SERIE DE CONSULTA RÁPIDA DE LA AFP ASOCIACIÓN DE PROFESIONALES EN PROCURACIÓN DE FONDOS Procuración de Donativos Mayores PASOS PARA TENER ÉXITO AL SOLICITAR DONATIVOS MAYORES ASOCIACION DE PROFESIONALES EN PROCURACION DE FONDOS (AFP) QUIENES SOMOS: AFP, una asociación de profesionales de todo el mundo, promueve la filantropía mediante la capacitación de personas y organizaciones para que puedan realizar actividades de procuración de fondos tanto éticas como eficaces. Las actividades centrales a través de las cuales AFP realiza esta misión incluyen educación, capacitación, orientación, investigación, acreditación y activismo. Los socios de AFP se atienen a las normas éticas más altas de la profesión de procuración de fondos y están obligados a suscribir anualmente el Código de Principios Éticos y Normas de Práctica Profesional. NUESTRA VISIÓN: La AFP será reconocida como la organización líder en la promoción de la filantropía, al capacitar a los procuradores de fondos para servir a la humanidad en todo el mundo. 1101 King Street, Suite 700 Alexandria, VA 22314 E.U.A. y Canadá: (800) 666-3863 México: (866) 837-1948 Fax: (703) 684-0540 Dirección en la Red: www.afpnet.org Para adquirir copias adicionales, comuníquese al Centro de Recursos, al (800) 688-FIND, o envíe un mensaje a [email protected] AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 9/27/2005 2:28 PM Page 1 Procuración de Donativos Mayores Pasos para Tener Éxito al Solicitar Donativos Mayores Por Peggy Calhoun, ACFRE y Richard G. Miller, CFRE Serie de Consulta Rápida de la AFP Asociación de Profesionales en Procuración de Fondos AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 9/27/2005 2:28 PM Page 2 Índice ¿Qué Factores Determinan la Procuración Eficaz de Donativos Mayores?.......................................................................................... 1 Integración del Equipo .................................................................... 5 Identificación de Prospectos Objetivo ............................................ 9 Cultivo de Relaciones y Orientación de los Prospectos .............. 14 Preparación del Terreno para Solicitar el Donativo .................. 21 Solicitud del Donativo y Seguimiento .......................................... 27 Criterios de Referencia para Evaluar el Éxito Obtenido ............ 34 En nombre del espíritu de la filantropía, los escritores de este manual dedican su trabajo y donan sus honorarios de autor por esta obra a la Fundación para la Filantropía de la AFP. Este manual es el sexto de la Serie de Consulta Rápida de la AFP para procuradores profesionales de fondos. Documentos Ilustrativos Ejemplo de Formulario para Contacto Confidencial.................. 18 Diálogo de Cultivo: ¿Cuán Dispuestos Están a Contribuir? ...... 19 Texto de Peggy Calhoun, ACFRE, y Richard G. Miller, CFRE. Ejemplo de Programa para la Solicitud de un Donativo ............ 23 Título original ©2004 de la Asociación de Profesionales en Procuración de Fondos (AFP), 1101 King Street, Suite 700, Alexandria, VA 22314. Diálogo Ilustrativo de la Solicitud de un Donativo: un Caso Hipotético...................................................................................... 29 Traducción 2005 Todos los derechos reservados. Quedan prohibidos la reproducción, total o parcial, de esta publicación, su almacenamiento en un sistema de recuperación de información, o su transmisión, de cualquier forma o por cualquier medio—electrónico, mecánico, de fotocopiado, de grabación, o de cualquier otra índole—sin previa autorización por escrito del editor. Impreso en los Estados Unidos de América. Apéndices A: Ejemplo de Guía para el Taller sobre Solicitud de Donativos .................................................................................... 36 B: Hoja de Información para el Taller: Secretos para Tener Éxito al Solicitar Donativos ........................................................ 40 AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 9/27/2005 2:28 PM Page 2 Índice ¿Qué Factores Determinan la Procuración Eficaz de Donativos Mayores?.......................................................................................... 1 Integración del Equipo .................................................................... 5 Identificación de Prospectos Objetivo ............................................ 9 Cultivo de Relaciones y Orientación de los Prospectos .............. 14 Preparación del Terreno para Solicitar el Donativo .................. 21 Solicitud del Donativo y Seguimiento .......................................... 27 Criterios de Referencia para Evaluar el Éxito Obtenido ............ 34 En nombre del espíritu de la filantropía, los escritores de este manual dedican su trabajo y donan sus honorarios de autor por esta obra a la Fundación para la Filantropía de la AFP. Este manual es el sexto de la Serie de Consulta Rápida de la AFP para procuradores profesionales de fondos. Documentos Ilustrativos Ejemplo de Formulario para Contacto Confidencial.................. 18 Diálogo de Cultivo: ¿Cuán Dispuestos Están a Contribuir? ...... 19 Texto de Peggy Calhoun, ACFRE, y Richard G. Miller, CFRE. Ejemplo de Programa para la Solicitud de un Donativo ............ 23 Título original ©2004 de la Asociación de Profesionales en Procuración de Fondos (AFP), 1101 King Street, Suite 700, Alexandria, VA 22314. Diálogo Ilustrativo de la Solicitud de un Donativo: un Caso Hipotético...................................................................................... 29 Traducción 2005 Todos los derechos reservados. Quedan prohibidos la reproducción, total o parcial, de esta publicación, su almacenamiento en un sistema de recuperación de información, o su transmisión, de cualquier forma o por cualquier medio—electrónico, mecánico, de fotocopiado, de grabación, o de cualquier otra índole—sin previa autorización por escrito del editor. Impreso en los Estados Unidos de América. Apéndices A: Ejemplo de Guía para el Taller sobre Solicitud de Donativos .................................................................................... 36 B: Hoja de Información para el Taller: Secretos para Tener Éxito al Solicitar Donativos ........................................................ 40 AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 ¿Qué Factores Determinan la Procuración Eficaz de Donativos Mayores? L levar a cabo una campaña de procuración de donativos es como botar un barco y conducirlo a través de las aguas. Una tripulación de profesionales bien capacitados y muy dedicados se encarga de aparejar, maniobrar, conducir y atracar el navío. Los líderes de la campaña representan el timón de este barco, en tanto que los donantes son los pasajeros. Los esfuerzos para el desarrollo de fondos de una institución constituyen la quilla—la pieza principal que va de proa a popa, a la cual están unidas todas las estructuras del barco—en tanto que el profesional de desarrollo es la fuerza que orienta su curso. Relaciones + Caso Institucional + Trabajo de Equipo = Donativos Todos los programas y las campañas de procuración de fondos se basan en tres elementos fundamentales: las relaciones, el caso institucional y el trabajo de equipo. En primer lugar, mediante el cultivo de las relaciones con los donantes, una institución no lucrativa puede ampliar con éxito su base de donantes, sobre todo el segmento de donativos mayores. En segundo lugar, la institución puede recibir donativos más cuantiosos si sabe comunicar con claridad sus necesidades, y ofrece a los donantes formas creativas de dar apoyo a la misión. Finalmente, una institución puede desarrollar las relaciones con los donantes y comunicar más eficazmente el caso institucional si cuenta con un equipo encargado de procurar donativos. Al preparar un caso institucional convincente—o una razón poderosa para colaborar económicamente— una institución no lucrativa orienta e informa a los ¿Por qué Contribuyen los Donantes? 1 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores donantes potenciales, motivándolos a contribuir. Exponer con claridad el caso institucional es un elemento esencial para cultivar las relaciones con los donantes y es el factor clave para tener éxito al solicitar donativos. Un caso institucional que despierte emoción e interés, también generará entusiasmo entre el personal operativo y los voluntarios, quienes transmitirán este sentir a los prospectos. Cuando los miembros del equipo están entusiasmados con el caso, pueden explicar con mayor efectividad la forma en que la institución filantrópica lleva a cabo su misión mediante sus programas y servicios, y la forma en que los prospectos pueden participar. Hasta qué punto comprenden los prospectos la necesidad que se busca subsanar, y el grado en el que participan directamente en la institución en el transcurso del tiempo, influirá directamente en la frecuencia y los montos de sus aportaciones. Contar con un caso institucional sólido es fundamental para elaborar todo el material promocional que se utiliza para solicitar donativos. Un Equipo Entusiasta y Bien Preparado 2 La integración de un equipo eficiente para procurar donativos, y la selección del solicitante más adecuado para cada prospecto, son otras de las características distintivas de una solicitud de donativos que logra éxito. El equipo debe tener la combinación adecuada de profesionales de desarrollo de fondos y líderes voluntarios que den ejemplo de corresponsabilidad mediante sus aportaciones económicas. Durante todo el proceso de procuración de donativos, el profesional de desarrollo de fondos juega el papel de maestro, comunicador, planificador y agente motivador del equipo de solicitantes voluntarios. Los solicitantes deben estar preparados adecuadamente, conocer bien y tener plena confianza en el caso institucional, el plan de la campaña, el liderazgo y la misión de la institución. Su confianza y apoyo generarán un entusiasmo que el prospecto podrá ver y sentir, y al cual responderá de forma positiva. El personal profesional de desarrollo de fon- 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores dos capacita al equipo de voluntarios para que seleccione y evalúe a los prospectos y para solicitarles donativos, de manera que puedan sentirse seguros de sí mismos, relajados y entusiasmados durante este proceso. La confianza que tengan dependerá también de su propio compromiso y su apoyo pecuniario a la institución. Por consiguiente, si esperan recibir donativos líderes, los solicitantes deberán ser los primeros en realizarlos. MUCHAS OCUPACIONES El papel del profesional de desarrollo de fondos puede definirse como el de maestro, comunicador, planificador y agente motivador. Los donantes, sean fundaciones, empresas o individuos, generalmente no donan sumas importantes para causas filantrópicas hasta que una institución sin fines de lucro se ha ganado su confianza y respeto. Generalmente, una organización filantrópica puede ir dando seguimiento a esa confianza basándose en la lealtad de los donantes. De Pequeños Donantes a Donantes Mayores ¿Ha contribuido el donante regularmente con pequeños donativos? ¿El donante se comunica con frecuencia con la institución? La forma en que la institución administre estos pequeños donativos e interactúe con los donantes puede influir mucho en la frecuencia y el monto de los donativos subsiguientes. Al tratar como futuros donantes mayores a las personas que contribuyen con pequeños donativos, la institución filantrópica podrá cultivar de manera eficaz una relación de largo plazo. Los donantes que contribuyen de manera regular y frecuente, por lo general están dispuestos a hacer un donativo mayor. Sólo es necesario que se les ofrezca una buena razón para aportar una cantidad mayor y la oportunidad adecuada para hacerlo. 