Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 1 de 36 FECHA DEL INFORME: 2015 PROCESO AUDITADO: AUDITOR(ES): OBJETO: ALCANCE: METODOLOGÍA: 07 03 FECHA DE LA AUDITORIA: Inicio 2015 – 06 - 09 Finalización 2015-07-07-31 A1- Gestión Financiera - Administración de Recursos Financieros Sandra Lucía López Pedreros – Asesor con funciones de Jefe de Control Interno. María Margarita Peña Vargas – Profesional Especializado. Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales vigentes para la Administración de Recursos Financieros en el primer trimestre de 2015; así como también el cumplimiento de directrices internas de la entidad dispuestos a través de manuales, procedimientos, instructivos del proceso A1. De igual manera, revisar las recomendaciones realizadas en el informe de Control Interno Contable realizado en el mes de marzo de 2015 y la ejecución del plan de acción del proceso dentro del alcance de la auditoria. Primer trimestre de 2015 e informe de Control Interno Contable. El muestreo realizado estuvo dado de forma indiscriminada y discrecional; dada la información tenida para efectos de inspección y verificación. Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como: 1. Consulta: realizando preguntas a los integrantes del grupo financiero obteniendo respuestas orales. 2. Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad que aplicará a la observación. 3. Inspección: se estudiaron documentos y registros como los expedientes contractuales, ordenes de pago, comprobantes del sistema STONE, registros de páginas web, entre otros. 4. Revisión de comprobantes: la revisión de comprobantes se realizó específicamente para probar la validez de la información documentada o registrada. 5. Rastreo: el rastreo se realizó específicamente para probar la integridad de la información documentada o registrada. 6. Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 2 de 36 en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones normativas tanto internamente como a nivel nacional. 7. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa. Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos que contienen los siguientes elementos: 1. Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad). 2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser). 3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada). 4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada). Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas CRITERIOS AUDITORÍA: RECURSOS: DE Los criterios tenidos durante el desarrollo de la auditoría fueron básicamente: documentos fuente, procesos y procedimientos del SIG, reportes de los sistemas de información, cruces y validaciones entre los sistemas de información, página web, intranet, normas aplicables al proceso etc. Se especifica en cada una de las observaciones. Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como: Expedientes contractuales, equipo de cómputo, internet, intranet, registros de activos fijos de STONE y en Excel entre otros. OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS Aspectos positivos Total y entera disposición por parte del Coordinador del Grupo de Gestión Financiera René Hideki Dokú Vendries, para dilucidar inquietudes durante la auditoría y en general para suministrar la información requerida para efectos de inspección y verificación. Limitaciones Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 3 de 36 Pese a que se efectuara requerimiento para obtención de usuario de consulta de Control Interno en el Sistema Integrado de Información Financiera no se ha tenido a la fecha de emisión de este informe (2015-07-03) el usuario solicitado en comento. Respecto al usuario para consulta en el aplicativo Stone, informó el Director del Proyecto Marco Antonio Rueda que como firma proveedora del Software no realiza ingresos de nuevos usuarios dentro del sistema y que para eso realizó capacitación en su momento a la doctora Marina Azucen Medina, para que realizara administración del sistema y creara los usuarios correspondientes. OBSERVACION No. 1. Desarrollo del proceso contable Condición: El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios. En las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, quedó señalado en el numeral 1.3 dentro de las limitaciones y deficiencias de tipo operativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable información de excel para procesos que aunque se adquirió los aplicativos no se ha logrado que cada área realice oportunamente los ajustes que requieren los aplicativos. A partir del señalamiento efectuado a través de las notas a los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2014 y a la fecha de esta revisión según documento de radicado 152868-0 (emitido según radicado el 9 de junio de 2015 , pero según el texto de 2014), no hay certeza de cuándo entrará en producción el módulo de nómina del software de Stone, dado que en el último párrafo del literal b, el Director de proyectos de Stone señala aún se están realizando validaciones pero no queda claridad y/o precisión en términos cronológicos hasta cuando irán las mismas (validaciones) para tener total y plena funcionalidad de la herramienta adquirida desde noviembre de 2013, mediante contrato 085-2013. Sumado a lo anterior, en ausencia de manual de políticas contables de la entidad y respecto a la funcionalidad del módulo de inventarios y activos fijos quedó también señalado en las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, en el ítem 3 del numeral 1.2 que trata de Políticas y prácticas contables: Las depreciaciones y amortizaciones de la propiedad planta y equipo se registra en el SIIF Nación II en forma global y el detalle individualizado se controla en el aplicativo Stone. Por lo señalado en el párrafo precedente y tras la solicitud de saldos realizada por la Asesora con funciones de Jefe de Control interno a la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz Angela Gallego Holguin, para todas las cuentas de la Propiedad Planta y Equipo mes a mes Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 4 de 36 de enero a mayo de 2015, no se tuvo reporte a tal nivel de detalle emanado del aplicativo Stone; pues se recibió un archivo en PDF de 874 hojas, desconociendo oficialmente si el aplicativo no propicia este tipo de reportes simples para consulta. Mediante correo electrónico enviado por la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz Angela Gallego Holguin, en donde remitiera el PDF, denominado consolidado de las cuentas, se encontró a partir del reporte en mención: 1. Reporte que contiene 874 hojas, forma esta que de entrada puede concluirse hay algo más que los saldos de las cuentas que conforman contablemente las Propiedades Planta y Equipo del Instituto Nacional de metrología mes a mes de enero a mayo de 2015. 