T-UCE-0011-173

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA
CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” ECUADOR
Trabajo de Graduación Previo a la Obtención del Título de Ingeniero
Informático
AUTOR: Morillo Cadena Diego Iván
TUTOR: Ing. Suárez Cruz Freddy Eduardo
QUITO ECUADOR
2015
Sistema Gestor de Documentos
DEDICATORIA
Existen tres personas muy especiales en mi vida a quienes les dedico el
desarrollo de la elaboración de este proyecto de titulación. A mi padre quien es
la persona que cada día me enseña a superar cada obstáculo que se me presenta
con serenidad y con mente calculadora, a mi madre quien es la persona que con
su cariño y ternura me ha enseñado a ver lo bueno y malo de las personas y
juntamente con mi padre han cuidado de mí en cada paso de mi vida, me han
ayudado a levantarme de los errores que he cometido y siempre me han brindado
su apoyo incondicional. Por último, también dedico este proyecto a mi hermano,
quien ha sido para mí el mejor de los amigos y un excelente mentor, lo considero
como un muy buen ejemplo a seguir. Gracias a ellos intento ser la mejor persona
que pueda llegar a ser, manteniendo los principios y valores que los tres me han
inculcado. Por todo esto les dedico este proyecto, los amo con todo mi corazón.
DIEGO IVÁN MORILLO CADENA
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AGRADECIMIENTO
Para que todo esto sea posible agradezco primeramente a Dios por permitirme
vivir cada día y pese a la adversidad de mi salud, poder desarrollar con toda
normalidad mi capacidad.
Agradezco a mis padres ya que con su esfuerzo pudieron darme desde mi punto
de vista el tesoro más valioso que una persona puede otorgar, la educación. Al
resto de mi familia que indistintamente siempre estuvieron cuando los necesité.
A mis maestros quienes me transmitieron sus enseñanzas y conocimientos que
ahora los puedo poner en práctica y poder enfrentar a cualquier reto laboral que
se me presente.
A la empresa Vicunha Ecuador S.A. donde el M.C. Oswaldo Parra, Jefe del
departamento de TI, confió en mis capacidades y así pudo tomarme en cuenta
como uno más dentro de su grupo de trabajo.
Agradezco a mis compañeros con quienes cursamos una parte de nuestras vidas
brindándonos nuestra ayuda en las situaciones más difíciles y compartiendo
momentos de alegría.
Agradezco a la prestigiosa Universidad Central del Ecuador que abre sus puertas
para que jóvenes puedan realizar el sueño de poder tener una carrera y formando
personas competitivas para el mundo laboral.
DIEGO IVÁN MORILLO CADENA
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AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
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Sistema Gestor de Documentos
CERTIFICADO DEL TUTOR
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Sistema Gestor de Documentos
INFORME FINAL DEL TUTOR
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Sistema Gestor de Documentos
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL
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CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
viii
Sistema Gestor de Documentos
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................................... iv
CERTIFICADO DEL TUTOR .............................................................................. v
INFORME FINAL DEL TUTOR .......................................................................... vi
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL ....................................................................... vii
CALIFICACIONES DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN ................................... viii
CONTENIDO ..................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................ xiii
LISTA DE TABLAS .......................................................................................... xvi
RESUMEN...................................................................................................... xviii
ABSTRACT ..................................................................................................... xix
CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN ........................................ xx
TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN ........................ xxi
Capítulo I Estado Preliminar .............................................................................1
1.1
Marco Referencial ..............................................................................2
1.1.1
Antecedentes ..................................................................................2
1.1.2
Análisis ............................................................................................3
1.1.3
La Empresa: Vicunha Texitl.............................................................4
1.2
Interrogantes de la Investigación ........................................................6
Capítulo II El Problema .....................................................................................7
2.1.
Planteamiento del Problema ...............................................................7
2.2 Entorno .........................................................................................................9
2.3 Justificación ..................................................................................................9
2.4.
Alcance ............................................................................................10
ix
Sistema Gestor de Documentos
2.4.1.
Investigación .................................................................................10
2.4.2.
Implementación .............................................................................11
2.4.3.
Beneficios .....................................................................................12
2.5 Objetivos De La Investigación .....................................................................12
2.5.1.
Objetivo General ...........................................................................12
2.5.2.
Objetivos Específicos ....................................................................13
Capítulo III Marco Teórico ...............................................................................14
3.1
Gestión Documental .........................................................................14
3.2
Sistema De Gestión Documental ......................................................14
3.2.1
Digitalización de Documentos .......................................................16
3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS...............................................................17
3.2.3 Elementos de un DMS .............................................................................18
3.2.4 Funcionamiento Del DMS ........................................................................21
3.2.5 Implementación Del DMS ........................................................................21
3.3
Metodología para El Tratamiento De La Documentación ..................22
3.3.1
Requerimiento Preliminar ..............................................................22
3.3.2
Flujo De La Información ................................................................22
3.4
Herramientas DMS ...........................................................................24
3.5
Características En Común En Un Sistema DMS ..............................25
3.5.1
Metadatos .....................................................................................25
3.5.2
Indexación .....................................................................................26
3.5.3
Control de Versiones .....................................................................26
3.5.4
Motor de Búsqueda .......................................................................27
3.5.5
Repositorio ....................................................................................27
3.5.6
Programas Ofimáticos ...................................................................28
x
Sistema Gestor de Documentos
3.5.7
Ciclo de Vida de los Documentos ..................................................28
3.5.8
Búsqueda y Previsualización de Documentos ...............................28
Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS ............................29
4.1.
Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos ............29
4.2.
Medidas De Evaluación ....................................................................30
4.3.
Indicadores .......................................................................................33
4.4.
Puntajes de Evaluación ....................................................................37
4.5.
Comparación Entre Las Herramientas DMS .....................................38
4.5.1
Medida para la Administración de Usuarios ..................................38
4.5.2
Medida para la Gestión de Contenido ...........................................39
4.5.3
Medida para el Flujo del Documento .............................................39
4.5.4
Medida para la Búsqueda del Documento .....................................39
4.5.5
Medida para el Almacenamiento del Documento ..........................40
4.5.6
Medida para el Manejo del Sistema ..............................................40
4.5.7
Medida para la Escalabilidad del Sistema .....................................40
4.5.8
Medida para la Portabilidad ...........................................................41
4.5.9
Medida para la Licencia ................................................................41
4.5.1
Medida para el Soporte .................................................................41
4.6.
Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación......42
4.7.
Resumen De Los Resultados ...........................................................46
Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A. ........48
5.1.
Instalación y Configuración del Sistema M-FILES ............................48
5.1.1
Recursos Utilizados .......................................................................48
5.1.2
Instalación .....................................................................................51
5.1.3
Configuraciones ............................................................................64
5.2.
Demostración De La Hipótesis .........................................................65
xi
Sistema Gestor de Documentos
5.2.1
Población ......................................................................................65
5.2.2
Muestra .........................................................................................66
5.2.3
Formulación De La Hipótesis ........................................................66
5.2.4
Grados De Libertad .......................................................................67
5.2.5
Criterio De Decisión ......................................................................67
5.2.6
Cálculos ........................................................................................68
5.2.7
Nivel De Significancia ....................................................................70
5.2.8
Decisión ........................................................................................70
CONCLUSIONES .............................................................................................71
RECOMENDACIONES .....................................................................................72
ANEXOS ..........................................................................................................73
ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express ................................................73
ANEXO II. Manual de Usuario Administrador....................................................82
ANEXO III. Manual de Usuario Cliente ........................................................... 100
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 104
xii
Sistema Gestor de Documentos
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Sistema de Gestión Documental .........................................................15
Figura 2. Ciclo de Digitalización ........................................................................16
Figura 3. Sistemas DMS para Analizar .............................................................18
Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental ........................19
Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de
Cobranzas ........................................................................................................23
Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS ....................................47
Figura 7. Vmware Vsphere Client .....................................................................49
Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor ........................51
Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor ............................................52
Figura 10. Instalación del .Net Framework ........................................................53
Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework ......................................54
Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES ........................................55
Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES .........................................................56
Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES .....................................56
Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES .............................................57
Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES ...............................................58
Figura 17. Avance Instalación M-FILES ............................................................58
Figura 18. Finalización Instalación M-FILES .....................................................59
Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación ..............................59
Figura 20. Administrador De M-FILES ..............................................................60
Figura 21. Menú para Agregar Licencias ..........................................................60
Figura 22. Administrador de Licencias ..............................................................61
xiii
Sistema Gestor de Documentos
Figura 23. Licencia M-FILES ............................................................................62
Figura 24. Instalación M-FILES Cliente.............................................................64
Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado ................................................67
Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express ...............................................73
Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express ................................74
Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express ....................................75
Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express .......................................76
Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express ..................................................77
Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express .............................................78
Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express ...........................................79
Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express .............................80
Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express .................81
Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor...............................................................82
Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador ......................................................83
Figura 37. Pantalla del Equipo Local ................................................................83
Figura 38. Pantalla del Equipo Local ................................................................84
Figura 39. Creación del Usuario .......................................................................84
Figura 40. Creación del Usuario .......................................................................86
Figura 41. Bóvedas de Documentos .................................................................87
Figura 42. Creación de Bóveda ........................................................................88
Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada ........................................................89
Figura 44. Parámetros y prueba de conexión ...................................................90
Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas ..............................................91
Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata ..92
Figura 47. Creación de un Objeto .....................................................................92
xiv
Sistema Gestor de Documentos
Figura 48. Nombre del Objeto ...........................................................................93
Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa .............................................94
Figura 50. Conexión OLE DB ...........................................................................94
Figura 51. Conexión con la Base de Datos .......................................................95
Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino ..........................96
Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo ................................................97
Figura 52. Nombre del Grupo de Clases ...........................................................97
Figura 53. Agregar Clases a un Grupo .............................................................98
Figura 54. Crear una Nueva Clase ...................................................................98
Figura 55. Clases de un Grupo .........................................................................99
Figura 56. Clases Añadida a un Grupo .............................................................99
Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos ......................................... 100
Figura 57. Agregar Archivo M-Files ................................................................ 100
Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades ..................................... 101
Figura 59. M-Files en el PC ............................................................................ 102
Figura 60. Portal M-Files Cliente ..................................................................... 103
xv
Sistema Gestor de Documentos
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental ...................................................19
Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional .....................................................20
Tabla 3. Características de los Programas DMS ..............................................25
Tabla 4. Medidas de Evaluación .......................................................................33
Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios .................................34
Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido ..........................................34
Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento ............................................34
Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento ....................................35
Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento .........................35
Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema............................................36
Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad ......................................................36
Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad ........................................................36
Tabla 13. Indicadores para la Licencia..............................................................37
Tabla 14. Indicadores para la Licencia..............................................................37
Tabla 15. Puntajes de Evaluación .....................................................................38
Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios ......................................38
Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios ......................................39
Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento .................................................39
Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento.........................................39
Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento ..............................40
Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema ..................................................40
Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema .........................................40
Tabla 23. Medida para la Portabilidad...............................................................41
xvi
Sistema Gestor de Documentos
Tabla 24. Medida para la Licencia ....................................................................41
Tabla 25. Medida para el Soporte .....................................................................41
Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios ..................................42
Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido .......................................43
Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento .........................................43
Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento .................................43
Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento ......................44
Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema...........................................44
Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema .................................44
Tabla 33. Valorización para la Portabilidad .......................................................45
Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia ................................................45
Tabla 35. Valorización para el Soporte .............................................................45
Tabla 36. Resumen de Resultados ...................................................................46
Tabla 37. Características del Servidor ..............................................................49
Tabla 38. Tiempos en el Día Uno .....................................................................68
Tabla 39. Tiempos en el Día Dos ......................................................................68
Tabla 40. Tiempos en el Día Tres .....................................................................68
Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro .................................................................68
Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco ...................................................................69
Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días ...........................................69
Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días .............................................69
Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días ....................................70
xvii
Sistema Gestor de Documentos
RESUMEN
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN
DOCUMENTAL (DMS) PARA LA EMPRESA TEXTIL “VICUNHA S.A.” ECUADOR
El proyecto nace en la empresa Vicunha Ecuador S.A., surge necesidad en llevar
un mejor control y organización de los documentos que se maneja en el área de
Crédito y Cobranzas. Como antecedentes se tiene que los archivos son
almacenados dentro de un File Server, debido a las diversas autorizaciones que
se tienen dentro del servidor, específicamente en el área mencionada, se
desconoce la estructura organizacional que mantiene en el almacenamiento de
los archivos ocasionando que se pueda crear duplicidad en los mismos, adicional
esta búsqueda se vuelve una tarea que toma mucho tiempo en proceder en
buscar. Esto tiene como limitante principal el espacio físico y además el
documento al ser manipulado tiene a deteriorarse y perder su calidad. Es por este
motivo que se ha implementado el concepto de un programa gestor de
documentos el cual maneja información adicional para tener una búsqueda
mucho más fina y eficiente, maneja las diversas versiones sobre las cuales se ha
realizado modificaciones en el documento. Otra característica principal que
ofrece el programa es la digitalización en la que se puede personalizar campos
que mediante el reconocimiento de texto también se sirve de información para
realizar la búsqueda del documento. Con esto el administrador puede tener un
control de los documentos que se generan, modifican o eliminan. Se tomará en
cuenta la elección de tres programas que cumpla con las características
mencionadas anteriormente. Una vez elegido el programa se procederá a realizar
un cálculo estadístico para comprobar si la implementación del programa mejora
la eficiencia de la gestión de documentos, ya sean físicos o digitales.
DESCRIPTORES:
BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS / SISTEMA GESTOR DOCUMENTAL /
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS / ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
DOCUMENTAL / M-FILES / RECONOCIMIENTO DE TEXTO
xviii
Sistema Gestor de Documentos
ABSTRACT
IMPLEMENTATION OF A SYSTEM OF SCANNING AND DOCUMENT
MANAGEMENT (DMS) FOR THE TEXTILE COMPANY "VICUNHA S.A." ECUADOR
This project was created in Vicunha Ecuador Ltda., it rises from the need to keep
a better control and organization of documents handled in the credit and
collections areas. As a background, the files are stored in a File Server, due to
the different permissions within the server, specifically in the above-mentioned
area, it is not known the organizational structure that keeps in the storage of the
files causing that it can be created duplication of them; furthermore, this research
becomes a task that takes long time to search. It has as a main limiting the
physical space and besides the document being manipulated tend to deteriorate
and lose their quality. For this, it has implemented a management program of
documents which handles additional information to have an efficient and relevant
search as much as various versions to carry out some modifications in the
document. Another main feature that offers the program is the digitization to have
a control of the documents that are generated, modified, or deleted. It will take
into account the choice of three programs that comply with the features mentioned
above. Once the program is chosen, it will make a statistical calculation to check
if the implementation of the program improves the efficiency of the physical or
digital documents management.
DESCRIPTORS:
DOCUMENTS
DOCUMENTS
SEARCH
/
DOCUMENT
DIGITALIZATION
/
MANAGEMENT
DOCUMENTARY
ORGANIZATION / M-FILES / TEXT RECOGNITION
xix
SYSTEM
/
STRUCTURAL
Sistema Gestor de Documentos
CERTIFICADO DE TRADUCCIÓN DEL RESUMEN
xx
Sistema Gestor de Documentos
TÍTULO DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA TRADUCCIÓN
xxi
Sistema Gestor de Documentos
Capítulo I Estado Preliminar
El manejo de grandes cantidades de documentación debido a las diversas
actividades que se manejan diariamente en los diferentes departamentos de una
empresa, genera una preocupación que consiste en mantener estos documentos
en un buen estado, ya que se presenta la manipulación de los mismos,
conllevando a deteriorar y habilitando la posible pérdida de información.
La documentación que se almacena diariamente en los equipos informáticos
necesita estar ligados a un seguimiento para conservar propiedades que son
ajenas a los usuarios como lo son la integridad, confidencialidad y seguridad. Es
primordial tener una organización estable con lo que respecta a los árboles de
directorio y mantener la información centralizada.
Vicunha Ecuador S.A. posee un recurso, el cual es un servidor de archivos (File
Server) en el cual se almacena la información de cada usuario, con ciertas
restricciones propias del sistema operativo que son rudimentarias, la información
almacenada no posee una lógica para su almacenamiento debido a la gran
libertad de ciertos permisos que los usuarios pueden realizar en los directorios
asignados. Por este motivo se considera que no se dispone de una organización
en las estructura del almacenamiento de archivos, y resulta conflictivo la
navegación dentro del File Server.
En la actualidad se cuenta con programas que ayudan a la digitalización
documental, es decir, permite mantener documentos físicos (papel) y
transformarlos en archivos digitalizados. Así también se puede contar con
programas para la gestión de documentos (DMS) que permiten una mejor
administración y aplicación de técnicas de archivo dentro de una organización.
Con el estudio a realizarse se debe enfocar en minimizar el uso de documentos
físicos, manteniéndolos seguros y legibles ya sean documentos que se
encuentren en un estado activo (documentos con los que son parte del uso diario
1
Sistema Gestor de Documentos
para el usuario) o pasivo (documentos que sirven de consulta pero que son
utilizados de forma esporádica). También se busca crear una reestructuración
apropiada de los directorios de almacenamiento, centralizar la información y
llevar una mejor administración dentro del File Server para facilitar el uso
cotidiano de los archivos.
1.1
Marco Referencial
1.1.1 Antecedentes
Día tras día las empresas generan una gran cantidad de documentos, no solo
físicos sino también digitales, por tal motivo esto produce a que los documentos
no se puedan localizar en el momento deseado, tras la búsqueda del documento
se asocia la pérdida innecesaria de tiempo y recursos.
En toda empresa se requiere mantener una organización de sus documentos, por
lo que a un nivel tecnológico nos ayudamos del concepto DMS, los cuales están
revolucionando la manera de almacenamiento de documentos. En una empresa
que se encuentra en sus inicios tal vez no sienta la necesidad de mantener una
estructura organizativa para sus documentos, a diferencia que en empresas que
tienen una larga trayectoria surge la necesidad de tener un conocimiento
adicional de cómo almacenar sus documentos, con la ayuda de aplicaciones que
facilitan la gestión de ello.
Para un mejor manejo de documentos físicos lo que se está realizando es
digitalizar estos documentos, este proceso es muy básico por lo que no está
seguido por una automatización al momento de digitalizar el documento, al
momento de realizar este proceso conlleva a generar más documentación digital
y por consecuencia a la creación de un mayor volumen de archivos: y se
mantiene la controversia de donde se debe almacenar el archivo, las pérdidas de
tiempo que estas generan al momento de buscar. Por lo que la idea de cero
papeles en la empresa no resulta efectiva.
2
Sistema Gestor de Documentos
Los documentos deben ser disponibles para todo aquel que los necesite, pero se
ha presenciado información que no se encuentra a disponibilidad de los demás
por lo que se ha constatado encontrar el documento en el equipo local del
usuario, con este concepto perjudica al almacenamiento centralizado y dejando
la documentación vulnerable a pérdidas, sustracciones, maneja inadecuado,
entre otras.
1.1.2 Análisis
La mayoría de documentos físicos que se manejan dentro de la empresa son
papeles que hacen referencia a documentos históricos, facturas, contratos que
necesariamente necesitan ser archivados, no solo en un archivador sino también
de manera digital, ya que esta documentación puede servir de consulta para
futuras actividades. Esta administración de documentos no es de manera intuitiva
ya que son los mismos usuarios quienes deciden el mejor lugar de
almacenamiento.
El concepto de DMS no es muy conocido, el cimiento de este concepto consiste
en la administración de los documentos empresariales, haciendo uso de la
captura, almacenamiento, clasificación, custodia, distribución, control de
versiones y destrucción de documentos. Con el DMS podemos mejorar la calidad
del contenido empresarial, clarificando todos los procesos del negocio.
El principal uso que se pretende dar a esta estrategia tecnológica es la de
plantear una solución, ayudada de políticas de almacenamiento que permiten
reducir los tiempos muertos en la ubicación de un documento. Además se desea
mantener un almacenamiento centralizado con un esquema organizado de los
directorios de con el fin de ayudar a una toma de decisión con respecto al
contenido empresarial. (Herramientas Empresariales, 2015)
Entre los programas que como mínimo se analizarán son:
3
Sistema Gestor de Documentos

