Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. Paper Unidad 1 1. Definición de Proyecto • • • • • Es una planificación que consiste en un conjunto de cosas que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. De conformidad con el Project Management Institute (PMI), "un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único". De estos conceptos, se evidencia que la razón de un proyecto es alcanzar resultados o metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos de este. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. La definición más tradicional o Es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o cause un cambio retroactivo. Esto en definición con la forma más tradicional de trabajar, sobre la base de procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez». 2. Características de un proyecto • De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las características de un proyecto son 4 o La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución. o Una película como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad. o La singularidad es una característica no tan importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia la condición fundamental, única de manejo y propósitos de un proyecto. o Elaboración gradual, la elaboración gradual no es una buena característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 1 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 3. Tipos de proyectos • Un proyecto también es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Por ello, se identifica como proyecto comunitario5 al conjunto de actividades orientadas a crear el producto, servicio o resultado que satisfaga las necesidades más urgentes de una comunidad. Está orientado fundamentalmente por quienes forman parte de la comunidad, puesto que son quienes conocen la situación real de la zona. • Existen múltiples tipificaciones de proyectos, una de ellas los considera como productivos y públicos. o Proyecto productivo: Son proyectos que buscan generar rentabilidad económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos para distintos fines. o Proyecto público: Son los proyectos que buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, los organismos multilaterales, las ONG (organización no gubernamental) y también las empresas, en sus políticas de responsabilidad social. o Proyectos de inversión social: Son los proyectos que buscan contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas orientados frente a una situación problemática, estos proyectos se pueden realizar con financiamiento público o privado, en el ámbito público se da a través de los programas sociales, los mismos que están orientados a los sectores más vulnerables. por otro lado, en el sector privado se da a través de organismos no gubernamentales, los mismos que trabajan con poblaciones que tengan iniciativa de trabajo. El impacto que tiene este tipo de proyectos se mide de manera cualitativa y a largo plazo utilizando herramientas de medición de costos. o Proyecto de vida: Representa, en su conjunto, “lo que el individuo quiere ser” y “lo que él va a hacer” en determinados momentos de su vida, así como las posibilidades de lograrlo (D´Angelo, 1986). o Proyecto científico: El conjunto de planes, ideas y acciones que deben desarrollarse de forma coordinada para alcanzar una meta recibe el nombre de proyecto, siendo científico un adjetivo que menciona su vinculación a la ciencia (la agrupación de métodos, procedimientos y técnicas para generar conocimientos objetivos). o Basándose en el contenido de oficios profesionalizados. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 2 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 4. Etapas de un proyecto • Idea: Consiste en establecer la necesidad u oportunidad a partir de la cual es posible iniciar el diseño del proyecto. La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes razones: o o o Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán en el futuro si no se toma medidas al respecto. Porque existen potencialidades o recursos sub aprovechados que pueden optimizarse y mejorar las condiciones actuales. Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos involucrados. • Diseño: Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tácticas y estrategias a seguir, teniendo como indicador principal el objetivo a lograr. En esta etapa se produce la aprobación del proyecto, que se suele hacer tras la revisión del perfil de proyecto y/o de los estudios de pre-factibilidad, o incluso de factibilidad. Una vez dada la aprobación, se realiza la planificación operativa, un proceso relevante que consiste en prever los diferentes recursos y los plazos de tiempo necesarios para alcanzar los fines del proyecto, y asimismo, en establecer la asignación o requerimiento de personas. • Ejecución: Consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente. • Evaluación: Etapa final de un proyecto en la que este es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados. 5. El ciclo de vida de cada proyecto • Normalmente está definido por el modelo de fases que se utilice y este suele estar determinado por la organización, la industria o, incluso, la tecnología empleada en el proyecto. No es posible determinar de forma genérica las fases de todos los tipos de proyecto, aunque en ocasiones se hace referencia a una estructura genérica del ciclo de vida que se compone de las fases de: o o o Inicio del proyecto, Organización y preparación, Ejecución del trabajo y cierre del proyecto. