CASO DE NEGOCIO 1. Resumen Ejecutivo Este modelo de negocio describe cómo la Plataforma Web (WP)(por sus siglas en ingles) del proyecto responderá a las preocupaciones actuales de negocio, los beneficios del proyecto, y las recomendaciones y la justificación del proyecto. El caso de negocio también discute los objetivos detallados del proyecto, medidas de rendimiento, suposiciones, limitaciones y opciones alternativas. 1.1 Edición Debido a una base de clientes en expansión, Smith Consulting ha mudado a un modelo de negocio descentralizado en los últimos 2 años. A medida que continuamos apoyando a más clientes en más lugares, la administración de nuestra fuerza de trabajo se ha vuelto más difícil. Hasta ahora, la mayoría de nuestros requerimientos internos tales como informes, actividades de nómina y administración de recursos se han hecho a través de los sistemas mainframe de legado. A medida que nuestra fuerza de trabajo se amplía en número y área, estos sistemas mainframe existentes ya no son suficientes para gestionar con eficacia estas actividades administrativas. Esta insuficiencia se manifiesta en mayores costos y el aumento de la rotación de personal que hemos visto en los últimos 12 meses. Con el fin de gestionar más eficazmente nuestra administración, reducir los costos y mejorar la rotación de los empleados, Smith Consulting debe moverse a una aplicación basada en la web como se indica en este caso de negocios para el Proyecto de WP. De este modo, los empleados asumirán un papel más importante en la gestión de sus asuntos administrativos, tener acceso a tabla de tiempos online de forma segura, y la empresa puede gestionar su administración desde una plataforma central y común. 1.2 Resultados previstos El cambio a una plataforma de administración centralizada basada en la Web permitirá a Smith Consulting para gestionar sus sistemas de nómina de los empleados y las funciones administrativas de una manera fluida y consolidada. Esta migración tecnológica reducirá los gastos generales asociados con la gran fuerza de trabajo requerida actualmente para gestionar estas tareas. Empleados descentralizados tendrán más autonomía para gestionar sus elecciones de nómina, capacitación, elaboración de informes y otras tareas administrativas. La compañía también se beneficiará de la información financiera más oportuna y precisa, como resultado de la capacidad de nuestros gerentes regionales para entrar y actualizar continuamente sus indicadores financieros. Este acceso en tiempo real reduce los errores, mejora el tiempo de ciclo, y está disponible para cualquier usuario autorizado. 1.3 Recomendación Se analizaron varias opciones y alternativas para determinar la mejor manera de aprovechar la tecnología para mejorar los procesos de negocio y reducir los gastos generales dentro de Smith Consulting. El enfoque descrito en este documento nos permite cumplir nuestros objetivos corporativos de la mejora continua de la eficiencia, reducir los costos, y la capitalización de la tecnología. El Proyecto WP recomendado metódicamente migrará los datos y las funciones de nuestro sistema de mainframe actual a nuestra nueva plataforma basada en la web con el fin de preservar la integridad de los datos y permitir suficiente tiempo para capacitar a todos los empleados y directivos de sus respectivas responsabilidades y funciones administrativas. La plataforma basada en la web es compatible con todos los otros sistemas de TI actuales y mejorará la eficiencia y la precisión de la información en toda la empresa. Algunas de las formas en que esta tecnología va • Los empleados serán capaces de introducir y editar los datos de horas en cualquier momento desde cualquier lugar en vez de darle por teléfono sus datos a su gerente regional para el ingreso en el sistema de mainframe • Los datos de horas de nómina y laborales serán inmediatamente accesibles para el control de calidad y los propósitos que reducirán la necesidad de personal en posiciones no facturables para recopilar, analizar y compilar datos de informes • Los empleados tendrán la posibilidad de inscribirse para entrenamientos lo cual reduce la carga de los administradores y el personal de entrenamiento 1.4 Justificación La migración de la nómina y otras funciones administrativas del sistema de mainframe a la plataforma basada en la web se traducirá en una mayor eficiencia en cuanto a los recursos de la empresa y los procesos de negocio. El Proyecto WP también está alineado con la estrategia y objetivos corporativos, ya que utiliza la tecnología para mejorar la forma en que