la Coordinación Departamental de Alto Paraná.
Informe de Auditoría
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Plan Operativo Anual
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas de Alto Paraná, cuenta
con el Plan Operativo Anual y fue elevado en fecha 14 de julio de 2015 a través del
Memorándum Nº 2235/2015 a la Dirección de Supervisiones dependiente de la
Dirección General de Fortalecimiento para su respectiva validación.
Anteproyecto de Presupuesto Departamental
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas de Alto Paraná cuenta con
Plan Operativo Anual de la Unidad Administrativa Julio 2015 y Planificación de Bienes
y/o servicios entregados y Programación de Gastos 2016.
Registro de Mejoramiento Institucional (PMI)
A través del Memorándum Nº 236/2015 formulado por la Coordinación Departamental
de Alto Paraná, fue remitido a la Dirección de Supervisiones Educativas el Plan de
Mejoramiento Institucional en fecha 15 de julio de 2015, con registro de Entrada Nº
2135.
Registro de Entrega de Informes Técnicos de Monitoreo y Asesoramiento realizados
por parte de las Supervisiones Educativas
Se observa el Cronograma mensual y semanal de las actividades a nivel departamental,
que la Coordinación Departamental presentó a la Dirección de Supervisiones
Educativas.
Registro de Asistencia Diaria de los Funcionarios de la Coordinación Departamental
de Alto Paraná
La Coordinación Departamental de Supervisiones de Alto Paraná, utiliza Planilla de
Asistencia Diaria para registrar la hora de entrada y salida de los funcionarios, de
conformidad a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento
del Proceso Educativo, Área Administrativa Organizacional, y a la Resolución N°
2309/07 Manual de Funciones del Educador para el cargo Coordinador Departamental.
C.I.1. El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es
administrado en forma personal por cada funcionario, no observándose controles
sobre el llenado de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad,
considerando que no se puede asegurar la veracidad de los datos.
Planillas de Control por días y horas trabajadas y no trabajadas
La Coordinación Departamental cuenta con las planillas de control por días y horas
trabajadas y no trabajadas. Como muestra de la documentación, se observó las que
corresponden al mes de abril de 2016, y que fuera remitida a la Dirección de Control
de Personal, según mesa de entrada de fecha 12 de mayo de 2016. En cuanto al
periodo 2015, se verificó la existencia del mes de julio y que fuera remitida a la
Dirección de Control de Personal en fecha 11 de agosto de 2015.
Informe de Auditoría
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Registro de entrega de Materiales – Textos, kits Escolares, Cuadernillos,
Alimentación Escolar y Otros
Se observan registros de entregas del periodo 2015 y 2016 de los diferentes materiales
por parte de los sectores que conforman el departamento, tales como: notas y
memorándum de las supervisiones, actas Nº 2, actas Nº 8 (entregas a docentes),
informes de las instituciones educativas, actas varias, planillas de recepción de bienes
(libros, cuadernos y otros).
Documentos normativos de la Coordinación Departamental
Copias de documentos normativos, consta en el archivo de la Coordinación
Departamental (Resoluciones, Circulares y otras disposiciones legales) de conformidad
a la Circular DGFPE N° 4/2015 de la Dirección General de Fortalecimiento del Proceso
Educativo y a la Resolución N°2309/07 Manual de Funciones
(Dimensión
Administrativa punto “a”).
Inventario General de Bienes y Útiles de la Coordinación Departamental
Se observa Acta de Verificación e Incorporación de Bienes de Uso de fecha 24 de junio
de 2014, realizada en la Coordinación Departamental de Supervisiones de Alto Paraná
por parte de funcionarios del Departamento de Bienes Patrimoniales del MEC.
C.I.2. A la fecha de verificación por parte de la auditoria, el inventario en cuestión no
se encuentra actualizado. Al respecto, se menciona el Decreto 20.132/2003 “Manual
de Normas y Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia,
Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”. El gerenciamiento ante la
instancia correspondiente, queda a cargo de la responsable institucional.
Donaciones Recibidas a la Coordinación Departamental
Por nota remitida por la Coordinación Departamental se informa que la Coordinación
de Alto Paraná no ha recibido donaciones en los años lectivos 2015 y 2016
Registro de Conformación de ACEs, EGIE y Centro de Estudiantes
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas, no cuenta con el registro
de conformación de ACEs, EGIE y Centro de Estudiantes. Al respecto, la Coordinadora
Departamental en su Memorándum Nº 177/2016 menciona que estas actividades la
realizan las supervisiones educativas, en cumplimiento a las normativas vigentes tales
como la Ley Nº 4853 de la ACE, Resolución Ministerial Nº 15917/2015 EGIE, Resolución
Ministerial Nº1/2016 Organizaciones Estudiantiles y el Memorándum DGFPE Nº
495/2016.
Normas de Convivencia o Reglamentos aprobados de las Instituciones Educativas
La Coordinación Departamental cuenta con Dictámenes del Equipo Asesor, en los
cuales se mencionan las recomendaciones y/o sugerencias de aprobación de las
Normas de Convivencias de las Instituciones Educativas. Se observa registro
correspondiente.