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 3 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 6. Documentación típica de un proyecto • Importancia (Resumen ejecutivo). • Informe técnico del proyecto (Puede ir como Anexo). o o o o • Informe administrativo. o o o o o • Plan estructurado del proyecto. Plan de control de personal. Otros planes. Manejo de recursos. Plan organizacional del proyecto. Plan de gastos / plazos. Plan de actividades del personal. Plan de gestión de riesgos. Otros planes. Manuales de un proyecto. o o o o Manual técnico. Gestión de configuraciones Manual de usuario. Manual administrativo. 7. Dirección de un proyecto • La concepción de este término ha ido evolucionando a lo largo de las últimas décadas, a la vez que se ha ido transformando el proceso, los métodos y estrategias que se llevan a cabo para su eficaz ejecución. Estos cambios vienen promovidos, a su vez, por la globalización, los avances técnicos o los hábitos de consumo, a los que las empresas deben adaptarse rápidamente si desean alcanzar las metas establecidas, sobrevivir y continuar siendo competitivas. Según el Project Management Institute (PMI) la dirección de proyectos es “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.” De su definición se puede deducir algunas de las peculiaridades que determinan a este proceso, como los elementos que intervienen o su carácter dinámico. 8. Director de proyectos • Un director de proyectos es un experto contrastado que posee habilidades, herramientas de gestión de proyectos, técnicas y conocimientos suficientes para incrementar las posibilidades de éxito de cualquier proyecto empresarial. • Durante la gestión de proyectos, el director de proyectos o Project Manager es la persona que tiene la responsabilidad general de definir correctamente las estrategias de iniciación, planificación, diseño, ejecución, seguimiento, control y cierre de un proyecto. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 4 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. • El director de proyectos debe tener una combinación de habilidades que incluya la capacidad del pensamiento analítico, habilidades comunicativas, liderazgo demostrado, gestión de riesgos, resolución de conflictos, así como otras capacidades de gestión más generales. • Una de las claves fundamentales de un buen director de proyectos es el de reconocer que el riesgo impacta directamente en la probabilidad de éxito de un proyecto y que este riesgo debe medirse formalmente a lo largo de todo el tiempo de vida de dicho proyecto. • Los riesgos surgen de la incertidumbre, y un director de proyectos con éxito será aquel que se centre en esto como su principal preocupación. Un buen director de proyectos puede reducir el riesgo de manera significativa, al fomentar a una política de comunicación abierta, asegurando que cada participante tenga la oportunidad de expresar sus opiniones y preocupaciones con total confianza al resto del equipo. • Un director de proyectos es la figura responsable de tomar decisiones, tanto grandes como pequeñas, en el devenir del proyecto. Debe asegurarse controlar el riesgo en todo momento y minimizar la incertidumbre que lo rodea. Cada decisión que tome director del proyecto debe haberse analizado previamente para tener la total confianza en que será beneficiosa. • Cómo debe ser un buen director de proyectos o o o o o o o o o o Buen motivador Un líder natural Gran orador y comunicador Organizado y eficiente Buen planificador de tiempos y tareas Competente Entusiasta Excelente director de personas Con capacidad de seducción para influir en el rendimiento de su equipo Aportador de soluciones concretas y efectivas • En definitiva, debe ser el líder de la gestión de proyectos y una figura imprescindible en el buen funcionamiento de cualquier organización. • Principales tareas del director de proyectos o Las tareas específicas de un director de proyectos pueden variar de un sector a otro, de una compañía a otra y, a veces, de un proyecto a otro. Pero hay algunas tareas y responsabilidades clave que, si se realizan bien, te ayudarán a completar con éxito tus proyectos. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Definir la estrategia inicial del proyecto; encargarse de la ejecución y supervisión Definir los objetivos y los KPIs necesarios para que el proyecto tenga éxito Identificar a los miembros y empleados más adecuados para la realización con éxito del proyecto Obtener el soporte y asesoramiento necesarios para la gestión, planificación y control del proyecto Será el encargado de la gestión y asignación de recursos y responsabilidades (previsión de costes, selección de subtareas, definición de equipos etc.) Elegir las herramientas que se utilizarán para hacer el seguimiento de las etapas del proyecto Gestionar los riesgos del proyecto, incluido el desarrollo de planes de contingencia Seguimiento del progreso general y el uso de los recursos, iniciando acciones correctivas cuando sea necesario a la vez que debe ser capaz de detectar si hay nuevas necesidades en las tareas Aplicar las modificaciones y cambios necesarios en caso de detectar ineficiencias o desviaciones Será