FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA
1. INTRODUCCIÓN
La auditoría interna es una función de alta y gran jerarquía, que requiere
profesionales especializados, inteligentes, capaces e íntegros.
Quienes se dediquen a este trabajo, deben conocer claramente cuál es su misión
y sus responsabilidades, para rendir mejores servicios y brindar buenos
resultados a la organización, mediante su experiencia y colaboración en la
búsqueda de sus fines.
El producto final de la auditoría interna es un servicio al resto de la
organización. Por lo tanto, esta ayuda debe ser atractiva, deseable, oportuna
y, preferiblemente, eficaz para que sus recomendaciones permitan alcanzar
los objetivos de la organización.
2. RESEÑA HISTÓRICA
El vocablo "Auditoria" fue asimilado al idioma castellano luego cíe su amplia y
profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del latín del
vocablo Audire oír y es considerado como un vocablo de segunda formación
que contiene sin perpetuación el AU latino, a diferencia de oidor de "oidorie",
que serían los de primera formación.
La función de auditor, es muy antigua en la historia de la humanidad.
El primer origen de esta profesión está en la civilización Sumeria, pueblo
antiquísimo de Babilonia, que vivió 2.600 años antes de Cristo. Los escribas
preparaban listas sintéticas de las transacciones. Estas, eran posteriormente
confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Las
evidencias de tales controles fueron descubiertas por los arqueólogos y
mostraban pequeños puntos, tildes y círculos al lado de los números. Por lo
expuesto, se deduce que éste fue el comienzo del control, ya que hay
"separación de funciones o tareas" y confrontaciones sistemáticas.
Se pudo comprobar que prácticas similares surgen de los registros de los
egipcios, persas y hebreos.
Los primeros, requerían que los registros oficiales fueran auditados por una
tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los
depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo.
A los griegos y romanos les preocupaba la auditoría de las finanzas públicas
o de los fondos del erario. Los griegos, preferían que los auditores fueran
personas esclavas, ya que las conclusiones de éstos bajo la pena de tortura
eran más correctas o fidedignas que las que expresaban los hombres libres
bajo juramento.
A comienzos del siglo trece en la ciudad de Pisa (Italia) se contaba con un
revisor oficial. En ese entonces, el control se realizaba mediante el registro de
los mismos datos y conceptos por dos o más personas en sendos libros que,
posteriormente, eran comparados, estudiándose las diferencias.
En Gran Bretaña, el tesorero (que llevaba su propio libro), era controlado por
intermedio del Secretario de la Cancillería y un representante del Rey, quienes
poseían sus propios libros, los cuales albergaban registros coincidentes.
Existe una referencia concreta sobre el vocablo "auditor" que se remonta al año
1285, cuando en Inglaterra el Rey Eduardo I ordenó que todos los magistrados
chambelanes servidores y recaudadores de fondos debían llevar cuentas
perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los auditores debían
acusar a los defraudadores, conduciéndolos luego a la prisión más próxima.
En el año 1310 se creó el Consejo Londinense, que era una asociació n
profesional que realizaba auditorias.
En Escocia, la corona designaba "Lores Auditores" con el objeto de realizar o
efectuar la censura de los libros del Tesoro y los del Chambelán.
Cristóbal Colón en 1492 fue acompañado en su viaje hacia el nuevo mundo,
por un auditor enviado por la reina Isabel como representante de ella.
Con la invención del sistema de la Partida Doble, en el año 1494, por Fray Lúca
Pacioli, se dieron nuevas orientaciones al tema.
En Italia, en la ciudad de Venecia, se creó en 1591 el "Collegio de Raxonati",
institución de revisores oficiales, considerada como la primera asociación de
auditores. Posteriormente, en 1658 se crean entes similares en las ciudades de
Milán y Bolonia con el nombre de "Academia dei Ragionieri".
Mi entras tanto, en Francia, existía en el año 1640 el "Tribunal de Cuentas de
París", durante el gobierno del ministro Colbert, para el examen de las cuentas
oficiales, donde actuó durante aproximadamente 20 años el célebre
matemático Bertrand Francois Bareme, autor del libro "Contabilidad por
Partida Doble".
En la segunda mitad del siglo XVIII se produce la Revolución Industrial y se genera
un proceso de cambio en:
1. El funcionamiento interno de las empresas.
2.
La organización del ente.
3. La información contable.
4. El control de gestión.
2.1 El origen de la auditoría interna
El proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una vez
cerrados los libros, cumplían con sus cometidos. El trabajo del auditor cada vez
resultaba más extenso debido al crecimiento de las empresas, complejidad de
la producción y formas de comercialización; por lo tanto, se debió recurrir a la
realización de auditorías intermedias.
Esto se vio facilitado por dos causas: el perfeccionamiento de los registros y la
estabilidad en sus cuerpos de los auditores externos.