Informe de Auditoría
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Título de Propiedad, Usufructo del Local o en su efecto Contrato de Alquiler del Local
de la Coordinación
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Alto Paraná, no
cuenta con título de propiedad a la fecha de control. Se observa Acta de fecha 10 de
agosto de 2004, en el cual se describe la presencia del Señor Presidente de la
República en aquel entonces, Dr. Nicanor Duarte Frutos para el Acto de Entrega del
Local a la Coordinación Departamental de Supervisiones, donado por la Itaipú
Binacional. El citado documento se encuentra refrendado por el Vicepresidente de la
República Ing. Luis Castiglioni, el Director General de la Itaipú Binacional Víctor Bernal,
el Obispo de Alto Paraná Monseñor Ignacio Gogorza, la Lic. Ana Beatriz Ríos de Franco,
Coordinadora Departamental entre otros.
Igualmente se observa la Nota Nº 190/2104 de la coordinación departamental a través
de la cual se solicita las gestiones pertinentes para el traspaso definitivo de las
instalaciones de la oficina.
C.I.3. La Coordinación Departamental no cuenta con el Título de Propiedad, sin
embargo se observa el Acta Nº 53 de fecha 10 de agosto de 2004, en el cual se
menciona la realización del acto de entrega del local a la coordinación departamental
de supervisión.
Evaluación de Desempeño a los Supervisores Educativos
La Coordinación Departamental cuenta con la Evaluación de Desempeño. Al respecto
se observa el Memorándum Nº 487/2015 del 29 de diciembre de 2015, remitido al
Director General de Fortalecimiento, a través del cual se eleva los instrumentos de
Evaluación de Desempeño aplicados a los Supervisores Educativos del Departamento
de Alto Paraná.
Planilla Anexo II y III de Alimentación Escolar
Se observan formularios Anexos II y III de Alimentación Escolar en los cuales se
registran datos compilados de todas las Instituciones Educativas del Departamento de
Alto Paraná, correspondiente al año lectivo 2015.
Planillas – Complemento Nutricional y Alimentación Escolar
Se observó la Resolución Ministerial Nº 536 Por la cual se establecen los
procedimientos administrativos para la entrega de informes del programa
“Alimentación Escolar del Paraguay” del Ministerio de Educación y Cultura.
Registro de Monitoreo de la Gestión Administrativa y Pedagógica de las
Supervisiones Educativas
Se observa Plan de Monitoreo y Evaluación de la Gestión de las Supervisiones
Educativas para el periodo lectivo 2015 del Departamento de Alto Paraná. Se anexa
Cronograma de Visitas en las distintas Supervisiones Educativas.
Informe de Auditoría
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Registro de Planillas de Estadísticas
La administración de las Planillas de Estadísticas de las Instituciones Educativas se
encuentra a cargo de la UDES.
Registro de Conformación de la Comisión de Selección del Educador
Se observa la Resolución D.G.G.T.H. Nº 734 Por la cual se designa a los miembros de la
Comisión de Selección y el Equipo Técnico del Departamento de Alto Paraná para la
selección de cargos docentes, en instituciones educativas del Ministerio de Educación y
Cultura, para el Concurso Público de Oposición – Convocatoria CD Nº 01/2016.
Registro de Difusión de Informaciones a las Supervisiones Educativas
Se observa informe sobre Encuentro Técnico Informativo con Supervisores Educativos
en fecha 24 de abril de 2015 con el objeto de brindar orientaciones generales
referentes a los diversos aspectos de la gestión de los Supervisores Educativos
Registro de Sanciones disciplinarias aplicadas en los sectores educativos
Se observa Memorando de la Coordinación Departamental - Alto Paraná Nº 127/2015
dirigida a la Dirección de Supervisiones Educativas donde se remiten los
apercibimientos realizados por la Supervisión de Control y Apoyo Administrativo
Región 1.
Orden de trabajo de los funcionarios de la Coordinación Departamental
Se observa Informe de Gestión 2015 del Departamento de Apoyo y Asistencia Jurídica
Externa del Alto Paraná. Se menciona Hoja de Ruta de la Supervisión de Apoyo Técnico
Pedagógico Región 1 – Nivel 2 – Alto Paraná para el mes de mayo del año 2016
Registro de Asistencia a reuniones, campañas, jornadas y otros eventos
Se observa Memorando Comunicación y Eventos – C.D.S.E.A.P. Nº 1 dirigida a la
Coordinación Departamental por el cual se remite el informe de las actividades
desarrolladas en el mes de abril del año 2016
Registro de Asesoramiento en resolución y mediación de conflictos
Se observa Memorando de la Coordinación Departamental Nº 015/2015 dirigida a la
Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo por el cual se remite el
informe sobre las gestiones realizadas por el Equipo Técnico y de la Unidad de Asuntos
legales Mediación de Conflictos de la Coordinación Departamental de Supervisiones de
Alto Paraná en la Escuela Básica Nº 2908 Santa Lucia y Colegio Nacional del Distrito de
Ytakyry.