quien haga de enlace con la gerencia o dirección general de la compañía Llevar a cabo una evaluación final del proyecto para verificar el éxito o fracaso del mismo Preparar cualquier tipo de recomendación futuro en proyectos similares Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 5 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 9. Características de la dirección de proyectos • La dirección de proyectos se compone de diversos tipos de procesos, acciones y actividades interrelacionadas entre sí. Así, se puede diferenciar entre procesos orientados al producto o servicio y los procesos comunes a todos los proyectos, donde se integran los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, grupo de procesos de seguimiento y control y el grupo de proceso de cierre. Estos grupos se encuentran relacionados, puesto que la salida de un proceso se convierte en la entrada del siguiente. • La dirección es ejercida por una persona, el director de proyectos. o • Actúa sobre los proyectos. o • Los proyectos son el conjunto de actividades que se han planificado para alcanzar los resultados deseados. Resultados que pueden traducirse como productos o servicios. Estos proyectos son temporales, es decir, tienen un principio y fin determinado, y se van desarrollando de manera gradual, completando cada una de las etapas que componen el proceso. Dirigida a alcanzar unos objetivos específicos. o • En toda dirección de proyectos, hay una persona responsable de aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas. Esta persona sería el director de proyectos, que debe poseer una serie de destrezas básicas y competencias en este campo. El director de proyectos será el encargado de gestionar los proyectos para alcanzar las metas propuestas. Este director debe, además, alinear el proyecto a la estrategia empresarial. El liderazgo y la capacidad de gestionar eficazmente los proyectos debe ser una de las cualidades que debe poseer todo gestor de proyectos. La dirección de proyectos persigue la consecución de unos objetivos concretos, establecidos con anterioridad. La planificación y ejecución del proyecto, así como la gestión, deben enfocarse en este fin. Todo proyecto se encuentra limitado por el alcance, el tiempo y los costes. o Todo proyecto depende de estos tres factores que se encuentran interrelacionados entre sí. Los requisitos impuestos por el cliente, los plazos de entrega y el presupuesto y coste total del proyecto son factores que se deben gestionar para alcanzar las metas sin que la calidad se vea afectada. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 6 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 10. La dirección de proyectos se apoya en áreas de conocimiento. • Los procesos de dirección se organizan en nueve áreas de conocimiento, que el director de proyectos debe dominar y gestionar de manera integrada: o o o o o o o o o • Gestión de la Integración del Proyecto. Gestión del Alcance del Proyecto. Gestión del Tiempo del Proyecto. Gestión de los Costes del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Gestión de los Riesgos del Proyecto. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Es un proceso dinámico. o La dirección de proyectos es un proceso dinámico y cambiante en el que las acciones se relacionan e influyen constantemente. Los procesos dependen de la naturaleza del proyecto, de las características y circunstancias del entorno y de las demandas y necesidades de los clientes. Están en continua transformación, adaptándose a los cambios sociales, políticos, económicos y tecnológicos, para satisfacer las demandas de manera eficiente. 11. Diferencias entre proyectos, programas y portafolios según PMBOK (PMI) • Tres son los niveles de organización del trabajo de un proyecto para PMI: proyecto, programa y portafolio de proyectos. Según PMBOK: • Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único, y se suele representar como un conjunto de actividades con fechas de inicio y fin. En general, los proyectos se crean cuando una organización detecta necesidades o problemas que resolver, oportunidades de negocio, cambios en la legislación, renovación tecnológica, etc. • Programa es un conjunto de proyectos que guardan cierta relación entre sí y que se pueden ejecutar de modo secuencial, totalmente en paralelo o solapándose parcialmente. La dirección del programa se centra en las dependencias que existen entre proyectos, las economías de escala para reducir costes y la coordinación de distintos proyectos para eliminar riesgos y aprovechar sinergias. Un ejemplo clásico es el programa para llevar un hombre a Marte, formado por un conjunto de proyectos dedicados uno a elaborar un traje espacial, otro a construir un transbordador, otro a estudiar las condiciones necesarias para la vida, etc. • Un portafolio es un nivel de agrupación superior, en el que se gestionan y priorizan tanto programas como proyectos individuales, que no tienen por qué estar relacionados entre sí pero que ayudan en su conjunto a alcanzar objetivos estratégicos del negocio. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 7 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. 