14/03/2020 1 CURSO: PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN Tema: Introducción y Conceptos Generales ADM – I PROFESOR: ING. PEDRO ENRIQUE BALCÁZAR CHÁVEZ E-mail: [email protected] INDICACIONES 2 El Estudiante, deberá leer detenidamente los conceptos y definiciones dadas en esta primera parte del curso, para posteriormente realizar y presentar un trabajo encargado: 1. Presentar (en formato Word y por correo electrónico) el trabajo que se indicará al final de esta primera parte. 2. La rubrica del trabajo será la siguiente: Carátula: Nombre del Curso, Nombre y apellidos del alumno, tema del trabajo Introducción Conceptos importantes y mas resaltantes Resumen. Glosario de términos Cantidad de hojas: cinco (5) hojas como mínimo. 3. El trabajo es individual 4. Fecha máxima de envío: Lunes 23 de Marzo 1 14/03/2020 INTRODUCCIÓN 3 Grupo de personas que comparten objetivos con el fin de obtener beneficios Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la creación continua de empresas. ¿Qué es una empresa? En general, una empresa también se puede definir como una unidad formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y por el que se obtengan beneficios. INTRODUCCIÓN 4 Actividad económica • • • Clasificación Sector primario (agricultura) Sector secundario (industria) Sector terciario (servicios) Su Creación • • • • Empresas individuales Sociedades anónimas Sociedades de responsabilidad limitada Cooperativas Su tamaño • • • • Grandes empresas. Mediana Pequeña Microempresa 2 14/03/2020 CONCEPTOS BÁSICOS 5 Qué se entiende por Administración de empresas? ¿ El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible. Henry Sisk y Mario Sverdlik «es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.» Robert F. Buchele: «El proceso de trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr objetivos, de una organización formal.» Harold Koontz y Cyril O`Donnell: «Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.» Isaac Guzmán Valdivia: «Es la dirección eficaz de las actividades y la colaboración de otras personas con el fin de obtener determinados resultados.» George R. Terry: «Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.» José A. Fernández Arena: «Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.» Elementos de la Administración Objetivo: Que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo. Eficiencia: Se refiere a hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad. Grupo social: Para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social. Coordinación de recursos: Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común. Productividad: Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficacia y eficienci 6 3 14/03/2020 La administración como arte, técnica y ciencia La Administración como arte Se refiere al uso del conocimiento fundamental que proporciona la ciencia administrativa y su aplicación a una determinada situación concreta a partir del conocimiento, capacidad, habilidad y destrezas de los administradores en la perspectiva de obtener resultados prácticos La Administración como técnica Utiliza procedimientos que cumple con lo siguiente: Se compone de un conjunto de reglas e instrumentos necesarios para regular las relaciones entre los miembros y jerarquías de los organismos Utiliza procedimientos cambiantes para volver dinámicos los procesos. Crea las normas e instrumentos que componen una técnica, de acuerdo a las innovaciones y se abandonan los obsoletos. La Administración como Ciencia Tiene un marco teórico definido. Ha respondido a necesidades sociales sobre organización. Ha respondido a necesidades prácticas cambiantes y actualizadas se han utilizado a través de diferentes métodos con los cuales se han alcanzado objetivos preestablecidos. Porque tales resultados han sido observables y experimentales. ¿Cuál es la importancia de la administración? 7 8 Imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION 1. • 2. • 3. • 4. • Planificar Es el proceso que comienza con la visión del Nro. 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 años a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 años y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. Organizar Responde a las preguntas de, ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir Es la persuasión, que se ejerce por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones. Controlar Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización. 4 14/03/2020 Características de la administración Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Especificidad. