PROCESO DE COMPRAS – PROCEDIMIENTO DE COMPRAS EN CUENTA CORRIENTE Un sector de la organización (que en adelante denominaremos “Sector Solicitante”) requiere de un insumo para seguir con su normal operatoria. En función de ello, emite un pedido de materiales por duplicado, y lo envía a compras. Compras controla por sistema que el sector solicitante cuente con la autorización para realizar el pedido. Si es así, firma el duplicado del pedido de materiales como acuse de recibo y lo devuelve al sector solicitante para que lo archive transitoriamente hasta la recepción de lo solicitado. Con el original del pedido de materiales compras verifica por sistema las existencias en stock del insumo solicitado. En caso de no poseer stock del insumo solicitado realiza por sistema una consulta y comprueba en sus bases de datos para visualizar el listado de los proveedores con los que la organización cuenta, y que pueden surtir el pedido. Si existen proveedores en su base de datos que pueden surtir el pedido, y en función de los criterios de compra fijados por la estrategia de la organización, se eligen 3 (TRES) proveedores (a los que se denominará en adelante: proveedor A, proveedor B y proveedor C) a los cuales se les solicitará un pedido de cotización. Para esto, se emiten cuatro pedidos de cotización en original. Un pedido de cotización se archivará en forma provisoria en el sector junto al pedido de materiales original, mientras que los tres pedidos de cotización restantes se enviarán, en forma indistinta, uno a cada proveedor seleccionado. Cuando en el sector de compras se reciben las facturas pro forma en original de cada uno de los proveedores, en las cuales se informan: los precios y los plazos de vigencia de los mismos; se controla que lo presupuestado corresponda con lo pedido (esto se realiza contra el pedido de cotización que obra el archivo del sector). Si todo es correcto se procede a realizar, con todas las facturas pro formas recibidas, un análisis de tipo comparativo. Producto de este análisis se confecciona un cuadro de comparación de ofertas en un solo ejemplar. Se selecciona la mejor oferta en función de los criterios establecidos por la organización respecto a: precio, plazos de entrega y calidad. La factura pro forma del proveedor seleccionado se envía al sector cuentas corrientes de proveedores, dejando el resto de la documentación reservada en espera en el sector (en este caso el proveedor seleccionado es el proveedor A, pero podría haber sido alguno de los otros, dependiendo del análisis, por ello en adelante se lo conocerá como “Proveedor Seleccionado”). El sector cuentas corrientes de proveedores, controla por sistema cual es la situación de la empresa con el proveedor seleccionado, y si todo es correcto controla por sistema si las políticas de pago del proveedor se encuentran dentro de los parámetros que fija la empresa para operar sin descalces financiero. Si se encuentra dentro de los parámetros fijados por la organización, se imputa por sistema en forma preventiva el crédito a favor del proveedor en cuestión, en su cuenta corriente. Luego autoriza la compra firmando la factura pro forma, y la devuelve al sector compras para que proceda con las acciones necesarias para la compra. El sector compras con la factura pro forma autorizada, primero controla que se está dentro de los plazos de vigencia de los precios expresados por el proveedor. En caso de estar dentro de los límites pre establecidos, emite una orden de compra por triplicado. El original de la orden de compra se envía al proveedor seleccionado, el triplicado queda en el sector junto a la factura pro forma autorizada; el duplicado de la orden de compra se envía a recepción para que se prepare para la entrega del insumo. Recepción archiva la orden de compra en espera de la entrega por parte del proveedor. Compras confecciona un legajo del “Proveedor Seleccionado”, donde se incluye: el original del pedido de materiales realizado por el sector solicitante, el pedido de cotización, el cuadro de comparación entre las cotizaciones realizadas por los diferentes proveedores, la orden de compra triplicado, las facturas pro forma enviadas por cada uno de los proveedores no seleccionados y la factura pro forma del proveedor seleccionado autorizada por el sector cuentas corrientes de proveedores. Luego se archiva este legajo en forma transitoria en el sector. El proveedor seleccionado, siguiendo las condiciones a las cuales se comprometió, entrega en recepción los insumos junto a un remito por duplicado. Recepción controla los insumos recibidos contra el remito del proveedor y con la orden de compra que obra en sus archivos. Si coincide se firma y sella el original del remito como constancia de conformidad y se devuelve al proveedor. Con los insumos y la documentación recibida se confecciona el parte de recepción por triplicado. Se envían los insumos junto con el duplicado del remito, y el parte de recepción en todos sus ejemplares al sector solicitante. El duplicado de la orden de compra queda en el sector de recepción reservada. El sector solicitante controla que los insumos entregados coincidan con el pedido de materiales realizado en su momento. Si coincide firma el parte de recepción por triplicado junto con el duplicado del remito, dando así la conformidad, se entrega la documentación firmada a recepción. Luego el sector solicitante registra por sistema la recepción del insumo, y archiva en forma definitiva el pedido de mercaderías duplicado. En tanto que los insumos los deja listos para la utilización en el proceso correspondiente. Recepción entrega el duplicado de la orden de compra que obraba en su poder, junto a toda la documentación firmada por el sector solicitante, a compras. Compras controla que tenga la firma del sector solicitante, si todo es correcto firma el triplicado del parte de recepción (constancia de recibo) y lo devuelve a recepción que lo archiva en forma definitiva como comprobante de las acciones realizadas. Compras incorpora el resto de la documentación recibida en el legajo del proveedor seleccionado, quedando luego éste en demora en el sector. Con posterioridad separa del legajo los duplicados de la orden de compra y del parte de recepción. Envía el legajo y la documentación separada a cuentas a pagar. Cuentas a pagar recibe el legajo junto a los formularios separados y controla que esté completo, si está completo firma el duplicado de la orden de compra y el duplicado del parte de recepción, devuelve ambos a Compras que lo archiva en forma definitiva como constancia de las tareas realizadas. Cuentas a pagar reserva el legajo del proveedor seleccionado a la espera de la recepción de la factura de compra por parte del proveedor. Cuando el proveedor seleccionado entrega la factura de compra original de los insumos a cuentas a pagar. Cuentas a pagar controla que coincidan los datos de la factura con los datos que obran en el legajo del proveedor seleccionado. Si coinciden incorpora la factura de compra al legajo, y mantiene el legajo en archivo transitorio. Al final del día el sector cuentas a pagar emite un listado de cuentas a pagar por duplicado, controla el listado respecto de los legajos que están en su poder, de no estar completo, se ajusta y se vuelve a controlar. Una vez que el listado está completo lo envía a cuentas corrientes proveedores, manteniendo el legajo en un archivo transitorio. Cuentas corrientes proveedores, firma el duplicado del listado y lo devuelve a cuentas a pagar que lo deja en un archivo transitorio. Con el listado original actualiza por sistema la situación en la cuenta corriente del proveedor, firma el original del listado de cuentas a pagar y lo envía a contaduría para que continúe con el proceso que corresponda de registro (procedimiento que corresponda y que no es relevado). FORMULARIOS Y REGISTROS PEDIDO MATERIALES PEDIDO COTIZACIÓN FACTURA PRO FORMA PROVEEDOR A FACTURA PRO FORMA PROVEEDOR B FACTURA PRO FORMA PROVEEDOR C CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS ORDEN DE COMPRA REMITO INSUMO PARTE DE RECEPCIÓN LEGAJO PROVEEDOR SELECCIONADO FACTURA DE COMPRA LISTADO DE CUENTAS A PAGAR DENOMINACIÓN PM PC FPF A FPF B FPF C CCO OC R I PR Leg PS FC LCP
