INTRODUCCION

Organización Administrativa
Cursogramas. Concepto. Técnicas de elaboración. Simbologías.
También denominados diagramas de flujo, flujograma o simplemente circuito administrativo, es una
gráfica en la que se representa mediante una simbología convencional las distintas tareas que en forma
secuencial y cronológica integran un procedimiento.
El circuito administrativo es entonces un sistematizador de la información pues expresa cómo se mueve
la información dentro de la organización a través de los distintos sectores que participan en un
procedimiento.
La información puede ser una orden verbal, o escrita en un formulario físico o virtual.
Para confeccionar un cursograma es necesario que a través de uno o varios de los métodos de relevamiento
de la información expuestos en el punto anterior:
•
Se establezca con que tarea comienza el circuito y con qué tarea culmina.
•
Sectores que participan en el procedimiento independientemente del nivel jerárquico que ocupan.
•
Descripción de tareas que integran el procedimiento.
•
Controles específicos y por oposición y los responsables encargados de realizarlos.
•
Tipos de archivos y responsables de efectuarlos.
Obtenida esta información el modo de normalizarla consiste en graficar las tareas que integran un mismo
procedimiento estableciendo una secuencia lógica y cronológica, que exprese como se mueve la
información a través de los distintos sectores y quiénes son los responsables de activarla, controlarla y
archivarla.
Objetivos:
Mejorar la eficiencia operativa a fin de lograr:
•
Que las tareas se realicen correctamente.
•
Que las tareas se realicen de manera oportuna en el momento en que son requeridas, ni antes ni
después.
•
Que los costos operativos sean mínimos y que el objetivo para el cual se estableció el procedimiento
se logre de manera efectiva.
•
Optimizar los controles sectoriales y por oposición, para salvaguardar los intereses de la
organización y se impida el mal uso de los bienes de la misma.
Ventajas:
•
Evita la superposición de tareas y duplicidad de información contenida en los formularios.
•
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajos individuales y sectoriales.
•
Facilita la fluidez de los trabajos.
•
Facilita la estandarización y especialización del trabajo.
Su uso está dirigido a:
a) Como herramienta de comunicación y
b) Como herramienta de análisis.
a) Como herramienta de comunicación sirve para:
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1.-Es un instrumento importante para que los empleados tomen conocimiento de los procedimientos de la
Organización dado que facilita una visualización rápida, esquemática y global de los procesos y
procedimientos.
2.-Muestra el movimiento y flujo de la información de cada rutina administrativa a través de: formularios
físicos o virtuales, órdenes escritas o verbales, además permite visualizar cómo funcionan cada uno de los
sectores intervinientes, y el alcance del procedimiento; es decir cómo y en qué sector se inicia y de qué
manera termina.
b) Como herramienta de análisis sirve para detectar:
1.-Errores de estructura.: Se produce cuando la posición o cargo realiza tareas que no son de su
incumbencia. Cuando una determinada tarea rutinaria es realizada por un sector que por su jerarquía puede
delegarlas en un sector de menor nivel jerárquico, por ejemplo: El Jefe de alumnado recepciona formalmente
las planillas con las notas de parciales. Se trata de una tarea que puede delegar en un nivel de rango inferior.
2.-Errores de control interno: Refiere a la ausencia de controles oportunos o exceso de controles que
dificultan la necesaria fluidez de los trámites. El control interno debe contribuir a salvaguardar los bienes o
patrimonio de la institución, controlar la exactitud y confiabilidad de los datos estadísticos y contables,
evitar que un procedimiento se encuentre bajo el control independiente y absoluto de una sola persona,
fomentar el control por oposición de manera de evitar negligencia o fraude. Ejemplos más comunes de
control interno se dan cuando:
•
Falta control de los formularios antes de asentarlos en un registro.
•
Conformar un formulario sin control previo.
•
Controlar varias veces un formulario sin producir ningún registro, o que un sector diferente lo
intervenga.
•
Ausencia de controles por oposición, entre otros.
3.- Error de normas: Cuando la norma de procedimiento expresa de manera incorrecta o le falta claridad
en la redacción lo que lleva a la confusión del procedimiento, o simplemente la norma no expresa el
procedimiento que debió seguirse. Ejemplos:
•
Se emiten formularios sin especificar el destino.
•
Se retiran expedientes, actuaciones, bienes patrimoniales, anticipos de fondos etc. Y la norma no
indica que el empleado que procede al retiro debe firmar constancia de lo actuado.
