UCANI3693

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
FACULTAD DE CIENCIA TECNOLOGÍA Y AMBIENTE
INGENIERIA EN SISTEMAS Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
Desarrollo de un sistema informático para el control de inventario, ventas y
compras para la tienda de productos sanitarios SODIMATBA.
Producto Creativo para obtener el título de Ingeniero (a) en sistemas y Tecnología
de la Información
Autores
Br. Julissa Zulema Rodríguez Huembes.
Br. Allan Manuel Velásquez Alegría.
Tutor
Lic. Iván Argüello
Managua, Nicaragua
Abril, 2011
SODIMATBA
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SODIMATBA
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SODIMATBA
Dedicatoria
Nuestro trabajo lo dedicamos principalmente a Dios, nuestro creador, por
habernos regalado el don de la vida y la sabiduría para poder culminar con éxito
nuestra carrera universitaria.
A nuestros padres porque con su apoyo incondicional nos han ayudado a salir
adelante, y nos han servido de inspiración para alcanzar todo lo que nos
propongamos en la vida.
A nuestros amigos que con su amistad en todos los años de estudio han estado
perseverantes apoyándonos en todo momento.
Y a todas las personas que de una u otra manera han estado involucradas en la
elaboración de este proyecto.
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SODIMATBA
Agradecimiento
Agradecemos a Dios, por poder terminar con todo un ciclo de formación superior
académica en la Universidad Centroamericana, regalarnos la vida y salud para
alcanzar nuestras metas.
A nuestros padres, por ser nuestros amigos, apoyo y consejeros en cada
momento de nuestra vida de manera incondicional.
A la Universidad Centroamericana, por siempre brindar su apoyo a estudiantes de
escasos recursos, para que estos sean capaces de obtener una educación
superior de calidad, siendo así la cuna de profesionales verdaderos.
Y también a nuestros amigos, compañeros de clase, por acompañarnos durante
todo nuestro recorrido por la universidad y brindar no solo conocimientos, sino
amistad y valores que favorecieron a nuestra formación como personas y
profesionales.
A nuestro tutor, el Lic. Iván Argüello, porque con sus correcciones y sugerencias
continuas, hizo posible que concluyéramos con nuestro proyecto de culminación
de estudios.
A nuestros maestros porque en estos cinco años de estudio nos han brindado todo
sus conocimientos que nos han llevado a culminar nuestra carrera profesional.
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SODIMATBA
Contenido
Dedicatoria .......................................................................................................................................... 4
Agradecimiento ................................................................................................................................... 5
Introducción ........................................................................................................................................ 8
Objetivos ............................................................................................................................................. 9
General........................................................................................................................................... 9
Específicos .................................................................................................................................... 9
Marco teórico .................................................................................................................................... 10
Inventario ...................................................................................................................................... 10
Costos .......................................................................................................................................... 12
Leyes de equidad fiscal que norman el manejo de inventario. ........................................... 13
Aspectos técnicos....................................................................................................................... 14
Enterprise Architect 8.0 ................................................................................................................ 16
MYSQL ........................................................................................................................................... 17
Lenguaje de Programación C# ....................................................................................................... 17
Metodología .................................................................................................................................. 18
Fases: ............................................................................................................................................. 20
Metodología ...................................................................................................................................... 22
Fase I: Análisis ............................................................................................................................ 22
Fase 2: Diseño del sistema....................................................................................................... 25
Fase 3: Desarrollo y documentación. ...................................................................................... 26
Fase 4: Implementación ............................................................................................................ 27
Desarrollo .......................................................................................................................................... 28
Diagrama de clases............................................................................................................................ 42
Diagrama entidad relación ................................................................................................................ 49
Conclusiones ..................................................................................................................................... 55
Recomendaciones ............................................................................................................................. 55
Bibliografía ........................................................................................................................................ 56
ANEXOS .......................................................................................................................................... 57
Anexo 1- Entrevista ....................................................................................................................... 58
Anexo 2- Documento Visión .......................................................................................................... 63
Descripción General .......................................................................................................................... 63
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SODIMATBA
Situación de SODIMATBA ...................................................................................................... 63
Oportunidades............................................................................................................................. 63
Definición del sistema a desarrollar ......................................................................................... 64
Perfiles de Usuarios ....................................................................................................................... 64
Nombre ......................................................................................................................................... 65
Descripción .................................................................................................................................... 65
Responsabilidad ............................................................................................................................ 65
Descripción del sistema................................................................................................................. 65
Anexo 3- Requerimientos del sistema .......................................................................................... 68
Definición del Problema................................................................................................................. 70
Descripción Funcional ................................................................................................................... 71
Requerimientos Funcionales .................................................................................................... 71
Inventario ................................................................................................................................. 71
Facturación .............................................................................................................................. 72
Compras................................................................................................................................... 73
Requerimientos No Funcionales. ............................................................................................. 75
Requerimientos de seguridad................................................................................................... 75
Acceso...................................................................................................................................... 75
Respaldo .................................................................................................................................. 75
Diagramas de Flujo del Negocio .................................................................................................. 76
Facturación .................................................................................................................................. 76
Compras........................................................................................................................................... 77
Forma de pago............................................................................................................................ 77
Entrega de pedido ...................................................................................................................... 78
Recepción de Pedido ................................................................................................................. 78
Casos de Uso Actores ................................................................................................................... 79
Gerente ........................................................................................................................................ 79
Compras....................................................................................................................................... 81
Bodega ......................................................................................................................................... 82
Catálogo ....................................................................................................................................... 83
Especificación de Casos de Uso.................................................................................................. 84
Anexo 4- Modelado del sistema.................................................................................................... 93
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SODIMATBA
Introducción
SODIMATBA (Soluciones Diversas y Materiales de Baño) es una tienda que opera
como distribuidor autorizado de la empresa INCESA STANDARD, la cual tiene
como actividad comercial la distribución de artículos y accesorios de baño, tales
como: Loza sanitaria (inodoros, lavamanos, bañeras, etc.), griferías, repuestos,
accesorios de baños, etc., funcionando como único proveedor de SODIMATBA.
La creación del sistema surge de la necesidad de agilizar y mejorar el control de la
información y manipulación de los inventarios, debido a que actualmente los
procesos de la tienda se están llevando a cabo de manera manual y mediante el
uso de hojas de cálculo Excel, lo cual ocasiona dificultad en el manejo de las
entradas (Compras) y salidas (Ventas), así como la falta de coordinación entre el
personal involucrado en los procesos del inventario.
Uno de los procesos más importantes para SODIMATBA es el manejo y control
del inventario, proceso que se ve inmerso en la compra y venta de los productos,
siendo los procesos que representan el flujo de entradas y salidas de inventario,
dando lugar a la necesidad de automatizar y relacionar los distintos procesos, para
poder proporcionar información integra, confiable y accesible.
La propuesta de solución es la incorporación de un sistema informático que
automatice todos aquellos procesos que intervengan en la elaboración y control
del inventario. El sistema, mediante una interfaz sencilla, permitirá a los diferentes
usuarios poder coordinar las acciones y compartir la información entre el personal
inmiscuido en el proceso, obteniendo como resultado la integridad, eficiencia y
accesibilidad, con el propósito de brindar a los clientes agilidad y calidad en sus
transacciones; además de generar reportes que ayuden al personal contable en la
elaboración de los informes, como un sistema de apoyo contable.
SODIMATBA actualmente opera bajo el régimen de “Cuota Fija”, no cobrando así
el impuesto sobre la venta (IVA), únicamente rindiendo cuentas mediante pagos
de montos fijos a la DGI.
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SODIMATBA
Objetivos
General
Desarrollar un sistema informático robusto y fiable, para el control de las entradas
y salidas de inventario, mediante la automatización de los procesos de ventas y
compras, para la tienda de productos sanitarios SODIMATBA.
Específicos
Identificar los principales problemas que se presentan en el actual control
de inventario, así como en los procesos de ventas y compras dentro de
SODIMATBA.
Recopilar los requerimientos para el desarrollo del sistema automatizado en
base a las problemáticas identificadas.
Diseñar interfaces sencillas y de fácil manejo (pantallas, bases de datos,
etc.), aprobadas por SODIMATBA (usuarios del sistema y gerente).
Programar/implementar el sistema automatizado para el control de
inventario, ventas y compras, con base en los requerimientos y diseños
aprobados.
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SODIMATBA
Marco teórico
Para el desarrollo del sistema informática para la tienda SODIMATBA, es
necesario algunos conceptos que faciliten el entendimiento y las practicas usuales
para los procesos que se necesita automatizar, esto implica: los métodos
contables aplicados para manejos de inventarios, regulaciones aplicables a
inventarios según la Ley 453 (ley de equidad fiscal), y otros términos.
Inventario
“Está constituido por los bienes de una empresa destinados a la venta o a la
producción para posterior venta, como materia prima, producción en proceso,
artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de
mercancía o las refacciones para mantenimiento que se consuman en ciclo normal
de operaciones ” (Andres A. Narváez Sánchez, 2005, pág. 166)
En empresas en donde no se poseen normativas internas adecuadas, se da la
oportunidad para el descontrol dentro de las áreas de dicha empresa y a
inconsistencias y problemas que repercuten directa o indirectamente en la
estabilidad económica e imagen empresarial.
El llevar el control adecuado de los inventarios permite muchas ventajas a las
empresas, mediante la capacidad de predicción y aprovisionamiento, ayudando
así a la toma de decisiones para futuras acciones.
Las mercancías dentro de una empresa tienen dos precios con respecto a su
venta: los costos por la adquisición de la mercancía (el valor con el que se registra
o lleva el control del inventario) y el precio de venta, que es afectado por un
margen de ganancia definido por la empresa:
PV = Precio de costo + Margen de utilidad.
Los métodos utilizados para control de inventario en base a las teorías contable
son:
Sistema global.
Sistema analítico o pormenorizado.
Sistema de inventario perpetuo.
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SODIMATBA
Sistema global: 1 “El sistema global o de mercancías generales consiste en
registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta, la cual se
abre con el nombre de Mercancías Generales.” (Lara Flores, 2004)
Sistema analítico o pormenorizado: “Consiste en abrir una cuenta especial en
el libro mayor por cada uno de los conceptos de que está formada la cuenta de
mercancía.” (Andres A. Narváez Sánchez, 2005, pág. 166)
Este sistema hace uso de las siguientes cuentas contables:
Inventario
Compras
Gastos de compra
Rebajas sobre compras
Ventas
Devoluciones sobre ventas
Rebajas sobre ventas
Sistema de inventario perpetuo: Consiste en registrar las operaciones de
mercancías, de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el
importe del inventario final, del costo de ventas y de la utilidad o pérdida bruta.
(Andres A. Narváez Sánchez, 2005, pág. 177)
En el siguiente cuadro presentamos las diferencias más significativa e
importantes en el control que se ejerce sobre los inventarios.
Sistema analítico o pormenorizado
Sistema perpetuo
El valor del inventario inicial,
Se puede conocer el valor del
compras, gastos de compra,
inventario final.
devoluciones, rebajas sobre
compras y ventas, se puede
Permite descubrir extravíos,
conocer en cualquier momento.
robos o errores en el manejo de
las mercancías.
Facilidad para la elaboración de
los informes del estado de
Es posible conocer en todo
pérdida o ganancia.
momento, el importe del costo de
lo vendido.
Claridad en los registro de las
operaciones.
Se conoce en todo momento, el
valor de las utilidades o pérdidas
brutas.
1
Definimos este sistema por razones históricas, pero actualmente no es muy utilizado
11
SODIMATBA
De estos métodos para la determinación del inventario, el que más aplica para
resolver las necesidades de SODIMATBA, es la implementación del método de
sistema perpetuo, que permite conocer en cualquier instante el valor de los costos
de inventario y registrar las transacciones de manera adecuada, para el control de
los movimientos llevados a cabo con el inventario.
El valor de las compras de los inventarios es otro de los cálculos necesarios, para
la correcta manipulación de estos. El “Costo” de los inventarios, según normas
contables, se calcula utilizando uno de tres métodos posibles, para determinar el
importe de los costes de venta, como el del valor del inventario final de
mercancías.
Costos
En base a los métodos para el cálculo del inventario, existen 3 para evaluar el
costo de las ventas, así como el importe del inventario de mercancías de
entidades comerciales:
Costo promedio o precio promedio (PP).
Primeras entradas, primeras salidas (PEPS).
Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS).
PP: “Este método consiste en dar salida a las unidades o artículos del almacén
precisamente al último costo promedio que aparezca en la subcuenta” (Lara
Flores, 2004, p. 236).
El costo promedio se calcula mediante la división del importe total de las unidades
(Saldo total de unidades) entre las unidades en existencias (Existencias).
Costo Promedio = Saldo / Existencias.
PEPS: “Este procedimiento se fundamenta en las primeras mercancías que
entraron al almacén son las primera que saldrán” (Lara Flores, 2004, p. 239)
UEPS: “Este método se basa en las ultimas mercancías que entraron al almacén
son las primeras que saldrán.” (Lara Flores, 2004, p. 239)
Definidos los tres modelos de cálculo de costos, el seleccionado para ser utilizado
e implementado, es el método PP, por las ventajas y ajuste con respecto a las
necesidades de SODIMATBA.
Para llevar el cálculo y las mercancías mediante este método, deben valuarse
tanto el costo de las ventas como el inventario de las mercancías.
12
SODIMATBA
PP, comprende dentro de él, dos diferentes sub división para el control de los
valores promedio del inventario:
Costo promedio Móvil.
Costo promedio Ponderado.
Costo promedio Móvil: “Consiste en determinar el costo promedio el mismo día en
que ciertas unidades se hayan adquiridos a precio diferente del último precio
promedio que aparezca en la subcuenta.” (Lara Flores, 2004, p. 238)
Costo promedio Ponderado: “Consiste en determinar periódicamente el costo
promedio, por lo regular mensualmente, y con base en el valuar tanto el costo de
ventas del periodo, como el inventario de mercancías.” (Lara Flores, 2004, p. 238)
Una vez definidos los métodos, que nos permiten llevar el control eficiente y
correcto del inventario, es necesario abordar algunas normativas o leyes ajenas a
SODIMATBA (externas) sobre las cuáles se rigen los procesos a automatizar.
Leyes de equidad fiscal que norman el manejo de inventario.
En la republica de Nicaragua, hay leyes que plantean normas para regular el
control sobre el levantamiento de inventarios y la estructura de la documentación,
con datos definidos por la ley.
La ley de equidad fiscal tiene como objeto y alcance:
“La presente Ley tiene como objeto adecuar el régimen fiscal nacional a los
principios de la generalidad, neutralidad y equidad de los tributos; disminuir los
sesgos anti-exportadores, facilitar las inversiones y fortalecer las instituciones
encargadas de recaudar todos los tributos.” (García, 2010, pág. 10)
En el reglamento de la ley no 453, Ley de equidad fiscal, establece lo siguiente:
En el capítulo II: inventario y determinación de costos
“Articulo 43.- Obligación de levantar inventarios. De conformidad con el artículo
18 de la ley, al final de cada año gravable los contribuyentes por los cuales
constituye una fuente de ingreso la producción, extracción, transformación,
compra o enajenación de materias primas, productos y frutos naturales o
cualesquiera otras mercancías de las cuales se mantenga existencias a l fin del
año, están obligadas a practicar inventario. De este inventario se mantendrán las
listas firmadas y fechadas en cada hoja por las personas que hicieron el
levantamiento físico.” (García, 2010, pág. 151)
13
SODIMATBA
Bajo este mismo capítulo, en el artículo no 124, expresa las obligaciones de los
contribuyentes sobre la documentación que deben llevar.
Facturas:
Se deberá extender un duplicado de las facturas, entregándose el original al
comprador o usuario.
Las facturas emitidas deberán se extendidas bajo una numeración sucesiva
siguen el talonario de factura.
Deberá contener los siguientes datos:
o Fecha del acto
o Nombre
o Razón social o denominación
o Numero RUC del vendedor o propietario
o Dirección
o Teléfono
Indicar la cantidad de los bienes o servicios enajenados, así como su precio
y el monto total de la venta o del servicio prestado libre del IVA, indicando
las rebajas o descuentos aplicados.
En caso de una anulación, el responsable deberá anular la original y el
duplicado
Hasta este punto únicamente se abordaron los temas relacionados a los procesos
que competen con el inventario, para lograr mayor compresión de la metodología
a implementar es necesario definir ciertos aspectos técnicos, que permitan
conocimiento de los procesos incurridos para el desarrollo del sistema
automatizado para SODIMATBA.
