Organización de Eventos Deportivos: Guía del Módulo II

DIPLOMADO VIRTUAL
GESTIÓN DEPORTIVA
MÓDULO
II
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS DEPORTIVOS
MÓDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Tiempo destinado: 20 horas
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
BIENVENIDOS AL SEGUNDO MÓDULO DEL DIPLOMADO EN
GESTIÒN DEPORTIVA
INTRODUCCIÓN
El deporte en el ojo del Huracán o la mediocridad de la dirigencia.
No importa la envergadura del evento, las personas a la cabeza de la organización deben
estar a la altura de los acontecimientos que se celebran. Un torneo de barrio, unos juegos
Interclases, un curso de capacitación, unos Juegos Nacionales, etc… requieren de gestión,
visión y análisis en el contexto que se realizará dicho evento.
La historia reciente de los Juegos Nacionales 2015, es una muestra de organización fallida,
desconocimiento gerencial o simple negligencia burocrática.
LOS JUEGOS NACIONALES 2015 TOCARON FONDO
“Una vez finalizados los Juegos Nacionales
2012, iniciaron las justas de Tolima y
Chocó, pero sólo los dirigentes del Tolima
fueron a recibir la bandera, Chocó no tenía
conocimiento y no estuvo en el acto oficial,
primer
paso
en
falso
de
una
organización que en ese momento no
tuvo director designado.
La siguiente noticia que afectó el buen
proceso fue la fecha. Habitualmente los
Juegos se hacen cada cuatro años, pero
esta edición se adelantó uno, del 2016 al
2015, una reducción en el tiempo que daba un menor margen de error para cumplir
con la construcción y remodelación de escenarios. Era el 2013 y no había director
designado.
Para 2014 se dio apertura a la presentación de los diseños de los escenarios, que por
inexperiencia de las regiones, quedaron mal hechos y tuvieron que volver a
hacerlos, ya con pérdida de tiempo significativa, porque terminaba el 2014, no habían
empezado obras y tampoco había director.
Pero para Botero el principal error fue “porque se le entregaron las obras de cinco
escenarios a un solo consorcio, Coldeportes no estuvo de acuerdo, manifestamos que
debería ser un contratista por obra y el alcalde, finalmente, le entregó todas las obras a un
sólo contratista, y luego lo recargaron con tres obras más, para ocho que dificultan la
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entrega a tiempo de los escenarios”, un tema que el periodista tolimense José Alberto
Ortiz, de Caracol Radio Cali reiteró, recordando que “en Cali vivimos esa experiencia con
los Juegos Mundiales, pero se le dio la construcción a diferentes consorcios,
generando una sana competencia para ver qué concesionario terminaba de mejor forma y
más rápido las obras”.
Pero más a fondo fue Nelson Ascencio, periodista deportivo ibaguereño de Caracol
Televisión, quien cree que “los Juegos sufrieron por falta de planeación, gestión y
sentido de pertenencia. Los dirigentes y los políticos de turno fueron inferiores al reto que
asumieron cuando pidieron la sede de Ibagué para los Juegos Nacionales. No tuvieron
peso ante Coldeportes para exigir que las partidas económicas salieran a tiempo”.
Y éstas son las voces de los ciudadanos al ver y sentir unas malas decisiones
administrativas:
En una columna de opinión, Santiago Cruz comentó que “esa no es la Ibagué que yo
conozco, y ciertamente no es la Ibagué en la que quiero que mis hijos crezcan. Yo conozco
y soy testigo de una Ibagué repleta de gente que cuando se propone algo lo saca adelante,
que pone el bien común por encima del propio, y esa es mi Ibagué”.
Y ese sentimiento lo comparte Nelson Ascencio, quien aseguró que “como tolimense siento
vergüenza nacional por haberle quedado mal al país, a los deportistas y a los
patrocinadores. Nos quedó grande el compromiso. Queda demostrado que la dirigencia
política tiene acabada a la ciudad y ahora atentó contra la imagen de la ciudad. Dejaron
morir a la ciudad deportivamente hablando, no aprovecharon semejante vitrina tan grande
para mostrar las cosas positivas de la capital musical de América”.