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Unidad jerárquica. En una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos. Interdisciplinariedad. Está relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, ciencia política. Flexibilidad Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social. ¿Qué es Empresa? Organización o institución, que se dedica a la producción o prestación de bienes o servicios que son demandados por los consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito económico, es decir, una ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan en planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el equipo de trabajo. desde una perspectiva más técnica se la puede definir como una unidad socioeconómica. Según esta forma, la misma utilizará todos los recursos que estén a su alcance para transformar materia prima en un bien o servicio que pueda introducir en el mercado de oferta y demanda para obtener una utilidad. 9 10 5 14/03/2020 Actividades de una empresa 11 De esta manera, se diferencian tres ámbitos en los cuales desarrollan su actividad, y por lo que se las suele clasificar. Sector primario. Su área de acción es el sector primario si utiliza como materia prima todo elemento obtenido directamente de la naturaleza. Un ejemplo en este caso seria las empresas productoras de cereales, o de cualquier otro producto de cosecha. Sector secundario. Si en cambio abarcara el sector secundario, su tarea estará basada en la conversión de materia prima obtenida por medio de terceros, en un producto final y total capaz de ser vendido en el mercado. Sector terciario. Pero existe aún un tercer sector encargado tanto sea de la comercialización de productos fabricados por completo por otras empresas (proveedoras), como de la oferta de servicios para la satisfacción de deseos y necesidades. Estructura de una empresa La estructura de una empresa puede ser constituida de diferentes formas existiendo relaciones tanto jerárquicas (presidente, vicepresidente, directores, gerentes, etc.), como lineales. En estas últimas, no existirán cargos de mayor importancia que otros, por lo que todos los empleados gozaran de los mismos beneficios y serán instados a cubrir las mismas obligaciones. Actualmente son muy comunes las llamadas PYMEs. La sigla corresponde a Pequeñas Y Medianas Empresas, lo cual nos indica que se trata de aquellas que si bien comparten la mayoría de las características con el resto de las empresas, tienen fundamentalmente una capacidad de producción y presupuesto limitado. 12 6 14/03/2020 Empresas según procedencia del capital Empresas públicas. Las empresas públicas son aquellas que pertenecen al sector público de cada Estado, administración central o local. Estas pueden llegar a vender sus acciones en bolsa a individuos particulares, pero se las seguirá considerando públicas siempre y cuando el 51% de sus acciones siga en posesión del sector público. Este tipo de empresas tiene como principal objetivo generar el interés general de la colectividad determinada de la que forma parte. El Estado toma la decisión de iniciar con la empresa y debe establecer sus objetivos para luego controlar su actividad. Empresas privadas. Las empresas privadas, en cambio, son aquellas que están a cargo de individuos particulares. Además, las acciones de estas empresas se pueden vender en bolsa. Su principal objetivo es el de maximizar sus beneficios y ventas, así como también sus cuotas de mercado. Empresas mixtas. Debido a que la división entre empresas privadas y públicas no es tan simple, en la mayoría de los casos existe una tercera calificación en la que se describe una empresa, donde tanto el sector público como el privado tienen participación en la misma. Además, el sector privado puede tomar la decisión de nacionalizar una empresa privada; así como también ocurre de forma contraria, cuando el sector privado decide privatizar alguna empresa pública. Empresas según su tamaño Empresas grandes. Se determinará que una empresa es grande cuando posea grandes capacidades tecnológicas, potencial humano y cuando su capital sea de gran cantidad. Al ser una empresa grande, sus obligaciones, sus necesidades de planeamiento y organización serán mayores que en las demás. Empresas medianas. Requerirán capacidades tecnológicas, pero en menor medida que las empresas grandes. También será necesario el potencial humano y una cantidad importante de capital. Empresas pequeñas. Serán aquellas que, para llevar a cabo sus actividades económicas no necesitan de una gran cantidad de capital, ni potencial humano, así como tampoco una gran capacidad en cuanto a su tecnología. 