M-Files: es una gestión de la información empresarial solución, desarrollado
por M-Files Corporation, que proporciona a los usuarios con el sistema
basado en metadatos para la organización y gestión de documentos y otra
información. (M-Files Inc, 2014)

Alfresco: Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y
gestión de documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos
empresariales que utilizan muchos documentos y permitir la colaboración a
gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a mejorar la prestación de
servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los cambios del
mercado. (Alfresco, 2015)

Nuxeo: Nuxeo es una potente herramienta de ECM y gestión documental
open source desarrollado por la empresa del mismo nombre. Nuxeo tiene
una arquitectura ágil y flexible de última generación, además de unos precios
realmente competitivos. Nuxeo permite gestionar documentos de forma
cómoda, realizando versiones, flujos de trabajo asociados a documentos,
publicación remota o búsqueda avanzada (y full text), integración con
Microsoft Office y Open Office. (Athento, 2015)
1.1.3 La Empresa: Vicunha Texitl
La empresa Internacional Vicunha Textil, se constituye el 21 de junio de 1921 con
sesenta socios y 1.000.000,00 de sucres como capital y bajo la nominación de
Sociedad de Crédito “LA INTERNACIONAL” inicialmente dedicada a actividades
bancarias.
4
Sistema Gestor de Documentos
Largo es el camino recorrido y fue tan solo desde el año 1922 que se proyectó,
gracias a la brillante visión de Don Luis Napoleón Dillon, hacia la elaboración de
productos textiles, contratándose la fabricación de maquinaria en las mejores
fábricas de Inglaterra. Iniciaron las actividades con 150 telares y una pequeña
hilatura, ampliándose gradualmente hasta situarnos como la mayor Empresa
Textil del Ecuador y, según revistas especializadas, entre las cinco más
importantes de Latinoamérica.
Logrando situar a “LA INTERNACIONAL” en un destacado e importante sitial en
la Industria Nacional. En 1979 logra una exitosa iniciación de calificadas
exportaciones de sus productos a mercados europeos, estadounidenses y
latinoamericanos.
En 1980 se implementó y montó el proceso de producción de tela Índigo, y en
1981 esta producción empezaba a incursionar mercados internacionales.
Con el paso de los años LA INTERNACIONAL continua su expansión con la
producción
de
la
tela
denominada
“índigo”
calificada
y
reconocida
internacionalmente por su alta calidad que garantiza el que permanentemente
podamos satisfacer las necesidades cada vez más exigentes del mercado
consumidor.
Y es así que el 1 de junio del 2007 VICUNHA TEXTIL, una empresa brasilera
muestra gran interés en formar parte del reto de la Internacional, decidiendo
comprar parte de sus acciones, la empresa LA INTERNACIONAL S.A,
actualmente se dedica a la producción de la tela denominada “Índigo” que es la
conocida tela Jean, calificada y reconocida internacionalmente.
Actualmente cuenta con un promedio de 200 computadores que son usados por
usuarios finales los cuales día tras día generan documentación que necesita ser
administrada de una mejor manera, es decir, el servidor de file server sirve de
almacenamiento con ciertos permisos, los cuales no está acompañado por una
administración documental, esto genera a pérdida de tiempo a los que llamamos
tiempos muertos.
5
Sistema Gestor de Documentos
1.2
Interrogantes de la Investigación
¿De qué sirve la digitalización inteligente?
¿Qué es y para qué sirve un DMS?
¿Cuál es el funcionamiento de un DMS?
¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión documental en Vicunha
Ecuador S.A.?
¿De qué manera se agilita la navegación de los documentos en el almacén de
datos y entre usuarios?
6
Sistema Gestor de Documentos
Capítulo II El Problema
En este capítulo se enfoca en comprender los inconvenientes que se producen
al no tener un esquema de organizado en los documentos que se generan día
tras día, lo complicado que se vuelve una búsqueda de archivos cuando se
generan varias versiones de archivos, los problemas que se puede llegar a tener
cuando un documento en papel que tiene que ser manipulado no se le realiza
una digitalización para conservar el original en un buen estado, el no tener toda
la documentación almacenada de forma centralizada y le no relacionar los
archivos que tienen conceptos en común.
2.1.
Planteamiento del Problema
Este proyecto nace de la necesidad de mantener respaldada la información que
se genera en de los diferentes procesos de la cadena de valor de la empresa.
Inicialmente se mantiene un esquema de respaldos mediante el software HP
Data Protector, el cual es un software que trabaja de manera cliente servidor, por
lo que este software es el encargado de realizar los respaldos del File Server.
A pesar de la definición actual de la estructura del File Server no se ha logrado
que las diferentes áreas almacenen la información en este servidor, se conoce
que en la gran mayoría de computadores se mantiene información que debería
estar almacenada en el File Server.
Al realizar una auditoría a las sub-carpetas de la estructura del File Server se
observa un caos total, no responde a ninguna lógica de almacenamiento, por lo
que la búsqueda de información se hace una tarea de titanes lo cual ha dificultado
responder de una manera eficiente a los requerimientos de esta información. Esta
tarea de búsqueda se vuelve una acción en la que cada usuario se vuelve
responsable de su documento generando a su vez varias versiones del
documento por lo que se puede llegar a una confusión entre los usuarios que
7
Sistema Gestor de Documentos
debería manipular el documento. Por no poseer un flujo correcto de los
documentos tienden a reimprimirse o en su defecto a perderse si son físicos. No
se pude llevar un control de quien fue la persona que modificó el documento, lo
borró o a su vez añadió un documento dentro del File Server.
Otra situación problemática dentro del File Server son las autorizaciones que se
manejan, pero a continuación de ello, no se mantiene restricciones por lo que
cada usuario autorizado a cada una de las subcarpetas ha podido añadir,
modificar o eliminar tanto archivos como carpetas, es decir, dentro de cada nivel
de carpeta poseen información dispersa que es conocida tan solo para la persona
quien hizo uso del archivo en mención.
Pese a tener una infraestructura en la que los computadores de cada usuario se
encuentra protegido contra daños físicos que se pueden generar por ejemplo;
puede presentarse variaciones de voltaje, contaminación en los equipos, golpes
a los equipos (de manera que no sea intencionalmente); corren el riesgo de sufrir
alguna avería que incurra precisamente en su disco duro. Al estar la información
en los computadores de cada usuario el riesgo de pérdidas de información es
altísimo ya que es prácticamente imposible hacer un respaldo de cada uno de los
computadores de la compañía diariamente por lo que se debería usar recursos
de red y provocaría inconvenientes de latencia por la infraestructura que
mantiene la empresa.
En síntesis la pregunta del problema debe ser: ¿Cuál es la mejor manera de llevar
una mejor estructura y administración de los documentos que demuestre un fácil
acceso a los mismos y como optimizar el uso de papel en la empresa?
8
Sistema Gestor de Documentos
2.2 Entorno
Actualmente en la empresa Vicunha Ecuador cuenta con un alrededor de 200
computadores para los usuarios, donde cada computador se encuentra habilitado
el almacenamiento local.
En cada departamento se genera gran cantidad de documentos, siendo el área
administrativa quienes manipulan estos documentos. Cuenta con una habitación
para el almacenamiento de estos documentos que antes de ser almacenados,
son gestionados de forma que pasan de usuario a usuario para llevar a cabo su
proceso.
Cuenta con un servidor IBM X365 configurado con el rol de File Server el cual se
encuentra encendido todo el tiempo para que la información se encuentre
disponible para los usuarios a cualquier hora. Esta aclaración se la realiza ya que
en Vicunha Ecuador se trabaja las 24 horas.
2.3 Justificación
El DMS es usado en muchas empresas en la actualidad, dado que este sistema
de gestión ayuda en el proceso organizacional y, como tal, aumenta la
rentabilidad de la empresa, mediante el mejoramiento de los aspectos
relacionados con la organización y manejo de documentación. (Herramientas
Empresariales, 2015)
La empresa Vicunha Ecuador S.A. desea implementar un sistema gestor
documental con el propósito de optimizar recursos y tiempo de los empleados al
momento de trabajar con documentos, estos documentos deben ser digitales,
pero sin olvidar la seguridad de los mismo, ya que se requiere que estos
documentos sean almacenados con privilegios para cada usuario o grupo de
usuarios, gracias a la investigación se espera conectar el DMS con el directorio
9
Sistema Gestor de Documentos
activo de la empresa, con la finalidad de mantener una estructura de usuarios
estándar.
En la actualidad se maneja grandes cantidades de documentos y entre ellos se
considera varios tipos de documentos como los son imágenes, hojas
electrónicas, hojas de texto, video, entre otros. Y las herramientas DMS
existentes son la mejor opción para esta administración.
Por tal motivo se necesita implementar un sistema gestor de documentos que
permita un mejor control de los documentos digitales y físicos, con esta
investigación se puede dar una pauta para tener una cultura acerca del
almacenamiento y organización de la información.
Hoy en día el almacenamiento de información es muy limitado a las opciones que
ofrece el sistema operativo Windows, por lo que se ha decidido implementar esta
herramienta DMS los cuales se enfocan en brindar un mejor servicio y
satisfacción mejorando sus tiempos de búsqueda, tiempos de acceso, conocer el
lugar donde se almacena el documento y asegurando la información.
Al digitalizar los documentos queda asegurada por el transcurso del tiempo, es
decir, podemos visualizar información antigua con la misma calidad que cuando
se generó el archivo digital.
2.4.
Alcance
2.4.1. Investigación
Plantear las diferentes soluciones, ventajas y desventajas entre las aplicaciones
a investigar.
Analizar la mejor solución que permita cumplir con los requerimientos que mejor
se desarrolle de acuerdo a lo establecido con la digitalización y aplicar el sistema
DMS.
10
Sistema Gestor de Documentos
2.4.2. Implementación
Para poder llevar a cabo la implementación se analizará la cantidad de
documentación que se genera a diario con el departamento piloto que es
Contraloría, en el área de Crédito y Cobranza y hacer una comparación con la
documentación que posee actualmente, de este estudio se podrá tener una idea
de la cantidad de documentos y cuál es su crecimiento.
Lo propio se debe realizar con el resto de departamentos con el fin de tener esa
idea, calcular su crecimiento, plantear cual es la necesidad del servidor para que
pueda ejecutar sin colisiones y siempre con disponibilidad.
Una vez que se tenga un servidor que cumpla con las condiciones del estudio
anteriormente mencionado, se procederá a mantener conversaciones con los
usuarios de cada departamento para realizar una reestructuración para el
almacenamiento de sus documentos. Se llegará a un consenso entre el jefe del
departamento y con el desarrollador del proyecto para establecer una estructura
para el almacenamiento de la información y también asignar la seguridad en cada
una de sus carpetas contenedoras de documentos.
Se dará una capacitación a los usuarios del uso del nuevo sistema DMS para sus
documentos; tanto en el funcionamiento, beneficios y estandarizaciones de
políticas de empresa.
Se procederá a la creación del árbol de directorio con sus respectivas
seguridades dentro del servidor, se notificará al usuario para que pueda pasar
sus documentos a la nueva estructura. Se dará de baja al anterior sistema de
almacenamiento de archivos y se procederá a funcionar con el DMS.
11
Sistema Gestor de Documentos
2.4.3. Beneficios
Disminuir en forma importante los costos operativos (impresión, reproducción y
fotocopiado) y se pueden realizar respaldos o cuantas copias se necesiten para
evitar la pérdida de documentos.
Resolver los problemas de gestión, búsqueda y seguimiento de documentos en
las organizaciones intensivas en información.
Crear políticas para el almacenamiento de la información para la autorización del
uso de documentos y para la generación de respaldos.
Mejorar la estructura del File Server, controlando que no se guarde información
innecesaria en el servidor.
Generar un procedimiento de la implementación del programa aplicada a un
departamento que será tomado como el modelo piloto para los demás
departamentos.
2.5 Objetivos De La Investigación
2.5.1. Objetivo General
Comparar, analizar e implementar un sistema que permita la replicación de
información de física a digital y que sirva para rastrear y almacenar documentos
electrónicos, imágenes, también realizar el seguimiento de las diferentes
versiones modificadas por distintos usuarios en los diferentes tipos de
documentos.
12
Sistema Gestor de Documentos
2.5.2. Objetivos Específicos

Elaborar de una estructura de las sub-carpetas de cada área que responda
a la aplicación de técnicas de archivo y a necesidades de los procesos de la
cadena de valor.

Mantener toda la información de la compañía actualizada y centralizada
en el File Server.

Responder con una nueva estructura a las necesidades de información de
los diferentes stakeholders de la compañía (Accionistas, Clientes internos y
externos, Auditores, Financieras, Empresas del Estado, etc.).