Aspectos técnicos
Algunos de los aspectos técnicos que son necesarios conceptualizar para mayor
comprensión del proceso de desarrollo del sistema informático, que
posteriormente se ampliará, son aquellas herramientas, que aunque para algunos
estén de más brindar su definición, se destacarán aspectos principales de estas.
UML (Lenguaje Unificado de Modelado)
Para poder establecer una mejor relación con los clientes del sistema, se ve la
necesidad de un leguaje de fácil entendimiento, para que los analistas den a
conocer al cliente o usuarios del sistema, como se ha logrado interpretar el
funcionamiento de los procesos y las reglas del negocio identificadas por ellos.
Para alcanzar este fin, existe un leguaje intermedio entre analista y cliente, UML o
Lenguaje Unificado de Modelado.
14
SODIMATBA
“El UML está compuesto por diversos elementos gráficos que se combinan para
conformar diagramas. Debido a que UML es un lenguaje, cuenta con reglas para
combinar tales elementos.
La finalidad de los diagramas es presentar diversas perspectivas de un sistema, a
los cuales se les conoce como modelos. Es importante destacar que un modelo
UML describe lo que supuestamente hará un sistema, pero no dice cómo
implementar dicho sistema.” (Schmuller, 2000)
El lenguaje UML, como anteriormente se expresó, son un soporte para el
desarrollo, modelando la perspectiva del sistemamediante el uso de diagramas,
entre los que tenemos:
Casos de uso.
Diagramas de estado.
Diagramas de secuencia.
Diagrama de actividades.
Diagrama de clases.
El desarrollo de un sistema involucra diversas consideraciones organizacionales,
metodológicas y tecnológicas, definiendo métodos y lenguajes que permitan la
interacción entre usuarios y desarrolladores, concerniente al uso de tecnologías
software, que apoyen el desarrollo de sistemas informáticos, manteniendo altos
niveles de calidad, encontramos las herramientas CASE2.
“Conjunto de aplicaciones informáticas que dan asistencia a los analistas y
desarrolladores, durante todo el ciclo de vida del software. Estas herramientas se
destinan a aumentar la productividad y reducir costos en tiempo y dinero
(Burkhard y Jenster, 1989). Son importantes porque muchas de ellas contienen
como una opción la generación de código, aunque en la actualidad lo hacen de
forma incompleta.” (Zapata & Chaverra, 2010)
Las herramientas Case, están tomando cada vez más relevancia en los procesos
de planeación y ejecución de proyectos de desarrollo de sistemas informáticos,
puesto que con estas herramientas los desarrolladores inciden en la correcta
utilización de metodología que faciliten la producción de software.
Para la correcta selección de una herramienta CASE, es necesario amplios
conocimientos en tres aspectos importantes:
Las herramientas que existen en el mercado, tanto comercial como libre.
Las características de una buena herramienta de modelado con UML.
2
ComputerAided Software Engineering(ingeniería de Software Asistida por Computador).
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SODIMATBA
Las necesidades de como las herramientas satisfacen las necesidades de
las personas que participan en un proyecto, para apoyar el proceso de
ingeniería de software.
(Juan Bernardo Quintero, 2005)
Para la selección adecuado de la herramienta Case hay que considerar el apoyo
metodológico que nos ofrece para el desarrollo del sistema, como el soporte de
UML, así como proporcionar coherencia y calidad en los diferentes modelos de
sistema (Estructurales, Dinámicas, Funcionales, etc.) o los diferentes modelos que
representen distintos niveles de abstracción; estas características permiten
trazabilidad entre los diagramas de alto nivel permitiendo la comprensión del
problema a resolver por el sistema , así como plantear los detalles de la
implementación.
Una característica indispensable para la herramienta Case, seleccionada para la
implementación, es el soporte completo de UML, o por lo menos de los diagramas
principales a utilizar (diagramas de casos de uso, clase, secuencia, estados y
actividades)
El soporte del lenguaje, es otra característica necesaria en la herramienta CASE a
seleccionar y utilizar. Así como como la autogeneración de código que
proporcionara tiempo en las fases posteriores de desarrollo.
En base a las características mencionadas con anterioridad en base a la selección
de una herramienta CASE, se seleccionó a Enterprise Architect 8.0 como la
Herramientas CASE a utilizar, para el desarrollo del sistema informático de
SODIMATBA.
Enterprise Architect 8.0
“Enterprise Architect combina el poder de la última especificación UML 2.1 con alto
rendimiento, interfaz intuitiva, para traer modelado avanzado al escritorio, y para el
equipo completo de desarrollo e implementación. Con un gran conjunto de
características y un valor sin igual para el dinero, EA puede equipar a su equipo
entero, incluyendo analistas, evaluadores, administradores de proyectos, personal
del control de calidad, equipo de desarrollo y más, por una fracción del costo de
algunos productos competitivos.” (Systems, 2011).
EA, además provee de altos niveles de trazabilidad entre las diferentes etapas del
diseño, implementación y despliegue.
Mediante el siguiente cuadro comparativo, se pretende dar a conocer las
bondades de esta herramientas CASE.
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SODIMATBA
Descripción
Soporte UML
Generación automática de Código
Soporte de Múltiples lenguajes (Java, C#, .NET)
Soporte durante las etapas del desarrollo del sistema
informático(Análisis, diseño, Implementación, Despliegue)
Generación de Reportes
Open Source
Sí




No


Con la herramienta que nos ayudará en el desarrollo del sistema, procederemos a
definir una de los software que se utilizarán para el desarrollo del sistema, como
es el gestos de bases de datos SGDB (Sistema de Gestión de Bases de Datos),
como es MYSQL.
MYSQL (MYSQL, 2011)
El gestor de bases de datos MYSQL, se ha convertido en el más popular SGBD en
el mercado debido a sus altos niveles en rendimiento, fiabilidad y facilidad de uso.
Muchas de las organizaciones más grandes del mundo y de más rápido
crecimiento, incluyendo compañías como: Facebook, Google, Adobe, Alcatel
Lucent y Zappos, basan volúmenes de sitios web, sistemas críticos y paquetes de
software; debido a que con MYSQL estas corporaciones son capaces de disminuir
costos y tiempo.
Otra característica de MYSQL es la portabilidad, pidiendo ejecutarse en más de 20
plataformas, incluyendo: Linux, Windows, Mac OS, Solaris, HP-UX, IBM AIX.
Además de ofrecer una amplia gama de herramientas para gestión de bases de
datos, servicios de apoyo, formación y consultoría.
Definido el motor de base de datos a utilizar, falta definir el lenguaje base sobre el
cual la aplicación a desarrollar para SODIMATBA correra.
Lenguaje de Programación C# (canalvisualbasic.net, 2011)
El lenguaje de C#, del framework de desarrollo de .Net, fue el lenguaje base para
el desarrollo del sistema. C# o C Sharp es un lenguaje de programación que está
incluido en la Plataforma .NET y corre en el Lenguaje Común en Tiempo de
Ejecución (CLR, CommonLanguageRuntime).
C# intenta ser el lenguaje base para escribir aplicaciones .NET
C# deriva de C y C++, es moderno, simple y enteramente orientado a objetos,
simplifica y moderniza a C++ en las áreas de clases, namespaces, sobrecarga de
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SODIMATBA
métodos y manejo de excepciones. Se eliminó la complejidad de C++ para hacerlo
más fácil de utilizar y menos propenso a errores.
Algunas características de C# son:
C# provee el beneficio de un ambiente elegante y unificado.
No soporta herencia múltiple, solamente el runtime .NET permite la herencia
múltiple en la forma de interfaces, las cuales no pueden contener
implementación.
No maneja apuntadores, para emular la función de los apuntadores se utiliza
delegates el cual provee las bases para el .NET eventmodel.
Por default trabaja con código administrado.
La Plataforma .NET provee un colector de basura que es responsable de
administrar la memoria en los programas C#.
El manejo de errores está basado en excepciones.
Soporta los conceptos como encapsulación, herencia y polimorfismo de la
programación orientada a objetos.
Por default el código es safemode, pero es posible declarar clases o sólo
métodos unsafe, esta declaración permite utilizar apuntadores, estructuras y
almacenamiento de arreglos estáticos.
C# depende del runtime que provee la Plataforma .NET, el runtime administra
la ejecución de código.
DevExpress
Son herramientas incorporables al visual 2010 para el desarrollo de aplicaciones,
con diferentes componentes para las distintas áreas de desarrollo web, escritorio,
silverligth, wpf y nuevas áreas de inversión como WinRT, HTML5, y soporte para
soluciones móviles.
(DevExpress, 2011)
Metodología
Dentro de este marco teórico se definieron y conceptualizaron los aspectos
técnicos y los procesos a automatizar, dando a paso a partir de aquí al
framework/Metodología a utilizar para el desarrollo de nuestro sistema.
En base a la metodología utilizada, cabe destacar que no se utilizó ninguna en
particular, sino, que en base a un conjunto de metodologías se tomaron partes
para dar lugar a nuestra propia metodología de trabajo. Dentro de las
18
SODIMATBA
metodologías utilizadas tenesmos: Roger Pressman, RUP, Metodología de
Kendall & Kendall y el uso de UML.
Metodología de Roger Pressman: comprende una serie de fases o etapas, que
nos proporcionan, una manera más estructural y eficiente, para la realización de
un determinado Sistema de Información y en ese mismo sentido, adaptarnos a las
características del proyecto.
Consta de 5 fases:
1. Análisis: Dentro del proceso de análisis, es fundamental que a través de
una colección de requerimientos funcionales y no funcionales, el
desarrollador o desarrolladores del software comprendan completamente la
naturaleza de los programas que deben construirse para desarrollar la
aplicación, la función requerida, comportamiento, rendimiento e
interconexión.
2. Diseño: En general, la actividad del diseño se refiere al establecimiento de
las estructuras de datos, la arquitectura general del software,
representaciones de interfaz y algoritmos. El proceso de diseño traduce
requisitos en una representación de software.
3. Codificación: Esta actividad consiste en traducir el diseño, en una forma
legible por la máquina. La generación de código se refiere tanto a la parte
de generación de los ambientes virtuales, como a la parte en la cual se
añadirá comportamiento a estos ambientes.
4. Prueba: Una vez que se ha generado código, comienzan las pruebas del
software o sistema que se ha desarrollado. De acuerdo con Pressman, el
proceso de pruebas se centra en los procesos lógicos internos del software,
asegurando que todas las sentencias se han comprobado, y en los
procesos externos funcionales, es decir, la realización de las prueba para la
detección de errores.
5. Mantenimiento: El software indudablemente sufrirá cambios, y habrá que
hacer algunas modificaciones a su funcionalidad. Es de suma importancia
que el software de calidad pueda adaptarse con fines de acoplarse a los
cambios de su entorno externo.
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SODIMATBA
(Pressman, 2005)
Metodología de Kendall & Kendall: El ciclo de vida de un sistema consta de
siete partes: siendo la primera la identificación del problema, la segunda
identificación de requisitos de información, la tercera es el análisis de las
necesidades del sistema, la cuarta es el diseño del sistema recomendado, la
quinta desarrollo y documentación del sistema, la sexta prueba y mantenimiento y
la última implementación y evaluación. Cada fase se explica por separado pero
nunca se realizan como pasos aislados, más bien es posible que algunas
actividades se realicen de manera simultánea, y algunas de ellas podrían
repetirse.
Fases:
1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos: El analista es el
encargado de identificar los problemas de la organización, detallarlos,
examinar, evaluar las oportunidades y objetivos.
El analista debe identificar y evaluar los problemas existentes en la
organización de manera crítica y precisa. Mayormente los problemas son
detectados por alguien más y es cuando el analista es solicitado a fin de
precisarlos.
2. Determinación de los requerimientos de información: En esta fase el
analista se esfuerza por comprender la información que necesitan los usuarios
para llevar a cabo sus actividades. Entre las herramientas que se utilizan para
determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran
métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de
datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren
con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de
tomar las decisiones y sus entornos e oficina, al igual que métodos de amplio
alcance como la elaboración de prototipos.
3. Análisis de las necesidades: En esta fase el analista evalúa las dos fases
anteriores, usa herramientas y técnicas como el uso de diagramas de flujo de
datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones
del negocio en una forma gráfica estructurada.
4. Diseño del sistema recomendado: En esta fase el analista utiliza la
información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del
20
SODIMATBA
sistema
de
información.
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que
aseguran que los datos que ingresen al sistema de información sean
correctos.
Facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediantes
técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
5. Desarrollo y documentación del software: En la quinta fase del ciclo del
desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los
programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre
las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran
los diagramas de estructuras, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el
pseudocódigo.
Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar
documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,
ayuda en línea y sitios web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes en
archivos “léame” que se integrarán al nuevo software.
La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el sistema y qué hacer
en caso de que surjan problemas derivados de este uso.
Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan,
codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo.
6. Prueba y mantenimiento del sistema: Antes de poner en funcionamiento el
sistema es necesario probarlo es mucho menos costoso encontrar los
problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios.
Una parte de la pruebas la realizan los programadores solos, y otra la llevan a
cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realizan
las pruebas con datos de muestra para determinar con precisión cuáles son
los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema
actual.
El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan
en esta fase y se llevan de manera rutinaria durante toda su vida útil.
21
SODIMATBA
7. Implementación y evaluación del sistema: Esta es la última fase del
desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la implementación del
sistema de información. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo
del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la
supervisión de ésta es responsabilidad del analista de sistemas.
Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo
de sistemas principalmente en áreas del debate. En realidad, la evaluación se
lleva a cabo durante cada una de las fases.
(Kenneth E. kendall & Julie E. Kendall, 2005)
Con las metodologías definidas, podemos dar paso a la siguiente sección de este
documento “La Metodología”, en donde se darán las pautas de los pasos
seguidos para el desarrollo del sistema.
Metodología
En el desarrollo del sistema informático para SODIMATBA, no se hizo uso de una
metodología específica, sino, que se conformó una adaptación en base a un
conjunto de metodologías, tales como: Metodología de Roger Pressman,
Metodología de Kendall & Kendall y RUP, con el fin de alcanzar nuestros
objetivos, y que nos permitiera una ágil y eficaz construcción del sistema.
La metodología cuenta de 4 fases:
Análisis.
Diseños.
Desarrollo y documentación (de software).
Implementación
Fase I: Análisis
Propósito:
En esta primera fase se identificaron los problemas de SODIMATBA, con el
propósito de evaluar las oportunidades y objetivos.
22
SODIMATBA
Se identificaron los objetivos de la tienda, para determinar que las funciones de las
aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que la tienda
alcance sus objetivos.
Se levantaron los requerimientos funcionales y no funcionales ya que era
necesario comprender completamente el negocio, para obtener los requisitos del
software.
Los involucrados en esta fase fueron, el gerente general de SODIMATBA y los
desarrolladores del sistema. La actividad fue la entrevista con el gerente general
obteniendo como resultado el análisis de requerimientos.
Para poder dar inicio con el proyecto, se debe de dar la presentación entre el
equipo de desarrollo y las personas involucradas en el desarrollo.
La gerente de SODIMATBA es la Sra. Karen Múndul, el equipo de trabajo se
deberá entender directamente con ella.
SODIMATBA, es una empresa naciente con apenas 3 meses de ejecución, la cual
opera con al menos 3 empleados para llevar a cabo todos los procesos que
dentro de la empresa se lleven a cabo.
Por la condiciones que presta SODIMATBA, se propuso que un miembro del
equipo de desarrollo se incluyera dentro del personal de SODIMATBA, con el
propósito de conocer más a fondo los procesos y controles que se aplican, el
miembro del equipo de trabajo tomaría las funciones del encargado de bodega, y
cumpliendo con las normas de la empresa como cualquier otro empleado.
Para dar inicio con la primera fase del desarrollo del sistema (análisis del sistema),
se llevaron a
cabo una serie de entrevistas entre los trabajadores de
SODIMATBA, así como la información recolectada por el miembro dentro de la
tienda.
Las entrevistas cumplen con la función de obtener la información sobre los
procesos y actividades involucradas en el operar de la tienda, además mediante la
visión interna obtenida por el miembro dentro de SODIMATBA, se identificaron
situaciones que con las entrevistas no se detallaban con claridad o que no se
esperaban.
Con la información, se procedió con la elaboración del Documento Visión, el cual
representara el acuerdo con SODIMATBA, sobre los alcances del sistema.