13 14 7 14/03/2020 Finalidades sociales y económicas Las empresas tienen finalidades externas e internas que respectan a lo social como a lo económico. En cuanto a las finalidades económicas, deben servir a los hombres que trabajan dentro y a los que trabajan fuera de la empresa, y podemos encontrar las siguientes: Finalidad económica externa. Es la producción de bienes y servicios con el fin de satisfacer todas las necesidades que surgen de la sociedad. Finalidad económica interna. Se buscará obtener un valor agregado para poder entonces remunerar a las personas que forman parte de la empresa. Las formas de remuneración pueden ser en forma de utilidades, dividendos, salarios, sueldos, así como también prestaciones. Esto tiene como fin brindar la oportunidad de realizar inversiones y empleos a los trabajadores. Finalidades sociales y económicas 15 16 Los aspectos sociales en una empresa son igual de importantes que los económicos debido a que la misma está compuesta por personas y está dirigida a otras personas. Suele denominarse como responsabilidad social, lo cual encierra, incluso, temáticas ecológicas. Las finalidades sociales internas y externas de una empresa son: La finalidad social externa. Consiste en la contribución del desarrollo de cada sociedad, se debe intentar que en el desempeño económico también se cuiden los valores sociales y los personales que se consideren fundamentales. Para poder realizar esto de manera satisfactoria, se debe promover en los empleados y en los socios que esto se cumpla y se lleve a cabo. La finalidad social interna. Es aquella en la que se contribuye al pleno desarrollo de las personas que forman parte de la empresa. Se debe lograr que los valores humanos fundamentales no sean vulnerables y que a su vez, los mismos puedan promoverse a través de los empleados y de los socios. 8 14/03/2020 Funciones Básicas de la Empresa 17 A. Funciones técnicas. Se refiere a las funciones empresariales que están directamente ligadas a la producción de bienes y servicios de la empresa, como por ejemplo, las funciones productivas, las de manufactura, las de adaptación y operación, etc., siendo una función primordial ya que es la razón de ser de la organización. B. Funciones comerciales. Están relacionadas con las actividades de compra, venta e intercambio de la empresa, es decir, debe saber tanto producir eficientemente como comprar y vender bien, haciendo llegar los bienes y servicios producidos al consumidor. C. Funciones financieras. Esta función implica la búsqueda y el manejo del capital, donde el administrador financiero prevé, planea, organiza, integra, dirige y controla la economía de la empresa, con el fin de sacar el mayor provecho de las disponibilidades evitando aplicaciones imprudentes de capital. D. Funciones de seguridad. Son las que ven por el bienestar de las personas que laboran en dicha organización, con relación a su protección, a los enseres con que cuenta y al inmueble mismo, por ejemplo la seguridad de higiene, la industrial, privada, personal, etc. E. Funciones contables. Estas funciones se enfocan en todo lo que tiene que ver con costos, inventarios, registros, balances y estadísticas empresariales; la contabilidad cuenta con dos funciones básicas, la de llevar un control de los recursos que poseen las entidades comerciales, y el informar mediante los estados financieros las operaciones realizadas. F. Funciones administrativas. Se encargan de regular, integrar y controlar las cinco funciones anteriores, realizando actividades y/o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en la cual se implementa la planificación, organización, dirección, la coordinación y el control. 18 9 14/03/2020 Elementos de la Empresa 19 Los principales elementos de la empresa son los siguientes: a. El empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir tomando las decisiones necesarias para la buena marcha de la empresa. No siempre coinciden la figura del empresario y la del propietario, puesto que se debe diferenciar el director, que administra la empresa, de los accionistas y propietarios que han arriesgado su dinero percibiendo por ello los beneficios. b. Los trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en la empresa, por lo cual perciben unos salarios. c. La tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos y técnicas necesarias para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas, ordenadores, etc.). d. Los proveedores: Son personas o empresas que proporcionan las materias primas, servicios, maquinaria, etc., necesarias para que las empresas puedan llevar a cabo su actividad. e. Los clientes: Constituyen el conjunto de personas o empresas que demandan