Registro de Asesoramiento de la Microplanificación de la Oferta Educativa
Se observa Acta Nº 05/2016 realizada en la Coordinación Departamental con
representantes de las Supervisiones Administrativas, Pedagógicas, Directores,
Docentes, Intendentes y representantes de la Intendencia Municipal y representantes
del MEC del departamento de Microplanificación de la Oferta Educativa con el objeto
de orientar la elaboración de las fases de la Microplanificación.
Informe de Auditoría
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Se observa Memorando de la Coordinación Departamental Nº 163/2015 dirigida a la
Dirección General de Planificación Educativa por el cual se remite los formularios de la
Microplanificación de la oferta Educativa 2015-2016, formularios correspondientes a
requerimientos de rubros, como así también la fotocopia del Acta de Reunión del
Consejo.
Se observa Memorando de la Coordinación Departamental Nº 345/2015 dirigida a la
Dirección General de Planificación Educativa por el cual se hace entrega de las Planillas
impresas de Microplanificación de la Oferta Educativa – Requerimientos de
Infraestructura y Almuerzo Escolar para el Año lectivo 2016 del Departamento de Alto
Paraná.
7.2. Área de Talento Humano
7.2.1. Funcionarios que figuran en la Planilla de Sueldos y no se registran en el
Cuadro de Personal del mes de abril 2016.
Del cruce de información entre la planilla de sueldos del mes de marzo/2016 y el
cuadro de personal del mes de abril de 2016, surgen los siguientes:
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Nombre y Apellido
Stella Maris Giménez de Ortega
Rafael Magno Franco Acosta
Deolinda Concepción Vergara Larrea
María Cristina Zarnikowsky de Ocampo
Nancy Giménez de Benítez
Mirtha Rosa Melo Acosta
Diana Maurilia Rodríguez Barrios
Adan Peralta Garay
Mirian Adela Elizabeth Sánchez Carballo
Marcial Duarte Cáceres
Gabriel María Quiñonez Wing Chong
Carolina Celeste Mencia Montiel
Oscar Fernando Torales Testti
C.I. Nº
456.256
528.203
1.260.415
1.280.712
1.772.669
2.351.205
2.467.534
2.570.467
3.503.209
3.520.873
3.643.771
3.662.455
4.216.835
Categoría
L3F
L3F – 2 L1C
L1L - Z51
G3N
G3N
L3F
G3N
L3F
L3D – D5G
L3F
L3T
L3F
L8D
H.1. Se observa que 13 funcionarios que están en la Planilla de Sueldos no figuran en el
cuadro de personal de la Coordinación Departamental de Alto Paraná. Al respecto, la
responsable institucional informa en su nota Nº 178 de fecha 25 de mayo de 2016 que
las personas mencionadas ya no pertenecen al plantel de funcionarios de la
Coordinación Departamental.
Al respecto, la Resolución Nº 21.729/2014, en su Art. 12 menciona, el funcionario
administrativo podrá ser trasladado por razones de servicio. El traslado será dispuesto
por la autoridad competente mediante acto Administrativo. Art. 25º El educador
profesional podrá ser trasladado en carácter temporal o en carácter definitivo o
permanente por razones de servicio que condigan con los principios generales
Informe de Auditoría
10
plasmados en esta reglamentación. En tanto que en su Art. 35º Las solicitudes de
traslados definitivos y/o traslados temporales de los educadores profesionales y
funcionarios administrativos serán presentadas desde el mes de diciembre hasta el
mes de marzo, como fecha límite.
7.2.2 Funcionarios que figuran en el Cuadro de Personal del mes de abril 2016 y no se
registran en la Planilla de Sueldos del mes de marzo/2016 que corresponde a la
Coordinación Departamental.