El fin de este documento es poder definir cuales los son necesidades en primera
instancia para la tienda así como indicar los alcances del sistema a construir.
23
SODIMATBA
Dos de las problemáticas plasmadas dentro del documento visión tenemos:
Las distintas áreas dentro de SODIMATBA carecen de coordinación entre
ellas, funcionando de manera independiente.
El costo del inventario no se puede obtener en el momento deseado así
como el valor de las existencias.
A partir de las entrevistas se identificaron, problemáticas entre los distintos
procesos.
Ventas, en este proceso se identificaron varias problemáticas, con respecto a las
relaciones con otros procesos, así como problemas con los empleados al
momento de llevar a cabo este proceso, ejemplo, el desconocimiento del catálogo
y uso de este.
Compras, presenta la misma problemática al proceso de compras, debido a que
el mismo empleado que lleva a cabo los procesos en ventas (Vendedor), es el que
realiza las compras, ambos procesos presentan similares dificultades.
Bodega, este es el proceso en el que identificamos la mayor problemática, debido
a que actualmente en SODIMATBA, no se llevan los debidos controles de
inventario, el costeo y valor de existencia son valores que representan una ardua
labor su obtención. Del inventario únicamente se lleva el control de existencias
una vez al mes, lo cual a como se definió en el marco teórico (método analítico)
es un método que no nos proporciona en el momento deseado el valor del
inventario físico.
Así mismo como se señaló anteriormente, cada área se ejecuta de manera
independiente a pesar de estar estrechamente ligadas.
Un caso de ejemplo de esta problemática es cuando el encargado de bodega tiene
día libre y se necesite conocer sobre el inventario en bodega, nadie más conoce
sobre estos datos. Esta problemática representa un problema para la imagen y
proceso laboral de la tienda.
Esta información recopilada nos da la pauta para poder definir el alcance del
sistema, es decir, que partes de la problemática el sistema informático abarcaría.
En documento visión además de contener datos sobre la problemática, se plasma
la propuesta de nuestro sistema a desarrollar.
Para poder dar a la solución, se propuso, un sistema con una interface sencilla de
fácil manejo y aprendizaje para los usuarios de este, además de proceder con la
automatización de los procesos, para poder establecer la interacción entre todos.
24
SODIMATBA
En el inventario se propuso, llevar los costos y control de inventario mediante el
método de promedio, debido a las ventajas que representa ante el actual forma de
manejar el inventario.
Además del documento visión, en la primera fase del proyecto tienen como
producto el documento de los requerimiento funcionales y no funcionales, que
servirán para el posterior análisis para modelar el sistema informático.
Herramientas:
Entrevistas
Cuestionarios dirigidos
Diagramas UML (EA)
Productos:
Documento de requerimientos: Funcionales y no funcionales.
o Diccionario de datos.
Prototipos de diagramas: casos de uso, clases y flujos.
Documento Visión.
Fase 2: Diseño del sistema.
Propósito:
Una vez analizados los requerimientos, y con las propuestas iniciales de los
diagramas UML, procedimos a la refinación de estos, mediante la profundización
de los datos obtenidos en la etapa de análisis.
En esta fase se preparó, una propuesta del sistema que sintetizó los beneficios de
las alternativas y recomendaciones sobre lo que se debe de hacer. Se utilizó la
información recopilada en la primera fase para realizar el diseño lógico del
sistema, diseñando los procedimientos precisos para la captura de los datos, y de
los formularios utilizados para este propósito.
Para poder continuar, se necesitó de la aprobación del personal de SODIMATBA
sobre las interfaces diseñadas, para así lograr un acuerdo sobre interface a utilizar
en el sistema.
25
SODIMATBA
Otro producto resultante de esta fase, es el modelado de la base de datos que
partido del diagrama de clases elaborado a partir de lo análisis efectuado.
En esta fase se interactuó con los usuarios finales para diseñar las salidas (en
pantalla o impresa) para satisfacer las necesidades del cliente, ya que
consideramos importante hacer las pantallas de modo que los usuarios usen el
sistema sin ningún inconveniente.
Herramientas:
Entrevistas.
Diseño de interfaces (Visual Studio .net 2010).
Modelado de datos (MYSQL, EA).
Diagramas UML (EA).
o Flujo de datos.
o Casos de uso.
o Diagrama de clases del sistema.
o Diagramas de secuencia.
Productos:
Especificación de casos de uso
Modelado de datos.
Propuestas de interfaces de sistema.
Fase 3: Desarrollo y documentación.
Propósito:
En base a la información recopilada y obtenida en las fases anteriores, se
procedió con la codificación y unificación de los diferentes módulos a desarrollar,
en el lenguaje seleccionado, en nuestro caso C#, mediante el IDE de trabajo que
nos ofrece Visual Studio .NET 2010.
En esta fase también se dio el proceso de la creación de la documentación, sobre
el uso y administración del sistema, para los usuarios finales.
Durante esta fase se hizo uso de técnicas para la prevención de errores como es,
la programación en dúo y el uso de comentarios a niveles de código.
26
SODIMATBA
Herramientas:
IDE / VS .NET 2010
Base de datos / MYSQL server
Navicat para MYSQL
Productos:
Software liberado en su versión Alpha.
Documentación preliminar del software.
Base de datos final.
Fase 4: Implementación
Propósito:
Terminada la codificación, y verificación del correcto funcionamiento del sistema,
se evaluó por medio de pruebas directas con usuarios ajenos a la producción del
sistema. Con el fin de descubrir las posibles fallas omitidas.
Además se llevó a cabo pruebas unitarias mediante la herramienta incorporada
dentro del propio IDE de desarrollo Visual Studio .NE 2010.
Con las pruebas unitarias, únicamente se evalúo al software en nivel de
funcionamiento, pero para poder determinar si el sistema cumple con las
necesidades de cliente se puso en prueba con personal de la tienda con el fin, de
encontrar problemas en los datos arrojados.
Efectuadas las correcciones correspondientes y el sistema aprobado, se procedió
a finalizar con el manual de usuario.
Herramientas:
Software de prueba UNIT testing
Productos:
Documentación final de software.
Software en versión final
27
SODIMATBA
Desarrollo
El desarrollo de un sistema informático, es un proceso de alta complejidad, en el
cual se incurre en un conjunto de técnicas para su elaboración, con anterioridad se
definieron las etapas aplicadas para este proceso, en esta sección del documento
se mostrarán los resultados obtenidos en cada una de las etapas.
Fase 1: Análisis
La creación de una herramienta completamente nueva que permita gestionar
todas las actividades de una empresa es básicamente el objeto de estudio. Para
poder estar seguro de que esta herramienta podrá satisfacer con las necesidades
del cliente se realizaron entrevistas con preguntas relacionadas básicamente con
la manera en que actualmente ellos realizan sus procesos.
Para ver la entrevista realizada dirigirse a Anexo #1
Dentro de la primera fase del desarrollo, se encuentran el documento visión y el
documento de requerimientos, los cuales se especifican a continuación.
Documento Visión
Los principales problemas identificados en los procesos que se llevan a cabo
dentro de SODIMATBA fueron:
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
28
Falta de la coordinación entre las
distintas áreas que operan dentro de
SODIMATBA.
Las áreas de Facturación, Compra,
Venta y bodega
El manejo de la información carece de
integridad entre las áreas.
Automatizar los procesos mediante un
sistema informático y centralizarla
mediante una base de datos.
SODIMATBA
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
El costo del inventario no se puede
obtener en el momento deseado así
como el valor de las existencias.
Las áreas de Facturación, Compra,
Venta e Inventario
El cálculo de los costos del inventario,
dificultan la elaboración de los informes
para la posterior toma de decisiones
Centralización de la información
mediante una base datos.
Descontrol entorno a los permisos de
los diferentes roles que se manejan
dentro de SODIMATBA
Compras, ventas y bodega
Coordinación de los procesos entre las
diferentes áreas.
Mediante un sistema de login, para
poder restringir los permisos y accesos
de los usuarios a las distintas funciones
Además de las problemáticas identificadas el documento contiene los perfiles de
los usuarios que intervienen en los procesos que se desarrollan dentro de
SODIMATBA.
Nombre
Encargado
de bodega
29
Descripción
Encargado de las
gestiones sobre el
inventario.
Responsabilidad
Encargado directo de bodega, control de
stocks y distribución de los productos,
preparación y atención de las órdenes de
pedido y solicitudes de envío al cliente. Así
como el encargado de recibir los productos,
resultados de compras y los ingresos a
bodega.
SODIMATBA
Ventas
Responsable de la
atención al cliente y
de las compras a
proveedores
Responsable de ventas de productos a los
clientes a través llamadas telefónicas para
informar sobre ofertas y elabora las órdenes
de pedido. También participa en las
incidencias de pedidos poniéndose en
contacto con el cliente para la resolución de
los mismos.
Gerente
Encargada de las
administración de
SODIMATBA
Encargado de la facturación y cobranzas,
política de cobro de los clientes.
Para ver más detalles del documento visión ver Anexo #2
Terminando con el documento visión, presentamos los requerimientos obtenidos.
Requerimientos Funcionales
Inventario
Control de Inventario.
Control de costos de inventario
Ajustes de inventario
Reportes
Facturación
Facturación
Copias
Elaboración de orden de compra de productos faltantes de bodega durante la
facturación
Datos de la factura.
Descuento
Control de clientes
Cuentas de clientes
Control de Pagos
Compras
Creación automática.
Datos de lo Orden.
30
SODIMATBA
Catálogo
Gestión de catálogo
Requerimientos No Funcionales.
Interface
Hardware: el sistema se debe implementar sobre una estructura de trabajo muy
simple con dos PC para operar.
Software:
o La aplicación deberá funcionar bajo el SO Windows y el gestor de base
de datos de MYSQL.
o El sistema se desarrollara en el lenguaje de C#
Documentación.
Una vez finalizado el sistema se entregará, con su correspondiente manual de
usuario completo, en donde se definen cada una de las opciones y características
del software.
Requerimientos de seguridad
Acceso
El sistema restringe los accesos mediante un login, para administrar los accesos y
permisos de los diferentes usuario que manejan la aplicación.
Se crearon perfiles de usuarios para administrar los permisos y funciones de los
usuarios.
Respaldo
Se generarán respaldos de la base de datos utilizada y exportación de esta.
Con los requisitos especificados, el equipo de desarrollo procedió con el
complemento de este documento de requerimientos, como es la elaboración de
los casos de usos del modelado del negocio, basados en los diagramas de flujo de
los principales procesos.
En SODIMATBA, se identificó la siguiente estructura jerárquica en dependencia de
los niveles y funciones de los empleados que ahí laboran.’
31
SODIMATBA
Para obtener más información ir a Anexo # 3
uc Actores
Gerente
Vendedor
Contador
Encargado de Bodega
Figura1. Jerarquía de trabajo en SODIMATBA
Gerente: es el empleado que se encuentra en el mayor nivel jerárquico, luego se encuentra el
vendedor y el encargado de bodega.
Mediante los análisis elaborados se determinó, que todos las demás funciones se
rigen por el gerente, pero de manera independiente encontramos al contador, el
cual no es un trabajador directo de la tienda, sino que es horario, el únicamente
llega periódicamente para recoger los consolidados de la información con el fin de
elaborar los informes del estado de la tienda para el gerente.
Refiriéndonos a los procesos que se llevan a cabo en el siguiente gráfico, se
identifican las principales tareas llevadas a cabo en SODIMATBA.
32
SODIMATBA
uc Modelo de negocio
Seguimientos de
cliente
facturar
Gerente
Vendedor
(from Actores)
(from Actores)
Reportes
Catálogo
Compras
Contador
Encargado de Bodega
(from Actores)
(from Actores)
Control de bodega
Figura 2. Diagrama de modelado de negocio
Identificados los procesos del negocio, y requerimiento básicos del sistema
desarrollado se dio continuidad con la siguiente fase de la metodología utilizada, el
producto obtenido en esta fase fueron los diagramas de casos de uso del sistema.
Una vez identificados los casos de uso del negocio se elaboró el modelado del
sistema, explicándose en la siguiente fase de nuestra metodología. En la cual
abarcamos todo lo referente al diseño la aplicación a desarrollar.
Fase 2: Diseño del sistema
uc Actores
Usuario Administrador
Usuario - Gerente
«fl ow»
«fl ow»
Usuario - Bodega
Usuario - Ventas
33
Usuario - Ventas
N1
Figura 3: Diseño del sistema 1
Usuario - Ventas
N2
SODIMATBA
En este diagrama se definen los diferentes tipos de usuarios que intervienen en el
sistema así como su dependencias jerárquicas En el siguiente diagrama se
muestra la jerarquía de los usuarios con respecto al uso que tendrán en el
sistema.
El administrador del sistema, el que tiene acceso a cada una de las áreas en el
caso que sea necesario realizar alguna modificación en el sistema, con la
autorización del gerente, así mismo el administrador del sistema tendrá la potestad
de administrar los usuarios del sistema incluyendo usuarios con nivel de gerente.
El gerente será el usuario con permisos de generar reportes de los diferentes
áreas: ventas, compras y bodega.
En el área de ventas, existen dos niveles de usuario el usuario de venta N1 del
usuario de ventas N2, los cuales manejaran dos diferentes niveles de acceso.
El usuario de ventas N1, tendrá únicamente acceso a las opciones de facturación;
en caso contrario el usuario de ventas N2 tendrá acceso a las opciones de
facturación y compras.
El usuario de bodega, tendrá posibilidades de poder ver las órdenes de
devoluciones y despacho del producto, que son resultado de los correspondientes
procesos de facturación y compras.
Casos de Uso:
Basados en los actores y las necesidades planteadas en los requerimientos del
sistema, fueron identificados los casos de uso:
34
SODIMATBA
Administrador
uc Administrador
Crear nuev o usuario
Modificar usuario
Usuario Administrador
(from Actores)
Dar de baj a a usuario
Modificación de
permisos de acceso
DCU
Actores
Administrador
Administrador
Flujos
F 1 – Crear Nuevo Usuario
F 2 – Modificar Usuario
F 3 – Dar de Baja a Usuario
F 4 – Modificaciones de permisos de acceso
Precondiciones
Para la ejecución de los flujos F2, F3, F4 es necesaria la
previa ejecución del flujo F1 al menos una vez.
35
SODIMATBA
Descripción del
Flujo
El administrador puede ejecutar de manera independiente
todos los flujos luego de haber ejecutado el flujos F1 pues
los datos generados de este funcionan de entrada para el
resto de flujos.
Gerencia
DCU
Actores
Gerencia
Gerente
Flujos
F 1 – Reportes
F 2 – Gestión de catálogo
Precondiciones
Como gerente tendrá acceso a las áreas de compra y
venta
Descripción del
Flujo
36
El gerente tendrá acceso a los reportes generados del
SODIMATBA
área de bodega, compras y ventas, y de la misma manera
a la gestión de catálogo.
Ventas
uc Ventas
Gestión sobre
cotización
Gestión sobre factura
:Usuario - Ventas
N1
Dev oluciones de
clientes
DCU
Actores
Ventas
Ventas N1
Flujos
F 1 – Gestión sobre cotización
Gestión de Cuentas de
Clientes
F 2 – Gestión sobre factura
F 3 – Devoluciones de clientes
F 4 – Gestión de cuentas de clientes
Precondiciones
37
Para la ejecución de los flujos F3, es necesaria la previa
SODIMATBA
ejecución del flujo F2
Descripción del
Flujo
El usuario de ventas N1, estará limitado únicamente a
poder facturar y gestionar cuentas de los clientes. Así
como facturación, el proceso de cotización es otro a los
cuales este usuario tendrá acceso; así como el registro de
los abonos de los clientes, consulta de las cuentas de
Clientes pendientes de pago e informes sobre es sobre
cuentas.
Compras
uc Compras
Control de
Dev olución
Gestión de compras
Gestión de cotización
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
Gestión de pagos
Reportes
Gestión de Reclamo
DCU
Actores
Compras
Ventas N2
Flujos
F 1 – Gestión de compras
F 2 – Control de devoluciones
F 3 – Gestión de cotización
F 4 – Gestión de pagos
F 5 – Gestión de reclamo
38
SODIMATBA
F 6 – Reportes
Precondiciones
Para la ejecución de los flujos F2, es necesaria la previa
ejecución del flujo F1
Descripción del
Flujo
39
El usuario de compras, además de tener la opciones de
poder facturar y gestionar la cuenta de los clientes; éste
podrá llevar a cabo las operaciones de compras.