los bienes producidos o los servicios prestados por la empresa. f. La competencia: Son las empresas que producen los mismos bienes o prestan los mismos servicios y con las cuales se ha de luchar por atraer a los clientes. g. Los organismos públicos: Tanto el Estado central como los Organismos Autónomos y Ayuntamientos condicionan la actividad de la empresa a través de normativas laborales, fiscales, sociales, etc. Elementos de la empresa 20 10 14/03/2020 Elementos MÍNIMOS de la Empresa 21 Hay 7 elementos que toda empresa, por pequeña que sea, debe tener muy claros: 1. Estrategia Tanto general como comercial. Responder a unas preguntas sencillas: ¿De qué vamos? ¿Qué somos? ¿Qué pretendemos ser? ¿Dónde queremos competir? ¿Cómo? Y hay que respetar unos principios básicos: No se puede hacer de todo para todos los clientes. Hay que saber renunciar a algo y concentrarse en lo que mejor se pueda hacer. Es mejor hacer una cosa bien que cien mal. No se puede competir a la vez por precio y por calidad. O una cosa u otra. 2. Producto Desde luego, es esencial desarrollar un producto acorde con la estrategia, diferenciado, ya sea por su precio o por sus cualidades especiales. Sólo se puede competir con éxito si se ofrece al cliente una ventaja. La empresa que no ofrece ninguna ventaja, más pronto o más tarde será borrada del mapa. Suele ser el elemento en el que más se centran los pequeños empresarios, pero aun así no siempre lo hacen bien. Elementos MÍNIMOS de la Empresa 22 3. Organización Aunque a muchos empresarios les suene a chino, toda empresa debe definir su organigrama, asignando a cada persona una funciones claras y un ámbito de autoridad y responsabilidad claro. Y respetando unos principios básicos: Cada persona debe tener un jefe, y sólo uno Un jefe tiene un límite de personas que dependan de él o ella Debe haber una dirección general clara Conviene que exista un comité de dirección donde el director general comparta la dirección con los directivos que dependen de él o ella 4. Contabilidad Hay que llevar una contabilidad, tanto general como analítica, bien llevadas y bien pensadas. Y no hay que dejarle su diseño sólo a los contables. El director general se debe implicar en ello. 11 14/03/2020 Elementos MÍNIMOS de la Empresa 23 5. Control de gestión Definir la cuenta de resultados analítica y los márgenes y reportarlos con una frecuencia mensual o al menos trimestral. Dedicarle la necesaria atención en el comité de dirección. No se puede gestionar sin un cuadro válido de gestión. No hacerlo sería como conducir un coche sin cuadro de mandos. La información la ha de producir la contabilidad. 6. Planificación Hay que hacer presupuestos, para poder plantearse un escenario de futuro, al menos para cada año, y para poder comparar los resultados con lo previsto. Presupuestar no es predecir, es plantearse un escenario de referencia. No presupuestar es como conducir sin saber adonde se va. 7. Evaluación En base al organigrama y a los presupuestos, hay que poner objetivos a las personas y evaluar su desempeño periódicamente, para reconocer a los mejores y para incentivarlos. Y para ser justo y apartar del equipo a quienes no sean competentes o productivos. Aprendamos algo mas de la empresa 24 12 14/03/2020 Que entendemos por empresa 25 La empresa es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos. Generalmente, se encuentran conformadas por: Hay varios tipos de empresas 26 13 14/03/2020 Empresas según organización jurídica Una empresa natural (también denominada persona natural), o empresa unipersonal, es la que posee un solo dueño y es este quién se encarga de garantizar y asumir las responsabilidades y obligaciones que la empresa pueda contraer. Por ejemplo, las farmacias y bodegas. Las empresas jurídicas son organizaciones cuyas obligaciones y responsabilidades son asumidas por el propietario o socios que la constituyen de acuerdo a su nivel de participación en la empresa. Existen varios tipos de empresas jurídicas. A continuación te presentaremos tres de estas: 27 28 14 14/03/2020 TRABAJO ENCARGADO 29 INVESTIGAR: 1. EXPLICAR QUE ES UN GERENTE Y PORQUE SON IMPORTANTES PARA LAS ORGANIZACIONES 2. CUALES SON LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN (ejemplos por cada función) 3. EXPLICAR QUE ES MAS IMPORTANTE PARA LAS EMPRESAS EN EL ENTORNO ACTUAL: EFICACIA O LA EFICIENCIA 4. SEGÚN LAS DIAPOSITIVAS, IDENTIFIQUE QUE TIPOS DE EMPRESAS TENEMOS EN EL PERÚ 5. EXPLIQUE LA FINALIDAD SOCIAL Y ECONÓMICA DE LAS EMPRESAS 6. CUALES SON LOS ELEMENTOS MAS IMPORTANTES DE LA EMPRESA NOTA: enviar el trabajo al siguiente correo: [email protected] hasta el 23 de marzo 15