hacemos negocios. Si bien se analizaron otras alternativas y el status quo, el Proyecto WP fue seleccionado para la propuesta en este caso de negocio, ya que proporciona la mejor oportunidad para obtener beneficios de una manera acelerada, además de facilitar la mayor mejora en la eficiencia y reducción de costos. Otras alternativas asumen mayores riesgos, proveyeron menos beneficios, eran demasiado difíciles de definir, o no estaban adecuadamente alineados con la estrategia y/o los objetivos de la empresa actual. Las estimaciones iníciales para el Proyecto WP son: Reducción del 15% en los gastos generales en los primeros 12 meses 10% de disminución en la rotación de personal en los primeros 12 meses 50% de disminución inmediata en el tiempo para generar informes financieros semanales y mensuales 25% de disminución inmediata en la cantidad de tiempo necesario para resolver los problemas de nómina 2. Caso de Negocio Equipo de Análisis Las siguientes personas conforman el equipo de análisis de caso de negocio. Ellos son los responsables para el análisis y la creación del modelo de negocio Proyecto WP. Función Descripción Nombre/Puesto Patrocinador Ejecutivo Provee apoyo ejecutivo para el proyecto Juan Pérez, VP Operaciones Soporte Técnico Provee todo el soporte tecnológico para el proyecto Juana López VP Información y Tecnología Mejoramiento del Proceso Aconseja al equipo en las técnicas de mejoramiento de procesos Luis Sánchez, Líder del Equipo de Proceso Gerente de Proyecto Administra el caso de negocios y el equipo de proyecto Jorge Gómez, Gerente de Proyectos Soporte de Software Provee todo el soporte de software para el proyecto Luisa Jiménez, Líder del Grupo de software 3. Definición del problema 3.1 Planteamiento del problema Desde su creación, Smith Consulting se ha basado en un sistema mainframe para gestionar la nómina y otras funciones administrativas de los empleados. A medida que el número de empleados crece, también crece la carga que pesa sobre la casa matriz para gestionar con eficacia la administración de la compañía en niveles aceptables. En los últimos dos años Smith Consulting ha contratado a 5 empleados en puestos fijos para ayudar a administrar y ejecutar día a día las operaciones de administración. Estos puestos ofrecen poco o ningún retorno de la inversión, ya que no son posiciones facturables y sólo mantienen el status quo; no hacen nada para mejorar la gestión de la administración de la empresa. Además, los empleados deben actualmente llamar a sus gerentes regionales para entrar en sus horas de trabajo y plantear preocupaciones con respecto a las tareas de nómina y administrativos. Esto supone una gran carga para los gerentes que mucho equilibren estos requisitos con su día a día las tareas facturables. La notificación es otra área problemática asociada con el sistema de computadora central legado. Todos los informes financieros semanales y mensuales deben ser generados de forma manual lo que provocaría una alta probabilidad de error y requeriría una cantidad significativa de tiempo. Estas tareas manuales se añaden a la carga y los gastos de la empresa. 3.2 Impacto Organizacional El Proyecto WP impactará a Smith Consulting de varias maneras. A continuación se ofrece una explicación de alto nivel de cómo la organización, las herramientas, los procesos y las funciones y responsabilidades se verán afectados como resultado de la aplicación Proyecto WP: Herramientas: la plataforma de administración existente se eliminará por completo una vez que el Proyecto WP se puso en funcionamiento. Para ello será necesario capacitar a los empleados en las herramientas de WP y su uso en apoyo de otras herramientas de organización. Procesos: con el Proyecto WP vienen procesos administrativos y de nómina más eficientes y ágiles. Esta mejora de la eficiencia disminuirá la carga que pesa sobre los administradores y ofrecerá autonomía a los empleados en la gestión de sus tareas y acciones administrativas y de nómina. Funciones y responsabilidades: además de que Proyecto WP permite una mayor autonomía a los empleados y menos carga para los directivos, se reducirá la mano de obra requerida para el personal para administrar adecuadamente los recursos humanos y los departamentos de nómina. Mientras que valoramos mucho a nuestros empleados, la reducción de los puestos de arriba no facturables reflejará directamente en nuestra cuenta de resultados y proporcionará un retorno inmediato de la inversión. La nueva plataforma será gestionada por el grupo de TI y no prevemos ningún cambio en las necesidades de