La comprobación de datos y su cotejo entre el Cuadro de Personal de abril de 2016 y la
Planilla de Sueldos del mes de marzo/2016, arrojo la siguiente información:
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Nombre y Apellido
Aida Francisca Figueredo Leguizamón
Alejandra Noemí Pereira Martínez
Alma María Testti Pera
Andrés Zarate Vera
Bernarda Lucia QuiñonezRomán
Cynthia Carolina González Mendoza
Derlis Esteban Mendieta Cabral
Elva Beatriz GarcíaBenítez
Enrique Raúl Noldin Martínez
Eva Victoria Rodas Medina
Gladys Zunilda Ferreira de Ríos
Héctor Daniel Pereira Giménez
Hugo Cesar Ocampos Campuzano
Irene Cubilla de Franco
Jazmín Carolina González Mendoza
José Guillermo Pintos Pérez
José Víctor Almada Páez
Juliana González Silvero
Julio Ramón Franco Balbuena
Laura Alejandra Battilana de Díaz
Leda María Rosa
Leda Yazmin Vargas Galeano
Liliana Judith Melgarejo de Cardozo
Limpia Concepción Cañiza
Lourdes Vanessa Balbuena Duarte
Luis Antonio Florentín Rojas
Mabel Roció Cañete de Rojas
María Hilda Molinas Báez
Myrian Lucia Delgado Acosta
C.I. Nº
2.340.046
2.404.777
2.824.089
2.294.501
2.382.777
2.420.175
2.958.196
2.272.891
909.556
3.682.959
931.332
708.775
3.256.014
2.352.812
2.664.714
2.366.775
1.923.184
1.725.066
2.007.550
2.374.139
2.550.521
3.405.608
3.291.892
566.849
4.005.753
1.271.858
1.035.971
2.051.347
1.216.625
30
Nancy Aurora Cabrera Ramírez
1.142.418
31
32
33
34
35
36
37
Nathalia Asunción Maciel Benegas
Nilsa Elena Benegas de Barrios
Paul Antonio Giménez Meza
Pura Oliva Concepción Sanabria Prieto
Rosalba María Morel Alarcón
Sara Beatriz Masi Godoy
Sully Raquel Vega Insaurralde
1.024.768
1.080.901
2.542.042
1.385.186
3.008.263
2.959.849
1.994.861
Informe de Auditoría
Categoría
2 L3F
1 L3F – 1L3D
1 L3D- D5G
2 L3F
2 L1C
1 L3F – 1 L1H
2 L3F
2 L3F
2 L3F
2 L3F
Z51- 239 hs
2 L3F
1 L3F
2 L3F
2 L3F
2 L3D
181 Z51- 27 Z58
2 L3F
2 L3F
L3J
2L3F - 22 Z51
2 L3F
1 L3F - 1 L3I
1 L3F - L3J
1 D5J - 1 L3J
2 L3F
2 L3F
2 L3F
1 L3F - 13J
163 Z51 - 32 Z53
40 Z54 - 25 Z58
2 L3F
1 L3F - 1 L1C
2 L3F
L3F
2 L3F
200 Z51
2 L3F
Turno
M-T
M-T
M-T
M-T
M-T
T-N
M-T
M-T
M-T
M –T
M-T
M-T
M
M-T
M-T
M-T
T-N
M-T
M-T
N
M-T-N
M-T
M-T
M-T
M-T
M-T
M- T
M-T
M-T
M-T
M-T
M-T
M-T
T
M-T
M-T
M-T
11
38
39
40
Susana Rumilda Vera López
Zulma Beatriz Chamorro Moreno
Zunilda Mareco de Villar
1.043.605
452.501
1.289.689
2 L3F
L25
188 Z51- 72 Z60
M-T
M-T
M-T
Se observa, que 40 funcionarios registrados en el Cuadro de Personal de abril de 2016,
no figuran en la Planilla de Sueldo del mes de marzo de la Coordinación Departamental
de Alto Paraná.
H.2. Se observa funcionarios que figuran en el Cuadro de Personal de la Coordinación
Departamental de Alto Paraná no así en la Planilla de Sueldo Institucional.
H.3. No se observó Resolución de Comisionamiento de funcionarios a la Coordinación
Departamental de Supervisiones de Alto Paraná. Sin embargo se cuenta con copias de
la Nota Nº 489/2015 de la Coordinación departamental dirigida a la Lic. Adelia
González, Directora de la Dirección de Control por la cual se remite formularios de
MOV08 para su verificación.
Al respecto, la Resolución Nº 21.729/2014, en su Art. 12º menciona, el funcionario
administrativo podrá ser trasladado por razones de servicio. El traslado será dispuesto
por la autoridad competente mediante acto Administrativo. Art. 25º El educador
profesional podrá ser trasladado en carácter temporal o en carácter definitivo o
permanente por razones de servicio que condigan con los principios generales
plasmados en esta reglamentación. En tanto que en su Art. 35º Las solicitudes de
traslados definitivos y/o traslados temporales de los educadores profesionales y
funcionarios administrativos serán presentadas desde el mes de diciembre hasta el mes
de marzo, como fecha límite.
Informe de Auditoría
12
7.3 Área de Gestión Financiera
7.3.1 Arqueo de Caja efectuado en la Coordinación Departamental
A la fecha de control por parte de la auditoría, se observó saldos de efectivos en caja,
producto del remanente de las transferencias recibidas en el 2016 por O.G. 834 y 894
Objeto de Gasto 834
En fecha 26 de mayo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a las
transferencias del Ejercicio Fiscal 2016, pendiente de Rendición de Cuentas a la fecha
de control. El importe total arqueado asciende a Gs. 108.000.000 (Guaraníes ciento
ocho millones), cuya composición es:
Conceptos
En efectivo
Facturas(según Planilla de Rendición de cuentas)
Total arqueado
Montos
Gs. 14.223.000
Gs. 93.777.000
Gs. 108.000.000
Objeto de Gasto 894
En fecha 26 de mayo de 2016 se realizó el arqueo de caja correspondiente a las
transferencias del Ejercicio Fiscal 2016, pendiente de Rendición de Cuentas, a la fecha
de control. El importe total arqueado asciende a Gs. 12.000.000 (Guaraníes doce
millones), cuya composición es:
Concepto
En efectivo
Facturas(según Planilla de Rendición de cuentas)
Total arqueado
Montos
Gs.211.000
Gs. 11.789.000
Gs. 12.000.000
7.3.2 Recursos Recibidos
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento del
Alto Paraná, durante el Ejercicio Fiscal 2015 y al 24 de mayo de 2016, fue beneficiada
con un total de Gs. 442.857.142 (Guaraníes cuatrocientos cuarenta y dos millones
ochocientos cincuenta y siete mil ciento cuarenta y dos), en el marco de Otras
Transferencias al Sector Publico del O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G. 894 Gastos
Capital, conforme a lo expresado en el Memorándum DT Nº 760 de fecha 12 de abril
de 2016 del Departamento de Tesorería dependiente de la Dirección Financiera.
