DEPARTAMENTO DE CIENCIAS Carrera : INGENIERIA INDUSTRIAL Curso : GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS Profesor : Mag. ABEL ZÁRATE PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Lima, 2 diciembre de 2019 Lima - Perú PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INDICE Introducción Capítulo I – CASO DEL NEGOCIO 1.1. Historia 1.2. Resumen Ejecutivo 1.3. Descripción del Problema 1.4. Oportunidades para el Negocio 1.5. Beneficios para el Negocio 1.6. Supuestos o premisas 1.7. Descripción del Proyecto 1.8. Justificación del Proyecto 1.9. Plan de Implementación 1.10. Estrategias para la Implementación Capítulo II –INICIACIÓN / ACTIVIDADES DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 2.1. Integrantes 2.2. Giro del Negocio 2.3. Formación del Comité del Área 2.4. Identificar los Interesados Internos y Externos (Stakeholders) 2.5. Apoyar y Actualizar el Plan Estratégico Institucional 2.6. Identificar los objetivos de Negocio en las dimensiones del BSC y definir sus métricas. 2.7. Objetivos del área. 2.8. Alinear los objetivos del área con los Objetivos del Negocio 2.9. Proyección de Costos y Tiempo 2.10. Riesgos 2.11. Consideración y aplicación de los ODS 2.12. Matriz FODA Cruzada Capitulo III –PLANIFICACIÓN 3.1. Registro de Stakeholders 3.2. Matriz de Stakeholders 3.3. Lista de Colaboradores 3.4. Lista de Entregables 3.5. Matriz de Gestión del Tiempo 3.6. Matriz RACI 3.7. Registro de Riesgos 3.8. Matriz de Riesgos 3.9. Plan de Comunicaciones 3.10. Gestión del Plan de Calidad Capítulo IV – DIRECCIÓN Y CONTROL 4.1. Lista de Control – Kick Off 4.2. Informe de Avance del Proyecto 4.3. Evaluación Financiera del Proyecto 4.4. Lecciones Aprendidas Capítulo V – CONCLUSIONES Capítulo VI – RECOMENDACIONES Referencias Bibliográficas PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitúlo I : CASO DEL NEGOCIO I. Capítulo I – CASO DEL NEGOCIO 1.1. Historia Gráfica Fénix SRL inicia sus operaciones por su fundador hace 26 años, la experiencia del fundador es heredado de su señor padre, quien ya poseía una imprenta con 3 máquinas cuando el dueño nació, de quien se siente muy agradecido, con él aprendió a desarrollar este rubro de las artes gráficas. La empresa inició sus operaciones con una máquina de 1 color tamaño doble oficio (Davidson 701), después pasó a comprar un segunda máquina de 1 color de tamaño oficio (500), después una Roland Miehle de formato 50 x 70 cm, después una guillotina y después una impresora offset de colores marca Solna; comprendiendo que el crecimiento de mayor envergadura no se podría dar sin ingresar al sistema financiero, tiempo después vendió todas las máquinas para comprar una impresora de 2 colores, prestando del banco el saldo para completar el precio de esta máquina, a través de un producto financiero en el BBVA llamado activo fijo, 6 meses después compró una segunda máquina idéntica con leasing en el BBVA (entregó el 50% de adelanto), créditos que se pagaron en el mismo año, unos meses seguidos trajo una guillotina Polar 92 XT (última versión), seguido trajo una Heidelberg Speedmaster 74-5 (marca alemana - marca líder en maquinaria de impresión), paralelamente con una impresora SM 52-5 apoyado en la alta producción (alcanzando 22 millones de impresiones anuales), con toda esta capacidad instalada puede verse cada día un crecimiento importante, debido a la gestión de alta calidad, como uno de los pilares de su gestión estratégica ; También menciona que gracias a la disciplina, todos sus créditos fueron cancelados, mucho antes de su tiempo contratado, hasta el momento ha realizado 15 operaciones financieras. Todas las compras de maquinarias las ha supervisado el mismo dueño, viajando a Alemania, a realizar las inspecciones personalmente. Hace 1 año la empresa tuvo su última adquisición, una máquina CTP marca KODAK para hacer planchas offset; de manera que la empresa cuenta con capacidad instalada que le permite estar en continuo crecimiento a un estándar por encima del promedio en calidad y producción En los próximos 15 días, se instalará una nueva máquina Heidelberg Speedmaster de 4 colores de medio pliego, crecimiento basado y forjado en con el concepto de gestión de calidad. 1.2. Resumen Ejecutivo El medio de la imprenta o materiales impresos, sigue reportando un crecimiento, el uso de materiales didácticos educativos para un sistema en busca de cultura y educación para un país del tercer mundo todavía mantendrá un consumo importante, en base a este contexto la empresa debe buscar un sistema de Innovación estratégica a fin de alcanzar un crecimiento ascendente. En este sentido, la empresa cuenta con una capacidad instalada, calidad y buen trato, habiendo creado así una simbiosis entre empresa, colaboradores, clientes y proveedores; configurándose así una estrategia que le ha permitido a la empresa continuar en crecimiento. La empresa cuenta entre sus productos la elaboración de libros, literaturas, revistas, volantes, afiches, flyers, y formatos en general. Atendiendo de la mejor manera a todos sus clientes, los mismos que en parte mantiene desde el inicio de sus operaciones. 1.3. Descripción del Problema La empresa Gráfica Fénix S.R.L no cuenta con un sistema de control de gestión de la dirección, control de productividad, logística e inventario. 1.4. Oportunidades para el Negocio a. Modernización e inversión en infraestructura, equipos y maquinaria. b. Mejoramiento de las condiciones de trabajo y remuneración del personal operativo. c. Desarrollo de nuevas estrategias y canales de venta. d. Nuevas formas de financiamiento con los clientes, proveedores y entidades bancarias. 1.5. Beneficios para el Negocio a. Personal calificado y comprometido con los objetivos de la empresa b. Variedad de servicios que se ofrece. c. Trabajos de impresión de calidad. d. Maquinaria adecuada para el área de pre-prensa, prensa y post-prensa. e. Flexibilidad y capacidad de atención de diferentes pedidos. f. Proveedores adecuados para los diferentes productos y servicios requeridos por la empresa. 