GUÍA DIDÁCTICA 2 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
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DIPLOMADO VIRTUAL GESTIÓN DEPORTIVA MÓDULO II ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS MÓDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Tiempo destinado: 20 horas RESULTADO DE APRENDIZAJE: BIENVENIDOS AL SEGUNDO MÓDULO DEL DIPLOMADO EN GESTIÒN DEPORTIVA INTRODUCCIÓN El deporte en el ojo del Huracán o la mediocridad de la dirigencia. No importa la envergadura del evento, las personas a la cabeza de la organización deben estar a la altura de los acontecimientos que se celebran. Un torneo de barrio, unos juegos Interclases, un curso de capacitación, unos Juegos Nacionales, etc… requieren de gestión, visión y análisis en el contexto que se realizará dicho evento. La historia reciente de los Juegos Nacionales 2015, es una muestra de organización fallida, desconocimiento gerencial o simple negligencia burocrática. LOS JUEGOS NACIONALES 2015 TOCARON FONDO “Una vez finalizados los Juegos Nacionales 2012, iniciaron las justas de Tolima y Chocó, pero sólo los dirigentes del Tolima fueron a recibir la bandera, Chocó no tenía conocimiento y no estuvo en el acto oficial, primer paso en falso de una organización que en ese momento no tuvo director designado. La siguiente noticia que afectó el buen proceso fue la fecha. Habitualmente los Juegos se hacen cada cuatro años, pero esta edición se adelantó uno, del 2016 al 2015, una reducción en el tiempo que daba un menor margen de error para cumplir con la construcción y remodelación de escenarios. Era el 2013 y no había director designado. Para 2014 se dio apertura a la presentación de los diseños de los escenarios, que por inexperiencia de las regiones, quedaron mal hechos y tuvieron que volver a hacerlos, ya con pérdida de tiempo significativa, porque terminaba el 2014, no habían empezado obras y tampoco había director. Pero para Botero el principal error fue “porque se le entregaron las obras de cinco escenarios a un solo consorcio, Coldeportes no estuvo de acuerdo, manifestamos que debería ser un contratista por obra y el alcalde, finalmente, le entregó todas las obras a un sólo contratista, y luego lo recargaron con tres obras más, para ocho que dificultan la DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 1 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS entrega a tiempo de los escenarios”, un tema que el periodista tolimense José Alberto Ortiz, de Caracol Radio Cali reiteró, recordando que “en Cali vivimos esa experiencia con los Juegos Mundiales, pero se le dio la construcción a diferentes consorcios, generando una sana competencia para ver qué concesionario terminaba de mejor forma y más rápido las obras”. Pero más a fondo fue Nelson Ascencio, periodista deportivo ibaguereño de Caracol Televisión, quien cree que “los Juegos sufrieron por falta de planeación, gestión y sentido de pertenencia. Los dirigentes y los políticos de turno fueron inferiores al reto que asumieron cuando pidieron la sede de Ibagué para los Juegos Nacionales. No tuvieron peso ante Coldeportes para exigir que las partidas económicas salieran a tiempo”. Y éstas son las voces de los ciudadanos al ver y sentir unas malas decisiones administrativas: En una columna de opinión, Santiago Cruz comentó que “esa no es la Ibagué que yo conozco, y ciertamente no es la Ibagué en la que quiero que mis hijos crezcan. Yo conozco y soy testigo de una Ibagué repleta de gente que cuando se propone algo lo saca adelante, que pone el bien común por encima del propio, y esa es mi Ibagué”. Y ese sentimiento lo comparte Nelson Ascencio, quien aseguró que “como tolimense siento vergüenza nacional por haberle quedado mal al país, a los deportistas y a los patrocinadores. Nos quedó grande el compromiso. Queda demostrado que la dirigencia política tiene acabada a la ciudad y ahora atentó contra la imagen de la ciudad. Dejaron morir a la ciudad deportivamente hablando, no aprovecharon semejante vitrina tan grande para mostrar las cosas positivas de la capital musical de América”. “El sentimiento es de tristeza, desazón e inconformidad por la falta de capacidad de nuestros dirigentes, de frustración porque se desfigura la razón de ser de los Juegos”, dijo José Alberto Ortiz. Tomado de EL UNIVERSAL, Bogotá 18 de 0ctubre de 2015. CONTENIDO Para la realización de cualquier evento es fundamental tener en cuenta los factores internos y externos que afectarán el buen desarrollo de las actividades a realizarse. La participación de las personas y disposición del tiempo determinado para cada paso del evento se enmarcan en fases que se deben tener muy claras. Y las áreas, que son el manual de funciones operativas para la ejecución del proyecto. Factores. Fases. Áreas. Ciclo PHVA. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 2 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS FACTORES INCIDENTES EN EL DESAREROLLO DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS. FACTORES EXTERNOS Factor Político: Si el evento es de carácter regional o nacional, es importante el apoyo del poder político, además de las instituciones públicas y privadas. Es deber de los gestores deportivos alcanzar el máximo rendimiento de los aportes por parte de la empresa privada y de los entes gubernamentales, así como aprovechar el apoyo logístico que ellas brindan. Ellas no están volcadas al deporte, sino a la promoción de sus productos, en los primeros y de recibir recompensas electorales de los segundos. Factor Económico: Hacer el análisis de las posibilidades de asumir el costo total de la inversión en el evento, o la manera de financiación por parte de agentes externos, sin que ello tergiverse la escencia real de dicho evento, para asegurar dividendos que se originan de éstas actividades. Factor Estructural: Son las posibilidades de obtención de equipamento y escenarios. Convenios con otras organizaciones para el préstamo de éstos y personal, por medio de contraprestaciones o pago en efectivo para obtener movilidad, alimentación y bienestar de todas las personas que participan en la organización o disfrutan del evento. Factor Impacto: Se deben considerar, en lo posible, todos los aspectos del entorno donde se desarrolle el evento, aspectos como el económico, cultural y de orden social deberían ser tomados en cuenta para que las actividades que se realicen impacten de manera real y genere un legado a las personas del lugar. FACTORES INTERNOS Factor Organizacional: La envergadura de un evento se disfraza de las capacidades de quienes organizan, a la cabeza de un líder con comportamientos apropiados a la situación, con habilidades de conocimiento, técnicas y fundamentalmente humanas, una gran capacidad de toma de decisiones,.que sea capaz de reunir a las personas en torno a ideas y acciones. Con visión para aprovechar el nivel técnico y estructural de su organización para realizar eventos. Factor Experincia: Para el tipo de eventos que se realizan fuera de la organización es muy importante el factor experiencia, porque es uno de los aspectos que más impera en la adjudicación de eventos por licitación. La experiencia del organizador reduce incertidumbres y da confiabilidad. Pero si el evento es al interior de la organización, unas buenas bases de liderazgo y una planeación acertada podrían acercar el éxito en cualquier evento que se realice. Una ayuda a nivel interno es la utilización del ciclo PHVA (P = planear; H = hacer; V = verificar y A = Ajustar). Adoptar el ciclo PHVA orienta a la organización de cualquier evento, mejorando las herramientas que se emplean para el desarrollo de cada una de las fases y nos permite tomar decisiones de cambio para lo que no se realizó bien y a tiempo y potencializar las oportunidades con respecto a lo que se hizo bien. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 3 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Factor Tiempo: El tiempo es el mejor aliado de la planeación, pero en el campo de batalla de la improvisación y de las decisiones herradas es el peor enemigo. Priorizar apropiadamente los objetivos y metas del evento nos permitirá hacer un excelente uso de nuestro tiempo y el de todos. Nuestro producto es el insumo que da vida a otro proceso dentro de la organización y el desarrollarlo a tiempo es la muestra de un trabajo bajo parámetros de calidad. Algunas actividades o acciones que me permiten optimizar el tiempo son: Estructurar un Plan de Estudio. Tener una agenda personal. Realizar una lista diaria de actividades. Priorizar actividades. Tener una excelente comunicación con toda la organización del evento. Evitar el uso excesivo del celular en comunicaciones personales, fuera del contexto del evento. Evitar las visitas inesperadas, realizar una agenda de proveedores. Excelente presentación personal y de mi puesto de trabajo. No posponer cosas o situaciones que son prioridad. No permitir trabajos inconclusos. No puedo darme el lujo de las Distracciones. Y a su debido tiempo saber decir NO: Factor de recursos propios: La