3 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores ¿QUÉ ES UN DONATIVO MAYOR INSTITUCIÓN? PARA LA Un donativo mayor es una contribución cuyo monto es considerable según los estándares de la institución, se trate de 100 o de 1 millón de dólares. En resumen, son necesarios tres elementos clave para que la solicitud de donativos tenga éxito: prospectos calificados y bien informados; el equipo idóneo, formado por voluntarios bien preparados y procuradores de fondos profesionales, y una razón convincente para colaborar. GUÍA DE INSTITUCIONES PARA LOS DONANTES FILANTRÓPICAS En la actualidad, los donantes son más exigentes y están mejor preparados que en generaciones anteriores debido a la tecnología y al acceso prácticamente ilimitado a todo tipo de información. Por ejemplo, es muy fácil encontrar en Internet información sobre cualquier institución filantrópica de los Estados Unidos de América. Un sitio en Internet, www.guidestar.org, incluye las copias de los formularios 990 del Internal Revenue Service (dependencia federal estadounidense de recaudación de impuestos) presentados por las instituciones filantrópicas de los Estados Unidos de América. GuideStar, una organización sin fines de lucro, también proporciona otros muchos servicios e información a las entidades de financiamiento públicas o privadas y a los especialistas en planificación de donativos filantrópicos. 4 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Integración del Equipo C omo se mencionó en el Capítulo I, antes de que una institución empiece a solicitar donativos mayores, los procuradores profesionales de fondos deben formar un equipo de líderes voluntarios. Los voluntarios deben estar interesados y comprometidos con la institución, y demostrar su entusiasmo mediante su apoyo económico. Al formar y capacitar al equipo de procuración de donativos, tenga presente las Cinco Aes para solicitar un donativo. El solicitante Adecuado, le pide al prospecto Adecuado, en el momento Adecuado, la suma Adecuada, para el proyecto Adecuado. ¿Quien se Encarga del Reclutamiento? El Comité de Recursos Humanos del Consejo Directivo Las cualidades que debe tener un buen miembro del equipo de procuración de donativos son, entre otras: ■ Se le considera como un líder voluntario en la institución no lucrativa. ■ Se ha comprometido a hacer un donativo líder a la institución. ■ Es respetado por otros líderes voluntarios y por los profesionales de desarrollo de fondos. ■ Cuenta con un buen historial de colabo- ración económica y de trabajo voluntario para la institución. ■ Reconoce la importancia del trabajo en equipo. ■ Dedica generosamente su tiempo a la insti- tución. ■ Interactúa frecuentemente con otros 5 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores líderes y donantes de la comunidad. ■ Es receptivo a sugerencias y nuevas ideas, y está dispuesto a afrontar retos. ■ Sabe escuchar con atención. ■ Comprende bien y sabe explicar el caso institucional. ■ Entiende la importancia de la planeación. ■ Cultiva activamente los intereses de otras personas. Una vez que se ha identificado a los posibles miembros del equipo, se inicia el reclutamiento. Por lo general, el Director General, el presidente del Consejo Directivo y el profesional de desarrollo de fondos hacen una visita al líder voluntario. Durante la reunión, se debe comunicar a éste toda la información necesaria, así como las expectativas, incluyendo el caso institucional y las metas de de fondos. EL PLAN CONSISTE EN PLANEAR procuración Durante la visita de reclutamiento, también se pedirá “Los planes nada significan; la planifial líder voluntario que haga cación lo es todo.” —Dwight D. Eisenhower un donativo líder, ya que su aportación influirá en la suma que podrá solicitar a otras personas sin sentirse incómodo. Por lo general, durante la visita se entrega al voluntario, por escrito, la descripción de su puesto y un anteproyecto del plan de la campaña. Finalmente, juntos determinan los siguientes pasos, incluyendo la identificación de otros miembros para el equipo de procuración de donativos, las estrategias para el reclutamiento y un plan de acción. A fin de asegurarse que los solicitantes voluntarios entiendan claramente las expectativas y participen de forma activa y organizada, el profesional de desarrollo de fondos deberá darles de inmediato un calendario de fechas importantes, tales como juntas del equipo, visitas guiadas y talleres de capacitación. Junto con la fecha de 6 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores cada reunión se incluirá el lugar de reunión y la hora en que ésta empezará y terminará. Los miembros del equipo deberán asistir al menos a una sesión de capacitación en solicitud de donativos, incluyendo prácticas de Representación de Papeles (Role-Play), que requieren más o menos 1,5 horas. Posteriormente, el profesional de desarrollo puede dar asesoría personal a los miembros del equipo que desean sentirse más seguros durante las entrevistas para solicitar donativos. Capacitar a los miembros del equipo implica también darles información detallada sobre el caso institucional, las metas de procuración, los roles del personal operativo, las tareas asignadas a los voluntarios y la importancia de su propio compromiso económico. Todos estos temas ya se habrán tratado durante la etapa de cultivo y reclutamiento de los miembros del equipo, pero será necesario ampliarlos. Una vez reclutado el equipo, el profesional de desarrollo o el asesor de desarrollo de fondos deberá realizar un taller de capacitación en técnicas para solicitar donativos. Las dinámicas grupales que se utilicen para impartir el taller son un elemento fundamental para obtener buenos resultados al solicitar donativos y deberán infundir una sensación de confianza a los integrantes del equipo. Cada uno de los asistentes debe tener la oportunidad de participar en las dinámicas de Representación de Papeles, para que ensayen cómo concertar la cita y solicitar un donativo. Cada uno de los solicitantes debe practicar preguntas abiertas, para obtener más información del prospecto, y preguntas cerradas, para facilitar que el donante se decida a realizar un donativo. Capacitación del Equipo Al planear un taller sobre solicitud de donativos, recuerde lo siguiente: 1. Procure que el grupo sea pequeño (no mas de 12 personas), a fin de que todos 7 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores tengan la oportunidad de participar y de recibir asesoría individual por parte del expositor. 2. Prepare la sala adecuadamente, incluyendo accesorios, equipo, iluminación, materiales didácticos y distribución de la audiencia. Utilice gafetes si algunos de los participantes no se conocen entre sí. 3. Practique cada sección del taller y calcule su duración. 4. Resuma los puntos fundamentales de la exposición para entregarlos después a los participantes. 5. Entregue por escrito los casos hipotéticos correspondientes a los papeles que se pedirá a los participantes que representen. 6. Anime a los participantes a hacer preguntas y sugerencias a lo largo del taller. 7. Asigne prospectos a cada solicitante antes de iniciar el taller. 8. Empiece a programar las citas inmediatamente después de que termine el taller. 9. Haga hincapié en que se debe informar al personal operativo sobre los resultados y las actividades. 10. Ofrezca su apoyo y su presencia en todas las visitas de solicitud de donativos. (Consulte en los Apéndices A y B el ejemplo de la hoja de información y de la guía para el taller de capacitación). 8 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Identificación de Prospectos Objetivo U na vez que se ha integrado el equipo y que ha recibido capacitación, usted puede empezar a preparar la estrategia. El éxito que logre en captar donativos mayores dependerá de lo adecuado de su planeación y de las tácticas que utilice. Los elementos clave para que la solicitud de donativos tenga éxito son: identificar a los prospectos, cultivar las relaciones con éstos, solicitar los donativos y fortalecer las relaciones mediante el reconocimiento de éstos y una buena mayordomía. * PASOS PARA TENER ÉXITO AL PROCURAR DONATIVOS Dado que la lealtad de los donantes se basa en la solidez de las relaciones con la institución, la procuración de donativos es una actividad que debe realizarse durante todo el año. Para obtener buenos resultados al solicitar donativos, la institución debe dedicarse sistemáticamente a las siguientes actividades: ■ Identificar prospectos. ■ Informarles sobre las razones por las que se les pide contribuir económica- mente. ■ Promocionar a la institución. ■ Fomentar la participación de los prospectos en la institución. ■ Solicitar el donativo. ■ Brindar reconocimiento por el donativo.Practicar una buena mayordomía de los donantes y sus donativos. * N. de la T. Mayordomía es un término que se utiliza en algunos países de habla hispana para referirse a la administración honesta, prudente, eficiente, efectiva y responsable de los fondos obtenidos, así como a una buena atención y gestión de los donantes. 