INFORME FINAL DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y SU SEGUIMIENTO

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LA AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
EL INFORME FINAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA Y SU
SEGUIMIENTO
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN;
YASMIN T. MORALES VILLALVAZO
WENDY QUIJADA SILVA
ERNESTO TREJO MOTA
SALVADOR GÓMEZ GARCÍA
JORGE DAVID LÓPEZ CRUZ
CONDUCTOR DE SEMINARIO:
C.P. HÉCTOR HERNÁNDEZ MÁRQUEZ.
MÉXICO D.F. NOVIEMBRE DEL 2002
AGRADECIMIENTOS.
Agradecemos :
Al IPN por su invaluable apoyo para
poder culminar con este proceso en
tan honorable institución.
A la ESCA-Tepepan por la trayectoria
y el desempeño profesional así como
al desarrollo de buenos estudiantes y
mejores profesionistas.
Al los Profesores por su empeño y
dedicación para la formación de
mejores profesionistas.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................................5
CAPÍTULO I. El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
1.1 Antecedentes del Informe de Auditoría.......................................................................................8
1.2 Definiciones del Informe de Auditoría Operacional Administrativa.............................................8
1.3 Características............................................................................................................................9
1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional Administrativa...........................12
1.5 Propósito del Informe de Auditoría Operacional Administrativa................................................12
1.6 Recomendaciones Básicas Para La Redacción del Informe de Auditoria
Operacional-Administrativa.......................................................................................................13
1.7 Anatomía del Informe de Auditoría Operacional administrativa...............................................16
1.8 Aplicación de la Norma 400 con relación al Informe de Auditoria
Operacional-Administrativa..............................................................................................................23
1.9 El Informe Normal y Confidencial..............................................................................................29
CAPÍTULO II. Preparación del Informe de Auditoría Operacional Administrativa.
2.1 Tratamiento de la información...................................................................................................31
2.2 Reuniones Preliminares con Auditores.....................................................................................32
2.2.1 Análisis de Cada Observación, Honestidad, Convencimiento y Complementación........34
2.3 Control de Calidad.....................................................................................................................37
2.3.1 Objetivos del Control de Calidad.....................................................................................39
2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Calidad..........................................................40
2.3.3 Aplicación de Cuestionarios de Control de Calidad.........................................................43
2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionario de Control de Calidad............................................................45
2.4 Borrador del Informe de Auditoría Operacional Administrativa.................................................47
2.5 Ventajas y Desventajas de Discutir el Informe con el Área Auditada.......................................48
2.6 Emisión del Informe Final..........................................................................................................49
2.6.1 Decálogo para Preparar un buen Informe de Auditoria
Operacional-Administrativa........................................................................................................51
2.7 Distribución del Informe.............................................................................................................52
2.8 Establecimiento de Fechas de Discusión..................................................................................54
2.9 Discusión del Informe................................................................................................................54
2.10 Establecimiento de Compromisos de Corrección Por Parte de las Áreas..............................57
2.11 Establecimiento de Recursos Humanos Para el Seguimiento.................................................58
CAPÍTULO III. Seguimiento del Informe de Auditoría Operacional Administrativo.
3.1 ¿Que es el Seguimiento?..........................................................................................................60
3.2 Importancia del Seguimiento.....................................................................................................64
3.3 Realización del Seguimiento.....................................................................................................64
3.4 Control de Observaciones Cumplidas.......................................................................................68
3.5 Control de Observaciones No Cumplidas.................................................................................68
3.6 Generación de Papeles de Trabajo de Seguimiento.................................................................69
3.7 Restablecimiento de Compromisos...........................................................................................72
3.8 Secuencia del Informe de Seguimiento.....................................................................................72
3.9 Discusión del Informe de Seguimiento......................................................................................73
3.10 Distribución del Informe de Seguimiento...................................................................................74
3.11 Programación de Nueva Auditoría............................................................................................75
CAPÍTULO IV. Tipos de Informe.
4.1 Tipos de Informe ........................................................................................................................77
4.1.1 Informes Ordinario...........................................................................................................77
4.1.2 Informes Largos...............................................................................................................78
4.1.3 Informes Especiales.........................................................................................................78
4.1.4 Otros Informes.................................................................................................................80
CAPÍTULO V. Ejemplos de Informes
5.1
Informe Estilo Dictamen...........................................................................................................82
5.2
Informe Normal.........................................................................................................................83
5.3
Informe Para Una Empresa Privada.........................................................................................86
5.4
Informe Para El Sector Público...............................................................................................93
CAPÍTULO VI . Caso Practico
6.1
El
Informe
de
Auditoría
Operacional-Administrativa
Enfocado
al
Sector
Público..............................................................................................................................................98
6.2
El seguimiento del Informe de Auditoría Operacional Administrativa Enfocado al Sector
Publico............................................................................................................................................190
Conclusiones...................................................................................................................................212
Bibliografía.......................................................................................................................................213
INTRODUCCIÓN.
Los dueños de las empresas, los gerentes, los directores, el estado y todos los individuos
económicamente activos de un negocio, buscan constantemente obtener información financiera, de
funcionamiento y de administración que les sea de utilidad para la toma de decisiones, para así
establecer instrumentos de control que le ayuden a mejorar sus procedimientos operativos y de
vigilancia.
En la mayoría de países se han implementado un gran tipo de herramientas para la evaluación
y control de las actividades, con lo cual se pretende realizar un examen periódico por una persona
o entidad la cual puede ser ajena o pertenecer a la empresa y con un criterio que no esta sesgado
a ningún interés, que proporcione seguridad plena de la información, esto ha dado el surgimiento a
la auditoria.
La auditoria adquiere cada día un papel más importante, porque a través de esta actividad se
obtiene un mejor desempeño de las funciones de las entidades.
Está premisa llevará a mejorar el manejo de los recursos tanto humanos como materiales y
financieros, en virtud a la estrecha vigilancia que ejercen los auditores.
En nuestro país se desenvuelve un mercado global, por lo cual es importante la preparación y
canalización de especialistas de alta calidad los cuales tienen como objetivo el eficientar las
actividades.
Sin embargo, la auditoría corre el riesgo de pasar a un segundo término si no presenta
resultados que contengan calidad y consistencia; o que simplemente, no cumplan con los
requerimientos de los niveles directivos, quienes con bases a las conclusiones obtenidas por los
auditores, podrán tomar decisiones que corrijan irregularidades o que mejoren el funcionamiento
de las entidades.
La finalidad de toda auditoria es informar sobre cualquier aspecto detallado. Es por tal motivo
que el informe de auditoria representa el producto final del trabajo del auditor; el cual será de gran
importancia.
El informe debe describir los descubrimientos más importantes así como presentar argumentos
convincentes para respaldar las recomendaciones.
En resumen esta unidad (El informe final del trabajo de auditoría operacional-administrativa y
su seguimiento) ha hecho notar el desarrollo desde su comienzo hasta su actividad dentro del
campo, haciendo hincapié de que es un concepto constructivo incorporado para ayudar a la
gerencia a mejorar las operaciones de la empresa; llamando la atención sobre cualquier
rompimiento de los controles operativos-administrativos, sugiriéndole actividades en las que se
puedan obtener resultados; así como también se han descrito los pasos para la elaboración del
informe de auditoría.
CAPÍTULO I
EL INFORME DE AUDITORÍA
OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA.
El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
1.1 Antecedentes del Informe de Auditoría.
En 1968, C. A. Clark visualiza la auditoría como un elemento de peso en la evaluación de la
función y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos
fundamentales de la auditoría operacional- administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cómo
está integrado el informe de auditoría, cómo debe prepararse y que beneficios puede traer a una
empresa su correcta observancia.
En 1987, Gabriel Sánchez Curiel aborda el concepto de auditoría operacional, la metodología
para utilizarla, la evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de
sugerencias.
La evolución del informe de auditoría se dió en cuatro etapas:
1.- La misión del auditor era buscar si se habían cometido errores y fraudes.
2.- Los auditores tienen ahora una nueva actividad que es la de verificar, certificar que la
información que se les presenta sea veraz.
3.- El auditor toma como base el muestreo para realizar su trabajo.
4.- El auditor ya elabora un informe en el que emite su opinión.
1.2
Definición de Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
El informe de auditoría operacional-administrativa es el documento, por medio del cual, se dan
a conocer los resultados de las revisiones que efectúan los auditores de una dependencia o
entidad.
Se le conoce también como el diagnóstico por ser ésta su verdadera naturaleza, es decir, la de
una apreciación sobre la eficiencia con que se efectúan las operaciones de la empresa, que se
acompaña de las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero sin constituir , por
lo menos actualmente, una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las
sugerencias tampoco son de carácter específico.
Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un cargo, cuya
presentación debe causar impacto de profesionalismo, calidad, y confianza dada su
importancia.
El diagnóstico o informe constituye el producto terminado de la auditoría, es la forma de dar a
conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los
departamentos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes
observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter
general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.
El informe es el documento en el cual se presenta la evidencia obtenida durante la auditoría
operacional-administrativa con la presentación de hallazgos y conclusiones; representa el
resultado final del trabajo.
En nuestra opinión:
El informe de auditoría operacional-administrativa también conocido como el diagnóstico
constituye el producto terminado de la auditoría, por medio del cual se
dan a conocer los
resultados acompañado de recomendaciones de carácter general que permiten mejorar el
desempeño de la entidad; cuya presentación debe causar impacto de profesionalismo, calidad y
confianza.
1.3
Características.
El informe debe reunir principalmente las siguientes características:
A) Oportunidad.
B) Integridad.
C) Competencia.
D) Relevancia.
E) Objetividad.
F) Convicción.
G) Claridad.
H) Utilidad.
I)
Precisión ó Corrección.
J) Concisión.
K) Sencillez.
L) Adecuación.
M) Cortesía.
N) Originalidad.
A) Oportunidad.
Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las
observaciones sean atendidas.
B) Integridad.
Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar información completa
acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.
C) Competencia.
Presentar la información de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la
auditoría
D)
Relevancia.
Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operación del área
auditada.
E) Objetividad.
Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que deberán estar respaldados con
evidencia indudable.
F) Convicción.
Hacer que las evidencias guíen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor.
G) Claridad.
Cuidar que la estructura, terminología y redacción empleadas, permitan que la información que
se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deberá tomar en cuenta
al lector potencial de su informe y tendrá que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea
entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.
H) Utilidad.
Aportar elementos que contribuyan a la mejor administración y utilización de los recursos de la
entidad.
I)
Precisión o Corrección.
La precisión está determinada fundamentalmente por el uso de palabras, según su significado.
Entre mayor número de palabras ambiguas, más peligro de distorsión por parte del receptor.
La eliminación de conceptos
que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo,
negativo, bueno, malo , etc.). La conclusión de los detalles significativos.
J) Concisión.
Por concisión se debe entender que cada idea se exprese con el menor número de palabras
posible, siempre y cuando ésta quede completa.
Ser conciso no implica la omisión de asuntos importantes, pero si de los que son relativamente
importantes. La concisión no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez
conciso.
La concisión es una forma de llegar más rápidamente a la comprensión del lector.
K) Sencillez.
La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditoría adquiera una mayor
fuerza de veracidad y persuasión, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia.
L) Adecuación.
La adecuación se define como una actitud de lógica armonía con el destinatario. ¿Quién o
quiénes van a leer el informe? Esta es la pregunta que sirve de base para adecuar la redacción a
las necesidades del lector.
Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fácilmente lo que se le
quiere decir.
M) Cortesía.
Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy común que como
resultado de la auditoría algún elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen
calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc.
Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesía; aplicando calificativos que no
hieran susceptibilidades.
N) Originalidad.
Aunque a veces resulte difícil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario
intentarlo.
Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra
simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.
1.4 Objetivo e Importancia del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
El objetivo es analizar las condiciones en que el contador público pueda emitir un informe
desde el punto de vista de su profesión precisando la naturaleza y alcance de tal informe, con el
propósito de proteger los intereses de los usuarios del mismo.
Los objetivos principales que se persiguen al realizar un informe de auditoría son:
Informar.
Es dar a conocer al titular de la entidad los resultados importantes del trabajo. (Toma de
conciencia).
Persuadir.
Demostrar que los resultados son válidos y tienen razón de ser. ( Aceptación).
Obtener Resultados
Presentar recomendaciones para cambios constructivos. ( Acción).
1.5
Propósito del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
Es informar en forma clara, pero concisa, el ¿por qué? y ¿cómo? de la auditoría.
Este cumple muchas funciones altamente importantes, tanto para el auditor como para la
administración. Las siguientes funciones deben ser cuidadosamente consideradas durante el
desarrollo de la auditoría y en la determinación de cómo redactar el documento señalado.
Conclusiones basadas en la auditoría.
Reportar condiciones.
Propósito del Informe
Marco de referencia de la acción administrativa.
Aclarar puntos de vista del auditor.
1.- Conclusiones basadas en la auditoría.
El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisión, con la presentación
de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditoría.
2.- Reportar condiciones.
Éste, reporta a la organización un resumen de las principales áreas que requieren mejoras. El
informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administración para reconocer sus
operaciones y evaluar su ejecución. El informe señala qué áreas están bien y cuáles pueden ser
susceptibles de optimizar.
3.- Marco de referencia de la acción administrativa.
Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones
que deben ser tomadas por la administración. Con base en las condiciones reportadas y en la
identificación de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de
acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones .
4.- Aclarar puntos de vista del auditor.
Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las
que esta en desacuerdo. Una clara posición del auditado y los comentarios del auditor ayudarán a
puntualizar los criterios de la administración y proporcionarán bases para llegar a las decisiones
que requieran las circunstancias.
1.6 Recomendaciones Básicas para La Redacción Del Informe De Auditoria OperacionalAdministrativa.
Atendiendo a la definición y objetivos del Informe, en cuanto a informar, persuadir y obtener
resultados, y en función de los requisitos analizados (identificación clara y directa de las
observaciones; presentación adecuada del origen y trascendencia de las
sugerencias prácticas y
constructivas para producir los cambios deseados)
observaciones y
y desde luego,
considerando sus características (oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad,
convicción, claridad y utilidad) se presenta a continuación un mínimo de recomendaciones técnicas
para la óptima redacción del Informe de auditoría operacional-administrativa.
Redactar.
Es manifestar por escrito un conjunto de ideas debidamente ordenas y articuladas, de tal forma
que de su lectura se concluya única y exclusivamente aquello que se planeó expresar.
La redacción consiste en combinar palabras, frases, oraciones y párrafos para expresar ideas
previamente elaboradas.
Al elaborar un informe de auditoría, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales:
fondo y forma.
El fondo lo constituyen los elementos soportes y conclusiones que el auditor utiliza para la
elaboración del informe. La forma es el modo particular de expresar los elementos soportes y
conclusiones.
Una de las limitaciones más severas a que se enfrenta un auditor, es su falta de capacitación
y preparación adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redacción y ortografía.
Es impresionante ver que en la práctica los trabajos bien realizados pierden su calidad y
contenido por la pobre redacción con que son formulados y salpicados con faltas de ortografía.
Recomendaciones.
1. - Antes de iniciar la redacción de un informe, es conveniente ordenar todos los puntos que se
deben incluir en él.
Ejemplo:
Empiece usted por definir el contenido general del informe a continuación desglose los puntos
de cada capítulo en ideas cortas y así subsecuentemente. Este ejercicio es para ordenar tanto las
ideas generales como las particulares.
2. - Al redactar el informe se deben utilizar expresiones cortas y apoyándose en esquemas. El
orden más conveniente de las ideas expresadas, será determinado por la importancia de ellas.
Ejemplo:
a) Se observó que la oficina del titular del área de ventas dependen directamente cinco áreas, de
las cuales tres, son sustantivas y dos son de apoyo contando entre las primeras las de ventas al
mayoreo, ventas al menudeo y ventas al extranjero y entre las segundas la de apoyo administrativo
y la de gestión, que utiliza plazas del área sustantiva, es decir, plazas de vendedores, lo cual,
dificulta que el área de ventas cumpla con sus programas de trabajo al no contar con la
disponibilidad de todos sus recursos, por lo que se recomienda instruir a esta unidad en el sentido
de que utilice sus recursos conforme han sido autorizados.
b) Se observó que de la oficina del titular del área de ventas dependen directamente de cinco
áreas. De ellas, tres son sustantivas y dos son de apoyo.
Áreas Sustantivas
Áreas de Apoyo
Ventas al mayoreo
Administrativo
Ventas al menudeo
Gestión
Ventas al extranjero
El área de gestión utiliza plaza de vendedores. Lo anterior dificulta que el área cumpla con sus
programas de trabajo, púes no cuenta con la disponibilidad de todos sus recursos.
Se recomienda instruir a esta unidad para que se apegue a lo autorizado en la utilización y
asignación de sus recursos.
Comparando los ejemplos señalados en a) y b), se puede apreciar que el uso de ideas cortas y
el apoyo en cuadros simplifica la redacción y facilita la comprensión de las ideas que se quieren
destacar. Ahora bien, el orden más conveniente de las ideas, será determinado por la importancia
de ellas.
3. - Se deben utilizar títulos para el desarrollo de los puntos importantes. Esta titulación debe
referirse, en forma breve, al contenido del apartado.
4. - Se debe cuidar la conjugación de los verbos usados en la redacción, que sea la más
adecuada, de tal manera que refleje el sentido de la expresión.
Ejemplo:
Durante la revisión de los registros auxiliares, se detecto el uso inconsistente de los términos
de ventas. Ello motivó a profundizar la revisión y se comprobó que los vendedores emplean
diferentes términos para referirse en la misma operación.
Se advirtió que lo anterior propicia confusiones, omisiones y alteraciones a los registros
consolidados de ventas.
5. - Ser preciso y convincente. Se es preciso cuando se redacta en la forma más directa y breve
posible. Se es convincente cuando el argumento preciso no requiere de explicaciones excesivas
en el texto.
6. - Antes de presentar el informe, es conveniente leerlo en voz alta para apreciar la fluidez
fonética. De esta forma se localizará la repetición de ideas o palabras. Si éste es el caso, se
recomienda seguir, en el orden en que se indican los siguientes procedimientos:
a) Eliminar la idea o palabra repetida.
b) Sustituirla.
c) Dar otro giro a la construcción de la frase.
7. - Evitar que los términos que puedan originar duda o confusión en los lectores y el uso
innecesario de tecnicismos.
8. - Utilizar correctamente las palabras, de tal manera que facilite la comprensión de las ideas que
expresa en el informe.
9. - La redacción del Informe debe caracterizarse por la cortesía. Expresar con tacto los asuntos
delicados y confidenciales y haga referencia a las personas con respeto y distinción.
10. - Indicar el nombre de los documentos o reportes a los que se hace referencia, en lugar de la
clave o codificación que se utiliza para ellos en el área auditada.
11. - Cuando sea necesario utilizar cifras, unidades de medida, porcentajes, etc., ser consistente.
12. - Cerciorarse del uso correcto de la ortografía y eliminar abreviaturas o palabras extranjeras
innecesarias.
1.7
Anatomía del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
El
informe de auditoría esta integrado por varias secciones, que dan como resultado un
documento o diagnóstico útil para la toma de decisiones.
Cabe destacar que existen diversas formas de estructurar al informe; a continuación se
mencionará una de ellas la cual se divide en:
A) De Identificación.
1. - Carátula Interior.
2. - Índice.
3. - Objetivos.
4. - Alcance.
Anatomía del Informe.
B) De Contenido.
1. - Destinatario.
2. - Resumen.
3. - Resultados.
C) De Complemento.
1. - Anexos.
A) De Identificación.
1. -Carátula interior.
Presenta un resumen de los datos más importantes de la auditorúa para su fácil e inmediata
identificación.
Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deberá de reunir como mínimo: Titulo
(Informe de auditoria), área o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de
conclusión del informe, numero de la revisión, si corresponde, especificación de “reservado o
confidencial”.
Ejemplo:
Informe de Auditoría Interna
Área o Departamento: Almacén de Materias Primas
Renglón Revisado: Control de Calidad, Recepción y Distribución de las Materias Primas.
Periodo Revisado:
Del 1° De Enero al 31 De M arzo Del 2002.
Fecha de Conclusión del Informe:
México, D. F. a 30 De Abril Del 2002.
Revisión No.37
2. - Índice.
En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la página en
que se encuentra.
Ejemplo:
INDICE
PAGINA
I.
OBJETIVOS
3
II.
ALCANCE
4
III.
RESUMEN
5
IV.
RESULTADOS
6
V.
ANEXOS
10
3. - Objetivos.
Obedece a una finalidad o intención. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar,
enseñar, etc. Para el caso del informe de auditoria su objetivo es claro: informar y comunicar
resultados. Aquí se señalan los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, tales
como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un área de la entidad.
Ejemplos:
Verificar los procedimientos para la recepción, manejo y selección de la materia prima.
Evaluar el control interno para el manejo de la materia prima.
Comprobar que la materia prima, sean distribuidos en los tanques de almacenamiento que les
corresponda.
4. - Alcance.
Señala las áreas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones
revisadas, la metodología utilizada así como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se
dió a las pruebas.
Dado que no es práctico revisar la totalidad de las operaciones al 100%, excepto en caso de
fraudes o situaciones verdaderamente excepcionales el auditor interno habrá de aplicar
sus
procedimientos de revisión a sólo una parte del total de las operaciones susceptibles de ser
revisadas.
El alcance también llamado extensión del número de muestras a seleccionar y revisar se hará
aplicando el plan de muestreo que más se adapte a las circunstancias y necesidades del auditor en
función a la naturaleza de las muestras o en el momento que juzgue adecuado atendiendo a su
criterio profesional.
Ejemplos:
Se verificó el 100% de las políticas y procedimientos para la recepción y manejo de la materia
prima.
Se comprobó que por cada 10 toneladas de materia prima recibida el 31 de marzo y 1° de abril
del año en curso, el 10% reunierá las especificaciones referidas en la tabla de control de
calidad.
Se verificó en forma selectiva los tanques de almacenamiento del producto para exportación.
B) De Contenido.
1. -Destinatario.
Definido el propósito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al
destinatario. ¿Para quién o para quiénes se escribe? ¿Quién o quiénes serán los lectores
potenciales del informe? . El auditor asume que los resultados de su trabajo atañen
fundamentalmente a la administración de la empresa a los auditados y a otros eventuales
interesados.
2. - Resumen.
Es un indicador importante a través del cual se cumplen lo objetivos del informe. En el se
sintetizan los principales problemas detectados en la revisión con la finalidad de atraer la atención
del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolución.
Los objetivos que se persiguen al elaborar y presentar un resumen son:
A) Enterar de los hechos relevantes al titular de la entidad que no dispone de tiempo suficiente
para leer todo el informe.
B) Atrae la atención del titular de la entidad hacia los aspectos de mayor importancia que se
detectaron en la revisión.
La importancia del resumen radica en:
A) Despertar el interés del titular de la entidad por conocer, con más detalle, lo problemática
planteada.
B) Dar agilidad a las soluciones de los problemas detectados.
3. - Resultados.
En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditoría
operacional-administrativa pero como una transcripción o síntesis de las observaciones
determinadas.
Los resultados deben de proporcionar información valiosa para la toma de decisiones, por ello
el auditor vinculará las diferentes desviaciones para mostrar como, en su conjunto, repercuten y
afectan la planeación, programación, y ejecución para el logro de objetivos.
Es la formulación de recomendaciones en el ámbito de sugerencia como posible solución a la
problemática detectada. Y están integrados por:
1) Título.- Es el encabezado con que se designa, en forma breve al resultado que se presenta.
Cabe mencionar que el título debe reflejar la esencia de dicho resultado, de tal manera que
capte la atención y el interés del lector.
2) Observación.- Son las deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejoría,
su relación y alcance de la revisión. La observación debe incluir el criterio establecido, que son
aquellos lineamientos, norma y políticas que ayudan al auditor a tener un punto de referencia
para reconocer, clasificar y medir los objetivos, metas y realizaciones de las organizaciones.
3) Causas.- Son los motivos que originan las observaciones.
4) Efecto.- Son las repercusiones
o riesgos a los que están expuestas las entidades como
consecuencia de las observaciones detectadas.
5) Recomendaciones.- Son las sugerencias que se hacen con el fin de atender y dar solución a
las causas que dieron origen a las situaciones observadas.
Ejemplos:
1. Riesgos innecesarios por la mala calidad en la materia prima.
600 Toneladas de materia prima con valor de $6,000,000.00 no reúnen los requisitos de calidad.
2. Producto y materia prima contaminados.
15 Tanques con capacidad de 10 toneladas cada uno, para el almacenamiento de materia prima
para elaborar productos de exportación, se encuentran infestados de ratas.
c) De Complemento.
1. - Anexos.
Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en
el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclara al
lector los aspectos que por su extensión e importancia debe agregarse al contenido del informe
estos anexos pueden ser: gráficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc.
Su finalidad es:
Presentar los pormenores necesarios en forma separada, aunque formando parte del
contenido general del informe, con el propósito de contribuir la mayor concisión del texto, hacer
del mismo un material de lectura más fácil.
Facilitar la agrupación ordenada de las observaciones
de naturaleza similar, para su
distribución entre los empleados responsables de su corrección y los funcionarios que debieran
conocer dichas observaciones.
1.8 Aplicación de la Norma 400 con relación al Informe de Auditoría OperacionalAdministrativa.
Norma 400
Normas de ejecución del trabajo de auditoría
El trabajo de auditoría debe incluir la planeación de la auditoría, el examen y evaluación de la
información la comunicación de resultados y el seguimiento.
Planeación de la auditoría.
Los auditores internos deben planear cada auditoría. La planeación se debe documentar,
incluyendo:
1. Objetivo de la auditoría y alcance del trabajo.
2. Información sobre antecedentes de las actividades a ser auditadas.
3. Determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoría.
4. Comunicación a las partes que requieren saber de la auditoría a realizar.
5. La realización, en lo posible, de un estudio general a efectos de familiarizarse con las
actividades y controles a auditar, identificando áreas que requieren mayor atención de auditoría
invitando a los auditados a que presenten comentarios y recomendaciones.
6. Programa por escrito, de auditoría.
7. Determinación de cómo, cuándo y a quién se comunicará los resultados de auditoría.
8. Aprobación del plan de trabajo de la auditoría.
Examen y evaluación de la información.
Los auditores internos deben recopilar, analizar, interpretar y documentar la información que
soporta los resultados de auditoría.
El proceso de examen y evaluación de la información es como sigue:
1. Se debe recolectar información respecto a todos los asuntos relacionados con los objetivos de
la auditoría y el alcance del trabajo.
2. La información debe ser suficiente, competente, relevante y útil a efectos de que proporcione
bases sólidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría.
3. Los procedimientos de auditoría, incluyendo las pruebas selectivas y el uso de muestreo,
deben ser utilizados, según se avance en la auditoría, donde sea práctico su aplicación y se
pueda ampliar o reducir de acuerdo a las circunstancias que se vayan presentando.
4. El proceso de obtener, analizar, interpretar y documentar la información debe ser supervisado
a efectos de asegurar, con cierta racionabilidad, que se mantiene la objetividad del auditor y
que se van logrando las metas de auditoría.
5. Los papeles de trabajo que documenten la auditoría deben ser preparados por el auditor y
revisados por el responsable del departamento de auditoría interna. Estos papeles contendrán
la información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones
a reportar.
Comunicación de resultados.
Los auditores internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoría.
1. Se debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya con un examen de
auditoría. Durante el transcurso de la auditoría se podrán emitir, formal o informalmente,
informes parciales, orales o escritos.
a) Pondrán emplearse
informes parciales para comunicar información que requiera atención
inmediata para comunicar un cambio en el alcance de la auditoría sobre la actividad que se
esta revisando, o para mantener informada a la administración sobre el progreso de aquellas
auditorías que se desarrollan en periodos largos.
El empleo de informes parciales no
disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.