mesura y la austeridad han permitido crear mejores e inigualables eventos en la historia del campo deportivo. Medellín 2010 fue una historia conmensurable en el reciente acontecer de las organizaciones en eventos deportivos en Suramerica. “Definitivamente Colombia hizo moñona en los IX Juegos Suramericanos Medellín 2010, que culminan este martes. En lo deportivo, conquistó por primera vez en la historia el título general, y en lo organizativo, fue un ejemplo para los demás países de la región, que se fueron boquiabiertos por la excelencia de los escenarios deportivos y la hospitalidad de los anfitriones. La pregunta que muchos se hacen, entonces, es por qué fuera de casa no somos tan efectivos. Para ellos, hay varias respuestas. La primera es que el nivel de planificación deportiva y el desarrollo de los entrenamientos esta vez fue eficaz. El Comité Olímpico Colombiano, Coldeportes, las federaciones y ligas trabajaron de la mano y los frutos están a la vista. Y de la mano de los recursos se abrió la posibilidad de capacitar mejor a los técnicos nacionales, contratar extranjeros (como en el caso del tiro con arco, judo, boxeo y lucha) y tener la asesoría permanente de sicólogos. Y justamente este balance hace que la dirigencia nacional vaticine un mejor futuro en las próximas competencias del ciclo olímpico. “Es una muestra de que el deporte de alto rendimiento del país viene progresando, porque los DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 4 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS dirigentes dejamos de ser inmediatistas. Ahora trabajamos proyectos de mediano y largo plazo”, agregó el director del Comité Olímpico Colombiano Baltazar Medina. Tomado de El Espectador, 11 de junio de 2015 Factor Coste de Oportunidad: Son los factores que me llevan a escoger y realizar un evento y renunciar a otro y esa escogencia esta determinada por unos intereses sociales, económicos, culturales, políticos y estratégicos. Es una decisión de coste oportunidad, que explica José Luis Fanjul Suarez en los métodos de valoración de inversiones, que consideran la viabilidad del evento (VAN, TIR) Factor Incertidumbre: Algunos eventos al ser de menor envergadura producen menos estrés y hay una mayor certeza de éxito, bien porque se tiene experiencia en su organización o porque tienen una menor complejidad, una corta duración y por ende los plazos para su planeación y realización no son tan largos. Por otro lado la poca experiencia, una alta complejidad del evento en su planeación y realización presenta una gran incertidumbre que requiere Planes Alternativos, de tipo técnico y estructural, para su desarrollo. FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Muchos autores señalan diversas fases para la realización de un evento. Depende de la complejidad y el alcance de éste poder hacer un análisis, una planeación y posteriormente un control al desarrollo del total de las actividades, desde el inicio hasta el final del evento. Fase Analítica: Es la recepción de propuesta del evento, en donde se estudia toda la magnitud de éste, poniendo en frente los pro y los contra, sin ocultar el más mínimo detalle, situando el evento al alcance de nuestra organización y poder decidir las acciones que tomaremos como organizadores. Ésta es la fase en donde dispondremos de todas las herramientas que nuestra organización o departamento tiene para la realización del evento en recursos económicos, humanos y de infraestructura, para la aceptación o claudicación de ponerlo en marcha. Al final de éste análisis se realiza un informe en donde se consignen las estrategias para la realización del evento, cómo se colmarán las expectativas de quien participa del evento y cuál es el valor agregado que nuestra organización ofrece. Algunas acciones que me facilitarían estas tareas son: Búsqueda, recogida y análisis de la información. Conversaciones y reuniones con los diferentes implicados. Preparación, confección de un dossier del proyecto con la información recogida. Elaboración del portafolio, memoria inicial del evento: primer diseño del evento. El responsable de esta fase es el comité organizador. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 5 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Fase de Planeación: Esta es la etapa de programación y elaboración del plan estratégico para la realización del evento. Esta Fase responde la mayoría de preguntas: ¿Qué se quiere? ¿Cómo se quiere? ¿Porqué se quiere? ¿Para qué se quiere? Si se toma la decisión de realizar el evento, respondiendo sí al hecho de que es una actividad viable, se establecen los alcances y objetivos del evento. Se tipifica el evento en cuánto a las características: duración, infraestructura, recursos económicos y humanos, características de la actividad deportiva y los posibles convenios con otras instituciones. Las acciones en esta fase son un poco más elaboradas por que se basan en las recopilaciones de la fase analítica y son: Elaboración de Memoria inicial del evento: primer diseño del evento Estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes técnicos y financieros. Discusión y reajuste. Elaboración del plan estratégico. Campaña de difusión del evento. En esta fase es muy importante la difusión del evento, pués nos dice qué grado de aceptación o de aversión tendrá, en las personas, las actividades que se realizarán y poder tomar decisiones con respecto a cambios sobre la marcha y poder cumplir con las expectativas iniciales del evento. Tareas claves: Organigrama funcional: Esta tarea permite visualizar el Plan estratégico. Define categorías y puestos de trabajo, clarifica jerarquías, delimita funciones y responsabilidades, establece relaciones de autoridad y dependencia, concreta canales de comunicación entre las partes. Establecer áreas para la realización del evento: La estructura en áreas depende de la dimensión del evento, de las necesidades del mismo, de las características técnicas del acontecimiento deportivo y de la capacidad organizativa de la empresa. Plan de acción: El “Plan de Acción”, el “Mapa de ruta” para ir de A (donde estamos) a B (fecha del evento). El Plan de Acción debe ser sensato, sencillo de seguir, útil, claro, concreto, flexible (reajustable), realista (factible) Para realizar un plan de acción que se ajuste a los estándares internacionales se pueden utilizar las técnicas PERT / CPM y GANTT. El método PERT (Técnica de programación, Evaluación y Reajuste, Program Evaluation Review Technique) y su forma simplificada: el método del progreso –camino- crítico CPM (Critical Path Method), se utilizan para identificar las etapas esenciales de la realización de un proyecto y su encadenamiento, las actividades críticas, a fin de maximizar los recursos humanos, materiales, financieros y temporales de los que se dispone, el orden cronológico en el desarrollo de estas acciones, la fecha final de realización, sus implicaciones económicas, etc. El calendario del diagrama de GANT es un sistema de disposición lógico – temporal de las tareas previstas en la consecución de un proyecto. Muestra el tiempo en el eje de abscisas y las actividades en el eje de ordenadas, indicando el principio y fin de las mismas mediante un trazado continuo. Además especifica qué tareas secuenciales no pueden DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 6 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS superponerse, que tareas independientes se pueden solapar, o las tareas cuyo comienzo depende de la finalización de otra u otras. A continuación mostramos para conocimiento general lo que son las técnicas PERT – CPM: PERT y CPM fueron desarrollados en la década de los cincuenta para ayudar a los gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos. CPM apareció en 1957, como una herramienta desarrollada por J. E. Kelly de Remigton Rand y M. R. Walker de Dupont. Independientemente PERT fue desarrollado en 1958 por la Marina de EEUU. PERT y CPM difieren un poco en terminología y en construcción de la red, pero sus objetivos son comunes. El análisis usado en ambos es muy similar. La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres estimados de tiempo para cada actividad con sus probabilidades asociadas de que ocurran. Sirven para calcular valores esperados y desviaciones estándar para los tiempos de cada actividad. CPM asume que los tiempos de cada actividad son conocidos con certeza y por tanto se tiene un solo tiempo para cada actividad. PERT/Costo es una técnica que combina los beneficios de PERT y CPM. Los tres son importantes porque pueden responder las preguntas más críticas acerca del avance de un proyecto: ¿Cuándo concluirá el proyecto? ¿Cuál es la probabilidad de que concluya a tiempo? ¿Cuáles son las actividades críticas? ¿Cuáles son las actividades con holgura? ¿Está el proyecto dentro de lo programado? ¿Está el proyecto dentro del presupuesto? ¿Hay suficientes recursos disponibles para concluir el proyecto a tiempo? Si queremos abreviar el tiempo, ¿Cómo hacerlo al menor costo? Tiempos estimados en PERT. El PERT usa