Desarrollar políticas y procedimientos de actualización y respaldo de la
información del File Server.
13
Sistema Gestor de Documentos
Capítulo III Marco Teórico
Para el mayor entendimiento de los conceptos de los cuales se hace referencia
se dará una explicación de cada uno de ellos y así llagar a tener una mejor
comprensión.
En este capítulo se hablará de los conceptos principales de los cuales conllevan
a la investigación, es decir la gestión de documentos (DMS) y la digitalización
inteligente de los mismos.
A parte de ello se realizará un análisis de los requerimientos tanto de hardware
como software necesario para que el sistema implantado pueda ejecutarse en
forma eficiente.
3.1
Gestión Documental
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía. (Wikipedia, 2015)
3.2
Sistema De Gestión Documental
La tarea principal del sistema de gestión documental es la búsqueda,
almacenamiento y organización de los archivos que fueron almacenados en su
base de datos. Dado que se almacena en una base de datos estos archivos son
seguros, se obtiene respaldo de la base por lo que se puede recuperar versiones
14
Sistema Gestor de Documentos
de archivos anteriores, son almacenados con una indexación por lo que hace
más rápido su búsqueda y se encuentran disponibles para cuando el usuario los
requiera.
Figura 1 Sistema de Gestión Documental
Fuente: Internet1
Otro beneficio de la utilización de sistema gestor documental es la eliminación de
papel, lo cual implica una ayuda a la unidad verde, es decir, es una buena manera
de salvar al planeta a que no se consuma gran cantidad de árboles para la
elaboración del papel. Adicional incurre en menorar costos tanto en la compra de
papel o impresiones (tóner, cartuchos o cinta) que se realizan para obtener el
documento.
1
Sistema Gestor de Documentos, obtenida 1 marzo del 2015 desde http://www.bil-lander.com/products-
services/backup-solution/electronic-document-management-system-edms/
15
Sistema Gestor de Documentos
Por otro lado el sistema gestor de documentos garantiza la protección de los
documentos si ocurren desastres naturales (inundaciones, incendios, terremotos,
etc) donde los documentos pueden destruirse fácilmente. A diferencia que si se
encuentran de manera electrónica se pueden respaldar de manera que los
archivos no se encuentren localmente en la empresa.
3.2.1 Digitalización de Documentos
La digitalización de documentos consiste en convertir los documentos físicos a
digitales, adicional un valor agregado para esta conversión es el de digitalizar con
la propiedad de reconocimiento de caracteres OCR. Es decir, se puede tener una
indexación en los documentos para que al momento de la búsqueda sea más
eficiente y no tome mucho tiempo, claro que dependerá de la cantidad de
documentos en existencia y de la capacidad de procesamiento del hardware.
Figura 2. Ciclo de Digitalización
Fuente: Investigador
16
Sistema Gestor de Documentos
El proceso de digitalización es el siguiente:
1.- Se captura el documento físico mediante el uso de un escáner.
2.- Se realiza el procedimiento de reconocimiento caracteres para indexar el
documento.
3.- Se almacena el medio digital m un almacén de datos para realizar búsquedas
en adelante sobre este almacén.
3.2.2 Herramientas para Aplicar DMS
Las herramientas DMS permiten gestionar grandes cantidades de archivos y que
se encuentren centralizados en una sola base de datos, la cual permite mantener
la información indexada para realizar búsqueda rápida de documentos y también
tener un almacén respaldado en caso de cualquier eventualidad de siniestro en
los documentos almacenados. Mediante los metadatos se puede agregar
información a los documentos que ayudan a que la búsqueda se procese con
mayor velocidad.
17
Sistema Gestor de Documentos
Entre las herramientas DMS tenemos las siguientes:
DMS
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Figura 3. Sistemas DMS para Analizar
Fuente: Investigador
3.2.3 Elementos de un DMS
-
Base De Datos
Estas bases de datos son de tipo documental, que a diferencia de las bases de
datos relacionales estas bases se centran en la gestión y recuperación de la
información de un documento estructurado a la cual los datos hacen referencia,
esta información se conoce como los Metadatos.
Los tipos de documentos que se pueden almacenar son de diferentes tipos como
por ejemplo: archivos de texto, hojas de cálculo, elementos de correo electrónico,
archivos CAD, archivos de audio, archivos de imagen, archivos de video, entre
otros.
18
Sistema Gestor de Documentos
Figura 4. Tipos de Archivo para la Base de Datos Documental
Fuente: Investigador
Existen ventajas al utilizar bases de datos documentales (también llamadas
bases de datos NoSQL):
-
Las BDD NoSQL no poseen una estructura fija.
-
Tienen un lenguaje de consulta encaminado al lenguaje natural.
-
Son mucho más fáciles de escalar un campo más para su registro.
A continuación se presenta un ejemplo de la diferencias entre las bases de datos
relacional y documental.
Base de Datos Documental
CLAVE DOCUMENTO
10
Nombre: Diego; Apellido: Morillo; Nacionalidad: Ecuatoriano
11
Nombre: Teobaldo; Apellido: Carvalhio; Nacionalidad: Brasileño; Edad:34
12
Nombre: Charly; Nacionalidad: Estadounidense
Tabla 1. Ejemplo Base de Datos Documental
Fuente: Investigador
19
Sistema Gestor de Documentos
Base de Datos Relacional
CLAVE
NOMBRE
APELLIDO
NACIONALIDAD EDAD
10
Diego
Morillo
Ecuatoriano
11
Teobaldo
Carvalhio
Brasileño
12
Charly
34
Estadounidense
Tabla 2. Ejemplo Base de Datos Relacional
Fuente: Investigador
Como se puede observar en el ejemplo, la base de datos relacional no precisa
dejar campos en blanco como si lo hace la base de datos relacional. Además de
que para agregar un campo nuevo es necesario cambiar la estructura de la base
de datos relacional y esto no sucede en la documental.
-
Hardware
para poder obtener los documentos digitalizados es necesario disponer de un
escáner. Por motivos de eficiencia se recomienda tener un escáner dúplex.
El servidor es otro hardware indispensable con el cual se debe contar además se
debe realizar un análisis de la capacidad de este hardware y tener en cuenta de
la cantidad de usuarios que van a ingresar a el. Esta comunicación se debe
realizar ya que se trata de una estructura cliente-servidor.
-
Software
Se debe contar con un sistema que permita la administración de estos
documentos (nuxeo, m-files, alfresco).
-
Redes
Es necesario utilizar redes de área local para poder comunicar a los usuarios que
utilizarán el software para almacenar los archivos con el equipo que se utilizará
como servidor.
20
Sistema Gestor de Documentos
-
Usuarios
Se debe tener presente los usuarios que harán uso del sistema, los roles que
cumple cada usuario para la digitalización y almacenamiento de los documentos
para lo cual cada usuario contará con permisos para hacer sus respectivas
tareas.
En este grupo de usuarios también constan los que son los administradores
quienes se encargarán de conceder los permisos a los usuarios según
corresponda, también definirá el esquema del almacenamiento de los
documentos.
3.2.4 Funcionamiento Del DMS
El sistema DMS reemplaza la rutinaria forma de almacenar la documentación por
parte del usuario, utilizando una metodología en la que detalla información que
es agregada al documento para conocer más a detalle la procedencia del
documento. En el sistema se puede llevar un control acerca de la persona quien
lo almacenó, la fecha, los cambios que se ha realizado y las versiones que existen
en los documentos.
3.2.5 Implementación Del DMS
-
Análisis del requerimiento de la empresa.
-
Identificar el flujo para el almacenamiento de la documentación actual.
-
Elección del sistema que se adapte a la necesidad de la empresa.
-
Planificación para la instalación y pruebas del sistema.
-
Sistema en producción.
21
Sistema Gestor de Documentos
3.3 Metodología para El Tratamiento De La Documentación
3.3.1 Requerimiento Preliminar
Es necesario tener muy claro las intenciones que busca la empresa con el
almacenamiento de la documentación, adicional de conocer el proceso del
manejo de la información para poder llevarlo a un esquema automatizado que
facilite la búsqueda y el almacenamiento. En este proceso se conoce quienes son
las personas que intervienen para llevar a cabo este almacenamiento, por lo que
se vuelve necesario conocer el papel que desempeña cada persona para poder
realizar la gestión de la documentación.
3.3.2 Flujo De La Información
Después de realizar un levantamiento de información acerca del proceso del
almacenamiento de la documentación, es importante entender como trabaja el
flujo de la información dentro de las actividades que se desempeña en la
empresa. A continuación se presenta un gráfico donde se puede visualizar el
proceso actual para el almacenamiento dentro de la empresa en el área de
crédito y cobranzas.
22
Sistema Gestor de Documentos
Correo
Documentación
APROBACION
CLIENTE
Correo
COORDINADOR
COBRANZAS
Documentación
VENDEDOR
ASISTENTE
COBRANZAS
CONSULTOR
IMPRESORA
CONSULTOR
CONSULTOR
Figura 5. Flujo de Información en Vicunha Ecuador S.A. Departamento de
Cobranzas
Fuente: Investigador
En este diagrama se puede visualizar el proceso de almacenamiento desde que
inicia hasta que termina para que los usuarios puedan consultar. Adicional
también se puede conocer a la persona encargada de realizar la gestión para que
el proceso siga su flujo.
23
Sistema Gestor de Documentos
3.4 Herramientas DMS
CARACTERÍSTICA NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Sofware
Libre
Licenciado
Libre
Costo Soporte
Anualmente
Viene
con
la Anualmente
Licencia
Sistema
Si
Si
Si
Escalabilidad
Si
Si
Si
Sistema Operativo
Multiplataforma
Multiplataforma
Multiplataforma
Base de datos
Relacional
Relacional
Relacional
Documental
Documental
Si
Si
Si
SI
SI
SI
de SI
SI
SI
de 6.0
11.0
4.2
Multiusuario
Publicación
Externa
Escalabilidad
horizontal
Control
versiones
Númeroi
version
Fecha
de Noviembre 2014
Diciembre 2014
lanzamiento
Protocolos
de SMTP
correo electrónico
POP3
SMTP
SMTP
POP3
POP3
IMAP
IMAP
EAS
Menú Jerárquico
SI
SI
SI
Wizard
SI
SI
NO
Consultas
SI
SI
SI
Personalizadas
24
Sistema Gestor de Documentos
API
SI
SI
SI
Soporta
SI
SI
SI
Directorio Activo
SI
SI
SI
Fácil de usar
SI
SI
SI
Migración de base SI
SI
SI
Navegador
de datos
Cliente - Servidor
SI
SI
SI
Soporta PDF
SI
SI
SI
ACL
SI
SI
SI
Usuarios y grupos
SI
SI
SI
SSO
SI
SI
SI
Workflow
SI (muy básico)
SI
SI
SI
SI
Integración
con SI
otros sistemas
Tabla 3. Características de los Programas DMS
Fuente: Investigador
3.5 Características En Común En Un Sistema DMS
A continuación se presenta las características que tienen los sistemas DMS:
3.5.1 Metadatos
Los metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de
metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso. El concepto de
metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos.
(Real Academia Española, 2015)
25
Sistema Gestor de Documentos