2. Los auditores internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a
adecuado de la administración antes de emitir su reporte escrito final.
un nivel
a) La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso
de la auditoría y/o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas
finales). Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría por
el jefe de la unidad auditada.
Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas
interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar
asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
b) Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones pueden variar en función a las
estructuras de organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas
personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que
pueden autorizar la aplicación de acciones correctivas.
3. Los informes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
a) Informes objetivos son aquellos que contienen información verdadera,
parcial y sin
distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de
todo prejuicio.
b) Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lógicos. La claridad se
puede mejorar evitando un lenguaje técnico innecesario y proporcionando la suficiente
información adicional de respaldo.
c) Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos
completos en el menor número de palabras posibles.
d) Los informes constructivos son los que como resultado de tono y contenido ayudan tanto a los
auditados como a la organización y promueven el mejoramiento en donde es requerido.
e) Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y efectiva toma
de acciones.
4. Los informes contendrán el propósito el alcance y resultados de la auditoría y, cuando se
considere apropiado, la opinión del auditor.
a) Aunque el formato y contenido del informe de auditoría pueden variar por la organización o por
el tipo de auditoría, deben contener en lo mínimo, el propósito, alcance y los resultados de la
auditoría.
b) Los informes de auditoría pueden incluir información de antecedentes y de resumen.
La
información de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales, las funciones
revisadas y proporcionar información explicatoria importante.
También pueden incluir el estado que guardan
las observaciones conclusiones
y
recomendaciones de informe anteriores, así como indicaciones de si el informe corresponde a una
auditoria programada o a una solicitud especifica. Cuando se incluyan resúmenes, estos deberán
representar en forma equilibrada el contenido del informe de auditoria.
c) La declaración de propósitos deberá describir los objetivos de la auditoria y, cuando sea
necesario deberá informar al lector los motivos para su realización y lo que se esperaba lograr
a través de ella.
d) La declaración de alcances deberá identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea
conveniente, información adiciona, como la referida el periodo sujeto a examen. En ocasiones
es necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear los límites de la auditoría
debiéndose así mismo describir la naturaleza y extensión de la auditoria realizada.
e) Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.
f)
Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes sobre hechos. Aquellas
observaciones que se consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y conclusiones
del auditor interno o para evitar su mal entendimiento se deberán incluir en su informe final. La
información u observaciones de menor importancia se pueden comunicar oralmente o a través
de correspondencia menos formal.
Las observaciones planteadas deberán considerar los siguientes atributos: criterios, condición,
causa, y efecto.
g) Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluación del auditor interno sobre los efectos de
las observaciones en las actividades revisadas. Cuando el informe de auditoria incluye
conclusiones, estas deberán claramente identificadas como tales.
Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito de una auditoria o a aspectos específicos,
y aunque no se limitan únicamente a ello pueden referirse a determinar si las operaciones o
programas van de acuerdo con los de la organización; si se están alcanzando las metas y
objetivos de la organización; y si las actividades examinadas funcionan como deben ser.
5. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el
desempeño satisfactorio y las medidas correctivas.
a) Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tiene
por objeto llamar la atención para que se corrijan las condiciones existente o para que se
mejore las operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir alternativas para corregir o
mejor la gestión, sirviendo de guía a la administración para el logro de los resultados
deseados.
b) Los logros de los auditados, en términos
de mejoras, desde la última auditoría, o el
establecimiento de una operación bien controlada, pueden incluirse en el informe de auditoría.
Esta información puede ser necesaria para dar una adecuada visión de las condiciones
existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable equilibrio al informe de auditoria.
6. El director de auditoría interna, o quien él designe, deberá revisar y aprobar el informe final
antes de emitirlo y decidirá a quien se le distribuirá el reporte.
a) El director de auditoría interna o la persona que él designe para ello deberá aprobar y firmar
todo los informes finales. Si las circunstancias específicas lo permiten se debe tomar en cuenta
al auditor encargado o al supervisor encargado para que firme el informe como representante
del director de auditoría interna.
b) Los informes de auditoría se deben entregar a aquellos miembros de la organización que
pueden asegurar que los resultados de auditoría sean debidamente considerados. Esto
significa que el informe de auditoría bebe llegar a aquellos funcionarios que están en una
posición en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se están tomando
dichas medidas. El informe final de auditoria debe así mismo entregarse al jefe de la unidad
auditada. Por su parte los niveles superiores de la organización pueden recibir solo informes
concentrados. Los informes también pueden ser entregados a otros involucrados como son los
auditores externos y los comités de auditoría.
c) En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el
informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando está relacionada con
actos ilegales o impropios. En tales caso dicha información podrá ser presentada en un informe
por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la
administración, el informe de auditoría deberá ser entregado al comité de auditoría o alguna
otra área que posea un nivel parecido dentro de la organización.
Seguimiento.
Como parte del proceso de auditoría, los auditores internos deberán hacer un seguimiento
sobre los hallazgos reportados que requieren alguna acción, para asegurarse que la administración
ha solucionado oportuna y adecuadamente las observaciones de auditoría. Un seguimiento
adecuado y oportuno es básico para completar el proceso de auditoría; ya que el caso de no
efectuarse podría minimizarse de manera seria el valor de las auditorías. Los aspectos o
conclusiones más relevantes que inciden en la etapa de seguimiento son los siguientes:
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el escrito o manual que fija autoridad
al grupo de auditoria interna.
Al decidir la dimensión del seguimiento, los auditores internos deben considerar las propias
acciones de seguimiento llevadas a cabo por otros miembros de la organización.
Algunas observaciones o hallazgos importante reportados pueden requerir acción inmediata
por parte de la administración; en cuyo caso tales acciones habrán de ser monitoreadas por los
auditores internos hasta que hayan sido corregidos.
Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo
del grupo de
auditoria interna.
Se habrán de diseñar programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la cobertura de
todo el proceso.
Se emitirá un informe de seguimiento que incluya hallazgos u observaciones atendidas o
solucionadas, en proceso de atención o solución, y acciones o respuestas poco satisfactorias.
La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre hallazgos u
observaciones de auditoria reportados.
Los auditores internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones
apropiadas sobre los hallazgos reportados en la auditoría.
Los auditores internos deben cerciorarse que se han tomado acciones correctivas para
alcanzar los resultados deseados, o que la administración o el consejo de administración asuman
el riesgo por no adoptar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados.
1.9 El Informe Normal y el Confidencial.
En ocasiones alguna información no conviene que sea revelada a todos los que reciben el
informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando está relacionada con
actos ilegales o impropios. En tales caso dicha información podrá ser presentada en un informe por
separado. Si las situaciones reportadas involucran a los niveles de mayor rango en la
administración, el informe de auditoría deberá ser entregado al comité de auditoría o alguna otra
área que posea un nivel parecido dentro de la organización.
Los informes referentes a las designaciones de auditoría de índole confidencial, cuyo informes
invariablemente habrá de tener el mismo carácter, los auditores con frecuencia tienen la necesidad
de informar,
también de manera confidencial ciertos aspectos relativos a la ejecución de su
trabajo.
De acuerdo con lo anterior ha de inferirse que de una designación de auditoría no confidencial
será posible que se origine un informe que si fuese, al menos parcialmente.
En todo informe marcado con el rótulo de confidencial, el auditor general deberá, con el objeto
de hacer resaltar esta característica, imprimir su sello de goma con la misma leyenda en la parte
superior derecha de la cubierta de cada uno de los ejemplares del informe, antes de elevarlo a la
autoridades superiores para su examen y resolución. En el original del informe dichos sellos se
imprimirán en la cubierta exterior de cartulina, a demás en la cubierta interior.
El auditor general también podrá imprimir el sello de confidencial a cualquier informe que
hubiese recibido de el auditor informante sin la expresa clasificación, siempre que, a juicio de
aquel funcionario superior, el informe de que se trate debiera ser tratado en forma confidencial.
Auque todo informe de auditoría ha de tener como característica distintiva, la de ser un
documento intrínsecamente confidencial, todas las persona autorizadas a leer dichos informes
deberán extremar el cumplimiento de las disposiciones de secreto profesional de la auditoría,
cuando se trate de un informe marcado con el sello de confidencial.
CAPÍTULO II
PREPARACIÓN DEL INFORME DE
AUDITORÍA OPERACIONALADMINISTRATIVA.
Preparación del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
2.1
Tratamiento de la Información.
La información es la materia prima con la que trabaja en auditor. Establecido este hecho
surgen las siguientes preguntas: ¿Qué información se debe buscar?, ¿Dónde se encuentra esta
información?, ¿Cómo darle una coherencia? Y otras más.
El auditor antes de iniciar la recopilación de información necesita:
Saber qué información es significativa y cuál no lo es.
Tener un esquema conceptual con el cuál ordenarla y clasificarla.
Saber cuáles son los medios para obtenerla.
Saber cómo se puede obtener al menor costo posible.
La información para la auditoría se recoge con el objeto de poder realizar un diagnóstico y
emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener información
más elaborada y ajustada a nuestro propósitos.
El tratamiento no es otra cosa que la aplicación de técnicas específicas para cada nivel de la
organización las técnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.
Técnicas de Tratamiento de la Información
Cuantitativas
Cualitativas
Nivel estratégico o político
Finalidad, misión, objetivos
Análisis documental, entrevistas personalizadas
Programación, previsión
Gráficas de Gant, modelos de Modelos
previsión cuantitativos
de
previsión
cualitativos
Nivel organizacional
Cultura, estilo de la dirección
Cuestionarios de clima organizacional del estilo de dirección
Estructura
Evaluación de componentes de Detección de grupos informales
la
estructura,
técnicas
de
análisis
de Análisis funcional
diseño
Funciones y actividades
Técnicas
de
actividad dedicaciones, carga
de trabajo.
Proceso
Racionalización de procesos, Diagramas
manuales de procesos
Flujos, capacidad
Análisis
documental,
observación directa, pruebas de
verificación
Nivel de recursos
Recursos humanos
Indicadores
de
personal,
sustituibilidad incertidumbre
Recursos materiales
Análisis de superficies carga de
recursos
En la fase de capturación de información es recomendable recopilar la información de las
variables de los tres niveles; aquí ya se verifica una primera selección de la información,
posteriormente habrá que analizar los procesos a fondo con las técnicas correspondientes.
Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deben ser preparados por el auditor y
revisados por el responsable del departamento de auditorií interna. Estos papeles contendrán la
información recopilada y los análisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a
reportar.
2.2 Reuniones Preliminares con Auditores.
Una vez que el auditor anotó en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio
existen, debe efectuar un examen crítico sobre cada observación y cada sugerencia.
La discusión de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante el curso
de la auditoría y /o en reuniones posteriores a la terminación de la auditoría (entrevistas finales).
Otra técnica consiste en la revisión de los borradores de los informes de auditoría por el jefe de
la unidad auditada.
Estas discusiones y revisiones ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas
interpretaciones ni malos entendidos de los hechos, al dar la oportunidad al auditor de aclarar
asuntos específicos y de expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Este examen debe incluir un estudio integral de cada observación con los papeles de auditoría
en que se apoyan los comentarios, la descripción de los problemas y las sugerencias derivadas del
criterio del auditor; es necesario enfatizar que no deben admitirse observaciones y sugerencias que
no estén respaldadas por evidencia suficiente y competente en cédulas de auditoría.
1. Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor
de auditoría. Esta es una norma de carácter universal que no puede dejar de aplicarse bajo
ninguna circunstancia.
2. En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben tener un conocimiento
profundo de los métodos, procedimientos y sistemas que se han examinado en la empresa.
3. Tanto el auditor en jefe como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de
cada observación incluida en los papeles de trabajo.
4. El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo con su importancia, a la luz del
impacto presente y futuro sobre los recursos de la entidad.
5. Los papeles de auditoría deben incluir no sólo descripciones de problemas, sino sugerencias
útiles, claras y objetivas para corregirlos.
6. El auditor y sus ayudantes deben discutir, analizar y evaluar cada una de las sugerencias para
corregir los problemas detectados.
7. Es más importante estar convencido de que las sugerencias de auditoría están bien
estructuradas y serán de utilidad, que el convencimiento respecto a las fallas o deficiencias en
los sistemas.
8. En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoria sean:
a) Factibles: Es decir, susceptibles de llevarse a la práctica y no solo quimeras obtenidas de
manuales que nunca se han puesto en operación.
b)
Accesibles: Esto es, al alcance de la empresa desde el punto de vista de su capacidad
económica.
c) Objetiva e integrales: Es decir, congruentes con la estructura de área en la que se van a
implantar y con la estructura del área en la que se van a implantar y con la estructura de otras
áreas que se relacionen con ésta.
En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparación del informe, el auditor y
sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que contienen las descripciones de los sistemas,
el señalamiento de fallas y el detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades
existentes respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse.
Combinarse.
Transferirse.
Cambiarse.
Corregirse.
2.2.1 Análisis de Cada Observación, Honestidad, Convencimiento y Complementación.
El auditor durante el desarrollo de su trabajo ira detectando situaciones, irregularidades o
anomalías que merecen ser tomadas en consideración para su análisis y discusión. Del resultado
de tal proceso se derivará su eventual inclusión en el informe de auditoría.
En este punto se determinará el término aplicar. Si el auditor va a comentar con los auditados
una “irregularidad”, “anomalía”, “deficiencia”, “falta”, etc., con toda seguridad se va a enfrentar a un
rechazo hacía el y su trabajo. Para evitar tales situaciones es conveniente emplear el término
genérico de “observación”.
Una vez que los papeles de trabajo han sido revisados y aprobados por el gerente o el
supervisor de auditoría, se tiene la certeza de que las observaciones y sugerencias representan los
puntos de vista definitivos en torno a los problemas localizados dentro de los sistemas y
procedimientos en vigor. Procede, a continuación, solicitar a los gerentes y a los directores de las
áreas involucradas en la auditoría, la celebración de una junta para comentar las recomendaciones
del auditor, llegar a conclusiones respecto a ellas y establecer de manera conjunta las acciones
necesarias para su implantación dentro de la estructura de la entidad.
A dicha reunión debe asistir el gerente o el supervisor de auditoría y el ayudante que más haya
sobresalido en el desarrollo del examen del flujo de transacciones.
Un elemento indispensable para que la junta se lleve a cabo, son los papeles de trabajo y las
cédulas que contienen las observaciones y sugerencias derivadas de la auditoría operacional.
En la mayoría de las ocasiones, los gerentes y directores solicitan que el auditor demuestre la
autenticidad de las fallas que se reportan; por ello, el legajo de cédulas de auditoría debe estar
escrupulosamente completo y ordenado tanto para la localización inmediata de los papeles
requeridos como para la clara y rápida lectura de sus datos por el personal del cliente o de la
empresa.
La reunión para discutir las observaciones y sugerencias debe llevarse a cabo con los
ejecutivos a cuyo cargo están los departamentos o áreas funcionales que involucran los hallazgos
y recomendaciones del auditor.
La discusión debe ser conducida por el gerente o supervisor de auditoría considerando los
siguientes aspectos esenciales.
1. Iniciar la reunión explicando previamente los objetivos de la auditoría en cada una de las áreas
que fueron revisadas. Esta explicación deberá ser breve y sin tecnicismos.
2. Hacer hincapié en que la auditoría operacional tiene propósitos esencialmente constructivos y
no destructivos; es decir, los problemas localizados y las fallas detectadas serán divulgadas
para beneficio de la entidad y no para señalar o culpar al personal involucrado
3. Se debe hacer énfasis para reconocer y agradecer la colaboración de todo el personal de cada
una de las áreas funcionales que han sido auditadas.
4. Comenzar la reunión en su aspecto propiamente técnico dando lectura a cada una de las
observaciones y sugerencias de acuerdo con el texto de las cédulas de auditoría. Este hecho
permite recordar a los ayudantes que deben redactare sus recomendaciones en forma clara y
objetiva.
5. Enfatizar la mejor disposición en que se encuentra el auditor para ofrecer las pruebas en que
basa cada una de sus observaciones.
6. Hacer hincapié en que las sugerencias propuestas son únicamente el punto de vista de los
auditores y que, en consecuencia, el punto de vista de los ejecutivos que tienen a su cargo las
áreas involucradas es importante y valioso para depurar o mejorar dichas sugerencias.
7. Respecto a las sugerencias que reflejan su punto de vista, el auditor debe procurar Convencer
antes que Vencer.
8. Es vital tomar nota acuciosa de las respuestas y puntos de vista que los ejecutivos expresen
respecto a cada una de las sugerencias y las observaciones de los auditores.
Éste es un punto esencial, ya que dichas respuestas van a formar parte del reporte de
auditoría; por ello, es conveniente que los comentarios de directores y gerentes se transcriban
literalmente a los papeles de trabajo y se lean en voz alta antes de dar paso a las siguiente
recomendación.
9. Deben evitarse comentarios hirientes, irónicos o tendenciosos respecto a cualquier empleado o
funcionario de las áreas que se han examinado y de la empresa en su conjunto;
las
apreciaciones del auditor no deben ir más allá de los hechos concretos, aun en los casos en
que los problemas detectados se relacionen con actitudes negativas o incapacidad del
personal.
Respecto a este último punto, el gerente de auditoría deberá hacer comentarios en privado con
el superior a quien reporte el empleado o el ejecutivo involucrado en este tipo de hallazgos.
10. Cuando procede, se admiten y son recomendables los comentarios positivos acerca del
desempeño y las actitudes constructivas del personal en las áreas auditadas; sin embargo,
debe tomarse en consideración la importancia de evitar también los excesos para no incurrir en
adulaciones que resultan molestas y que restan categoría a la imagen del auditor.
11. Como corolario del punto anterior, el auditor debe aceptar y solicitar un plazo razonable para
su evaluación, los puntos de vista expresados por los directores y gerentes en discrepancia
con las observaciones y sugerencias.
En relación con las observaciones y sugerencias que los ejecutivos acepten durante la reunión
a la que se ha hecho referencia en los párrafos anteriores, es importante poner en práctica los
puntos que se detallan a continuación.
1.
El auditor debe lograr que los ejecutivos de las áreas involucradas establezcan y se
comprometan a respetar fechas
o plazos en los que las recomendaciones aceptadas
quedarán cumplidas en forma integral.
2. De acuerdo con las fechas
o plazos establecidos por la empresa para cumplir las
recomendaciones aceptadas, es necesario que el auditor las anote claramente en los papeles
de trabajo.
3. Respecto a las sugerencias cuyo cumplimiento requiera de la intervención de especialistas
internos o externos, los directores y gerentes deben establecer fechas tentativas para obtener
las autorizaciones de los funcionarios en quienes recaiga esta responsabilidad.
El establecimiento de fechas en los términos indicados es la mejor garantía de que el esfuerzo
de los auditores y de los ejecutivos no será estéril.
Cualquiera que sea la razón por la que los directores o gerentes rehacen las recomendaciones
de auditor, también es indispensable que las respuestas se transcriban literalmente en los papeles
de trabajo.
Es importante dejar bien establecido que tanto las recomendaciones de auditoría rechazadas
por la empresa con el texto íntegro de las respuestas que incluyen dichos rechazos, deben formar
parte del reporte de auditoría operacional-administrativa.
2.3 Control de Calidad.
La asignación de recursos para el trabajo de auditoría debe considerar las técnicas de
administración de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos básicos:
Desarrollar un plan detallado; El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y
estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible.
Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: Debe existir algún
mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado.
Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las
acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos,
se debe reasignar tareas.
El control se puede llevar en un diagrama de Gantt, con Hojas de Control de Tiempos, y
con los Cuestionarios de Control de Calidad.
Ejemplo de Diagrama de Gantt:
Diagrama de Gantt.
Diagrama de Número Fecha
Fecha
Real
Real
Sem. Sem. Sem. Sem.
Término
Inicio
Término
1
Gantt
Auditoria 1
Pers.
Inicio
2
A
.dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX
B
.dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa
XXX
C
.dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa XXX
XXX
A
.dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa
C
.dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa .dd/mm/aa
3
4
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
XXX
Actividad 5
Así mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:
XXX
Hoja de Control de Tiempo-Semana
Semana: Del ----/----/---Nombre:
Al ----/----/----
Auditor 1
Registro: nnnnnnn
General
Detalle
Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado Domingo
Auditoría 1
Actividad 1
Auditoría 1
Actividad 2
Auditoría 1
Actividad 3
Hecho por:
Auditor 1
Revisado por:
Director de Auditoría.
Los recursos deben comprender también las habilidades con las que cuenta el grupo de
trabajo de auditoría y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la
disponibilidad del personal para la realización del trabajo de auditoría, como los periódos de
vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estén realizando, etc.
2.3.1 Objetivos del Control de Calidad.
Los objetivos básicos del control de calidad establecidos en el párrafo 1.4.10 de las Normas
Técnicas de Auditoría son los siguientes:
a) Independencia, integridad y objetividad. Proporcionar seguridad razonable de que todo el
personal profesional de auditoría de la organización, a cualquier nivel de responsabilidad,
mantiene sus cualidades de independencia, integridad y objetividad.
b) Formación y capacidad profesional. Proporcionar una seguridad razonable de que el personal
profesional tiene la formación y la capacidad necesarias que le permitan cumplir
adecuadamente las responsabilidades que se le asignan.
Este objetivo implica el asegurar que la asignación de personal a los trabajos, su contratación y
su promoción y desarrollo profesional son adecuados.
c) Aceptación y continuidad de clientes. Permitir la decisión sobre la aceptación y continuidad de
los clientes, teniendo en consideración la independencia del auditor y la capacidad para
proporcionar un servicio adecuado, y la integridad de la dirección y accionistas del cliente.
d) Consultas. Tener una seguridad razonable de que, cuando sea necesario, el auditor solicita
una ayuda de personas u organismos, internos o externos, que tengan niveles adecuados de
competencia, juicio y conocimientos para resolver aspectos técnicos.
e) Supervisión y control de trabajos. Proporcionar una seguridad razonable de que la
planificación, la ejecución y la supervisión del trabajo se han realizado cumpliendo con las
Normas Técnicas de Auditoría.
f)
Inspección. Proporcionar mediante inspecciones periódicas, internas o externas, una seguridad
razonable de que los procedimientos implantados para asegurar la calidad de los trabajos
están consiguiendo los objetivos anteriores.
Los objetivos del control de calidad son aplicables a todos los servicios de auditoría prestados
a clientes.
2.3.2 Desarrollo de los Objetivos de Control de Calidad.
El desarrollo de los objetivos básicos de control de calidad anteriormente enumerados, es el
siguiente:
Establecer políticas y procedimientos que proporcionen una seguridad razonable de que el
auditor, mantiene independencia conforme a las disposiciones vigentes
Para cumplir con este objetivo de control de calidad los auditores aportarán información
completa a sus socios, en su caso, respecto a su clientela y exigirán confirmaciones periódicas por
escrito a estos en el sentido que no se encuentran dentro de ninguna de las limitaciones a la
independencia que señalan las Normas de Auditoría, como otras normas internas de carácter
profesional que se hubieran desarrollado al respecto.
Así mismo, el auditor deberá disponer las acciones necesarias para que, en el caso de que
alguno se coloque en cualquiera de las mencionadas limitaciones lo comunique a quien se
considere oportuno para tomar las medidas que eviten mantenerse en los supuestos de falta de
independencia
Del mismo modo el auditor deberá cuidar que su personal es independiente en relación con
los trabajos en que intervenga directamente. A este fin, deberá establecer los procedimientos que
estime adecuados para obtener información al respecto
Establecer un plan de formación profesional continua.
Cada uno de los niveles profesionales del personal deberá recibir la formación apropiada que
podrá, en caso de que el auditor no cuente con recursos suficientes, ser proporcionada en base a
programas de entrenamiento, seminarios, conferencias, etc. desarrolladas por la Corporación a
que pertenezca, o por cualquier otro organismo o entidad que imparta cursos afines a la profesión
y como mínimo deberán cumplir los requisitos corporativos y los programas complementarios
desarrollados por el propio auditor.
Adicionalmente, se completará el desarrollo profesional del personal por medio de
comunicaciones escritas sobre información técnica, sobre artículos publicados en revistas, sobre
nuevos libros, etc., a través del mantenimiento de una biblioteca técnica.
Establecer un sistema de evaluación periódica del personal.
El auditor deberá organizar sistemas de evaluación periódica de su personal que coadyuven al
examen crítico del trabajo realizado y que contribuya, en su caso, a establecer el plan de
promoción dentro del esquema profesional del auditor
Establecer un plan de asignación de personal a los trabajos de auditoría.
Deberá tenerse en cuenta en cada trabajo la naturaleza de éste, y su grado de dificultad
inherente y complejidad del tema objeto del trabajo, así como asegurarse que la experiencia y la
especialización del personal asignado es adecuada a las características del cliente.
Se deberán programar por anticipado los trabajos a realizar indicando las necesidades de
personal y sus características
Establecer un sistema de investigación y consulta en casos especiales.
El auditor establecerá un sistema que regule el proceso interno de investigación y consulta,
que aporte, cuando se considere necesario, elementos de contraste sobre aspectos relevantes de
su trabajo.
Así mismo, establecerá procedimiento para la utilización de otros profesionales ajenos a la
auditoria, cuando encuentre situaciones especiales que así lo aconsejen en atención a las
consideraciones desarrolladas en el trabajo.
Establecer un sistema de planificación, ejecución y supervisión del trabajo en todas sus fases,
para comprobar que éste se realiza de acuerdo con las normas de auditoría y de calidad
establecidas por el auditor de cuentas.
Para facilitar la planificación, ejecución y supervisión, el auditor debe proporcionar a su
personal, guías orientativas en cuanto a la forma y contenido de los papeles de trabajo, del alcance
y características de la evidencia a documentar en los mismos y respecto a la naturaleza, extensión
y oportunidad de las instrucciones de trabajo a ser incluidas en los programas de auditoría.
Es así mismo conveniente que el auditor prepare cuestionarios, guías o manuales que sirvan
de interpretación a las normas y procedimientos de auditoría relativos a la ejecución del trabajo y a
la emisión del informe.
Establecer reglas para la aceptación y la conservación de la clientela.
Deberá evaluar periódicamente a todos los clientes para considerar la conveniencia de
continuar con ellos, atendiendo a los problemas que hubieran surgido de las auditorías respectivas
y especialmente, atendiendo a situaciones, que por ejemplo, el impago de honorarios, la
modificación de situaciones personales del auditor o de la entidad, o la existencia de
incompatibilidades sobrevenidas, pudieran afectar la independencia del auditor para un nuevo
trabajo.
Establecer un sistema de inspección interna para comprobar que los procedimientos de control
de calidad se están cumpliendo.
Dicha inspección se instrumentará a través de un programa sistemático a desarrollar por el
auditor, que contempla el examen a posterior interno o externo de todo o parte de los
procedimientos más importantes de los trabajos, con el propósito de asegurarse el regular
cumplimiento de los objetivos de control de calidad señalados en los párrafos anteriores.
2.3.3 Aplicación de Cuestionarios de Control de Calidad.
Una vez elaborado el borrador del informe de auditoría operacional-administrativa, ha llegado
el momento de utilizar un elemento de trabajo de particular importancia: Los cuestionarios de
control de calidad.
Dichos cuestionarios se integran por
preguntas enfocadas a garantizar una emisión
profesional del reporte de auditoría; deben ser respondidos por el auditor en jefe que tuvo a su
cargo el desarrollo del examen del área o áreas auditadas y aprobadas por el gerente o el director
de auditoría interna o, en su caso, por el socio responsable de formar el informe.
1.- Clasificación.
Pregunta cerrada simple.
Pregunta cerrada con respuestas múltiples.
Preguntas cerradas y abiertas de código múltiple.
2.- Contenido de los cuestionarios.
Elementos de diseño
Información general de la organización.
Información del área.
3.-Áreas de aplicación.
Por etapa de proceso administrativo.
Por elemento específico.
Debido a que estos cuestionarios constituyen un esfuerzo final para detectar cualquier omisión
en que se hubiere incurrido durante la auditoría, su utilidad depende de las respuestas sinceras y
objetivas a cada una de las preguntas que los integran.
