Subido por Sionly42

1. EL EXPEDIENTE

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Todo acto administrativo debe tener un expediente como
antecedente.
El expediente administrativo está conformado por una serie de
formalidades:
- Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y
son indispensables para la tramitación.
- Formalidades especiales: etapas del trámite que puede tener o
no tener lugar, de acuerdo con cada caso.
El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio
o a petición de cualquier persona física o jurídica, pública o privada que
invoque un derecho subjetivo o un interés legítimo.
ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO
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La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho tiene la facultad de
determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno
o expediente administrativo
Los agregados, desgloses, acumulación y desacumulación en
papel son facultad de la Mesa de Entradas y debe ser solicitados a esta
dependencia.
El servicio de Mesa de Entradas será en encargado de controlar
que la documentación recibida, que formará parte del expediente,
cumpla con determinados requisitos. Dentro de ese control, se tienen en
cuenta los siguientes pasos:
a) Controlar que se cumpla con los requisitos exigidos por las
normativas vigentes, es decir, confeccionar la carátula correctamente
con nombre y apellido de las partes interesadas y el órgano con
responsabilidad primaria encargado del trámite y el plazo para su
resolución.
b) Registrarlo.
c) Armar y foliar el expediente.
ORDENAMIENTO ADMINISTRATIVO
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Los expedientes administrativos serán compaginados en cuerpos
foliados de doscientas (200) fojas útiles como máximo.
Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno
tendrá su número de orden, por ejemplo 2.° Cuerpo, 3.° Cuerpo, etc.
La creación de cuerpos subsiguientes es facultad de Mesa de
Entradas, incluyendo en cada cuerpo constancia de su apertura.
Los cuerpos de un expediente siempre viajan juntos. Cuando se
realiza una transferencia, se debe aclarar en el remito la cantidad de
cuerpos que contiene y dejar registro de ello.
La foliatura debe tener las siguientes características:
a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden
correlativo de incorporación, incluso con más de un cuerpo de
expediente.
b) Constancia de copias: las copias de notas, informes o
disposiciones que se agreguen junto con el original NO se foliarán, pero
deberán ser identificadas con un sello con la inscripción «es copia». Sólo
se foliarán los originales.
c) Orden cronológico: la foliatura debe disponerse en el orden
correlativo a su incorporación.
Con relación a la foliatura y refoliatura debe tenerse en cuenta que:
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Las hojas que integren un expediente administrativo se foliarán
sellando el margen superior derecho, siendo la única foliatura válida.
La Dirección de Mesa de Entradas es la única autorizada para
proceder a refoliar actuaciones, por sí, o previa solicitud efectuada por
autoridad jerárquica.
Se realiza cuando un expediente contiene documentación que
corresponde a otro expediente. Esta puede ser incluida en un expediente
ya existente o generar uno nuevo.
El desglose de una actuación se debe solicitar a la Dirección de
Mesa de Entradas, quien reemplazará por copias certificadas los folios
desglosados, confeccionando una providencia donde conste la fecha
del acto, el número de expediente y el área que lo solicitó.
Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se
debe dejar una providencia como constancia en el expediente en el que
se desglosaron.
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Si el pedido de desglose es para dar inicio a un nuevo expediente,
los folios desglosados estarán precedidos por una providencia en la que
figure la dependencia que lo solicita, las actuaciones de las que
proceden, la cantidad de fojas con que se inicia el nuevo expediente y
los motivos de desglose.
La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho está autorizada
para realizar acumulación o desacumulación de expedientes por sí
misma o a pedido de alguna dependencia.
La acumulación es la unión temporaria de dos o más expedientes
que por su correspondencia y relación permitirán llegar a una conclusión
o decisión. Mientras subsista esta situación cada expediente conservará
su identificación y foliatura, pero se dejará expresa constancia en cada
uno de los expedientes que están unidos en forma temporaria, y quedará
debidamente registrado.
Si el expediente acumulado debiera incorporarse definitivamente
se denominará expediente «agregado».
Siempre se agrega el expediente nuevo al viejo, para lo cual Mesa
de Entradas y Despacho confeccionará y firmará una providencia en la
que constará la identificación del expediente agregado y la cantidad de
folios que lo componen.
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