Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. Denominación del Proyecto Congreso Internacional sobre la gestión de proyectos en los eventos deportivos Fecha 20 septiembre 2019 Agentes Intervinientes Cliente (CL) ESCORT S.L.® Contacto Ms. Margarita Smith Organización Departamento CEO D. Robert Adam ejecutante de Eventos Región EMEA Ejecutiva del Dña. Luisa Martínez Más Proyecto (EJ) Event Manager D. Antonio López Brut (EM) Miembros del Project Support Dña. Rosa Pérez Benítez equipo (TM) Project Support D. Jorge Más Vergara Especialista D. Blas López técnico Especialista Dña. Elisabeth Mark eventos Justificación del La organización necesita desarrollar un evento para conjuntar a los expertos proyecto en gestión de proyectos en concreto en el sector deportivo, de forma que se puedan exponer las nuevas técnicas y tecnologías en gestión de proyectos. Además, que pueda servir de punto de encuentro entre los profesionales y los proveedores de servicios. También tiene que servir como medio de comunicación de la organización hacia la sociedad y para aumentar el número de interesados en la asociación y de socios. Objetivos Tiempo Costo Alcance • • • • Beneficios • • • Restricciones • • • • Se tiene que realizar durante el segundo semestre del año. Durará como máximo 2días El presupuesto estimado no deberá superar los 35.000€ Realización de un evento de ámbito internacional con la asistencia de ponentes relevantes en el sector B1: Aumento de visitas en la web del cliente en un 20% durante el mes que se realiza el evento. B2: Que se apunten entre 20 y 30 personas en la asociación. B3: Que se consiga una rentabilidad del 25% sobre los costos del proyecto. El idioma tiene que ser inglés. Deben participar expertos internacionales. No debe superar los dos días y no tiene que coincidir en el fin de semana. El precio de las entradas no superará los 150€. Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. • • • • • • • • • • Hipótesis La comida debe ser orgánica. … El equipo de marketing será externo. Los asistentes se estiman estarán entre 150 y 250. El 30% de los ponentes serán extranjeros. El 50% de los ponentes serán de la ciudad. Los ponentes usarán power point (o similar) en las presentaciones. Los asociados tienen un precio especial en las entradas. Las presentaciones estarán disponibles en formato digital. El 20% de los asistentes son alérgicos a algún alimento. Planificación temporal Presupuesto CAP I: Infraestructura CAP II: Ponentes CAP III: Comunicación CAP IV: Merchan CAP V: Catering CAP VI: Varios Incluido • Evento físico • Alojamiento, dietas y viajes ponentes • Marketing y comunicación • Redes sociales. Creación de perfiles • Imagen y naming • Catering • Azafat@s • Selección de ponentes • Actividades extra fuera del congreso • Cena de clausura • Actividades en las rrss pre y post evento 8.500€ 6.500€ 4.000€ 4.000€ 8.300€ 8.000€ 38.300€ No incluido • Revisión de las ponencias (realizado por un equipo externo) • Merchan del cliente (lo deberá proveer el propio cliente) • Crear un sistema de control de la asistencia del público (usar Eventbright o similar) • Inclusión del evento en la web del cliente. Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. • Lugar de impartición • Catering • Sonido • Iluminación • Ponentes • Redes sociales • Comunicación • Merchan • Ponencias • Cena de cierre congreso • Actividades extra para acompañantes • Lista de ponentes • Lista de asistentes Agentes afectados (stakeholders) Patrocinadores Nike Supreme Coca-cola Redbull Microsoft Dell Proveedores Sonic System Entregables principales Kitchen Gold Barceló Vecinos Ayuntamiento Concejalía urbanismo Concejalía sanidad Afectados D. D. D. D. D. D. D. D. D. D. D. D. D. Requisitos principales Agente Requisito CL PAT EM Vecinos Vecinos Ayuntamiento Ponentes Proveedores Que el evento disponga del logo y la imagen corporativa del cliente. Que el EM le presente un presupuesto actualizado cada 15 días Que se use un software colaborativo de gestión de tareas El evento no debe afectar al aparcamiento en la zona Que no se superen los niveles de ruido en la calle El evento debe ayudar a aumentar la reputación de la ciudad Tiene que poder conectarse a internet cuando se imparte la ponencia Tienen que poder presentar sus productos Sonido & iluminación Catering Hotel Criterio aceptación A definir A definir A definir A definir A definir A definir A definir A definir Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. Proveedores Tienen que poder realizar eventos y talleres Riesgos Descripción Impacto Probabilidad No se consiga el mínimo de ALTO MEDIA asistentes Falle la conexión de internet Falle los sistemas de proyección Coincida una huelga de vuelos para la llegada de ponentes Estrategia de gestión ALTO ALTO MEDIO MEDIA BAJA BAJA A definir Plan Aumentar la comunicación. Buscar colaboración con asociaciones profesionales Disponer de back-up Alquilar equipo de reserva Disponer de una lista de ponentes alternativos Para la gestión de este proyecto se ha decido usar los sistemas de comunicación, procesos y estándares de la organización. Se aplicará la metodología de los proyectos tipo II, salvo porque en las fases 1 y 2 en las que se creará un equipo de gestión autogestionado que utilizará técnicas y comportamientos ágiles que se detallarán en el Plan de Dirección del Proyecto con más detalle. Se dedicará una sala de las oficinas centrales de la organización para que se reúna y trabaje el equipo y donde pueda colocar los elementos visuales necesarios. El proyecto deberá reportar el avance del proyecto a la PMO de la organización periódicamente. Nombramientos Se confirma al equipo de gestión: EJ, EV, TM Firmas CEO EJ EV D.Admin D. Técnico Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. ANEXO I: Proyectos similares realizados anteriormente (mínimo 3) Proyecto 1 Congreso Mundial de ESCORT INTERNATIONAL en Chicago (USA) Fuente de los datos ESCORT anual memorándum 2014 Mayo 2013 Inversión Duración EJ EV 200.000$ 1 semana Director de ESCORT Mr. John Franklin USA Descripción Es un evento que se repite cada dos años en una ciudad diferente de los Estados Unidos. Tiene una duración de 1 semana, si bien el grueso de los ponentes estrella se centran en el fin de semana. Se desarrolló en un palacio de congresos con una afluencia media diaria de unas 800 personas. Lecciones aprendidas Según se indica, los participantes hubieran deseado presentaciones on relevantes line más dinámicas. El sonido fue una fuente de quejas. Características y datos relevantes Se realizaron ponencias tanto presencialmente como online en streaming utilizando una plataforma de comunicación de CISCO. La documentación estaba accesible a todos los participantes durante 3 meses. Las inscripciones se realizaron a través de una landing page. Proyecto 2 Fuente de los datos Inversión Duración EJ Fecha EV Duración EJ EV Descripción Lecciones aprendidas relevantes Características y datos relevantes Proyecto 3 Fuente de los datos Inversión Descripción Formato/ejemplo de Acta de Constitución (Project Charter) Septiembre 2019 Este documento es divulgativo y educativo y tiene el objetivo de mostrar la estructura básica de un Acta de Constitución. Por lo que los datos no son reales y el contenido hay que entenderlo a modo de ejemplo, por lo que se debe asumir que no esté completo ni correcto. Lecciones aprendidas relevantes Características y datos relevantes