Asimismo este usuario tendrá las opciones de controlar
los pagos hechos a los proveedores además de reportar
los reclamos en casos de inconformidad sobre un
producto vendido.
SODIMATBA
Bodega
uc Bodega
Consultar factura
Dar de baj a producto en
bodega
«extend»
(from Facturación)
«extend»
«extend»
Dev oluciones a
prov eedores
Gestión de inv entario
«extend»
Consultas de
inv entario
«extend»
Consultar órdenes de
compra
Dar de alta producto
en bodega
Reporte de Inv entario
«extend»
(from Compras)
«extend»
Usuario - Bodega
Dev oluciones de
clientes
(from Actores)
Actualizar
(from Facturación)
«extend»
Gestión de Catálogos de
Despacho
«extend»
Dar de baj a
«extend»
Agregar
DCU
Actores
Bodega
Encargado de Bodega
Flujos
F 1 – Gestión de inventario
F 2 – Reporte de inventario
F 3 – Gestión de catálogos de despacho
Precondiciones
Para la ejecución de los flujos F2 y F3, es necesaria la
previa ejecución del flujo F1
Descripción del
40
El encargado de bodega, es el usuario que podrá llevar a
SODIMATBA
Flujo
cabo las gestiones directamente sobre el inventario, dar
de alta y baja a productos que proceden de los procesos
de facturación y de compra correspondientemente.
Este suave, también gestionará el catálogo de despacho
del producto. Esto es debido a que el producto que se
factura es distinto al productor entregado, es decir, que se
puede facturar un ítem pero verdaderamente se estará
haciendo entrega de varios ítems.
Para ver mas detalles del modelado del sistema ver Anexo #4
Diagrama de clases:
Este diagrama describe la estructura del sistema mostrando sus clases, atributos y
las relaciones entre ellos. El siguiente diagrama de clases es utilizado para realizar
el diseño conceptual de la información que se manejará en el sistema.
Clases de Entidad: Las clases de entidad identificadas durante la fase de
elaboración son las siguientes:
Usuarios
Factura
Clientes
Bodega
Compras
Proveedor
41
SODIMATBA
Diagrama de clases
class Modelado del sistema
Dev olución_Ventas
Tipo_Usuario
«id»
- dev_id: int
ust_descripción: int
+
«input element»
- dev_fecha: string
+ dev_descripción: string
+ dev_estado: string
«id»
- ust_id: int
«input element»
+ ust_nombre: int
+
+
+
+
+
+
Crear() : void
Consultar() : void
Guardar() : void
Natural
+
+
+
+
+
1..
devf_factura: int
devf_cantidad: int
devf_descripción: int
devf_producto: int
devf_devolución: int
«select element»
+ ju_razonsocial: string
«input element»
- ju_ruc: string
Agregar(char, char, char, char, char) : void
Dardebaja(int) : void[]
Actualizar(int) : void[]
Consulta(int) : void {query}
+
+
+
+
us_telefono: int
Cotización_Cliente
«id»
+ fac_id: int
«input element»
+ us_name: string
+ us_pass: string
+ us_nombre: int
+ us_apellidos: int
+ us_correo: string
1..*
Anular(string) : void
Consultas() : void {query}
+
+
«Evento»
+ Crear(int, string, string, string, string, string, string) : void
Clientes
«input element»
+ fac_fecha: char
+ fac_empleado: string
+ fac_descuento: double
1 + fac_monto: double
«select element»
+ fac_estado: int
+ fac_pago: double
«select element»
+ us_tipo: int
1..
-
«id»
- cl_id: int = 1
1..
Anular() : void
Consulta() : void
«Evento»
+ Crear() : int
«text area element»
- cl_direccion: char
Anular(int) : void
Consulta(int) : void {query}
+
+
+
+
«Evento»
+ Crear(char, int) : void
Cotización_Ventas
Agregar(char, char, char, char, char) : void
Dardebaja(int) : void[]
Actualizar(int) : void[]
Consulta(int) : void {query}
-
cot_monto: int
cot_user: int
«id»
- cot_id: int
«input element»
- cot_fecha: string
fxc_factura: int
fxc_cuenta: int
CatSub
Catalogo
«id»
+ cat_id: int
Salida_factura
-
abono_factura
«id»
- abv_id: int
cotcl_cliente: int
ct_cl_cotven: int
1..* +
+
«input element»
1..* - cl_nombre: char
- cl_movil: char
- cl_telefono: char
- cl_correo: char
1..
abono_x_factura
-
Agregar(char, char, char, char, char) : void
Dardebaja(int) : void[]
Actualizar(int) : void[]
Consulta(int) : void {query}
Factura
Usuarios
+
+
+
+
+
+
Dev oluciones_x_Venta
1..
+
Juridico
«input element»
+ na_cedula: string
Guardar() : void
Anular() : void
Actualizar() : void
1..*
bxf_factura: int
bxf_producto: int
bxf_cantidad: int
bxf_descuento: int
bxf_estado: int
bxf_color: int
«input element»
+ abv_monto: string
+ abv_fecha: int
«select element»
+ abv_estado: string
+ abv_moneda: string
+ abv_pago: string
«id»
- prod_id: int
+
+
«text area element»
+ prod_comentarios: string
Catálogo_Factura
-
catfac_factura: int
catfac_cantidad: int
catfac_descuento: int
catfac_precio: int
catfac_catálogo: int
«select element»
+ cat_color: string
+ cat_categoria_color: string
+ cat_acabado: string
+ cat_familia: string
+ cat_tipo: string
+ cat_estado: string
+
+
+
+
Bodega
Anular() : void
Consultar() : void
«input element»
+ cat_sap: string
+ cat_descripcion: string
+ cat_precio: double
Actualizar(int) : void[]
Agregar() : void
Eliminar(int) : void[]
Consulta(int) : void {query}
Bodega_Compras
-
Subcat_Catálogo: int
Subcat_Subcat: int
+
+
Agregar() : void
Eliminar() : void
«select element»
- cot_estado: int
+
+
Anular(int) : void
Consulta(int) : void {query}
«Evento»
+ Crear(int, string) : void[]
Cotización_x_Catálogo
«input element»
+ cotcat_cantidad: int
+ cotcat_precio: int
- cotcat_catálogo: int
Cotización_Compras
«select element»
+ cotcat_descuento: int
Actualizar() : void
Agregar() : void
Eliminar() : void
Consulta() : void {query}
«id»
- cotc_id: int
«input element»
+ cotc_fecha: int
+ cotc_descripción: int
+ cotc_user: int
«select element»
+ cotc_estado: int
Catálogo_Compras
«select element»
+ prod_estado: int
+
+
+
+
-
+
+
+
+
+
Bodega_x_Catálogo
+
+
+
catcom_compras: int
catcom_precio: int
catcom_descuento: int
catcom_cantidad: int
catcom_catálogo: int
Anular() : void
Consultar() : void
Crear() : void
+
+
+
+
+
bcat_catálogo: int
bcat_cantidad: int
bcat_estado: int
bcat_costo: int
bcat_bodega: int
+
+
+
+
Agregar() : void
«id»
- comp_id: int
«id»
- pr_id: int
«input element»
+ comp_fecha: string
«input element»
- pr_nombre: char
- pr_RUC: char
- pr_telefonos: char
- pr_correo: char
bxc_compras: int
bxc_bodega: int
bxc_cantidad: int
bxc_estado: int
bxc_comentarios: int
Compras
comp_user: int
comp_pago: int
comp_proveedor: int
Prov eedor
«text area element»
+ comp_descripcion: string
«select element»
+ comp_estado: int
+
+
1..*
1..
Dardebaja(int) : void {query}
Consulta(int) : void {query}
«text area element»
- pr_direccion: char
- pr_comentario: char
+
+
«Evento»
+ Crear(string, string, string) : void
Anular(int) : void
Consulta(int) : void {query}
«Evento»
+ Agregar(string, string, string, char, string, char) : void
contacto_x_prov eedor
compra_x_pagar
-
-
cxp_abono: int
cxp_compra: int
cxp_contacto: int
cxp_proveedores: int
Contacto_prov eedores
abono_compras
«id»
- cxp_id: int
«input element»
+ cxp_monto: int
+ cxp_fecha: int
+ cxp_pago: int
«select element»
+ cxp_estado: int
+ cxp_moneda: int
+
+
42
Modificar() : void
Crear() : void
«id»
+ cont_id: int
«input element»
+ cont_Nombre: int
+ cont_telefono: string
+ cont_extension: string
+ cont_movil: string
+ cont_email: string
+ cont_cargo: string
«text area element»
+ cont_comentario: string
Cotización_prov eedor
«input element»
+ ctp_proveedor: int
+ ctp_cotización: int
SODIMATBA
Diagramas de secuencia:
Orden de compra
sd Muestrar prev io de la orden de compra
Interface
Usuarios (BD)
Catálogo (BD)
Compras
Login en la aplicación()
Verificando usuarios y permisos a los que tendrá acceso()
mensaje confirmación de verificación()
Mensaje "Bienvenida"()
Presionar Boton "Elaborar Orden"()
Ingresar datos de
productos()
Validar Producto()
Producto valido()
Finaliza el ingreso de productos()
Mostrar preview de orden de compra()
Ingresar proveedor()
Buscar datos de proveedor()
Devuelve datos de proveedor()
Muestra datos de proveedores que coinciden con los datos ingresados ()
Selecciona Proveedor()
Se envia mensaje orden a proveedor()
Se almacena orden de compra ()
Confirmacion de Orden enviada ()
43
Proveedores(BD)
Compras(BD)
SODIMATBA
Diagrama
Orden de compra
Secuencia
Actores
Encargado de Venta N2
Precondiciones
Ninguna
Descripción del
La secuencia para realizar una compra inicia:
Flujo
1) Registrándose en el sistema con nombre de usuario
y contraseña, una vez validados los datos entra al
catálogo de compras.
2) Presionar el botón de elaborar orden.
3) Se ingresan los datos del producto y se validan.
4) Una vez, ingresado los datos se ingresa y se
selecciona al proveedor.
5) Se envía la orden de compra al proveedor.
6) Se almacena la orden de compra.
7) Confirmación de orden enviada al proveedor.
44
SODIMATBA
Ventas
sd Interaction
Interface
Clientes
Vendedor
Login ()
Validacion de usuario y permisos()
Mensaje de confirmacion de validacion()
Mensaje de Bienvenida()
Presionar Boton "Elaborar Factura"()
Cargar interface de facturazion()
Ingresar datos de cliente()
Busqueda de Clientes()
Carga una lista de los clientes que coincidan con los datos ingresados()
Selecciona a cliente de la Lista()
Ingresa productos a facturar()
Busqueda de productos()
Lista de productos que coincidan con los datos ingresados()
{Mientras ingrese productos}
Selecciona el producto solicitado()
Ingresa Porcentaje del descuento()
No se puede exceder del 15%
Presiona boton " Facturar"()
Se carga un preview de facturar()
Presiona boton "Imprimir"()
Se almacena la factura en la base de datos()
Imprimir()
45
Catalogo
Usuario
Factura
SODIMATBA
Diagrama
Ventas
Secuencia
Actores
Encargado de Venta N1
Precondiciones
Ninguna
Descripción del
La secuencia para realizar una venta inicia:
Flujo
1)
Ingresando en el sistema el nombre de usuario y
contraseña, una vez validados los datos entra al
catálogo de ventas.
2)
Presionar el botón de elaborar factura.
3)
Si es un cliente nuevo, este es ingresado al sistema
(opcional)
a. Se agregan los productos a la factura
b. Se genera la factura
c. Se entrega al cliente para que este la cancele
d. Se guardan los datos de la factura
4)
Si el cliente ya existe
a. Se agrega los productos a la factura o remisión
b. Se genera la factura o remisión
c. Si es factura esta es cancelada, si es una remisión
se entrega una copia al cliente.
5) Imprimir factura.
46
SODIMATBA
Bodega
sd Bodega
Interface
BD
Consulta
Bodega
Encargado de Bodega
Login()
Validación de usuario y permisos()
Mensaje de confirmación de validación()
Ver lista de Productos()
Ver lista de Productos en stock()
Lista de Productos en stock()
Agregar nuevo Producto()
cargar producto()
Datos del Producto()
Producto Agregado()
Retorna Lista de Productos actualizada()
47
Usuario
SODIMATBA
Diagrama
Bodega
Secuencia
Actores
Encargado de Bodega
Precondiciones
Ninguna
Descripción del
La secuencia para realizar el inventario inicia:
Flujo
1)
Ingresando en el sistema el nombre de usuario y
contraseña, una vez validados los datos entra al
catálogo de bodega.
2)
Se pueden realizar distintas actividades tales como
ver los productos que se encuentran en stock y Agregar
productos al inventario.
3)
Al ver los productos que se encuentran en stock
devuelve la lista de los productos que se encuentran
disponibles.
4)
Para ingresar nuevos productos, se cargar los
datos del producto a agregar y retorna la lista de
productos actualizada.
48
SODIMATBA
Diagrama entidad relación
49
SODIMATBA
Fase 3: Desarrollo y Documentación
Interfaz de Usuario
La interfaz de usuario está basada en los diagramas de casos de usos y en cada
uno de las operaciones que fueron especificadas por el cliente.
A continuación se muestra el diseño de las pantallas principales del sistema:
Inicio de Sesión
El formulario de inicio de sesión permite el acceso a todas las funcionalidades del
sistema. Las funcionalidades del sistema estarán habilitadas en dependencia del
permiso con el que cuente el usuario que ingresa.
Si el Usuario y la Clave ingresados son correctos, aparecerá la pantalla principal
del sistema, donde se podrá visualizar las diferentes opciones del menú:
Ventas
Reportes
Compras
Clientes
Catálogo
Proveedores
La visualización de estas opciones varía en dependencia de los permisos
asignados al usuario, en este caso los datos ingresados son del gerente que tiene
acceso a todos los formularios del sistema.
50
SODIMATBA
Facturación
Factura además de realizar una venta cuya cancelación es inmediata, permite que
generar una factura a partir de los datos proporcionados por una revisión previa.
51
SODIMATBA
Compras
En el formulario de compras, se realizarán compras a los proveedores mediante la
selección de los productos del catálogo y de igual forma se podrá visualizar las
facturas pendientes a los proveedores.
52
SODIMATBA
Gestión de Bodega
Para realizar las gestiones y ajustes en el área de bodega, el responsable de
bodega es el que tiene acceso a este formulario de esta aplicación.
Por medio del formulario de bodega, se realizarán consultas del inventario, las
compras y facturas pendientes.
Manuales
El manual de usuario de este sistema informático es un instructivo que le permite
al usuario final su óptimo funcionamiento, el cual se fue trabajando paralelamente
a la programación. Contiene las pantallas de cada una de las tareas que trabaja el
sistema con pequeñas descripciones de cómo realizar algunos eventos.
Para ver el manual de usuario de este sistema, dirigirse al Anexo #5
53
SODIMATBA
Fase 4: Implementación
Requerimientos de pruebas:
La lista que prosigue este párrafo identifica aquellos elementos (requerimientos
funcionales, no funcionales) que han sido identificados como objetivos de las
pruebas, esta lista representa los elementos que serán probados.
Pruebas de integridad de datos y BD
Verificar el acceso a la BD de SODIMATBA.
Verificar la correcta obtención de datos actualizados.
Pruebas del sistema
Verificar el CU Compra
Verificar el CU Ventas
Verificar el CU Bodega
Verificar el DS Compras
Verificar el DS Ventas
Verificar el DS Bodega
Pruebas de la interfaz de usuario
Verificar la facilidad de navegación mediante un ejemplo de pantallazos de
las funcionalidades.
Verificar el acceso a los distintos menús dependiendo de los permisos de
usuario.
54
SODIMATBA
Conclusiones
El sistema SODIMATBA fue desarrollado manejando metodologías ágiles,
las cuales permitieron una buena interacción con los usuarios y una fácil
obtención de requerimientos. Esto permitió que el sistema lograra cubrir las
expectativas del cliente y resolver a cabalidad las necesidades de
automatización especificadas.
Recomendaciones
Al ser la primera aplicación que utiliza SODIMATBA, recomendamos dar
seguimiento al sistema desarrollado, realizar actualizaciones y cambios en el caso
de ampliar las áreas de la tienda.
Recomendamos la consideración de la ampliación del sistema en cuanto al
manejo del inventario. Sería de gran utilidad para la tienda contar con el manejo
detallado del inventario.
55
SODIMATBA
Bibliografía
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http://www.canalvisualbasic.net/manual-net/c-sharp/#cSharp
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http://www.devexpress.com/
(2010). En S. B. García, Ley de equidad fiscal y su reglamento (1a ed ed., pág. 242). Managua:
Acento.