Los cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisión final
sobre el cumplimiento de ciertos puntos esenciales de la auditoría que ya deben estar satisfechos
antes de la emisión del informe; dichos puntos se señalan a continuación.
a) El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los
problemas de verdadera importancia en el área auditada y no sólo los de carácter contable o
financiero.
b) El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron
las causas verdaderas de todos los problemas detectados.
c)
El auditor en jefe y sus ayudantes deben estar convencidos de que midieron la importancia de
todos los problemas detectados en relación con su posible efecto financiero y de que se
esforzaron por cuantificar dichos problemas a fin de expresarlos en unidades monetarias
dentro del borrador del informe.
d) Así mismo, el auditor y sus ayudantes deben estar seguros de que ya se han tomado en
consideración los problemas adicionales, presentes o futuros, encontrados por la falta de
solución a un problema principal y de que esta consideración se ha incluido en el borrador del
reporte de auditoría.
e) El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los
riegos a que está expuesta la empresa por las anomalías detectadas durante el desarrollo del
examen y de haber incluido mención de tales riesgos en el borrador de su informe.
Los cuestionarios de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los
puntos anteriormente detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria
operacional.
Es necesario hacer hincapié en la forma en que deben responderse las preguntas del
cuestionario: La honestidad y sencillez son factores esenciales. Cada pregunta tiene que ser leída
con atención para que el auditor pueda recapacitar en torno a la información que posee y a su
conocimiento de las características de operación en el área auditada.
Las respuestas a los cuestionarios de control de calidad deben complementarse comentarios
adicionales del auditor en los casos en que un simple SI o un NO resulten insuficientes y puedan
provocar dudas.
Finalmente es necesario señalar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados tanto por
el auditor que ha respondido las preguntas, como por el gerentes, director o socio que ha
autorizado las respuestas.
2.3.3.1 Ejemplo de Cuestionarios de Control de Calidad.
COMPAÑÍA ABC
Departamento de Auditoria Interna
Estudio y Evaluación de Flujos de Transacciones
Cuestionarios sobre la aplicación de procedimientos
SI NO NA Referencia
Concepto
en PT
1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS
1.1 ¿Cubrió usted todos los aspectos esenciales relativos al flujo de la
transacciones en el área sujeta a examen?
1.2 ¿Preparo
usted cédulas
de
auditoría
como descripciones
narrativas o gráficas de flujo respecto de los procedimientos
vigentes en el área sujeta a estudio?
1.3 ¿Tiene usted en papeles de referencia permanente ejemplares de
todas las forma internas involucradas en el flujo de transacciones
del área sujeta a estudio?
1.4 ¿Verifico usted a través de pruebas de auditoría la información
contenida en las cédulas descriptivas o gráficas de flujo de
transacción?
1.5 ¿Tiene evidencia de dicha verificación en papeles de trabajo?
1.6 Estudio las descripciones narrativas y/o las gráficas de flujo a fin
de determinar:
d) ¿Qué puede eliminarse?
e) ¿Qué puede combinarse?
f)
¿Qué puede transferirse?
g) ¿Qué puede cambiarse?
1.7
Aplico las siguientes interrogantes durante el estudio de cada
fase del flujo de transacciones:
b) ¿Qué?
c) ¿Cómo?
d) ¿Cuándo?
e) ¿Quién?
f)
¿Dónde?
g) ¿Por qué?
1.8 ¿Dió respuesta satisfactoria a cada interrogante en los casos
aplicables?
1.9 ¿Determino todos los factores variables y constantes que
intervienen en los principales problemas detectados?
1.10 ¿Está satisfechos en el sentido de haber llegado a determinar la
causa verdadera de los problemas detectados?
1.11
Los cuestionarios de control interno fueron respondidos con
base en la secuencia anterior.
2. EVALUACION
2.1 Determino la importancia de los problemas detectados, en
relación con:
c) Las cifras de los estados financieros actuales.
d) Los planes futuros de la empresa.
e) La posible repercusión en costos (tanto por problemas
cuantitativos como cualitativos).
2.2 En la determinación de los problemas, considero los puntos
de
vista de los principales ejecutivos a cargo de las áreas involucradas.
3. INFORMES
3.1 Decidió incluir en su memorando de recomendaciones cada
sugerencia, considerando:
a) La importancia relativa de cada problema en lo individual.
b) La importancia relativa del conjunto de problemas.
3.2
¿Está absolutamente convencidos de la practicabilidad de la
solución propuesta para cada unos de los problemas detectados?
3.3 ¿Tiene usted evidencia en papeles de trabajo para apoyar
fehacientemente cada observación incluida en nuestro memorando de
recomendaciones?
3.4 Determino la necesidad de preparar más de un memorando de
recomendaciones en función a:
a) Instrucciones de la Dirección General.
b) Organización de la empresa.
c) Nivel jerárquico del personal afectado.
d) Nivel local, nacional e internacional de problema y su solución
propuesta.
3.5 En su caso, modificamos la presentación de observaciones ya
incluidas en informes anteriores y las cuales:
a) No se han corregido.
b) Se corrigieron pero no volvieron a presentarse.
Nombre
Fecha
Preparado por:
Autorizado por:
2.4 Borrador del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
El auditor redacta su informe en un borrador dicho borrador debe ser redactado por el gerente
o el supervisor de auditoría con base en los papeles de trabajo que incluyen la descripción de los
problemas, las recomendaciones para corregirlos y los comentarios de la empresa.
A medida que avanza la auditoría, pondrá por escrito, inmediatamente, los detalles mientras
todavía están frescos en su mente, con lo que evitará la posibilidad de tener que volver a recopilar
los datos.
Se deben detener presentes varios aspectos fundamentales al redactarlo y el método para
organizar los hallazgos debe ser objeto de particular atención. Todos los hechos que reflejen
circunstancias fuera de lo normal, deficiencias, irregularidades, embotellamientos, puntos débiles,
desperdicio exagerado, pérdidas innecesarias, métodos inadecuados, etc., se mencionaran en
orden de importancia relativa.
Posteriormente los detalles de aspectos tratados con los supervisores y otros empleados.
Finalmente, se harán las recomendaciones formuladas por el auditor, las cuales deberán
redactarse sencilla y claramente.
El esbozo de informe de auditoría establece un plan o guía para la ordenada presentación del
informe. Por medio de este el auditor tendrá una idea de lo que busca hacer.
El informe deberá ser uniforme en cuanto a diseño, esto es, en cuanto a plan general, pero no
en cuanto a contenido, también deberá expresar la finalidad y alcance del estudio de auditoría, las
limitaciones que se tuvieron los problemas que se encontró y los hallazgos, opiniones,
conclusiones y recomendaciones.
El borrador del informe constituye la versión final de los hallazgos derivados de la auditoría
operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografía y, en consecuencia, su
redacción debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
El borrador del informe constituye la versión final de los hallazgos derivados de la auditoría
operacional-administrativa; es la base para el trabajo de mecanografía y, en consecuencia, su
redacción debe ser clara, objetiva y sin ninguna clase de errores.
2.5 Ventajas y Desventajas de Discutir el Informe de Auditoría con el Área Auditada.
Los sistemas que se siguen para informar de los descubrimientos hechos en el curso de una
auditoría son muy variados. En ocasiones se prepara el informe y se presenta lo descubierto hasta
el término de la auditoría.
En otros casos antes de presentar el informe final a la dirección, se hace un intercambio de
impresiones con los afectados, con el objeto de darles la oportunidad de manifestar sus
observaciones personales respecto a los hallazgos hechos.
Ventajas:
Se puede obtener más información del área auditada para el mejor desempeño de nuestro
trabajo.
Después de la discusión con el área auditada, el auditor puede tomar con más certeza sus
apreciaciones y así defenderlas con profesionalismo hasta las últimas consecuencias.
Este procedimiento hace que comprendan mejor los aspectos que requieren interpretación y
determinen los mejores procedimientos.
Desventajas:
No es conveniente ya que un informe mal elaborado puede echar por tierra el mejor trabajo de
auditoria así como sus sugerencias. Por tal motivo pueden no ser aceptadas en demérito de la
calidad profesional del auditor.
Las personas involucradas en el área afectada, pueden hacer correcciones a los hallazgos
encontrados y de esta forma pude perder veracidad en los resultados de nuestra auditoría.
Si no se tiene experiencia en reuniones de esta naturaleza, los jefes del área auditada pueden
ejercer algún tipo de presión en cuanto a las observaciones así como las sugerencias, de tal
manera que puede variar la opinión del auditor.
2.6 Emisión del Informe Final .
Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades
detectadas durante la práctica de la auditoría operacional-administrativa, así como las
recomendaciones y sugerencias.
La publicación definitiva del reporte de auditoría debe llevarse a cabo sólo si el cuestionario de
control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen
del áreas o áreas examinadas. La emisión de dicho informe contempla los siguientes pasos:
a) Mecanografía del borrador.
b) Confronta.
c) Envió a destinatarios.
El borrador como tal, es susceptible de cambios para mejorar su contenido; sin embargo, el
informe mecanografiado una vez entregado a sus destinatarios se convierte en el representante del
departamento de auditoría interna o del despacho de contadores públicos.
La mecanografía debe ser pulcra, de excelente calidad y debe estar de acuerdo con las
técnicas y usos modernos para garantizar una presentación actualizada del reporte de auditoría.
La confronta, a su vez, forma parte de las responsabilidades del auditor y en la mayoría de las
ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes. Consiste en comparar acuciosamente la versión
mecanográfica del informe de auditoria con el borrador correspondiente.
En relación con la confronta es necesario recordar a los ayudantes que la colocación incorrecta
de una ”coma” o de un”punto” y la falta de un “acento” pueden cambiar radicalmente el sentido del
informe de auditoría.
Finalmente cabe señalar que es necesario que el gerente de auditoría, el director o socio lean
con cuidado el informe mecanografiado que ya pasó la confronta; no es excepcional que en esta
lectura se localizan algunos errores cuya corrección debe llevarse a cabo de inmediato.
En la preparación del informe final el auditor trata de que éste tenga una calidad que satisfaga
las normas apetecidas y gane la estima de la dirección. Una comunicación que realmente transmita
los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor es transmitir de una manera eficaz
la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los
problemas de la empresa.
El texto de su informe debe ser interesante y ameno, además de transmitir el mensaje de un
modo objetivo y fácil de entender. Necesita rendirse con la mayor brevedad, a efecto de que la
dirección pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye
rotundamente en la decisión que se tome.
El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado para quedar
plenamente satisfecho con el mismo, se planteará las siguientes preguntas:
1. ¿Expongo todos los hechos de importancia?
2. ¿Están presentados los distintos aspectos en forma sustanciosa la redacción del informe?
3. ¿Están descritos posteriormente, en el cuerpo del informe los hechos de importancia
especiales y en el mismo orden en que figura dentro de la selección respectiva?
4. ¿Está redactado el informe con la claridad necesaria para que mis exposiciones no sean mal
entendidas?
5. ¿Comprende el informe exposiciones claras respecto a los cambios de impresiones tenidos
con los supervisores así como las respuestas y reacciones de estos?
6. ¿Al expresar mis sugerencias o comentarios he tenido presente el equilibrio que debe
prevalecer en el informe, la expresión correcta de mis ideas y toda la información que necesita
el lector?
7. ¿ Mis recomendaciones son oportunas fáciles de realizar, convenientes para la dirección y
éxito de la empresa?
8. ¿ Lo tratado en mi informe es interesante, bien redactado, comprensible y es en realidad útil a
la dirección?
Si el auditor puede contestar afirmativamente estas preguntas podrá estar seguro de que el
informe es correcto
Antes de entregar el borrador para escribirlo en forma definitiva, se acostumbra que un
supervisor o algún otro empleado del departamento de auditoría le de los toques finales y lo
prepare para su versión definitiva.
Se somete el documento a la revisión de una persona que
recibe el título de supervisor.
El propósito
de esto es comprobar el contenido del informe antes de escribirlo en forma
definitiva y presentarlo. El auditor lo llevará al auditor que lo preparó a efecto de tener con él un
cambio de impresiones sobre los puntos a corregir.
2.6.1 Decálogo Para Preparar un buen Informe de Auditoría Operacional Administrativa.
El boletín dos de la comisión de auditoría operacional presenta las diez siguientes
recomendaciones al respecto.
Enfatizar los aspectos significativos que mejoren las operaciones de la entidad, relacionados
con los cambios en los sistemas y procedimientos tendientes a la reducción de costos y
gastos.
Omitir hechos o partidas poco significativos (atendiendo a la importancia relativa).
Limitar el informe al mínimo indispensable.
Redactar el informe libre de tecnicismos.
Presentar las cifras o los problemas, sólo cuando vayan acompañados de la sugerencia
relativa.
No haga circular material ajeno al informe.
Obtenga en lo posible el acuerdo de los ejecutivos afectados por las observaciones y
sugerencias, para lograr presentarlas, finalmente como recomendaciones conjuntas.
Comentar el borrador del informe con los responsables afectados por las observaciones y
sugerencias.
Enviar copia del informe a todos los afectados por el mismo, así como el ejecutivo superior
responsable de la operación revisada.
2.7 Distribución del Informe.
La entrega del informe se hará al titular de la dependencia o entidad, a los responsables de las
áreas comprendidas en la auditoría y aquellos niveles decisorios que por sus atribuciones deban
participar en la implantación de las medidas correctivas y preventivas necesarias.
Los informes de auditoria se deben entregar a aquellos miembros de la organización que
pueden asegurar que los resultados de auditoría sean debidamente considerados.
Esto significa que el informe de auditoría bebe llegar a aquellos funcionarios que están en una
posición en la que se pueden tomar medidas correctivas o asegurar que se están tomando dichas
medidas. El informe final de auditoría debe así mismo entregarse al jefe de la unidad auditada. Por
su parte los niveles superiores de la organización pueden recibir solo informes concentrados. Los
informes también pueden ser entregados a otros involucrados como son los auditores externos y
los comités de auditoría.
El auditor interno entregará oficialmente su informe a través de un oficio o memorando, en el
que se incluirán, como mínimo los siguientes datos:
Lugar y fecha de elaboración del oficio o memorando.
Número de referencia.
Referencia al oficio de comisión.
Periodo revisado.
Indicación que se comentaron los resultados obtenidos con los responsables de área auditada.
Firma del títular del Órgano Interno de Control.
Una vez que el títular del Órgano Interno de control presentó su informe al títular de la
dependencia o entidad, es necesario que el auditor interno haga un seguimiento de las medidas
adaptadas, como resultado de las observaciones y recomendaciones que se indicaron en el
informe de auditoría, puesto que el verificar que las medidas correctivas y preventivas se lleven a la
práctica constituye una de sus responsabilidades.
En el caso de que no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que en opinión de
auditor, son importantes para lograr los objetivos de las áreas auditadas, debe hacer constar ese
hecho en los informes que presente posteriormente ante los niveles decisorios o autoridades
competentes.
El envío del informe a los destinatarios constituye el último evento de la auditoría y debe
llevarse a cabo una vez que los trabajos de mecanografía, confronta y firma del informe estén
incluidos.
El informe se envía a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se
discutieron las observaciones y sugerencias; así mismo, deben remitirse ejemplares al director
gerente, y en su caso, al consejo de administración y a la asamblea de accionistas.
La encuadernación del informe debe supervisarse con objeto de evitar que el orden y
secuencia de las páginas vayan a alterarse. El auditor en jefe necesita estar alerta ante un posible
error de esta naturaleza que podría causar una impresión particularmente negativa en los
destinatarios.
Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye
todo un proceso de actividades profesionales que, sin embargo, debe todavía complementarse con
los trabajos de seguimiento.
La distribución del departamento de Auditoria ha de ser como sigue:
Ejemplar
Objeto
Por
Original
Conservación en el legajo Auditor General
de control de la auditoría
correspondiente
Primera Copia
Conservación en el legajo Auditor Informante
general
de
trabajo
papales
de
de
auditoría
correspondiente
Segunda Copia
Conservación en el archivo Auditor General
numérico para cada clase
de
designación
a
cada
auditoría, con la tercera
copia
de
designación
la
respectiva
2.8 Establecimiento de Fechas de Discusión.
Una vez terminado el trabajo referente a la elaboración del informe de auditoria operacionaladministrativa, se procede al establecimiento de fechas de discusión del informe con los directivos
de la empresa a los cuales se les informará de todos los hallazgos encontrados durante la revisión
del área o áreas afectadas.
2.9 Discusión del Informe.
Antes de emitir el informe final, el auditor deberá, siempre que fuera materialmente posible y no
se tratare de una auditaría reservada (confidenciales), discutir las partes más importantes de su
informe, en borrador, en una reunión conjunta con el jefe y los funcionarios principales de la
dependencia inspeccionada.
Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones pueden variar en función a las
estructuras de organización o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas
personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, así como aquellos que pueden
autorizar la aplicación de acciones correctivas.
Si la auditaría hubiese sido a una sucursal, la discusión del informe habrá de efectuarse en
presencia del administrador, el contador y los supervisores industrial, agrícola y minero adscritos a
la sucursal. Si se tratase de una agencia, la discusión del informe la realizará el auditor con el
agente y el contador de la misma.
Si el examen realizado no correspondiese propiamente a una auditaría reservada
(confidencial), pero parte de la información del borrador fuese, no obstante, de naturaleza
confidencial, el auditor excluirá de su discusión con los funcionarios locales los aspectos de tal
índole que contenga el borrador.
El auditor deberá de tener terminada la auditaría antes de la discusión, la parte que se somete
a discusión con el propósito de leer directamente de dicho borrador las palabras textuales que
fuese a emplear en su informe, en particular las relativas a los puntos que pudieran ser conflictivos.
El auditor no deberá de mover el informe por un falso concepto por ahorro de tiempo, postergar
la información de la totalidad del borrador de su informe hasta después de marcharse de la
dependencia que fue examinada y basar la discusión de los resultados del examen practicado en
sus papeles de trabajo.
Si la reunión fue basada únicamente en los papeles de trabajo, existiría la posibilidad de que
la exposición de los hechos en el informe llegase a diferir significativamente de la forma en que
fueron discutidos de palabra, debido a la variación, muchas veces sustanciales, que por lo común
existe entre el lenguaje hablado y el escrito.
La discusión previa del informe en modo alguno ha de significar que el auditor habrá de
quedar respaldado al resultado de la misma ahí que invariablemente tendrá que aceptar las
negaciones de los funcionarios locales y modificar su informe en consecuencia. Si dichos
funcionarios no lo puedan demostrar en la discusión, a plena satisfacción del auditor, que
existan razones fundadas para variar el criterio original de este último, el auditor no deberá
alterar la redacción de su borrador.
El auditor tendrá que conservar como papel de trabajo de importancia, la parte del borrador de
su informe que hubiese sido discutido con los funcionarios superiores de la oficina a la que se
le haya practicado el examen.
Examen del Informe con la Alta Dirección.
Estudiar el informe en compañía el principal ejecutivo, dará al auditor la oportunidad de hacer
resaltar verbalmente los puntos principales, explicar cualquier recomendación, responder a
preguntas que pudieran surgir y a discutir todo aspecto que necesite de la aprobación de la
dirección y de subsecuente puesta en obra.
Al llegar a su fin la entrevista y comentarios con el ejecutivo principal, el auditor conocerá mejor
cuál fue la relación y deseos de dicho funcionario, con ello sabrá en l particular lo que le interesa
a éste.
Finalidades
La discusión parcial del borrador del informe, de toda auditaría operacional-administrativa no
reservada ò de la parte del borrador que no fue de naturaleza confidencial, con los funcionarios
superiores de la dependencia a que se refiere la auditaría, tendrá las siguientes finalidades desde
el punto de vista del auditor:
a) Informar sobre los resultados, conclusiones y recomendaciones de mayor trascendencia que
hubiese de contener el informe.
b) Efectuar una crítica constructiva de las operaciones examinadas y en evaluación imparcial de
la labor individual del elemento humano de la dependencia, con el fin de:
I)
Reconocer los méritos individuales o colectivos de que se den lugar.
II) Señalar las áreas de las operaciones o del trabajo individual en que el auditor hubiese
observado algún punto débil que requiera atención.
c) Conocer la reacción y posibles alegaciones de los funcionarios superiores, con objeto de:
I)
Hacer constar en el borrador, mediante notas al margen o en un papel de trabajo aparte,
las alegaciones de interés que se expusieren en la reunión.
II)
Efectuar las modificaciones necesarias en el borrador del informe si hubiese fundamento
suficiente para ello.
d) Prestar asistencia técnica en relación con cualquier material de la competencia del auditor, así
como aclarar las dudas de interpretación o aplicación de procedimientos internos que pudiesen
tener los funcionarios locales.
Salvo casos excepcionales debidos a la naturaleza de la investigación, o bien que se tratara de
observaciones que le dieran el carácter de “Informe confidencial”, el auditor interno deberá
comentar su informe con los responsables de las áreas examinadas tratando de llegar a un
acuerdo sobre los resultados de la auditoría y a un plan adecuado para mejorar las operaciones
Los objetivos que se persiguen con la discusión del informe son:
Enterar al responsable del área auditada acerca de los resultados de la revisión efectuada.
Conocer la opinión del responsable del área examinada.
Si hay desacuerdo entre los responsables de las áreas examinadas y el auditor, éste solicitará
que se le presenten por escrito los puntos e vista contrarios, debidamente razonados, y los incluirá
en su informe.
En esa discusión el auditor interno podrá conseguir pruebas adicionales y elementos de juicio
que, posiblemente, no se le hayan aportado en el desarrollo de su trabajo, lo cual le permitirá
obtener la certeza de la solidez de la evidencia que obtuvo: además de que con esta acción, el
auditor interno demuestra su buena voluntad hacia el auditado.
2.10 Establecimiento de Compromisos de Corrección Por Parte de las Áreas.
Resulta esencial que los departamentos involucrados en las sugerencias de auditor se
comprometan a concluir su implementación en fechas claramente determinadas.
Esta consideración cobra mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan
para el auditor un parámetro que será utilizado para programar nuevas revisiones enfocadas a
verificar que las recomendaciones se han puesto en vigor.
Es muy importante contar con un plazo adecuado para que los cambios propuestos se
emprenda y puedan llevarse a cabo, debiendo considerar que los problemas que los propios
cambios implican son entre otros. La conservación de un buen ambiente entre personal afectado.
El plazo puede elegir según las siguientes formas de aplicar los cambios en la organización:
1. Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato.
2. Efectuar los cambios durante un período más o menos corto. ( 1 año)
3. Efectuar los cambios paulatinamente durante un período mayor. ( más de un año)
Es indudable que la elección adecuada para efectuar los cambios dependerá de la magnitud
de los mismos, ya que puede referirse a toda la organización de la empresa. Sin embargo, este
procedimiento radical no siempre produce buenos resultados en virtud de que frecuentemente da
lugar a que los jefes pierdan su seguridad, a que renuncien buenos elementos, y en general, a que
se lesione el espíritu de grupo de la empresa .
Tampoco es conveniente ni adecuado hacer que la empresa se acomode inmediatamente a
los nuevos cambios, más aún cuando está formada parte de los planes a largo plazo del negocio.
Sin embargo pueden aprovecharse determinadas
situaciones que por su naturaleza permitan
acelerar el plazo para llevar a cabo la reorganización, como el cambio o llegada de nuevos
directivos, situación que puede aprovecharse para reestructurar inmediatamente el área que le
corresponderá a ese nuevo funcionario, quien no estará viciado por las prácticas ya establecidas
y desaparecerán con motivo de la reorganización.
En otras ocasiones, para una reorganización total, tal vez sea preferible poner en práctica un
plan de carácter intermedio entre la estructura existente y la proyectada, y en el cual se incluyan
todos aquellos pasos necesarios para corregir los defectos o fallas más importantes en el que se
ha venido incurriendo hasta el presente. Hasta que la nueva estructura quede de acuerdo al plan
de reorganización.
Los cambios proyectados a corto plazo son aquellos en que la aplicación varía entre 6 meses
y 1 año aproximadamente. En este caso los cambios fundamentales se introducen de inmediato
pero como resultado de un estudio previo consultado y comentado con los jefes correspondientes
en este caso, la introducción de los cambios se complementan con reuniones en que se discuten
distintos puntos de vista de aplicación práctica .
2.11 Establecimiento de Recursos Humanos Para el Seguimiento.
Aquí deberán de participar todas las personas que están de alguna forma involucrados en el
área o áreas en donde se originaron las observaciones encontradas a lo largo de la auditoria, ya
sea subordinados y jefes del área afectada.
Debe quedar bien definido que personas deberán establecerse para el seguimiento ya que a
éstas, se les informará de los hallazgos en encontrados en el examen y de esta manera, al tener
mejor conocimiento del área afectada pueden intervenir dando su opinión acerca de cómo podría
llevarse a cabo el seguimiento, es decir, ayudar al mejoramiento del área en su totalidad y así
cumplir con los objetivos de la empresa y a su mejor desarrollo.
Así mismo como ya se menciono anteriormente se deben establecer las fechas para llevar a
cabo el seguimiento y comprometerse a cumplir con los plazos fijados.
CAPÍTULO III
SEGUIMIENTO DEL INFORME DE
AUDITORÍA OPERACIONALADMINISTRATIVA.
El Seguimiento del Informe de Auditoría Operacional-Administrativa.
3.1 ¿Que es el Seguimiento?
A través de las auditorías de seguimiento se verifica que con las acciones adoptadas se
subsanen las anomalías y se evite su recurrencia.
Con el fin de que la instancia de control pueda orientar sus seguimientos se recomienda:
Comprometer al titular del área auditada con la atención de las recomendaciones.
Promover que el área auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de
las recomendaciones.
Evaluar los logros y mejoras alcanzados como resultado de la aplicación de las recomendaciones.
Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicación de las recomendaciones, con el objeto de determinar si es adecuado o tienes deficiencias.
El seguimiento se define como un proceso por el que los auditores internos determinan la
propiedad, efectividad y oportunidad de las acciones tomadas por la administración sobre
hallazgos de auditoria reportados.
El trabajo de auditoría es un proceso continuo, se debe entender que no serviría de nada el
trabajo de auditoria si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se
están realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de
seguimiento dependerá del carácter crítico de las observaciones de auditoría.
El nivel de revisión de seguimiento del auditor de sistemas dependerá de diversos factores, en
algunos casos el auditor de sistemas tal vez solo necesite inquirir sobre la situación actual, en otros
casos tendrá que hacer una revisión más técnica del sistema.
La auditoría operacional-administrativa no concluye con la entrega del informe en realidad, la
emisión y entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso. Este nuevo proceso se
relaciona con la implantación de las recomendaciones del auditor que fueron aceptadas por los
gerentes y directores en los términos de las respuestas que aparecen en el reporte de auditoría.
La finalidad principal del seguimiento posterior a la auditoría es completar cualquiera de los
aspectos que figuren en las recomendaciones sugeridas en el informe y sobre los cuales no se
haya hecho algo. El auditor podrá considerar necesario vigilar y comprobar la realización de sus
recomendaciones, ayudar a planear nuevas formas o procedimientos, contribuir a hacer más fluida
la producción, laborar en combinación con otros en la organización de una nueva división o
departamentos o en la formulación de nuevas políticas o métodos más eficientes y así por el
estilo. Tal vez encuentre necesario discutir con la dirección general ciertos aspectos de sus
sugerencias, con la idea de impulsar todavía más una administración eficiente.
La asignación al detalle de las actividades inherentes a la implementación de las sugerencias
no siempre aparece en el informe de auditoría; en realidad es excepcional que ocurra así, pues
durante la reunión con dichos ejecutivos no sería práctico discutir esta clase de pormenores.
El auditor debe conocer e identificar a las personas involucradas en el establecimiento de las
acciones correctivas que incluye en su reporte, pues con ellas es con quienes se llevará a cabo
una parte importante de los trabajos del seguimiento.