La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control interno
que inspirara confianza a los auditores para que éstos pudieran apoyarse en él,
limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas. Desde entonces los
objetivos de la función son dos: la auditoría del balance para obtener un
resultado más seguro y una auditoría permanente sobre la gestión de la
empresa. Se crean entonces en el seno de la empresa verificadores internos
con el fin de detectar errores contables y localizar, mediante el análisis de los
libros, registros y planillas, eventuales fraudes y pérdidas del patrimonio.
Posteriormente, a estas personas se las denominó auditores internos. En un
principio el objetivo de la labor era la contabilidad ya que ésta al ser manual
producía una gran cantidad de errores, pero cuando aparecieron los medios
mecánicos de registración, el auditor interno comenzó a trabajar en otro tipo de
comprobaciones, especialmente en controles de caja, haberes y existencias.
En el año 1933, en ¡os Estados Unidos, la auditoría interna da un paso importante.
En ese momento regía la ley de Segundad y un año después la ley de Seguridad
Cambiaría, que establecía que las gerencias eran responsables de la exactitud
de los estados contables. Por lo tanto, las empresas contrataron auditores externos
para realizar verificaciones más detalladas de la contabilidad. Estos auditores
externos controlaban a los internos carentes entonces del prestigio de los primeros.
Pero la auditoría interna, como profesión específica, definida e independiente
no emergió hasta el año 1941 cuando se crea THE INSTITUTE OF INTERNAL
AUDITORS. Posteriormente, el auditor salió de los registros contables y entró en la
faz actual, asumiendo nuevas e Importantes posturas. El Instituto se ha
pronunciado sobre aspectos de la profesión entre los que podemos citar:
1. El objetivo del Instituto es promover y mejorar el status de la auditoría
interna y realzar su prestigio.
2. El objetivo general de la auditoría interna es asistir a la empresa en el
logro de la administración más eficiente en las operaciones de la
organización.
3. El auditor interno, actúa como un revisor y analista crítico para
beneficio de la gerencia de la empresa.
3. DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA
Existen sobre el tema diversas definiciones que, en el transcurso del tiempo, marcan
estados del pensamiento que se tenían sobre esta profesión.
Webster define a la auditoría interna como:
1. "Una verificación regular y continuada de los libros de contabilidad
llevados por los empleados de un negocio, contrastando con la auditoría
independiente.
2. Una revisión del sistema de control interno de un negocio",
La Enciclopedia Británica dice: "los auditores internos tratan de determinar si los
requerimientos de un sistema contable son cubiertos eficientemente y además si el
sistema en sí se adecúa a las necesidades gerenciales".
La original "Declaración de Responsabilidades del Auditor Interno" del año 1947 del
THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS decía: La auditoría interna interviene en
principio en asuntos contables, pero puede también intervenir
adecuadamente en materias de naturaleza operativa.
La revisión de la "declaración de responsabilidades" fue realizada en varias
oportunidades: en 1957, 1971, 1976 Y en 1990. En esta oportunidad queda definida
de la siguiente manera: "La Auditoría Interna es una función independiente
establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades
como un servicio a la organización.
Por su parte, A. H. Kellt la define de la siguiente forma: "la auditoría interna es un
examen analítico de las diversas actividades de la empresa, que en general,
emplea como base o punto de partida los diversos registros originales o
resumidos de la empresa".
Otras definiciones, que tuvieron gran divulgación fueron las siguientes:
a) La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente
dentro de una organización, para la revisión de operaciones de
contabilidad, financieras y otras, como base de servicios a lu
Dirección. Es un control general que funciona mediante la medición
y evaluación de la efectividad de otros controles.
b) La definición de L. B. Sawyer. "auditoría interna es la evaluación
independiente de las diversas operaciones y sistemas de control
dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y
procedimientos establecidos son aplicados, los estándares fijados
son alcanzados, los recursos son utilizados eficiente y
económicamente, los planes trazados son realizados de manera
eficiente y si los objetivos' de la organización se están realizando".
c) Finalmente la definición del III.A. Professional Practicas Framework es:
"La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar
las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a
cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario
para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección".
4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA
4.1. Objetivos
Para ser breves y concretos, detallaremos los objetivos que persigue la
auditoría interna:
1. Dedicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo.
2. Dedicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas
fuertes.
3. Reducir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o
programa con los auditores externos.
4. Realizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una
medida efectiva de corrección.
5. Informar a la Dirección Superior sobre el estado, actuación y conclusión
de la auditoría realizada.
6. Asegurarse que existe una proporción razonable de costo-beneficio
sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría.
7. Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y
perfectamente expuestas.
8. Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o
estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de
una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y
administración.
9. Asegurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones,
normas, etc. que fueron aprobadas por la Dirección Superior.