personal de TI. Hardware / Software: además del software y las licencias para el proyecto, Smith Consulting estará obligada a adquirir servidores adicionales para dar cabida a la plataforma y su crecimiento previsto para los próximos 10 años. 3.3 Migración Tecnología Para migrar eficazmente los datos existentes de nuestra plataforma heredada a la nueva plataforma basada en la Web, se ha desarrollado un enfoque por etapas lo que se traducirá en una mínima / no interrupción de operaciones del día a día, la administración y las actividades de la nómina. La siguiente es una descripción de alto nivel : Se comprará Hardware/Software y el sistema de WP se creará en el entorno web y probado por el grupo de desarrollo de IT El grupo de IT levantará una plataforma heredada temporal en el laboratorio de tecnología que se utilizará para las operaciones día a día de las actividades de nómina y administración. Esto será utilizado como un sistema de copia de seguridad y también para archivar todos los datos de la computadora central de la empresa. La plataforma basada en la web se llenará con todas las de la nómina actual y los datos administrativos. Esto debe hacerse en conjunción con el final de un ciclo de pago. Todos los empleados recibirán capacitación sobre la nueva plataforma basada en la web. La plataforma basada en la web comenzará a funcionar y el sistema mainframe de legado se archivara y se apagará. 4. Descripción del proyecto La visión general del Proyecto WP proporciona detalles de cómo este proyecto abordará problema de negocio de Smith Consulting. La visión consiste en una descripción del proyecto, objetivos y metas para el Proyecto WP, los criterios de rendimiento del proyecto, los supuestos del proyecto, las limitaciones, y los principales hitos. A medida que el proyecto sea aprobado y se mueve hacia adelante, cada uno de estos componentes se ampliará para incluir a un mayor nivel de detalle en el trabajo hacia el plan del proyecto. 4.1 Descripción del Proyecto El Proyecto WP revisará y analizará varios productos potenciales para reemplazar la nómina y la administración del sistema heredado de mainframe de Smith Consulting con una plataforma basada en la web. Esto se hará mediante la determinación y selección de un producto que sustituye adecuadamente nuestro sistema actual y todavía permite el crecimiento para los próximos 10 años. Una vez seleccionado, el proyecto reemplazará a nuestro sistema existente en un enfoque de aplicación gradual y se completará una vez que el nuevo sistema este en funcionamiento y el sistema de la herencia este archivado, ya no esté en uso. Este proyecto se traducirá en una mayor eficiencia de los días de la nómina los días y las operaciones administrativas y de informes, gastos generales significativamente más bajos, y la reducción de rotación como resultado de proporcionar a los empleados una mayor autonomía y flexibilidad. Además, los administradores, una vez más se centran en tareas facturables en lugar de utilizar una parte significativa de su tiempo en tareas administrativas no facturables. Smith Consulting emitirá una solicitud de información con el fin de determinar qué productos están disponibles de inmediato para satisfacer nuestras necesidades de negocio. Una vez que el producto se adquirió, la aplicación y los datos de población total se llevará a cabo con recursos propios. 4.2 Metas y Objetivos El Proyecto WP apoya directamente a varios de los objetivos de la empresa y los objetivos establecidos por Smith Consulting. La siguiente tabla muestra las metas y objetivos que el Proyecto WP apoya y cómo les apoye a las empresas: Negocios Objetivo Descripción Reporte a tiempo y preciso Herramienta basada en la Web información precisa y oportuna permitirá en tiempo real e informes precisos de toda la nómina y las métricas administrativas Mejorar la eficiencia del personal Menos personal de recursos humanos y nómina del personal necesario para la gestión de estas actividades será mejorar la eficiencia Reducir la rotación de personal mayor autonomía y flexibilidad frente a las preocupaciones de los empleados y permitir a los administradores centrarse en tareas facturables Reducir gastos generales Menos personal necesario será reducir los gastos generales de la empresa 4.3 Desempeño del Proyecto En la siguiente tabla se muestran los recursos clave, procesos o servicios y sus resultados de negocio esperados en la medición del desempeño del proyecto. Se cuantificarán Estas medidas de rendimiento y definen con más detalle en el plan detallado del proyecto. Recursos/Procesos/Servicio Medida de Reportes El sistema basado en la web reducirá las discrepancias de información (duplicados y vacíos) y requieren la reconciliación cada 6 meses en lugar de mensual Ingreso de datos Eliminar el trabajo no facturable directivos permitiendo a los empleados que participen directamente en sus datos. Mantenimiento de Sistemas y software Disminución de las necesidades de personal como el mantenimiento del sistema de costes y se reducirá de una vez al mes a una vez cada 6 meses con el nuevo sistema. Recursos del personal Eliminación de 5 posiciones del personal en recursos humanos y nómina, que ya no son necesarios como varias funciones de ahora será automatizado. 