9 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores Primer Paso: Identificar los Prospectos Una buena situación económica no es el único factor que indica que determinada persona es un buen prospecto; el altruismo es una conducta aprendida y, a menudo, los donantes más generosos no son necesariamente los más adinerados. No obstante, la combinación de generosidad y riqueza sirve para identificar prospectos que pueden realizar donativos mayores. Para encontrar a estos donantes potenciales, tenga presente que éstos generalmente pertenecen a alguna de las siguientes categorías: ➴ A: Miembros del Consejo Directivo, fideicomisarios honorarios, personal operativo, voluntarios activos, colaboradores actuales. C: Organizaciones de vecinos, grupos escolares, asociaciones cívicas, empresas y residentes de la zona. B: Donantes que se han distanciado de la organización, fundadores de la institución, empresas y fundaciones identificadas recientemente, grupos interesados, vecinos, proveedores, donantes que han colaborado con proyectos similares. Para elaborar la lista, empiece por la propia institución, identificando los donantes anteriores y actuales. Las personas—y sus fundaciones o empresas—que colaboran con la institución, como donantes, personal operativo, fideicomisarios, consejeros honorarios y voluntarios activos son 10 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores los mejores prospectos, su lista “A”. Investigue cuáles son sus intereses y sus motivos para contribuir económicamente, a fin de ayudar al equipo a seleccionar precisamente al solicitante adecuado para ofrecerle la oportunidad adecuada para contribuir. Amplíe la lista de prospectos recopilando los nombres que sugieran los voluntarios de la institución, incluyendo los Consejeros y los líderes de desarrollo de fondos. Luego recopile nombres de fuentes o donantes externos que contribuyen con causas similares. Este último grupo de nombres se considera una lista “sospechosa” y no una lista real de prospectos, ya que es posible que estas personas no conozcan los servicios, los programas y la historia de la institución. RECUERDE PEDIR DONATIVOS A LA “FAMILIA” El altruismo empieza en nuestra propia casa, así que no olvide solicitarles donativos a quienes están más comprometidos con la institución—personal operativo, fideicomisarios y voluntarios dedicados. Los fideicomisarios y el personal de desarrollo de fondos deben ser los primeros a quienes debe acudir cuando se trata de una campaña de procuración de fondos, ya que sus promesas de donativo contribuirán a dar impulso a la campaña entre sus compañeros. No olvide tampoco enviar a la persona adecuada a hacer la solicitud— un igual que contribuya con una cantidad similar. Cuando tenga ya una lista extensa, clasifique los nombres conforme a categorías (A, B y C, por ejemplo). Clasifique a cada prospecto asignándole un calificación o un símbolo, por ejemplo, A = prospectos que con toda probabilidad contribuirán en ese momento; B = prospectos que posiblemente contribuyan, pero que requieren más cultivo; y C = prospectos para los que será necesario utilizar una Clasifique a los Prospectos 11 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores serie de estrategias de cultivo antes de solicitarles donativos. Haga investigaciones informales sobre los prospectos, preguntando a los miembros del equipo que los conocen sobre sus hábitos filantrópicos, sus intereses y su participación en la comunidad. Actualmente existen muchos programas para trabajar con base de datos, como Wealth ID y Marquis Who’s Who, que pueden ayudar a su equipo a llevar el control de la lista de prospectos. Si una institución tiene la capacidad de obtener información sobre los prospectos por medios electrónicos, o de realizar investigaciones sobre cada prospecto, este paso puede obviarse. Luego seleccione y evalúe a los prospectos, para determinar la estrategia apropiada para cada prospecto. Escriba los nombres de algunos de los prospectos de la lista A en el Formulario de Control y Clasificación de Prospectos (véase el Apéndice C). Invite de cinco a siete líderes voluntarios a una junta privada para examinar la lista de prospectos y evaluarlos, y haga una Lluvia de Ideas para determinar los mejores métodos para cultivar el interés de dichos prospectos. Seguramente usted no desea abrumar de trabajo a los líderes voluntarios, así que pídales que examinen una lista corta de prospectos, lo que les permitirá concentrarse en la tarea y les dará una sensación de logro cuando empiecen a solicitar los donativos. L AS CINCO AES PARA SOLICITAR UN DONATIVO: El solicitante Adecuado le pide al prospecto Adecuado, en el momento Adecuado, la cantidad Adecuada para el proyecto Adecuado. Personalice el Plan de Prospección de Donantes Potenciales 12 Determine un plan personalizado para cada prospecto, examinando las Cinco Aes para solicitar donativos: ¿Quién es la persona idónea para solicitar un donativo al prospecto en cuestión? ¿El prospecto está dispuesto a contribuir, o se requiere más 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores tiempo para cultivar su interés? ¿Qué cantidad podría donar el prospecto, si se le motiva apropiadamente? ¿Qué podría motivar al prospecto? ¿Hay algo en el caso institucional que pudiera resultar especialmente atrayente para el prospecto? Estas preguntas pueden servir como base para elaborar un plan personalizado de cultivo de relaciones para cada prospecto. Asimismo, el hecho de que el prospecto sea ya un donante de la institución influirá en la estrategia de cultivo. Un factor clave para el cultivo eficaz de las relaciones con los donantes es formar pequeños grupos con solicitantes homólogos –generalmente un profesional del personal de desarrollo de fondos, con al menos un líder voluntario que sea un igual del prospecto. De seguro, los miembros del equipo de procuración de donativos querrá ayudar a que la petición de donativos avance rápidamente. Sin embargo, recuerde que no debe asignar más de cinco prospectos a cada miembro, a fin de que éste pueda encargarse desahogadamente de su tarea. Una vez que el solicitante haya llevado a cabo esas visitas, puede asignársele otros prospectos. 13 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Cultivo de Relaciones y Orientación de los Prospectos D espués de que el equipo de procuración de donativos ha recibido capacitación, y se han identificado y asignado los prospectos, sigue la etapa de cultivo de las relaciones con los donantes mayores potenciales. El cultivo incluye orientar e informar a los prospectos, sensibilizarlos respecto a los programas institucionales y fomentar su compromiso con la institución. En el caso de los donantes actuales, el cultivo implica consolidar las relaciones existentes, enfocarse en los programas que les interesan a los prospectos, o presentarles otros proyectos. La institución puede fomentar el interés de los prospectos mediante distintas actividades informativas, por ejemplo, visitas a las instalaciones, testimonios de las personas a quienes la institución presta servicios, o visitas a las comunidades beneficiadas con los programas. Imagine cómo se sentirá un prospecto que observa a un grupo de adultos mayores satisfechos por la buena atención que se les da, a un estudiante que aprende a tocar un instrumento, o a un artista que ensaya una representación. Por lo general, este tipo de actividades de cultivo despiertan gratas sensaciones. Procure buscar constantemente oportunidades para orientar, informar y despertar el interés de los prospectos. Sensibilización entre Pares 14 Los líderes voluntarios empiezan a intervenir en esta fase, fomentando las relaciones a través de la interacción personal con sus iguales, comentando sus propias historias de participación y apoyo. Los folle- 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores tos, videocintas, sitios en la Red y anuncios por televisión son informativos, pero no son tan memorables para el prospecto como la experiencia directa con la misión en acción vista desde la perspectiva de las personas que ya participan. Comentar en sus propias palabras los proyectos de la institución filantrópica, hace que la misión adquiera un carácter más personal para los prospectos. Mientras está cultivando las relaciones con los prospectos y persuadiéndolos para que aumenten sus donativos, anímelos a hacer trabajo voluntario. Por lo general, a los voluntarios que colaboran en la institución les agrada interactuar con clientes, estudiantes, personal operativo y otros voluntarios. Esta interacción permitirá forjar un vínculo más estrecho con la misión de la institución y las personas a quienes ofrece servicio. Dé a los prospectos la oportunidad de conocer mejor a la institución a través de experiencias de voluntariado en las que el caso institucional pueda observarse directamente. Recuerde que “la gente le da a la gente”, así que la participación de los iguales es muy importante ya que contribuye a que la solicitud de donativos tenga éxito, estableciendo respeto y confianza mutuos desde el principio. Los prospectos deben sentir que un proyecto merece no sólo su apoyo, sino también el de otras personas. Los líderes voluntarios ayudarán a que los prospectos se den cuenta de ello, especialmente si dichos líderes son un ejemplo por sus aportaciones económicas. Puede darse el caso de que el prospecto pregunte, “¿Quién más ha colaborado?” o “¿Con cuánto contribuyen los Consejeros? Los miembros del equipo necesitan estar preparados para mostrarle una lista de otros donantes. Cuando la institución empiece a recibir otros donativos mayores, informe de ello a los prospectos y a los simpatizantes actuales, para continuar dando impulso a la campaña. 