7.3.3 Rendiciones de Cuentas
Por Memorándum D.R.C Nº 378 del 14 de abril de 2016, el Departamento de Rendición
de Cuentas, dependiente de la Dirección Financiera, informa sobre el estado de
rendición de cuentas de gastos de la Institución, en el cual consta que la Coordinación
Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto Paraná, realizó
rendiciones de cuentas de las transferencias en el marco de Otras Transferencias al
Informe de Auditoría
13
Sector Público del Objeto de Gastos 834 -Gastos Corrientes y Objeto de Gastos 894
Gastos Capital, correspondientes al Ejercicio Fiscal 2015 al 14 de abril de 2016.
Se observa igualmente, que la Coordinación Departamental, presentó al Departamento
de Rendición de Cuentas del MEC la Planilla de Ejecución de Ingresos y Gastos,
formulario (Anexo B-09-01 y B-09-02) con la constancia de la presentación a la
Contraloría General de la República, conforme al siguiente detalle:
Objeto del Gasto 834 –Otras Transferencias al Sector Público y a Organismos
Detalles
1er desembolso
2do desembolso
3er desembolso
1er Desembolso
Total
Fecha de retiro
desembolso
08/04/2015
07/08/2015
07/12/2015
18/04/2016
Monto
Gs.
100.000.000
89.142.857
89.142.857
108.000.000
386.285.714
Fecha de
Expediente CGR
Rendición
09/06/2015
13186
01/10/2015
22127
04/01/2016
00064
Se encuentra en periodo de rendición
Objeto del Gasto 894 –Otras Transferencias al Sector Público
Detalles
1er Desembolso
2do desembolso
1er Desembolso
Total
Fecha de retiro
desembolso
07/08/2015
07/12/2015
18/04/2016
Monto
Gs.
22.285.714
22.285.714
12.000.000
56.571.428
Fecha de
Expediente CGR
Rendición
01/10/2015
22127
04/01/2016
00064
Se encuentra en periodo de rendición
La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento de Alto
Paraná, durante el Ejercicio Fiscal 2016, fue beneficiada con un total de Gs.
120.000.000 (Guaraníes ciento veinte millones), en el marco de Otras Transferencias al
Sector Publico del O.G. 834 Gastos Corrientes y O.G. 894 Gastos de Capital. Las mismas
se encuentran en periodo de rendición.
De la verificación de las Planillas de Rendición de Cuentas y los documentos originales
que respaldan los gastos realizados, presentados por la Coordinación Departamental,
surge que los mismos se hallan adecuados a las disposiciones legales vigentes.
7.3.4 Detalle de la distribución de las Transferencias de Recursos en la Coordinación
Departamental con relación a los gastos efectuados. Periodo 2015 – 2016
Todas las transferencias recibidas por la Coordinación Departamental fueron
distribuidas según se especifica en el Cuadro de referenciación.
Tipo de Respaldo
Facturas
Facturas
Facturas
Destino
39 (Supervisiones
Educativas)
39 (Supervisiones
Educativas)
Coordinación
Departamental
Informe de Auditoría
Objeto de
Gasto
Importe
Total del Importe
834
6.933.334
256.177.026
894
1.015.000
39.393.500
834
115.885.688
115.885.688
14
Facturas
Arqueo de caja en efectivo
en la Coordinación
Departamental
Arqueo de caja en efectivo
en la Coordinación
Departamental
Coordinación
Departamental
894
16.966.928
16.966.928
Coordinación
Departamental
834
14.223.000
14.223.000
Coordinación
Departamental
894
211.000
211.000
Total
442.857.142
7.3.5 Procedimientos para la distribución de los Fondos Propios
Por Resolución Nº 28496 de fecha 9 de agosto de 2011, se aprueba el procedimiento
de distribución de los fondos, ejecución de los gastos y rendición de cuentas de los
recursos institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de
Supervisiones del Ministerio de Educación y Cultura, a través de los objetos del gasto
834 “Otras Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales” y 894 “Otras
Transferencias al Sector Público”
A través de Nota presentada por la Coordinación de fecha 26 de mayo de 2016, “se
comunica que según las disposiciones legales las transferencias de fondos son tratadas
de la siguiente forma, el 30% de la transferencia tanto corrientes como capital
corresponde a la Coordinación Departamental y el 70% de la transferencia tanto
capital como corrientes corresponde a las Supervisiones Educativas. Si bien, no existe
procedimientos y/o reglamentaciones para la distribución de los montos del 70% para
cada Supervisión Educativa; la Coordinación, en convenio con todos los Supervisores
Administrativos, Pedagógicos e Indígenas, las transferencias de fondos
correspondientes al departamento Código 19-11-06 se distribuyen en forma equitativa
los montos de dicho porcentaje a cada Supervisión Educativa”.
