EL OFICIO CONCEPTO El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. CLASES Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Oficio de transcripción La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. PARTES DEL OFICIO Membrete Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio. Nombre de Año Es la denominación que se le da al año actual P.Ej. "Año de la Paz Mundial". Lugar y fecha Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso. Numeración En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso. Destinatario Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. Asunto Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo. Referencia Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. Cuerpo o texto Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..." Despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente, Firma y pos firma Firma:- Se escribe la rúbrica a mano. Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo. Iníciales Al igual que en el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento. Anexo Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc. Distribución Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. CLUB DEPORTIVO “CAMPEONES” AA.HH. Santa Rosa - Piura “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 20 de octubre de 2011. OFICIO 005 -11-“CDC”/P SEÑOR : Agurto Arica Yarlequé Gerente General De Telefónica Del Perú. Ciudad. ASUNTO : Donación de implementos deportivos Tengo el honor de dirigirme a Ud., para saludarlo y a la vez hacer de su conocimiento que los jóvenes de entre 14 y 16 años de edad hemos fundado un Club Deportivo “Campeones” con la finalidad de practicar deportes todos los fines de semana para evitar el ocio y el vicio en aquéllos de nuestra edad. Por tal motivo, recurrimos a usted para solicitarle su apoyo con implementos deportivos como: camisetas, medias, chimpunes, y trusas, para una cantidad aproximada de 15 integrantes de dicho Club. A la espera de su pronta respuesta, le expresamos nuestros deseos de confraternidad. Atentamente, PERCY CRUZ FACUNDO PRESIDENTE PCF/mur MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CATACAOS Calle Comercio 6543 “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 29 de setiembre de 2011. OFICIO MÚLTIPLE 052-11-MDC/PCO SEÑOR : Andrés Sandoval Girón Director del Grupo “Los Sabrosos” Ciudad. ASUNTO criolla. : Invitación a participar en el II concurso de música Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer de su conocimiento que la Municipalidad de este distrito está organizando el II concurso de la Canción Criolla, por motivo de celebrarse la Semana de Artesano, los días 7 y 14 de octubre a partir de 7:00 a 11:00 pm en el coliseo “Heriberto Pírelo Gómez” de esta ciudad. Por ello, invitamos a ser partícipe de este evento con la temática libre en el género criollo, las inscripciones serán hasta el 06 de octubre, además se pide confirmar su participación en la Biblioteca Municipal de Catataos o llamar al teléfono 368765. Con la seguridad de contar con su valiosa participación, me despido de Ud. Atentamente, KELVIN ABAD ALVARADO PRESIDENTE DE COMISIÓN ANEXO: Bases del concurso C.C - Alcaldía - Archivo KAA/mur MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA Piura, 22 de junio de 2011. OFICIO 001-11-MPP/A Señor Dr. Juan Valdéz Pajuelo Presidente De la Comisión -Cita Cumbre LIMA ASUNTO : Acreditación del Dr. Fernando Castillo Siancas Es grato dirigirme a usted a fin de acreditar, por medio del presente al Dr. Fernando Castillo Siencas, en representación mía, ante la cita cumbre de Alcaldes de la Nación a realizarse el 26 del presente en dicha ciudad. Por lo tanto, agradeceré a Ud. Tenga a bien brindarle las facilidades del cado para el cumplimiento de su misión. Afectuosamente, Lic. ALBERTO CARRASCO TORRES ALCALDE CC: Interesado Archivo ACT/mur “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 16 de julio de 2011. CIRCULAR 062-11-UD Señores Jefes de Departamento ASUNTO: Directivas por uso de vacaciones Me dirijo a Uds. Para hacer de su conocimiento lo siguiente: La compañía considerará vacaciones anuales de acuerdo a ley todos los trabajadores que hayan cumplido un año de servicio. Los trabajadores que cumplan el tiempo señalado, deberán comunicarlo