UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA SECCIONAL ALTO MAGDALENA ALUMNOS HELLEN MICHELLE AROCA LOPEZ MARITZA RAMIREZ HERNANDEZ VIVIAN TATIANA SANTOYA GONZALEZ DOCENTE DERLY RODRIGUEZ ASIGNATURA TALLER DE ROLES CIUDAD GIRARDOT AÑO 2020 FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES INFORME SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE EN COLOMBIA ¿ Qué es un sistema documental contable? El sistema documental contable es transversal a los marcos normativos y tiene como propósito definir las etapas del proceso contable para que los hechos económicos se registren conforme a los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las características cualitativas definidas en los mismos ¿ Qué debe contener un sistema documental contable? 1. Soportes de contabilidad 2. Comprobantes de contabilidad 3. Libros de contabilidad Libros principales Libro de inventarios Libro diario Libro de socios Libro de Actas Libro de Correspondencia Libro mayor Nota de contabilidad Libros auxiliares 4. Prohibiciones relacionadas con los documentos contables 1. SOPORTE DE CONTABILIDAD Los soportes de contabilidad permiten registrar las operaciones comerciales de una empresa, estos deben tener en cuenta los requisitos legales dependiendo que tipo de actividad productiva tenga la empresa. Por esta razón cualquier actividad económica debe estar soportada, fechados y firmados por el responsable, para así poder dejar constancia y en cualquier caso poder verificarlos. Es importante que cualquier operación debe estar registrada en los libros de contabilidad, pero también contar con los documentos pertinentes que lo soporten. A continuación, en este informe presentaremos los soportes de contabilidad internos y externos requeridos por el sistema contable de una empresa en Colombia. Soportes de contabilidad internos 1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso: En este constan los ingresos recaudados por la empresa en efectivo. El original se entrega al cliente y las copias se archivan. Principalmente se contabiliza como un debito a la cuenta de caja y es el soporte de abonos parciales o totales de los clientes de una empresa. 2 Recibo de consignación: Este comprobante lo suministran los bancos a sus clientes para que lo diligencien al consignar, el original queda en el banco y la copia con el sello del cajero va a la contabilidad de la empresa que consigna. Pueden ser de dos tipos para efectivo o cheque. 3 Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros: Son formatos que los bancos piden diligenciar para retirar o depositar dinero en las cuentas de ahorro de sus clientes. Puede ser de dos tipos efectivo o cheques. 4 Factura de venta: Es un soporte contable que contiene la información de los artículos adquiridos, los fletes e impuestos que determinen el pago. El original se entrega al cliente y se sacan dos copias una para el archivo y la otra para la contabilidad diaria. 5 Comprobante de venta con tarjeta de crédito: El establecimiento comercial realiza un contrato con la entidad financiera para poder aceptar las tarjetas de crédito como medio de pago de sus clientes, a cambio de esto la entidad financiera se compromete a pagar un porcentaje de comisión entre el 5-10 %. 6 Cheque: Titulo o valor por el cual una persona “girador” le ordena al banco “girado” que pague un dinero a la orden de un tercero “beneficiario”. 7 Comprobante de pago o egreso: Comprobante de pago que soporta el pago de una cantidad por medio de un cheque, el original se anexa a la contabilidad diaria y la copia al archivo consecutivo. 8 Letra de cambio: Es una orden incondicional de pago de un persona llamada “girador” a una “girado”, para que pague cierta suma de dinero en una fecha determinada como una garantía de pago. 9 Pagaré: Titulo mediante el cual una persona obliga a pagar un dinero en una fecha determinada, se utiliza para créditos bancarios. 10 Nota débito: Comprobante que utiliza la empresa para cargar a sus clientes en la cuenta un valor por omisión o error en la liquidación de facturas o por mora en el pago de sus obligaciones. 11 Nota crédito: Comprobante cuando la empresa ofrece descuentos a los clientes que no están contemplados en la liquidación o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de artículos. El original lo conserva el cliente y se hacen dos copias una para el archivo y la otra para la contabilidad diaria. 12 Recibo de caja menor: Es el soporte de gastos mínimos pagados en efectivo donde no es necesario un cheque y el cual tiene un fondo llamado caja menor. Soportes de contabilidad externos 1 Nota de contabilidad: Documento donde se registran las operaciones que no son contables como los asientos de corrección, ajustes y cierre. 2 Comprobante diario de contabilidad: Documento que se elabora previo al registro de cualquier operación y en el cual se indica fecha, descripción y cuantía de la operación; es indispensable anexar los soportes que lo justifiquen. Marco legal ANEXOS SOPORTE DE CONTABILIDAD INTERNOS 1 Recibo de caja 2 Recibo de consignación 3 Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros 4. Factura de venta 5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito 6. Cheque 7. Comprobante de pago o egreso 8. Letra de cambio 9. Pagaré 10. Nota débito 11. Nota crédito 12. Recibo de caja menor ANEXOS SOPORTE DE CONTABILIDAD EXTERNOS 1. Nota de contabilidad a. Comprobante diario de contabilidad 2. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se registran los hechos económicos y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Los comprobantes de contabilidad pueden ser, entre otros, comprobante de ingreso, egreso y general. El comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o equivalentes al efectivo. El comprobante de egreso constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o equivalentes al efectivo. Por su parte, el comprobante general resume las operaciones relacionadas con estimaciones, reclasificaciones y ajustes. 3. LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad son los documentos que sistematizan cronológicamente los hechos económicos que afectan las partidas de los estados financieros. Los asientos que se realizan en los libros de contabilidad deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad. Los libros de contabilidad deben llevarse en español e identificar la entidad a la cual pertenecen. Estos libros se clasifican en libros principales y auxiliares. La entidad deberá definir los controles internos que permitan garantizar que los hechos económicos se registren en los libros de contabilidad. LIBROS PRINCIPALES Los libros principales sintetizan información sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y gastos de una entidad y resumen las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable determinado. Los libros principales son: el libro diario y el libro mayor. LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE: este se utiliza para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa en forma detallada, El Código de Comercio determina “al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.” (Congreso de la Republica de Colombia, 2001) LIBRO DIARIO: El libro diario registra cronológicamente los movimientos diarios de cada una de las cuentas afectadas. En este libro se debe identificar como mínimo: la fecha a la cual corresponde el movimiento de la cuenta, el código y la denominación de la cuenta y el movimiento diario débito y crédito de la partida contable. Los movimientos débitos y créditos de las cuentas del libro diario deben ser producto de las afectaciones contables realizadas por medio de los comprobantes de contabilidad. De esta forma, no puede existir registro en el libro diario que no tenga vinculado un comprobante de contabilidad y este a su vez debe tener un soporte de contabilidad. LIBRO MAYOR: El libro mayor resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas. En este libro se debe identificar como mínimo: el mes al cual corresponden los saldos iniciales, el movimiento débito y crédito y el saldo final de la cuenta. Las cuentas se deben presentar de acuerdo con la secuencia establecida en la estructura del catálogo general de cuentas y los movimientos mensuales débitos y créditos de cada una de estas deben corresponder con las cifras registradas en el libro diario. LIBRO DE SOCIOS: El libro registro de socios es aquel que toda sociedad de responsabilidad tiene obligación de poseer y custodiar, con el objeto de anotar en el mismo quiénes son los socios fundadores de la sociedad y las transmisiones posteriores de participaciones sociales. 1. LIBRO DE ACTAS: El Libro de Actas es un libro obligatorio, que recoge las Actas de las Juntas de la sociedad. Los acuerdos inscribibles han de ser presentados en los 8 días siguientes a la aprobación de acta testimonio. Libro de correspondencia: es un comprobante de contabilidad que sirve como respaldo de las diferentes partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia relacionada con la empresa. Fecha D/M/A Nombre del remitente : Registro de correspondencia Para Contestada Atención o tramitada de: Fecha D/M/A Observación Nota de Contabilidad: La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. Colombia Ltda. NIT 00000000000-1 Girardot - Cundinamarca Señores: Fecha Cédula o NIT: Detalle: Nota de Contabilidad Nº. Fecha Acompáñese siempre documento de prueba Códigos Cuentas Preparado Revisado Día Parcial Aprobado Débitos Mes Año Créditos Contabilizado LIBROS AUXILIARES Los libros auxiliares detallan cronológicamente los hechos económicos registrados en los comprobantes de contabilidad. En los libros auxiliares se debe identificar como mínimo: el periodo que comprende el libro auxiliar; la fecha, clase y número del comprobante de contabilidad que originó el registro; la descripción general del hecho o hechos económicos que se registran en el comprobante de contabilidad; el valor por el cual se afecta la cuenta, y el saldo inicial y final de la misma. Teniendo en cuenta el cometido estatal de las entidades de gobierno y el negocio al cual se dedican las empresas, se deberán definir los libros auxiliares que, como mínimo, requerirá la entidad para llevar a cabo el registro de los hechos económicos; no obstante, cuando existan bases de datos administradas por diferentes áreas de la entidad, estas se asimilarán a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados financieros, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no se requerirá que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre registrado en la contabilidad. Prohibiciones relacionadas con los documentos contables En los documentos contables no se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar las denominaciones y cuantías ni adicionar información a la inicialmente establecida en el documento. Si un soporte de contabilidad debe ser corregido, la entidad debe anular el documento inicial y solicitar al tercero que lo expidió uno nuevo o, en el evento en que sea originado internamente, deberá ser reproducido de acuerdo con el procedimiento que para tal efecto se haya definido. Tratándose de comprobantes y libros de contabilidad, está prohibido alterar el orden cronológico en que se presentan los hechos económicos. En los comprobantes de contabilidad, los errores se corrigen por medio de un nuevo comprobante, ajustando las partidas afectadas; en este caso, los asientos contables que se realicen en los libros auxiliares deben reflejar los movimientos correspondientes producto del ajuste efectuado. Cuando la captura y procesamiento de datos se lleve a cabo en forma manual, la corrección de errores en los libros se debe hacer anulando el folio o el asiento contable, según corresponda, y realizando la anotación respectiva. En este evento, se debe indicar la causa, la fecha de la anulación del folio o asiento y el nombre y firma del funcionario que autoriza la anulación. Referencias bibliográficas https://gustavoaluna.files.wordpress.com/2013/03/soportes-contables-en-colombia.pdf http://www.comunidadcontable.com/BancoConocimiento/los-marcos-normativos-contables-encolombia-y-la-presentacion-de-la-informacion-financiera-en-taxono.asp? http://legal.legis.com.co/document/Index?obra=legcol&document=legcol_8c3dd8a52f0e403da61 7b572b08072d8 https://www.muypymes.com/2019/01/15/que-es-el-libro-registro-de-socios https://www.slideshare.net/NovatodelaWeebFoxWeeb/libro-de-actas-ejemplo
