Producto Académico N° 3 RAUL

GESTIÓN LOGÍSTICA
Producto Académico N° 3
Producto Académico N° 3
Desarrollo de Caso:
El Ferretero Preocupado
Instrucciones:




Caso de resolución individual
Cada estudiante debe analizar el caso propuesto
Desarrolle la tarea propuesta
Para definir el puntaje de tu participación se tendrá en cuenta:
 La calidad y originalidad de tu aporte y la reflexión que
realices.
 Extensión Max. 5 Hojas (Word) Arial 12, espaciado 1.5
 Finalmente remitir sus respuestas, comentarios y aportes a través
de la plataforma en la fecha señalada.
 FECHA DE ENTREGA :
6ta Semana:
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CASO PRÁCTICO
El ferretero preocupado
(Gestión de Almacenes)
INDIVIDUAL
PROPÓSITO: Evaluar la situación propuesta y proponer alternativas de solución así como
un nuevo layout.
____ Adelante…
____ ¿La señorita Nancy Zaide?
portapliegos que traía un sobre cerrado.
___
preguntó
el
joven
____ Sí, soy yo ___ dijo la administradora de la compañía
Gedesa, al verse interrumpida por el bisoño empleado ____, ¿es para
mí?.... gracias.
Se trata del informe que los consultores externos habían
elaborado a pedido del directorio, en razón de los altos costos que se
habían generado ineficiente de los almacenes. Gedesa surgió diez años
atrás como una empresa comercializadora de abarrotes, artículos de
ferretería, farmacia, artefactos y repuestos. La gran variedad de los
productos que ofrecía quizá complicaba el buen manejo del área de los
almacene, particularmente de los materiales que permanecían guardados
por un tiempo excesivo.
Nancy esperaba con ansias el informe, pues había tenido a su cargo
las actividades de abastecimiento como asistente de la Gerencia d
Administración cuando se creó la empresa y, justamente, ella concluía
sus estudios de Administración. En la actualidad, ocupa esa gerencia y
es uno de los ejecutivos de confianza de la Gerencia General del
Directorio. Deseaba leer rápidamente el informe para constatar qué
errores o diferencias existían con lo que ella dejo al ascender al
puesto que desempeña. El documento le fue relevando una serie de
sorpresas pues no se imaginó que la situación fuera tan caótica.
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INFORME DE LA INTERVENCION DE LOS ASESORES EXTERNOS
INTRODUCCION:
En relación con el trabajo que se debe desarrollar basado en el
contenido del presente informe, se deben destacar los siguientes
aspectos:
A.
FINALIDAD:
Las recomendaciones que se detallan deben:
•
Uniformar y corregir situaciones críticas en el área de
almacenamiento y llevar a cabo las soluciones que deben ser implantadas.
•
Involucrar al máximo al personal del área de almacenes de su
empresa para que aporten sus conocimientos, experiencia y colaboren en
la solución de los problemas detectados.
•
Motivar a todo el personal para que, dentro del nuevo enfoque
de los almacenes y de las responsabilidades que les serán asignadas,
ayuden en la eliminación de fallas debidas a ellos como usuarios del
almacén.
B.
COORDINACION
•
La coordinación de la ejecución de las recomendaciones de
acción inmediata debe estar en manos del administrador de la empresa.
De esta manera, se permitirá a esta persona dirigir la solución de los
problemas y tomar el control de los diferentes elementos y dependencias
del almacén que ha tenido bajo sus órdenes.
SITUACION ENCONTRADA
I.
ESPACIO
El local de la empresa cuenta con tres pisos; en ellos almacenan
los diferentes artículos de la siguiente manera:
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PRIMER PISO: consta de dos ambientes, denominados A y B; en el
primero están las oficinas y los servicios, la zona de recepción, carga
y descarga y la zona de embalaje, en un área de 1,341 m2. En el ambiente
B se encuentra una bodega de 1,000 m2, de los que, descontando los
pasillos, quedan 586.59m2 para zona de almacenamiento.
SEGUNDO PISO: consta de dos ambientes, como el primer piso, y con
un total de 1,438.95 m2. Los ambientes, denominados C y D, son similares
a los del primer piso; así, en el C hay oficinas para el personal,
servicios, zona enrejada para resguardo de los artículos “posibles de
perderse”. Descontando los pasillos y las áreas de acceso y tránsito,
el área de 795.04 m2. En el ambiente D se tiene un área de almacenamiento
de 643.91m2, descontando los pasillos.
SÓTANO: es un área de
poca iluminación y en ella
la zona del tanque de agua
real para almacenar llega a
II.
1,112.94 m2 y 2.05 metros de altura. Tiene
está la oficia del encargado de la bodega,
y el área de acceso y tránsito. El espacio
659 m2.
PROBLEMAS ENCONTRADOS
En la zona de almacenamiento, los problemas relacionados con el
espacio son los siguientes:
•
Las bodegas tienen buenas estructuras, pero no existe una
buena disposición de la mercadería dentro de sus áreas
de
almacenamiento, por lo que las actividades de este tipo resultan lentas
y riesgosas, se causa daño a los artículos que se guardan y el personal
se ve obligado a hacer grandes esfuerzos físicos.