4.4 Supuestos del proyecto Los siguientes supuestos se aplican al Proyecto WP. Como la planificación del proyecto comienza y más suposiciones son identificadas, que se añadirán en consecuencia. • Todo el personal y los empleados serán capacitados en consecuencia en su respectiva entrada de datos, hoja de tiempo, y la tarea de información sobre el nuevo sistema basado en la web • Se dispone de financiamiento para la formación • Se dispone de financiamiento para la compra de hardware / software para el sistema basado en la web • Todos los jefes de departamento proporcionarán el apoyo necesario para la conclusión exitosa del proyecto • Proyecto cuenta con el apoyo a nivel ejecutivo y el respaldo 4.5 Limitaciones del Proyecto Las siguientes limitaciones se aplican al Proyecto WP. Como la planificación del proyecto comienza y más restricciones son identificadas, que se añadirán en consecuencia. • Hay recursos limitados de TI disponibles para apoyar el Proyecto de WP y otras, iniciativas de TI, en curso. • Hay un número limitado de comercial fuera de la plataforma (COTS) para apoyar tanto las actividades administrativas y de nómina. • Dado que la ejecución se llevará a cabo internamente y no por los desarrolladores de productos o proveedores, habrá un apoyo limitado de los proveedores de hardware / software 4.6 Los hitos principales del proyecto En esta sección se enumeran los principales hitos del proyecto y sus plazos de ultimación. Dado que este es el caso de negocio, estos hitos y fechas límite son generales y de ninguna manera definitiva. Es importante tener en cuenta que a medida que la planificación del proyecto se mueve hacia adelante, se completará un programa de base forrada incluyendo todos los hitos. Los siguientes son los principales hitos del proyecto identificados en este momento. A medida que el proyecto avanza la planificación y la programación se desarrolla, los hitos y los plazos de ultimación serán modificados, ajustados, y finalizaron, según sea necesario para establecer la línea base del cronograma. Hitos Fecha Intencionada Carta del Proyecto 01/01/20xx Revisión y Conclusión del plan de proyecto 03/01/20xx Iniciación del proyecto 03/10/20xx Fase I completada 04/15/20xx Fase II completada 06/15/20xx Fase III completada 08/15/20xx Fase IV completada 10/15/20xx Fase V completada 12/15/20xx Conclusión del Proyecto 12/31/20xx 5. Alineamiento Estratégico El Proyecto de WP es en apoyo directo de varios de los Planes Estratégicos de Smith Consulting. Al apoyar directamente estos planes estratégicos, este proyecto mejorará nuestro negocio y ayudar a mover la compañía hacia adelante al siguiente nivel de madurez. Plan Metas/Objetivos Relación al Proyecto Plan Estratégico Consulting 20xx Smith para la Gestión de la Información Mejorar el mantenimiento de registros y gestión de la información Este proyecto permitirá a la información en tiempo real y la entrada de datos, una mayor precisión de la información, y un repositorio consolidado para toda la nómina y los datos administrativos Plan Estratégico Consulting 20xx Smith para la Gestión de la Información Utilizar las nuevas tecnologías para apoyar las misiones de la empresa y el departamento con mayor eficacia La nueva tecnología permitirá muchas funciones de nómina y administrativos para automatizar la reducción de los niveles de personal necesarios para gestionar estos sistemas Plan Estratégico 20xx Smith Consulting para Capital Humano Involucrar a la mano de obra y mejorar la retención de empleados Este proyecto permite a los empleados a tomar un papel activo en la gestión de su / sus elecciones de nómina y administrativas 6. Análisis Costo Beneficio Muchos consideran esta una de las partes más importantes de un caso de negocio, ya que a menudo son los costos o ahorros a los rendimientos de los proyectos que ganen la aprobación final para seguir adelante. Es importante