1.6. Supuestos o premisas a. La empresa Gráfica Fénix S.R.L se compromete en el desarrollo activo de las responsabilidades que conlleven la implementación del sistema ERP. b. La empresa Gráfica Fénix S.R.L. se compromete con la capacitación de todo el personal para las futuras modificaciones que el sistema ERP ayudará a implementar. 1.7. Descripción del Proyecto El proyecto está enfocado en la mejora del sistema de control de la productividad, la logística e inventario. La implementación de un sistema ERP nos ayudará a mejorar nuestra gestión y control de todas las áreas de la empresa, debido a que se tendrá métricas y porcentajes de rendimientos en los centros de trabajo o estaciones, mejor control de nuestros insumos (ingresos y egresos de materiales) y mejoras en la logística. ¿Siempre hemos hablado qué sería ideal contar con herramientas adecuadas para hacer que los procesos de producción en Gráfica Fenix S.R.L. sean más eficientes y rentables, puesto que nuestro mercado hoy en día sólo busca precio y ante eso lo único que podemos hacer es bajar márgenes para no perder, no es así? Bueno, después de haber visto funcionar y analizar muchos softwares de gestión, no sólo en Perú sino en diversas partes del mundo, algunos, lamentablemente no son 100% adaptables a nuestro mercado o peor aún, al modelo de negocio que tienes y casi todos nos exigen adaptarnos a ellos, con lo cual los tiempos de implementación se hacen extremadamente largos y por lo general los montos a invertir son muy elevados, lo cual complica una recuperación (ROI); sin embargo, hoy puedo decirte que la empresa Twist Software ha logrado desarrollar TWISTPRINT, una herramienta de gestión especializada para imprentas (Comercial, Editorial, Etiquetas, Packaging, Gran Formato), que simplifica la operación, baja tus costos y empuja tus ventas; la cual considero que está por encima de cualquier otra que hayas podido ver o evaluar, no sólo por su flexibilidad y adaptabilidad, sino también por la inversión que requiere y sobre todo por los tiempos de implementación que son extraordinarios. Ésta es una potente herramienta de gestión y control que conecta a toda tu organización de cara al cliente, eliminando tus problemas de dependencia de personal y automatizando todos tus procesos, desde cotización, ordenes de trabajo, inventarios, tercerización, planificación automática, control de planta, despachos, mantenimiento, indicadores (KPI’s), e incentivos para todos tus colaboradores, siempre con la mira puesta en la rentabilidad y en el crecimiento de las ventas. Coincidirás conmigo que hoy en día trabajar Just In Time no es una opción, sino un requisito para competir y así poder entregar a los clientes respuestas inmediatas, siendo ésta la única diferenciación frente a tus competidores sin tener que bajar precios. Imagina tu planta trabajando perfectamente coordinada (Cotización, Almacén, Pre-Prensa, Prensa, Corte, Acabados, Facturación, Despachos, Mantenimiento, etc.) y a ti enfocado en la dirección estratégica del negocio y monitoreando en tiempo real el 100% de tu planta sin importar donde te encuentres; ¡con TWISTPRINT tienes esa oportunidad!!! Obsesionados con la simplicidad de implementación y de uso, TWISTPRINT casi no necesita capacitación y te permite hacer automatización total de gestión en sólo 4 semanas, independiente del tamaño de tú organización, cantidad de personas o de las tecnologías que utilices; cada detalle ha sido cuidadosamente diseñado para ser implementado sobre la marcha y totalmente adaptable a la realidad de tu empresa. Tener en tiempo real el feedback de tus clientes por cada trabajo y gestionar los que fueron afectados para enfocarte en mejorar constantemente y no cometer dos veces el mismo error, no sólo te permitirá elevar los niveles de servicio al cliente, sino también diferenciarte de tus competidores y generar lealtad. Entonces, pensar en REDUCIR COSTOS, AUMENTAR VENTAS E INCREMENTAR RENTABILIDAD con una herramienta de gestión como TWISTPRINT, realmente es fácil. 1.8. Justificación del Proyecto Otra de las causas del fracaso de las medianas empresas en crecimiento es la falta de análisis estratégico. Muchos líderes lanzan al mercado propuestas que no resultan oportunas ni mucho menos atienden a las necesidades de su mercado y esto se debe a errores como la no elección del segmento adecuado, falta de productos innovadores, falta de análisis de los competidores, escasez de mano de obra calificada, etc. Los resultados del VAN y TIR arrojarán porcentajes óptimos como resultado de la implementación del ERP. 1.9. Plan de Implementación Nuestro plan de implementación proyecta cómo se desarrollará la implementación del ERP en la empresa Gráfica Fénix y por lo cual se requiere los siguientes compromisos: a. Que todo el personal se encuentre comprometido con la implementación del ERP desde el más alto nivel. b. La parte administrativa debe trabajar en conjunto con el área operativa para definir los requisitos. c. Tener bien definido los roles que cada personal tomará en la ejecución del proyecto ERP. 1.10. Estrategias que desarrollaran el proceso de implementación del ERP a. Conformación de un equipo multifuncional: Nos enfocaremos que cada colaborador de la empresa aprenda diversas funciones del sistema a implementar, no solo el que le correspondería, así puede suplir a cualquier personal. b. Utilizar la estrategia corporativa: La idea es seguir con la política de calidad brindada por la empresa desde sus inicios y buscando una mejora continua con la implementación del ERP. c. Demostrar actividad: Se buscará proactividad al trabajar, la cual debe ser una manera objetiva logrando un ambiente de trabajo consolidado. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capítulo II –INICIACIÓN ACTIVIDADES DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN II. Capítulo II – INICIACIÓN / ACTIVIDADES DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 2.1. Integrantes Gráfica Fénix SRL, se caracteriza por contar con un excelente grupo humano entre profesionales técnicos y universitarios que laboran y son parte de la filosofía e identidad de la empresa, que son el engranaje entre máquina-hombre, servicio-calidad, tecnología-eficiencia, lo cual genera la confianza para estar por encima del estándar, reconociendo el talento en búsqueda de la excelencia de la empresa. N° DE COLABORADORES CARGO 01 GERENCIA 01 JEFE DE PRODUCCIÓN 01 ADMINISTRACIÓN 01 PERSONAL DE VENTAS 01 PERSONAL DE COSTOS 02 MAQUINISTA DE MÁQUINA OFFSET 02 ASISTENTE MAQUINISTA OFFSET 01 CORTADOR DE GUILLOTINA POLAR 92 02 OPERADOR PRE- PRENSA 01 ASISTENTE DE PRODUCCIÓN DESARROLLO Y CREACIÓN DE DISEÑOS GRÁFICOS 01 2.2. Giro del Negocio RAZÓN SOCIAL: GRAFICA FENIX S. R. L DIRECCIÓN: Av. Prolongación Arica 1827 - Urb. Chacra Ríos Norte - Lima R. U. C.: 20164648053 CIU 1811 - IMPRESIÓN CIU 6209 - OTRAS ACTIVIDADES TIC La CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) es una clasificación de actividades cuyo alcance abarca a todas las actividades económicas, las cuales se refieren tradicionalmente a las actividades productivas, es decir, aquellas que producen bienes y servicios). 2.3. Formación del Comité del Área 2.4. Identificar los Interesados Internos y Externos (Stakeholders) Internos Externos 1 2 1 2 SUNAT SUNAFIL 3 3 Proveedores 4 4 Entidades financieras 5 Municipalidad Gerencia 2.5. Apoyar y Actualizar el Plan Estratégico Institucional Actualmente la empresa cuenta con Organigrama, Procedimientos, Procesos, Reportes de Producción, Reportes de Caja, Plan de Contingencia, Plan de Calidad y Sistema de Trabajo Global, los mismos que nos han servido como base para conformar el presente estudio de PEI, PEI que complementará el perfil institucional, estudio de investigación que abarca todas las áreas. 2.6. Identificar los objetivos de Negocio a. Buscar constantemente el mejoramiento. b. Mantener la calidad continuamente. c. Construir una marca fuerte y sólida. d. Lograr una armonía entre cliente, empresa y colaboradores. e. Atender con puntualidad, calidad y rapidez. f. Destacar en el mercado gráfico. g. Explotar la capacidad instalada. h. Satisfacer las necesidades de los clientes. 2.7. Identificar los objetivos del Área Reducir los tiempos entre cambios manteniendo la MAQUINISTA DE MÁQUINA OFFSET calidad. Habilitar material en escuadra para un acabado CORTADOR DE GUILLOTINA POLAR 92 OPERADOR PRE- PRENSA prolijo. Revisar archivos para evitar errores. Hacer seguimiento de la cola de producción, ASISTENTE DE PRODUCCIÓN evitando tiempos muertos. DESARROLLO Y CREACIÓN DE DISEÑOS GRÁFICOS 2.8. Recursos Procesos Resultados Perspectiva Cerrar los productos creativos en el más corto tiempo. Alinear los objetivos del área con los Objetivos del Negocio Objetivo Indicador Incrementar la rentabilidad de Ventas / Costos produccion la planta Incrementar la Facturacion Incrementar productividad Ventas / Precio medio Promociones / expositores Costos produccion / m° Ventas-costos produccion / n° empleados Desviacion respecto al nominal Consumir eficientemente los materiales Reducir perdidas productos en Mermas productos en curso curso Reducir tiempos de cambio Tiempos de cambio Costos mantenimiento Mejorar la eficiencia del preventivo / Costos mantenimiento operativo mantenimientocorrectivo Fuentes Contabilidad Facturacion Tiendas Clientes Modelos Promociones Contabilidad Facturacion Formularios Costos de procesos Formularios de procesos Productos Formularios de procesos Formularios de mantenimiento 2.9. Proyección de Costos y Tiempo La empresa cuenta con las características de los equipos a adquirir, los mismos que viene utilizando con una larga trayectoria, equipos que le han brindado a la empresa la capacidad de calidad y cumplimiento por las bondades del equipo y marca de procedencia alemana, precio del equipo seleccionado por el cual adjunto la proforma: El financiamiento se ocupa de la búsqueda de capital a través de los diferentes mecanismos de obtención de recursos financieros y la especificación de los diferentes flujos de origen de fondos para un periodo de tiempo estipulado. Para el Financiamiento del Proyecto se está considerando el Leasing o Arrendamiento Financiero. Definición de Leasing El leasing es un contrato entre dos partes, para adquirir bienes de capital, como maquinaria, vehículos o inmuebles como oficinas. La entidad compra el bien a su nombre y te lo arrienda a cambio del pago de cuotas periódicas en un plazo determinado. La principal característica el Leasing es que a nivel jurídico se considera como un alquiler. A nivel financiero, se indicará como una compraventa en el momento del pago final de la última cuota que da derecho a la compra final del bien. Ventajas del Leasing El leasing ofrece algunas ventajas respecto a los créditos tradicionales: 1. No requiere una cuota inicial y la entidad financiera financia la operación al 100%. 2. El activo es propiedad del banco, por lo tanto, es inembargable por terceros. 3. La empresa no aumentará su capital, porque el bien adquirido no es nuestro, por lo cual es preferible a la hora de declarar impuestos. No obstante, el pago de esos impuestos será incluidos en las cuotas que se pagarán. 4. Además, la maquinaria o los vehículos deprecian su valor con el uso, por lo tanto, es más beneficioso comprarlos vía leasing. Proyección de Tiempo de Implementación Obsesionados con la simplicidad de implementación y de uso, TWISTPRINT casi no necesita capacitación y te permite hacer automatización total de gestión en sólo 4 semanas, independiente del tamaño de tú organización, cantidad de personas o de las tecnologías que utilices; cada detalle ha sido cuidadosamente diseñado para ser implementado sobre la marcha y totalmente adaptable a la realidad de tu empresa. Tener en tiempo real el feedback de tus clientes por cada trabajo y gestionar los que fueron afectados para enfocarte en mejorar constantemente y no cometer dos veces el mismo error, no sólo te permitirá elevar los niveles de servicio al cliente, sino también diferenciarte de tus competidores y generar lealtad. 