De acuerdo con las anteriores consideraciones las sugerencias de auditoría pueden
clasificarse a la luz de las tareas que implica su implantación en los siguientes grupos:
Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y
procedimientos.
Recomendaciones que involucran una modificación sustancial a los sistemas y procedimientos.
Las recomendaciones que involucran ajustes o cambios poco significativos, cabe señalar que
el conocimiento que sobre los sistemas tienen empleados de las áreas sujetas a modificaciones
facilita que las sugerencias se cumplan con mayor prontitud y eficacia.
Es necesario que el auditor participe en los trabajos de implantación asesorando al personal en
aquellos puntos en que, a su juicio, es necesario.
Cabe aclarar que el auditor debe dejar
perfectamente establecido, que la responsabilidad de la implantación es del personal de la
empresa en general y de los empleados del departamento auditado en particular.
Una intervención profunda del auditor en la implantación de sus propias sugerencias, crea el
peligro de conflictos de independencia cuando en revisiones posteriores se enfrente al estudio y la
evaluación e métodos y procedimientos cuyos detalles fueron diseñados por él.
Lo cierto es que el auditor debe auto-considerarse como una parte importante del camino que
conduce a la solución de los problemas que aquejan a su empresa o a su cliente, esforzarse por
contemplar dichos problemas como verdaderamente suyos.
Estas reflexiones basadas en hechos reales y no en hipótesis conducen al concepto de
“enfoque de negocios” en la auditoría, puesto en vigor con ímpetu en algunas firmas mexicanas de
contadores públicos durante la década de los 80.
El enfoque de negocios en la auditoría obliga al auditor a contemplar la empresa como suya; él
es el propietario o principal accionista y tiene el compromiso de mantener esta actitud mental
durante el desarrollo de todo su trabajo y, con más énfasis, en la fase del seguimiento.
El auditor que aplica este enfoque de negocios enriquece su examen y provoca mayores
beneficios para la empresa.
La solución de los problemas localizados en los sistemas será más ágil y eficaz si el propietario
de la compañía está presente para coordinar y supervisar las actividades que se hacen necesarias.
Ese propietario debe ser el auditor.
Las recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas. En estos casos la
selección, el diseño y la implantación de los nuevos procedimientos deben asignarse considerando
las siguientes opciones:
Que exista un Departamento de Organización y Sistemas en la empresa.
Que la empresa decida contratar servicios de asesoría administrativa externa.
Es necesario que el auditor establezca en coordinación con el Departamento de Organización
y Sistemas un programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias.
Es importante señalar que se requiere una comunicación constante y formal enfocada a que el
diseño de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno
establecidos en su reporte.
Dicha comunicación debe partir del propio auditor y consiste esencialmente en visitas
periódicas. Lo que se busca con ello es que el personal encargado de los trabajos de implantación
encuentre apoyo y asesoría para resolver problemas específicos inherentes a una resistematización y, paralelamente, ejercer presión constructiva de evitar retrasos en el desarrollo de las
tareas.
Cualquier situación anormal o cualquier circunstancia que pudiera influir en la implementación
de los cambios programados, debe ser comunicada de inmediato por el auditor al funcionario con
facultades para emitir las instrucciones que resulten necesarias.
En ningún caso se puede admitir que surja una crisis en los trabajos de implantación,
atribuible a que el auditor se haya abstenido de comunicar la existencia de problemas en los
términos descritos.
La contratación de asesoría
externa para establecer nuevos sistemas o modificar los ya
existentes es muy controvertida.
Existen los ejecutivos que se oponen a este servicio porque consideran que es inevitable que
surja un vació entre los externos, los procedimientos creados por ellos y el personal de la empresa
que vive diariamente “desde adentro” todas las circunstancias que influyen en el desarrollo de los
trabajos que presupone un sistema.
El asesor externo es un visitante que por su mismo carácter de protagonista transitorio,
contempla la empresa desde una dimensión que se aparta de su realidad cotidiana; su trabajo y
sus propuestas enfrentan el inconveniente que deriva de este hecho.
El riesgo es alto y evidente: Al concluir su intervención, el asesor externo entregará un
manual de organización y procedimientos cuyo contenido es muy técnico y satisface los
requerimientos básicos y universales de control, mas no las necesidades de la empresa; el destino
de dicho manual podría ser un librero en la oficina del director gerente, a gran distancia de los
acontecimientos y de los problemas detectados por la auditoria operacional-administrativa.
La universalidad de experiencias que caracterizan al consultor independiente ofrece, por lo
general, un panorama más rico en expectativas para la mejor solución de los problemas que a la
entidad.
El auditor debe también establecer y mantener una comunicación constante y formal con el
asesor externo, a fin de cerciorarse de que el diseño de los nuevos sistemas o los cambios a los ya
existentes cumplan con las recomendaciones que incluye el informe de auditoría operacionaladministrativa.
3.2 Importancia del Seguimiento.
Es posible que se necesite emprender una acción en la relación a mejores planes y objetivos
que hagan más seguros los empleos en el futuro, contando con una estructura orgánica mejor
concebida, quizá eliminando los conflictos ocasionados por una inadecuada delegación de
autoridad y responsabilidad, mediante la implantación de políticas y prácticas esenciales y eficaces
para alcanzar las metas fijadas, ayudar a los empleados a realizar su trabajo de una manera más
consistente y armónica, cerciorándose de que todo nuevo sistema o procedimiento (después de
implantado) funcione como debe de ser, para hacer más fácil y eficaz el trabajo, buscar mejores
métodos de control mediante los cuales el trabajador o supervisor reciba el justo reconocimiento de
una labor bien hecha, cuidando de mejorar las formas de operación a efecto de que le trabajo sea
continuo y parejo, no se vea afectado a menudo por pronunciadas fluctuaciones o interrupciones
de la producción; atendiendo a que las instalaciones sean modernas, confiables, seguras y en
constante buen estado, para que el trabajador pueda realizar con comodidad y eficiencia su labor
así como evitando que haya situaciones de posible riesgo que vayan en perjuicio de la salud y la
vida del mismo.
Sabiendo que los planes recién puestos en obra están llenando sus fines, que los métodos y
procedimientos ideados e implantado responden bien a las necesidades de su compañía. Estas
son apenas algunas de las cosas que llenan de satisfacción al auditor al vigilar que se cumplan con
las metas emanadas de la auditoría realizada por él.
3.3 Realización del Seguimiento.
El seguimiento de las recomendaciones en proceso de ejecución o de aquellas sobre las que
no se ha tomado ninguna acción, puede requerir la pronta atención del auditor, debido a la
urgencia de eliminar posibles discrepancias futuras. Otras recomendaciones pueden no requerir
acción inmediata cuando la necesidad que se trata de satisfacer no sea de mayor importancia.
Puede analizar con los supervisores
responsables los cambios, nuevas instalaciones o
modificaciones, organización de funciones, entrenamiento de personal, mejores medios de
comunicación e información, compra y utilización de nuevo equipo, expansión o contracción,
especialización o diversificación, centralización o descentralización, nuevas y mejores normas,
políticas, métodos y procedimientos.
El seguimiento puede significar el análisis o inspección de una función o actividad, en un área
particular o en varias, para que el auditor se asegure que la función o actividad en cuestión opera
correctamente.
Aun con el mejor plan para poner en practica sus recomendaciones, pueden surgir dificultades
complejas al enfrentarse a nuevas situaciones y a la necesidad de tomar nuevas decisiones.
Cuando no es posible demorar la acción, el auditor necesita analizar de nuevo una situación de la
manera más objetiva posible y decidir qué alternativa parece más ventajosa, dadas las
circunstancias.
El seguimiento del auditor empezará inmediatamente al terminarse la auditoría o iniciara algún
tiempo después, para dar tiempo a que las recomendaciones puedan cumplirse.
Para llevar a cabo la labor del seguimiento el auditor necesitará antes estudiar minuciosamente
la lista de recomendaciones que figuran en su informe de auditoría y pasar a investigar cada una
de ellas a fin de determinar su situación en términos de ejecución.
Conviene que el auditor enfoque primero sus esfuerzos a trabajar con quienes están tratando
de cumplir con las recomendaciones más fáciles de realizar.
Toda recomendación que no sea admitida de buen grado y puesta en obra deberá vigilarse
muy cerca para que se cumpla. Todas aquellas situaciones que no hayan sido objeto de atención
en un plazo razonable, serán puestas en conocimiento del director general.
Conviene recordar que el programa de auditoría susceptible de éxito, será el que prescriba
estudios y evaluaciones periódicas de las funciones y actividades de la empresa.
Su propósito será ayudar a la dirección, en forma constante, a conseguir una marcha más
eficaz de las operaciones.
Los estudios periódicos constituirán el medio de valorar realizaciones y resultados.
La auditoría operacional-administrativa constituye una evaluación de los métodos y desempeño
administrativos, llevada a cabo por personas autorizadas por la alta dirección, en interés de la
administración en general.
Para la realización del seguimiento deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:
a) Entrevistas con ejecutivos de las áreas involucradas y recopilación de respuestas.
Los trabajos del seguimiento comienzan con estas entrevistas que se basan en el informe de
auditoría operacional-administrativa. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las
fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios
sugeridos.
El objetivo de las entrevistas es obtener información de carácter verbal sobre el cumplimiento
de las sugerencias contenidas en el reporte de auditoría.
Otros comentarios relativos a trabajos en proceso para la implantación de las sugerencias,
constituyen aspectos sujetos a verificación y dan al auditor una pauta inicial para planear el
enfoque que dará a su examen o seguimiento.
Las respuestas en el sentido de que las sugerencias han quedado implementadas quedan
sujetas a una verificación integral por parte del auditor. Durante el desarrollo de las entrevistas el
auditor debe limitarse a escuchar las respuestas de su interlocutor a fin de esta persona
proporcione los datos requeridos en los términos y en la forma que él desee utilizar.
b) Verificación del Cumplimiento.
Se basa en la aplicación de procedimientos de auditoría cuyas características estarán
determinadas por la naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las
recomendaciones contenidas en el informe de auditor.
c) Evaluación del cumplimiento.
Los
procedimientos
de
auditoria
aplicados
para
verificar
el
cumplimiento
de
las
recomendaciones deben quedar reflejados en papeles de trabajo.
El detalle de las pruebas selectivas, de las excepciones o errores y los comentarios de los
auditores deben plasmarse en cédulas de auditoría.
Es importante enfatizar que la evaluación, por simple que resulte, sólo puede llevarse a cabo si
el auditor ya verificó la autenticidad de las respuestas que sobre las actividades de implantación le
proporcionaron los directores y los gerentes de las áreas involucradas.
Es conveniente que se destinen algunas horas de los programas de auditoría de años
venideros a la aplicación de pruebas sorpresivas sobre la observancia uniforme de los métodos y
los procedimientos auditados.
Programación del Seguimiento.
El director de auditoría interna es responsable de programar las actividades de seguimiento
como parte del desarrollo del plan de trabajo de auditoría.
La programación del seguimiento se debe basar en el riesgo y exposición implicada, así como
el grado de dificultad e importancia del tiempo para implementar la acción correctiva.
Proceso del Seguimiento.
El director de auditoría interna debe establecer procedimientos para incluir lo siguiente:
a) Un programa de tiempos en el que se requiera la respuesta del gerente sobre el hallazgo de
auditoría.
b) Una evaluación de la respuesta del gerente.
c) Una verificación de la respuesta, si se considera apropiado.
d) Una auditoría de seguimiento, si se considera apropiado.
e) Un procedimiento que reporte que informe respuestas o acciones poco satisfactorios,
incluyendo la presunción del riesgo, al nivel apropiado de la gerencia.
Técnicas de Seguimiento.
Las técnicas utilizadas para el logro efectivo del seguimiento incluyen:
a. Enviar el reporte de hallazgos de auditoría a los niveles apropiados de la gerencia responsable
de tomar las acciones correctivas.
b. Recibir y evaluar las respuestas de la gerencia sobre los hallazgos de auditoría, durante la
auditoría o dentro de un lapso razonable de tiempo después de que el reporte fue emitido.
Las respuestas son más útiles si incluyen información suficiente para el director de auditoria
interna para evaluar la propiedad y oportunidad de la acción correctiva.
c.
Recibir actualizaciones periódicas de la gerencia con el objeto de evaluar el nivel de esfuerzos
de esta para corregir condiciones previamente reportadas.
d. Recibir y evaluar reportes de otras unidades organizacionales asignando responsabilidad de
procedimiento para un seguimiento.
e. Reportar a la dirección del estado que guardan las respuestas a los hallazgos de auditoria.
3.4 Control de Observaciones Cumplidas.
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se
referirán las pruebas de auditoría. Este lapso es el período durante el cual las recomendaciones
han sido acatadas y aplicadas por los departamentos involucrados; su extensión será establecida a
criterio del auditor.
Durante la verificación del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos
situaciones respecto a las cuales el auditor debe enfocar toda su atención:
Correcciones definitivas.
Correcciones temporales.
Las correcciones definitivas son un reflejo de la aceptación del personal a las
recomendaciones de auditor.
Son una muestra indudable del éxito alcanzado en la auditoría
operacional-administrativa; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa
y de los auditores que tuvieron a cargo el desarrollo el examen y la preparación del informe con
las observaciones y sugerencias.
Las correcciones temporales son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan
frecuentemente en la ejecución de actividades asignadas a personal de menor jerarquía.
3.5 Control del Observaciones No cumplidas.
Un problema que suele presentarse es que al realizar la tarea del seguimiento, el auditor se
encuentra con que nadie hace nada para poner en práctica las recomendaciones.
También
sucede que puede haber resistencia por parte de los afectados, por diversas razones, aun cuando
la recomendación en cuestión haya sido aprobada por ellos durante el cambio de impresiones al
respecto con el auditor. En estos casos, el auditor deberá tratar de obtener una explicación clara
del motivo o motivos subyacentes y convencer a los renuentes de que modifiquen su actitud.
Es importante señalar que en algunas ocasiones los directores y los gerentes se refieren a
promesas sobre nuevas fechas para el cumplimiento de las recomendaciones.
Cuando esto
ocurre, el proceso de seguimiento debe suspenderse y programarse en función a las fechas
mencionadas.
3.6 Generación de Papeles de Trabajo de Seguimiento.
El auditor no debe pasar por alto la necesidad de dejar evidencia en papeles de trabajo relativa
a los procedimientos de verificación que se han aplicado. Deben abrirse y actualizarse en forma
oportuna, cédulas de observaciones y ratificación de sugerencias sobre los puntos en esto resulte
procedente.
Cédulas de Seguimiento.
Las cédulas de seguimiento manifiestan el avance en la atención de irregularidades.
Estás cédulas son el resultado de una auditoría de seguimiento, en la cual se constata de que
las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el área revisada, hayan
sido aplicadas y permitieron la solución de la problemática o, en su caso, el avance en su solución.
Las cédulas de seguimiento deben contener, además de la identificación de la auditoría, los
siguientes datos:
Las observaciones a las cuales se da seguimiento.
Las acciones realizadas por el área operativa para dar solución a la problemática planteada.
El juicio u opinión del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.
En caso de no estar solventada la observación, el replanteamiento que propone el auditor
mediante medidas correctivas y /o preventivas para solventarlas.
La fecha compromiso en la que el área auditada considera resolver las irregularidades.
Nombre del títular del área auditada y su firma.
Las cédulas de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del área auditada,
antes de quedar plasmadas en el informe de seguimiento de auditoría.
Ejemplo del instructivo para el modelo de cédulas de seguimiento.
Identificador Descripción.
1
Nombre de la dependencia ó entidad.
2
Anotar el número consecutivo que corresponda a la cédula y el total de hojas que la
conforman.
3
Citar el número asignado a la auditoría, según el programa anual de auditoría ó el
número consecutivo que le corresponda tratándose de auditorias no programadas.
4
Número asignado a la observación en la auditoría original.
5
Monto total de la partida de ingreso o gasto a que se refiere la observación original.
6
Monto de la partida de ingreso o gasto que se tomo como muestra para su revisión y
análisis en la observación original.
7
Monto determinado como irregular en la observación original.
8
Nombre del sector al que pertenece la dependencia o entidad.
9
Registro presupuestario de la dependencia o entidad según corresponda.
10
Nombre del área a la que se práctica la auditoría de seguimiento.
11
Tipo de auditoria.
12
Marcar con una X si la observación ha sido solventada de acuerdo con al análisis
practicado.
13
Marcar con una X si la observación no ha sido solventada de acuerdo con el análisis
practicado.
14
Anotar el porcentaje de avance que el auditor considera que se tiene, de acuerdo con
las acciones implementadas por el área que fue auditada y a esa fecha no se ha
solventado la observación.
15
En este espacio se deberá transcribir únicamente el título y la observación original a
la cual se da seguimiento, así como las recomendaciones propuestas, tal como se
encuentran en la cédula original de observaciones.
16
En este apartado se hará un breve resumen de las acciones implantadas por las
áreas responsables de dar atención a las recomendaciones señaladas en las
observación origina.
17
En caso de que la recomendación original no permita dar solución a la observación,
está se deberá replantear, considerando lo citado.
18
En caso de aprobarse el replanteamiento, se verificará que no se haya vencido el
plazo para solventar la observación, bajo ese supuesto, no se modificará la
recomendación, en caso contrario, se establecerá una nueva fecha en la que el
responsable del área auditada implementará los replanteamientos.
19
Nombre y firma del responsable del área de auditoría destinado para el efecto.
(1)
Hoja No.
Cédula de Seguimiento
(3)
Número de observación.
(4)
Monto fiscalizable:
(5)
Monto fiscalizado:
(6)
Monto de la irregularidad:
(7)
(8)
Registro:
(9)
Área auditada:
(10)
Tipo de auditoría
(11)
Observación
(15)
Solventada:
(12)
Situación Actual
(16)
No Solventada:
(13)
Replanteamiento
(17)
(2)
Número de auditoría
Sector:
Observación:
De
Avance:
(14)
Fecha Compromiso
(18)
Observación Original:
Recomendaciones Originales:
(19)
Responsable
3.7 Restablecimiento de Compromisos.
Cuando no se han elaborado las correcciones a las sugerencias emitidas en el informe de
auditoría operacional-administrativa, en el tiempo estipulado para su corrección, es necesario
restablecer fechas de compromiso, así como dejar evidencia en papeles de trabajo, en donde los
encargados del área o áreas afectadas, se comprometan nuevamente a realizar las correcciones lo
más brevemente posible para poder lograr los objetivos de la entidad.
3.8 Secuencia del Informe de Seguimiento.
Este reporte está basado en los resultados del seguimiento y en la evaluación que el auditor ha
hecho de los trabajos emprendidos por la empresa
para solucionar los problemas que se
localizaron en las áreas sujetas a examen.
Es importante señalar que el informe derivado del seguimiento debe referirse sólo a las
recomendaciones de auditoría que fueron aceptadas y que, no se han cumplido satisfactoriamente
en las fechas prometidas por el personal a cargo de su implementación.
El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los pasos siguientes:
Preparación del borrador.
Discusión del borrador con el personal involucrado.
Emisión y entrega del informe.
El contenido de dicho borrador lo integran, en primer lugar, las recomendaciones originalmente
hechas por el auditor; no una trascripción literal de ellas, sino un compendio que incluya sus
principales características.
Incluir nuevamente las observaciones puede resultar impráctico ya que se corre el riesgo de
publicar un reporte demasiado extenso. En los casos en que a juicio del auditor sea importante
describir un problema, se deben resumir sus principales aspectos a fin de mencionarlos en el
compendio de la recomendación respectiva.
El segundo elemento del borrador es la trascripción fiel de las respuesta que los funcionarios
de la compañía dieron a cada una de las recomendaciones del auditor. Dicha trascripción hace
énfasis en las acciones y fechas acordadas para la implementación de las sugerencias y, en
consecuencia, fortalece la postura del auditor durante la discusión del borrador a que nos referimos
posteriormente.
La situación encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercero y último
componente del borrador de este informe. Aquí debe describirse de manera breve y objetiva el
panorama que el auditor o sus ayudantes encontraron con motivo de la aplicación de los
procedimientos de auditoría.
3.9 Discusión del Informe de Seguimiento.
Una vez preparado el informe de seguimiento, es necesario celebrar una reunión con los
directores o los gerentes a cargo de la empresa. Los propósitos de esta junta pueden resumirse
en los siguientes puntos:
Enfatizar que existen sugerencias de auditoría que no fueron corregidas en su momento, para
solucionar problemas específicos.
Hacer hincapié en que dichas sugerencias fueron comentadas y aceptadas por ellos con toda
oportunidad.
Mencionar que se establecieron fechas límite o plazos para la implementación de las
recomendaciones y estas no fueron atendidas en su momento por lo cual se replantea
nuevamente.
Señalar que a la fecha de una nueva intervención de los auditores, los trabajos para
implementar las sugerencias no han empezado o no se han concluido.
Durante el desarrollo de esta reunión el auditor debe tener también los papeles de trabajo en
los que se apoya la descripción de los problemas detectados durante el seguimiento.
La secuencia de esta reunión debe controlarla el propio auditor. Hay que dar lectura, una por
una, a las sugerencias originales y al reporte de la situación actual; por cada asunto tratado el
auditor debe obtener nuevamente la respuesta de los funcionarios involucrados.
El informe derivado del seguimiento debe ser también corto y simple. Su estructura es similar
al reporte de auditoría operacional-administrativa y se integra por los siguientes elementos:
Carátula.
En al carátula se incluyen nuevamente la denominación de la empresa, el ciclo de transacción
auditado, las áreas sujetas a examen, la mención de que se trata de un informe derivado de
trabajos de seguimiento y la fecha, integrada por el mes y el año.
Resumen.
El resumen está formado por el destinatario, los párrafos de alcance, intermedio y de opinión,
la firma y la fecha que limita la responsabilidad del auditor en relación con eventos posteriores a la
terminación del seguimiento.
Es importante señalar que en el párrafo de alcance el auditor debe especificar que su trabajo
tuvo el propósito de verificar el cumplimiento de acciones prometidas por la empresa para resolver
problemas detectados por la auditoría operacional-administrativa.
El periodo al cual estuvieron referidos los procedimientos de auditoría. El dato es esencial
para definir la responsabilidad de la empresa respecto a la aplicación de las sugerencias del
auditor que fueron aceptadas por los directores o los gerentes de las áreas involucradas.
En el párrafo intermedio es necesario incluir un resumen elocuente de los hallazgos del auditor
relativos a la implementación de sus recomendaciones.
Contenido.
El contenido, a su vez, es la redacción secuenciada de las recomendaciones emitidas en el
informe original, las respuestas del personal a dichas sugerencias, las observaciones derivadas del
seguimiento y, finalmente, las nuevas respuestas de los funcionarios responsables de la
implementación.
3.10 Distribución del Informe de Seguimiento.
La entrega del informe de seguimiento se hará al titular de la empresa, ya que esta es la
persona indicada para asegurar que los resultados sean debidamente considerados, para la
implantación de las medidas correctivas y preventivas necesarias que no fueron solucionadas en
su momento.
Esto significa que el informe de seguimiento deberá de llegar a los funcionarios que están en
posición de corregir dichas observaciones.
El auditor entregará el informe de seguimiento a través de un oficio en el que se incluirán lugar
y fecha de elaboración, número de referencia, referencia del oficio, periodo revisado, indicación de
que se comentaron los resultados y firma del títular del órgano interno de control.
El envió del informe de seguimiento al destinatario constituye el último evento de la auditoría
operacional-administrativa.
3.11 Programación de Nueva Auditoría.
Para la programación de la nueva auditoría se tomara en cuenta cuando se halla terminado el
trabajo de auditoría. Es decir cuando llega a su fin todos los procesos sustanciales que se han
llevado a cabo en la instalaciones. Así como cuando se hallan solventado las recomendaciones.
Algunas veces esta fecha es una cuestión de criterio porque
es necesario que exista
disponibilidad por parte de la entidad para llevar a cabo el trabajo de auditoría.
CAPÍTULO IV
TIPOS DE INFORME
Tipos de Informe.
4.1 Tipos de Informe.
El informe puede presentarse en varias formas, la forma en que se presente dependerá de las
necesidades particulares de cada empresa, tomando en cuenta a quien se rendirá el informe.
4.1.1 Informe Ordinario.
A) Se formula en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente y pueden ser:
Periódicos.- Son los que se formulan conteniendo información sobre los trabajos desarrollados
en determinado lapso con objeto de enterar a la dirección de los trabajos y avances de éstos.
Finales.- Son los que se presentan al culminar el trabajo y con el cual se da fin a la auditoría
operacional-administrativa.
Circunstanciales.- Se originan por su condición espacial de la necesidad de hacer del
conocimiento del cliente, aquellas situaciones sugeridas durante el proceso de investigación.
B) De acuerdo a su presentación, los informes ordinarios se pueden clasificar en:
Narrativo.- Aquel que cita en forma detallada y cronológica el trabajo efectuado con precisión
de datos y circunstancias.
Importanda.- Se detalla por orden de importancia, los trabajos efectuados, de forma tal que
queden en condiciones de interpretar fácilmente su contenido.
Extractado.- Presenta de antemano una síntesis de cada tema para posteriormente explicarlo
detalladamente; su objetivo consiste en que permite dar un rápido conocimiento de las
alternativas y problemas.
4.1.2 Informes Largos.
Estos informes incluyen detalles, datos, estadísticos, comentarios explicativos, otros materiales
de los cuales pueden no ser de naturaleza contable.
El informe debe contener una indicación clara y precisa de tipo examen de auditor, así como el
grado de responsabilidad que está asumiendo.
El auditor debe precisar claramente su posición con respecto a otros datos del informe largo e
indicar que su examen ha sido hecho fundamentalmente con el propósito de formular una opinión;
el informe se presenta con fines de proporcionar un análisis , su opinión está razonablemente
presentada en aspectos importantes.
4.1.3 Informes Especiales.
Se refiere a los informes en los que la redacción del informe no es apropiado y que requiere
redacción especial en la sección relativa a la opinión. Los informes especiales pueden incluir:
Informes de entidades que llevan sus cuentas sobre la base de efectivo, lo cual difiera
sustancialmente para la preparación de prácticas.
Informes sobre algunas organizaciones no lucrativas que utilizan prácticas contables que
difieren en algunos aspectos.
Informes preparados con fines limitados se pueden presentar en forma de carta en la que se
hace referencia a estudios especiales ( emisiones de bonos)
Informes orales este tipo de informe se da en muchas ocasiones, pero en cierto grado esto es
inevitable debido a que parte del trabajo es llevado a cabo conjuntamente con personal de la
organización.
En otros casos es el resultado de acciones emergentes necesarias. Puede ser también el
preludio para un reporte escrito formal, además este será una parte del mecanismo que complete a
los informes escritos, este no se convierte en un registro de tipo permanente, trayendo consigo
problemas de malentendidos posteriores.
Informes escritos intermedios.- Este es aconsejable informar la administración de aspectos
significativos que surgen en el transcurso de la auditoría, o que preceden a la entrega del
informe forma.
Estos se referirán a problemas de especial significado donde se requiera una atención
inmediata. También pueden servir para reportar avances del trabajo, en casos será de naturaleza
meramente formal y cuando se manejen mediante memoranda son de carácter informal. Este
puede ser una buena herramienta para preparar el informe final.
Informes en formas de cuestionario.- Normalmente este tipo de informe es utilizado sólo para
efectos internos dentro del propio departamento de auditoría interna. Se trabaja mejor cuando
el alcance de la revisión de auditoría se hizo al amparo de procedimientos específicos de
trabajo, y usualmente son para niveles bajos de operación.
Este tipo de informe puede ser usado bajo circunstancias especiales, pero está limitada su
utilidad práctica para el auditado.
Informes regulares escritos en este la auditoría incluir la preparación de un informe escrito
formal que contemple los resultados del examen practicado. La forma y contenido de estos
pueden variar grandemente, tanto para el tipo individual de asignación de auditoria como para
una organización en lo particular; estos pueden ser largos o cortos.