“El sentimiento es de tristeza, desazón e inconformidad por la falta de capacidad de
nuestros dirigentes, de frustración porque se desfigura la razón de ser de los Juegos”,
dijo José Alberto Ortiz.
Tomado de EL UNIVERSAL, Bogotá 18 de 0ctubre de 2015.
CONTENIDO
Para la realización de cualquier evento es fundamental tener en cuenta los factores
internos y externos que afectarán el buen desarrollo de las actividades a realizarse. La
participación de las personas y disposición del tiempo determinado para cada paso del
evento se enmarcan en fases que se deben tener muy claras. Y las áreas, que son el
manual de funciones operativas para la ejecución del proyecto.




Factores.
Fases.
Áreas.
Ciclo PHVA.
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FACTORES INCIDENTES EN EL DESAREROLLO DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS.
FACTORES EXTERNOS
Factor Político: Si el evento es de carácter regional o nacional, es importante el apoyo del
poder político, además de las instituciones públicas y privadas.
Es deber de los gestores deportivos alcanzar el máximo rendimiento de los aportes por
parte de la empresa privada y de los entes gubernamentales, así como aprovechar el
apoyo logístico que ellas brindan. Ellas no están volcadas al deporte, sino a la promoción
de sus productos, en los primeros y de recibir recompensas electorales de los segundos.
Factor Económico: Hacer el análisis de las posibilidades de asumir el costo total de la
inversión en el evento, o la manera de financiación por parte de agentes externos, sin que
ello tergiverse la escencia real de dicho evento, para asegurar dividendos que se originan
de éstas actividades.
Factor Estructural: Son las posibilidades de obtención de equipamento y escenarios.
Convenios con otras organizaciones para el préstamo de éstos y personal, por medio de
contraprestaciones o pago en efectivo para obtener movilidad, alimentación y bienestar de
todas las personas que participan en la organización o disfrutan del evento.
Factor Impacto: Se deben considerar, en lo posible, todos los aspectos del entorno donde
se desarrolle el evento, aspectos como el económico, cultural y de orden social deberían
ser tomados en cuenta para que las actividades que se realicen impacten de manera real
y genere un legado a las personas del lugar.
FACTORES INTERNOS
Factor Organizacional: La envergadura de un evento se disfraza de las capacidades de
quienes organizan, a la cabeza de un líder con comportamientos apropiados a la situación,
con habilidades de conocimiento, técnicas y fundamentalmente humanas, una gran
capacidad de toma de decisiones,.que sea capaz de reunir a las personas en torno a ideas
y acciones. Con visión para aprovechar el nivel técnico y estructural de su organización
para realizar eventos.
Factor Experincia: Para el tipo de eventos que se realizan fuera de la organización es
muy importante el factor experiencia, porque es uno de los aspectos que más impera en la
adjudicación de eventos por licitación. La experiencia del organizador reduce
incertidumbres y da confiabilidad.
Pero si el evento es al interior de la organización, unas buenas bases de liderazgo y una
planeación acertada podrían acercar el éxito en cualquier evento que se realice. Una
ayuda a nivel interno es la utilización del ciclo PHVA (P = planear; H = hacer; V = verificar y
A = Ajustar). Adoptar el ciclo PHVA orienta a la organización de cualquier evento,
mejorando las herramientas que se emplean para el desarrollo de cada una de las fases y
nos permite tomar decisiones de cambio para lo que no se realizó bien y a tiempo y
potencializar las oportunidades con respecto a lo que se hizo bien.
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Factor Tiempo: El tiempo es el mejor aliado de la planeación, pero en el campo de batalla
de la improvisación y de las decisiones herradas es el peor enemigo.
Priorizar apropiadamente los objetivos y metas del evento nos permitirá hacer un excelente
uso de nuestro tiempo y el de todos. Nuestro producto es el insumo que da vida a otro
proceso dentro de la organización y el desarrollarlo a tiempo es la muestra de un trabajo
bajo parámetros de calidad.
Algunas actividades o acciones que me permiten optimizar el tiempo son:
 Estructurar un Plan de Estudio.