La Coordinación informa, que la distribución de la transferencia de Fondos Propios, se
realiza en un mismo día a todos los Supervisores, y que la fecha es coincidente con el
día de reunión mensual con los mismos. Como el pago se realiza en el local de la
Coordinación, y considerando que varios comercios cuentan con menores costos que
las ciudades aledañas, los Supervisores Educativos optan por realizar las compras
correspondientes en un solo día y generalmente de los mismos proveedores en
común, registrándose de esa manera series consecutivas por Supervisión Educativa
Se observa Planillas de Distribución de Transferencias de Fondos Propios recibidos por
los Supervisores en la que se verifica la distribución del 70% de las Transferencias a las
Supervisiones Educativas y el 30% restante destinado a las Coordinación
Departamental de acuerdo a lo establecido a la Resolución Nº 28496.
Informe de Auditoría
15
7.3.6. Verificación de las Documentaciones de respaldos
En los Formularios de Rendiciones de Cuentas correspondientes a los ejercicios fiscales
2015 al 24 de mayo de 2016, utilizados por la Coordinación Departamental, de los
Objetos de Gasto 834 y 894, se pudo observar Facturas correlativas utilizadas en las
rendiciones de cuentas presentadas.
De las facturas utilizadas como respaldo de las Rendiciones de Cuentas de las
transferencias otorgadas a las Supervisiones y con un mismo importe, se observó que
la mayoría corresponden a las empresas “K’mi”, “El Rey” y “A y G” Panadería y
Confitería. A modo de ejemplo se citan:
En la transferencia Nº 7616234 de Gs. 100.000.000 de fecha 08/04/2015 (OG 834) se
observa 6 facturas de la Empresa “K`mi”, 4 facturas de la empresa “El Rey”, 3 facturas
de la empresa “M & S”.
En la transferencia Nº 7616349 de Gs. 22.285.714 de fecha 07/08/2015 (OG 894) y en
la Transferencia Nº 7616526 de Gs. 89.142.857 de fecha 07/08/2015 (OG 834) se
observan 23 facturas de la Empresa “K`mi”, 3 facturas de la empresa “El Rey”, 2
facturas de la empresa “A y G”, y una factura de la empresa “Renacer”.
Se observó varias facturas con un mismo importe correspondientes a las empresas
“Kmi” y “El Rey”
En la transferencia Nº 7616527 de Gs. 22.857.714 de fecha 07/12/2015 (OG 894) y en
la Transferencia Nº 7616526 de Gs. 89.142.857 de fecha 07/12/2015 (OG 8345) se
observa 7 facturas de la Empresa “K`mi”, 3 facturas de la empresa “El Rey”.
En la transferencia Nº 7616575 de Gs. 12.000.000 de fecha 18/04/2016 (OG 894) y en
la Transferencia Nº 7616574 de Gs. 108.000.000 de fecha 18/04/2016 (OG 834) se
observan 11 facturas de la Empresa El Rey, 9 facturas de la Empresa A y G, 7 facturas
de la Empresa “K`mi”, 2 facturas de la Empresa Di Tech S.A., 1 factura de las siguientes
Empresas: “Comercial Facilito”, “Thiago Herramientas”, “Casa Raulito” y Librería “G &
L”.
La Coordinación informa, por Nota de fecha 26 de mayo, que cuenta con limitaciones
de capital humano, movilidad y económico para el control de los bienes de capital
adquiridos por las Supervisiones Educativas que imposibilita la realización de un
monitoreo in situ permanente.
Por Nota presentada por la Coordinación de fecha 26 de mayo, manifiesta que se ha
procedido a la verificación de la actividad económica principal y secundaria
correspondiente a las casas comerciales “A y G” y “K`mi” evidenciando que ambos
locales son comercios de ramos generales. Por consiguiente, las facturas emitidas por
ambas casas comerciales en concepto de mercaderías y/o servicios varios son válidas.
Informe de Auditoría
16
H.4. No se observan documentaciones que respaldan la Distribución de Transferencias
de fondos propios a las Supervisiones Educativas tales como Contratos de
Transferencias con cargo a rendir o planillas de recepción de las mismas.
H.5. Se observó varias facturas de una misma empresa, cuya secuencia correlativa se
registran en las rendiciones de cuentas presentadas por las Supervisiones Educativas.
7.3.7. Verificación In Situ de Bienes Adquiridos
Dependencia: Coordinación Departamental de Supervisiones – Alto Paraná
Detalle y Fecha de retiro
de desembolso
Detalle
Fecha
Factura
N°
Fecha
Factura
Cant.