2.10. Riesgos 1. El grupo de colaboradores no sea estable. 2. Que no se haga una buena gestión para implementar el nuevo plan de trabajo. 3. Responsabilidad civil a terceros. 4. Aumento de la competencia. 5. Problemas políticos de coyuntura. 6. Estabilidad económica del país. 7. Daño a la reputación 2.11. Consideración y aplicación de los ODS Los Objetivos de Desarrollo Sostenible, también conocidos como Objetivos Mundiales, se adoptaron por todos los Estados Miembros en 2015 como un llamado universal para poner fin a la pobreza, proteger el planeta y garantizar que todas las personas gocen de paz y prosperidad para 2030. Los 17 ODS están integrados, ya que reconocen que las intervenciones en un área afectarán los resultados de otras y que el desarrollo debe equilibrar la sostenibilidad medio ambiental, económica y social. Siguiendo la promesa de no dejar a nadie atrás, los países se han comprometido a acelerar el progreso para aquellos más atrasados. Es por esto que los ODS han sido diseñados para traer al mundo varios “ceros” que cambien la vida, lo que incluye pobreza cero, hambre cero, SIDA cero y discriminación cero contra las mujeres y niñas. Todo el mundo es necesario para alcanzar estos objetivos ambiciosos. Se necesita la creatividad, el conocimiento, la tecnología y los recursos financieros de toda la sociedad para conseguir los ODS en cada contexto. a. Objetivo 14: Vida Submarina “Conservar y utilizar en forma sostenible los océanos, los mares y los recursos marinos para el desarrollo sostenible”; forman parte 17 objetivos y 169 metas, la idea es tratar de alcanzarlos para el 2030, lo conforman los estados miembros de las Naciones Unidas. Los océanos del mundo, su temperatura, composición química, corrientes y vida son el motor de los sistemas globales que hacen que la Tierra sea un lugar habitable para los seres humanos. La forma en que gestionamos este recurso vital es fundamental para la humanidad y para contrarrestar los efectos del cambio climático. La contaminación marina, que proviene en su mayor parte de fuentes terrestres, ha llegado a niveles alarmantes: por cada kilómetro cuadrado de océano hay un promedio de 13.000 trozos de desechos plásticos. Los Objetivos de Desarrollo Sostenible generan un marco para ordenar y proteger de manera sostenible los ecosistemas marinos y costeros de la contaminación terrestre, así como para abordar los impactos de la acidificación de los océanos. Mejorar la conservación y el uso sostenible de los recursos oceánicos a través del derecho internacional también ayudará a mitigar algunos de los retos que enfrentan los océanos. Como lo aplico en el presente PEI, instalando pozos escépticos, evitando así mayor contaminación de las aguas, las mismas que en la mayoría de los casos terminan en los mares, además que mediante el intemperismo contamina el medio ambiente, inclusive generando enfermedades virales. Qué aportes puedo dar en el corte, mediano y largo plazo a través del presente PEI, a corto plazo instalando pozos escépticos, a mediano plazo un sistema de purificación de agua y a largo plazo un tratamiento de agua. b. Objetivo 16: Paz, Justicia e instituciones Sólidas ¿CÓMO LO APLICO A MI PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PEI? Ya que estos problemas psicosociales y/o psicóticos vienen desde casa, propondría hacer talleres de charla para padres e hijos, para así generar un ambiente adecuado para el desarrollo familiar. ¿CUÁL ES EL APORTE QUE PUEDO DAR A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO? a. Corto plazo: Proponer que las leyes se modifiquen. b. Mediano plazo: Crear instituciones de ayuda para las personas con problemas psicológicos y/o psicosociales. c. Largo plazo: Talleres educativos, para apoyar a su integración a la sociedad. b. Objetivo 17: Revitalizar la Alianza Mundial para el Desarrollo Sostenible La ODS necesita alianzas entre los proveedores o empresas sobre el rubro analizado. Dichas alianzas son construidas sobre principios y valores, compartiendo una visión y sobre todo las metas buscando resultados a nivel global. Por el lado de la imprenta, se necesita acciones correctivas urgentes para movilizar, redirigir y tomar conciencia los recursos humanos no renovables cumpliendo con los objetivos de desarrollo sostenible. Se presenta Inversiones a corto, mediano y largo plazo especialmente en el rubro tan competitivo y poco formalizado en el Perú. Mejorar el uso a conciencia de los papeles mediante la reutilización y consumo de papel reciclado con el mejor el fin de disminuir el consumo masivo de papel. Mejorar la cooperación en la tecnología e innovación en el rubro de imprenta aumentando la legalización de todas las empresas, incluso se llega a mejorar la facilitación de la tecnología. Aumentar el apoyo por parte del gobierno para el sector del Rubro imprenta. Incluso mediante la cooperación del Gobierno se logra mejorar la calidad de enseñanza a los estudiantes ya que el precio de venta de libros disminuirá. c. Objetivo 11: Ciudades y Comunidades Sostenibles ¿EN QUE CONSISTE? Son muchos los problemas que existen para mantener ciudades de manera que se sigan creando empleos y prosperidad sin ejercer presión sobre la tierra y los recursos. Los problemas comunes de las ciudades son la congestión, la falta de fondos para prestar servicios básicos, la escasez de vivienda adecuada y el deterioro de la infraestructura. Por el lado de la imprenta, se necesita acciones correctivas para aprovechar mejor los recursos y reducir la contaminación y tomar conciencia los recursos no renovables cumpliendo con los objetivos de desarrollo sostenible. ¿CÓMO LO APLICO