15 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores Seguimiento del Nivel de Interés Durante las etapas de cultivo de relaciones y de prospección de donantes potenciales, al personal de desarrollo de fondos se le confía la responsabilidad de llevar registros fiables sobre las actividades y los intereses de los prospectos. Algunos departamentos de desarrollo cuentan con programas de cómputo para mantenerse informados sobre la capacidad y disposición de los donantes para contribuir, en tanto que otras utilizan formularios que se guardan en el expediente de cada prospecto. Pero ya sea que se realice mediante una base de datos electrónica o en papel, la gestión de los datos de los prospectos es fundamental. Todos los expedientes deben ser confidenciales y deben mantenerse minuciosamente. Cualesquiera que sea el método utilizado, llevar un buen registro es vital para fomentar buenas relaciones con los donantes y para administrar apropiadamente las campañas. La capacidad y la disposición de los prospectos para contribuir se determina recopilando la información apropiada, no sólo la que proporcionan otras personas, sino también los propios prospectos. Si hay interacciones frecuentes con los prospectos, será posible reunir suficiente información para determinar sus intereses filantrópicos y las cantidades que podrían aportar. Para fomentar estas relaciones, el equipo encargado de procurar donativos debe preguntarse lo siguiente: ¿Cuál es el mejor sistema para dar seguimiento a este prospecto y quién se encargará de hacerlo? ¿Es conveniente pedirle al cónyuge, a un miembro de la familia o a la pareja que participe en las siguientes reuniones? ¿Le agradará al prospecto recibir información actualizada sobre la institución? De ser así, ¿cuál es el mejor método –correo electrónico, mensajes con e-Blast, faxes, 16 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores videocintas, cartas personales, llamadas telefónicas, visitas, fotografías o medios de información similares? ¿Cuántos documentos (solicitudes de colaboración, boletines, informes) envía la institución al prospecto cada año? ¿El prospecto valora esta información? ¿Cómo podría lograrse que la siguiente visita sea más provechosa? ¿Son demasiado largas las visitas y no retienen la atención del prospecto? ¿Sería mas conveniente otra hora para la visita? ¿Hay otras actividades de los clientes o de la institución que le pudieran interesar al prospecto? ¿El Director General u otros fideicomisarios interactúan con el prospecto de maneras significativas? ¿Qué más podría hacer la organización por el prospecto? En caso de que se requiera más información, continúe cultivando las relaciones, procurando conocer mejor las opiniones y los intereses del prospecto. Es posible, por ejemplo, que un prospecto de la lista A corresponda más bien a la lista B. Cuando esté cultivando las relaciones con un prospecto, busque constantemente la forma de que la interacción sea más significativa y que contribuya a estrechar más las relaciones. 17 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores EJEMPLO DE FORMULARIO CONFIDENCIAL PARA CONTACTO Fecha del Contacto: 1º de diciembre de 2004 Forma de Contacto: Visita en Casa Duración de la Visita/Llamada: 45 minutos Nombre del(los) prospecto(s): Juan y Maria Pérez No. de Cuenta: 26407 Dirección(es): Camino Viejo 123, Chihuahua, Chih. Propósito: Cultivar el interés de los donantes, para lograr que aumenten su donativo a $10.000. Resumen: José Peña, director de desarrollo, se comunicó con el señor y la señora Pérez, para expresarles el agradecimiento de la institución por su último donativo anual, y para invitarlos a visitar las nuevas instalaciones. El señor Pérez mostró interés en saber más sobre los actuales Consejeros, en tanto que la señora Pérez se interesó en el nuevo coordinador de los voluntarios. Se harán los arreglos necesarios para que los señores Pérez hagan una visita al ala oeste, conozcan al nuevo coordinador de los voluntarios y se reúnan a comer con su viejo amigo, el señor Gómez. El señor Gómez, junto con otros miembros del equipo de desarrollo, informará a los señores Pérez sobre los nuevos rangos de los donativos, y les pedirá que renueven su donativo por una cantidad de $10.000. Siguiente Paso: En una semana, José se comunicará con el señor Gómez y se pondrá de acuerdo para realizar una junta en una determinada fecha, a mediados de septiembre, durante la cual se discutirán los detalles de la solicitud. c.c. Director General Director de Desarrollo Subdirector de Desarrollo Archivo 18 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores ¿CUÁN DISPUESTOS ESTÁN A CONTRIBUIR? Al interactuar con un donante prospecto, el solicitante debe prestar atención a las preguntas y las frases que pudieran indicar interés, e ir adaptando la conversación según convenga. Por ejemplo, si al estar comentando un proyecto, el prospecto expresa su interés en un determinado aspecto, concéntrese sólo en éste y continúe el diálogo con preguntas abiertas, para tener la oportunidad de dar seguimiento con una segunda visita. Examine el siguiente ejemplo de una conversación que se desarrolla después de una visita a las instalaciones de una institución: Prospecto: “¡No sabía que la organización había hecho tanto!” Profesional de Desarrollo: “Concretamente, ¿qué fue lo que le pareció más interesante? Prospecto: “Todo me pareció muy bien, pero me gustaría saber más sobre el programa ABC. ¿Cómo se entera la comunidad de que tiene que venir aquí para que le den ese servicio?” Profesional de Desarrollo: “Todo empezó cuando se fue corriendo la voz en la comunidad. Nos gustaría poder dar servicio a más personas, pero necesitamos un consejero bilingüe que atienda a la población hispana, materiales de apoyo impresos en español y otros artículos. Contamos con el espacio, pero no con todos los recursos necesarios.” Prospecto: “¿Cuánto se necesita?” Profesional de Desarrollo: El presupuesto total anual es de $100.000 para el primer año. La iglesia de la localidad nos proporcionará los autobuses y los choferes. Sabemos que el proyecto será rentable en dos años, así que estamos tratando de conseguir la inversión inicial de $100.000. Prospecto: Entiendo. ¿Que opinan los Consejeros? Profesional de Desarrollo: “¡Les gusta mucho la idea! Ampliar nuestro ámbito de acción es parte de nuestro 19 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores plan de largo plazo y ésta es una forma excelente de hacerlo. ¿Le gustaría tener una copia de nuestro plan? También puedo facilitarle el presupuesto. Prospecto: “Claro, me gustaría verlos.” Profesional de Desarrollo: “Muy bien. Vamos a mi oficina, queda camino a la salida. Me gustaría que conociera a otras personas que trabajaron en el plan de largo plazo.” Prospecto: “Bueno, después de usted”. El profesional de desarrollo se dio cuenta del interés del prospecto, y procuró fomentar la relación con éste, dándole información adicional y ofreciéndose a presentarle a otros miembros de la institución. Después de que el prospecto examine el plan de largo plazo, es importante animarlo a que se involucre más, por ejemplo, a reunirse con el presidente del Consejo Directivo, el Director General, y otras personas. Al orientar e informar activamente al prospecto, sensibilizarlo y fomentar su compromiso con la institución, el profesional de desarrollo está preparando el terreno para obtener buenos resultados cuando se solicite el donativo. 20 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Preparación del Terreno para Solicitar el Donativo C omo el principal encargado de la organización y motivación del equipo de procuración de donativos, el profesional de desarrollo de fondos ayudará al solicitante asignado a prepararse para hacer la solicitud, proporcionándole el material adecuado, incluyendo la carpeta de materiales, propuestas por escrito, tarjetas personalizadas de promesa de donativo. Ya para entonces, el solicitante debe haber terminado el taller de capacitación sobre solicitud de donativos, donde pudo practicar cómo solicitar donativos, representando distintos roles en las dinámicas de Representación de Papeles. Sin embargo, es posible que los líderes voluntarios no recuerden muy bien estos conocimientos y habilidades. Si necesitan hacer un repaso para capacitarse mejor y tener más confianza en sí mismos, el profesional de desarrollo de fondos podría darles asesoría individual, incluso al Director General, si éste va a realizar una visita para solicitar un donativo. L AS CINCO AES PARA SOLICITAR UN DONATIVO: El solicitante Adecuado le pide al prospecto Adecuado, en el momento Adecuado, la cantidad Adecuada para el proyecto Adecuado. Cuando el solicitante está listo para hacer la solicitud del donativo, se procederá a concertar la cita. Para ayudar a fomentar la confianza y dar impulso a la campaña, empiece con el prospecto más accesible. Decida quién va a llamar al prospecto para hacer la cita, así como la hora y el lugar de la reunión, y no olvide decirle quien participará en la reunión. Preparativos para la Cita Seguramente usted quiere que asistan a la 21 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores reunión uno o dos miembros más del equipo, pero sólo el solicitante asignado debe solicitar el donativo. Al estar concertando la cita, es muy importante hacer la pregunta apropiada para lograr la respuesta deseada. En lugar de preguntar: “¿Cuándo puede reunirse con nosotros?”, sugiera una hora y un lugar precisos: “¿Qué le parece el próximo miércoles, aquí, a las 2?” Notifique a la oficina de desarrollo de fondos y al personal correspondiente que va a haber una reunión para solicitar un donativo. La oficina preparará una tarjeta personalizada de promesa de donativo y una carpeta con información adaptada al prospecto. (En los Apéndices C y D encontrará ejemplos de tarjetas de promesa de donativo). En el caso de donativos mayores, es usual que el profesional de desarrollo redacte una propuesta, para que sirva como guía para la reunión. Defina un programa interno, y proceda a hacer los arreglos necesarios para avisar a las partes correspondientes para que se preparen. En equipo, decidan cuál es la carpeta de materiales que mejor se adapta a los intereses e historial de donativos del prospecto. Como mínimo, la carpeta deberá incluir una tarjeta personalizada de promesa de donativo, un folleto o la exposición del caso institucional, los rangos de donativos que recibirán reconocimiento, la lista de los miembros del Consejo Directivo y sus puestos, tarjetas de presentación de los profesionales de desarrollo de fondos e información adaptada a los intereses del prospecto. Algunos prospectos, especialmente las fundaciones, exigen comprobante de exención de impuestos. En el caso de las carpetas de materiales que se utilizan para una campaña de capital, incluya información detallada sobre la institución, los programas y los recursos humanos necesarios, lo cual generalmente figura en una propuesta por escrito. Mencione también los donativos mayores recibidos a la fecha durante la campaña. El 22 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores EJEMPLO DE PROGRAMA DONATIVO PARA LA SOLICITUD DE UN PARA USO EXCLUSIVO DEL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN Hora/Fecha de la Solicitud: 1º de diciembre de 2004 10 a.m. Lugar: En la institución Asistentes: Prospectos señor Juan Pérez y señora; Presidente del Consejo Directivo, Director General y Director de Desarrollo. 