La finalidad de utilizar metadatos en los documentos es realizar una búsqueda
más rápida proporcionando información adicional que permita llegar a ello.
El conjunto de estos metadatos se conoce como reseña, esta reseña se adjunta
al documento por medio de un formulario.
3.5.2 Indexación
3.5.2.1 Manual
La indexación manual se presenta como primer punto donde el usuario es la
persona quien se encarga de llenar el formulario de la reseña para anexar los
metadatos al documento que se dispone para almacenar.
3.5.2.2 Automática
Cada documento tiene información que puede ser utilizado como metadato,
adicional se puede realizar un reconocimiento en el contenido del documento que
se puede utilizar también como parte de la reseña del metadato.
3.5.3 Control de Versiones
El control de versiones en los documentos dentro de un sistema DMS es
importante para conocer la evolución de un documento y las modificaciones que
se ha realizado.
3.5.3.1 Reserva De Utilización De Documentos
Se debe garantizar el uso exclusivo de un documento por un usuario y bloquearlo
para que otros usuarios no realicen alguna modificación sobre este documento,
26
Sistema Gestor de Documentos
de la misma manera se puede programar para que este documento tenga un
tiempo en el que se puede desbloquear y otros usuarios puedan hacer uso del
mismo.
3.5.3.2 Versiones De Los Documentos
Cada documento tiene un contador el cual se va incrementando de acuerdo a las
modificaciones guardadas sobre el documento por parte del usuario. Estas
versiones deben estar disponibles para que el usuario pueda visualizar la
evolución del documento.
3.5.4 Motor de Búsqueda
En los sistemas DMS el motor de búsqueda es una herramienta principal que
define una de las características por el cual un DMS se destaca sobre los demás,
al usar un motor de búsqueda potente aumenta la eficacia del DMS en utilización.
3.5.5 Repositorio
Se debe disponer de un repositorio para el almacenamiento de acuerdo a las
necesidades de la empresa, este repositorio debe estar disponible para el
usuario, teniendo en cuenta las autorizaciones que cada usuario tiene para
guardar los documentos. El servidor debe configurarse para que cualquier
tecnología de almacenamiento pueda implementar como por ejemplo si se lo
hace a través desde una página web, utilizando protocolos FTP, o alguna
aplicación que relaciones con una base de datos documental.
27
Sistema Gestor de Documentos
3.5.6 Programas Ofimáticos
Todo sistema DMS debe tener la facilidad de relacionar sus funciones con los
programas relacionados con ofimática, por ejemplo, programas de office, open
office, CAD, adobe, etc.
Se debe incluir las opciones de edición de los documentos, permitiendo la opción
de crear, modificar, actualizar, eliminar, observar los flujos de trabajo o navegar
en dentro del repositorio de los documentos.
3.5.7 Ciclo de Vida de los Documentos
Los documentos almacenados pueden tener un ciclo de vida, es decir, pasado
cierto tiempo este archivo puede ser destruido. Esta decisión se la debe tomar
de acuerdo a la política que se maneje en cada empresa.
3.5.8 Búsqueda y Previsualización de Documentos
Para la realización de búsqueda de documento en el sistema DMS, este debe
proveer de un motor de búsqueda que extraiga la información del documento no
sólo por su título sino también por su contenido.
La previsualización permite observar el documento sin la necesidad de ejecutarlo,
esto dependerá de los formatos compatibles que tenga el sistema DMS, por lo
general los formatos de ofimática, pdf y CAD son los más comunes para
previsualizar.
28
Sistema Gestor de Documentos
Capítulo IV Análisis comparativo de las herramientas DMS
En la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el área de Crédito y Cobranzas surge
la necesidad de almacenar documentos como lo son las solicitudes de crédito,
buró de crédito, estados financieros, etc. Pero acontece un problema al momento
de buscar cada uno de estos documentos, por lo que conlleva a utilizar una
herramienta que da solución a estos problemas. Un programa de gestión
documental es el ideal para almacenar y buscar este tipo de documentos.
para ello se necesita realizar un análisis comparativo entre las herramientas que
se puede llegar a implementar, determinar indicadores que permitan lograr una
puntuación entre las herramientas y presentar los resultados e interpretarlos en
forma fácil que permitan tomar una decisión para su elección.
Entre las herramientas que se va analizar son: Nuxeo, M-Files y Alfresco.
4.1.
Situación Anterior para el Almacenamiento de Documentos
Existe un proceso por el cual deben pasar los documentos físicos al área de
crédito y cobranzas provenientes de los clientes que deben ser necesariamente
almacenados y posterior las personas autorizadas tener acceso a ellos. Este
proceso inicia con la entrega de los documentos que se solicita al cliente, estos
documentos (pueden ser en papel o correo) se entregan directamente al
vendedor o puede omitirse este paso y se entrega a la coordinadora del área, ella
revisa que toda la documentación se encuentre en orden y aprueba para que esta
documentación la almacene el asistente del área (si es necesario se debe
imprimir la documentación). Una vez llegada la documentación al asistente él lo
etiqueta para poder llevar una clasificación por cliente. Esta documentación se
encuentra disponible para el área de Gerencia, Jefatura y Crédito y Cobranza.
Ver figura 5.
29
Sistema Gestor de Documentos
Al estar la documentación con este esquema, tiende a ser perceptible al desgaste
físico debido a la manipulación. Hace más lento la búsqueda de la información y
ocasiona pérdida de recursos al momento de requerir algún documento. Al
extraer la información requerida, es propensa a sufrir pérdidas si por un olvido no
se devuelve la documentación a su respectivo sitio.
Por estos motivos se ve la necesidad de implementar una herramienta como lo
son los Sistemas Gestores Documentales (DMS), para facilitar a los usuarios la
manipulación de documentos. Se procederá a realizar un análisis comparativo
entre las herramientas: Nuxeo, M-Files y Alfresco.
4.2.
Medidas De Evaluación
Las medidas de evaluación que se tomaron para realizar una elección entre las
herramientas DMS están basadas en características similares que como este tipo
de software poseen.
Las tres herramientas Nuxeo, M-Files y Alfresco tienen la misma funcionalidad,
en esta evaluación se determinará una calificación para cada una de estas
características y se analizará el por qué de su elección.
A continuación presentaremos las medidas que se tomaron en cuenta para
evaluar a las herramientas DMS:
-
Administración de Usuarios: Dentro de las empresas en necesario tener
identificado a la persona quien realizó alguna modificación en los documentos
por lo que se gestiona el uso de usuarios y a su vez grupos para otorgar los
permisos o roles. Además en la mayoría de empresa se manejan los llamados
directorios activos que son de mucha ayuda para obtener la información de cada
usuario.
30
Sistema Gestor de Documentos
-
Gestión de contenido: En la empresa se pretende digitalizar los
documentos para disponer en forma digital y así tener un seguimiento,
almacenamiento, modificaciones y eliminación de los mismos.
-
Flujo del documento: Esta es la manera versátil que tiene el programa
para poder transferir el documento a cada una de las personas que intervienen
en el uso del mismo, además de disminuir los tiempos de espera para la
obtención del documento.
-
Búsqueda: Este parámetro es de gran importancia para la evaluación ya
que se necesita que el buscador del programa sea lo más acertado posible, por
lo que se torna mucho más eficiente el tiempo de la persona que depende de un
documento para realizar su trabajo.
-
Almacenamiento: El repositorio de los documentos es otro los
parámetros que se evaluará, el almacenamiento debe estar centralizado en un
servidor y no de manera local donde se expone a pérdidas de la documentación.
-
Manejo: Las sistemas DMS deben presentar un manejo muy intuitivo para
los usuarios, tanto administradores como finales.
-
Escalabilidad: La necesidad de integrar nuevas funciones al sistema será
tomado en cuenta para la evaluación de este parámetro.
-
Portabilidad:
Los
sistemas
DMS
deben
presentar
una
mayor
compatibilidad con la plataforma donde se está ejecutando. Como por ejemplo,
que pueda ejecutar bajo sistema operativo Windows, Linux, IOS, Android, etc.
-
Licencia: Este parámetro se evalúa dependiendo si el software cumple
con la necesidad de la empresa, de ser el caso, se analiza el costo/beneficio para
la adquisición de la licencia del software.
31
Sistema Gestor de Documentos
-
Soporte: El soporte es necesario para la ayuda al usuario tanto al de TI
como al usuario final, el tipo de soporte para ello debe contar con documentos
como manuales técnicos y de usuario, blogs, foros, proveedor, etc.
A cada uno de estas medidas se le asigna un valor porcentual, este valor se da
bajo un criterio, este criterio es dar mayor importancia a los pilares por los cuales
se forma el sistema DMS, es decir, a la Gestión de Contenido, al Flujo del
Documento y Búsqueda del Documento son los tres parámetros a los cuales se
les asignará un mayor valor porcentual.
A continuación se presenta un cuadro de resumen con los valores porcentuales
asignados a cada una de las medidas que se van a considerar dentro de la
evaluación del sistema DMS.
Medida de
Valor Porcentual
Concepto
Evaluación
(%)
Administración
Consiste en el fácil manejo de los
de Usuarios
usuarios o grupo de usuarios que
manipularán el sistema, además de
10%
administrar las interfaces, permisos o
roles para cada usuario.
Gestión
contenido
de Es la forma que tiene el sistema para
llevar una administración sobre los
documentos
que
son
subidos
al
20%
sistema.
Flujo
documento
del Es
el
seguimiento
que
tiene
el
documento que pasa por las personas
20%
que lo utilizan.
Búsqueda
documento
del Consiste en la rápida obtención del
documento
y
visualización,
32
20%
Sistema Gestor de Documentos
considerando las compatibilidades de
otros programas con el sistema.
Almacenamiento Consiste en la herramienta de base de
del documento
datos
que
utiliza
para
el
almacenamiento de los documentos y
10%
sus metadatos.
Manejo
Consiste en el fácil manejo y rápido
ajuste para la utilización del sistema.
Escalabilidad
Consiste en la integración de nuevas
funcionalidades al sistema DMS.
Portabilidad
Consiste en la ejecución del sistema en
cualquier plataforma.
Licencia
5%
4%
5%
Consiste en el uso de una licencia con
sus respectivos beneficios
por la
3%
adquisición.
Soporte
Consiste
en
respecto
al
obtener
ayuda
con
mantenimiento
y
3%
funcionamientos del sistema.
TOTAL
100%
Tabla 4. Medidas de Evaluación
Fuente: Investigador
4.3.
Indicadores
Para cada uno de estas medidas de evaluación se han considerado los siguientes
indicadores que servirán para detallar con una mayor profundidad las
características de cada medida.
33
Sistema Gestor de Documentos