Juan Bernardo Quintero, R. A. (Enero-Marzo de 2005). UN ESTUDIO COMPARATIVO DE
HERRAMIENTAS PARA EL MODELADO CON UML. Universidad Eafit, 41(137), 60-70.
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Diseño de Sistemas (pág. 752). México: PEARSON EDUCACIÓN.
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Editorial.
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http://www.mysql.com/why-mysql/java/
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Schmuller, J. (2000). Aprendiendo UML en 24 Horas. En J. Schmuller, Aprendiendo UML en 24
Horas (pág. 27). México: Pearson Educación.
Systems, S. (01 de 10 de 2011). http://www.sparxsystems.com.ar, 8.0. Recuperado el 01 de 10 de
2011, de http://www.sparxsystems.com.ar/products/ea.html:
http://www.sparxsystems.com.ar/products/ea.html
Zapata, C. M., & Chaverra, J. J. (13 de Julio de 2010). Una Mirada Conceptual a la Generación
Automática de Código. Revista EIA, 143-154.
56
SODIMATBA
ANEXOS
57
SODIMATBA
Anexo 1- Entrevista
Entrevista realizada a: Karen Mundoll (Gerente General)
1. ¿El sistema será usado por diferentes tipos de usuarios? ¿Quiénes?
R: si, El gerente, compras, ventas y el de bodega
2. ¿A qué operaciones se les permitirá acceder?
R: Facturación, control de inventarios, detalle de gastos, compras de productos de
inventario.
3. ¿De qué manera lleva su contabilidad?
R: En este momento manual
4. ¿Bajo qué normas contables se rige la empresa?
R: Principios básicos de contabilidad
5. ¿Cada cuándo se presentan informes y de qué forma lo hacen?
R: Mensual, se presentan detallados, no así consolidados (estado de resultado,
balance general)
6. ¿Posee alguna plantilla sobre la presentación de la información de la
situación financiera?
R: Únicamente de Estado de Resultado
7. ¿Qué proceso se sigue para ingresar un nuevo producto al inventario?
R: Se ingresa con el total de compras, en ellas se detallan el ingreso de un
Producto nuevo.
8. ¿Se maneja el costo real del inventario?
R: si, se hace levantamiento físico real de bodegas y luego se costea.
9. ¿Posee alguna fórmula o porcentaje que se aplica para el cálculo del costo
real de los ítems de inventario?
R: El costo real, se determina de acuerdo a las facturas reales que se efectúan
con nuestros proveedores.
10. ¿Qué procesos se aplica al momento de dar de baja un producto del
inventario?
58
SODIMATBA
R: Únicamente se da de baja con una observación, si es factura, # de factura si es
por dar de baja defectos o danos igual con una observación.
11. ¿Si determinado producto del inventario sufre algún daño o deterioro que
sucede con él? ¿Qué procedimiento se aplican para darlo de baja?
R: Ver respuesta anterior
12. ¿Se lleva un control físico de los ítems del inventario?
R: Físico, mensual
13. ¿Utilizan algún formato para estas revisiones?
R: Si, el formato con el que se hace el levantamiento físico
14. ¿De qué manera se controlan las actualizaciones del inventario al momento
de una venta? Si parte de los productos facturados no se encuentran
disponibles, ¿Qué sucedería en ese caso?
R: Esta actualización se efectúa únicamente al cierre de mes, en realidad las
ventas se efectúan de productos que por lo general son pedidos
15. ¿Cuál es el proceso para realizar una compra?
R: Se efectúa orden de compra se envía por email al proveedor.
16. ¿En el caso de que las compras no se paguen en efectivo que procesos
llevan a cabo?
R: Control de compras, con el detalle de cada factura, en ellas se específica si la
misma es de crédito o de contado
17. ¿De qué forma se llevan a cabo los pagos de las compras?
R: Los pagos se efectúan de acuerdo a las facturas que se tengan pendientes de
pago
18. ¿Llevan un control de los proveedores?
R: Si, Manual
19. ¿Dan seguimiento de las compras que se llevan a cabo a lo distintos
proveedores, es decir, dan un seguimiento y/o estudio de los costos de las
compras?
R: Actualmente no
59
SODIMATBA
20. ¿En el caso de que una factura de compra se termine el plazo de crédito qué
medidas se deberían tomar?
R: Hasta el momento no se ha dado la situación,
21. ¿Cuál es el proceso que se lleva a cabo al realizar una venta?
R: Se levanta el pedido, se efectúa la factura cobro y posterior deposito
22. ¿Al momento de que sobre una venta, y el cliente desee realizar una
modificación a la factura emitida, cuales son los procesos que se aplican para
resolver esta situación?
R: Se efectúa una devolución de dinero, si la misma fue pagada, si el producto no
se ha retirado, lo mejor es anular la factura y refacturar.
23. ¿El sistema deberá generar reportes de las ventas realizadas? ¿Durante que
periodos?
R: diario, semana, quincenal, mensual, por familia, por rubro
24. ¿Cuáles son los datos relevantes para almacenar en factura?
R: Información del cliente, información del detalle del producto facturado
25. ¿Cuenta con un formato establecido para la facturación?
R: Facturas impresas
26. ¿Qué hacer en el caso de que se pierda el consecutivo de una factura, un
cheque o algún recibo de caja chica o de gastos? ¿Tienen algún proceso que
contemple estas opciones?
R: Aun no
27. ¿Dan créditos a los clientes?
R: en algunos casos
28. ¿Lleva el control de los créditos otorgado a los clientes?
R: Si se lleva, manual
29. ¿Existen límites de crédito otorgado a los clientes?
R: NO
60
SODIMATBA
30. ¿Da un seguimiento a las fechas de vencimiento de estos créditos o de qué
forma controla esto?
R: Si, el control se lleva personal
31. ¿En el caso de que un cliente sobre una factura dada al crédito excede el
límite de tiempo otorgado, que sucede en estos casos?
R: En este caso queda aún pendiente de pago, esto se reflejara en la diferencia de
saldo de bancos
32. ¿Qué gastos o pagos son a través de banco?
R: Renta, Luz, teléfono, comisiones, pago proveedores, etc.
33. ¿Se lleva control de los pagos realizados?
R: Si, desglosado
34. ¿Llevan un control de la chequera?
R: Si, se lleva el consecutivo, así como la descripción de cada uno de los cheques
emitidos
35. ¿En el caso de una devolución en los pagos por compras, se lleva control del
monto de estos así como de las personas a quienes son emitidos?
R: De acuerdo al detalle de cheques, en la descripción se determina si fue
devolución de dinero
36. ¿Posee un monto establecido para determinar cuando un gasto se paga de
caja chica o de banco?
R: Aun no
37. ¿Qué gastos son pagados directamente por la caja chica?
R: Gastos varios, transporte, agua, seguridad, gastos pequeños
38. ¿La caja chica tiene un monto máximo y mínimo establecido?
R: Tiene un monto establecido.
39. ¿Qué sucede en el caso de que la caja chica ya se encuentre en el mínimo, o
ya haya superado a este?
R: Se procede a solicitar el rembolso de acuerdo a los recibos de gastos
presentados
61
SODIMATBA
40. ¿Posee algún formato para el rembolso de la caja chica?
R: Si, el que se utiliza actualmente
41. ¿Cada cuánto se debería formular el rembolso de la caja chica?
R: Las veces que sea necesario, los gastos deben de quedar registrados en el
periodo mensual que le corresponden
42. ¿De qué forma se obtiene el monto de rembolso de la caja chica?
R: Mediante la solicitud de rembolso (con sus soportes)
43. ¿Llevan un control de los gastos que se pagan desde la caja chica?
R: Desglosados
44. ¿En el caso de que un consecutivo de los gastos se caja chica se extravié,
que procedimientos se aplican?
R: Aun no se ha dado el caso
45. ¿En el caso de que el monto del total de caja chica no cuadre con el monto
real de esta, que proceso se deberá llevar?
R: Se deberá de efectuar el ajuste necesario
46. ¿Ofrece algún otro tipo de servicios aparte de las ventas?
R: Servicios de instalación u otros (mantenimiento)
47. ¿Cómo controla estos otros servicios?
R: Por medio de facturas impresas
48. ¿Lleva un registro y control de estos?
R: en el consecutivo de las facturas
62
SODIMATBA
Anexo 2- Documento Visión
Descripción General
Todo proyecto nace para atender una situación particular, atacar problemas y
oportunidades específicas que no solo justifican el esfuerzo, sino que le dan forma
y dirección Como es natural pensar, esta situación es propia de cada
organización, por lo que SODIMATBA y más precisamente su situación actual,
debe ser descrita como necesario punto de
partida del proyecto. Dicha
descripción es el propósito de esta sección.
Situación de SODIMATBA
SODIMATBA, lleva los registros contables de forma manual, por lo que ha surgido
la necesidad del desarrollar un sistema que les permita facilitar el registro contable
que le ayudará a brindarles a los clientes un mejor servicio e información de cada
uno de los productos que ofrece.
Problemas actuales
El problema de la falta de comunicación entre las áreas de la tienda, afecta
a cada una de estas, al no tener la información necesaria para poder
interactuar en conjunto, cuyo impacto ocasiona desorden en el control de
las ventas, compras y bodega, la solución consiste en la realización del
sistema que llevará el control de todas las áreas lo que va a garantizar la
eficiencia en el manejo de la información.
El control del inventario se realiza mensualmente, lo que provoca esperar
hasta la finalización del mes para poder saber que productos se encuentran
disponibles y cuales ya fueron vendidos, cuyo impacto provoca llevar una
información desactualizada, provocando que a los clientes no se le brinde
los datos exactos y toma tiempo para poder informarles.
El no llevar la documentación actualizada provoca desorden al querer
obtener información de reportes de ventas, compra e inventario.
OPORTUNIDADES
La oportunidad de llevar el control sobre las aéreas de la empresa se lograría si se
implementa un sistema informático, el cual consiste en cambiar el ingreso de la
información de modo manual a automático, lo que permitirá que la información que
se maneja entre las aéreas puedan ser accesible a estas, el inventario se
actualizaría automáticamente al momento de realizar una compra o venta de un
determinado producto y de esta forma el inventario se actualizaría
63
SODIMATBA
automáticamente facilitando al realizar una consulta que la información sea
actualizada.
DEFINICIÓN DEL SISTEMA A DESARROLLAR
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
El problema de
Afecta a
El impacto asociado es
Una solución adecuada seria
Falta de la coordinación entre las
distintas áreas que operan dentro de
SODIMATBA.
Las áreas de Facturación, Compra,
Venta y bodega
El manejo de la información carece de
integridad entre las áreas.
Automatizar los procesos mediante un
sistema informático y centralizarla
mediante una base de datos.
El costo del inventario no se puede
obtener en el momento deseado así
como el valor de las existencias.
Las áreas de Facturación, Compra,
Venta e Inventario
El cálculo de los costos del inventario,
dificultan la elaboración de los informes
para la posterior toma de decisiones
Centralización de la información
mediante una base datos.
Descontrol entorno a los permisos de
los diferentes roles que se manejan
dentro de SODIMATBA
Compras, ventas y bodega
Coordinación entre las distintas áreas
Mediante un sistema de login, para
poder restringir los permisos y accesos
de los usuarios a las distintas funciones
PERFILES DE USUARIOS
Después de indagar en los retos y las oportunidades que motivan el desarrollo del
sistema, es posible hacer un recuento de las personas involucradas en el
64
SODIMATBA
proyecto, esto es: relacionar cada una de las problemáticas y oportunidades con el
personal.
Para ello, se hace una descripción detallada de cada uno del personal y las
actividades que realizará en el sistema.
Finalmente se hará un recuento de las necesidades desprendidas luego de
indagar en la problemática de cada uno de los integrantes del personal. Las
necesidades encontradas permitirán definir mejor las características del sistema.
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
RESPONSABILIDAD
Encargado
de bodega
Encargado de las
gestiones sobre el
inventario.
Encargado directo de bodega, control de
stocks y distribución de los productos,
preparación y atención de las órdenes de
pedido y solicitudes de envío al cliente. Así
como el encargado de recibir los productos
resultados de compras así como dar le su
ingreso a bodega.
Ventas
Responsable de la
atención al cliente y
de las compras a
proveedores
Responsable de ventas del producto a los
clientes a través del teléfono. Informa de las
ofertas y confecciona las órdenes de pedido.
También participa en las incidencias de
pedidos poniéndose en contacto con el
cliente para la resolución de los mismos.
Gerente
Encargada de las
administración de
SODIMATBA
Encargado de la facturación y cobranzas,
política de cobro de los clientes.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.
El sistema a desarrollar para SODIMATBA, consiste en integrar las áreas de
Inventario, Facturación y Compras, para manejar la información entre cada área
actualizada y así brindarles a los clientes los datos necesarios al realizar una
consulta y en el menor tiempo posible.
Una de las necesidades principales es la restricción de los accesos a las distintas
funciones, esto se solucionara mediante la incorporación de un login, el cual
limitara los permisos y accesos de los distintos usuarios que manejara el sistema,
entre los diferentes niveles de los usuarios tenemos: Gerente, Ventas N1, Ventas
N2 y Bodega.
65
SODIMATBA
En el área de inventario se llevarán los procesos siguientes: control de inventario,
control de costos de inventario, ajustes de inventario y la generación de los
reportes.
Control de Inventario.
Se deberá llevar el control de las existencias, mediante una actualización
automática durante se lleven a cabo los procesos de compra y venta.
Control de costos de inventario
Se deberá costear el valor del inventario de bodega, esto mediante el método
de costeo de inventario de promedios.
Ajustes de inventario
En caso de haber un faltante o un error de registro, proporcionar la opción de
realizar un ajuste pero registrando la transacción.
La actualización y quien la llevase a cabo (Únicamente el encargado de la
bodega deberá cumplir con esta labor).
Reportes
Se deberá poder realizar los siguientes reportes:
o Existencias de inventario( para confrontación
levantamiento físico)
o Costos del inventario
o Estadísticas de los productos más vendidos
posterior
con
el
Para el área de facturación, cada uno de los procesos de ventas, el sistema
deberá emitir la correspondiente factura con los detalles de los productos a
comprar por el cliente, además se emitirá una lista de empaque con el desglose
del pedido a entregar al cliente.
El sistema deberá emitir tres copias correspondientes a los productos facturado,
para las distintas necesidades: Original- Cliente, Copia 1 – Contabilidad y copia 2Bodega.
Además el sistema emitirá la factura mediante la moneda del Dólar Americano,
sin embargo, en caso de llevarse a cabo la transacción, al mismo tiempo ofrecer la
posibilidad de poder facturar en la moneda nacional (C$-Córdoba) al tipo de
cambio oficial según el Banco Central de Nicaragua.
66
SODIMATBA
En el sistema ofrecerá la posibilidad de reflejar el monto real que un cliente paga
al momento de cancelar un producto y el diferencial con el monto de la factura,
además de proporcionar la opción de señalar las distintas monedas en las que se
canceló. Ejemplo, un cliente decide cancelar una factura con $50 USD y el
restante lo paga en Córdobas. El sistema deberá poder manejar este tipo de
transacciones.
Para la sección de compras, el factor más importantes es que en la mayoría de las
situaciones el producto que se factura a un cliente no se encuentra en su totalidad
en la tienda, por lo cual es necesario que el sistema sea capaz de proceder con la
preparación de una orden de compra temporal para la posterior terminación y
envío a los proveedores para su facturación.
El control del vencimiento del crédito de las compras hechas a los proveedores es
otro de los puntos automatizar, mediante la automatización de esta labor,
indicando los estados de las facturas de compras a proveedores y la proximidad
de vencimiento en los saldos de créditos.
El catálogo, es otro de los problemas que mediante la automatización del sistema
se pretende solucionar, los proveedores a los largo de los últimos meses han
llevado a cabo variaciones en los precios de los productos en venta, lo cual
ocasiona una restructuración de los precios de los catálogos de venta y compra.
Mediante el sistema se propone una interface sencilla y practica para esta labor y
poder llevar un historial de los distintos catálogos manejados.