tres tiempos o duraciones estimadas para cada actividad. Para cada actividad en PERT se debe determinar un tiempo OPTIMISTA, un tiempo PROBABLE y un tiempo PESIMISTA. Con estos tres valores calculamos el tiempo de conclusión o duración esperados y la respectiva varianza. Asumiendo que estos tiempos siguen la Distribución de Probabilidad “Beta” DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 7 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS El responsable en esta fase es el Comité Ejecutivo Fase de Control: Última fase en la elaboración del proyecto, tanto a nivel financiero como organizativo, político, social y deportivo. Incluye realización de Memoria, publicación de resultados del evento, reproducción de imágenes, recopilación de notas de prensa, análisis de resultados de encuestas y estadísticas, liquidación, reuniones post evento del comité organizador y ejecutivo y, en ocasiones disolución de los mismos (sociedades creadas al efecto). En la Memoria se incluyen datos, encuestas, notas de prensa, informes sobre errores cometidos, problemas detectados y desviaciones, modificaciones realizadas, valoración de cada fase y de cada área por los responsables directos y valoración conjunta, estadísticas y análisis de resultados. Con ello se consigue información sobre desviación de lo previsto con lo realizado, eficacia de las acciones, búsqueda de alternativas para posteriores proyectos, comunicación a los diferentes Comités del evento. Es conveniente impulsar la objetividad, la transparencia y la autocrítica. La Memoria con todos los datos se archiva y se puede editar un informe para diversas instituciones y organizaciones que lo soliciten. Un apartado importante y obligado de esta evaluación lo constituyen los informes económicofinancieros. Por lo que es importante realizar el Balance del evento, la cuenta de resultados, diseñar una serie de ratios económicos, la auditoría. Las ratios financieros también llamadas razones financieras o indicadores financieros, son coeficientes o razones que proporcionan unidades contables y financieras de medida y comparación, a través de las cuales, la relación (por división) entre si de dos datos financieros directos, permiten analizar el estado actual o pasado de una organización, en función a niveles óptimos definidos para ella. Los analistas financieros utilizan ratios financieros para comparar las fortalezas y debilidades de distintas empresas, y la evolución en el tiempo de las empresas. ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO En las áreas de un evento se recogen todas las funciones en la ejecución del proyecto. Independientemente del organigrama del evento, aunque relacionado, existen áreas visibles, para centralizar en cada una, las diferentes tareas antes señaladas. Al frente de todas ellas hay un responsable y detrás de éste, personal con tantas tareas como sea necesario. Ello implica, por tanto, disponer de un organigrama, una estructura organizativa dentro de cada área, un plan de necesidades de puestos de trabajo, un presupuesto para cada una y un plan de coordinación con todas las demás áreas, pero especialmente de unas con algunas. Cada evento requiere una organización más conveniente según sus características, de forma que las áreas en la organización del evento están supeditadas a sus planes estratégico, estructural y operativo, a las dimensiones del mismo, a la macroestructura de la organización que lo lleva a cabo, a la complejidad o a la tipología de evento. Y por tanto, éstas pueden variar de un evento a otro. Michel Desbordes propone diferentes áreas en las que es importante enmarcar el evento y que se servirán de apoyo entre ellas para el éxito del evento. Entre ellas destacamos: DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 8 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ÁREA DE MARKETING Tiene como objetivo principal la venta del evento a diferentes mercados. Diseña y produce la campaña de publicidad de la organización y del evento en sí. Selecciona, el grupo de mercado al que dirigir sus acciones: segmentación del mercado. Decide, diseña, elabora logotipos, emblemas, anagramas, del evento, trofeos, uniformes, obsequios para participantes y VIPS: medallas, copas, placas, ropa, etc. Promoción: Decide, diseña el mensaje y la campaña de promoción del evento en diferentes medios, a distintos mercados, por diferentes medios (web, correo electrónico, prensa, películas, revistas, televisiones, otros actos, en competiciones deportivas, vallas