También se pueden presentar en diferentes formas, incluyendo el alcance de la información
cuantitativa o financiera.
Resumen de informes escritos en la mayoría de las organizaciones la práctica ha establecido
la emisión de un informe anual, en donde se sumariza los diferentes informes individuales
emitidos, y describe el rango de su contenido.
Estos son emitidos en ocasiones
para efectos de comités de auditoría del consejo de
administración, pero en otros casos son solamente para la administración. Estos documentos son
de especial utilidad para la alta administración quien no hace una revisión exhaustiva de los
reportes individuales.
También son de utilidad para el auditor general quien con este instrumento tendrá una
perspectiva general del esfuerzo de su departamento, y sobre una base integrada.
4.1.4 Otros Informes.
Los informes preliminares. Delinean la finalidad y alcance de la auditoría y contribuyen a
esclarecer la intención y amplitud del estudio.
Los informes de progreso. Tienen por objeto mostrar lo que se ha venido haciendo, las
situaciones excepcionales descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las recomendaciones propuestas hasta la fecha.
CAPÍTULO V
EJEMPLOS DE INFORMES
Ejemplos de Informes.
5.1 Informe Estilo Dictamen.
A los Señores del comité de auditoría:
Hemos examinado el departamento de compras de materia prima y materiales de la Compañía
La Moderna, S.A. de C.V. por el período de nueve meses terminado el 30 de Septiembre de 2002.
Los manuales políticas y procedimientos establecidos en el departamento son responsabilidad de
la administración de la compañía . Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión
sobre el sistema de materia prima y materiales con base en nuestra auditoría.
Nuestros exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoría interna y las
Normas de Auditoría generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditoría sea planeada
y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los manuales
políticas y procedimientos sean los adecuados para el cumplimiento de objetivo de la empresa. La
auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas e incluyó la inspección de
evidencia documental que se utiliza para el procesamiento de las transacciones y la aplicación de
otros procedimientos de auditoría que consideramos necesarios en las circunstancias.
Consideramos que nuestros exámenes proporcionan una base razonable para sustentar nuestra
opinión.
Existen algunos problemas relacionados con la organización del Departamento de Compras y
con la necesidad de incrementar las medidas de supervisión que Hasta la fecha ha desarrollado la
Gerencia; así mismo, observamos la falta de manuales de procedimientos que incluyan normas
específicas y de observancia uniforme para el desarrollo de las actividades en el área sujeta a
examen.
En nuestra opinión, basada en la auditoría operacional llevada a cabo y excepto por lo que se
señala en el párrafo anterior, los métodos y los procedimientos que configuran el sistema de
compras de materias primas y materiales vigentes en esta fecha, son razonablemente
satisfactorios considerando las características de la estructura organizacional de la compañía.
Atentamente.
Departamento de Auditoría Interna
C. P. Lourdes Martínez Juárez.
Gerente.
México, D. F. 14 DE Octubre,2002.
5.2 Informe Normal.
México, D.F. a 20 de Abril 2002
Sr. Jorge Márquez Luna
Gerente General
La Moderna, S.A. de C.V.
Estimado Sr. Márquez:
De conformidad con nuestro programa anual de auditoría, hemos concluido con la revisión de
las actividades de suministro de La Moderna, S.A. de C.V. La revisión cubrió operaciones por el
periodo comprendido del 1° de enero al 31 de diciem bre del 2001. La revisión fue hecha por el Lic.
Alejandro Pérez Santillán y un asistente durante el periodo del 3 de al 31 de marzo del 2002.
Alcance
Nuestro trabajo de auditoría fue efectuado de conformidad con estándares de auditoria
generalmente aceptados. Nuestra revisión se limito al área de suministros y las actividades de
cómputo que le son relativas.
Resumen
1. El departamento de suministros está excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2002 por un
total de $ 875,000.00 dando origen a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes.
2. La facturación de tiempo de computador fue realizada a cuotas superiores a las autorizadas por
un importe total en exceso de $1,215,000.00 por el año del 2002.
Hallazgos de Auditoría y Recomendaciones
1.Exceso de inventarios.
Hallazgos
El departamento de suministros está excedido en inventarios al 31 de diciembre del 2001 por
un total de $ 875,000.00 resultado de compras no indispensables o necesarias. Durante el año del
2002 La Moderna, S.A. tuvo un promedio de $ 650,000.00 ociosos en inventarios ocasionando
costos de capital de $ 351,000.00 causados por el pago de intereses a la tasa promedio del 34%
prevaleciente durante el año de referencia.
El exceso de inventarios fue causado en parte por el hecho de que la empresa no registró
devoluciones de partes devueltas de las áreas de producción; como resultado, las compras fueron
fincadas sobre la base de unos registros que no reflejaban las devoluciones apuntadas.
Aun
cuando los registros fueron ajustados al cierre del ejercicio para que reportaran las existencias
físicas, la información que suministraron durante el año fue errónea.
Recomendaciones
a. Se deben revisar los procedimientos para que permitan registrar las partes no usadas devueltas
de las áreas de producción.
b. Reducción compras hasta que se absorban los sobrantes de inventarios.
3. Hallazgos
Las cuotas base para facturación de tiempo de computador no fueron ajustados al inicio del
ejercicio para que reflejaran los costos correctos. Al cierre del 2002 el centro de cómputo facturó
en exceso $ 1,215,000.00 , mismo que se considera como reserva financiera.
Como resultado, los departamentos usuarios fueron cargados con exceso de tiempo de
computador, y el ingreso del período está sobreestimado.
El centro de cómputo no ha reducido sus cuotas de cobro a efecto de contar con una reserva
que cubra posibles incrementos en costos, o bien que se reduzcan sus usuarios.
Recomendaciones.
a) Se deben establecer procedimientos que permitan ajustar periódicamente las cuotas de
cómputo y que reflejen costos corrientes.
b) Los cobros expedidos deber ser acreditados a los usuarios para que se refleje un ingreso
correcto.
Comentarios del Auditado.
El personal de La Moderna, S.A. de C. V. está de acuerdo con los hallazgos y
recomendaciones y empiezan a adoptar medidas correctivas. Sin embargo, con respecto a las
cuotas de tiempo de computador, solicita que se mantenga una reserva de $ 75,000.00 para iniciar
el año 2002.
El departamento de auditoria interna desea expresar su agradecimiento por la cooperación
recibida durante la revisión por parte del personal y funcionarios de La Moderna, S.A. de C.V.
A t e n t a m e n t e.
Pedro Hernández,
Auditor General
Distribución
Y. García
Vicepresidente General
C. Montes
Vicepresidente de Finanzas
A. González
Vicepresidente de Compras
F. Ramírez
Vicepresidente de Producción
R. Jiménez
Vicepresidente de Mercadotecnia
P- Hernández
Vicepresidente de Servicios Administrativos
5.3 Informe Para Una Empresa Privada.
Ref. CI-32/68
Asunto: Informe de Auditoría
México D. F. a 30 de Noviembre de 2001
Ing. Erik Hernández Esquivel.
Director General
Alimentos S. A. De C. V.
P r e s e n t e.
De acuerdo a sus instrucciones y en cumplimiento al oficio de comisión Ref.
32/68,
practicamos auditoría a las operaciones de la planta del Estado de México a cargo del Ing.
Francisco Herrera España. Por el periodo comprendido del 1° de Noviembre del 2000 al 31 de
Octubre del 2001, en el que se determinaron las observaciones que se describen en el anexo.
Sin otro particular, reitero a usted la seguridad de mi atenta y distinguida consideración.
A t e n t a m e n t e.
El Contador Interno.
C. P. Antonio López Pereda
c.c.p. Lic. Roberto Soto Ruiz . Director de Asuntos Legales.
c.c.p. C. P. Elena Cruz Reyes. Directora de Finanzas
c.c.p. Ing. José Pérez Pacho. Superintendente de la planta.
Informe de Auditoría Interna
Área o Departamento:
Control y Mantenimiento de Vehículos.
Renglón Revisado:
Recursos Financieros , Humanos y Materiales.
Periodo Revisado:
Del 1° de Noviembre del 2000 al 31 de Octubre del 2001
“CONFIDENCIAL“
Fecha de Conclusión del Informe :
México D. F. a 30 de Noviembre del 2001
Revisión No. 40
Índice
I.
Objetivos
3
II.
Alcance
3
III.
Resumen
5
IV.
Resultados
6
I. Objetivos.
Comprobar que la estructura orgánica del departamento de Control y Mantenimiento de
Vehículos se encuentra autorizada y opera en la práctica.
Verificar la razonabilidad del monto de los gastos que se realizan por concepto de reparación
de trasportes en talleres externos.
Comprobar que los saldos de las tarjetas de refacciones correspondan a las existencia físicas.
Verificar que se cuente con un procedimiento para el abastecimiento de combustibles y
lubricantes.
Constar que la totalidad de las unidades se encuentren aseguradas.
Comprobar que los trasportes presten sus servicios para los fines de la entidad.
II. Alcances.
Se constato al 100% la plantilla del personal que se encuentra adscrito al área de Control Y
mantenimiento de Vehículos.
Se comprobó el total de gastos hechos por la reparación de trasportes en talleres externos, por
los meses de Diciembre del 2000 y Mayo, Junio del 2001.
Se verificaron selectivamente (50%) los saldos en tarjetas contra las existencias físicas de
refacciones .
Se verificó el procedimiento para abastecer el combustible y lubricantes los tractocamiones y
automóviles de los funcionarios.
Se verificaron las bitácoras de mantenimiento de los tractocamiones por los meses de
Noviembre y Diciembre del 2000 y Septiembre del 2001, con respecto al consumo de lubricantes.
Se verificó al 100% que los trasportes de la entidad prestan el servicio para fines de la
organización.
Se verificó en un 100% el presupuesto asignado contra el ejercido en el Área de Control y
Mantenimiento de Vehículos.
III. Resumen.
1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia.
Perdida por negligencia del jefe del Área de Control y Mantenimiento de vehículos al no
notificar el vencimiento de la póliza de seguro de un tractocamión con valor de 200 mil pesos.
2.- $ 35,000.00 Sin comprobación por reparación en talleres externos.
Al no contar con un calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo a los
tractocamiones, se erogaron 35 mil pesos en sus reparaciones los cuales no fueron comprobados.
3.- Uso indebido de trasporte oficial.
El trasporte ha sido utilizado desde hace 6 meses para labores de mudanza y trasporte de
carga en general sin conocimiento del Superintendente de la planta.
4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas.
Indebidamente el superintendente de la planta autorizó la creación de 15 plazas que son
innecesarias por las que se han erogado 50 mil pesos.
IV. Resultados.
1.- Perdida de $ 200,000.00 por negligencia.
El tractocamión número 73, que no había sido reasegurado, sufrió un siniestro en la carretera
de la ciudad de Monterrey.
El motivo de que dicho vehículo no haya sido reasegurado se debió a la negligencia del jefe del
Área de Control y Mantenimiento de Vehículos, al no dar aviso oportunamente al Departamento
Jurídico del vencimiento de las póliza de seguro.
El siniestro dió lugar a que la entidad tuviera una perdida por $ 200,000.00 ( Doscientos mil
pesos 00/100 M.N.) valor del tractocamión, independientemente de que se dió lugar a trastornos
en la distribución del producto terminado al dejar de contar con un medio de trasporte.
Es necesario entonces que el Departamento Jurídico finque las responsabilidades
correspondientes y que en coordinación con el Departamento de Organización y Métodos,
establezcan un programa para el control de la vigencia de las pólizas de seguros.
2.- $ 35,000.00 Sin comprobación por reparación en talleres externos.
Se efectuaron reparaciones en talleres externos por $35,000.00 (Treinta y cinco mil pesos
00/100 M.N) que no fueron comprobados. Dichos gastos se debió a que no se cuenta con un
calendario de mantenimiento que permita el ingreso oportuno de los tractocamiones al servicio de
mantenimiento preventivo.
Estas erogaciones representan una utilización incorrecta del presupuesto, lo que ocasiona le
incumplimiento de otras necesidades.
Es necesario entonces, que al Área de Control y Mantenimiento de Vehículos solicite a la
Dirección de Finanzas la aprobación del importe que se gastó; que compruebe los gastos
efectuados en las reparaciones y que, en coordinación con el Departamento de Organización y
Métodos, establezcan el calendario para llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los
tractocamiones.
3.- Uso indebido de trasporte oficial.
A partir de Diciembre de del 2000, ocho camiones con números económicos 7, 15, 22, 46, 58,
86, 201, y 531 respectivamente, vienen realizando servicios de mudanza y carga en general.
Lo anterior se constató al pasar revista los días 5 y 6 de febrero del 2001 ( Sábado y Domingo),
y no encontrar físicamente en el estacionamiento a las unidades antes citadas ni obtener evidencia
de que estuvieran prestando servicios a la entidad.
Esto nos llevo a entrevistar a los chóferes, quienes nos informaron que esta situación se debe
a que, tanto el jefe del área de control y mantenimiento de vehículos, así como los chóferes de
estas unidades deseaban obtener beneficios económicos adicionales a sus percepciones además
de que no existe un servicio de vigilancia para la entrada y salida de los transporte.
Esta situación da lugar a que la entidad sea multada por las autoridades correspondientes, al
ser utilizadas las unidades para fines distintos a las que están destinadas, así como los
compartimientos para la carga de los productos terminados se contaminen por transportar artículos
en mal estado, animales, etc.
Además de lo anterior la vida probable de estas unidades se reducirá, con la consecuencia de
efectuar gastos adicionales para su mantenimiento.
Por lo anterior, se sugiere que las unidades dejen de prestar el servicio de mudanza y
transporte de material en general; que el departamento jurídico finque las responsabilidades
correspondientes, y que el Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el de
organización y Métodos, establezcan un procedimiento para el servicio de vigilancia que controle
las entradas y salidas de los transportes.
4.- $ 50,000.00 Erogados por sueldos en plaza no autorizadas.
La estructura orgánica con que cuenta el área de Control y Mantenimiento de vehículos
contempla, a partir de noviembre de 2000, cinco plazas que no están autorizadas por las oficinas
centrales, ni son necesarias para el funcionamiento de la planta.
Las erogaciones que se han efectuado por este concepto importante hasta la fecha 50,000.00.
Esto es consecuencia de que el superintendente de planta autorizo la creación de esas plazas sin
consultar al Departamento de Recursos Humanos, lo que ocasiona la desviación de recursos
financieros al incluir en la nomina a estos empleados.
En tales circunstancias, el superintendente de planta debe ordenar la baja de este personal y
solicitar a la dirección de finanzas la autorización de las remuneraciones pagadas por esas plazas.
5.- Bitácoras para el Abastecimiento de Combustible y Lubricantes sin autorización.
En treinta bitácoras el consumo de combustibles y lubricantes de los meses de Marzo y Abril
del 2001 que haciende a $ 25,000.00 no se encuentran autorizadas, debido a la falta de una
supervisión adecuada del llenado de estas bitácoras.
Ello ocasiona que no se cuente con datos reales sobre el abastecimiento de combustibles y
lubricantes por los meses antes mencionados, y que exista una desviación en su uso; por tal
motivo, es necesario solicitar al Jefe del Departamento de Control y Mantenimiento de Vehículos la
aclaración de estos consumos, y que supervise diariamente los datos contenidos en las bitácoras.
5.4 Informe Para El Sector Público (Formato de la Secretaria de Contraloría y Desarrollo
Administrativo).
Nombre de la Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
Area Revisada:
Tipo de Auditoria:
No. De Auditoria:
Oficio No.
Anotar el nombre del servidor público a quien se dirige el informe.
Fecha:
Cargo del destinatario
Domicilio institucional del destinatario
P r e s e n t e.
Como resultado de la revisión practicada a (indicar el área revisada) al amparo y en
cumplimiento de la orden de auditoria No. (anotar el número del oficio de la orden de auditoría)
de fecha (mencionar la fecha de emisión de la orden de auditoría), envío el informe con las
observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los
auditores comisionados con los servidores públicos superiores y de mandos medios, responsables
de atenderlas.
De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se
consignan en el apartado V cédulas de observaciones, destacan por su importancia las siguientes:
(Citar de manera clara y precisa la principal problemática detectada, de acuerdo con los
señalamientos del numeral).
Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen
las medidas
correctivas y preventivas acordadas a los términos y plazos establecidos con el área auditada, toda
vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizara la auditoría de seguimiento)
realizaremos la auditoría de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventación de las
observaciones detectadas.
Atentamente.
Titular del Órgano Interno de Control
(o de Control Interno o a quien éste haya designado).
(Nombre y firma del titular o de quien éste haya designado).
C.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnara copia del informe)
Nombre de la Entidad
Sector :
Registro:
Hoja No.
de
Área Revisada:
Tipo de Auditoría:
No. De Auditoría:
Informe de Auditoría
Número de Auditoría:
Sector: (Nombre del sector o dependencia, Órgano Desconcentrado o Entidad).
Entidad: (Nombre completo de la dependencia, Órgano Desconcentrado, Procuraduría
General de La Republica o Entidad).
Área Auditada: (Nombre completo del área revisada).
Tipo de Auditoría: (Modalidad de auditoría de que se trate de acuerdo con lo especificado en
Los lineamientos generales para la planeación, elaboración y presentación
Del programa anual de control y auditoria).
Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas).
Fecha de Inicio:(Fecha en que dio inició la auditoría).
Fecha de Conclusión: (Fecha en que dio termino la auditoría).
Fecha de Discusión: (Fecha en que se efectúo el comentario de las observaciones con los
servidores públicos de las áreas responsables).
Coordinador Encargado: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable).
Jefe de Grupo: (Nombre del servidor Publico de la entidad responsable).
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
Área Revisada:
Tipo de AuditorÍa:
No. De AuditorÍa:
Índice
Pagina
I.
Antecedentes.
II.
Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión.
III.
Resultado del Trabajo Desarrollado.
IV.
Conclusión y recomendación General.
V.
Cedulas de Observaciones.
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
Área Revisada:
Tipo de Auditoría:
No. De Auditoría:
I. Antecedentes.
Indica la causa que dio origen a la revisión, así como el número y fecha de la orden de
auditoria, fecha de notificación y los datos de quien la recibió.
Señalar el área que se audito, así como su objetivo primordial.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión.
II.1. Periodo.
Deberá señalarse el lapso en el que se realizo la auditoría.
II.2. Objetivo.
Deberá señalarse los propósitos que se persiguieron con la revisión efectuada, mismos que
debieron determinarse desde el momento de hacer la planeación de la auditoría, dichos objetivos
deberán presentarse de manera clara y concisa.
Nombre de Entidad
Sector:
Registro:
Hoja No.
de
Área Revisada:
Tipo de Auditoría:
No. De Auditoría:
II.3. Alcance.
Se puntualizara el periodo que comprendió la revisión y el ejercicio analizado, identificado por
cada partida, cuenta o rubro de revisión, el volumen de las actividades y operaciones revisadas,
así como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados
Deberá incluir la declaración de haberse desarrollado el trabajo de conformidad con las
Normas Generales de Auditoría Pública, y aplicando los procedimientos de auditoría necesarios en
cada caso.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado.
Deberá resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la revisión con la
finalidad de captar la atención en interés hacía aquellos aspectos relevantes que requieren mayor
cuidado y celeridad para su resolución.
Por ello, es necesario realizar un análisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las
causas originales que provocan las deficiencias , efectuando una interrelación de las
observaciones que permita visualizar la problemática y las repercusiones que pueden originar en
otras áreas, programas u operaciones.
IV. Conclusión y Recomendación General.
Deberá plasmarse la opinión que como resultado de la operación practicada tiene el auditor
sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y
confiabilidad de los sistemas de control e información del área auditada.
La recomendación que se plantee deberá apoyar a la solución de la problemática detectada,
cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones contenidas en las cedulas del
observaciones. Además, la recomendación debe ser objetiva, aplicable, concreta y dirigirse al
origen de las desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos que no fomenten acciones
concretas.
V. Observaciones.
En este apartado se anexa copia de las cedulas de observaciones debidamente firmadas.
CAPÍTULO VI
CASO PRÁCTICO.
Caso Práctico.
6.1 El Informe de Auditoría Operacional-Administrativa Enfocado al Sector Público.
Orden de Auditoría.
Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores del Estado
Orden No. 234
Asunto: Se Ordena la práctica de Auditoría.
México D. F. a 5 de Noviembre del 2001.
Lic. Benjamín González Ruaro.
Director General.
Fray Servando Teresa de Mier No.32
Col. Centro. México D. F. 06080
P r e s e n t e.
Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus
programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por los
artículos 37, fracción VIII, de la Ley Orgánica de La Administración Pública Federal; 132, fracción
3, y 148 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal; 26
fracción 3 numeral 5, del Reglamentó de Interior de la Secretaria de Contraloría y Desarrollo
Administrativo y en el Programa Anual de Control y Auditoría, se llevará a cabo la revisión N. 721.01.00 a está unidad administrativa en sus áreas.
Para tal efecto se servirá proporcionar a los C. C. Auditores Públicos: C.P. José Villagrana
Robles Coordinador de Auditoria C.P. Tomas Orozco Huerta Supervisor de Auditoria, los registros,
reportes, informes, correspondencia, y demás efectos relativos a sus operaciones, y de
consecución de metas que estime necesario, así como suministrarles todos los datos e información
que soliciten para la ejecución de la auditoría.
-2-
Orden No. 234
Comunico a usted que la auditoria se practicara a los conceptos correspondientes al periodo.
Asimismo, le agradeceré girar sus instrucciones a quienes corresponda a efecto de que el personal
comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinde las facilidades
necesarias para la realización de su cometido. Y queda apercibido que de no dar las facilidades
necesarias, oponerse a la práctica de la auditoria o no proporcionar en forma completa y oportuna
los informes, datos y documentos a los auditores comisionados, se les procederá de conformidad
con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
A t e n t a m e n t e.
Director General
Armando Luna Escandon.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoría: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 1 de 12
No. De auditoría: 7-21.01.00
Oficio No.:
Fecha: 29 de Marzo 2002.
Lic. Benjamín González Ruaro.
Director General.
Fray Servando Teresa de Mier No.32
Col. Centro. México D. F. 06080
Presente.
Como resultado de la revisión practicada a la coordinación de servicios generales al amparo y
en cumplimiento a la orden de auditoría No. 234 De fecha 05 de Noviembre del 2001, envío el
informe con la observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron
comentadas por los auditores comisionados con los servidores públicos superiores y de mandos
medios, responsables de atenderlos.
De las 18 (dieciocho) observaciones que se consignan en el apartado V (cédulas de
observaciones) destacan por su importancia las siguientes:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoría: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 2 de 12
No. De auditoría: 7-21.01.00
1. Disponibilidad Presupuestal De La Licitación De Limpieza del 2001.
2. Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de Febrero al
31 de Diciembre de 2001.
3. Contratación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de 2001.
4. Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de 2001.
5. Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
6. Convenio Celebrado Al Contrato De Servicio De Vigilancia de 2000. Para La Prestación Del
Servicio Del 1° De Enero Al 15 De Febrero Del 2001.
7. Líneas de Telefonía Celular Contratadas Fuera de Norma en el Ejercicio de 2001.
8. Dotación de Combustible a Vehículos Particulares.
9. Publicación de las Convocatorias para las Licitaciones Públicas de Limpieza DIT-01/01SL y
Vigilancia DIT 02/01SV del ejercicio 2001.
10. Contenido de la Convocatoria DIT-01/01SL (Limpieza 2001).
11. Contenido De La Convocatoria De La Licitación De Limpieza del 2001.
12. Contenido de las Bases de Licitación del Servicio de Limpieza del 2001.
13. Contenido De Las Bases De Licitación Del Servicio De Limpieza del 2001
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoría: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 3 de 12
No. De auditoría: 7-21.01.00
14. Deficiencias en el Contenido de la Convocatoria de la Licitación Pública Nacional
DIT-02/00-
SPV De Vigilancia y Seguridad.
15. Contenido de las Bases de la Licitación Pública Nacional DIT-02/00-SPV, Para la
Contraprestación del Servicio de Vigilancia del 2001.
16. Inconsistencias Determinadas en el Proceso de Contratación del Servicio de Vigilancia del
Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001.
17. Análisis al Proceso Licitatorio LPNMCP/SV/SA/01/01, Servicio Subrogado de Vigilancia del
2001.
18. Verificación al Proceso de Licitación y Dotación de Combustible por el Periodo de Enero a
Septiembre de 2001.
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas
y preventivas acordadas conforme a los términos y plazos establecidos con el área auditada, toda
vez que en un plazo de 30 días realizaremos la auditoría de seguimiento correspondiente, a fin de
constatar las solventación de las observaciones detectadas.
A t e n t a m e n t e.
Coordinador José Villagrana Robles.
C.c.p. Lic. Luis Fernando Basteris Cantón.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoría: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 4 de 12
No. De auditoría: 7-21.01.00
Informe de Auditoria.
No. De Auditoria: 7-21.01.00
Sector:
No Sectorizado.
Dependencia:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado.
Area Auditada
Coordinación de Servicios Generales.
Tipo de Auditoria:
Especifica.
Periodo Revisado:
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001.
Fecha de Inicio:
05 de Noviembre del 2001.
Fecha de Conclusión:
29 de Marzo del 2002.
Fecha de Distribución:
29 de Marzo del 2002.
Coordinador Encargado:
José Villagrana Robles.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Índice.
I.
Antecedentes.
II.
Período, Objetivo y Alcance de la Revisión.
III.
Resultado de Trabajo Desarrollado.
IV.
Conclusión y Recomendación General.
V.
Cedula de Observaciones.
Hoja No. 5 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 6 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSTE es una institución que proporciona protección, a los grupos más necesitados por
motivo de edad o incapacidad.
En el año de 1959, el presidente Adolfo López Mateos presentó al Congreso de la Unión la
iniciativa de la ley para la creación de ISSSTE. Su aprobación fue publicada en el Diario Oficial de
la Federación el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institución comenzó sus
actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las áreas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones
relativas a la salud, extendiendo estos beneficios
a los familiares de los trabajadores y
pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la
Federación y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Públicos que por
Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al régimen.
La ampliación de la atención a la salud, marco un proceso de construcción, adquisición y
adaptación y adaptación de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de
Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes del país.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales se
cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el
Presidente de la Republica.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 7 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades médicas: 1096 de primer nivel, 95
de segundo y 11 de tercer nivel de atención. Entre estas últimas está el Centro Medico Nacional 20
de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios
Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores públicos y
familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones, viviendas créditos y
pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no
sufrieran, dentro de lo posible.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión.
II.1. Periodo.
Esta revisión se efectúo de acuerdo a la orden de auditoria No. 234 De fecha 05 de Noviembre
del 2001.
En donde se comprende el periodo de revisión del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001,
en la ciudad de México.
II.2. Objetivos.
Revisar al Departamento de Servicios Generales en el proceso de elaboración de las bases de
licitación, para su publicación y que se lleven a cabo correctamente todos los procesos que se
establece en las leyes, para la correcta elección de proveedor para la prestación del servicio
que requiera el Instituto.
Valuar el Control Interno, para el correcto manejo de todas las bases de licitación que sean
publicadas por el Instituto.
Verificar que las bases de licitación estén elaboradas de acuerdo a las Leyes tanto del
organismo como la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 8 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Revisar que las bases de licitación estén debidamente elaboradas, y revisadas por los
funcionarios competentes del Instituto.
Revisar que en el Instituto haya una correcta supervisión del servicio por parte de la empresa
que nos preste el servicios y que el servicio se este llevando a cavo a lo que marca el contrato
de prestación del servicio y lo que se requirió en las bases de licitación por parte de este
Instituto.
Verificar que las bases de licitación contemplan toda la información sustantiva para una
adecuada toma de decisiones en la evaluación de ofertas y asignaciones.