por escrito al Jefe del Departamento de Relaciones Industriales con una anticipación de 60 días, cada jefe de Departamento elaborará un rol de vacaciones del personal a su servicio, señalando la fecha de envío y retorno de los mismos. El departamento de Economía hará efectivo el pago del salario para vacaciones al personal que haga uso de estos beneficios en la fecha del inicio. Atentamente, JULIO ALVAREZ EZPINOZA GERENTE DE PERSONAL JAE/egf I.S.T. “RODRIGO DEL VALLE” Jr. Húsares de Junín 1332 - Santa María Telf. 235-4366 “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 18 de julio de 2011. OFICIO MÚLT. 072-11/ISTRDV Señor : JUAN PAREDES SOSA Decano de la Facultad de Ingeniería Electrónica de la Universidad Nacional de Piura Asunto : Invitación Ponente “II Seminario Electrónicos y Computarizados”. de Sistemas Permítame dirigirme a Ud. para saludarlo y a la vez manifestarle que nuestra institución ha organizado el “II Seminario de Sistemas Electrónicos y Computarizados”. Conocedor de su brillante trayectoria profesional sobre los Sistemas Electrónicos y Computarizados, me permito invitarlo a participar en dicha actividad como ponente con el tema: “LA ROBOTICA EN EL PERÚ”, que se realizará el día 25 del presente a las 10:00 horas en el auditorio principal de nuestra institución. Con la seguridad de contar con su valiosa participación, me despido de Ud. Atentamente, MIGUEL SOSA IPANAQUE DIRECTOR MAC/gcg INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PÚBLICO “ALMIRANTE MIGUEL GRAU” “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 18 de julio de 2011. OFICIO MÚLTIPLE 023-11-UA-DG-IESTP”AMG”. SEÑOR : Maribel Susana Rodríguez Navarro Jefe de Área Académica de Secretariado Ejecutivo ASUNTO : Designación de Jurado para examen Teórico-Práctico de Secretariado Ejecutivo REFERENCIA : a) Expediente 102 b) Resolución Directoral 04262-2010 Me dirijo a usted para saludarla y comunicarle que, de acuerdo con la Directiva de la referencia y en coordinación con la Unidad Académica, mi despacho designa el Jurado Examinador que llevará a cargo el Examen Teórico - Práctico de la carrera profesional de SECRETARIDO EJECUTIVO: Marilú Urrego Rosales. Presidente : Prof. Cléver Manuel Camacho Alzamora Jefe de la Unidad Académica Vocal : Prof. Maribel Susana Rodríguez Navarro Jefe de Área Académica de Secretariado Ejecutivo Secretaria : Prof. Francisco Zapata Ramos Docente. El examen se realizará el jueves 21 del presente a las 3:00 p.m. en el Departamento de la mencionada carrera. Aprovecho la ocasión para reiterarle mi especial consideración. Atentamente, CLÉVER CAMACHO ALZAMORA JEFE DE LA UNIDAD ACADÉMICA Distribución: Miembros del jurado Unidad Académica Secretaría General LACP/DG CMCA/JUA MEGAMARCAS S.A.C. “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO” Piura, 18 de julio de 2011. CIRCULAR 003-11/RR.HH SEÑORES TRABAJADORES ASUNTO : Agradecimiento por colaboración en evento Tengo el agrado de dirigirme a ustedes para agradecerles por su colaboración en el evento benéfico que realizamos el pasado viernes 15, el cual fue todo un éxito; Así mismo esperamos seguir contando con su apoyo para nuestras próximas realizaciones. Afectuosamente, MARIEL MONTEAGUDO JIMENEZ GERENTE DE RECURSOS HUMANOS MMJ/mur Lima 14 de abril de 2009 OFICIO MULTIPLE N 02-2009 Señor: Juan Pérez Administrador de la sede Huaral Presente: Nuevo modelo de carteleras. Tengo el agrado de dirigirme a usted para poner en conocimiento que a partir del próximo 05 de mayo se utilizara un nuevo modelo de carteleras, el mismo que esta especificado en los documentos que les fuera enviado la semana anterior. Sin otro particular reitero mi estima personal. Atentamente, Grecia Rosas Campana RR.HH Lima, 27 de abril de 2009 OFICIO MÚLTIPLE N 04-2009 Señor: Sebastián Espinoza Gerente de A&N Modelos Presente Asunto: agradecimiento por colaboración en evento Tengo el agrado de dirigirme a usted para brindarle mis más sinceros agradecimientos por la colaboración en el evento benéfico que realizamos el pasado viernes 24, el cual fue todo un éxito. Así mismo esperamos poder seguir con ustedes para nuestras próximas realizaciones. Sin otro particular le reitero mi estima personal. Atentamente, Mariel Monteagudo Gerente de Recursos Humanos