Indicadores para la Administración de Usuarios
Indicador
Detalle
Gestión de Usuarios Administración para crear, modificar, actualizar o
y Grupos
eliminar usuarios o grupo de usuarios dentro del
sistema DMS.
Gestión
de Administración para conceder privilegios de lectura,
Autorizaciones
escritura o negación sobre un los directorios u objetos.
Tabla 5. Indicadores para la Administración de Usuarios
Fuente: Investigador

Indicadores para la Gestión de Contenido
Indicador
Detalle
Nuevo Contenido
Forma en que se puede agregar contenido al sistema
Control
del Capacidad de llevar el historial de los cambios
Contenido
realizados en un documento.
Actualización
contenido
del Forma de modificación del documento que se
encuentra en línea o fuera de línea.
Tabla 6. Indicadores para la Gestión de Contenido
Fuente: Investigador

Indicadores para el Flujo del Documento
Indicador
Detalle
Flujo Simple
Creación de flujos de trabajo con dependencia de un
único usuario.
Flujo Avanzado
Creación de flujos de trabajo en el que intervienen
varios usuarios para el desenvolvimiento del flujo.
Tabla 7. Indicadores para el Flujo del Documento
Fuente: Investigador
34
Sistema Gestor de Documentos

Indicadores para la Búsqueda del Documento
Indicador
Detalle
Por navegación
Permite utilizar una herramienta como un explorador
para realizar la búsqueda del documento.
Por contenido
Permite realizar la búsqueda no solo por el título del
documento sino también dentro del contenido.
Por metadatos
Permite realizar búsqueda a través de la información
adicional que se ingresa a los documentos.
Tabla 8. Indicadores para la Búsqueda del Documento
Fuente: Investigador

Indicadores para el Almacenamiento del Documento
Indicador
Tipos
Detalle
de Bases de datos que permitan la interacción con bases
almacenamiento
de
datos
relacionales
con
base
de
datos
documentales.
Configuración
Permite personalizar los ajustes necesarios para la
configuración de la base de datos relacional con la
documental,
Tabla 9. Indicadores para el Almacenamiento del Documento
Fuente: Investigador
35
Sistema Gestor de Documentos

Indicadores para la el Manejo del Sistema
Indicador
Detalle
Front End
Consiste en el entendimiento rápido de la interfaz que
se presenta al usuario final para su manejo
Manejo del sistema
El manejo del sistema debe ser lo más intuitivo para
poder utilizarlo con mayor eficiencia.
Tabla 10. Indicadores para el Manejo del Sistema
Fuente: Investigador

Indicadores para la Escalabilidad
Indicador
Detalle
Plugins
Agrega funciones que se integran al sistema.
Versiones
Actualiza el sistema DMS sin que se vea afectado las
configuraciones preestablecidas.
Tabla 11. Indicadores para la Escalabilidad
Fuente: Investigador

Indicadores para la Portabilidad
Indicador
Detalle
Plataforma
Utilizar el sistema DMS sin importar la plataforma
sobre la que se esté ejecutando.
Tabla 12. Indicadores para la Portabilidad
Fuente: Investigador
36
Sistema Gestor de Documentos

Indicadores para la Licencia
Indicador
Detalle
Obtención
Consiste en la forma de adquirir la licencia para el
funcionamiento del sistema.
Distribución
Consiste en la manera de asignar las propiedades de
la licencia adquirida.
Tabla 13. Indicadores para la Licencia
Fuente: Investigador