•
En el primer piso, los artículos se almacenan por orden de
llegada y
donde se encuentren lugares libres, sin considerar sus
características. La finalidad es aprovechar el espacio máximo y por ello
hay artículos hasta en los pasillos de cada lugar, donde hay andamios,
propiciando que el manejo de los materiales no se haga por los pasillos
o que al hacerlos se produzcan maltratos y deterioros.
•
Otro problema consiste en que, al no contar con estanterías,
se almacenan los artículos en el suelo, en parihuelas de madera muy
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deterioradas por la carga y la humedad, embalados en cajas de cartón o
de madera, lo que disminuye el espacio disponible en un 48% y aumenta
la posibilidad de deterioro de los materiales.
•
En lo que se refiere al embalaje para despachar los pedidos
a los clientes, este se realiza en el primer piso, pero en un área
limitada que dificulta la preparación y el desarrollo del trabajo. Son
frecuentes, por eso, las quejas de los clientes al recibir sus pedidos.
•
En el segundo piso, en el ambiente C, la mercadería se
almacena en cualquier lugar; por ejemplo, en la zona enrejada los
artículos están dispersos por el suelo, almacenados horizontalmente y
agrupados de cualquier manera. El personal indica que lo hacen por
tratarse de material frágil. Esta forma de emplear el espacio en C da
lugar a que en D se tengan problemas por falta d espacio.
•
El almacenamiento en el ambiente D se efectúa en
tres
diferentes maneras: en el suelo, en estanterías de madera y en
estanterías de ángulos ranurados, lo que permite mayor cuidado y
mantenimiento de los artículos. Sin embargo, se desperdicia espacio en
las estanterías porque se hacen estantes regulares, con casilleros
idénticos, aunque no todos los artículos son iguales, o porque, por falta
de espacio, se amontonan las diferentes variedades de materiales. Se
genera así desorden y se retarda la atención y el despacho.
•
Todo lo indicado y la mala señalización de las áreas y los
espacios hacen muy lentas las recepciones y despachos en este ambiente
y en todo el piso.
•
En el sótano existe una mezcla de materiales; allí se guardan
alimentos, insecticidas, perfumería y se producen muchas mermas. En el
espacio se aprovecha al máximo, pues el techo es bajo y casi todo está
casi al ras del mismo. Hay exceso de materiales, lo que hace que se
ocupen los pasillos al saturarse las áreas de almacenamiento.
•
Como en el segundo piso, en el sótano se almacena también en
el suelo, en estantes de madera y de metal. Lo que está en los estantes
produce desperdicio de espacio o amontonamiento; pero en el sótano el
problema es más grave, pues almacenar en el suelo hace que el deterioro
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sea mayor porque la humedad, al dañar las cajas de cartón o madera,
afecta el apilamiento o estiba de ellas; son frecuentes, por eso, las
caídas.
•
Salvo un montacargas tipo elevador, en la empresa no se cuenta
con otros equipos de manejo de materiales ni con aparatos auxiliares.
La manipulación de los artículos, en todos los pisos, se efectúa
manualmente (carga al hombro) o por aparatos guiados por el personal
(carretillas), lo que obligan a emplear a los trabajadores de almacén
en todos los movimientos de la mercadería. Así, se fatiga al personal,
la incidencia de daños en los artículos es mayor y no se aprovecha bien
la zona de almacenamiento.
III. EMBALAJE DE LOS ARTICULOS
•
Este es uno de los puntos principales para el reordenamiento
de los almacenes, en razón de que las dimensiones y la clase de embalaje
con que llegan los artículos son diferentes a las que se emplean para
despacharlos a los clientes. Además, ese aspecto determina el uso del
espacio de almacenamiento y las características de los equipos que se
necesitarán para mover la mercadería al recibirla, guardarla
y
despacharla.
•
Las características físicas de la mercadería procedente de
los proveedores están dadas por las dimensiones y peso del embalaje en
que vienen los artículos; en cambio, la mercadería que se despacha tiene
características físicas y de embalaje muy diferentes y variables, según
el cliente, quien indica que es lo que quiere y cómo, lo cual exige mucho
trabajo para preparar el despacho. Por ejemplo, los artículos de
ferretería, en su mayoría, se despachan por unidad en a venta minorista,
aunque también se suelen emplear unidades establecidas por la empresa
como cientos, docenas, kilos, etc.; en cambio, los abarrotes se despachan
como bultos originales, tal como llegan, salvo en los artículos de baja
rotación, alto precio unitario, unidad muy grande de embalaje o cuando
se trata de clientes especiales.
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•
Todo lo indicado obliga a disponer de un área especial para
la preparación del despacho, según las necesidades de los clientes, que
es muy reducida para el movimiento que se ha observado.
IV.
ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
En este aspecto es importante tener en cuenta las siguientes
situaciones:
•
almacén.
Hay gran cantidad de artículos en cada variedad existente en
•
La posibilidad de controlar las dimensiones y el material de
los embalajes es casi nula, debido a la procedencia de los artículos,
su variedad y las múltiples posibilidades de preparación de los pedidos.