 Tener una agenda personal.
 Realizar una lista diaria de actividades.
 Priorizar actividades.
 Tener una excelente comunicación con toda la organización del evento.
 Evitar el uso excesivo del celular en comunicaciones personales, fuera del contexto
del evento.
 Evitar las visitas inesperadas, realizar una agenda de proveedores.
 Excelente presentación personal y de mi puesto de trabajo.
 No posponer cosas o situaciones que son prioridad.
 No permitir trabajos inconclusos.
 No puedo darme el lujo de las Distracciones.
 Y a su debido tiempo saber decir NO:
Factor de recursos propios: La mesura y la austeridad han permitido crear mejores e
inigualables eventos en la historia del campo deportivo.
Medellín 2010 fue una historia conmensurable en el reciente acontecer de las
organizaciones en eventos deportivos en Suramerica.
“Definitivamente Colombia hizo moñona en los IX Juegos
Suramericanos Medellín 2010, que culminan este martes.
En lo deportivo, conquistó por primera vez en la historia el título general,
y en lo organizativo, fue un ejemplo para los demás países de la región,
que se fueron boquiabiertos por la excelencia de los escenarios
deportivos y la hospitalidad de los anfitriones.
La pregunta que muchos se hacen, entonces, es por
qué fuera de casa no somos tan efectivos. Para ellos,
hay varias respuestas. La primera es que el nivel de
planificación deportiva y el desarrollo de los
entrenamientos esta vez fue eficaz. El Comité
Olímpico Colombiano, Coldeportes, las federaciones
y ligas trabajaron de la mano y los frutos están a la
vista.
Y de la mano de los recursos se abrió la posibilidad de
capacitar mejor a los técnicos nacionales, contratar
extranjeros (como en el caso del tiro con arco, judo, boxeo y
lucha) y tener la asesoría permanente de sicólogos.
Y justamente este balance hace que la dirigencia nacional
vaticine un mejor futuro en las próximas competencias del
ciclo olímpico. “Es una muestra de que el deporte de alto
rendimiento del país viene progresando, porque los
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dirigentes dejamos de ser inmediatistas. Ahora trabajamos proyectos de mediano y
largo plazo”, agregó el director del Comité Olímpico Colombiano Baltazar Medina.
Tomado de El Espectador, 11 de junio de 2015
Factor Coste de Oportunidad: Son los factores que me llevan a escoger y realizar un
evento y renunciar a otro y esa escogencia esta determinada por unos intereses sociales,
económicos, culturales, políticos y estratégicos. Es una decisión de coste oportunidad, que
explica José Luis Fanjul Suarez en los métodos de valoración de inversiones, que
consideran la viabilidad del evento (VAN, TIR)
Factor Incertidumbre: Algunos eventos al ser de menor envergadura producen menos
estrés y hay una mayor certeza de éxito, bien porque se tiene experiencia en su
organización o porque tienen una menor complejidad, una corta duración y por ende los
plazos para su planeación y realización no son tan largos. Por otro lado la poca
experiencia, una alta complejidad del evento en su planeación y realización presenta una
gran incertidumbre que requiere Planes Alternativos, de tipo técnico y estructural, para su
desarrollo.
FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Muchos autores señalan diversas fases para la realización de un evento. Depende de la
complejidad y el alcance de éste poder hacer un análisis, una planeación y posteriormente
un control al desarrollo del total de las actividades, desde el inicio hasta el final del evento.
Fase Analítica: Es la recepción de propuesta
del evento, en donde se estudia toda la
magnitud de éste, poniendo en frente los pro
y los contra, sin ocultar el más mínimo detalle,
situando el evento al alcance de nuestra
organización y poder decidir las acciones que
tomaremos como organizadores.
Ésta es la fase en donde dispondremos de
todas las herramientas que
nuestra
organización o departamento tiene para la
realización del evento en recursos económicos, humanos y de infraestructura, para la
aceptación o claudicación de ponerlo en marcha.
Al final de éste análisis se realiza un informe en donde se consignen las estrategias para la
realización del evento, cómo se colmarán las expectativas de quien participa del evento y
cuál es el valor agregado que nuestra organización ofrece.