Verificar que el presupuesto designado para el servicio de limpieza, para el servicio de
vigilancia, para el suministro de combustible a vehículos del Instituto y contratación de líneas
de telefonía celular que son las partidas de mayor importancia a revisar, sea igual o menor al
monto de las proposiciones que nos hacen las compañías licitantes, por consecuente revisar
que no se celebren contratos, si las proposiciones son mas altas que el monto designado.
Revisar que las prorrogas de contratos que son autorizadas no rebasen el limite autorizado
normativamente.
II.3. Alcance.
Se revisaron al 100% las partidas 3507, 3508 y 3509 en relación al servicio de limpieza,
servicios de vigilancia y de telefonía celular respectivamente, así como el 50% de la partida
3510 correspondiente a combustibles.
Se comprobaron el total de los gastos hechos para las partidas 3507, 3508, 3509
correspondientes a servicio de limpieza, servicio de vigilancia por el ejercicio comprendido del
01 de enero al 31 de diciembre del 2001.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 9 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Se verifico selectivamente (50%) los gastos hechos para la partida 3510 de combustibles, por
los meses comprendidos febrero, mayo y septiembre.
Se verifico el procedimiento para el abastecimiento de combustibles de los automóviles de los
funcionarios.
Se verificaron la licitaciones correspondientes a las partidas 3507, 3508, 3509 y 3510
respectivamente, así como su apego a las leyes del organismo como la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios de Sector Público.
Las pruebas se llevaron a cabo en conformidad con las Norma Generales de Auditoria Pública
y aplicando los Procedimientos de Auditoria.
III. Resultados del Trabajo Desarrollado.
Disponibilidad Presupuestal De La Licitación De Limpieza del 2001.
Esta Delegación no contó con la suficiencia presupuestal para cubrir el contrato, esta
situación se confirma con diversos oficios girados por esta delegación a la Subdirección General de
Finanzas.
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Durante la vigencia del contrato, la delegación otorgo 2 incrementos al costo unitario por
elementos, derivado de los aumentos al salario. en los meses de abril y diciembre.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 10 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Contratación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero
de 2001.
Para la prestación del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de
febrero de 2001, esta delegación formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la
empresa “Master Clean, S.A. de C.V.”.
Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre
de 2001.
En virtud de que le contrato de prestación de servicios de limpieza para el periodo del 16
de febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la
duración de la jornada laboral y los días en que se prestará el servicio en el centro de trabajo, se
procedió a consultar la documentación soporte de la licitación, así como la propuesta económica
del proveedor asignado, “ Master Clean, S.A. de C.V.”, a efecto de determinar las obligaciones de
la empresa.
IV. Conclusión y Recomendación General
En nuestra opinión que como resultado de la revisión practicada al Instituto de Seguridad y
Servicio Socia de los Trabajadores del Estado, los logros alcanzados, así como sus objetivos,
meta, normatividad aplicable y confiabilidad en los sistemas de control e información plantearemos
algunas de las recomendaciones para apoyar a la solución de la problemática detectada.
Disponibilidad Presupuestal De La Licitación De Limpieza del 2001.
Se solicite nuevamente a nivel central, la ampliación a la partida 3507, para estar en
condiciones de cumplir en tiempo los compromisos de pago.
En el caso de que se incurra en mora y los proveedores soliciten el pago de gastos
financieros, éstos estarán a cargo de los servidores públicos que autorizaron la celebración de la
licitación (artículo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 11 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
La Subdirección de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
Contratación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero
de 2001.
La Subdelación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementaran las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor público se apegara a la sanción que señala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Públicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemática.
Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre
de 2001.
La Subdelegación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas de solución:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el reintegro de los $ 78,948.00 por
concepto de servicios no devengados.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
V. Observaciones.
Hoja No. 12 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Contraloría General En El ISSS
Hoja
1
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
1) Disponibilidad Presupuestal De La Licitación De Limpieza del 2001.
Para la celebración de la licitación pública ISSSTE/LPNMCP/SA/01/02 (Servicio de limpieza de
2001). Esta Delegación no contó con la suficiencia presupuestal para cubrir el contrato, tal y como
se muestra a continuación.
Disponibilidad
$ 4’250,000.00
Contrato
Diferencia
4’754,250.00
($ 504,250.00)
.
Diferencia entre Presupuesto y Contrato
-$504,250
Diferencia
$4,754,250
Contrato
$4,250,000
Disponibilidad
0
.0
00
,0 0
0
00
,0 00.
0
$5
,
00 .00
0
,0
$4 ,00 0
0
00
,0 00.
0
$3
,
00 .00
0
,0
$2 ,00
00
,0
$1
0
.0
0
.0
00
$0 0,0
00
1,
-$
Esta situación se confirma con diversos oficios girados por esta delegación a la Subdirección
General de Finanzas, donde requiere una ampliación presupuestal de $ 172,000.00 para poder
cubrir el contrato de limpieza.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
2
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Es de comentar que a la fecha de la presente revisión, la partida 3507 no cuenta con suficiencia
para cubrir el resto del ejercicio.
Causas.
- El comité estatal de Adquisiciones en su sesión primera extraordinaria del 12 de Febrero del 2001
autoriza la celebración de la licitación de limpieza, no obstante de carecerse de suficiencia
presupuestal.
- Incumplimiento del Comité Estatal de Adquisiciones y Subdelegada de Administración y Obras
Públicas (no licitar sin suficiencia presupuestal).
Efectos.
- Se tengan que afectar otras partidas presupuéstales para cubrir el déficit de la partida 3507, por
un importe de $ 438,756.00
- Posible aplicación de sanciones conforme a los artículos 59 a 64 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
3
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
La presente situación de auditoria será turnada a la Sub. contraloría de Procedimientos y
Responsabilidades, a efecto de que determine la posible aplicación de sanciones, por el
incumplimiento en el artículo 45 Fracción 1 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público.
Se solicite nuevamente a nivel central, la ampliación a la partida 3507, para estar en condiciones
de cumplir en tiempo los compromisos de pago.
En el caso de que se incurra en mora y los proveedores soliciten el pago de gastos financieros,
éstos estarán a cargo de los servidores públicos que autorizaron la celebración de la licitación
(artículo 51 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público).
Preventiva.
El Comité Estatal de Adquisiciones, se abstenga de emitir disposiciones en contravención a lo
dispuesto por la Normatividad que rige la materia.
La Subdelegada de Administración no deberá publicar o adjudicar contratos si no cuenta con la
total suficiencia presupuestal.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
4
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
2) Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestación del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del
2001, se formalizó un contrato con la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.”, con un costo total de
$ 4’754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegación otorgo 2 incrementos al costo unitario por
elementos, derivado de los aumentos al salario. en los meses de abril y diciembre.
Al respecto es de contestar que ambos incrementos, representan una diferencia total de
$ 348,392.74, en relación a lo contratado originalmente.
Modificaciones al Contrato
$3,000,000.00
$2,000,000.00
$1,000,000.00
$0.00
100%
12%
3%
Modificación
Original Modificación
Contrato Primera Segunda
Serie1 $2,322,1 $276,580 $71,812.
Serie2
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
100%
12%
3%
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
5
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
esta comisión de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya
que tanto las bases de licitación como el contrato de prestación de servicios, claramente estipulan
que los precios son fijos y que la empresa absorberá cualquier incremento que se derive durante la
prestación del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios
modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los
salarios mínimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones
técnicas de la licitación, en el contenido del contrato y en apego al artículo 52 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. En relación a lo antes expresado es
conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Ni las bases de licitación ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento
al salario, así como ningún otro tipo de modificación al costo unitario.
El artículo 52 de la Ley en materia, regula la modificación a la vigencia, bienes o elementos
contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
“Fundamento legal a los incrementos de salario mínimo”, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Público.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
6
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
“tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos
autorizados”.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendrá de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinión de esta comisión de
Auditoria.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administración, entrego a esta Comisión de
Auditoria, un escrito que se denomina:
Ni las bases de licitación ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento
al salario, así como ningún otro tipo de modificación al costo unitario.
El artículo 52 de la Ley en materia, regula la modificación a la vigencia, bienes o elementos
contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendrá de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinión de esta comisión de
Auditoria.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
7
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administración, entrego a esta Comisión de
Auditoria, un escrito que se denomina:
“Fundamento legal a los incrementos de salario mínimo”, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Público.
“tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos
autorizados”.
Artículo 52 de la Ley antes referida.
Al respecto es conveniente hacer los siguientes comentarios:
El artículo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribución que
debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo.
El artículo 90 de la misma Ley, indica que el salario mínimo es la cantidad menor que debe
recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada laboral.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
8
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrón al trabajador y en este caso, el
instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrón, es la
empresa contratada.
El salario es la retribución por el trabajo, mas no es un precio, por lo que no es posible
aplicar el ultimo párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
Es de mencionarse que al consultarse la propuesta económica del proveedor asignado, se
observa que en la misma, se contempla un incremento del 15% al salario, el cual se
proyecta al costo unitario total, por lo que no es procedente el otorgarle dicho incremento.
Como ya se expuso anteriormente, el artículo 52 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público refiere que las modificaciones no podrán
afectar a los precios originalmente pactados.
Causas.
Deficiente revisión y análisis de las propuestas económicas, por parte de la Subdelegación
de Administración y Departamento de Servicios Generales.
Incumplimiento a los artículos 44, (Precio Fijo) y 52 (Modificaciones al mismo costo) de la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, por parte de la
Subdirección de Administración.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
9
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
- Afectación al presupuesto institucional por un importe de $ 348,392.74, derivados de incrementos
de costos improcedentes.
Soluciones.
Correctivas.
La Subdirección de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
En caso contrario se requerirá el pago a los servidores públicos responsables de autorizar
los incrementos del ejercicio 2001.
En ambos casos se recurrirá a los procedimientos jurídicos que sean necesarios.
Incremento de Abril y Diciembre
Lic. Lis Fernando Basteris Cantón
Delegado de la Zona Sur del D.F
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
10
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Lic. Armando Treviño Abate
Subdirector de Administración.
Es de mencionar que la falta de implementación de las presentes medidas de solución, es
susceptible de sanción a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Los Subdelegados de Administración y el del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, calcularán
el importe de incremento improcedente de los centros de trabajo pertenecientes a esta ultima y
requerirán a la empresa su reintegro.
Preventiva.
El Subdirector de Administración deberá abstenerse de autorizar cualquier incremento de preciso
de los servicios contratados o modificación de contratos, que no cumplan los supuestos
establecidos en los artículos 44 y 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público.
Es importante mencionar que no procederá incremento alguno, que no se encuentre contemplado
en bases de licitación y pactado en contrato.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 11
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
3) Contratación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de
2001.
Para la prestación del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de
2001, esta delegación formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa
“Master Clean, S.A. de C.V.”.
Convenio al Contrato de 2000.
500000
450000
400000
350000
300000
250000
200000
150000
100000
50000
0
$438,756
$332,553.
Serie2
Serie1
Convenio
Diferencia
Original
Modificatorio
$106,202.
Contrato
Del análisis efectuado al proceso de formalización de la prorroga se derivaron las siguientes
situaciones.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 12
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
La modificación fue realizada, cuando ya había vencido la vigencia del contrato 2000.
Los 46 días de prórroga, representan el 14% del contrato original, rebasando el 5%
autorizado normativamente.
El importe de los 46 días de la modificación se pacto, incluyendo los 2 incrementos de
precios, que improcedentemente se otorgaron en el ejercicio de 2000, debiendo ser el
contrato original por $ 332,553.16, del cual pagamos un importe de $ 438,756.00 teniendo
una diferencia pagada de mas de $ 106,202.84.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una
diferencia de $ 106,202.84, en relación al importe contratado originalmente.
Causas.
Incumplimiento al artículo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, el cual refiere que las modificaciones a los contratos, serán durante su
vigencia, en porcentajes máximos del 15% y al mismo precio pactado originalmente.
Incumplimiento al artículo 52 de la Ley en materia, al autorizarse dos incrementos de
preciso improcedentes, que posteriormente afectaron la prorroga de 1 de enero al 15 de
febrero de 2001.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 13
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
- Afectación Económica al instituto por $ 106,202.84, derivado del pago de la prorroga de 2001,
con los incremento de precio improcedente otorgado en 2000.
Soluciones.
Correctiva.
La Subdelación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica, implementaran
las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor público se apegara a la sanción que señala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Públicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemática.
Lic. Armando Treviño Abate
Subdirector de Administración
En ambos casos deberán implementarse los recursos jurídicos que sean necesarios.
Es importante mencionar, que en el expediente de la licitación, fuel localizada la fianza original No.
75139 presentada por “Master Clean, S.A. de C.V.”, para garantizar el cumplimiento del contrato
2000, misma que previo análisis de la Unidad Jurídica, podría ser utilizada para requerir el pago de
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
14
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite
mencionar que se tendrá que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago
improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.
Preventiva.
Las modificaciones y prórrogas a los contratos, deberán efectuarse con estricta sujeción a lo
dispuesto en el artículo 53 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público,
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 15
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
4)
Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 16 de Febrero al 31 Diciembre de
2001.
En virtud de que le contrato de prestación de servicios de limpieza para el periodo del 16 de
febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la
duración de la jornada laboral y los días en que se prestará el servicio en el centro de trabajo, se
procedió a consultar la documentación soporte de la licitación, así como la propuesta económica
del proveedor asignado, “ Master Clean, S.A. de C.V.”, a efecto de determinar las obligaciones de
la empresa.
La oferta económica establece que el área de hospitales, el servicio se cubrirá de lunes a
Domingo.
En la integración de costos unitarios, el proveedor consideró el precio de mano de obra en
base a 30.4 días para la totalidad de unidades médicas de la zona sur del Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades médicas del Estado corresponden al calculo del
factor de 30.4 días.
Por lo anterior se concluye que la empresa ofreció y el Instituto contrató el servicio de lunes a
domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni la Subdirección Médica pudieron
certificar que el servicio se prestó en el ejercicio de 2001 los días Domingo y días Festivos en los
centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia
correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los domingos.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 16
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestación del servicio, en el
hospital Regional Adolfo López, al no cubrir un total de 60 domingos y días festivos, con 50
empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
Dias no Laborados
$2,322,152.11
$78,948.00
3%
$0.0
0
$50
$
$
$
$
0,00 1,000, 1,500, 2,000, 2,500,
000
0
000
0.00 000.
.00 00.00
.00
00
Contrato Original
Domingos y Dias Festivos
Causas.
Deficiente revisión de las propuestas técnicas por parte de la Subdirección de
Administración.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 17
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Inadecuada elaboración del contrato de presentación de servicios por parte de la
Subdirección de Administración.
El departamento de Servicios Generales no informó al los centros de trabajo de la Zona
Sur del Distrito Federal, de las obligaciones de la empresa, ni de los días que debió
presentarse el servicio.
Nula supervisión a la presentación del servicio, por parte del Departamento de Servicios
Generales.
Efecto.
- Afectación económica al instituto por $ 78,948.00, derivado del pago a “Master Clean, S.A. de
C.V.”, por concepto de servicios no proporcionados.
Soluciones
Correctivas.
La Subdelegación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas de solución:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el reintegro de los $ 78,948.00 por
concepto de servicios no devengados.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 18
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
En caso contrario la devolución del importe estará a cargo de los siguientes servidores
públicos.
Lic. Armando Treviño Abate–Subdirector Administración y responsable de la licitación.
Lic. Rodolfo Pérez López Coordinador del Departamento de Servicios Generales.Responsable de la coordinación en la prestación del servicio y supervisión del mismo.
En ambos casos se implementarán los procedimientos jurídicos que sean necesarios.
Preventiva.
En futuras licitaciones, tanto la Subdelegada como el Jefe de Servicios Generales, en sus
respectivo ámbitos de actuación, verifique y analicen adecuadamente la propuesta de los licitantes,
establecerán en los contratos las obligaciones de la subrogada y supervisar a detalle, que la
prestación del servicio se de conforme a las necesidades del instituto, lo ofertado por la adjudicada
y lo establecido en contrato.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
19
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
No se omite mencionar que es necesario, se de a conocer a los centros de trabajo, las condiciones
de trabajo en que se prestará el servicio.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 20
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
5) Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
Para la presentación del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del
2001 la Delegación celebró una prórroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa “Master
Clean, S.A. de C.V.”.
Al respecto se observa que la modificación en comentario, se formalizó cuando ya había vencido la
vigencia del contrato 2000 y que el importe pagado, representa
$ 50,250.00 de más, en
relación al costo del contrato.
Causas.
Durante el ejercicio de 2000. se otorgó un incremento a los costos pactados, sin que se
haya localizado la modificación formal al contrato.
No obstante, de que el contrato de servicio de 2000 se hizo con la especificación de
precios fijos de 2000, por tal motivo no cabe la posibilidad de modificar los costos, esta
comisión de Auditoria no localizo las bases de licitación, a efecto de constatar que su
contenido: se contemplen dichos incrementos, por lo que de conformidad al articulo 44 de
la ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, el incremento que
se otorgo en 2000. es improcedente
En virtud de que el incremento de 2000. es improcedente, esta Delegación debió pactar la
prorroga de Enero a Marzo 2001, al mismo costo del contrato original de acuerdo con el
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 21
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
artículo 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, (Las
modificaciones se realizaran siempre y cuando, los precios sean igual a los pactados
originalmente, Las dependencias y entidades se abstendrán de hacer modificaciones que se
refieran a precios sin previa autorización).
Efectos.
Pagos improcedentes por $ 50,250.00 que afectan a la partida presupuestal 3507 (Servicio de
Limpieza), diminuyéndola.
Soluciones.
Correctivas.
La Subdelegación conjuntamente con el jefe del Departamento de Servicios Generales, se aboque
a localizar las bases de licitación de limpieza del 2000, a efecto de comprobar ante la Contraloría
General en el ISSSTE, que dicho documento contempla la posibilidad de incrementar costos, tal y
como lo establece él articulo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
De certificarse lo anterior, el incremento del ejercicio 2000 será procedente al igual que el costo
pagado en el periodo de Enero a Marzo de 2000.
En el caso de no localizarse las bases o de que éstas no contemplen el incremento, los servidores
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
22
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
públicos antes señalados, conjuntamente con el jefe de la Unidad Jurídica Delegacional, requieran
a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.”, el reintegro de los $ 50,250.00 determinados, o en su
caso al Lic. Armando Treviño Abate Subdirector de Administración por ser quien autorizo el
incremento de los precios.
Es de mencionar que la falta de implementación de las presentes medidas de solución, es
susceptible de sanción a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Preventiva.
La Subdirección de Administración verifique, que cualquier incremento de precios o modificaciones
a los contratos de prestación de servicios, se otorguen conforme a lo dispuesto en los artículos 44
y 52 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
23
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
6) Convenio Celebrado Al Contrato De Servicio De Vigilancia de 2000. Para La Prestación
Del Servicio Del 1° De Enero Al 15 De Febrero Del 2 001.
Para la prestación de servicio de vigilancia, durante el periodo del 1° de Enero al 15 de Febrero de
2001, se formalizó un convenio al contrato del ejercicio 2000, con la empresa “Lideres en
Vigilancia, S.A. de C.V.”, derivándose de su análisis lo siguiente:
La modificación, consiste en ampliar la vigilancia en 46 días sin que exista cambio en el
numero de operarios.
La prórroga fue formalizada el 11 de enero de 2001, fecha posterior al termino de la
vigencia del contrato original.
Se procedió analizar la forma de pago determinándose lo siguiente:
Se procedió a consultar la documentación soporte de la licitación por el ejercicio de 2000, a
efecto de determinar si dicho incremento es procedente:
El incremento en cuestión, no se encuentra estipulado en las bases de licitación, así como
tampoco en el contrato, por lo tanto se considera improcedente, de conformidad al Articulo
44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público,(No
procederán incrementos que no se encuentren estipulados en bases ni pactados en
contrato ).
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
24
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
En virtud de lo anterior, el importe pagado en el periodo del 1° de enero al 15 de febrero
del 2001, se encuentra afectado por el incremento improcedente, por lo que resulta una
diferencia de $ 591,416.67 entre lo pagado y lo pactado originalmente en el contrato de
2000,
Covenio Modificatorio de 1 de Enero al 16 de Febrero de
2001.
$4,000,000.00
$3,500,000.00
$3,000,000.00
$2,500,000.00
$2,000,000.00
$1,500,000.00
$1,000,000.00
$500,000.00
$0.00
$3,507,284.95 100%
$591,416.67 17%
$486,145.16
1
14%
Contrato
Convenio
Modificación
2
1
2
Modificación
$486,145.16
14%
Convenio
$591,416.67
17%
Contrato
$3,507,284.95
100%
Modificación
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
Convenio
Contrato
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 25
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
CAUSAS.
Incumplimiento al artículo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, ya que el incremento autorizado no fue contemplado en bases y contrato,
además de que el salario, no se considera como un precio oficial, sino una retribución por
el trabajo.
Incumplimiento al artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
sector Público, por haberse celebrado la prórroga a precio diferente al del contrato original
y en fecha posterior al termino de la vigencia.
Lic. Amado Treviño Abate. Subdirector de Administrador y el Lic. Luis Fernando Basteris
Cantón Delgado de la Zona Sur del Distrito Federal son los servidores públicos que
autorizaron el incremento de precios y la prorroga al contrato del 2000.
EFECTO.
Pagos improcedentes por $ 591,416.67 que afectan el patrimonio institucional en la partida
presupuestal de vigilancia.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 26
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
CORRECTIVAS.
El Subdirector de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica, requerirán a la
empresa “Lideres en Vigilancia, S.A. de C.V.”, el reintegro de los $ 591,416.67 determinados como
improcedente por concepto del incremento a los precios estipulado en el convenio modificatorio al
contrato del 2000.
Que los funcionarios competentes que autorizaron dicho incremento en los precios se aboquen a la
búsqueda de las bases de licitación a fin de constatar que el incremento es procedente y en caso
de no localizarlas los funcionarios antes mencionados estarán sujetos a lo dispuesto en la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. En caso contrario el Jefe de la Unidad
Jurídica proceda conforme a derecho a requerir que este importe sea reintegrado por los
servidores públicos que se refieren en el contenido de la presente situación.
Asimismo de los resultados obtenidos informe a la Contraloría General en el ISSSTE.
PREVENTIVA.
Toda modificación a contrato deberá estar estrictamente apegada a lo dispuesto en el artículo 44
de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. y demás Normatividad
de Orden Federal e Institucional que rige la materia, de igual forma no procederá incremento
alguno que no esté normado en las bases de licitación y pactado en contrato.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
27
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
7) Líneas de Telefonía Celular Contratadas Fuera de Norma en el Ejercicio de 2001.
Durante el periodo enero-septiembre de 2001, la Delegación estatal del Distrito Federal ha
efectuado pagos por un total de $ 121,279.30, por concepto de 8 líneas de telefonía celular.
Del análisis a nivel jerárquico de los servidores públicos usuarios y del ejercicio del gasto, se derivo
lo siguiente:
Dos líneas se consideran procedentes, con importe de $ 25,576.48 (Contrato VI 01879
asignada al Delegado hasta febrero de 2001 y contrato VI 02290 asignado al
Subdelegado).
No obstante lo anterior, en ambas líneas hay excedente entre el limite marcado y el gasto mensual
por $ 13,080.72.
Las 6 líneas restantes se consideran fuera de norma, por exceder el numero de líneas
autorizadas al Delegado (2) y están asignadas a servidores públicos, de nivel jerárquico
inferior (4) sin que se cuente con la autorización expresa del Director General del Instituto.
CONTRATOS
02125
00007
00008
02291
02368
02378
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
IM P O R T E
$ 19,3 43.2 5
$ 14,1 91.2 0
$ 4 ,7 2 3 .9 0
$ 47,2 36.5 3
$ 7 ,9 7 9 .6 4
$ 2 ,2 2 8 .3 0
$ 95,7 02.8 2
Anexo 1
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 28
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
Incumplimiento por parte de la Delegación estatal, a los siguientes procesos normativos.
Norma para la asignación y uso de los servicios de telefonía celular, para las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.
Punto 3.- La autorización de líneas a servidores públicos con otros niveles, será por parte del titular
de la Dependencia o Entidad.
Apéndice 1.-.- De acuerdo a los niveles que se manejan en dicho apartado, el Delegado Estatal
tiene derecho a una sola línea.
Apéndice 2.- Tarifa máxima mensual de $ 1,500.00 y los gastos excedentes, serán cubiertos por el
usuario.
Acuerdo por el que se expiden las normas, criterios y bases generales en materia de
racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que se deberán observar, durante el
ejercicio fiscal de 2001 en el ISSSTE.
Articulo 14.- El uso de telefonía celular, se autoriza en Delegaciones Estatales al titular y
excepcionalmente a aquellos servidores públicos de menor nivel, con autorización expresa
del Director General del Instituto; los gastos excedentes al limite autorizado, quedará a
cargo del usuario.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
29
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Como se observa la normatividad que rige la materia, es clara al referir que el único en autorizar
líneas adicionales es el Director General del Instituto no teniendo el Delegado Estatal la facultad
para ello; de igual forma los excedentes al limite mensual, serán cubiertos por los usuarios sin
excepción.
Efectos.
Gastos Improcedentes por $ 95,702.82 por líneas fuera de norma.
Gastos excedentes no cubiertos al instituto por $ 13,080.72
Soluciones.
Correctivas.
Por ser de su responsabilidad el control de la prestación del servicio de telefonía celular, la
Subdelegada de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica, procederán a
implementar las siguientes medidas de solución.
Requerirán a los usuarios de las líneas con numero de contrato VI 01879 y VI 02280, el
reintegro al Instituto a los $ 13,080.72, por concepto de gastos excedentes al limite
autorizado.
Por lo que se refiere al contrato 0215, 0007, 0008, 02291, 02368 y 02378, se solicite al
Director General del ISSSTE, la autorización para regularizar dichas líneas.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 30
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
En el caso de que las líneas no sean autorizadas, se requerirá a los usuarios el pago total
erogado que asciende a $ 95,702.86 y se cancelen de manera inmediata los contratos.
Si las 6 líneas son autorizadas, se tendrá que requerir a los usuarios el importe excedente
del gasto ($ 51,907.28) ya que la normatividad es clara al indicar que estos excedentes,
serán cubiertos por los usuarios y no establecen ningún tipo de autorización, para
regularizar estos gastos.
Es necesario señalar que de acuerdo a la normatividad, el único facultado para autorizar líneas
adicionales, es el Director General del Instituto, y que los gastos excedentes realizados, no son
susceptibles de regularización.
Preventiva.
Esta delegación se abstenga de contratar nuevas líneas de telefonía celular, si no cuenta con la
autorización expresa del Director Generales del Instituto.
En el caso de que el Delegado por el desarrollo de sus funciones, requiera un incremento en la
tarifa mensual, tendrá que justificar por conducto de las Áreas de Nivel Central, su requerimiento
ante la Dirección General de Normatividad y Desarrollo Administrativo de la secretaria de Hacienda
y Crédito Público, para su autorización correspondiente.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
31
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
La omisión a las presentes medidas de solución, es susceptible de sanción, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
32
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
8) Dotación de Combustible a Vehículos Particulares.
En la verificación efectuada a la dotación de vales de combustible realizada por el Departamento
de Servicios Generales, durante el periodo enero-septiembre de 2001, se observo lo siguiente:
Se suministra vales de combustible a los Subdelegados de Prestaciones Económicas y de
Finanzas, a los Jefes de las Unidades de Comunicación Social, Jurídica y Auditoría,
mismos que no cuentan con vehículo institucional asignado.
La dotación de combustible asciende a la cantidad de $ 16,180.00 como se muestra en el .
Se proporcionan vales de combustible a áreas administrativas que tienen asignado
vehículo oficial, no obstante ello, se observó que en algunos casos el combustible es
suministrado a vehículos particulares por un importe de $ 54,406.00. Anexo 2
Causas.