Desembolso
07/08/15
1389
04/09/15
1
“
“
1389
04/09/15
1
“
“
1390
04/09/15
1
“
“
1391
04/09/15
30
“
“
1392
04/09/15
20
“
“
1393
04/09/15
2
“
“
1394
04/09/15
1
Desembolso
07/12/15
001
18/12/15
1
“
“
004
18/12/15
1
“
“
005
18/12/15
1
“
“
006
18/12/15
1
“
“
007
18/12/15
1
desembolso
18/04/16
2133
21/04/16
1
“
“
21/04/16
1
3132
Conceptos
Cocina a inducción dos
hornallas Tokyo
Bebedero Eléctrico
Frio/Natural Beliere
Heladera de 2 dos
puertas Cónsul 340 lts.
Sillas blancas plásticas
Sillas blancas plásticas
Estante Exhibidor metal
1.65x80x35
Estante exhibidor metal
1.65x80x35
Estante de mental p/
Biblioratos
1.95x0.92x030
Estante de mental p/
Biblioratos
1.95x0.92x030
Estante de mental p/
Biblioratos
1.95x0.92x030
Estante de mental p/
Biblioratos
1.95x0.92x030
Aire Acondicionado
12.000 BTU Split MIDS
Micrófono Inalámbrico
Notebook de la marca
ACER y accesorios
Existencia
Física
Si
No
Rotulado
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
Si
….
No
H.6. Las Compras de bienes de Capital de la Coordinación Central del año 2.015 y 2016
no se encuentran codificadas por el Departamento de Bienes Patrimoniales del MEC.
Informe de Auditoría
17
8. Conclusiones
8.1. Sistema de Control Interno
C.I.1. El Sistema de registro de asistencia diaria por medio de planillas, es
administrada en forma personal por cada funcionario, no observándose controles
sobre el llenado de las mismas, este sistema conlleva un alto riesgo de vulnerabilidad,
considerando que no se puede asegurar la veracidad de los datos.
C.I.2. A la fecha de verificación por parte de la auditoria, el inventario en cuestión no
se encuentra actualizado. Al respecto, se menciona el Decreto 20.132/2003 “Manual
de Normas y Procedimientos para la Administración, Uso, Control, Custodia,
Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”. El gerenciamiento ante la
instancia correspondiente, queda a cargo de la responsable institucional.
C.I.3. La Coordinación Departamental no cuenta con el Título de Propiedad, sin
embargo se observa el Acta Nº 53 de fecha 10 de agosto de 2004, en el cual se
menciona la realización del acto de entrega del local a la Coordinación Departamental
de Supervisiones.
8.2. Área de Gestión del Talento Humano
H.1.Se observa funcionarios que figuran en la Planilla de Sueldos no así en el Cuadro de
Personal de la Coordinación Departamental de Alto Paraná.
H.2.Se observa funcionarios que figuran en el Cuadro de Personal de la Coordinación
Departamental de Alto Paraná no así en la Planilla de Sueldo Institucional.
H.3. No se observó Resolución de Comisionamiento de funcionarios a la Coordinación
Departamental de Supervisiones de Alto Paraná. Sin embargo se cuenta con copias de
la Nota Nº 489/2015 de la Coordinación Departamental dirigida a la Lic. Adelia
González, Directora de la Dirección de Control por la cual se remite formularios de
MOV08 para su verificación.
8.3. Área de Gestión Financiera
H.4. No se observa documentaciones que respaldan la Distribución de Transferencias
de fondos propios recibidas en la Coordinación Departamental que fueran otorgadas a
las Supervisiones Educativas tales como Contratos de Transferencias con cargo a rendir
o planillas de recepción de las mismas
H.5. Se observó varias facturas de una misma empresa, que presentaron las
supervisiones educativas, cuya secuencia correlativa se registran finalmente en las
rendiciones de cuentas presentadas por la Coordinación Departamental de Alto Paraná.
H.6. Las Compras de bienes de Capital de la Coordinación de Alto Paraná del año 2.015
y 2016 no se encuentran codificadas por el Departamento de Bienes Patrimoniales del
MEC.
Informe de Auditoría
18
9. RECOMENDACIÓN
9.1. La Coordinación Departamental de Supervisiones Educativas del Departamento
Guairá, deberá formular un Plan de Mejoramiento Institucional (PMI) para corregir las
“Debilidades del Control Interno” (C.I.1, C.I.2 y C.I.3) y el hallazgo (H1., H.2., H.3.,
H.4., H.5. y H.6.) incluidas en el Informe y el resultado deberá ser remitido a esta
Dirección General en un plazo de 15 (quince) días a los efectos de su evaluación y
posterior registro en el Tablero de Control Informático BPM de la Auditoría General
del Poder Ejecutivo.
9.2. La Dirección General de Fortalecimiento del Proceso Educativo deberá, realizar
seguimiento a las recomendaciones descriptas en el presente informe, de tal forma a
verificar el plan de mejoramiento institucional implementado por la coordinación
departamental de supervisiones educativas.
9.3. La Dirección General de Gestión del Talento Humano, deberá formular un Plan de
Mejoramiento Institucional (PMI) para regularizar “los hallazgos (H1., H.2., y H.3.)”
incluidas en el Informe y el resultado deberá ser remitido a esta Dirección General en
un plazo de 15 (quince) días a los efectos de su evaluación y posterior registro en el
Tablero de Control Informático BPM de la Auditoría General del Poder Ejecutivo.