cuantificar los beneficios financieros del proyecto, tanto como sea posible en el caso de negocios. Esto se hace generalmente bajo la forma de un análisis de rentabilidad. El propósito de esto es para ilustrar los costos del proyecto y compararlos con los beneficios y ahorros para determinar si el proyecto vale la pena perseguir. La siguiente tabla refleja el costo y las acciones de ahorro asociado con el Proyecto de WP, descripciones de estas acciones, y los costos o ahorros asociados con ellos durante el primer año. En la parte inferior de la tabla es el ahorro neto para el primer año del proyecto. Acción Tipo de Acción Compra producto basado en la Web y licencias Costo La inversión inicial para el proyecto WP $400,000.00 La instalación del software y la capacitación Costo Costo para el grupo de TI para instalar nuevo software y para el grupo de entrenamiento para capacitar a todos los empleados $100,000.00 Reducir recursos humanos y personal de nómina por 5 empleados Ahorros Una reducción inmediata de los gastos generales igual al salario anual de 3 especialistas en recursos humanos y 2 analistas de nómina. -$183,495.00 Los administradores ya no se necesitan para trabajar las tareas de nómina y administrativas no facturables Ahorros 18 gerentes regionales actualmente un promedio de 16 horas semanales de tiempo no facturable. Se prevé que este número se reduce a no más de 2 horas por semana. En un promedio de $ 36.00 por hora esto se traduce en ($ 36.00 x 14 horas / semana redujo el tiempo no facturable x 18 gestores) $ 9,072.00 aumento de los ingresos por semana. -$4 71,744.00 El mantenimiento del sistema requiere cada 6 meses en lugar de mensual Ahorros El uso menos frecuente de los recursos de TI que trabajan en tareas que no aportan valor añadido resulta en aproximadamente 42,000 dólares de ahorro por año. -$42,000 Reducir la rotación de personal en un 10% Ahorros Los ahorros en costos a cabo procesos que salen de los empleados y reclutar, contratar y capacitar a nuevos empleados es de aproximadamente $ 50.000 en el primer año. -$50,000 Ahorros netos de primer año Descripción Costos de primer año (indica ahorros anticipados) $247,239.00 Con base en el análisis de costo-beneficio de arriba vemos que al autorizar el proyecto de WP, Smith Consulting ahorrará $ 247,239.00 en el primer año. Esto representa una mejora significativa en los costos de operación y es un claro indicador de los beneficios que este proyecto tendrá en la empresa. 7. Análisis Alternativa Todos los problemas de negocio, pueden dirigirse por cualquier número de proyectos alternativos. Mientras que el modelo de negocio es el resultado de haber seleccionado una de esas opciones, un breve resumen de las alternativas consideradas también debe ser incluido-uno de los cuales debe ser el status quo, o no hacer nada. Las razones para no seleccionar las alternativas también deben ser incluidas. Las siguientes opciones alternativas han sido consideradas para abordar el problema de negocio. Estas alternativas no fueron seleccionadas para un número de razones que también se explican a continuación. No hay Proyecto (Status Quo) Mantener el sistema heredado de mainframe en su lugar Razones para no seleccionar alternativas Opción Alternativa Externalizar la implementación de una plataforma basada en la web Razones para no seleccionar alternativas Opción Alternativa Desarrollar software internamente • Gasto innecesario de fondos para el aumento de los niveles de dotación de personal • Continúa la aparición de un gran número de errores en los datos • informar mala e inoportuna La falta de automatización • El costo significativamente mayor • Experiencia ya existe en casa La falta de familiaridad con nuestros requerimientos internos del Vendedor Razones para no seleccionar alternativas • La falta de recursos calificados • El costo significativo asociado con el diseño de software Plazo requerido es demasiado largo 8. Aprobaciones El modelo de negocio es un documento con el que se concede o se niega a seguir adelante con la creación de un proyecto. Por lo tanto, el documento debe recibir la aprobación o desaprobación de su junta de revisión ejecutiva Las firmas de las personas que a continuación indican una comprensión en el propósito y el contenido de este caso de negocio por las que la firma del mismo. Al firmar este documento, usted indica que aprueba el proyecto propuesto que se describe en este modelo de negocio y que se pueden tomar los siguientes pasos para crear un proyecto formal de acuerdo con los detalles descritos en el presente documento.