2. Por la presunta denominación del reporte: ACTIVOS FIJOS - Relación de placas pudiera concluir cualquier lector corresponde a una relación de las placas de los bienes y/o elementos que conforman las Propiedades, planta y equipo de la entidad. 3. Ausencia de la fecha de corte y/o el rango de las fechas que comprende el período del informe. La única fecha que se observa en el archivo denominado consolidado de cuentas parece ser es la fecha de la generación del reporte. 4. El gráfico que muestra el reporte no genera y/o aporta valor a la información suministrada para el caso. El gráfico de barras titulado acumulado costo no presenta nombre los ejes, en el eje de la Y hay valores de 0 a 16.000 millones, mientras que en el de la X hay números de uno a nueve con dos decimales. En el mismo gráfico también se encuentran convenciones que lista la misma información del eje de la X. 5. A partir de los títulos del reporte no es práctico para efectos de ilustración entendimiento la información que se tiene para: y/o ADICIÓN: A partir del primer ítem en la primera hoja del reporte muestra un consecutivo que arranca de cero SERIE: La totalidad de este campo figura 0 VIDA ÚTIL: En la primera hoja del ejemplo figura un valor de 18.000, desconociéndose si corresponde a un número entero con decimales y/o a días, meses o años. DIAS DEPR: Por la abreviatura y la información registrada no se puede concluir a partir del reporte como tal si corresponde a los días por depreciar y/o los días que se ha depreciado el bien. PROC: La abreviatura no da mayor orientación y/o agrega información al reporte de saldos PLACA: Por la información que se observa a partir del primer ítem puede presumirse corresponde a un estado 6. El reporte allegado bajo la denominación de Consolidado de cuentas contiene datos Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 5 de 36 que no ilustran en lo absoluto acerca del reporte, con palabras o textos como: LIBRO, CN, COLGAAP (Abreviatura de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia), LIBRO: COLGAAP, Programa: JAFRELAP, Usuario: Stone, Versión: A continuación ilustración gráfica de lo comentado en los 6 ítems de este aparte: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 6 de 36 Criterio: Notas financieras 2014. Oficio con radicado 15-2868 Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable (…) Causa: Debilidades e incumplimiento de la puesta en marcha del sistema Stone. Consecuencias o Efectos: Debilidades de la información en aspectos como confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información. OBSERVACION No. 2. Políticas contables. Condición: La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 357 de 2008, adopta el procedimiento de control interno contable para la implementar acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de la información contable, confiable, relevante y comprensible. En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno contable deben documentarse las políticas y demás prácticas contables con que cuenta o ha implementado la entidad. En entrevista con el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera, se tuvo conocimiento a la fecha de emisión de este informe no hay documentada ni diseñada de manera formal el compendio de políticas de la entidad tendientes a dar lineamientos en materia contable aplicables de manera homogénea al Instituto Nacional de Metrología. A modo de documentación se encontró en las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, un numeral que hace referencia a ellas de manera bastante general. Criterio: Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable (…) numeral 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE - 3.2. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 7 de 36 Causa: Desconocimiento de las políticas y directrices del control interno contable. Consecuencias o efectos: Debilidades en la presentación de información confiable, relevante y comprensible. OBSERVACION No. 3. Conciliaciones bancarias Condición: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y/o conciliar los valores que la entidad tiene registrados, de una cuenta bancaria, con los valores que el banco suministra por medio del extracto mensual. En virtud de la documentación allegada para efectos de la auditoría solo se tuvo el formato de conciliación bancaria (A1-01-F-07) y copia de los extractos para las conciliaciones de enero, febrero y marzo de 2015 de la cuentas número 062865050; 062876347; 062867734 y 062867759. Criterio: Procedimiento conciliaciones bancarias. Causa: Falta de soportes que evidencie la efectiva conciliación bancaria. Consecuencia o efecto: Falta de claridad en la realización de conciliaciones bancarias. OBSERVACION No. 4. Inversiones Condición: Para efectos de la inversión realizada en marzo de 2015, a partir del comunicado de radicado 15-1242-0, se evidenció a través del folio adjunto como control interno de la negociación (allegado para efectos de revisión) donde se detalla saldos, títulos y tasas disponibles, valores a invertir y resumen; se observa ausencia de la firma o visto bueno de quienes hicieron la revisión y la aprobación: Marina Medina y Liliana Fong, respectivamente. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 8 de 36 Criterio: Control Interno del envío de la compra de TES Causa: Debilidades en el diseño y registro de información en el control establecido. Consecuencias o efectos: Falta de claridad en la información. OBSERVACION No. 5. Actas de conciliación de ingresos Condición: Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos derechos deben de reconocerse por su importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes, o con los términos contractuales pactados. En la nota 3 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, figura como precisión para el rubro de prestación de servicios: se suscribió un acta de conciliación de ingresos entre Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 9 de 36 la Subdirección de Innovación y el Grupo Financiero en donde se estableció que, los siguientes conceptos fueron prestados y no pagados durante la vigencia 2014: DATOS DEL CLIENTE BENEFICIARIO RADICADO DESCRIPCIÓN VALOR 143311 INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL CALIBRACIONES 20.401 142412 FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN CALIBRACIÓN DIMENCIONAL 50.253 146984 SIN 141509 IDEAM MEDICINA LEGAL WEATHERFORD ASISTENCIA TÉCNICA INTERCOMPARACIÓN CURSO METROLOGÍA BÁSICA CURSOS DE FUERZA, CORRIENTE CONTINUA,TEMPERATURA Y HUMEDAD Y PATRONES DE ENERGIA 79.500 2.880 2.019 14-847/27781611-2328 AVIANCA 8.103 En actas de conciliación números 001, 002, 003 y 004 se evidenció la falta de oportunidad y/o precisión respecto a la elaboración de la