HALLAZGOS DE AUDITORIA EDY YARLEIDY MACHADO RAMOS EVELYN SÁNCHEZ RUIZ LUZ OVEIDA BUENAÑOS ROMAÑA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL MEDELLIN 1 MAYO 28/2020 1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Verificar el cumplimiento del SIG de acuerdo a la normatividad y a los objetivos de la organización, además diagnósticar posibles fallas en sus procesos 2. ALCANCE DE LA AUDITORIA: Auditoría realizada procedimientos y documentos del SIG a la organización a los procesos 3. CRITERIOS DE LA AUDITORIA ● Norma ISO 9001; 2015 (Es una norma que nos ayuda a entender lo que es un sistema de gestión de calidad, sus principios y los términos generalmente utilizados.) ● Norma ISO 14001; 2015 (permite a las empresas demostrar el compromiso asumido con la protección del medio ambiente a través de la gestión de los riesgos medioambientales asociados a la actividad desarrollada.) ● Norma ISO 45001; 2015 (Eliminar los peligros y minimizar los riesgos con medidas de prevención eficaces, aprovechando las oportunidades y mejorado el desempeño) ● Decreto 1072 de 2015 (regula el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. La implementación del SG-SST es de obligatorio cumplimiento) 4. DESARROLLO Y ANALISIS DE LA AUDITORIA Para el desarrollo de la auditoria se realizó una reunión de apertura con todo el grupo auditor se definieron, objetivos, alcance, hora, delegados de recibir la auditoria de los tres componentes de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, Se 2 inició con los numerales aplicados a cada proceso finalizando con evidencias de cumplimiento, teniendo en cuenta el programa de auditoria. La auditoría interna está fundamentada en la norma ISO 19011 de 2018, derivándose en la visión de la empresa y se integran a los procesos SG-SST En la auditoria se asocian elementos como la integridad, competencias o conocimientos, así como las habilidades que poseen las personas para cumplir adecuadamente sus funciones. Con el objetivo de dar cumplimiento al plan de auditoria, Siendo las 7:15 pm del día viernes 22 de mayo de 2020, nos reunimos por medio de video conferencia la auditora líder LUZ OVEIDA BUENAÑOS ROMAÑA, la observadora VIBIANA; y los auditados Deisy Rivera, Fabio Alejandro Marín Y Natalia Buritica funcionarias de la empresa Parrolaps, quien brindo la información requerida por las auditoras. 5. HALLAZGOS. Durante el proceso de auditoría realizada a la empresa de PARROLAPS, el viernes 22 de mayo del año 2020, se identificaron los siguientes hallazgos en base a los requisitos de las normas ISO 9001: 2015, 14001: 2015, 45001:2018 y Decreto 1072: 2015, que son los siguientes: ● 4.1. La organización no determina las cuestiones internas y externas pertinentes que pueden afectar el logro de los resultados esperados del SGI: Es un aspecto negativo ya que no se encuentra conforme lo exige la norma ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. ● 4.2. La organización tiene establecidos cuáles son todas las partes interesadas en cada uno de sus procesos Es un aspecto positivo debido que se encuentra conforme exige la norma ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Como evidencia la caracterización de procesos, dando cumplimiento a este ítem. Beneficia a la organización a determinar acciones a tomar a raíz de identificación de las necesidades y expectativas de sus partes interesadas. ● 4.3. La organización tiene determinados el alcance de SIG: 3 Es un aspecto negativo debido a que se encuentra una no conformidad según la norma ISO 9001:2015, 14001:2015, afecta la organización ya que no se esta considerando el alcance del SGI lo cual perjudica su correcto funcionamiento. ● 4.4.1 La organización tiene sus procesos documentados Es un aspecto positivo porque cumple con lo establecido en la norma ISO 9001de 2015 y ayuda al mejoramiento y funcionamiento oportuno de la organización 4.2 La organización conserva la información documentada de los procesos Es un aspecto positivo, se encuentra conformidad, y se evidenciando lo expresado en las normas ISO 9001:2015, 14001:2015 ● 5.1.7.3 La organización ha determinado y aprobado una política integrada Es un aspecto positivo ya que se encuentra como conformidad, según exige las normas ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Se evidencia con la política integrada lo cual beneficia a la organización demostrando su liderazgo, compromiso y mejora continua. ● 5.1.2 La organización ha determinado un medio para que sus clientes puedan hacer PQRS Es un aspecto positivo ya que se encuentra como conformidad, según exige las normas ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Se evidencia con Con indicadores y vía email ● 5.2 La organización ha determinado, aprobado y publicado para todos los trabajadores una política integrada Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, se evidencia el cumplimiento de este ítem según las normas ISO 45001:2018. 