Indicadores para el Soporte
Indicador
Detalle
Documentación
Consiste en tener medios ya sean físicos o digitales
correspondientes a las ayudas con respecto al
sistema.
Proveedor
Consiste en soporte otorgado por el proveedor.
Tabla 14. Indicadores para la Licencia
Fuente: Investigador
4.4.
Puntajes de Evaluación
A continuación se presenta un cuadro con una calificación cuantitativa, es decir,
a cada uno de los indicadores serán puestos a evaluación con cada uno de los
programas y se les asignará un peso desde 0 hasta 4 siendo 0 la menor
calificación y 4 la más alta. A continuación se presenta un detalle de la tabla con
respecto a los pesos y a los porcentajes:
37
Sistema Gestor de Documentos
Calificación
Porcentaje
Cuantitativa
0
≥ 0 y ˂ 20
1
≥ 20 y ˂ 40
2
≥ 40 y ˂ 60
3
≥ 60 y ˂ 80
4
≥ 80 y ≤ 100
Tabla 15. Puntajes de Evaluación
Fuente: Investigador
4.5.
Comparación Entre Las Herramientas DMS
4.5.1 Medida para la Administración de Usuarios
Indicador
Gestión de Usuarios
y Grupos
Gestión
de
Autorizaciones
TOTAL
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
4
4
3
4
4
2
8
8
5
Tabla 16. Medida para la Administración de Usuarios
Fuente: Investigador
38
Sistema Gestor de Documentos
4.5.2 Medida para la Gestión de Contenido
Indicador
Nuevo Contenido
Control
del
Contenido
Actualización
del
contenido
TOTAL
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
3
4
3
4
4
3
4
4
3
11
12
9
Tabla 17. Medida para la Administración de Usuarios
Fuente: Investigador
4.5.3 Medida para el Flujo del Documento
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Flujo Simple
3
4
3
Flujo Avanzado
3
4
3
TOTAL
6
8
6
Tabla 18. Medida para el Flujo del Documento
Fuente: Investigador
4.5.4 Medida para la Búsqueda del Documento
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Por navegación
4
4
4
Por contenido
4
4
4
Por metadatos
4
4
4
TOTAL
12
12
12
Tabla 19. Medida para la Búsqueda del Documento
Fuente: Investigador
39
Sistema Gestor de Documentos
4.5.5 Medida para el Almacenamiento del Documento
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
3
3
3
Configuración
2
4
3
TOTAL
5
7
6
Tipos
de
almacenamiento
Tabla 20. Medida para el Almacenamiento del Documento
Fuente: Investigador
4.5.6 Medida para el Manejo del Sistema
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Front End
3
4
3
Manejo del sistema
3
4
3
TOTAL
6
8
6
Tabla 21. Medida para el Manejo del Sistema
Fuente: Investigador
4.5.7 Medida para la Escalabilidad del Sistema
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Plugins
4
4
3
Versiones
3
3
3
TOTAL
7
8
6
Tabla 22. Medida para la Escalabilidad del Sistema
Fuente: Investigador
40
Sistema Gestor de Documentos
4.5.8 Medida para la Portabilidad
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Plataforma
4
4
4
TOTAL
4
4
4
Tabla 23. Medida para la Portabilidad
Fuente: Investigador
4.5.9 Medida para la Licencia
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Obtención
4
2
4
Distribución
4
2
4
TOTAL
8
4
8
Tabla 24. Medida para la Licencia
Fuente: Investigador
4.5.1 Medida para el Soporte
Indicador
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Documentación
4
3
3
Proveedor
4
3
3
TOTAL
8
6
6
Tabla 25. Medida para el Soporte
Fuente: Investigador
41
Sistema Gestor de Documentos
4.6.
Valorización de los Resultados por Cada Medida de Evaluación
Ahora para poder obtener el total del valor obtenido se procede a realizar una
regla de tres para obtener el resultado. A continuación presentaremos los valores
necesarios para realizar esta operación:
-
Valor Total: Se refiere al valor que se obtuvo de la valorización de los
indicadores.
-
Porcentaje Máximo: Mayor valor porcentual del indicador para analizar.
-
Valor Máximo: Es el resultado de la multiplicación de la cantidad de
número de indicadores correspondientes a una medida de evaluación por 4 que
es el peso máximo para una valorización.
-
Total: El total se da por la siguiente regla de tres:
𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 =
-
𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 × 𝑷𝒐𝒓𝒄𝒆𝒏𝒕𝒂𝒋𝒆 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐
𝑽𝒂𝒍𝒐𝒓 𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒐
Administración de Usuarios
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
8
10%
8
10%
M-FILES
8
10%
8
10%
ALFRESCO
5
10%
8
6,25%
MÁXIMO
Tabla 26. Valorización para Administración de Usuarios
Fuente: Investigador
42
Sistema Gestor de Documentos
-
Gestión de Contenido
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
11
20%
12
18,3%
M-FILES
12
20%
12
20%
ALFRESCO
9
20%
12
15%
MÁXIMO
Tabla 27. Valorización para la Gestión de Contenido
Fuente: Investigador
-
Flujo del Documento
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
6
20%
8
15%
M-FILES
5
20%
8
12.5%
ALFRESCO
6
20%
8
15%
MÁXIMO
Tabla 28. Valorización para el Flujo del Documento
Fuente: Investigador
-
Búsqueda del Documento
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
12
20%
12
20%
M-FILES
12
20%
12
20%
ALFRESCO
12
20%
12
20%
MÁXIMO
Tabla 29. Valorización para la Búsqueda del Documento
Fuente: Investigador
43
Sistema Gestor de Documentos
-
Almacenamiento del Documento
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
5
10%
8
6,25%
M-FILES
7
10%
8
8,75%
ALFRESCO
6
10%
8
7,5%
MÁXIMO
Tabla 30. Valorización para el Almacenamiento del Documento
Fuente: Investigador
-
Manejo del Sistema
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
6
5%
8
3,75%
M-FILES
8
5%
8
5%
ALFRESCO
6
5%
8
3,75%
MÁXIMO
Tabla 31. Valorización para el Manejo del Sistema
Fuente: Investigador
-
Escalabilidad del Sistema
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
7
4%
8
3,75%
M-FILES
8
4%
8
4%
ALFRESCO
6
4%
8
3%
MÁXIMO
Tabla 32. Valorización para la Escalabilidad del Sistema
Fuente: Investigador
44
Sistema Gestor de Documentos
-
Portabilidad
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
4
5%
4
5%
M-FILES
4
5%
4
5%
ALFRESCO
4
5%
4
5%
MÁXIMO
Tabla 33. Valorización para la Portabilidad
Fuente: Investigador
-
Licencia
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
8
3%
8
3%
M-FILES
4
3%
8
1,5%
ALFRESCO
8
3%
8
3%
MÁXIMO
Tabla 34. Valorización para el Uso de Licencia
Fuente: Investigador
-
Soporte
DMS
VALOR
PORCENTAJE VALOR
TOTAL
MÁXIMO
NUXEO
8
3%
8
3%
M-FILES
6
3%
8
2,25%
ALFRESCO
6
3%
8
2,25%
MÁXIMO
Tabla 35. Valorización para el Soporte
Fuente: Investigador
45
TOTAL
Sistema Gestor de Documentos
4.7.
Resumen De Los Resultados
La tabla que se presenta a continuación muestra las comparaciones entre los
programas DMS que se realizó las comparaciones:
Medida de
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
Evaluación
Administración
PORCENTAJE
MÁXIMO
10%
10%
6,25%
10%
18,3%
20%
15%
20%
15%
12.5%
15%
20%
20%
20%
20%
20%
6,25%
8,75%
7,5%
10%
Manejo
3,75%
5%
3,75%
5%
Escalabilidad
3,75%
4%
3%
4%
Portabilidad
5%
5%
5%
5%
Licencia
3%
1,5%
3%
3%
Soporte
3%
2,25%
2,25%
3%
TOTAL
88,05%
89,00%
80,75%
100%
de Usuarios
Gestión
de
contenido
Flujo
del
documento
Búsqueda
del
documento
Almacenamiento
del documento
Tabla 36. Resumen de Resultados
Fuente: Investigador
46
Sistema Gestor de Documentos
RESULTADO GRÁFICO DEL ANÁLISIS
90.00%
89.00%
88.05%
88.00%
86.00%
84.00%
80.75%
82.00%
80.00%
78.00%
76.00%
NUXEO
M-FILES
NUXEO
M-FILES
ALFRESCO
ALFRESCO
Figura 6. Análisis Gráfico de las Comparación de DMS
Fuente: Investigador
47
Sistema Gestor de Documentos
Capítulo V Implementación del Sistema DMS En Vicunha Ecuador S.A.
En este capítulo se detalla los requerimientos de hardware y software que
permitirán llevar a cabo el funcionamiento del sistema DMS para implementarse
en la empresa Vicunha Ecuador S.A. para el sistema DMS se lo realizará
mediante la herramienta M-Files.
Este capítulo muestra también las configuraciones necesarias para poner la
herramienta en producción y las personalizaciones necesarias para que se
ajusten a las necesidades de la empresa.
En este capítulo se demostrará la hipótesis que resulta la mejora a partir de la
utilización de la herramienta.
5.1.
Instalación y Configuración del Sistema M-FILES
5.1.1 Recursos Utilizados
Como es de conocimiento general para la implementación de un sistema se
procede analizar los requerimientos tanto de hardware como de software.
5.1.1.1
Hardware
De acuerdo a las políticas que se manejan dentro de la corporación para la
creación de servidores, se debe crear un servidor virtual con los requerimientos
necesarios para que el sistema no tenga ningún problema.
A continuación se muestra las características con las que se configuró el servidor
virtual:
48
Sistema Gestor de Documentos

Se utilizó una plataforma VMWare para la creación del Servidor Virtual con
el estándar que maneja la matriz.
Figura 7. Vmware Vsphere Client
Fuente: Investigador
Estas configuraciones se resumen en el siguiente cuadro
PROCESADOR
Intel Xeon 2.60 GHz 8
Core
MEMORIA
4 GB
DISCO 1: 80 GB
DISCOS
DISCO 2: 200GB
SISTEMA
Microsoft Windows 2008
OPERATIVO
Server R2
Tabla 37. Características del Servidor
Fuente: Investigador
Además del servidor, también se debe considerar la herramienta con la que el
usuario trasforma los documentos físicos en digitales, por lo que también es
necesario el uso de un escáner para llevar a cabo esta acción.
49
Sistema Gestor de Documentos
5.1.1.2
Software
Para la parte de programas a ser utilizados es necesario contar con lo siguiente:

Roles de IIS, File Server: para activar las configuraciones de poder
publicar el aplicativo en una página web, aunque también se puede llevar a cabo
mediante la instalación del cliente. El rol de File Server sirve para activar las
características de seguridad, cuotas y asignaciones de permisos.

NetFramework 4.0: Aplicativo para que la plataforma pueda correr el
programa M-Files Server.

Microsoft SQL Server 2012 Express: Es el programa que sirve como base
de datos relacional para el almacenamiento de la información de los documentos
y sus respectivos metadatos.

M-Files Server y Manager: Es la herramienta que sirve como el servidor
que gestiona el almacenamiento, control y flujo de los documentos. Adicional en
esta herramienta se encuentra el motor de búsqueda que caracteriza la eficiencia
del sistema DMS.

M-Files Client(Opcional): Es el programa que se instala en el cliente para
poder permitir el acceso a crear, modificar o eliminar los documentos que ha
almacenado el usuario en su repositorio.

Software de escaneo: Programa que permite al usuario digitalizar los
documentos físicos que desea subir al sistema DMS. Este programa es para el
cliente.
50
Sistema Gestor de Documentos
5.1.2 Instalación
Como el software es un aplicativo tipo cliente-servidor vamos a dividir la
explicación primero en la instalación del servidor y después la instalación de los
clientes.
5.1.2.1

Servidor
Requerimientos
Antes de proceder con la instalación del software M-Files es necesario levantar
ciertos servicios en el servidor que no vienen instalados por defecto:
Para ello se debe ir hacia el Server Manager, primero hacer click en Start, luego
Administrative Tools como lo muestra la imagen.
CLICK
Figura 8. Windows 2008 Server – Administración Del Servidor
Fuente: Investigador
51
Sistema Gestor de Documentos
Los roles que se debe activar son los siguientes como se ve en la imagen:
Figura 9. Requisitos de Servicios para el Servidor
Fuente: Investigador

Application Server: Es necesario por la compatibilidad de la plataforma
.Net y mejor distribución de aplicaciones en el servidor.

File Sever: Administración de almacenamiento a varios clientes
independientes del sistema operativo.

Remote Desktop Service: Este servicio es para el acceso remoto que se
ejecuta para la comunicación entre el cliente y el servidor.

Web Server (IIS): El servidor web basado en Internet Information Server
es opcional, ya que sirve para poder ejecutar el aplicativo desde un browser, de
no ser así se puede utilizar el aplicativo de escritorio.
Los roles se deben agregar por defecto, a excepción del Web Server que se debe
escoger un programa adicional llamado ASP.net.
Como siguiente paso es necesario instalar la versión NetFramework 4.0 o
superior, el cual se lo debe descargar e instalar del siguiente link
http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=17851,
52
para
la
Sistema Gestor de Documentos
instalación es necesario contar con internet. A su vez también se puede
descargar el instalador y proceder a instalar de forma offline desde el siguiente
link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=42642.
A continuación las pantallas para la instalación del NetFramework 4.5.2 offline:
CLICK
Figura 10. Instalación del .Net Framework
Fuente: Investigador
53
Sistema Gestor de Documentos
Empieza el proceso de instalación y se tiene que esperar:
Figura 11. Avance de Instalación del .Net Framework
Fuente: Investigador
Al finalizar se solicitará reiniciar el servidor por lo que se aconseja que se reinicie
en ese instante para que surjan los efectos de la instalación.

Instalación Sistema M-Files
Ahora se procede con la instalación del software M-Files, para ello es necesario
descargar la aplicación del sitio oficial, el instalador contiene tres paquetes:
o Servidor M-Files
o Cliente M-Files
o Herramientas del servidor M-Files
54
Sistema Gestor de Documentos
Para la instalación del servidor es necesario instalar la primera y tercera opción,
si se desea también se puede instalar el cliente ya que no es restrictivo la
instalación en cualquier cantidad de equipos, es decir, el cliente puede ser
instalado en n equipos, la instalación del cliente se explica más adelante.
Al ejecutar el archivo instalador despliega la siguiente pantalla:
CLICK
Figura 12. Pantalla Inicial de la Instalación M-FILES
Fuente: Investigador
55
Sistema Gestor de Documentos
A continuación se muestra el acuerdo de licencia para la utilización del producto:
CLICK
Figura 13. Acuerdo de Licencia M-FILES
Fuente: Investigador
En la siguiente pantalla presenta las opciones a instalar, en este caso
seleccionaremos como lo muestra la imagen.
CLICK
Figura 14. Personalización de los Productos M-FILES
Fuente: Investigador
56
Sistema Gestor de Documentos
En la siguiente pantalla nos permite escoger el directorio donde se instalará el
software, se recomienda dejar el mismo directorio por defecto.
CLICK
Figura 15. Directorio para la Instalación M-FILES
Fuente: Investigador
57
Sistema Gestor de Documentos
A continuación se presenta una pantalla de confirmación para empezar el
proceso de instalación:
CLICK
Figura 16. Comienzo de la Instalación M-FILES
FUENTE: Investigador
En este paso empieza el proceso de instalación
Figura 17. Avance Instalación M-FILES
Fuente: Investigador
58
Sistema Gestor de Documentos
Una vez culminada la instalación aparece la siguiente pantalla.
CLICK
Figura 18. Finalización Instalación M-FILES
Fuente: Investigador
En el escritorio del servidor aparecen dos íconos del cual uno de ellos es el
administrador del software y el otro es una guía para el uso.
Figura 19. Pantalla del Servidor Después de la Instalación
Fuente: Investigador
59
Sistema Gestor de Documentos
Ahora se procede activar el producto con la licencia adquirida, para ello es
necesario ejecutar el Administrador de servicios de M-Files.
Figura 20. Administrador De M-FILES
Fuente: Investigador
Se debe escoger la opción Action del Menú y la opción Administrador de
Licencias como lo muestra la imagen:
Figura 21. Menú para Agregar Licencias
Fuente: Investigador
60
Sistema Gestor de Documentos
A continuación aparece un botón para agregar la licencia, se debe hacer click
sobre el mismo y aparecerá la siguiente pantalla para ingresar la licencia.
CLICK
Figura 22. Administrador de Licencias
Fuente: Investigador
61
Sistema Gestor de Documentos
Una vez ingresada la licencia deberá aparecer el tipo de licencia adquirido, como
a continuación se muestra la licencia adquirida por Vicunha Ecuador S.A. para
su funcionamiento.
Figura 23. Licencia M-FILES
Fuente: Investigador
Con esto contamos que el software M-Files se encuentra licenciado para su uso.