Algunas acciones que me facilitarían estas tareas son:
 Búsqueda, recogida y análisis de la información.
 Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados.
 Preparación, confección de un dossier del proyecto con la información recogida.
 Elaboración del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseño del evento.
El responsable de esta fase es el comité organizador.
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Fase de Planeación: Esta es la etapa de programación y elaboración del plan estratégico
para la realización del evento. Esta Fase responde la mayoría de preguntas: ¿Qué se
quiere? ¿Cómo se quiere? ¿Porqué se quiere? ¿Para qué se quiere?
Si se toma la decisión de realizar el evento, respondiendo sí al hecho de que es una
actividad viable, se establecen los alcances y objetivos del evento. Se tipifica el evento en
cuánto a las características: duración, infraestructura, recursos económicos y humanos,
características de la actividad deportiva y los posibles convenios con otras instituciones.
Las acciones en esta fase son un poco más elaboradas por que se basan en las
recopilaciones de la fase analítica y son:





Elaboración de Memoria inicial del evento: primer diseño del evento
Estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes técnicos y financieros.
Discusión y reajuste.
Elaboración del plan estratégico.
Campaña de difusión del evento.
En esta fase es muy importante la difusión del evento, pués nos dice qué grado de
aceptación o de aversión tendrá, en las personas, las actividades que se realizarán y poder
tomar decisiones con respecto a cambios sobre la marcha y poder cumplir con las
expectativas iniciales del evento.
Tareas claves:
Organigrama funcional: Esta tarea permite visualizar el Plan estratégico. Define
categorías y puestos de trabajo, clarifica jerarquías, delimita funciones y responsabilidades,
establece relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicación entre
las partes.
Establecer áreas para la realización del evento: La estructura en áreas depende de la
dimensión del evento, de las necesidades del mismo, de las características técnicas del
acontecimiento deportivo y de la capacidad organizativa de la empresa.
Plan de acción: El “Plan de Acción”, el “Mapa de ruta” para ir de A (donde estamos) a B
(fecha del evento). El Plan de Acción debe ser sensato, sencillo de seguir, útil, claro,
concreto, flexible (reajustable), realista (factible)
Para realizar un plan de acción que se ajuste a los estándares internacionales se pueden
utilizar las técnicas PERT / CPM y GANTT. El método PERT (Técnica de programación,
Evaluación y Reajuste, Program Evaluation Review Technique) y su forma simplificada: el
método del progreso –camino- crítico CPM (Critical Path Method), se utilizan para
identificar las etapas esenciales de la realización de un proyecto y su encadenamiento, las
actividades críticas, a fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y
temporales de los que se dispone, el orden cronológico en el desarrollo de estas acciones,
la fecha final de realización, sus implicaciones económicas, etc.
El calendario del diagrama de GANT es un sistema de disposición lógico – temporal de las
tareas previstas en la consecución de un proyecto. Muestra el tiempo en el eje de abscisas
y las actividades en el eje de ordenadas, indicando el principio y fin de las mismas
mediante un trazado continuo. Además especifica qué tareas secuenciales no pueden
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superponerse, que tareas independientes se pueden solapar, o las tareas cuyo comienzo
depende de la finalización de otra u otras.
A continuación mostramos para conocimiento general lo que son las técnicas PERT –
CPM:
PERT y CPM fueron desarrollados en la década de los cincuenta para ayudar a los
gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos.
CPM apareció en 1957, como una herramienta desarrollada por J. E. Kelly de Remigton
Rand y M. R. Walker de Dupont.
Independientemente PERT fue desarrollado en 1958 por la Marina de EEUU.
PERT y CPM difieren un poco en terminología y en construcción de la red, pero sus
objetivos son comunes. El análisis usado en ambos es muy similar.
La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres estimados de tiempo para cada
actividad con sus probabilidades asociadas de que ocurran. Sirven para calcular valores
esperados y desviaciones estándar para los tiempos de cada actividad.
CPM asume que los tiempos de cada actividad son conocidos con certeza y por tanto se
tiene un solo tiempo para cada actividad.