12. Disposiciones Aplicables
Ley Nº 1.264/98
“General de Educación”.
Ley Nº 1.535/99
“De Administración Financiera del Estado”
Ley Nº 1.626/00
“De la función pública”.
Ley Nº 1.725/ 01
“Estatuto del Educador”.
Ley Nº 5.386/15
“Que aprueba el Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2015”.
Ley N° 2.880/2006
“Que reprime hechos punibles contra el Patrimonio del Estado”
Resolución Ministerial Nº 1.391/2006
“Por la cual se aprueba el Reglamento de Traslado y Comisionamiento de Funcionarios
Administrativos y del Educador Profesional del MEC”.
Resolución Ministerial Nº 2.309/2.007
“Manual de Funciones del Educador”
Resolución Ministerial N° 797/2008 “Por la cual establecen los requisitos para la
elaboración, aprobación y vigencia de los Reglamentos Internos o Normas de
convivencia de las instituciones Educativas de gestión oficial, privada y privada
subvencionada del nivel medio, reconocidas por el Ministerio de Educación y
Cultura…”
Informe de Auditoría
19
Resolución N° 19.796/2014 “Por la cual se aprueba el Calendario Educativo Nacional
correspondiente al año lectivo 2015, para Instituciones Educativas de gestión oficial,
privada y privada subvencionada de todo el país.”
Resolución N° 915/13 “Por la cual se Reglamenta la conformación del Equipo de
Gestión Institucional de Instituciones Educativas del Nivel Medio de todo el país.”
Resolución N° 5.766/2015 “Por la cual se aprueba la guía para la elaboración
participativa de normas de convivencia a ser aplicada en las Instituciones Educativas de
Gestión Oficial, privada y privada subvencionada.”
Resolución N° 351/2013 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos
para la Recolección de datos del Personal Docente, Técnico y Administrativo de las
Instituciones Educativas Oficiales y Privadas Subvencionadas, Supervisiones de Control
y Apoyo Administrativo, Supervisiones de Apoyo Técnico Pedagógico y Coordinaciones
Departamentales de Supervisiones Educativas”.
Resolución N° 2.078/2012 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones
Educativas del sector Oficial Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser
percibidos por el Ministerio DE Educación y Cultura y se deja sin efecto las
Resoluciones Ministeriales N° 2261 /2011 y 4938/2011 y sus modificaciones.”
Resolución N° 28.496/2011 “Por la cual se aprueba el procedimiento de distribución
de los fondos, ejecución de los gastos y rendición de cuentas de los recursos
Institucionales transferidos a las Coordinaciones Departamentales de Supervisiones del
Ministerio de Educación y Cultura. A través de los objetos del Gasto 834 “Otras
Transferencias al Sector Público y Organismos Regionales “ y 894 “ Otras transferencias
al Sector Público”
Resolución N° 1.418/2009 “Por la cual el Reglamento de Procedimientos de Ingresos,
desembolsos y Rendiciones de Cuentas de los Recursos Percibidos, Asignados y
Utilizados por las Instituciones Educativas del Ministerio de Educación y Cultura.”
Resolución N° 7.563/2001 “Por la cual se establecen procedimientos Administrativos
para el Descuento por llegadas tardías y ausencias en las Instituciones Educativas
Públicas de Gestión Oficial de todos los niveles y modalidades del Sistema Educativo
Nacional.
Resolución N° 144/2001 “ Por la cual se aprueba la guía de excursiones escolares que
establece los requisitos, condiciones y procedimientos para la concesión de
excursiones escolares propiciadas por las instituciones educativas dependiente de la
Dirección General de Educación Inicial y Escolar Básica.”
Resolución N° 3.285/2014 “Por la cual se establecen los procedimientos
Administrativos para la entrega de Informes del Programa de Complementos
Nutricional del Ministerio de Educación y Cultura”
Resolución N° 1.042/2015 “Por la cual se establecen los Aranceles de las Instituciones
Educativas del sector Oficial, Privadas y Privadas Subvencionadas de todo el país a ser
percibidos por el Ministerio de Educación y Cultura”
Resolución N° 10.867/14 “Por la cual se aprueba el Manual de Micro Planificación de
la oferta Educativa y sé deja sin efecto la Resolución N° 1872/2008.”
Circular DGGTH N° 20/14 “Cuadro de personal”
Informe de Auditoría
20
Circular DGGTH N° 12/14 “Que Reglamenta el Articulo 104 de la Constitución
Nacional, de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas, Activos y Pasivos de los
Funcionarios Públicos.”
Resolución Nº 25.335/15“Por la cual se aprueba el Plan Anual y cronograma de
trabajos del Ejercicio Fiscal 2016, correspondiente a la Dirección General de Auditoría
Interna del Ministerio de Educación y Cultura”.
Resolución Nº 8.685/16“Por la cual se aprueba la versión N° 2 del Plan Anual y del
Cronograma de trabajos para el Ejercicio Fiscal 2016, de la Dirección General de
Auditoría Interna de este Ministerio”.
Informe de Auditoría
21