publicitarias, avionetas, dípticos, etc.) Diseña programas paralelos deportivos para la promoción del evento: eventos populares. Decide, produce, contrata, productos de promoción y merchandising: camisetas, mascotas, bolígrafos, regalos, muestras de recuerdo, logotipos, fotografías autografiadas. Diseña y planifica la distribución de entradas. Diseña, coordina la fuerza de ventas. Publicaciones: Diseña canalización de recogida de información y distribución. Diseña, edita, publicaciones del evento: dípticos, carteles, páginas web, etc. Decide y elabora los documentos y publicaciones de prestigio e imagen del evento: reportajes, películas, libros, póster, etc. Decide, diseña, edita material impreso, papelería: entradas, invitaciones, carné, taquillaje. ÁREA DE PROTOCOLO Lleva relación con los VIPS: invitaciones, asientos, catering, recepciones, transporte, recogida y alojamiento, discursos, etc. Decide, diseña ornamentación y protocolo: etiqueta, banderas, himnos, ceremonias, llegadas, presentaciones, actos oficiales, entrega de trofeos, intervenciones, apertura y clausura, azafatas, etc. Diseña, organiza actos complementarios: culturales, recreativos, etc. Realiza traducciones y asistencia a delegaciones que se soliciten. Realiza el calendario de actos y ceremonias. ÁREA TÉCNICO DEPORTIVA Decide actuaciones en el desarrollo de la competición deportiva. Coordina actuación de jueces, árbitros, cronometradores, anotadores, jefes de pista. Detalla calendario y franjas diarias de competición, horarios de actuaciones. Marca pautas horarias de pruebas. planifica ensayos de competición, con horario de entrenamientos y de competiciones, circulaciones de deportistas, jueces, etc. Supervisa las normas federativas y complementarias referidas a concursos y competiciones. Controla participantes, resultados, doping, coordinándose con otras áreas. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 9 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS Lleva las relaciones comerciales con entidades y empresas a efectos de publicidad, venta, alquiler, regalo de productos y promoción del evento. Diseña estrategias para la búsqueda de patrocinadores y acciones comerciales con otras empresas, para la venta del evento y para la fidelización de los patrocinadores. Diseña y organiza la colaboración entre los medios de comunicación, el evento y los patrocinadores y espónsores. Diseña y organiza las acciones de relaciones públicas entre los patrocinadores y espónsores y el público general. Lleva la relación con los Medios de difusión: prensa, radio, televisión. Informa sobre el acto: su estado de evolución y su desarrollo. difusión, promoción. Dispone de instalaciones y condiciones de trabajo para los medios. Dispone de locutores y prepara su actuación, horarios, lugares, acreditaciones. Prepara, coordina, dirige las ruedas de prensa. Prepara información: recopila noticias de diferentes áreas, de interés general. Recopila fotografías e imágenes para las publicaciones. Elabora comunicados, dossieres de prensa, conferencias, participa en las entrevistas. Diseña un sistema computerizado de clasificación junto con el área de Tecnología. ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA COMUNICACIÓN Diseña el sistema de comunicaciones: intercomunicadores, megáfonos, radiotransmisores. Diseña la comunicación por red de toda la organización: intranet, etc. Diseña puestos de tecnología, para la recepción, tratamiento y envío de información de todo tipo: datos competición, estadísticas, etc. Confecciona programas informáticos apropiados al evento. Da soporte técnico y de mantenimiento a los operadores. Supervisa la tecnología en instalaciones, material, deportivo: mantenimiento, cumplimiento de exigencias técnicas, etc. Gestiona los resultados informatizados de las competiciones, y del resto. ÁREA ECONÓMICA Y ADMINISTRACIÓN Elabora el presupuesto y la contabilidad del evento, por áreas, por tareas, por partidas. Realiza negociaciones económicas. Realiza las compras de bienes y el pago de haberes. Gestión y control económico-financiero y fiscal. Controla inscripciones, permisos, seguros, documentación, autorizaciones. Levanta actas de reuniones. Recursos Humanos: Diseña puestos, categorías y características de puestos de trabajo: salarios, vacaciones. Realiza la gestión de personal: captación, selección, contratación, formación, etc. Determina tipos de contratación de diferentes tipos de recursos humanos. Realiza gestión de horarios, permisos, licencias, bajas, vacaciones. Realiza gestiones de subcontratación, externalización de servicios y contrataciones. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 10 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Impulsa estrategias de motivación, plus de productividad. Acreditaciones: Diseña las necesidades de acreditaciones. Diseña circulaciones de personas según restringidos. acreditación: lugares comunes, Asesoría Jurídica: Solicita permisos, licencias, seguros. Supervisa documentación legal de contratos, licencias, reglamentos, seguros … Crea pliegos de condiciones, reglamentos y normativas propias. Da cobertura legal a todas las áreas. LOGÍSTICA Infraestructura, instalaciones y equipamiento: planifica todas las necesidades de instalaciones: espacios deportivos, cronometrajes, señalización, vestuarios, circulaciones, iluminación, etc. Contrata, alquila, adquiere, dispone todo lo necesario para el evento: podio, pancartas, andamios, equipo de megafonía, escenarios, etc. Diseña un plan de actuación de mantenimiento y reparación de averías y roturas, tanto de infraestructuras como de instalaciones deportivas. Confecciona el horario de uso de las instalaciones. Cataloga, almacena, ordena pedidos y material. Recoge, desmonta, guarda, material. Decide, dispone, prevé circulaciones de personas, material, y vehículos. Acondiciona, mantiene, instalaciones y equipamiento deportivo, espacios deportivos y no deportivos. Alojamiento: Planifica la necesidad de alojamiento: Decide hoteles, residencias, albergues apropiados. Prepara recepción, distribución de habitaciones, coordina ocupación. Organización del catering: selección, supervisión menús, compra y abastecimiento necesario. Transporte: Decide, selecciona, contrata, medios de transporte más adecuados. Coordina salidas, recogidas, llegadas de transportes. Se coordina con la policía municipal. Circulación de vehículos, de entrada, salida, recorridos. Así como la seguridad y vigilancia en los estacionamientos y circulaciones. Se ocupa del aparcamiento de vehículos en diferentes zonas: público, participantes, autoridades. Solicita permisos en caso de invadir lugares públicos. Supervisa el buen funcionamiento y el mantenimiento de los vehículos. Atención a disminuidos. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 11 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Seguridad: Realiza la valoración de la dificultad en cada momento para crear servicios de seguridad. Diseña plan de seguridad y evacuación con área médica y protección civil. Vela por la seguridad e integridad de personas, instalaciones, espectadores, participantes, VIPS, equipamientos, etc. Diseña plan para evitar accidentes, incendios, inundaciones. Prevé actuación en caso de que ocurran. Dispone las medidas oportunas para evitar actos vandálicos: envases de cristal, bengalas, palos. Dispone la seguridad y el control en la entrada de público: circulaciones, localización de asientos. Decide, coloca paneles indicadores. Situación, dirección, ubicación, etc. Se coordina con entidades públicas y privadas: Bomberos, Protección Civil, Policía Nacional, etc. Asistencia Médica: Elabora manual de actuación, evacuación, emergencia, prevención riesgos. Avituallamiento de dotaciones y medios necesarios: personal, ambulancias, equipos sanitarios, lugares de ubicación. Controla actuaciones en materia de dopaje. Presta asistencia médica y de urgencia. Coordina con organismos de apoyo: Protección Civil, Cruz Roja, etc. CICLO PHVA El ciclo de Deming (de Edwards Deming), también conocido como círculo PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua, es una estrategia de mejora continua de lacalidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. Es muy utilizado por los sistemas de gestión de la calidad (SGC) y los sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costes, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización. De una manera más coloquial el Ciclo PHVA nos permite tener una visión más clara de los procesos en curso: 1. (P) Para qué hago las cosas. 2. (H) Cómo las voy a realizar. 3. (V) Evaluar su resultado. 4. (A) Realizar los ajustes a las actividades, de acuerdo a los resultados de la evaluación. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 12 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS PLANEAR (PLAN) Se establecen las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Cuando sea posible conviene realizar pruebas de preproducción o pruebas piloto para probar los posibles efectos. Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso. Detallar las especificaciones de los resultados esperados. Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos especificados. HACER (DO) Se ejecuta el plan estratégico, lo que contempla: organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la ejecución, mientras se recopilan datos para verificarlos y evaluarlos en los siguientes pasos. VERIFICAR (CHECK) Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada. Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones. AJUSTAR (ACT) Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opción: Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos. Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos. Documentar el proceso y ofrecer una realimentación para la mejora en la fase de planificación. Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver con la idea de cerrar el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos. Además, no debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones (implementación) consecuencia del despliegue de los planes (que se desarrolla en el segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las Acciones") El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel de la Organización, y en cualquier tipo de proceso, ya que está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora del desempeño de los procesos. Es DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 13 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS aplicable tanto en los procesos estratégicos de Alta Dirección como en actividades operacionales simples. Por ejemplo, si una empresa telefónica planea mejorar el servicio a sus suscriptores y para ello, decide modernizar sus centrales telefónicas (Planificar). Esto lo puede lograr adquiriendo 40 nuevas centrales digitales e instalándolas progresivamente en toda la ciudad (hacer). Al departamento técnico le ha sido asignado el trabajo de medir los resultados, en términos del incremento de llamadas efectuadas en las zonas donde las centrales han sido instaladas y el número promedio de líneas disponibles, a fin de compararlas con los valores que se obtienen en las centrales analógicas antiguas (verificar). Con estos resultados, la Gerencia de Planificación de la empresa efectúa los ajustes y aplica los resultados en la instalación de futuras centrales (actuar). La consecuencia de esta metodología de trabajo ha sido que los problemas que se han presentado durante el proceso de instalación han sido resueltos oportunamente por el equipo, sin causar demoras apreciables en los proyectos originales. La adopción del ciclo PHVA promueve que la práctica de la gestión vaya en pro de las oportunidades para que la Organización mejore el desempeño de sus procesos y para que mantenga los clientes actuales y consiga nuevos clientes. Una vez identificada un área de oportunidad, se puede planificar el cambio y llevarse a cabo. Luego se verifican los resultados de la implementación de tal cambio y, según estos resultados, se actúa para ajustar el cambio o para comenzar el ciclo nuevamente mediante la planificación de nuevos cambios. Un evento deportivo es una empresa de poca duración. Los elementos aquí expuestos son una herramienta para el gestor. No todas las herramientas se emplean o aplican para los eventos que a diario realizamos en nuestro que hacer, pero nos orientarán y disminuirán los riesgos que implica la improvisación. El Taller sobre el Ciclo PHVA aumentará nuestra capacidad de operación efectiva, minimizando los errores que se cometen por falta de planeación y de preveer lo necesario para el éxito de cualquier evento o proyecto. En este Taller sólo se debe realizar: El PLANEAR, El HACER y en el VERIFICAR sólo las preguntas de satisfacción. Lo que dice OJO, ESTE ESPACIO NO SE LLENA, no se realiza. El AJUSTAR tampoco se realiza, sólo trae los cuadros para que les queden de modelo y los puedan usar. Adelante a Planear tu Proyecto. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 14 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS BIBLIOGRAFÍA Revista Internacional de Medicina y Ciencias de la Actividad Física y el Deporte. Gonzalez M. A, Gestión de Proyectos José Luis Fanjul Suárez, Análisis de las operaciones financieras. Michel Desbordes, Organiser un événement sportif. W. Edwards Deming, Calidad, Productividad y Competitividad: la salida de la crisis, Madrid, Ediciones Díaz de Santos, 1989. DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DEPORTIVA 15 |GUÌA MÒDULO 2: ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
