SC-P33-PR06 Procedimiento Solicitud, entrega y facturación de domicilios

CÓDIGO: SC-P33-PR06
VERSIÓN: 3 FECHA: Noviembre de 2014
PROCEDIMIENTO SOLICITUD, ENTREGA Y FACTURACIÓN DE DOMICILIOS
PUNTOS DE INTERÉS
 Únicamente
se
gestionarán las solicitudes
de domicilios
que se
reciban al
teléfono
3208320 ext. 2999.
 Los horarios para solicitar
domicilios son de lunes a
viernes 7:00 a.m. a 5:00
p.m.
Únicamente
el
Hospital Universitario San
Ignacio tiene un horario
adicional de lunes a
viernes de 5:00 p.m. a
8:00 p.m. y los fines de
semana de 7:00 am a 8:00
pm, dentro de las
instalaciones del Hospital.
Índice de Flujo de
Procedimiento
Solicitud, entrega y
facturación
de
domicilios.
OBJETIVO
ALCANCE
Realizar la programación y entrega efectiva de los domicilios
mediante el desarrollo de las actividades que conlleven a
satisfacer las necesidades de los usuarios.
Inicia con la solicitud del domicilio por parte del usuario hasta la
encuesta virtual a los usuarios.
DEFINICIONES
 Servicio a domicilio: entrega de alimentos que estén incluidos en la carta de domicilios establecidos por Servicios de alimentación.
 Complementos: son los elementos necesarios para el consumo del producto por parte del usuario (servilletas, cubiertos, salsas, sal,
azúcar; entre otros).
CONDICIONES GENERALES
 Servicios de Alimentación ofrecerá en la carta de domicilios productos que por su naturaleza soporten las condiciones de transporte y
no se vea afectada la calidad de los mismos. Para garantizar las condiciones de calidad de los productos que se envían, se excluyen de
este servicio las onces del comedor privado, cappuccino, café expreso, helados y productos con salsa carbonara.
 Los productos del happy hour y risottos de El Italiano; los sándwiches y sopas de La Sanduchería; el arroz teppanyaki del Kiosco de
Ingeniería y Cataluña; sushi de la cafetería Giraldo y los burritos de la Cafetería del Edificio Fernando Barón y Cataluña no están en
este portafolio y no se incluirán por ser productos diseñados para el consumo en el punto de venta.
 El restaurante El Mirador no atenderá domicilios; cualquier solicitud de productos de este restaurante debe hacerse por el
procedimiento Solicitud y programación de eventos (SC-P33-PR01).
 Cuando se solicita un pedido de más de 10 productos, el servicio se debe solicitar por medio de refrigerios, de acuerdo a la guía
Solicitud y programación de refrigerios (SC-P33-PR04).
 El servicio a domicilios incluye solamente la entrega del producto a la persona solicitante y en ningún caso el servicio de los platos a la
mesa.
 El servicio a domicilio será prestado únicamente al personal de las unidades pertenecientes a la universidad Javeriana.
 Siempre se usarán empaques desechables; nunca loza.
 En caso de solicitar más de un producto en un mismo pedido, todos deben pertenecer al mismo punto de venta. Los restaurantes El
italiano y La Crepería solo reciben pedidos de alimentos de este punto dado que son productos exclusivos.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de
carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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CONDICIONES GENERALES
 Entre las 11:30 am y 2:30 pm se despacharán máximo 5 productos por pedido y zona, fuera de este horario un máximo de 10 productos por pedido y zona.
 Los pedidos deben ser de un mismo punto de venta; es decir, si una solicitud tiene pedidos de productos de cafeterías y/o El Italiano y/o La Crepería, se
considerarán como pedidos independientes, lo que implica que se hará el recargo correspondiente por cada punto de servicio y llegará por separado.
 Ningún domicilio saldrá del punto de venta sin que haya sido registrado el pedido y generado la factura.