12. Factores ambientales de la empresa que afectan a la gestión de proyectos • Los proyectos se realizan dentro de una organización cuya cultura, estilo y estructura influyen en la forma en que se llevan a cabo dichos proyectos. Los directores de proyecto deben ser conscientes de esta realidad y adaptarse a los factores ambientales de la organización donde el proyecto se desarrolla. • Vale la pena comenzar por una advertencia: no hay que confundir los factores ambientales de un proyecto con las consideraciones sobre el impacto medioambiental de las actividades de una organización, que son especialmente importantes en el caso de obras públicas o actividades industriales que derivan en desechos químicos y otras formas de contaminación. Mientras que dichas evaluaciones se circunscriben a ciertos ámbitos de actividad y están altamente reguladas en la mayor parte de los países desarrollados, los factores ambientales existen siempre, en todos y cada uno de los proyectos que se ejecuten: desde un proyecto interno de pequeño alcance hasta un macroproyecto de cientos de millones de dólares de presupuesto. • Mejora los sistemas de información que apoyan tus proyectos y mantén los riesgos de factores ambientales bajo control con ITM Platform, prueba ahora gratuitamente. • Efectivamente, la noción de factor ambiental de un proyecto es mucho más general, refiriéndose a todas las circunstancias que rodean al proyecto durante su ejecución. Así, podemos considerar como factores ambientales todas aquellas condiciones que escapan del control directo del equipo del proyecto y que influyen positiva o negativamente en el mismo, restringiéndolo o modificándolo. Todas estas condiciones deben considerarse en la gestión del proyecto y varían notablemente en tipo y naturaleza dependiendo de la organización. • Como referencia, los principales factores ambientales que pueden afectar a la gestión de proyecto se pueden clasificar en los tres ejes de organización, recursos humanos y sistemas tecnológicos. • Factores ambientales inherentes a la organización o o o o o o o o o o o o o o o o • Visión, misión, valores, creencias y expectativas compartidas de la organización Cultura, estructura y gobierno de la organización Disponibilidad y distribución geográfica de instalaciones, recursos, infraestructura y materiales Estándares de la industria o gubernamentales que afectan a la organización Normas, políticas, métodos y procedimientos internos Factores ambientales de tipo humano Los recursos humanos existentes, sus habilidades y conocimientos Gestión de personal, sistemas de motivación e incentivos Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad Tolerancia al riesgo de la organización Las partes interesadas en el proyecto, o stakeholders. Factores ambientales de tipo tecnológico Entornos operativos y sistemas de autorización de trabajos de la compañía Los canales de comunicación formales e informales establecidos en la organización Las bases de datos disponibles El sistema de información para la dirección de proyectos También se pueden clasificar los factores ambientales de un proyecto entre factores internos y factores externos. Mientras que los factores internos serán estables para cada organización independientemente del proyecto, los factores externos son más cambiantes y exigen una atención analítica superior por parte de quien dirige el proyecto. Por ejemplo, la localización del proyecto en un país en el que nunca se ha trabajado expondrá a un entorno regulador desconocido, generando muchos riesgos sobre la viabilidad jurídica, el marco laboral, etc. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 8 Departamento de Informatica y Telecomunicaciones Inacap, Antofagasta 2020 Sebastian Marcelo Pasten D. • En cualquier caso, es fundamental que cada organización conozca cuáles de los factores internos actúan como condiciones limitantes y cuáles son impulsores de los proyectos. Es conveniente que este análisis esté compartido • En la gestión de proyectos es posible influir en aquellos factores más cercanos y directamente relacionados con la gestión, como son los recursos o los sistemas de información para la dirección de proyectos, pero será mucho más complicado poder afectar a factores culturales y ambientales más generales o externos a la organización. Así, por ejemplo, aunque pueda parecer que la cultura de la organización es un factor flexible y que se puede moldear con facilidad, es necesario tener siempre en cuenta la inercia producida por la resistencia al cambio y cómo dicha cultura no es una idea abstracta, sino que se inscribe en las prácticas cotidianas de todos los miembros de la organización. • Cambiar los factores ambientales de tipo cultural que más perjudican una eficaz gestión de los proyectos puede ser mucho más largo y costoso que decidirse a apoyar dicha gestión con nuevos sistemas de información. A su vez, la adopción de nuevos sistemas de información puede servir como catalizador desde el cual modificar el aspecto conductual de los factores humanos, incidiendo en la cultura empresarial desde su base. • En todos los casos, el director de proyecto deberá ser consciente de estos factores y actuar en consecuencia, incluyendo entre los riesgos del proyecto aquellos factores ambientales perjudiciales sobre los que no pueda ejercer algún control y comunicando a todo su equipo la importancia de estar alerta sobre señales que indiquen la activación del riesgo o el cambio en las circunstancias ambientales. Sebastian Marcelo Pasten Diaz Ingeniero Civil en Informatica - pág. 9