A MI PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PEI? Propondría habilitar tachos ecológicos en puntos estratégicos de consumo masivo para la ciudadanía, para así generar un ambiente fuera de contaminación. ¿CUÁL ES EL APORTE QUE PUEDO DAR A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO? d. Corto plazo: Proponer leyes que eviten la contaminación del medio ambiente. e. Mediano y Largo plazo: Instalar tachos ecológicos en puntos estratégicos de cada municipio de la ciudad. d. Objetivo 13: Acción por el Clima ¿EN QUE CONSISTE? El cambio climático afecta a todos los países en todos los continentes. Tiene un impacto negativo en la economía nacional y en la vida de las personas, de las comunidades y de los países. En un futuro las consecuencias serán todavía peores. Pero el cambio climático es un reto global que no respeta las fronteras nacionales. Las emisiones en un punto del planeta afectan a otros lugares lejanos. Es un problema que requiere que la comunidad internacional trabaje de forma coordinada y precisa de la cooperación internacional para que los países en desarrollo avancen hacia una economía baja en carbono. Los países están trabajando para adoptar un acuerdo global en París este mes de diciembre con el objetivo de luchar contra el cambio climático. ¿CÓMO LO APLICO A MI PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PEI? Dejar de utilizar solución de fuente, alcohol y thinner, usando otros insumos alternativos, que disminuyan la contaminación al medio ambiente. ¿CUÁL ES EL APORTE QUE PUEDO DAR A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO? a. Corto plazo: Reducir el consumo de insumos químicos. b. Mediano y Largo plazo: Mejorar la calidad de vida, usando insumos alternativos. 2.11. Matriz FODA Cruzada 2.12 Implementación de Ajuste y Mejora de Estrategias Las estrategias permitirán: Contar con procesos más competitivos y eficaces, Tener mayor control y seguimiento de las acciones que se van a emplear para corregir los problemas que se presentan en los procesos, Conocer las causas que ocasionan los problemas y encontrar su posible solución. Decidir los puntos prioritarios y la estrategia que se debe seguir. Determinar en un plan, las acciones a realizar en un futuro, al igual que la manera en que se controlará y se dará el seguimiento. Aumentar la eficacia y la eficiencia de la empresa. Pasos para realizar un plan de mejora Paso 1. Identificar el proceso o problema a mejorar, Con base en la información que se derivó de la planeación estratégica, esto es: Entorno Interno: Fortalezas y Debilidades Entorno Externo: Oportunidades y Amenazas tomar aquellos elementos que sean más relevantes para la empresa, ya sea para incrementar una fortaleza, subsanar una debilidad, contrarrestar una amenaza u aprovechar una oportunidad. Paso 2. Identificar el proceso o problema a mejorar Paso 3. Identificar las causas que originan el problema. Se debe de emplear un método que permita analizar la mejor manera posible el problema con el fin de encontrar la causa que lo provoca. Dentro de los métodos que se sugieren se encuentran: Paso 4. Identificar las causas que originan el problema, Diagrama de Pareto: en donde se menciona por un lado el problema o proceso y por el otro se explica más detalladamente las causas que originan el problema. Mucha Competencia Existen muchos competidores cercanos que disminuyen las ventas del negocio. 50% Precios Muy Altos Los precios de los productos son por arriba del promedio del sector. 20% Falta de Proveedores La falta de proveedores ha impedido contar con mejores precios e insumos de calidad. 20% Falta de Inventarios En ocasiones no se cuenta con el producto que desea el cliente. 10% Causas Explicación Frecuencia Problema: Pocas Ventas Paso 5. Definir Objetivos Generales. Una vez que se han detectado los problemas y sus posibles causas, es necesario definir la manera en que se solucionarán a grandes rasgos, es decir es necesario definir objetivos generales. Los objetivos generales son enunciados que contienen los fines que se quieren lograr y el motivo (¿para qué?) y deben contemplar elementos como el tiempo y el responsable. Generalmente dan respuesta a una estrategia de la empresa. Para el logro satisfactorio de los objetivos generales es necesario definir proyectos específicos que lleven a la acción aquella situación deseada. Es decir, que nos lleven de la situación actual a la situación deseada. Paso 6. Definir los Proyectos y Acciones de Mejora, Requerimientos para crear un proyecto de mejora: Contar un enunciado que describa con claridad el proyecto. 1.1 Objetivo del Proyecto. Los fines que se quieren lograr y para qué. 1.2. Metas del Proyecto. Qué se va a lograr, cómo y cuándo. 1.3. Justificación del Proyecto. Porqué es necesario. Definir las Acciones que se requieren para lograr los objetivos y cumplir con las metas. Calendarizar las acciones para llevar una secuencia lógica. Asignar responsables. Designar a la persona que será responsable de las acciones requeridas en las fechas calendarizadas, deberá existir un compromiso bien definido. Paso 7. Definir los Proyectos y Acciones de Mejora Definir los Recursos Requeridos. Definir los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos e informáticos necesarios para llevar a cabo las actividades cuando se requieran. Definir Posibles Obstáculos Definir obstáculos que posiblemente pudieran impedir la implementación exitosa del proyecto. Definir Indicadores de Desempeño e Impacto (Tema 4) Definir indicadores que muestren cómo y cuándo se ha progresado en el logro de los objetivos y las metas del proyecto, así como indicadores que permitan evaluar el impacto social, económico, organizacional que ha tenido el proyecto sobre los objetivos de la empresa. Paso 8. Definir los Proyectos y Acciones de Mejora Etapas en el Desarrollo de Proyectos de Mejora Paso 9. Definir los Proyectos y Acciones de Mejora Etapas en el Desarrollo de Proyectos de Mejora 1. Conceptualización 3. Operación 4. Maduración 2. Lanzamiento Identificar e involucrar al responsable Afinar objetivos y acciones el apoyo de los involucrados Identificar la fuente de financiamiento Realizar ajustes al plan de trabajo Apoyar el lanzamiento del proyecto Conseguir los recursos Dar seguimiento al lanzamiento Dar seguimiento al desempeño. Vigilar y asegurar la concretización de las primeras acciones y resultados Vigilar que los recursos se estén asignando oportunamente Dar seguimiento a los objetivos y resultados del proyecto Evaluar el ciclo de vida: Formalizarlo como permanente Darle cierre formal Ajustar el rumbo >Redefinir y relanzar el proyecto Paso 10. Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y Acciones Al momento de planificar es importante que las acciones más urgentes se lleven a cabo primero, por lo que es necesario priorizar tanto los proyectos como las acciones, dicha priorización puede ser: En términos de importancia y urgencia . En términos de plazo en el tiempo para el arranque de proyectos Paso 11. Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y Acciones En Términos de Importancia y Urgencia Inmediato (1) Urgente (2) Puede Esperar (3) Indispensable (I) Necesario (N) Deseable (D) Importancia Urgencia I3 I2 I1 N3 N2 N1 D3 D2 D1 Paso 12. Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y Acciones En Términos de Tiempo para el Arranque del Proyecto Menos de 1 Año Corto Plazo (CP) De 1 a 2 Años Mediano Plazo (MP) Más de 1 Año Largo Plazo (LP) Paso 13. Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y Acciones Cuando ya se han establecido las prioridades, se tendrá entonces un plan de mejora con objetivos generales, proyectos y acciones. Al plan de mejora se les deberá dar un seguimiento cercano en base a los indicadores de impacto y de desempeño. Dicho seguimiento se deberá realizar en un periodo establecido por el líder del proyecto, donde se revisará el cumplimiento de las metas y el impacto de las acciones en la empresa. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitulo III – PLANIFICACIÓN III. Capítulo III – PLANIFICACIÓN 3.1. Registro de Stakeholders 3.2. Matriz de Stakeholders 3.3. Lista de Colaboradores 3.4. Lista de Entregables 3.5. Matriz de Gestión del Tiempo 3.6. Matriz RACI 3.7. Registro de Riesgos CLIENTE AUTOR FECHA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SIN IMPACTO PEQUEÑA REDUCCIÓN DE LOS MARGENES REDUCCIÓN MEDIA DE LOS MARGENES REDUCCIÓN ALTA DE LOS MARGENES GASTO COMPLETO DE LOS MARGENES SOBRE COSTE O ATRASO <10% SOBRE COSTE O ATRASO 10-20% SOBRE COSTE O ATRASO 20-30% SOBRE COSTE O ATRASO 30-40% CANCELACIÓN DEL PROYECTO 3.8. Matriz de Riesgos PROBABILIDAD CASI SEGURO QUE OCURRIRÁ 10 9 PROBABILIDAD ALTA 8 7 19.2 6 19.5 4 19.4 2 PROYECTO AREA REVISION 19.7 19.3 19.1 PROBABILIDAD MEDIO-ALTA 5 PROBABILIDAD MEDIA 19.6 3 BAJA PROBABILIDAD 1 IMPACTO SOBRE EL PROYECTO 3.9. Plan de Comunicaciones 3.10. Plan de Gestión de la Calidad PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA La Empresa Gráfica Fénix SRL. Es una Empresa dedicada a la impresión de revistas, libros y otros a clientes internos y externos a nivel nacional. Con la finalidad de mantener en el futuro altos niveles de eficiencia y competitividad La decisión de implementar el Sistema Integrado de Gestión en la Empresa Gráfica Fénix SRL. es de carácter voluntario, por la cual la Empresa asume la necesidad de comprometer esfuerzos para lograr una mejor relación con los clientes, protegiendo su seguridad y salud en el trabajo. La implementación del SIG, es un compromiso de la Gerencia General e involucra a todo el personal que a mediano plazo serán beneficiados todos. 1. Objetivos, Metas y Programas: La Empresa Gráfica Fénix SRL. establece y mantiene documentado sus objetivos, metas y programas ambientales y de seguridad y salud ocupacional correspondientes a los aspectos ambientales significativos y a los riesgos supercríticos y altamente críticos relacionados a todas sus actividades, así como los objetivos y metas de su Sistema de Gestión de la Calidad. Los jefes de área revisan mensualmente los programas de gestión para evidenciar su ejecución, siendo también responsable de su logro. Este requisito está contemplado en el procedimiento de gestión. 2. Gestión de recursos: ✓ Infraestructura: Los encargados de cada área identifican la infraestructura necesaria para garantizar la conformidad del servicio y la calibración de los equipos críticos de producción; la Gerencia General proporciona dicha infraestructura y los recursos para el mantenimiento de los equipos, para los procesos y el espacio de trabajo. 3. Comunicación, participación y consulta: ✓ Gráfica Fénix SRL. ha implantado como disposiciones para la comunicación efectiva con sus clientes: Encuestas de Satisfacción del Cliente y Correos Electrónicos a partir de los siguientes documentos: MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ATENCIÓN DE RECLAMOS COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA 4. Identificación y Trazabilidad: ✓ La empresa cuenta con medios para la identificación del producto, tales como impresión del código de la Orden de Trabajo en los pliegos impresos, rotulado de las parihuelas durante todo el proceso productivo y el almacenamiento y el rotulado de las cajas, empaquetados o parihuelas para el despacho a los clientes. 5. Verificación. Medición, análisis y mejora: ✓ La Gráfica Fénix SRL establece y mantiene un procedimiento para monitorear y medir a intervalos regulares el desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional. Este requisito está considerado en el procedimiento de gestión: SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PLANIFICACIÓN DE PRE PRENSA 6. Análisis de Datos: ✓ La Empresa Gráfica Fénix SRL ha establecido metodologías para determinar, recopilar y analizar datos apropiados entre ellos tenemos: a) Satisfacción del cliente. b) Conformidad con los requisitos del producto. c) Características o tendencias de los procesos. d) Indicadores del SGC e Indicadores de Procesos. e) Proveedores. 