PERT/Costo es una técnica que combina los beneficios de PERT y CPM. Los tres son
importantes porque pueden responder las preguntas más críticas acerca del avance de un
proyecto:
 ¿Cuándo concluirá el proyecto?
 ¿Cuál es la probabilidad de que concluya a tiempo?
 ¿Cuáles son las actividades críticas?
 ¿Cuáles son las actividades con holgura?
 ¿Está el proyecto dentro de lo programado?
 ¿Está el proyecto dentro del presupuesto?
 ¿Hay suficientes recursos disponibles para concluir el proyecto a tiempo?
 Si queremos abreviar el tiempo, ¿Cómo hacerlo al menor costo?
Tiempos estimados en PERT.
El PERT usa tres tiempos o duraciones estimadas para cada actividad.
Para cada actividad en PERT se debe determinar un tiempo OPTIMISTA, un tiempo
PROBABLE y un tiempo PESIMISTA. Con estos tres valores calculamos el tiempo de
conclusión o duración esperados y la respectiva varianza. Asumiendo que estos tiempos
siguen la Distribución de Probabilidad “Beta”
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El responsable en esta fase es el Comité Ejecutivo
Fase de Control: Última fase en la elaboración del proyecto, tanto a nivel financiero como
organizativo, político, social y deportivo. Incluye realización de Memoria, publicación de
resultados del evento, reproducción de imágenes, recopilación de notas de prensa, análisis
de resultados de encuestas y estadísticas, liquidación, reuniones post evento del comité
organizador y ejecutivo y, en ocasiones disolución de los mismos (sociedades creadas al
efecto).
En la Memoria se incluyen datos, encuestas, notas de prensa, informes sobre errores
cometidos, problemas detectados y desviaciones, modificaciones realizadas, valoración de
cada fase y de cada área por los responsables directos y valoración conjunta, estadísticas
y análisis de resultados. Con ello se consigue información sobre desviación de lo previsto
con lo realizado, eficacia de las acciones, búsqueda de alternativas para posteriores
proyectos, comunicación a los diferentes Comités del evento. Es conveniente impulsar la
objetividad, la transparencia y la autocrítica. La Memoria con todos los datos se archiva y
se puede editar un informe para diversas instituciones y organizaciones que lo soliciten. Un
apartado importante y obligado de esta evaluación lo constituyen los informes económicofinancieros. Por lo que es importante realizar el Balance del evento, la cuenta de
resultados, diseñar una serie de ratios económicos, la auditoría.
Las ratios financieros también llamadas razones financieras o indicadores financieros,
son coeficientes o razones que proporcionan unidades contables y financieras de medida y
comparación, a través de las cuales, la relación (por división) entre si de dos datos
financieros directos, permiten analizar el estado actual o pasado de una organización, en
función a niveles óptimos definidos para ella. Los analistas financieros utilizan ratios
financieros para comparar las fortalezas y debilidades de distintas empresas, y la evolución
en el tiempo de las empresas.
ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO
En las áreas de un evento se recogen todas las funciones en la ejecución del proyecto.
Independientemente del organigrama del evento, aunque relacionado, existen áreas
visibles, para centralizar en cada una, las diferentes tareas antes señaladas. Al frente de
todas ellas hay un responsable y detrás de éste, personal con tantas tareas como sea
necesario. Ello implica, por tanto, disponer de un organigrama, una estructura organizativa
dentro de cada área, un plan de necesidades de puestos de trabajo, un presupuesto para
cada una y un plan de coordinación con todas las demás áreas, pero especialmente de
unas con algunas. Cada evento requiere una organización más conveniente según sus
características, de forma que las áreas en la organización del evento están supeditadas a
sus planes estratégico, estructural y operativo, a las dimensiones del mismo, a la
macroestructura de la organización que lo lleva a cabo, a la complejidad o a la tipología de
evento. Y por tanto, éstas pueden variar de un evento a otro.
Michel Desbordes propone diferentes áreas en las que es importante enmarcar el evento y
que se servirán de apoyo entre ellas para el éxito del evento.
