UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO 1. LA EMPRESA : FUNCIONES Y ORGANIZACIÓN 1.1. FUNCIONES 1.2. ORGANIZACIÓN 2. EL DE LA EMPRESA DE LA EMPRESA DEPARTAMENTO DE COMPRAS 2.1. EL PERSONAL DE COMPRAS 3. APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS 3.1. OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO 3.2. OBJETIVOS DE LAS COMPRAS 4. NECESIDADES 5. PRODUCTOS DE APROVISIONAMIENTO Y MATERIALES 6. CIRCUITO Y FLUJO DE MATERIALES Página 1 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO 1. La Empresa: funciones y organización La empresa es una unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de una actividad empresarial. Según el sector de actividad las podemos clasificar en: Empresas extractivas: pertenecen al sector primario y su actividad principal consiste en extraer las materias primas, por ejemplo, agrícolas, ganaderas, minas, pesca, etc. Empresas industriales: se incluyen en el sector secundario y su actividad es la fabricación de bienes físicos. Transforman las materias primas en productos elaborados y aptos para el consumo., p. ejemplo, fábricas de muebles, vehículos, etc. Empresas de servicios: son empresas del sector terciario, cuya actividad es poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes y servicios que proceden de los sectores primario y secundario, por ejemplo, comercio, transporte, seguros, banca. 1.1. Funciones de la empresa Las principales son: ü La función técnica: Consiste en realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos; por ejemplo, aprovisionar a la empresa de las materias primas y los medios utilizados en el proceso de fabricación. ü La función comercial: Comprende las actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa, tales como estudios de mercado, publicidad, promociones, etc. ü La función financiera: Engloba las actividades relacionadas con los flujos de capital, por ejemplo, conseguir los recursos económicos necesarios, gestionar los cobros y los pagos, etc. ü La función social: Esta relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal. Son las actividades que realiza el departamento de recursos humanos, por ejemplo: selección, contratación y formación del personal, gestión de nóminas y seguros sociales. ü La función administrativa: gestiona la administración y el control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa Página 2 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros, compras y ventas, correspondencia recibida y emitida, etc. 1.2. Organización de la empresa La organización y estructura interna de la empresa se representa a través del organigrama, en él se reflejan los distintos departamentos, secciones o áreas de trabajo y la conexión, dependencia o relación que existe entre ellos. Organigrama es la representación gráfica de la organización interna de la empresa. Puede representar la estructura de toda la empresa (organigrama general) o de una sección o departamento (organigrama parcial o por sectores) DIRECCIÓN GENERAL Departamento Financiero Administrativo • Departament o Técnico Tesorería • Presupuestos • Contabilidad • • • • • Financiación • • Administración • Correspondencia y archivo • • Departamento Comercial Compras Almacén Fabricación Control de calidad Investigación y desarrollo (I+D) Mantenimiento y reparación de equipos Correspondencia y archivo • Ventas • Estudio mercados • Marketing • Publicidad • Promociones Departamento Recursos Humanos de • Selección contratación • Formación • Nóminas y Seguridad Social • Servicios Sociales 2. El departamento de compras El departamento de compra es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. Los bienes adquiridos en la empresa industrial son materias primas y auxiliares, envases, repuestos, suministros, seguros, servicios de asistencia técnica y mantenimiento, que se incorporan al proceso productivo; en cambio la empresa comercial compra mercaderías o artículos para la Página 3 de 9 y UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO reventa; y la empresa de servicios adquiere los bienes que utiliza para llevar a cabo sus actividades (vehículos en una empresa de trasportes) o contrata los servicios que no puede prestar ( seguros en una agencia de viajes). La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la empresa; es decir, se tiene en cuenta como mínimo: ü Los presupuestos elaborados en el departamento financiero ü Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción ü Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén ü Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial. 2.1. El personal de compras: Esta formado por el jefe de compras y el equipo de compradores que actúan bajo sus órdenes. El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. 3. Aprovisionamiento y compras Aprovisionar y comprar son dos términos que tienen un significado muy parecido, pero en el argot empresarial existen marcadas diferencias entre ellas. La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Por tanto, comprende la planificación y gestión de compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible. Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son: Página 4 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO ü Adquirir los materiales necesarios comercialización de los productos para la elaboración o ü Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material ü Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos. Stock: son las existencias en mercancías o productos que una empresa tiene en el almacén, a la espera de un posterior consumo o demanda La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa. Las principales funciones asignadas al departamento de compras son: ü Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas o técnicas utilizadas en las empresas de la competencia. ü Estudiar los envíos de los proveedores almacenamiento utilizados en la empresa y los métodos de ü Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener rápidamente el producto solicitado, aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en el sistema de transporte empleado. ü Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa. 3.1. Objetivos del aprovisionamiento Para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe alcanzar los siguientes objetivos: ü Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y otros suministros. ü Minimizar la inversión en inventarios; partiendo de una buena gestión de stocks se pueden reducir al máximo los costes de almacenamiento por pérdidas o daños en el producto Página 5 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO ü Establecer un sistema de información eficiente; se debe proporcionar a las secciones implicadas el estado del inventario y pasar a contabilidad informes sobre el valor monetario de las existencias. ü Cooperar con el departamento de compras 3.2. Objetivos de las compras Sus principales son: ü Buscar proveedores competitivos. La característica principal es operar con el proveedor apropiado, que nos facilite los materiales de mejor calidad y nos asegure el plazo de entrega. ü Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan. ü Conseguir la mejor relación calidad-precio. Cuando la calidad es el criterio principal de elección, es preciso negociar con el proveedor las facilidades de pago o el transporte ü Conseguir suministros a tiempo ü Mantener los inventarios al mínimo ü Colaborar con otras áreas de la empresa. 