Incumplimiento por parte de la Subdelegada de administración y el Jefe de Servicios
Generales, al Manuel de Procedimientos para la Dotación de Combustible y Lubricantes,
en sus puntos Políticas Generales 3.2.1 (distribución de dotación de combustible de
acuerdo a la plantilla vehicular, asignada a cada unidad), 3.4 (Los vales de combustible
deberán ser utilizados única y exclusivamente en vehículos oficiales) y a las políticas de
operación en el punto 5.2.1.3 (Utilizar los vales de combustible única y exclusivamente en
el vehículo el cual fue destinado).
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 33
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
- El departamento de Servicios Generales manifestó que la dotación de vehículos particulares, se
debe a que estos, son utilizados como vehículos de apoyo.
Efectos.
Erogaciones improcedentes por el otorgamiento de combustible a vehículos que no son propiedad
del Instituto por $ 54,406.00.
Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administración conjuntamente con el Jefe de Servicios Generales, solicitara a
la Subdirección de Servicios Generales la regularización de las dotaciones a vehículos particulares,
remitiendo a la Contraloría General del ISSSTE la evidencia de dicha autorización.
En caso de no comprobarse, la autorización ni la viabilidad de los consumos, los Subdelegados de
Prestación Económica y de Finanzas y los Jefes de las Unidades de Comunicación Social, Jurídica
y Auditoría, deberán reintegrar al Instituto el importe de $ 16,180.00 así como los $ 54,406.00, por
parte de los servidores públicos que recibieron la dotación de combustible.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 34
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Preventiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales de escrito cumplimiento al Manuel de
Procedimientos para la Dotación de Combustible y Lubricantes, mismo que refiere que únicamente
se le otorgara combustible a los vehículos oficiales asignados a cada centro de trabajo, en el caso
de que por las limitantes de la plantilla vehicular, sea necesario dotar combustible a vehículos
particulares, se tendrá que recurir en forma previa la autorización de la Subdirección de Servicios
Generales.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
35
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
9. Publicación de las Convocatorias para las Licitaciones Públicas de Limpieza DIT01/01SL y Vigilancia DIT 02/01SV del ejercicio 2001.
Para la celebración de las Licitaciones Públicas DIT-01/01SL (Limpieza) y DIT-02/01/SV
(Vigilancia), la Delegación realiza la publicación de una convocatoria en el Diario Oficial de la
Federación, en un periódico de circulación nacional y en un periódico del Distrito Federal con un
costo total de la publicación en los tres periódicos de $ 12,247.50.
1Diario Oficial de la Federación.
2El Economista
3El Universal
$5,750.00
$4,025.00
$2,472.50
$12,247.50
47%
33%
20%
100%
Publicacion de Convocatorias
1
2
3
$2,472.50
$5,750.00
$4,025.00
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 36
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo anterior se deriva que la publicación efectuada en el periódico de circulación nacional
(El Economista) y la publicación efectuada en el periódico de circulación en el Distrito Federal
(El Universal) son improcedentes con un costo de $ 6,497.50 ya que la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público en su articulo 30, establece que las convocatorias
se publicarán en el Diario Oficial de la Federación.
Causa.
Incumplimiento por parte del Subdirector de Administración al artículo 30 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (Publicación de la
Convocatoria)
Efectos.
Generación de gastos improcedentes por $ 6,497.500.00 que afectan el patrimonio institucional.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de la Unidad Jurídica, requieran al Lic. Armando Treviño Abate, Subdirector
de
Administración el reintegro de los $ 6,497.50, por concepto de publicación improcedente de una
convocatoria, en virtud de ser el responsable de la licitación.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 37
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Es de mencionar que la falta de implementación de las presentes medidas de solución, es
susceptible de sanción a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Preventiva.
Invariablemente la Subdelegación de Administración publicará las convocatorias de licitaciones
públicas, de conformidad en lo dispuesto en el articulo 30 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 38
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
10. Contenido de la Convocatoria DIT-01/01SL (Limpieza 2001).
Del análisis efectuado al contenido de la convocatoria DIT-01/01 (servicio de limpieza 2000), se
derivan las siguientes inconsistencias:
Se omite el período de venta de bases, horario y lugar de celebración.
No mencionan el lugar y hora de la celebración del acto de apertura de proposiciones.
Se omite referir si es licitación nacional o internacional.
No se indica el numero de elementos requeridos ni los centros de trabajo en que se
prestara el servicio.
No se refiere lugar y condiciones de pago.
Causa.
Incumplimiento al artículo 29 Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del sector Público, (contenido de la convocatoria), por parte de la
Subdirección de Administración y Departamento de Servicios Generales.
Efectos.
- Existió la posibilidad de que los proveedores se inconformaran por lo que se hubiera interrumpido
el proceso licitatorio.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
39
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboración de la convocatoria para licitaciones
públicas, invariablemente dé cumplimiento al contenido mínimo que establece el artículo 29
Fracciones II, III, IV, VII y VIII de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público y los puntos 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de las “Políticas, Bases y Lineamientos en materia de
Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del ISSSTE”
Preventiva.
Toda convocatoria será sometida previo a su publicación, ante el Subcomité de revisión y análisis
de bases a efecto de que la misma contemple los requisitos que establece la norma y la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 40
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
11. Contenido De La Convocatoria De La Licitación De Limpieza del 2001.
Con fecha 27 de Febrero del 2001, se publico la convocatoria para la celebración de la Licitación
Pública Nacional LPNMCP/SL/01/01, para la contratación del servicio de limpieza por el periodo del
16 de febrero al 31 de diciembre del 2001.
Del análisis realizado al contenido de dicha convocatoria se derivó lo siguiente:
- La convocatoria pública en el diario de la entidad, carece del logotipo institucional.
- No se menciona el periodo de venta de bases, ni la forma de pago de las mismas.
- Omite el lugar y horario para la presentación y apertura de proposiciones.
No indica el lugar y horario para la celebración del acto de aclaraciones de dudas.
- No se refiere el numero de elementos requeridos o la cantidad de los centros de trabajo, en que
se prestará el servicio, así como los 5 más representativos.
- Carece del plazo y condiciones de pago.
- La convocatoria no es firmada por el Secretario ejecutivo del Comité.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
41
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
- Incumplimiento Del Departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos,
en el proceso de la elaboración de la convocatoria.
Ley de adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del Sector Público.
•
Artículo 29 (Convocatoria)
Políticas, Bases y Lineamientos en materia de adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de
Servicio del ISSSTE.
•
Punto 9.3.I.- Logotipo.
•
Punto 9.3.II.- Venta de Bases.
•
Punto 9.3.III.- Eventos de Apertura de proposiciones.
•
Punto 9.3.IV.- Aclaración de Bases.
•
Punto 9.3.VI.- Elementos requeridos.
•
Punto 9.3.IX.- Firma de la Convocatoria.
Efectos.
- Se limita la participación de empresas por falta de información en las bases.
- Existió el riesgo de inconformidades por parte de proveedores, que hubieren interrumpido el
proceso licitatorio.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 42
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctiva.
El Jefe del Departamento de Servicios Generales, en la elaboración de las convocatorias, dé
escrito cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público y a los puntos 9.2, 9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de la Políticas, Bases y
Lineamientos en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto Servicios y
Seguridad Social de los Trabajadores del Estado.
Preventiva.
Las convocatorias previo a su publicación, serán sometidas ante el Sub. Vomité de revisión y
análisis de bases.
La Subdelegado de Administración, supervise el proceso de elaboración de las convocatorias
públicas.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 43
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
12. Contenido de las Bases de Licitación del Servicio de Limpieza del 2001.
Del análisis al contenido de las bases de licitación DIT-01/010SL (2001), se determinaron las
siguientes observaciones en su contenido:
En el apartado de poderes no se indica la forma en que deberá acreditar la existencia y
personalidad jurídica el licitante.
Indebidamente se establece un registro de participantes previo al acto de recepción de
propuestas, donde se requiere la entrega de propuestas técnicas y económicas, así como
requisitos para participar.
En el apartado de condiciones, se menciona que el instituto, se reserva el derecho de
descalificar las proposiciones cuando considere que los datos básicos no son presentados
adecuadamente;
al respecto es de comentar, que al rechazar una propuesta no es un acto discrecional ya que al no
cumplir un requisito, es motivo para rechazar propuestas.
Se carece de datos básicos para una adecuada prestación del servicio: elementos
requeridos por centro de trabajo, duración de jornada laboral, turnos y los días en que se
prestara el servicio.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
44
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
No refiere penas convencionales por atraso en la entrega de los bienes o en la prestación
de los servicios.
Existen requisitos no considerados en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público: presentación de Estados Financieros dictaminados por contador público
con autorización en la S.H.C.P. capital contable de $ 2’000,000.00 pagos al IMSS, registro
ante la cámara correspondiente, registro ante el INFONAVIT y experiencia mínima de 3
años.
Causa.
Deficiente elaboración de las bases de licitación por parte de Departamento de Servicios
Generales y Subdelegación de Administración
Incumplimiento al artículo 31 Fracciones II, IV, IX, X y XVI de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público (contenido de las bases de licitación).
Efectos.
Las bases de licitación no aportan datos necesarios para una adecuada toma de decisiones,
para la evaluación de ofertas técnicas y económicas, para tener una adecuada supervisión de
la presentación del servicio, tal y como se muestra en observaciones por separado.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
45
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Existió el registro de inconformidades por parte de los proveedores.
Soluciones.
Correctivas.
El departamento de Servicios Generales en la elaboración de las bases de licitación, de
cumplimiento a lo dispuesto en el
artículo 31 Fracciones II, IV, IX, X y XVI de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, oficio circular SP/100/252/00 de la
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo. y en las Políticas, Bases y Lineamientos en
materia de adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto de Servicios y Seguridad Social
de los Trabajadores del Estado.
Preventiva.
El Subdirector de Administración, somete las Bases de Licitación ante el Subcomité de Revisión y
Análisis de Bases en forma previa a la publicación de la convocatoria.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 46
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
13. Contenido De Las Bases De Licitación Del Servicio De Limpieza del 2001.
Del análisis efectuado al contenido de las bases de la licitación LPNMCP/SL/SA/01/00, servicio de
limpieza 2001, se determinaron las siguientes inconsistencias:
Para las presentes bases, no se localizó evidencia de sanción del Subcomité de Revisión y
Análisis de Bases.
No se indica el numero de operarios requeridos, así como el horario de cada turno, ni los
días en que se prestará el servicio en cada centro de trabajo.
Se omiten las penas convencionales.
Se solicita como requisito la presentación de estados financieros debiendo ser éstos,
opcionales de acuerdo a la norma.
El punto 3.6.I menciona que los licitantes entregarán sus dudas por escrito, cuando menos
con dos días de anticipación a la celebración de la junta de aclaraciones de bases;
situación que se considera limitante, ya que aquel proveedor que adquiera las bases el
ultimo día de su venta, no tendría posibilidad de realizar cuestionamientos.
El punto 3.9 refiere que el contrato se firmará a mas tardar dentro de los 20 días siguientes
a la fecha de notificación del fallo, omitiendo indicar que son 20 días naturales.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
47
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
Incumplimiento del departamento de Servicios Generales a los siguientes preceptos normativos, en
el proceso de elaboración de bases:
Ley de adquisiciones y Obras Públicas.
Articulo 31 (Contenido en las bases).
Articulo 44 (Firma de contratos).
Oficio circular SP/100/252/96 de Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
Punto 2.1 (Subcomité de revisión y Análisis de Bases).
Punto 2.7 (estados financieros).
Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones del Instituto.
Arrendamientos y Servicios del ISSSTE.
Punto 9.9 (Contenido de bases)
Efectos.
Las bases no contemplan información sustantiva, para una adecuada toma de decisiones
en la evaluación de ofertas y asignación.
No se establecieron requisitos básicos, que derivaron en que el servicio no se prestara
conforme a lo requerido, efectuándose pagos improcedentes.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 48
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
El Departamento de Servicios Generales en la elaboración de las bases de licitación deberá de
tomar en consideración lo dispuesto en los artículos 31 y 44 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público, oficios circulares SP/100/252/00 y SP/100/1217/00
de la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo y en las Políticas, Bases y Lineamientos
en material de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Instituto.
Preventiva.
Previo a la publicación de la convocatoria, las bases de licitación serán turnadas al Subcomité de
Revisión y Análisis de Bases.
La Subdelegada de Administración, supervise que el proceso de elaboración de bases se de con
estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
49
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
14. Deficiencias en el Contenido de la Convocatoria de la Licitación Pública Nacional
DIT-02/00-SPV De Vigilancia y Seguridad.
Se analizo el contrato de la convocatoria de la licitación de 2001, con los siguientes resultados.
No hace mención al lugar, periodos y horarios, en que los interesados podrán obtener las
bases.
No indica el costo y forma de pago de las bases.
Omite la hora y el lugar de celebración del acto de presentación y apertura de
proposiciones.
Omite referir, si la licitación es nacional o internacional.
No refiere la cantidad de los bienes o servicios objeto de la licitación, así como los 5
centros de trabajo de mayor monto.
Carece de las condiciones y lugar de pago.
Causa.
Incumplimiento al artículo 29 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público. (Contenido de la Convocatoria)
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
50
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Deficiente elaboración de la convocatoria, por parte del Jefe de Servicios Generales y falta
de supervisión, por parte de la Subdelegación de Administración.
Efectos.
La convocatoria no se apega a lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas.
Existió el riesgo de inconformidades, con la consecuente suspensión del proceso licitatorio.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales para la elaboración de la convocatoria, deberá tomar a
consideración lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley antes mencionada, así como los puntos 9.2,
9.3, 9.4, 9.5 y 9.6 de Las Políticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones,
Arrendamiento y Servicios del ISSSTE.
Preventiva.
La Subdelegada de Administración someta ante el Subcomité de Análisis de Bases, la
convocatoria para su autorización.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 51
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
15. Contenido de las Bases de la Licitación Pública Nacional DIT-02/00-SPV, Para la
Contraprestación del Servicio de Vigilancia del 2001.
Del análisis efectuado a las bases de licitación del 2001, se observo lo siguiente.
Establece que los licitantes dentro de 2 horas previas al acto de prestación y apertura de
proposiciones técnicas, serán registrados y harán entrega dela documentación que son:
Oferta técnica y económica, garantía, aspectos económicos y requisitos para participar en esta
licitación, situación improcedente ya que la documentación en comentario deberá entregarse en el
acto de recepción y apertura de propuestas.
En el apartado de poderes que podrán presentarse, se omite el de actos de dominio.
No indican el numero de elementos requeridos.
La jornada laboral, la dejan opcional.
No se establecen penas convencionales.
Causas.
Incumplimiento al artículo 31 y 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público y al Reglamento en el articulo 31 y 29.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 52
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Deficiente elaboración de las bases, por parte del Jefe de Servicios Generales.
Falta de supervisión por parte de la Subdelegación de Administración, en la elaboración de
las bases.
Efectos.
Al no contemplar todos los requisitos, en el instituto corrió el riesgo de que algún proveedor
se inconformara.
Para la elaboración de ofertas, no se cuenta con los parámetros necesarios para una
adecuada toma de decisiones.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases con fundamento en el artículo 31 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, así como en los puntos 9.7, 9.8, 9.9
inciso del I al XVI, 9.10 y 9.11 de Políticas, Bases y Lineamientos en material de Adquisiciones,
Arrendamiento de Bienes Muebles y Servicios de cualquier naturaleza.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
53
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
PREVENTIVA.
Previo a la publicación de la convocatoria, las bases de licitación serán turnadas al Subcomité de
Revisión y Análisis de Bases.
La Subdelegada de Administración, supervise que el proceso de elaboración de bases se de con
estricto apego a la normatividad que rige en la materia.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
54
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
16) Inconsistencias Determinadas en el Proceso de Contratación del Servicio de Vigilancia
del Periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del 2001.
En acto de aclaración de bases se indica que se suprima la estancia de Bienestar Infantil
de Tlalpan Distrito Federal.
Con fecha 8 de febrero de 2001, se llevó a efecto el acto de apertura de proposiciones
técnicas, elaborándose una consistencia del acto, firmada únicamente por funcionarios del
ISSSTE.
Del análisis a la documentación proporcionada por la empresa Servicio Clave, S.A. asignada, se
observó lo siguiente.
En el punto A 3.- Cedula de identificación y R.F.C.
Tan solo presenta su R.F.C. y no el alta ante S.H.C.P.
En el punto A 8.- Poder notarial de representación de la sociedad constituida.
En el expediente de la licitación no se encontró el poder del representante.
En el punto A 17.- Estados financieros dictaminados.
Solo presenta el balance general y estado de resultados.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
55
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
De lo antes expuesto se debió de haber descalificado al proveedor.
No existe dictamen técnico.
La empresa Servicios Clave, S.A.¨, presenta dos propuestas económicas, en las bases de
licitación en el punto 2.4.2 propuestas económicas, no indica que se tengan que presentar
dos propuestas.
No se encontró evidencia de que se haya realizado el cuadro comparativo de cotizaciones.
Se hizo una reducción de 39% en la prestación del servicio, debido a que se requirieron
137 elementos habiendo contratado, tan solo 98.
Se le adjudica a la empresa Servicios Clave, S.A. la cual debió de haber sido descalificado,
desde el acto de apertura de oferta técnica.
Esta situación fue motivo de inconformidad por parte de la empresa Corporativo Sanfer,
S.A. de C.V.¨ ante la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
Al respecto la Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo, concluye, que en el
procedimiento concursal no se dieron los elementos que aseguren las mejores condiciones para el
Estado, por lo que se procedió a turnar el asunto, a la Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial de la propia dependencia.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 56
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Causas.
- Incumplimiento del Jefe de Servicios Generales a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público en sus siguientes artículos: 26 párrafo II (Invitación a cuando menos
tres personas), 31 fracción IV (Desechar ofertas que no cumplan los requisitos), 31 (Requisitos de
las bases), 38 (Se debió de declarar desierta la licitación ya que ninguno de los 2 proveedores
cumplieron los requisitos de las bases).
Efectos.
El procedimiento de contratación está fuera de norma, por incumplimiento a la Ley de
Adquisiciones y Obras Públicas.
No se contempló una adecuada planeación, en la elaboración de las bases.
Falta de transparencia en el proceso de contratación de servicios, por lo que no se puede
asegurar que la asignación, se haya hecho en las mejores condiciones para el Instituto.
Posible aplicación de sanciones, conforme a la resolución que emita la SECODAM.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 57
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Correctivas.
De conformidad al artículo 31 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público los procesos licitatorios, deberán asegurar al Instituto, las mejores condiciones disponibles
en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, de
acuerdo a lo que establece la propia ley.
Dichas licitaciones, se realizarán con estricta sujeción a los procedimientos que establece la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Público, Oficio circular SP/100/262/00 de la
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo, Políticas, Bases y Lineamientos en materia
de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del ISSSTE y demás normatividad que
rige la materia.
Preventiva.
Es necesario que el personal operativo del Departamento de Servicios Generales, reciba la
capacitación necesaria para efectos de manejo de los procedimientos licitatorios e Interpretación
de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
58
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
17) Análisis al Proceso Licitatorio LPNMCP/SV/SA/01/01, Servicio Subrogado de Vigilancia
del 2001.
La Delegación estatal celebró contrato con la empresa Servicio Clave, S.A. de C.V.¨, por el periodo
del 1º de Abril al 31 de Diciembre del 2001, para la prestación del servicio de vigilancia con un
importe de $ 3,507,284.95).
Del análisis al proceso de licitación, se determinaron las siguientes situaciones:
Las inconsistencias determinadas en el contenido de la convocatoria, se describen en la
situación de limpieza 2001.
En el expediente de la licitación, no se encontró evidencia documental de que las bases
hayan sido sometidas a consideración del Subcomité de Análisis y Revisión de Bases.
Las bases presentan irregularidades en los siguientes puntos:
Punto 1.5.- Calidad.- No se establecen cuantos uniformes se les proporcionará al año a cada
elemento.
Punto 2.- Requisitos para participar en esta licitación. No hace mención que no será causa de
descalificación el que un participante se ausente del acto de presentación y apertura de
proposiciones, siempre y cuando hubiera Entregado su propuesta.
Punto 3.9 Firmas de los contratos.- Se omitió mencionar que son 20 días naturales.
Punto 4.1 Pagos.- No indica con que anticipación el proveedor deberá iniciar los tramites de pago.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 59
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Se omitió indicar, lo referente a penas convencionales, por atraso en la prestación del servicio.
Así mismo, no se encontró evidencia documental del dictamen técnico y financiero de
acuerdo al punto 5.1 de las bases.
Causas.
Incumplimiento del Jefe de Servicios Generales a la Ley de Adquisiciones y Obras
Públicas, en los siguientes artículos, 33 (Elaboración de bases), Fracción IX (Penas
convencionales) y 46 (Dictamen técnico).
Inobservancia a las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones,
Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios en los puntos 9.7 ultimo
párrafo (Se revisan las bases por el Subcomité antes de la publicación de la convocatoria),
9.9 Inciso V segundo párrafo (No podrá ser causa de descalificación, el que un participante
se ausente en el acto de presentación y apertura de proposiciones); Inciso XVIII,
señalamiento de las penas convencionales por atraso.
Falta de supervisión por parte de la Subdelegada de Administración, en la elaboración de
las bases de la licitación,
Así como en la elaboración del dictamen técnico y financiero.
A la fecha de la celebración de la Licitación, aún no estaba formalmente constituido el Subcomité
de Revisión y Análisis de Bases.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
60
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
Se corrió el riesgo de que algún proveedor se inconformara, con la consecuente
supervisión del proceso licitatorio.
Las bases no se apegan a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público.
Para la evaluación de ofertas, no se cuente con los parámetros necesarios para una
adecuada toma de decisiones.
Soluciones.
Correctivas.
El Jefe de Servicios Generales elabore las bases de licitación y se lleve a cabo el proceso licitatorio
con fundamento en el artículo 33, 45, 46 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del sector Público, así como a los puntos 9.7, 9.9 y 9.10 de Políticas, Bases y Lineamientos en
materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de
cualquier naturaleza.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 61
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Preventiva.
El jefe de Servicios Generales someta las bases de licitación, ante el Subcomité de Revisión y
Análisis de Bases previo a la publicación.
La Subdelegada de Administración supervise la elaboración de las bases.
Las bases de licitación serán revisadas previamente a la convocatoria, por el Subcomité de
Adquisiciones conforme a lo establecido en el punto 2.1 del oficio SP/100/252/00 publicado en el
Diario Oficial de la Federación del 15 de marzo de 2001.
Así como al punto 9.7, 9.9 y 10 de las Políticas, Bases y Lineamientos en materia de
Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier
naturaleza, acordados por la Junta Directiva del Instituto el 18 de Abril de 2001.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 62
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
18) Verificación al Proceso de Licitación y Dotación de Combustible por el Periodo de Enero
a Septiembre de 2001.
La adjudicación no se llevó mediante el procedimiento de licitación pública nacional, como
lo establece la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas, sino a través de adjudicación
directa.
No existe contrato con la empresa ¨Combusa SA de CV¨.
La delegación estatal cuenta con 12 vehículos en la plantilla física para 2001,
determinándose de su análisis lo siguiente.
La dotación de combustible, se proporciona conforme a la disponibilidad presupuestal de
cada centro de trabajo, en caso de contar con disponibilidad, se les proporciona el vale a
dicho centro y se coteja con la firma autorizada.
No se localizó informe mensual de dotación de combustible, por vehículo.
La mayoría de los vales, no contienen la solicitud de requerimiento para combustible.
No se tiene dotación fija de combustible.
No se analiza el rendimiento mensual, ya que no se toma el kilometraje.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 63
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Se efectúo una supervisión de presencia física los días 18 y 25 de octubre de 2001, en el
estacionamiento ubicado en calle 10 y Juárez de esta ciudad, de lo cuál se observó, que
los vehículos con números económicos 3798, 3555, 3667, 3068, 3335, 2068, 2523, 3893 y
3818 no pernoctan los sábados ni domingos.
Causas.
Inobservancia a los artículos 30, (por regla general se adjudicara a través de licitación
pública nacional) 80, 81 y 82 (Casos de excepción a licitación pública) de la Ley de
Adquisiciones y Obra Públicas.
Incumplimiento a Políticas Generales dentro del Procedimiento para la Dotación de
Combustible en el punto 3.3 (Sobre la asignación ordinaria y mensual).
El departamento de Servicios Generales no consolida las necesidades de contratar y
suministrar, a cada centro de trabajo a nivel.
El suministro de combustible, no se lleva a cabo conforme a lo establecido en el Manual de
Procedimientos de Dotación de Combustible, debido a que no se cuenta con la
normatividad.
Incumplimiento de los Servidores Públicos que tienen asignados los vehículos propiedad
del Instituto, a las circulares emitidas por la Subdelegación de Administración, en el sentido
de que los vehículos oficiales, deberán de pernoctar en el estacionamiento de la
Delegación.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
64
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
Efectos.
No se puede afirmar que la adquisición de combustible, se haya efectuado bajo las
mejores condiciones para el Instituto.
El Instituto se encuentra en desventaja ante el proveedor, en caso de incumplimiento en el
suministro de gasolina.
Los vehículos corren el riesgo de siniestro, al ser utilizados en horarios no hábiles.
No se está cumpliendo con las medidas de racionalidad del gasto.
Soluciones.
Correctivas.
El Subdelegado de Administración gire instrucciones al Jefe de Servicios Generales, para que lleve
a cabo las siguientes acciones:
Se determinarán las dotaciones fijas por vehículo de acuerdo al cilindraje.
Los vales de combustible, deberán de ser utilizados única y exclusivamente en vehículos
oficiales.
- Los vehículos deberán pernoctar los sábados, domingos y días festivos, en el lugar
establecido por el Departamento de Servicios Generales.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 65
de 65
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Soluciones.
Se analizará el consumo mensual de rendimiento por vehículo, par determinar aquellos
que excedan su consumo habitual.
En caso de requerir una ampliación a la dotación, tendrá que existir la solicitud por escrito,
explicando el motivo por el cual se requiere y la autorización a dicha ampliación.
Enviar observaciones a las áreas solicitantes, que no cumplan con los lineamientos en
materia de control de combustible y lubricante.
PREVENTIVA.
Se realice un estudio de mercado, el cual sirva para el procedimiento de contratación para
2002, y se lleve a trabes de una licitación pública nacional o bien, bajo los supuestos de
excepción enmarcados en los artículos 80, 81 y 82 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Es de señalar que esta Comisión de Auditoría, proporciono el Manual de Procedimientos
para la Dotación de Combustible y Lubricante el cual deberá ser estrictamente aplicado.
Fecha Compromiso
30 de Abril de 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
VI. Anexos.
Hoja No. 12 de 12
No. De auditoria: 7-21.01.00
Contrato de Servicio.
Folio D-02125
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-89 No. Min: 05908
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI (X) NO ( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
ESN: # decimal:
operaciones de crédito vigente
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-25-43.12
Tel. Oficina
55-54-87-00 Representante Legal:
Referencia Personal: Ma. Teresa Villalvazo Zamora.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
Firma Dipsa.
Tel.54-34-56-78.
No. De Identificación: 112248102
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio D-00007
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-25 No. Min: 05909
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI (X) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
operaciones de crédito vigente
ESN: # decimal:
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razón Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 54-21.87.66
Tel. Oficina
Referencia Personal: Juana Mota Hernadez.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
Firma Dipsa.
55-54-87-00 Representante Legal:
Tel.59-33-42-55
No. De Identificación: 101223109
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio
Folio D-00008
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-44 No. Min: 05910
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI (X) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
operaciones de crédito vigente
ESN: # decimal:
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-33-76-55
Tel. Oficina
Referencia Personal: Héctor Ramírez Gutierez.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
Firma Dipsa.
55-54-87-00 Representante Legal:
Tel.51-23-45-67
No. De Identificación: 111823046
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio D-02291
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-77 No. Min: 05911
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI(X) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
ESN: # decimal:
operaciones de crédito vigente
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-12-43-90
Tel. Oficina
Referencia Personal: Gabriel Juárez Luna.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
Firma Dipsa.