•
En la norma se omite el archivo de formularios luego de su utilización.
•
Se mencionan registros sin especificar el tipo de registro.
•
La norma establece procedimientos incorrectos en cuanto a correlatividad, cronología, coherencia.
4.- Error de Procedimientos: Cuando se omite una tarea se realiza en forma inadecuada, o la secuencia de
pasos no es la correcta. Ejemplos:
•
•
Se emiten formularios en cantidades excesivas o insuficientes.
El sector que emite un formulario no le queda constancia.
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•
Se conforma un formulario sin conformar todas las copias que en ese momento obran en el sector.
•
Se controla un formulario luego de registrarlo (problemas en la secuencia).
•
Se envía un formulario a un sector que no corresponde.
•
Se confecciona formulario que contiene los mismos datos que otro (problemas de duplicidad)
Sectores diferentes realizan la misma tarea (problemas de superposición).
Es importante destacar que el cursograma debe ser la fiel expresión gráfica del contenido del manual de
normas, bajo este principio los errores de procedimientos habitualmente se originan en errores de normas,
pero si se detectan errores en cuanto a que la gráfica no es la fiel expresión de las normas, el error será de
procedimientos exclusivamente.
El análisis de procedimientos a través de cursogramas puede dar lugar a que se detecten varios tipos de error
en un mismo paso o etapa, circunstancia que deberá consignarse.
La tipificación de errores es útil a los fines del correcto enfoque de las correcciones que deban realizarse,
ya que sirven de guía y orientación. Los cursogramas y manuales de normas permiten analizar cómo se
están realizando las tareas que comprenden una rutina administrativa y cuando esta requiere correcciones
es importante revisar también quien lo está haciendo y qué se está haciendo.
Técnicas de Elaboración:
O también llamadas técnicas de diagramación, consiste en graficar utilizando símbolos convencionales de
manera de lograr un diagrama coherente y de fácil comprensión. Se diagramará una planilla con columnas
cuyo encabezamiento indicará los sectores o secciones que intervienen en el procedimiento.
Recomendaciones:
1.-Los sectores que intervienen se colocarán de izquierda a derecha comenzando por el sector que interviene
en primer término, y siguiendo luego por los sectores en el orden en que lo indica la norma los sectores se
consignarán una sola vez.
2.- La columna en el extremo izquierdo debe utilizarse como sector exterior (alumnos, proveedores,
contratistas, usuarios y prestadores de servicios etc.) Si la gráfica se vuelve abigarrada, a efectos de lograr
una vista estética y que facilite la lectura se puede utilizar también la columna del extremo derecho como
sector exterior.
3.- Se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
4.-Dentro de cada columna que representa un sector los símbolos de graficarán desde el centro hacia la
izquierda, a la izquierda del símbolo se colocarán las aclaraciones que resulten necesarias; desde el centro
hacia la derecha, se colocarán los formularios.
5.-El flujo de la información quedará indicado por las cabezas de flecha que se utilizarán para las líneas de
comunicación.
6.-Las líneas de comunicación no deben entrecruzarse, cuando no pueda evitarse se usará un puente.
7.- Se seguirá la modalidad de colocar aclaraciones al lado de los símbolos de operación y de operación y
control, no así en los demás. Así mismo, cuando sea necesario sobre las líneas de comunicación se harán
aclaraciones como personalmente, al alumno, con dinero etc.
8.- Se evitará utilizar simbología de operación de manera sobreabundante (recibe, entrega, devuelve etc.)
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9.- Las fallas detectadas se señalarán con un círculo y se numerarán comentándolas por separado.
Simbología:
La metodología de los cursogramas consiste en graficar representando las distintas tareas que componen un
mismo procedimiento, para lo cual se utiliza una simbología convencional, la que va inserta con las
aclaraciones de uso al principio del manual de procedimientos a modo aclaratorio de manera que el lector
de la gráfica interprete adecuadamente el lenguaje de los símbolos. En la Argentina la primera
estandarización de los cursogramas se logró en el año 1973, a través de la norma 34501, IRAM Instituto
Argentino de Racionalización de materiales la norma tiene como objeto establecer la simbología a utilizar
para la representación gráfica de procedimientos administrativos.
Los siguientes cuadros extraídos de la obra Jorge Rubén Vázquez y Norberto Caniggia “Procedimientos
básicos cursogramas y control interno de la Empresa, ilustran sobre la simbología convencional.
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Símbolo
Denominación
Descripción
Nº
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