Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali Versión Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Fecha de Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades aprobación: de Gobierno 01 Política Contable: Activos Intangibles 12- 12-2017 Contenido 1. Normatividad relacionada ....................................................................................................... 2 2. Objetivo de la política contable ................................................................................................ 2 3. Alcance de la política contable ................................................................................................ 2 3.1. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política contable ....................................... 2 4. Definiciones......................................................................................................................... 3 5. Tratamiento Contable ............................................................................................................ 3 5.1 Reconocimiento .................................................................................................................. 3 5.2 Medición inicial ................................................................................................................... 4 5.2.1 Activos intangibles adquiridos.......................................................................................... 4 5.2.2 Activos intangibles generados internamente ....................................................................... 5 5.3. Medición posterior ......................................................................................................... 6 5.3.1. Vida útil................................................................................................................ 6 5.3.2. Valor residual ........................................................................................................ 7 6. Baja de activos..................................................................................................................... 7 7. Revelación de información...................................................................................................... 7 8. Ejemplo de Contabilización ..................................................................................................... 8 Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali 1. Normatividad relacionada La Contaduría General de la Nación (CGN) expidió la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificaciones, mediante la cual se incorpora como parte integrante de Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicable a las entidades de gobierno. Mediante la resolución 620 de 2015, se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para entidades del gobierno. En la elaboración de la presente política se observará: Capítulo I. Activos Apartado 15 – Activos Intangibles 2. Objetivo de la política contable Establecer las características de reconocimiento inicial, medición posterior, presentación y revelación de la información contable y financiera de los activos intangibles que posee el Fondo de Servicio Educativo de Santiago de Cali, de acuerdo con los criterios del Nuevo Marco Normativo para entidades del Gobierno. 3. Alcance de la política contable El Fondo de Servicio Educativo de Santiago de Cali dará aplicación de las definiciones, conceptos y procedimientos contenidos en esta política contable a todas las partidas correspondientes a activos intangibles que son activos identificables de carácter no monetario y sin apariencia física. El Fondo de Servicio Educativo de Santiago de Cali enmarca su política contable de acuerdo con lo establecido en el Nuevo Marco Normativo establecido por la Contaduría General de la Nación y de acuerdo con los requerimientos realizados por otras entidades de control. 3.1. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política contable La oficina del Fondo de Servicio Educativo de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali realizara la gestión continua del cumplimiento de sus políticas contables y administrativa de reporte de información financiera a los respectivos entes reguladores y demás usuarios interesados con base a las políticas emitidas por el Municipio. Para tales efectos, el rector o director rural en coordinación con el consejo directivo, serán responsables de monitorear que los equipos de trabajo den cumplimiento en sus actividades diarias a la aplicación de esta política contable. Recaerá sobre el Fondo de Servicios Educativos la responsabilidad de actualizar la presente Política Contable en función de las modificaciones de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, mientras que será responsabilidad de los directores y secretarios, la actualizac ión del componente administrativo de la misma. Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali 4. Definiciones A continuación, se listan las principales definiciones aplicables dentro de la política contable: Un activo es un recurso: (a) controlado por la Institución como resultado de sucesos pasados; y (b) del que la Institución espera obtener beneficios económicos en el futuro. Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física. Son activos monetarios tanto el dinero en efectivo como otros activos por los que se van a recibir unas cantidades fijas o determinables de dinero. Amortización es la distribución sistemática del valor depreciable de un activo intangible durante los años de su vida útil. Costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo es un valor de entrada observable y específico para la Institución. Desarrollo es la aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, dispositivos, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos, o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o utilización comercial. Valor en libros es el valor por el que un activo se reconoce en el estado de situación financiera, después de deducir la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas que se refieran al mismo. Investigación es todo aquel estudio original y planificado emprendido con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos. Una pérdida por deterioro es el exceso del valor en libros de un activo sobre su valor recuperable. Valor de mercado Es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua . Valor residual de un activo intangible es el valor estimado que la Institución podría obtener de un activo por su disposición, después de haber deducido los costos estimados para su disposición, si el activo tuviera ya la edad y condición esperadas al término de su vida útil. Vida útil es: (a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la Institución; o (b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una Institución. 