 El pago de los domicilios es contra-entrega (tarjetas, operaciones internas aprobadas, bonos y efectivo).
 El tiempo normal de entrega de los pedidos es de 30 minutos. Sin embargo, en situación de lluvia el tiempo de entrega será de 45 minutos debido a que el
volumen de solicitudes se duplica cuando hay malas condiciones climáticas.
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SOLICITUD, ENTREGA Y FACTURACIÓN DE DOMICILIOS
INICIO
1
Recepcionista
Servicios de alimentacion
Recibe la solicitud del domicilio
por parte del usuario.
En caso que no
exista
disponibilidad del
producto
solicitado,
se
deberá informar al
usuario
la
situación
y
ofrecerle
otros
productos
disponibles
al
momento
de
tomar el pedido.
5
2
Registra en el sistema los datos
del usuario (nombre, unidad,
teléfono, correo electronico) y la
información
del
domicilio
(descripción
del
pedido,
cantidades, lugar de entrega,
fecha, hora y forma de pago).
3
Recepcionista
Servicios de alimentación
Direcciona el pedido a cada uno
de los puntos de venta.
4
Responsable alistamiento
Servicios de alimentación
Recoge la pre cuenta de la
impresora remota e informa al
cargo
responsable
de
la
elaboración del pedido.
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9
Responsable alistamiento
Servicios de alimentación
Revisa que lo entregado por el
cargo
responsable
de
la
preparación, corresponda a lo
solicitado
y
empaca
adecuadamente los alimentos,
incluyendo los complementos
necesarios para el consumo de
los mismos según la solicitud.
7
Responsable alistamiento
Servicios de alimentación
Entrega el pedido al domiciliario
con la respectiva pre cuenta.
8
Domiciliario
Servicios de alimentación
Domiciliario
Servicios de alimentación
Verifica en presencia del usuario
que los productos entregados
correspondan a los registrados
en la pre cuenta.
Prepara los alimentos solicitados
en el pedido.
6
Recepcionista
Servicios de alimentación
Responsable asignado
Servicios de alimentación
Es responsabilidad
de la persona que
empaca el producto
garantizar que se
cumplan con las
condiciones
de
empaque,
conservando
la
temperatura
ideal
de los alimentos y
colocar el sello de
“consumase antes
de 24 horas”.
10
Domiciliario
Servicios de alimentación
Realiza el cobro del servicio.
*Si el pago se va a
realizar
entre
varias personas,
quien recibe debe
asegurarse
que
las personas estén
disponibles pues
el
domiciliario
solo esperará 5
minutos máximos
para recibir los
pagos.
¿Se recibe el pago del
domicilio?
No
En los casos que se
generen
inconvenientes con
el
usuario
al
momento de la
entrega
del
domicilio,
el
domiciliario
remitirá el caso
directamente a la
Recepcionista para
su
respectivo
trámite.
11
Si
Domiciliario
Servicios de alimentación
Regresa con el producto al punto
de venta.
El
usuario
deberá realizar
un
nuevo
pedido
a
A
Realiza la entrega del domicilio al
usuario junto con la pre cuenta
correspondiente.
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A
16
12
Domiciliario
Servicios de alimentación
Cancela el pedido en la caja del
punto de pago correspondiente
de la zona.
13
Coordinador
Aseguramiento de la
Calidad
Servicios de alimentación
Envía
mensualmente
una
encuesta virtual a los clientes del
servicio de domicilios por medio
de correo electrónico.
FIN
a
Responsable alistamiento
Servicios de alimentacion
Entrega al domiciliario la factura
del pedido.
14
Domiciliario
Servicios de alimentación
Entrega la factura del pedido a la
Recepcionista de Servicios de
alimentación.
15
Recepcionista
Servicios de alimentación
Ingresa el valor de la factura en
el informe mensual de domicilios
y archiva la misma en la carpeta
correspondiente.
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REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Servicios de Alimentación
Director de Servicios Universitarios
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