67
SODIMATBA
Anexo 3- Requerimientos del sistema
Contenido
Dedicatoria .......................................................................................................................................... 4
Agradecimiento ................................................................................................................................... 5
Introducción ........................................................................................................................................ 8
Objetivos ............................................................................................................................................. 9
General........................................................................................................................................... 9
Específicos .................................................................................................................................... 9
Marco teórico .................................................................................................................................... 10
Inventario ...................................................................................................................................... 10
Costos .......................................................................................................................................... 12
Leyes de equidad fiscal que norman el manejo de inventario. ........................................... 13
Aspectos técnicos....................................................................................................................... 14
Enterprise Architect 8.0 ................................................................................................................ 16
MYSQL ........................................................................................................................................... 17
Lenguaje de Programación C# ....................................................................................................... 17
Metodología ................................................................................................................................. 18
Fases: ............................................................................................................................................. 20
Metodología ...................................................................................................................................... 22
Fase I: Análisis ............................................................................................................................ 22
Fase 2: Diseño del sistema....................................................................................................... 25
Fase 3: Desarrollo y documentación. ...................................................................................... 26
Fase 4: Implementación / pruebas .......................................................................................... 27
Desarrollo .......................................................................................................................................... 28
Diagrama de clases............................................................................................................................ 42
Diagrama de Secuencia ........................................................................ ¡Error! Marcador no definido.
Diagrama entidad relación ................................................................................................................ 49
Bibliografía ........................................................................................................................................ 56
ANEXOS .......................................................................................................................................... 57
Anexo 2- Documento Visión .......................................................................................................... 58
Descripción General .......................................................................................................................... 63
68
SODIMATBA
Situación de SODIMATBA ...................................................................................................... 63
Oportunidades............................................................................................................................. 63
Definición del sistema a desarrollar ......................................................................................... 64
Perfiles de Usuarios ....................................................................................................................... 64
Nombre ......................................................................................................................................... 65
Descripción .................................................................................................................................... 65
Responsabilidad ............................................................................................................................ 65
Descripción del sistema................................................................................................................. 65
Anexo 3- Requerimientos del sistema .......................................................................................... 68
Definición del Problema................................................................................................................. 70
Descripción Funcional ................................................................................................................... 71
Requerimientos Funcionales .................................................................................................... 71
Inventario ................................................................................................................................. 71
Facturación .............................................................................................................................. 72
Compras................................................................................................................................... 73
Requerimientos No Funcionales. ............................................................................................. 75
Requerimientos de seguridad................................................................................................... 75
Acceso...................................................................................................................................... 75
Respaldo .................................................................................................................................. 75
Diagramas de Flujo del Negocio .................................................................................................. 76
Facturación .................................................................................................................................. 76
Compras........................................................................................................................................... 77
Forma de pago............................................................................................................................ 77
Entrega de pedido ...................................................................................................................... 78
Recepción de Pedido ................................................................................................................. 78
Casos de Uso Actores ................................................................................................................... 79
Gerente ........................................................................................................................................ 79
Compras....................................................................................................................................... 81
Bodega ......................................................................................................................................... 82
Catálogo ....................................................................................................................................... 83
Especificación de Casos de Uso.................................................................................................. 84
Anexo 4- Modelado del sistema.................................................................................................... 93
69
SODIMATBA
Definición del Problema
Los avances tecnológicos, son cada vez mayores, promoviendo en las empresas
las constantes actualizaciones en los equipos. Para aumentar la competitividad las
empresas van a la par de la tecnología, creciendo y mejorando, con respecto al
manejo que se brinda a la información.
SODIMATBA (Soluciones Diversas y Materiales de Baño) es una tienda que
funciona como distribuidor autorizado de Incesa Standar S.A, la cual distribuye
una gran gama de productos en la categoría de artículos y accesorios para baños,
tales como: Loza sanitaria (Inodoros, lavamanos, bañeras, etc.), griferías,
repuestos, accesorios de baño, etc...
La creación del sistema surge a la necesidad de agilizar y mejorar el control de la
información manejada a lo interno de la empresa, así como el manejo que se da al
inventario. Esto debido a que actualmente dentro de SODIMATBA estos procesos
son llevados a cabo de manera manual y mediante el uso de hojas de cálculos de
Excel, resultando de esta manera muy complicado el manejo y coordinación entre
las entradas y salidas del inventario.
Uno de los procesos más importantes y de mayor complejidad para SODIMATBA,
es el manejo y control del inventario, procesos relacionado con los procesos de
compra y venta, representando estos procesos las entradas y salidas en
inventario, surgiendo así la necesidad de automatizar y relacionar las diferentes
áreas que se involucren con el inventario, para poder proporcionar información
integra, confiable y accesible.
Para poder llevar a cabo la integración de las diferentes áreas que intervienen con
el inventario proporcionando una información integra y confiable, es necesario el
uso de una interface sencilla. Además el sistema deberá proporcionar la
capacidad de generar reportes según las necesidades detectadas, con el fin de
que sirvan como un soporte al área contable en la elaboración de los informes.
70
SODIMATBA
Descripción Funcional
Requerimientos Funcionales
Inventario
Control de Inventario.
Se deberá llevar el control de las existencias, mediante una actualización
automática durante se lleven a cabo los procesos de compra y venta.
Control de costos de inventario
Se deberá costear el valor del inventario de bodega, esto mediante el método
de costeo de inventario de promedios.
Ajustes de inventario
En caso de haber un faltante o un error de registro, proporcionar la opción de
realizar un ajuste pero registrando la transacción.
La actualización y quien la llevase a cabo (Únicamente el encargado de la
bodega deberá cumplir con esta labor).
Reportes
Se deberá poder realizar los siguientes reportes:
o Existencias de inventario( para confrontación
levantamiento físico)
o Costos del inventario
o Estadísticas de los productos más vendidos
posterior
con
el
Restricciones
En cada ocasión que se lleve a cabo una transacción sobre el inventario, no se
podrá eliminar dicha operación, solo se habilitara la opción para los ajustes de
inventario.
71
SODIMATBA
Facturación
Facturación
Para cada uno de los procesos de ventas, el sistema deberá emitir la
correspondiente factura con los detalles de los productos a comprar por el cliente,
además deberá de emitir una lista de empaque con el desglose del pedido a
entregar al cliente.
Copias
Para los controles internos dentro de SODIMATBA, el sistema deberá emitir dos
copias de la factura y dos del listado de empaque del pedido.
Factura:
 Cliente
 Contabilidad
 Bodega
Lista de empaque:
 Cliente
 Bodega
Elaboración de orden de compra de productos faltantes de bodega durante la
facturación
Al facturar un producto que el momento no se encuentre físicamente en las
existencias en bodega, el sistema emitirá una orden de compra que se
almacenara como pendiente, para su posterior facturación para con el proveedor.
Datos de la factura.
Encabezado
o Fecha del acto
o Nombre
o Razón social o denominación
o Numero RUC del vendedor o propietario
o Dirección
o Teléfono
Cuerpo
o
o
o
o
o
Código
Descripción
Cantidad
Precio Unitario
Descuento
72
SODIMATBA
Descuento
Los descuento se manejaran de manera individual al momento de facturar, es
decir se podrán aplicar distintos niveles de descuento por ítems de la factura.
Se fijara un techo para los descuentos a los que podrán brindar los vendedores
con un máximo del 12%. Para descuentos mayores se habilitara para el gerente la
posibilidad de aplicar un descuento mayor.
Control de clientes
El sistema deberá de posibilitar la opción de llevar un control sobre los clientes,
permitiendo clasificarlos en base al tipo de cliente:
o Normal
o Comercios
o Empresas
Cuentas de clientes
Se llevara un control sobre las cuentas de los clientes, en caso de encontrarse
algún cliente en mora solo el usuario con rango de gerente podrá autorizar la
facturación.
Pagos
Se deberá indicar al momento de facturar, la forma de pago, y detalle de este.
Las formas de pagos que se manejaran:
o Cheque
o Tarjeta de Crédito
o Efectivos C$ / $
Moneda
Para la facturación el tipo de moneda a ser utilizada es el Dólar americano, sin
embargo, en caso del pago en Córdobas se utilizara el tipo de cambio oficial
según el Banco Central de Nicaragua.
Compras
Creación automática.
En el momento que durante el proceso de facturación se proceda a facturar un
pedido del cual haya algún ítem que no exista en el inventario físico de la tienda, el
sistema generara una orden de compra temporal con los ítems faltantes, para su
posterior finalización y envió para la compra.
73
SODIMATBA
Datos de lo Orden.
Encabezado
o Fecha del acto.
o Nombre.
o Razón social o denominación.
o Numero RUC del vendedor o propietario.
o Dirección.
o Teléfono.
o Código de orden de compra.
Cuerpo
o
o
o
o
o
Código del producto.
Descripción
Unidades
Precio Unitario
Porcentaje de descuento
Al pie de la orden: Se especificara el nombre del vendedor que elabora la orden de
compra.
Restricciones
El sistema deberá llevar el control del vencimiento de las órdenes de compra
emitidas, señalando con 1 semana de anticipación la proximidad de vencimiento
de una orden. Además se deberá llevar el control de los abonos llevados a cabo a
los proveedores, con el fin de controlar los pagos a proveedores.
Las ordenes de compras, emitidas permitirán su posterior modificación,
únicamente por el usuario que la creo.
El sistema deberá evitar la repetición de productos de una orden se repitan, para
evitar la redundancia.
En caso de que una orden de compra no se haya facturado en su totalidad se
deberá indicar, los productos que si se pudieron facturar e identificar los ítems de
las órdenes pendientes.
74
SODIMATBA
Requerimientos No Funcionales.
Interface
Hardware: el sistema debe implementar sobre una estructura de trabajo muy
simple con penas dos PC para operar.
Software:
o No existe la posibilidad de licencia de software
o La aplicación deberá funcionar bajo el SO Windows y el gestor de base
de datos de MYSQL.
o El sistema se desarrollara en el lenguaje de C#
Documentación.
El sistema deberá ser entregado una vez finalizado, con su correspondiente
manual de usuario completo, en donde defina cada una de las opciones y
características del software.
Requerimientos de seguridad
Acceso
El sistema deberá restringir los accesos mediante un login, para administrar los
accesos y permisos de los diferentes usuario que manejarían la aplicación.
Se crearan perfiles de usuarios para administrar los permisos y funciones de los
usuarios.
Respaldo
Posibilidad de generar respaldo de la base de datos utilizada y exportación de
esta.
75
SODIMATBA
Diagramas de Flujo del Negocio
Facturación
CLIENTE
FACTURACIÓN
CANCELACIÓN O
ABONO DE
FACTURA
PETICIÓN
RETIRO DE
PRODUCTOS
VENDEDOR
FIN
RECEPCIÓN DE
SOLICITUD
Recopila los datos
del pedido
VERIFICACION
DE ITEMS DE
FACTURA
ELABORAR ORDEN DE
COMPRA POR
PRODUCTO FALTANTE
DE FACTURA
REVISIÓN /
APROBACIÓN DE
CLIENTE
FORMA DE
PAGO
CONFITMACION
DE DESPACHO
DE PRODUCTO
FACTURA
NO
BODEGA
ELABORACIÓN
DE LISTA DE
EMPAQUE PARA
ENTREGA DE
PEDIDO
VERIFICAR
EXISTENCIAS EN
BODEGA
EXISTE PRODUCTO
SOLICITADO EN
BODEGA
SI
ENTREGA
DE PEDIDO
CONFIRMACIÓN
DE EXISTENCIA
EN BODEGA
DETALLE DE
ENTREGA DE
PEDIDO
76
SODIMATBA
Compras
PROVEEDOR
COMPRAS
En esta verificación se
confirma el precio y
descuentos aplicables a los
items del pedido
VERIFICACIÓN
DE PEDIDO
RECEPCIÓN DE
SOLICITUD DE
ORDEN Y
VERIFICACIÓN
DE EXISTENCIAS
EXISTENCIA
EN
INVENTARIO
EXISTENCIAS
EN
INVENTARIO
NO
INDICAR FECHA
DE
DISPONIBILIDAD
DE ITEMS
SI
INGRESO DE
ITEMS DE
ORDEN
ORDEN DE
COMPRA SIN
DESCUENTOS Y
VERIFICACIÓN
BODEGA
VENDEDOR /
GERENTE
RETIRO DE
PREDIDO
RECEPCIÓN DE
ORDEN DE
VERIFICADA
FIN
ENVIO DE
ORDEN DE
COMPRA A
PROVEEDORES
ORDEN DE
COMPRA FINAL
ACTUALIZACION
DE INVENTARIO
- INGRESO
El periodo de credito de un
pedido realizado al
proveedor es de 15 dias
posteriores a su facturación
RECEPCIÓN Y
VERIFICACIÓN
DE ORDEN
Forma de pago
CLIENTE
BUSQUEDA DE
FACTURA
BODEGA
ABONO DE
FACTURA
(EFECTIVO /
TARJETA /
CHEQUE)
VENDEDOR
ABONO DE FACTURA
77
RECEPCION Y
APROBACIÓN DE
RECIBO DE CAJA
CONFIRMACION
RECOPILACION
DE DATOS DE LA
FACTURA
CONFIRMACION
CON EL CLIENTE
RECEPCION DE
ABONO
ELABORACION
DE RECIBO DE
CAJA
RECIBO DE CAJA
POR MONTO DE
ABONO
FIN
SODIMATBA
Entrega de pedido
CLIENTE
ENTREGA DE
FACTURA
BODEGA
ENTREGA DE PEDIDO
COMPROBACIÓN
DE FACTURA
APROBACIÓN DE
ENTREGA DE
PEDIDO
DETALLE DE
ENTREGA DE
PEDIDO
ELABORACIÓN
DE DETALLE DE
ENTREGA DE
PEDIDO
ENTREGA AL
CLIENTE
Recepción de Pedido
BODEGA
PROVEEDORES
RECEPCIÓN DE PEDIDO
ENTREGA DE
FACTURA DEL
PEDIDO
REVISIÓN Y
APROVACIÓN DE
PEDIDO
78
ENTREGA DE
PEDIDO
ORDEN DE
COMPRA
ENVIADA A
PROVEEDORES
RETIRO DE
BODEGA
REVISIÓN DE
PRODUCTOS
FIN
ALMACENAR
DETALLE DE
ENTEGA DE
PEDIDO
ADJUNTA A LA
FACTURA
FIN
SODIMATBA
Casos de Uso Actores
uc Actores
Usuario
Gerente
Vendedor
Gerente
79
Encargado de Bodega
Contador
SODIMATBA
Ventas
80
SODIMATBA
Compras
uc Compras
Elaborar Orden de
Compra
«include»
Consultar Inv entario
Encargado de
Bodega
(from Actores)
«extend»
«extend»
Env io de orden de
Compra
Elaborar Cotización
Vendedor
(from Actores)
Consultar Ordenes de
Compra
81
«extend»
SODIMATBA
Bodega
uc Bodega
Reporte - Existencias de
Inv entario
Rev ision y Despacho de
Factura
«extend»
Entrega de Pedidos
«include»
Consultar Facturas
«extend»
«include»
Encargado de
Bodega
(from Actores)
Elaborar Detalle de
Entrega de Pedido
Vendedor
(from Actores)
Rev isión y Recepción de
Productos Prov enientes de
Prov eedores
«include»
Consultar Ordenes de
Compra
«include»
Elaborar y Preparar
Dev olución
82
SODIMATBA
Catálogo
uc Catalogo
Ingresar Items a
Catalogo
Dar de Baj a item de
Catalogo
Gerente
(from Actores)
Modificar Item de
Catalogo
83
SODIMATBA
Especificación de Casos de Uso
Especificación del caso de uso: Elaborar Cotización /
Nombre
Elaborar Cotización
Descripción
Procedimiento para poder llevar a cabo la elaboración de
una cotización para los clientes.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Recepción de solicitud por parte del vendedor al cliente, sobre los
productos a cotizar.
Elaboración de cotización.
Captura de los datos de cliente: Nombre, Número telefónico, Dirección y
correo electrónico.
Búsqueda en catálogo de los productos a cotizar.
Ingresar productos en cotización.
Y entrega o envió de cotización a cliente.
Excepciones
Cancelación de cotización.
Especificación del caso de uso: Elaborar factura / ventas
Nombre
Elaborar factura
Descripción
Procedimiento seguido para la elaboración de una factura.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Recepción de solicitud de pedido a cliente.
Captura de los datos del cliente: Nombre, teléfono, Dirección y Correo
electrónico.
Búsqueda del producto solicitado en catálogo de productos.
Ingresos de los ítems a factura.
Indicar descuentos proporcionados entre 2% al 8%.
Firma de factura por parte del vendedor y cliente.
Entrega de factura a cliente.
Excepciones
La factura se a despacho inmediato, lo cual relacionaría a este caso con el
de “Ordenar despacho de Factura”.