5. Tratamiento Contable 5.1 Reconocimiento En las Instituciones Educativas los activos intangibles adquiridos separadamente son medidos en el momento de reconocimiento inicial al costo. En las Instituciones Educativas reconocerán un activo intangible cuando este produzca beneficios económicos futuros o potencial de servicio, esto es cuando: Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali a) puede generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo intangible; b) puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de las Instituciones Educativas, c) le permite, las Instituciones Educativas, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación de servicios, o d) le permite, las Instituciones Educativas, mejorar la prestación de los servicios. En las Instituciones Educativas no se reconocerá activos intangibles generados internamente, excepto cuando estos sean producto de una fase de desarrollo. En consecuencia, para esta clase de activos intangibles, las Instituciones Educativas identificará qué desembolsos hacen parte de la fase de investigación y cuáles corresponden a la fase de desarrollo. Las Instituciones Educativas reconocerá los desembolsos que se realicen en la fase de desarrollo como activos intangibles si puede demostrar lo siguiente: a) su posibilidad técnica para completar la producción del activo intangible de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta; b) su intención de completar el activo intangible para usarlo o venderlo; c) su capacidad para utilizar o vender el activo intangible; d) su disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para utilizar o vender el activo intangible; e) su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo intangible durante su desarrollo; y f) la forma en que el activo intangible va a generar probables beneficios económicos futuros o potencial de servicio. Para esto último, En las Instituciones Educativas demostrarán, bien la existencia de un mercado para la producción que genere el activo intangible o para el activo en sí, o bien la utilidad que este le genere en las Instituciones Educativas en caso de que vaya a utilizarse internamente. Las Instituciones Educativas no reconocerán como activos intangibles las marcas, las cabeceras de periódicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, ni otras partidas similares que se hayan generado internamente. Tampoco reconocerá como activos intangibles, los desembolsos por actividades de capacitación; la publicidad y actividades de promoción; los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad de las Instituciones Educativas; los costos legales y administrativos generados en la creación de una Institución; los desembolsos necesarios para abrir una nueva instalación o actividad o, para comenzar una operación; ni los costos de lanzamiento de nuevos productos o procesos. Se reconocerá como activos intangibles aquellos que tengan un costo igual o superior a cincuenta (50) Unidades de Valor Tributario (UVT) 5.2 Medición inicial 5.2.1 Activos intangibles adquiridos El costo de un activo intangible que las Instituciones Educativas adquiera de forma separada comprenderá: a) El precio de adquisición, incluyendo los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas, y Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali b) Cualquier costo directamente atribuible a la presentación del activo para su uso previsto. Las Instituciones Educativas capitalizarán los costos de financiación asociados con la adquisición de un activo intangible que cumpla con los requisitos establecidos para calificarse como activo apto, estos costos se capitalizarán atendiendo lo establecido en la Norma de Costos de Financiación. Las Instituciones Educativas medirán un activo intangible en una transacción sin contraprestación de acuerdo con la Norma de Ingresos de Transacciones sin Contraprestación. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto. Cuando las Instituciones Educativas adquieran activos intangibles mediante permuta, los medirá por su valor de mercado; a falta de este, por el valor de mercado de los activos entregados y en ausencia de ambos, por el valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto. Cuando las Instituciones Educativas adquieran un activo intangible a través de una operación de arrendamiento financiero, medirá el activo de acuerdo con lo establecido en la Norma de Arrendamientos. 5.2.2 Activos intangibles generados internamente Las Instituciones Educativas separarán los desembolsos que se realicen en la fase de investigación de aquellos que se realicen en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del período en el momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles desarrollados internamente siempre y cuando cumplan con los criterios de reconocimiento para la fase de desarrollo. Si las Instituciones Educativas no pueden separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación. Para las Instituciones Educativas el costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración, estos desembolsos comprenderán, entre otros los siguientes: costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible, los costos de beneficios a los empleados relacionados con la generación del activo intangi ble, honorarios para registrar los derechos legales, y amortización de patentes y licencias que se utilizan para generar activos intangibles. No formarán parte del costo de los activos intangibles generados internamente: los gastos administrativos de venta u otros gastos indirectos de carácter general no atribuibles a la preparación del activo para su uso; las cantidades que excedan los rangos normales de consumo de materiales, mano de obra u otros factores empleados; las pérdidas operativas; ni los desembolsos para formación del personal que trabaje con el activo. Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali Los desembolsos sobre un activo intangible reconocidos inicialmente como gastos en el resultado no se reconocerán posteriormente como parte del costo de un activo intangible. Las Instituciones Educativas revisarán los desembolsos posteriores relacionados con un proyecto de investigación y desarrollo adquirido y seguirá los criterios de reconocimiento establecidos anteriormente. 5.3. Medición posterior Las Instituciones Educativas con posterioridad al reconocimiento medirá los activos intangibles por su costo menos la amortización acumulada menos el deterioro acumulado. Las Instituciones Educativas iniciará la amortización cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por el las Instituciones Educativas. El cargo por amortización de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos. 5.3.1. Vida útil Las Instituciones Educativas asignarán la vida útil de un activo intangible dependiendo del periodo durante el cual espere recibir los beneficios económicos o el potencial de servicio asociados al activo. Esta se determinará en función del tiempo durante el cual las Instituciones Educativas esperen utilizar el activo o del número de unidades de producción o similares que obtendría de él. Si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil de un activo intangible, se considerará que este tiene vida útil indefinida y no será objeto de amortización. La vida útil de los activos intangibles estará dada por el menor periodo entre el tiempo en que se obtendrían los beneficios económicos o el potencial de servicios esperados y el plazo establecido conforme a los términos contractuales, siempre y cuando el activo intangible se encuentre asociado a un derecho contractual o legal. El método de amortización que utilizarán las Instituciones Educativas será línea recta. A continuación, hacemos referencia de los tipos de activos intangibles que cuentan las Instituciones Educativas con la vida útil que será de acuerdo con la definida por él Municipio. RESUMEN DE ACTIVOS INTANGIBLES Tipo de intangible Software Licencias Vida útil y Amortización Según política contable Municipio Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali 5.3.2. Valor residual Las Instituciones Educativas asumirán que el valor residual de un activo intangible es nulo o igual a cero a menos que: a) Exista un compromiso con un tercero por la compra del activo a fines de su vida útil; o b) Exista un mercado activo para el intangible que permita determinar con referencia al mismo, el valor residual al final de la vida útil. Una estimación del valor residual de un activo está basada en el monto recuperable de la disposición usando precios a la fecha de la estimación para la venta de un activo similar que ha llegado al fina l de su vida útil y ha operado bajo condiciones similares a las cuales donde se usará el activo. El valor residual, la vida útil y el método de amortización; se revisarán como mínimo al término del periodo contable, si existen indicadores como avances tecnológicos y cambios en los precios de mercado, si existiere cambio este se contabilizará como un cambio en una estimación contable de acuerdo con la Política Contable, Cambios en Estimaciones Contables y Corrección de Errores. 6. Baja de activos Las Instituciones Educativas darán de baja un activo intangible cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o cuando el activo intangible queda permanentemente retirado de uso y no se esperan beneficios económicos futuros por su disposición o un potencial de servicio. La pérdida o ganancia fruto de la baja en cuentas del activo intangible se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. 7. Revelación de información Las Instituciones Educativas revelarán lo siguiente para cada clase de activo intangible: a) b) c) d) e) las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas; los métodos de amortización utilizados; la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas; las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida; el valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable; f) el valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo; g) una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización, pérdidas por deterioro del valor y otros cambios; h) el valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos en una transacción sin contraprestación; Política Contable: Intangibles Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali i) el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga a lguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos; j) la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros del las Instituciones Educativas; y k) el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo. 8. Ejemplo de Contabilización (Cifras expresadas en pesos) Las Instituciones Educativas adquieren una licencia exclusiva por valor de $800.000, la cual le permite tener actualizada la información de los alumnos de la Institución. De acuerdo con la política contable el derecho exclusivo es un activo intangible, el registro contable es el siguiente: Código 197007 11XX Cuenta Activo intangible - Licencias Efectivo (caja o bancos) Las Instituciones Educativas midió la amortización de la licencia a 10 años. (800.000/10) = 80.000 Código Cuenta 536605 Gasto amortización licencia 197007 Activo intangible – Licencias Crédito 800.000 Debito 80.000 Crédito 80.000 Si la licencia adquirida deja de ser controlada por la Institución Educativa y no genera beneficios económicos futuros, se reconoce como gasto: (800.000 - 80.000) = 720.000 Código Cuenta 5XXX Gasto licencia 197007 Activo intangible – Licencias Debito 800.000 Debito 720.000 Crédito 720.000 Al 31 de diciembre de 201X la Institución Educativa realizó el análisis de deterioro de sus activos intangibles y se identificó que el software adquirido para información de los alumnos se encuentra deteriorado, dado que ya existe en el mercado un software mucho más actualizado el cual obligaría a cambiar el actual. Código Detalle 197008 Software 535707 Software Debito Crédito 100.000 100.000 Política Contable: Intangibles