misma (conforme lo dispone el procedimiento de gestión de ingresos (A1-01-P-07) en la actividad 12 del numeral 6, pues las tres últimas fueron elaboradas en el mes de mayo de 2015 y a partir de la estructura de ellas se tienen las siguientes oportunidades de mejora para las que se suscriban posteriormente. Acta 001 - El documento presenta como fecha 29 de enero de 2014 y por la fecha de las 3 actas subsiguientes puede presumirse fue suscrita en el 2015. Los conceptos relacionados carecen de sumatoria y/o totalización En el cuerpo del acta se encuentran precediendo relación de documentos y valores frases como: calibraciones prestadas y no pagadas, en donde no se especifica la fecha de la cancelación del servicio pero se presume por el número de radicado fueron en 2014. Acta 002 - El numeral 1 señala las capacitaciones prestadas y no pagadas al mes de enero de 2015, no especifica la fecha exacta. La frase: Las calibraciones prestadas y no pagadas; es bastante general en cuanto a fechas dado que es a partir del radicado que se puede presumir corresponden al 2014. El aparte que hace referencia a: la asistencia técnica pagada y no prestada aún, no da ningún tipo de claridad al respecto toda vez que puede presumirse corresponde a la fecha de emisión del acta (7 de mayo de 2015) o a la fecha en que se da lectura al acta Acta 003 - El ítem 1 del documento señala las calibraciones prestadas y no pagadas, Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO - - Versión: 01 Página 10 de 36 desconociéndose a partir de la lectura la fecha de corte de la prestación de los servicios y el desconocimiento de la fecha de corte de la no cancelación. En el aparte donde se relacionan contratos firmados en diciembre de 2014, figuran por valor de $79´500.000 servicios a IDEAM, sobre el cual hay en el documento aclaración serán prestados y pagados en el 2015. No obstante y a la luz de la aclaración queda la duda si la nota que trae la cuenta de cobro aplica en este caso toda vez que en el acta suscrita en mayo es el mismo valor sin ajuste por la tarifa correspondiente al 2015. De la relación donde se discriminan 31 calibraciones pagadas y no prestadas de lo que se puede presumir por el número de radicado corresponde a 2013, 2014 y 2015 y no al 2014 y febrero de 2015. De las inter comparaciones pagadas en el año 2014 y febrero de 2015; no se evidencia a partir del acta cuando culminará la realización en 2015. Acta 004 - El ítem 1 que señala calibraciones prestadas y no pagadas, no tiene aparte de la presunción por el número de radicado determinar la fecha exacta de la prestación del servicio que a la fecha de corte está sin cancelar. - En el numeral 2 del acta de conciliación de ingresos se tiene ausencia de la fecha precisa de corte en la que no han sido prestados los servicios a marzo. - La asistencia técnica pagada por valor de $1.886.000 se presume fue cancelada según el radicado en SURDO en el 2014. - El aparte donde se relacionan las inter comparaciones no da un rango de fecha en la que se realizarán dichos servicios. De otro lado pero a la luz de la mismo nota 3 de los estados financieros aquí referida se torna algo dispendioso y engorroso el hecho de tener que mirar una a una y buscar uno a uno los clientes para determinar a partir de las actas cuales de las capacitaciones al 31 de marzo de 2015 por ejemplo estaban pendientes cuando a esa misma fecha no se tenía suscrita sino una de ellas. En el numeral 12 de la actividad número 6 del procedimiento de gestión de ingresos está señalado de manera general el deber de hacer conciliaciones, sin que se medie exactitud y/o precisión frente a cuales son los primeros días de cada mes. En lo que corresponde al primer trimestre del año 2015, se tuvo conocimiento de la suscripción del acta número 001 de fecha 29 de enero de 2014. Así las cosas y por lo que se acaba de comentar no hay cumplimiento frente al procedimiento en la realización de las conciliaciones. Las actas número 2, 3 y 4 tienen fecha de suscripción de los días 7,14 y 21 de mayo de 2015. De igual manera, no debería existir el cobro de servicios con posterioridad a la prestación ya que las Resoluciones DG 028-2014 y DG 021 de 2015 establece que el valor de las tasas deberá ser cancelado previamente a la prestación del servicio, con excepción a las entidades a las que aplica el Estatuto General de la Contratación Pública, caso en el cual, se sujetará a lo establecido en la normatividad. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 11 de 36 Criterio: Procedimiento de gestión de ingresos (A1-01-P-07). Resolución DG 028-2014. Resolución DG 021 de 2015. Causa Desconocimiento y debilidades del procedimiento de gestión de ingresos. Consecuencia o efecto: Incumplimiento del procedimiento en la realización de las conciliaciones de ingresos. OBSERVACION No. 6. Propiedades Planta y Equipo Condición: Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios. La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Como política y práctica contable señalan las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, en el tercer ítem del numeral 1.2: Las depreciaciones y amortizaciones de la propiedad planta y equipo se registra en el SIIF NACIÓN II en forma global y el detalle individualizado se controla en el aplicativo Stone. A partir de reporte generado de Stone, denominado Activos fijos – Relación de Placas, remitido como consolidado de cuentas, emitido o generado el día 30 de junio de 2015, sin que mediara rango o período de reporte visible, se evidenció a modo de ejemplo para tan solo 3 cuentas de la Propiedades Planta y equipo respecto a la validación se ve falta de consistencia tal cual como se aprecia en el siguiente resumen comparativo entre los valores arrojados mes a mes (de enero a mayo de 2015) por SIIF respecto al reporte emitido desde Stone. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 12 de 36 SIIF CÓDIGO CUENTA Edificios y casas 1.6.40.01 1.6.85.01 Edificaciones Equipo de computación Equipos de comunicacion y computacion 1.6.70.02 1.6.85.07 1.6.75.02 Terrestre Equipos de transporte, traccion y elevacion 1.6.85.08 STONE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO 2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 COSTO HISTÓRICO 9.688.721.788 - 372.715.666 - 386.975.005 - 401.234.344 - 401.234.344 - 401.234.344 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 9.217.485.993 471.235.796 780.080.463 - 196.478.663 - 203.286.405 - 210.094.204 - 210.094.204 - 210.094.204 207.200.525 DEPRECIACIÓN VALOR LIBROS ACUMULADA 529.417.526 221.375.875 207.200.525 - 44.893.448 - 48.346.791 - 51.800.134 - 51.800.134 - 51.800.134 145.040.365 62.160.164 Adicional a lo anterior y respecto a los movimientos de la cuenta de Depreciación Acumulada a partir de reporte del SIIF se evidenció no hubo registro de ninguna índole en abril y mayo de 2015, tal cual como se aprecia a partir del resumen extraído del reporte en comento: CÓDIGO 1.6.85 1.6.85.01 1.6.85.03 1.6.85.05 CUENTA DEPRECIACION ACUMULADA (CR) Edificaciones Redes, lineas y cables Equipo medico y cientifico ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO 2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31 -3.521.756.199 -3.691.187.889 -3.860.714.217 -3.860.714.217 -3.860.714.217 - 372.715.666 - 386.975.005 - 401.234.344 - 401.234.344 - 401.234.344 -2.734.673.159 -2.869.111.061 -3.003.643.542 -3.003.643.542 -3.003.643.542 1.6.85.06 Muebles, enseres y equipos de oficina 1.6.85.07 Equipos de comunicacion y computacion 1.6.85.08 Equipos de transporte, traccion y elevacion - 171.226.834 - 181.625.165 - 192.023.498 - 192.023.498 - 192.023.498 - 196.478.663 - 203.286.405 - 210.094.204 - 210.094.204 - 210.094.204 - 44.893.448 - 48.346.791 - 51.800.134 - 51.800.134 - 51.800.134 1.6.85.09 Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria - 1.768.428 - 1.843.461 - 1.918.494 - 1.918.494 - 1.918.494 Por lo expresado en este aparte se evidencia contrariedad a lo que señalan las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014 respecto a la razonabilidad y consistencia de las cifras contables cuando señala que para el control individualizado se adquirió el aplicativo Stone el cual fue implementado a partir del 1° de enero de 2014, porque contablemente no está reflejado la actualización. En el reporte suministrado desde Stone por parte de la Coordinación de Servicios Administrativos, denominado Consolidado de cuentas, se evidenció también la falta de actualización y control en la herramienta toda vez que se encontraron como responsables de elementos personal que ya no presta servicios en el Instituto Nacional de Metrología como por ejemplo: Beatriz Elena Ávila Hernández, Bibiana Patricia Chamorro, Carlos Andrés Macana; Jaime Hernán Paredes y Marcelo Zamudio Rincón. Criterio: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 13 de 36 Notas financieras 2014. Resolución 237 de 2008 Causa: Desconocimiento de la Resolución 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable (…) Consecuencia o efecto: Debilidades en el control interno contable y en la razonabilidad de los estados financieros. OBSERVACIÓN No. 7. Avalúo Técnico Condición: La Contaduría General de la Nación considera como avalúo para efectos contables la valoración técnica que efectúa el funcionario, persona natural o jurídica expertas, designado por la entidad pública, que permita acopiar la información y documentación suficiente y pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente se establece en función del precio de mercado que estos bienes tienen. A partir de la documentación allegada se evidenció la Superintendencia de Industria y Comercio solicitó avalúo comercial urbano al Instituto Geográfico Agustín Codazzi del edificio donde hoy funciona el Instituto Nacional de Metrología. El informe de radicación número 8802011ER5964 presenta fecha junio 7 de 2011. Por lo expresado en este aparte y en virtud de la circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005, vale la pena comentar el Instituto Nacional de Metrología no ha dado cumplimiento a dicha circular toda vez que el documento allegado por la Superintendencia de Industria y Comercio data de junio de 2011 y los avalúos realizados con posterioridad al 2005 tienen vigencia de 3 años como mínimo. Por expresa manifestación de la Coordinadora de Servicios Administrativos no se tiene programado para el 2015 realizar avalúo del inmueble donde funciona el INM. Criterio: Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005 de la Contaduría General de la Nación. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 14 de 36 Causa: Desconocimiento de la Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de la normatividad vigente. OBSERVACIÓN No. 8. Información financiera en la web Condición: El título de Informe de ejecución presupuestal de gastos, no presenta o no tiene link para mostrar la información anunciada a partir del mismo (un informe de presupuesto de gastos) Criterio: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 15 de 36 Página Web del Inm Ley 1712 de 2014. Causa: Falta de control de la información que se publica en la página Web correspondiente al proceso de la Gestión Financiera. OBSERVACION No. 9. Presentación información a diferentes instancias. Condición Se verificó que se presentó de forma extemporánea la información al CHIP de la Contaduría General de la Nación en la presente vigencia (como en la anterior) específicamente a las Notas Generales, como se evidencia a continuación: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 16 de 36 Criterio: La Ley 734 del 2002 (Código Disciplinario Único) establece en su artículo 48 numeral 52, como Falta gravísima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz". (Negrilla fuera de texto). Adicionalmente la Resolución 248 de 2007 en su artículo 3 establece: Funcionarios responsables. El representante legal, el contador público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad contable pública y el revisor fiscal en las entidades obligadas, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los plazos y requisitos para el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación. Causa: Incumplimiento normativo y falta de control en la información a rendir. Consecuencia o efecto: Sanciones disciplinarias. OBSERVACION No. 10. Coordinar SIIF – Nación. Condición Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 17 de 36 Se evidenció que el coordinador del SIIF era ejercido en el alcance de la auditoria por la profesional especializada grado 2028 - 18 Marina Azucena Medina Sandoval cuando el artículo 14 del Decreto 2674 de 2012 establece que el funcionario responsable del SIIF en la entidad son designados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, siendo estos del nivel directivo o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad. así: Criterio: Decreto 2674 de 2012: Artículo 14. Funcionario responsable del SIIF en la entidad. Los Secretarios Generales o quien haga sus veces, designarán un funcionario del nivel directivo o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, quien será el enlace Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 18 de 36 oficial entre la Entidad y el Administrador del Sistema. Decreto 1785 de 2014. Artículo 2. NIVEL DIRECTIVO. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Artículo 3. NIVEL ASESOR. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección de la rama ejecutiva del orden nacional. Artículo 4. NIVEL PROFESIONAL. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier disciplina académica o profesión, diferente a la formación técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que, según su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión, control y desarrollo de actividades en áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. Causa: Desconocimiento normativo. Consecuencia o efecto: Posible extralimitación de funciones. OBSERVACION No. 11. Roles activos en el SIIF - Nación. Condición: En revisión de los roles activos en el SIIF remitida por el profesional especializado Richard Rodriguez de 23 de junio se evidencia que: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 19 de 36 Se verificó que esta persona quien ejerció como contratista ya no está vinculada con el Instituto a la fecha de verificación por lo tanto ya no debería tener usuario activo en el SIIF Nación. Criterio: Decreto 2674 de 2012, artículo 15: Responsabilidades de la coordinación del SIIF en la Entidad. Mantener actualizado al administrador del sistema respecto a las novedades de los usuarios y del funcionario responsable del sistema. Causa: Falta de controles ante la desvinculación de contratistas. Consecuencia o efecto: Incumplimiento normativo. OBSERVACION No. 12. Grupo de gestión Financiera. Condición. En la Resolución 173 de 2013 se establecen los grupos internos de trabajo, así: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 20 de 36 Evidenciándose que la actividad 1.3.2 es la de coordinar y controlar sin observar claridad si la función es del coordinador del grupo o del grupo. A la vez, la actividad 1.3.9 corresponde a un integrante del grupo como es el contador y no a las funciones del grupo en general. Criterio: Resolución 173 de 2013. Causa: Debilidades en la resolución de creación de grupos de trabajo. Falta de claridad en sí son las funciones del grupo o del coordinador del grupo Consecuencia o efecto: Incertidumbre en cuáles son las responsabilidades del coordinador (a). OBSERVACION No. 13. Reservas presupuestales. Condición: Se evidencia la siguiente constitución de reservas presupuestales por gastos generales así: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Rubro Descripción A-2-04-12-2 TRANSPORTE, CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCIAS Versión: 01 Página 21 de 36 Saldo por Utilizar Nombre Razón Social 32.276.962 ALMACENES GENERALES DE DEPOSITO ALMAGRARIO S A 12.080.430 ALMACENES GENERALES DE DEPOSITO ALMAGRARIO S A INGRESOS CORRIENTES 129.108, U.A.E. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES INGRESOS CORRIENTES 3.000.000,00 QBE SEGUROS S A Recurso INGRESOS CORRIENTES Observaciones Prestar el servicio de agente de aduanas con el fin de adelantar los trámites relacionados con la importación, exportación, nacionalización liberación de guías aéreas marítima y/o terrestre y trámites ante empresas o entidades involucradas. Cto 052 Prestar el servicio de agente de aduanas con el fin de adelantar los trámites relacionados con la importación, exportación, nacionalización liberación de guías aéreas marítima y/o terrestre y trámites ante empresas o entidades involucradas. Cto 052 A-2-04-12-2 OTROS GASTOS DE OPERACION ADUANERA TRANSPORTE, CARGUE Y DESCARGUE DE MERCANCIAS A-2-04-9-11 SEGUROS GENERALES A-2-04-9-11 SEGUROS GENERALES INGRESOS CORRIENTES 12.000,00 U.A.E. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES A-2-04-1-10 EQUIPO DE LABORATORIO RECURSOS CORRIENTES 21.842.096,00 VANSOLIX SA EN REESTRUCTURACION 4 x MIL GMF - GRAVAMEN MOVIMIENTOS FINANCIERO. AÑO 2014 Adquisición de un juego de masas patrón clase eo, intervalo de medida, u mg a 500 mg, incluye certificado de calibración PTB, una masa patrón clase: eo....cto 0822014 VANSOLIX SA EN REESTRUCTURACION Adquisición de un juego de masas patrón clase eo, intervalo de medida, u mg a 500 mg, incluye certificado de calibración PTB, una masa patrón clase: eo....cto 0822014 A-2-04-12-3 A-2-04-1-10 EQUIPO DE LABORATORIO RECURSOS CORRIENTES INGRESOS CORRIENTES 18.814.744,00 4 x mil GMF - gravamen movimientos financiero. Año 2014 Programa de seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros del instituto nacional de metrología de Colombia que están bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO A-2-04-5-2 A-2-04-1-10 MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES, EQUIPOS Y ENSERES RECURSOS CORRIENTES EQUIPO DE LABORATORIO INGRESOS CORRIENTES Versión: 01 Página 22 de 36 21.982.000,00 ALPHA METROLOGIA SAS Contratar el mantenimiento de los sistemas de soporte y espacio para ubicación de los comparadores de masas de alta capacidad y de susceptometro en el laboratorio de masa del INM 75.259,00 U.A.E. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES 4 x MIL GMF - GRAVAMEN MOVIMIENTOS FINANCIERO. AÑO 2014 La constitución de reservas por gastos de inversión fueron las siguientes: Rubro Descripción Recurso Saldo por Utilizar FORTALECIMIENTO LA OFERTA DE SERVICIOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE METROLOGÍA FÍSICA DEL C-112- INSTITUTO NACIONAL DE 200-1 METROLOGÍA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 229.622.000 ADECUACIÓN MODERNIZACION Y MANTENIMIENTO DE LA SEDE DEL INSTITUTO C-111- NACIONAL DE 200-1 METROLOGIA EN BOGOTA RECURSOS CORRIENTES 81.828.432,00 FORTALECIMIENTO LA OFERTA DE SERVICIOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE METROLOGÍA FÍSICA DEL C-112- INSTITUTO NACIONAL DE 200-1 METROLOGÍA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 9.885.288,00 Nombre Razón Social Observaciones ADQUISICION DE UNA CELDA DE PUNTO FIJO DE ALUMINIO Y SU RESPECTIVO HORNO, 12 TERMOMETROS PATRON DE RESISTENCIA DE PLATINO PT 25, UN TERMOPAR TIPO S, 1 INSTRUMENTOS Y TERMOMETRO DIGITAL CON 4 MEDICIONES TERMOMETROS DE RESISTENCIA INDUSTRIALES DE PLATINO PT 100 Y 1 LTDA TERMOMETRO DIGIRAL CON 6 INTERVENTORIA DEL CONTRATO QUE RESULTE ADJUDICADO EN LA LICITACION PUBLICA LP-002 DE 2014, CUYO OBJETO ES LA CONTRATACION DE LA SEGUNDA FASE DE LAS OBRAS DE ADECUACION DEL AREA RESPECTIVA PARA LOS CONSORCIO JASA- LABORATORIOS DE METROLOGIA 1 QUIMICA DEL INM POR EL SIS ADQUISICION DE EQUIPOS DIDACTICOS EN LA SUBDIRECCION DE METROLOGIA FISICA EN EL MARCO DEL PROYECTO FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA DE SERVICIOS EN LA SUBDIRECCION DE METROLOGIA FISICA DEL INM. QUIMILIZ LTDA CONTRATO 087 - 2014 Se evidencia que: 1) no se encuentran justificadas por el ordenador del gasto solamente se evidencia visto bueno en comunicados de solicitud de constitución de la reserva y 2) no se generaron en hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que obligaran trasladar el recibo de los bienes y servicios en la vigencia 2015, se evidencia Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 23 de 36 debilidades en la planeación del recibo de los bienes o servicios. Aunque están correctamente constituidas en el SIIF. Adicionalmente no se evidencia en la constitución de reservas, el contrato 071 de 2014 cuyo Objeto es CONTRATACION DE LA SEGUNDA FASE DE LAS OBRAS DE ADECUACION DEL AREA RESPECTIVA PARA LOS LABORATORIOS DE METROLOGIA QUIMINA DEL INM, POR EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DELEGADA, teniendo conocimiento que aún esta obra no ha culminado. Criterio: Hallazgo 11 del informe de la Contraloría General de la Nación. Y Función de advertencia de la Contraloría sobre constitución de reservas de 2012, numeral 1.11. Causa: Incumplimiento de planes de mejora y de los hallazgos establecidos por la Contraloría General de la República. Tal vez un inoportuno inicio del proceso contractual. Debilidades en la planeación contractual. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de los planes de mejoramiento de la CGR y la normatividad relacionada con el establecimiento de reservas. OBSERVACIÓN No. 14. Pago de vacaciones Condición: Se evidencio que los pagos por concepto de vacaciones están siendo cancelados de forma Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 24 de 36 extemporánea, es decir no están siendo cancelados por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado, se observan los siguientes casos: NOMBRE PERIODO DE VACACIONES LUIS ALBERTO SUAREZ QUEVEDO 2015-01-21 - 2015-02-13 CARLOS ANDRES MACANA MORENO 2015-02-02 - 2015-02-20 LILIA ADRIANA MATIZ LUIS ENRIQUE AMAYA RINCON DIANA MARCELA LOPEZ VICTORIA 2015-03-24 - 2015-04-15 2015-04-01 - 2015-04-23 FECHA DE PAGO DIFERENCIA 2015-01-19 2 2015-01-30 1 2015-03-17 4 2015-03-30 1 2015-03-16 0 2015-03-16 - 2015-04-08 Causa: Incumplimiento de la normatividad vigente para el pago de vacaciones. Criterio: Decreto 1045 de 1978, Artículo 18º.- Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado. Consecuencia o efecto: Posibles incumplimientos normativos. HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERO OBSERVACIÓN No. 15. Contrato 038 – 2015 Condición: La cláusula quinta del contrato establece el VALOR Y LA FORMA DE PAGO, la cual indica: “a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del perfeccionamiento contrato y aprobación de las pólizas correspondientes”. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 25 de 36 En verificación que reposa en el expediente se evidencia: registro presupuestal No. 10015 del 2015-03-16 (folio 57), aprobación de la garantía del 6 de abril de 2015 (folio 59), certificación para pago de contratos con radicado SURDO 15-01951 (folio 65), cuenta de cobro No. 22 por un valor de $41.606.040 por concepto de anticipo del 10 de abril de 2015, soporte con el que se realizó el pago. Así se evidencia que esta última hace referencia a un anticipo y no a un pago anticipado. Criterio: 1. Clausula quinta del contrato. 2. Concepto 47555 de 1997 de la DIAN. Los soportes de pago no reposaban en el contrato en el momento de la revisión. Causa: Aparentemente se solicitó el pago de un anticipo y no de un pago anticipado. No reposan los soportes de pago en el contrato siendo estos documentos producto de la relación contractual. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de la cláusula quinta que establecía VALOR Y LA FORMA DE PAGO que establecía el pago de un pago anticipado por el 50% y no de un anticipo. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 26 de 36 OBSERVACION No. 16. CDP y Registro Presupuestal Condición: Contrato 010 -2015 A folio 50 se evidencia registro presupuestal firmado por Marcela, en el procedimiento A101-P-04 se establece que el responsable de esta expedición es el profesional de presupuesto y no el técnico del área. El registro fotográfico es el siguiente: Contrato 024 – 2015 Se evidencia después del folio 5 numerado con 1. Que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal es expedido y firmado por Marcela, el certificado afirma que es el jefe de presupuesto quien certifica que existe apropiación. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 27 de 36 Criterio: Decreto Ley 111 de 1996. Procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04 (registro de compromisos presupuestales). Causa: Desconocimiento de los procedimientos A1-01-P-03 (Expedición de disponibilidad presupuestal) y A1-01-P-04. No se evidenció a quien corresponden puntualmente las funciones de Jefe de Presupuesto pues podría ser el cargo de Secretario General o el de Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto. Consecuencia o efecto: Incumplimiento de autorregulación interna. Documentos no validados por ser firmados por quien no tiene la competencia. OBSERVACION No. 17. Anulación CDP, registros presupuestales y CAO 016 de 2014. Condición: En verificación de la base de registros presupuestales remitidas por el funcionario de presupuesto Juan Alberto López Piraneque en auditoria del mes de marzo al proceso de proyectos , se observó que el registro presupuestal No. 32714 y el certificado de disponibilidad Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 28 de 36 presupuestal 19914 correspondientes a la CAO 016 de 2014 y cuyo objeto es “ADQUISICION DE MATERIAL ESPECIAL DE VIDRIO PARA CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS SECUNDARIOS DE MEDICION Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS PRIMARIOS DE MEDICION DE LAS MAGNITUDES QUIMICAS DE PH Y CONDUCTIVILIDAD ELECTROLITICA PARA EL AREA DE ANALISIS ELECTROQUIMICO”, fueron liberados. Se verificó que la CAO 016 de 2014 tanto el expediente como en el libro donde se registra la relación de CAOS no muestra que esta se encuentre anulada, cuando su CDP y Registro Presupuestal fueron liberados a través de solicitud a la Coordinación Financiera. El registro gráfico de que no fue anulado es el siguiente: Criterio: Normas presupuestales - Decreto Ley 111 de 1996, donde se establece la obligatoriedad del certificado presupuestal y el registro presupuestal. Causa: Falta de comunicación entre las diferentes áreas ante cambios en la gestión financiera y contractual. Consecuencia o efecto: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 29 de 36 En el área jurídica el contrato está vigente a la fecha. OBSERVACIÓN No. 18. Plan de mejoramiento. Aún se encuentra pendiente de desarrollar los siguientes hallazgos con su correspondiente acción de mejora: DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO No hay creación oportuna de usuario en SIIF para el funcionario que remplace al responsable del registro de operaciones de caja menor de gastos generales y de viáticos. ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA Actualizar el procedimiento A1Procedimiento A1-01-P-11 01-P-11, incluyendo el Actualizado con el requerimiento de crear con 3 requerimiento de crear con 3 días hábiles de antelación el Procedimiento A1-01-P-11 días de antelación el usuario usuario SIIF cuando se Actualizado SIIF, cuando se generen generen periodos de periodos de vacaciones o vacaciones o remplazo del remplazo del titular del usuario. titular del usuario. Se evidencia que los CDP emitidos para la legalización de gastos de caja menor (gastos Aclarar el proceso financiero de generales y de viaje) no reembolsos de caja menor en presentan formato de solicitud el Procedimiento A1-01-P-03 de certificado de disponibilidad presupuestal. Actualizar el procedimiento A1-01-P-03 (Expedición Disponibilidad Presupuestal) en conjunto con el Procedimiento A101-P-11 (Caja Menor) Procedimientos actualizados y armonizados con la actividad de Reembolsos de Caja Menor. NOTA: OBSERVACIÓN No. 19. CUENTAS POR PAGAR. No fueron suministradas por lo tanto no se pudo verificar su constitución RECOMENDACIONES RECOMENDACIÓN No. 1. Desarrollo del proceso contable Se sugiere diseñar e implementar políticas propias para el manejo de los activos, aplicarlas de forma consistente, dado que de manera importante y significativa contribuye y aporta información al proceso contable, sabiendo que la realidad económica se expresa mediante hechos económicos que pueden ser reales y formales. De otro lado y con respecto a la información procesada desde otras áreas y específicamente por ejemplo a través de herramientas como el módulo de activos de Stone se sugiere realizar una autoevaluación del aporte que está dando al proceso contable y adelantar las gestiones Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 30 de 36 para garantizar oportunamente información veraz y confiable. RECOMENDACIÓN No. 2. Políticas contables Se sugiere definir, documentar y dar a conocer al interior de la entidad las políticas contables que deben aplicarse y tener en cuenta en el desarrollo del proceso contable, bajo el marco de los principios, normas, técnicas y procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, toda vez que vienen siendo comentadas año a año a través de las notas a los estados financieros, pero que en el desarrollo de la entidad pueden contribuir por lo menos a: Adelantar gestiones administrativas por parte de los responsables de la información de carácter financiero Garantizar información confiable y completa, útil para o en la toma de decisiones Permitir verificaciones, validaciones y en general comprobación de información contable procedente de diferentes áreas. RECOMENDACIÓN No. 3. Conciliaciones bancarias Para efectos de practicidad en una revisión e incluso en el seguimiento a partidas conciliatorias se sugiere acompañar el formato del cuadre con el auxiliar de la cuenta generado desde el Sistema Integrado de Información Financiera, dado que por circunstancias de otra índole no ha sido asignado el usuario de consulta para efectos de la auditoría de este proceso. RECOMENDACIÓN No. 4. Inversiones Se sugiere incorporar el cuadro resumen como documento del Sistema Integrado de Gestión dado que por ejemplo el que fuera adjunto al comunicado de la realización de la inversión forzosa del mes de marzo de 2015 (15-242-0) presenta información que soporta la negociación realizada y surte inquietud si corresponde al documento relacionado del numeral 7 en el ítem 4; además de que puede constituir evidencia de la revisión y aprobación otorgada por quienes tienen el deber formal de hacerlo. De otro lado y si ha de ser acogida la sugerencia se propone para efectos de presentación o estética al documento dar título a las cifras que son relacionadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito público, dado que en el caso del cual se hace mención no se presenta, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen capturada desde el ejemplo: Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 31 de 36 De otro lado y si es considerada como oportunidad de mejora la actualización del procedimiento para constitución de inversiones forzosas de títulos de tesorería TES (A1-01P-09), se sugiere incluir en el mismo los términos o plazos para la realización de las actividades. Adicional a lo anterior y si ha de tenerse en cuenta la sugerencia podría incluirse en el formato datos informativos como fechas, llamadas efectuadas, comentarios u observaciones aclaratorias. RECOMENDACIÓN No. 5. Actas de conciliación de ingresos Se sugiere para efectos de visualizar, dimensionar, realizar seguimiento y/o verificación de manera práctica además de totalizar los conceptos, incluir subtotales para diferenciar vigencias, etc. Para realizar un análisis y/o lograr acentuar control sobre los servicios dejados de prestar pagados o no, se sugiere señalar además del número del recibo de caja la fecha de emisión del mismo e incluir el tiempo que tiene de cancelado el servicio o de prestado sin que haya sido cancelado. Desde la dimensión del detalle de las actas de conciliación se propone efectuar una revisión integral de la estructura del proceso y por ende de los procedimientos (de cursos de capacitación y gestión de ingresos) toda vez que se evidencian oportunidades de mejora para la interacción que tienen entre si los dos procesos; con ocasión de la oportunidad y/o la fecha de la prestación de servicios. Por lo aquí manifestado a modo de ejemplo se puede citar el caso del cliente Biomerieux Colombia SAS en donde el mismo canceló el curso de NTC 17025 y en oficio de la Subdirección de servicios (14-586-3) se le informa el recibo de la solicitud de aplazamiento y además le advierte que en caso tal de que no sea posible ofrecer Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 32 de 36 el servicio durante el mismo año en que fue solicitada la capacitación, el dinero se abonaría a la siguiente vigencia; sugerencia esta que se realiza a través de comunicados pero no por expreso cumplimiento de directrices o políticas en la materia documentadas y dispuestas oficialmente por la entidad. De no ser posible la revisión y/o actualización del procedimiento de cursos de capacitación básicamente en lo que a la actividad número 7 del numeral 6.2 del procedimiento de cursos de capacitación (M1-02-P-01) se refiere se sugiere diseñar y documentar las políticas para atender casos como estos y no generar reprocesos ni acumulación de recursos de varias vigencias y que no son de propiedad de la entidad, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen RECOMENDACIÓN No. 6. Propiedades Planta y Equipo Se sugiere implementar controles administrativos para la elaboración y presentación de los estados contables, de tal modo que las áreas responsables de remitir información que Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 33 de 36 constituye insumo para la elaboración de estados financieros y/o reportes, goce de veracidad y por ende refleje la realidad económica de la entidad, dado