CENTRO DE BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIO SENA MOSQUERA MICHAEL LEONARDO SANABRIA LANCHEROS FICHA 2068861 GESTION DOCUMENTAL INSTRUCTORA. FREDY MORENO 29 DE MAYO DEL 2020 Dentro de las políticas genéricas de la organización es decir qué tipo de información es, si es pública, si es privada, qué tipo de legislación aplica conforme a la constitución de la compañía la del tipo de compañía los documentos constitutivos y toda la parte normativa y legislativa de la documentación también incluimos las políticas de acceso a la información es decir quiénes pueden acceder a qué tipo de información tanto en una clasificación interna como en una clasificación externa definiendo perfiles para los diferentes accesos a la información y también dentro de las políticas pues hablamos de las políticas de conservación de la documentación ahí básicamente hablamos de todo lo que tiene que ver con la política de manejo de documentación histórica desde qué fechas hasta qué fechas se mantienen es importante tener en cuenta que parte de las políticas con de conservación de la documentación deben también estar alineadas con la regulación o con la normatividad que rigen al sector de la empresa en el que se está implementando el sistema de gestión documental dado que hay entidades de control y entidades externas que exigen unos niveles de preservación o de conservación documental de históricos de determinados periodos si es por ejemplo en el sector financiero la superintendencia financiera puede definir unos lineamientos de manejo de información histórica de clientes si en los diferentes sectores también entonces esto hace que las políticas que defina la compañía en términos de conservación de la documentación pues tenga en cuenta estos criterios entonces dentro de las políticas de la gestión documental encontramos tres políticas básicamente la política genérica de la documentación este está como un políticas genéricas la documentación también hablamos de las políticas de conservación documental y las políticas de acceso a la información bien sea para usuarios internos o para usuarios externos de igual manera entonces uno de los otros de las fases que debe comprender la implementación de un sistema de gestión documental está asociado a las herramientas que debe o sobre las cuales se va a desarrollar el sistema de gestión documental cuando hablamos de las herramientas entonces hablamos ya desde el punto de vista de las del sistema de gestión documental sobre qué herramientas trabajar por ejemplo mapas de documentos cuadros de clasificación calendario de conservación y acceso y cada uno de ellos con sus respectivas lineamientos y características entonces el siguiente punto es crear las herramientas del sistema de gestión documental y dentro de esas herramientas entonces hablamos por ejemplo de mapas documentos cuadros de clasificación y calendarios de conservación piense que todo está completamente alineado los calendarios de conservación deben ir alineados a las políticas de conservación de los documentos los mapas de documentos corresponden al inventario de los documentos que se mueven para la organización y cuáles son sus características mientras que los cuadros de calificación hacen referencia a la función de la organización del tipo de documento de la temática es decir allí se pueden trabajar sobre mapas de procesos bien sea por área por departamento o por tipo de actividades de igual manera entonces una otra de las fases que se debe tener en cuenta dentro de la implementación de un sistema de gestión documental está asociado a la automatización y aquí nos incorporamos en el uso de herramientas ofimáticas y de herramientas tipos software entonces en la automatización es muy importante tener en cuenta que la automatización define las herramientas ofimáticas y las herramientas informáticas y tecnológicas sobre las cuales se va a fundamentar el sistema de gestión documental y es muy importante tener en cuenta que esas herramientas tecnológicas deben estar deben estar alineadas con los procesos de la compañía como lo comenté en la clase anterior podemos tener un muy buen sistema de gestión documental un muy buen software de sistema de como sistema de gestión documental pero si ese software no está condicionado a los procesos propios de la compañía realmente no va a ser eficiente su uso me va a dar los resultados esperados entonces la automatización implica que las herramientas del software o las herramientas tecnológicas que se utilicen dentro del sistema de gestión documental estén alineados con los procesos de la compañía y específicamente también con sus políticas para que sea realmente un un sistema eficiente de igual manera entonces es importante que así como debe existir una automatización de herramientas debía haber un proceso formativo y este proceso es muy importante ya que es importante que las diferentes [Música] digamos los diferentes estamentos y toda la la empresa