9:30 a.m. El Presidente del Consejo Directivo y los profesionales de desarrollo de fondos se reúnen en la oficina del Director General para hacer un repaso antes de la reunión. 10:00 a.m. Llegan los señores Pérez; la visita empieza en el ala oeste y termina en la biblioteca. 10:30 a.m. Café, té y panecillos en la biblioteca. ORDEN DEL DÍA 1. Información sobre la marcha del plan de largo plazo por el Presidente del Consejo Directivo. 2. Resumen y presupuesto del programa por el Director General. 3. Información sobre los donativos líderes recibidos a la fecha, por el Presidente del Consejo Directivo. —Agradecimiento a los Consejeros actuales por sus donativos. —Agradecimiento a los señores Pérez por sus donativos anteriores y por los resultados logrados gracias a ellos. 4. Solicitud del donativo líder, por el Presidente del Consejo Directivo. 5. Recapitulación de los puntos tratados, por el Director de Desarrollo. 6. El Presidente del Consejo Directivo, el Director General y el Director de Desarrollo agradecen a los prospectos por su visita, y los acompañan hasta la entrada del ala este. 7. El Presidente del Consejo Directivo acompaña a los señores Pérez hasta su auto. 23 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores proyecto arquitectónico, el plano de la construcción, la lista de los miembros del comité de la campaña y el desglose por rubros de la meta establecida. INFÓRMESE ESTADO SOBRE LOS REGLAMENTOS DEL Investigue si el estado donde trabaja la organización exige que en los materiales para solicitar donativos se indique dónde obtener información sobre el registro y la situación financiera de la institución, visitando el AFP Fundraising Resource Center (Centro de Recursos para la Procuración de Fondos) en www.afpnet.org, o comuníquese con la AFP, llamando al (800) 688-FIND (3463), o escribiendo a [email protected]. De acuerdo con el Centro de Recursos, el sitio www.multistatefiling.org tiene también el Unified Registration Statement (Declaración de Registro Único), el cual puede utilizarse para registrar una institución en todos los estados de los Estados Unidos de América, excepto Alaska, Arizona, Colorado y Florida—los cuales exigen que se utilicen sus propios formularios y procedimientos para registrarse. Once estados de este país no exigen registro para la procuración de fondos (Nevada, Idaho, Montana, Wyoming, Texas, South Dakota, Iowa, Hawaii, Indiana, Michigan y Vermont). La Procuraduría General de cada uno de estos estados debe dar información sobre las disposiciones suplementarias relativas a la procuración de fondos. Una lista completa con los datos de los procuradores de cada estado puede consultarse en: www.naag.org/ag/full_ag_table.php. En la dirección http://multistatefiling.org/n_appendix.htm encontrará una lista de consulta rápida de reglamentos sobre procuración de fondos y sobre el registro en los diferentes estados. Práctica, Práctica 24 Es posible que antes de la reunión con el prospecto, los miembros del equipo que van a solicitar el donativo quieran ensayar entre sí un guión, para practicar distintas respuestas, de modo que todos puedan participar y sentirse más seguros. Todas las personas que vayan a acudir a la reunión deben revisar el contenido de la carpeta de materiales, leer la propuesta, y estar al tanto de la cantidad exacta que se va a 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores solicitar, así como del programa para la solicitud del donativo. El solicitante debe prever las preguntas del prospecto y las posibles objeciones de éste. Antes de fijar la fecha de la reunión con el prospecto, haga una lista para repasarla con el profesional de desarrollo de fondos o con el equipo, y decidan cuál sería la mejor respuesta para cada una de las posibles preguntas. Recuerde que las preguntas cerradas facilitan que la solicitud vaya avanzando, en tanto que las preguntas abiertas, permiten conocer mejor las opiniones, actitudes y creencias de los donantes potenciales. Durante la solicitud del donativo, es importante utilizar los dos tipos de preguntas y determinar cuál de ellas usar y en qué momento. Antes de la reunión, practique preguntas abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas se utilizan para inducir al prospecto a dar sugerencias, obtener más información sobre sus opiniones y procurar una mayor comprensión. Por ejemplo, si usted desea sondear el interés del prospecto, podría preguntar: “¿Qué le parecieron las audiciones para seleccionar a los nuevos músicos?” El objetivo de las preguntas cerradas, en cambio, es llegar a un acuerdo e ir llevando la conversación hacia su conclusión. Por ejemplo, usted podría preguntar durante la reunión “¿Tuvo la oportunidad de revisar los planes?” Las preguntas cerradas se utilizan siempre para solicitar una cantidad específica: “Queremos solicitarle un donativo de $100.000 para este proyecto. ¿Podría hacerlo?” En este punto de la conversación, utilizar una pregunta abierta puede resultar desastroso. Si usted dice, “Venimos a pedirle su apoyo económico para este proyecto. ¿Con cuánto le gustaría contribuir?”, el resultado puede ser un compromiso mucho menor del que usted esperaba. Cuando llegue el momento adecuado, solicite al prospecto una cantidad específica y luego 25 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores cállese. Dé tiempo al prospecto para que reflexione y responda a la pregunta. UBICACIÓN, UBICACIÓN No realice las reuniones en restaurantes. Si después de que se ha solicitado el donativo, el mesero se acerca para preguntar si desean café o postre, podría arruinar el momento. Escoja un lugar que le permita conversar abiertamente, sin distracciones ni interrupciones. 26 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Solicitud del Donativo y Seguimiento S u equipo ha llegado al momento culminante: la solicitud del donativo. Para lograr obtener el donativo, es indispensable realizar una planeación adecuada, y con suficiente anticipación, y escuchar con detenimiento durante la reunión. Los siguientes consejos ayudarán al equipo a concentrarse en su objetivo y a obtener buenos resultados: No. 1: Prevea las preguntas del prospecto y tenga preparadas las respuestas. Si espera que le planteen preguntas de carácter técnico, considere la posibilidad de incluir en la reunión a un miembro del personal operativo que pueda responderlas. No. 2: Una hora antes de reunirse con el prospecto, revise el contenido de la carpeta de materiales, así como el programa para la solicitud del donativo. No. 3: Siempre indique la cantidad precisa que se está solicitando, en lugar de pedir al prospecto que lea los materiales de apoyo. No. 4: Después de solicitar el donativo, permanezca en silencio y deje que el prospecto conteste. No. 5: Anime al prospecto a hacer una promesa de donativo, y sugiera la cantidad exacta que puede pagar trimestral o mensualmente. Esto resulta muy eficaz, sobre todo en el caso de los miembros del personal operativo, quienes pueden hacer sus donativos por nómina. 27 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores No. 6: Solicite siempre una cantidad específica a un prospecto calificado utilizando una pregunta cerrada o una sugerencia: “Estamos aquí para pedirle que colabore para la campaña pro biblioteca, con un donativo líder de 1 millón. ¿Estaría dispuesto a hacer esto por nuestra comunidad?” No. 7: Recuerde que las objeciones y las preguntas son oportunidades para dar más información. Por ejemplo, si el prospecto dice que la suma que se le solicita es muy alta y no puede donarla en esos momentos, anímelo a hacer una promesa por esa cantidad, e indíquele que puede pagarla en cuanto le sea posible o bien en plazos más convenientes. No. 8: ¡Obtenga el compromiso por escrito! Únicamente las promesas firmadas son válidas. Los compromisos verbales no son aceptables conforme a las normas contables. No. 9: Vaya preparado para poder explicar en qué consiste un donativo diferido. No. 10: Un “No” no significa “Nunca”, significa “No en estos momentos”. Deje la puerta abierta para otras opciones. Repase las Cinco Aes para solicitar donativos, y vea cuál de los elemento requiere ajustes. Posiblemente la solicitud del donativo no se hizo en el momento oportuno, o el proyecto no le interesó al prospecto tanto como usted pensó que lo haría. No. 11: Sea cual fuere la respuesta final del prospecto, siempre termine cada visita con un “gracias”. No. 12: Si es necesaria una segunda visita, haga la cita correspondiente cuando termine la reunión. Habrá ocasiones en que 28 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores los prospectos necesitarán más tiempo para reflexionar, o quizás para comentar los materiales de apoyo con su cónyuge, un colega o un socio, e incluso con un asesor financiero. Si lo considera conveniente, proponga entrevistarse con estas personas. Lo ideal sería que el líder voluntario solicite el donativo, puesto que es quien se ha encargado de cultivar la relación con el prospecto y de preparar el terreno para la solicitud. Sin embargo, el personal profesional de desarrollo de fondos tiene un papel muy importante en todo el proceso de procuración de donativos, pues contribuyen con el trabajo del equipo al instar a los voluntarios para que abran puertas, soliciten donativos a sus amigos y colegas, y reconozcan su compromiso económico corresponsable. Aunque los profesionales de desarrollo de fondos suelen dar asesoría entre bastidores, están listos para intervenir en el momento en que se necesite. DIÁLOGO ILUSTRATIVO DE LA SOLICITUD DONATIVO: UN CASO HIPOTÉTICO DE UN Un donante ha estado colaborando con una institución sin fines de lucro con $500 semestrales durante los últimos cuatro años, y el solicitante le pide ahora que haga una promesa de donativo de $10.000 para una campaña de capital. La institución filantrópica quiere promocionar promesas de donativo pagaderas trimestralmente por un periodo de tres años. Este donativo incluiría la aportación anual del donante, a la vez que contribuiría a la campaña de capital. El donativo recibiría reconocimiento en la categoría de $10.000. Prospecto: “No sé qué decirle sobre un donativo de esa cantidad. Me parece que es mucho dinero.” Solicitante: “Sí, lo sé. Mi esposa, Marta, y yo decidimos hacer un donativo por esa suma. Para liquidarlo, vamos a hacer pagos trimestrales durante tres años. Pensándolo bien, es menos de $70 por semana. Sin duda, vale la pena invertir esa cantidad en nuestra escuela, ¿no lo cree?” 29 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores DIÁLOGO (CONTINUACIÓN) Prospecto: “Sí, vale la pena y me gustaría poder hacer algo, pero en este momento mi negocio no va muy bien, y no puedo hacer un compromiso así.” Análisis y acción: El prospecto tiene interés en la campaña, pero considera que no le sería posible pagar el donativo en las condiciones propuestas. El solicitante debe aceptar esta respuesta y explorar otras alternativas. Solicitante: “Lo entiendo. Pero aún así me gustaría que los dos estuviéramos entre los donantes más importantes, como sé que otros lo estarán después. ¿Qué podríamos hacer? ¿Le gustaría pagarlo en un plazo más largo? Prospecto: “¿En qué había pensado?” Solicitante: “¿Qué le parece la misma cantidad que está donando actualmente, $500? Pero en lugar de pagarla cada semestre, hágalo cada tres meses, por un periodo de cinco años. Esto representa unos $20 por semana. ¿Qué le parece?.” Prospecto: “Seguro que sí, pero eso es mucho tiempo.” Solicitante: “Después de que le envíen los avisos de pago trimestrales, podría pagarlos en cuanto su negocio vaya mejor.” Resultado: El solicitante advirtió que el donante tenia interés en colaborar y pudo ofrecerle una alternativa viable. La institución filantrópica obtuvo el donativo deseado y el prospecto tuvo la posibilidad de contribuir durante un período más largo, que le resultaba más conveniente para su situación económica. Hay ocasiones en que será necesario que el profesional de desarrollo cierre la negociación del donativo, a pesar del tiempo que se invirtió en planear y practicar con los voluntarios. Es posible que el voluntario no pueda concertar la cita, dejando al personal operativo la tarea de solicitar el donativo. Si esto llegara a pasar, asegúrese de dar crédito a todos los miembros del equipo por sus esfuerzos para conseguir el donativo. Las relaciones con los donantes y el trabajo en equipo son 30 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores las bases fundamentales para que los esfuerzos de procuración de donativos tengan éxito. Aún cuando haya sido el profesional de desarrollo quien obtuvo el donativo, el cultivo se había realizado previamente y el cierre de la negociación es sólo la culminación de todo el proceso. Inmediatamente después de que el prospecto se retira de la reunión, el profesional de desarrollo de fondos debe informar los resultados a los miembros del equipo y planear los siguientes pasos, incluyendo agradecer al donante, anunciar el donativo internamente y, en su caso, hacer un reconocimiento público. Envíe las cartas de agradecimiento lo más pronto posible después de recibir el donativo. Si fuera el mismo día, sería magnifico; si es al día siguiente, aceptable; pero hacerlo una semana después podría llevar al donante a preguntarse si su donativo era realmente importante. Al Terminar la Reunión Dar reconocimiento por un donativo, no importa su monto, es parte de la estrategia para cultivar el siguiente donativo. Si planea hacer un reconocimiento público, antes de anunciar el donativo pida el consentimiento del donante. De hecho, el equipo de procuración de donativos puede ofrecer la oportunidad de dar el nombre del donante a alguna obra, a fin de motivarlo a contribuir con una suma mayor, pero el donante debe decidir, en el momento en el que realiza el donativo, si desea este importante reconocimiento. Recuerde que después de este acuerdo debe enviar una carta de agradecimiento al donante en la que especifique detalles como su nombre exacto, el calendario de pagos, la fecha en que se anunciará el donativo y cuestiones similares que se hayan acordado. Aún cuando el donante no desee que su contribución se haga pública, dé por hecho que desea recibir información reciente de forma periódica. Se recomienda que sea muy discreto al anunciar 31 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores los donativos obtenidos y al hacer visitas guiadas, así como en los materiales impresos. Un principio básico para dar reconocimiento por un donativo es que dicho reconocimiento sea inmediato, eficaz y de bajo costo. Consulte en el sitio www.irs.gov/pub/irs-pdf/p1771.pdf las normas del IRS relativas a los reconocimientos de donativos. EL PODER DEL AGRADECIMIENTO Dar reconocimiento por un donativo, ya sea públicamente o en privado, es el primer paso para volver a solicitar fondos a un donante. Ofrecer reconocimiento público por determinadas categorías de donativos es una práctica común y se utiliza a menudo para procurar el apoyo económico de las grandes empresas, sobre todo cuando éstas utilizan dinero de marketing para financiar los donativos. Algunas oportunidades de reconocimiento que pueden ofrecerse son dar el nombre del donante a un edificio o a una sala, poner su nombre en una placa, o incluir su nombre en un lugar destacado en los materiales impresos. No todos los donativos son acreedores a un reconocimiento público, en particular los donativos de pequeñas sumas, sin embargo, existen otros medios para reconocerlos. Una carta de agradecimiento, una llamada telefónica o dar las gracias al donante personalmente, son medios importantes de reconocer su colaboración económica. Idee métodos significativos para agradecer personalmente y de inmediato a los donantes mayores, y estará cultivando así futuros donativos. Después de que se ha obtenido un donativo, el profesional de desarrollo tiene que dar trámite a los documentos internos correspondientes, llenando el formulario de contacto confidencial para distribuirlo internamente. Por lo general, el departamento de contabilidad conserva la tarjeta de promesa de donativo firmada y documentos similares. En el caso de donativos más complejos, como un donativo de bienes inmuebles, o la negociación de la oportunidad de poner el nombre del donante a alguna obra, el profesional de desarro32 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores llo debe redactar el borrador de un memorando de entendimiento y comentar su contenido con el coordinador de la campaña, el presidente del Consejo Directivo y el Director General de la institución, para que posteriormente lo apruebe el Consejo Directivo. Como líder del equipo, el profesional de desarrollo también mantiene bien informados a todos los miembros del equipo y al comité de la campaña, comentando los éxitos y las experiencias –incluso si las experiencias no fueron tan positivas como se esperaba. Ir informando al equipo sobre los donativos que se van recibiendo, contribuye a infundir más ánimo para seguir obteniendo buenos resultados. Una vez que se ha recibido un donativo, la manera en que se administren los fondos y se alimente la relación con el donante influirá en gran medida en la confianza que éste tenga hacia la institución. Por consiguiente, una buena mayordomía de los fondos obtenidos y de los donantes incidirá considerablemente en el monto y la frecuencia de los siguientes donativos. Toda organización que desee que aumente el apoyo filantrópico que recibe, debe conducirse conforme a la Declaración de los Derechos de los Donantes (véase contracubierta posterior). Este documento aboga por el respeto y la consideración hacia el donante. Buena Mayordomía 33 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Criterios de Referencia para Evaluar el Éxito Obtenido U no de los criterios más comunes para evaluar el éxito de una campaña es que los donantes paguen sus promesas de donativo antes de lo previsto. Los profesionales de desarrollo de fondos desempeñan un papel muy importante en este respecto. Cuando vence el pago de las promesas de donativo, es usual que el departamento de contabilidad expida una factura. En el caso de pagos de grandes sumas, es posible que el profesional de desarrollo quiera incluir una carta personal en la que dé información actual al donante, o bien una fotografía de la obra en construcción o del proyecto de la obra. En el caso de las campañas anuales, considere la posibilidad de anexar una nota de agradecimiento escrita a mano por alguna persona a quien la institución haya ayudado, por ejemplo un cliente, un estudiante o los miembros de una familia. Empero, sea considerado con la privacidad de los clientes y solicite su consentimiento para utilizar fotografías o historias personales. En el caso de promesas de donativo por varios años, manténgase en comunicación con los donantes e invítelos a que visiten la institución. Además del logro de una determinada meta monetaria, una campaña exitosa brinda muchos otros beneficios a la institución. Una campaña exitosa cumple los siguientes criterios: 1. La frecuencia de los donativos aumenta. 2. La base de donantes se amplía. 3. Los voluntarios participan más activamente, a la vez que más personas solicitan información sobre el trabajo voluntario. 34 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores 4. La institución adquiere una mayor influencia en la comunidad. 5. Un mayor número de miembros de la comunidad se unen a la institución. 6. Los profesionales y el personal administrativo trabajan como un equipo más sólido. 7. Las solicitudes espontáneas de información sobre donativos planeados ocurren con mayor frecuencia. 8. En la comunidad se genera mayor confianza en la solución de los problemas. 9. Un mayor número de los programas que ofrece la institución despiertan el interés activo de la comunidad. 10. El apoyo en especie aumenta. 11. Las consultas al sitio en Internet de la institución se multiplican. 12. La asistencia a las ceremonias anuales y a los eventos más importantes se incrementa constantemente. 13. Las sumas donadas per capita se elevan en cada convocatoria de ayuda. 14. Las vacantes de puestos directivos se cubren con mayor facilidad. 15. Las solicitudes de información por parte de los medios se incrementan. Cada uno de estos criterios es el resultado directo de la calidad de las relaciones que se han establecido con la base de donantes, así como del trabajo realizado por el equipo de solicitantes voluntarios y por el personal operativo. Un excelente trabajo en equipo, un caso institucional relevante y el desarrollo de las relaciones con los donantes son las claves del éxito de cualquier campaña de procuración de fondos. 