Instalación De La Base De Datos
Por defecto M-Files trae consigo una base de datos no muy robusta llamada
Firebird, por lo que por confiabilidad en el motor de base de datos la pasamos a
Microsoft SQL Server 2012 Express.
El motivo por usar Microsoft SQL Server 2012 Express fue por el uso compatible
que tiene el sistema operativo que es un estándar dentro de la corporación y el
motor de base de datos, los cuales ambos son propietarios de Microsoft.
Adicional al realizar una pequeña comparación entre las dos bases de datos se
concluye que Microsoft tiene mayor tiempo con este paquete de base de datos,
maneja mayor tipos de variables, mayor funcionalidad de operaciones entre
62
Sistema Gestor de Documentos
tablas y registros, MSSQL tiene APIs en la web, mayor capacidad para los tipos
de datos, entre otros. La desventaja de utilizar MSSQL es que solo sirve para
sistemas operativos Microsoft, pero en nuestro caso no se toma en cuenta esta
desventaja por lo explicado anteriormente.
Debido a que la instalación de la base de datos es opcional, se agrega la
instalación de Microsoft SQL Server 2012 Express como un anexo.
5.1.2.2
Cliente
Esta instalación es opcional, debido a que el aplicativo trae una configuración
para ser ejecutada mediante un Web Server. De ser así tan solo es necesario
disponer de un browser e ingresar al link configurado para su acceso.
El otro caso de instalación es tener un aplicativo de escritorio, por lo que tiene
que ser instalado localmente en el equipo que va ser de cliente. El instalador a
utilizar es el mismo que se consiguió al descargar del sitio oficial del software MFiles.
Una vez ejecutado se procede de la misma manera que se instaló el servidor con
una pequeña diferencia, al momento de escoger las opciones de instalación se
debe elegir Cliente M-Files como lo muestra la imagen:
63
Sistema Gestor de Documentos
CLICK
Figura 24. Instalación M-FILES Cliente
Fuente: Investigador
Terminada la instalación deberá aparecer un ícono con el logo de M-files en la
barra de tareas, esto indica que el cliente se encuentra en ejecución.
5.1.3 Configuraciones
Para las configuraciones del sistema depende de las necesidades del usuario, en
este caso se ha adjuntado documentos en la sección de Anexos para que pueda
tener una idea de cómo configurar básicamente para el funcionamiento del
sistema M-Files, a continuación se muestra lo que se indicará en cada uno de los
anexos:
-
Instalación Sql Server 2012 Express (Anexo i)
-
Manual de Usuario Administrador (Anexo ii)
-
Manual de Usuario Cliente (Anexo iii)
64
Sistema Gestor de Documentos
5.2.
Demostración De La Hipótesis
Para la demostración de la hipótesis nos ayudaremos de la prueba estadística
conocida como Chi Cuadrado (𝜒 2 se pronuncia ji cuadrado). La cual consiste en
la medir diferencia entre una distribución observada y una teórica, a partir de ello
se determina si dos variables están relacionadas o no.
La fórmula para el cálculo en mención es la siguiente:
2
𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐
=∑
𝑖
𝑓=
(𝑓𝑜𝑖 − 𝑓𝑒𝑖 )2
𝑓𝑒𝑖
𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 × 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠
𝑠𝑢𝑚𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙
Donde:
𝑓𝑜𝑖
Es el valor de la frecuencia observada.
𝑓𝑒𝑖
Es el valor de la frecuencia esperada.
Es decir cuanto mayor sea el valor de 𝜒 2 se considera que las variables no tienen
relación por lo que no es creíble que la hipótesis sea correcta, lo contrario sucede
cuando 𝜒 2 tiende a cero, es decir que las frecuencias están más ajustadas entre
ambas.
5.2.1 Población
El sistema DMS contiene varias características en la que los usuarios
desenvuelven sus actividades como la gestión de documentos entre los que
destaca la búsqueda, modificación, creación, entre otras. En lo que corresponde
65
Sistema Gestor de Documentos
al gerenciamiento del sistema como el manejo de usuarios, permisos, esquemas,
entre otras.
Se ha realizado la medición del tiempo para estos procedimientos, los cuales
representarán la población para el respectivo análisis.
5.2.2 Muestra
La elección de la muestra se realiza con la ayuda de dos usuarios del área de
Crédito y Cobranzas por un período de una semana, en esta semana por día se
tomará la medida del tiempo en diferentes horarios.
Para llevar a cabo esta acción de medir el tiempo nos servimos de una
herramienta de cronómetro online.
5.2.3 Formulación De La Hipótesis

Hipótesis Nula (𝑯𝟎 )
Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A. no
optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso
a la documentación.