Entre ellas destacamos:
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ÁREA DE MARKETING
 Tiene como objetivo principal la venta del evento a diferentes mercados.
 Diseña y produce la campaña de publicidad de la organización y del evento en sí.
 Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentación del
mercado.
 Decide, diseña, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos,
uniformes, obsequios para participantes y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc.
Promoción:
 Decide, diseña el mensaje y la campaña de promoción del evento en diferentes
medios, a distintos mercados, por diferentes medios (web, correo electrónico,
prensa, películas, revistas, televisiones, otros actos, en competiciones deportivas,
vallas publicitarias, avionetas, dípticos, etc.)
 Diseña programas paralelos deportivos para la promoción del evento: eventos
populares.
 Decide, produce, contrata, productos de promoción y merchandising: camisetas,
mascotas, bolígrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografías
autografiadas.
 Diseña y planifica la distribución de entradas. Diseña, coordina la fuerza de ventas.
Publicaciones:
 Diseña canalización de recogida de información y distribución.
 Diseña, edita, publicaciones del evento: dípticos, carteles, páginas web, etc.
 Decide y elabora los documentos y publicaciones de prestigio e imagen del evento:
reportajes, películas, libros, póster, etc.
 Decide, diseña, edita material impreso, papelería: entradas, invitaciones, carné,
taquillaje.
ÁREA DE PROTOCOLO
 Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones,
transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc.
 Decide, diseña ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos, ceremonias,
llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos, intervenciones,
apertura y clausura, azafatas, etc.
 Diseña, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc.
 Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten.
 Realiza el calendario de actos y ceremonias.
ÁREA TÉCNICO DEPORTIVA
 Decide actuaciones en el desarrollo de la competición deportiva.
 Coordina actuación de jueces, árbitros, cronometradores, anotadores, jefes de pista.
 Detalla calendario y franjas diarias de competición, horarios de actuaciones. Marca
pautas horarias de pruebas.
 planifica ensayos de competición, con horario de entrenamientos y de
competiciones, circulaciones de deportistas, jueces, etc.
 Supervisa las normas federativas y complementarias referidas a concursos y
competiciones.
 Controla participantes, resultados, doping, coordinándose con otras áreas.
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ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS
 Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad,
venta, alquiler, regalo de productos y promoción del evento.
 Diseña estrategias para la búsqueda de patrocinadores y acciones comerciales con
otras empresas, para la venta del evento y para la fidelización de los patrocinadores.
 Diseña y organiza la colaboración entre los medios de comunicación, el evento y los
patrocinadores y espónsores.
 Diseña y organiza las acciones de relaciones públicas entre los patrocinadores y
espónsores y el público general.
 Lleva la relación con los Medios de difusión: prensa, radio, televisión.
 Informa sobre el acto: su estado de evolución y su desarrollo. difusión, promoción.
 Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios.
 Dispone de locutores y prepara su actuación, horarios, lugares, acreditaciones.
 Prepara, coordina, dirige las ruedas de prensa.
 Prepara información: recopila noticias de diferentes áreas, de interés general.
 Recopila fotografías e imágenes para las publicaciones.
 Elabora comunicados, dossieres de prensa, conferencias, participa en las
entrevistas.
 Diseña un sistema computerizado de clasificación junto con el área de Tecnología.
ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN
 Diseña el sistema de comunicaciones: intercomunicadores, megáfonos,
radiotransmisores.
 Diseña la comunicación por red de toda la organización: intranet, etc.
 Diseña puestos de tecnología, para la recepción, tratamiento y envío de información
de todo tipo: datos competición, estadísticas, etc.
 Confecciona programas informáticos apropiados al evento.
 Da soporte técnico y de mantenimiento a los operadores.
 Supervisa la tecnología en instalaciones, material, deportivo: mantenimiento,
cumplimiento de exigencias técnicas, etc.
 Gestiona los resultados informatizados de las competiciones, y del resto.
ÁREA ECONÓMICA Y ADMINISTRACIÓN
 Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento, por áreas, por tareas, por
partidas.
 Realiza negociaciones económicas.
 Realiza las compras de bienes y el pago de haberes.
