Mat Aprender a redactar documentos empresariales Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del copyriht, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos. ©2002 Ediciones Paidós Ibérica, S.A. Mariano Cubí, 92-­‐08021 Barcelona Y Editorial Paidós SAICF, Defensa, 599-­‐Buenos Aires http://www.paidos.com ISBN: 84-­‐493-­‐1209-­‐4 Depósito legal: B-­‐47.114/2002 Aprender a redactar documentos empresariales 1 Material protegido por derechos de autor ÍNDICE Introducción Escribir en la empresa ¿Se puede aprender a escribir? ¿Qué se propone este libro? ¿Qué contiene este libro? 1. Informes, proyectos y memorias: una definición ¿Qué son? ¿Cuándo conviene redactarlos? La opinión de los lectores 2. Analizar la situación El escrito: decida su finalidad El lector: póngase en su lugar El autor: decida su papel 3. Recoger la información Fuentes de información Documentación Información de primera mano: observación, entrevistas y encuestas 4. Redactar el primer borrador Estrategias de escritura Ordenar la información Construir párrafos 5. El estilo eficaz La frase eficaz La precisión en el lenguaje 6. Redactar informes ¿Qué es un informe? Aprender a redactar documentos empresariales 2 Material protegido por derechos de autor Tipos de informes Estructura básica del informe Plan de trabajo para redactar un informe Informe técnico Informe propuesta 7. Redactar proyectos ¿Qué es un proyecto? Tipos de proyectos Estructura básica del proyecto Plan de trabajo para redactar un proyecto 8. Redactar memorias ¿Qué es una memoria? Tipos de memorias Estructura básica de la memoria Plan de trabajo para redactar una memoria 9. Utilizar recursos visuales 10. Revisar la redacción Bibliografía Aprender a redactar documentos empresariales 3 Material protegido por derechos de autor Introducción Escribir en la empresa En la empresa actual, la información es la base para tomar cualquier decisión. Reformar un local, adquirir una nueva máquina, aprobar un plan de formación, introducir cambios en el proceso de producción... Estas y otras decisiones se fundamentan en la información que proporcionan los documentos escritos diseñados para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es que muchas de las actuaciones de una organización se relacionan estrechamente con estos documentos. En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptación de una idea. Quizás usted tenga una idea que considere brillante, pero para convencer a los demás de que es factible y oportuna necesitará exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una reunión, es probable que su jefe le diga: “No lo veo claro... ¿Por qué no me lo propone por escrito?” Sin duda, la exposición escrita de las ideas exige más precisión y rigor que la oral. En situaciones complejas, sólo la escritura permite obtener una visión global de un determinado asunto, sin perder de vista ningún aspecto. Además, sólo la escritura permite almacenar la información.”Las palabras se las lleva el viento”, reza un refrán que usted habrá oído mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carácter fugaz del habla. Desde hace miles de años hasta nuestros días, trasladar las ideas al papel sigue siendo la manera más eficaz de conservar la información1. De hecho, la escritura aparece en la antigua 1 La invención de la escritura, el más avance tecnológico más trascendental, sucedió en Mesopotamia en el año 3300 A.C. (Ong, 1982) Aprender a redactar documentos empresariales 4 Material protegido por derechos de autor Mesopotamia con fines contables: registrar el tránsito comercial entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicación oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o releído. Por lo tanto, disponer de documentos claros y precisos es imprescindible para la gestión empresarial. Lo más probable es que, en el transcurso de su actividad profesional, usted deba enfrentarse al reto de presentar un informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su éxito profesional dependa en gran parte de su habilidad para redactar, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y exponerlos por escrito. Este libro pretende acompañarle durante todo el proceso de elaboración de su documento: desde la generación de la idea hasta su presentación final. ¿Se puede aprender a escribir? Algunas personas albergan ideas erróneas sobre la facilidad de escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y otros no. Para las personas que piensan así tenemos dos noticias. Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes, informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala noticia: no confíe en las musas. En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen mucho sus textos. Abundan las anécdotas sobre el tiempo que los escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida la lentitud de Gustave Flaubert. Según cuenta en su correspondencia, el autor de Madame Bovary podía emplear una tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor catalán Quim Monzó, en una entrevista aparecida en El País (8.02.2001), declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontáneo, esto no Aprender a redactar documentos empresariales 5 Material protegido por derechos de autor tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se entienda lo ininteligible”. Lo cierto es que los hábitos de escritura y las técnicas compositivas sólo se adquieren después de analizar modelos, emborronar muchos papeles y ser crítico con los propios escritos. Desde luego, se trata de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, después de practicar la escritura durante un tiempo, comprobará que las horas que invirtió redundan en su provecho. Esta frase del filósofo y político inglés Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace preciso." ¿Qué nos proponemos? Este libro es una guía práctica que contiene una síntesis de los conocimientos y las técnicas necesarias para redactar documentos funcionales eficaces. A lo largo de estas páginas, se reproducirá el camino lógico que lleva desde el encargo de la redacción hasta los últimos retoques. Así mismo, se tratan los conocimientos técnicos precisos para elaborar informes, proyectos y memorias. Los autores persiguen la participación del lector con propuestas e instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el método de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los talleres de redacción que los autores imparten en ámbitos universitarios, empresariales y académicos. Aprender a redactar documentos empresariales 6 Material protegido por derechos de autor ¿Qué contiene este libro? Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redacción Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres documentos Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias Propuestas de redacción Fraseología adecuada para cada tipo de documento Ejercicios integrados por textos procedentes del ámbito empresarial o administrativo Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones de redacción comunes a los tres documentos. Consta de cinco capítulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso de redacción: analizar de la situación, recoger la información y ordenarla, diseñar recursos gráficos y redactar el primer borrador. La segunda parte consta de tres capítulos dedicados a cada documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos visuales y a la revisión final. En el capítulo 2 describimos brevemente la función que desempeña cada uno de los documentos en relación a momentos diferentes de la gestión directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia, legibilidad, objetividad, etc. En el capítulo 3 analizamos los factores clave de la redacción eficaz: objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de análisis que le permitirá concretar su propósito y adaptar el documento a su lector. También encontrará algunas consideraciones sobre la autoría y la introducción del pronombre de primera persona para expresar las propias opiniones. En el capítulo 4 nos ocupamos de las técnicas de recogida de datos. Presentamos diversos instrumentos útiles para recoger información, como la observación, la encuesta, etc. En el capítulo 5 nos proponemos redactar el primer borrador. Para ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos Aprender a redactar documentos empresariales 7 Material protegido por derechos de autor diferentes para organizar la información según su propósito. Además, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los primeros párrafos del escrito. En el capítulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las características de la frase eficaz y nos ocupamos de cómo se consigue una sintaxis clara y un léxico preciso. En los capítulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redacción de informes, proyectos y memorias. Presentamos la estructura básica de los documentos y algunos modelos concretos. Describimos, también, cada una de las partes de qué consta y ofrecemos fraseología útil para redactarlos. Cada documento se acompaña de un plan de trabajo detallado. En el capítulo 10 nos dedicamos a los recursos gráficos: sus posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los datos más llamativos de un informe o una memoria. En el capítulo 11 le proporcionamos un instrumento útil para valorar la calidad de su escrito: la guía de revisión del escrito. Aprender a redactar documentos empresariales 8 Material protegido por derechos de autor Capítulo 1 Informes, proyectos y memorias: una definición Aprender a redactar documentos empresariales 9 Material protegido por derechos de autor ¿Qué son? Los informes, proyectos y memorias son tres documentos básicos de la actividad económica y administrativa. Desempeñan una función fundamental en la gestión de las organizaciones: aportar información al proceso de toma de decisiones. El informe es un documento que recoge información, la analiza y propone soluciones para orientar una actuación. El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y acciones que llevarán a conseguir un objetivo, ya sea crear una empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea. La memoria es un documento que expone la relación de actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se elaboran una vez acabado el período, es decir, a posteriori. ¿Cuándo conviene redactarlos? Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven para: Almacenar la información Explicitarla y disponerla en una estructura lógica Ponerla al alcance de todos los miembros de la organización Responden a necesidades concretas de la organización. A continuación, enumeramos algunas de estas necesidades y las relacionamos con el documento apropiado. Aprender a redactar documentos empresariales 10 Material protegido por derechos de autor ¿En qué se parecen? Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan características comunes que permiten tratar su redacción de manera conjunta: Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se mantiene vigente durante meses e incluso años. Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a constatar hechos, sino que analizan información y proponen soluciones. Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la dirección o una unidad de la organización puedan acceder a ellos cuando sea necesario. Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan siguiendo un orden preciso. Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con presentar una lista de frases desconectadas. Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para representar gráficamente los datos. DIFERENCIAS PRINCIPALES PROYECTO Etapa de Gestión Objetivo INFORME Inicio de la actividad Inicio Planificar las tareas Puesta en práctica Planificar las tareas Recoge información para conseguir un fin Analiza un Tema MEMORIA Balance Evalúa una actuación Propone soluciones Aprender a redactar documentos empresariales 11 Material protegido por derechos de autor La opinión de los lectores “Este informe carece de estructura” “Faltan datos” “La representación gráfica de los datos no es clara” “No consigo entender la idea principal” “Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.” “¡Esto no es lo que le pedí!” ¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus verdaderos árbitros. Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser leído con facilidad: Estructura Legibilidad Objetividad Autosuficiencia Aprender a redactar documentos empresariales 12 Material protegido por derechos de autor ESTRUCTURA Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno de estos textos presenta una estructura determinada que podemos identificar fácilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina, nos resulta fácil localizar los ingredientes que necesitaremos para cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseñado que esta información suele aparecer en la parte superior del escrito, antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida, identificamos la información más relevante de una noticia de prensa en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el desenlace. En efecto, la comprensión de los escritos se apoya mucho en la costumbre. Cada tipo de comunicación cuenta con unos esquemas consolidados y conocidos por el lector. ¿Se imagina una receta de cocina redactada como una noticia de prensa? Después de la sorpresa inicial, el lector difícilmente podría acceder a la información. La estructura de un escrito debe guiar los pasos del lector y en ningún caso confundirle. La estructura asegura que el escrito cumple su función, sea dar instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura es el plan para conseguirlo. Un escrito está bien estructurado cuando... presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas la estructura "salta a la vista" la información avanza de manera lógica respeta las convenciones del género respecto a forma y contenido permite diferentes ritmos de lectura Aprender a redactar documentos empresariales 13 Material protegido por derechos de autor facilita varios puntos de acceso a la lectura (índice, sumario, epígrafes...) Un escrito está mal estructurado cuando... no se diferencian las partes del texto resulta difícil seguir el hilo, hay saltos y discontinuidad en la información no respeta convenciones de forma no permite otro ritmo de lectura que el lineal no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura LEGIBILIDAD Es decir, aptitud de un texto de ser leído, entendido y recordado. Un texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafío consiste en recoger y seleccionar la información necesaria, organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma básica: colocarse en el lugar de su lector. OBJETIVIDAD Los escritos de gestión proporcionan datos y argumentos procedentes de la realidad, es decir, información objetiva. A diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor y las afirmaciones gratuitas. AUTOSUFICIENCIA El texto debe “explicarse” por si sólo y proporcionar al lector la información suficiente para descifrarlo. Esta es una de las diferencias entre la exposición oral y la escrita. Por ejemplo, Aprender a redactar documentos empresariales 14 Material protegido por derechos de autor durante la presentación oral de un proyecto, un ponente hábil es capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la información o cambiar el rumbo de la exposición. Esto no es posible en la exposición escrita. Lo más probable es que, cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades del lector y facilitar la comprensión de las ideas complejas. Aprender a redactar documentos empresariales 15 Material protegido por derechos de autor Capítulo 2 Analizar la situación Aprender a redactar documentos empresariales 16 Material protegido por derechos de autor Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 17 Material protegido por derechos de autor El lector: póngase en su lugar ¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿ A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien dispuesto abandonaría la lectura de un documento que no responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y explicaciones suficientes. El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver, esta analogía puede aplicarse también a la redacción de documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos, explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y lenguaje—. En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor comprende claramente las necesidades de los lectores y las satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema — economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no le escatime explicaciones. 2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El Discreto, cap.X. . Aprender a redactar documentos empresariales 18 Material protegido por derechos de autor Conocer a su lector le orienta para decidir: la información que debe incluir o omitir, la estructura del documento el lenguaje más o menos especializado que conviene utilizar Tipo de comunicación Destinatario Lector interno Lector externo Directivos con responsabilidad en la toma de decisiones de la organización. Profesionales que participan en un proyecto. Profesionales que necesitan informarse de una nueva situación que no conocen o que no conocen muy bien (un nuevo producto en el mercado) Accionistas Clientes otras organizaciones (el gobierno, asociaciones empresariales, etc.) público en general a través de los medios de comunicación (prensa, radio, televisión, Internet) En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no será posible. Deberá hacer un esfuerzo construirse un “retrato robot”. Imagine qué conocimientos tiene sobre la materia, qué le interesa en especial, su edad, ideología, extracción social y cultural, etc. Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros, por ejemplo, el artículo de una revista especializada es poco accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artículo se dirige a un lector con quién comparte muchos conocimientos. No obstante, decidir el grado de especialización del texto debe ser una decisión deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor. Aprender a redactar documentos empresariales 19 Material protegido por derechos de autor ¿Cómo adaptar el escrito a la audiencia? Incorpore la información suficiente para que sus lectores entiendan el documento: defina los términos clave, aclare las ideas complejas. Añada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite conectar con su lector y demostrar la validez de una idea. Omita la información superflua y redundante. Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige a un cliente, ni dé la impresión de falta de rigor en un informe técnico. Ordene la información según las necesidades de su lector. Usted puede tener la información correcta, pero ordenada de manera equivocada. Ejercicio ¿Cuál de estas dos versiones considera más comprensible para un lector no experto? A El Mibor cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en el 3,771%. Es el nivel más bajo desde noviembre de 1999. En un año, este índice se ha reducido casi un punto y medio. B El Mibor, el índice de referencia más utilizado en los préstamos hipotecarios, cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en el 3,771%. Este es el nivel más bajo a que ha llegado desde noviembre de 1999. En un año, este índice se ha reducido casi un punto y medio. Respuesta El párrafo B es más fácil de comprender que el A. No ahorra en palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el párrafo A. El lector encuentra en esta segunda versión la explicación de qué es el Mibor y qué refleja. Aprender a redactar documentos empresariales 20 Material protegido por derechos de autor El autor: decida su papel Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que diseña y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque abundan los trabajos redactados por un equipo —autor múltiple— o por una entidad —autor corporativo3. Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge inevitablemente en el momento de redactar es la siguiente: “¿Cómo debo expresarme?”, “ ¿Puedo utilizar la primera persona del plural o al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?”. Elegir entre estas posibilidades no depende de nuestra predilección, sino de la naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos proponemos redactar. Por ejemplo, el enfoque que un experto dará a un informe será distinto del que usará un técnico para redactar la memoria anual de su departamento. En el primer caso, el informe requerirá que el experto exprese su opinión o formule un punto de vista personal . En cambio, el autor de la memoria buscará un efecto de objetividad y evitará cualquier marca personal. Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en primera o segunda persona resultan inadecuados. Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona para indicar que el autor expone su opinión. Son frecuentes expresiones como: “ considero conveniente...”, “parece más adecuado...”, “mi opinión es...”, “creo”, “desde mi punto de vista”m “para mí”. Expresiones como éstas sirven para atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no como verdades indiscutibles. Un mecanismo de cortesía habitual en los escritos valorativos es el denominado plural de modestia. Se utiliza el plural “nosotros” 3 Martínez de Souza, José. Manual de estilo de la lengua española. Trea. Gijón, 2001 (2ª. Edición) Pg. 99 Aprender a redactar documentos empresariales 21 Material protegido por derechos de autor para atenuar el singular “yo”. Esto no significa necesariamente que el trabajo se haya elaborado en equipo. Por ejemplo: “Me parece importante matizar la impresión que pueden producir los resultados siguientes” Mejor: “Nos parece importante matizar la impresión que pueden producir los resultados siguientes”. ¿Cómo presentarse adecuadamente? Explicite la autoría en la presentación del escrito. Evite redactar en primera persona a no ser que trate de matizar una opinión. Redacte el objetivo Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste en exponer el objetivo al principio, en la introducción; desarrollarlo en el cuerpo y volver a él en los párrafos finales, es decir, en la conclusión. Los clásicos resumían el mensaje de la siguiente manera: “Di de qué hablarás, habla y di de qué has hablado”. Explique en una frase o dos exactamente cuál es la idea principal de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir a este objetivo. Si redacta por encargo de un superior, muéstrele el objetivo redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse. Este intercambio de opiniones evitará malentendidos más adelante. Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se sienta obligado a mantener un objetivo que, después de investigar, le parece incadecuado por algún motivo. Aprender a redactar documentos empresariales 22 Material protegido por derechos de autor Capítulo 4 Redactar el primer borrador Aprender a redactar documentos empresariales 23 Material protegido por derechos de autor Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa Aprender a redactar documentos empresariales 24 Material protegido por derechos de autor Ordenar la información Una vez recogida la información - a partir de la documentación, observación, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultaría difícil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su escrito no debe ser un compendio de datos sin relación, sino un discurso articulado. 3 maneras de ordenar la información Organizar la información consiste en establecer una jerarquía entre las ideas y decidir el orden en que se expondrán al lector. Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a explicaciones, datos y pruebas de soporte. las de lo más importante a lo menos importante de lo general a lo específico del concepto a la aplicación del problema a la solución Este orden es propio de escritos o párrafos que pretenden informar, como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La información se ordena de manera jerárquica. Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares llegar a una conclusión donde se expresa la idea esencial. hasta de lo particular a lo general de lo concreto a lo abstracto, de lo simple a lo complejo, cronológico hechos- conclusión, ... Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos en los informes técnicos o jurídicos . Aprender a redactar documentos empresariales 25 Material protegido por derechos de autor Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el inductivo. Expone al principio la idea básica y la retoma al final, en el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposición es habitual en escritos argumentativos, como los informes valorativos. Habitualmente, se utiliza la figura de la pirámide para representar gráficamente estos dos esquemas ordenadores. Figura nº3 Representación gráfica del orden deductivo (de más importante a menos importante) Información principal Información secundaria Detalles, antecedentes, consecuencias, ejemplo... Aprender a redactar documentos empresariales 26 Material protegido por derechos de autor Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 27 Material protegido por derechos de autor Capítulo 5 El estilo eficaz Aprender a redactar documentos empresariales 28 Material protegido por derechos de autor En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando sana o atenúa las dolencias de una enfermedad. De manera parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar información de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada. El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el estilo barroco y retórico. Esta tendencia a la simplicidad de expresión, conocida en inglés como Plain english, surgió en los Estados Unidos durante la década de los setenta, como consecuencia de la presión social a favor de una mayor comprensión de los documentos jurídicos y administrativos. A raíz de las demandas de los usuarios, muchas compañías tuvieron que replantearse el estilo de redacción de sus escritos. Redactar pólizas , contratos o normas de manera críptica y ambigua empezó a sancionarse, tanto desde un punto de vista ético como económico. Con el fin de mejorar la calidad de su comunicación escrita, los manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar la redacción clara y concisa Los obstáculos a la comprensión del escrito son diversos. En capítulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la construcción de un texto lógico y ordenado. En éste nos ocuparemos de la estructura de la frase. Las siguientes recomendaciones, difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el mensaje durante la lectura. 4Según estos estudios, el número de palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos es limitado. Por este motivo, son más comprensibles las frases cortas, ordenadas y económicas. Escriba frases eficaces En el capítulo anterior comparábamos los párrafos con los bloques de construcción del texto. Pues bien: los párrafos están constituidos por frases y éstas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto de palabras que expresan una idea. La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera más nítida posible. Aprender a redactar documentos empresariales 29 Material protegido por derechos de autor Algunas de las características que la definen: Breve ordenada económica 1. Redacte frases breves Las frases breves son más fáciles de leer, entender y recordar que las frases largas. Los períodos breves, de veinte a treinta palabras, facilitan la comprensión del mensaje y favorecen la legibilidad. En cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensación asfixiante. 2. Ordene los elementos de la frase Una frase se compone de palabras que se ordenan de una manera lógica, establecida por la evolución del lenguaje. En la mayoría de los casos, este orden no depende de la voluntad del redactor, sino de la sintaxis. Lo más probable es que si consigue que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas que expresan estas palabras también lo harán. 3. Sitúe la información más importante al principio de la frase La información más importante de la frase es: quién hizo qué. Si formulamos la idea en términos gramaticales: sujeto y verbo. Su lector espera encontrar esta información al comienzo de la frase. No la relegue al final de la frase ni la oculte detrás de términos irrelevantes. Al redactar una frase, decida quién es el protagonista y cuál es la acción. Aprender a redactar documentos empresariales 30 Material protegido por derechos de autor 4. Evite los incisos demasiado largos Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan información adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y confieren expresividad y ritmo a la prosa. 5. Elimine las palabras irrelevantes La buena escritura utiliza el lenguaje de manera económica: con el mínimo de elementos se propone conseguir el máximo resultado. Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el estilo. Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la expresión, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no deben proliferar en un informe técnico. 6. Utilice un estilo verbal Evite construir frases con demasiados substantivos. Las construcciones con más nombres que verbos son difíciles de leer. Aunque de entrada pueden parecer más objetivas, resultan demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo adquiere un tono más vital y enérgico. Aprender a redactar documentos empresariales 31 Material protegido por derechos de autor Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 32 Material protegido por derechos de autor Capítulo 6 Redactar informes Aprender a redactar documentos empresariales 33 Material protegido por derechos de autor ¿Qué es un informe? El informe de incidencias de un técnico, el dictamen de un abogado, un estudio de mercado... ¿Qué tienen en común estos escritos? Pues que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe es una forma organizada y objetiva de transmitir información útil para resolver problemas. Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el caso de los informes periódicos que se utilizan para transmitir información rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo. La cosa cambia cuando se trata de redactar escritos más complejos, por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor maneja muchos datos, que deberá hilvanar en un discurso lógico y coherente. En este capítulo le proporcionaremos las herramientas necesarias para redactar informes eficaces. Esto es, escritos estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles. El informe escrito es una exposición detallada de hechos basada en datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar información de manera lógica y concisa para encaminar una actuación o solucionar un problema. Tal como señalábamos en el capítulo 2, como documentos de gestión, los informes cumplen alguna de estas finalidades: informan acerca de un asunto presentan los resultados de una investigación proponen soluciones a un problema Aprender a redactar documentos empresariales 34 Material protegido por derechos de autor Tipos de informes Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la administración Las clasificaciones posibles son diversas según el criterio que elijamos: Según la temática, el informe puede ser: financiero, económico, jurídico, administrativo. Según su destinatario: interno o externo. Según la frecuencia: periódicos/ excepcionales. Algunos ejemplos de informes Informe de síntesis: Su objetivo es exponer, de manera breve y ordenada, el estado de la cuestión sobre un tema determinado y muchas veces desconocido por el lector. Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de información sobre aspectos complejos o muy técnicos, como por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energía solar, la situación económica de un determinado sector, etc. A diferencia del informe de investigación, el informe de síntesis no incorpora material nuevo, sino que reelabora información procedente de fuentes secundarias. Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al corriente a los asistentes a una reunión sobre la marcha de un tema. Informe de gestión: consiste en un análisis y valoración de la gestión realizada por una unidad de la empresa. Informe de investigación: documento en que un experto o grupo de expertos analizan un tema y formulan recomendaciones. Presenta los resultados de una Aprender a redactar documentos empresariales 35 Material protegido por derechos de autor investigación, que con frecuencia proviene del trabajo de campo, sobre un tema específico. Por ejemplo, un informe de mercado, un estudio financiero, de formación, de auditoria, etc. Informe propuesta: documento en que el responsable de una unidad propone una actuación determinada al responsable de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la contratación de personal, la adquisición de material, etc. Dictamen o informe técnico: documento en que un consultor —técnico, económico, financiero, jurídico, etc. — expresa su parecer sobre un asunto. Después de analizar las circunstancias que rodean la redacción del informe y de recoger la información necesaria, deberá decidir una estructura, es decir, un armazón dónde disponer la información. Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta dos factores: el propósito y la cantidad de información que debe incluir en él. Naturalmente, la estructura más eficaz será la que permita al lector hacerse una idea del contenido con el mínimo esfuerzo. Esta decisión supone conocer algunos modelos que permiten organizar la información de manera lógica y coherente. Aprender a redactar documentos empresariales 36 Material protegido por derechos de autor Estructura básica del informe 1. PRELIMINARES PORTADA Título Un buen título sintetiza en pocas palabras el contenido del documento: presenta la máxima información posible con el mínimo de palabras. Es recomendable redactarlo una vez concluido el trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos. Nombre del autor Cargo en la empresa Fecha Los informes se acostumbran a elaborar para un período corto de tiempo. Por este motivo, esta información debe situarse en un espacio visible, ya que es la única manera de confirmar la vigencia del informe. Resumen Es necesario en documentos extensos. Su función es permitir al lector hacerse una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sintética los puntos más importantes de la exposición: objetivo, metodología y conclusiones. Índice Lista que presenta el orden de aparición de los diferentes apartados. Indica la página en que empieza cada uno para permitir localizarlo fácilmente. Los capítulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas más generales hasta llegar a las más concretas. Lista de figuras y tablas Número de gráfico, título del gráfico y número de página. Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el informe. La lista reproduce el número de orden de cada ilustración. Aprender a redactar documentos empresariales 37 Material protegido por derechos de autor 1. CUERPO Introducción Aproxima el contenido del trabajo al lector Desarrollo Presenta los datos de manera ordenada. Conclusiones y recomendaciones Resume la exposición y propone soluciones al problema planteado al inicio. 2. APENDICES Datos técnicos complementarios Bibliografía Fuentes Aprender a redactar documentos empresariales 38 Material protegido por derechos de autor Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 39 Material protegido por derechos de autor