en general dentro de toda la pirámide de manera general todos tengan el conocimiento claro de cómo opera el sistema de gestión documental de su compañía entonces ahí viene un proceso muy grande que es el proceso formativo e informando y no solamente informando sino formando capacitando a las personas a los diferentes colaboradores desde las diferentes desde las diferentes capas de la pirámide organizacional en la cual todos tengan acceso al conocimiento de cómo opera el sistema de gestión documental sí entonces ahí deben haber cursos debe haber una parte de jornadas pedagógicas jornadas de capacitación a los funcionarios a los empleados y colaboradores para que todos conozcan cómo opera y cómo funciona el sistema de gestión documental de la compañía este proceso es muy importante porque son las personas que operan en los sistemas son las personas que introducen y son las entradas de la información que maneja toda la compañía entonces es importante que esas esas entradas de información sean limpias y esa y esa limpieza de la información depende en gran parte de lo que de lo que generan de lo que ingresan sus colaboradores por ejemplo como hablábamos en nuestra clase anterior podemos tener un muy buen sistema de un muy buen software en la gestión documental pero si por ejemplo las personas que trabajan en servicio al cliente no diligencia en todos los datos de los clientes correctamente pues ahí ya tenemos una entrada de información errada que por lo tanto va a contaminar la información para los diferentes frentes con esa información se manejan informes reportes y todas ese tipo de información va a salir errada si desde su inicio desde su origen desde la entrada se captura mayor entonces es muy importante ese proceso formativo que logre sensibilizar a las personas con él con el manejo de la gestión documental y también sobre la incorporación de los nuevos procesos el sistema de gestión documental incorpora unas modificaciones y unos desarrollos de nuevos procesos eso significa que todas las personas deben estar informadas especialmente las involucradas en cómo va a operar este sistema de gestión documental conocer cuál es el proceso y cómo intervienen cada uno de ellos en el proceso y finalmente posterior al proceso formativo pues debe haber un proceso de control y de seguimiento este proceso de control y seguimiento básicamente regularmente las empresas los definen a través de indicadores indicadores de calidad operación y de gestión entonces ahí hablamos de los indicadores que nos permiten conocer si estamos cumpliendo con el sistema de gestión documental o si se está logrando los resultados esperados dentro del sistema de gestión documental y nos permite monitorear de manera general el cumplimiento de las diferentes áreas o de las áreas involucradas en el desarrollo de este sistema de gestión documental estas son las fases principales que se definen dentro de la incorporación de un sistema de gestión documental dentro de la compañía y asociado a estas fases entonces encontramos unos pasos que son los pasos si ustedes ven en esta diapositiva de manera general cuáles son los aspectos que involucran cada una de esas fases toda la parte el desarrollo del entendimiento del modelo de negocio y asociar los procesos de gestión documental toda la parte del diseño del sistema de gestión documental sobre qué herramientas se va a desarrollar y toda la parte de monitoreo esto es de manera general entonces las fases que comprenden el sistema de gestión documental hablemos ahora un poco acerca de la normatividad y como las normas o cual es primero que todo son las normas que hablan sobre los sistemas de gestión documental dentro de las dentro de las empresas dentro del ámbito organizacional existe algo que conocemos nosotros que son las normas y son las normas iso definen unos estándares así que si bien no son de obligatorio cumplimiento y son normas de desarrollo de mejores prácticas que permiten a las compañías trabajar de manera eficiente desde diferentes frentes o diferentes aspectos existen diferentes normas iso y existen muchas normas iso que hablan sobre las que involucran a la parte de la gestión documental desde diferentes enfoques nosotros no se nos centraremos en hablar de dos normas importantes la norma iso 9001 y ya voy a explicar que es ella y la norma iso 15 489 del 2001 por qué no hablar de las otras bueno existen muchísimas normas asociadas que involucran la el desarrollo y el manejo de la documentación el archivo la gestión documental en general pero existe una norma que digámoslo es la norma sobre la cual nos vamos a centrar que es la norma del sistema que define el sistema de gestión documental y es la norma 15 489 pero porque cuando hablamos de la 15 489 hablamos de la iso 9001 aquí voy a hacer una una 'buena una pequeña aclaración y voy a primero a hablar un poco de las definiciones generales y la iso tiene diferentes normas en función del desarrollo del sistema