35 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Appendix A: EJEMPLO DE GUÍA DONATIVOS PARA EL TALLER SOBRE SOLICITUD DE I. Preparación para la solicitud del donativo A. Importancia de conocer bien a. Misión e historia b. Metas y objetivos B. Caso institucional C. Revise el contenido de la carpeta de materiales a. Folleto o exposición del caso. b. Tarjeta personalizada de promesa de donativo. c. Preguntas más comunes y sus respuestas. d. Rangos de donativos que recibirán reconocimiento. e. Oportunidades para trabajo voluntario. f. Lista de los miembros del Consejo Directivo. g. Informe anual. h. Fotografías, testimonios, datos estadísticos, etc. i. Otros, según se determinen de antemano. D. Apoyo del personal operativo E. Seleccione los miembros más indicados para el equipo. F. Comente la información sobre los prospectos y los resultados de la evaluación de éstos. G. Determine la suma precisa que se va a solicitar. II. Elementos que determinan el éxito al solicitar donativos. A. Actitud de los solicitantes. B. Preparación adecuada. C. Convicción personal. 36 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores D. Compromiso personal en cuanto a tiempo y talento. E. Su propio donativo. F. Uso de preguntas cerradas y abiertas. III. Ponerse en el lugar del prospecto A. Preguntas más frecuentes y sus respuestas a. Revise la hoja Preguntas y Respuestas de la carpeta del solicitante y las hojas de información para el donante. B. Antes de la reunión, prevea las preguntas del prospecto. a. Participación de los asistentes para elaborar una lista de las preguntas b. Participación de los asistentes para responder a las preguntas. C. Respuesta a otras objeciones a. “No puedo hacer un donativo en este momento.” (Promueva las promesas de donativos) b. “¿Quién más ha hecho donativos?” (Dé información al prospecto) c. “Tengo que pensarlo.” (Programe el seguimiento) D. Qué hacer cuando un prospecto ofrece donar una cantidad menor. IV. Solicitudes de donativos en persona. A. Preparación de la cita. a. Determine la hora, la fecha y el lugar. b. Decida quien va a asistir. c. Mantenga informado al personal operativo. B. Preparación de una presentación exitosa—¡primero practique! a. Adáptese a cada prospecto, poniéndose en su lugar. b. Sea amable y permanezca tranquilo. c. Revise los materiales de apoyo y la orden del día antes de la reunión. d. Determine qué respuesta dar a las posibles preguntas. 37 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores e. Decida quien hará la solicitud. f. Relate la historia y explique el caso institucional en sus propias palabras. g. Haga hincapié en la importancia decisiva que tienen los donativos líderes. h. Solicite una suma específica en dólares. i. Haga la solicitud y ¡cállese! j. Tenga en cuenta la reacción. k. Utilice la tarjeta de promesa de donativos correctamente. l. Qué dejar al terminar la reunión. V. Cierre de la negociación del donativo A. Ejemplos de preguntas cerradas y abiertas. B. Qué hacer si la respuesta es negativa. VI. Últimas palabras (¡No importa la respuesta!) VII. Resumen A. Reparta Secretos para tener Éxito al Solicitar Donativos— Apéndice B VIII. Después de solicitar el donativo. A. Diríjase a los canales adecuados para rendir informes. B. Reconocimiento por el donativo y agradecimiento subsecuentes. C. Planes para volver a solicitar el donativo, de ser necesario. IX. Participación de los Asistentes. A. Concertación de la cita. B. Solicitud del donativo. C. Intercambio de opiniones entre los asistentes. X. Agradecimiento por participar. XI. Resumen de los puntos más importantes. A. Importancia de la mayordomía. 38 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores B. Importancia de seleccionar adecuadamente los iguales solicitante-prospecto. C. No, no significa nunca, significa no en este momento. D. Distribución de las cuentas asignadas. 39 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Appendix B: HOJA DE INFORMACIÓN PARA EL TALLER: SECRETOS TENER ÉXITO AL SOLICITAR DONATIVOS PARA 1. El éxito que logre al solicitar donativos dependerá en gran medida de dos factores: ■ Su propio compromiso económico con el proyecto. ■ Su convicción y entusiasmo. 2. Por favor lea con detenimiento todo el material. Familiarícese bien con la misión, el proyecto, los programas y el caso institucional. 3. No lo deje para después. Visite a sus prospectos de inmediato. ¡Las campañas tropiezan con dificultades porque no se visita a los prospectos—no porque éstos se rehúsen a colaborar! 4. Vaya a ver a sus prospectos personalmente. No les escriba. No los llame por teléfono, excepto para hacer una cita. Un trato poco considerado merece resultados poco considerables. 5. Tómese el tiempo suficiente para relatar la historia completa del caso y para lograr que el prospecto se interese en el proyecto, antes de comentar la forma en que éste puede colaborar. 6. Tenga por seguro que todos los prospectos desearán formar parte del proyecto. 7. Obtenga donativos de sumas considerables animando a sus prospectos a pensar en grande. 8. Piense bien a quién incluir en la reunión y cuáles materiales llevar. Defina la agenda de cada participante. 9. No deje la tarjeta de promesa de donativo para que la “remitan” a la institución. Si lo hace, 40 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores es muy probable que no la reciba de vuelta o bien, recibirá sólo un donativo simbólico. Póngase de acuerdo para una segunda visita, en caso necesario. 10. Informe sobre todas las cuentas asignadas. Una campaña tendrá éxito sólo si se trabaja duro y conforme a un calendario de trabajo; el personal de desarrollo de fondos lo mantendrán al día sobre la marcha de la campaña. 11. Proponga una determinada cantidad al donante, para que éste tenga un punto de comparación para poder decidir su respuesta. Después de solicitar el donativo al prospecto, deje de hablar y escuche su respuesta. 12. No importa la respuesta, recuerde que la palabra más importante es: “GRACIAS”. 13. Confíe en que “sí se puede”. La gente experimenta una profunda satisfacción al colaborar con una causa noble. ¡SEA POSITIVO Y TENDRÁ ÉXITO! 41 8:19 AM Pa Último Donativo Año Cantidad que se Va a Solicitar Persona Apropiada para Solicitar el Donativo Siguiente Paso Comentarios FORMULARIO PROSPECTOS 42 PARA CONTROL Y CLASIFICACIÓN Miller, Calhoun & Company, Inc., 954-493-8958 NOMBRE DIRECCIÓN NÚMERO DE TELÉFONO Otros Datos de Identificación AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Appendix C: DE LOS 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Appendix D: EJEMPLO DE LA TARJETA DE PROMESA PARA CAMPAÑAS ANUALES DE DONATIVO ¡Sí! Contribuiré para la Campaña Anual de (nombre de la institución filantrópica) con un donativo por la cantidad de $________: Diamante $10.000 + Platino $5.000—$9.999 Oro $2.500—$4.999 Plata $1.000—$2.499 Bronce $100—$999 Otra $________ Adjunto cheque por la cantidad de $_______ pagadero a favor de (nombre de la institución filantrópica). Favor de facturar por la cantidad de $_______, por concepto de: (marque una) Cantidad total Cuatro pagos trimestrales, a partir del ________ Doce pagos mensuales, a partir del ________ Favor de enviar información y acuses de recibo a esta dirección: Nombre: _______________________________ Dirección: _____________________________ Ciudad/Estado/C.P. ________________________ Prefiero correo electrónico: _________________ ________________________________________________________ Firma Fecha Favor de remitir a: (nombre y dirección postal de la institución filantrópica. Escriba aquí la dirección de su sitio en Internet y los requisitos relativos a la solicitud de donativos del gobierno local o estatal.) ¡Gracias! 43 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Appendix E: EJEMPLO DEL FORMULARIO DE PROMESA PARA CAMPAÑAS DE CAPITAL DE DONATIVO PROMESA DE DONATIVO A FAVOR DE: (Nombre y dirección de la institución filantrópica) I. Yo, ____________________________, deseo hacer constar mi interés y mi apoyo a la campaña de capital de (nombre de la institución filantrópica). II. Lo hago así en consideración a los actuales esfuerzos de (nombre de la institución filantrópica) para solicitar fondos para (descripción del uso de los fondos). Me doy por enterado que (nombre de la institución filantrópica) incurrirá en gastos por anticipado, en espera de recibir el pago de mi promesa y se basará en dicha promesa al solicitar compromisos y promesas de donativo de otras personas. III. Con base en estas consideraciones y en atención a los compromisos de ayuda de otros donantes, prometo y convengo pagar a (nombre de la institución filantrópica), la cantidad total de $_______________________ pagadera en efectivo o en bienes negociables de igual valor, el cual se determinará de común acuerdo en adelante y en su oportunidad entre (nombre de la institución filantrópica) y mi persona, mis sucesores, herederos o legatarios, según el caso. El principal objetivo de esta promesa o donativo es financiar (descripción del destino de los fondos). Sin embargo, los fondos también podrán utilizarse, a discreción de (nombre de la 44 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores institución filantrópica), para pagar los gastos incurridos por (nombre de la institución filantrópica) durante la campaña, incluyendo el pago total de las deudas contraídas. IV. Realizaré el pago de los saldos insolutos de capital correspondientes a esta promesa de donativo conforme al siguiente calendario; no obstante, podré pagar esta promesa por anticipado en cualquier momento que considere conveniente: ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ (Nombre de la institución filantrópica) me remitirá cada semestre a más tardar, un estado de cuenta que indique el saldo por pagar, a la dirección abajo indicada, o a cualquier otra dirección que pudiera indicar por escrito. V. Reconozco que esta promesa constituye una obligación jurídica y moral de pagar las cantidades aquí indicadas y que (nombre de la institución filantrópica) actúa y actuará con base en este compromiso de pago. VI. Autorizo a (nombre de la institución filantrópica) para que incluya mi nombre como uno de sus colaboradores en sus esfuerzos para obtener compromisos similares de otras personas. Salvo que se indique de otra forma, mi nombre debe aparecer como_________________________. EN FE DE LO CUAL, FIRMO el presente documento el día _________________ de ______________________________ (año). Firma: _____________________________ Dirección: _____________________________ ______________________________ 45 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores Por la presente, manifiesto que (nombre de la institución filantrópica) acepta y está conforme con lo antedicho: ___________________________ Nombre del solicitante ___________________________ Cargo/Función (Escriba aquí los requisitos de las autoridades locales o estatales relativos a la procuración de fondos.) ¡Muchas gracias! 