El documento: Concepto y definición. Características y valores del documento de archivo. Nociones sobre documento electrónico. Concepto y definición Etimológicamente procede los términos doceo y disco (enseñar y aprender) y de mentum (instrumento). Tiene dos acepciones: • Testimonio para enseñar con carácter didáctico y moralizante. • Testimonio con valor de prueba Definición de Yepes: Un instrumento de cultura, de conocimiento y fijación de la realidad, mensaje en el proceso de información documental y fuente de conocimiento científico. Mas definiciones • Un documento es cualquier soporte material en el que se incorpora algún tipo de información. Documento de archivo Un documento de archivo es aquel que contiene información de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral y por toda institución privada o pública en el ejercicio de su actividad. Formado por: • Soporte material • Información que transmite • Medio por el que se transmite Características: • Carácter seriado: Los documentos se crean uno a uno dentro de una actividad que se repite consecutivamente y van formando series. Ej: Expedientes personales, licencias de obras, informes... • Origen: Se generan en un órgano determinad con unas funciones precisas. • Unicidad: Cada documento es único. • Validez jurídica: garantía de derechos y obligaciones. Valores del documento La teoría de “Los valores del documento” es de Theodore Schellemberg. Fue creada a mediado del S. XX. Según esta teoría los documentos no sirven para el mismo propósito ni para las mismas personas según el lugar que ocupen en su ciclo vital. • Valor primario: Con el que nace el documento, la causa de su creación o Administrativo: Un documento con un testimonio de la actividad de la administración de origen. Se mantienen mientras es útil para la administración, lo determinan leyes de procedimiento y enjuiciamiento civil y criminal. o Legal: Pueden servir de testimonios ante la ley o Fiscal: Testimonio de obligaciones tributarias ej: declaración de hacienda, IRPF... o Contable: Justificación o explicación de operaciones destinadas al control presupuestario ej: libro de cuentas o Jurídico: Deriva derechos y obligaciones legales reguladas por el derecho común, ej: código de comercio, documento notarial, ley de acceso jurídico. • Valor Secundario: Valor informativo de carácter social que adquiere con el paso del tiempo y que lo diferencia de su propósito originario de su creador. o Informativo: Para elaborar la construcción de una entidad, persona o familiar y formar parte de su memoria institucional, personal o familiar. o Histórico: Para reconstrucción histórica desde cualquier aspecto.