La factura proceda de una cotización.
La factura sea anulada.
84
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Enviar Cotización /
Nombre
Enviar Cotización
Descripción
Elaborada la cotización, este procedimiento es una
extensión para los casos en que el cliente hace esta solicitud
por vía telefónica o por correo electrónico.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Elaborada la cotización, mediante los datos del cliente (correo electrónico),
se procede con el envío.
Envío de la cotización vía correo electrónico.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Consultar inventario /
Nombre
Consultar inventario
Descripción
Al momento de elaborar una cotización o factura, el
vendedor tiene la de consultar el inventario, el cual está bajo
la supervisión del encargado de bodega.
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
El vendedor emite una petición sobre el inventario.
El encargado recibe la solicitud y de manera empírica responde a la
solicitud del vendedor.
El encargado de bodega proporcionara la información si bodega es capaz
de proporcionar el pedido solicitado por ventas.
Entrega la información a ventas.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Orden de despacho de Factura /
Nombre
Orden de despacho de Factura
Descripción
Elaborada la factura si es de entrega inmediata se informara
a bodega para que proceda con el despacho del producto.
Actores
--Flujo Normal de Eventos
Se determina si el producto será de entrega inmediata en cliente, y
mediante su previa revisión con el inventario con bodega.
Se pasa a bodega la copia de la factura a ser entregada.
En bodega el encargado recibe el pedido y procede a prepararlo.
Se procede con la preparación del detalle del producto a entregar.
85
SODIMATBA
Se hace entrega al cliente.
Excepciones
No se haya hecho la debida consulta con el inventario de bodega y no
haya existencia de un productos facturado.
Especificación del caso de uso: Consultar Inventario / Ventas – Compras
Nombre
Verificar Existencias
Descripción
Cuando un vendedor procede con el proceso de facturación
o elaboración de orden de compra, es necesario consultar
con el encargado de bodega la existencia sobre algunos
ítems a facturar (Cliente o Proveedor).
Actores
Encargado de Bodega
Flujo Normal de Eventos
El vendedor solicita al encargado de bodega la información sobre la
existencia de un ítem del inventario.
El encargado de bodega procede con la búsqueda en el informe de
existencias de inventario si se puede cumplir con la petición del vendedor.
Se confirma la solicitud con el vendedor.
Excepciones
Bodega no pueda cubrir con las peticiones solicitada por algún vendedor,
es decir no cubra con las existencias solicitadas.
El vendedor ya no requiera la información.
Especificación del caso de uso: Ordenar Despacho de Factura / Ventas
Nombre
Ordenar Despacho de Factura
Descripción
Una vez que el cliente decida o requiera algún producto
facturado el vendedor informa a bodega para que se
proceda con el despacho del producto del cliente.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
El vendedor deberá recibir alguna petición por parte del cliente sobre el
despacho de un producto facturado.
Se deberá informar al encargado de bodega para que este proceda con la
entrega al cliente.
Excepciones
El cliente retire de manera parcial el pedido
Cancele la petición de retiro.
86
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Compras
Descripción
En caso de no haber un producto facturado en bodega se
procede con el caso de usos de compras.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Facturar producto que no se encuentra disponible en bodega.
Elaborar orden de compra para facturación de productos a proveedor
Excepciones
Especificación del caso de uso: Consultar Facturas /
Nombre
Consultar Factura
Descripción
Consultar facturas archivadas.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
El vendedor necesita referencia sobre alguna factura anteriormente
elaborada.
Búsqueda en archivos facturas por mes, año y nombre de cliente.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Elaborar orden de Compra /
Nombre
Elaborar Orden de Compra
Descripción
Procesos para la elaboración de una orden de compra
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Recepción de solicitud de compra
Búsqueda de productos en catalogo
Ingreso de productos a catalogo
Ingreso de los descuento por categoría de productos
Excepciones
El producto no sea proveniente de factura, sino sea necesario para
exhibición de la tienda.
Especificación del caso de uso: Elaborar Cotización /
Nombre
Elaborar Cotización
Descripción
87
SODIMATBA
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Petición de un producto que actualmente no se encuentra en inventario
Ingreso de productos en cotización
Envío de cotización a proveedores
Excepciones
Especificación del caso de uso: Consultar Órdenes de Compra / Compras
Nombre
Consultar Órdenes de Compra
Descripción
El vendedor en cualquier momento puede realizar la
consulta de cualquier orden de compra elaborada.
Actores
Flujo Normal de Eventos
Determinar la fecha de la orden de compra elaborada.
Búsqueda de Orden de Compra
Selección de Orden de Compra buscada.
Excepciones
La orden de compra haya sido eliminada o el archivo se encuentre dañado.
Especificación del caso de uso: Envío de Orden de Compra / Compras
Nombre
Envío de Orden de Compra
Descripción
Una vez elaborada la orden de compra o cuando el
vendedor disponga, este tiene la potestad de enviar la orden
de compra a los proveedores para su posterior facturación.
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Elaboración de orden de compra terminado.
Revisión
Especificar código de orden de compra
Verificar descuentos y precios.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Consultar Órdenes de Compra /
Nombre
Consultar Órdenes de Compra
Descripción
Proceso de consultar ordenes de compras elaboradas con
88
SODIMATBA
anterioridad
Actores
Vendedor
Flujo Normal de Eventos
Petición sobre los precios o productos facturados con anterioridad.
Recopilación de datos: mes, día y año
Búsqueda en archivos.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Reporte en existencia en Inventario /
Nombre
Existencias en inventario
Descripción
Levantamiento del reporte de las existencias actuales del
inventario a la fecha en que se lleve a cabo este proceso
Actores
Encargado de Bodega
Flujo Normal de Eventos
Sea la última semana de fin de mes.
Impresión de los formatos para el levantamiento del inventario físico.
Levantamiento físico del inventario.
Entrega del informe.
Excepciones
No se fin de me
Se lleve a cabo antes de la fecha estipulada.
Especificación del caso de uso: Elaborar detalle de entrega de pedido /
Elaborar detalle de entrega de pedido
Nombre
Descripción
Detalle de los productos a entregar al cliente
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
Cliente haya entregado facturado un producto.
el cliente presente su factura.
encargado de bodega enlistara y prepara el producto a entregar.
En la lista de empaque se especifica producto y cantidad a entregar.
Firma de autorización del encargado de bodega.
Excepciones
La orden no sea en concepto de una venta: reposición , devolución de
préstamos, etc...
Especificación del caso de uso: Entrega de pedidos /
Nombre
Entrega de Pedidos
Descripción
Entrega del producto facturado al cliente
89
SODIMATBA
Actores
Flujo Normal de Eventos
Petición de un cliente en retiro de un producto facturado.
Consulta sobre las facturas, para determinar el producto a entregar.
Y apartar producto a entregar.
Excepciones
Especificación del caso de uso: Revisión y despacho de Factura /
Nombre
Revisión y despacho de factura
Descripción
Preparado el producto es necesario hacer entrega al cliente
Actores
Flujo Normal de Eventos
Preparar producto a entregar
Revisión por parte del cliente
Aprobación del cliente
Entrega de producto y firma de detalle de producto entregado
Excepciones
Cliente cambie de producto a entregar.
Especificación del caso de uso: Revisión y recepción de productos de
proveedor
Nombre
Revisión y recepción de productos de proveedor
Descripción
Recepción de producto facturado a proveedor
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
Facturación de producto con proveedor.
Recepción de producto en local
Revisión del producto facturado
Comparación con producto ordenado y recibido
Ingreso a bodega de producto
Excepciones
Haya producto facturado erróneamente por parte del proveedor.
Un producto presente fallo de fábrica.
Especificación del caso de uso: Elaborar y Preparar Devolución
Nombre
Elaborar y Preparar Devolución
90
SODIMATBA
Descripción
Recepción de producto facturado a proveedor
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
Preparación de producto a devolver.
Elaboración de lista de empaque.
Sacar de bodega producto a devolver
Revisión previa a envió
Envió de devolución a fabrica
Excepciones
No aparezca la orden de compra que refleje la compra de un producto
Especificación del caso de uso: ingresar ítem a catalogo
Nombre
Ingresar ítem a catalogo
Descripción
Agregar un nuevo producto a catalogo
Actores
Gerente
Flujo Normal de Eventos
Obtener los datos de los proveedores: Código, descripción y precios del
producto.
Agregar producto a catálogo de compras.
Agregar productos a catálogo de ventas.
Reimprimir catálogo
Excepciones
Especificación del caso de uso: Dar de baja ítem de catálogo
Nombre
Dar de baja ítem de catálogo
Descripción
Quitar un producto del catálogo por ser descontinuado o
fallos.
Actores
Gerente
Flujo Normal de Eventos
Seleccionar el producto del catálogo.
Eliminarlo de catálogo.
Reimprimir catálogo.
Excepciones
Especificación del caso de uso: modificar ítems de catálogo
Nombre
Modificar ítem de catálogo
91
SODIMATBA
Descripción
Modificar algún valor de un ítem del catálogo
Actores
Gerente
Flujo Normal de Eventos
Seleccionar el ítems del catálogo
Llevar a cabo las modificaciones: Código, descripción o precios.
Reimprimir catálogo.
Excepciones
92
SODIMATBA
Anexo 4- Modelado del sistema
Administrador
uc Administrador
Crear nuev o usuario
Modificar usuario
Usuario Administrador
(from Actores)
Dar de baj a a usuario
Modificacion de
permisos de acceso
93
SODIMATBA
Bodega
uc Bodega
Consultar factura
Dar de baj a producto en
bodega
«extend»
(from Facturación)
«extend»
«extend»
Consultas de
dev oluciones a
prov eedores
Gestion de inv entario
«extend»
Consultas de
inv entario
«extend»
Reporte de Inv entario
Consultar ordenes de
compra
Dar de alta producto
en bodega
«extend»
(from Compras)
«extend»
Usuario - Bodega
Control de
Dev oluciones
(from Actores)
(from Facturación)
Gestión de catalogo
de relacion producto
despacho
94
SODIMATBA
Compras
uc Compras
Gestión de compras
Control de
Dev olucion
Gestión de cotización
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
Gestión de pagos
Reportes
Gestión de Reclamo
uc Control de dev olución
Gestión de compras
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
Elaborar orden de
dev olucion
Consulta sobre
dev oluciones
95
SODIMATBA
uc Gestion de reclamo
Gestión de compras
«include»
Gestion sobre factura
Elaborar nuev a orden de
reclamo
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
«include»
(from Facturación)
«extend»
Env io a prov eedores
uc Gestión de compras
Anular orden de
compra
«extend»
Consultar ordenes de
compra
«extend»
Env io a prov eedores
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
«extend»
Crear nuev a orden
96
«extend»
Consultar catálogo de
compras
uc Gestión de cotización
SODIMATBA
Consulta de
cotizacion de pedido
Env io a prov eedores
«include»
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
Crear nuev a
cotizacion de pedido
«extend»
Consultar catálogo de
compras
«extend»
Elaborar orden de
dev olución
Gestión de compras
uc Gestión de pagos
Registro de abono de
compras
«include»
Usuario - Ventas
N2
(from Actores)
«include»
Registrar nota de
credito
97
Actualización de
cotización
SODIMATBA
Facturación
uc Ventas
Gestión sobre
cotización
Gestion sobre factura
:Usuario - Ventas
N1
Gestión de Cuentas de
Clientes
Control de
Dev oluciones
uc Control de Dev oluciones
Consultar factura
«extend»
Elaborar detalle de
dev olución
Usuario - Ventas
(from Actores)
«include»
Bodega
(from Bodega)
98
«extend»
«extend»
Gestión de Cuentas de
Clientes
SODIMATBA
uc Gestion de Clientes
Crear nuev a cuenta
de cliente
Reporte de estado de
cuentas de clientes
Usuario - Ventas
N1
(from Actores)
Consultas sobre
clientes
Actualizacion de
cuentas de clientes
«extend»
«extend»
«include»
Impresion de recibo
de caj a
Registro de abono o
dev olucioón
uc Gestión de Cotización
Consultar cotización
Anular cotización
Usuario - Ventas
N1
(from Actores)
Consultar catálogo de
v enta
«extend»
Crear nuev a
cotización
«extend»
99
Imprimir cotización
SODIMATBA
uc Gestión de Factura
Anular factura
Base De Datos - Facturas
Usuario - Ventas
N1
(from Actores)
Consultar factura
«extend»
Impresión de factura
Crear nuev a factura
«extend»
«extend»
Consultar catálogo de
v enta
100
«extend»
Gestión de Cuentas de
Clientes
SODIMATBA
Gerencia
uc Gestión de catálogo
consultar historial de
catálogos
«extend»
Crear nuev o catalogo de
uno ya existente
«extend»
Usuario - Gerente
Crear un nuev o
catálogo
(from Actores)
Dar de baj a catálogo
101
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Administrador /
Nombre
Crear nuevo usuario
Descripción
En este proceso se hace para la creación de los usuarios
que tendrán acceso al uso del sistema y con cada de las
acciones a las que tendrá acceso.
Actores
Administrador
Flujo Normal de Eventos
Al ingresar a nuevos usuarios, se llena con sus datos personales cada uno
de los requerimientos que se piden en el formulario.
Se seleccionan las actividades a las que tendrá permiso acceder.
Especificación del caso de uso: Administrador /
Nombre
Modificar usuario
Descripción
El este proceso el administrador podrá realizar alguna
modificación en el caso de que unos de los usuarios tenga
que modificar información en su perfil de usuario.
Actores
Administrador
Flujo Normal de Eventos
Se establecen los cambios a realizar
Especificación del caso de uso: Administrador /
Nombre
Dar de baja a usuario
Descripción
En el caso de que un usuario ya no sea parte de la empresa
se procederá a darle de baja o eliminarlo del sistema
Actores
Administrador
Flujo Normal de Eventos
Especificación del caso de uso: Administrador /
Nombre
Modificación de permisos de acceso
Descripción
Los usuarios del sistema en el caso de ascenso el
administrador es el encargado de cambiar los permisos en el
acceso al sistema.
Actores
Administrador
Flujo Normal de Eventos
102
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Bodega /
Nombre
Gestión de inventario
Descripción
Permitirá al encargado de bodega realizar gestiones que le
permitirán dar de baja a productos en bodega, consultas de
inventario y dar de alta a productos en bodega.
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
Gestión de inventario le permitirá al encargado de bodega dar de baja a los
productos en bodega, consultando facturas y consultando las devoluciones
a proveedores.
Consulta de inventario, realizar consulta sobre los productos que se
encuentran disponibles y la cantidad de los mismos.
Dar de alta a productos en bodega, así consultar órdenes de compra y el
control de devoluciones realizadas por los clientes o a los proveedores.
Especificación del caso de uso: Bodega /
Nombre
Reporte de inventario
Descripción
Se ejecutarán los reportes generados en bodega
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
Especificación del caso de uso: Bodega /
Nombre
Gestión de catálogo de despacho
Descripción
Se seleccionan las piezas que pertenecen a un determinado
producto.
Actores
Encargado de bodega
Flujo Normal de Eventos
En el encargado de bodega una vez vendido un determinado producto se
seleccionan las piezas a pertenecen al producto y se procede a empacarlo
y así entregarlo al cliente.
103
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Gestión de compras
Descripción
Se elabora el pedido de compras y se envía al proveedor
Actores
Ventas
Flujo Normal de Eventos
Elaboración del pedido
Envió del pedido por correo al proveedor
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Control de Devolución
Descripción
Se llevará control de los productos devueltos por parte de
SODIMATBA a el proveedor
Actores
Venta
Flujo Normal de Eventos
Se revisa el pedido realizado al proveedor y si se encuentra defectuoso se
procede a realizar la devolución al proveedor.
Se elabora la orden de devolución
Se podrá realizar consultas sobre las devoluciones realizadas
anteriormente.
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Gestión de Cotización
Descripción
Se realizan consultas, se crean cotizaciones de pedidos y se
elaboran órdenes de devolución.
Actores
Venta
Flujo Normal de Eventos
Se realizan consultas de cotizaciones de pedidos.
Crear nueva cotización de pedido, esta se envía a los proveedores, se
consulta el catálogo de compra.
Elaborar orden de devolución.
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Gestión de Pagos
Descripción
Actores
104
Se llevará registro de los abonos de las compras realizadas
y de igual manera el registro de créditos.