•
El mal ordenamiento de la mercadería en las bodegas, aparte
de no permitir un buen aprovechamiento del espacio, ocasiona un manipuleo
excesivo, lo que origina cuellos de botella tanto en la recepción como
en el despacho y da lugar al deterioro de la mercadería por ubicarla en
lugares no aptos. Así, lo que se almacena en cada piso es lo siguiente:
PRIMER PISO: en bultos originales, los abarrotes. Ejemplo:
conservas, licores, insumos industriales como parafina refinada y
semirrefinada; ferretería de alta rotación, como fluorescentes, cables;
además, insecticidas.
SEGUNDO PISO: similar al primero, con artículos de ferretería,
electrodomésticos, productos farmacéuticos.
SÓTANO: hay también abarrotes y artículos de ferreterías como
sanitarios, cables, piedras de esmerilar, etc., que no tienen sitio ni
en el primer y segundo piso.
Los registros de muchas de las existencias no están al día o no se
lleva control de los movimientos, de modo que no se sabe lo que se tiene.
Preguntas para el debate
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1.
¿Qué implicancias puede tener la empresa después de la situación
señalada en el informe?
- La mayor implicancia seria que la empresa sea quebrada porque
tendría mas perdida que ganancia ya sea por su producción y
área de servicio de despacho ya que se encuentran en áreas no
adecuadas para dichas labores de la empresa.
- Otra implicancia sería una lentitud al momento de desarrollar
sus actividades generando factores como entrega tardía al
momento de haber quedado con un horario establecido para la
entrega.
- También generaría una perdida para la empresa si algún
trabajador se accidenta por la forma y estructura de cómo
esta separadas las cosas en el área de almacenamiento.
- La mala organización del trabajo
- La incompetencia como líderes de los directivos
- La deficiente distribución de tareas
2.
¿Por qué considera usted que la empresa se encuentra en esta
situación?
No realizar planes estratégicos a largo plazo: un proyecto que se centre
exclusivamente en el “aquí y ahora”, sencillamente, no tiene futuro.
entre otras cosas, porque para cuando llegue a darse cuenta de que el
mercado ha cambiado, la mayoría de sus competidores ya tendrán mayor
experiencia utilizando los nuevos principios y herramientas.
Mala gestión financiera de los beneficios: la financiación propia no
debería suponer, bajo ningún concepto, menos de un 40% de los recursos
financieros totales de cualquier proyecto. lo contrario sería más propio
de operaciones de carácter especulativo que de una inversión seria con
visión en el largo plazo.
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La mala comunicación interna por parte de los dueños hacia los
trabajadores, la desmotivación de los empleados al ver los sitios de
trabajos en un estado no común.
3.
Proponga nuevas alternativas de solución.
- Concentrar el esfuerzo en ámbitos organizativos y de
procedimientos puntuales.
- Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
- Si existe reducción de productos defectuosos, trae como
consecuencia una reducción en los costos, como resultado de
un consumo menor de materias primas.
- Incrementar la productividad y dirige a la organización hacia
la competitividad, lo cual es de vital importancia para las
actuales organizaciones.
- Contribuir a la adaptación de los procesos a los avances
tecnológicos.
- Permitir eliminar procesos repetitivos.
- Requerir de un cambio en toda la organización, ya que para
obtener el éxito es necesaria la participación de todos los
integrantes de la organización y a todo nivel.
- Mejorar la continuidad de la calidad exitosa depende de la
capacidad de identificar, priorizar y resolver problemas; un
problema es una desviación entre lo que debería estar
ocurriendo y lo que realmente ocurre, y que sea lo
suficientemente importante para hacer
- Debemos cumplir lo que prometimos. Entrena a tus empleados en
esta primicia básica. Permite que los clientes te brinden
retroalimentación y monitoréala, en caso de no haber cumplido.
- Si el cliente no está satisfecho con nuestro producto o
servicio, vamos a escuchar con atención a todas sus
inquietudes. La mayoría de tus clientes sabe que tal vez no
puedas resolverle todos sus problemas, pero lo que en verdad
desean es a alguien que escuche lo que ha salido mal.
- Cuando las cosas marchan mal, no escondas la cabeza.
Proporciona tu e-mail, página web, dirección, teléfono,
Twitter, etcétera. Facilita la retroalimentación.
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-
4.
Vamos a resolver sus problemas de manera razonable y en
tiempo, o le devolvemos su dinero. Debemos darnos cuenta del
valor de un cliente a largo plazo en lugar de pensar a corto
plazo representado por una venta.
- Debemos admitir cuando hemos cometido un error. Es difícil
aceptar que nos hemos equivocado, sobretodo en una sociedad
que busca la perfección y el “cero defectos”. Pero cuando
admitimos que hemos cometido un error, inmediatamente
desarmamos la ira y frustración de un cliente enojado.
- Capacita a tus empleados. Enséñales a resolver problemas
cuando estos aparezcan, dales poder de decisión. Evita que
tus empleados digan: “Permítame un momento necesito verlo con
mi jefe”.
Proponga un nuevo diseño de distribución física en general para
la empresa.
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