4. Necesidades de aprovisionamiento La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la demanda. Los almacenes en la empresa actúan a favor del proceso productivo (almacén de aprovisionamiento) o de la organización comercial (almacén de productos terminados) El almacén de aprovisionamiento es necesario para mantener el ritmo de producción El almacén de productos terminados, es necesario para regular el mercado de consumo Así es necesario ü Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos. Página 6 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO ü Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante, por ejemplo las conservas de tomates ü Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional, por ejemplo, turrones, equipos de nieve No obstante, también existen muchas razones en contra del almacenaje, como es realizar fuertes inversiones en edificios e instalaciones 5. Productos y materiales El producto es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboración, transformación o fabricación y que tiene como finalidad una transacción mercantil de compraventa. Los materiales son los componentes de productos, generalmente, los materiales que se utilizan en el proceso de elaboración de un producto son objeto de almacenamiento, y por ello dentro de la empresa se denominan bajo el nombre común de “stocks” o “existencias”. Los bienes que forman las existencias o stocks son: ü Mercaderías: son artículos, géneros, mercancías o productos adquiridos por la empresa y que los tiene almacenados hasta el día de la venta y entrega al cliente ü Materias primas: son los materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos ü Otros aprovisionamientos: • Elementos y conjuntos incorporables: son productos fabricados, generalmente, fuera de la empresa y adquiridos por ésta para incorporarlos en sus productos sin someterlos a transformación. • Combustibles, facilitan el proceso de transformación. • Repuestos: son piezas de recambio para instalar en equipos o máquinas • Materiales diversos: Son otros materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores y no se incorporan al producto fabricado. • Embalajes: son cubiertas o envolturas, como cajas de cartón, revestimientos de plástico. Página 7 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO • Envases: son recipientes o vasijas destinados a contener, proteger o resguardar el producto • Material de oficina: es el que se utiliza en las gestiones administrativas derivadas de la comercialización ü Productos en curso: son aquellos que se encuentran en proceso de fabricación o transformación, al cierre del ejercicio o cuando hacemos inventario a final de mes o semana ü Productos semiterminados; son aquellos que han pasado todo el proceso de fabricación pero no están preparados para la venta por tener que incorporarles algún elemento que la empresa comprar a otro fabricante. ü Productos terminados son los que han concluido todo el proceso de fabricación e incluso llevan incorporados los materiales de acondicionamiento. ü Los subproductos son artículos de carácter secundario o accesorio al producto principal. ü Los residuos se obtienen al mismo tiempo que los productos o subproductos ü Los materiales recuperados son los que, por tener valor y utilidad para la empresa, regresan nuevamente al almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo. 6. Circuito y flujo de materiales El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde el centro de extracción o el centro de producción hasta que llega al cliente o consumidor se hace en dos etapas: Una desde el centro de extracción a la fábrica o almacén, que se conoce como canal de aprovisionamiento y otra desde la fábrica o almacén a los punto de venta y se denomina canal de distribución. Una vez que los materiales y las mercancías han llegado a la empresa, los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricación y venta. Página 8 de 9 UNIDAD DIDÁCTICA 1: EL APROVISIONAMIENTO A) Flujo del producto, en una empresa comercial Aprovisionamiento Mercaderías Envases, Embalajes… Almacén Mercaderías Envases, Embalajes… Entrada Venta Consumidores Otras empresas Salidas B) Flujo de materiales y productos en una empresa industrial Aprovisionamiento Materias primas y otros Envases, Embalajes… Almacén Materias primas y otros Envases, Embalajes… Entrada Proceso de elaboración y envasado Salidas Venta Almacén Consumidores Productos terminados Salidas empresas industriales se caracterizan por su actividad Otras empresas Las cumplen tres funciones básicas Entradas transformadora y ü Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales, que obtienen de los proveedores con el fin de someterlos al proceso de elaboración o transformación ü Transformación de los materiales en productos terminados ü Distribución y venta de los productos fabricados. Las Empresas comerciales centran su actividad en las funciones de aprovisionamiento y distribución; los stocks o mercancías son los bienes adquiridos con el fin de venderlos a terceros sin transformación previa. ü El aprovisionamiento en las empresas comerciales mayoristas proviene directamente del fabricante, mientras que las detallistas el proveedor puede ser un fabricante o un distribuidor mayorista. ü La distribución, en la empresa mayorista, se dirige a las empresas detallistas, y en el caso de éstas, directamente al consumidor final Las empresas de servicios centran sus funciones en satisfacer las necesidades de los clientes. Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan y al ser de uso, generalmente, no se almacenan. Página 9 de 9
