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Acta de constitución Project Charter de un proyecto

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Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
Denominación del
Proyecto
Congreso Internacional sobre la gestión
de proyectos en los eventos deportivos
Fecha
20 septiembre
2019
Agentes Intervinientes
Cliente (CL)
ESCORT S.L.®
Contacto
Ms. Margarita Smith
Organización
Departamento
CEO
D. Robert Adam
ejecutante
de Eventos
Región EMEA
Ejecutiva del
Dña. Luisa Martínez Más
Proyecto (EJ)
Event Manager
D. Antonio López Brut
(EM)
Miembros del
Project Support
Dña. Rosa Pérez Benítez
equipo (TM)
Project Support
D. Jorge Más Vergara
Especialista
D. Blas López
técnico
Especialista
Dña. Elisabeth Mark
eventos
Justificación del La organización necesita desarrollar un evento para conjuntar a los expertos
proyecto
en gestión de proyectos en concreto en el sector deportivo, de forma que se
puedan exponer las nuevas técnicas y tecnologías en gestión de proyectos.
Además, que pueda servir de punto de encuentro entre los profesionales y
los proveedores de servicios.
También tiene que servir como medio de comunicación de la organización
hacia la sociedad y para aumentar el número de interesados en la asociación
y de socios.
Objetivos
Tiempo
Costo
Alcance
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Beneficios
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Restricciones
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Se tiene que realizar durante el segundo semestre del año.
Durará como máximo 2días
El presupuesto estimado no deberá superar los 35.000€
Realización de un evento de ámbito internacional con la asistencia
de ponentes relevantes en el sector
B1: Aumento de visitas en la web del cliente en un 20% durante el
mes que se realiza el evento.
B2: Que se apunten entre 20 y 30 personas en la asociación.
B3: Que se consiga una rentabilidad del 25% sobre los costos del
proyecto.
El idioma tiene que ser inglés.
Deben participar expertos internacionales.
No debe superar los dos días y no tiene que coincidir en el fin de
semana.
El precio de las entradas no superará los 150€.
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
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Hipótesis
La comida debe ser orgánica.
…
El equipo de marketing será externo.
Los asistentes se estiman estarán entre 150 y 250.
El 30% de los ponentes serán extranjeros.
El 50% de los ponentes serán de la ciudad.
Los ponentes usarán power point (o similar) en las presentaciones.
Los asociados tienen un precio especial en las entradas.
Las presentaciones estarán disponibles en formato digital.
El 20% de los asistentes son alérgicos a algún alimento.
Planificación temporal
Presupuesto
CAP I: Infraestructura
CAP II: Ponentes
CAP III: Comunicación
CAP IV: Merchan
CAP V: Catering
CAP VI: Varios
Incluido
• Evento físico
• Alojamiento, dietas y viajes ponentes
• Marketing y comunicación
• Redes sociales. Creación de perfiles
• Imagen y naming
• Catering
• [email protected]
• Selección de ponentes
• Actividades extra fuera del congreso
• Cena de clausura
• Actividades en las rrss pre y post evento
8.500€
6.500€
4.000€
4.000€
8.300€
8.000€
38.300€
No incluido
• Revisión de las ponencias (realizado
por un equipo externo)
• Merchan del cliente (lo deberá
proveer el propio cliente)
• Crear un sistema de control de la
asistencia del público (usar
Eventbright o similar)
• Inclusión del evento en la web del
cliente.
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
• Lugar de impartición
• Catering
• Sonido
• Iluminación
• Ponentes
• Redes sociales
• Comunicación
• Merchan
• Ponencias
• Cena de cierre congreso
• Actividades extra para acompañantes
• Lista de ponentes
• Lista de asistentes
Agentes afectados (stakeholders)
Patrocinadores
Nike
Supreme
Coca-cola
Redbull
Microsoft
Dell
Proveedores
Sonic System
Entregables
principales
Kitchen Gold
Barceló
Vecinos
Ayuntamiento
Concejalía urbanismo
Concejalía sanidad
Afectados
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
D.
Requisitos principales
Agente
Requisito
CL
PAT
EM
Vecinos
Vecinos
Ayuntamiento
Ponentes
Proveedores
Que el evento disponga del logo y la imagen corporativa del
cliente.
Que el EM le presente un presupuesto actualizado cada 15
días
Que se use un software colaborativo de gestión de tareas
El evento no debe afectar al aparcamiento en la zona
Que no se superen los niveles de ruido en la calle
El evento debe ayudar a aumentar la reputación de la
ciudad
Tiene que poder conectarse a internet cuando se imparte la
ponencia
Tienen que poder presentar sus productos
Sonido &
iluminación
Catering
Hotel
Criterio
aceptación
A definir
A definir
A definir
A definir
A definir
A definir
A definir
A definir
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
Proveedores
Tienen que poder realizar eventos y talleres
Riesgos
Descripción
Impacto
Probabilidad
No se consiga el mínimo de
ALTO
MEDIA
asistentes
Falle la conexión de internet
Falle los sistemas de proyección
Coincida una huelga de vuelos para
la llegada de ponentes
Estrategia de gestión
ALTO
ALTO
MEDIO
MEDIA
BAJA
BAJA
A definir
Plan
Aumentar la
comunicación.
Buscar colaboración con
asociaciones profesionales
Disponer de back-up
Alquilar equipo de reserva
Disponer de una lista de
ponentes alternativos
Para la gestión de este proyecto se ha decido usar los sistemas de comunicación, procesos y
estándares de la organización. Se aplicará la metodología de los proyectos tipo II, salvo porque
en las fases 1 y 2 en las que se creará un equipo de gestión autogestionado que utilizará técnicas
y comportamientos ágiles que se detallarán en el Plan de Dirección del Proyecto con más detalle.
Se dedicará una sala de las oficinas centrales de la organización para que se reúna y trabaje el
equipo y donde pueda colocar los elementos visuales necesarios.
El proyecto deberá reportar el avance del proyecto a la PMO de la organización periódicamente.
Nombramientos
Se confirma al equipo de gestión: EJ, EV, TM
Firmas
CEO
EJ
EV
D.Admin
D. Técnico
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
ANEXO I: Proyectos similares realizados anteriormente (mínimo 3)
Proyecto 1
Congreso Mundial de ESCORT INTERNATIONAL en Chicago (USA)
Fuente de los datos
ESCORT anual memorándum 2014
Mayo 2013
Inversión
Duración
EJ
EV
200.000$
1 semana
Director de ESCORT
Mr. John Franklin
USA
Descripción
Es un evento que se repite cada dos años en una ciudad diferente de los
Estados Unidos. Tiene una duración de 1 semana, si bien el grueso de
los ponentes estrella se centran en el fin de semana.
Se desarrolló en un palacio de congresos con una afluencia media diaria
de unas 800 personas.
Lecciones aprendidas Según se indica, los participantes hubieran deseado presentaciones on
relevantes
line más dinámicas.
El sonido fue una fuente de quejas.
Características y
datos relevantes
Se realizaron ponencias tanto presencialmente como online en
streaming utilizando una plataforma de comunicación de CISCO. La
documentación estaba accesible a todos los participantes durante 3
meses.
Las inscripciones se realizaron a través de una landing page.
Proyecto 2
Fuente de los datos
Inversión
Duración
EJ
Fecha
EV
Duración
EJ
EV
Descripción
Lecciones aprendidas
relevantes
Características y
datos relevantes
Proyecto 3
Fuente de los datos
Inversión
Descripción
Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project
Charter)
Septiembre 2019
Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que
los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni
correcto.
Lecciones aprendidas
relevantes
Características y
datos relevantes
Descargar