4.2 Requisitos
Los requisitos que deben cumplirse para poder tener una auditoría interna efectiva
son:
1. Una distribución correcta o adecuada de autoridad, emanada de la
Dirección Superior.
2. Apoyo efectivo y constante, es decir, que la auditoría esté
perfectamente respaldada por la Dirección Superior.
3. Un plantel adecuado de personas capaces, que piensen en términos o
en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con
todo el personal de la empresa.
4.3. Responsabilidad Funcional
En el trabajo del auditor, está involucrada la responsabilidad funcional que éste
tiene:
1. Examinar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones
monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos
varios.
2. Supervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las
excepciones desconocidas,
3. Evaluar las medidas de segundad en toda la organización.
4. Realizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios
que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos.
5. Controlar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es
adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el
mejor beneficio de la inversión de capital realizada.
6. Realizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por
la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa.
7. Supervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar
si los resultados que producen son los adecuados.
8. Como consecuencia del trabajo, se debe emitir un informe que sea
objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la Dirección Superior, una
información rápida y segura.
9. Proveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita
hacer mejoras en la situación actual de los métodos y procedimientos que
se aplican en la empresa.
10. Actuar como asesor de la empresa en los temas que tenga
conocimiento el auditor.
5. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA INTERNA
Debemos tener en claro que la auditoría Interna no debe ser confundida con
algunas funciones de línea como, por ejemplo, el control previo o aprobación de
operaciones, ni con la auditoría externa enfocada hacia la certificación de los
estados contables.
Los miembros del departamento de auditoría interna son empleados de la
empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea
operación, con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de auditoría
interna de cualquier sector o función de la organización.
La auditoría, se realiza a posterior/ de la ejecución de las operaciones,
transacciones o actividades controladas.
Pero es conveniente, que para ser efectiva la auditoría, sea realizada dentro
de un período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las tareas.
El fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de la
Dirección Superior a descargar efectivamente sus responsabilidades operativas y
a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis, evaluación,
coméntanos, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a las transacciones
verificadas.
El trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado hacia:
1. Determinar la adhesión o cumplimiento de las políticas, metas y
objetivos.
2. Determinar la confiabilidad o seguridad de la información, que es fuente
para la toma de decisiones.
3. Asesorar a la Dirección Superior.
4. Salvaguardar el patrimonio de la empresa: ya fueren tanto los bienes
materiales, como el medio humano que actúa en la misma.
5. Estudiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de
la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo.
6. Tratar de descubrir e informar de inmediato cuando detecte
irregularidades, desviaciones o maniobras ¡lícitas.
7. Examinar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el
rendimiento de la organización y el estado en que ésta trata de lograr
eficiencia y efectividad.
8. Sugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los
sistemas administrativos, informativos y contables y todos los
procedimientos en general.
9. Colaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación
con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa.
En base a lo expuesto precedentemente pasamos a detallar lo que NO DEBE
HACER el auditor:
1. Efectuar operaciones de línea.
2. Llevar libros o registros.
3. Custodiar bienes.
4. Ser parte de un proceso.
5. Revisar previamente una operación antes que ésta esté finalizada,
para
garantizarla como correcta.
6. Aprobar o autorizar transacciones o comprobantes.
El auditor interno debe ser amistoso y con un gran sentido de cooperación,
por lo tanto, debe escuchar atentamente y ser comprensivo.
Un auditor eficaz es aquel que posee una mentalidad inquieta y estudi osa,
por lo tanto, se requiere que esté perfectamente actualizado y, por último,
que diferencie claramente los temas importantes de aquellos otros de
menor relevancia.
El éxito de una auditoría está dado por:
1. Competencia técnica.
2. Comunicación fluida y oportuna
3. Relaciones Humanas
6. CONCLUSIONES
Los Auditores internos ejercen un papel importante en las organizaciones,
"comunican" a los administradores el desarrollo de las actividades ejecutadas
en la organización.
Este papel importante está condicionado con la calidad de las evidencias que se
hallan durante sus trabajos. Por lo tanto las evidencias obtenidas consignadas en
los informes como justificación del soporte del trabajo efectuado.
El perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de conceptos,
de evidencia adoptados en la auditoría externa, es útil como forma de mejora de
su trabajo en la organización en que actúa.
El auditor interno que sabe evaluar, que considere la importancia relativa y riesgo
probable de error minimizará el riesgo de auditoría de su trabajo. El riesgo de
auditoría es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los estados
financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente
cuando en realidad no lo están. Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de
calidad, para que la auditoría interna sea considerada por el administrador como
actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean útiles,
relevantes y confiables. Concluimos que los conceptos adoptados de la auditoría
externa de evidencia pueden ser adoptados por los auditores internos en la práctica
de su trabajo.
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