4 ● 5.3 La organización tiene documentados sus procedimientos en secuencia a tareas a realizar Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, se evidencia el cumplimiento de este ítem según la norma ISO 45001:2018, por medio del manual de roles y responsabilidades esto beneficia a la empresa. ● 5.4 La organización cuenta con COCOLA y COPASST Es un aspecto negativo ya que es una no conformidad. Esto afecta la empresa y directamente a sus colaboradores. ● 6.1 La organización ha determinado los riesgos y las oportunidades que enfrentan Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, se evidencia por medio de la matriz de riesgos y valoración de peligros y la matriz DOFA Esto beneficia a la organización ya que tienen identificados y controlados los riesgos y peligros, mitigando los accidentes e incidentes y como Resultado. ● 6.1.2. La organización determina aquellos aspectos que tengan o puedan tener impacto ambiental significativo mediante el uso de criterios establecidos Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, se evidencia por medio de la matriz de aspectos e impactos ambientales esto contribuye al buen funcionamiento de la organización y al cuidado del medio ambiente. ● 6.1.3 se determina cuales son los requisitos normativos aplicables a la organización 5 Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, se evidencia por medio de la matriz legal. ● 7.1. La organización proporciona los recursos necesarios para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGI: Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según exige la norma ISO 9001:2015, se evidencia mediante la caracterización de procesos, esto beneficia la organización ya que demuestra compromiso al proporcionar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento del SGI. ● 7.1. 2 Se Han dispuesto las personas necesarias para dar mantenimiento eficiente y eficaz al sistema, con el fin de asegurar el control de procesos y el normal funcionamiento de SG Es un aspecto negativo ya que es una no conformidad, según las normas ISO 9001:2015, Es necesario contar con el personal idóneo para la correcta planeación y ejecución del SGI. Esto afecta a la organización. ● 7.1.3 la organización mantiene la infraestructura necesaria para el correcto funcionamiento de los procesos logrando la conformidad de los productos y servicios Es un aspecto positivo debido a que es una conformidad, según las normas ISO 9001:2015 se pudo evidenciar por medio de la caracterización de procesos. ● 7.4 La organización ha dispuesto un ambiente agradable para el correcto funcionamiento de los procesos de tal forma que sea posible lograr la conformidad de los productos y servicios Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según las normas ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Es necesario contar con un ambiente agradable y con personal idóneo para el correcto funcionamiento de sus servicios. 6 ● 7.5.1 Se han determinado recursos necesarios para garantizar un seguimiento válido y fiable, así como la medición de los resultados Es un aspecto positivo debido a que es una conformidad según las normas ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Esto ayuda a la organización considerablemente, y se pudo evidenciar por medio de indicadores de cumplimiento. ● 7.2 Los Colaboradores de la organización han recibido la capacitación necesaria que los haga competentes Es un aspecto positivo ya que es una conformidad según las normas ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018. Esto beneficia la organización ya que cuenta con personal capacitado para cada uno de sus procesos y para la identificación de peligros esto lo verificamos por el plan de capacitación. ● 8.1 La organización planifica, implementa,controla y mantiene los procesos necesarios para cumplir los requisitos del SGI Es un aspecto positivo ya que es una conformidad según la norma ISO 45001:2018, se evidencia con la caracterización de procesos. ● 8.1.2 La organización utiliza controles administrativos para eliminar los peligros y reducir los riesgos para SST Es un aspecto positivo ya que es una conformidad según la norma ISO 45001:2018, se evedencio por medio de la matriz de peligros y valoración de los riesgos Es muy importante que la organización trate de mitigar al máximo los peligros a los que están expuestos sus colaboradores. ● 8.2 La organización