 Gestión y control económico-financiero y fiscal.
 Controla inscripciones, permisos, seguros, documentación, autorizaciones.
 Levanta actas de reuniones.
Recursos Humanos:
 Diseña puestos, categorías y características de puestos de trabajo: salarios,
vacaciones.
 Realiza la gestión de personal: captación, selección, contratación, formación, etc.
 Determina tipos de contratación de diferentes tipos de recursos humanos.
 Realiza gestión de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones.
 Realiza gestiones de subcontratación, externalización de servicios y contrataciones.
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 Impulsa estrategias de motivación, plus de productividad.
Acreditaciones:
 Diseña las necesidades de acreditaciones.
 Diseña circulaciones de personas según
restringidos.
acreditación:
lugares
comunes,
Asesoría Jurídica:
 Solicita permisos, licencias, seguros.
 Supervisa documentación legal de contratos, licencias, reglamentos, seguros …
 Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias.
 Da cobertura legal a todas las áreas.
LOGÍSTICA
 Infraestructura, instalaciones y equipamiento:
 planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos,
cronometrajes, señalización, vestuarios, circulaciones, iluminación, etc.
 Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio,
pancartas, andamios, equipo de megafonía, escenarios, etc.
 Diseña un plan de actuación de mantenimiento y reparación de averías y roturas,
tanto de infraestructuras como de instalaciones deportivas.
 Confecciona el horario de uso de las instalaciones.
 Cataloga, almacena, ordena pedidos y material.
 Recoge, desmonta, guarda, material.
 Decide, dispone, prevé circulaciones de personas, material, y vehículos.
 Acondiciona, mantiene, instalaciones y equipamiento deportivo, espacios deportivos
y no deportivos.
Alojamiento:
 Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues
apropiados.
 Prepara recepción, distribución de habitaciones, coordina ocupación.
 Organización del catering: selección, supervisión menús, compra y abastecimiento
necesario.
Transporte:
 Decide, selecciona, contrata, medios de transporte más adecuados.
 Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la policía
municipal.
 Circulación de vehículos, de entrada, salida, recorridos. Así como la seguridad y
vigilancia en los estacionamientos y circulaciones.
 Se ocupa del aparcamiento de vehículos en diferentes zonas: público, participantes,
autoridades.
 Solicita permisos en caso de invadir lugares públicos.
 Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehículos.
 Atención a disminuidos.
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Seguridad:
 Realiza la valoración de la dificultad en cada momento para crear servicios de
seguridad.
 Diseña plan de seguridad y evacuación con área médica y protección civil.
 Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones, espectadores,
participantes, VIPS, equipamientos, etc.
 Diseña plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prevé actuación en
caso de que ocurran.
 Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandálicos: envases de cristal,
bengalas, palos.
 Dispone la seguridad y el control en la entrada de público: circulaciones, localización
de asientos.
 Decide, coloca paneles indicadores. Situación, dirección, ubicación, etc.
 Se coordina con entidades públicas y privadas: Bomberos, Protección Civil, Policía
Nacional, etc.
Asistencia Médica:
 Elabora manual de actuación, evacuación, emergencia, prevención riesgos.
 Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal, ambulancias, equipos
sanitarios, lugares de ubicación.
 Controla actuaciones en materia de dopaje.
 Presta asistencia médica y de urgencia.
 Coordina con organismos de apoyo: Protección Civil, Cruz Roja, etc.
CICLO PHVA
El ciclo de Deming (de Edwards Deming), también conocido como círculo PDCA (del
inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)
o espiral de mejora continua, es una estrategia de mejora continua
de lacalidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por
Walter A. Shewhart. Es muy utilizado por los sistemas de gestión de
la calidad (SGC) y los sistemas de gestión de la seguridad de la
información (SGSI).
Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las
empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y
servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes,
optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del
mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización.
De una manera más coloquial el Ciclo PHVA nos permite tener una visión más clara de los
procesos en curso:
1. (P) Para qué hago las cosas.
2. (H) Cómo las voy a realizar.
3. (V) Evaluar su resultado.