Venta
SODIMATBA
Flujo Normal de Eventos
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Control de reclamo
Descripción
Una vez realizada la compra y el producto no se encuentra
en buen estado o no es el que se pidió, se elabora una
orden de reclamo
Actores
Venta
Flujo Normal de Eventos
Especificación del caso de uso: Compras /
Nombre
Gestión de compras
Descripción
Se podrá realizar consultas sobre las ordenes de compras
Actores
Ventas N2
Flujo Normal de Eventos
Se podrán realizar las actividades de anular órdenes de compra, consultar
órdenes de compra la cual se enviara a el proveedor y crear nuevas
ordenes
Especificación del caso de uso: Facturación /
Nombre
Gestión de Cotización
Descripción
Se podrán realizar consultas de cotización, anular
cotizaciones y crear nuevas cotizaciones.
Actores
Venta N1
Flujo Normal de Eventos
Consultar y Anular cotizaciones
Crear nuevas cotizaciones, consultando el catálogo de venta y se imprime
la cotización realizada.
Especificación del caso de uso: Facturación /
Nombre
Gestión sobre factura
Descripción
105
Se anularán las facturas, consultar dichas facturas y crear
SODIMATBA
nuevas facturas
Actores
Venta
Flujo Normal de Eventos
Anular y Consultar facturas
Crear nuevas facturas, estos pasos se guardarán en la base de datos para
llevar un control de dichos cambios.
Especificación del caso de uso: Facturación /
Nombre
Control de Devoluciones
Descripción
Se podrán realizar consultas de facturas, elaborar detalle de
la devolución realizada
Actores
Venta N1
Flujo Normal de Eventos
Consultar Factura
Elaborar detalle de devoluciones
Especificación del caso de uso: Facturación /
Nombre
Gestión de cuentas de clientes
Descripción
Se crearán nuevas cuentas de clientes para llevar control de
ellos, ejecución de reportes de los estados de las cuentas de
los clientes y realizar consultas sobre clientes, actualización
de sus cuentas.
Actores
Venta N1
Flujo Normal de Eventos
Crear nuevas cuentas
Reporte de estado de cuenta
Consulta sobre los clientes
Actualización de cuentas de los clientes, en base a los registros de abonos
en compras realizadas o devoluciones.
106
SODIMATBA
Especificación del caso de uso: Gerencia /
Nombre
Reportes
Descripción
El gerente tendrá acceso a recibir los reportes ejecutados de
las áreas de bodega, compras y ventas de la tienda
Actores
Gerente
Flujo Normal de Eventos
Generar reportes de bodega, compras y ventas
Especificación del caso de uso: Gerencia /
Nombre
Gestión de catálogo
Descripción
Consultar historial de catálogos, crear nuevos catálogos y
dar de baja a catálogos.
Actores
Gerente
Flujo Normal de Eventos
Consultar historial de catálogos, crear nuevos catálogos y dar de baja a
catálogos.
107
SODIMATBA
Anexo5 – Manual de usuario
Managua, Nicaragua 16 de Abril del 2012
Desarrollo de un sistema informático para el control de inventario, ventas y
compras para la tienda de productos sanitarios SODIMATBA.
Manual de Usuario
Elaborado por:
¾ Julissa Zulema Rodríguez Huembes
¾ Allan Manuel Velásquez Alegría
108
SODIMATBA
Generalidades
Introducción
La creación del sistema surge de la necesidad de agilizar y mejorar el control de la
información y manipulación de los inventarios, debido a que actualmente los procesos de
la tienda se están llevando a cabo de manera manual y mediante el uso de hojas de
cálculo Excel, lo cual ocasiona dificultad en el manejo de las entradas (Compras) y
salidas (Ventas), así como la falta de coordinación entre el personal involucrado en los
procesos del inventario.
El presente manual pretende transmitir la estructura, conceptos e información básica de
la operación del Sistema, con la finalidad de que conociendo su funcionamiento los
usuarios lo puedan utilizar de manera efectiva. Por lo mencionado, es de suma
importancia, leer el manual que se detalla a continuación antes y durante el manejo del
sistema.
El manual comienza explicando el ingreso al sistema, para luego ir explicando uno a uno
los módulos que conforman el Sistema y todas sus funciones.
Objetivo
El principal objetivo del presente manual, es ayudar al personal de SODIMATBA con
necesidad de manejar el sistema, a que conozca los conocimientos básicos de cómo
opera el Sistema y así tener una idea clara del alcance que tiene a través de la
explicación ilustrada de cada una de las opciones que lo conforman.
A quién va dirigido el Manual
Este manual va dirigido a los usuarios finales involucrados en la operación del sistema,
con conocimientos básicos del uso del computador.
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SODIMATBA
Introducción al sistema
En este manual se detallará los requerimientos recomendados de hardware y software
para el correcto funcionamiento del Sistema. Además, se detallan los elementos del
entorno con el que el usuario debe relacionarse para el manejo del Sistema.
Requerimientos de Hardware y Software
Los requisitos recomendados de hardware y software son:
Hardware:
¾ Procesador Dual Core 2.0 o superior
¾ Memoria RAM de 2GB o Superior
Software:
¾ Sistema Operativo Windows XP/ Vista/ 7
Ingreso al sistema
En este apartado, se detallará brevemente la forma en que el usuario debe acceder al
Sistema SODIMATBA:
1. Abrir la aplicación desde el icono del escritorio.
2. A continuación aparecerá la pantalla “Iniciar Sesión” que requiere el ingreso del Usuario
y la Clave por parte del usuario:
110
SODIMATBA
3. Si el Usuario y la Clave ingresados son correctos, aparecerá la pantalla principal del
sistema, donde se podrá visualizar las diferentes opciones del menú:
Ventas
Reportes
Compras
Clientes
Catálogo
Proveedores
La visualización de estas opciones varía en dependencia de los permisos asignados al
usuario, en este caso los datos ingresados son del gerente que tiene acceso a todos los
formularios del sistema.
111
SODIMATBA
Área de Ventas
Los usuarios de Ventas1, Ventas 2 y Gerente podrán tener acceso al área de Ventas, en
donde podrá realizar la facturación, cotización de los productos y consultar el tipo de
cambio correspondiente al día de la realización de la factura. También se tendrá acceso
a los clientes, donde se ingresarán a los clientes que no se encuentren almacenados en
la base de datos.
Facturación
En el formulario de facturación se encuentran las opciones de clientes, catálogo,
consulta-inventario, facturas pendientes y cotizaciones.
112
SODIMATBA
Los pasos que se realizan en el formulario de facturación son los siguientes:
1. Se selecciona la pestaña de cliente.
2. Se selecciona al cliente que se encuentra registrado, ya sea natural o jurídico, doble
clic sobre el nombre de determinado cliente, en el caso que el cliente no se encuentre
en la base de datos de los clientes registrados, se procederá a agregarlo a dicha
base de dato.
3. Luego se va a la pestaña de catálogo, y aparecerán todos los productos que se
encuentran disponibles y su descripción, dándole doble clic a cada uno de los
productos seleccionados se van agregando al formulario principal de facturación.
Una vez realizado pasos anteriores, para poder ingresar los datos del cliente y los
productos a facturar, se tendrán los datos de la factura tal y como lo muestra la imagen.
113
SODIMATBA
En el detalle de la factura, en los campos de cantidad y descuento, dándole doble clic o
presionando la tecla f2 se podrá modificar los datos, en el caso del descuento no podrá
ser mayor al 8%, si se aplica mayor al 8 se envía un mensaje de error.
En la parte inferior izquierda se detalla en total de la factura en dólares y córdobas.
Las opciones que puede realizar son las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
El botón de nuevo, es para realizar una nueva factura
Guardar pendiente
Quitar productos en el detalle de la factura
Vista previa, en el cual se mostrarán los detalles de la factura
El botón de Facturar, muestra los detalles de la factura tal y como se muestra
a continuación.
114
SODIMATBA
En las pestañas de Consulta-Inventario se encuentran los productos disponibles en el
inventario de la tienda, en el cual se muestra la descripción y detalle de cada producto
Facturas pendientes se llevará el control del detalle de cada factura pendiente.
En el formulario de facturas pendientes, aparecerán las facturas que se encuentran
pendientes, haciendo doble clic sobre la factura pendiente deseada se mostrará los
detalles de esa factura.
115
SODIMATBA
Cotización
En el formulario de cotización se encuentran las opciones de cotización, clientes y
catálogo.
Los pasos que se realizan en el formulario de cotización son los siguientes:
1. Se selecciona la pestaña de cliente.
2. Se selecciona al cliente que se encuentra registrado, ya sea natural o jurídico, doble
clic sobre el nombre de determinado cliente, en el caso que el cliente no se encuentre
en la base de datos de los clientes registrados, se procederá a agregarlo a dicha
base de dato.
3. Luego se va a la pestaña de catálogo, aparecerán todos los productos que se
encuentran disponibles y su descripción, dándole doble clic a cada uno de los
productos seleccionados se van agregando al formulario principal de cotización.
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SODIMATBA
Teniendo como resultado la siguiente pantalla:
117
SODIMATBA
En el botón de generar cotización se mostrará los detalles de la cotización, en el cual se
realizarán las actividades de guardar, imprimir.
Abonos
En el formulario de Abonos, se llevará control de los abonos realizados en las facturas
que fueron guardadas como crédito.
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SODIMATBA
Para obtener detalle de las cuentas x cobrar, se selecciona al cliente y al dar doble clic
aparecerá las especificaciones del crédito y los abonos realizados, del mismo modo se
mostrará el total de abonos y lo que resta en la deuda.
Al darle clic al botón registrar abono, aparecerá una venta en la cual se pondrá el monto
a pagar, el concepto y al dar clic en el botón guardar automáticamente guardara el
abono, cambiando el total de abonos y el faltante.
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SODIMATBA
Consultas sobre facturas
En la pestaña del área de ventas, se encuentra el formulario de consultas, en el cual se
podrán realizar consultas según los periodos deseados, se elige el estado los cuales
son: facturadas, anuladas, pendientes y todas.
Al dar clic en el botón cargar se mostrará los detalles de las facturas según el estado
seleccionado.
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SODIMATBA
Dándole clic al botón de cargar se podrá mostrar un reporte con la descripción de la
factura seleccionada, la cual se podrá guardar e imprimir.
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SODIMATBA
Tipo de Cambio
Siempre en la pestañas de ventas, se encuentra el formulario de tipo de cambio, en el
cual se podrá realizar consultas sobre el tipo de cambio actual ya sea de forma manual o
desde un archivo de Excel.
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SODIMATBA
Gestión de Clientes
En SODIMATBA, existen dos tipos de clientes, los naturales y jurídicos . En el formulario
de clientes, se podrá agregar clientes en base a los datos requeridos, de esta misma
forma modificar los datos de los clientes ya existentes.
Para modificar los datos del cliente, se da doble clic en el nombre y aparecerá
automáticamente la información lista para modificarla
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SODIMATBA
Compras
Los usuarios que tendrán acceso al
formulario de compras son los de Ventas
2 y gerente.
La pestaña de compras cuenta con los
formularios de Elaborar Orden, Abonos y
Consultas.
En el formulario de elaborar orden, se encuentran las pestañas de orden de compra,
proveedor, catálogo y pendientes.
Los pasos para realizar una orden de compra son los siguientes:
Se elige la pestaña de proveedor, donde se mostrarán los proveedores de SODIMATBA,
dando doble clic al proveedor se cargará en el formulario principal de la orden de
compra.
Luego vamos a la pestaña de catálogo, el cual mostrará la lista de todos los productos
que tienen disponibles los proveedores, al dar doble clic a los productos, estos se
cargarán en el formulario principal de la orden de compra, así como se muestra en la
imagen a continuación.
124
SODIMATBA
Una vez terminado los pasos se mostrará el formulario de esta manera, en el cual se
tendrán las opciones de los botones de nuevo, en donde se podrá realizar una nueva
orden de compra, el botón de quitar, guardar y generar orden.
En el mismo formulario aparece el total de dólares y en córdobas de la orden de compra,
en el detalle de la compra se podrá modificar la cantidad de los productos.
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SODIMATBA
Al dar clic en el botón de Generar orden se mostrará el detalle de la compra, con sus respectivas
especificaciones.
En el formulario de pendientes, se encuentra se encuentran las ordenes de compras
pendientes, al darle doble clic y se mostraran los detalles de las facturas pendientes.
126
SODIMATBA
Abonos (Cuentas x Pagar)
En el formulario de Abonos, se llevará control de los abonos realizados en las compras
que fueron guardadas como crédito.
Para obtener detalle de las cuentas x pagar, se selecciona al proveedor y al dar doble
clic aparecerá las especificaciones del crédito y los abonos realizados, del mismo modo
se mostrará el total de abonos y lo que resta en la deuda.
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12
7
SODIMATBA
Al darle clic al botón registrar abono, aparecerá una venta en la cual se pondrá el monto
a pagar, el concepto y al dar clic en el botón guardar automáticamente guardara el
abono, cambiando el total de abonos y el faltante.
Consultas sobre Compras
En la pestaña del área de compras, se encuentra el formulario de consultas, en el cual
se podrán realizar consultas según los periodos deseados, se elige el estado los cuales
son: facturadas, anuladas, pendientes y todas.
Al dar clic en el botón cargar se mostrará los detalles de las facturas según el estado
seleccionado.
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SODIMATBA
Gerente
Configuraciones
El formulario al que tiene acceso únicamente el gerente tiene las opciones de ventas,
compras, clientes, proveedores, configuraciones y catálogo. Los formularios de ventas,
compras, clientes, proveedores son los mismos que anteriormente han sido explicados
en el correspondiente manual de usuario.
En la pestaña de configuraciones se encuentran los formularios de empresa y servidor,
en el de empresa se podrán modificar los datos generales de la tienda en el caso que
estos cambien, de la misma forma se podrá cambiar el logotipo. Luego se procede a
guardar y los cambios serán realizados automáticamente en los reportes.
129
SODIMATBA
En el formulario de Servidor se cambiarán los datos del servidor en el caso que sea
necesario realizar dichos cambios. Al llenar los campos necesarios se procede a dar clic
en el botón guardar o cerrar.
Catálogo
En la pestaña de catálogo se encuentran los formularios de Gestión, Detalles de
Vendedores y Catálogo de Costos.
130
SODIMATBA
En el formulario de gestión de catálogo, en la pestaña de consulta se muestran los
productos con sus respectivas descripciones, al darle doble cargarán los datos en la
parte superior del formulario, en el cual se podrán realizar los cambios que sean
necesarios.
En la pestaña de detalles de productos, al darle doble clic a uno de los productos se
cargarán en los formularios inferiores los detalles de cada producto.
131
SODIMATBA
En el formulario de Nuevo producto se muestras los datos generales necesarios para
agregar un nuevo producto, se completa el formulario y se especifica el estado del
producto y luego clic en el botón de Agregar.
Detalle de vendedores
El formulario de detalle de vendedores consiste en dar a conocer durante periodos
estimados las ventas realizadas. Se especifican los periodos y luego clic en el botón de
proyectar.
132
SODIMATBA
Catálogos de costos
Gestión de Bodega
Gestión
En el formulario de consulta presenta los productos y dando doble clic a un producto
determinado se cargará su descripción en la parte superior.
133
SODIMATBA
Compras pendientes, se muestran las compras que se encuentran en estado pendiente,
se selecciona la deseada y luego se da doble clic y mostrará sus detalles en la parte
inferior del formulario y si esta se desea modificar se da doble clic en el detalle de la
orden y estos se cargarán en el caso que se desee modificar.
Facturas pendientes
Facturas pendientes, se muestran las facturas que se encuentran en estado pendiente,
se selecciona la deseada y luego se da doble clic y mostrará sus detalles en la parte
inferior del formulario y si esta se desea modificar se da doble clic en el detalle de la
orden y estos se cargarán en el caso que se desee modificar.
134
SODIMATBA
Administrador
El administrador del sistema es el que tendrá acceso a los usuarios, en el formulario de
gestión se podrá actualizar los datos de los usuarios, agregar nuevos usuarios y darles
de baja en el caso que éste sea necesario.
Para actualizar los datos de los usuarios, se selecciona al usuario, se da doble clic y los
datos del mismo cargarán en la parte inferior del formulario listo para actualizar los datos
y el tipo de usuario en caso de ser necesario, una vez terminada la actualización de
datos se da clic en el botón de guardar cambios.
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SODIMATBA
Para agregar un nuevo usuario se selecciona la pestaña de nuevo usuario, se completan
los datos necesarios, se elige el tipo de usuario y su estado, luego al dar clic en el botón
de Registrar usuario, este se agregará automáticamente.
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