7. Mejora Continua: ✓ La empresa Gráfica Fénix SRL. fomenta en sus trabajadores la constante búsqueda de la mejora continua del desempeño y la eficacia de su SIG (a implementarse a mediano plazo) mediante el uso y difusión de la Política Integrada PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitulo IV – DIRECCIÓN Y CONTROL IV. Capítulo IV – DIRECCIÓN Y CONTROL 4.1. Lista de Control – Kick Off 4.2. Informe de Avance del Proyecto Hemos ingresado información relevante al software MS-PROJECT, con el propósito de obtener las mediciones de los indicadores, reporte y porcentajes de avances concerniente al presente proyecto PEI 4.3. Evaluación Financiera del Proyecto En el presente capitulo indicaremos los factores del tamaño de la planta, se determina por la capacidad de producción expresada en unidades pedidos por día. La producción está en función de la demanda, insumos y estacionalidad, la tecnología a utilizar, la disponibilidad de los insumos. El objetivo de este capítulo es determinar el tamaño de la planta de acuerdo con la cantidad de pedidos atendidos por día, para poder satisfacer la demanda de nuestro proyecto, evaluando, haciendo las proyecciones de cuál será la mejor alternativa y que además nos genere el mayor beneficio. Relación de Rentabilidad, tamaño costo tecnología, viene dado por la eficiencia y calidad que desarrolla en sí misma la marca de la máquina, empresa alemana que cuenta con la tecnología más adelantada entre las diferentes marcas de máquinas de imprimir offset. En este sentido la máquina absorbe o llama pedidos justamente por la excelente calidad y eficiencia. Por lo tanto, la nueva unidad a incrementarse en la empresa trabajará a su máxima capacidad, justificado en que en la actualidad la empresa se encuentra con constantes cuellos de botella, a pesar que se labora las 24 horas de lunes a sábado, debemos programar impresión para días domingos e inclusivos festivos. La empresa fundada del año 1993, con perspectiva de crecimiento y proyección, en este sentido empezó en un local de 10 m2, en el cual permaneció 6 meses, continuo a otro local de 100 m2, luego agrego otro paralelo de 90 m2, sumando 180 m2, luego paso al actual local donde opera de 360 m2 de terreno, en este sentido los criterios de crecimiento y perspectiva han ido de la mano, y la capacidad del tamaño de la empresa cuenta con espacio sobredimensionado, donde se podrá colocar el nuevo equipo y operar sin problemas hasta su máxima capacidad. En este sentido, pasaremos a explicar la estrategia de ventas para cubrir nuestra nueva capacidad instalada. Relación Tamaño – Mercado, relaciona las alternativas con la demanda del proyecto, implica también copar la capacidad instalada, a pesar de los inconvenientes e ir incrementando hacia un crecimiento sostenido; pe: cuantos pedidos puede atender diariamente. ESCENARIOS: PESIMISTA, MODERADO Y OPTIMISTA, COLOCAR CUADRO DE PROYECCIÓN Se ha elaborado el presente cuadro de escenarios en base a las ventas netas del año anterior (2018), de tal manera que está cuantificado al 30%, 50% y 100% respectivamente, de cómo serían los ingresos con la nueva capacidad instalada. GRAFICA FENIX SRL 2018 - ESCENARIOS DE INGRESOS Valor Neto 1,600,000 388,800 72,400 27,622 S/.2,088,822.00 Speedmaster 74-5 CTP Guillotina Reciclado PESIMISTA 30% Speedmaster 74-5 S/.626,646.60 MODERADO 50% S/.1,044,411.00 OPTIMISTA 100% S/.2,088,822.00 Tabla N° 11 Cuadro de Escenarios de Ventas, año de referencia 2018, fuente Gráfica Fénix SRL GENERALIDADES En el presente capitulo explicaremos los factores que determinaron la localización de la planta de fabricación de Libros. Revistas y afines, ya que nuestro caso es de mejora implementando una nueva unidad productiva. El flujo de insumos y materias primas son base esencial para la producción, se consideró la cercanía de la planta hacia las empresas distribuidoras de sustratos en Lima, al ser Lima la capital se centra la mayor diversidad de insumos en la capital, así como la oferta de mano de obra, ya que se cuenta con mayor cantidad de personal calificado. Actualmente, existen cerca de 10 empresas, entre las más grandes de distribución de sustratos, las cuales cuentan con entrega de los materiales a planta. Ubicándose las empresas editoriales – imprentas de acuerdo con este orden: Tabla N° 12 Número de títulos registrados por ciudad 2016 Fuente: Cerlac MICRO LOCALIZACIÓN DEL PROYECTO El distrito de Lima se encuentra la mayor cantidad de imprentas ya que tiene practico acceso de insumos porque en su mayoría son productos importados gy Lima cuenta con fácil acceso por su puerto Callao y avenidas que permiten fácil acceso. Y en este mismo orden las demás empresas se ubican en zonas cercanas a Lima, que estratégicamente lo decidieron ya que unas empresas a diferencia de otras necesitan mayor cantidad de extensión de espacio para poder manipular sus lotes de pedidos, así como también sus grandes maquinarias Tabla N° 12 Clasificación de so agentes editores por número de títulos registrados 2016 EVALUACIÓN DEL PROYECTO GENERALIDADES En este capítulo se va analizar los cambios generados por un proyecto en términos económicos y financieros que permitan tomar decisiones para realización del proyecto. TIPOS DE EVALUACIÓN Evaluación Financiera: Mide el proyecto desde el punto de vista del objetivo de generar rentabilidad financiera y el flujo de fondos generado por el proyecto. La Evaluación Económica: Tiene como objeto medir el aporte neto de un proyecto o política al bienestar de toda la colectividad nacional teniendo en cuenta el objetivo de la eficiencia. La Evaluación Social: Mide el aporte ecológico, los beneficios y costos que una determinada inversión pueda generar en el distrito Breña - Lima. EVALUACIÓN ECONÓMICA DEL PROYECTO La evaluación económica