46 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores FUENTES DE CONSULTA La Librería de la AFP cuenta con diversos títulos sobre donativos mayores y temas relacionados. Estos libros pueden adquirirse en el sitio de la AFP www.afpnet.org/afp_marketplace_and_bookstore. El Código de Principios y Normas Éticas del Ejercicio Profesional de la AFP (en inglés) puede encontrarse en el sitio de la AFP www.afpnet.org/ethics. Centro de Recursos para la Procuración de Fondos de la AFP (Fundraising Resource Center)—Comuníquese con el Centro de Recursos (Resource Center) si tiene preguntas sobre procuración de fondos, filantropía y administración de instituciones no lucrativas. Teléfono: 001 + 866-837-1948, Correo Electrónico: [email protected]. También puede consultar el Fichero en Línea (Online Card Catalog) en la sección del Centro de Recursos del sitio de Internet de la AFP y preparar la bibliografía sobre el tema que desee. 47 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Procuración de Donativos Mayores AUTORES Peggy Calhoun, ACFRE, inició sus actividades profesionales en 1978 como directora ejecutiva de una institución de intervención en caso de crisis que presta servicios en tres estados. Como profesional de desarrollo de fondos, Peggy ha trabajado en campañas para diversas causas, con metas que fluctuaban entre $1 millón y $60 millones de dólares. Actualmente, es directora general de Miller, Calhoun & Company, empresa que ofrece servicios a diversas organizaciones no lucrativas y no gubernamentales. A lo largo de su trayectoria profesional de 27 años, Peggy ha obtenido diversos reconocimientos, incluyendo el premio a la Ejecutiva Destacada en Procuración de Fondos que otorga el Capítulo Broward de la National Society of Fund Raising Executives (actualmente AFP) y el Premio a la Creatividad en Procuración de Fondos del Grantsmanship Center. La Association of Women in Communications le otorgó a Peggy el premio de Mujer del Año 2001 en Desarrollo de Fondos y Eventos Especiales. Como miembro del cuerpo docente de la AFP, imparte en Estados Unidos de América talleres y cursos de la AFP y de varios centros de recursos para organizaciones no lucrativas. Richard G. Miller, CFRE, cuenta con 38 años de experiencia en el sector filantrópico, habiendo prestado sus servicios en diversas organizaciones sin fines de lucro, como director de fomento y como asesor. Actualmente es subdirector de la Miami Performing Arts Center Foundation, y socio directivo de la empresa consultora en desarrollo de fondos que fundó con Peggy Calhoun. Rich ha estado a cargo de la administración de programas de procuración de fondos en Nova Southeastern University, Case Western Reserve University, University of Miami y University of the Arts. También fue vicepresidente de C. W. Shaver and Company. Rich es miembro activo de organizaciones profesionales cívicas y culturales, locales y nacionales. Es vicepresidente del Consejo Directivo del Art and Culture Center of Hollywood, Florida, y fue presidente de la Asociación de Exalumnos del Eckerd College. 48 8:19 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Código de principios éticos y estándares de ejercicio profesional de la AFP DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS ÉTICOS Adoptado en 1964; modificado en octubre de 2004 La Association of Fundraising Professionals (AFP) existe para promover el desarrollo y el crecimiento de los profesionales y de la profesión de fundraising, fomentar estándares éticos elevados en la profesión de fundraising y preservar y aumentar la filantropía y el trabajo voluntario. Los miembros de la AFP se encuentran motivados por un impulso interno a mejorar la calidad de vida a través de las obras que realizan. Ellos cumplen con el ideal de la filantropía; están comprometidos con la preservación y el aumento del trabajo voluntario y manejan estos conceptos como principio primordial de sus vidas profesionales. Reconocen su responsabilidad de asegurar que se busquen los recursos necesarios en forma enérgica y ética, y que se cumpla la intención del donante con honestidad. Para cumplir con estos objetivos, los miembros de la AFP adoptan determinados valores que se esfuerzan por mantener al llevar a cabo sus responsabilidades para generar apoyo filantrópico. Los miembros de la AFP aspiran a: · ejercer su profesión con integridad, honestidad, sinceridad y cumplimiento de la obligación absoluta de salvaguardar la confianza pública; · actuar de acuerdo con los estándares y las visiones más elevadas de su organización, su profesión y su conciencia; · ubicar a la misión filantrópica por encima de los beneficios personales; · inspirar a otros a través de su propio sentido de dedicación y gran determinación; · mejorar sus conocimientos y aptitudes profesionales, de manera tal que su desempeño beneficie más a otras personas; · mostrar preocupación por los intereses y el bienestar de las personas involucradas en sus acciones; · valorar la privacidad, la libertad de elección y los intereses de las personas involucradas en sus acciones; · promover la diversidad cultural y los valores pluralistas, y tratar a todas las personas con dignidad y respeto; · ratificar, mediante su entrega personal, el compromiso con la filantropía y su rol en la sociedad; · cumplir con el espíritu y la letra de todas las leyes y reglamentaciones aplicables; · defender, dentro de sus organizaciones, el cumplimiento de todas las leyes y reglamentaciones aplicables; · evitar hasta el mínimo indicio de delito o conducta profesional indebida; · dar crédito a la profesión de fundraising a través de su comportamiento público; · alentar a que sus colegas adopten y pongan en práctica estos principios y estándares éticos de ejercicio profesional; y · estar al tanto de los códigos de ética sancionados por otras organizaciones profesionales al servicio de la filantropía. ESTÁNDARES DE EJERCICIO PROFESIONAL Además, al mismo tiempo que se esfuerzan por actuar de acuerdo con los valores antes mencionados, los miembros de la AFP aceptan acatar los Estándares del Ejercicio Profesional de la AFP, que se adoptan e incorporan al Código de Principios éticos de la AFP. Los miembros pueden quedar sujetos a sanciones disciplinarias, incluida la expulsión, en caso de violación de los Estándares, conforme a los Procedimientos de Cumplimiento de ética de la AFP. 8:20 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 Obligaciones profesionales 1. Los miembros no deben participar en actividades que perjudiquen a la organización, a los clientes o a la profesión de los mismos. 2. Los miembros no deben participar en actividades que impliquen un conflicto con sus obligaciones fiduciarias, éticas y legales para con sus organizaciones y clientes. 3. Los miembros deben divulgar eficazmente todos los conflictos de intereses posibles y reales; dicha divulgación no descarta ni implica una grave falta ética. 4. Los miembros no deben aprovechar su relación con un donante, candidato, voluntario o empleado para beneficio de los miembros o de sus organizaciones. 5. Los miembros deben cumplir con todas las leyes civiles y penales locales, estatales, provinciales y federales aplicables. 6. Los miembros reconocen sus límites personales de competencia y son sinceros y veraces acerca de su experiencia y capacitación profesional. Solicitud y usos de fondos filantrópicos 7. Los miembros deben ocuparse de asegurar que todos los materiales para la solicitud de fondos sean exactos y reflejen adecuadamente la misión y uso de los fondos solicitados por su organización. 8. Los miembros deben ocuparse de asegurar que los donantes reciban asesoramiento informado, exacto y ético sobre los valores y las implicaciones impositivas de las contribuciones. 9. Los miembros deben ocuparse de asegurar que las contribuciones se usen de acuerdo con las intenciones de los donantes. 10. Los miembros deben ocuparse de asegurar la administración apropiada de las contribuciones filantrópicas, incluida la presentación de informes oportunos acerca del uso y manejo de dichos fondos. 11. Antes de modificar las condiciones de las contribuciones, los miembros deben obtener el consentimiento explícito de los donantes. Presentación de información 12. Los miembros no deben divulgar información privilegiada o confidencial a terceros no autorizados. 13. Los miembros deben cumplir con el principio que indica que toda información para el donante y el candidato creada por una organización, o en su nombre, es propiedad de dicha organización, y no debe ser transferida ni utilizada salvo en nombre de la misma. 14. Los miembros deben otorgarle a los donantes la oportunidad de que sus nombres sean eliminados de listas que se venden, alquilan o intercambian con otras organizaciones. 15. Al declarar los resultados de fundraising, los miembros deben usar métodos de contabilidad exactos y coherentes con las pautas adecuadas adoptadas por el American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)* para el tipo de organización involucrada. (* En países fuera de los Estados Unidos, se regirán por una autoridad similar). Compensaciones 16. Los miembros no deben aceptar compensación alguna sobre la base de un porcentaje de las contribuciones, ni deben aceptar comisiones. 17. Los miembros pueden aceptar una compensación basada en su desempeño, tales como bonificaciones, siempre que dichas bonificaciones estén de acuerdo con las costumbres vigentes dentro de las propias organizaciones de los miembros, y no estén basadas en un porcentaje de las contribuciones. 18. Los miembros no deben pagar comisiones, ni retribuciones o compensaciones porcentuales sobre la base de las contribuciones, y deben ocuparse de disuadir a sus organizaciones de realizar dichos pagos. Modificado en octubre de 2004 8:20 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 8:20 AM Pa AFP RR Major Gift Spanish text:AFP RR Major Gift Spanish text.qxd 2/17/2009 8:20 AM Pa