4. (A) Realizar los ajustes a las actividades, de acuerdo a los resultados de la
evaluación.
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PLANEAR (PLAN)
Se establecen las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado.
Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las
especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Cuando sea
posible conviene realizar pruebas de preproducción o pruebas piloto para probar los
posibles efectos.
Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.
Detallar las especificaciones de los resultados esperados.
Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los
requisitos especificados.
HACER (DO)
Se ejecuta el plan estratégico, lo que contempla: organizar, dirigir, asignar recursos y
supervisar la ejecución, mientras se recopilan datos para verificarlos y evaluarlos en los
siguientes pasos.
VERIFICAR (CHECK)
Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y
analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se
han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada.
Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las
conclusiones.
AJUSTAR (ACT)
Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opción:
Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones
de los procesos.
Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los
procesos.
Documentar el proceso y ofrecer una realimentación para la mejora en la fase de
planificación.
Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las
personas que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver
con la idea de cerrar el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a
los objetivos. Además, no debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones
(implementación) consecuencia del despliegue de los planes (que se desarrolla en el
segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las Acciones")
El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de la
capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel
de la Organización, y en cualquier tipo de proceso, ya que está íntimamente asociado con
la planificación, implementación, control y mejora del desempeño de los procesos. Es
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aplicable tanto en los procesos estratégicos de Alta Dirección como en actividades
operacionales simples.
Por ejemplo, si una empresa telefónica planea mejorar el servicio a sus suscriptores y para
ello, decide modernizar sus centrales telefónicas (Planificar). Esto lo puede lograr
adquiriendo 40 nuevas centrales digitales e instalándolas progresivamente en toda la
ciudad (hacer). Al departamento técnico le ha sido asignado el trabajo de medir los
resultados, en términos del incremento de llamadas efectuadas en las zonas donde las
centrales han sido instaladas y el número promedio de líneas disponibles, a fin de
compararlas con los valores que se obtienen en las centrales analógicas antiguas
(verificar). Con estos resultados, la Gerencia de Planificación de la empresa efectúa los
ajustes y aplica los resultados en la instalación de futuras centrales (actuar).
La consecuencia de esta metodología de trabajo ha sido que los problemas que se han
presentado durante el proceso de instalación han sido resueltos oportunamente por el
equipo, sin causar demoras apreciables en los proyectos originales.
La adopción del ciclo PHVA promueve que la práctica de la gestión vaya en pro de las
oportunidades para que la Organización mejore el desempeño de sus procesos y para que
mantenga los clientes actuales y consiga nuevos clientes. Una vez identificada un área de
oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a cabo. Luego se verifican los
resultados de la implementación de tal cambio y, según estos resultados, se actúa para
ajustar el cambio o para comenzar el ciclo nuevamente mediante la planificación de nuevos
cambios.
Un evento deportivo es una empresa de poca duración. Los elementos aquí expuestos son
una herramienta para el gestor. No todas las herramientas se emplean o aplican para los
eventos que a diario realizamos en nuestro que hacer, pero nos orientarán y disminuirán
los riesgos que implica la improvisación.
El Taller sobre el Ciclo PHVA aumentará nuestra capacidad de operación efectiva,
minimizando los errores que se cometen por falta de planeación y de preveer lo necesario
para el éxito de cualquier evento o proyecto.
En este Taller sólo se debe realizar: El PLANEAR, El HACER y en el VERIFICAR sólo las
preguntas de satisfacción. Lo que dice OJO, ESTE ESPACIO NO SE LLENA, no se
realiza. El AJUSTAR tampoco se realiza, sólo trae los cuadros para que les queden de
modelo y los puedan usar.
Adelante a Planear tu Proyecto.
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BIBLIOGRAFÍA
Revista Internacional de Medicina y Ciencias de la Actividad Física y el Deporte.
Gonzalez M. A, Gestión de Proyectos
José Luis Fanjul Suárez, Análisis de las operaciones financieras.
Michel Desbordes, Organiser un événement sportif.
W. Edwards Deming, Calidad, Productividad y Competitividad: la salida de la crisis,
Madrid, Ediciones Díaz de Santos, 1989.
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