capacita al personal en cuestión de preparación y respuesta ante emergencias Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según las dos normas ISO 14001:2015, 45001:2018. Se evidencia con el plan de emergencia. Esto beneficia la empresa ya que demuestra el compromiso por parte de la alta dirección, adicional 7 capacita y prepara a todo el personal para reaccionar correctamente ante una emergencia mitigando los daños tanto humanos como materiales. ● 8.2.1 Existe en la empresa un proceso establecido para la comunicación connñ los clientes Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según la norma ISO 9001:2015, se evidencia con los indicadores de calidad de satisfacción del cliente. Esto beneficia a la empresa ya que demuestra el uso de la mejora continua y aplicación del ciclo PHVA prevaleciendo la satisfacción del cliente y la conformidad con el producto/servicio. ● 8.2.2 La organización establece los requisitos del producto antes de ser entregados al cliente Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según la norma ISO 9001:2015, se evidencia mediante los indicadores de calidad y la caracterización de los procesos y beneficia a la organización con el cumplimiento del sistema de gestión para sus productos y servicios. ● 8.2.3 La organización revisa los requisitos de los productos y servicios Es un aspecto positivo ya que es una conformidad, según la norma ISO 9001:2015, se evidencia mediante la información documentada, lista de verificación. Esto beneficia la organización ya que al verificar el cumplimiento de los requisitos de sus productos y servicios garantiza un optimo desempeño acorde a lo establecido con el SGI. ● 8.2. 3.2 se documentan los resultados de las revisiones de los requisitos de los productos y servicios Es un aspecto positivo debido a que es una conformidad, según la norma ISO 9001:2015, esto beneficia a la organización ya que le permite garantizar un buen servicio y posteriormente puede mejorar la satisfacción del cliente. 8 ● 9.1.1 La organización establece e implementa seguimiento para la medición y evaluación del desempeño Es un aspecto positivo ya que es una conformidad según la norma ISO 9001:2015, se evidencia con los indicadores de calidad referente al SGI, esto beneficia la empresa ya que, al realizar seguimiento, medición y análisis a la organización, las probabilidades de errores o exposiciones a riesgos son mínimas. ● 9.1.2 La organización establece e implementa procesos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos Es un aspecto negativo, se encuentra como no conformidad. La evidencia suministrada por el cliente (Indicadores) no corresponde a los requisitos del cliente enfocándose en sus necesidades y conformidad, la evidencia correspondiente son las encuestas realizadas a los clientes y los informes de estos resultados para enfocar las necesidades. Esto afecta a la empresa ya que no tiene presente la necesidad y conformidad del clientes. ● 9.2.1. La organización lleva a cabo auditorías a intervalos planificados para proporcionar información ● 9.2.2 La organización implementa varios programas de auditorías Es un aspecto negativo ya que es una no conformidad debido a que no se encontraron evidencias que pudieran demostrar que la organización realiza estas actividades. ● 9.3 La alta dirección hace revisión de los recursos del SIG Es un aspecto positivo debido a que la alta dirección mantiene al tanto de que el SIG cumpla con los requisitos establecidos para su cumplimiento y mejoramiento continuo 9 ● 10.1 La organización implementa acciones correctivas para alcanzar resultados positivos Es un aspecto positivo debido a que la organización implementa y da cumplimiento a las acciones correctivas y de mejora para alcanzar resultados positivos. ● 10.1. La organización implementa y mantiene procesos para determinar los incidentes y no conformidades Es un aspecto positivo debido a que cuentan con procesos para el mejoramiento continuo de la organización y se pudo evidenciar por medio de mapa de procesos y caracterización de los mismos. ● 10.2.2 La organización conserva información documentada para comparar con la actual Es un aspecto positivo debido a que la organización conserva la información documentada de tiempos anteriores para comparar con la actualidad y conocer 3l avance de sus procesos. ● 10.3 La organización establece proporciona y adecua recursos para la mejora continua del SIG Es un aspecto positivo debido a que la alta dirección mantiene y adecua los recursos para el mejoramiento continuo y el cumplimiento del SIG. Observación: Se recomienda a los integrantes de párralas mejorar la redacción y la ortografía. 10 11