55-54-87-00 Representante Legal:
Tel.55-28-14-55
No. De Identificación: 111833140
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio D-02368
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-12 No. Min: 05915
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI(X) NO(X)
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
operaciones de crédito vigente
ESN: # decimal:
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razón Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-25-43.44
Tel. Oficina
55-54-87-00 Representante Legal:
Referencia Personal: Ramón Pérez Sánchez.
Tel.54-34-56-78.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
No. De Identificación: 111833027
Firma Dipsa.
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio D-02378
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 1141-20-99 No. Min: 05916
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI(X) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
operaciones de crédito vigente
ESN: # decimal:
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razon Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-11-43-56
Tel. Oficina
Referencia Personal: Francisco López Arreola.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
Firma Dipsa.
55-54-87-00 Representante Legal:
Tel.54-34-56-78.
No. De Identificación: 112243210
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio VI 0180079
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Celular: 22-45.56.12 No. Min: 05908
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI(x) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Modelo: 8260
dipsa, S.A. de C.V. el equivalente ha 20 renta(s)
vigente(s) en el momento de la cancelación
anticipada acepto que ante el adeudo vencido ESN: # Hexa decimal:
de mis mensualidades me haré acreedor a un
interés moratorio de acuerdo a la ley de títulos y
ESN: # decimal:
operaciones de crédito vigente
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento credeiticio Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
de mi como persona física y/o de ola empresa Plazo Libre:
que represento como empresa moral. Así Minutos Incluidos: 200.
mismo, declaro que conozco la naturaleza y Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
alcance de la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razón Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-33-28-77
Tel. Oficina
55-54-87-00 Representante Legal:
Referencia Personal: Guillermina Mojica Trejo.
Tel.55-45-34-23.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
No. De Identificación: 10345201
Firma Dipsa.
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
Contrato de Servicio.
Folio VI 02290
Radiomóvil Dipsa, S.A. de C.V. R.F.C. RDI841003 –QJ4 Lago Alberto No.366 Col. Anahuac Del.
Miguel Hidalgo C.P. 11320 México D.F.
Nombre del Distribuidor: Bodega Celular
Numero Fuerza de Venta:
Numero de Clelular: 22-45.33-45 No. Min: 05908
Dir. I.P.:
¿Ha sido usted usuario de telcel?
SI(x) NO( )
Lugar y Fecha: México D.F. 15 de Enero 2001
Penalización
Información del Equipo Celular
Acepto pagar incondicionalmente a radiomovil Marca: Nokia
Dipsa, S.A. de C.V.
renta(s)
vigente(s)
Modelo: 8260
el equivalente ha 20
en el momento
de la
cancelación anticipada acepto que ante el ESN: # Hexa decimal:
adeudo vencido de mis mensualidades me haré
acreedor a un interés moratorio de acuerdo a la
ESN: # decimal:
ley de títulos y operaciones de crédito vigente
Investigación Crediticia
Forma de contratación forma de pago
Autorizo a Radiomvil Dispa S.A. de C.V. para Plan tarifarío: Empresarial.
que lleve a cavo investigaciones y monitoreo ( X ) CPP
( ) MPP Pago en ventanilla (X )
periódico, sobre el comportamiento crediticio de Plazo mínimo fogoso: 12 Meses
mi como persona física y/o de ola empresa que Plazo Libre:
represento como empresa moral. Así mismo, Minutos Incluidos: 200.
declaro que conozco la naturaleza y alcance de Fianza:173.91 + IVA ( Gratis en el primer año)
la información que se solicitara.
Observaciones
Copia de Tarjeta De Crédito
Información de Facturación
Nombre o Razón Social: Instituto de Seguridad y Servicio Social para los trabajadores del Estado
R.F.C.
Acreditación Persona Moral:
Dirección:
Tel. Particular. 55-33-28-77
Tel. Oficina
55-54-87-00 Representante Legal:
Referencia Personal: Sergio Nava De la Torre.
Tel.55-45-34-23.
Tipo de Identificación: Credencial de Elector.
No. De Identificación: 10345201
Firma Dipsa.
Nombre y Firma del vendedor
Firma del Usuario o representante legal
01-01/30-09-01
INSTITUTO DE SEGURIDAD
TRABAJADORES DEL ESTADO
Y
SERVICIO
SOCIAL
16,820.22
2,323.03
19,433.25
DE
LOS
01-01/ 30-09-01
INSTITUTO DE SEGURIDAD
TRABAJADORES DEL ESTADO
Y
SERVICIO
SOCIAL
12,340.17
1,851.03
14,191.2O
DE
LOS
INSTITUTO
INSTITUTO DEDE SEGURIDAD
SEGURIDAD Y Y SERVICIO
SERVICIO SOCIAL
SOCIAL
TRABAJADORES
DEL
ESTADO
TRABAJADORES DEL ESTADO
4,107.74
41,075.25
616.16
6,161.29
4,723.90
47,236.53
01-01/
01-01/ 30-09-01
30-09-01
DEDE
LOS
LOS
Combusa, S.A DE C.V.
Walter C, Buchanan S/N y A/V.1º. De Mayo
ESQ. GUSTAVO BAZ COL. SAN LUIS TLATILCO
Factura
C.P.53360 NAUCALPAN, EDO DE MÉXICO
TELS. 53-01-10-08
53-00-35-43
39282
R.F.C. STL-670215-8MO
Nombre :
Instituto de Servicio y Seguridad Social
Factura : 0039282
de los Trabajadores del Estado
Dirección :
Av. San Fernando No.547
Edif. D
Delegación: Tlalpan
P.A.
Colonia:
Barrio de
Estado:
México, D.F. C.P.
14070
Fecha:
31-12-01
Tels.
56-06-97-30
Precio Unit.
Total
5.04348
47,309.57
Subtotal
47,309.57
Importe Total Con letra:
I.V.A
7096.43
Cuatrocientos pesos
Total $
54,406.00
San
Fernando
Ciudad:
México
R.F.C.
Cantidad.
9,380
Descripción
Lts Magna sin
Debo y pagare incondicionalmente a la orden de Servicio Tlatilco, S.A. DE C.V. en
caso de demora causará un interés del CCP más 10 puntos porcentuales
mensuales de acuerdo al art. 1092 del código de comercio. En base al art. 193 de
la ley de Títulos y operaciones de crédito, se cargará el 20% por devoluciones de
cheques.
Instituto Seguridad Y Servicios Sociales De Los Trabajadores del Estado.
Av. San Fernando No. 547 Edif. D P.A.
Tlalpan C.P. 14070
P r e s e n t e.
Por medio de la presente agradecemos la atención y colaboración otorgada por parte de las
personas involucradas en las áreas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la
elaboración de la primera parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las observaciones en
encontradas durante el desarrollo de la auditoria y el informe final realizado.
Atentamente.
C.P. José Villagrana Robles.
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 1 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
Oficio No.:
Fecha:03 de Junio 2002.
Lic. Benjamín González Ruaro.
Director General.
Fray Servando Teresa de Mier No. 32
Col. Centreo México D.F. 06080
Presente.
Como resultado de la revisión practicada a la coordinación de servicios generales al amparo y
en cumplimiento a la orden de auditoria No.
De fecha
, envío el
informe de resultados, que indica el grado de solventación de las observaciones determinadas en
la auditoria No. 7-21.01.00 del la coordinación de servicios generales, así como el replanteamiento
de las persistentes. Dicho resultado fue comentado por los auditores citados en la orden que nos
ocupa, con los servidores públicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlos.
El avance determinado en la solventación de las observaciones fue el 80%, ya que de 18
(dieciocho) solo resultaron 14 (catorce) observaciones solventadas. De las observaciones que a la
fecha no han sido atendidas, destacan por su importancia las siguientes:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 2 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
Al respecto, les cito gire sus instrucciones a fin de que se de celeridad a la atención de las
observaciones pendientes de resolución, conforme a los términos y plazos establecidos con el
área auditada, toda vez que en un plazo de 15 días realizaremos la auditoria de seguimiento
correspondiente, con objeto de constatar las solventación de las observaciones que persisten
como pendientes de atender.
A t e n t a m e n t e.
Coordinador José Villagrana Robles.
C.c.p. Lic. Luis Fernando Basteris Cantón.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 3 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
Informe de Auditoria.
No. De Auditoria: 7-21.01.00
Sector:
No Sectorizado.
Dependencia:
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado.
Area Auditada
Coordinación de Servicios Generales.
Tipo de Auditoria:
Especifica.
Periodo Revisado:
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2001.
Fecha de Inicio:
02 de Mayo del 2002.
Fecha de Conclusión:
03 de Junio del 2002.
Fecha de Distribución:
03 de Junio del 2002.
Coordinador Encargado:
José Villagrana Robles.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 4 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
Índice.
Página.
I.
Antecedentes.
II. Período, Objetivo y Alcance de la Revisión.
III. Resultado de Trabajo Desarrollado.
IV Conclusión y Recomendación General.
V Cedula de Observaciones.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 5 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
I. Antecedentes.
El ISSSTE es una institución que proporciona protección, a los grupos más necesitados por
motivo de edad o incapacidad.
En el año de 1959, el presidente Adolfo López Mateos presentó al Congreso de la Unión la
iniciativa de la ley para la creación de ISSSTE. Su aprobación fue publicada en el Diario Oficial de
la Federación el 30 de Diciembre. Por lo que en enero de 1960 la nueva Institución comenzó sus
actividades.
El ISSSTE de acuerdo a su ley, amplio las áreas de sus servicios, cubriendo tanto prestaciones
relativas a la salud, extendiendo estos beneficios
a los familiares de los trabajadores y
pensionistas.
Las personas protegidas por el Instituto comprenden a los trabajadores al servicio de la
Federación y del Departamento del Distrito Federal, trabajadores de Organismos Públicos que por
Ley o por acuerdo del Ejecutivo Federal sean incorporados al régimen.
La ampliación de la atención a la salud, marco un proceso de construcción, adquisición y
adaptación y adaptación de centros hospitalarios, entre los que se encontraban el Hospital 20 de
Noviembre y Hospitales privados.
En la actualidad el ISSSTE protege alrededor de ocho y medio millones de habitantes del país.
El ISSSTE se rige por una Junta Directiva constituida por 11 personas entre los cuales se
cuentan cuatro secretarios de Estado y el Director General del Instituto, que es nombrado por el
Presidente de la Republica.
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 6 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
Para otorgar los servicios de salud se tiene 1.202 unidades médicas: 1096 de primer nivel, 95
de segundo y 11 de tercer nivel de atención. Entre estas últimas está el Centro Medico Nacional 20
de Noviembre.
El reto, la responsabilidad y el compromiso social para el Instituto de Seguridad y Servicios
Sociales de los Trabajadores del Estado, consiste en proporcionar a los servidores públicos y
familiares asegurados mas y mejore servicios de salud, prestaciones, viviendas créditos y
pensiones, que les permitan la tranquilidad de saber que el nivel y la calidad de su vida no
sufrieran, dentro de lo posible.
II. Periodo, Objetivo y Alcance de la Revisión.
II.1. Periodo.
La auditoria de seguimiento se reviso en el periodo comprendió del 02 de Mayo al 03 Junio del
2002.
II.2. Objetivos.
Llevar a cabo la revisión de las observaciones por medio de la auditoria de seguimiento así
como su cumplimiento.
II.3 Alcance.
Revisar al 100% las observaciones encontradas en la auditoria.
III. Resultado del Trabajo Desarrollado.
Tipo de auditoria
Observaciones Sujetas
a Seguimiento.
Seguimiento
100
%
Observaciones
Solventadas
80
%
Observaciones No
Solventadas
20
%
Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado.
Sector: No Sectorizado
Tipo de Auditoria: Especifica
Área Revisada: Coordinación de Servicios Generales
Hoja No. 7 de
No. De auditoria: 7-21.01.00
IV. Conclusión y Recomendación General.
En nuestra opinión el resultado de la revisión practicada en las áreas auditadas en la aplicación
de medidas correctivas y preventivas, si como una evaluación delo grado de solventación de loas
observaciones y la efectividad de las medidas implementadas.
Podemos concluir que solo el 80% de las observaciones planteadas en la auditoría se
solventaron y el 20% fueron replanteadas para el seguimiento de auditoria.
V. Observaciones.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
1
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
16. Prestación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero a 16 Febrero de 2001.
Para la presentación del servicio de limpieza durante el periodo de 1 de Enero a 16 de Febrero del
2001 la Delegación celebró una prórroga al contrato del ejercicio del 2000. con la empresa “Master
Clean, S.A. de C.V.”.
Al respecto se observa que la modificación en comentario, se formalizó cuando ya había vencido la
vigencia del contrato 2000 y que el importe pagado, representa
$ 50,250.00 de más, en
relación al costo del contrato.
públicos antes señalados, conjuntamente con el jefe de la Unidad Jurídica Delegacional, requieran
a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.”, el reintegro de los $ 50,250.00 determinados, o en su
caso al Lic. Armando Treviño Abate Subdirector de Administración por ser quien autorizo el
incremento de los precios.
Es de mencionar que la falta de implementación de las presentes medidas de solución, es
susceptible de sanción a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
2
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Situación Actual.
La Subdelegación y el jefe del Departamento de Servicios Generales no localizaron las bases de
licitación por lo que se solicito el reintegro de los $ 50,250.00 a la empresa Master Clean, S.A. de
C.V., ya que se encuentra en Juicio en la
Unidad Jurídica a efecto de comprobar ante la
Contraloría General en el Instituto de Seguridad y Servicio Social de los Trabajadores del Estado.
Fecha Compromiso
18 de Junio del 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Coordinador de Servicios Generales.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Subdirector Jurídico.
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
3
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
17. Incremento a los Costos Unitarios del Servicio de Limpieza por el Periodo del 16 de
Febrero al 31 de Diciembre de 2001.
Para la prestación del servicio de limpieza en el periodo del 16 de Febrero al 31 de Diciembre del
2001, se formalizó un contrato con la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.”, con un costo total de
$ 4’754,250.00
Durante la vigencia del contrato, la delegación otorgo 2 incrementos al costo unitario por
elementos, derivado de los aumentos al salario mínimo en los meses de abril y diciembre.
Al respecto es de contestar que ambos incrementos, representan una diferencia total de
$ 348,392.74, en relación a lo contratado originalmente.
Modificaciones al Contrato
$3,000,000.00
$2,000,000.00
$1,000,000.00
$0.00
100%
12%
3%
Original Modificación
Modificación
Contrato Primera Segunda
Serie1 $2,322,1 $276,580 $71,812.
Serie2
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
100%
12%
3%
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
4
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
esta comisión de Auditoria considera que el otorgamiento de los incrementos es improcedente, ya
que tanto las bases de licitación como el contrato de prestación de servicios, claramente estipulan
que los precios son fijos y que la empresa absorberá cualquier incremento que se derive durante la
prestación del servicio.
Es importante mencionar que los 2 incrementos, fueron formalizados mediante convenios
modificatorios al contrato, en los cuales se indica que los mismos se dan por incremento a los
salarios mínimos y que dichas modificaciones se contemplan en las bases y sus especificaciones
técnicas de la licitación, en el contenido del contrato y en apego al artículo 52 de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. En relación a lo antes expresado es
conveniente realizar las siguientes aclaraciones:
Ni las bases de licitación ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento
al salario, así como ningún otro tipo de modificación al costo unitario.
El artículo 52 de la Ley en materia, regula la modificación a la vigencia, bienes o elementos
contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
“Fundamento legal a los incrementos de salario mínimo”, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Público.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
5
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
“tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos
autorizados”.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendrá de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinión de esta comisión de
Auditoria.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administración, entrego a esta Comisión de
Auditoria, un escrito que se denomina:
Ni las bases de licitación ni el contrato refieren la posibilidad de incrementos por aumento
al salario, así como ningún otro tipo de modificación al costo unitario.
El artículo 52 de la Ley en materia, regula la modificación a la vigencia, bienes o elementos
contratados, siempre que el precio sea el mismo al originalmente pactado.
De igual forma dicho articulo establece, que se abstendrá de hacer modificaciones que se refieran
a precios.
Como se puede observar los supuestos utilizados refuerzan la opinión de esta comisión de
Auditoria.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
6
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
Con fecha 21 de Octubre del 2001, el Subdirector de Administración, entrego a esta Comisión de
Auditoria, un escrito que se denomina:
“Fundamento legal a los incrementos de salario mínimo”, en dicho documento la funcionaria
establece los siguientes supuestos para otorgar los incrementos.
Artículo 44 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicio del sector Público.
“tratándose de bienes o servicios sujetos a precios oficiales, se reconocerán los incrementos
autorizados”.
Artículo 52 de la Ley antes referida.
Al respecto es conveniente hacer los siguientes comentarios:
El artículo 82 de la Ley Federal del trabajo, establece que el salario es la retribución que
debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo.
El artículo 90 de la misma Ley, indica que el salario mínimo es la cantidad menor que debe
recibir en efectivo el trabajador, por los servicios prestados en una jornada laboral.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
7
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
Como puede observarse el salario lo debe pagar el patrón al trabajador y en este caso, el
instituto no contrata la mano de obra, sino un servicio subrogado en el cual el patrón, es la
empresa contratada.
El salario es la retribución por el trabajo, mas no es un precio, por lo que no es posible
aplicar el ultimo párrafo de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
Es de mencionarse que al consultarse la propuesta económica del proveedor asignado, se
observa que en la misma, se contempla un incremento del 15% al salario, el cual se
proyecta al costo unitario total, por lo que no es procedente el otorgarle dicho incremento.
Como ya se expuso anteriormente, el artículo 52 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Sector Público refiere que las modificaciones no podrán
afectar a los precios originalmente pactados.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
8
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Solución Original.
Correctiva Original.
La Subdirección de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el pago de los $ 348,392.74 por
concepto de incrementos improcedentes del ejercicio 2001.
En caso contrario se requerirá el pago a los servidores públicos responsables de autorizar
los incrementos del ejercicio 2001.
En ambos casos se recurrirá a los procedimientos jurídicos que sean necesarios.
Incremento de Abril y Diciembre
Lic. Lis Fernando Basteris Cantón
Delegado de la Zona Sur del D.F
Lic. Armando Treviño Abate
Subdirector de Administración.
Es de mencionar que la falta de implementación de las presentes medidas de solución, es
susceptible de sanción a los servidores involucrados en dicha improcedencia, conforme a la Ley
Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Los Subdelegados de Administración y el del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias, calcularán
el importe de incremento improcedente de los centros de trabajo pertenecientes a esta ultima y
requerirán a la empresa su reintegro.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoria
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
9
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Situación Actual.
La Subdelegación y el jefe de la Unidad Jurídica solicito el reintegro de los $348,392.74 a la
empresa Master Clean, S.A. de C.V., ya que se encuentra en proceso de Juicio conjuntamente con
el importe de la observación anterior.
Fecha Compromiso
18 de Junio del 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
10
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
18. Prestación del Servicio de Limpieza en el Ejercicio de 2001.
En virtud de que le contrato de prestación de servicios de limpieza para el periodo del 16 de
febrero al 31 de Diciembre de 2001, no establece en su clausulado o anexos que lo integran, la
duración de la jornada laboral y los días en que se prestará el servicio en el centro de trabajo, se
procedió a consultar la documentación soporte de la licitación, así como la propuesta económica
del proveedor asignado, “ Master Clean, S.A. de C.V.”, a efecto de determinar las obligaciones de
la empresa.
La oferta económica establece que el área de hospitales, el servicio se cubrirá de lunes a
Domingo.
En la integración de costos unitarios, el proveedor consideró el precio de mano de obra en
base a 30.4 días para la totalidad de unidades médicas de la zona sur del Distrito Federal.
El costo unitario contratado para las unidades médicas del Estado corresponden al calculo del
factor de 30.4 días.
Por lo anterior se concluye que la empresa ofreció y el Instituto contrató el servicio de lunes a
domingo, en la totalidad del los Hospitales.
Al respecto ni el Departamento de Servicios Generales ni la Subdirección Médica pudieron
certificar que el servicio se prestó en el ejercicio de 2001 los días Domingo y días Festivos en los
centros de trabajo de la zona sur del Distrito Federal, ya que no cuentan con la lista de asistencia
correspondientes; es importante mencionar que los Hospitales. si labora los domingos.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
11
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
De lo antes expuesto, se deriva el incumplimiento de la empresa en la prestación del servicio, en el
hospital Regional Adolfo López, al no cubrir un total de 60 domingos y días festivos, con 50
empleados, que representan un importe de $ 78,948.00.
Dias no Laborados
$2,322,152.11
$78,948.00
3%
$0.0
0
$50
$
$
$
$
0,00 1,000, 1,500, 2,000, 2,500,
000
0
000
0.00 000.
.00 00.00
.00
00
Contrato Original
Domingos y Dias Festivos
Solución Original.
Correctiva Original.
La Subdelegación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica,
implementarán las siguientes medidas de solución:
Requieran a la empresa “Master Clean, S.A. de C.V.” el reintegro de los $ 78,948.00 por concepto
de servicios no devengados.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
12
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Solución Original.
En caso contrario la devolución del importe estará a cargo de los siguientes servidores
públicos.
Lic. Armando Treviño Abate–Subdirector Administración y responsable de la licitación.
Lic. Rodolfo Pérez López Coordinador del Departamento de Servicios Generales.Responsable de la coordinación en la prestación del servicio y supervisión del mismo.
En ambos casos se implementarán los procedimientos jurídicos que sean necesarios.
Situación Actual.
La subdelegación Administrativa conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica, solicitaron el
reintegro de los $ 78,948.00, por lo que se encuentra en juicio en conjunto con las anteriores
observaciones que tampoco han sido solventadas.
Fecha Compromiso
18 de Junio del 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
C.P. Tomas Orozco Huerta
Coordinador de Auditoría
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja 13
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Observación Original.
19. Contratación del Servicio de Limpieza en el Periodo del 1 de Enero al 15 de Febrero de
2001.
Para la prestación del servicio de limpieza , durante el periodo del 1 de enero al 15 de febrero de
2001, esta delegación formalizo una prorroga al contrato del ejercicio de 2000, con la empresa
“Master Clean, S.A. de C.V.”.
Convenio al Contrato de 2000.
500000
450000
400000
350000
300000
250000
200000
150000
100000
50000
0
$438,756
$332,553.
Serie2
Serie1
Convenio
Diferencia
Original
Modificatorio
$106,202.
Contrato
Del análisis efectuado al proceso de formalización de la prorroga se derivaron las siguientes
situaciones.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
14
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Observaciones.
Observaciones.
La modificación fue realizada, cuando ya había vencido la vigencia del contrato 2000.
Los 46 días de prórroga, representan el 14% del contrato original, rebasando el 5%
autorizado normativamente.
El importe de los 46 días de la modificación se pacto, incluyendo los 2 incrementos de
precios, que improcedentemente se otorgaron en el ejercicio de 2000, debiendo ser el
contrato original por $ 332,553.16, del cual pagamos un importe de $ 438,756.00 teniendo
una diferencia pagada de mas de $ 106,202.84.
El precio pagado durante el periodo del 1 de enero a l 15 de febrero de 2001, representa una
diferencia de $ 106,202.84, en relación al importe contratado originalmente.
Solución Original.
Correctiva Original.
La Subdelación de Administración conjuntamente con el Jefe de la Unidad Jurídica, implementaran
las siguientes medidas:
En caso contrario el servidor público se apegara a la sanción que señala la Ley Federal de
Responsabilidades de los Servidores Públicos, por ser quien autorizo los incrementos en
2000, ya que desde esa fecha se viene arrastrando la problemática.
C.P. José Villagrana Robles
Coordinador de Auditoría
C.P. Tomas Orozco Huerta
Supervisor de Auditoría.
Contraloría General En El ISSSTE
Hoja
15
de 15
Sector: No sectorizado Área Revisada. Coordinación de Servicios Generales Delegación Zona Sur
del Distrito Federal
Auditoria: Especifica
7-21.01.00
Cedula de Seguimiento.
Solución Original.
Lic. Armando Treviño Abate
Subdirector de Administración
En ambos casos deberán implementarse los recursos jurídicos que sean necesarios.
Es importante mencionar, que en el expediente de la licitación, fue localizada la fianza original No.
75139 presentada por “Master Clean, S.A. de C.V.”, para garantizar el cumplimiento del contrato
2000, misma que previo análisis de la Unidad Jurídica, podría ser utilizada para requerir el pago de
las afectaciones originadas por los pagos improcedentes efectuados a dicha empresa. No se emite
mencionar que se tendrá que calcular y requerir a la empresa, el importe que resulte del pago
improcedente, por concepto de los centros de trabajo del Sistema Integral de Tiendas y Farmacias.
Situación Actual.
La Subdelegación de Administración en conjunto con el Jefe de la Unidad Jurídica están en
tramites para hacer efectiva la fianza No 75139 con la que se garantizo el cumplimiento del
contrato del 2000,
Fecha Compromiso
18 de Junio del 2002.
Lic. Luis Fernando Basteris Cantón
Lic. Amado Treviño A.
Delegado de la Zona Sur del D.F.
Subdirector de Admón.
Lic Rodolfo Pérez López
Dr. Fernando Viveros Castañeda.
Coordinador de Servicios Generales.
Subdirector Jurídico.
C.P. José Villagrana Robles
C.P. Tomas Orozco Huerta
Coordinador de Auditoria
Supervisor de Auditoría.
Instituto Seguridad Y Servicios Sociales De Los Trabajadores del Estado.
Av. San Fernando 547 Edif. D P.A.
Tlalpan C.P. 14070.
P r e s e n t e.
Por medio de la presente agradecemos la atención y colaboración otorgada por parte de las
personas involucradas en las áreas auditas, ya que sin su ayuda no hubiera sido posible la
elaboración de la segunda parte de nuestro trabajo; el cual comprende, las corrección de las
observaciones y el informe final de seguimiento.
Atentamente.
C.P. José Villagrana Robles.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
Brasseanx, J. Herman, El Informe de Auditoria, ECA, 1974.
Dr. Y C.P. Fabian Martinez Villegas, El Contador Publico y La Auditoria Administrativa, PAC,
S.A. DE C.V.,1996.
Franklin, Enrique B. Auditoria Administrativa, 1ra Edición, México. McGraw Hill 2000.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, S.A., Normas y Procedimientos de Auditoria,
Comisión de Normas Procedimientos, 1994.
Jordi Más / Charles Ramio, La Auditoria Operativa en la Práctica, Alfaomega Marcombo,1998.
Juan Ramon Santillana Gonzalez, Auditoria IV Auditoria Interna: Administrativa, Operacional y
Financiera, Ecafsa, 2001.
Juan Ramon Santillana Gonzalez, Conoces las Auditoria Ecafsa, Cuarta Edición.
Manual de auditoria Interna, Uthena, 1982.
Sánchez Curiel Gabriel, Auditoria Operacional El Examen del Flujo de Transacciones, ECASA,
México, 1987.
Victor Brink / Herman UIT, Auditoria Interna Moderna Evaluación de Operaciones Y Controles,
ECAFSA, 2001.
William P. Leonard, Auditoria Administrativa Evaluación de los Metodos y Eficiencia
Administrativas, Diana,1981.
Guía General de Auditoria, Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo, Subsecretaría de
Normatividad y Control de la Gestión Pública, Dirección General de Auditoria Gubernamental.
http://informatica.issste.gob.mx./website/quees/quees.html.
http://www.geocities.com/gehg48/Aainf.html.
http://www.geocities.com/gehg48/Aef23html.
http://www.geocities.com/gehg48/Aef24a.html.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/ahaa.html.
http://www.issste.gob.mx/website/delegac.../dir_delegación.htm.
http://www.universidadabierta.edu.mx/SerEst/AdmEmpresas/AdministraciónVII/AudAdn.html.
http://www.usc.clu.edu/auditoria/proceso.html.