que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. Adicional a lo anterior y por las oportunidades de mejora que surten a partir de herramientas como Stone para el módulo en funcionamiento se sugiere también implementar controles de tipo operativo que incluyan por ejemplo verificaciones, conciliaciones de cuentas, análisis y realizar la depuración y/o ajustes cuando a ello hubiere lugar y verdaderamente cumpla su cometido como herramienta para mejora y optimización de los procesos. RECOMENDACIÓN No. 7. Avalúo Técnico El Plan General de la Contabilidad Pública define el valor en libros como el neto resultante de la sumatoria algebraica del costo histórico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien mueble o inmueble, según sea el caso. Así las cosas y para efectos de tener un valor actualizado del inmueble donde funciona la entidad se sugiere realizar la valoración técnica del terreno y la edificación, máxime cuando ha sido objeto de remodelaciones y mejoras en los dos últimos años y el último estudio técnico realizado fue en 2011 por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. RECOMENDACIÓN No. 8. Información financiera en la web Se sugiere eliminar los anuncios de información inexistente o en su defecto atender los lineamientos dados a través del manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea y la Ley de transparencia en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. RECOMENDACIÓN No. 9. Presentación información a diferentes instancias. Se recomienda al Coordinador Financiero establecer controles de seguimiento a los informes que debe rendir por parte del proceso financiero y específicamente con la información contable. RECOMENDACIÓN No. 10. Coordinar SIIF – Nación. Se recomienda que en cumplimiento al Decreto 2674 de 2012: Artículo 14, la Secretaria General o quien haga sus veces, designe un funcionario del nivel directivo o asesor para Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 34 de 36 que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, para que sea el enlace oficial entre la Entidad y el Administrador del Sistema. RECOMENDACIÓN No. 11. Roles activos en el SIIF - Nación. Se recomienda crear controles ante la desvinculación de contratistas o funcionarios que no posean roles activos en los sistemas de información. RECOMENDACIÓN No. 12. Grupo de gestión Financiera. Se recomendar establecer claramente las funciones de los coordinadores de grupos de trabajo. RECOMENDACION No. 13. Reservas presupuestales. Se recomienda que en la constitución de reservas se encuentran justificadas por el ordenador del gasto y no un visto bueno en comunicados de solicitud de constitución de la reserva. Se recomienda que al establecer las reservas se constituyan por razones que se generen en hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que obliguen a trasladar el recibo de los bienes y servicios a la próxima vigencia de constitución del compromiso y no a una debilidad en la planeación contractual. Se recomienda fortalecer la planeación del recibo de los bienes o servicios para que se de en la vigencia que se adquiere el compromiso. Se recomienda dar cumplimiento al principio de anualidad presupuestal y no distorsionar la contabilidad presupuestal cuando con la constitución de patrimonios autónomos se les trasladan los recursos aun cuando no se han recibido efectivamente los bienes y servicios. RECOMENDACIÓN No. 14. Pago de vacaciones. Se recomienda dar cumplimiento al Decreto 1045 de 1978, Artículo 18º.- Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado. Se recomienda establecer mecanismos de comunicación entre los procesos y en especial recordar al grupo de talento humano los plazos establecidos para el pago de vacaciones: Se entiende que el posible incumplimiento se presenta en talento humano. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 35 de 36 HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERO RECOMENDACIÓN No. 15. Contrato 038 – 2015 Se recomienda dar estricto cumplimiento por parte del supervisor de las cláusulas contractuales. Se recomienda validar la posibilidad de modificar el proceso de pago e involucrar el soporte o copia virtual de la forma de pago de los contratos para la verificación efectiva por parte del proceso financiero de los requisitos de pago y así establecer un control en el pago. De igual forma, se recomienda modificar el procedimiento y que reposen en el expediente soportes de las órdenes de pago con los soportes que dieron origen a estos. RECOMENDACIÓN No. 16. CDP y Registro Presupuestal Se recomienda dar estricto cumplimiento a los procedimientos A1-01-P-03 y A1-01-P-04 y establecer claramente quien ejerce las funciones de jefe de presupuesto. RECOMENDACIÓN No. 17. Anulación CDP, registros presupuestales y CAO 016 de 2014. Se recomienda comunicar entre los diferentes procesos los cambios que se presenten en el proceso de Gestión Financiera e involucrarlo dentro de los procedimientos del SIG del Instituto. RECOMENDACIÓN No. 18. Plan de mejoramiento. Se recomienda involucrar en el plan de mejoramiento las dos acciones pendientes de mejora de la auditoria anterior. Código: C1-01-F-03 INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Versión: 01 Página 36 de 36 OTRAS RECOMENDACIONES Realizar cierre mensual y entregar informe con la misma periodicidad (mensual) a la Alta Dirección de por lo menos Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, para que esta misma forma se conozca la situación de la entidad y no esperar al cierre de la vigencia la presentación que viene realizando al siguiente año. Se sugiere dar continuidad a la realización de arqueos sorpresivos dando alcance y cumplimiento a la disposición del decreto 2768 de 2012, al igual se recomienda remitir copia de los arqueos a las cajas menores realizados por el área financiera al área de Control Interno. Se recomienda llevar un control de la información solicita y brindada en las auditorias por parte de los auditados. Evaluar los riesgos surgidos en este informe e involucrarlos en el mapa de riesgos para su debido control. Al igual de realizar revisiones periódicas de evaluación de riesgos para su actualización. Se recomienda establecer mecanismos de comunicación efectivos entre los procesos para garantizar información confiable en cada uno de los procedimientos, como por ejemplo que reposen y se envíen los originales en los expedientes contractuales los CDP y registros presupuestales. NOTA 1: Se programa una verificación específica en el programa de auditorías de Control Interno para su respectiva evaluación de las cuentas por pagar y de las conciliaciones bancarias. NOTA 2: Tener en cuenta todas las recomendaciones adicionales que se dieron en la reunión de cierre. ELABORÓ: María Margarita Peña Vargas REVISÓ: Sandra Lucía López Pedreros