de gestión de calidad existen muchas normas la iso 9000 es habla sobre los sistemas de gestión de calidad de los fundamentos y vocabulario está en la base de la familia de las normas hizo y describe de manera general los principios de la gestión de la calidad dentro de las organizaciones posteriormente aparece la norma 9 iso9001 que es la que estructura los requisitos para para generar o para desarrollar un sistema de gestión de calidad a nivel organizacional entonces a partir de los lineamientos de cuáles son los requisitos que debe tener un sistema de gestión de calidad dentro de una compañía se definen unos lineamientos que involucran unos procesos e involucra la gestión documental si si bien la norma iso9001 no es la norma del sistema de gestión documental involucra unos procesos documentales y unos buenos desarrollos de prácticas que involucran la gestión documental por lo tanto dado que este es un tema de gestión de calidad pues entonces la norma iso 9001 es un referente para nosotros no obstante la norma iso9001 habla de manera general sobre el sistema de gestión de calidad y en los requisitos para hablar del sistema de gestión documental específicamente existe una norma que es la norma 15 489 del 2001 que vemos acá qué es la norma que sí específica la estructura del sistema de gestión documental entonces esta norma está iso9000 esta norma hizo 15 489 define la estructura general de las fases y de las etapas que debe comprender la implementación de un sistema de gestión documental como ustedes pueden observar en el documento pues entonces se habla de manera general de cuáles son los puntos que aborda esta norma 15 489 teniendo en cuenta que la base de esta norma 1589 es la norma iso9001 en la cual se definen los estándares del sistema de gestión de los requisitos del sistema de gestión documental entonces teniendo en cuenta estos estos dos aspectos pues entonces hablamos de la gestión documental de la norma 15 489 es importante tener en cuenta que esta norma 15 489 define unos lineamientos de la gestión documental en en dos partes una la parte de generalidades información y documentación y una segunda parte que habla sobre las directrices de la información y la documentación entonces dentro de los aspectos que comprende la norma hizo 15 489 define los objeto y el campo de aplicación las normas que hacen referencia también a que involucra del sistema de gestión documental el marco reglamentario define los requisitos de la gestión de los documentos hablando de los principios del plan de gestión de documentos y de las características de un documento habla también del diseño y de la implementación del sistema de gestión de documentos desde el punto de vista general y desde el punto de vista específico de las características que debe tener el lsd el sistema de gestión documental cómo desarrollar el diseño e implementación del sistema de gestión de calidad cuál es la metodología para diseñar e implementar el sistema de gestión documental cuáles son los procesos y los controles asociados a la gestión de los documentos hay habla de la determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema de los plazos de conservación de la incorporación de los documentos de la clasificación y el almacenamiento y la manipulación de manera general también entonces habla de la supervisión y la auditoría y de los procesos de formación frente a la implementación de un sistema de gestión documental este es una norma bastante amplia que pues define tanto la generalidades como las directrices para mantener dentro de una organización un sistema de gestión documental estable partiendo de los conceptos de calidad que recomienda y que define la norma iso9001 entonces aquí vuelvo a hacer la aclaración la norma iso 9001 se enfoca en la en la implementación del sistema de gestión de calidad pero al hablar del sistema de gestión de calidad dentro de una compañía necesariamente involucra hablar de la gestión de los documentos sí y ya a partir de esas de esas directrices en términos del procedimiento de la gestión documental aparece la ley 15 489 que ya amplía el concepto y define cómo estructurar un sistema de gestión documental entonces la norma iso9001 habla de la calidad mientras que la norma iso 15 489 habla específicamente de la gestión documental en el material de estudio que les he dejado también hay otras otras normativas que hacen parte del desarrollo de los sistemas de gestión documental tengan los en cuenta porque también hacen parte de los definen también los elementos importantes a considerar en todo el manejo de documentos dentro de la organización teniendo en cuenta que estas son las dos normas base para trabajar en el desarrollo de un sistema de gestión documental con esto entonces finalizamos esta sesión recuerden que posterior a esta sesión ustedes van a encontrar en plataforma el quiz correspondiente a esta sesión y con ello damos por finalizada esta segunda actividad gracias