Alternativa (𝑯𝟏 )
Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador S.A.
optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos de acceso
a la documentación.
66
Sistema Gestor de Documentos
5.2.4 Grados De Libertad
Para realizar el cálculo de los grados de libertad se realiza con:
𝑔𝑙 = ( 𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑓𝑖𝑙𝑎𝑠 − 1) × (𝑛ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑢𝑚𝑛𝑎𝑠 − 1)
5.2.5 Criterio De Decisión
Para el análisis del criterio de decisión es necesario conocer la tabla de Pruebas
de Chi Cuadrado.
Figura 25. Tabla De Distribución Chi-Cuadrado
Fuente: Internet2
Si 𝝌𝟐𝒄𝒂𝒍𝒄 < 𝒗𝒂𝒍𝒐𝒓 𝒄𝒓í𝒕𝒊𝒄𝒐 entonces se acepta 𝑯𝟎 , caso contrario se rechaza.
2
Tabla de Distribución Chi-Cuadrado, obtenida el 28 de abril del 2015, obtenida desde
http://es.slideshare.net/GilJGH/simulacin-apli
67
Sistema Gestor de Documentos
5.2.6 Cálculos
Los datos obtenidos fueron los siguientes:
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio
t1
66
62
64
t2
58
59
58.5
t3
62
61
61.5
Tabla 38. Tiempos en el Día Uno
Fuente: Investigador
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio
t1
69
57
63
t2
56
74
65
t3
70
77
73.5
Tabla 39. Tiempos en el Día Dos
Fuente: Investigador
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio
t1
59
55
57
t2
78
62
70
t3
79
74
76.5
Tabla 40. Tiempos en el Día Tres
Fuente: Investigador
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio
t1
69
76
72.5
t2
62
71
66.5
t3
67
50
58.5
Tabla 41. Tiempos en el Día Cuatro
Fuente: Investigador
68
Sistema Gestor de Documentos
Tiempos Usuario1 Usuario2 Promedio
t1
59
52
55.5
t2
68
77
72.5
t3
62
76
69
Tabla 42. Tiempos en el Día Cinco
Fuente: Investigador
La matriz de los tiempos durante los cinco días queda de la siguiente forma:
Días
t1
t2
t3
Total
1
64
58.5
61.5
184
2
63
65
73.5
201.5
3
57
70
76.5
203.5
4
72.5
66.5
58.5
197.5
5
55.5
72.5
69
197
Total
312
332.5
339
983.5
Tabla 43. Tiempos Observados de los Cinco Días
Fuente: Investigador
Las frecuencias esperadas son:
Días
t1
t2
t3
Total
1
58.371
62.206
63.422
184.000
2
63.923
68.123
69.454
201.500
3
64.557
64.557
70.144
199.258
4
62.654
66.770
68.076
197.500
5
62.495
66.601
67.903
197.000
Total
312.000
328.258
339.000
979.258
Tabla 44. Tiempos Esperados de los Cinco Días
Fuente: Investigador
69
Sistema Gestor de Documentos
La matriz para Chi Cuadrado es:
Días
t1
t2
t3
Total
1
0.543
0.221
0.058
0.822
2
0.013
0.143
0.236
0.392
3
0.885
0.459
0.576
1.920
4
1.547
0.001
1.347
2.895
5
0.783
0.522
0.018
1.323
Total
3.771
1.346
2.235
7.352
Tabla 45. Matriz para Chi Cuadrado de los Cinco Días
Fuente: Investigador
5.2.7 Nivel De Significancia
El nivel significancia utilizaremos 𝛼 = 0,05. Esto se debe a que es más probable
de que no todos los usuarios puedan llegar a utilizar el sistema DMS.
5.2.8 Decisión
2
Como 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐
= 7.352 y 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05) = 0.5991
2
Entonces 𝜒𝑐𝑎𝑙𝑐
> 𝑣𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜(2𝑔𝑙,0.05)
Por lo que se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis alternativa, es
decir:
“Un Sistema de Gestión Documental implementado en Vicunha Ecuador
S.A. optimizará la productividad de los usuarios con respecto a los tiempos
de acceso a la documentación.”
70
Sistema Gestor de Documentos
CONCLUSIONES
1.
para la elección del sistema de gestión documental se escogieron tres
programas para someterles a una comparación entre las características con las
que debe cumplir el sistema DMS. De este análisis se pudo concretar que con un
89% M-Files se ajusta más a ñas necesidades que la empresa Vicunha Ecuador
S.A.
2.
El sistema Nuxeo, también cuenta con buenas características para una
implementación de este sistema, en lo que corresponde al flujo de los
documentos este sistema es muy superior a M-Files. Adicional la búsqueda que
tiene de los documentos es muy eficiente, por tal motivo es que llegó a una
comparación en la que no es muy diferente de M-Files.
3.
La digitalización de los documentos minimizó el uso de los documentos
por lo que se utilizan una vez para la digitalización y se procede al
almacenamiento tanto físico como digital, pero en adelante el uso de los
documentos ya se los trabaja solo en digital, evitando pérdidas, modificaciones
incorrectas y creación de versiones de los mismos.
4.
Se creó un procedimiento para los usuarios que utilizarán el sistema donde
el personal de TI serán quienes asignarán los permisos de uso del sistema. Estos
permisos son un acuerdo entre la jefatura del área interesada y la jefatura de TI.
5.
Se procedió a la implementación del sistema M-Files, donde se capacitó a
los usuarios para que puedan utilizar dependiendo el tipo de usuario que se ha
generado para su función.
71
Sistema Gestor de Documentos
RECOMENDACIONES
1.
Se recomienda al administrador del sistema manejar los roles en forma de
grupo, facilitará su administración en cuanto a los usuarios ya que con el grupo
se pueden definir los mismo permisos a los usuarios que pertenezcan a ese
grupo. Adicional siempre acoplarla información del usuario con la del directorio
activo para así no tener redundancia al momento de visualizar los usuarios del
sistema M-Files.
2.
Se recomienda mantener comunicación entre el administrador con los
usuarios que manipulan el sistema, ya que con si esto existe se puede llegar a
definir nueva base de matadatos, con un base mejorada se puede llegar a tener
una búsqueda del documento más fina.
3.
Se recomienda al usuario no agregar documentos que no tengan que ver
con la estructura del almacenamiento, ya que puede causar confusión con sus
similares.
4.
Se recomienda al administrador tener una tarea programada que respalde
la base de datos del sistema M-Files ya que este es el corazón del sistema. Con
una recuperación de la base se puede volver a regenera el sistema en caso de
algún siniestro.
72
Sistema Gestor de Documentos
ANEXOS
ANEXO I. Instalación Sql Server 2012 Express
A continuación se presenta los pasos para la instalación de la base de datos:
-
Se ejecuta el instalador el cual nos presentará la siguiente pantalla:
CLICK
Figura 26. Instalación Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
73
Sistema Gestor de Documentos
-
A continuación nos presenta los acuerdos de uso y licencia del programa,
se acepta las condiciones, el envío de informes de configuración para Microsoft
es opcional.
CLICK
Figura 27. Acuerdo de Licencia Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
74
Sistema Gestor de Documentos
-
Automáticamente el instalador empieza la descompresión de los archivos
necesarios para proceder con la instalación.
CLICK
Figura 28. Copia de Archivos Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
-
A continuación se presenta una pantalla donde se escoge las
características que se desea instalar, como por ejemplo las herramientas de
servidor, herramientas de administración, el motor de base de datos,
comunicaciones SDK, directorio de instalación, entre otros. Lo recomendable es
dejar la configuración por defecto.
75
Sistema Gestor de Documentos
CLICK
Figura 29. Personalización Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
76
Sistema Gestor de Documentos
-
Como siguiente paso se debe escoger el nombre de la instancia que se
desea instalar para el motor de la base.
CLICK
Figura 30. Instancia Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
77
Sistema Gestor de Documentos
-
Se debe otorgar las contraseñas para la administración de los servicios de
la base de datos, se recomienda dejar por defecto.
CLICK
Figura 31. Autoridades Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
78
Sistema Gestor de Documentos
-
Se debe escoger el tipo de autenticación, es decir, si desea tener
autenticación de acuerdo a los usuarios del servidor o realizar una autenticación
mixta con usuarios del servidor y usuarios propios de la base de datos.
CLICK
Figura 32. Autenticación Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
79
Sistema Gestor de Documentos
-
Los siguientes pasos para la instalación se las debe continuar por defecto
hasta llegar al punto en que empieza la instalación del programa.
CLICK
Figura 33. Avance De Instalación Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
80
Sistema Gestor de Documentos
-
Una vez finalizada la instalación, el instalador presenta un resumen de los
productos instalados como se muestra en la siguiente pantalla.
Figura 34. Finalización De La Instalación Sql Server 2012 Express
Fuente: Investigador
81
Sistema Gestor de Documentos
ANEXO II. Manual de Usuario Administrador
Para la configuración de un repositorio se debe tener en cuenta primeramente el
control de accesos que se va a manejar, es decir se debe crear los usuarios que
deberán tener acceso al sistema, a continuación se muestra en las imágenes el
procedimiento.
Debemos ingresar al administrador del servidor M-Files haciendo doble click
sobre su ícono.
Figura 35. Pantalla Inicio del Servidor
Fuente: Investigador
82
Sistema Gestor de Documentos
A continuación muestra la pantalla del administrador
Figura 36. Pantalla Inicio del Administrador
Fuente: Investigador
Se debe hacer click en el “+” donde dice equipo local, y se mostrará las bóvedas
(repositorios de documentos), réplicas de las bóvedas en caché, cuentas de
acceso y tareas programadas.
Figura 37. Pantalla del Equipo Local
Fuente: Investigador
83
Sistema Gestor de Documentos
Se hace click en las cuentas de usuarios y mostrará la lista de usuarios o grupos
de usuarios creados para el sistema.
Figura 38. Pantalla del Equipo Local
Fuente: Investigador
Para la creación de un usuario se debe hacer click derecho sobre cuenta de
usuario y escoger “Nueva cuenta de usuario” o a su vez en el ícono donde dice
“Nueva cuenta de usuario” y aparecerá la siguiente pantalla.
Figura 39. Creación del Usuario
Fuente: Investigador
84
Sistema Gestor de Documentos
Se debe llenar los campos como se indica, a continuación la explicación de cada
uno de los campos:
Nombre de usuario: Este nombre debe ser el nombre de usuario del Directorio
Activo o si va ser un usuario local del M-Files.
Autenticación: Puede ser de dos formas si es por Windows o por M-Files, si es
por Windows esta hace referencia al usuarios del dominio y si es por M-Files se
deberá ingresar una contraseña y confirmarla.
Información Personal: Esta información se ingresa mediante de dos maneras,
al igual que anteriormente si es por Directorio Activo solo basta con hacer click
en el botón “Actualizar Información desde el Dominio” caso contrario se deberá
ingresar manualmente.
Tipo de Licencia: Existen tres tipos de licencia, Usuario Nombrado, el cual tiene
acceso de lectura y escritura en todo momento en que ingresa al sistema y son
limitadas. El “Usuario concurrente” es un usuario de lectura que puede ingresar
en cualquier momento en que desee al sistema. Por último el “Usuario sólo de
lectura”, este usuario tiene un ingreso limitado de acceso pero pueden ser
asignados a cualquier cantidad de usuarios.
85
Sistema Gestor de Documentos
Figura 40. Creación del Usuario
Fuente: Investigador
Para la culminar la creación del usuario se debe hacer click en “OK”.
86
Sistema Gestor de Documentos
Una vez creado el usuario se debe crear una bóveda, para ello se debe ingresar
desde la pantalla del administrador a: Equipo Local, luego a Bóvedas de
documentos.
Figura 41. Bóvedas de Documentos
Fuente: Investigador
87
Sistema Gestor de Documentos
Donde se debe hacer click derecho en “Bóvedas de Documentos” y hacer click
en “Nueva Bóveda de Documentos” o a su vez en el ícono de “Nueva Bóveda de
Documentos”. A continuación muestra la siguiente pantalla.
Figura 42. Creación de Bóveda
Fuente: Investigador
88
Sistema Gestor de Documentos
Después de ingresar un nombre a la Bóveda se debe ingresar a la pestaña
“Avanzada” para la configuración de la base de datos en el motor MSSQL Server.
Nota: para ello se asume que el usuario dispone de un servidor MSSQL Server y
conoce sus respectivas autorizaciones.
Figura 43. Creación de Bóveda Avanzada
Fuente: Investigador
89
Sistema Gestor de Documentos
Una vez escogida la base de datos de MSSQL Server se debe configurar los
parámetros necesarios para su conexión. A continuación se muestra un ejemplo
para ello.
Figura 44. Parámetros y prueba de conexión
Fuente: Investigador
Por último se debe hacer click en “Apply” y luego en “OK”. Esta acción lo que
realizará es generar de manera automática la base de datos dentro del servidor
MSSQL Server.
90
Sistema Gestor de Documentos
Una vez transferida la base de datos a MSSQL se debe asignar los usuarios que
estarán permitidos el acceso a la bóveda, a continuación se muestra como
importar los usuarios.
Dentro de cada bóveda, al desplegar su contenido vamos a encontrar un ícono
de Usuarios, correspondiente a los que tendrán acceso a la bóveda. Para
importarlos se debe hacer click en Nuevo Usuario.
Figura 45. Acceso a los Usuarios a las Bóvedas
Fuente: Investigador
En el campo Cuentas de Acceso se debe seleccionar el usuario que fue creado
previamente en las Cuentas de Acceso.
A continuación se despliegan las opciones de permisos y derechos
administrativos sobre el control de la bóveda. Para este manual lo que haremos
es dar el control total al usuario, por lo que activaremos el visto en Control Total
sobre la Bóveda. Y a continuación haremos click en Apply y OK.
91
Sistema Gestor de Documentos
Para la creación de directorios se debe tener en cuenta la metadata que se
utilizará, a continuación se presenta un esquema en el orden que se debe crear.
Figura 46. Esquematización para la Creación de Directorio con su Metadata
Fuente: Investigador
Para crear un objeto se debe realizar los siguientes pasos:
Se debe hacer click derecho en Estructura de Metadato (Vista Jerárquica) como
muestra la imagen.
Figura 47. Creación de un Objeto
Fuente: Investigador
92
Sistema Gestor de Documentos
A continuación se debe hacer click en Nuevo Tipo de Objeto, muestra la pantalla
el nombre que se le dará al objeto en singular y plural. También se debe
desactivar el casillero Los usuarios pueden crear objetos de este tipo, esto se lo
hace con el fin de que el administrador mantenga el orden en sus directorios.
Figura 48. Nombre del Objeto
Fuente: Investigador
La siguiente opción se la realizará si se dispone de una fuente externa como la
base de MSSQL donde se puede importar los datos de alguna tabla, para ello es
necesario tener conocimientos de sentencias SQL. A continuación se muestra un
ejemplo de la importación de estos campos para la metadata.
En la misma ventana anterior se debe hacer click en la pestaña de Conexión
hacia Base de Datos Externa, se debe activar el casillero de Utilice una conexión
hacia una base de datos externa como lo muestra la figura.
93
Sistema Gestor de Documentos
Figura 49. Conexión a la Base de Datos Externa
Fuente: Investigador
A continuación se debe crear una conexión OLE DB con los parámetros que se
ha configurado la base de datos. Para ello se debe hacer click en Definir.
Figura 50. Conexión OLE DB
Fuente: Investigador
Se debe escoger el conector a utilizarse, en nuestro caso debe ser el de la base
de SQL Server Native Client 11.0. Hacemos click en Next. En la siguiente pantalla
94
Sistema Gestor de Documentos
se debe llenar del servidor MSSQL. Adicional para comparar la conexión con la
base se puede realizar una prueba de conexión haciendo click en Test
Connection. Para terminar con la conexión se deberá hacer click en OK, en
ocasiones es necesario ingresar estos parámetros en forma manual.
Figura 51. Conexión con la Base de Datos
Fuente: Investigador
Para ingresar de forma manual se deja la cadena de conexión:
Provider=SQLOLEDB.1;Password=”ingrese
la
contraseña”;Persist
Security
Info=True;User ID=”Ingrese el usuario”;Init Catalog=”ingrese el nombre de la
base”;Data Source=”ingrese el nombre del servidor MSSQL”
A continuación se debe ingresar la sentencia SQL de acuerdo a la necesidad de
la metadata que se desee manejar, en este caso haremos un ejemplo con una
consulta a toda la tabla:
Select * from dbo.clientes
95
Sistema Gestor de Documentos
Se debe hacer un click en Actualizar Columnas y se actualizará el nombre de la
columna origen y se escoge la Propiedad de Destino como se muestra en la
imagen.
Figura 50. Relación de Columna Origen y Propiedad Destino
Fuente: Investigador
Finalmente se debe hacer click en OK hasta regresar al menú principal.
96
Sistema Gestor de Documentos
Ahora se procede a crear la Clase de Grupos dentro del objeto Documentos, para
ello se hace click derecho en Documentos y click en Nueva Clase de Grupo.
Figura 51. Creación de Nueva Clase de Grupo
Fuente: Investigador
En la siguiente pantalla muestra las clases que podemos ir agregando su ya
fueron creadas o a su vez crear nuevas para el grupo creado. En el ejemplo
crearemos una nueva clase y la agregaremos.
Primeramente se debe asignar un nombre al grupo de clase.
Figura 52. Nombre del Grupo de Clases
Fuente: Investigador
97
Sistema Gestor de Documentos
Ahora para añadir una clase se debe hacer click en en Agregar.
Figura 53. Agregar Clases a un Grupo
Fuente: Investigador
Luego hacer click en Nueva Clase, donde despliega la pantalla para configurar
de acuerdo a las necesidades de los metadatos que se necesita ingresar al
documento. Es necesario ingresar el nombre de la clase, el tipo de objeto y los
tipos de metadatos que contendrá.
Figura 54. Crear una Nueva Clase
Fuente: Investigador
98
Sistema Gestor de Documentos
Finalmente se dará click en OK y se visualizará la clase en el grupo, para añadir
solo se selecciona la clase y se hace click en agregar.
Figura 55. Clases de un Grupo
Fuente: Investigador
Para aceptar los cambios se debe hacer click en OK.
Figura 56. Clases Añadida a un Grupo
Fuente: Investigador
De esa manera se puede ir creando nuevos directorios de almacenamientos con
sus respectivos metadatos.
A continuación se presenta una imagen con mayor número de metadatos para
los documentos que se va a digitalizar.
99
Sistema Gestor de Documentos
Figura 57. Estructura Jerárquica de los Metadatos
Fuente: Investigador
ANEXO III. Manual de Usuario Cliente
Una vez configurado el acceso al cliente a la bóveda, sólo necesita subir sus
documentos a través del explorador del M-Files y utilizar el portal de acuerdo a
su necesidad, es decir si desea modificar, eliminar o buscar archivos dentro del
servidor.
Para agregar un documento tan solo se debe hacer click derecho agregar a MFiles y escoger a la bóveda deseada.
Figura 57. Agregar Archivo M-Files
Fuente: Investigador
100
Sistema Gestor de Documentos
A continuación se pedirá ingresar la información configurada en el servidor y el
lugar donde se desea almacenar, también el usuario puede crear nuevas
propiedades si lo desea. Finalmente se debe hacer click en crear
Figura 58. Agregar Archivo M-Files con Propiedades
Fuente: Investigador
101
Sistema Gestor de Documentos
El uso de la búsqueda de documentos se la realiza desde el portal de acceso del
cliente, esto se lo puede ver desde el ícono de MI PC, donde M-Files crea una
unidad de red con la letra M para la conexión con el servidor donde en su interior
muestra las bóvedas ligadas al cliente.
Figura 59. M-Files en el PC
Fuente: Investigador
102
Sistema Gestor de Documentos
Al ingresar a la bóveda tenemos la presentación del portal de M-Files como lo
muestra la imagen siguiente.
Figura 60. Portal M-Files Cliente
Fuente: Investigador
Donde:
1.- Navegación de documentos.
2.- Explorador de documentos.
3.- Documentos recientes.
4.- Creación de documentos.
5.- Previsualización de documentos.
6.- Búsqueda de documentos.
103
Sistema Gestor de Documentos
BIBLIOGRAFÍA
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https://www.alfresco.com/es
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http://www.athento.com/nuxeo/
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http://herramientasempresariales.com.mx/2011/08/enterprise-contentmanagement-%C2%BFque-es/
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