del proyecto posee como objetivo identificar las ventajas y desventajas asociadas a la inversión del dinero en un proyecto antes de la implementación del mismo. Tasa de Descuento La tasa de descuento permite determinar el costo de capital que se aplica del valor actual de un pago futuro. La tasa de descuento se utiliza para «descontar» el dinero futuro. Es muy utilizado a la hora de evaluar proyectos de inversión. Cuanto mayor es la tasa de descuento, menor es el valor actual neto. Cálculo de la Tasa de Descuento: En la tabla podemos apreciar que para nuestro proyecto la tasa de descuento es de 15.3% VALOR ACTUAL NETO (VAN) Permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros, originados por una inversión. Se calcula mediante la siguiente fórmula: Datos para el Valor Actual Neto: Cálculo del Valor Actual Neto: Interpretación: El VAN resulto $ 248,803.20 para una tasa de descuento de 15.3%. Dicha tasa elegida proporciona ganancias. El proyecto es aceptable. TASA DE RETORNO La Tasa Interna de Retorno - TIR -, es la tasa que iguala el valor presente neto a cero. La tasa interna de retorno también es conocida como la tasa de rentabilidad producto de la reinversión de los flujos netos de efectivo dentro de la operación propia del negocio y se expresa en porcentaje. Cálculo de la Tasa Interna de Retorno: Fig. N° 41 Tasa Interna de Retorno Interpretación: El TIR nos indica que si nosotros tuviéramos una tasa de descuento por encima del 45.85% no se percibiría ganancia alguna. 4.4. Lecciones Aprendidas PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitulo V – CONCLUSIONES V. Capítulo V – CONCLUSIONES • Brindar a los clientes un producto de calidad que la empresa tiene desde el inicio de su creación, postura que busca una mejora continua, en este sentido la implementación del ERP le dará una mejor performance en todas sus gestiones de la empresa, la misma que generará un crecimiento importante a la empresa. • Buscar la internacionalización de la empresa a través de una competencia limpia. La interacción en el interior de la empresa, entre todas las áreas, siendo el principio de CMI, eje vertebral para sostener la mejora continua y crecimiento de la empresa. Así cono modificar o hacer mejoras de las estrategias, con el propósito de mejorar y fortalecer la satisfacción del cliente. • Brindar al cliente una experiencia de satisfacción al cumplir sus pedidos con los requisitos solicitados más el plus que la empresa brindará al implementar el ERP. Complementándose las actividades o gestiones de la empresa con el soporte a fin de mantener todos los requerimientos atendidos en tiempo real. • Informar al cliente el status en tiempo real de los trabajos gracias a el ERP, ya que el software cuenta con una aplicación donde informa paso a paso sus etapas de proceso. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitulo V – RECOMENDACIONES VI. Capítulo VI – RECOMENDACIONES GRAFICA FENIX SRL es una empresa con alta trayectoria en el mercado de las artes gráficas, la cual es dirigida por personal calificado que tienen experiencia y esperan cambios rápidos de mejora en los procesos de la compañía. La metodología implementada en el presente trabajo satisface la necesidad de mejora continua que requieren resultados rápidos y efectivos si se aplican adecuadamente. Es por esto que luego de revisar los objetivos planteados y el alcance del proyecto se puede concluir: 1. La implementación en las circunstancias en que se encuentra la empresa son las más adecuadas puesto que la empresa tiene un tamaño y es propicio su implementación a fin de que la empresa continúe dando pasos hacia delante de crecimiento sostenido. 2. La identificación de oportunidades de mejora de métodos a través de herramientas fundamentales en el desarrollo del proyecto, permitieron determinar los problemas que se debían atacar, y generar acciones que permitieron la obtención de resultados. 3. La aplicación de cada herramienta de calidad dentro del proceso contribuirá en la mejora y por consiguiente en la disminución de costo de calidad ayudando a la compañía a reducir paulatinamente los casos de deficiencia en la producción. 4. Gracias a la implementación del ERP, se conseguirá en el área de diseño un mejor procedimiento aumentando la productividad logrando de esta manera obtener mejor resultado en la variable respuesta. 5. Implementar el ERP, para la facilidad de las gestiones y actividades ya que la empresa cuenta con un tamaño grande de clientes e información que debe ser administrada y controlada de manera eficiente. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO -PEI Capitulo V – REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Referencias Bibliográficas • • • https://www.podiprint.com/noticias/impresion-offset-vs-impresion-digital-elegir/ http://www.imprintalia.es/impresion-de-libros.html?jjj=1572807257528 https://www.laimprentacg.com/impresion-digital/ ● Niebel, Benjamín W. Ingeniería industrial. Métodos, tiempos y movimientos. 9ª. Ed. México: Editorial Alfaomega, 1996. 880 pp. Sopón, S. (2014). La ergonomía y su relación con la productividad en los colaboradores de un restaurante de comida rápida. (Tesis de licenciatura inédita), Universidad Rafael Landívar, Guatemala. ● Torres, T. (2004). Evaluación ergonómica de los puestos de trabajo en las industrias de procesados de camarón y pescado de la provincia del Guayas. (En red). ● Disponible en: https://www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/123456789/1671/1/3349.pdf ● Xoni (2011). Ergonomía y Antropometría. Disponible en: http//ergomobiliariohuelva.blogspot.com ● http://jacevedo.imprenta.gov.co/manual-de-funciones-y-roles ● http://transparencia.unsaac.edu.pe/links/planeamiento/documentos/MOF.EDITORIAL ● Davis Noel Ramírez Padilla, A 2002, Contabilidad Administrativa, Ed. Mc Graw Hill, México. ● Manual de la Empresa Volkswagen de México, REFA (Asociación Alemana para el Estudio del Trabajo)
